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1. Administración
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el
propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de
manera eficiente y eficaz.
2. Recursos de una organización
Los recursos de una organización se pueden clasificar en:
Recursos Humanos:
Los recursos humanos son el trabajo y conocimiento que aporta el
conjunto de personas de una organización. Los recursos humanos son
un factor clave en todas las organizaciones.
La administración de recursos humanos se encarga del reclutamiento
de empleados, motivación, pago de salarios, vacaciones, etc. Dentro
de cada empresa mediana o grande, existe un departamento
usualmente llamado "Recursos Humanos" o simplemente RRHH, que
se encarga de estas tareas.
Recursos Materiales:
Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización
puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos
materiales podemos encontrar los siguientes elementos:
- Maquinarias
- Inmuebles
- Insumos
- Productos terminados
- Elementos de oficina
Recursos Financieros:
Los recursos financieros son el efectivo y el conjunto de activos
financieros que tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos
financieros pueden estar compuestos por:
- Dinero en efectivo
- Préstamos a terceros
- Depósitos en entidades financieras
- Tenencias de bonos y acciones
- Tenencias de divisas
Recursos Intangibles:
Los recursos intangibles son aquellos recursos distintos de los
financieros, que no pueden ser percibidos físicamente (vistos,
tocados, medidos).
Los recursos intangibles se pueden clasificar en legales y
competitivos. Los recursos intangibles legales incluyen a derechos de
marca, derechos de autor, patentes, permisos, etc. Los recursos
intangibles competitivos se refieren al conocimiento acumulado por
la empresa (know-how entre otros tipos de conocimientos).
En muchas organizaciones, los recursos intangibles pueden tener un
enorme impacto en su rentabilidad. Por ejemplo, para Coca-Cola, la
fórmula secreta ha sido un recurso intangible que prácticamente
definió el éxito de la empresa. En la economía actual, los recursos
intangibles vienen cobrando cada vez mas importancia como
generadores de valor y disruptores económicos.
3. Funciones básicas de la administración
Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para
condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y
asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar
futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al
panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa.
Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una
manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan
alinear las actividades de la organización. Los administradores
también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para
el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente
calificada y educada.
Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su
trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así
mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar los
objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El
supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las
políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus
subordinados bajo los estándares de la compañía.
Coordinación
Los administradores deben armonizar los procedimientos y las
actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las
actividades de cada unidad organizativa se deben complementar y
enriquecer el trabajo de otro.
Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la
compañía están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en
general. Es también responsabilidad del administrador observar y
reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las
tareas para corregir posibles desviaciones.
4. Explique el ciclo PHVA
es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos.
Los resultados de la implantación de este ciclo permiten en las
organizaciones una mejora integral de la competitividad, de los
productos y servicios, mejorando de forma continua la calidad,
reduciendo costos, optimizando productividad, reduciendo precios,
incrementando la participación del mercado e incrementando la
rentabilidad de la organización.
El ciclo PHVA sus cuatro pasos: (P) planificar (H) hacer (V) verificar (A)
actuar, en donde cada uno corresponde a una etapa del ciclo:
Planificar: Esta primera fase consiste en construir los objetivos,
estrategias, métodos y procesos que sean necesarios para conseguir
las metas planteadas, es la formulación del plan de acción, de acuerdo
a las políticas de la organización. Pero antes, se debe realizar un
diagnóstico de la situación real de la empresa, analizando su macro y
micro entorno.
Hacer: La segunda fase consiste en la ejecución e implementación
del plan de acción realizado.
Verificar: esta tercera, se fundamenta en realizar el seguimiento y
medición de las acciones, evaluando los resultados de las tareas
ejecutadas.
Actuar: La última fase del ciclo radica en tomar las acciones para
mejorar el desempeño de los procesos, dependiendo si los resultados
no se ajustan a las metas u objetivos definidos, realizando las
correcciones y modificaciones que sean necesarias.
5. Planeación estratégica
La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite
establecer el quehacer y el camino que deben recorrer las
organizaciones para alcanzar las metas previstas, teniendo en cuenta
los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es
una herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior
de cualquier organización. Así, la Planeación Estratégica es un
ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos y,
especialmente, de los planes de acción que conducirán a alcanzar
estos objetivos.
la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto
los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y
evalúen la situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo
con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma
información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y
de valor para la organización. El plan estratégico de una organización
establece el quehacer de cada miembro, lo que garantiza que las
acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento de
las metas a futuro.
6. Matriz DOFA
La matriz DOFA o matriz FODA es un método de planificación que
permite tener los enfoques claros de cuáles son los aspectos buenos
y malos de su nuevo negocio, permitiendo de tal forma buscar
soluciones para sus aspectos negativos, logrando así la mejoría
progresiva del negocio.
Cumpliendo su misión acercándose más y más a la visión planteada
por el empresario, no solo puede ser usado en la fase de planificación
antes de la apertura del nuevo negocio, también es utilizado como
herramienta de control cuando el negocio lleva tiempo en
funcionamiento y presenta algunas fallas que no se han identificado
con claridad, siendo la clave del éxito para cualquier empresa. La
matriz DOFA permite definir los aspectos internos y externos que
favorezcan o inhiban el buen funcionamiento de la empresa, la matriz
se desglosa de la siguiente manera:
(D) debilidades: se refiere a los aspectos internos que de alguna u otra
manera no permitan el crecimiento empresarial o que frenan el
cumplimiento de los objetivos planteados
(O) oportunidades: se refiere a los acontecimientos o características
externas al negocio que puedan ser utilizadas a favor del empresario
para garantizar el crecimiento de su empresa
(F) Fortalezas: son las características internas del negocio que
permitan impulsar al mismo y poder cumplir las metas planteadas y
por ultimo
(A) Amenazas: son los acontecimientos externos del negocio en la
mayoría de las veces incontrolables por el dueño y personal de la
empresa analizada.
7. Técnica brainstorming
La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas, es una
herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas
ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es
una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente
relajado.
Esta herramienta fue ideada en el año 1939 por Alex Faickney Osborn
(fue denominada brainstorming), cuando su búsqueda de ideas
creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado
que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían
producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de
dar sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la
capacidad creativa de los participantes.
Numerosos estudios recientes demuestran justamente lo contrario,
que individualmente se generan más ideas que en grupo, por lo que
la utilidad de esta técnica esta entre dicho. Las conclusiones fueron
obtenidas de 22 estudios de los cuales 18 corroboraron su hipótesis.
8. Qué es cartera
La cartera es un grupo de activos que tiene un inversor o una sociedad
de inversión. Los activos de una cartera de inversión pueden ser de
varios tipos: por ejemplo, acciones, bonos, materias primas o
derivados.
Por regla general, una cartera reflejará el perfil del inversor que la ha
creado, en cuanto a su tolerancia al riesgo y a los componentes clave
de estrategia de inversión que la forman.
Un inversor que tenga como meta obtener beneficios a largo plazo
poco riesgo tendrá una cartera formada por acciones de empresas de
prestigio, bonos o fondos de índices y realizará pocas compras y
ventas a corto plazo. En cambio, un inversor en operaciones intradía
tendrá una cartera con mucha más actividad, formada por
inversiones en el mercado de divisas o posiciones largas y cortas en
derivados con apalancamiento.
9. Cartera vencida- Cartera vigente
Cartera vencida
Monto total de créditos otorgados por una persona física o moral y
que se convierte un activo de riesgo al tener los créditos en mora.
La cartera vencida.
Entendida como la parte de documentos y créditos que no han sido
pagados a la fecha de su vencimiento.
El 45% de las empresas tienen el problema de cartera vencida, siendo
en su mayoría micro empresas y en segundo medianas y pequeñas
empresas. Aunque en las organizaciones grandes también se
presentan estos problemas, el efecto que tiene en la micro empresa
es mayor dado que no tiene el respaldo económico para resolver en
el corto plazo la falta de liquidez.
Evidentemente el problema de cartera surge cuando principalmente
una empresa ofrece créditos a sus clientes sin el análisis adecuado de
sus políticas de créditos o la falta de control y vigilancia de la cartera
Cartera vigente
Cartera vigente. Es una cuenta que pertenece a las operaciones
activas que un banco realiza, concediendo créditos en distintas
modalidades de préstamos. La cuenta especifica que contabiliza
todos los créditos otorgados con garantías documentarias se titula
Documentos descontados, el documento que generalmente se utiliza
en esta modalidad de préstamo es la letra de cambio.
Al apropiar la cuenta específica Documentos descontados, nos
referirnos a operaciones en donde se descuentan por anticipado los
intereses que deberían devengarse durante el periodo o plazo de
utilización del capital que el banco otorgo en calidad de préstamo.
También se puede decir que es el importe líquido de préstamos
desembolsados sobre documentos endosados por el cliente y
descontados por la entidad bancaria.
10. Cobranza
proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago
en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la
cancelación de una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la
misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un área dedicada
especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra
institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los
montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se
hace presente en los domicilios identificados para el abono del monto
estipulado.
A efectos de evitar actos de corrupción y entendimiento entre los
clientes y las personas destinadas a cobrar dinero de la empresa, es
recomendable que estás últimas sean rotadas. En efecto, algunos
vicios en este sentido pueden llevar a una consecuencia indeseable
para la organización. Es por ello que también se necesita que las
personas dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades
referidas a la honestidad y la integridad. Además, el cobrador debe
llegar a tener una llegada al cliente que le permita con seguridad
realizar el cobro de la forma más rápida posible.
11. Estado de mora
La "mora" consiste en el retraso, dilación o tardanza en el
cumplimiento de la obligación, por lo común, la de pagar una cantidad
económica, líquida y vencida. No obstante, en sentido más concreto,
se identifica con el retardo culpable, que da lugar a la
correspondiente indemnización, pero que no impide la posibilidad del
cumplimiento tardío de la obligación.
12. Altura de mora
una altura de mora superior a 30 días deben ser clasificados diferente
de A. Siguiendo esta definición, se establece el estado de default de
un crédito.
La altura de mora se utiliza para referirse a la "antigüedad de la mora".
Es decir, que, si una cuenta presenta una mora de más de 90 días, se
dice que su altura de mora es de más de 90 días.
13.
Cobranza preventiva
Cobranza preventiva es un tipo de gestión de cobranzas que se aplica
a la cartera de clientes que luego de un análisis se detecta que tienen
alto riesgo de entrar en mora, entre ellos tenemos clientes nuevos,
clientes sobre endeudados, clientes con dificultades económicas.
Este tipo de gestión generalmente se la realiza con el fin de generar
hábitos de pago en los clientes minimizando la cartera incobrable.
Al aplicar la cobranza preventiva en una cartera de clientes es
necesario que el seguimiento se lo realice desde momento en que se
generan las facturas,
La gestión preventiva se la puede desarrollar mediante el envío de
mensajes de texto, correos inclusive llamadas telefónicas, todo esto
como recordatorio por lo que es recomendable utilizar un texto y
tono suave durante la comunicación con los clientes.
La importancia de la aplicación de la cobranza preventiva a la cartera
de clientes proviene de los resultados que se obtiene en el desarrollo
de la misma dado que posibilita que se pueda detectar a tiempo
problemas que posteriormente serían los causales principales del no
pago por parte del cliente.
Los inconvenientes pueden ser en relación a la facturación,
inconformidad con el servicio o productos, reclamos no atendidos, o
muchos otros que se presentan, al ser identificados estamos en
capacidad de facilitar la ayuda necesaria o canalizarla al
departamento adecuado que brinden soluciones inmediatas lo que
permite la continuidad de la gestión de cobranza y la disminución de
cartera incobrable por estas causas.
Cobranza administrativa
Se entiende como cobranza administrativa aquella actividad que trata
la deuda sin mora o con mora temprana. Mediante un equipo de
personas especialmente capacitadas y con perfil administrativofinanciero además de contar con una inclinación muy alta de atención
al cliente y servicio, se realiza la gestión de cobranza preventiva de
manera cordial y metódica, permitiendo de esta forma generar un
vínculo con el deudor que favorece a la recaudación en tiempo o a la
detección proactiva de los problemas que pueden existir.
Asimismo, nuestra gestión se complementa y adapta a las políticas,
procedimientos y cultura empresarial de nuestros clientes,
transformándonos de esta manera, en parte del equipo de cobranzas.
Esta fase del procedimiento de cobro engloba toda la gestión de
control, seguimiento y cobranza que hay entre la emisión de la
factura, el recaudo de su valor y el resumen de la deuda. Se compone
de: Gestión y seguimiento de los pagos desde antes de su fecha de
vencimiento. Recaudo e identificación del pago
Cobro perjudico
El cobro prejurídico también se conoce como cobro extraprocesal o
persuasivo. Se trata de todas las acciones de cobro que inicia el
acreedor personalmente o por intermedio de otra persona –oficina
de cobro o abogado–, para recuperar su cartera antes de presentar
una demanda judicial ante el respectivo juez de la República, cuando
el deudor se encuentra en mora o con los plazos de pago vencidos.
Cobro jurídico
El cobro jurídico es el procedimiento que generalmente le sigue a un
cobro prejuridico o persuasivo.
En el cobro jurídico es cuando entran los abogados a formar una parte
importante, porque serán ellos los encargados de cobrar el dinero a
favor del acreedor.
Por eso una de las mejores oportunidades para el acreedor de
negociar el cobro de una deuda, es la etapa de cobro jurídico, porque
es ahí donde se tiene certeza de que en caso de que la persona no se
ponga al día con la deuda de manera inmediata, el abogado que haya
sido contratado para tal fin, dará comienzo a las actividades jurídicas
de cobro, y solicitará el pago a través de un juez.
No tiene la misma efectividad el cobro hecho directamente por el
acreedor, ya que el cliente la mayoría de las veces no lo toma en serio,
que el cobro realizado por una agencia especializada en cobranzas.
En este último caso el deudor se siente más presionado a pagar.
Cartera castigada
Este servicio tiene el objetivo de recuperar créditos castigados,
entendiendo a estos como cuentas con antigua data de morosidad.
Para ello implementamos y ejecutamos campañas efectivas de
recuperación monetaria, bien sea por la vía judicial o extrajudicial.
Estas estrategias nos permiten generar condiciones que constituyen
una oferta atractiva para el deudor, generando así en el menor
tiempo posible, efectos importantes en la línea de los estados
financieros de nuestro cliente.
14.
Provisión de cartera
La provisión de cartera es el valor que la empresa considera que no
puede recuperar, y por tanto se debe provisionar. ... Ese dinero que
no puede recuperar constituye una pérdida para las empresas y por
tanto debe aparecer en el ejercicio contable como gasto.
Métodos de provisión de cartera
Los dos métodos aceptados de provisión de cartera, para establecer
la deducción correspondiente al determinar la base gravable para el
impuesto sobre la renta, son el método individual y el método
general.
La aplicación de estos métodos en particular está basada en la
legislación tributaria colombiana. Cada país tendrá la legislación
correspondiente para su propio manejo de los métodos.
Método individual
Mediante este método la provisión de cartera queda determinada
aplicando hasta un 33 % de deducción como provisión sobre el saldo
de aquellas cuentas por cobrar que ya tengan vencidas más de un
año.
La provisión se aplica de forma individual solo a las cuentas con
vencimiento mayor a un año. Por otro lado, se permite manejar
porcentajes menores al 33 %.
Método general
En este método las provisiones de cartera se calculan para las cuentas
en general, según el tiempo que tengan vencidas, con los siguientes
porcentajes:
– Para las cuentas por cobrar que tengan un vencimiento entre tres
meses y seis meses: 5 %.
– Las cuentas por cobrar que tengan vencidas más de seis meses y
menos de un año: 10 %– Para las cuentas por cobrar con vencimiento
mayor a un año: 15 %.
15.
Habeas data
El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las
disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales
concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que
se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al
artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma.
En resumen, el presente manual establece las políticas y los
procedimientos a través de los cuales el titular de los datos
personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el
tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable
debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para
instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del
tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a
términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas
políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la
recolección y tratamiento de los datos personales
Es de aclarar este manual no aplicará ni servirá de referencia para
solicitudes de eliminación de bases de datos de archivos de
información periodística y otros contenidos editoriales, lo anterior, en
virtud del artículo segundo (2°) de la Ley 1581 de 2012 que dispuso lo
siguiente:
“El régimen de protección de datos personales que se establece en la
presente ley no será de aplicación (…) d) A las bases de datos y
archivos de información periodística y otros contenidos editoriales
(…)”.
Como puede apreciarse, esta exclusión da un tratamiento especial a
la información periodística y de contenidos editoriales de los medios
de comunicación en relación con sus datos noticiosos. Así mismo la
jurisprudencia interpretó los alcances de los contenidos sujetos al
Habeas Data, la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 de
control de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria 1581 de
2012 se pronunció al punto de la excepción mencionada en los
siguientes términos:
16. explique las calificaciones
La calificación crediticia (o credit scoring) es una metodología de
evaluación crediticia que consiste en asignar un puntaje al potencial
deudor. De esta forma, se intenta medir la solvencia del cliente.
El credit scoring se basa principalmente en el historial de préstamos
del solicitante. Dicha información es otorgada por las centrales de
riesgo, entidades que reúnen información de todos los usuarios del
sistema financiero.
Administrar la cartera
Taller
Marchelo Martínez Robles
Thalía Polo
Alberto Mass
Melissa Díaz
Silvana Herrera
Alfredo Ibáñez
2020
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