E MPRESA HOJALATA MEXICANA S . A . Fundamentos de Administración Al hacer la anterior división del trabajo se daría el primer paso para darle al funcionario o empleado de la empresa un orden claro de las jerarquías, una definición clara de la autoridad y de las responsabilidades y sobretodo una identificación real de a quién debe dirigir la información, quien toma las decisiones, de quien recibe instrucciones y como resultado una mejor eficiencia y eficacia en todos los procesos de trabajo y lograr el objetivo general y los particulares. Los resultados de la división del trabajo serian1.Mayor especialización de cada actividad 2.- Una sola línea de responsabilidad 3.- Un control más eficaz al momento de evaluar la gestión de cada trabajo especifico.4.- Una mayor oportunidad para poder establecer un plan emergente para la corrección de los desvíos que se dan en todos los procesos. Ma. del Carmen Bernal Saucedo. Diego Fernando Cervera Coraza. Edith Carolina Anda González. Alejandro Carrillo Cruz. Edith Barrera Retana. 11-11-2010 EMPRESA HOJALATA MEXICANA S.A. Fundamentos de Administración Actividad de la Empresa La empresa Hojalata Mexicana, S. A. de C. V., es una empresa que se dedica a la fabricación y comercialización de botes para alimentos, pintura y aerosol. Situación Actual de la empresa Se identifican las siguientes condiciones laborales de la empresa necesita modificar para lograr el objetivo a tres meses de recuperar las ventas a $ 2´000,000.00 de pesos. A. La estructura de trabajo actual impide tener: o Una división del trabajo que especifique claramente la tarea a desarrollar, con un personal que tenga su responsabilidad muy definida y los niveles de jerarquía. o Procedimientos en el que se busque la optimización de los recursos tanto humanos como materiales y económicos. o Un control de los tiempos y movimientos que permita tener una calidad en el servicio, en los productos y en los procesos de producción. B. El flujo de la información actual no permite: o Tener una información rápida y verás para tomar decisiones y corregir rumbo o Un seguimiento y control de los flujos financieros para suministrar a cada área de trabajo los insumos necesarios para la realización de su trabajo. o La identificación de las jerarquías para la asignación de autoridad y responsabilidad. C. El ambiente de trabajo actual impide: o Tener una empresa donde el equipo de trabajo fortalezca la organización, se sienta seguro, integrado y con sentido de pertenencia. o Tener un orden en los espacios y en las responsabilidades. o Tener disciplina en las relaciones laborales. D. Estabilidad y Duración del personal en un cargo, o aquí hay mucha rotación y eso implica que haya menor eficiencia y mayor gasto al contratar personal nuevo. 1 11-11-2010 Plan de Trabajo Por lo anterior se proponen las siguientes líneas de acción: A. Crear un manual de organización en donde estén definidas las jerarquías, las responsabilidades, las funciones de cada uno de los integrantes de la organización. B. Crear un manual de procedimientos que contenga la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada área de la organización. C. Crear un manual de funciones que contenga el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y que permita el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores específicas, sin demerito de la creatividad e iniciativa de cada funcionario y solo como un instrumento de control y seguimiento. D. Hacer una evaluación del personal para identificar sus aptitudes y habilidades y así asignarlo al área en el que pueda ser más productivo y darle una capacitación enfocada a esa área. E. Una propuesta para iniciar con el proceso de reestructuración y poder lograr el objetivo a 3 meses se sugiere definir de manera temporal las áreas funcionales de la siguiente forma: F. Crear el área de Mercadotecnia y Publicidad para que preparen un plan que logre un nuevo concepto de imagen para salir nuevamente al mercado y recuperar la confianza del consumidor. Técnica: El funcionario encargado sería el departamento de producción y su responsabilidad se limitaría a producción, transformación y fabricación de insumos. Comercial. Departamento de ventas y aquí agregaría el área de mercadotecnia que se encargaría de el estudio de los mercados cual sería el nicho al que queremos llegar. Financiera y Contable: Por el momento serían dos áreas en una sola y el funcionario del departamento de Crédito y Cobranzas sería el encargado de esta área y se recomienda enviarlo a una capacitación sobre la administración y uso del capital. Seguridad/ Recursos Humanos: La empresa debe contar con un Departamento de seguridad industrial el cual será encargado de verificar el cumplimiento de las normas de seguridad dentro de la empresa para cuidar el recurso humano (mano de obra), y el departamento de recursos humanos verificará que el personal contratado cumpla el perfil de acuerdo al puesto y categoría. Administrativas: En esta área el Gerente Administrativo actual se encargará de utilizar los recursos mediante la previsión, el mando, la coordinación y el control. 2 11-11-2010 Cronograma de Trabajo GRÁFICA DE GANTT 3 Detección de problemática 2 21-nov-10 23-nov-10 2 Formulación de diversas alternativas de solución 10 24-nov-10 04-dic-10 3 5 Aprobación de alternativas y estrategias 5 05-dic-10 10-dic-10 4 Implementación de medidas correctivas, críterios o políticas 20 11-dic-10 02-ene-11 5 7 Seguimiento y evaluación de resultados. 36 03-ene-11 08-feb-11 6 09-feb-11 7 4 6 8 Cumplimiento del objetivo ventas por 2´000 de pesos 90 10-nov-10 08-feb-11 Propuesta de la división de trabajo de acuerdo a Henry Fayol. Aquí la idea es dividir de forma funcional las actividades por áreas. Dirección General Gerencia Técnica Gerencia Administrativa Gerencia Comercial Gerencia de Compras Desarrollo de Producto Finanzas Ventas Compras Productivas Producción Contabilidad PostVenta Compras generales Procesos e Industrial Seguridad Logística Recursos Humanos 3 5-11 Feb 1 29-Ene4Feb 20-nov-10 22-28 Ene 17-nov-10 15-21 Ene 3 8-14 Ene 2 Análisis de la información obtenida 1-7 Ene 0 25-31 Dic 17-nov-10 18-24 Dic 10-nov-10 Estudio General de la Empresa y Recopilación de Información 2011 10-17 Dic 7 1 2010 3-9 Dic Actividad Predecesora 25-Nov2-Dic Fecha Final 18- 24 Nov Fecha Inicio CONCEPTOS 10-17 Nov. Duración Días No. 11-11-2010 Creemos que al dividir el trabajo se aumentaría la eficiencia y eficacia de cada empelado mejorando productivamente en cada una de sus respectivas áreas y en conjunto lograr los objetivos de la empresa que en este caso es de Recuperar el nivel de ventas de 2’000,000.00 pesos al mes que venían manejando en tiempo pasado, en un plazo de tres meses. 4