UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDC-012 VERSIÓN: 05 EMISIÓN: 15/07/2019 MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha de Actualización del contenido 02/10/2019 NOMBRE DEL PROCESO: Seguimiento y Control RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Unidad de Control Interno OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar, por medio de evaluaciones, seguimientos y acompañamientos, el cumplimiento oportuno y eficiente de la normatividad vigente en la Insitución. ALCANCE: Este proceso aplica para todos los proceso de la Institución e incluye las actividades de valoración del riesgo, acompañamiento y asesorias, evaluación y segumiento, fomento a la cultura de control y relaciones con Entes Externos. INSUMO (ENTRADA) PROVEEDOR Plan de Desarrollo Planes Operativos Anuales de los procesos Proceso Planeación Institucional Planes de Mejoramiento de los procesos Procesos del SIGEC Informes de Auditorias Internas y Externas Proceso de Seguimiento y Control ICONTEC Organos de Control Peticiones, Reclamos, Sugerencias y Denuncias Proceso de Gestión de la Calidad Normatividad interna y externa aplicable Ministerio de Educación Nacional Ministerio del Trabajo Organos de Control (Contralorias, Contaduria, etc) Departamento Administrativo de la Función Publica. Diagnostico del contexto de la Institución Planeación Institucional Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Proceso de Seguimiento y Control Mapa de Riesgos de los procesos Procesos del SIGEC Riesgos referidos del contexto de la Institución Planeación Institucional Seguimiento y Control Plan Operativo Anual del proceso de Seguimiento y Control Proceso de Seguimiento y Control Plan Operativo Anual de los procesos del SIGEC Proceso Planeación Institucional Programa Anual de Auditoria Proceso de Seguimiento y Control Planes de Mejoramiento de los procesos Procesos del SIGEC Planes de mejoramiento producto de la autoevaluación de los programas académicos Planes de mejoramiento producto de las recomendaciones de acreditación Institucional Servicios no conformes de los procesos ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO (SALIDA) CLIENTE/USUARIO Plan Operativo Anual del proceso de Seguimiento y Control PLANEAR Planificar las actividades del proceso de seguimiento y Control. Líder Proceso Seguimiento y Control Procesos del SIGEC Equipo de mejoramiento Seguimiento y Control Programa Anual de Auditoria Informe Seguimiento al SIGEC Comité de acreditación y curridulo de los programas Comité de Acreditación Institucional Procesos Misionales y Gestión del Bienestar Institucional Informes de Auditorias Internas y Externas Proceso de Seguimiento y Control ICONTEC Organos de Control Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo Gestión de la Calidad Requerimientos de los Organos de Control Contraloria General de la Republica y del Departamento de Córdoba Contaduria General de la Nación Procuraduria General de la Nación Consolidado de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras Valorar los Riesgos Institucionales Actas de Acompañamiento e Inspección Prestar asesorias y acompañamiento Realizar evaluación y seguimiento a los procesos Institucionales HACER Líder Proceso Seguimiento y Control Fomentar la cultura de control Controlar la respuesta de los requerimientos de los Entes Externos Seguimiento a Planes de Mejoramiento que se generan en la Institución Equipo de mejoramiento Seguimiento y Control Seguimiento a los compromisos del Comité Directivo Listas de Asistencias de Asesorias Informes de Auditorias Informe a los requerimientos de los Entes Externos Informe de Avance Plan de Mejoramiento con entes Externos Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC asegúrese que ésta es la versión vigente Procesos del SIGEC Rector Organos de control UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA CÓDIGO: FGDC-012 VERSIÓN: 05 EMISIÓN: 15/07/2019 MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Fecha de Actualización del contenido Informe Seguimiento al SIGEC Proceso de Seguimiento y Control Programa Anual de Auditoria Proceso de Seguimiento y Control Informe de Auditoria Proceso de Seguimiento y Control Informe de Auditoria Proceso de Seguimiento y Control Registro para las Correcciones, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora VERIFICAR Verificar el cumplimiento del objetivo del proceso a través de los indicadores de Gestión del proceso Analizar los resultados de los indicadores de Gestión del proceso ACTUAR O AJUSTAR Proceso de Seguimiento y Control Ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultado del analisis de información Líder Proceso Seguimiento y Control Equipo de mejoramiento Seguimiento y Control Líder Proceso Seguimiento y Control Equipo de mejoramiento Seguimiento y Control 02/10/2019 Proceso Planeación Institucional. Indicadores de Gestión del Proceso Definición de Planes de Mejoramiento producto del análisis de los datos Planes de Mejoramiento Ejecutados No conformidades cerradas Rector Proceso de Gestión de la Calidad Proceso de Seguimiento y Control Proceso de Gestión de la Calidad REQUISITOS DEL PROCESO Legales y Reglamentarios. NTC ISO 14001:20015 NTC ISO 9001:2015 Componentes del Modelo Estándar de Control Interno. Características del proceso de Autoevaluación de Programas de Pregrado. (Lineamientos CNA) 4.4 Sistema de Gestión Ambiental 6.1.1 Acciones para abordar riegos y oportunidades – Generalidades 7.3 Toma de conciencia Se encuentran identificados en el Normograma Institucional Proceso de Gestión Legal 7.5 Información documentada 8.1 Planificación y control operacional 9.1.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación – Generalidades 4. Contexto de la organización 6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades 6.3 Planificación de los cambios 7.3 Toma de Conciencia 7.5 Información documentada 8.7 Control de los elementos de salida del proceso, los productos y los servicios no conformes 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.1 Generalidades 9.1.2 Satisfacción del cliente 9.1.3 Análisis y evaluación 9.2 Auditoría interna 10. Mejora CARACTERÍSTICA Nº 22. Evaluación y autorregulación del programa 1. Ambiente de Control 2. Evaluación del Riesgo 3. Actividades de Control 4. Información y Comunicación 5. Actividades de Monitoreo 9.2 Auditoria Interna Características del proceso de Autoevaluación Institucional. (Lineamientos CNA) Características del proceso de Autoevaluación de Maestrías y Doctorados (Lineamientos CNA) Del usuario Característica 25: Administración, Gestión y Funciones institucionales. Aspecto 3. 1. Información a) Estrategias 9.4.4 Aseguramiento de la Calidad y verificable sobre la verificables de Mejora continua existencia y aplicación seguimiento, evaluación de procedimientos y y mejoramiento b) estrategias y evidencias de mecanismos de control, continuo y gestión seguimiento a dicha evaluación seguimiento y de la innovación de los evaluación de la gestión procesos y logros del programa, así como de 2. Información su pertinencia y verificable sobre los relevancia social. resultados de los ejercicios de auditoría interna sobre la gestión de la institución *Objetividad *Imparcialidad *Comunicación *Coherencia *Oportunidad 10. Mejora RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL PROCESO PROCEDIMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS AL PROCESO Riesgos: se encuentran identificados en el Mapa de Riesgos del Proceso. Oportunidades: se encuentran identificadas en el análisis del contexto del Proceso. Se encuentran identificados en el Sistema de Control Documental del SIGEC. RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO INDICADORES DE PROCESO Los recursos de talento humano se encuentran identificados en la planta de personal y en el manual de funciones de la Universidad, Se encuentran identificados en el sistema de control documental asociados al proceso respectivo en la casilla otros la infraestructura y ambiente de trabajo en el Panorama de Riesgos Institucional. (Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento documentos Humano) Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC asegúrese que ésta es la versión vigente