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EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

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EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
“Cuando uno no maneja su propio bus, no importa mucho donde proyecte ir,
porque no llegará de ningún modo” Richard Bandler
Tomar una decisión siempre comienza por decidirse entre Decidir o No Decidir.
Al Decidir, estamos asumiendo el compromiso con los resultados que se quieren
alcanzar, mientras que al No Decidir demostramos estar interesados en que las
cosas sucedan, pero sin hacer nada para lograr los resultados deseados. Lo que
nos lleva a una u otra cosa, son nuestros modelos mentales y es por ello que
debemos analizar los procesos de Toma de Decisiones a partir de ellos.
Normalmente se decide para alcanzar el éxito y se eluden las decisiones cuando
se desea evitar el fracaso.
Thomas Alva Edison, que es el inventor más
prolífico que ha dado la historia de la humanidad,
en una oportunidad señaló: “No me siento
desanimado, pues todo intento erróneo
descartado es un paso hacia delante”. Obsérvese
que Edison no hablaba de fracaso sino de intento
erróneo.
Por otra parte, las decisiones que nosotros tomamos pueden ser algunas
acertadas y otras erróneas, pero cualquiera de ellas debe generar aprendizaje,
sin embargo nuestros modelos nos han enseñado a temer al fracaso, por lo que
buscamos evitarlo, y por ello, nos olvidamos de trabajar para lograr el éxito, lo
que nos lleva a pensar que el proceso de Toma de Decisiones es un proceso
interno del Ser Humano, que debe ser analizado desde dentro y no a través del
simple manejo de técnicas para la Toma de Decisiones, que nunca utilizamos,
porque las situaciones de la vida muchas veces no nos dan tiempo para ello.
La decisión que tomemos puede ser acertada o errónea, cualquiera de las dos
genera un aprendizaje, lo que implica que, si nos equivocamos, debemos
esforzarnos por aprender de nuestros errores, en lugar de castigarnos por ello,
pues si no lo hacemos estaremos destinados a repetirlos en el futuro, ya que nos
preocupamos por lo que pasó, lo que ocasiona una exageración de las cosas y el
pensar sólo en el hecho del pasado, alimentándolo así mismo, en vez de ocuparnos
por nuevas estrategias para intentarlo de formas diferentes en el futuro.
Nuestra capaciadad de tomar
desiciones, tiene que ver con:
Asumir Riesgos
Ser creativo
Buscar alternativas a problemas o retos
aun existentes
.
Los que asumen riesgos no son sólo las personas osadas que practican deportes
o actividades extremas, todos debemos hacerlo cada día.
¿Qué podemos aprender de quienes realizan actividades extremas?. Quienes
practican esas actividades; no están locos, ni están desapegados de la vida,
definitivamente no, ellos son personas mentalmente sanas como todos
nosotros. Al contrario de lo que parece, son personas muy precisas, muy
constantes, muy preparadas y muy prudentes para hacer frente a situaciones
difíciles. Las características que ellos presentan son:
 Actúan inteligentemente en la preparación de sus actividades.
 Piensan todo antes de actuar.
 Elevan al máximo sus conocimientos.
 Analizan cuidadosamente los factores que podrían actuar en su contra.
 Programan su actuación de conformidad con el riesgo.
 Imaginan como van a funcionar las cosas.
 Y por último lo hacen.
Lo importante, es adoptar un enfoque proactivo de toma de decisiones, es decir,
debemos tomar nuestras decisiones, sin esperar a que los otros lo hagan por
nosotros, o bien, a vernos forzados a hacerlo.
Recolección de datos: Una buena
decisión se
información:
basa
siempre en
cifras,
indicadores, análisis del contexto,
reportes, consejos de expertos,
buenas prácticas, entre otras
fuentes. La clave en este paso es
buscar la información necesaria
para un buen análisis. Disponer de la
información necesaria Primeramente el decisor ha de recabar toda la
información necesaria para conocer exactamente cuál es el problema y sus
causas, a fin de poder realizar una exacta definición del problema. Para recabar
información es posible:
• Preguntar a personas relacionadas directamente con el problema
• Ir a la zona o sección donde se está produciendo o se ha producido el problema
para ver qué sucede.
• Solicitar información a expertos en el área competente
Al respecto, hay que tener en cuenta que no siempre la información obtenida es
fidedigna ni completa al 100%, puesto que en ocasiones la gente proporciona su
interpretación de la información, u omite parte de la misma. Por ello, es
importante preguntar a distintas personas y, al hacerlo, cruzar la información
recibida, filtrarla, comprobar y finalmente juzgar.
1. Identificación
del
problema:
tenemos
que
reconocer cuando estamos ante un problema para
buscar alternativas al mismo. En este primer
escalón tenemos que preguntarnos, ¿qué hay que
decidir? el primer paso del proceso de toma de
decisiones es haber detectado que hay una
diferencia entre el estado actual de la situación y
el estado deseado. Este problema ejerce una
presión sobre el administrador que le obliga a
actuar, ya sea por políticas de la organización,
fechas límite, crisis financieros, futuras evaluaciones del desempeño,
entre otros ejemplos.
Para que una situación se pueda considerar un problema, el administrador debe
disponer de la autoridad, el dinero, la información y cuantos recursos sean
necesarios para actuar
2. Análisis del problema: en este paso
habremos de eterminar las causas del
problema y sus consecuencias y recoger la
máxima información posible sobre el mismo.
En esta ocasión la cuestión a resolver es,
¿cuáles son las opciones posibles? . Cuando
se va a resolver un problema es necesario
analizarlo y dilucidar cuales son los procesos
y aspectos relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del
problema o qué hace amenazante la situación.
3. La identificación de los criterios para la toma de
decisiones: señalar la pauta o los métodos que resultarán
relevantes para solucionar el problema. Cada individuo
responsable de tomar decisiones en la empresa posee un
abanico de criterios que lo guían en su ocupación, y es
importante conocer cuáles se tienen en cuenta y cuáles se
omiten, ya que estos últimos resultarán irrelevantes para
el encargado de tomar la decisión.
La asignación de ponderaciones a los criterios: priorizar
de forma correcta los
criterios seleccionados en la etapa anterior,
puesto que no todos van a tener la misma
relevancia en la toma de la decisión final.
Normalmente existe un criterio preferente, y
el resto se pueden ponderar comparándolos
entre ellos y valorándolos en relación al
preferente. Consiste en la elección de métodos
de decisión: realizar cuestionamientos relacionados con la generación de
alternativas y la participación de agentes o personas externas, los mismos
contemplaran aspectos tales como el tiempo, recursos, activos, etc.
4.Desarrollo de todas las alternativas viables para la resolución exitosa del
problema. Es una fase que depende de la creatividad del individuo. Se trata de
imaginar las alternativas posibles. La crítica y autocrítica juegan un papel que
compromete de forma importante la efectividad de este paso. Es preciso
suprimir ambas en una primera fase para poder considerar las soluciones sin una
censura previa. Se hace siguiendo las reglas del brainstorming, en el que no se
realizan críticas ni evaluaciones de las ideas propuestas; cualquier propuesta es
aprovechada, completada o variada para generar nuevas soluciones.
5.
Evaluación
o
estudio de opciones o
alternativas: aquí nos
tenemos que centrar
en identificar las
posibles soluciones al
problema o tema, así
como sus posibles consecuencias. Nos debemos preguntar, ¿cuáles son las
ventajas ye inconvenientes de cada alternativa? es decir, valorar la situación
generada de acuerdo con los objetivos que se pretenden alcanzar. Para ello se
valoran la probabilidad de que un resultado, es decir, su incertidumbre; junto
con los beneficios o perjuicios que pueden conllevar que ocurra, es decir, las
consecuencias de cada resultado.
6. Elección de la mejor opción: una vez
analizadas todas las opciones o alternativas
posibles, debemos escoger la que nos
parece mas conveniente y adecuada.
Observamos como aquí esta implicada en sí
misma una decisión, en esta ocasión nos
preguntamos
¿cuál
es
la
mejor
opción? Visualice los posibles efectos de su
decisión a corto, mediano y largo plazo.
7. Poner en práctica las medidas
tomadas: una vez tomada la decisión
debemos llevarla a la práctica y observar su
evolución. Aquí reflexionamos sobre ¿es
correcta la decisión? Póngala a prueba,
dándole tiempo para que surta sus efectos
positivos. Lo primero que hay que hacer para
llevar a cabo la decisión es comunicarla a las personas afectadas y conseguir que
se comprometan con ella. Es más fácil conseguirlo si las personas responsables
de ejecutar una decisión participan en el proceso.
Controlar el proceso cuando se lleva a cabo la acción. Cuando realizamos una
acción entramos en el proceso de control de lo que hacemos, (Carver y Scheier,
1981) en el que vamos monitorizando si el resultado actual va en el camino que
esperamos o no. Si no marcha en dirección al objetivo, generamos nuevos caminos
o cambiamos los planes en un proceso de toma de decisiones parecido. Implantar
y controlar la decisión. Es casi un miniproyecto dentro del proyecto:
Desarrollar un plan: como siempre, plazos, secuencia de actividades,
responsables, medios… y todo ello representado en un diagrama de Gantt.
Comunicar la decisión: para que todo el personal implicado conozca el cambio y
las responsabilidades sobre el mismo.
Seguimiento de la ejecución: para controlar la adecuada implantación de acuerdo
al plan establecido.
Controlar los progresos: para evitar los riesgos de desviación
Actuar sobre las desviaciones: en el caso de que se manifiesten para garantizar
el objetivo planteado.
Finalmente evaluamos el resultado: en este última fase tenemos que considerar
si el problema se ha resuelto conforme a lo previsto, analizando los resultados
para modificar o replantear el proceso en los aspectos necesarios para conseguir
el objetivo pretendido. En esta fase nos preguntamos, ¿la decisión tomada
produce los resultados deseados? Lo importante, es adoptar un enfoque
proactivo de toma de decisiones, es decir, debemos tomar nuestras decisiones,
sin esperar a que los otros lo hagan por nosotros, o bien, a vernos forzados a
hacerlo.
“Para el caminante, lo importante es el camino, no la
meta”. Lao Tse.
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