1 Funciones recibo despacho

Funciones de Recibo y Despacho de Mercancías.
Las actividades de recibo y despacho se dan de manera continua en los almacenes, bodegas y centros
de distribución. Los almacenes requieren de una coordinación de actividades entre proveedores y
clientes manteniendo constantemente un flujo de información.
Las tareas de recibir las mercancías exigen cuidado y protección de las mismas, puesto que éstas
permiten el desarrollo y gestión de la organización y dar respuesta a los clientes en los procesos de
distribución. Dichas mercancías recibirán un proceso interno de almacenamiento, control sobre las
materias primas e insumos para la fabricación de productos, manejo de inventarios, alistamiento,
manipulación, acondicionamiento entre otras.
Los procesos de Recibo y despacho inician con una orden de compra siendo esta una solicitud dirigida
al proveedor donde se especifica características, cantidades, además de términos de pago y de entrega.
Existen diversos tipos de almacenes de acuerdo a su naturaleza entre ellos de materias primas,
semielaborados, productos terminados, piezas de recambio, materiales auxiliares, archivos de
información. El almacenamiento de las mercancías cuenta con diferentes técnicas:
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Convencionales, sistema clásico de almacenamiento con estanterías de acceso manual por
carretillas.
Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya característica principal es la de no tener espacios
entre pasillos dentro de las estantería.
Dinámicos: Sistema de almacenamiento móvil, formado por bloques compactos, sin pasillos. Su
principal característica es el deslizamiento de los [pallets desde el punto de entrada a la
estantería, hasta el de salida.
Móviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el movimiento de toda la estructura
de estanterías. Esto permite abrir un pasillo entre cualquier de ellas, manteniendo el resto
compacto.
Semiautomáticos y Automáticos: Estos sistemas se caracterizan por el movimiento automatizado
de las zonas de almacenamiento. Ello permite el acceso a cualquier producto almacenado desde
el punto de control.
Autoportantes: Estos almacenes se caracterizan por la doble función de las estanterías. Una es
la de almacenar los diferentes productos, y la otra es la de hacer de soporte del edificio.
Dentro del centro de distribución encontramos diversas zonas explicadas en el
siguiente cuadro:
Muelles y zonas de Maniobra:
Espacios destinados a las maniobras que
deben realizar los vehículos para entrar, salir,
y posicionarse a su des(carga).
El número de muelles puede determinarse
por los costos de camiones que esperan,
operaciones de des(carga) y de los
trabajadores, además de que afecta la
programación de des(carga).
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Zona de Recepción y Control.
Dentro de la secuencia de actividades y
después del descargue es preciso proceder a
la comprobación, verificar cantidades y
clasificación antes de ser almacenados.
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Zona de Stock – Reserva:
Zona destinada a ubicar las mercancías,
durante un periodo de tiempo. Los espacios
no dependen de los lugares para alojarlos
sino de pasillos y elementos estructurales
(Estantería de soporte), también de los
elementos de manipulación.
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Zona de Picking y Preparación:
Recuperación de los productos de sus
lugares de almacenamiento y su preparación
para
ser
enviados
adecuadamente,
dependiendo del nivel de automatización.
Se presentan tres formas para recuperación
de productos:
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Zona de Salida y Verificación:
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Selección individual, recoger un solo
producto de una ubicación concreta.
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Denominada “Ruta de Recogida”, se
recuperan varios productos diferentes de un
mismo pedido antes de volver a la zona de
preparación.
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Asignar a cada trabajador una zona
de
recogida.
Antes de proceder a la carga, la consolidación
de las mercancías y verificación final, se
realizan
tareas
de
paletización
y
estabilización por métodos de enfajado con
Film estirable o termorretractil u otros.
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Zona de Oficinas y Servicios:
Espacios para el volumen y la organización
de las operaciones, oficinas y servicios
auxiliares para personal administrativo y
operativo.
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Zonas Especiales:
Cámaras Frigoríficas.
Devoluciones.
Todos
los
centros
http://rchrefrigeracion.com.
de
distribu
ción
cuentan
con
Muelles
de
carga,
este aspecto está condicionado por la disposición y el número de ellos. La correcta programación de la
recepción de mercancías está determinada por el conocimiento o desconocimiento de los tiempos de
llegada de los vehículos. Es aconsejable contar con muelles para entrada y salida de mercancías.
La unidad de carga es la unidad de manipulación al conjunto de mercancías que se agrupan con el fin de
facilitar su manejo, transporte o almacenamiento. Este concepto exige conocer la unidad de volumen,
unidad de peso, cantidad de producto, contenido, forma, resistencia, estabilidad, manejabilidad, medios
de manipulación. Precisamente para la unitarización contamos con: cajas, bandejas, bidones, bacs,
sacos, rollos, paquetes, paletas entre otros.
Todas las mercancías requieren ser manipuladas por diversos equipos entre ellos: Transpaletas manual,
transpaleta motorizada, montacargas contrapeso, transelevadores, puentes grúa y otros.
En el centro de distribución se descargan las mercancías que son proporcionadas por los diferentes
proveedores. En la descarga de un vehículo será necesario disponer de una zona, es decir, de un muelle
o de una playa de des(carga) para llevar a cabo el proceso.
Para optimizar los tiempos de utilización de los muelles, es necesaria una programación previa de las
des(cargas). El método que se utiliza de modo habitual consiste simplemente en dar a cada vehículo
unos márgenes de tiempo para realizar las des(cargas), que serán en función del número de vehículos,
del número de muelles y los medios disponibles, con lo que se consigue una buena coordinación en el
funcionamiento de los muelles.
Se debe procurar mantener las mejores condiciones, si hay un almacenamiento temporal mientras el
descargue, se procurará ofrecer las condiciones que las mercancías necesitan para que no se afecten.
Dichas condiciones ambientales van dirigidas a las mercancías, por ejemplo si es un producto
perecedero, se podría correr el riesgo de romper la cadena de frío.
El centro de distribución cuenta con la definición de una serie de técnicas de verificación, que le permiten
asegurarse que los productos que llegan mantienen las condiciones de calidad exigidas por los clientes.
Muchas mercancías deben ingresar al proceso de desconsolidación para seguir las pautas dadas por las
diferentes órdenes de pedido.
La tecnología también empieza a tomar una importancia grande a la hora de recibir las mercancías,
siendo apoyo en el manejo de la información y en la codificación de los productos, la cual permite agilizar
las tareas de recibo, conteo, inventario y ubicación. Esta codificación es leída por diferentes equipos que
agilizan tanto los procesos que con solo ubicar los lectores en el código podemos alimentar todo un
sistema.
MÉTODOS Y TÉCNICAS DE EXTRACCIÓN DE LOS OBJETOS
Manual
Cargue – descargue, carretillas- gatos hidráulicos
Mecanizado
La utilización de montacargas, bandas transportadoras
Automatizado
Sistemas neumáticos
En los centros de distribución la preparación de los pedidos implica la planeación y coordinación de
diversas actividades, entre ellas alistamiento, acondicionamiento, cargue y descargue, entre otros.
El sistema de recogida debe permitir el cumplimiento de los objetivos del Centro de Distribución,
respuesta al cliente y control del costo, lo que exige ahorro de tiempo, administración del personal y
equipos, manejo adecuado de la información etc. La preparación de los pedidos comienza con tareas de
clasificación y agrupación de los pedidos recibidos de los clientes y la decisión de cómo deben
prepararse para su despacho. Para la extracción de mercancías se puede hacer que el operario se
desplace hacia los productos o que los productos transportados estén direccionados a donde se
encuentran los operarios que permanecerán en un lugar fijo.
Dentro del almacén se diseñan actividades secuenciales y lógicas que permiten dar respuesta a los
pedidos de los clientes. La actividad que nos permite la recogida de los productos de acuerdo a la
solicitud hecha por los clientes se ha definido por rutas de reparto, zonas geográficas y empresas de
transporte.
La preparación de pedidos exige las siguientes operaciones:
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Recopilación de pedidos (captura de datos).
Gestión de los pedidos (sistema de preparación).
Elaboración de los documentos de preparación.
Extracción (picking).
Traslado a la zona de expedición.
Verificación y acondicionamiento de los pedidos.
Las mercancías se someten a diferentes manipulaciones hasta que son entregadas al cliente o
direccionadas en el punto de venta:
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Picking.
Embalado- Etiquetado – pesado.
Consolidación del pedido.
Traslado a la zona de expedición.
Agrupamiento por destinos.
Verificación.
En cuanto a las técnicas de rotulado podemos encontrar:
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Manual: ésta se lleva a cabo por el operario encargado de la labor para el alistamiento previo del
tipo de rótulo que le corresponde al producto.
Mecánico: funciona mediante un programa que permite graduar la velocidad de etiquetado,
codificado o rotulado, también ajustar tamaño de acuerdo a lo que se desea indicar en el
empaque del producto.
Para el manejo de la mercancía se utilizan los pictogramas, los cuales son símbolos que dan a conocer
la forma como deben manipularse:
http://www.cci.org.co
Para el manejo de la información, las empresas han optado por contar con un Sistema Logístico de
Información que permite reunir, retener y manipular datos con el único objetivo de tomar decisiones
frente a los requerimientos de los clientes en el centro de distribución.
Las actividades de almacenamiento exigen un manejo de información que debe ser oportuna y real para
poder conocer de manera óptima las cantidades, ubicación y características de las mercancías, dichas
actividades requieren un sistema de control para la gestión del centro de distribución y para conocer el
record de cada una de sus actividades.
Para la ejecución de los procesos en el centro de distribución se utiliza el código de barras, el cual
proporciona grandes ventajas como rapidez, seguridad, alta densidad de información y posibilidad de
lectura a distancia, características que lo hacen adecuado para el control de mercancías, además hoy en
día se utiliza el GPS y el RDFI.
Las compañías en la actualidad utilizan EDI (Intercambio electrónico de datos), que es un conjunto de
datos, estructurados de acuerdo a normas, que permiten ser transmitidos por medios electrónicos. Estos
formatos son leídos y procesados dando seguridad total frente al manejo de la información allí
consignada. El EDI funciona de modo de interfaz con datos locales y permite el intercambio estructurado
de información comercial. Estos sistemas permiten manejar los procesos con base en información que
no es susceptible de ambigüedades.
Las compañías que han decidido realizar sus ventas a través del internet para facilitar las transacciones
de negocios, han generado procesos internos muchos más eficientes que les permitan dar respuesta a
las necesidades de clientes, proporcionadas por los proveedores. Esta modalidad les ha exigido
mantener y manejar una gran cantidad de información, para tomar decisiones que aseguren los
procesos, dando respuesta rápida, oportuna y por ende haciendo que la cadena sea mucho más
eficiente.
Por Jaime García Di Motoli