Los sistemas de información en las organizaciones I. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES1 NADIE PUEDE, HOY EN DÍA, EVITAR EL CONTACTO CON LOS SISTEMAS. LOS SISTEMAS ESTÁN EN TODAS PARTES: SISTEMAS GRANDES, SISTEMAS PEQUEÑOS, SISTEMAS MECÁNICOS Y ELECTRÓNICOS Y AQUELLOS SISTEMAS ESPE- A) INTRODUCCIÓN CIALES QUE CONSISTEN EN ASOCIACIONES ORGANIZADAS DE PERSONAS. EN DEFENSA PROPIA, DEBEMOS APRENDER A VIVIR CON LOS SISTEMAS, A CONTROLARLOS ANTES DE QUE ELLOS NOS CONTROLEN A NOSOTROS. COMO LE DIJO HUMPTY DUMPTY A ALICIA (AUNQUE EN OTRO CONTEXTO): “LA PRE- GUNTA ES: QUIÉN HA DE SER EL AMO, ESO ES TODO.” (GALL, 1977) 2 Estas notas se diseñaron con la finalidad de servir de apoyo a los estudiantes de la experiencia educativa: Los Sistemas de Información en las Organizaciones a fin de que tengan un acercamiento con la teoría de los sistemas, y con conceptos como dato, información, sistema y sistema de información, motivo por el cual, inicio después de esta introducción, con una perspectiva práctica de estos conceptos para continuar con algunos comentarios acerca de los tipos de sistemas y terminar con algunas conclusiones personales sobre el tema y su importancia. B) CONCEPTO DE SISTEMA Para trasladarse diariamente al trabajo las personas hacen uso de lo que comúnmente se denomina como sistema de transporte el cual, a su vez, requiere para circular ordenadamente en la ciudad del sistema de tránsito; al llegar a la oficina, es necesario verificar la llegada de los empleados mediante el sistema de control de asistencias el cual al término del período de pago permitirá de acuerdo con las políticas establecidas y mediante el sistema de nómina generar el cheque del sueldo que le corresponda a cada trabajador dentro de la organización. Estos y otros muchos sistemas forman parte de la vida de los individuos y de su quehacer diario, se les llama SISTEMAS debido a que muestran las características que se mencionan a continuación y que han permitido definirlos bajo este concepto3. 1 2 • La interacción e interdependencia de sus elementos. • La persecución de un objetivo o finalidad. • Los sistemas deben considerarse como un todo compuesto de partes que a su vez pueden ser también subsistemas. • La interacción con el medio ambiente Notas desarrolladas por la C. Teresa García López en febrero de 2002. Yourdan, Edward. Análisis estructurado moderno. Editorial Prentice Hall, 1993,pp. 4. 3 Lucas Jr., Henry C. The analysis, design, and implementation of information systems. McGraw Hill International Editions, Third edition, 1987. I.I.E.S.C.A. Página 1 Los sistemas de información en las organizaciones • Los sistemas tienen entradas y salidas necesarias para otros sistemas por lo cual tienen retroalimentación del medio. • Transforman entradas en salidas las cuales son diferentes en su forma de las primeras. • La sinergia. Como concepto administrativo se refiere a que los elemento en forma independiente tienen un resultado inferior al que generan al integrarse para lograrlo. Se conoce también como 2+2=5. • La equifinalidad o existencia de múltiples formas de lograr el objetivo del sistema. Algunos ejemplos y sus características mas relevantes como sistemas sin pretender 4 agotarlas son: . El Sistema Nacional de Salud. Objetivo probable: procurar, prevenir y mantener la salud de los mexicanos. Elementos: unidades, clínicas, hospitales del sector salud, S.S.A., I.M.S.S., I.S.S.S.T.E. e instituciones privadas de salud cada una de las cuales a su vez forman un subsistema. Sinergia: Cada hospital o clínica es importante de manera individual pero su funcionamiento u operación individual, no lograría cubrir o prevenir el bienestar de toda la comunidad mexicana Ambiente: para identificar y resolver la problemática de salud del país se debe enfrentar a desastres naturales, clima, sistema nacional financiero, políticas nacionales de desarrollo nacional, etc. Equifinalidad: para lograr su objetivo lo puede hacer a través de programas nacionales o instalación de nuevas clínicas o educando a la población para prevenir problemas de salud lo que le da flexibilidad para alcanzarlo. Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento sería el siguiente. NECESIDADES DE SALUD DE LA POBLACIÓN MEXICANA OTORGAR BIENESTAR Y SALUD A LA POBLACIÓN TRAVÉS DE PROGRAMAS NACIONALES POBLACIÓN SALUDABLE DESASTRES NATURALES, EPIDEMIAS, CLIMA, ESTRATO SOCIAL, ETC. 4 Ejemplos presentados por los alumno de la maestría en administración Jaime Alfredo Fernández Cruz, Ignacio de Jesús Aguilar Mendoza y Edgar Mauricio Zapata Bojorquez y adaptados por la autora. I.I.E.S.C.A. Página 2 Los sistemas de información en las organizaciones Un negocio de periódico. Objetivo: informar o comunicar a través de un medio masivo. Elementos: los trabajadores, el equipo y mobiliario, los materiales o materia prima, la elaboración de políticas y planes de trabajo, el programa de comercialización, el estilo de liderazgo, los programas de administración y desarrollo, etc.. Subsistemas: cada una de las áreas funcionales: contabilidad, producción, personal, etc. Sinergia: los resultados del sistema son mayores en conjunto que los que obtienen independientemente cada uno de los elementos del sistema, esto es, si el personal no contara con la materia prima, equipo o con políticas eficientes, los resultados esperados de su funcionamiento no serían los mismos que en caso de contar con ellos. Ambiente: la situación política, económica y social afecta al sistema y éste a su vez también lo afecta. Equifinalidad: el objetivo planteado podría alcanzarse a través de revistas o como lo ha decidido la administración a través del periódico. Entrada-Proceso-Salida: El esquema de funcionamiento del sistema seria como sigue: NOTICIAS DEL MEDIO CLASIFICACIÓN, INTERPRETACIÓN, DEFINICIÓN, CONTROL Y PROCESO DE NOTICIAS PERIÓDICO RETROALIMENTACIÓN DE LA SOCIEDAD El sistema de frenos de un automóvil. Objetivo: detener el movimiento del automóvil. Elementos: balatas, pasta de balatas, tambores, líquido de frenos, conducto de líquido de frenos, llantas, etc.. Subsistemas: se relaciona con un sistema superior, esto es, el automóvil y cada uno de los subsistemas (motor, eléctrico, seguridad, etc.); Ambiente: interactúa con las condiciones ambientales del auto, por ejemplo, el sistema tendrá mayor desgaste si la temperatura y el pavimento se encuentran calientes. Sinergia: los elementos de un sistema de frenos en forma individual no proporcionarían el mismo beneficio que integrado a los demás elementos que conforman el sistema, porque ¿de qué sirve una llanta, o el líquido de frenos si no existe un conducto para colocarlo?. Equifinalidad: el objetivo de detener el automóvil también puede lograrse a través del freno de mano o frenando con el motor del automóvil (equifinalidad). I.I.E.S.C.A. Página 3 Los sistemas de información en las organizaciones Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento del sistema sería: PISAR EL FRENO CONTRACCIÓN DE BALATAS Y PROCESO DE LUBRICACIÓN DE FRENOS INMOVILIZACIÓN DEL AUTOMÓVIL CLIMA, CONDICIONES DE LAS CARRETERAS, ETC. Negocio de fabricación de calzado. Objetivo probable: fabricación de calzado al menor costo y de la mejor calidad Elementos: materias primas (cuero, pegamento, clavos, etc.), maquinaria, herramientas, equipo, personal, procedimientos de fabricación, procedimientos administrativos, estilo de liderazgo, etc. Subsistemas: áreas productivas y administrativas de la organización. Sinergia: Cada una de las fases de producción son sumamente importantes en la consecución de los objetivos ya que no podría producirse calzado sin coloración o sin un pegado correcto. Ambiente: el sistema tiene relación con otros sistemas a los cuales afecta y por los que es afectado como el del negocio del vestido porque las “modas” por ejemplo, afectan su funcionamiento. Equifinalidad: para lograr el objetivo, se pueden usar máquinas muy sofisticadas o decidir trabajar la producción en forma manual. Entrada-Proceso-Salida: el esquema de funcionamiento es: MATERIAS PRIMAS PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL CALZADO CALZADO TERMINADO GUSTOS, PREFERENCIAS, MODAS, ETC. 5 A modo de síntesis, Raymond McLeod presenta un modelo general de sistemas de la compañía en el que “los recursos físicos fluyen a través del sistema físico en la 5 McLeod, Raymond. Sistemas de Información Gerencial. Séptima edición. Pearson Educación. 2000.p.p.151. I.I.E.S.C.A. Página 4 Los sistemas de información en las organizaciones parte inferior del modelo. Los recursos conceptuales (información y datos) entran en el procesador de información donde se almacenan o bien se proporcionan al gerente para la toma de decisiones en base a un mecanismo de control y estándares. También se agrega un flujo bidireccional de información y datos entre el procesador de información y el entorno. Entorno Estándares Información y datos Decisiones Gerencia Información Procesador de información Datos Recursos físicos Recursos de entrada Proceso de transformación Recursos físicos Recursos de salida Figura 1. Modelo General de sistemas de la compañía Para una mejor comprensión de concepto de sistema, se presentan dos definiciones: SISTEMA : es un conjunto organizado de gente, máquinas, procedimientos, documentos, datos y cualquier otra entidad los cuales interactúan entre ellos mismos y entre 6 ellos y su medio con la finalidad de alcanzar un objetivo. SISTEMA : es un grupo de elementos de naturaleza física o no, que exhibe las interrelaciones de estos y que interactúan juntos hacia una o más metas u objetivos.7 C) CONCEPTOS DE DATO E INFORMACIÓN Así como en la actualidad es común utilizar el término sistema, lo es también usar el de información ya que toda organización requiere de la misma para funcionar en un medio altamente competitivo y cambiante. A través de la información, los individuos en las 6 A. Ziyas Aktas. Structured Analysis & Design of Information Systems. Prentice-Hall, pp. 1. 7 Apuntes I.B.M. de México. Curso de Análisis y Diseño de Sistemas de Información. I.I.E.S.C.A. Página 5 Los sistemas de información en las organizaciones organizaciones, reducen la incertidumbre y son capaces de tomar decisiones posiblemente mas acertadas que en caso de no contar con ella. Tanto en la vida diaria como en el medio empresarial, se manejan datos como elementos aislados que no indican absolutamente nada si no son procesados por algún medio y transformados en información. Por tanto, en un amplio sentido del término, se puede decir que : DATO : es un hecho aislado no evaluado ni significativo o bien, insumos o resultados de un fenómeno. En la figura 2, cada uno de los nombres de Pedro, Figura 2 Adriana, Eduardo o cada INFORMACIÓN una de las ciudades Jalapa, Córdoba, Veracruz, por sí DEPENDENCIA “B” solas no dicen absolutaJALAPA mente nada (datos) pero, si VERACRUZ EDUARDO a través de algún medio se ADRIANA puede identificar que Pedro PEDRO DATO es de Jalapa y trabaja en la DEPENDENCIA “A” dependencia B es posible CÓRDOBA que ésta información pueda ser de utilidad para alguna persona que esté interesada en conocer las características laborales de Pedro. En la figura, se puede observar que los datos de manera aislada no proporcionan ayuda para las personas que hacen uso de ellos (usuario), sin embargo, cuando los datos se relacionan a través de algún mecanismo, generan información y con ella, es posible tomar decisiones más acertadas para la acción administrativa. Para obtener información es necesario realizar operaciones con los datos que permitan generarla con valor o utilidad para el usuario. Algunas de las operaciones que pueden ser realizadas con los datos independientemente del medio usado para hacerlo 8 son : Captarlos: Verificarlos: Clasificarlos: Ordenarlos: Resumirlos: Calcularlos: Almacenarlos: 8 Acción de registrar datos Validación de datos Separar por categorías (por ejemplo: hombres y mujeres) Colocar en una secuencia específica (por ejemplo: alfabéticamente) Además de la operación matemática, reduce los datos en sentido lógico. Operaciones aritméticas y lógicas. Acción de guardar Burch y Strater. Sistemas de Información, Teoría y Práctica. LIMUSA, 1988, pp. 48. I.I.E.S.C.A. Página 6 Los sistemas de información en las organizaciones Recuperarlos: Copiarlos: Distribuirlos: Buscar y accesar datos (por ejemplo: tomar los expedientes de un archivero) Cambiar de un dispositivo a otro ( Ej.: expediente a papel) Entregar al usuario. Así por ejemplo, supóngase que se requiere analizar la situación de jubilación de los empleados de la dependencia B por lo que es necesario conocer la edad, fecha de ingreso, sexo, nombre completo y su número de personal de cada uno de ellos. Se sabe que la organización, cuenta con un sistema manual de control en el cual, el contrato de empleo con todos los datos del trabajador están archivados dentro de expedientes foliados con un número consecutivo asignado a cada nuevo empleado. De acuerdo con la información anterior, los expedientes dentro del archivo (almacenados), deben revisarse y seleccionar solamente los de la dependencia B (recuperarlos y clasificarlos). Si el medio a utilizar es manual, los datos de interés como son : número de empleado, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de ingreso, edad y sexo deberán registrarse en un listado para facilitar su manejo (captarlos y copiarlos). Para localizar rápidamente a un empleado en la lista, será necesario presentar la información de los nombres en orden alfabético por apellido paterno, materno y nombre (ordenarlos y resumirlos) y; por último, probablemente para analizarlos será necesario efectuar algunas operaciones para determinar años servicio o promedio de edades, etc. (calcularlos). De lo anterior, se desprende que todos los datos son susceptibles de ser transformados en información a través de algún mecanismo, en este sentido, el término sistema, se ha puesto de moda en muchas áreas del conocimiento en las últimas décadas debido principalmente al rápido desarrollo de las actividades de procesamiento electrónico de datos (PED), pero esto no quiere decir que en el procesamiento de datos sea aplicable solamente el uso de dicho dispositivo como medio primordial ya que existen otros medios para hacerlo. Los tres medios actualmente identificables de procesamiento de datos son: manual, electromecánico (requiere del apoyo manual para realizar algún proceso) y electrónico (computadora) aunque si llevamos el análisis al esquema de funcionamiento de nuestra inteligencia habría que considerar al cerebro humano como un medio más de procesamiento de datos. Algunos autores, para analizar las diferencias entre el método manual y el electrónico consideran variables como: la dificultad para comprender la tecnología, la flexibilidad en el establecimiento de normas, la facilidad de administrar un proyecto, los requerimientos para convertir e instalar el sistema, las repercusiones sociales y económicas en la empresa, la flexibilidad del uso del medio, la inversión inicial, tiempo de preparación, etc., con los cuales el método electrónico resulta en clara desventaja contra el método manual de procesamiento de datos. I.I.E.S.C.A. Página 7 Los sistemas de información en las organizaciones Tabla 1. Comparación del sistema de información manual con el sistema basado en computadora FACTOR Comprensión de la tecnología Establecimiento de normas Administración del proyecto Conversión e instalación Repercusión en la empresa Flexibilidad MANUAL COMPUTADORA Fácil: requiere el procesamiento humano ordinario o una operación sencilla de tabulación. Muy informal y susceptible de ser cambiada. Difícil: tecnología arbitraria y de difícil comprensión desde el punto de vista del usuario. Proceso formal que requiere gran precisión y detalle; debe especificarse por adelantado. Resulta difícil concluirlo a tiempo y sin salirse del presupuesto. Puede ser una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitación importantes. Puede ser importante; implica cambios de desempeño y organizacionales. A menudo muy difícil de cambiar; los cambios pueden ser costosos y requerir largo tiempo. Es tarea sencilla establecer los procedimientos. Generalmente un proceso fácil, que comprende pocos procedimientos nuevos. Mínima, las más de las veces Generalmente fácil de cambiar con rapidez. Fuente: Lucas, Henry C., Conceptos de los sistemas de información para la administración, Segunda edición, Mc Graw Hill, 1983, pp.10. Sin embargo, adicionalmente a los factores antes mencionados, creo necesario considerar los siguientes: El volumen de los datos es un factor que en la mayoría de los casos induce a los usuarios a adoptar sistemas electrónicos (computadoras) ya que su principal ventaja es precisamente la facilidad que tienen para procesar con rapidez y precisión grandes volúmenes de información. En cambio, cuando el volumen de datos crece los medios manuales representan la utilización de un gran número de personas para manejarlos con las consecuencias implícitas de costo y errores humanos en el manejo de los mismos. La complejidad de las operaciones de procesamiento concierne a la problemática asociada a los métodos necesarios para realizar una actividad o proceso, por ejemplo, el análisis de datos de investigaciones con un gran número de relaciones entre variables. Las limitaciones en tiempo es otro de los factores a considerar cuando se trata de elegir el método de procesamiento ya que en la actualidad “el que tiene la información controla la situación” esto fundamenta la importancia de contar rápidamente con información que permita tomar decisiones y por tanto acciones estratégicas acordes con el ambiente. Los requerimientos de cálculos se refiere a la necesidad de realizar múltiples y variables operaciones aritméticas y puede ser un factor decisivo en la elección del método, esto es fácil de ejemplificar con las operaciones que realizan las áreas de servicios escolares en las Universidades para seleccionar alumnos. I.I.E.S.C.A. Página 8 Los sistemas de información en las organizaciones Con relación al costo, generalmente, los métodos manuales de procesamiento de datos, tienen asociado un costo variable mayor que los electromecánicos o electrónicos y se asocian a éstos últimos, costos fijos superiores principalmente por la erogación atribuida al equipo, programas, recursos humanos, infraestructura, etc. necesarios para que éste pueda trabajar. Otro factor que es conveniente considerar al decidir el medio de procesamiento de datos es el impacto social de los sistemas electrónicos de procesamiento de datos. Es innegable que en las últimas décadas, las computadoras han tenido un notorio efecto tanto en las organizaciones como en la sociedad. En este sentido, 95 alumnos del nivel de maestría en administración durante 1994 a 1996, expresaron sus opiniones acerca de los efectos positivos y negativos de las computadoras en las organizaciones y el resumen de ellas se muestra en las tablas 2 y 3. Las principales ventajas asociadas por los estudiantes a los sistemas de información electrónicos son: la rapidez para procesar información, la exactitud de los cálculos, la facilidad para manejar y almacenar grandes volúmenes de información, la calidad de presentación de los resultados, la reducción de costos a largo plazo y, el ahorro en mano de obra. Por otra parte, las principales desventajas señaladas fueron: los altos costos iniciales, la dependencia que se crea del sistema por parte de los usuarios, la rápida obsolescencia de hardware y software, la automatización del personal, las necesidades inmediatas de capacitación, la dependencia de personal especializado, el desplazamiento de personal, las enfermedades causadas por el uso de equipo de cómputo y, la vulnerabilidad ante “virus” o “intrusos”. Las tablas 4 y 5 muestran las opiniones de los estudiantes durante 2002 y 2003 las cuales parecen ser similares en los puntos más importantes con las de los años 1994 a 1996. Sin embargo hay que resaltar que las implicaciones de las telecomunicaciones asociadas a las computadoras, aparecen en rubros como: compartir información, comodidad y fácil acceso a las computadoras para el usuario; acceso a la información a distancia en tiempo real; acceso simultáneo a diversa información o ahorros en comunicación. Por último, también es necesario considerar las implicaciones de la utilización de tecnologías asociadas con la computadora y las comunicaciones que han venido a modificar la forma de hacer negocios y que pueden representar no sólo un apoyo para las operaciones y la toma de decisiones sino también una ventaja competitiva. Basta dar una mirada a la lista de compañías más reconocidas en el mundo para encontrar allí a organizaciones que han usado dichas tecnologías para mejorar sus niveles de eficiencia y efectividad. Chris Sinton, director de la Cisco Netaid Org Foundation señaló con relación a este tipo de organizaciones: "En el proceso de construir un negocio global interconectado, el primer desafío es pasar de una visión que considera a la red como una herramienta simple para compartir información, a una que la utiliza como una base para utilizar aplicaciones conectadas a los principales sistemas de la empresa que prestan servicios a todos los integrantes de la compañía“ . I.I.E.S.C.A. Página 9 Los sistemas de información en las organizaciones 9 Tabla 2. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LAS COMPUTADORAS PERSONALES EN LAS ORGANIZACIONES EFECTO POSITIVO % EFECTO NEGATIVO % Rapidez para procesar la información 93 Altos costos iniciales 93 Exactitud en los cálculos 79 Dependencia de funcionamiento del sistema 65 Facilidad de manejo de grandes volúmenes de información 72 Rápida obsolescencia de hardware y software (costos) 61 Gran capacidad de almacenamiento de información 62 Automatización del personal (limita relaciones humanas) 46 Calidad en la presentación de resultados 53 Requiere de capacitación (costos) 46 Reducción de costos a largo plazo 53 Dependencia de personal especializado 39 Información rápida para la toma de decisiones 52 Desplazamiento de personal 38 Ahorro de mano de obra 41 Probables enfermedades 26 Mayor versatilidad 40 Vulnerabilidad ante “virus” o “intrusos” 26 Permite compartir información entre usuario 35 Dependencia de insumos (energía) 21 Facilita la complejidad de operaciones 15 Limita el desarrollo del personal por la alta especialización 21 Facilita el acceso a fuentes externas de información 14 Resistencia del personal al cambio 21 Facilita el control 14 Dependencia de “respaldos de información” 20 Facilita el desarrollo de los avances tecnológicos 7 Limita la creatividad del personal 20 Facilita la protección de acceso a los datos (password) 7 Requiere de tiempo su conocimiento 14 Permite visualizar los efectos de la simulación 7 “Basura entra basura sale” 13 Ampliación del campo de desarrollo de diseñadores 6 Dificultad en el uso de comunicaciones 7 Crea una imagen de modernidad 6 Desaprovechamiento de equipo 6 Lenguaje gráfico universal 6 La validación de datos 6 9 Resultados 1994-1995. Nótese que se hablaba de computadora personal. I.I.E.S.C.A. Página 10 Los sistemas de información en las organizaciones Tabla 3. REPERCUSIONES POSITIVAS Y NEGATIVAS DE LAS COMPUTADORAS EN LAS ORGANIZACIONES10 POSITIVAS Rapidez para procesar grandes volúmenes de información % 100 NEGATIVAS % Crea dependencia 67 Permite compartir la información (entre e intra organizaciones) 68 Alto costo inicial 59 Menores costos a largo plazo 67 Obsolescencia acelerada 52 Facilita las actividades y optimiza recursos 51 Requiere de capacitación a los usuarios del equipo y de los sistemas 49 Incrementa la calidad 49 Incrementa el riesgo de pérdida de información 46 Facilita la toma de decisiones 46 Requiere de soporte técnico especializado 40 Confiabilidad de la información 37 Desplazamiento de la mano de obra 39 Facilita la disponibilidad de información 37 Automatización del personal (limita las relaciones humanas) 37 Precisión y facilidad de cálculos complejos 35 Resistencia al cambio del recurso humano 26 Ahorra espacio físico 29 Se vuelve rutinario el uso de sistemas 22 Mayor versatilidad del software 21 Vulnerabilidad ante virus y fugas de información 22 Facilita el manejo y corrección de la información 18 Problemas tecnológicos de comunicaciones 13 Mayor y mejor control 15 Altos costos de mantenimiento 8 Hay una actualización constante de nuevas tecnologías 15 Enfermedades 8 Crea imagen 13 "Basura entra basura sale" 7 Facilita la organización de la información 7 Fomenta evadir responsabilidades 6 Incrementa el nivel cultural de los miembros de la organización 7 Subutilización del software 4 Permite proteger el acceso a la información 4 10 Los datos corresponden al período mayo 1995-agosto 1996 y se incluyen las zonas Xalapa, Coatzacoalcos y Poza Rica. Las diferencias encontradas respecto al reporte 19941995 son: en las ventajas, se vuelven más importantes: compartir información y la disminución de los costos a largo plazo; disminuyen en porcentaje de participación: la precisión y facilidad de realizar cálculos complejos y; no se incluyeron las ventajas de: facilitadora de avances tecnológicos y lenguaje gráfico universal. En relación a las desventajas, la dependencia se convierte en la más importante. Así mismo se dá mayor importancia a: el riesgo de pérdida de información y la resistencia al cambio por parte del recurso humano y; se otorga mayor importancia a la automatización del personal y a las posibles enfermedades. Se eliminan como desventajas: la limitación de la creatividad, el desaprovechamiento del equipo y la validación de datos. I.I.E.S.C.A. Página 11 Los sistemas de información en las organizaciones Tabla 4. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICOS (COMPUTADORAS) EN LAS 11 ORGANIZACIONES Repercusiones positivas Rapidez en el procesamiento de la información Disminución de costos en el procesamiento de datos, en mano de obra y en papelería Disminución de errores Mejora la calidad en presentación de la información Optimización de recursos Comodidad y fácil acceso a las computadoras para el usuario Disminución de espacio de almacenamiento de información Acceso a la información a distancia en tiempo real Mejor control de los procesos Accesibilidad simultánea de la información Diversificación de formas para el acceso a la información Facilidad para la realización de cálculos complejos Permiten compartir información a través de las redes Inteligencia artificial (aplicación de actividades específicas y exactas) Automatización de tareas 11 % 98% 75% 53% 50% 43% 38% Repercusiones negativas Obsolescencia (software-hardware) Alto costo de tecnología de punta (inversión), capacitación y de mantenimiento Sustitución de mano de obra (disminución) Resistencia al cambio Dependencia de las máquinas Subutilización del equipo 25% Reducción del análisis humano 20% 23% 23% 20% 18% Generación de tiempo ocioso Distractor para el personal Limitación e interrrupción de los sistemas Falta de diversificación y de compatibilidad en las aplicaciones de los sistemas Fallas de comunicación 15% 13% 5% 5% 15% 10% 5% 3% Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz. I.I.E.S.C.A. Página 12 % 93% 78% 75% 45% 40% 23% 5% Los sistemas de información en las organizaciones Tabla 5. EFECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICOS (COMPUTADORAS) EN LAS 12 ORGANIZACIONES Repercusiones positivas 12 % Repercusiones negativas % Exactitud y rapidez en el procesamiento de la información 96% Altos costos de inversión y mantenimiento 87% Ahorro en mano de obra 75% Obsolescencia del equipo y del software 58% Permite manejar grandes volúmenes de información 48% Dependencia de la información del sistema 57% Manejo simplificado de la información 34% Altos costos de actualización y capacitación 53% Ahorro de tiempo en las tareas 30% Resistencia al cambio 34% Permite realizar simultáneamente múltiples operaciones 27% Incremento en gastos de capacitación 32% Mejora el control administrativo 26% Mal uso del sistema 25% Acceso a la información en tiempo real 21% Vulnerabilidad ante virus 23% Mejora la toma de decisiones 19% Sustitución de mano de obra (disminución) 21% Permiten compartir información a través de las redes 17% Falta de cultura informática 19% Ahorros en la comunicación 17% Dependencia de la energía eléctrica 17% Permite el trabajo desde casa 12% Gastos de electricidad 10% Representa una ventaja competitiva 11% Posibles daños a la salud Amplia difusión de la información 11% Permite la especialización del personal 11% Disminución de errores 10% Disminución de espacio de almacenamiento de información 8% Mejora la presentación de la información 6% 8% Resultados 2002 en la ciudad de Veracruz, Veracruz. I.I.E.S.C.A. Página 13 Los sistemas de información en las organizaciones El término dato es común usarlo como sinónimo de información, sin embargo habría que diferenciar estos dos conceptos, la información para serlo debe ser valiosa y por tanto de utilidad para el usuario, así entonces se tiene que: el talón de pago, el tablero de salidas de autobuses, las boletas de calificaciones, los certificados, los resultados electorales, los formatos de pago de impuestos, son algunos ejemplos de información y cada uno de ellos cuenta con las características que se describen a continuación13: ACCESIBILIDAD: Facilidad y rapidez con la que se puede obtener la información. PRECISIÓN: Se refiere a que la información no tenga errores. RELEVANCIA: OPORTUNIDAD : Que sirva para el hecho de decisión que la requiera. Se relaciona con el ciclo de entrada- proceso-entrega al usuario de la información, el cual debe de reducirse en su duración. CLARIDAD: Grado en el que la información está exenta de expresiones ambiguas. FLEXIBILIDAD: Concierne a la adaptabilidad de la información no sólo a más de una decisión sino también a más de un responsable de la toma de decisiones. Se refiere a que aunque varios usuarios examinen la misma información, todos pueden llegar a una misma decisión. VERIFICABILIDAD: Con la finalidad de tener una mejor comprensión de las características de la información, se han propuesto diferentes formas de clasificarla dependiendo del enfoque o perspectiva del que las agrupa, algunas de ellas, se describen a continuación sin pretender agotarlas ni considerar que éstas son las únicas que existen : En relación con la organización: Interna y Externa. En relación a su naturaleza: Descriptiva(antecedentes), Rendimiento(presente), Predictiva(futura) De acuerdo con la posición del usuario: Estratégica, Táctica y Técnica. De acuerdo con el flujo de información: Horizontal o Vertical. 13 Burch y Strater. opus cit. pp. 56. I.I.E.S.C.A. Página 14 Los sistemas de información en las organizaciones De acuerdo con la calidad: Exacta o Precisa, Oportuna y Relevante Exacta o Precisa significa que 1+1=2 es decir, que la información está libre de errores. Oportuna significa que la información se tenga en el momento adecuado y cuando es necesaria. Relevante quiere decir que contenga lo necesario para el hecho de decisión que la requiera ya que lo que es relevante para unos puede no serlo para otros. Resumiendo, a continuación se presenta una definición de información: INFORMACIÓN: es un conjunto de datos homogéneos relacionados entre sí que significa un aumento de conocimientos importantes para el usuario. D) CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN El concepto de sistema de información, requiere señalar previamente que las organizaciones son conjuntos de personas que unidas persiguen el objetivo común de crear u ofrecer productos o servicios y todos los individuos en mayor o en menor grado dentro de las mismas manejan información para la realización de sus tareas. Como puede observarse en la siguiente figura, las necesidades de información se ven afectadas de acuerdo con la pirámide administrativa, esto es, a medida que la posición del usuario se mueve de la parte inferior a la parte superior de la pirámide, las necesidades en cuanto al volumen y características de información se ven modificadas, ya que no se requerirá la misma información en los niveles operativos que en los niveles tácticos y estratégicos de la organización, por tanto, las necesidades de información se transforman de la operación al control y a la planeación estratégica. Sistemas estratégicos Poca Planeación estratégica Sistemas de información administrativa Sistemas para el procesamiento de transacciones Control administrativo Control operacional Necesidad de información recurrente Mucha Figura 3. PIRÁMIDE ADMINISTRATIVA Y NECESIDAD DE INFORMACIÓN Adicionalmente, las características de la información necesaria para cada usuario también se ven afectadas con la cultura de la organización (esto es. los comportaI.I.E.S.C.A. Página 15 Los sistemas de información en las organizaciones mientos propios de cada organización) y el medio ambiente en el que se desenvuelve como son: su naturaleza y propósito, el tipo de estructura, el tamaño y, el estilo de la administración. Los sistemas de información manuales, pueden proporcionar información valiosa en pequeñas organizaciones siempre y cuando las relaciones estructurales dentro de la misma se encuentren claramente normadas y aquí, creo conveniente preguntarnos ¿cuándo una organización debe pensar en la implantación de sistemas electrónicos? La respuesta en mi opinión es: cuando el volumen de datos y la complejidad de los procesos lo demanden. Por tal motivo, los objetivos que deben perseguir los sistemas de información electrónicos son: 1. Automatizar los procesos operativos (sistemas transaccionales o de procesamiento de las operaciones) 2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones (Sistemas de apoyo a las decisiones o sistemas de información administrativos) 3. Lograr ventajas competitivas a través de su uso (sistemas estratégicos). Por lo antes mencionado, los sistemas de información electrónicos se han clasificado en tres categorías14: Sistemas para el procesamiento de transacciones (sistemas transaccionales): cuyo objetivo es generar información para actividades rutinarias o repetitivas y en las que se involucran grandes y similares volúmenes de transacciones, los procedimientos son bien comprendidos y existen pocas excepciones a los procedimientos normales de operación. Este tipo de sistemas se encuentran en los niveles más bajos de la pirámide administrativa (nivel operativo). Ejemplo el sistema de inscripción de aspirantes a la universidad. Las características de los sistemas para el procesamiento de transacciones, se pueden resumir en los siguiente puntos15: A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra debido a que automatizan tareas operativas de la organización Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones. se empieza apoyando las tareas en el ámbito operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, con la alta administración conforme evolucionan. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación 14 15 Senn, James A. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial Mc. Graw Hill, pp 25. Cohen, Daniel. Sistemas de Información para la Toma de Decisiones. Segunda edición. McGraw Hill1997. pp. 6. I.I.E.S.C.A. Página 16 Los sistemas de información en las organizaciones posterior. estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la información que se maneja en la organización, la cual será utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. el proceso de justificación puede realizarse enfrentando ingresos y costos. esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones Sistemas de información administrativa (sistemas de apoyo a decisiones): producen información para la toma de decisiones y la resolución de problemas. Estos sistemas hacen uso de la información de los sistemas para el procesamiento de transacciones pero adicionalmente se requiere de otros factores para su utilización. Ejemplo: sistema de control de alumnos. De acuerdo a Cohen16 sus características genéricas son: Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Algunos de estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. 16 Esta sección está basada en Cohen, Daniel, opus cit. I.I.E.S.C.A. Página 17 Los sistemas de información en las organizaciones Cohen identifica los siguientes tipos de Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones: Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS) Sistemas de información para ejecutivos (EIS) Sistemas de información administrativa o de apoyo a las decisiones Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (GDSS) Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS) Figura 4. Diferentes sistemas de información que apoyan a la organización durante el proceso de toma de decisiones. Fuente: Cohen, Daniel, Sistemas de Información para la toma de Decisiones, Segunda edición, Editorial McGrawHill, p.p.94 1. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS: Decision Support Systems) tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión, todo esto utilizando modelos y herramientas computacionales. Un DSS no soluciona problemas, ya que sólo apoya el proceso de toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una decisión, de adoptarla y de realizarla es de los administradores, no del DSS. 2. Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems), los cuales están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentando información relevante y usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados. 3. Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS: Group Decision Support Systems), los cuales cubren el objetivo de lograr la participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso; apoyando decisiones simultáneas. I.I.E.S.C.A. Página 18 Los sistemas de información en las organizaciones 4. Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decision Support Systems), los cuales permiten cargar bases de conocimiento que se integran por una serie de reglas de sentido común para que diferentes usuarios las consulten, apoyen la toma de decisiones, la capacitación, etcétera. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES (DSS) Existen varias características que deben estar presentes en un sistema para poder considerarlo un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones. Algunas de estas características serán explicadas de manera breve a continuación: ♣ Interactividad. posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones. ♣ Apoya cualquier tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas. ♣ Frecuentemente usado. Utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función. ♣ Variedad de usuarios. puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos. ♣ Flexibilidad. permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: autocráticos, participativos, etcétera. ♣ Desarrollo permisible. el usuario puede desarrollar los modelos de decisión de manera directa sin la participación operativa de profesionales en Informática. ♣ Abierto. permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión. ♣ Facilita la comunicación. la información relevante para los niveles altos y los niveles operativos se pueden representar gráficamente. ♣ Acceso a bases de datos. Tiene la capacidad de accesar información de las bases de datos corporativas. ♣ Simplicidad. Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS) Las principales características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) son las siguientes: ♣ Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden requerir información o formatos de presentación distintos para trabajar en una compañía en particular. Lo anterior se debe a que los factores críticos del éxito pueden variar de un ejecutivo a otro. I.I.E.S.C.A. Página 19 Los sistemas de información en las organizaciones ♣ Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información critica del negocio. El sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información. Esta información externa puede provenir de bases de datos externas, periódicos y cartas electrónicas de la industria, entre otros; todo esto en temas tales como nuevas tecnologías, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos. ♣ Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar. ♣ Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo. ♣ Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.. Esta característica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por país, por zona geográfica, por cliente y por línea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y más detallados de la información en caso necesario. ♣ El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles a; tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada. ♣ Es importante señalar que en muchas ocasiones los términos Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS: Executive Support Systems) son utilizados como sinónimos. Sin embargo, las siguientes características adicionales deben estar presentes para considerar a un EIS: ♣ Contempla las facilidades de comunicación electrónica, tales como correo electrónico de voz y datos, teleconferencia y procesadores de texto. ♣ Capacidades de análisis de datos, tales como hoja electrónica de cálculo, lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos como el SELECT, JOIN y PROJECT,. Esta capacidad puede extenderse a tener interfases con los típicos DSS. ♣ Herramientas para la organización personal del ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero electrónico. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO (GDSS) Las características principales de estos sistemas son: ♣ Están diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes. I.I.E.S.C.A. Página 20 Los sistemas de información en las organizaciones ♣ La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo, por lo tanto el uso de un GDSS mejora el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes. ♣ Un GDSS es fácil de aprender y de usar. Un GDSS debe ser accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Generalmente los usuarios son administradores de cualquier área funcional de la empresa, tales como ventas, producción, recursos humanos, administración y finanzas. ♣ Un GDSS puede ser especifico o general. Es especifico si se diseña para un tipo o clase de problema, y es general si se diseña para una variedad de decisiones organizacionales. Por ejemplo, si se diseña un GDSS para apoyar el proceso de compra de materia prima del producto X, se trata de un GDSS especifico; por el contrario, si el GDSS apoya el proceso de la compra de cualquier materia prima y el proceso de venta de los productos, se trata de un GDSS general. ♣ Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que dice la mayoría sólo por estar con el grupo o dar ideas con intención de molestar a algún miembro del grupo. ♣ Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participación. Estas características de los GDSS dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un GDSS puede utilizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y que desean tomar decisiones acerca de un problema especifico, como la compra de materia prima para la elaboración de un producto, por ejemplo, y también puede usarse para llevar a cabo juntas aprovechando las ventajas de las telecomunicaciones para resolver una gran variedad de problemas como la contratación de personal, el ofrecimiento de productos y la programación de ventas. Un GDSS apoya la realización de las actividades básicas necesarias en un grupo que toma decisiones: obtener, compartir y usar información. La información se obtiene al seleccionar ciertos valores de datos que se encuentran en una base de datos o al solicitar información en general. Compartir la información incluye enviarla a todos los miembros que participan en la toma de decisiones o enviarla a miembros seleccionados del grupo. El uso de la información se refiere a aplicar la tecnología del software para llegar a tomar decisiones. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE GDSS El uso de un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones en Grupo cambia el enfoque tradicional en el cual se realizaban las juntas de toma de decisiones. Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son: I.I.E.S.C.A. Página 21 Los sistemas de información en las organizaciones ♣ Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos, ya que al mismo tiempo se pueden aportar varias ideas, eliminando la situación en que pocos miembros dominen el desarrollo de la junta. En este contexto, el GDSS evita que unas cuantas personas se adueñen del "micrófono" y frenen la creatividad y las aportaciones del resto del grupo. ♣ Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo, debido a que cada uno tiene su propio equipo y puede participar las veces que quiera hacerlo. ♣ Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo. ♣ Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones, tal como la distracción del tema central de la junta utilizando gran parte de la sesión en tratar temas irrelevantes. ♣ Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permite almacenar más información sobre lo que se ha logrado. El término memoria organizacional se utiliza para referirse al resumen de lo que se analizó en la junta y a toda la documentación que se generó en ésta. ♣ Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de la contribuciones hace que haya una mayor y mejor participación de los miembros del grupo. Por ejemplo, al lograr mayor sinceridad se puede conocer la opinión de todos y al estar todo el grupo de acuerdo con una decisión en particular, el riesgo de tomar una decisión equivocada disminuye. ♣ Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros del grupo aporten ideas y no solamente el jefe. En la forma de administración tradicional, jerárquica y centralizada, el jefe es el que aporta las ideas y los demás sólo las siguen. En el estilo moderno, participativo y orientado al consenso, se permite que todos expresen sus ideas; es por ello que un GDSS apoya el estilo moderno de administración. Como toda tecnología, el uso de los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS) por parte de la alta administración tiene numerosas ventajas; sin embargo, también tiene algunas desventajas. Las principales son: ♣ Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo. Es necesario dar cursos de inducción o capacitar a los miembros de un grupo para que utilicen de manera adecuada un GDSS. ♣ Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar que este sistema puede desplazarlos, sobre todo en el caso de los dueños del "micrófono", quienes están acostumbrados a dirigir el rumbo de toda la junta sin dar oportunidad a que los demás miembros participen. I.I.E.S.C.A. Página 22 Los sistemas de información en las organizaciones ♣ La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse, ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa el consenso del grupo. Por ejemplo, si se toma en grupo la decisión de lanzar un producto al mercado el próximo año, la responsabilidad del Director de Mercadotecnia se puede diluir y puede no existir un compromiso personal y definitivo de este directivo durante el lanzamiento del producto al mercado. Un ejemplo de sistema desarrollado para el soporte de la toma de decisiones en grupo es el denominado GROUPSYSTEM. INTELIGENCIA ARTIFICIAL En la década de los ochenta, las personas que trabajaban en las áreas académicas y de investigación escucharon con frecuencia este concepto. Fueron pocas las empresas que tuvieron la oportunidad de tener una relación estrecha con los conceptos y beneficios de la inteligencia artificial. Se piensa que en el futuro muchas empresas incursionarán en esta área del conocimiento, debido, principalmente, a las ventajas competitivas que pueden lograrse a través de su implantación y uso. Pero, ¿qué es la inteligencia artificial? Se puede definir como la ciencia que estudia de manera sistemática el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas mediante la creación y utilización de máquinas y computadoras. Estas habilidades humanas podrán incluir: razonamiento, aprendizaje, capacidades mecánicas, capacidades sensoriales, etcétera. Simulación de la capacidad sensorial humana La simulación de la capacidad sensorial humana es área de estudio de la inteligencia artificial, que a través de las computadoras persigue la imitación de las capacidades o habilidades sensoriales humanas tales como vista, oído, habla y tacto. Lo anterior incluye visión computacional, procesamiento de imágenes y reconocimiento de escenas. Robótica La robótica es el área de la inteligencia artificial que estudia la imitación del movimiento humano a través de robots, los cuales son creados con el fin de apoyar procesos mecánicos repetitivos que requieren gran precisión. Estos robots pueden ser programados para desempeñar casi cualquier tarea y su aplicación en las empresas suele ser a procesos productivos como pintura y acabados, movimientos de materiales, reconocimiento de defectos, etcétera. En algunos centros de cómputo, que tienen un número considerable de cintas magnéticas, existen robots o brazos mecánicos que auxilien al operador en la localización y acceso a estas cintas. Lenguajes naturales Esta rama de estudio de la inteligencia artificial se enfoca en el diseño y desarrollo de software capaz de aceptar, interpretar y ejecutar instrucciones dadas por los usuarios en su lenguaje nativo, por ejemplo, español o inglés. Sin embargo, esta área se encuentra en un estado primitivo y poco desarrollado. I.I.E.S.C.A. Página 23 Los sistemas de información en las organizaciones Sistemas expertos Los Sistemas Expertos constituyen el área de la inteligencia artificial que quizá en este momento tiene más relación con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones. Estos sistemas, denominados también Sistemas basados en el conocimiento, cargan bases de conocimiento integradas por una serie de reglas de sentido común o conocimiento heurístico; es decir, conocimientos basados u obtenidos a través de la experiencia de un especialista o experto. Una vez cargada la base de conocimientos, diferentes usuarios pueden emplearla para consulta, apoyo a decisiones, capacitación, etcétera. Para comprender las características de los sistemas expertos es conveniente aclarar el concepto de conocimiento ya que en contraste con los conceptos de datos e información, el conocimiento sugiere alternativas de acción o guías de actuación especificas asociadas a la información. La información de las utilidades de la compañía solamente indican a un grupo de personas el estado que guardan ciertas variables financieras, pero no sugiere en forma alguna los pasos o acciones que se han de seguir. Son, entonces, los expertos financieros o del negocio quienes interpretan esta información y sugieren o recomiendan las estrategias que se deben implantar en el siguiente mes o trimestre, por ejemplo. Los SISTEMAS EXPERTOS17, son programas de computadora que contienen una amplia base de conocimientos sobre un tema específico tratando de preservar la experiencia de los conocedores o expertos con la finalidad de que el conocimiento no se pierda con los individuos que la poseen, sin embargo, este tipo de sistemas que han proliferado principalmente en el área médica no habían sido aceptados en su totalidad a pesar de que representaban un avance importante en el campo de la informática, sin embargo, es ahora en el campo de la administración en donde están desarrollándose aunque todavía no han podido simular a la perfección a un experto humano ya que no pueden por sí solos adquirir y generar conocimiento. A pesar de sus actuales limitaciones, se les adjudican ventajas respecto a los expertos humanos: a) Están siempre disponibles a cualquier hora del día y de la noche ininterrumpidamente de ser necesarios. b) Pueden duplicarse lo que permite tener tantos como se necesiten c) Pueden situarse en lugar en donde sean necesarios (entornos hostiles o peligrosos) d) Permiten decisiones homogéneas de acuerdo con las reglas marcadas. e) Enseñan a los usuarios a ser expertos ya que explican los procesos. f) Pueden ser consultados por usuarios no expertos u otros sistemas. g) Pueden perdurar y crecer en el tiempo de forma indefinida 17 ”Un sistema experto es un conjunto de programas de ordenador que son capaces, mediante la aplicación de conocimientos, de resolver problemas en un área determinada del conocimiento o saber y que ordinariamente requerirían de la inteligencia humana (Sánchez y Beltrán Juan Pablo, Sistemas expertos una metodología de programación, Editorial Macrobit, México 1990, pp 257)”. Para Forsyth “ Un sistema experto es un programa de computadora que reemplaza a un experto humano”. I.I.E.S.C.A. Página 24 Los sistemas de información en las organizaciones Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera. Sistemas estratégicos: proporcionan información para la toma de decisiones sobre situaciones particulares, su característica es que no son decisiones recurrentes o repetitivas y no existen procedimientos únicos para decidir ya que no es posible identificar con anticipación todos los factores que se deben de considerar en la decisión. Ejemplo: decidir el crecimiento geográfico de las carreras de la Universidad Veracruzana. Cohen, también señala como características para este tipo de sistemas las siguientes: Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los sistemas estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un sistema estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un sistema de información estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos. Intentando definir entonces a los sistemas de información, se presenta a continuación una definición que no se refiere exclusivamente al uso de la computadora ni restringe el uso en instituciones no lucrativas como los conceptos de sistemas de información gerencial" o sistemas de información computacional. SISTEMA DE INFORMACIÓN : es un sistema que sirve para proporcionar información dentro de la organización en el momento y lugar en donde sea necesaria para cualquier nivel administrativo, operativo o gerencial. I.I.E.S.C.A. Página 25 Los sistemas de información en las organizaciones En general, los sistemas de información en las organizaciones deben de contar con las siguientes características18: CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN • ACEPTADO Los usuarios deben de encontrar el sistema satisfactorio. • DOCUMENTADO Documentar con claridad metas y objetivos, permite mejor comunicación entre usuarios, analistas y la administración. • PROBADO Minimizar fallas futuras o insatisfacción de usuarios. • COHERENTE Lograr la máxima interacción dentro de sus partes o componentes. • COMPATIBLE Que cada parte se adapte al sistema en su conjunto. • ECONÓMICO Que se ajuste a los recursos económicos existentes. • EFICIENTE La utilización de los recursos sea óptima. • EFECTIVO Alcance las metas establecidas. • RÁPIDO DESARROLLO Requerir para su desarrollo el menor tiempo posible. • FACTIBLE Que satisfaga los criterios de factibilidad (económica, operativa y técnica). • FLEXIBLE Que permita ajustes o modificaciones con facilidad. • LÓGICAMENTE JERARQUIZADO Que los componentes del sistema se relacionen jerárquicamente de manera lógica. • BAJO GRADO DE ENLACE Mínima interacción o dependencia entre componentes o módulos. • SOSTENIBLE Que sea capaz de reducir esfuerzo y tiempo en mantenimiento y mejoras. • MODULAR Que el sistema sea relativamente independiente en sus partes pero a la vez sea posible integrarlo como tal al conjuntarlas. • CONFIABLE Que las salidas sean consistentes y precisas para que los errores sean mínimos. • VISIBLE O MANIFIESTO Que sea fácil percibir cómo y por qué suceden las acciones • SIMPLE Que minimice la complejidad y la ambigüedad. • OPORTUNO Que pueda trabajar en condiciones normales y anormales. • UNIFORME En la estructura de sus componentes. • USUARIOS AMISTOSOS Es necesario que el sistema logre que el usuario lo acepte como propio ya que su participación es indispensable para el logro del objetivo. E) C ONCLUSIONES El enfoque sistémico o de sistemas es un modelo que ha servido para explicar diversos fenómenos, facilitando a través de su conceptualización, el análisis y la comprensión de 18 Aktas, A. Ziya. Structured Analysis and Design of Information Systems. Editorial Prentice Hall, 1987, p.p. 31. I.I.E.S.C.A. Página 26 Los sistemas de información en las organizaciones problemas en diversos ámbitos del conocimiento. Por tal motivo, en este apartado, he hecho uso de dicho modelo con el interés de analizar el concepto de sistema de información, para contextualizarlo e identificar con claridad sus características y funcionamiento dentro de las organizaciones. En mi opinión, el modelo sistémico puede ser también una valiosa herramienta tanto para el análisis de las organizaciones en las cuales habrán de efectuar su trabajo los administradores, como en la solución de problemas, ya que serán capaces de visualizar y estructurar la problemática asociada a su unidad como un sistema con objetivos definidos que se integra de subsistemas y que forma parte de un sistema mayor influenciado a su vez por el entorno. Creo necesario señalar que deben adicionar a este material las lecturas señaladas por el profesor a fin de fortalecer la comprensión de cada uno de los conceptos expresados en este documento. Para terminar, presento un esquema general sobre las temáticas consideradas en este capítulo. Sistemas para el procesamiento de transacciones Concepto de sistema Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS) Sistemas de información para ejecutivos (EIS) Concepto de sistema de información Concepto de dato e información Sistemas de información administrativa Sistemas Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (DGSS) Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS) estratégicos I.I.E.S.C.A. Página 27
