Manual Modulo de Gastos

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MODULO
GASTOS
Edición #1
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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento.
Versión
2008
Fecha de Emisión
14 / 05 / 2008
Elaboró
Anasol C. Peña
Actualizó
Saul Luna
Revisó
Noemi Ramirez
Pedro Rodríguez
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INDICE
INDICE ................................................................................................................................................ 4
I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 8
1.1 Objetivo ...................................................................................................................................... 8
II. ACCESO A INTELISIS .................................................................................................................... 8
2.1 Descripción de campos ............................................................................................................. 8
III. ESTRUCTURA DEL ERP ............................................................................................................ 10
3.1 Movimientos del módulo .......................................................................................................... 11
IV. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL ......................................................................... 12
4.1 Elementos que integran el Tablero de Control ........................................................................ 13
4.1.1 Filtros de Búsqueda .......................................................................................................... 13
4.1.2 Movimientos Realizados ................................................................................................... 13
4.1.3 Agrupación ........................................................................................................................ 13
4.1.4 Formas de Presentación ................................................................................................... 13
4.1.5 Botones de Acceso ........................................................................................................... 13
V. PANTALLA DE CAPTURA ........................................................................................................... 14
5.1 Barras de menú y herramientas .............................................................................................. 16
5.1.1 Menú Archivo .................................................................................................................... 16
5.1.2 Menú Edición .................................................................................................................... 22
5.1.3 Menú Ver ........................................................................................................................... 24
VI. MOVIMIENTOS PARA GASTOS................................................................................................. 27
6.1 Solicitud ................................................................................................................................... 33
6.1.1 Clave de afectación........................................................................................................... 33
6.1.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 33
6.1.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 33
6.1.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 34
6.2 Solicitud Rechazada ................................................................................................................ 34
6.2.1 Clave de afectación........................................................................................................... 34
6.2.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 34
6.2.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 34
6.2.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 35
6.3 Anticipo .................................................................................................................................... 35
6.3.1 Clave de afectación........................................................................................................... 35
6.3.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 35
6.3.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 35
6.3.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 36
6.4 Anticipo s/Comprobar .............................................................................................................. 37
6.4.1 Clave de afectación........................................................................................................... 37
6.4.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 37
6.4.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 38
6.4.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 38
6.5 Comprobante ........................................................................................................................... 38
6.5.1 Clave de afectación........................................................................................................... 38
6.5.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 38
6.5.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 38
6.5.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 39
6.6 Sin Comprobante ..................................................................................................................... 39
6.6.1 Clave de afectación........................................................................................................... 39
6.6.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 40
6.6.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 40
6.6.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 40
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6.7 Caja Chica ............................................................................................................................... 41
6.7.1 Clave de afectación........................................................................................................... 41
6.7.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 41
6.7.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 41
6.7.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 42
6.8 Devolución Anticipo ................................................................................................................. 43
6.8.1 Clave de afectación........................................................................................................... 43
6.8.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 43
6.8.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 43
6.8.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 44
6.9 Gasto ....................................................................................................................................... 44
6.9.1 Clave de afectación........................................................................................................... 44
6.9.2 Funcionalidad .................................................................................................................... 44
6.9.3 Pantalla de Captura .......................................................................................................... 45
6.9.4 Afectación del Movimiento ................................................................................................ 45
6.10 Gasto T/Crédito ..................................................................................................................... 46
6.10.1 Clave de afectación......................................................................................................... 46
6.10.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 46
6.10.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 46
6.10.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 47
6.11 Gastos Prorrateados.............................................................................................................. 48
6.11.1 Clave de afectación......................................................................................................... 48
6.11.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 48
6.11.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 48
6.11.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 49
6.12 Comp. Prorrateado ................................................................................................................ 49
6.12.1 Clave de afectación......................................................................................................... 49
6.12.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 49
6.12.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 49
6.12.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 51
6.13 Gasto Recurrente .................................................................................................................. 51
6.13.1 Clave de afectación......................................................................................................... 51
6.13.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 51
6.13.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 51
6.13.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 54
6.14 Otros Ingresos ....................................................................................................................... 54
6.14.1 Clave de afectación......................................................................................................... 54
6.14.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 54
6.14.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 54
6.14.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 55
6.15. Devolución Gasto ................................................................................................................. 55
6.15.1 Clave de afectación......................................................................................................... 55
6.15.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 55
6.15.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 55
6.15.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 56
6.16 Dev. Comprobante................................................................................................................. 56
6.16.1 Clave de afectación......................................................................................................... 56
6.16.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 57
6.16.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 57
6.16.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 57
6.17. Dev. Prorrateada .................................................................................................................. 57
6.17.1 Clave de afectación......................................................................................................... 57
6.17.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 58
6.17.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 58
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6.17.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 58
6.18 Depreciación .......................................................................................................................... 59
6.18.1 Clave de afectación......................................................................................................... 59
6.18.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 59
6.18.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 59
6.18.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 59
6.19 Provisión ................................................................................................................................ 59
6.19.1 Clave de afectación......................................................................................................... 59
6.19.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 59
6.19.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 60
6.19.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 60
6.20 Cargo Bancario ...................................................................................................................... 61
6.20.1 Clave de afectación......................................................................................................... 61
6.20.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 61
6.20.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 61
6.20.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 62
6.21 Abono Bancario ..................................................................................................................... 62
6.21.1 Clave de afectación......................................................................................................... 62
6.21.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 62
6.21.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 62
6.21.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 63
6.22 Presupuesto ........................................................................................................................... 63
6.22.1 Clave de afectación......................................................................................................... 63
6.22.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 63
6.22.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 63
6.22.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 64
6.23 Presup. Prorrateado .............................................................................................................. 64
6.23.1 Clave de afectación......................................................................................................... 64
6.23.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 64
6.23.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 64
6.23.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 64
6.24 Disminución Presup. .............................................................................................................. 65
6.24.1 Clave de afectación......................................................................................................... 65
6.24.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 65
6.24.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 65
6.24.4Afectación del Movimiento ............................................................................................... 65
6.25 Estadística ............................................................................................................................. 66
6.25.1 Clave de afectación......................................................................................................... 66
6.25.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 66
6.25.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 66
6.25.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 66
6.26 Contrato ................................................................................................................................. 66
6.26.1 Clave de afectación......................................................................................................... 66
6.26.2 Funcionalidad .................................................................................................................. 66
6.26.3 Pantalla de Captura ........................................................................................................ 66
6.26.4 Afectación del Movimiento .............................................................................................. 69
VII. EXPLORADORES ...................................................................................................................... 70
7.1 Descripción de la ventana Explorador ..................................................................................... 70
7.1.1 Barra de Herramientas ...................................................................................................... 71
7.2 Exploradores del Módulo ......................................................................................................... 71
7.2.1 GASTOS ........................................................................................................................... 71
7.2.2 GASTOS DETALLE (FILTRO CLASIFICACIONES) ........................................................ 72
7.2.3 GASTOS DETALLE (FILTRO CONCEPTOS) .................................................................. 73
7.2.4 PENDIENTES ................................................................................................................... 74
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7.2.5 PENDIENTES DETALLES ................................................................................................ 75
VIII. REPORTES ............................................................................................................................... 76
8.1 Reportes del módulo................................................................................................................ 77
8.1.1 ACUMULADOS ................................................................................................................. 78
8.1.2 GENERAL DE MOVIMIENTOS ........................................................................................ 79
8.1.3 DIARIO DE MOVIMIENTOS ............................................................................................. 81
IX. HERRAMIENTAS ........................................................................................................................ 82
9.1 Sugerir provisiones .................................................................................................................. 83
9.2 Generar Presupuesto del Periodo ........................................................................................... 86
Anexo 1 – Flujo de los Movimientos de Gastos ................................................................................ 87
Anexo 2 – Claves de Afectación de los Movimientos de Gastos ...................................................... 91
TABLA DE IMAGENES ..................................................................................................................... 92
GLOSARIO Y SIGLAS ...................................................................................................................... 94
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MODULO GASTOS
I. INTRODUCCIÓN
Los Gastos representan los egresos que realiza la empresa por diversos conceptos relacionados
con la operación, por lo que afectan directamente a sus balances contables. Es por esto que deben
ser controlados y planeados para la correcta toma de decisiones.
Este módulo, sirve como un control para asegurar el buen manejo de los mismos, ya que permite
manejar funciones como anticipos, gastos diversos, gastos recurrentes, etc.
1.1 Objetivo
Proporcionar un control de todos los gastos generados en la empresa, a través de la captura de
información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para un mejor manejo del
dinero.
II. ACCESO A INTELISIS
Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.
En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos.
2.1 Descripción de campos
•
USUARIO:
Registre el nombre de usuario correspondiente.
•
CONTRASEÑA:
Ingrese la contraseña
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Imagen 1 – Icono Intelisis.
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MODULO GASTOS
Imagen 2 – Acceso Intelisis.
USUARIO
CONTRASEÑA
DEMO
DEMO
NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador
del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.
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•
EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente
Imagen 3 – Selección de empresa.
•
SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.
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MODULO GASTOS
Imagen 4 – Selección de sucursal.
Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intelisis.
III. ESTRUCTURA DEL ERP
Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis.
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Presione el botón
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MODULO GASTOS
La estructura del ERP está dada por Menús, Módulos y Movimientos.
3.1 Movimientos del módulo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Abono Bancario
Anticipo
Anticipo s/Comprobar
Caja Chica
Cargo Bancario
Comp. Prorrateado
Comprobante
Contrato
Depreciación
Dev. Comprobante
Dev. Prorrateada
Devolución Anticipo
Devolución Gasto
Disminución Presup.
Estadística
Gasto
Gasto Prorrateado
Gasto Recurrente
Gasto T/Crédito
Otros Ingresos
Presup. Prorrateado
Presupuesto
Provisión
Sin Comprobante
Solicitud
Solicitud Rechazada
Movimientos
Del
Módulo
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Imagen 7 – Movimientos Módulo Gastos.
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MODULO GASTOS
IV. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL
1. Para acceder al tablero de control ir a:
Menú Principal /Procesos / Módulo de Sistema
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2. Se abrirá el tablero de control.
Imagen 8 – Tablero de Control Gastos.
Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de
Control.
NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo.
La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo
al cual pertenece el tablero de control.
Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han
ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el
tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales
ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una
vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.
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MODULO GASTOS
4.1 Elementos que integran el Tablero de Control
A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero:
4.1.1 Filtros de Búsqueda.- Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o
caracteres que usted indique en esta campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en
función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.
4.1.2 Movimientos Realizados.- Además de mostrar la información de movimientos
realizados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse
sobre esta área.
4.1.3 Agrupación.- está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de
personal registrado en el sistema se crean las mismos. Los movimientos registrados (X) personal
se concentraran el la carpeta correspondiente.
Se considera al agrupador un filtro más de búsqueda de movimientos.
4.1.4 Formas de Presentación
ICONO
NOMBRE
Actualizar
Iconos grandes
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Iconos pequeños
Vista con
detalles
Crear o modificar
plantillas
DESCRIPCIÓN
Al presionar este botón se actualiza la información generada en el
sistema.
Indica al tablero generar una vista de la información en forma de
botones grandes.
Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este
icono el tablero desplegara la información en forma de botones
pequeños.
Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus
detalles en forma de lista.
Permite crear plantillas o modificar las existentes.
4.1.5 Botones de Acceso
BOTÓN
DESCRIPCIÓN
Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los
movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en
él.
Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo
movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta
por pagar de este.
Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control
automáticamente.
Permite utilizar una plantilla ya creada para la realización del movimiento.
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V. PANTALLA DE CAPTURA
1. Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta:
Imagen 9 – Ruta para el Módulo de Gastos.
2. Aparecerá el Tablero de Control, le damos clic en el botón Nuevo.
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Menú Principal /Procesos / Módulo de Gatos / Nuevo
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MODULO GASTOS
Imagen 10 – Tablero de Control.
Imagen 11 –Pantalla Principal de Gastos.
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3. La pantalla de captura de los movimientos está integrada por capetas y se divide en dos
partes, la parte de encabezado y detalle.
La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos,
introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a
las necesidades de operación.
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5.1 Barras de menú y herramientas
Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la
pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a
algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus
opciones.
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5.1.1 Menú Archivo
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Imagen 12 – Menú Archivo.
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Imagen 13 – Menú Archivo
OPCIÓN
Nuevo
Copiar
Copiar en
Meses…
TECLAS
RÁPIDAS
Ctrl +N
Shift
+
F11
DESCRIPCIÓN
Esta opción permite capturar el nuevo movimiento.
Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento nuevo, la
diferencia es que el afectarlo, el sistema le asigna un consecutivo
diferente del número original, tratándolo como un movimiento diferente.
Esta opción se utiliza para copiar aquellos movimientos generados que
de antemano sabes se repetirán el mes o meses siguientes después
de su emisión, y funciona de la siguiente manera.
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1. Una vez seleccionada está opción dentro del movimiento, se
abre la siguiente pantalla.
Imagen 14 – Copiar en Meses.
2. La ventana “copiar en meses”, establece el periodo en el cual
se sabe se repetirá el movimiento y selecciona Generar o
Generar y Afectar. Se recomienda solo presionar el botón de
generar, ya que esto le permitirá abrir el movimiento y editarlo.
Si presiona el botón de Generar y Afectar es posible que
después no pueda editar el movimiento.
3. Después de presionar en Generar es posible que se presente
una ventana para confirmar la ejecución de copiar en meses y
después se abrirá la ventana “Información” indicándole la
cantidad
de
movimientos
generados,
los
cuales
corresponderán al número de de meses existentes entre el
periodo establecido.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
18 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 15 – Información.
Abrir…
Ctrl + A
Localizar…
Shift + F3
Guardar
Cambios
Guardar
Cambios
Ctrl + G
4. Los movimientos generados solo podrán afectarse hasta que
llegue la fecha en que deberán emitirse.
Despliega el Tablero de Control para que elija el movimiento que
desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo.
Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de
búsqueda
Guarda todos lo cambios que se realizaron en la pantalla de búsqueda.
Imagen 16 – Menú Archivo
Personal
Involucrado
TECLAS
RÁPIDAS
DESCRIPCIÓN
Permite capturar el personal que está involucrado con el
movimiento.
®
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OPCIÓN
Imagen 17 – Personal Involucrado.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
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HOJA:
19 de 95
MODULO GASTOS
Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se
permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones.
Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un
movimiento.
Evaluaciones
Propiedades
Imagen 18 – Menú Archivo
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Abre el cuadro de dialogo “Imprimir” que permite editar las opciones
de configuración de la(s) impresora(s) instalada(s).
Muestra la vista previa del movimiento que tenga abierto.
Presentación
Preliminar
Plantillas
Office
Alt + F11
Ctrl + F11
Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las
aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por
Intelisis.
Formas
Anexas
Alt + F10
Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft
InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath,
guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las
plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de
uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los
formularios correspondientes al movimiento.
Imagen 19 – Plantillas de Office.
®
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Imprimir…
TECLAS
RÁPIDAS
Ctrl + P
Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona
de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura
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CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
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HOJA:
20 de 95
MODULO GASTOS
extra del sistema, pero asociada a un movimiento.
El formulario de InfoPath debe ser diseñado por el usuario a sus
necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se
haya publicado la plantilla InfoPath.
Esta opción permite enviar o recibir Datos que se encuentran en
Excel.
Excel…
Imagen 21 – Menú Archivo.
OPCIÓN
Afectar F12
Asignar
Consecutivo
TECLAS
RÁPIDAS
F12
DESCRIPCIÓN
Afecta el movimiento que se esté generando y lo cambia de estatus
automáticamente.
Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes
de afectarlo.
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Imagen 20 – Excel.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
21 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 22 – Ventana Información
Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que
han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos
afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la
opción “Cancelar”.
Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los
movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará
anteponiéndose al inicio del
automáticamente con el icono
nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del
Tablero de control.
Esta opción permite al movimiento cambiar de usuario.
Eliminar
Cancelar
Imagen 23 – Reasignar Usuario
Cerrar
Alt + F4
Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del
módulo correspondiente.
®
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Reasignar
usuario…
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FECHAS
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FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
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HOJA:
22 de 95
MODULO GASTOS
5.1.2 Menú Edición
Imagen 24 – Menú Edición.
Imagen 25 – Menú Edición.
OPCIÓN
Características
TECLAS
RÁPIDAS
Ctrl + 1
Totalizar
F8
Tareas
Ctrl + T
®
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A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:
DESCRIPCIÓN
Para observar las características es necesario revisar el Manual
de configuración del campo Características.
En los casos que un importe registrado en el encabezado de un
movimiento sea mayor que la suma de los importes desglosados
en el detalle del movimiento, haga clic en totalizar para igualar el
importe del encabezado con el importe total del detalle.
Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un
movimiento.
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FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
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HOJA:
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MODULO GASTOS
F4
Muestra la siguiente pantalla en la cual es posible anexar
información adicional, ya sea en forma de imágenes, archivos,
comentarios, mensajes e Internet.
Concepto
Express…
Ctrl + F8
Esta opción despliega la siguiente ventana de captura en la cual
se puede registrar cualquier tarea adicional involucrada con el
movimiento.
Imagen 27 – Anexos.
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Imagen 26 – Tareas.
Anexos
Imagen 28 – Concepto Express.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
24 de 95
MODULO GASTOS
5.1.3 Menú Ver
Imagen 29 – Menú Ver.
Imagen 30 – Menú Ver.
OPCIÓN
Anterior
TECLAS
RÁPIDAS
Ctrl + ,
Siguiente
Ctrl + .
Información
del Acreedor
Ctrl + I
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:
DESCRIPCIÓN
Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la
opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se
indicó la opción afectar, y de las opciones que aparecen en la
pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el
movimiento Solicitud.
Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la
opción de afectar.
Muestra en forma detallada la información que se haya registrado en
la cuenta del Acreedor. Este campo se habilita al momento de
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
25 de 95
MODULO GASTOS
seleccionar un Acreedor en el Movimiento.
Imagen 31 – Información Acreedor.
Shift +
Ctrl + I
Indica la manera como está registrada la cuenta, algunos de los datos
son: Moneda, Saldo, Saldo concluido, Por conciliar.
Imagen 32 – Información de la Cuenta.
Información
del Proyecto
Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas /
Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría,
fechas de inicio y de fin y el estatus.
®
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Información
de la Cuenta
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FECHAS
CÓDIGO:
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MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
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HOJA:
26 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 33 – Información del Proyecto.
El icono
permite incluir datos, e información referente al
movimiento que se desee anexar para ser tomada en cuenta.
Imagen 34 – Menú Ver.
OPCIÓN
TECLAS
RÁPIDAS
Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un
usuario determinado en generar un movimiento.
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Tiempos
®
DESCRIPCIÓN
Imagen 35 – Tiempos
Política
Shift + Ctrl
+O
Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se
hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de
Movimientos, Cuentas.
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FECHAS
CÓDIGO:
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MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
de
HOJA:
1
27 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 36 – Política
Posición
del
Movimiento
Muestra todo el flujo de un proceso en el cual está involucrado un
movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos
origen y/o destino generados del mismo.
Imagen 37 – Posición del Movimiento
Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto
puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se
esté ejecutando o del estatus en que se encuentre este.
A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo.
Menú Principal/ Procesos/ Gastos / Nuevo/ Seleccione el movimiento a realizar
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VI. MOVIMIENTOS PARA GASTOS
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FECHAS
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FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
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HOJA:
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MODULO GASTOS
Imagen 38 – Pantalla de Modulo de Gasto.
NOMBRE
Movimiento
Proyecto
®
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UEN
Moneda
Fecha emisión
Actividad
Acreedor/Resp
Observaciones
Clasificación
Subclasificación
Activos Fijos
Concepto
Referencia
Cantidad
Precio
Importe
DESCRIPCIÓN
Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente.
Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las
personas que se están contratando
La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a
una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de
una planeación estratégica.
Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece
automáticamente la fecha local o del Servidor.
Para un mayor control, se selecciona la tarea por la que se origina el gasto
Indica la persona física o moral implicada en el movimiento.
Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos.
Campo que permite crear un agrupador más para los movimientos.
Este campo permite crear un subagrupador para los movimientos.
Al activar esta casilla de verificación podemos utilizar el campo que liga el
movimiento con un artículo del catálogo de activo fijo.
Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento.
Detonador de un movimiento generado.
Número de artículos o unidades.
Valor en efectivo en que se estima en articulo o servicio por lo cual se esta
dispuesto a pagar para su obtención.
Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo.
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FECHAS
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MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
1
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HOJA:
29 de 95
MODULO GASTOS
% Deducible
Impuestos
Total
Espacio
Se refiere a un porcentaje del importe Total que se puede excluir del cálculo de
impuestos.
Retribución que se le otorga al estado.
Cantidad final del movimiento.
Establece el espacio asignado del producto comercializado, cuando este es un
servicio.
NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.
Imagen 39 – Pantalla Captura Comentarios.
Los campos que presenta esta pestaña son:
NOMBRE
Comentarios
®
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Carpeta Comentario
Nota
DESCRIPCIÓN
Es un mensaje o texto del cual se da una breve explicación acerca del
movimiento.
Advertencia, explicación ó comentario adicional.
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FECHAS
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MODIFICACIÓN:
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No.
REVISIÓN:
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HOJA:
30 de 95
MODULO GASTOS
Clave de empleado en detalle de gastos y sugerir costo por hora del mismo
Se podrá capturar la clave del empleado en el detalle de gastos y a su vez sugerir el costo por hora
del mismo.
Al configurar esta opción se pondrá a nivel detalle de Gastos el campo Personal, para que se
pueda capturar la clave del personal. Al anotar la clave del Personal el sistema sugiere en el
campo Precio el importe correspondiente al costo por hora de ese empleado. Debido a que esta es
una sugerencia se puede editar.
Campos extra
Será posible crear campos Extras con ayuda en captura y ciertas validaciones configurable por tipo
de Movimiento o Tipo de Contacto.
Para poder utilizar esta funcionalidad primero es necesario crear los campos extras en la
configuración y después asignarlos al contacto o al movimiento. Una vez realizados estos pasos
los campos extras se pueden capturar en el menú edición del módulo o movimiento en el cual se
hayan configurado. Si un campo no se captura y es requerido entonces el sistema mandará el
siguiente mensaje "El campo X del Grupo Y es requerido"
Si se tiene alguna validación (creada al configurar el campo extra), de acuerdo a los datos y la
validación, el sistema mandará el mensaje "Dato Incorrecto".
Al generar campos extras Intelisis de manera automática genera una vista conformada por la tabla
del modulo o contacto que se esté configurando más el campo extra generado, por ejemplo si se
configura un campo extra en el contacto cliente se crea la vista CteCamposExtra, un movimiento
del modulo de ventas, se crea la vista VentaCamposExtra.
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KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Filtro para movimientos por autorizar.
En los módulos de Ventas, Compras, Gastos, CXP y Tesorería en el Tablero de Control, el Filtro de
estatus cuenta con una opción más, llamada "(por Autorizar)", al seleccionar el filtro por esta
opción el tablero de control mostrará los movimientos que se encuentren Por Autorizar.
Cambio de moneda en movimiento Cheque.
Permite generar un movimiento Cheque en Pesos cuando la Solicitud de Cheque esta en dólares y
proviene de un Anticipo de Gastos.
La forma en que se modificó fue generando una Cuenta por Pagar del Anticipo y de la Devolución
Anticipo para que cuando se avance al pago, se pueda cambiar la moneda y así generar la
Solicitud de cheque en pesos. Para que pueda funcionar es necesario dar acceso al usuario al
Movimiento "Gasto Anticipo" y al movimiento "Gasto Dev Anticipo" en Cuentas por Pagar y
modificar la configuración del módulo de Gastos.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
31 de 95
MODULO GASTOS
Este cambio permite generar las solicitudes de cheque, depósito, egresos, ingresos, etc. mediante
el Pago del Gasto Anticipo en Cuentas por Pagar, y no de manera directa.
Cuando se realiza un Anticipo en el módulo Gastos y es afectado se genera automáticamente un
movimiento Gasto anticipo en el módulo Cuentas por Pagar, de igual forma si se realiza una
Devolución Anticipo en el módulo Gastos se genera un movimiento Gasto Dev Anticipo en el
módulo Cuentas por Pagar. En este Movimiento (Gasto Anticipo o Gasto Dev Anticipo en CXP)
puede cambiarse la moneda, logrando generar la solicitud de cheque en Pesos, no importando que
el movimiento Anticipo este en Dólares.
Asignación a diferentes usuarios del seguimiento de un movimiento.
Esta funcionalidad permite asignar a otro usuario el seguimiento de un movimiento mediante una
situación.
Al asignar la situación en la cuenta o en el movimiento que maneje situaciones, se desplegará un
campo más, en donde se podrá elegir la clave del usuario que dará seguimiento a la cuenta o al
movimiento durante la situación seleccionada.
Este dato del usuario es guardado internamente en la tabla del modulo o cuenta correspondiente
con el nombre de Situación usuario
En el tablero de control de los módulos, existe un cambio, el propietario del movimiento podrá
seguir viendo sus movimientos, pero por otro lado si estos mismos movimientos están asignados a
otro usuario, estos mismos podrán ser vistos en su tablero de control en tanto la situación les siga
perteneciendo.
Icono de Tareas en todos los módulos.
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KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Se pueden asignar tareas deseadas a todos los movimientos.
Si se selecciona el icono
en la pantalla Tareas, será posible configurar el estado de la
tarea del movimiento, así como el porcentaje de avance de la misma, fecha de inicio, vencimiento y
fecha estimada. Además se creó un nuevo icono con nombre “Completar Selección” el cual al
seleccionar una tarea que no esté completa, cambiará el estado de la tarea por el de completo.
Gasto prorrateado para diferir un gasto.
Este movimiento se utiliza para amortizar un Gasto dentro del Sistema, por ejemplo interés de
factoraje pagado por anticipado por los próximos 90 días.
Para realizar esta funcionalidad es necesario crear un Gasto por Diferir (cargo al activo) y que
genera una Cuenta por Pagar.
Nota: En todos los casos se debe de programar las pólizas por amortizar.
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MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
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No.
REVISIÓN:
de
HOJA:
1
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MODULO GASTOS
1. Utilizar el movimiento Gasto Prorrateado ó Gasto Diferido, si no existe habrá que darlo de
alta con la clave de afectación GAS.GP.
en las rutas de la 3 a la
2. Dar el acceso seleccionando el movimiento y presionando
5 al usuario correspondiente.
3. Al abrir el movimiento Gasto Prorrateado y especificar en el detalle el o los conceptos del
gasto, en la Ruta 7 el menú aparece en la ventana Tabla Prorrateo se activa un nuevo
botón llamado "Prorrateo por Fechas".
4. Al dar clic en esta opción
aparece una forma previa en la que se
solicitará que se ingresen los siguientes datos:
CAMPO
De la fecha
A la fecha
Importe
Método Prorrateo
INFORMACIÓN
Seleccionar la fecha inicial en la que se desea diferir el gasto.
Seleccionar la fecha final en la que se desea diferir el gasto.
Ingresar la cantidad correspondiente del Importe total a diferir.
Seleccionar el Método de Prorrateo (“Mensual” ó bien “Proporcional al
día”)
Si se elige Mensual la diferencia será el importe entre el numero de meses considerados en las
fechas especificadas, incluyendo el mes en el que se está afectando el gasto. Si se elige
Proporcional al día el diferí-miento será el importe entre los números de días totales de las fechas
especificadas y este lo multiplicara por los días del mes correspondientes.
Ejemplo de los 2 Métodos de Diferí-miento del Gasto:
Si se realiza un gasto del 20 de Diciembre del 2004 al 31 de Marzo del 2005, para un importe de
$1000.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
a) MENSUAL: El diferido será:
Prorrateo Diferido =
Importe Total 1000
=
= $250.00
# de meses
4
Prorrateo Diferido = $250.00 por cada mes
Lo que implica que del Gasto Prorrateado se generen 4 Gastos con el mismo importe en sus
respectivas fechas.
b) PROPORCIONAL POR DIA.- El Prorrateo se genera de la siguiente manera:
Movimiento
Gasto1
Gasto2
Fecha
Porcentaje
20Dic04
01Ene05
11.76 %
30.39 %
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Días en los que se
Prorrateo/Mes
12 días
31 días
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Importe del Gasto
Generado
$117.65
$303.92
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
33 de 95
MODULO GASTOS
Gasto3
Gasto4
01Feb05
01Mar05
Totales
27.45 %
30.39 %
100 %
28 días
31 días
102 días
$274.51
$303.92
$1,000.00
De igual forma también se generan 4 Gastos pero el importe es diferente dependiendo el número
de días con los que cuenta el mes que le corresponde.
5. Para ambos Métodos al afectar el Gasto Diferido, se genera su respectiva Cuenta por
Pagar por el Importe total, más aparte se generan los n Gastos correspondientes
necesarios para ser diferidos en determinado tiempo, sin generarse la Cuenta por Pagar
para estos Gastos.
6.1 Solicitud
6.1.1 Clave de afectación
GAS.S
6.1.2 Funcionalidad
El movimiento solicitud se hace o ejerce para solicitar un gasto. Es un documento que se necesita
para pedir una cantidad de dinero y generar un Gasto.
6.1.3 Pantalla de Captura
CAMPO
Fecha
Requerida
Prioridad
NIVEL
Encabezado
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente
para la entrega del producto comercializado.
Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal o
baja).
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema hasta
llegar a una solución.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
34 de 95
MODULO GASTOS
6.1.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente.
Al afectar nuevamente el movimiento aparece una pantalla donde se puede seleccionar el nuevo
movimiento a generar en el flujo. Seleccione el deseado, y de manera automática aparecerá el
nuevo movimiento generado en el Tablero de Control son estatus Sin Afectar.
Imagen 40 – Solicitud - Movimiento a generar.
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KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Hasta que el nuevo movimiento no haya sido concluido la Solicitud no pasará de estatus Pendiente
a Concluido. Una vez en este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel
detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.2 Solicitud Rechazada
6.2.1 Clave de afectación
GAS.SR
6.2.2 Funcionalidad
Este movimiento se genera como un movimiento nuevo con la función de rechazar una solicitud de
cheque que se halla generado con el movimiento Solicitud.
6.2.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
35 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Importe
Antecedente
NIVEL
Encabezado
Encabezado
Múltiple
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Indica la cantidad en dinero de la solicitud que se desea cancelar.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de una
solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número consecutivo
lo da de forma automática al seleccionar el movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se puede
completar con la ventana de Gastos Pendientes del Acreedor.
6.2.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Una vez en este estatus es posible editar
los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
Es importante recordar que al concluir este movimiento la Solicitud pasará de estatus Pendiente a
Concluido.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.3 Anticipo
6.3.1 Clave de afectación
®
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GAS.A
6.3.2 Funcionalidad
El movimiento Anticipo se puede utilizar para asignar una cantidad de dinero a un Acreedor,
Deudor, Responsable, etc. y mediante él controlar la comprobación del mismo por un importe igual,
mayor o menor.
6.3.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
NIVEL
DESCRIPCIÓN
Fecha
Encabezado Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente
para la entrega del producto comercializado.
Requerida
Cuenta
Encabezado Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Forma Pago
Encabezado Selecciona la forma de pago a utilizar.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
36 de 95
MODULO GASTOS
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Detalle
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema hasta
llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de una
solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se puede
completar con la ventana de Gastos Pendientes del Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Imagen 41 – Gastos Pendientes del Acreedor.
6.3.4 Afectación del Movimiento
Al afectarse el movimiento Anticipo se genera una Solicitud de Cheque automáticamente en
Tesorería.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Mediante la ventana de Gastos Pendientes del Acreedor se pueden identificar otros movimientos
del acreedor para referenciarlos en este movimiento.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
37 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 42 – Aviso generación Solicitud Cheque.
El movimiento queda en estatus Pendiente y al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente
cuadro en el cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p.
ej. Comprobante o Sin Comprobante).
Imagen 43 – Concluir movimiento Anticipo.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Tanto en estatus Pendiente como Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a
nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Condición, Vencimiento, Clasificación, Subclasificación.
6.4 Anticipo s/Comprobar
6.4.1 Clave de afectación
GAS.ASC
6.4.2 Funcionalidad
Anticipo sin Comprobar es un movimiento que se realiza para poder concluir un Anticipo en estatus
Pendiente cuando no se cuenta con comprobantes (Notas, Facturas, Remisiones, etc.) para
justificar el gasto.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
38 de 95
MODULO GASTOS
Sirve como control de un anticipo de gasto, pero donde no existe comprobante, sino un
antecedente de captura que es un Anticipo.
6.4.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Importe
Forma Pago
Cuenta
NIVEL
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Define el importe del movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
6.4.4 Afectación del Movimiento
6.5 Comprobante
6.5.1 Clave de afectación
GAS.C
6.5.2 Funcionalidad
Es un movimiento que se utiliza, cuando de un movimiento de Solicitud ó Anticipo, se justifica un
gasto a través de comprobantes (Notas, Facturas, Remisiones, etc.).
6.5.3 Pantalla de Captura
®
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Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, en el menú Edición / Campos
se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Clasificación.
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
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FECHAS
CÓDIGO:
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MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
39 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Cuenta
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
6.5.4 Afectación del Movimiento
®
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En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Egreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Cheque a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.6 Sin Comprobante
6.6.1 Clave de afectación
GAS.C
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
40 de 95
MODULO GASTOS
6.6.2 Funcionalidad
La función de este movimiento es concluir un gasto o justificarlo sin la necesidad de tener que
registrar comprobantes.
6.6.3 Pantalla de Captura
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Antecedente
Encabezado
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
6.6.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido.
En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Egreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Cheque a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado.
En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
41 de 95
MODULO GASTOS
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.7 Caja Chica
6.7.1 Clave de afectación
GAS.CCH
6.7.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza cuando se desea registrar un movimiento de salida de dinero tanto de
una cuenta bancaria, como de una de caja, pero que son propiamente de la Caja Chica de la
Empresa.
También se usa en las empresas para solventar de forma inmediata necesidades de algún insumo
que pueda pagarse en efectivo. Una característica adicional es que a éste movimiento se le puede
asignar acreedores a nivel detalle, y sirve como comprobación de tarjeta, donde los acreedores son
diversos para cada concepto de gastos realizado.
6.7.3 Pantalla de Captura
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Cuenta
Encabezado
Encabezado
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
42 de 95
MODULO GASTOS
Retenciones
Encabezado
Fecha
Establecimiento
Detalle
Detalle
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Se utiliza para especificar el acreedor correspondiente al que
se le tenga que realizar un pago.
NOTA: Es importante aclarar que en el encabezado de esta pantalla existe un campo llamado Acreedor. Este campo no
determina el acreedor del movimiento, ya que este se específica en el campo Establecimiento del detalle del movimiento,
permitiendo ingresar diferentes acreedores en un mismo movimiento.
Sin embargo el sistema marca Acreedor como campo requerido, para solucionar esto se
recomienda dar de alta un Acreedor llamado Caja Chica y utilizarlo en el encabezado de este
movimiento, para que a nivel detalle se especifique el Acreedor responsable de cada concepto.
6.7.4 Afectación del Movimiento
Imagen 44 – Aviso generación Egreso.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Cheque a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado,
por esta razón se recomienda crear el acreedor diverso Caja Chica y poner como beneficiario a la
persona que maneja la caja para que pueda efectuar el cobro del cheque sin problemas y después
le entregue el efectivo al verdadero beneficiario.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Egreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
43 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 45 – Aviso generación Solicitud Cheque.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.8 Devolución Anticipo
6.8.1 Clave de afectación
GAS.DA
6.8.2 Funcionalidad
®
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Es un movimiento que se realiza una vez que un Anticipo con estatus Pendiente es devuelto por la
totalidad ó por una parte del importe.
6.8.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Importe
Antecedente
Encabezado
Encabezado
Encabezado
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Muestra el importe del anticipo a devolver.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
44 de 95
MODULO GASTOS
Múltiple
Encabezado
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
6.8.4 Afectación del Movimiento
En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Ingreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Depósito a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado.
Imagen 46 – Aviso generación Solicitud Depósito.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
6.9 Gasto
6.9.1 Clave de afectación
GAS.G
6.9.2 Funcionalidad
Es un movimiento que se realiza una vez que una solicitud ha sido aceptada, o bien, cuando se
requiere realizar el gasto al momento.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
45 de 95
MODULO GASTOS
6.9.3 Pantalla de Captura
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
6.9.4 Afectación del Movimiento
Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un Gasto en
Cuentas por Pagar.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
46 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 47 – Posición del movimiento Gasto.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.10 Gasto T/Crédito
6.10.1 Clave de afectación
GAS.GTC
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.10.2 Funcionalidad
Sirve para registrar un gasto que fue pagado con tarjeta de crédito, el sistema hace diferencia entre
los gastos que se pagan con cheque y los que se pagan con tarjeta de crédito ya que con la tarjeta
el pago se hace a un tercero y no directamente al acreedor al que se le está pagando el gasto.
6.10.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Encabezado
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
V000
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
47 de 95
MODULO GASTOS
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Establecimiento
Detalle
T/Crédito
Detalle
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Permite seleccionar el establecimiento donde se pagará el
gasto.
Establece la cuenta de acreedor correspondiente a la Tarjeta
de Crédito a utilizar.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
6.10.4 Afectación del Movimiento
®
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Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un Gasto en
Cuentas por Pagar.
Imagen 48 – Posición del movimiento Gasto T/Crédito.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
48 de 95
MODULO GASTOS
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.11 Gastos Prorrateados
6.11.1 Clave de afectación
GAS.GP
6.11.2 Funcionalidad
Es el movimiento que se utiliza para prorratear un gasto contablemente entre centros de costos,
sucursales, UEN'S, etc.
6.11.3 Pantalla de Captura
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
Para realizar este movimiento es necesario ingresar a la Tabla de Prorrateo en el Menú Edición /
Tabla Prorrateo (Ctrl + D), en esta pantalla es necesario indicar el porcentaje de prorrateo.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
49 de 95
MODULO GASTOS
6.11.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, quedando este en estatus Concluido.
Imagen 49 – Posición del movimiento Gasto Prorrateado.
El movimiento genera un Gasto Prorrateado en Cuentas por Pagar y movimientos de Gastos en el
módulo de Gastos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Prorrateo.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
®
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En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.12 Comp. Prorrateado
6.12.1 Clave de afectación
GAS.CP
6.12.2 Funcionalidad
Este movimiento se utiliza para prorratear un gasto contablemente entre diferentes centros de
costos, sucursales, UEN'S, etc., es decir, se prorratea igual que el Gasto Prorrateado pero
considerando la existencia de un comprobante del gasto.
6.12.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
50 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Antecedente
Encabezado
Múltiple
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Lectura
Detalle
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Este campo es requerido cuando el movimiento proviene de
una solicitud/anticipo del cual se hará referencia. El número
consecutivo lo da de forma automática al seleccionar el
movimiento
Esta opción activa la pestaña Antecedentes que contiene los
campos Movimiento, Consecutivo, Saldo, Vencimiento y se
puede completar con la ventana de Gastos Pendientes del
Acreedor.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Indica la lectura mostrada en el comprobante.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Para la realización de este movimiento es necesario especificar las condiciones del prorrateo en la
Tabla de Prorrateo (Menú Edición / Tabla Prorrateo (Ctrl + D)).
Imagen 50 – Tabla de Prorrateo.
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13 05 06
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MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
de
1
HOJA:
51 de 95
MODULO GASTOS
6.12.4 Afectación del Movimiento
Este movimiento generará automáticamente en Tesorería una Solicitud de Cheque a nombre del
beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado y una serie de Comprobantes de
acuerdo a lo especificado en la Tabla de Prorrateo.
Imagen 51 – Posición del movimiento Comprobante Prorrateo.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.13 Gasto Recurrente
6.13.1 Clave de afectación
GAS.GR
6.13.2 Funcionalidad
Se trata de un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un
movimiento y a su vez se puede generar periódicamente de forma automática. La plantilla
generada para este tipo de gastos no genera ningún movimiento en Cuentas por Pagar.
6.13.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
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13 05 06
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
52 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Retenciones
NIVEL
Encabezado
Vigencia
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Especifica si el contrato tiene vigencia y activa los campos
Fecha Inicio y Fecha Termino.
Imagen 52 – Movimientos por Omisión.
De esta manera queda definido el flujo del movimiento.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Desde el módulo de Gastos sólo se crea la plantilla del movimiento recurrente. Antes de procesarlo
es necesario configurar el flujo del movimiento recurrente en Menú Configurar / Empresa /
<Seleccionar empresa> / Menú Edición / Movimientos por Omisión para especificar el movimiento
que generará.
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
53 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 53 – Flujo Movimientos Recurrentes.
Para generar el movimiento a afectar hay que ingresar a Menú Herramientas / Movimientos
Recurrentes y procesarlo. En esta pantalla se seleccionan los movimientos que se quieran afectar
Imagen 54 – Movimientos Recurrentes.
®
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y se oprime el botón
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
54 de 95
MODULO GASTOS
6.13.4 Afectación del Movimiento
Al afectar la plantilla generada en el módulo de Gastos queda con estatus Recurrente.
En ventana de Movimientos Recurrentes, al presionar el botón
indicando el número de movimientos generados.
aparece el siguiente mensaje
Imagen 55 – Ventana Información.
De esta manera al revisar el Tablero de Control aparece el movimiento especificado en el flujo del
movimiento recurrente, y queda generado con estatus Concluido.
6.14 Otros Ingresos
6.14.1 Clave de afectación
®
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GAS.OI
6.14.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desean
registrar entradas de dinero a la Empresa y que no son generadas por la actividad principal de la
empresa.
6.14.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Encabezado
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DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
55 de 95
MODULO GASTOS
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Detalle
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
6.14.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, quedando este en estatus Concluido.
En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Ingreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Depósito a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.15.1 Clave de afectación
GAS.DG
6.15.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna
causa es necesario generar la devolución parcial de un Gasto generado sin tener que llegar a la
cancelación.
6.15.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.15. Devolución Gasto
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V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
56 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
6.15.4 Afectación del Movimiento
Imagen 56 – Posición del movimiento Devolución Gasto.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.16 Dev. Comprobante
6.16.1 Clave de afectación
GAS.DC
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de
Devolución Gasto en Cuentas por Pagar.
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V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
57 de 95
MODULO GASTOS
6.16.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna
causa es necesario generar la devolución parcial de un Gasto generado con comprobante, sin
tener que llegar a la cancelación.
6.16.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
Forma Pago
Retenciones
Encabezado
Encabezado
Fecha
Detalle
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
6.16.4 Afectación del Movimiento
En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una
Solicitud de Depósito a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.17. Dev. Prorrateada
6.17.1 Clave de afectación
GAS.DGP
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de
donde se va a pagar el gasto, si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Ingreso en
Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido.
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V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
58 de 95
MODULO GASTOS
6.17.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna
causa es necesario generar la devolución parcial de un Gasto Prorrateado sin tener que llegar a la
cancelación. Se utiliza para prorratear la devolución del gasto contablemente entre diferentes
Sucursales, Centros de Costos, Proyectos y/o Actividades.
6.17.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Forma Pago
Encabezado Selecciona la forma de pago a utilizar.
Condición
Encabezado Define la forma de pago.
Vencimiento
Encabezado Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Retenciones
Encabezado Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Define la fecha del movimiento.
Fecha
Detalle
Para la realización de este movimiento es necesario especificar las condiciones del prorrateo en la
Tabla de Prorrateo (Menú Edición / Tabla Prorrateo (Ctrl + D)).
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.17.4 Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de
Devolución Prorrateada en Cuentas por Pagar, y un número de movimientos de Devolución Gasto
en el módulo de Gastos de acuerdo a lo definido en la Tabla de Prorrateo.
Imagen 57 – Posición del movimiento Devolución Prorrateada.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
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V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
59 de 95
MODULO GASTOS
6.18 Depreciación
6.18.1 Clave de afectación
GAS.EST
6.18.2 Funcionalidad
Se trata de un movimiento estadístico que genera el modulo de Activos Fijos y sirve para tener un
control sobre aquellos artículos que han sido depreciados.
6.18.3 Pantalla de Captura
Este movimiento no modifica los campos en la pantalla de captura.
6.18.4 Afectación del Movimiento
Al afectar el movimiento éste pasa de estatus Sin Afectar a estatus Concluido, en el cual es posible
editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos del nivel Encabezado:
Proyecto, UEN, Observaciones.
6.19 Provisión
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.19.1 Clave de afectación
GAS.P
6.19.2 Funcionalidad
En esta versión se creo un nuevo movimiento llamado "Provisión", este movimiento es útil para
registrar una Provisión de un Gasto por cualquier concepto.
Es un movimiento que se utiliza para capturar un gasto prorrateado con fecha a futuro, debido a
que no se puede procesar contablemente este queda en estatus borrador hasta que ese cumple la
fecha especificada, en la cual se convierte en un gasto.
Supóngase que aun no se tiene el comprobante o la Factura de un determinado Gasto por x
concepto y se necesita contemplar en ese momento ya el gasto, u otro caso puede ser que
normalmente ya se sabe el importe de gasto y se quiere hacer una Provisión.
Entonces la forma de poder realizar lo anterior será mediante el movimiento Provisión, en donde se
va a registrar el Concepto e importe del Gasto, quedando este movimiento Pendiente para que
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
60 de 95
MODULO GASTOS
cuando se tenga ya el Gasto en sí, se pueda avanzar la Provisión a Gasto, Comprobante, Gasto
Tarjeta de Crédito o Caja Chica.
Cabe mencionar que si se tiene Presupuesto por conceptos, la Provisión va a considerar como
ejercido del Presupuesto el importe correspondiente, y cuando la provisión se avance al gasto, el
ejercido del presupuesto se modificara de acuerdo al importe del Gasto
Por ejemplo:
Se tiene un Presupuesto para Luz de $1000
Se realiza una Provisión de $500, al consultar el Presupuesto nuevamente se puede observar que
se tiene ejercido $500.
Se avanza la Provisión a un Gasto por $600. Aparecerá mensaje de que se tiene un Excedente de
$100 al continuar con el Movimiento se menciona que se genera un Egreso.
Al consultar nuevamente el Presupuesto se observa que se tiene ejercido $600.
6.19.3 Pantalla de Captura
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Prioridad
Encabezado
Condición
Vencimiento
Encabezado
Encabezado
Retenciones
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal
o baja).
Define la forma de pago.
Periodo designado para darle seguimiento a un problema
hasta llegar a una solución.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
6.19.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente.
Al afectar nuevamente el movimiento aparece una pantalla donde se puede seleccionar el nuevo
movimiento a generar en el flujo. Seleccione el deseado, y de manera automática aparecerá el
nuevo movimiento generado en el Tablero de Control son estatus Sin Afectar.
®
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Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
61 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 58 – Provisión - Movimiento a generar.
Hasta que el nuevo movimiento no haya sido concluido la Provisión no pasará de estatus
Pendiente a Concluido. Una vez en este estatus es posible editar los campos Concepto y
Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.20 Cargo Bancario
6.20.1 Clave de afectación
GAS.CB
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.20.2 Funcionalidad
Se refiere a importes que cobra el banco ya sea por comisiones o simplemente es el concepto de
los movimientos que realiza la empresa. Este movimiento se realiza cuando una institución
bancaria o de crédito realiza un cargo (egreso) a la empresa.
Por ejemplo: El cobro de intereses, generando en Tesorería un Cargo Bancario.
6.20.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Forma Pago
Cuenta
Encabezado
Encabezado
Fecha
Detalle
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
Define la fecha del movimiento.
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13 05 06
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
de
1
HOJA:
62 de 95
MODULO GASTOS
6.20.4 Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de
Cargo Bancario en Tesorería.
Imagen 59 – Aviso generación Cargo Bancario.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.21 Abono Bancario
6.21.1 Clave de afectación
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
GAS.AB
6.21.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza cuando una institución bancaria o de crédito realiza un abono (ingreso)
a la empresa.
Por ejemplo: El pago de intereses, lo que genera un Abono Bancario en Tesorería.
6.21.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
Cuenta
Encabezado
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el
movimiento.
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
63 de 95
MODULO GASTOS
Forma Pago
Fecha
Encabezado
Detalle
Selecciona la forma de pago a utilizar.
Define la fecha del movimiento.
6.21.4 Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de
Abono Bancario en Tesorería.
Imagen 60 – Aviso generación Abono Bancario.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.22 Presupuesto
GAS.PR
6.22.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea
registrar un presupuesto de gastos por centros de costos, sucursales, UEN'S, etc.
6.22.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
6.22.1 Clave de afectación
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
V000
13 05 06
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
64 de 95
MODULO GASTOS
6.22.4 Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En este estatus es posible
editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.23 Presup. Prorrateado
6.23.1 Clave de afectación
GAS.PRP
6.23.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea
registrar un presupuesto de gastos prorrateado contablemente entre centros de costos, sucursales,
UEN'S, etc.
6.23.3 Pantalla de Captura
CAMPO
Fecha Requerida
NIVEL
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Indica la fecha en que se establece un compromiso con el
cliente para la entrega del producto comercializado.
Para realizar este movimiento es necesario ingresar a la Tabla de Prorrateo en el Menú Edición /
Tabla Prorrateo (Ctrl + D), en esta pantalla es necesario indicar el porcentaje de prorrateo.
6.23.4 Afectación del Movimiento
Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el
movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido.
El movimiento genera movimientos de Gastos en el módulo de Gastos de acuerdo a lo
especificado en la Tabla de Prorrateo.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
65 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 61 – Posición del Movimiento Presupuesto Prorrateado.
En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.24 Disminución Presup.
6.24.1 Clave de afectación
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
GAS.DPR
6.24.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea
registrar la Disminución del Presupuesto sin tener que cancelarlo.
6.24.3 Pantalla de Captura
Este movimiento no modifica los campos en la pantalla de captura.
6.24.4Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En este estatus es posible
editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
66 de 95
MODULO GASTOS
6.25 Estadística
6.25.1 Clave de afectación
GAS.EST
6.25.2 Funcionalidad
Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea
registrar un estimado de los gastos a realizar por periodo considerando los gastos fijos.
6.25.3 Pantalla de Captura
Este movimiento no modifica los campos en la pantalla de captura.
6.25.4 Afectación del Movimiento
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En este estatus es posible
editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.
6.26.1 Clave de afectación
GAS.CTO
6.26.2 Funcionalidad
Este movimiento se utiliza para registrar gastos fijos; es, en pocas palabras, una plantilla para un
gasto recurrente. Por ejemplo: la renta de servicios como televisión por cable que es un gasto fijo
mensual.
6.26.3 Pantalla de Captura
Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:
®
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6.26 Contrato
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
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13 05 06
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
67 de 95
MODULO GASTOS
CAMPO
Vigencia
NIVEL
Encabezado
Retenciones
Encabezado
Fecha Inicio
Fecha Termino
Encabezado
Encabezado
DESCRIPCIÓN
Especifica si el contrato tiene vigencia y activa los campos
Fecha Inicio y Fecha Termino.
Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos
retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos;
podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos
retenciones ISR e IVA.
Especifica la fecha de inicio del contrato.
Especifica la fecha de término del contrato.
El fólder Datos del Contrato presenta los siguientes campos:
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Imagen 62 – Pestaña Datos del Contrato.
CAMPO
Descripción
Tipo Contrato
NIVEL
Encabezado
Encabezado
Seguro
Valor
Moneda
Número Serie
Responsable
Vencimiento
Contrato
Periodicidad
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Encabezado
Desde
Hasta
Encabezado
Encabezado
Encabezado
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
DESCRIPCIÓN
Breve descripción del contrato.
Especifica el tipo de contrato. Estos se pueden configurar en
Menú Principal / Configurar / Gastos / Tipos de Contratos
Maneja información sobre seguro del contrato.
Establece el monto del contrato.
Selecciona la moneda en la que se firmó el contrato.
Permite ingresar el número de folio del contrato.
Informa sobre el responsable del contrato.
Establece la fecha de vencimiento del contrato.
Indica con que frecuencia o intervalo de tiempo se repite el
movimiento.
Identifica la fecha inicial del periodo a pagar.
Identifica la fecha final del periodo a pagar.
V000
13 05 06
F-KM-009
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
68 de 95
MODULO GASTOS
Para generar este movimiento es necesario configurar el flujo de los contratos en Menú General /
Configurar / Empresas / Edición / Movimientos por Omisión / Flujo Contratos.
Imagen 63 – Movimientos por Omisión.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En la página de Movimientos por Omisión se encuentra el botón Flujo Contratos, el cual presenta la
siguiente pantalla donde se pueden configurar las opciones para este movimiento.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
69 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 64 – Flujo Movimiento Contrato.
6.26.4 Afectación del Movimiento
Imagen 65 – Posición del Movimiento Contrato.
En estatus Concluido es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. Este movimiento genera otro
movimiento según se haya definido el flujo del movimiento Contrato.
En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN,
Observaciones.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
70 de 95
MODULO GASTOS
VII. EXPLORADORES
Los Exploradores sirven para sacar información del sistema de forma dinámica ya que incluyen
filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos
filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades.
Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con
los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios /
Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MCCONF.
Menú Principal /Exploradores / Módulo de Gastos / Seleccionar el explorador deseado
NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.
A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo.
7.1 Descripción de la ventana Explorador
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En la siguiente imagen se presentan las partes principales del un explorador, las cuales se
detallarán a continuación:
Imagen 66 – Partes del Explorador.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
71 de 95
MODULO GASTOS
7.1.1 Barra de Herramientas
A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:
BOTÓN
DESCRIPCIÓN
Permite cerrar la ventana del explorador.
Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada.
Muestra la vista preliminar del explorador.
Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel.
Muestra las propiedades del movimiento seleccionado.
Abre la ventana de Información del Acreedor.
Permite personalizar la vista del explorador.
7.2 Exploradores del Módulo
Gastos
Gastos Detalle (Filtro Clasificaciones)
Gastos Detalle (Filtro Conceptos)
Pendientes
Pendientes Detalle
7.2.1 GASTOS
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. En el filtro de árbol se
muestran todas las clasificaciones y subclasificaciones que se hayan dado de alta en el Menú
Principal / Configurar / Gastos / Clasificaciones; así de esta manera agrupa todos los movimientos,
siempre y cuando se encuentren llenos los campos Clasificación y Subclasificación de la pantalla
de captura, de otra manera aparecen bajo la carpeta (sin clasificar).
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
9
9
9
9
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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
72 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 67 – Explorador Gastos.
.
Imagen 68 – Explorador Gastos.
7.2.2 GASTOS DETALLE (FILTRO CLASIFICACIONES)
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo, sin embargo la
diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra organizado por Clasificación,
Subclasificación y Concepto, en ese orden.
Para ver las subclasificaciones y conceptos es necesario dar clic en el botón .
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Para ver las subclasificaciones es necesario dar clic en el botón
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
73 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 69 – Explorador Gastos (Filtro Clasificaciones).
7.2.3 GASTOS DETALLE (FILTRO CONCEPTOS)
Imagen 70 – Concepto Gastos.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo, sin embargo la
diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra clasificado por conceptos.
Este filtro muestra en forma de carpetas todas las clasificaciones y subclasificaciones que se hayan
dado de alta en el Menú Principal / Configurar / Conceptos / Gastos.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
74 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 71 – Explorador Gastos (Filtro Conceptos).
A partir de esta versión desde Menú Principal / Procesos / Cualquier módulo al seleccionar
cualquier movimiento y agregar un acreedor, en Menú Edición se encuentra una opción llamada
"Concepto Express", mediante la cual se puede dar de alta un concepto de Gastos con los datos
de Nombre del Concepto, Clasificación y Subclasificación. Esto es para que inmediatamente se
pueda usar en el detalle del movimiento del gasto.
Los datos referentes a %IVA, %Retención, se guardan en blanco, al campo % Deducible le asigna
el 100%, por lo que si se desea modificar estos datos, habrá que entrar a editarlos desde
Configurar / Conceptos / Gastos.
7.2.4 PENDIENTES
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo que se encuentran
con estatus pendiente y en el filtro de árbol, se muestran todas las clasificaciones y
subclasificaciones de los movimientos.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Imagen 72 – Explorador Gastos (Filtro Conceptos).
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
75 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 73 – Explorador Gastos Pendientes.
7.2.5 PENDIENTES DETALLES
Imagen 74 – Explorador Gastos Pendientes (Detalles).
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente,
sin embargo la diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra organizado por
Clasificación, Subclasificación y Concepto, en ese orden.
Para ver las subclasificaciones y conceptos es necesario dar clic en el botón .
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
76 de 95
MODULO GASTOS
VIII. REPORTES
Menú Principal / Reportes / Seleccionar Gastos / Seleccionar el módulo deseado
NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.
Los Reportes son una forma de presentación de la información de los movimientos realizados, y
que se encuentra guardada en la base de datos, como un informe delimitado por filtros.
En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea
desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será
distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado.
En cada una de las pantallas previas se encuentran los siguientes iconos:
CAMPO /
BOTÓN
DESCRIPCIÓN
Cierra la ventana.
Imprime los datos seleccionados.
Muestra una vista preliminar de la información solicitada.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre
de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la
información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los
Subtotales, Totales y Gran Totales de la información.
En la vista preliminar de los reportes aparecen los siguientes iconos para el manejo del mismo:
CAMPO /
BOTÓN
DESCRIPCIÓN
Cierra el Reporte.
Envía el reporte a impresión.
Envía la información del reporte a Excel para su tratamiento.
Asigna márgenes o recuadro a toda la información del reporte.
Guardar el reporte como documento portátil (.PDF) en la ruta que se designe.
Genera un correo electrónico y agrega el archivo del reporte (PDF) listo para que
se envíe a un destinatario.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
77 de 95
MODULO GASTOS
Muestra el reporte en formato de Acrobat (PDF).
Se va a la primera hoja del reporte.
Regresa a la hoja anterior.
Avanza a la siguiente hoja.
Se va a la última hoja del reporte.
A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo.
8.1 Reportes del módulo
Acumulados
General de Movimientos
Diario de Movimientos
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
9
9
9
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
de
HOJA:
1
78 de 95
MODULO GASTOS
8.1.1 ACUMULADOS
El reporte Acumulados desglosa el saldo acumulado (cifra total) de los movimientos realizados en
el módulo de gastos.
Este explorador muestra la siguiente ventana donde se pueden filtrar y elegir los gastos
acumulados que se desean mostrar en el reporte.
Imagen 75 – Ventana Acumulados.
DESCRIPCIÓN
Clase
Con este filtro, se puede indicar la Clasificación de Gastos de la cual se desea obtener
el reporte.
Reporte
Seleccionar como desea visualizarse el reporte:
•
Por Concepto: Muestra la información agrupado por Concepto.
•
Por Clase: Muestra la información agrupado por Clasificación.
Ejercicio
Seleccionar el Ejercicio del cual se desea obtener la información para el reporte.
Moneda
Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de gastos y que se deben
integrar en el reporte.
Título
Por omisión, aparece el título “Acumulado- Gastos”, que es el que le dará nombre al
reporte. Este nombre se puede cambiar desde este campo pero no se guarda, sólo
funciona para el momento en el que se está consultando.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
CAMPO
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
79 de 95
MODULO GASTOS
Vista preliminar:
Imagen 76 – Reporte Acumulados.
8.1.2 GENERAL DE MOVIMIENTOS
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este explorador a diferencia del anterior muestra los saldos acumulados por movimientos del
módulo, los cuales se pueden filtrar y elegir de acuerdo a los siguientes criterios:
Imagen 77 – Ventana General de Movimientos.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
80 de 95
MODULO GASTOS
DESCRIPCIÓN
Del Acreedor /
Responsable
Seleccionar al Acreedor o Proveedor desde donde se desea realizar el
reporte.
Al Acreedor /
Responsable
Seleccionar al Acreedor o Proveedor hasta donde se desea realizar el
reporte.
Categoría
Seleccionar la Categoría de Proveedores de la que se desea sacar el
reporte.
Familia
Seleccionar la Familia de Proveedores de la que se desea sacar el
reporte.
Sucursal
Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte.
UEN
Indicar el tipo de UEN que se desee consultar.
Tipo de Movimiento
Seleccionar el movimiento específico del que se desea elaborar el reporte
Moneda
Indicar el tipo de moneda en la que se realizaron los movimientos que se
desean integrar en el reporte.
Estatus
Seleccionar el estatus en el que se debe encontrar el movimiento para
elaborar el reporte.
De la Fecha
Indicar la fecha a partir de la que se desea el reporte.
A la Fecha
Indicar la fecha hasta la cual se desea el reporte
Desglosar
Indicar si se desea que los movimientos que aparecerán en el reporte
muestren a detalle los conceptos por los cuales se realizaron.
Vista preliminar:
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
CAMPO
Imagen 78 – Reporte General de Movimientos.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
81 de 95
MODULO GASTOS
8.1.3 DIARIO DE MOVIMIENTOS
Este reporte muestra los movimientos que se realizaron en el módulo con sus totales de forma
general, indicando las cuentas de dinero, formas de pago, clasificaciones y totales de los
movimientos.
Imagen 79 – Ventana Diario de Movimientos.
DESCRIPCIÓN
Del Acreedor /
Responsable:
Seleccionar al Acreedor o Proveedor desde donde se desea realizar
el reporte.
Al Acreedor /
Responsable:
Seleccionar al Acreedor o Proveedor hasta donde se desea realizar el
reporte.
Categoría:
Seleccionar la Categoría de Proveedores de la que se desea sacar el
reporte.
Familia:
Seleccionar la Familia de Proveedores de la que se desea sacar el
reporte.
Sucursal:
Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte.
UEN:
Indicar el tipo de UEN que se desee consultar.
Tipo de Movimiento:
Seleccionar el movimiento específico del que se desea elaborar el
reporte
Estatus:
Seleccionar el estatus en el que se debe encontrar el movimiento para
elaborar el reporte.
®
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CAMPO
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
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F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
No.
REVISIÓN:
14/ 05 /2008
1
de
HOJA:
82 de 95
MODULO GASTOS
De la Fecha:
Indicar la fecha a partir de la que se desea el reporte.
A la Fecha:
Indicar la fecha hasta la cual se desea el reporte
Vista preliminar:
IX. HERRAMIENTAS
Menú Principal / Herramientas / Seleccionar Gastos
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Imagen 80 – Reporte Diario de Movimientos.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
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13 05 06
F-KM-009
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
83 de 95
MODULO GASTOS
9.1 Sugerir provisiones
En Menú Principal Configurar / Conceptos / Gastos / Seleccionar Concepto en la carpeta Detalle en
la parte inferior se encuentra un chec llamado "Provisionable" y un campo en donde se debe
indicar el importe de la Provisión mensual correspondiente.
Menú Principal / Configurar / Conceptos / Gastos / Seleccionar Concepto
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Imagen 81 – Configuración de conceptos.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
84 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 82 – Configuración de conceptos.
Menú Principal / Configurar / Empresas / Edición / Configuración Módulos / Gastos
Este campo sirve para definir a partir de qué cantidad es ó ya no es provisionable un gasto.
P. ej. Si se define un Concepto que es provisionable por una cantidad de $1000 y en el campo %
Tolerancia Provisionable 10%, cuando se ejecute la herramienta, va a provisionar este concepto
siempre y cuando no tenga un acumulado (suma de Gastos, Provisiones, Caja Chica,
comprobantes concluidos del Concepto) mayor o igual a $900.00.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En Menú Principal Configurar / Empresas / Edición / Configuración Módulos / Gastos / se encuentra
el campo "% Tolerancia Provisiones:
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
85 de 95
MODULO GASTOS
Imagen 83 – Configuración del Módulo de Gastos.
Imagen 84 –Ventana Sugerir provisiones del mes.
Esta herramienta va a sugerir un movimiento Provisión en el módulo de Gastos. El importe de la
provisión sugerida será tomando en cuenta el Importe Provisionable mensual especificada en el
concepto menos lo que se tiene acumulado.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
En Herramientas / Gastos se encuentra la opción Sugerir Provisiones a la cual debe tener acceso
al usuario correspondiente, en caso de no tenerlo configúrelo en la ruta Menú principal Configurar /
Usuarios / Accesos.
Imagen 85 –Ventana Información.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
86 de 95
MODULO GASTOS
9.2 Generar Presupuesto del Periodo
Menú Principal / Herramientas / Gastos / Generar Presupuesto del Periodo
En Herramientas / Gastos se encuentra la opción Generar Propuesta del periodo a la cual debe
tener acceso al usuario correspondiente, en caso de no tenerlo configúrelo en la ruta Menú
principal Configurar / Usuarios / Accesos.
Imagen 86 –Ventana Generar Presupuesto del Periodo.
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Este Movimiento Realizara un presupuesto para un periodo determinado por el usuario, en el cual
se indicara el año de ese ejercicio y el rango del periodo.
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
87 de 95
MODULO GASTOS
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
Anexo 1 – Flujo de los Movimientos de Gastos
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
88 de 95
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
MODULO GASTOS
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
89 de 95
®
KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
MODULO GASTOS
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
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INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
90 de 95
®
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MODULO GASTOS
® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2008
V000
13 05 06
F-KM-009
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
MV-MC-GAS-2008
14/ 05 /2008
No.
REVISIÓN:
de
1
HOJA:
91 de 95
MODULO GASTOS
MOVIMIENTO
Abono Bancario
Anticipo
Anticipo s/Comprobar
Caja Chica
Cargo Bancario
Comp. Prorrateado
Comprobante
Contrato
Depreciación
Dev. Comprobante
Dev. Prorrateada
Devolución Anticipo
Devolución Gasto
Disminución Presup.
Estadística
Gasto
Gasto Prorrateado
Gasto Recurrente
Gasto T/Crédito
Otros Ingresos
Presup. Prorrateado
Presupuesto
Provisión
Sin Comprobante
Solicitud
Solicitud Rechazada
CLAVE DE AFECTACIÓN
GAS.AB
GAS.A
GAS.ASC
GAS.CCH
GAS.CB
GAS.CP
GAS.C
GAS.CTO
GAS.EST
GAS.DC
GAS.DGP
GAS.DA
GAS.DG
GAS.DPR
GAS.EST
GAS.G
GAS.GP
GAS.GR
GAS.GTC
GAS.OI
GAS.PRP
GAS.PR
GAS.P
GAS.C
GAS.S
GAS.SR
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Anexo 2 – Claves de Afectación de los Movimientos de Gastos
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MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA
INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE ULTIMA
MODIFICACIÓN:
FECHA DE EMISIÓN:
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REVISIÓN:
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de
HOJA:
92 de 95
MODULO GASTOS
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TABLA DE IMAGENES
Imagen 1 – Icono Intélisis.................................................................................................................... 8
Imagen 2 – Acceso Intélisis................................................................................................................. 9
Imagen 3 – Selección de empresa ...................................................................................................... 9
Imagen 4 – Selección de sucursal .................................................................................................... 10
Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intélisis ................................................................................................ 10
Imagen 6 – Pantalla Principal Intélisis .............................................................................................. 10
Imagen 7 – Movimientos Módulo Gastos .......................................................................................... 11
Imagen 8 – Tablero de Control Gastos ............................................................................................. 12
Imagen 9 – Ruta para el Módulo de Gastos ..................................................................................... 14
Imagen 10 – Tablero de Control........................................................................................................ 15
Imagen 11 –Pantalla Principal de Gastos ......................................................................................... 15
Imagen 12 – Menú Archivo ............................................................................................................... 16
Imagen 13 – Menú Archivo ............................................................................................................... 17
Imagen 14 – Copiar en Meses .......................................................................................................... 17
Imagen 15 – Información................................................................................................................... 18
Imagen 16 – Menú Archivo ............................................................................................................... 18
Imagen 17 – Personal Involucrado ................................................................................................... 18
Imagen 18 – Menú Archivo ............................................................................................................... 19
Imagen 19 – Plantillas de Office........................................................................................................ 19
Imagen 20 – Excel ............................................................................................................................. 20
Imagen 21 – Menú Archivo ............................................................................................................... 20
Imagen 22 – Ventana Información .................................................................................................... 21
Imagen 23 – Reasignar Usuario........................................................................................................ 21
Imagen 24 – Menú Edición................................................................................................................ 22
Imagen 25 – Menú Edición................................................................................................................ 22
Imagen 26 – Tareas .......................................................................................................................... 23
Imagen 27 – Anexos ......................................................................................................................... 23
Imagen 28 – Concepto Express ........................................................................................................ 23
Imagen 29 – Menú Ver ...................................................................................................................... 24
Imagen 30 – Menú Ver ...................................................................................................................... 24
Imagen 31 – Información Acreedor ................................................................................................... 25
Imagen 32 – Información de la Cuenta ............................................................................................. 25
Imagen 33 – Información del Proyecto ............................................................................................. 26
Imagen 34 – Menú Ver ...................................................................................................................... 26
Imagen 35 – Tiempos ........................................................................................................................ 26
Imagen 36 – Política .......................................................................................................................... 27
Imagen 37 – Posición del Movimiento .............................................................................................. 27
Imagen 38 – Pantalla de Modulo de Gasto ....................................................................................... 28
Imagen 39 – Pantalla Captura Comentarios ..................................................................................... 29
Imagen 40 – Solicitud - Movimiento a generar.................................................................................. 34
Imagen 41 – Gastos Pendientes del Acreedor ................................................................................. 36
Imagen 42 – Aviso generación Solicitud Cheque ............................................................................. 37
Imagen 43 – Concluir movimiento Anticipo ....................................................................................... 37
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de
HOJA:
93 de 95
Imagen 44 – Aviso generación Egreso ............................................................................................. 42
Imagen 45 – Aviso generación Solicitud Cheque ............................................................................. 43
Imagen 46 – Aviso generación Solicitud Depósito ............................................................................ 44
Imagen 47 – Posición del movimiento Gasto .................................................................................... 46
Imagen 48 – Posición del movimiento Gasto T/Crédito .................................................................... 47
Imagen 49 – Posición del movimiento Gasto Prorrateado ................................................................ 49
Imagen 50 – Tabla de Prorrateo ....................................................................................................... 50
Imagen 51 – Posición del movimiento Comprobante Prorrateo ....................................................... 51
Imagen 52 – Movimientos por Omisión ............................................................................................. 52
Imagen 53 – Flujo Movimientos Recurrentes.................................................................................... 53
Imagen 54 – Movimientos Recurrentes ............................................................................................ 53
Imagen 55 – Ventana Información .................................................................................................... 54
Imagen 56 – Posición del movimiento Devolución Gasto ................................................................. 56
Imagen 57 – Posición del movimiento Devolución Prorrateada ....................................................... 58
Imagen 58 – Provisión - Movimiento a generar ............................................................................... 61
Imagen 59 – Aviso generación Cargo Bancario................................................................................ 62
Imagen 60 – Aviso generación Abono Bancario ............................................................................... 63
Imagen 61 – Posición del Movimiento Presupuesto Prorrateado ..................................................... 65
Imagen 62 – Pestaña Datos del Contrato ......................................................................................... 67
Imagen 63 – Movimientos por Omisión ............................................................................................. 68
Imagen 64 – Flujo Movimiento Contrato ........................................................................................... 69
Imagen 65 – Posición del Movimiento Contrato................................................................................ 69
Imagen 66 – Partes del Explorador ................................................................................................... 70
Imagen 67 – Explorador Gastos........................................................................................................ 72
Imagen 68 – Explorador Gastos........................................................................................................ 72
Imagen 69 – Explorador Gastos (Filtro Clasificaciones) ................................................................... 73
Imagen 70 – Concepto Gastos.......................................................................................................... 73
Imagen 71 – Explorador Gastos (Filtro Conceptos) .......................................................................... 74
Imagen 72 – Explorador Gastos (Filtro Conceptos) .......................................................................... 74
Imagen 73 – Explorador Gastos Pendientes .................................................................................... 75
Imagen 74 – Explorador Gastos Pendientes (Detalles) .................................................................... 75
Imagen 75 – Ventana Acumulados ................................................................................................... 78
Imagen 76 – Reporte Acumulados .................................................................................................... 79
Imagen 77 – Ventana General de Movimientos ................................................................................ 79
Imagen 78 – Reporte General de Movimientos ................................................................................ 80
Imagen 79 – Ventana Diario de Movimientos ................................................................................... 81
Imagen 80 – Reporte Diario de Movimientos .................................................................................... 82
Imagen 81 – Configuración de conceptos......................................................................................... 83
Imagen 82 – Configuración de conceptos......................................................................................... 84
Imagen 83 – Configuración del Módulo de Gastos ........................................................................... 85
Imagen 84 –Ventana Sugerir provisiones del mes ........................................................................... 85
Imagen 85 –Ventana Información ..................................................................................................... 85
Imagen 86 –Ventana Generar Presupuesto del Periodo .................................................................. 86
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MODULO GASTOS
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HOJA:
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94 de 95
MODULO GASTOS
GLOSARIO Y SIGLAS
CONCEPTO
Acreedor
Individuo que tiene derecho a que se le satisfaga una deuda.
Activo Fijo
Conjunto de bienes o derechos de los que es titular la empresa, y
que se espera que permanezca en su estructura productiva un
periodo de tiempo superior al ejercicio económico. Es ejemplo de
Activo fijo, el Inmovilizado de la empresa.
Es el consumo de bienes y de servicios efectuados para lograr la
venta de productos, mercaderías o servicios.
Pérdida de valor de una cosa por el simple hecho de su uso cotidiano
o del paso del tiempo.
Que debe, o está obligado a satisfacer una deuda. Dicho de una
cuenta: Que en su debe hay que anotar una cantidad.
Disminución del patrimonio en virtud de gastos o pérdidas, sin que
haya necesidad de una salida material.
Representación de una sucesión de hechos u operaciones en un
sistema.
Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga,
mientras no tenga la consideración de activo.
Según el Código Fiscal de la Federación, son las prestaciones en
dinero o en especie que el Estado fija unilateralmente y con carácter
de obligatorio a todos aquellos individuos cuya situación coincida con
la marcada por la Ley.
Impuesto sobre la Renta; Tributación progresiva sobre las utilidades.
Costo
Depreciación
Deudor
Egreso
Flujo
Gasto
Impuesto
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ISR
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SIGNIFICADO
IVA
Ingreso
Institución Bancaria
Presupuesto
Prorrateo
Provisiones
Impuesto al Valor Agregado; Tributación sobre el valor agregado que
se da a un producto a servicio.
Significa un aumento al patrimonio por ganancia o producto.
Conjunto de instituciones financieras privadas que tienen como
función principal la recepción de depósitos y el desembolso de
préstamos a corto plazo.
Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas
de una corporación. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a
los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.
Cuota proporcional que toca a uno de lo que se reparte entre varios.
Surgen como consecuencia de cargos ciertos de cálculo exacto, que
deben gravitar en los resultados del ejercicio, pero no constituyen
obligaciones exigibles a la fecha del balance. Las características son:
son la contrapartida de resultados negativos ciertos, se encuentran
devengados en el período. Se distinguen de las deudas, en que éstas
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FECHA DE EMISIÓN:
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No.
REVISIÓN:
1
de
HOJA:
95 de 95
MODULO GASTOS
Retención
Responsable
Saldo
Cantidad positiva o negativa que resulta de una cuenta. Pago o
finiquito de deuda u obligación. Es la diferencia de las sumas de lo
anotado en el Debe con las sumas de lo anotado en el Haber.
Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a
dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. De
acuerdo a criterios de una planeación estratégica.
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UEN
son obligaciones ciertas presentas y las provisiones son obligaciones
ciertas futuras.
Parte o totalidad retenida de un sueldo, salario u otro haber.
Descuento que se practica sobre un pago para la satisfacción de una
deuda tributaria.
Obligado a responder de algo o por alguien.
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