Subido por Anastasia Gomez

El documento, concepto y definición

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El documento: Concepto y definición. Características y valores del
documento de archivo. Nociones sobre documento electrónico.
Concepto y definición
Etimológicamente procede los términos doceo y disco (enseñar y aprender) y de
mentum (instrumento). Tiene dos acepciones:
•
Testimonio para enseñar con carácter didáctico y moralizante.
•
Testimonio con valor de prueba
Definición de Yepes:
Un instrumento de cultura, de conocimiento y fijación de la realidad, mensaje en el
proceso de información documental y fuente de conocimiento científico.
Mas definiciones
•
Un documento es cualquier soporte material en el que se incorpora algún tipo de
información.
Documento de archivo
Un documento de archivo es aquel que contiene información de cualquier fecha, forma
y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por
toda institución privada o pública en el ejercicio de su actividad.
Formado por:
•
Soporte material
•
Información que transmite
•
Medio por el que se transmite
Características:
•
Carácter seriado: Los documentos se crean uno a uno dentro de una actividad
que se repite consecutivamente y van formando series. Ej: Expedientes
personales, licencias de obras, informes...
•
Origen: Se generan en un órgano determinad con unas funciones precisas.
•
Unicidad: Cada documento es único.
•
Validez jurídica: garantía de derechos y obligaciones.
Valores del documento
La teoría de “Los valores del documento” es de Theodore Schellemberg. Fue creada a
mediado del S. XX. Según esta teoría los documentos no sirven para el mismo propósito
ni para las mismas personas según el lugar que ocupen en su ciclo vital.
•
Valor primario: Con el que nace el documento, la causa de su creación
o Administrativo: Un documento con un testimonio de la actividad de la
administración de origen. Se mantienen mientras es útil para la
administración, lo determinan leyes de procedimiento y enjuiciamiento
civil y criminal.
o Legal: Pueden servir de testimonios ante la ley
o Fiscal: Testimonio de obligaciones tributarias ej: declaración de
hacienda, IRPF...
o Contable: Justificación o explicación de operaciones destinadas al
control presupuestario ej: libro de cuentas
o Jurídico: Deriva derechos y obligaciones legales reguladas por el derecho
común, ej: código de comercio, documento notarial, ley de acceso
jurídico.
•
Valor Secundario: Valor informativo de carácter social que adquiere con el paso
del tiempo y que lo diferencia de su propósito originario de su creador.
o Informativo: Para elaborar la construcción de una entidad, persona o
familiar y formar parte de su memoria institucional, personal o familiar.
o Histórico: Para reconstrucción histórica desde cualquier aspecto.
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