CASO DE ÉXITO Caso de éxito | Alquería Sobre la entidad Alquería es una empresa especializada en el procesamiento y la comercialización de productos lácteos de larga duración. Con 60 años de existencia, está posicionada entre las tres principales empresas de la industria láctea colombiana. La compañía siempre ha buscado una evolución constante para los procesos de negocio en su cadena de valor, especialmente en procesos tan esenciales como el suministro y la optimización de la recolección de leche fresca. Para mantenerse a la vanguardia del mercado, Alquería tomó la decisión de transformar digitalmente la compañía, utilizando una Plataforma de Negocios Digital para lograr el control en tiempo real de su procesamiento diario de 1.2 millones de litros de leche fresca, integrando muchos procesos. Entre ellos, figuran el de compras, recolección, visitas a granjas y suministro de producción para toda la empresa, que consta de 11 centros de recolección, 3 plantas y más de 2500 asociaciones productivas que vinculan a más de 13.000 ganaderos. Nombre de la entidad: Alquería Dirección: Cajicá - Kilometro 5 vía Tabio Bogotá, Cundinamarca (Colombia) Productos y servicios: Procesamiento y comercialización de productos lácteos de larga duración. www.alqueria.com.co 2 Caso de éxito | Alquería “ Se ha podido ver una gestión más eficiente en las operaciones diarias y una mejora continua”. Introducción ¿Qué es AuraPortal? Es una plataforma que ofrece facilidad en el diseño y en la ejecución de todos los procesos operativos, sin importar su complejidad y sin programación adicional. Únicamente es necesario definir los diagramas de flujo de procesos con los procedimientos que desean que sigan sus equipos y AuraPortal organiza el resto: envía las tareas correctas a las personas adecuadas en el momento preciso. Para alcanzar la excelencia y eficacia organizacional, el equipo de Alquería se embarcó en un proyecto empresarial empleando recursos humanos y tecnológicos de última generación. La implementación de los procesos BPM le ha permitido controlar y analizar el rendimiento de la empresa, por lo que la ventaja competitiva adquirida en el control de la información es relevante para el cálculo de los precios. Esto incluye controlar las certificaciones de cada granja, analizar el volumen para determinar cuándo se debe enviar para producir leche y centralizar toda la información recopilada de los preparativos para ver problemas de eficiencia y la capacidad de obtener mayores márgenes. También se ha podido ver una gestión más eficiente en las operaciones diarias y una mejora continua. LEER MÁS 3 Caso de éxito | Alquería Problemática El proceso de recolección de leche cruda involucraba a muchas personas que mantenían el control de la cantidad de leche recolectada en formatos físicos que, posteriormente se organizaban en hojas Excel, generando a menudo retrasos que impactaban en la toma de decisiones de abastecimiento, análisis de calidad de leche (variable por la cual la ley colombiana regula el pago de la leche), pago de fletes y aplicación de descuentos a ganaderos y transportistas. Solución La Plataforma Digital AuraPortal BPM implementada es un recurso fundamental para la compañía, ya que opera las 24 horas del día, todos los días del año e impacta en el 100% del proceso industrial. Controla la entrada de más de 1.2 millones de litros de leche por día a nivel nacional. Todos los operarios en cada centro de recolección usan formularios de captura muy eficientes e integraciones con dispositivos industriales (medidores de caudal, básculas, etc.) que otorgan a la compañía un control total del proceso. Se desarrollaron integraciones con las otras aplicaciones con las que debían interactuar. Las más relevantes fueron: APLICACIÓN MÓVIL PARA TRANSPORTISTAS RECOLECTORES DE LECHE. SISTEMAS DE MEDICIÓN MECÁNICA PARA CONTROL DE ABASTECIMIENTO EN ACOPIOS. FUNCIONALIDADES DEL ERP CORPORATIVO PARA LLEVAR EN LÍNEA EL CONTROL DE INVENTARIOS. 4 Caso de éxito | Alquería PROCESOS IMPLEMENTADOS: • Administración de maestros. • Visitas de asesoramiento a ganaderos. Toda la parametrización básica de las granjas, existencias, rutas y vehículos lácteos es la información requerida por la plataforma para que un equipo elabore las hojas de ruta y otro departamento programe las muestras de calidad. Una vez definido esto, una tarea automática envía esos datos a la plataforma móvil del operario para que pueda realizar el trabajo de colección. Una vez los recolectores comienzan su trabajo y registran los datos en la plataforma móvil, AuraPortal los toma y lleva el control de la leche por proveedor y la consolida por cada compartimento de vehículo para que un operador comience el proceso de descarga, que consiste en tomar muestras de temperatura y calidad. Tras esto, se dirige al área de calidad para su análisis, con parámetros mínimos y máximos de cumplimiento. En caso de no conformidad, el sistema rechaza la leche y utiliza las herramientas de trazabilidad para mostrar al operador dónde se recolectó y almacenó la leche, analizar una muestra y determinar qué granja o vehículo causó no conformidad y cobrar por la leche defectuosa. Tras el proceso de control de calidad, el analista da la orden de descargar el compartimento de cada vehículo, • Recolección de leche cruda en granja. • Abastecimiento a planta de producción. momento en el que los operadores de descarga reciben una tarea que contiene toda la información necesaria para vaciar el vehículo. En este proceso, se registran en AuraPortal los datos de vehículos y compartimentos a descargar para así garantizar la trazabilidad completa y realizar un inventario en línea. Desde un botón en un formulario, se activan las bombas mecánicas integradas que descargan y pesan automáticamente la leche. La información que proporcionan las escalas se compara con los datos recopilados en las granjas y se informa de pérdidas en tiempo real. Los datos controlados por la plataforma se integran en su ERP para llevar a cabo el proceso de fabricación así como los pagos a los productores y transportistas de productos lácteos. El sistema permite la completa trazabilidad desde la granja hasta el silo final de la leche recolectada, así como las pérdidas y los cargos a cada persona de manera detallada. También controla los pagos de las tarifas de transporte para cada vehículo y registra la calidad a la llegada. En la actualidad, las tarifas de flete de más de 120 vehículos se controlan diariamente con los datos administrados por la plataforma y se envían al ERP para su respectivo pago. 5 Caso de éxito | Alquería Resultados Antes de implementar una plataforma de gestión, Alquería sostenía dos premisas: en primer lugar, que fuera simple y práctica para los usuarios y, en segundo lugar, que los controles implementados fueran automáticos y de gran valor. Como resultado de la implementación de la plataforma digital AuraPortal iBPMS, Alquería está obteniendo múltiples beneficios, como la optimización y estandarización de los procesos, digitalización completa de la información, trazabilidad de esta, reducción de un 100% en el tiempo y los costos involucrados en el cálculo de los pagos de transporte y de la granja, información precisa en tiempo real sobre inventarios y puntos de control de calidad óptimos en todos los procesos de suministro y transporte. Las personas involucradas en los procesos, que van desde operadores hasta gerentes de área, conocen el impacto de su trabajo en cada parte del flujo de trabajo. Además, los puntos de control fueron diseñados para que la herramienta detecte variaciones importantes. En EL DATO: tales casos, envía el proceso a revisión y se aprovecha al máximo la información detallada que la plataforma recopila de los subprocesos. Durante el proyecto se dibujan los diagramas de operaciones normales y se enfatizan los puntos críticos que tuvieron un impacto económico o de tiempo importante en la operación. También se puede monitorear cómo fluye cada proceso de acuerdo con las diferentes actividades y cómo se comporta cada caso de uso o excepción, lo que facilita identificar problemas o puntos para mejorar. Para realizar cambios instantáneos, se utiliza la herramienta de simulación para evaluar el impacto y determinar la mejor modificación. Se ha vinculado la información de un proceso a otro, como las visitas a granjas donde se propone un esquema de mejora continua para cada una de ellas. Del mismo modo, sus procesos se someten a una optimización continua para garantizar que aprovechan al máximo los controles que implementamos. AuraPortal controla la entrada de más de 1.2 millones de litros de leche por día a nivel nacional. 6 Caso de éxito | Alquería Impactos obtenidos Alquería cuenta ahora con una mayor agilidad y flexibilidad para emprender de forma inmediata todo tipo de cambios con control y seguridad completos. Además, utiliza las capacidades integradas de la herramienta que permiten gestionar todo tipo de casos. Estas capacidades incluyen: Monitoreo, control y análisis de la ejecución de cada proceso así como el análisis de cada caso y los resultados combinados de varios casos. Gestión ágil de documentos y contenido que asegura una fuente de información organizada. Creación ágil de aplicaciones de gestión para controlar los diferentes tipos de casos y elementos involucrados en los mismos. Visión completa de las actividades comerciales (con opción de ingresar datos, hacer cambios o finalizar un proceso en cualquier momento). Tareas integradas y formularios dinámicos que tienen la capacidad de hacer que los elementos aparezcan cuando sea necesario. Gestión de normas comerciales. Las siguientes etapas del proyecto es poder vincular a los ganaderos como actores del ecosistema digital; donde aprovechen la información sobre las condiciones de su leche y puedan tomar decisiones para el mejoramiento continuo de calidad y eficiencia. A medida que avanza el proyecto, aumenta el alcance de las posibilidades de control, las mejoras y se expande la adopción dentro de la organización. En la actualidad, después del ERP, la implementación de BPM es el proceso más grande y esencial que se ha llevado a cabo, por lo que el impacto en la empresa es inmenso. 7 Caso de éxito | Alquería Citas “Absolutamente todo el desarrollo, procesos y controles se realizaron en la herramienta AuraPortal iBPMS. Integramos la información proporcionada por la plataforma con el ERP. Esta integración es continua y bidireccional”. Fernando Trujillo / Coordinador Soluciones TI “Además, hemos integrado la aplicación de flujo de trabajo instantáneo AuraPortal con paneles de información y una plataforma móvil desarrollada en Android que nos permite recopilar información que nunca habíamos tenido”. Fernando Trujillo / Coordinador Soluciones TI “Después de completar un breve curso de capacitación y mucha lectura y práctica, decidimos llevar a cabo el desarrollo nosotros mismos. Una persona fue responsable del desarrollo y, si surgía una pregunta técnica, consultábamos a los partners de AuraPortal con resultados muy positivos”. Fernando Trujillo / Coordinador Soluciones TI 8 Caso de éxito | Alquería Tel.: +34 96 295 4497 Email: info@auraportal.com Web: www.auraportal.com
