Subido por ADRIAN ALEXANDER FREIRE MONCAYO

PR.TAH.003 Capacitacion

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PROCEDIMIENTO DE
TALENTO HUMANO
PROCESO DE CAPACITACIÓN
Código: PR.TAH.003
PROCESO DE CAPACITACIÓN
Fecha: 27-Ene-2020
No. Versión: 01
Formato: Diseño según
necesidades de registro
Medio de Comunicación:
Copia Digital
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Formato elaborado por:
Unidad de Organización y Métodos
Idioma: Español
FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Nombre / Cargo
Elaborado por:
Firma
Fecha
Ing. Ginger Moncayo
Coordinador de OYM
Revisado por:
Aprobado por:
Aprobado por:
Aprobado por:
Aprobado por:
Ing. Brestón Ramírez
Gerente General
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión
Descripción del cambio
Fecha de
Actualización
Código: PR.TAH.003
PROCESO DE CAPACITACIÓN
Fecha: 27-Ene-2020
No. Versión: 01
Formato: Diseño según
necesidades de registro
Medio de Comunicación:
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Unidad de Organización y Métodos
Idioma: Español
1.- OBJETIVO:
Desarrollar los conocimientos, habilidades y actitudes de los funcionarios de la Institución para
asegurar su desarrollo a través de la capacitación continua que esté en sintonía con los objetivos
y expectativas de la Institución.
2.- ALCANCE:
El proceso de Capacitación precisa considerar los siguientes puntos:

Establecer los objetivos a cumplir y las competencias que se requiere que el
funcionario desarrolle en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades.

Ejecutar las capacitaciones requeridas, verificando que se encuentren dentro del
presupuesto anual.

Realizar evaluaciones de las ofertas de capacitación en cuanto a costo y contenido.
3.- RESPONSABILIDADES:

Es responsabilidad de la Dirección de Talento Humano:

Velar por la actualización de los conocimientos de los trabajadores, en cuanto a las
áreas de desempeño de cada uno, con el objetivo de desarrollar sus conocimientos,
habilidades y actitudes.

Coordinar la actualización de los conocimientos de los trabajadores, en cuanto a las
áreas de desempeño de cada uno, con el objetivo de desarrollar sus conocimientos,
habilidades, actitudes.

Gestionar el Plan de Capacitación de la Institución, así como aquellas
capacitaciones no contempladas en el Plan.
4.- DEFINICIONES:

Distributivo: Estructura Institucional de Personal.

Código de Trabajo: El Código de Trabajo del Ecuador es un documento creado por el H.
Congreso Nacional de conformidad con la Constitución Política de la República con la
finalidad de mantener actualizada la legislación laboral, observando las disposiciones de la
Constitución Política de la República; convenios con la Organización Internacional del
Trabajo, OIT, ratificados por el Ecuador; leyes reformatorias a éste Código

ATM: Autoridad de Tránsito Municipal.

Competencia: Es el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes para el desarrollo de
las funciones asignadas.
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Fecha: 27-Ene-2020
No. Versión: 01
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Idioma: Español

Plan Anual de Capacitación: Es el documento maestro que describe las necesidades de
capacitación de las diferentes Unidades de la Institución orientada a la formación de las
competencias que contribuyan efectivamente al desarrollo de sus funciones.

DNC (Diagnóstico de necesidades de capacitación): Diagnóstico preliminar para
estructurar y desarrollar el plan de capacitación con el fin de fortalecer los conocimientos,
habilidades y actitudes en los funcionarios. Para realizar este proceso se deben utilizar
herramientas como:
o
o
o
o
Evaluación de desempeño.
Entrevistas.
Plan Estratégico de la Institución.
Manuales de Funciones descriptivos del cargo.
5.- NORMAS INTERNAS:

MARCO LEGAL
o
LEY ORGÁNICA DE CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 595, del 29/mayo/2002
o
REGLAMENTO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN.
o
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL
Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 465, del 30/nov/2001.
Reforma 6-abril-2018
o
Última
CÓDIGO DE TRABAJO
Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 167, del 16/dic./2005
o
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS
Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 48 de 16-oct.-2009
o
CÓDIGO ORGANICO DE LAS ENTIDADES DE SEGURIDAD CIUDADANA Y
ORDEN PÚBLICÓ
Publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 19 del 21-junio-2017
GENERALIDADES DEL PROCESO

El proceso de Capacitación tiene 5 etapas que son:
A. Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC).
B. Elaboración del Plan de Capacitación de la Institución.
C. Ejecución de la Capacitación.
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Idioma: Español
D. Evaluación de la Capacitación.
E. Gestión de Pago.

El Director de Talento Humano delegará al Analista de Talento Humano para que se
ejecute este proceso.
A. Detección de necesidades de capacitación (DNC)

En el mes de julio, el Analista de Talento Humano deberá:
o
Enviar un Memorando sumillado por el Director de Talento Humano, a cada
Dirección, solicitando se inicie el proceso de detección de necesidades en base
a:
o
Las brechas identificadas en la “Evaluación de desempeño” del año en curso
y entregada a Talento Humano.
o
Las estrategias institucionales aplicables a la competencia de cada
Dirección.
o
Entrevistas realizadas por el Jefe inmediato a los Funcionarios de su
Dirección.
o
Funciones descritas en los Manuales de Función de cada cargo.
o
Recibir hasta el 30 de julio de cada año, el formato “DNC” las necesidades de
cada Dirección.
o
El formato “DNC” (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación) deberá
contemplar:
o

Objetivo detallado del curso (especificar que conocimientos o
habilidades se desea actualizar o adquirir), Dirección solicitante,
Nombre del curso o tema, Prioridad, Cuatrimestre a ejecutarse el curso
aproximadamente, Nombre de los participantes, Total de participantes,
Duración en horas, Lugar (Dentro o Fuera del país), Proveedor sugerido,
Modalidad (Presencial, semipresencial, virtual), Valor aproximado por
persona, Costo Total aproximado del curso.

Definir un responsable delegado de cada Dirección con quien se
coordinará la ejecución del Plan de Capacitación.
Analizar y ajustar las necesidades de capacitación detectadas en cada
Dirección, en base a los parámetros mencionados.
B. Elaboración del Plan de Capacitación de la Institución

A partir del mes de agosto, el Analista de Talento Humano deberá:
o
Revisar, consolidar y analizar las necesidades de capacitación recibidas por
cada dirección
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
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A partir del mes de octubre, el Analista de Talento Humano deberá:
o

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Llenar el formato de “Plan anual de capacitaciones” con las capacitaciones
seleccionadas para ejecutarse en el año”
A partir del mes de noviembre, el Analista de Talento Humano deberá:
o
Solicitar la revisión y aprobación por parte de Gerencia General del “Plan Anual
de capacitaciones.
o
Socializar con cada Dirección, la matriz “Plan Anual de capacitaciones”
aprobado.
o
Ejecutar el proceso de contratación de las capacitaciones aprobadas.
C. Ejecución de la Capacitación
 Conforme a la Planificación de capacitación, el Analista de Talento Humano,
contactará al Proveedor, que brindará el servicio de capacitación para iniciar el
proceso respectivo.
 Si el curso solicitado, está fuera del Plan de Capacitación, el Analista de Talento
Humano recibirá la solicitud de capacitación de la Dirección requirente con la sumilla
de Gerencia General y procederá a:
o
Analizar la viabilidad financiera para verificar si existe saldo en la partida
presupuestaria y solicitará la disponibilidad presupuestaria a la Dirección
Financiera. De no existir saldo en la partida, se podría solicitar un traspaso
presupuestario.
o
Gestionar la certificación presupuestaria, adjuntando al expediente la factura y
enviar a la Dirección Administrativa para que se inicie el proceso de contratación.
o
Enviar al Proveedor de la capacitación el correo electrónico de aceptación y el
listado de los participantes o llenar el formulario de inscripción proporcionado por
el proveedor.
 Previo a la ejecución del curso, se notificará a los Funcionarios que participarán en la
capacitación.
 En el caso de que la capacitación sea "in house" es decir, dentro de las instalaciones,
coordinar la logística junto a la Dirección administrativa y facilitar los materiales
necesarios para la ejecución del evento. Además, brindar el apoyo logístico y/o
administrativo durante el evento.
 Solicitar al proveedor de la capacitación el formato “Registro de Asistencia” de los
inscritos, y el formato “Evaluación de Reacción”, documentos enviados por el Analista
de Talento Humano al Proveedor.
 Solicitar al proveedor de la capacitación: los certificados de participación (original y
copia), el reporte de la capacitación (incluyendo una foto del cierre del curso) y el
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cuadro de calificaciones (si se trata de una capacitación con pruebas de
conocimiento).
 Los diplomas o certificados de participación originales deben ser entregados a los
participantes al cierre del curso.
 Entregar a los funcionarios inscritos para el evento el formato de “Convenio de
devengación” para que sea llenado y firmado. Para ello, se deberá citar al colaborador
y determinar junto con él cómo se ejecutará el descuento de los valores.
 Si el curso no es aprobado o completado por asistencia, se procederá a descontar en
el rol de pago al Funcionario el valor del mismo.
 En el caso de programas de formación dentro y fuera del país y cursos en el exterior
el funcionario tendrá que entregar a la Dirección de Talento Humano el formato de
“Informe de transferencia de conocimientos” dentro de los primeros 15 días después
de culminado el evento.
D. Evaluación de la Capacitación
 El Analista de Talento Humano deberá:
o
Solicitar al Proveedor el formato “Evaluación de Reacción”, el “Reporte de la
capacitación” incluyendo una foto del evento y “Pruebas de conocimientos” (de
ser aplicable).
o
Realizar el “Análisis de la evaluación del entrenamiento” y mantener una copia
en el archivo de la capacitación junto con los demás documentos de soporte.
o
Reportar a cada Dirección los indicadores de Evaluación, Feedback e
indicadores de asistencia al curso de capacitación.
E. Gestión de Pago
 El Analista de Talento Humano deberá:
o
Gestionar todos los documentos soportes del proceso y entregarlos a la
Dirección Administrativa para que se ejecute el pago al proveedor de la
capacitación.
6.- ANEXOS
Código
Tipo de
documento
FO.TAH.001
Formato
Controlado
Matriz de Diagnóstico de necesidades de capacitación.
FO.TAH.002
Formato
Controlado
Plan Anual de Capacitación
Nombre del Documento
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FO.TAH.003
Formato
Controlado
Registro de Asistencia
FO.TAH.004
Formato
Controlado
Evaluación de Reacción
FO.TAH.005
Formato
Controlado
Análisis de la evaluación del entrenamiento
Sin código
Formato Libre
Convenio de Devengación
Sin código
Formato Libre
Informe de Transferencia de conocimientos
Sin código
Formato Libre
Reporte de la Capacitación
Sin código
Formato Libre
Pruebas de conocimientos
Sin código
Formato Libre
Orden de Trabajo
Sin código
Formato Libre
Orden de Requerimiento
Sin código
Formato Libre
Anexos 1 y 2
Idioma: Español
7.- PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
1. Enviar un Memorando sumillado por el Director de Talento Humano, a cada
Dirección, solicitando se inicie el proceso de detección de necesidades,
considerando los parámetros establecidos en el proceso.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
2. Recibir hasta el 30 de julio de cada año, el formato “DNC” las necesidades
de cada Dirección.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
3. Analizar y ajustar las necesidades de capacitación detectadas en cada
Dirección, en base a los parámetros mencionados
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
4. Elaborar y Consolidar las capacitaciones solicitadas e incluirlas en el
formato “Plan Anual de Capacitaciones”.
Responsable:
Analista de
5. Solicitar la revisión y aprobación por parte del Gerente General del “Plan
Anual de capacitaciones.
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Medio de Comunicación:
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Formato elaborado por:
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Idioma: Español
Talento
Humano
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
6. Socializar con cada Dirección, la matriz “Plan Anual de capacitaciones”
aprobado.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
7. Realizar el proceso de contratación de las capacitaciones aprobadas.
Responsable:
Dirección
Requirente
8. Si el curso está fuera del Plan de Capacitación, enviar a la Gerencia
General para su aprobación, un Memorando solicitando la capacitación
respectiva, adjuntando la proforma con toda la información establecida para
este proceso.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
9. Recibe la solicitud de capacitación aprobada por la Máxima Autoridad y
procederá a analizar la viabilidad financiera para verificar si existe saldo en
la partida presupuestaria y solicitará la disponibilidad presupuestaria a la
Dirección Financiera.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
10. Gestionar la certificación presupuestaria, adjuntando al expediente la
factura y enviar a la Dirección Administrativa para que se inicie el proceso
de contratación.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
11. Enviar al Proveedor de la capacitación el correo electrónico de aceptación
y el listado de los participantes o llenar el formulario de inscripción
proporcionado por el proveedor.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
12. Notificar previo a la ejecución del curso a los Funcionarios que participarán
en la capacitación.
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
13. Solicitar al proveedor de la capacitación el formato “Registro de Asistencia”,
certificados digitalizados, formato “Evaluación de reacción”, Reporte de la
capacitación y evaluación de conocimientos (de ser aplicable).
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
14. Realizar el análisis de los indicadores de evaluación del curso.
Responsable:
Analista de
15. Reportar a cada Dirección los indicadores de Evaluación e indicadores de
asistencia al curso de capacitación y feedback del curso.
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necesidades de registro
Medio de Comunicación:
Copia Digital
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Formato elaborado por:
Unidad de Organización y Métodos
Idioma: Español
Talento
Humano
Responsable:
Analista de
Talento
Humano
16. Gestionar todos los documentos soportes del proceso y entregarlos a la
Dirección Administrativa para que se ejecute el pago al proveedor de la
capacitación.
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