INTRODUCCIÓ N A LA ADMINISTRACIÓ N Tema 1.- La administración. (Sesión 1) OBJETIVO: Comprender la planificación, organización, dirección y control de los recursos de la organización con el único fin de obtener el mejor beneficio posible en el menor tiempo posible y con la mayor utilidad posible; y asi ́ obtener la retroalimentación para conseguir los mejores resultados. Antes de anotar el concepto es necesario aclarar, que a lo largo de esta materia, se analizará solamente el concepto de “Administración”, independientemente, si es Administración de personal, Administración de empresas, Administración de recursos humanos; o de cualquier otro tipo de Administración. En esta materia se analizará el tema de la Administración en su concepto más puro. La palabra Administración proviene del lati ́n: Antecedentes de la administración: La administración es una de las ciencias más conocidas y practicadas en todas las sociedades, ya sea en hogares, iglesias, gobierno y empresas económicas de todos los pueblos. Es y será una poderosa herramienta de los li ́deres. La administración, desde una posición casi desconocida, ha llegado a ser la actividad central en la vida y en la economi ́a. El pensamiento administrativo tiene sus ori ́genes junto con el hombre, sobre la faz de la tierra. Los clásicos de la administración. Es en el siglo XIX, adquieren con mayor nitidez su carácter cienti ́fico siendo: Frederick W. Taylor: En su obra “Principios de Administración Cienti ́fica”1 y 1 Definición “Taylorismo”, consultado el 15 de abril del 2018, https://www.ecured.cu/Taylorismo Ad: Dirección o tendencia para. Minister: Subordinación u obediencia. Por lo que la palabra “Administración” significa: Realizar una labor especi ́fica dictada por un superior; de manera coordinada, obedeciendo las reglas establecidas. Henry Fayol: En su obra “Administración Industrial y General” los máximos precursores de la administración, llamados hoy en di ́a “Los clásicos de la administración”, cuyas teori ́as y doctrinas permanecen en el tiempo.2 1.1. Concepto de administración. Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, organización dirección, y control; a fin de lograr los objetivos establecidos. El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas que representan la columna vertebral de la administración, y son:3 Etapas del proceso administrativo. Planeación Organización d Dirección y Estas etapas son agrupadas en dos fases, a saber:4 Fase mecánica: Fase dinámica: Planificación: ¿Qué se debe hacer? Organización: ¿Cómo se debe hacer? Aqui ́ se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo. Dirección: ¿Cómo se está haciendo? Control: ¿Cómo se realizó? Aqui ́ se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente. 2 Biografi ́a de “Henry Fayol”, consultada el 15 de abril del 2018, https://www.quien.net/henryfayol.php. 3 Hernández, R. Sergio Introducción a la administración. Ed. Mc Graw Hill. 72-73. México 2006. 4 http://evirtual.uaslp.mx/FCQ/farmaciahospitalaria/Documents/proceso%20administrativo.pdf La administración estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados determinan el éxito del administrador en el análisis final de la empresa. Las principales aportaciones de Fayol:5 El modelo del Proceso Administrativo (PA). 1. 2. Su concepción sobre la universalidad de la administración. 3. La importancia de la enseñ anza de la administración. Principios generales de administración. 4. 5. Establecimiento de áreas funcionales en las empresas. 6. Centro de estudios administrativos en Pari ́s. 7. Habilidades administrativas y directivas por jerarqui ́a. Clasificación de objetivos en una empresa de acuerdo con la administración: 1. Obtener Utilidades (Económicos). 2. Proporcionar buenos productos o servicios. 3. Mantener a la cabeza de los competidores. 4. Bienestar de los empleados (Sociales). 5. Ser eficiente. 6. Progresar. Análisis de las etapas del proceso administrativo. A) Planeación: Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer. 5 Hernández, R. Sergio. Introducción a la administración. Ed. Mc Graw Hill. 69. México. 2011 Para ello se siguen algunos pasos como: Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter6 y el análisis FODA)7. Planteamiento de propósitos, estrategias y poli ́ticas. Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca: La definición de las metas organizacionales, La consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades. Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, previendo los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevará a cabo. De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada caracteri ́stica. Las actividades más importantes de la planeación son: 1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo. 2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo. 3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros. 4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos. 5. Implantar las condiciones de trabajo. 6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos. 7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo. 8. Establecer poli ́ticas, métodos y procedimientos de desempeñ o. 9. Modificar los planes basados en el resultado del control. 6 Definición de las “5 fuerzas de Porter”: 1) Poder de negociación de los Compradores o Clientes, 2) Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores, 3) Amenaza de nuevos competidores entrantes, 4) Amenaza de productos sustitutos, 5) Rivalidad entre los competidores. Consultado el 15 de abril del 2018, Biografi ́a de “Henry Fayol”, consultada el 15 de abril del 2018,http://www.5fuerzasdeporter.com/. 7 FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. B) Organización: La organización es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes alli ́ laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar. Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios. La labor que aqui ́ se lleva está relacionada con las aptitudes (fi ́sicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa. La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mi ́nimo gasto y con un grado máximo de satisfacción. Las actividades más significativas de la organización son: 1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos. 2. Subdividir las tareas en unidades operativas. 3. Escoger una potestad administrativa para cada sector. 4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector. 5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento. 6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto. 7. Suministrar facilidades personales y otros recursos. 8. Ajustar la organización basado en los resultados del control. C) Dirección: La dirección es el tercer paso a dar; dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo. Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos. La dirección se puede ejercer a través de: La motivación La comunicación. Las actividades más significativas de la dirección son: 1. Ofrecer motivación al personal. 2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones. 3. Considerar las necesidades del trabajador. 4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales. 5. Permitir la participación en el proceso de decisiones. 6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo. 7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen todo su potencial fi ́sico e intelectual. 8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo. 9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control. D) Control: El control es el último paso que hay que dar, dentro de esta etapa se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia. El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para que luego, basado en los resultados, hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos. La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello ésta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Finalmente contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos. Como afirmaron Robbins y DeCenzo: Conocer la historia de la administración puede ayudar a entender la teori ́a y el ejercicio de la administración actuales.8 Las actividades más importantes del control son: 1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos. 2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeñ o. 3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos. 4. Definir e Iniciar acciones correctivas. 5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad. 8 Gallardo G. Eva. Fundamentos de la administración. Departamento de Economi ́a y Organización de empresas de la Universidad de Barcelona (UB). 23. file:///C:/Users/Yo/Downloads/Fundamentos%20Administracion%20EGallardo.pdf. 6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición. 7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas. 8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias. La administración radica en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada. Es necesario que las reglas, poli ́ticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en li ́nea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y el beneficio económico. 1.2. Importancia de la administración. Su importancia radica en buscar el logro de objetivos a través del “recurso humano”, mediante técnicas dentro de una organización. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas. Edison dijo... “Dos personas unidas en una tarea común han de hacer mucho más que duplicar las energi ́as.” 9 La importancia de la administración, se debe a su versatilidad que comprende 4 puntos básicos, y son: 1. Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. 2. Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3.Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. 4.Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el 9 “La administración como ciencia, técnica o arte”, EcuRed. Conocimiento con todos y para todos (sitio web), consultado el 28 de marzo 05 de abril del 2018, https://www.ecured.cu/La_administraci%C3%B3n_como_ciencia,_t%C3%A9cnica_o_arte. aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos. La administración es un órgano social especi ́ficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espi ́ritu esencial de la era moderna, es indispensable. Es importante la administración, por las 4 facetas que atiende y que son: Coordinación de recursos: Recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. Relación de la organización: Con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. Desempeño de ciertas funciones especi ́ficas: Señ alan la ruta para determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. Desempeñodevariosroles:Rolesinterpersonales,deinformaciónydecisión. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar este sistema de informacióndecisión para coordinar los esfuerzos y mantener un equilibrio dinámico. Carácter Universal: En todo esfuerzo humano hay siempre un lado administrativo, por eso, el fenómeno administrativo se extiende a todos los ámbitos geográficos y esto la da su carácter universal. Cumple Objetivos: Ya sea una empresa industrial, un hospital, una universidad, una tienda de auto servicio, una dependencia pública, etc., todo organismo social lleva impli ́cita la existencia de una unidad administrativa. Es importante la administración por sus caracteri ́sticas, a saber: Materiales, 4) Dinero, etc. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y aporta previsión y creatividad. Importancia para la Sociedad: Los servicios deben ser: 1) Oportunos, 2) Seguros, 3) Suficientes y 4) Económicos. ician, ya sean: 1) Propietarios, 2) Empleados, 3) Gobierno, 4) Otros. Importancia para la Operación: Los recursos de operaciones que requieren de administración son: 1) Personal, 2) Capital, 3) Crédito, 4) Materiales y 5) Equipo. Aspectos más relevantes de la Administración: 1) Funcionamiento adecuado de cualquier organismo social, 2) Simplifica el trabajo al establecer principios y 3) Contribuye al bienestar de la comunidad. Actividades complementarias Puedes entrar a cualquier navegador de Internet, y bajar la información de varias empresas. Selecciona una de ellas y apli ́cale las 4 etapas “del Proceso Administrativo”. Planificación, Organización, Dirección y Control. Sé claro con las 4 etapas sin mezclarlas, es decir; especifica de manera clara y precisa el principio y el fin de cada una para que comprendas las esencia de la administración en su forma más pura. Nota: La siguiente actividad es de carácter voluntario para reforzar lo aprendido en esta lección; por lo que no tiene ningún porcentaje en la evaluación. Bibliografi ́a. Biografi ́a de “Henry Fayol”, consultada el 15 de abril del 2018, http://www.5fuerzasdeporter.com/ Chiavenato, Idalberto. Administración en los Nuevos Tiempos. Bogotá: Ed. Mc Graw Hill. 2002. Da Silva, Reinaldo. Teori ́as de la Administración. Ed. Thomson. México 2002. Daft, Richard. Administración. Ed. Thomson: México. 2004. Definición “Taylorismo”, consultado el 15 de abril del 2018, https://www.ecured.cu/Taylorismo EcuRed. La administración como ciencia, técnica o arte. Consultado el 28 de marzo 05 de abril del 2018, https://www.ecured.cu/La_administraci%C3%B3n_como_ciencia,_t%C3%A9cnica_o_arte Gallardo, G. Eva. Fundamentos de la administración. 23. Departamento de Economi ́a y Organización de empresas de la Universidad de Barcelona (UB) file:///C:/Users/Yo/Downloads/Fundamentos%20Administracion%20EGallardo.pdf Hernández, R. Sergio Introducción a la administración. Ed. Mc Graw Hill. México 2006. http://evirtual.uaslp.mx/FCQ/farmaciahospitalaria/Documents/proceso%20administrativo.p df Hernández, R. Sergio. Introducción a la administración. Ed. Mc Graw Hill. 69. México. 2011 Koontz, Harold y Heinz Wehirich. Administración Una Perspectiva Global. México: Ed. Mc Graw Hill. México 1998. Torres, Zacari ́as. Teori ́a General de la Administración. 2a. Ed. Ed. Patria. México 2014 Revista Tecnologi ́a Administrativa. Programa Administración de Empresas. Universidad de Antioquia.
