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Auditoria y control interno Daniel Marquez Proyecto final

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Proyecto Final
Auditoría y Control Interno
Instituto IACC
30/03/2020
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AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO
Santiago, 30/03/2020
INFORME DE AUDITORÍA
Señores
Odontología HDENT Ltda.
Presente
De mi consideración:
Como Contador Público e independiente de la empresa Milenio Outsourcing Ltda., comento
mis apreciaciones sobre la auditoría realizada al proceso de clientes e ingresos a vuestra clínica
HDENT, además de la evaluación actual del centro médico realizada en esta auditoría.
También se establecerán los departamentos que se están involucrando con el proceso a los
sistemas de control interno.
Se realizarán la segregación de funciones en los departamentos involucrados en el proceso y se
elaborarán matrices de riesgos, luego de estos se elaborarán controles para la mitigación de
los riesgos.
Respecto al control interno, se realizó una evaluación en la que se detectaron falencias y se
asociaron a los componentes del control que se consideran deficitarios arrojando los
siguientes resultados:
1. Existe poca claridad sobre los roles o cargos de los socios en la sociedad Odontología HDENT
Ltda., debido a que no hay un organigrama a la vista.
2. Dada la cantidad de pacientes e ingresos con los que cuenta la Empresa HDENT, no se
debería realizar entrega solo de información básica para la confección de los impuestos,
remuneraciones y/o prestaciones de servicios, debido a que no hay un control existente para
procesar esta información y no hay claridad de si se está entregando toda la información
contable y tributaria.
3. No es recomendable que hayan nexos familiares entre uno de los socios y la persona a cargo
de la contabilidad de la empresa
4. Existe poco control de presupuestos, además de los descuentos y pagos.
2
Descripción de la situación Actual de la Clínica Odontología HDENT Ltda.
Registro de Actividades.
1. La solicitud de horas es realizada por medio del sistema Exact Dental, que está
diseñado para registrar las horas y las fichas médicas de cada paciente.
2. Los pacientes son atendidos por el profesional, que es quien entrega un presupuesto
dental desde el mismo sistema (Exact Dental) y adicionalmente agrega los valores de la
consulta.
3. Los valores de cada presupuesto son siempre variables dada la cada condición de cada
paciente.
4. Se puede realizar una evaluación de descuentos o atenciones preferentes a familiares
y amigos que el doctor decide.
5. El doctor ingresa el presupuesto al sistema Exact Dental, asociándolo al RUT y el
servicio queda pendiente hasta que quede se realice el pago total, documentado o
abonado.
6. Si el paciente decide realizar el tratamiento, debe dirigirse a la secretaria que es quien
informa el valor y recibe el pago según la condición que el paciente estime
conveniente.
7. Una vez recibido el pago, la secretaria procede a generar la boleta y hace entrega de
esta al paciente, el valor pagado lo ingresa al sistema Exact.
8. Al día siguiente, la secretaria junta los cheques al día recibidos para su depósito y los
que son a fecha los guarda acorde a la fecha de depósito.
9. Una vez al mes se envían las boletas a la empresa Siglo para realizar su contabilización,
y junto a ellas se envían las boletas de compras (insumos) que las contabilizan directo
a costo.
10. Finalmente, siglo realiza la contabilización de las boletas, haciendo los asientos
contables, cargando y abonando las cuentas contables.
3
4
Los departamentos que se involucran en este proceso son los siguientes
1. Informática(Exact Dental)
2. Atenciones Clínicas (Box)
3. Secretaria
4. Contadores Externos
 1) Agenda de Hora.
 2) Ficha médicas y Registro de
prestaciones
3) Ingreso de presupuesto asociado al
RUT.
 4) Presupuesto variable.
 5) Ingreso presupuesto, con descuentos
y promociones.
 6) Recepción del pago, contado, tarjetas
de crédito o débito y cheques.
 7) Emisión de boletas manuales y
registro del pago en sistema Exact.
 8). Siguiente día se realiza el depósito de
los cheques al día y los a fecha son
guardados.
 9). Una vez al mes se realiza el envío de
la información de ventas y compras de
insumos.
 10). Registros contables, clientes,
ingresos y banco, sin conciliación
bancaria.
Segregación de funciones de los departamentos involucrados.
1. Informática (Exact Dental)
 Entregar reportes con información
fidedigna para el control de ingresos.
 Ficha actualizada de clientes con pagos
registrados y fechas de atención.
 Reportes a contabilidad para realizar
cuadraturas
2. Atenciones Clínicas (Box)
 Para la atención se deben presentar los
respaldos de pagos al día, entregados
por la secretaria, con su respectiva firma
y timbre.
 Para la atención de controles se debe
presentar una ficha actualizada sin
presentar deudas vigentes.
 Tratamientos adicionales, deben estar
incluidos en la ficha, de no ser así el
paciente no es atendido.
 Recibir pagos, emitir boleta de servicios
 Depositar dineros y documentos de
manera diaria.
 Llevar registro de nóminas de cheques
diarios y arqueos semanales con los
documentos que están a fecha.
 Realizar cuadratura de pagos realizados
con tarjetas.
3. Secretaria
5
4. Contadores Externos
 Realizar conciliación bancaria.
 Realizar conciliación de registros de
ventas con ingresos vs salidas (pagos).
 Registro y control de insumos de
ortodoncia (control de inventario).
Elaboración de matriz de riesgos en pruebas de cumplimientos
Probabilidad
Alta
Valor
3
Media
2
Baja
1
Impacto
Valor
15
30
Siglo no realiza
conciliaciones
bancarias, dentro
de la
contabilidad.
Pacientes del Dr.
De 40 clientes
Cortes están
consultados, 15
asistiendo a la
están asistiendo a
clínica HDENT a
la consulta
controles
particular del Dr.
frecuentemente.
Cortes.
60
10
20
40
Hay 800
Pacientes con
pacientes con Hay un total de
mayor deuda
montos
400 cheques en
pendiente,
impagos
custodia y 60
pagaron en
registrados en
cheques
consulta del Dr.
sistema Exact,
caducos, y la
Cortes,
con una
secretaria no se
teniendo
antigüedad de
había
tratamiento en
90 días y hasta
percatado.
ambos lugares.
3 años.
5
10
20
Sistema de
No hay un
Gestión Exact,
registro de los
No se están
Dental, debe
controles de
efectuando
integrase con
inventario
gestiones de
un sistema
realizados a los
cobranza.
contable.
insumos.
Leve
Moderado
Catastrófica
5
10
20
6
Medidas para evitar riesgos de Clínica Odontológica HDENT Limitada.
1. Se debe contratar y/o designar una persona específica para la realización de funciones
de caja y cobranzas.
2. Se debe realizar un análisis al listado de deudores entregado por el sistema no
contable.
3. Se debe comprar o contratar un sistema computacional integrado de gestión dental y
contable, de manera que la Empresa Siglo Outsourcing S.A., tenga registros y lleve la
contabilidad de forma mensual.
4. Los pacientes del Dr. Cortes no deben ser atendidos en dependencias de la Clínica, sin
antes estar registrado esto en sus fichas y con pagos al día. Si el doctor Cortes los
atiende en su clínica particular, deben seguir atendiéndolos allí.
5. Se deben implementar de forma urgente las conciliaciones bancarias, ojalá tomando
el año en curso.
6. Se debe realizar un inventario a la brevedad y de forma minuciosa de modo que se
pueda regularizar la contabilidad, además mantener actualizados y verificados de
forma constante los registros de entrada y salida de insumos dentales.
Evaluación de Costo- Beneficio por controles construidos
Costo
1. Implementar un sistema de Gestión
Integrado con software contable,
Elevara el valor por este servicio, y
varía entre los 800 mil a 1,8
millones.





2. La contratación de una persona a
cargo
exclusivamente
de
la
recepción de pagos y el control de
los depósitos aumenta el costo
respecto a remuneraciones del
personal, este costo varía entre 550
mil a 700 mil pesos mensuales
dependiendo de la experiencia y
responsabilidad del colaborador.







7
Beneficio
Mayor control de pagos.
Implementación de conciliación bancaria
Contar con un control contable de
ingresos vs declaraciones de impuestos.
Tener control de análisis de cuentas y
mayores de todas cuentas contables.
Así se deja de depender totalmente de la
empresa de contabilidad.
Emisión de boletas por sistema contable.
Recepción de pagos con documentos u
otros medios de pagos.
Arqueo diario de ingresos a caja.
Entrega de nóminas para depósitos con
efectivos y documentos.
Nóminas de cheques en cartera con
próximos vencimientos.
Recepción de comprobantes de atención
con firma y timbre de secretaria y
médico.
Disminuye el plazo de cobro por
prestaciones de la clínica.
3. La secretaria solo se dedicara a
funciones administrativas, para el
control del sistema de gestión de
horas y fichas de los pacientes, esto
no cuenta con costos asociados.
4. Contadores Externos con mayor
exigencia de tareas a realizar, quizás
se solicitará reajuste de honorarios,
los cuales dependerán de la cantidad
de horas adicionales que le tendrán
que asignar, pero en un promedio
seria entre un 30% a un 40%.
 Revisión de Fichas de cada paciente.
 Control de presupuestos y seguimientos.
 Control de atenciones a pacientes en
ficha.
 Control de servicios adicionales en ficha.
 Solo atención de pacientes de la clínica.
 Control de atenciones y descuentos,
según políticas del centro clínico.
 No existirán atenciones sin hora previa y
con deudas vigentes.
 Implementación
y
control
de
conciliación bancaría.
 Mayor control de insumos significara
menor costo.
 Mayor control de cobros evitara solicitar
créditos y pagar intereses.
 Balance General será más real y
fidedigno.
 Se declararán y pagarán bien los
impuestos anuales.
 La distribución de utilidades será la
correcta para todos sus socios.
8
Conclusiones Generales
Según mis apreciaciones y basado en la revisión efectuada en la empresa Odontología HDENT
Ltda., creo que existen errores administrativos que se atribuyen quizás a una falta de
organización de sus dueños, por el hecho de no tener una visión clara de los objetivos de la
clínica, no existen controles internos que ayuden a identificar o evidenciar los errores que se
están cometiendo.
Presentada esta auditoria esperamos ser de ayuda en la reorganización de los diferentes
involucrados y reestructurar sus controles internos de manera que puedan obtener mejores
resultados en el corto y mediano plazo.
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Firma Auditor Externo
Milenio Outsourcing Ltda.
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