MAN PROC DRMS

SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DICIEMBRE 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 4
MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO.............................................................. 6
PROCEDIMIENTOS .............................................................................................. 14
1.
Adquisición por licitación pública ........................................................................... 15
2.
Adquisición por invitación a cuando menos tres personas ..................................... 33
3.
Adquisición por adjudicación directa ...................................................................... 51
4.
Adquisición a través de compras menores ............................................................ 65
5.
Enajenación por licitación pública .......................................................................... 80
6.
Enajenación por invitación a cuando menos tres personas.................................... 96
7.
Adjudicación directa............................................................................................... 109
8.
Adquisición de vales de gasolina ........................................................................... 119
9.
Recepción y salida de bienes al almacén .............................................................. 130
10.
Alta de bienes de activo fijo por adquisición........................................................... 139
11.
Cambio de adscripción de bienes de activo fijo ..................................................... 148
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12.
Control y administración de bienes del activo fijo ................................................... 157
13.
Baja de bienes de activo fijo .................................................................................. 170
14.
Conciliación del registro contable y el control físico de los bienes de activo fijo ..... 188
15.
Baja de bienes de activo fijo por donación ............................................................. 201
16.
Asignación del parque vehicular ............................................................................ 220
17.
Suministro de combustible ..................................................................................... 232
18.
Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular .................................. 243
19.
Reparación mayor y reparaciones menores de vehículos y aplicación de bitácora 260
20.
Supervisión del parque vehicular ........................................................................... 272
21.
Seguro de vehículos .............................................................................................. 285
22.
Inventario físico del almacén de bienes de consumo ............................................. 300
23.
Toma del inventario físico de bienes de activo fijo ................................................. 309
24.
Prestación de servicios y mantenimiento preventivo y correctivo ........................... 329
25.
Servicio de vigilancia ............................................................................................. 341
26.
Proyecto de instalaciones y distribución del espacio.............................................. 353
27.
Soporte a unidades técnico – administrativas en eventos especiales .................... 365
28.
Traslado de materiales y equipos .......................................................................... 373
29.
Transporte de personal local y foráneo a eventos especiales ................................ 382
30.
Correspondencia de entrada ................................................................................. 390
31.
Correspondencia de salida .................................................................................... 400
32.
Archivo .................................................................................................................. 410
33.
Preparación del Programa Anual de Adquisiciones ............................................... 419
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios tiene como
propósito fundamental, proporcionar las bases para la operación, en lo correspondiente a la
administración de los recursos materiales y de servicios, que deben seguir cada una de las unidades
técnico-administrativas que integran a la Procuraduría Agraria, a fin de optimizar y agilizar el proceso
administrativo.
Por lo que se refiere a la descripción de procedimientos se presentan los correspondientes a recursos
materiales y servicios, mismos que contienen sus respectivos objetivos, las políticas que orientan y
regulan su ejecución y la descripción de cada una de las actividades.
Con la finalidad de dar mayor claridad y tratando de presentar un esquema más objetivo, el Manual
de Procedimientos contiene de manera sencilla y clara los diagramas de flujo de cada uno de los
procedimientos.
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El marco normativo y los procedimientos establecidos en el documento son de carácter obligatorio y
de estricta observancia en su contenido, siendo la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la
facultada para resolver las dudas que se generen con motivo de la interpretación y aplicación del
manual; así como su revisión, actualización y difusión en todas las unidades técnico-administrativas
de la Procuraduría Agraria.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
DOF, 05-02-1917. Última reforma DOF 13-11-2007.
Leyes

Ley Agraria.
DOF, 26-02-1992. Última reforma DOF, 09-07-1993.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
DOF, 29-12-1976. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
DOF, 30-03-2006. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.
DOF, 29-12-1978. Última reforma DOF, 01-10-2007.
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
Ley del Impuesto sobre la Renta.
DOF, 01-01-2002. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley General de Bienes Nacionales.
DOF, 20-05-2004. Última reforma DOF 31-08-2007.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
DOF, 13-03-2002. Última reforma DOF, 21-08-2006.

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
DOF, 31-03-2007. Sin reforma.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley de Planeación.
DOF, 05-01-1983. Última reforma DOF, 13-06-2003.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas
DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008.
DOF, 07-12-2007.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
DOF, 11-06-2002. Última reforma DOF, 06-06-2006.

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.
DOF, 19-12-2002. Última reforma DOF, 23-02-2005.
Códigos

Código Civil Federal.
Publicado en el DOF en cuatro partes 26-05-1928, 14-07-1928, 03 y 31-08-1928. Última reforma
DOF,13-04-2007.
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
Código Federal de Procedimientos Civiles.
DOF, 24-02-1943. Última reforma DOF, 13-06-2003.
Reglamentos

Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales.
DOF, 02-09-2004. Sin reforma.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
DOF, 28-06-2006. Última reforma DOF, 05-09-2007.

Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
DOF, 04-12-2006. Sin reforma.

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
DOF, 17-10-2003. Última reforma DOF, 04-12-2006.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.
DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF 29-11-2006.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF, 30-11-2006.

Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria.
DOF, 15-01-2008.

Reglamento Interior de la Procuraduría Agraria.
DOF, 28-12-1996. Sin reforma.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental
DOF, 11-06-2003. Sin reforma.
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
Reglamento sobre el consumo de tabaco.
DOF 27-07-2000. Sin reforma.
Estatutos

Estatuto del Servicio Profesional Agrario.
DOF, 14-09-1994. Sin reforma.
Decretos

Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores
públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo
o comisión.
DOF, 14-09-2005.

Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.
DOF 31-05-2007.

Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial Agrario 2007-2012.
DOF 22-01-2008.

Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de
2008.
DOF, 13-12-2007.
Acuerdos

Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones
legales que regulan la asignación y uso de los bienes y servicios que se pongan a disposición
de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal.
DOF, 04-01-1988.

Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal incluidas
las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las
atribuciones y funciones que les competen, deberán adoptar las medidas que permitan el
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aprovechamiento integral y óptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales
de oficina de que disponen.
DOF, 19-04-1989.

Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que deberán adoptar las
dependencias y entidades, incluidas las sociedades nacionales de crédito, fideicomisos y
fondos de fomento, con el propósito de adecuar su organización, funcionamiento y objetivos a
criterios de disciplina presupuestal, respecto de la autorización, asignación y utilización de los
recursos de que dispongan los servidores públicos para el eficiente desempeño de las
funciones encomendadas.
DOF, 20-04-1989.

Acuerdo por el que se delega en el Secretario General la facultad de celebrar y firmar todos los
convenios y contratos en las materias que se indican.
DOF, 13-08-1992.

Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de bienes
muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
DOF, 10-08-1993.

Acuerdo de Adscripción de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria.
DOF, 24-01-1997.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por
parte de las Dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de
arrendatarias.
DOF, 03-02-1997.

Acuerdo por el que se delega a los titulares de las Delegaciones y Residencias de la
Procuraduría Agraria, la facultad de celebrar contratos y convenios de servicios de limpieza,
vigilancia y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el adecuado
funcionamiento de esas Unidades Administrativas.
DOF, 17-02-1997.

Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría
de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así
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como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos
acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.
DOF, 11-04-1997.

Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las
declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de
comunicación electrónica.
DOF, 19-04-2002.

Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al
separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega- recepción del informe de
los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados.
DOF 13-10-2005.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios,
donativos o beneficios en general que reciben los servidores públicos.
DOF 13-12-2006.

Acuerdo que establece los montos máximos de renta que las instituciones públicas federales
podrán pactar durante el ejercicio fiscal 2008, en los contratos de arrendamiento de inmuebles
que celebran.
DOF 27-12-2007.
Documentos Normativos-Administrativos

Norma Oficial Mexicana NOM – 001-STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e
Higiene en los Edificios, Locales, Instalaciones y Áreas de los Centros de Trabajo.
DOF, 08-06-1994.

Norma Oficial Mexicana NOM - 016 –STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e
Higiene en los Centros de Trabajo, referente a Ventilación.
DOF, 06-07-1994.

Norma Oficial Mexicana NOM - 002 STPS 1994, relativa a las Condiciones de Seguridad para la
Prevención y Protección contra incendios en los Centros de Trabajo.
DOF, 20-07-1994. Aclaración DOF, 28-09-1994.
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
Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal
Centralizada.
DOF, 15-03-1999.

Normas Internas de Trabajo de la Procuraduría Agraria.
P.A. 18-05-2006.

Norma Oficial Mexicana NOM - 019 - STPS - 1993. Relativa a la constitución, registro y
funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo.
DOF, 05-12-1994. Aclaraciones DOF, 29-12-1994.

Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones
en la Administración Pública Federal.
DOF, 28-12-2007.

Normas conforme a las cuales se llevarán a cabo los avalúos y justipreciaciones de rentas a
que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales.
DOF 27-09-2006.

Lineamientos y criterios generales para la enajenación de vehículos terrestres de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
DOF, 14-04-1997.

Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y
disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.
DOF, 29-12-2006.
Otras Disposiciones

Lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal.
DOF, 27-02-2007.

Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de
personas.
DOF, 04-08-1997.
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
Manual de Procedimientos en materia de Representación Legal.
Noviembre de 2006. Normateca Interna de la Procuraduría Agraria.
Las demás normatividad aplicable y de observancia obligatoria publicada en la Normateca Federal y
Interna de la Procuraduría Agraria, en materia de administrativa y financiera.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
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PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
01 ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 17
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 18
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 21
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 29
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Suministrar bienes mediante el proceso de Licitación Pública Nacional o Internacional para la
obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio, precio y financiamiento dentro del marco
jurídico vigente en materia de adquisiciones.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
NORMAS DE OPERACIÓN
I.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
II.
Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
III.
El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
IV.
Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
V.
La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
VI.
Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
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Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
VII.
Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
IX.
Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
X.
La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XI.
Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XII.
La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Área solicitante (AS)
1
Elabora requerimiento de compra y turna a la
DRMS,
anexando
suficiencia
presupuestal
autorizada y, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios (DRMS)
2
Recibe requerimiento de compra del AS y turna al
DA, recabando acuse de recibo.
Departamento
(DA)
3
Recibe y verifica características de requerimiento
de compra y suficiencia presupuestal para revisión.
de
Adquisiciones
Se encuentra debidamente requisitada.
4
Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y
turna para firma de autorización a la DRMS.
5
No
Devuelve con formato denominado “Volante de
devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
6
Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA
para autorización.
Dirección
General
Administración (DGA)
de
7
Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la
DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
8
Recibe requerimiento de compra, verifica firma y
turna al DA.
Departamento de Adquisiciones
9
Recibe requerimiento de compra, verifica firma y
turna al almacén para verificar la existencia de los
bienes solicitados.
Almacén
10
Recibe requerimiento de compra,
existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones
11
Recibe requerimiento de compra verifica firma y
sello de existencia en almacén y archiva
temporalmente.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Existencia.
12
Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale
de salida del almacén.
13
No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o
bienes a adquirir conforme a los lineamientos y
políticas establecidas y envía al proveedor relación
de artículos a adquirir para su cotización.
Proveedor
14
Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y
envía al DA.
Departamento de Adquisiciones
15
Recibe cotización, elabora cuadro comparativo y/o
Estudio de Mercado y turna a la SDRM
Subdirección
de
Materiales (SRM)
Recursos
16
Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado
determina procedimiento de Licitación Pública
(Nacional e Internacional), turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
17
Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado
para dar Vo.Bo. de la determinación del
procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar
el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones
18
Elabora proyecto de las bases de Licitación
Pública con las características técnicas de los
bienes a adquirir y turna a la SRM.
Subdirección
Materiales
Recursos
19
Revisa bases, elabora memorándum u oficio para
convocar al Subcomité revisor de bases y turna a
la DRMS para firma.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
20
Recibe memorándum u oficio firma y turna a la
SRM para distribución.
Subdirección
21
Recibe memorándum verifica firma anexa en
proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de
de
de
Recursos
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
23/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Materiales
bases, recabando acuse de recibo.
Subcomité Revisor de Bases
22
Recibe revisa, modifica las bases y elabora acta
haciendo constar las modificaciones hechas a las
bases y turna a la DRMS.
Departamento de Adquisiciones
23
Recibe bases, modifica y turna al la SRM.
Subdirección
Materiales
24
Recibe bases aprobadas, archiva en expediente
temporal e inicia procedimiento.
de
Recursos
Recibe y elabora proyecto de convocatoria
Ingresa al Sistema Compranet para obtener
impresión de la convocatoria
Cotiza el costo de la publicación y turna a DRMS
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
25
Recibe
cotización,
solicita
compromiso
presupuestal para pago de publicación de
convocatoria.
Turna convocatoria a la DGA.
Dirección
Administración
General
de
26
Recibe convocatoria, autoriza y elabora oficio de
solicitud de publicación
en el DOF de la
convocatoria y turna a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
27
Recibe oficio-solicitud y
publicación y turna a SRM
Subdirección
Materiales
Recursos
28
Tramita la publicación de la convocatoria en el
Diario Oficial e ingresa en el sistema Compranet
convocatoria y base para su difusión y venta, turna
a la DRMS
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
29
Recibe bases y turna a la DRF para su venta,
recaba acuse de recibo
Dirección de Recursos Financieros
30
Recibe bases y efectúa su venta
de
convocatoria
para
Requisita formato de registro de compradores de
bases
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
24/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Turna las bases que no fueron vendidas a la
DRMS
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
31
Subdirección
Materiales
32
Elabora acta de inicio de junta aclaraciones
relacionando a los licitantes participantes y a los
miembros asistentes, recaba firma distribuye a
interesados y archiva temporalmente
33
Informa de este acto a la SFP vía COMPRANET
de
Recursos
Recibe bases vendidas y turna a la SDRM
Coordina inicio del procedimiento de licitación
Publica e instruye a la SDRM para enviar carpeta
de licitación a los miembros que participan en la
licitación
Realiza apertura de sobres de propuestas en dos
etapas:
Primera Etapa elabora formato de documentación
solicitada en bases y archiva en expediente
temporal
34
Realiza apertura de ofertas técnicas y recepción de
ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en
las bases; se levanta acta respectiva y se envía al
área usuaria para su análisis, cuando el caso lo
amerite
Área usuaria
35
Recibe propuestas técnicas,
técnico y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
36
Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la
SDRM.
Subdirección
Materiales
37
Continua con el procedimiento elabora acta de fallo
técnico recaba firmas y archiva en expediente
temporal
de
Recursos
elabora dictamen
Informa de este acto a la SFP vía COMPRANTE
38
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
Realiza apertura de los sobres de las propuestas
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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25/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
económicas, elabora cuadro comparativo levanta
acta, y turna cuadro comparativo firmado a la
DRMS para autorización.
Dirección de Recursos Materiales y
servicios
39
Recibe cuadro comparativo da Vo. Bo. y turna a la
SDR
Subdirección
Materiales
40
Da a conocer el fallo de la licitación, levanta acta
recaba firmas y archiva
de
Recursos
Ingresa al Sistema Compranet fallo de licitación y
turna al DA
Departamento de Adquisiciones
41
Recibe copia de fallo, elabora pedido o contrato de
suministros y turna con oficio para su opinión legal
a la DGJRA
42
Recibe oficio con contrato de suministros anexo,
revisa contrato hace correcciones y turna a la
DRMS mediante oficio.
Dirección de Recursos Materiales
43
Recibe oficio y contrato de suministros y turna al
DA.
Departamento de Adquisiciones
44
Recibe contrato de suministros y realiza las
correcciones correspondientes.
45
Elabora oficio comunicando al proveedor para que
reciba contrato de suministros para revisión y
firma del proveedor, acusa de recibo y archiva en
expediente temporal.
46
Recibe mediante oficio el contrato de suministros
para su revisión y firma.
Dirección
Jurídica
Representación Agraria
Proveedor
y
Firma contrato de suministros y lo entrega junto
con la fianza de cumplimiento al DA.
Departamento de Adquisiciones
FECHA DE ELABORACIÓN:
47
DÍA
14
Recibe fianza de cumplimiento, revisa y labora
oficio recaba firma de la DRMS y turna a la DRF
para custodia.
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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26/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
48
Dirección de Recursos Financieros
(DRF)
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
Elabora relación de contratos de suministros, firma
y turna a la DRMS.
Recibe fianza del DA para custodia.
49
Recibe relación de contratos de suministros y
archiva en expediente temporal.
Elabora formato de contratos y suministros, firma y
turna relación a la DGA.
Dirección
Administración
General
de
50
Recibe relación de contratos de suministros para
acuerdo y firma del Secretario General, devuelve a
la DRMS y archiva relación en expediente
temporal.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
51
Recibe relación de contratos de suministros verifica
firma de autorización y turna a la SRM y archiva
relación de contratos en expediente temporal.
Subdirección de Recursos Mat.
52
Recibe relación de contratos de suministros
entrega contrato al proveedor adjudicado.
Proveedor
53
Recibe contrato de suministros y surte bienes al
almacén.
Almacén
54
Recibe bienes adquiridos verificando que cuente
con las especificaciones solicitadas.
y
Cumple con las especificaciones
Sí
Firma y sella factura original y devuelve al
proveedor.
No
Son devueltos al proveedor para que surta
conforme a las características solicitadas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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27/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
Departamento de Adquisiciones
Proveedor
AC TI VI D AD
55
Elabora nota de entrada y turna para conocimiento
al Departamento de Adquisiciones.
56
Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y
verifica la fecha de entrega del proveedor y
archiva.
57
Elabora memorándum e informa al área usuaria
que sus artículos o bienes solicitados se
encuentran en el almacén para su retiro.
58
Si el proveedor se desfaso en la entrega de los
bienes, se elabora oficio notificando sanción por
incumplimiento al proveedor.
59
Si es sancionado recibe notificación de sanción por
incumplimiento, pasa a la Caja General a realizar
el pago conforme a lo estipulado en la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Recibe y lleva factura original y pedido de compra
para tramite de pago a la Dirección de Recursos
Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
60
Recibe del proveedor factura original y pedido
para su revisión y pago.
Termina procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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29/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
13.
05.
ÁREA SOLICITANTE
EFECTÚA ESTUDIO DE
MERCADO CONFORME A
LINEAMIENTOS Y
POLÍTICAS, ENVÍA A
PROVEEDOR RELACIÓN DE
ARTÍCULOS
ALMACÉN
VERIFICA MONTO MÁXIMO
AUTORIZADO Y TURNA
PARA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
01.
10.
ELABORA REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA
ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
AUTORIZADA
RELACIÓN
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA, VERIFICA
EXISTENCIA, SELLA,
FIRMA Y TURNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
17.
RECIBE CUADRO
COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO,
DA Vo. Bo. DEL
PROCEDIMIENTO Y TURNA
PROVEEDOR
CUADRO
SUFICIENC IA
REQUERIMI ENTO
1
ESTUDIO
06.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
14.
RECIBE RELACIÓN DE
ARTÍCULOS, COTIZA Y
ENVÍA
02.
11.
REQUERIMI ENTO
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA,
RECABA ACUSE DE
RECIBO
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA
PARA AUTORIZACIÓN
18.
COTIZACIÓ N
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA
PARA AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
ELABORA PROYECTO DE
BASES DE LICITACIÓN Y
TURNA
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICO NES
ACUSE
REQUERIMI ENTO
PROYECTO
07.
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
REQUERIMI ENTO
SÍ
SUFICIENC IA
CUADRO
ESTUDIO
INFORMA AL ÁREA
SOLICITANTE PARA QUE
ELABORE VALE DE
SALIDA
08.
¿SE
ENCUENTRÁ
DEBIDAMENTE
REQUISITADA?
COTIZACIÓ N
12.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
RECIBE COTIZACIÓN,
ELABORA CUADRO
COMPARATIVO Y/O
ESTUIDO DE MERCADO Y
TURNA
¿EXISTENCIA?
03.
RECIBE Y VERIFICA
CARACTERÍSTICAS DE
REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
15.
NO
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
19.
REVISA BASES, ELABORA
MEMORÁNDUM U OFICIO
PARA CONVOCAR A
SUBCOMITÉ REVISOR Y
TURNA
PROYECTO
OFICIO
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
SÍ
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ÁREA SOLI CITANT E
16.
REQUERIMI ENTO
NO
RECIBE CUADRO
COMPARATIVO Y/O
ESTUDIO DE MERCADO,
DETERMINA
PROCEDIMIENTO Y TURNA
04.
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
DEVUELVE CON FORMATO
DENOMINADO “VOLANTE
DE DEVOLUCIÓN”
VOLANTE
RECIBE BIENES DEL
ALMACÉN
CUADRO
09.
ESTUDIO
20.
RECIBE MEMORÁNDUM Y
OFICIO, FIRMA Y TURNA
PARA SU DISTRIBUCIÓN
MEMORÁNDU M
RECIBE REQUERIMIENTO,
VERIFICA, FIRMA Y
TURNA PARA VERIFICAR
EXISTENCIA
FIN
1
A
REQUERIMI ENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
A
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
25.
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
RECIBE COTIZACIÓN,
SOLICITA COMPROMISO
PRESUPUESTAL PARA
PAGO DE PUBLICACIÓN
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
29.
RECIBE BASES Y TURNA
PARA SU VENTA
21.
COMPROMIS O
RECIBE MEMORÁNDUM,
VERIFICA FIRMA, ANEXA
PROYECTO Y ENVÍA
BASES
33.
INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE
LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A
COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA
DE SOBRES DE PR OPUEST AS.
ELABORA F ORMATO DE
DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y
ARCHIVA T EMPORA LMENTE
FORMATO
COMPROMIS O
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
PROYECTO
26.
22.
ACTA
SOBRES
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
SUBCOMITÉ REVIS OR
DE BASES
37.
ELABORA ACTA DE FALLO
TÉCNICO, RECABA
FIRMAS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE.
INFORMA A SECRETARÍA
DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
VÍA COMPRANET
30.
RECIBE CONVOCATORIA,
AUTORIZA Y ELABORA
OFICIO DE SOLICITUD
DE PUBLICACIÓN EN EL
D.O.F., TURNA
RECIBE BASES Y
EFECTÚA SU VENTA,
REQUISITA FORMATO DE
REGISTRO DE
COMPRADORES, TURNA
BASES NO VENDIDAS
OFICIO
BASES
34.
REALIZA APERTURA DE
OFERTAS TÉCNICAS Y
RECEPCIÓN DE OFERTAS.
LEVANTA ACTA Y ENVÍA
38.
REALIZA APERTURA DE
SOBRES, ELABORA
CUADRO COMPARATIVO,
LEVANTA ACTA Y TURNA
CUADRO
ACTA
RECIBE, MODIFICA Y
ELABORA ACTA, Y TURNA
SOBRES
CUADRO
PROPUESTA S
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
BASES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ACTA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ÁREA USUA RIA
ACTA
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
27.
23.
RECIBE BASES,
MODIFICA Y TURNA
RECIBE OFICIO Y
CONVOCATORIA PARA
PUBLICACIÓN Y TURNA
31.
RECIBE BASES VENDIDAS
Y TURNA. COORDINA
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO DE
LICITACIÓN PÚBLICA
CONVOCATO RIA
BASES
35.
RECIBE PROPUESTAS
TÉCNICAS, ELABORA
DICTAMEN TÉCNICO Y
TURNA
39.
RECIBE CUADRO
COMPARATIVO, DA VISTO
BUENO Y TURNA
DICTAMEN
CUADRO
BASES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECUSOS M ATERIA LES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
24.
RECIBE BASES
APROBADAS, ELABORA
PROYECTO DE
CONVOCATORIA, INGRESA
A COMPRANET, COTIZA Y
TURNA
28.
TRAMITA LA
PUBLICACIÓN DE LA
CONVOCATORIA INGRESA
EN COMPRANET LA
CONVOCATORIA Y BASES
BASES
32.
ELABORA ACTA DE
INICIO DE JUNTA DE
ACLARACIONES, RECABA
FIRMA, DISTRIBUYE A
INTERESADOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
CONVOCATO RIA
CONVOCATO RIA
ACTA
36.
RECIBE DICTAMEN
TÉCNICO, DA VISTO
BUENO Y TURNA
40.
DA A CONOCER EL FALLO
DE LA LICITACIÓN,
LEVANTA ACTA, RECABA
FIRMAS Y ARCHIVA.
INGRESA A COMPRANET
FALLO
DICTAMEN
ACTA
BASES
COTIZACIÓ N
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
31/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
45.
B
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ELABORA OFICIO, ENVÍA
CONTRATO AL PROVEEDOR
PARA REVISIÓN Y
FIRMA, ACUSA DE
RECIBO Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
CONTRATO
OFICIO
41.
RECIBE COPIA DE
FALLO, ELABORA PEDIDO
O CONTRATO DE
SUMINISTROS Y TURNA
MEDIANTE OFICIO A
DGJRA
CONTRATO
OFICIO
PROVEEDOR
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
PROVEEDOR
54.
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE.
ELABORA FORMATO DE
CONTRATOS, FIRMA Y
TURNA
RECIBE CONTRATO DE
SUMINISTROS Y SURTE
BIENES AL ALMACÉN
2
NOTA
FORMATO
58.
46.
ALMACÉN
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE OFICIO,
REVISA, FIRMA Y
ENTREGA JUNTO CON
FIANZA
ELABORA MEMORÁNDUM E
INFORMA AL ÁREA
USUARIA
51.
CONTRATO
FIANZA
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS, PARA
ACUERDO Y FIRMA DEL
SECRETARIO GENERAL,
DEVUELVE Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
55.
MEMORÁNDU M
RECIBE BIENES
59.
SI EL PROVEEDOR SE
DESFASO EN LA ENTREGA
DE LOS BIENES,
ELABORA OFICIO
NOTIFICANDO SENACIÓN
POR INCUMPLIMIENTO
ACUERDO
RELACIÓN
RECIBE CONTRATO,
REVISA Y TURNA
47.
CONTRATO
OFICIO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
RECIBE FIANZA,
REVISA, ELABORA
OFICIO, RECABA FIRMA
Y TURNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
43.
48.
ELABORA RELACIÓN DE
CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y
TURNA
CONTRATO
OFICIO
¿CUMPLE
ESPECIFICACIONES?
NO
2
PROVEEDOR
52.
OFICIO
RECIBE OFICIO Y
CONTRATO Y TURNA
RECIBE NOTA DE
ENTRADA AL ALMACÉN,
VERIFICA FECHA DE
ENTREGA DEL PROVEEDOR
Y ARCHIVA
RELACIÓN
DIRE CCI ÓN GEN ERA L J URÍ DIC A
Y DE RE PRE SEN TAC IÓN
AGRA RIA
42.
57.
50.
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS, VERIFICA
FIRMA DE AUTORIZACIÓN
Y TURNA. ARCHIVA
TEMPORALMENTE
RELACIÓN
60.
SÍ
FIRMA, SELLA FACTURA
ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
RECIBE NOTIFICACIÓN
DE SANCIÓN POR
INCUMPLIMIENTO, PAGA
EN CAJA GENERAL,
RECIBE FACTURA Y
PEDIDIO DE COMPRA
FACTURA
RELACIÓN
OFICIIO
FACTURA
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
61.
44.
53.
56.
49.
RECIBE CONTRATO Y
REALIZA CORRECIONES
RECIBE FIANZA PARA
CUSTODIA
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS Y ENTREGA
CONTRATO
CONTRATO
ELABORA NOTA DE
ENTRADA Y TURNA
CONTRATO
RECIBE DEL PROVEEDOR
FACTURA ORIGINAL Y
PEDIDO PARA SU
REVISIÓN Y PAGO
NOTA
FIANZA
TERMINA
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DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
32/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
02 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
33/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 35
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 36
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 39
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 47
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
34/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Planear, ejecutar y controlar el abastecimiento de los insumos mediante el proceso de invitación a
cuando menos tres personas, para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicios y
precio dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
35/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
NORMAS DE OPERACIÓN
XVI. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
XVII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
XVIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
XIX. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
XX. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
XXI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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36/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
XXII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
XXIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
XXIV.Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
XXV. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XXVI.Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XXVII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XXVIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se
entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no
mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XXIX.El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XXX. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Área solicitante (AS)
1
Elabora requerimiento de compra y turna a la
DRMS,
anexando
suficiencia
presupuestal
autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios (DRMS)
2
Recibe requerimiento de compra del AS y turna al
DA, recabando acuse de recibo.
Departamento de Adquisiciones
(DA)
3
Recibe y verifica características de requerimiento
de compra y suficiencia presupuestal para revisión.
¿Se encuentra debidamente requisitada.?
4
Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y
turna para firma de autorización a la DRMS.
No
Devuelve con formato denominado “Volante de
devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
5
Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA
para autorización.
Dirección General de
Administración (DGA)
6
Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la
DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
7
Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y
turna al DA.
Departamento de Adquisiciones
8
Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y
turna al almacén para checar existencia de los
bienes solicitados.
Almacén
9
Recibe requerimiento de compra,
existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones
FECHA DE ELABORACIÓN:
10
DÍA
14
verifica
Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y
sello de existencia en almacén y archiva
temporalmente.
MES
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
¿Existencia en almacén?
11
Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale
de salida del almacén.
12
No
Efectúa estudio de mercado de los artículos o
bienes a adquirir conforme a los lineamientos y
políticas establecidas y envía al proveedor relación
de artículos a adquirir para su cotización.
Proveedor
13
Recibe relación de artículos a adquirir, cotiza y
envía al DA.
Departamento de Adquisiciones
14
Recibe cotización de los artículos a adquirir,
elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para
determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos
Materiales
15
Recibe cuadro comparativo y
determina
procedimiento de adjudicación (invitación a cuando
menos tres personas), y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
16
Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la
determinación del procedimiento a realizar y turna
al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones
17
Elabora proyecto de las bases de invitación a
cuando
menos
tres
personas
con
las
características técnicas de los bienes a adquirir y
turna a la SRM.
Subdirección de Recursos
Materiales
18
Revisa bases, elabora memorándum u oficio para
convocar al Subcomité revisor de bases y turna a
la DRMS para firma.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
19
Recibe memorándum u oficio firma y turna a la
SRM para distribución.
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Recursos
Materiales
20
Recibe memorándum verifica firma anexa en
proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de
bases, recabando acuse de recibo.
Subcomité Revisor de Bases
21
Recibe, revisa y modifica las bases y turna al DA
para elaboración del acta correspondiente.
Departamento de Adquisiciones
22
Elabora acta haciendo constar las modificaciones
hechas en las bases y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
23
Recibe las bases definitivas y turna a SRM .
Subdirección de Recursos
Materiales
24
Recibe bases aprobadas, archiva en expediente
temporal y selecciona a los proveedores de
acuerdo al catálogo según el tipo de bien del que
se trate.
25
Elabora oficio para enviar invitación a proveedores
y turna a la DRMS para firma.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
26
Recibe oficio, firma y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos
Materiales
27
Recibe y verifica firma en oficio y anexa invitación y
bases para envío a proveedores y turna acuse de
recibido al DA.
Proveedores
28
Reciben invitación, sellan acuse de recibo.
Departamento de Adquisiciones
29
Recibe acuse de recibido verifica y archiva en
expediente temporal.
Subdirección de Recursos
Materiales
30
Realiza apertura de sobres de propuestas en dos
etapas:
Elabora formato de documentación solicitada en
bases entrega a proveedor y archiva en expediente
temporal.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
31
Primera Etapa realiza junta de apertura de ofertas
técnicas y recepción de ofertas económicas de
acuerdo a lo estipulado en las bases y elabora acta
haciendo constar las propuestas y procede a la
firma de la mismas por los asistentes del evento.
32
Elabora oficio envía propuestas técnicas al área
usuaria para que elabore dictamen técnico.
Área Solicitante
33
Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen
técnico cuando en su caso lo requiera o en su
defecto el DA y la SRM cuando a este le
corresponda y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
34
Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la
SRM.
Subdirección de Recursos
Materiales
35
Continua con el procedimiento elabora acta de fallo
técnico, recaba firmas y archiva en expediente
temporal.
36
Realiza apertura de los sobres de las propuestas
económicas, elabora cuadro comparativo firma y
turna a la DRMS para autorización.
Dirección de Recursos Materiales
37
Recibe cuadro comparativo, firma y decide al
proveedor idóneo para adjudicación, en caso de
ser necesario da fallo de la adjudicación o en su
defecto convoca a otra reunión para dar a conocer
el fallo y turna al DA para la elaboración de acta y
pedido o contrato de suministros según sea el
caso.
Departamento de Adquisiciones
38
Recibe cuadro comparativo
recabando firmas y archiva.
y
elabora
acta
Elabora el pedido o contrato de suministros.
39
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
Elabora oficio recabando firma de la DRMS
anexando contrato de suministros y envía para
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
revisión a la DJRA.
Dirección Jurídica y
Representación Agraria
40
Recibe oficio con contrato de suministros anexo,
revisa contrato hace correcciones, firma y turna a
la DRMS mediante oficio.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
41
Recibe oficio y contrato de suministros y turna al
DA.
Departamento de Adquisiciones
42
Recibe contrato de suministros y realiza las
correcciones correspondientes.
Elabora oficio comunicando al proveedor la
aprobación del contrato de suministros para
revisión y firma.
Proveedor
43
Entrega contrato de suministros al proveedor,
acusa de recibo y archiva en expediente temporal.
44
Recibe mediante oficio el contrato de suministros
para su revisión y firma
Firma contrato de suministros y lo entrega junto
con la fianza de cumplimiento al DA.
Departamento de Adquisiciones
45
Recibe contrato de suministros y fianza de
cumplimiento.
Revisa y elabora oficio recabando firma de la
DRMS y turna fianza a la DRF para custodia.
Recibe acuse de recibo del oficio y elabora relación
de contratos de suministros, firma y turna a la
DRMS.
Dirección de Recursos Financieros
(DRF)
46
Recibe fianza del DA para custodia.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
47
Elabora relación de contratos de suministros, firma
y turna relación a la DGA.
Departamento de Adquisiciones
48
Recibe relación de contratos de suministros y
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
archiva relación en expediente temporal.
Dirección General de
Administración
49
Recibe relación de contratos de suministros para
acuerdo y firma de la Secretaria General, devuelve
a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
50
Recibe relación de contratos de suministros verifica
firma de autorización y turna a la SRM.
Subdirección de Recursos
Meteriales
51
Recibe relación de contratos de suministros y
entrega contrato al proveedor adjudicado.
Proveedor
52
Recibe contrato de suministros y surte bienes al
almacén.
Almacén
53
Recibe bienes adquiridos verificando que cuente
con las especificaciones solicitadas.
¿Cumple con las especificaciones?
54
No
Devuelve al proveedor para que surta conforme a
las características solicitadas.
55
Si
Firma y sella factura original y devuelve al
proveedor.
Departamento de Adquisiciones
FECHA DE ELABORACIÓN:
56
Elabora nota de entrada y turna para conocimiento
al Departamento de Adquisiciones.
57
Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y
verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva
en expediente temporal.
58
Elabora memorándum e informa al área usuaria
que sus artículos o bienes solicitados se
encuentran en el almacén para su entrega.
DÍA
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
59
Si el proveedor se desfaso en la entrega de los
bienes, se elabora oficio notificando sanción por
incumplimiento al proveedor.
60
Si es sancionado recibe notificación de sanción por
incumplimiento, pasa a Caja General a realizar el
pago conforme a lo estipulado en la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
61
Recibe y lleva factura original y pedido de compra
para tramite de pago a la Dirección de Recursos
Financieros.
Departamento de Adquisiciones
62
Informa a la Secretaría de la Función Pública vía
Compranet del proceso y fallo de adjudicación
Dirección de Recursos Financieros
63
Recibe del proveedor factura original y pedido
para su revisión y pago.
Proveedor
Termina Procedimiento
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ÁREA
SOLICITANTE
01.
1
05.
ELABORA REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA,
ANEXA SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
09.
RECIBE REQUERIMIENTO,
VERIFICA EXISTENCIA,
SELLA, FIRMA Y TURNA
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA
REQUERIMI ENTO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
ALMACÉN
REQUERIMI ENTO
12.
EFECTÚA ESTUDIO DE
MERCADO DE LOS
ARTÍCULOS O BIENES A
ADQUIRIR, ENVÍA
REQUERIMI ENTO
16.
RECIBE CUADRO, DA Vo.
Bo. DE LA
DETERMINACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
ESTUDIO
CUADRO
SUFICIENC IA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
02.
06.
10.
RECIBE REQUERIMIENTO,
VERIFICA, FIRMA,
SELLA DE EXISTENCIA
EN ALMACÉN Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA, FIRMA Y
TURNA
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA Y TURNA
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
03.
¿EXISTENCIA
EN
ALMACÉN?
NO
INFORMA AL ÁREA
SOLICITANTE PARA QUE
ELABORE SU VALE DE
SALIDA DE ALMACÉN
17.
ELABORA P ROYECT O DE L AS
BASES DE INVITA CIÓN A
CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS
CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE
LOS BIENE S A AD QUIRIR Y
TURNA
COTIZACIÓ N
BASES
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
14.
11.
RECIBE REQUERIMIENTO
DE COMPRA, VERIFICA,
FIRMA Y TURNA
REQUERIMI ENTO
RECIBE RELACIÓN DE
ARTÍCULOS A ADQUIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
SÍ
07.
RECIBE Y VERIFICA
CARACTERÍSTICAS DE
REQUERIMIENTO DE
COMPRA Y SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
13.
REQUERIMI ENTO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
PROVEEDOR
RECIBE COTIZACIÓN,
ELABORA CUADRO
COMPARATIVO Y TURNA
REQUERIMI ENTO
18.
REVISA BASES, ELABORA
MEMORÁNDUM U OFICIO
AL SUBCOMITÉ Y TURNA
CUADRO
BASES
SUFICIENC IA
OFICIO
¿DEBIDAMENTE
REQUISITA DA?
NO
1
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
TERMINA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
SÍ
04.
VERIFICA MONTO MÁXIMO
AUTORIZADO Y TURNA
REQUERIMI ENTO
08.
15.
RECIBE CUADRO
COMPARATIVO Y
DETERMINA
PROCEDIMIENTO DE
ADJUDICACIÓN, TURNA
RECIBE REQUERIMIENTO,
VEIFICA, FIRMA Y
TURNA
REQUERIMI ENTO
19.
RECIBE MEMORÁNDUM Y
OFICIO Y TURNA
CUADRO
OFICIO
A
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
A
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
ÁREA
SOLICITANTE
PROVEEDORES
24.
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
20.
RECIBE BASES
APROBADAS, ARCHIVA
TEMPRALMENTE Y
SELECCIONA
PROVEEDORES
28.
RECIBEN INVITACIÓN
BASES
RECIBE OFICIO,
VERIFICA FIRMA, ANEXA
EN PROYECTO DE BASES
Y ENVÍA
OFICIO
25.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
INVITACIÓ N
33.
RECIBE PROPUESTAS
TÉCNICAS, ELABORA
DICTAMEN TÉCNICO
DICTAMEN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
37.
RECIBE CUADRO, FIRMA
Y DECIDE AL PROVEEDOR
IDÓNEO, DA FALLO DE
ADJUDICACIÓN O, EN SU
CASO, CONVOCA A OTRA
REUNIÓN
CUADRO
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
PROYECTO
BASES
ELABORA OFICIO PARA
ENVIAR INVITACIÓN A
PROVEEDORES Y TURNA
SUBCOMITÉ REVIS OR
DE BASES
OFICIO
29.
RECIBE ACUSE DE
RECIBO, VERIFICA Y
ARCHIVA EN EXPEDIENTE
TEMPORAL
34.
38.
RECIBE DICTAMEN
TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y
TURNA
RECIBE CUADRO
COMPARATIVO, ELABORA
ACTA Y ARCHIVA
DICTAMEN
CUADRO
21.
ACUSES
RECIBE, REVISA,
MODIFICA LAS BASES Y
TURNA
ACTA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
BASES
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
30.
26.
22.
ELABORA ACTA HACIENDO
CONSTAR LAS
MODIFICACIONES A LAS
BASES Y TURNA
RECIBE OFICIO, FIRMA
Y TURNA
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
REALIZA APERTURA DE
SOBRES EN DOS ETAPAS.
ELABORA FORMATO DE
DOCUMENTACIÓN
SOLICITADA EN BASES
35.
ELABORA ACTA DE FALLO
TÉCNICO, RECABA
FIRMAS Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
39.
ELABORA OFICIO,
RECABA FIRMA, ANEXA
CONTRATO DE
SUMINISTROS Y ENVÍA
FORMATO
OFICIO
ACTA
OFICIO
31.
CONTRATO
PRIMERA ETAPA:
REALIZA JUNTA DE
APERTURA DE OFERTAS
TÉCNICAS Y RECEPCIÓN
DE OFERTAS
ECONÓMICAS, ELABORA
ACTA Y FIRMA
BASES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN JURÍD ICA
Y DE REPR ESENTA CIÓN
AGRARIA
ACTA
23.
27.
RECIBE LAS BASES
DEFINITIVAS Y TURNA
RECIBE Y VERIFICA
FIRMA EN OFICIO,
ANEXA INVITACIÓN Y
BASES PARA ENVÍO A
PROVEEDORES Y TURNA
BASES
OFICIO
32.
ELABORA OFICIO, ENVÍA
PROPUESTAS TÉCNICAS
PROPUESTA S
36.
REALIZA APERTURA DE
SOBRES DE PROPUESTAS
ECONÓMICAS, ELABORA
CUADRO COMPARATIVO,
FIRMA Y TURNA
40.
RECIBE OFICIO Y
CONTRATO, REVISA,
HACE CORRECCIONES,
FIRMA Y TURNA
CUADRO
CONTRATO
INVITACIÓ N
BASES
B
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14
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DICIEMBRE
AÑO
2007
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES
PERSONAS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICONES
B
¿CUMPLE
ESPECIFICACIONES?
45.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
RECIBE CONTRATO Y
FIANZA, REVISA TURNA
FIANAZA, ELABORA
RELACIÓN DE CONTRTOS
41.
1
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS PAA ACUERDO
Y FIRMA DE LA
SECRETARÍA GENERAL
RELACIÓN
FIANZA
RELACIÓN
CONTRATO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
NO
54.
RECIBE FIANZA PARA
CUSTODIA
SI EL PROVEEDOR SE
DESFASO EN SU
ENTREGA, ELABORA
OFICIO NOTIFICANDO
SANCIÓN POR
INCUMPLIMIENTO
DEVUELVE AL PROVEEDOR
PARA QUE SURTA
CONFORME A LAS
CARACTERÍSTICAS
DESEADAS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
46.
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
59.
49.
CONTRATO
RECIBE OFICIO Y
CONTRATO Y TURNA
SÍ
OFICIO
PROVEEDOR
55.
50.
FIRMA Y SELLA FACTURA
ORIGINAL Y DEVUELVE
AL PROVEEDOR
RECIBE RELACIÓN,
VERIFICA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN Y TURNA
60.
SI ES SANCIONADO,
RECIBE NOTIFICACIÓN,
PASA A CAJA GENERAL,
REALIZA PAGO
FACTURA
42.
FIANZA
RECIBE CONTRATO
REALIZA
CORRECCIONES, ELABORA
OFICIO AL PROVEEDOR
CONTRATO
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
FACTURA
NOTA
OFICIO
47.
43.
ENTREGA CONTRATO,
ACUSA DE RECIBO Y
ARCHIVA TEMPORALMENTE
RECIBE Y LLEVA
FACTURA ORIGINAL Y
PEDIDO DE COMPRA PARA
TRAMITE DE PAGO
ELABORA NOTA DE
ENTRADA Y TURNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SRVICIO S
61.
56.
RELACIÓN
ELABORA RELACIÓN DE
CONTRATOS DE
SUMINISTROS, FIRMA Y
TURNA
51.
RECIBE RELACIÓN DE
CONTRATOS DE
SUMINISTROS Y ENTEGA
CONTRATO AL
ADJUDICADO
RELACIÓN
RELACIÓN
CONTRATO
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
57.
RECIBE NOTA, VERIFICA
FECHA DE ENTREGA,
ARCHIVA TEMPORALMENTE
OFICIO
PEDIDO
62.
INFORMA A LA
SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA
COMPRANET, DEL
PROCESO Y FALLO DE
ADJUDICACIÓN
NOTA
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
ALMACÉN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
58.
PROVEEDOR
44.
RECIBE MEDIANTE
OFICIO CONTRATO PARA
REVISIÓN Y FIRMA,
ENTREGA FIANZA
CONTRATO
48.
RECIBE RELACIÓN Y
ARCHIVA TEMPORALMENTE
52.
ELABORA MEMORÁNDUM E
INFORMA AL ÁREA
USUARIA QUE SUS
BIENES SOLICITADOS SE
ENCUENTRAN EN ALMACÉN
RECIBE BIENES
ADQUIRIDOS, VERIFICA
ESPECIFICACIONES
MEMORÁNDU M
63.
RECIBE DEL PROVEEDOR
FACTURA ORIGINAL Y
PEDIDO PARA REVISIÓN
Y PAGO
1
RELACIÓN
TERMINA
FIANZA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
03 ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
51/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 53
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 54
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 57
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 61
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
52/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el suministro de bienes adquiridos mediante el procedimiento de adjudicación directa, para
la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio y precio dentro del marco jurídico vigente
en materia de adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
53/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
NORMAS DE OPERACIÓN
XXXI.La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
XXXII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
XXXIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
XXXIV.
Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante
se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
XXXV. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
XXXVI.
Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de
certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su
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posterior adquisición. Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones
verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
XXXVII.
Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán
cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien,
nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó,
cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios.
XXXVIII.
Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
XXXIX.
Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con
el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener
las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
XL.
La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XLI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XLII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XLIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XLIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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2007
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XLV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Área solicitante (AS)
1
Elabora requerimiento de compra y turna a la
DRMS, anexando suficiencia presupuestal
autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios (DRMS)
2
Recibe requerimiento de compra del AS y turna al
DA
Departamento de Adquisiciones
(DA)
3
Recibe y revisa requerimiento de compra y
suficiencia presupuestal.
Se encuentra debidamente requisitada.
Sí
Procede se verifica monto máximo autorizado y
turna para firma de autorización a la DRMS.
4
No
Devuelve con formato denominado “Volante de
devolución”.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
5
Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA
para autorización.
Dirección General de
Administración (DGA)
6
Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la
DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
7
Recibe requerimiento de
autorización y turna al DA.
Departamento de Adquisiciones
8
Recibe requerimiento de compra, verifica
autorización y turna al almacén para verificar la
existencia de los bienes solicitados.
Almacén
9
Recibe requerimiento de compra,
existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones
10
Recibe requerimiento de compra y verifica sello de
existencia en almacén y archiva temporalmente.
compra,
verifica
verifica
Existencia
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
11
Sí
Informa al área solicitante para que elabore su vale
de salida del almacén.
12
No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o
bienes a adquirir conforme a los lineamientos y
políticas establecidas y envía al proveedor relación
de artículos a adquirir para su cotización
Proveedor
13
Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y
envía al DA.
Departamento de Adquisiciones
14
Recibe cotización de los artículos a adquirir,
elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para
determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos
Materiales (SRM)
15
Recibe cuadro comparativo y
determina
procedimiento de adjudicación (Adjudicación
Directa), y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
16
Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la
determinación del procedimiento a realizar y turna
al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones
17
Elabora oficio informando al proveedor aceptación
de cotización.
Proveedor
18
Recibe oficio sella y firma acuse de recibo.
Entrega bienes al almacén, recaba sello de recibo
en factura
Tramita pago en la DRF
Almacén
19
Elabora nota de entrada de bienes y turna para su
conocimiento al DA.
Departamento de Adquisiciones
20
Recibe nota de entrada al almacén e informa al
área solicitante que sus bienes se encuentran en el
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
almacén.
Proveedor
21
Recibe documentación para pago
Termina Procedimiento
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
02.
03.
ELABORA R EQUERI MIENTO
DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A
PRESUPUES TAL
AUTORIZAD A
RECIBE RE QUERIM IENTO
Y TURNA
06.
RECIBE, R EVISA
REQUERIMI ENTO Y
SUFICIENC IA
PRESUPUES TAL
REQUERIMI ENTO
SUFICIENC IA
REQUERIMI ENTO
SUFICIENC IA
REQUERIMI ENTO
A
REQUERIMI ENTO
05.
3
SUFICIENC IA
1
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
REQUERIMI ENTO
PROVEEDOR
09.
2
INICIO
01.
ALMACÉN
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA Y TUR NA
PARA AUTO RIZACI ÓN
NO
¿DEBIDAMENTE
REQUISITA DA?
1
REQUERIMI ENTO
SÍ
2
04.
3
VERIFICA MONTO MÁXIMO
AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO,
FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
08.
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
AUTORIZAC IÓN Y TURNA
REQUERIMI ENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
A
10.
RECIBE BI ENES D E
ALMACÉN
13.
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y
ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE RE LACIÓN DE
ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
REQUERIMI ENTO
COTIZACIÓ N
B
TERMINA
NO
¿EXISTENCIA?
SÍ
11.
INFORMA A L ÁREA
SOLICITAN TE PAR A QUE
ELABORE S U VALE DE
SALIDA DE ALMAC ÉN
OFICIO
12.
EFECTÚA E STUDIO DE
MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A
ADQUIRIR, ENVÍA
ESTUDIO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
B
14.
15.
RECIBE CU ADRO
COMPARATI VO Y
DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E
ADJUDICAC IÓN Y TURNA
RECIBE CO TIZACI ÓN,
ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
COTIZACIÓ N
16.
CUADRO
CUADRO
RECIBE CU ADRO
COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA
PROCEDIMI ENTO Y TURNA
CUADRO
17.
18.
ELABORA O FICIO DE
ACEPTACIÓ N DE
COTIZACIÓ N
RECIBE OF ICIO,
ENTREGA B IENES,
TRAMITA P AGO
19.
OFICIO
ELABORA N OTA DE
ENTRADA D E BIEN ES Y
TURNA
NOTA
20.
21.
RECIBE NO TA DE
ENTRADA A L ALMA CÉN E
INFORMA A L
SOLICITAN TE QUE SUS
BIENES SE ENCUE NTRAN
EN ALMACÉ N
RECIBE DO CUMENT ACIÓN
PARA PAGO
NOTA
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
04 ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS
MENORES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 67
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 68
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 71
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 75
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS
MENORES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el suministro de compras menores, a fin de obtener las mejores condiciones de
oportunidad, calidad, servicio y economía dentro del marco jurídico vigente en materia de
adquisiciones.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS
MENORES
NORMAS DE OPERACIÓN
I.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,
es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,
suministros y contratación de servicios.
II.
Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su
Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será
enviado a través de correo electrónico.
III.
El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en
un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
IV.
Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se
realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.
V.
La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la
Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
VI.
Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no
existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.
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Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con
las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.
VII.
Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía
telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la
empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que
desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel
membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el
nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y
firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.
IX.
Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor
número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores
condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.
X.
La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,
sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así
como cargo, fecha y firmas correspondientes.
XI.
Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no
excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.
XII.
La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido
por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con
el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada
en el mismo.
XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue
para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2
días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.
XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se
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refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su
recepción, con los comentarios y visto bueno.
XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos
Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día
hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario
inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la
opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS
MENORES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Área solicitante (AS)
1
Elabora requerimiento de compra y turna a la
DRMS,
anexando
suficiencia
presupuestal
autorizada, recabando acuse de recibo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios (DRMS)
2
Recibe requerimiento de compra del AS y turna al
DA
Departamento de Adquisiciones
(DA)
3
Recibe y revisa requerimiento de compra y
suficiencia presupuestal.
¿Se encuentra debidamente requisitada.?
No
Devuelve con formato denominado “Volante de
devolución
4
Si
Procede se verifica monto máximo y minímo
autorizado y turna para firma de autorización a la
DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
5
Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA
para autorización.
Dirección General de
Administración (DGA)
6
Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la
DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
7
Recibe requerimiento de
autorización y turna al DA.
compra,
verifica
Departamento de Adquisiciones
8
Recibe requerimiento
autorización.
compra,
verifica
de
¿Autorización?
9
No
Devuelve al área solicitante.
10
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Folia y turna al almacén para verificar la existencia
de los bienes solicitados.
Almacén
11
Recibe requerimiento de compra,
existencia, sella y firma turnando al DA.
Departamento de Adquisiciones
12
Recibe requerimiento de compra y verifica sello de
existencia en almacén y archiva temporalmente.
verifica
¿Existencia?
13
Si
Informa al área solicitante para que elabore su vale
de salida del almacén.
14
No
Efectuar estudio de mercado de los artículos o
bienes a adquirir conforme a los lineamientos y
políticas establecidas
Proveedor
15
Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y
envía al DA.
Departamento de Adquisiciones
16
Recibe cotización de los artículos a adquirir,
elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para
determinar el procedimiento de adjudicación.
Subdirección de Recursos
Materiales (SRM)
17
Recibe cuadro comparativo y
determina
procedimiento de adjudicación (compras menores)
y turna a la DRMS.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
18
Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la
determinación del procedimiento a realizar y turna
al DA para iniciar el procedimiento.
Departamento de Adquisiciones
19
Recibe cuadro comparativo y realiza compra.
20
Entrega al AS los artículos, recabando acuse de
recibo y tramita documentación para revisión y
pago en la DRF
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Área Solicitante
21
Recibe artículos y firma en factura original.
Dirección de Recursos Financieros
22
Recibe documentación para revisión y pago
Termina Procedimiento
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No. DE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS
MENORES
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
02.
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
03.
01.
ELABORA R EQUERI MIENTO
DE COMPRA , ANEX A
SUFICIENC A
PRESUPUES TAL
AUTORIZAD A
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , FIRM A Y
TURNA
REQUERIMI ENTO
SUFICIENC IA
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES
06.
RECIBE, R EVISA
REQUERIMI ENTO Y
SUFICIENC IA
PRESUPUES TAL
REQUERIMI ENTO
PROVEEDOR
2
INICIO
RECIBE RE QUERIM IENTO
Y TURNA
ALMACÉN
SUFICIENC IA
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
05.
3
SUFICIENC IA
1
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA Y TUR NA
PARA AUTO RIZACI ÓN
NO
¿DEBIDAMENTE
REQUISITA DA?
1
REQUERIMI ENTO
SÍ
2
04.
3
VERIFICA MONTO MÁXIMO
AUTORIZAD O Y TU RNA
07.
REQUERIMI ENTO
RECIBE RE QUERIM IENTO,
FIRMA Y T URNA
REQUERIMI ENTO
A
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2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
A
08.
11.
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
EXISTENCI A, SEL LA,
FIRMA Y T URNA
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
AUTORIZAC IÓN
REQUERIMI ENTO
REQUERIMI ENTO
B
SÍ
¿AUTORIZA CIÓN?
NO
09.
DEVUELVE AL ÁRE A
SOLICITAN TE
REQUERIMI ENTO
TERMINA
10.
FOLIA Y T URNA A L
ALMACÉN P ARA
VERIFICAR EXIST ENCIA
DE BIENES
REQUERIMI ENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
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14
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DICIEMBRE
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2007
No. DE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
B
12.
RECIBE BI ENES D E
ALMACÉN
15.
RECIBE RE QUERIM IENTO
DE COMPRA , VERI FICA
SELLO DE EXISTE NCIA Y
ARCHIVA T EMPORA LMENTE
RECIBE RE LACIÓN DE
ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,
COTIZA Y ENVÍA
REQUERIMI ENTO
COTIZACIÓ N
C
TERMINA
NO
¿EXISTENCIA?
SÍ
13.
INFORMA A L ÁREA
SOLICITAN TE PAR A QUE
ELABORE S U VALE DE
SALIDA DE ALMAC ÉN
OFICIO
14.
EFECTÚA E STUDIO DE
MERCADO D E LOS
ARTÍCULOS O BIE NES A
ADQUIRIR, ENVÍA
ESTUDIO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES
ÁREA SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
ALMACÉN
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
C
21.
16.
RECIBE AR TÍCULO S Y
FIRMA FAC TURA
ORIGINAL
RECIBE CU ADRO
COMPARATI VO Y
DETERMINA
PROCEDIMI ENTO D E
ADJUDICAC IÓN Y TURNA
RECIBE CO TIZACI ÓN,
ELABORA C UADRO
COMPARATI VO Y T URNA
FACTURA
COTIZACIÓ N
18.
TERMINA
17.
CUADRO
CUADRO
RECIBE CU ADRO
COMPARATI VO, DA Vo.
Bo., DETE RMINA
PROCEDIMI ENTO Y TURNA
CUADRO
22.
19.
RECIBE DO CUMENT ACIÓN
PARA SU R EVISIÓ N Y
PAGO
RECIBE CU ADRO
COMPARATI VO Y R EALIZA
COMPRA
DOCUMENTA CIÓN
CUADRO
20.
TERMINA
ENTREGA A L ÁREA
SOLICITAN TE
ARTÍCULOS , TRAM ITA
DOCUMENTA CIÓN P ARA
REVISIÓN Y PAGO
DOCUMENTA CIÓN
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
05 ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 82
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 83
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 89
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 93
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Enajenar los bienes muebles dados de baja en las unidades técnico-administrativas de las
Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuraduría Agraria en las mejores condiciones posibles
en cuanto a precios, de acuerdo con lo que establecen las leyes, políticas, normas y lineamientos
aplicables en la materia, a fin de que la Procuraduría Agraria cuente con equipo en condiciones de
ser utilizado y se ahorren recursos de mantenimiento en Bienes Muebles que ya no reúnen las
condiciones óptimas para su utilización.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdelegación Administrativa de la Delegación Estatal integrará los procesos de enajenación de
las áreas que conforman a la Delegación Estatal y Residencias, de acuerdo con los expedientes que
se tengan.
Todas las enajenaciones que realice la Delegación Estatal, deberán sujetarse a las leyes, decretos,
normas, políticas y lineamientos establecidos en la materia.
El Comité de Bienes Muebles Delegacional se integrará de acuerdo con lo que disponga la legislación
aplicable y funcionará conforme a las normas y lineamientos establecidos.
Se podrá realizar adjudicaciones, únicamente cuando se cuente con propuestas que oferten como
mínimo el precio de avalúo de los bienes a enajenar.
Las enajenaciones que se adjudiquen a través de licitaciones públicas, tienen por objeto, que los
interesados en los bienes presenten proposiciones solventes, de acuerdo a las normas establecidas
en la ley, a fin de asegurar a la Delegación Estatal las mejores condiciones y con fundamento a la
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normatividad aplicable, cuando se recurra a la excepción de licitación pública para realizar la
enajenación de bienes muebles, el procedimiento se sujetará estrictamente a lo que marcan las
Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración
Pública Federal en su Capitulo III y la Ley General de Bienes Nacionales en su artículo 79, mismo
que a continuación se reproduce:
LEY DE BIENES NACIONALES
CAPÍTULO VI
DE LOS MUEBLES DE DOMINIO PRIVADO
ARTÍCULO 79. Corresponde a las dependencias del Gobierno Federal la enajenación de los bienes
muebles de propiedad federal que figuren en sus respectivos inventarios y que por su uso,
aprovechamiento o estado de conservación, no sean ya adecuados para el servicio o resulte
inconveniente seguirlos utilizando en el mismo.
Salvo los casos comprendidos en el párrafo siguiente, la enajenación se hará mediante licitación
pública.
Las dependencias bajo su responsabilidad podrán optar por enajenar bienes muebles sin sujetarse a
licitación pública, cuando ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o
situaciones de emergencia; no existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente
para presentar ofertas, o el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos días de
salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Con excepción del último caso mencionado en el párrafo anterior, el titular de la dependencia, en un
plazo que no excederá de veinte días hábiles contados a partir de la fecha en que se hubiere
autorizado la operación, lo hará del conocimiento de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo
Administrativo, acompañando la documentación que justifique tal determinación.
El monto de la enajenación no podrá ser inferior a los precios mínimos de los bienes que determinará
la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para tales fines.
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La enajenación de bienes cuyo valor mínimo no hubiese fijado la Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo, no podrá pactarse por debajo del que se determine mediante avalúo que
practicarán las instituciones de banca y crédito u otros terceros capacitados para ello, conforme a las
disposiciones aplicables.
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN
Las convocatorias deberán ser difundidas en la página de Internet de esta Procuraduría Agraria y en
lugares visibles y accesibles al público, cuando el monto de los bienes a enajenar rebase el
equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se
publicará un sólo día en la sección especializada del Diario Oficial de la Federación, y contendrán la
información siguiente:

El nombre de la Procuraduría Agraria y la Delegación Estatal.

Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes, así como el precio mínimo o
de avalúo.

La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los interesados podrán obtener las bases
y, en su caso, el costo y forma de pago de las mismas, así como el sitio en que se encuentren
los bienes.

La fecha, hora y lugar del acto de presentación y apertura de ofertas y, del acto de fallo.

Forma y porcentaje de la garantía de sostenimiento de ofertas, y

Fecha de inicio de la difusión de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial
de la Federación.
Las bases que emita la Delegación Estatal para la celebración de licitaciones públicas se pondrán a
disposición de los interesados a partir de la fecha de su publicación, y hasta un día natural previos al
acto de presentación y apertura de ofertas.
Las bases contendrán como mínimo la información siguiente:

El nombre de la Procuraduría Agraria y las Delegaciones Estatales.
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
Descripción completa y precio mínimo o de avalúo de los bienes.

La fecha, hora y lugar de la presentación y apertura de las ofertas y del fallo.

La indicación de que el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de
la licitación, será causa de descalificación, así como el que las ofertas no cubran el precio
mínimo o de avalúo fijado para los bienes.

La prohibición expresa de llevar a cabo negociaciones en relación con las condiciones
contenidas en las bases, así como en las proposiciones presentadas por los proveedores.

La descripción completa de los bienes o servicios.

Instrucciones para la presentación de las ofertas.

Fecha límite de pago de los bienes adjudicados.

Criterios de adjudicación.

Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse modificaciones
hasta inclusive el tercer día hábil anterior al acto de apertura de ofertas. Las modificaciones se
harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión.

Causas por las que la licitación podrá declararse desierta.

Indicación de que la garantía de sostenimiento de ofertas se hará efectiva en caso de que el
adjudicado incumpla en el pago de los bienes.

El plazo, lugar y condiciones para el retiro de los bienes.

Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.

Las condiciones de precio y pago.

Incluir el señalamiento relativo a una declaración de integridad, a fin de que los licitantes al
presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrán de
adoptar conductas, por sí mismos, o a través de interpósita persona para que los servidores
públicos del organismo, induzcan o alteren la evaluación de las ofertas, el resultado del
procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones más ventajosas con relación a los
demás participantes.

La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en alguno de los
supuestos del artículo 47, fracción XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos.
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Las personas físicas y morales que presenten ofertas deberán garantizar a las Delegaciones
Estatales:

La seriedad de las proposiciones en los procedimientos de licitación pública.

La Procuraduría Agraria conservará en custodia las garantías de que se trate hasta el fin del
fallo, en que serán devueltas a los licitantes, salvo la de aquél a quien se hubiere adjudicado el
bien, la que se retendrá hasta el momento en que el licitante realice el pago de los bienes
adjudicados.
Las garantías se constituirán en favor de la Procuraduría Agraria y en el porcentaje que a
continuación se mencionan:
 Sostenimiento de oferta: 10% del precio mínimo o de avalúo de los bienes a adquirir.
 Será causa de descalificación la comprobación de que algún proveedor ha acordado con otro u
otros bajar los precios de los bienes.

La Procuraduría Agraria efectuará el acto de presentación y apertura de la licitación pública en
una etapa, conforme a lo siguiente:

En el acto de recepción de ofertas, los licitantes entregarán sus proposiciones en sobre
cerrado en forma inviolable y se procederá a la apertura y revisión de la documentación y
ofertas económicas.

Las propuestas que no contengan alguno de los requisitos exigidos serán desechadas y
devueltas por la Procuraduría Agraria al día siguiente de la fecha en que se dé a conocer
el fallo de la licitación.

Los participantes rubricarán todas las propuestas presentadas.

En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación.

La Delegación Estatal levantará acta administrativa del acto de presentación y apertura de
proposiciones, haciendo constar las propuestas aceptadas, sus importes, así como las
desechadas y sus motivos; el acta será firmada por los participantes y se les entregará copia de
la misma.
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
La Procuraduría Agraria deberá formalizar la venta en un término no mayor de 20 días
naturales, contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al licitante del fallo.
En los casos en que el licitante ganador, no formalice la operación dentro del plazo señalado en el
párrafo anterior por causas inherentes a él, la Procuraduría Agraria podrá adjudicar el bien a quien
haya quedado en segundo lugar.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdelegación Administrativa
1
Formula el programa anual de enajenaciones de la
Delegación Estatal en coordinación con sus
Residencias y somete a consideración la prioridad
de las licitaciones al Comité Delegacional de
Bienes Muebles.
Comité Delegacional de Bienes
Muebles
2
Toma los acuerdos y decisiones para llevar a cabo
las licitaciones para la enajenación de bienes con
base a las bajas autorizadas.
Subdelegación Administrativa
3
Prepara
la
convocatoria,
bases,
costos,
especificaciones y descripción de los bienes,
lineamientos, penas y sanciones, la indicación de
la presentación de la oferta económica en sobre
cerrado, incluida la garantía; de igual forma diseña
el texto y contenido para la publicación de la
convocatoria; integra la documentación para la
licitación y envía para su visto bueno a la Dirección
de Recursos Materiales y Servicios.
4
Recibe documentación con autorización, revisa y
difunde convocatoria en la página de Internet de la
Procuraduría Agraria, así como en lugares visibles
y accesibles al público. En caso de que el valor de
los bienes rebase el equivalente a 4,000 días de
salario mínimo general vigente en el Distrito
Federal, también se publicará la convocatoria por
un sólo día en el Diario Oficial de la Federación.
5
Promueve, divulga y coloca las bases a la vista del
público, para su lectura previa a la compra de las
mismas.
Sube las bases a la Página de la Procuraduría
Agraria en Internet
FECHA DE ELABORACIÓN:
6
Realiza la venta de las bases y registra a los
licitantes.
7
Integra la documentación de la licitación en un
expediente y la presenta a los miembros del
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Comité Delegacional de Bienes Muebles; convoca
al acto de presentación y apertura de sobres en la
fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria.
Comité Delegacional de Bienes
Muebles
8
Los miembros del Comité asisten al acto de
presentación y apertura de ofertas económicas y
entrega de garantías
En esta etapa se procede a la apertura y
evaluación de las propuestas económicas
incluyendo la garantía de seriedad de ofertas.
Subdelegación Administrativa
9
Elabora el acta correspondiente a la etapa del acto
de presentación de documentos y apertura de
propuestas aceptadas, plasmando sus importes,
así como las propuestas rechazadas o desechadas
y sus motivos.
Solicita firma de todos los participantes y les
entrega copia del acta y los cita para el acto de
fallo.
Licitante
10
Coordina el desarrollo de la junta del acto de fallo
donde se da a conocer a los ganadores de la
licitación; elabora el acta correspondiente, obtiene
la firma de los participantes, entregándoles copia a
cada uno de ellos.
11
Formaliza la venta de los bienes, recibe pago y
entrega facturas.
12
Recibe factura original de los bienes que adquiere
y entrega cheque que ampara el pago de los
bienes.
Retira los bienes
Subdelegación Administrativa
FECHA DE ELABORACIÓN:
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Remite a la Dirección de Recursos Financieros los
recursos obtenidos por la enajenación de los
bienes.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
RESPONSABLE
Dirección de Recursos Financieros
AC TI VI D AD
14
Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por
la enajenación y registra la operación contable.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
SUBDELEGACIÓN
ADMINISTRATIVA
COMITÉ DELEGACIONAL DE
BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
LICITANTE
INICIO
01.
FORMULA PROGRAMA
ANUAL DE
ENAJENACIONES EN
DELEGACIONES Y
RESIDENCIAS Y SOMETE
A CONSIDERACIÓN
02.
TOMA ACUERDOS Y
DECISIONES
PROGRAMA
PROGRAMA
03.
PREPARA CONVOCATORIA,
BASES, LINEAMIENTOS Y
COSTOS, DISEÑA
CONTENIDO DE
CONVOCATORIA, INTEGRA
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTA CIÓN
04.
RECIBE DOCUMENTACIÓN,
REVISA Y DIFUNDE, EN
SU CASO PUBLICA EN
D.O.F.
08.
EL COMITÉ ASISTE A
PRESENTACIÓN, OFERTAS
ECONÓMICAS Y ENTREGA
DE GARANTÍAS
OFERTAS
ECONÓMICA S
DOCUMENTA CIÓN
GARANTÍAS
05.
PROMUEVE Y DIVULGA
LAS BASES A LA VISTA
DEL PÚBLICO, SUBE
BASES A PÁGINA WEB DE
LA INSTITUCIÓN
A
BASES
06.
REALIZA VENTA DE
BASES Y REGISTRA A
LOS LICITANTES
BASES
07.
INTEGRA DOCUMENTACIÓN
DE LA LICITACIÓN EN
UN EXPEDIENTE,
CONVOCA AL ACTO DE
PRESENTACIÓN Y
APERTURA DE SOBRES
DOCUMENTA CIÓN
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
SUBDELEGACIÓN
ADMINISTRATIVA
COMITÉ DELEGACIONAL DE
BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
LICITANTE
A
09.
12.
ELABORA ACTA DE
PRESENTACIÓN DE
DOCTOS. Y APERTURA DE
PROP. CON IMPORTES
RECHAZADAS
RECIBE FACTURA DE
BIENES Y ENTREGA
CHEQUE
ACTA
FACTURA
PROPUESTA S
CHEQUE
“C”
10.
COORDINA DESARROLLO
DEL ACTO, DA A
CONOCER GANADORES DE
LICITACIÓN; ELABORA
ACTA, FIRMA Y ENTREGA
ACTA
“C”
11.
FORMALIZA VENTA
RECIBE PAGO, ENTREGA
FACTURAS
FACTURAS
13.
14.
RECIBE RECURSOS POR
ENAJENACIÓN Y
REGISTRA
CONTABLEMENTE
REMITE RECURSOS POR
ENAJENACIÓN DE BIENES
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
06 ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 98
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 99
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 101
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 104
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Analizar las enajenaciones de los bienes muebles que de acuerdo a la normatividad establecida, se
puedan efectuar mediante invitación a por lo menos tres personas, con objeto de agilizar la
tramitación y entrega de los bienes.
Dar cumplimiento a la normatividad establecida en el artículo 79 de la Ley General de Bienes
Nacionales; adoptando al máximo criterios de eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
NORMAS DE OPERACIÓN
La Delegación Estatal o Residencia podrá llevar a cabo bajo su responsabilidad la enajenación de
bienes muebles, a través del PROCEDIMIENTO invitación a por lo menos tres personas, cuando el
importe de los bienes muebles a enajenar no exceda de un monto equivalente a 500 días de salario
mínimo general del Distrito Federal, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar
comprendidas en este supuesto de excepción a la licitación pública.
La Delegación Estatal o Residencia convocará a las personas interesadas en adquirir los bienes.
Las enajenaciones, por invitación a cuando menos tres personas, se sujetarán a lo siguiente:
La apertura de los sobres podrá hacerse sin la presencia de los concursantes, pero invariablemente
se invitará un representante de la Subdelegación Jurídica o de un Abogado Agrario del área jurídica y
a un representante del Órgano Interno de Control.

Contar con un mínimo de tres propuestas.
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
En las solicitudes de cotización se indicará como mínimo:

Cantidad.

Descripción completa de los bienes.

Monto del precio mínimo o de avalúo de los bienes.

El plazo y lugar para el retiro de los bienes.

Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.

Las condiciones de pago.

La presentación de garantía de sostenimiento de oferta.

Fecha para la comunicación del fallo.
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PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
Subdelegación Administrativa o
Administrador
AC TI VI D AD
1
Recibe la autorización de baja de los bienes
muebles.
2
Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los
bienes.
3
Determina
el
tipo
de
enajenación que se realizará:
3.1
Proveedores
Subdelegación Administrativa o
Administrador
Delegación Estatal o Residencia
FECHA DE ELABORACIÓN:
PROCEDIMIENTO
Se efectuará por invitación a tres personas.
4
Selecciona a los potenciales compradores, según
el tipo del bien de que se trate; y les envía
invitación para que remitan su oferta.
5
Difunde la invitación en la página de Internet de la
Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del
público en las oficinas de la Delegación o
Residencia sede del concurso.
6
Reciben la invitación.
7
Cotizan
por
escrito
considerando
las
especificaciones de los bienes, la cantidad,
precios, lugar de retiro y las demás indicaciones
pertinentes y anexan fianza de sostenimiento de
ofertas.
8
Recibe cotizaciones y elabora la tabla comparativo
de los mismos.
9
Analiza y evalúa en la tabla comparativa las
cotizaciones y selecciona la mejor oferta.
10
Propone al Delegado Estatal o al Residente, según
el caso, al concursante que presentó la oferta más
alta.
11
Analiza la tabla comparativa de proposiciones, los
documentos anexos, selecciona al proveedor y
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS
TRES PERSONAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
devuelve la documentación.
Subdelegación Administrativa o
Administrador
12
Recibe documentación y elabora acta de apertura
de sobres, dictamen y fallo, turnándolos para firma.
Concursante
13
Recibe notificación de fallo.
14
Realiza pago de los bienes y los retira.
15
Entrega factura al comprador.
16
Remite a la Dirección de Recursos Financieros los
recursos obtenidos por la enajenación.
17
Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por
la enajenación y registra la operación contable.
Subdelegación Administrativa o
Administrador
Dirección de Recursos Financieros
Termina el Procedimiento.
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A
CUANDO MENOS TRES PERSONAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
104/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
O ADMINISTRADOR
PROVEEDORES
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CONSURSANTE
INICIO
1.
RECIBE
AUTORIZACIÓN
DE BAJA DE
BIENES MUEBLES
AUTORIZACIÓN
DE BAJA
2.
SOLICITA AVALÚO
Y/O PRECIO DE
LOS BIENES
SOLICITUD DE
AVALÚO
3.
DETERMINA
PROCEDIMIENTO
DE ENAJENACIÓN A
REALIZAR
3.1
POR INVITACIÓN A
TRES PERSONAS
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
105/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
O ADMINISTRADOR
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
PROVEEDORES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CONSURSANTE
A
4.
SELECCIONA COMPRADORES, SEGÚN EL
BIEN;Y ENVÍA
INVITACIÓN
PARA OFERTA
INVITACIÓN
5.
DIFUNDE INVITACIÓN
EN LA PÁGINA WEB
Y EN AVISO AL
PÚBLICO DE DELEG.
O RESIDENCIA
INVITACIÓN
8.
RECIBE
COTIZACIONES
Y ELABORA
COMPARATIVO
COTIZACIÓN
TABLA
COMPARATIVA
6.
RECIBEN INVITACIÓN
INVITACIÓN
7.
COTIZAN POR
ESCRITO, Y ANEXAN
FIANZA DE
SOSTENIMIENTO
DE OFERTAS
COTIZACIÓN
FIANZA,SOSTEN.
DE OFERTAS
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
106/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
O ADMINISTRADOR
PROVEEDORES
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CONSURSANTE
B
9.
ANALIZA Y EVALÚA EN
TABLA COMPARATIVA
LAS COTIZACIONES Y
SELECCIONA OFERTAS
TABLA
COMPARATIVA
COTIZACIÓN
10
PROPONE A DELEGADO
EST. O RESIDENTE,
AL CONCURSANTE DE
LA OFERTA MÁS ALTA
11.
ANALIZA TABLA
CON DOCUMENTOS,
SELECCIONA PROVEEDOR Y DEVUELVE
DOCUMENTACIÓN
ANEXA
C
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DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
107/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA
O ADMINISTRADOR
PROVEEDORES
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CONSURSANTE
C
12.
13.
RECIBE DOCUMENT.
Y ELABORA ACTA,
DICTAMEN Y FALLO,
TURNA A FIRMA
RECIBE
NOTIFICACIÓN
DE FALLO
DOCUMENTACIÓN
ANEXA
FALLO
ACTA DE
APERTURA
14.
DICTAMEN
REALIZA PAGO
DE BIENES
Y LOS RETIRA
FALLO
15.
ENTREGA
FACTURA AL
COMPRADOR
FACTURA
16
17.
RECIBE RECURSOS
POR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA OPERACIÓN
CONTABLE
REMITE RECURSOS
OBTENIDOS POR
ENAJENACIÓN
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
108/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
07 ADJUDICACIÓN DIRECTA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
109/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 111
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 112
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 113
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 115
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
110/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Enajenar los bienes muebles dados de baja en las Delegaciones Estatales o Residencias, de
conformidad con las disposiciones normativas vigentes y las políticas fijadas por la Secretaría
General o el Comité Delegacional de Bienes Muebles para regular las adjudicaciones directas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
111/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
NORMAS DE OPERACIÓN
Sólo se podrán realizar adjudicaciones directas en casos extremos, cuando ocurran condiciones
extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o no existan por lo menos tres postores
idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas.
Estos casos deberán de hacerse del conocimiento de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo, en los términos del artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales.
La Subdelegación Administrativa o Administrador realizará directamente las adjudicaciones de los
bienes muebles a enajenar. El importe de las adjudicaciones directas no podrá exceder los montos
establecidos y se deberá contar con las firmas de autorización de los funcionarios designados por el
Comité Delegacional de Bienes Muebles.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
112/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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113/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADJUDICACIÓN DIRECTA
RESPONSABLE
Subdelegación Administrativa o
Administrador
AC TI VI D AD
1
Recibe la autorización de baja de los bienes
muebles.
2
Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los
bienes.
3
Determina el tipo de procedimiento enajenación
que se realizará:
3.1
Se efectuará por adjudicación directa.
4
Selecciona al potencial comprador, según el tipo
del bien de que se trate; y le envía invitación para
que remita su oferta.
5
Difunde la invitación en la página de Internet de la
Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del
público en las oficinas de la Delegación o
Residencia sede del concurso.
6
Recibe cotización.
7
Evalúa cotización y realiza la venta.
Concursante
8
Realiza el pago de los bienes y los retira.
Subdelegación Administrativa o
Administrador
9
Remite a la Dirección de Recursos Financieros los
recursos obtenidos por la enajenación.
10
Informa a la Dirección de Recursos Materiales el
Procedimiento
realizado,
anexando
la
documentación
soporte
que
motivó
el
procedimiento adjudicación directa.
11
Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por
la enajenación y registra la operación contable.
Dirección de Recursos Financieros
Termina el Procedimiento.
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DÍA
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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114/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DICIEMBRE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
INICIO
1.
RECIBE
AUTORIZACIÓN
DE BAJA DE BIENES
MUEBLES
AUTORIZACIÓN
DE BAJA
2.
SOLICITA AVALÚO
SOLICITUD DE
AVALÚO
3.
DETERMINA
P ROCEDIMIENTO
DE ENAJENACIÓN
A REALIZAR
3.1.
EFECTUARÁ
ADJUDICACIÓN
DIRECTA
A
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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116/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
A
4.
SELECCIONA COMP RADOR, SEGÚN EL BIEN
QUE SE TRATE; Y ENVÍA
INVITACI ÓN P ARA
OFERTA
INVITACI ÓN
5.
DIFUNDE INVITACIÓN
EN P ÁGINA WEB
DE LA P .A. Y EN AVISO
AL P ÚBLICO EN DEL.O
RESID. SEDE DE CONC.
6.
RECIBE COTI ZACIÓN.
COTIZACI ÓN
7
8
EVALÚA COTI ZACIÓN
REALIZA P AGO DE
Y REALIZA LA VENTA
BIENES Y LOS RETIRA
COTIZACI ÓN
P AGO
B
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DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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117/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
B
9
REMITE RECURSOS
OBTENIDOS P OR
LA ENAJENACIÓN
RECURSOS
10
11
INFORMA DE P ROCEDIMIENTO REALIZADO,
ANEXA DOCUMEN. QUE
MOTIVÓ ADJUDICACI ÓN
DIRECTA.
RECIBE RECURSOS
P OR ENAJENACIÓN Y
REGISTRA OP ERACIÓN
CONTABLE
DOCUMENTACIÓN
SOP ORTE
RECURSOS
TERMINA
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DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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118/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
08 ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
119/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 121
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 122
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 123
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 127
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DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
120/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar en forma oportuna y eficiente a las Unidades
técnico administrativas de Oficinas
Centrales de la Procuraduría Agraria, los vales de consumo de gasolina necesarios para su correcto
funcionamiento y cumplimiento de los programas establecidos.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
121/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
NORMAS DE OPERACIÓN
Las unidades
técnico administrativas de la Procuraduría Agraria deberán solicitar los vales de
gasolina en función del número de vehículos asignados a éstas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
122/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
123/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Servicios
Generales
1
Programa el consumo de gasolina en el mes de
diciembre del año anterior y de acuerdo al número
de vehículos de oficinas centrales, solicita a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios la
adquisición de vales de gasolina.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe, analiza y somete a consideración de la
Dirección General de Administración.
Dirección
Administración
de
3
Recibe solicitud, analiza y devuelve con visto
bueno.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
4
Recibe documento con visto bueno e instruye a la
Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección
Materiales
Recursos
5
Recibe, analiza la cantidad programada para
adquirir vales de gasolina y solicita a la Secretaría
de Hacienda y Crédito Público autorización para
elaborar la licitación pública sin presupuesto.
Secretaría de Hacienda y Crédito
Público
6
Recibe, analiza y autoriza elaborar la Licitación
Pública con anticipación.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
7
Recibe autorización y convoca al Subcomité
Revisor de Bases.
Subcomité Revisor de Bases
8
Recibe, revisa, sanciona, autoriza las bases y
devuelve.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
9
Recibe bases sancionadas y solicita a la Dirección
General de Administración, autorización para
publicar la convocatoria.
Dirección
Administración
10
Recibe, analiza, autoriza la publicación de la
convocatoria en el Diario Oficial de la Federación.
11
Se reúne en el proceso licitatorio hasta el fallo de
adjudicación, e informa a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
General
de
General
de
Comité de Adquisiciones
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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124/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
12
Recibe documentación del proveedor adjudicado e
instruye a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección
Materiales
13
Recibe, analiza y turna una copia de fallo de
adjudicación al Departamento de Adquisiciones.
14
Recibe documentación, analiza, abre expediente y
elabora el contrato respectivo.
15
Integra documentación con contrato y envía a la
Subdirección de Recursos Materiales.
Recursos
16
Recibe, revisa y envía el contrato a la Dirección
General Jurídica y de Representación Agraria, para
su aprobación.
Dirección General Jurídica y de
Representación Agraria
17
Recibe el contrato, analiza, aprueba y remite a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
18
Recibe el contrato aprobado y turna con
instrucciones a la Subdirección de Recursos
Materiales.
Subdirección
Materiales
19
Recibe contrato, recaba las firmas del mismo y
comunica al Departamento de Adquisiciones, su
conclusión.
20
Recibe solicitud de compra del mes, de los vales
de gasolina.
21
Elabora el pedido correspondiente y tramita el
pago a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
22
Recibe solicitud de trámite de pago, elabora
cheque y lo envía a la caja general.
Caja General
23
Recibe y comunica al Departamento de
Adquisiciones la existencia del cheque del
Proveedor para la compra de los vales de gasolina.
Departamento de Adquisiciones
24
Envía por fax el pedido de vales de gasolina al
de
Recursos
Departamento de Adquisiciones
Subdirección
Materiales
de
de
Recursos
Departamento de Adquisiciones
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
125/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
proveedor y solicita que se entreguen en la Caja
General.
25
Recibe y comunica a la Subdirección de Servicios
Generales, la existencia de los vales de gasolina.
Servicios
26
Comunica al Departamento de Mantenimiento
Preventivo que pase por los vales de gasolina a
Caja General.
Departamento de Mantenimiento
Preventivo
27
Recibe de la Caja General, los vales de gasolina,
revisa y los distribuye de acuerdo al programa de
dotación mensual de combustible.
28
Solicita a los servidores públicos que firmen de
recibido de vales de gasolina para el registro de
control del combustible entregado en la bitácora
correspondiente.
Caja General
Subdirección
Generales
de
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
126/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
127/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
SUBDIRECC IÓN DE
SERVICIOS GENER ALES
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
01.
PROGRAMA CONSUMO DE
GASOLINA Y SOLICITA
ADQUISICIÓN DE VALES
SOLICITUD
05.
RECIBE, ANALIZA LA
CANTIDAD PROGRAMADA,
SOLICITA AUTORIZACIÓN
PARA ELABORAR LA
LICITACIÓN PÚBLICA
SIN PRESUPUESTO
09.
RECIBE BASES
SANCIONADAS, SOLICITA
AUTORIZACIÓN PARA
PUBLICAR CONVOCATORIA
SOLICITUD
DIRE CCI ÓN GEN ERA L J URÍ DIC A
Y DE RE PRE SEN TAC IÓN
AGRA RIA
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
13.
RECIBE, ANALIZA Y
TURNA COPIA DE FALLO
DE ADJUDICACIÓN
BASES
17.
RECIBE, ANALIZA,
APRUEBA Y REMITE
COPIA
CONTRATO
CONVOCATO RIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SECRETARÍ A DE
HACIENDA Y CRÉD ITO
PÚBLICO
02.
RECIBE, ANALIZA Y
SOMETE A
CONSIDERACIÓN
SOLICITUD
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
06.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
10.
RECIBE, ANALIZA,
AUTORIZA LA
PUBLICACIÓN DE LA
CONVOCATORIA EN EL
D.O.F.
RECIBE, ANALIZA Y
AUTORIZA ELABORAR LA
LICITACIÓN PÚBLICA
CON ANTICIPACIÓN
AUTORIZAC IÓN
CONVOCATO RIA
14.
RECIBE DOCUMENTACIÓN,
ANALIZA, ABRE
EXPEDIENTE Y ELABORA
CONTRATO
18.
RECIBE CONTRATO
APROBADO Y TURNA CON
INSTRUCCIONES
DOCUMENTA CIÓN
CONTRATO
EXPEDIENT E
CONTRATO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
COMITÉ DE
ADQUISICI ONES
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
15.
03.
RECIBE SOLICITUD,
ANALIZA Y DEVUELVE
CON VISTO BUENO
07.
11.
SE REÚNE EN EL
PROCESO LICITATORIO
HASTA EL FALLO DE
ADJUDICACIÓN E
INFORMA
RECIBE AUTORIZACIÓN Y
AUTORIZA ELABORAR LA
LICITACIÓN PÚBLICA
CON ANTICIPACIÓN
19.
INTEGRA DOCUMENTACIÓN
CON CONTRATO Y ENVÍA
RECIBE CONTRATO,
RECABA FIRMAS Y
COMUNICA
DOCUMENTA CIÓN
SOLICITUD
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
AUTORIZAC IÓN
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBCOMITÉ REVIS OR
DE BASES
04.
RECIBE DOCUMENTO CON
VISTO BUENO E
INSTRUYE
DOCUMENTO
CONTRATO
CONTRATO
08.
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
12.
RECIBE, REVISA,
SANCIONA, AUTORIZA
LAS BASES Y DEVUELVE
RECIBE DOCUMENTACIÓN
DEL PROVEEDOR E
INSTRUYE
BASES
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
16.
RECIBE, REVISA Y
ENVÍA EL CONTRATO
DOCUMENTA CIÓN
20.
RECIBE SOLICITUD DE
COMPRA DEL MES DE LOS
VALES DE GASOLINA
CONTRATO
SOLICITUD
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
128/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA
A
CAJA GENR EAL
21.
ELABORA EL PEDIDO
CORRESPONDIENTE Y
TRAMITA PAGO
25.
RECIBE Y COMUNICA LA
EXITENCIA DE VALES DE
GASOLINA
SOLICITUD
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
VALES
SUBDIRECC IÓN DE
SERVICIOS GENER ALES
22.
RECIBE SOLICITUD DE
TRÁMITE DE PAGO,
ELABORA CHEQUE Y
ENVÍA
26.
COMUNICA QUE PASE POR
LOS VALES DE GASOLINA
A LA CAJA GENERAL
CHEQUE
CAJA GENE RAL
COMUNICAD O
DEPARTAME NTO DE
MANTENIMI ENTO
PREVENTIV O
23.
RECIBE Y COMUNICA LA
EXITENCIA DEL CHEQUE
DEL PROVEEDOR
27.
RECIBE VALES DE
GASOLINA, REVISA Y
DISTRIBUYE
CHEQUE
VALES
DEPARTAME NTO DE
ADQUISICI ONES
28.
24.
ENVÍA POR FAX EL
PEDIDO DE VALES DE
GASOLINA AL PROVEEDOR
Y SOLICITA QUE SE
ENTREGUEN EN LA CAJA
GENERAL
SOLICITA A LOS
SERVIDORES PÚBLICOS
QUE FIRMEN DE
RECIBIDO, REGISTRA EN
BITÁCORA
BITÁCORA
PEDIDIO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
129/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
09 RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
130/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL
ALMACÉN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 132
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 133
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 135
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 137
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
131/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL
ALMACÉN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar que los bienes que se reciban en el almacén se ajusten a las especificaciones establecidas
en el pedido, requisiciones o contratos en cuanto a calidad, cantidad, tiempos de entrega, costo y
presentación, procediendo al registro y control de los mismos y proporcionar en forma oportuna y
eficiente a las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria los bienes de consumo
necesarios para un mejor funcionamiento de las mismas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
132/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL
ALMACÉN
NORMAS DE OPERACIÓN
Antes de dar entrada a los bienes de consumo en el almacén, se deberán verificar físicamente para
comprobar que se encuentren en buen estado y que su cantidad y especificaciones coincidan con las
asentadas en el pedido y en la factura expedida por el proveedor.
En caso de que los bienes recibidos no coincidan con las especificaciones solicitadas en el pedido, se
procederá a la devolución de los bienes al proveedor informando del hecho al Departamento de
Adquisiciones con objeto de que se realicen las acciones procedentes.
Cuando los bienes recibidos estén destinados a incrementar el inventario, deberán registrarse en el
kárdex correspondiente, además de que se deberán almacenar por orden alfabético o por grupos
homogéneos, de acuerdo con las normas y lineamientos para el manejo y operación de almacenes.
En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una requisición de un área en particular, se le
notificará de inmediato para que los bienes sean considerados como mercancía en tránsito. Si la
unidad técnico-administrativa interesada no recoge los bienes, se deberá dar entrada al almacén.
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DICIEMBRE
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2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Cuando se reciban activos fijos, se deberá elaborar una tarjeta de resguardo para su control. Algunos
bienes de consumo también deberán controlarse mediante tarjeta de resguardo, por su valor o porque
el almacenista lo considere conveniente, y para ello se requerirá de un acuerdo previo en el
Departamento de Almacén e Inventarios. Esta tarjeta deberá cumplir con todos los datos requeridos
incluso firmada por el usuario.
La Dirección de Recursos Financieros sólo podrá pagar a los proveedores cuando las facturas tengan
la firma y el sello de recibido del Departamento de Almacén e Inventarios y se encuentre autorizada
por el Director de Recursos Materiales y Servicios.
En ninguno de los casos las unidades técnico administrativas podrán recibir directamente los bienes.
Las unidades
técnico administrativas de la Procuraduría podrán solicitar bienes de consumo al
almacén, de acuerdo a las funciones que realicen.
Se considerarán bienes de consumo, los artículos de papelería y limpieza, los uniformes, las
refacciones y los accesorios, así como todos los considerados en el capítulo 2000 y 3000.
Las unidades técnico administrativas de Oficinas Centrales, no podrán adquirir papelería con los
fondos de caja chica, rotatorio o revolvente, salvo en casos extraordinarios cuando no haya
existencias en el almacén, previa autorización de la Dirección General de Administración..
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL
ALMACÉN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
RESPONSABLE
Departamento de Almacén e
Inventarios
AC TI VI D AD
1
Recibe bienes y factura del proveedor en original y
dos copias.
2
Sella factura regresa copia al proveedor y el original
lo entrega al Departamento de Adquisiciones para
tramitar pago.
Departamento de Adquisiciones
3
Tramita pago e informa al Departamento de Almacén
e Inventarios.
Departamento de Almacén e
Inventario
4
Ingresa la mercancía físicamente y en la base de
datos. (resguardos)
a. Mercancía en tránsito: Recibe de la Unidad
Técnico Administrativa vale de salida debidamente
requisitado.
b. Activo Fijo: recibe de la Unidad Técnico
Administrativa solicitud, para entregar el bien con
resguardo y se requisite.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL
ALMACÉN
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
INICIO
1.
RECIBE BIENES
Y FACTURA
FACTURA
2.
3.
TRAMITA PAGO
SELLA FACTURA REGR ESA
COPIA AL PROVEEDOR Y EL
ORIGINAL ENTREGA
E INFORMA
PAGO
PEDIDO
4.
INGRESA LA
MERCANCÍA
FÍSICAMENTE Y EN LA
BASE D E DATOS
BASE D E DATOS
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
10 ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
ADQUISICIÓN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 141
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 142
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 143
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 145
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
ADQUISICIÓN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar y controlar todos los movimientos de alta que incrementen el activo fijo propiedad de la
Procuraduría Agraria.
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PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
ADQUISICIÓN
NORMAS DE OPERACIÓN
Los bienes de activo fijo que incrementen el patrimonio de la Procuraduría Agraria deberán ser
controlados por el Departamento de Almacén e Inventarios mediante los formatos "Nota de Entrada",
"Tarjeta de Resguardo" y Cédula de Transferencia.
El Departamento de Almacén e Inventarios será responsable de registrar todos los movimientos de
alta de bienes de activo fijo que se realicen en la Procuraduría Agraria; así como de preparar con
base en sus registros, toda la información que le soliciten las dependencias globalizadoras con
facultades normativas en materia de inventarios y verificar documentalmente que todo bien de activo
fijo que forme parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria tenga asignado un número de
inventario que deberá ser único y seguir un orden progresivo.
La Dirección General de Administración deberá solicitar a las Delegaciones Estatales y Residencias
de la Procuraduría Agraria que envíen los "Informes de Movimientos y Existencias, de Activo Fijo",
acompañados de la documentación comprobatoria necesaria para controlar esa clase de bienes.
Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos
se requisiten debidamente.
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PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
ADQUISICIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ALTA DE BIENES
ADQUISICIÓN
RESPONSABLE
Departamento de Almacén e
Inventarios
DE
ACTIVO
FIJO
POR
AC TI VI D AD
1
Recibe factura del proveedor en original y dos
copias.
2
Recibe los bienes de activo fijo y sella factura
original y copias.
3
Revisa factura y envía original al Departamento de
Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones
4
Tramita pago e informa al Departamento de
Almacén e Inventarios.
Departamento de Almacén e
Inventarios
5
Ingresa a la base de datos los bienes recibidos y
procede a marcarlos.
6
Verifica el destino del activo fijo y elabora
resguardo.
7
Recaba firma del usuario del bien y archiva.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
ADQUISICIÓN
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO
DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
INICIO
01.
RECIBE FACTURA DEL
PROVEEDOR
FACTURA
02.
RECIBE BIENES DE
ACTIVO FIJO Y SELLA
FACTURA Y ORIGINAL
FACTURA
03.
04.
REVISA FACTURA Y
ENVÍA ORIGINAL AL
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
TRAMITA PAGO E
INFORMA AL DEPTO. DE
ADQUISICIONES
FACTURA
05.
INGRESA A BASE DE
DATOS LOS BIENES
RECIBIDOS Y LOS MARCA
A
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO
DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES
A
06.
VERIFICA DESTINO DE
ACTIVO FIJO Y ELABORA
RESGUARDO
RESGUARDO
07.
RECABA FIRMA DEL
USUARIO DEL BIEN Y
ARCHIVA
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
11 CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 150
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 151
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 153
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 155
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar y controlar los cambios de adscripción de bienes de activo fijo que realicen, de común
acuerdo y por necesidades del servicio, entre sí las unidades técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria tanto en Oficinas Centrales como en la Estructura Territorial..
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se entenderá por cambio de adscripción todo traspaso de bien mueble que se realice de una unidad
técnico-administrativa a otra, incluso los bienes que se remitan al almacén.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la encargada de autorizar los traspasos que se
realicen de común acuerdo y directamente entre las unidades
técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria.
Las unidades técnico administrativas que requieran realizar cambios de adscripción de bienes de
manera directa deberán solicitarlo previamente a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios de
la Dirección General de Administración, con el objeto de que registren las modificaciones en los
controles respectivos y recaben las firmas de los resguardos.
Cuando los cambios de adscripción de bienes muebles se realicen entre unidades foráneas, dichas
unidades deberán de informar de inmediato sobre el particular a la Dirección General de
Administración.
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Cuando se efectúen traspasos entre almacenes foráneos, se deberán preparar los formatos y
documentos que se requieran de acuerdo con el procedimiento establecido, los cuales se remitirán a
la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dicha Dirección considerará veraz la información
recibida, en virtud de que no será posible verificarla con las unidades que hayan realizado los
traspasos.
Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos
se requisiten debidamente..
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO
FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
Emisora
1
Solicita por escrito a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios el cambio de adscripción de
los bienes.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Envía solicitud a la Subdirección de Recursos
Materiales con instrucciones al respecto.
Subdirección de Recursos
Materiales
3
Recibe y turna al Departamento de Almacén e
Inventarios.
Departamento de Almacén e
Inventarios
4
Recibe instrucciones revisa registros, elabora
nuevas tarjetas de resguardo para el control del
inventario.
5
Acude a la Unidad Técnico Administrativa para
verificar el cambio de adquisición del bien.
6
Recaba firma en sus resguardos del nuevo
responsable del bien y archiva original.
Termina el Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
INICIO
01.
SOLICITA POR ESCRITO
EL CAMBIO DE
ADSCRIPCIÓN DE BIENES
02.
ENVÍA SOLICITUD CON
INSTRUCCIONES
SOLICITUD
03.
RECIBE Y TURNA
SOLICITUD
04.
RECIBE INSTRUCCIONES,
REVISA REGISTROS,
ELABORA NUEVAS
TARJETAS PARA EL
CONTROL DEL
INVENTARIO
SOLICITUD
TARJETAS
05.
ACUDE A LA UNIDAD
TÉCNICO
ADMINISTRATIVA PARA
VERIFICAR EL CAMBIO
DE ADSCRIPCIÓN
06.
RECABA FIRMA EN SUS
RESUGUARDOS DEL NUEVO
RESPONSABLE DEL BIEN
Y ARCHIVA
RESGUARDO S
TERMINA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
12 CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 159
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 160
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 161
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 162
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 164
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 167
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El enlace administrativo apoyará en el control y la administración de los bienes del activo fijo, que
están en uso y resguardo por servidores públicos en cada una de las Unidades Administrativas.
Deberá establecer una coordinación amplia y precisa con el Jefe de Departamento de Almacén e
Inventarios en cuanto a los movimientos físicos de los bienes por altas, bajas o solicitud de etiquetas,
resguardos y otros..
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El Titular de la Unidad Administrativa de la Procuraduría Agraria designará de su estructura
organizacional a una persona como enlace administrativo para el control y la administración del activo
fijo el cual servirá de apoyo al área de almacén e inventarios ubicado en Oficinas Centrales.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante normas, lineamientos y procedimientos operativos debidamente establecidos se llevará a
cabo el control y la administración del activo fijo asignado a cada uno de los servidores públicos que
integran la Procuraduría Agraria.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
NORMAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa designar a una persona de su
estructura organizacional como Enlace Administrativo el cual servirá de apoyo al jefe del
almacén e inventarios para el control y administración del activo fijo asignado a los servidores
públicos que conforman la unidad administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo el observar y hacer cumplir estrictamente la
normatividad establecida en la materia.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo, brindar el apoyo necesario al jefe de almacén e
inventarios y mantener la coordinación requerida en materia para el control y la administración
del activo fijo asignados en su unidad administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo, asumir el control y la administración del activo fijo,
una vez concluido el proceso de la toma física del inventario de los bienes en respectiva unidad
.administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener actualizado el inventario del activo
fijo, asignaciones o cambios de adscripción, etiquetados de inventario y toma física del
inventario, resguardos y otros en su unidad administrativa.
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
Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener informado al jefe del departamento de
almacén e inventarios, sobre los distintos movimientos que se genere la Unidad Administrativa
como son:
a
Bajas por cualquier tipo de adscripción, debiendo contar con el soporte documental.
b
Solicitud de necesidad de bienes del activo fijo.
c
Donaciones para otorgar o requerir.
d
Solicitud de elaboración de etiquetas, resguardos y otros.
e
Alta de bienes adquiridos.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL
ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSABLE
Enlace Administrativo en Oficinas
Centrales y/o Estructura Territorial
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
AC TI VI D AD
1
Recibe de los usuarios responsables de la Unidad
Administrativa adscrita la solicitud de petición de :

Elaboración de etiquetas de códigos de
barras.

Elaboración y/o actualización de resguardos.

Solicitud de un bien de activo fijo.

Solicitud de baja de un bien de activo fijo.

Otros.
2
Analiza y llena la solicitud del formato múltiple para
el control y administración del activo fijo, el cual
deberá describir la actividad a solicitar ante el Jefe
de Departamento de Almacén e Inventario en
Oficinas Centrales.
3
Informa al Titular de la Unidad Administrativa la
actividad que llevara a cabo con respecto a la
solicitud.
4
Remite a través de correo electrónico la solicitud
ante el Jefe de Departamento de Almacén e
Inventarios en Oficinas Centrales.
5
Recibe, analiza y determina la actividad a realizar
con base a la solicitud. Consulta en la base de
datos la información del bien.
6
Evalúa el tiempo de respuesta para atender dicha
solicitud. Informa al Enlace Administrativo de
Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial, a
través del correo electrónico la fecha de atención
de su solicitud requerida, asimismo índica el
número de folio de atención.
7
Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la solicitud
de petición:

FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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Elaboración de etiquetas de códigos de
MES
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL
ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
barras.

Elaboración y/o actualización de resguardos.

Solicitud de un bien de activo fijo.
Solicitud de baja de un bien de activo fijo.
Enlace Administrativo en Oficinas
Centrales y/o Estructura Territorial
8
A través de correo electrónico del correo
electrónico
informa
e
índica
al
Enlace
Administrativo. Envío de la información o fecha de
entrega o baja de un bien de activo fijo o en su
caso la actividad específica que deberá llevar a
cabo de acuerdo con la solicitud de petición.
9
Recibe correo electrónico de atención a su
solicitud, así como en su momento la
documentación o el bien del activo fijo referenciado
en la misma.
10
Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la
instrucción por parte del Jefe de Departamento de
Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.
11
Informa al Titular de la Unidad Administrativa la
conclusión a la solicitud de petición requerida en su
momento se le notifico.
Fin del Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
167/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O
ESTRUCTURA TERRITORIAL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
INICIO
01.
05.
RECIBE DE LOS
USUARIOS RESPONSABLES
DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ADSCRITA SOLICITUD DE
PETICIÓN
RECIBE, ANALIZA Y
DETERMINA LA ACTIVIDAD A
REALIZAR CON BASE A LA
SOLICITUD. CONSULTA EN LA
BASE DE DATOS LA
INFORMACIÓN DEL BIEN
SOLICITUD
SOLICITUD ES
02.
06.
ANALIZA Y LLENA LA
SOLICITUD DEL FORMATO
MÚLTIPLE PARA EL
CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DEL
ACTIVO FIJO
EVALÚA EL TIEMPO DE
RESPUESTA PARA
ATENDER SOLICITUD,
INFORMA A TRAVÉS DE
CORREO ELECTRÓNICO
FECHA DE ATENCIÓN
SOLICITUD
SOLICITUD
03.
07.
INFORMA AL TITULAR LA
ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ
A CABO CON RESPECTO A
LA SOLICITUD
LLEVA A CABO
ACTIVIDAD DE ACUERDO
A SOLICITUD
SOLICITUD
04.
08.
REMITE A TRAVÉS DE
CORREO ELECTRÓNICO LA
SOLICITUD
A TRAVÉS DE CORREO
ELECTRÓNICO, INFORMA
FECHA DE ENTREGA
SOLICITUD
09.
RECIBE CORREO
ELECTRÓNICO Y
DOCUMENTACIÓN O EL
BIEN DEL ACTIVO FIJO
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO
EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O
ESTRUCTURA TERRITORIAL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS
A
10.
LLEVA A CABO LA
ACTIVIDAD DE ACUERDO
A LA INSTRUCCIÓN
11.
INFORMA AL TITULAR LA
CONCLUSIÓN A LA
SOLICITUD REQUERIDA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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169/432
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
13 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 172
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 173
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 174
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 175
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 179
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 184
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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171/432
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos
propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones
públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción
de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la
materia.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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DICIEMBRE
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2007
No. DE
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y
registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en
la material.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
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173/432
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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado
el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas
y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente
procedimiento.

Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar
el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes
Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el
Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.

Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de
activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un
análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o
reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.

El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la
especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del
servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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175/432
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación
integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el
tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el
Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control
interno establecidos:

Solicitud de baja de bienes de activo fijo.

Relación de bienes de activo fijo.

Dictamen técnico.

Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.

Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o
deterioro.


Copia del acta administrativa circunstanciada.

Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el
Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el
seguimiento.

El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:
a
Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.
b
Por enajenación por lo menos tres proveedores.
c
Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).
d
Por donación.
e
Por destrucción.
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DICIEMBRE
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176/432
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
Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta
del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura
Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.

Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo
mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:
a
Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.
b
Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el
valor mínimo de evaluó del bien o bienes.
c
Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo
vigente en el D.F.

Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá
amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la
cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.
Procurador Agrario.

Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá
operar de la siguiente forma:
a
Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la
salubridad o el ambiente.
b
Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista
personas o interesados en adquirirlos.
c
Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o
reglamentaria que ordene su destrucción.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al
Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.
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DICIEMBRE
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2007
No. DE
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177/432
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
Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar
al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.

Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,
se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del
Órgano Interno de Control.

Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los
puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las
bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección
de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la
ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.

El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los
expedientes que contengan dicha documentación.

La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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MES
DICIEMBRE
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2007
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
Unidades Administrativas en
Oficinas Centrales y Estructura
Territorial
AC TI VI D AD
1
Elabora y envía la solicitud de servicio al área
competente para reparación del bien del activo fijo
o dictamine el diagnóstico del estado físico del
bien:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Informática.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
2
Dirección de Informática
Recibe solicitud y se lleva el bien físico para su
revisión, reparación, diagnóstico de dictamen
técnico, según sea el caso:
No. Inutilidad del bien de activo fijo.
Si. Viable de reparación para el uso del bien de
activo fijo.
Unidad Administrativa en Oficinas
Centrales y Estructura Territorial
3
Recibe el bien físico y el dictamen técnico de
inutilidad de servicio por parte de:
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Informática.
Unidad Administrativa en Oficinas
Centrales y Estructura Territorial
4
Elabora oficio de solicitud de retiro de bien del
activo fijo y envía ante la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, asimismo anexa el
dictamen técnico de inutilidad de servicio expedido
por el área competente.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
5
Recibe oficio de solicitud y dictamen técnico de
inutilidad del servicio, gira instrucciones la Jefatura
de Departamento de Almacén e Inventarios, con la
finalidad de que proceda a retirar el bien de la
Unidad Administrativa por la inutilidad de su
servicio.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
6
Recibe comunicado e instrucciones para llevar a
cabo la acción o actividad de recoger los bienes
dictaminados por inutilidad de servicio.
7
Recoge el bien dictaminado como inutilidad de
servicio y concentra en la bodega del almacén para
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DICIEMBRE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
su resguardo.
8
Integra el expediente para dar de baja el bien y
turna ante la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, para su análisis y Visto Bueno.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
9
Recibe expediente integrado y otorga el Visto
Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General
para su análisis y autorización respectiva.
Secretaria General
10
Recibe expediente de baja debidamente integrados
y aprobados, para su análisis y autorización de
baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos
Materiales y servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
11
Recibe expediente autorizado y elabora oficio de
solicitud de desincorporación del bien en los
registros contables, ante la Dirección de Recursos
Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
12
Recibe oficio de solicitud de desincorporación del
bien en los registros contables.
13
Efectúa la desincorporación o baja de los registros
contables.
Desincorporación o baja de los registros contables
Dirección de Recursos Materiales y
servicios
14
Procede a girar instrucciones ante el Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios, con la
finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en
el sistema de base de datos que opere en su
momento.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
15
Recibe instrucciones y registra en el sistema de la
base de datos el oficio de solicitud de baja de los
registros contables emitido ante la Dirección de
Recursos Financieros.
Baja del bien del activo fijo en el sistema de la
base de datos.
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DICIEMBRE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
16
Elabora oficio de notificación y turna ante la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para
su Visto Bueno donde se informa que se han
efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro
del sistema de la base de datos
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
17
Recibe oficio de notificación donde se informa que
se han efectuado las bajas de los bienes de activo
fijo, mismos que autoriza y envían para su
conocimiento.
Unidad Administrativa en Oficinas
Centrales y Estructura Territorial
18
Recibe oficio de notificación que se han efectuado
la baja de bienes de activo fijo en los registros
contables tanto en el sistema de la base de datos
de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
Archiva oficio para su consulta y control.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
FECHA DE ELABORACIÓN:
19
Efectúa de manera mensual la conciliación de
bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de
Recursos Financieros, con la finalidad de verificar
la baja o desincorporación de los registros
contables.
20
Elabora oficio de notificación y requisita el formato
establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto
al artículo 31 de la “Norma para la Administración y
Baja de Bienes Muebles de las Dependencias
Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la
Federación de fecha 3 de septiembre del 2001;
asimismo presenta para su Visto Bueno ante la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
21
Recibe oficio de notificación y formato No.2
debidamente requisitado, firma de autorizado y
envía ante la Secretaría de la Función Pública, de
conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la
“Normatividad para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias Pública
Federal” publicada en el Diario Oficial de la
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
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2007
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en
la cual se estipula que dentro de los primeros 10
días de cada trimestre se dará de conocimiento los
movimientos de baja efectuados en el periodo ante
la misma Secretaría.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
22
Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo
remite copia para su conocimiento y archivo ante el
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.
23
Recibe copia de acuse de recibido de notificación y
formato No.2, mismos que se archivaran para su
consulta y acreditación de cumplimiento a la
normatividad establecida en la materia.
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
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14
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DICIEMBRE
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2007
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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184/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
SECRETARÍA GENERAL
INICIO
01.
ELABORA Y ENVÍA
SOLICITUD DE SE RVICIO AL
ÁREA COMP ETENTE PARA
REPARACIÓ N DEL BIEN D EL
ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E
EL DIAGNÓ STICO
SOLICITUD
02.
RECIBE SOLICITUD Y
SE LLEVA EL BIEN
FÍSICO PARA
REVISIÓN,
REPARACIÓN O
DIAGNÓSTICO
06.
10.
RECIBE COLUNICADO E
INSTRUCCIONES PARA
LLEVAR A CABO LA
ACCIÓN DE RECOGER
LOS BIENES
SOLICITUD
RECIBE EXPEDIENTE
DE BAJA, ANALIZA,
AUTORIZA Y TURNA
SOLICITUD
03.
EXPEDIENT E
07.
RECIBE EL BIEN
FÍSICO Y EL
DICTAMEN TÉCNICO DE
INUTILIDAD DE
SERVICIO
A
RECOGE EL BIEN
DICTAMINADO Y
CONCENTRA EN LA
BODEGA
DIAGNOSTI CO
04.
ELABORA OFICIO DE
SOLICITUD DE RETIRO
DEL BIEN Y ENVÍA,
ANEXA DICTAMEN
TÉCNICO
SOLICITUD
DICTAMEN
05.
RECIBE SOLICITUD Y
ENVÍA, ANEXA
DICTAMEN
08.
INTERGA EL
EXPEDIENTE PARA DAR
DE BAJA EL BIEN Y
TURNA
SOLICITUD
EXPEDIENT E
DICTAMEN
09.
RECIBE EXPEDIENTE,
DA VISTO BUENO Y
TURNA PARA SU
AUTORIZACIÓN
EXPEDIENT E
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
SECRETARÍA GENERAL
A
18.
RECIBE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
OFICIO
11.
12.
RECIBE EXPEDIENTE
AUTORIZADO, ELABORA
OFICIO DE SOLICITUD
DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
SOLICITUD
OFICIO
14.
B
13.
GIRA INSTRUCCIONES
PARA DAR DE BAJA
LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA
BASE DE DATOS
EFECTÚA
DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS
REGISTROS CONTABLES
LINEAMIEN TOS
15.
DA DE BAJA EL BIEN
DEL ACTIVO FIJO EN
EL LA BASE DE DATOS
BASE DE D ATOS
17.
RECIBE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
16.
ELABORA OFICIO DE
NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO
BUENO
OFICIO
OFICIO
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14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
SECRETARÍA GENERAL
B
21.
19.
RECIBE OFICIO Y
FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA
SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA
EFECTÚA
CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
OFICIO
FORMATO
20.
22.
ELABORA OFICIO DE
NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2
Y TURNA PARA SU
VISTO BUENO
ENVÍA Y RECABA
ACUSE DE RECIBO,
REMITE COPIA Y
ARCHIVA
OFICIO
1
FORMATO
OFICIO
23.
RECIBE COPIA DE
ACUSE Y ARCHIVA
COPIA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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187/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
14 CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
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14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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188/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 190
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 191
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 192
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 193
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 195
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 198
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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189/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo la conciliación de los registros contables de la Dirección de Recursos Financieros
contra el registro de bienes de activo fijo en la base de datos que administra la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios; con la finalidad de brindar información en los Estados Financieros de manera
oportuna, veraz y confiable sobre el patrimonio real con que cuenta la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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190/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante lineamientos, políticas, normas de operación, procedimientos y controles establecidos, llevr
a cabo la conciliación permanente entre los registros contables y el control físico de bines de activo
fijo, a fin de contar con información veraz.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Brindar la información de manera oportuna, veraz y confiable sobre los Estados Financieros de la
Procuraduría Agraria; conocer la existencia física y la contable del patrimonio real con que cuenta la
Institución.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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192/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección General de Administración, deberá instruir a la Dirección de Recursos Financieros, así
como a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo las conciliaciones de los
registros contables Vs. los registros de bienes en la base de datos.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a través del Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios; clasifique la base de datos, los registros de altas de los
bienes por año de adquisición, por partida de gasto. Misma que se turnara por medio magnético o
correo electrónico toda la información necesaria requerida ante la Dirección de Recursos Financieros.
La Dirección de Recursos Financieros recibirá la información respectiva de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, la cual analizara y clasificara los registros contables correspondientes, por
registros de altas por adquisición y partida de gasto.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros, llevar a cabo la conciliación por cada
uno de los rubros clasificados y determinar las diferencias en caso de que existan.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
193/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros y la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios, interactuar entre ambas la conciliación y aclarar las diferencias o anomalías detectadas
en caso de que existan.
Serán responsabilidades ambas Direcciones elaborar informe de resultados y/o acuerdos pactados
derivado de la conciliación realizada.
Es responsabilidad directa de la Dirección de Recursos Financieros, informar los resultados obtenidos
de la conciliación realizada, ante la Dirección General de Administración.
La Dirección General de Administración recibirá los informes de resultados y/o acuerdos pactados
derivados de la conciliación, asimismo conocerá los informes de los resultados de la conclusión de la
toma física de inventarios de bienes de activo fijo, el cual se dará del conocimiento ante el C.
Secretario General, con la finalidad de acordar a realizar con el propósito de llevar a cabo las
conciliaciones correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
194/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
195/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL
CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección General de
Administración
1
Instruye a las Direcciones de Recursos Financieros
y a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, para llevar a cabo la conciliación de los
registros contables contra el control físico de los
bienes.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Instruye al Jefe de Departamento de Almacén e
Inventarios clasifique la base de datos:
Dirección de Recursos Financieros
FECHA DE ELABORACIÓN:

Los registros de alta de los bienes de activo
fijo por año de adquisición.

Por partida del gasto.
3
Turna por medio magnético o electrónico la
información clasificada a la Dirección de Recursos
Financieros.
4
Recibe información y analiza y determina la
actividad, asimismo instruye a su personal sobre la
actividad a realizar.
5
Clasifica los registros contables correspondientes a
los bienes de activo fijo:

Los registros de alta por año de adquisición.

Por partida del gasto.
6
Lleva a cabo la conciliación por cada uno de los
rubros
clasificados,
asimismo
determina
diferencias en casos de existir o ser detectados.
7
Interactúa con la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios, en relación a la conciliación y a las
diferencias que en su caso existan o se
determinen.
8
En conjunto con la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, llevar a cabo el informe de
resultados y acuerdos.
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
196/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL
CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
Dirección General de
Administración
AC TI VI D AD
9
Acuerda con la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, la forma de que deberá notificar sobre
los resultados de la conciliación ante el Secretario
General.
10
A la conclusión de la toma del inventario físico de
bienes de activo fijo en las Unidades
Administrativas de la Procuraduría Agraria, en las
cuales se determinaron diferencias de bienes
físicos y por ende con repercusión contable.
11
Clasifica la información del inventario:

Los registros de alta de los bienes por año de
adquisición.

Por partida del gasto.

Por Unidad Administrativa concilia la
información con la Dirección de Recursos
Financieros, y llegan a acuerdos.
12
Elabora informe en coordinación con la Dirección
de Recursos Financieros, así como los acuerdos
de aquellas diferencias que persistan. Turna ante
la Dirección General de Administración, el informe
y los resultados de la conciliación.
13
Recibe informe y acuerdos, con relación a la
conciliación inicial, asimismo recibe informe de la
conciliación de la toma de inventarios físicos y las
diferencias de los registros contables contra el
inventario físico.
14
Informa al Secretario General, el resultado
obtenido de las conciliaciones, asimismo acuerdan
la actividad a realizar en relación a las diferencias
en caso de existir o ser detectadas.
Fin del Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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197/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO
CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL
FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
INICIO
01.
02.
INSTRUYE PARA LLEVAR
A CABO LA
CONCILIACIÓN DE LOS
REGISTROS CONTABLES
CONTRA EL CONTROL
FÍSICO DE BIENES
04.
INSTRUYE LA
CLASIFICACIÓN DE BASE
DE DATOS
RECIBE INFORMACIÓN,
ANALIZA, DETERMINA
ACTIVIDAD E INSTRUYE
BASE DE DATOS
03.
05.
CLASIFICA LOS
REGISTROS CONTABLES
CORRESPONDIENTES A
LOS BIENES DE ACTIVO
FIJO
TURNA POR MEDIO
ELECTRÓNICO LA
INFORMACIÓN
CLASIFICADA
REGISTROS
06.
LLEVA A CABO LA
CONCILIACIÓN,
DETERMINA DIFERENCIAS
EN CASO DE EXISTIR
07.
INTERACTÚA CON LA
DRMS LAS
CONCILIACIONES Y LAS
DIFERENCIAS, EN SU
CASO
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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199/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL
FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
A
13.
10.
08.
A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA
DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO EN
LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, EN LAS
CUALES SE DETERMINARON
DIFERENCIAS Y POR ENDE CON
REPERCUSIÓN CONTABLE
RECIBE INFORME Y
ACUERDOS, RECIBE
CONCILIACIÓN Y
DIFERENCIAS
REALIZA INFORME DE
RESULTADOS, EN
CONJUNTO CON LA DRMS
INFORME
INFORME
ACUERDOS
11.
09.
14.
CLASIFICA LA
INFORMACIÓN DEL
INVENTARIO
INFORMA AL SECRETARIO
GENERAL RESULTADO DE
CONCILIACIONES
ACUERDA LA FORMA DE
NOTIFICACIÓN DE
RESULTADOS
INVENTARIO
INFORME
12.
TERMINA
ELABORA INFORME Y
ACUERDOS DE LAS
DIFERENCIAS Y TURNA
INFORME
ACUERDOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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200/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
15 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 203
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 204
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 205
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 206
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 210
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 215
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
202/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos
propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones
públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción
de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la
materia.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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203/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y
registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en
la material.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
204/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado
el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas
y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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205/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
NORMAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente
procedimiento.

Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar
el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes
Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el
Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.

Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de
activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un
análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o
reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.

El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la
especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del
servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos
homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación
integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el
tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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206/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control
interno establecidos:


Solicitud de baja de bienes de activo fijo.

Relación de bienes de activo fijo.

Dictamen técnico.

Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.

Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro.

Copia del acta administrativa circunstanciada.

Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de
bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el
Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el
seguimiento.


El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:
a
Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.
b
Por enajenación por lo menos tres proveedores.
c
Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).
d
Por donación.
e
Por destrucción.
Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta
del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura
Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.

Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo
mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:
a
Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.
b
Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el
valor mínimo de evaluó del bien o bienes.
c
Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo
vigente en el D.F.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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207/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá
amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la
cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.
Procurador Agrario.

Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá
operar de la siguiente forma:
a
Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la
salubridad o el ambiente.
b
Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista
personas o interesados en adquirirlos.
c
Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o
reglamentaria que ordene su destrucción.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al
Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.

Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar
al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de
activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho
evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.

Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,
se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del
Órgano Interno de Control.

Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los
puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las
bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección
de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la
ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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208/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los
expedientes que contengan dicha documentación.

La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la
documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
209/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
210/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Secretaria General
1
Recibe petición de solicitud de donación:
Oficinas Centrales.
Estructura Territorial.
Gira instrucciones ante la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios, con el propósito de verificar
las existencias físicas de bienes de activos fijos
dentro del almacén, con el fin de requerir la
solicitud de donación.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe instrucciones por parte del Secretario
General, con el fin de solicitar al Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios, verifique
las existencias en el almacén o bodega los bienes
de activos fijos por donar.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
3
Procede a verificar las existencias físicas de bienes
de activos fijos de conformidad a la solicitud de
pericón de donación, asimismo informar a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios, si se
cuenta o no con existencias de bienes de activos
fijos de conformidad con la solicitud de petición de
donación.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
4
Recibe resultados de la verificación física realizada
en la bodega o almacén para localizar los bienes
de activos fijos susceptibles de ser donados,
asimismo informa ante al Secretario General, si se
cuenta o no con bienes de conformidad con la
solicitud de donación requerida.
Secretario General
5
Recibe informe de resultados obtenidos de la
verificación física de existencias o no existencias
de bienes solicitados para su donación por parte
de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
No. Informa al solicitante la improcedencia de la
solicitud de petición.
Si. Gira instrucciones ante la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios con la finalidad de
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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211/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
integrar la relación de bienes a donar, con el objeto
de someter a consideración del comité de
enajenación de bienes muebles de la Institución.
6
Recibe instrucciones del Secretario General y
elabora relación de bienes de activos fijos
susceptibles de ser donados, para someter a
consideración del comité de enajenación de bienes
muebles de la Institución, asimismo gira
instrucciones al Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios, con el propósito de integrar los
expedientes respectivos por cada uno de los
bienes.
7
Integra el expediente para dar de baja el bien y
turna ante la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios, para su análisis y Visto Bueno.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
8
Recibe expediente integrado y otorga el Visto
Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General
para su análisis y autorización respectiva.
Secretaria General
9
Recibe expediente de baja debidamente integrados
y aprobados, para su análisis y autorización de
baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos
Materiales y servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
10
Recibe expediente autorizado y elabora oficio de
solicitud de desincorporación del bien en los
registros contables, ante la Dirección de Recursos
Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
11
Recibe oficio de solicitud de desincorporación del
bien en los registros contables.
12
Efectúa la desincorporación o baja de los registros
contables.
Desincorporación o baja de los registros contables
Dirección de Recursos Materiales y
FECHA DE ELABORACIÓN:
13
DÍA
14
Procede a girar instrucciones ante el Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios, con la
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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212/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
servicios
finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en
el sistema de base de datos que opere en su
momento.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
14
Recibe instrucciones y registra en el sistema de la
base de datos el oficio de solicitud de baja de los
registros contables emitido ante la Dirección de
Recursos Financieros.
Baja del bien del activo fijo en el sistema de la
base de datos.
15
Elabora oficio de notificación y turna ante la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para
su Visto Bueno donde se informa que se han
efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro
del sistema de la base de datos
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
16
Recibe oficio de notificación donde se informa que
se han efectuado las bajas de los bienes de activo
fijo, mismos que autoriza y envían para su
conocimiento.
Unidad Administrativa en Oficinas
Centrales y Estructura Territorial
17
Recibe oficio de notificación que se han efectuado
la baja de bienes de activo fijo en los registros
contables tanto en el sistema de la base de datos
de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
Archiva oficio para su consulta y control.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
FECHA DE ELABORACIÓN:
18
Efectúa de manera mensual la conciliación de
bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de
Recursos Financieros, con la finalidad de verificar
la baja o desincorporación de los registros
contables.
19
Elabora oficio de notificación y requisita el formato
establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto
al artículo 31 de la “Norma para la Administración y
Baja de Bienes Muebles de las Dependencias
Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
213/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Federación de fecha 3 de septiembre del 2001;
asimismo presenta para su Visto Bueno ante la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
20
Recibe oficio de notificación y formato No.2
debidamente requisitado, firma de autorizado y
envía ante la Secretaría de la Función Pública, de
conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la
“Normatividad para la Administración y Baja de
Bienes Muebles de las Dependencias Pública
Federal” publicada en el Diario Oficial de la
Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en
la cual se estipula que dentro de los primeros 10
días de cada trimestre se dará de conocimiento los
movimientos de baja efectuados en el periodo ante
la misma Secretaría.
21
Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo
remite copia para su conocimiento y archivo ante el
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.
22
Recibe copia de acuse de recibido de notificación y
formato No.2, mismos que se archivaran para su
consulta y acreditación de cumplimiento a la
normatividad establecida en la materia.
Termina Procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
214/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR
DONACIÓN
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
215/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
SECRETARÍA GENERAL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
INICIO
01.
02.
RECIBE PETICIÓN DE
SOLICITUD DE
DONACIÓN E INSTRUYE
VERIFICACIÓN DE
EXISTENCIA
RECIBE
INSTRUCCIONES Y
SOLICITA
VERIFICACIÓN
PETICIÓN
SOLICITUD
05.
04.
VERIFICA EXISTENCIA
FÍSICA DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
INFORME
RECIBE RESULTADOS
DE LA VERIFICACIÓN
FÍSICA REALIZADA E
INFORMA
RECIBE INFORME DE
EXISTENCIA O NO DE
BIENES
INFORME
¿EXISTENCIA?
03.
INFORME
SÍ
1
NO
INFORMA AL
SOLICITANTE LA
IMPROCEDENCIA DE LA
SOLICITUD DE
PETICIÓN
OFICIO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
216/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
1
06.
GIRA INST RUCCIO NES PA RA
INTEGRAR LA REL ACIÓN DE
BIENES A DONAR CON EL
FIN DE SO METER A
CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ
DE BIENES MUEBL ES
ELABORA RELACIÓN DE
BIENES, INSTRUYE
INTEGRACIÓN DE
EXPEDIENTES
07.
INTEGRA EXPEDIENTES
Y TURNA
RELACIÓN
09.
RECIBE EXPEDIENTE
DE BAJA, ANALIZA,
AUTORIZA Y TURNA
11.
RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD DE
DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN EN LOS
REGISTROS CONTABLES
OFICIO
EXPEDIENT ES
12.
08.
EFECTÚA
DESINCORPORACIÓN O
BAJA DE LOS
REGISTROS CONTABLES
RECIBE EXPEDIENTE,
DA VISTO BUENO Y
TURNA PARA SU
AUTORIZACIÓN
EXPEDIENT E
LINEAMIEN TOS
EXPEDIENT E
10.
RECIBE EXPEDIENTE
AUTORIZADO, ELABORA
OFICIO DE SOLICITUD
DE DESINCORPORACIÓN
DEL BIEN
SOLICITUD
13.
GIRA INSTRUCCIONES
PARA DAR DE BAJA
LOS BIENES DE
ACTIVO FIJO EN LA
BASE DE DATOS
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
217/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
B
2
14.
16.
17.
DA DE BAJA EL BIEN
DEL ACTIVO FIJO EN
EL LA BASE DE DATOS
RECIBE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN,
AUTORIZA Y ENVÍA
RECIBE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
OFICIO
OFICIO
BASE DE D ATOS
15.
2
ELABORA OFICIO DE
NOTIFICACIÓN Y
TURNA PARA SU VISTO
BUENO
20.
OFICIO
RECIBE OFICIO Y
FORMATO, AUTORIZA Y
ENVÍA A LA
SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA
18.
EFECTÚA
CONCILIACIÓN DE
BAJAS DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
OFICIO
FORMATO
21.
ENVÍA Y RECABA
ACUSE DE RECIBO,
REMITE COPIA Y
ARCHIVA
19.
1
OFICIO
ELABORA OFICIO DE
NOTIFICACIÓN Y
LLENA FORMATO No. 2
Y TURNA PARA SU
VISTO BUENO
OFICIO
FORMATO
C
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
218/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E
INVENTARIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
UNIDAD ADMINISTRATIVA EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA TERRITORIAL
C
22.
RECIBE COPIA DE
ACUSE Y ARCHIVA
COPIA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
219/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
16 ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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220/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 222
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 223
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 224
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 225
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 226
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 228
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 230
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
221/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dotar de parque vehicular a los servidores públicos y a las áreas técnico – administrativas de la
Procuraduría Agraria para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando y conservándolo en
óptimas condiciones físicas y de uso.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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222/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Asignar parque vehicular conforme a las necesidades de uso en Oficinas Centrales y Estructura
Territorial de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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223/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Que todas las Áreas Técnico – Administrativas de la Procuraduría Agraria, de acuerdo a las
necesidades de uso, cuenten con el parque vehicular adecuado y que éste se encuentre debidamente
resguardado.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN
Es facultad exclusiva del Secretario General la asignación del parque vehicular como lo establece la
normatividad vigente, a los servidores públicos y las Unidades Técnico – Administrativas, así mismo,
del otorgamiento de esta prestación a los niveles excluidos en esta normatividad.
Los servidores públicos y las áreas técnico – administrativas serán responsables de la salvaguarda y
uso del parque vehicular a su cargo.
El servidor público que deje de prestar sus servicios en la Procuraduría Agraria lo hará en estricto
apego del procedimiento.
Es facultad y responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que a través de la
Subdirección de Servicios Generales se realicen todas las gestiones administrativas de derechos
vehiculares ante las instancias correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Es de responsabilidad exclusiva de los vehículos asignados a los servidores públicos el uso que se
les de a los mismos.
Los vehículos asignados al área de Servicios Generales son de responsabilidad exclusiva de la
Dirección de Recursos Materiales.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales aceptar vehículos en malas condiciones
físicas, de uso y la falta de accesorios inventariados cuando el servidor público deje de prestar sus
servicios sin que se lo comunique al área de Recursos Humanos.
Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales el pago de multas y recargos que
genere la falta de cumplimiento de obligaciones de derechos del parque vehicular de Oficinas
Centrales de la Procuraduría Agraria.
Será responsabilidad del servidor público de la pérdida de la documentación que de acuerdo al
reglamento de tránsito tenga que ser portada en el mismo para su circulación.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
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226/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
En caso de siniestro del vehículo asignado, será responsabilidad del servidor público la no
observancia las condiciones generales del seguro vehicular, tales como conducir sin licencia vigente,
conducir en estado de ebriedad, etc.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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227/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
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AÑO
2007
No. DE
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228/432
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
1
Recibe las unidades nuevas y/o la indicación del C.
Secretario General el listado de servidores públicos
que de acuerdo a la normatividad vigente les
corresponde como prestación inherente al puesto
un vehículo, así como las solicitudes de unidades
de las áreas Técnico-Administrativas de Oficinas
Centrales y Estructura Territorial y turna a la
Subdirección de Servicios Generales
Subdirección de Servicios
Generales
2
Recibe listado o solicitudes, revisa y elabora
resguardo temporal o permanente de asignación
de vehículo.
3
Actualiza el sistema de control vehicular, levanta
inventario del vehículo y envía vehículos a la
Estructura Territorial y pasa al procedimiento de
manejo y control del parque vehicular de
Delegaciones y Residencias.
4
En Oficinas Centrales recaba firmas y actualiza
expedientes.
5
Entrega unidad junto con calendario de servicios
de mantenimiento preventivo y documentación que
deberá portar la unidad de acuerdo al reglamento
de tránsito vigente para el Distrito Federal.
Termina procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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229/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
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DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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230/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
01.
02.
RECIBE LISTADO,
REVISA Y ELABORA
RESGUARDO TEMPORAL O
PERMANENTE DE
ASIGNACIÓN DE
VEHÍCULO
RECIBE UNIDADES
NUEVAS Y LISTADO DE
SERVIDORES PÚBLICOS
QUE LES CORRESPONDE
UN VHEÍCULO Y TURNA
LISTADO
LISTADO
RESGUARDO
03.
ACTUALIZA EL SISTEMA
DE CONTROL VEHICULAR,
LEVANTA INVENTARIO,
ENVÍA A ESTRUCTURA
TERRITORIAL
PASA A
PROCEDIMI ENTO 8 2
DEL TOMO V DEL
MANUAL DE
PROCEDIMI ENTOS
DE DELEGA CIONES
INVENTARI O
04.
EN OFICINAS CENTRALES
RECABA FIRMAS Y
ACTUALIZA EXPEDIENTES
EXPEDIENT ES
05.
ENTREGA UNIDAD JUNTO
CON CALENDARIO DE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y
DOCUMENTACIÓN
CALENDARI O
DOCUMENTA CIÓN
INICIO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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231/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
17 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
232/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 234
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 235
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 236
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 237
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 238
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 239
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 241
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
233/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Dotar de combustible que se requiera para atender las necesidades del servicio del parque vehicular
asignado a los servidores públicos y área de Servicios Generales de Oficinas de la Procuraduría
Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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234/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Contar con el combustible distribuido en forma racional para coadyuvar al mejor desempeño de sus
funciones sustantivas y cumplimiento de sus responsabilidades.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
235/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Obtener el máximo aprovechamiento de uso del parque vehicular para las tareas sustantivas de la
Entidad.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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236/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios programará la dotación de combustible a los
servidores públicos, de conformidad a la normatividad vigente en la materia.
La Subdirección de Servicios Generales realizará un programa anual de consumo de combustible
para el parque vehicular asignado a los mandos superiores y al área de Servicios Generales.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios llevará a cabo programas de racionalidad, en la
dotación de combustible para el parque vehicular del área de Servicios Generales.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios apoyará con vehículos que requiera la operación de
las áreas técnico-administrativas, mediante la solicitud de vehículos.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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237/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
Las áreas técnico-administrativas que soliciten vehículos, invariablemente deberá especificar lugar,
horario de uso y deberá ser autorizado por los Directores de cada área solicitante.
Todos los vehículos del área de servicios generales que sean utilizados en el área metropolitana,
deberán pernoctar en el estacionamiento de la entidad.
La duración del servicio de préstamo de vehículos deberá ser de 12 horas, por lo que en caso de
solicitar un vehículo por un tiempo mayor para que sea utilizado dentro de la zona metropolitana
tendrá que pernoctar en el estacionamiento de la Procuraduría Agraria.
Los servidores públicos que soliciten vehículos deberán presentar su licencia de conducir vigente, por
lo que no se prestarán vehículos sin éste documento oficial.
No se dotará de combustible a vehículos que no sean propiedad de la Procuraduría Agraria, salvo a
expresa solicitud autorizada del Secretario General.
No se dotará de vales de combustible ni en efectivo al personal que utilice los vehículos del área de
Servicios Generales.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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238/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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239/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
1
Recibe del proveedor licitado la dotación de vales
de combustibles y turna a la SSG para que con
base en la programación mensual lleve a cabo la
distribución
Subdirección de Servicios
Generales
2
Recibe vales de gasolina y con base a la
programación mensual elabora listado para la
entrega mensual a titulares que cuenten con la
prestación de dotación de combustibles
3
Entrega vales y registra en el sistema de control
vehicular mes a mes la dotación de combustible.
4
Envía control de dotación de combustible y recaba
firma del titular a que tiene vehículo asignado
5
Para el parque vehicular asignado al área de
servicios generales deberá realizar un registro de
consumo de manera pormenorizada por cada
vehículo, realizando acciones encaminadas al
ahorro de combustible.
6
A fin de cada mes elabora un informe del consumo
de combustible del parque vehicular asignado al
área de servicios generales y envía a la DRMS
7
Recibe reporte de consumo de combustible,
analiza y toma las medidas pertinentes para su
racionalización y ahorro
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
Termina procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
240/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
241/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
01.
02.
RECIBE VALES DE
GASOLINA, ELABORA
LISTADO PARA LA
ENTREGA MENSUAL A
TITULARES
RECIBE DEL PROVEEDOR
LA DOTACIÓN DE VALES
DE COMBUSTIBLE Y
TURNA
VALES
LISTADO
03.
ENTREGA VALES Y
REGISTRA EN EL
SISTEMA DE CONTROL
VEHICULAR
07.
RECIBE REPORTE DE
CONSUMO DE
COMBUSTIBLE, ANALIZA
Y TOMA LAS MEDIDAS
PERTINENTES PARA SU
RACIONALIZACIÓN Y
AHORRO
VALES
04.
ENVÍA CONTROL DE
DOTACIÓN DE
COMBUSTIBLE Y RECABA
FIRMA DEL TITULAR
REPORTE
CONTROL
TERMINA
05.
PARA EL PARQUE
VEHICULAR ASIGNADO AL
ÁREA DE SERVICIOS
GENERALES DEBERÁ
REALIZAR UN REGISTRO
DE CONSUMO DE MANERA
PORMENORIZADA
REGISTRO
06.
ELABORA A FIN DE MES
UN INFORME DEL
CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
INFORME
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
242/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
243/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 245
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 246
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 247
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 248
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 250
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 252
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 256
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
244/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar dos veces al año mantenimiento preventivo a los vehículos asignados a los titulares y al
área de servicios generales de Oficinas Centrales, así como el mantenimiento correctivo que
requieran para su óptimo funcionamiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
245/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento al parque vehicular de Oficinas Centrales de la
Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
246/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Emitir normas, políticas y lineamientos que permita el manejo y control del parque vehicular asignado
a las Unidades Técnico – Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial, a fin de
mantener en óptimas condiciones de uso y funcionamiento en la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
247/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN

Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, el gestionar conforme
al programa y calendario anual de la Subdirección de Servicios Generales el mantenimiento
preventivo ante las instancias correspondientes.

El servicio de mantenimiento correctivo deberá solicitarse mediante el formato denominado
“solicitud de mantenimiento correctivo” en el cual se describirá(solo si se cuenta con el
conocimiento) el diagnóstico de la avería que presenta.

La Subdirección de Servicios Generales podrá proporcionar (si se tiene a disposición) de ser
necesario en sustitución temporal un vehículo si la reparación del vehículo asignado a los
titulares, demora mas de ocho horas.

Para el caso de los vehículos asignados a los titulares, el costo del mantenimiento preventivo y
correctivo será con cargo al presupuesto asignado al área correspondiente.

Las bitácoras del parque vehicular asignado al área de servicios generales, deberán
permanecer en las unidades para que vaya siendo llenada por el servidor público que lo utilice o
lo solicite.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
248/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Las bitácoras del parque vehicular asignado a los titulares de las áreas, deberán permanecer en
el vehículo y la deberán entregar los cinco primero días de cada mesa al área de servicios
generales, a fin de que la información sea vaciada en el sistema de control del parque vehicular
para monitorear su funcionamiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
249/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO

Ningún servidor público o área administrativa podrá solicitar el mantenimiento preventivo antes
o después de su tiempo programado.

Ningún servidor público podrá mandar a reparar el vehículo por voluntad propia ya sea por falla
mecánica o por accidente de transito, que circule en el área metropolitana.

En caso de que el vehículo éste prestado provisionalmente para comisión foránea, se podrá
reparar en el lugar en donde fue la avería, a fin de que le permita regresar y recuperar los
gastos generados por ésta, presentando factura con requisitos fiscales y las o las refacciones
que fueron sustituidas.

El formato de solicitud de mantenimiento deberá estar firmado invariablemente por el servidor
público al cual esta asignado.

El responsable del mantenimiento correctivo deberá verificar que el diagnóstico descrito en la
solicitud lo presente el vehículo.

Cuando un servidor que utilice los vehículos, asignados al área de servicios generales de llenar
la bitácora de kilometraje.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
250/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

Será responsabilidad del servidor público que tenga vehículos asignados, de llenar la bitácora y
entregarla los primeros cinco días de cada mes.

Ningún servidor público podrá enviar a los vehículos propiedad de la Procuraduría Agraria a
mantenimiento correctivo o mantenimiento preventivo por cuenta propia.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
251/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
252/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL
PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Servicios
Generales
1
Elabora programa anual de mantenimiento
preventivo calendarizado de oficinas centrales y
envía a la DRMyS para su aprobación.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe programa analiza, aprueba y elabora oficio
para darles a conocer el programa de servicio a los
Titulares que cuentan con vehículos para que
tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la
DGA para su Vo. Bo. Y devuelve a la SSG
Subdirección de Servicios
Generales
3
Recibe programa autorizado, alimenta el sistema
de control vehicular y archiva original.
4
Envía programa autorizado de mantenimiento a
titulares que cuenten con vehículo asignado de la
P.A.
5
Recibe calendario de servicios de mantenimiento
preventivo y envía vehículo de conformidad con su
programación en turno
Resguardatario
¿El mantenimiento es?
Preventivo: pasa a la actividad No. 8.
Correctivo: continúa con la siguiente actividad
Subdirección de Servicios
Generales
6
Recibe la unidad programada, y firma turno de
mantenimiento y envía al taller autorizado para su
mantenimiento.
Taller autorizado
7
Recibe unidad programada y procede a su
mantenimiento y pasa a la actividad No. 17
Resguardatario
8
Elabora formato de mantenimiento correctivo y
envía a la DRMS para su trámite
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
9
Recibe requisición de servicio de mantenimiento
correctivo y envía a la SSG para que solicite el
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
253/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL
PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
diagnóstico y presupuesto al taller autorizado
Subdirección de Servicios
Generales
10
Recibe requisición de mantenimiento correctivo y
solicita al taller autorizado una inspección y prueba
física para que emita su diagnóstico y presupuesto
Taller Autorizado
11
Emite su diagnóstico y presupuesto con fechas
compromiso de entrega y envía a la SSG
Subdirección de Servicios
Generales
12
Recibe diagnóstico, presupuesto y tiempo de
entrega y lo envía al titular solicitante para su
conocimiento; si la reparación dura más de 8 horas
se le ofrecerá un vehículo en sustitución (si hay en
disponibilidad)
Resguardatario
13
Recibe diagnóstico de presupuesto y firma
autorizando la reparación, así como en caso de
necesitar vehículo sustituto, firma resguardo
provisional de unidad y devuelve
Subdirección de Servicios
Generales
14
Recibe de los titulares Diagnóstico autorizado y
envía la unidad al taller autorizado a reparación
Taller Autorizado
15
Recibe unidad y repara
16
Devuelve unidades de mantenimiento preventivo y
correctivo a la SSG:
Subdirección de Servicios
Generales
17
Recibe vehículos junto con factura de reparación y
o servicio y envía a resguardatario para firma el
formato de conformidad.
Resguardatario
18
Recibe vehículos y firma factura y formato de
conformidad. En caso de haber aceptado vehículo
a sustituto entrega unidad y le devuelven firma de
resguardo provisional.
Subdirección de Servicios
Generales
19
Recibe factura firmada a Entera satisfacción y
registra en sistema de control vehicular todos los
conceptos que se le realizaron al vehículo para su
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
254/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL
PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
control
20
Integra copia en las bitácora de mantenimiento y
expediente del vehículo.
Termina el procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
255/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
256/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
RESGUARDATARIO
TALLER AUTORIZADO
2
INICIO
01.
ELABORA PROGRAMA ANUAL DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
DE OFICINAS CENTRALES Y
ENVÍA
PROGRAMA ANUAL
02.
05.
RECIBE PROGRAMA, ANALIZA,
APRUEBA Y ELABORA OFICIO,
RECABA FIRMA DE LA DGA Y
DEVUELVE
07.
RECIBE CALENDARIO DE
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME
A PROGRAMA
OFICIO
RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y
PROCEDE A SU MANTENIMIENTO
PROGRAMA
3
LINEAMIEN TOS
PROGRAMA
03.
A
RECIBE PROGRAMA
AUTORIZADO, ALIMENTA
SISTEMA DE CONTROL
VEHICULAR Y ARCHIVA
ORIGINAL
¿EL
MANTENIMIENTO
ES?
PROGRAMA
04.
PROVENTIVO
1
ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO
DE MANTENIMIENTO A
TITULARES
PROGRAMA
CORRECTIVO
06.
RECIBE LA UNIDAD
PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y
ENVÍA A TALLER AUTORIZADO
TURNO
2
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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257/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
RESGUARDATARIO
TALLER AUTORIZADO
A
10.
RECIBE REQUISICIÓN Y
SOLICITA AL TALLER UNA
INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA
PARA QUE EMITA SU
DIAGNÓSTICO
FORMATO
09.
08.
RECIBE REQUISICIÓN DE
SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Y ENVÍA
ELABORA FORMATO DE
MANTENIMIENTO Y ENVÍA
FORMATO
1
FORMATO
4
4
12.
11.
EMITE DIAGNÓSTICO Y
PRESUPUESTO CON FECHAS
COMPROMISOS DE ENTREGA Y
ENVÍA
RECIBE DIAGNÓSTICO Y
PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL
TITULAR SOLICITANTE
DIAGNÓSIT O
DIAGNÓSTI CO
13.
PRESUPUES TO
PRESUPUES TO
RECIBE DIAGNÓSTICO Y
PRESUPUESTO Y FIRMA DE
AUTORIZACIÓN. FIRMA
RESGUARDO DE VEHÍCULO
SUSTITUTO, EN SU CASO
DIAGNÓSTI CO
PRESUPUES TO
RESGUARDO
14.
RECIBE DE LOS TITULARES
DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y
ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER
AUTORIZADO
DIAGNÓSIT CO
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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258/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
RESGUARDATARIO
TALLER AUTORIZADO
B
3
17.
RECIBE VEHICULOS JUNTO CON
FACTURA DE REPARACIÓN Y/O
SERVICIO Y ENVÍA
15.
5
RECIBE UNIDAD Y REPARA
FACTURA
18.
RECIBE VEHICULOS, FIRMA
FACTURA Y FORMATO, EN SU
CASO DEVUELVE VEHICULO
SUSTITUTO
16.
DEVUELVE UNIDADES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
FACTURA
19.
FORMATO
FACTURA
RECIBE FACTURA FIRMADA Y
REGISTRA EN SISTEMA DE
CONTROL VEHICULAR
5
FACTURA
20.
INTEGRA COPIA EN LAS
BITÁCORA DE MANTENIMIENTO
Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
259/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
19 REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE
BITÁCORA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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260/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES
MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 262
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 263
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 265
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 268
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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261/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES
MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar a los vehículos asignados a las Unidades técnico administrativas de la Procuraduría
Agraria los servicios de dotación de llantas y acumuladores y los de reparaciones mayores y menores
que requieran para su óptimo funcionamiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
262/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES
MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
NORMAS DE OPERACIÓN
Los servicios de reparación de vehículos o de reposición de llantas y acumuladores se
proporcionarán exclusivamente a las unidades propiedad de la Procuraduría Agraria.
Los servicios de referencia serán gestionados únicamente por la Subdirección de Servicios Generales
y por las Delegaciones Estatales y Residencias en su respectivo ámbito de operación.
Las unidades técnico administrativas serán responsables de la aplicación de la bitácora de control de
cada uno de los vehículos asignados, para registrar su historial y los servicios de mantenimiento que
reciban.
El costo de las reparaciones, refacciones, acumuladores, llantas y servicios de alineación y balanceo
será cubierto con cargo al presupuesto de la unidad técnico-administrativa usuaria.
Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales determinar, de acuerdo con las
condiciones de uso, los tiempos mínimos de vida de las llantas y acumuladores para aprobar o
rechazar las solicitudes de reposición correspondientes.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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263/432
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Los titulares de las unidades técnico administrativas serán corresponsables del uso que se dé a los
vehículos y a sus componentes y accesorios; asimismo, serán responsables de solicitar los servicios
que requiera cada vehículo.
Será responsabilidad del supervisor registrar en las solicitudes de servicio los números de serie de las
llantas y acumuladores, así como verificar su colocación o el empleo de las refacciones necesarias en
los vehículos para los cuales hayan sido solicitadas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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264/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES
MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
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MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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265/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES
DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
RESPONSABLE
Unidad Técnico-Administrativa
Subdirección de Servicios
Generales
AC TI VI D AD
1
Adapta el sistema de bitácora para llevar el control
de los servicios que se proporcionen a cada uno de
los vehículos que tenga asignados.
2
Elabora orden de servicio de reparación, cambio
de llantas o de acumuladores, remite a la Dirección
de Recursos Materiales y Servicios y turna con
instrucciones a la Subdirección de Servicios
Generales, de acuerdo al presupuesto y programa
de reparaciones.
3
Recibe orden de servicio, verifica en el control de
vehículos que la unidad sea propiedad de la
Procuraduría Agraria.
¿Es adjudicación directa?
4
No. Continuar con la actividad No. 8.
5
Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso,
envía la unidad.
Talleres
6
Recibe solicitud de cotizaciones, en su caso, la
unidad determina trabajos a realizar, elabora y
presenta la cotización respectiva.
Subdirección de Servicios
Generales
7
Recibe las cotizaciones de los talleres, elabora el
cuadro comparativo correspondiente y analiza.
8
Selecciona el taller que ofrezca las mejores
condiciones, elabora orden de servicio.
9
Entrega el original de la orden de servicio al taller
seleccionado, así como la unidad para su
reparación.
NOTA: En caso de contar con taller autorizado, no
se consideran los puntos 4, 5, 6, 7, 8.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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266/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES
DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Taller Autorizado
10
Repara el vehículo, instala llantas, acumuladores o
aplica el servicio solicitado, prepara la factura y la
entrega junto con la unidad.
Subdirección de Servicios
Generales
11
Recibe el vehículo reparado, con llantas o
acumuladores, revisa y verifica que esté en buenas
condiciones mecánicas, en su caso, sella y firma la
factura.
12
Gira
instrucciones
al
Departamento
de
Mantenimiento Preventivo para que registre el
servicio proporcionado en sus controles y se
entregue el vehículo a la Unidad TécnicoAdministrativa. Pasa a la actividad No. 18.
13
Solicita con oficio autorizado por la Dirección
General de Administración a la Dirección General
de Programación, Organización y Presupuesto la
suficiencia presupuestal del gasto correspondiente.
14
Envía a la Dirección de Recursos Financieros
facturas para su pago, pasa a la actividad No. 16.
15
Elabora relación de reparaciones, integra el
expediente y presenta a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17.
Dirección de Recursos Financieros
16
Recibe factura original y de acuerdo con las
condiciones de pago, establece el compromiso
presupuestal, prepara el pago, expide póliza
cheque, registra la operación contable y entrega el
cheque al proveedor.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
17
Recibe la relación
expediente y archiva.
Unidad Técnico-Administrativa
18
Recibe el vehículo y registra el
proporcionado en la bitácora del mismo.
de
reparaciones,
integra
servicio
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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267/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES
MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
268/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE
BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
TALLERES
TALLER AUTORIZADO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
ADAPTA SISTEMA DE
CONTROL DE
SERVICIOS A
PROPORCIONAR
03.
06.
RECIBE ORDEN DE
SERVICIO Y VERIFICA
QUE LA UNIDAD SEA
PROPIEDAD DE LA
PROCURADURÍA
AGRARIA
BITÁCORA
RECIBE SOLICITUD Y
UNIDAD, DETERMINA
TRABAJOS Y PRESENTA
COTIZACIÓN
SOLICITUD
ORDEN DE
SERVICIO
COTIZACIÓ N
02.
ELABORA ORDEN DE
SERVICIO DE
REPARACIÓN Y REMITE
ORDEN DE
SERVICIO
¿ES
ADJUDICACIÓN
DIRECTA?
NO
04.
1
SÍ
05.
SOLICITA COTIZACIÓN
Y ENVÍA UNIDAD
07.
ANALIZA
COTIZACIONES
COTIZACIÓ N
CUADRO
COMPARATI VO
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
269/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE
BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
TALLERES
TALLER AUTORIZADO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
A
08.
1
10.
RECIBE, APLILCA
SERVICIO
SOLICITADO, ENTREGA
FACTURA Y UNIDAD
SELECCIONA TALLER Y
ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
FACTURA
ORDEN DE
SERVICIO
09.
ENTREGA ORDEN DE
SERVICIO Y UNIDAD
PARA REPARACIÓN
ORDEN DE
SERVICIO
11.
RECIBE, VERIFICA Y
FIRMA FACTURA
FACTURA
12.
REGISTRA SERVICIO Y
ENTREGA VEHÍCULO
2
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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270/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE
BITÁCORA
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
TALLERES
TALLER AUTORIZADO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
B
3
13.
4
16.
RECIBE FACTURA,
PREPARA PAGO,
REGISTRA OPERACIÓN
Y ENTREGA CHEQUE
SOLICITA
SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
OFICIO
17.
RECIBE RELACIÓN E
INTEGRA EXPEDIENTE
FACTURA
RELACIÓN
CHEQUE
EXPEDIENT E
14.
ENVÍA FACTURA DE
PAGO
3
15.
RELACIONA
REPARACIONES,
INTEGRA EXPEDIENTE
Y PRESENTA
2
EXPEDIENT E
11.
RELACIÓN
4
RECIBE VEHÍCULO Y
REGISTRA SERVICIO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
271/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
20 SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
272/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 274
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 275
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 276
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 277
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 278
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 279
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 282
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
273/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo una supervisión permanente al parque vehicular a fin de monitorear sus condiciones
físicas y tomar las medidas pertinentes para que esté en condiciones y la conservación de vida útil.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
274/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Emitir reportes en tiempo y forma para que se esté en posibilidad de tomar decisiones para la
salvaguarda del parque vehicular de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
275/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La conservación del parque vehicular en óptimas condiciones para su uso y destino final, para
obtener un mejor beneficio.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
276/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través de la Subdirección de Servicios Generales
elaborará un programa de supervisión anual, misma que dará a conocer en tiempo y forma a las
Unidades Técnico-Administrativas mismo que contendrá los tiempos y las formas en que se llevará a
cabo ésta.
Las Unidades Técnico – Administrativa, así como los servidores públicos de la Procuraduría Agraria
que tienen bajo su resguardo el parque vehicular, brindarán todo tipo de facilidades a la supervisión
para que cumpla con sus objetivos.
Cuando en la supervisión se detecten vehículos en condiciones diferentes a las que presentaba en el
momento de su asignación y éstas no hayan sido reportadas para su reparación, será facultad de la
dirección de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo los trámites administrativos ha que haya
lugar, para recuperar las condiciones que originalmente presentaba en la recepción del vehículo.
Corresponde a la Dirección General de Administración la facultad de determinar el momento en el
que se ponga a disposición para su baja y enajenación, aquellos vehículos en los que resulte costoso
recuperar su funcionamiento y utilidad.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
277/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, previo conocimiento del calendario anual de
supervisión de las áreas técnico-administrativas, podrá hacer cambios y recalendarizaciones, siempre
y cuando las áreas a supervisar lo soliciten por anticipado a la fecha programada.
Será responsabilidad de las áreas técnico-administrativas y/o de los servidores públicos que tengan
vehículos a su resguardo, de los reportes emitidos por la supervisión en los que no hayan
proporcionado las facilidades necesarias para llevarla a cabo y de aquellos que no contengan su
rúbrica de visto bueno.
Si en los resultados de la supervisión se detectaron vehículos en malas o diferentes condiciones a las
que presentaba en el momento de su asignación, y éstas no hayan sido reportadas al área
responsable del parque vehicular, el costo que represente el recuperar sus óptimas condiciones
físicas y de uso, correrán con cargo al asignatario.
Las áreas técnico-administrativas solicitarán la intervención de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios para gestionar la baja o destino final de bienes de los vehículos que el área técnicoadministrativa considera inservibles e inicie los trámites administrativos que correspondan.
Ningún servidor público podrá dictaminar por sí solo la inutilidad del parque vehicular.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
278/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
279/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Servicios
Generales
1
Elabora programa anual de supervisión en el que
contempla a Oficinas Centrales y Estructura
Territorial y lo envía a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe programa, analiza, aprueba y elabora oficio
para darles a conocer el programa de servicio a los
Titulares que cuentean con vehículos para que
tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la
Dirección General de Administración para su Vo.
Bo., y devuelve a la Subdirección de Servicios
Generales
Subdirección de Servicios
Generales
3
Recibe programa y oficio autorizado y alimenta el
sistema de control vehicular.
4
Envía programa de supervisión a los titulares que
cuenten con vehículo en Oficinas Centrales y a la
Estructura Territorial.
5
Realiza la supervisión con la inspección física del
parque vehicular de Oficinas Centrales o de la
Estructura Territorial.
6
Solicita la siguiente documentación:

Bitácoras de mantenimiento.

Póliza de seguro vigente.

Inventario del vehículo
Así mismo llena el formato de supervisión
(checklist) y recaba firma de entrado, en caso de
que existan vehículos en mal estado tomará
fotografías de los cuatro ángulos para integrar
fototeca.
7
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
Elabora informe del estado en el que se encuentra
el parque vehicular supervisado y envía a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios junto
en el formato de supervisión y alimenta el sistema
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
280/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
de control vehicular.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
8
Recibe informe, analiza y envía a la Dirección
General de Administración para lo conducente, así
mismo recibe las indicaciones para aspectos
administrativos a seguir.
Termina el procedimiento
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
281/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
282/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
02.
RECIBE PROGRAMA,
ANALIZA, APRUEBA Y
ELABORA OFICIO,
RECABA FIRMA Y
DUVUELVE
ELABORA PROGRAMA
ANUAL DE SUPERVISIÓN
Y ENVÍA
PROGRAMA ANUAL
PROGRAMA ANUAL
OFICIO
03.
RECIBE PROGRAMA Y
OFICIO AUTORIZADO Y
ALIMENTA EL SISTEMA
DE CONTROL VEHICULAR
PROGRAMA
OFICIO
04.
ENVÍA PROGRAMA DE
SUPERVISIÓN A
TITULARES QUE CUENTEN
CON VEHÍCULO
PROGRAMA
05.
REALIZA SUPERVISIÓN
CON LA INSPECCIÓN
FÍSICA DEL PARQUE
VEHICULAR
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
283/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
A
06.
08.
SOLICITA DOCUMENTACIÓN,
LLENA FORMATO, RECABA
FIRMA, EN SU CASO TOMA
FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS
EN MAL ESTADO
RECIBE INFORME,
ANALIZA Y ENVÍA A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
INFORME
DOCUMENTA CIÓN
FORMATO
07.
ELABORA INFORME Y
ENVÍA JUNTO CON
FORMATO DE
SUPERVISIÓN, ALIMENTA
EL SISTEMA DE CONTROL
VEHICULAR
TERMINA
INFORME
FORMATO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
284/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
21 SEGURO DE VEHÍCULOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
285/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 287
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 288
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 290
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 295
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
286/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Incorporar al seguro de flotilla a todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría
Agraria, mantener actualizadas las pólizas respectivas y, en caso de siniestro, tramitar el pago total o
parcial de la unidad correspondiente.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
287/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
NORMAS DE OPERACIÓN
Todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría Agraria deberán estar
protegidas por la póliza de seguro de flotilla que contrate la Institución.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será responsable de realizar la licitación pública para
la contratación del seguro de flotilla, cubrir las primas, controlar y renovar el seguro, mantener
comunicación con la compañía aseguradora y requerir el pago del seguro en casos de siniestro.
La Unidad Técnico-Administrativa que tenga asignado un vehículo será responsable de que se cuente
con la póliza de seguro respectiva y con la documentación oficial para circular.
Las Delegaciones Estatales y las Residencias de la Procuraduría Agraria serán responsables de que
los vehículos que tengan asignados cuenten con la póliza de seguro de flotilla debidamente
actualizada, de solicitar, oportunamente su renovación y comunicar los casos de siniestro o pérdida
total de los vehículos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para que se gestione la
reparación o se solicite el pago del seguro por pérdida total a la compañía aseguradora y tramitar la
baja de las unidades.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
288/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se deberá aplicar estrictamente el instructivo para la atención y trámite de siniestros, a efecto de
deslindar las responsabilidades que procedan, según el tipo de siniestro.
Puesto que todas las unidades cuentan con el seguro, quedará estrictamente prohibido establecer
acuerdos con terceras personas en caso de siniestros, toda vez que ello no exime de
responsabilidades subsidiarias en investigaciones posteriores.
En ningún tipo de siniestro se deberá abandonar la unidad, pues ello implica aceptar cargos y
responsabilidades que no cubre la póliza.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
289/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
290/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGURO DE VEHÍCULOS
RESPONSABLE
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
AC TI VI D AD
1
Promueve y realiza licitación pública para la
contratación de seguro de vehículos de la
Institución.
2
Prepara la relación de unidades del parque
vehicular que se deberán incluir al seguro de flotilla
y la entrega a las compañías aseguradoras que
participarán en el proceso de licitación pública, a
efecto de que puedan preparar y presentar sus
ofertas.
3
Al celebrarse el proceso de licitación y dictamen
del fallo, prepara el contrato para la compañía
seleccionada.
4
Presenta el contrato a la Dirección General de
Administración y a la Secretaría General para su
autorización y firma, una vez aprobado lo somete a
consideración y opinión técnica legal de la
Dirección General Jurídica y de Representación
Agraria; debidamente formalizado lo entrega al
representante de la compañía aseguradora, quien
lo rubrica, conserva el original y devuelve copias.
Compañía Aseguradora
5
Prepara la póliza e incluye a las unidades de la
Procuraduría al seguro de flotilla, integra directorio
de ajustadores e instructivo de seguro, junto con la
póliza envía a la Procuraduría Agraria.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
6
Recibe pólizas, directorio de ajustadores e
instructivo del seguro y turna con instrucciones a la
Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
7
Recibe las pólizas, directorio de ajustadores e
instructivo del seguro, las revisa y registra, las
entrega al Departamento de Mantenimiento
Preventivo e instruye para que registre, distribuya
y controle.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
291/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGURO DE VEHÍCULOS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Departamento de Mantenimiento
Preventivo
8
Revisa las pólizas y las registra en sus controles,
las entrega o distribuye a las oficinas centrales, a
la Delegación Estatal y Residencia, a efecto de
que integren la póliza al expediente y a la carpeta
de documentación oficial del vehículo.
Unidad Técnico-Administrativa/
9
Recibe la póliza, el directorio de ajustadores e
instructivo del seguro, fotocopia la póliza, integra
ésta al expediente del vehículo y entrega
documentación al resguardante o responsable de
la unidad para que lo guarde en la carpeta de
documentos oficiales.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
10
Informa a la aseguradora que dé de alta nuevas
unidades; cuando la Institución las adquiera.
Regresar a la actividad No. 5.
Compañía Aseguradora
11
Factura el servicio y costo de las primas y la
presenta a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
12
Recibe la factura, verifica con el contrato y la
relación del parque vehicular si la facturación es
correcta, sella y firma, prepara el formato de
afectación presupuestal, solicitando el pago y
remite a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
13
Recibe factura original y de acuerdo con las
condiciones de pago, establece el compromiso
presupuestal, prepara el pago, expide póliza
cheque, registra la operación contable y entrega el
cheque al proveedor.
Unidad Técnico-Administrativa/
14
Notifica siniestro (en caso de que se presente) a la
compañía aseguradora o al perito ajustador; si es
pérdida total levanta acta por accidente o robo
ante el agente del Ministerio Público, e informa a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Delegación Estatal o Residencia
Delegación Estatal o Residencia
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
292/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGURO DE VEHÍCULOS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Compañía Aseguradora
15
Realiza peritaje, evalúa, emite dictamen y entrega
orden de reparación o pago; indica si se debe
pagar el "Deducible".
Unidad Técnico-Administrativa
16
Realiza gestiones para reparación del vehículo, o
para recuperación en caso de pérdida total;
entrega la orden de reparación o de pago y demás
documentación oficial a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 18.
Delegación Estatal o Residencia
17
Paga el deducible, prepara póliza contable, integra
en un expediente toda la documentación oficial de
acuerdo a la normatividad establecida, en su caso,
lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios y da seguimiento para la reparación o
recuperación del vehículo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
18
Recibe de las Unidades técnico administrativas,
de la Delegación Estatal o Residencia la orden de
pago y documentación oficial, revisa, analiza y
turna a la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
19
Recibe,
registra,
analiza
e
instruye
al
Departamento de Mantenimiento Preventivo a
efecto de que dé seguimiento al siniestro en
cuestión.
Departamento de Mantenimiento
Preventivo
20
Revisa la documentación, la registra en el control
de vehículos y seguros, establece contacto, en su
caso, con la compañía aseguradora para que
repare o pague el monto correspondiente a
pérdida total y da seguimiento hasta su solución.
Compañía Aseguradora
21
Repara el vehículo y lo entrega a la Procuraduría
Agraria o efectúa el pago por pérdida total, en su
caso. (Pasa a la actividad No. 23).
Unidad Técnico-Administrativa/
Delegación Estatal o Residencia
22
Reparación.- Reciben la unidad reparada; revisan
condiciones mecánicas, registran en su bitácora o
control, usan el vehículo.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
293/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGURO DE VEHÍCULOS
RESPONSABLE
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
Dirección de Recursos Financieros
AC TI VI D AD
23
Pérdida Total.- Recibe de la Compañía
Aseguradora por robo o pérdida total el cheque
correspondiente.
24
Registra en sus controles las bajas definitivas de
los vehículos siniestrados.
25
Envía a la Dirección de Recursos Financieros los
cheques recibidos de la Compañía Aseguradora,
por concepto de recuperación de los siniestros
ocurridos (robo o pérdida total).
26
Recibe cheque de indemnización para su envío a
la Tesorería de la Federación, marcando copia de
turno a la Dirección General de Programación,
Organización y Presupuesto, para su posterior
recuperación vía ampliación presupuestal e
informa a la Dirección General de Administración.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
294/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
295/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
COMPAÑÍA
ASEGURADORA
SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIAS
INICIO
01.
REGISTRA
LICITACIÓN
PÚBLICA PARA
CONTRATACIÓN DE
SEGURO
05.
PREPARA PÓLIZA Y
DIRECTORIO DE
AJUSTADORES,
INSTRUCTIVO DE
SEGURO Y ENVÍA
1
PÓLIZA
DIRECTORI O
INSTRUCTI VO
02.
RELACIONA
UNIDADES QUE
DEBERÁN INCLUIR
AL SEGURO
ENTREGA A
COMPAÑÍAS
ASEGURADORAS
A
RELACIÓN
03.
PREPARA CONTRATO
PARA LA COMPAÑÍA
CONTRATO
04.
PRESENTA CONTRA TO A
FIRMA DE SRÍA G RAL. Y
DGA, SOME TE OPI NIÓN
TÉCNICA D E LA D GJRA Y
LO PRESEN TA A C ÍA.
ASEGURARO RA
CONTRATO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
296/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
COMPAÑÍA
ASEGURADORA
SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIAS
A
06.
07.
RECIBE
DOCUMENTACIÓN Y
TURNA
CONINSTRUCCIONES
RECIBE, REVISA Y
REGISTRA Y LAS
ENTREGA E
INSTRUYE
DOCUMENTA CIÓN
DOCUMENTA CIÓN
08.
REVISA PÓLIZAS,
LAS REGISTRA Y
DISTRIB. PARA SU
INTEGRACIÓN EN
EL EXPEDIENTE
09.
RECIBE, REVISA,
REGISTRA PÓLIZA
INTEGRA EXPED. Y
ENTREGA
DOCUMENTACIÓN
PÓLIZA
PÓLIZA
10.
1
INFORMA A LA
ASEGURADORA DAR
DE ALTA A NUEVAS
UNIDADES
11.
FACTURA SERVICIO
Y COSTO DE LAS
PRIMAS Y LAS
PRESENTA
FACTURA
12.
VERIFICA FACTURA
CON CONTRATO,
FIRMA, PREPARA
FTO. DE AFECT.
PPTAL. Y
SOLICITUD DE
PAGO
DOCUMENTO S
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
297/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
COMPAÑÍA
ASEGURADORA
SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIAS
B
15.
14.
REALIZA
PERITAJE,
EVALÚA, EMITE
DICTAMEN Y
ENTREGA ORDEN DE
REPARACIÓN
13.
NOTIFICA
SINIESTRO,
LEVANTA ACTA EN
SU CASO E
INFORMA A LA
DIRECCIÓN DE
REC. MAT Y SERV.
RECIBE FACTURA,
PREP. PAGO DE
REGIST. OPERACIÓ
COT. Y ENTREGA
CHEQUE AL
PROVEEDOR
ACTA
CHEQUE
ORDEN
DICTAMEN
FACTURA
16.
GESTIONA
REPARACIÓN DEL
VEHÍCULO,
ENTREGA ORDEN DE
REPARACIÓN A LA
DRMS
3
ORDEN
17.
PAGA DEDUCIBLE,
PREPARA PÓLIZA
CONTABLE E
INTEGRA
ESPEDIENTE
PÓLIZA
EXPEDIENT E
18.
3
RECIBE ORDEN DE
PAGO Y
DOCUMENTACIÓN
OFICIAL, REVISA,
ANALIZA Y
AUTORIZA
ORDEN
19.
REVISA,
REGISTRA,
ANALIZA E
INSTRUYE PARA SU
SEGUIMIENTO
20.
REVISA
DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITA
REPARACIÓN O EL
PAGO
CORRESPONDIENTE
ORDEN
DOCUMENTA CIÓN
DOCUMENTA CIÓN
C
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
298/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
COMPAÑÍA
ASEGURADORA
SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA,
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
DELEGACIÓN ESTATAL O
RESIDENCIAS
C
21.
22.
RECIBEN UNIDAD
REPARADA,
REVISAN
CONDICIONES
MECÁNICAS Y
REGISTRAN EN
BITÁCORA
PREPARA VEHÍCULO
O EFECTÚA EL
PAGO POR PÉRDIDA
TOTAL
4
4
23.
RECIBE DE LA
ASEGURADORA EL
CHEQUE
CORRESPONDIENTE
CHEQUE
24.
26.
REGISTRA BAJAS
DEFINITIVAS DE
VHEÍCULOS
SINIESTRADOS
RECIBE Y ENVÍA A
LA TESORERÍA DE
LA FEDERACIÓN Y
COPIA A LA DGPOP
CHEQUES
25.
ENVÍA CHEQUES
RECIBIDOS DE LA
ASEGURADORA
TERMINA
CHEQUES
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
299/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
22 INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
300/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE
BIENES DE CONSUMO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 302
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 303
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 305
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 307
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
301/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE
BIENES DE CONSUMO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Levantar, controlar y mantener actualizado el Inventario de bienes de consumo en el almacén o los
asignados a las unidades de la Institución, para conocer tanto las existencias físicas con que se
cuenta, como su valor y conciliar los resultados del inventario.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
302/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE
BIENES DE CONSUMO
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Recursos Materiales, en coordinación con el Departamento de Almacén e
Inventarios, programará el levantamiento del inventario de los bienes de consumo y comunicará a las
Unidades técnico administrativas los días que permanecerá cerrado el almacén por ese motivo;
establecerá las normas y lineamientos para el levantamiento del inventario físico en el almacén y por
conducto de la Dirección General de Administración solicitará la intervención de la Contraloría Interna
en la Procuraduría Agraria, para lo conducente.
Se determinará en forma rigurosa los materiales almacenados que deberán inventariarse y se
separarán físicamente aquellos que se encuentren dañados o sean obsoletos.
Deberán fijarse con precisión los mecanismos y procedimientos para efectuar el recuento de los
materiales sujetos a inventario, registrar la información correspondiente y formular el informe final del
inventario.
Los responsables del levantamiento físico del inventario tendrán a su cargo el manejo y registro de
los movimientos del almacén y deberán ser:
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
303/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

El Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios.

El responsable del almacén de bienes de consumo.

Los representantes de la Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria.
Se deberá revisar cuidadosamente los registros que se hagan en las tarjetas de toma física de
inventario, la tarjeta de control de existencias y la tarjeta de movimientos de almacén.
También se establecerán las medidas pertinentes, respecto a la recepción de materiales de los
proveedores durante el levantamiento físico del inventario.
Se habrá de verificar que el levantamiento del inventario físico en el almacén se realice en forma
correcta, de acuerdo con el sistema establecido.
Se llevará a cabo el corte de las formas que se emplean en el almacén antes de que se inicie el
conteo de los artículos, e indicar la numeración de los formatos que se vayan a utilizar una vez que se
reabra el almacén.
Los supervisores deberán practicar pruebas selectivas de auditoría para confirmar los datos del
conteo. Cuando no coincidan los datos de toma física de inventarios, con los resultados del recuento
de un artículo, se realizarán pruebas de muestreo, ampliando o reduciendo el alcance del conteo de
acuerdo con el error.
El conteo de los bienes se llevará a cabo por el método cruzado el cual consiste en lo siguiente: uno
de los contadores comienza a levantar el inventario en un extremo de la estiba o anaquel, y el otro en
el extremo opuesto; al finalizar ambos conteos, el apuntador anotará las cantidades que determinaron
ambos en las tarjetas de toma física de inventario; si existen diferencias, se realizará un tercer conteo
para efectuar las correcciones necesarias.
Inmediatamente después de realizar el conteo, las tarjetas de toma física de inventarios deberán ser
firmadas por los contadores.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
304/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE
BIENES DE CONSUMO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
305/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE
CONSUMO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Recursos
Materiales
1
Prepara inventario físico, coordina acciones e
informa a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe informe y solicita a la Dirección General de
Administración
indique
cuándo
será
el
levantamiento del inventario.
Dirección General de
Administración
3
Emite circular informando que el
permanecerá cerrado por inventario.
Departamento de Almacén e
Inventarios
4
Elabora acta de levantamiento de inventario, con
Contraloría Interna.
Contraloría Interna en la
Procuraduría Agraria
5
Da fe de la veracidad del inventario.
almacén
Termina.
Departamento de Almacén e
Inventarios
6
Elabora informe de existencias, firman analiza y
envía los resultados a la Subdirección de Recursos
Materiales.
7
Recibe informe, analiza y presenta copia a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
8
Recibe Informe, Analiza y envía copia la Dirección
General de Administración, Dirección de Recursos
Financieros y Contraloría Interna en la
Procuraduría Agraria.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
306/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE
BIENES DE CONSUMO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
307/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE
CONSUMO
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN E INVENTARIOS
CONTRALORÍA INTERNA
RESPONSABLE DE
LEVANTAMIENTO FÍSICO
DE INVENTARIO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
02.
04.
03.
PREPARA INVENTARIO
FÍSICO, COORDINA
ACCIONES E INFORMA A
LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
RECIBE INFORME Y
SOLICITA A LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN CUANDO
SERÁ EL LEVANTAMIENTO
DEL INVENTARIO
EMITE CIRCULAR QUE EL
ALMACÉN PERMANECERÁ
CERRADO POR
INVENTARIO
ELABORA ACTA DE
LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO, CON
CONTRALORÍA INTERNA
INFORME
INFORME
CIRCULAR
ACTA
05.
DA FE DE LA VERACIDAD
DEL INVENTARIO
06.
ELABORA INFORME DE
EXISTENCIAS; FIRMAN,
ANALIZA Y ENVÍA LOS
RESULTADOS DE LA
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
RESULTADO S
07.
RECIBE INFORME,
ANALIZA Y PRESENTA
COPIA A LA DIRECCIÓN
DE RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
08.
REICBE INFORME,
ANALIZA Y ENVÍA
COPIAS A LA DIRECCIÓN
GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN, DIR.
DE REC. FINANCIEROS Y
CONTRALORÍA INTERNA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
308/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
23 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
309/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 311
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 312
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 313
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 314
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 318
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 325
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
310/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo a nivel Nacional, la cual está compuesta
por Unidades Administrativas (Oficinas Centrales y Estructura Territorial). Actividad que deberá
realizarse por lo menos una vez al año.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
311/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El Departamento de Almacén e Inventarios, con el apoyo del enlace administrativo, llevará a cabo la
toma física de los bienes del activo fijo de la Procuraduría Agraria a nivel nacional, contando con
políticas, lineamientos, controles y procedimientos del proceso.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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MES
DICIEMBRE
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No. DE
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Obtener los inventarios físicos de bienes de activo fijo por cada una de las Unidades Administrativas
que componen la Procuraduría Agraria, contando con base de datos actualizada, así como la emisión
del resguardo individual por servidor público, a su vez la conciliación del registro del bien físico será
igual al registro contable; otorgando información veraz, oportuna y confiable.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
NORMAS DE OPERACIÓN
El secretario General emitirá circular interna para instruir a la Dirección General de Administración,
Direcciones de áreas de Oficinas Centrales, así como a la Estructura Territorial por cada una de las
Delegaciones Estatales y sus Residencias, para que lleven a cabo la toma de inventarios físicos de
bienes de activo fijo a nivel Nacional, asimismo señalen la necesidad de designar a una persona
como enlace, el cual será responsable de coordinar las acciones de control y administración de los
bienes de activos fijos en su unidad y esta interactúe directamente con el Jefe de Departamento de
Almacén e Inventarios.
La Dirección General de Administración será la encargada de planear la logística de inicio y
conclusión de la toma de los inventarios físicos de bienes de activos fijos, con los todos los elementos
necesarios para su ejecución y seguimiento de las actividades planeadas.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios con base a la logística planeada para la toma de
inventarios físicos de bienes de activos fijos, otorgara el apoyo necesario a través del Jefe de
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DICIEMBRE
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Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de coordinar, desarrollar y supervisar las
actividades que conlleve el proceso de la toma de inventarios a nivel Nacional.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, clasificar la base de datos
por número de Unidad Administrativa por cada una de las áreas de Oficinas Centrales, Delegaciones
Estatales y Residencias, nombres del resguardante, así como tipo de bien y cantidad.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, enviar a través de correo
electrónico a cada uno de los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la
Estructura Territorial, la información clasificada para la toma de inventarios físicos de bienes de
activos fijos.
Las Unidades Administrativas a través de sus enlaces, deberán imprimir la información clasificada de
los inventarios físicos de bienes de activos fijos, la cual deberán organizar para llevar a cabo la
ejecución de la toma física del inventario.
El enlace designado como responsable del control y administración de la información de los bienes de
activo fijo, será quien informe al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión de la toma de
inventarios de bienes de activo fijo; mismo que anexara al informe el formato debidamente requisitado
de incidencias sobre el resultado de la toma de inventario.
El Titular de cada una de las Unidades Administrativas, será el responsable de dar la autorización a la
información de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y formato de incidencias
determinadas, mismos que serán turnados a través de correo electrónico al Jefe de Departamento de
Almacén e Inventarios en forma y tiempo establecidos.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de recibir a través de correo
electrónico la información de los resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y
los formato de incidencias determinadas por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales como de las Delegaciones Estatales y Residencias.
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El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá conciliar la información recibida con la
base de datos de bienes de activo fijo, asimismo llevar a cabo la actualización de la misma donde
existan movimientos.
Será responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, generar los resguardos
respectivos y etiquetas de códigos de barras por cada uno de los usuarios responsables por número
de Unidad Administrativa y números de inventarios.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá enviar a través de correo tradicional los
resguardos respectivos en forma personalizada y los códigos de barras a cada uno de los enlaces de
control y administración de las Unidades Administrativas tanto a Oficinas Centrales como a las
Delegaciones Estatales y Residencias.
Los enlaces de control y administración por cada una de la Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales como de la Estructura Territorial, deberán ordenar la información recibida, los cuales
ejecutaran el pegado del las etiquetas de código de barras en cada uno de los bienes de activo fijo,
asimismo recabarán las firmas de conformidad por cada uno de los usuarios responsables de su uso
y custodia.
Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, serán los responsables de
enviar mediante correo convencional al Departamento de Almacén e Inventarios, los resguardos
originales debidamente firmados por cada uno de los usuarios responsables, asimismo archivar copia
fotostática de los mismos para su control y seguimiento.
Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, deberán informar a cada unos
de sus Titulares la conclusión del proceso de toma de inventarios de bienes de activo fijo.
El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de recibir de cada uno de los
enlaces de control y administración de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la
Estructura Territorial, los resguardos originales con las firmas autógrafas del usuario responsable,
mismos que deberán clasificar y archivar para su control y seguimiento.
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El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá informar ante la Dirección y Subdirección
de Recursos Materiales y servicios la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo
fijo; asimismo solicitar indique que actividad deberán realizar en caso de que las incidencias
determinadas no fueron posibles de conciliar.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, notificar la conclusión de la
toma física de inventarios de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de Administración,
asimismo solicite en caso de que los resultados de las incidencias reportadas no hayan sido
conciliadas.
La Dirección General de Administración, informara la conclusión de la toma física de inventarios de
bienes de activo fijo, ante al C. Secretario General, asimismo se solicita de carácter oficial las
actividades a realizar en los casos de que las incidencias no hayan sido conciliadas.
El C. Secretario General, una vez recibido el informe de la conclusión de la toma física de inventarios
de activo fijo, tomara la decisión en relación a los resultados obtenidos de las incidencias no
conciliadas en su momento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
Secretario General
AC TI VI D AD
1
Instruye a la:

Dirección General de Administración.

Direcciones de Áreas en Oficinas Centrales.

Estructura Territorial.

Delegaciones Estatales y Residencias.
Para la toma de inventario físico de bienes de
activo fijo a nivel nacional, señalando las
necesidad de que designen a una persona que
fungirá como Enlace Administrativo en cada una de
la Unidades Administrativas, el cual coordinara las
acciones administrativas de los bienes de activo
fijo en su unidad y sea la persona con la cual
interactúe el Jefe de Departamento de Almacén e
Inventarios de Oficinas Centrales.
Dirección General de
Administración
2
Planea la logística y la aplica:

Fecha de Inicio/conclusión.

Apoyo Informático.

Recursos Humanos y servicios a sus mandos
medios y superiores las actividades a
realizar.
Subdirección de Recursos
Materiales y Servicios
3
Con base a la logística para la toma de inventarios
a nivel nacional, otorgara el apoyo al Jefe de
Departamento de Almacén e Inventarios.
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
4
Clasifica la base de datos por:
5
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14

Nombre de la Unidad Administrativa.

Oficinas Centrales.

Nombre del resguardante.

Tipo del bien y cantidad.
A través del correo electrónico turna a los Titulares
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
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RESPONSABLE
AC TI VI D AD
de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales y de la Estructura Territorial, la
información clasificada para la toma del inventario
físico.
Unidades Administrativas en
Oficinas Centrales y en la
Estructura Territorial
6

Oficinas Centrales.

Delegaciones Estatales.

Residencias.
Recibe instrucciones para la toma del inventario
físico de sus Unidades Administrativa, asimismo
recibe correo electrónico con información
clasificada de su Unidad Administrativa.
El Titular designara el personal que fungirá como
Enlace Administrativo, para que interactúe con el
Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de
Oficinas Centrales.
Enlace administrativo en Oficinas
Centrales y en Estructura Territorial
7
Recibe instrucciones e imprime la información del
correo electrónico, así como formato de
incidencias, asimismo organiza la información y
hace entrega al personal de la Unidad
Administrativa, para llevar a cabo la ejecución de la
toma física del inventario.
8
Recibe del personal de la Unidad Administrativa la
información:
9
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14

La toma del inventario físico

Formato de incidencias.

Diferencias de más o menos en los bienes de
activo fijo.
Integra y concentra la información:

La toma del inventario físico.

Formato de incidencias.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
10
Informa al Titular de la Unidad administrativa la
conclusión de l inventario, así como las incidencias
determinadas:
Unidades Administrativa en
Oficinas Centrales y en la
estructura Territorial
11
Recibe del Enlace Administrativo, los resultados
obtenidos de la toma de inventario físico de los
bienes de activo fijo, así como las incidencias, las
cuales deberán aprobar para su envío ante el Jefe
de Departamento de Almacén e Inventarios en
Oficinas Centrales.
Enlace Administrativo en Oficinas
Centrales y en la Estructura
Territorial
12
Recibe la autorización del Titular de la Unidad
Administrativa correspondiente, para enviar la
información.
Enlace Administrativo en Oficinas
Centrales y en la Estructura
Territorial
13
Remite a través de correo electrónico ante el Jefe
de Departamento de Almacén e Inventarios en
Oficinas Centrales:
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
FECHA DE ELABORACIÓN:
14

La toma del inventario físico de bienes de
activo fijo.

Los formatos de incidencias derivadas de la
toma de inventarios física de bienes de activo
fijo.
Recibe de los Enlaces Administrativos por cada
una de las Unidades Administrativas, a través del
correo electrónico los resultados obtenidos de la
toma de inventarios físico de bienes de activo fijo:

Toma de inventario físico de bienes de activo
fijo

Formato de incidencias.
15
Concilia la información recibida contra la base de
datos, actualiza en donde existan movimientos por
cada una de la Unidades Administrativas.
16
Genera los resguardos respectivos por número de
Unidad
Administrativa
y
servidor
público
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
resguardante del bien del activo fijo, asimismo
genera las etiquetas de códigos de barras en el
cual se deberán identificar el número de inventario.
17
Envía a los Enlace Administrativos de Oficinas
Centrales y de la Estructura Territorial, a través del
corro electrónico:
Resguardos (Originales y Copias).
Etiquetas que identifican el activo.
Asimismo se les comunica remitan el resguardo
original con firma autógrafa del servidor público o
usuario responsable del bien del activo fijo.
Enlace administrativo en oficinas
Centrales y en la Estructura
Territorial
18
Recibe información, organiza y solicita al personal
de la Unidad Administrativa, lleve a cabo la
ejecución del pegado de las etiquetas de códigos
de barras en cada una de los activos fijos
asignados, asimismo el resguardante del activo fijo
deberá firmar la tarjeta de resguardo actualizada
correspondiente y proceder a archivar copia para
su consulta y seguridad.
19
A través del correo tradicional deberán remitir los
resguardos originales con las firmas autógrafas del
servidor público o usuario responsable del bien de
activo fijo, ante el Jefe de Departamento de
Almacén e Inventario en Oficinas Centrales.
Archiva copia del resguardo actualizado.
Unidad Administrativa en Oficinas
Centrales y en la Estructura
Territorial
FECHA DE ELABORACIÓN:
20
Informa al Titular de la Unidad Administrativa, la
conclusión de la toma de inventario físico de
bienes de activo fijo dentro de la Unidad
Administrativa.
21
Recibe informe de resultados de la toma de
inventarios físicos de bienes de activo fijo y
archiva.
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TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
Jefe de Departamento de Almacén
e Inventarios
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
AC TI VI D AD
22
Recibe de los Enlaces Administrativos por cada
una de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales, así como de la Estructura Territorial, los
resguardos originales con firma autógrafa del
servidor público o usuario responsable, asimismo
clasifica y archiva los resguardos originales.
23
Informa ante el Director y Subdirector de Recursos
Materiales y Servicios, la conclusión de la toma de
inventarios físicos, asimismo solicita indique la
actividad subsiguiente a realizar en caso de las
incidencias que no fueron posibles de conciliar.
24
Notifica la conclusión de la toma del inventario
físico de bienes de activo fijo, ante la Dirección
General de administración, asimismo solicita que
se le indique que actividad deberá realizar en los
casos de las incidencias que no fueron posibles de
conciliar y aclarar.
Recibe informe aprueba y archiva.
Dirección General de
Administración
25
Recibe el resultado del inventario físico de bienes
de activo fijo, asimismo notifica ante el Secretario
General la conclusión de la toma de inventario
físico y solicita que se indique que actividad deberá
realizar en los casos de que las incidencias
detectadas no hayan sido aclaradas o conciliadas.
Recibe informe aprueba y archiva.
Secretario General
26
Recibe resultados del inventario físico de bienes de
activo fijo efectuado a cada una de las Unidades
Administrativas de la Institución, así como las
incidencias que fueron determinadas, que a su vez
esta no fueron aclaradas y/o conciliadas.
Toma decisión sobre las incidencias que fueron
detectadas sin ser aclaradas y/o conciliadas en su
momento por cada una de la Unidades
Administrativas, Jefatura de Departamento de
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TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE
ACTIVO FIJO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Almacén e Inventarios, así como de la Dirección de
Recursos Financieros.
Termina procedimiento
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE
BIENES DE ACTIVO FIJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
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DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
02.
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y
EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN E
INVENTARIOS
03.
04.
06.
INICIO
01.
PLANEA LO GISTIC A Y
APLICA
APOYA AL DEPART AMENTO
DE ALMACÉ N E
INVENTARI OS PAR A LA
TOMA DE I NVENTA RIOS A
NIVEL NAC IONAL
RECIBE IN STRUCC IONES
PARA LA T OMA DE L
INVENTARI O Y LA
INFORMACI ÓN
CLASIFICA DA. DE SIGNA
ENLACE
CLASIFICA LA BA SE DE
DATOS
INSTRUYE PARA L A TOMA
DE INVENT ARIO F ÍSICO
DE BIENES DE AC TIVO
FIJO
ENLACE
ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
07.
RECIBE IN STRUCC IONES,
IMPRIME I NFORMA CIÓN Y
FORMATO D E
INCIDENCI AS
BASE DE
DATOS
INFORMACI ÓN
FORMATO
05.
11.
RECIBE RE SULTAD OS
OBTENIDOS DE LA TOMA
DEL INVEN TARIO FÍSICO
TURNA INF ORMACI ÓN
CLASIFICA DA
08.
RECIBE IN FORMAC IÓN
DEL PERSO NAL DE LA
UNIDAD AD MINIST RATIVA
INFORME
INVENTARI O
FORMATO
DIFERENCI AS
A
09.
INTEGRA Y CONCE NTRA
INFORMACI ÓN
INVENTARI O
FORMATO
DIFERENCI AS
10.
INFORMA A L TITU LAR DE
LA UNIDAD
ADMINISTR ATIVA LA
CONCLUSIÓ N DEL
INVENTARI O
INFORME
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ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y
EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN E
INVENTARIOS
ENLACE
ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
14.
A
RECIBE IN FORMAC IÓN DE
CADA UNA DE LAS
UNIDADES
ADMINISTR ATIVAS
12.
RECIBE AU TORIZA CIÓN
PARA ENVI AR
INFORMACI ÓN
INVENTARI O
FORMATO
INFORMACI ÓN
15.
13.
CONCILIA INFORM ACIÓN
RECIBIDA CON LA BASE
DE DATOS
REMITE IN FORMAC IÓN
BASE DE
DATOS
INVENTARI O
FORMATO
16.
18.
GENERA RE SGUARD OS Y
ETIQUETAS DE CÓ DIGO
DE BARRAS
RECIBE IN FORMAC IÓN,
SOLICITA SE PEG UEN
LAS ETIQU ETAS
RESGUARDO S
CÓDIGO DE
BARRAS
CÓDIGO DE
BARRAS
19.
17.
REMITE RE SGUARD OS
ORIGINALE S CON
FIRMAS, A RCHIVA
COPIAS
ENVÍA RES GUARDO Y
ETIQUETAS
1
RESGUARDO S
RESGUARDO S
CÓDIGO DE
BARRAS
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS EN
OFICINAS CENTRALES Y
EN LA ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN E
INVENTARIOS
ENLACE
ADMINISTRATIVO EN
OFICINAS CENTRALES Y
ESTRUCTURA
TERRITORIAL
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS
B
26.
22.
RECIBE RE SULTAD OS DEL
INVENTARI O, TOM A
DECISIÓN SOBRE
INCIDENCI AS
21.
RECIBE RE SGUARD OS,
CLASIFICA Y ARC HIVA
INFORME
RECIBE IN FORME DE
RESULTADO S
RESGUARDO S
20.
24.
NOTIFICA CONCLU SIÓN
DE TOMA D EL
INVENTARI O FÍSI CO,
RECIBE IN FORME,
APRUEBA Y ARCHI VA.
SOLICITA INDICA CIONES
SOBRE INC IDENCI AS
INFORMA L A CONC LUSIÓN
DE LA TOM A DEL
INVENTARI O FÍSI CO
INFORME
INFORME
INFORME
23.
TERMINA
INFORMA L A CONC LUSIÓN
DE LA TOM A DEL
INVENTARI O
INFORME
25.
RECIBE RE SULTAD O DE
INVENTARI O, REC IBE
INFORME Y SOLIC ITA
INDICACIO NES SO BRE
INCIDENCI AS
INFORME
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
24 PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
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No. DE
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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 331
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 332
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 334
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 338
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Programar, proporcionar y supervisar los servicios de cerrajería, intendencia, fotocopiado, instalación
y ampliación de líneas telefónicas y de fax que requieran las diferentes Unidades
técnico
administrativas de la Procuraduría Agraria.
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DICIEMBRE
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SECRETARÍA GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
NORMAS DE OPERACIÓN
El Departamento de Servicios Internos, deberá proporcionar únicamente a las Unidades técnico
administrativas que integran la Procuraduría Agraria, los servicios de:

Intendencia.

Cerrajería.

Fotocopiado.

Gestión, mantenimiento y reubicación de aparatos y líneas telefónicas y de fax.
La Subdirección de Servicios Generales deberá supervisar que todos los trabajos se realicen de
manera oportuna y adecuada en todas las áreas, incluyendo las de acceso, tránsito, uso común y
bodegas.
El Departamento de Servicios Internos programará los servicios a su cargo, para proporcionarlos en
forma eficiente y expedita a las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.
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DICIEMBRE
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SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se formulará un informe mensual de las actividades que realice la Subdirección de Servicios
Generales, por los servicios proporcionados a las diferentes Unidades técnico administrativas.
El costo de los materiales necesarios para proporcionar los servicios, se cargarán a la partida
presupuestal correspondiente a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante.
FECHA DE ELABORACIÓN:
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MES
DICIEMBRE
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No. DE
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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
solicitante
1
Solicita el servicio o mantenimiento
correspondiente por medio de memorándum, vale
o por la vía telefónica, a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe solicitudes y turna con instrucciones a la
Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
3
Recibe y registra la solicitud y programa el servicio
de acuerdo con su naturaleza.
Generales
 Intendencia.
 Cerrajería.
 Fotocopiado.
 Gestión, mantenimiento y reubicación de líneas
y aparatos telefónicos y de fax.
 Reparación
de
máquinas
de
escribir
y
sumadoras.
 Mantenimiento de instalaciones.
 Mantenimiento de maquinaría y equipo.
Mantenimiento
de
instalaciones
hidráulicas y sanitarias.
Unidad Técnico-Administrativa
Solicitante
FECHA DE ELABORACIÓN:
eléctricas,
4
Formula la orden de servicio en original y dos
copias.
5
Envía una copia de la orden de servicio a la Unidad
Técnico-Administrativa solicitante, original y copia
al Departamento de Servicios Internos para su
ejecución. Pasa a la actividad No. 7.
6
Recibe copia de la orden de servicio y la archiva.
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
335/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO
RESPONSABLE
Departamento de Servicios
Internos
AC TI VI D AD
7
Recibe original y copia de la orden y programa el
trabajo.
¿Puede proporcionar el servicio?
Empresa prestadora del servicio
Subdirección de Servicios
Generales
FECHA DE ELABORACIÓN:
8
Sí. Ejecuta el trabajo con oportunidad.
9
No. Solicita el servicio a una empresa prestadora
de servicios de que se trate, entregándole el
original de la orden.
10
Recibe original de la orden de servicio y envía al
técnico a la Unidad Técnico-Administrativa
solicitante.
11
Se presenta el técnico con la orden de servicio.
12
Verifica el tipo de servicio que se va a realizar.
13
Efectúa los trabajos pertinentes, al terminarlos
recaba la firma de conformidad con el servicio,
elabora la factura para el cobro y la entrega a la
Subdirección de Servicios Generales.
14
Recibe orden de servicio y factura.
15
Revisa, verifica servicio y da su visto bueno en la
factura, la firma y sella, y la envía a la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios.
Pasa a la
actividad No. 17.
16
Supervisa que los servicios se realicen en forma
oportuna y adecuada y elabora informe en forma
mensual que presenta a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
336/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
17
Recibe, revisa y autoriza, firma y envía factura a la
Dirección de Recursos Financieros, el informe lo
analiza y remite a la Dirección General de
Administración y archiva copia.
Dirección de Recursos Financieros
18
Recibe la factura autorizada, programa el pago
respectivo y afecta el presupuesto.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
337/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
338/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL
SERVICIO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
INICIO
01.
SOLICITA EL
SERVICIO O
MANTENIMIENTO
02.
RECIBE TURNA E
INSTRUYE
SOLICITUD
06.
RECIBE Y ARCHIVA
ORDEN
SOLICITUD
03.
RECIBE, REGISTRA
SOLICITUD Y
PROGRAMA SERVICIO
07.
10.
RECIBE ORDEN DE
SERVICIO Y PROGRAMA
EL TRABAJO
SOLICITUD
RECIBE ORDEN DE
SERVICIO Y ENVÍA AL
TÉCNICO
ORDEN
ORDEN
04.
FORMULA ORDEN DE
SERVICIO
11.
¿PUEDE
PROPORCIONAR
SERVICIO?
NO
SE PRESENTA EL
TÉCNICO CON LA
ORDEN DEL SERVICIO
ORDEN
ORDEN
SÍ
05.
ENVÍA COPIA DE
ORDEN DE SERVICIO
08.
12.
VERIFICA TIPO DE
SERVICIO A REALIZAR
EJECUTA EL TRABAJO
OFICIO
09.
13.
SOLICITA EL
SERVICIO A UNA
EMPRESA PRESTADORA
DE SERVICIOS
EFECTUA TRABAJOS,
RECABA FIRMA Y
ELABORA FACTURA
PARA SU COBRO
ORDEN
FACTURA
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
339/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL
SERVICIO
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
A
14.
18.
RECIBE FACTURA,
PROGRAMA EL PAGO Y
AFECTA EL
PRESUPUESTO
RECIBE ORDEN DE
SERVICIO Y FACTURA
ORDEN
FACTURA
FACTURA
15.
TERMINA
1
VERIFICA SERVICIO,
FIRMA FACTURA Y
ENVÍA
FACTURA
16.
SUPERVISA LOS
SERVICIOS, ELABORA
INFORME MENSUAL Y
LO PRESENTA
INFORMA
17.
1
REVISA, AUTORIZA,
FIRMA FACTURA Y
ENVÍA EL INFORME Y
REMITE A LA
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
FACTURA
INFORME
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
340/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
25 SERVICIO DE VIGILANCIA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
341/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 343
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 344
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 347
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 350
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
342/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Programar, proporcionar y supervisar los servicios de vigilancia y cuidado de los bienes e
instalaciones de la Procuraduría Agraria, así como los de atención y seguridad del personal que
labora en ella.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
343/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
NORMAS DE OPERACIÓN
El personal de vigilancia deberá conocer todas las instalaciones de la Procuraduría Agraria para que,
en caso de siniestro, pueda identificar rápidamente el lugar donde se presente y adoptar de inmediato
las medidas que resulten pertinentes.
El personal de vigilancia se distribuirá de acuerdo con las necesidades normales del servicio y en
caso de urgencia, se reasignará según lo exijan las circunstancias.
El personal de vigilancia deberá presentarse al servicio con 30 minutos de anticipación a fin de contar
con el tiempo suficiente para uniformarse, aseado con el uniforme limpio y completo, en perfectas
condiciones físicas y mentales, evitando llegar al servicio con aliento alcohólico o ingerir alcohol o
droga, y presentarse al Jefe de Servicio o compañero a relevar, y firmar la fatiga.
Recibirá y revisará que el equipo de apoyo este completo y en buenas condiciones como son: Reloj
checador, llaves, libreta de control, libreta de anotaciones de las visitas de supervisión y apoyo, el
arma de cargo con dotación de cartuchos.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
344/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Al recibir el servicio deberá exigir se le informe de las novedades que se hayan registrado en el turno
saliente.
Queda estrictamente prohibido permitir que permanezcan personas no autorizadas en el interior de la
caseta de vigilancia, jugar juegos de azar, aceptar dadivas y abandonar su puesto de vigilancia.
Se revisará toda clase de objetos, bultos, paquetes, bolsas, etc., que porten el personal de la
Procuraduría Agraria así como visitas o personas de aspecto sospechoso que pretendan ingresar a
las instalaciones de la Procuraduría Agraria.
Vigilar que el equipo de oficina, como son: máquinas de escribir, calculadoras, cafeteras, radios, etc.,
queden desconectados, previa indicación de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá
apagar la luz del edificio, así como consultar con la persona indicada, si el equipo de cómputo debe
permanecer conectado.
Los bienes propiedad de la Procuraduría Agraria sólo podrán salir de sus instalaciones, cuando se
cuente con la autorización correspondiente.
Al personal de vigilancia le queda estrictamente prohibido conducir vehículos dentro o fuera de la
Institución, llevará el control de entrada y salida de vehículos, hacer una revisión del contenido de los
vehículos en interior y cajuelas, con el fin de que no salga ningún equipo, material, etc. de la
Institución salvo con formato de salida autorizado por funcionario.
Custodiará los vehículos pertenecientes a la Institución y vigilará que queden debidamente cerrados
en su lugar asignado.
El personal de vigilancia solicitará al personal operativo pase de salida autorizado por su Jefe
inmediato.
Se deberá informar sobre las personas o contingentes que se presenten en las instalaciones de la
Procuraduría Agraria, para que los servidores públicos tomen las decisiones conducentes, ya sea de
atención al público o de afrontar las contingencias.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
345/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se impedirá el acceso a todas las personas que se encuentren bajo el influjo del alcohol o sustancias
enervantes.
Para fijar propaganda ajena a las actividades de la Procuraduría Agraria, será necesario contar con la
autorización del Director General de Administración.
Se verificará diariamente que los equipos contra incendios se encuentren en los lugares establecidos
con ese fin y se informará acerca de los extintores que necesitan recarga.
Al término de cada turno, el personal de vigilancia deberá entregar el parte respectivo al
Departamento de Servicios Internos para informar sobre las incidencias que se hayan presentado.
Toda persona ajena a esta Institución deberá de registrarse y dejar una credencial que lo identifique.
El personal de vigilancia deberá cerrar todas las puertas y ventanas que conducen o tienen vista a la
calle, revisará que las bardas que circundan la institución no hayan sido dañadas, verificará que el
alumbrado se encuentre en buenas condiciones para evitar zonas obscuras, vigilará que los
empleados no pierdan el tiempo bromeando, jugando de manos o juegos de azar y que no ingieran
bebidas alcohólicas y/o estimulantes.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
346/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
347/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE VIGILANCIA
RESPONSABLE
Subdirección de Servicios
Generales
AC TI VI D AD
1
Coordina y supervisa el Programa General del
Servicio de Vigilancia de la Procuraduría Agraria.
2
Acuerda con el responsable del servicio de
vigilancia, la programación, políticas, normas,
horarios y condiciones generales del servicio.
3
Proporciona el servicio de vigilancia las 24 horas
de los 365 días del año.
4
Controla la entrada y salida de las personas ajenas
a la Procuraduría Agraria, mediante el registro de
visitantes.
5
Revisa bultos, paquetes o credenciales del
personal que ingrese a las instalaciones de la
Procuraduría Agraria.
6
Elabora el parte del día por turnos y lo entrega al
Departamento de Servicios Internos.
7
Recibe e integra el parte del día, lo revisa y da
visto bueno.
8
En caso de incidencias, adopta las medidas
preventivas o correctivas que procedan.
9
Turna el parte del día a la Subdirección de
Servicios Generales, junto con un informe de las
incidencias que se hayan presentado.
Subdirección de Servicios
Generales
10
Recibe, revisa el parte y el informe y, si existen
anomalías, toma las medidas pertinentes.
Empresa Prestadora del Servicio
de Vigilancia
11
Presenta la factura de los servicios
Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
12
Recibe la factura, confronta con los informes y
controles respectivos, da su visto bueno y remite a
la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Vigilancia de la empresa prestadora
del servicio
Departamento de Servicios Internos
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
a
la
348/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SERVICIO DE VIGILANCIA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
13
Recibe la factura, revisa, da su visto bueno, firma y
envía a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
14
Recibe la factura, programa su pago y afecta el
presupuesto.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
349/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
350/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
VIGILANCIA DE LA EMPRESA
PRESTADORA DEL SERVICIO
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL
SERVICIO DE VIGILANCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
INICIO
01.
COORDINA Y
SUPERVISA EL
PROGRAMA GENERAL DE
VIGILANCIA
03.
PROPORCIONA
SERVICIO DE
VIGILANCIA LAS 24
HORAS LOS 365 DÍAS
DEL AÑO
07.
RECIBE, REVISA Y DA
Vo. Bo.
PROGRAMA
02.
ACUERDA CON EL
RESPONSABLE
CONDICIONES
GENERALES DE
VIGILANCIA
PROGRAMA
PARTE DEL
DÍA
04.
CONTROLA ENTRADA Y
SALIDA DE PERSONAS
08.
EN CASO DE
INCIDENCIAS ADOPTA
MEDIDAS PREVENTIVAS
O CORRECTIVAS
REGISTRO
DE CONTRO L
05.
REVISA PAQUETES O
CREDENCIALES DEL
PERSONAL QUE
INGRESA A LAS
INSTALACINES
09.
TURNA EL PARTE DEL
DÍA CON INFORME DE
INCIDENCIAS
INFORME
PARTE
06.
A
ELABORA EL PARTE
DEL DÍA Y ENTREGA
PARTE DEL
DÍA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
351/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
VIGILANCIA DE LA EMPRESA
PRESTADORA DEL SERVICIO
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
EMPRESA PRESTADORA DEL
SERVICIO DE VIGILANCIA
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
A
10.
11.
RECIBE, REVISA SI
EXISTEN ANOMALÍAS,
TOMA MEDIDAS
14.
RECIBE, PROGRAMA
PAGO Y AFECTA
PRESUPUESTO
PRESENTA FACTURA DE
SERVICIOS
INFORMEC
FACTURA
FACTURA
PARTE DEL
DÍA
TERMINA
12.
13.
CONFRONTA FACTURA
CON INFORME Y
CONTROLES, DA Vo.
Bo. Y REMITE
RECIBE, REVISA, DA
SU VISTO BUENO,
FIRMA Y ENVÍA
FACTURA
FACTURA
INFORMES
REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
352/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
26 PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
353/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 355
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 356
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 358
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 362
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
354/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar a cabo los estudios relacionados con los proyectos de instalaciones y distribución del espacio
físico, a fin de que el personal y los bienes (propios o arrendados) con que cuenta la Procuraduría
Agraria se encuentren en condiciones apropiadas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
355/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se planeará la vigilancia permanente del estado físico de los inmuebles propiedad de la Procuraduría
Agraria.
Se formularán programas que garanticen la asignación, uso y aprovechamiento racionales de los
recursos públicos disponibles.
Los planes y programas deberán jerarquizarse con base en el informe de control preventivo y en las
solicitudes de servicio formuladas por las unidades
técnico administrativas de la Procuraduría
Agraria.
Se planeará la supervisión necesaria para asegurarse de que tanto la adecuación, adaptación o
aprovechamiento de los espacios físicos como la conservación y mantenimiento de los inmuebles
federales, destinados al servicio de la Procuraduría Agraria se efectúen conforme a las normas
técnicas que dicte la Secretaría de Desarrollo Social.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
356/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Se planeará la preparación de proyectos de instalaciones tendientes a mejorar la administración de
los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria.
Se establecerán sistemas que permitan supervisar el cumplimiento de los planes y proyectos
implantados en materia inmobiliaria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
357/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
358/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN
DEL ESPACIO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
solicitante
1
Solicita a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios que se modifique la distribución del
espacio físico de su área de trabajo.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a
la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
3
Recibe solicitud y supervisa las instalaciones de
todas las unidades técnico-administrativas de la
Procuraduría Agraria.
4
Detecta las necesidades de modificación y
mejoramiento de la distribución del espacio físico.
5
Conjuntamente con el Departamento de Servicios
Internos elabora los programas de distribución del
espacio.
6
Establece la prioridad de los trabajos.
7
Turna por instrucciones de la Dirección General de
Administración los programas a la Dirección
General de Programación, Organización y
Presupuesto,
para
verificar
que
exista
disponibilidad presupuestal.
Dirección General de
Programación, Organización y
Presupuesto
8
Recibe y establece la previsión de los recursos e
informa sobre el particular a la Dirección General
de Administración.
Dirección General de
Administración
9
Recibe documento y turna a la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios, la cual remite
para su operación a la Subdirección de Recursos
Materiales.
Subdirección de Recursos
Materiales
10
Recibe y solicita cotizaciones, selecciona a los
prestadores de servicios.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
359/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN
DEL ESPACIO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
11
Elabora los presupuestos y proyecto de contrato y
remite a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
12
Recibe la documentación, analiza si procede
solicitar
la
intervención
del
Comité
de
Adquisiciones, y en caso afirmativo, promueve el
procedimiento de licitación pública y remite a la
Dirección General de Administración.
Dirección General de
Administración
13
Recibe la documentación, recabándose firmas de
los contratos, en su caso, devuelve todos los
documentos.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
14
Recibe la documentación y el contrato firmado y lo
turna a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos
Materiales
15
Recibe y comunica a la empresa contratista que
puede iniciar los trabajos y, en su caso, recoger el
anticipo correspondiente.
Empresa contratista
16
Realiza los trabajos.
17
Presenta las estimaciones de obra a la
Subdirección de Servicios Generales quien turna al
Departamento de Servicios Internos.
18
Supervisa los trabajos, revisa la bitácora de la obra
y constata que los trabajos se hayan realizado
conforme a los proyectos y el contrato respectivo.
19
Firma las estimaciones de obra para que se tramite
su pago.
20
Al término de los trabajos, recibe las obras
efectuadas y en su caso, la garantía
correspondiente de finiquito, así como factura y
acta de entrega.
Departamento de Servicios
Internos
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
360/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN
DEL ESPACIO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
21
Firma de conformidad la documentación y remite a
la Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
22
Recibe la documentación, la autoriza y la envía a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
23
Recibe la factura, la garantía y la carta de
aceptación de la obra y remite para su pago la
factura respectiva a la Dirección de Recursos
Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
24
Finiquita el contrato respectivo y afecta registros y
contratos.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
361/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
362/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
SOLICITAN TE
06.
01.
SOLICITA SE MODIFIQUE
DISTRIBUCIÓN DE
ESPACIO FÍSICO
ESTABLECE PRIORIDADES
DE TRABAJO
10.
SOLICITA COTIZACIONES
Y SELECCIONA
PRESTADORES DE
SERVICIO
SOLICITUD
DEPARTAME NTO DE
SERVICIOS INTER NOS
14.
RECIBE DOCUMENTACIÓN
Y CONTRATO FIRMADO Y
TURNA
18.
SUPERVISA Y REVISA
BITÁCORA DE LA OBRA
DOCUMENTO S
CONTRATO
11.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
07.
02.
RECIBE, REVISA Y
TURNA CON
INSTRUCCIONES
TURNA PROGRAMAS A LA
DGPOP PARA VERIFICAR
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
SUBDIRECC IÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
19.
ELABORA PRESUPUESTOS
Y PROYECTO DE
CONTRATO
PRESUPUES TO
PROYECTO
15.
COMUNICA AL
CONTRATISTA QUE PUEDE
INICIAR EL TRABAJO
FIRMA ESTIMACIONES DE
OBRA PARA SU PAGO
PROGRAMAS
ESTIMACIO NES
DOCUMENTO S
SOLICITUD
CONTRATO
SUBDIRECC IÓN DE
SERVICIOS GENER ALES
20.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
D.G.P.O.P .
RECIBE OBRAS,
GARANTÍA, FACTURA Y
ACTA DE ENTREGA
EMPRESA C ONTRAT ISTA
03.
SUPERVISA LAS
INSTALACIONES DE LA
PROCURADURÍA AGRARIA
08.
RECIBE Y ESTABLECE
PREVISIÓN DE RECURSOS
E INFORMA
12.
RECIBE, ANALIZA SI
PROCEDE INTERVENCIÓN
DEL COMITÉ DE
ADQUISICIONES,
PROMUEVE LICITACIÓN
PÚBLICA Y REMITE
PROGRAMAA
FACTURA
16.
ACTA
REALIZA TRABAJOS
PRESUPUES TO
PROYECTO
04.
DETECTA NECESIDADES
DE MODIFICACIÓN
GARANTÍA
21.
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
DIRECCIÓN GENER AL
DE ADMINI STRACI ÓN
17.
FIRMA DE CONFORMIDAD
Y REMITE
GARANTÍA
PRESENTA ESTIMACIONES
05.
09.
FACTURA
13.
ACTA
ELABORA PROGRAMAS DE
DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
PROGRAMAS
RECIBE Y TURNA PARA
SU OPERACIÓN
RECIBE, RECABA DIRMA
DE LOS CONTRATOS Y
DEVUELVE
PROGRAMAS
FECHA DE ELABORACIÓN:
ESTIMACIO NES
A
DOCUMENTO S
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
363/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
A
SUBDIRECC IÓN DE
SERVICIOS GENER ALES
22.
RECIBE, AUTORIZA Y
TURNA
DOCUMENTO S
DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERI ALES
Y SERVICI OS
23.
RECIBE FACTURA,
GARANTÍA, CARTA DE
ACEPTACIÓN DE OBRA Y
REMITE PARA SU PAGO
FACTURA
GARANTÍA
CARTA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS
FINANCIER OS
24.
FINIQUITA CONTRATO Y
AFECTA REGISTROS Y
CONTROLES
FACTURA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
364/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
27 SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
365/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO –
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 367
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 368
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 369
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 371
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
366/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO –
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar de manera eficiente el apoyo logístico que requieran las Unidades
técnico
administrativas para la realización de eventos especiales.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
367/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO –
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Servicios Generales deberá proporcionar apoyo logístico a las Unidades técnico
administrativas que lo requieran; dicho apoyo incluirá la reproducción de documentos y su
distribución, el traslado de personas y la utilización de instalaciones y equipo.
El Departamento de Servicios Internos proporcionará el servicio de edecanes, cafetería, fotocopiado,
etc., a los participantes en eventos especiales.
La Subdirección de Servicios Generales llevará el control del uso del auditorio y de la programación
de eventos.
La Subdirección de Servicios Generales proporcionará el personal encargado de distribuir
documentos o cualquier otro material que requieran los participantes en eventos especiales.
La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de distribuir al personal de vigilancia
para garantizar la seguridad de los participantes e instalaciones en los eventos que se realicen.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
368/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO –
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
369/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
A
UNIDADES
TÉCNICO
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
RESPONSABLE
–
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
solicitante
1
Solicita por medio de documento y con 24 horas de
anticipación que se le proporcione salón o auditorio
para celebrar un evento, personal para que se dé
el servicio de cafetería, fotocopiado, distribución de
documentos, etc.
Departamento de Servicios
Internos
2
Recibe la orden, busca salón o auditorio y
coordina al personal encargado de distribuir los
documentos o cualquier otro material.
3
Prepara los servicios necesarios para atender a los
participantes.
4
Coordina al personal encargado de fotocopiar la
documentación.
5
Adapta los espacios para eventos especiales, con
los instrumentos, equipos y mobiliario que se
requieran.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
370/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO –
ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
371/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN
EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
INICIO
01.
02.
SOLICITA CON 24 HORAS
DE ANTICIPACIÓN SE
PROPORCIONE SALÓN Y
PERSONAL
RECIBE ORDEN, BUSCA
SALÓN Y COORDINA
PERSONAL
SOLICITUD
SOLICITUD
03.
PREPARA LOS SERVICIOS
NECESARIOS
04.
COORDINA AL PRSONAL
05.
ADAPTA LOS ESPACIOS
CON EQUIPO Y
MOBILIARIO NECESARIO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
372/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
28 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
373/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 375
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 376
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 377
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 379
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
374/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria a
las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
375/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
NORMAS DE OPERACIÓN
La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de proporcionar el servicio de traslado
de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria.
La Subdirección de Servicios Generales será responsable de contratar a las compañías transportistas
(fletes) y verificar que cumplan los requerimientos establecidos.
El Departamento de Servicios Internos deberá supervisar que el traslado se efectúe en la forma y
tiempo convenidos con los transportistas.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
376/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
377/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
solicitante
1
Solicita al Departamento de Servicios Internos
mediante memorándum o por la vía telefónica, el
servicio de traslado de materiales y equipos.
Departamento de Servicios
Internos
2
Recibe la comunicación y acude al lugar a verificar
los bienes que se transportarán.
3
Determina la forma en que deberán transladarse
los bienes.
¿Cuenta con transporte propio?
4
Sí. Realiza el traslado.
5
No. Selecciona a la compañía transportista y
elabora la orden de servicio, entregándola a la
compañía para que lleve a cabo la operación.
6
Se presenta al lugar y traslada los bienes.
7
Acarrea y acomoda los bienes, elabora la factura y
recaba la firma de conformidad del servicio.
8
Entrega la factura al Departamento de Servicios
Internos, para que dé su visto bueno.
Departamento de Servicios
Internos
9
Recibe la factura, da su visto bueno y la remite a la
Subdirección de Servicios Generales.
Subdirección de Servicios
Generales
10
Recibe la factura, la autoriza y la remite a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
11
Recibe, revisa, da visto bueno, firma y envía la
factura a la Dirección de Recursos Financieros.
Dirección de Recursos Financieros
12
Recibe la factura autorizada, da su visto bueno y
verifica la disponibilidad presupuestal.
13
Programa el
presupuesto.
Compañía Transportista
pago
respectivo
y
afecta
el
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
378/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
379/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
COMPAÑÍA TRANSPORTISTA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
INICIO
01.
SOLICITA EL
SERVICIO DE
TRASLADO DE
MATERIAL Y EQUIPO
02.
RECIBE COMUNICACIÓN
Y VERIFICA LOS
BIENES A
TRANSPORTAR
OFICIO
OFICIO
03.
DETERMINA LA FORMA
DE TRASLADO
¿CUENTA
CON
TRANSPORTE
PROPIO?
NO
1
SÍ
04.
REALIZA EL TRASLADO
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
380/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS INTERNOS
COMPAÑÍA TRANSPORTISTA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
1
05.
SELECCIONA COMPAÑÍA
TRANSPORTISTA Y
ELABORA ORDEN DE
SERVICIO
06.
TRASLADA LOS BIENES
10.
11.
RECIBE FACTUR,
REVISA, DA VISTO
BUENO Y TURNA
RECIBE AUTORIZACIÓN
Y REMITE
FACTURA
ORDEN DE
SERVICIO
12.
AUTORIZADA DA VISTO
BUENO Y VERFICIA
DISPONIBILIDAD
PRESUUPESTAL
FACTURA
FACTURA
07.
13.
ELABORA FACTURA Y
RECABA FIRMA
PROGRAMA PAGO Y
EFECTA PRESUPUESTO
FACTURA
08.
TERMINA
ENTREGA FACTURA
PARA SU Vo. Bo.
FACTURA
09.
RECIBE FACTURA, DE
VISTO BUENO Y
REMITE
FACTURA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
381/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
29 TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
382/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y
FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 384
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 385
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 386
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 388
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
383/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y
FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar oportuna, eficiente y confiablemente el servicio de transporte de personal (local y
foráneo) a eventos especiales que organice la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
384/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y
FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
NORMAS DE OPERACIÓN
El Departamento de Servicios Internos deberá tener disponibles los vehículos necesarios para
trasladar a los participantes que asistan a los eventos que organice la Procuraduría Agraria.
Será responsabilidad del Departamento de Servicios Internos mantener en buenas condiciones de
uso los vehículos que se utilicen para trasladar a las personas que asistan a los eventos que organice
la Procuraduría Agraria.
El Departamento de Servicios Internos deberá contar con el personal para prestar el servicio en forma
eficiente y cumplir con los itinerarios de los eventos.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
385/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y
FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
386/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A
EVENTOS ESPECIALES
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
1
Solicita mediante oficio a la Dirección General de
Administración los vehículos necesarios para el
traslado de personal o funcionarios a eventos
especiales.
Dirección General de
Administración
2
Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a
la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
3
Recibe solicitud, registra, revisa y turna a la
Subdirección de Servicios Generales para su
ejecución por el Departamento de Servicios
Internos.
Departamento de Servicios
Internos
4
Recibe solicitud, verifica que se cuente con el
autotransporte y los choferes necesarios para la
fecha del evento.
5
Notifica por instrucciones de la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios a la Unidad
Técnico-Administrativa
o
al
funcionario
correspondiente, la aceptación de su solicitud.
6
Envía memorándum
a los choferes de los
vehículos que participarán en los eventos
especiales, indicándoles el lugar, la fecha y la hora.
7
Reciben memorándum y verifican que se cuente
con los vehículos necesarios y que estén en
condiciones adecuadas para su uso.
8
Trasladan a los funcionarios o al personal local o
foráneo, según el itinerario del evento.
Choferes
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
387/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y
FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
388/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
INTERNOS
CHOFERES
INICIO
01.
SOLICITA VEHÍCULOS
PARA TRASLADO DE
PERSONAL A EVENTOS
ESPECIALES
SOLICITUD
02.
RECIBE, REVISA Y
TURNA CON
INSTRUCCIONES
SOLICITUD
03.
04.
07.
RECIBE MEMORÁNDUM Y
VERIFICAN QUE SE
CUENTE CON LOS
VEHÍCULOS
NECESARIOS
VERIFICA QUE SE
CUENTE CON EL
AUTOTRANSPORTE Y
CHOFERES NECESARIOS
RECIBE, REGISTRA Y
TURNA PARA SU
EJECUCIÓN
SOLIICITU D
SOLICITUD
MEMORÁNDU M
05.
08.
TRASLADAN A
FUNCIONARIOS O
LPERSONAL AL EVENTO
NOTIFICA ACEPTACIÓN
DE SOLICITUD
SOLICITUD
06.
TERMINA
COMUNICA LUGAR,
FECHA Y HORA DEL
EVENTO
MEMORÁNDU M
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
389/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
30 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
390/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 392
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 393
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 394
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 397
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
391/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Recibir, revisar, seleccionar y registrar la correspondencia, para garantizar su distribución eficiente y
oportuna.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
392/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
NORMAS DE OPERACIÓN
La correspondencia oficial se recibirá por medio del Departamento de Servicios Internos dependiente
de la Subdirección de Servicios Generales de la Procuraduría Agraria.
La correspondencia deberá contener destinatario, firma remitente y, en su caso, todos los anexos
citados al margen o en el texto; se le deberá asignar un número de folio para su registro y control.
La documentación que se reciba por medio del Departamento de Servicios Internos, deberá revisarse
adecuadamente cuando así le marque o indique la relación de documentos que ampare y los anexos
que se citen al margen o en el texto de los documentos, en caso de que falte alguno se le comunicará
al recepcionario final. (A quien va dirigido).
La correspondencia se revisará, registrará y distribuirá en cuanto se reciba, con el propósito de
proporcionar un servicio eficiente y evitar demoras.
Los empleados del Departamento de Servicios Internos deberán actuar con discreción y
responsabilidad respecto a los documentos que ingresen a la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
393/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
394/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
RESPONSABLE
Departamento de Servicios
Internos
AC TI VI D AD
1

Directa: La entrega
representante.

Indirecta: Se recibe por correo, telégrafo o
mensajería.
el
interesado
o
su
2
Recibe piezas y paquetes transportados por medio
de autotransporte, transporte aéreo y ferrocarriles.
3
Registra y revisa la correspondencia y los paquetes
recibidos, coteja sus datos y les asigna número de
folio.
4
Verifica que la documentación esté completa y se
dirija a personal que labore en la Procuraduría
Agraria.
5
Clasifica la correspondencia y los paquetes según
su destinatario final.
6
Clasifica la correspondencia en paquetes según su
naturaleza:
7
FECHA DE ELABORACIÓN:
Recibe la correspondencia que se remite a la
Procuraduría Agraria de la siguiente manera:
DÍA
14

Personal o Confidencial: Esta correspondencia
no se abre.

Normal: Se dirige a funcionarios de la
Procuraduría Agraria en su carácter de
servidores públicos.

Urgente: Esta correspondencia recibe prioridad
para su trámite.

Curso Normal: Se tramita en forma ordinaria.
Firma y sella de recibido y anota la fecha y hora de
recepción en listado de correos o guía, según el
caso.
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
395/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
8
Distribuye la correspondencia y paquetes a sus
destinatarios.
9
Entrega el registro de correspondencia a la
Subdirección de Servicios Generales, si ésta lo
solicita.
Subdirección de Servicios
Generales
10
Recibe el informe, lo analiza y lo remite a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales
y Servicios
11
Recibe, revisa la documentación del informe.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
396/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
397/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
INICIO
01.
RECIBE
CORRESPONDENCIA
REMITIDA A LA
PROCURADURÍA AGRARIA
CORRSPONDENCIA
02.
RECIBE PIEZAS Y
PAQUETES
CORRSPONDENCIA
03.
REGISTRA, REVISA
CORRESPONDENCIA Y
PAQUETES, COTEJA
DATOS
CORRSPONDENCIA
04.
VERIFICA QUE ESTÉ
COMPELTA
CORRSPONDENCIA
05.
CLASIFICA
CORRESPONDENCIA Y
PAQUETES
CORRSPONDENCIA
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
398/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
A
06.
10.
CLASIFICA
CORRESPONDENCIA SEGÚN
SU NATURALEZA
11.
RECIBE INFORME,
ANALIZA Y REMITE
RECIBE Y REVISA
INFORME
INFORME
CORRSPONDENCIA
INFORME
07.
TERMINA
SELLA DE RECIBIDO,
ANOTA FECHA Y HORA DE
RECEPCIÓN
CORRSPONDENCIA
08.
DISTRIBUYE
CORRESPONDENCIA
CORRSPONDENCIA
09.
ENTREGA REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
CORRSPONDENCIA
01.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
399/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
31 CORRESPONDENCIA DE SALIDA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
400/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 402
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 403
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 404
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 407
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
401/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Clasificar, distribuir y entregar la correspondencia oficial de la Procuraduría Agraria para garantizar su
manejo eficiente y oportuno.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
402/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
NORMAS DE OPERACIÓN
Toda la correspondencia de salida deberá registrarse y controlarse por medio de un folio para
conocer su remitente y su destinatario.
Se deberá garantizar la distribución y entrega correcta y oportuna de la correspondencia oficial de la
Procuraduría Agraria.
Ningún tipo de correspondencia se deberá turnar para su distribución sin contar con un documento
(listado, copia, guía, etc.), que ampare su salida y con el acuse de recibo correspondiente.
Se deberá anexar copia de la correspondencia de salida, en el minutario cronológico y en el
numérico.
En la correspondencia y la paquetería se deberá anotar el número de folio que les asigne el área de
correspondencia.
Se deberá tener por lo menos una máquina franqueadora para enviar la correspondencia oficial.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
403/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
404/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
usuaria
1
Envía la documentación y la paquetería al
Departamento de Servicios Internos, solicitando el
servicio vía memorándum, firmado por el
responsable del área solicitante..
Departamento de Servicios
Internos
2
Recibe y clasifica
paquetería:
FECHA DE ELABORACIÓN:
la
documentación
y
la

Interior local: Va dirigida a funcionarios que
laboran en el edificio en que se ubica la
Institución.

Interior foránea: Destinada a funcionarios u
oficinas de la Institución en el interior de la
República.

Exterior: Se dirige a entidades ajenas al
Organismo.
3
Verifica que la documentación esté completa y
contenga todos los datos necesarios.
4
Registra la salida de la correspondencia y rotula
los sobres con los datos del remitente y el
destinatario.
5
Elabora una relación que ampare la salida, de la
correspondencia, anotando sus datos completos.
6
Clasifica la documentación por vías de despacho
de acuerdo al servicio de envío que se requiera.
7
Entrega la correspondencia y recaba la firma y
sello de recibido en la factura o guía.
8
Formula el informe de salidas y lo remite a la
Subdirección de Servicios Generales si ésta lo
requiere.
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
405/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Subdirección de Servicios
Generales
9
Recibe el informe, lo revisa, registra y envía para
su conocimiento a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
10
Recibe y revisa la documentación del informe.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
406/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
407/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA USUARIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO
01.
ENVÍA DOCUMENTACIÓN
SOLICITANDO EL
SERVICIO
02.
RECIBE Y CLASIFICA
DOCUMENTACIÓN Y
PAQUETERÍA
MEMORÁNDU M
MEMORÁNDU M
03.
VERIFICA
DOCUMENTACIÓN
CORRESPON DENCIA
04.
REGISTRA SALIDA DE
CORRESPONDENCIA Y
ROTULA SOBRES
CORRESPON DENCIA
05.
ELABORA RELACIÓN DE
SALIDA
RELACIÓN
06.
CLASIFICA
DOCUMENTACIÓN
CORRESPON DENCIA
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
408/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD TÉCNICO –
ADMINISTRATIVA USUARIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
INTERNOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
A
07.
09.
RECIBE INFORME,
REVISA, REGISTRA Y
ENVÍA
ENTREGA Y RECABA
FIRMA DE FACTURA
FACTURA
10.
RECIBE Y REVISA
INFORME
INFORME
INFORME
CORRESPON DENCIA
08.
TERMINA
FORMULA INFORME DE
SALIDAS Y REMITE
INFORME
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
409/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
32 ARCHIVO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
410/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 412
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 413
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 414
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 416
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
411/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la adecuada clasificación, registro, distribución, depuración y conservación de los
documentos de las distintas Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
412/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
NORMAS DE OPERACIÓN
Se recibirán todos los documentos que envíen las Unidades
técnico administrativas de la
Procuraduría Agraria al Departamento de Servicios Internos para su resguardo y conservación.
Los documentos deberán guardarse en expedientes por orden cronológico y/o temático.
Se verificará que coincidan los números de registro que aparecen en la relación y en los documentos.
La documentación que se encuentre bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Internos
sólo podrá ser consultada por las personas que hayan sido autorizadas expresamente.
Cuando el espesor de un expediente exceda de 25 milímetros, se deberá formar un nuevo legajo y
hacer la anotación respectiva tanto en el marbete del expediente como en el registro respectivo.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
413/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
414/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
RESPONSABLE
AC TI VI D AD
Unidad Técnico-Administrativa
solicitante
1
Mediante memorándum, en original y copia solicita
a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
el servicio de guarda de documentos.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
2
Recibe documentación, analiza y turna a la
Subdirección de Servicios Generales, y está envía
al Departamento de Servicios Internos.
Departamento de Servicios
Internos
3
Recibe la documentación y la relación
correspondiente, sella y firma de recibido.
4
Registra y clasifica la documentación.
5
Elabora el catálogo de inventario y anota los datos
de identificación de la documentación que se
archiva.
6
Integra una carpeta por cada expediente en orden
cronológico.
7
Verifica que el expediente contenga los datos
correctos de la documentación.
8
Coloca los expedientes en los estantes y los
ordena en los anaqueles.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
415/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
416/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
INICIO
01.
SOLICITA EL SERVICIO
DE GUARDA DE
DOCUMENTOS
02.
03.
RECIBE DOCUMENTACIÓN
Y RELACIÓN Y FIRMA DE
RECIBIDO
RECIBE DOCUMENTACIÓN,
ANALIZA Y TURNA
MEMORÁNDUM
DOCUMENTA CIÓN
DOCUMENTA CIÓN
RELACIÓN
04.
REGISTRA Y CLASIFICA
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTA CIÓN
05.
ELABORA CATÁLOGO DE
INVENTARIO
CATÁLOGO
06.
INTEGRA CARPETA POR
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
417/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO
UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS
A
07.
VERIFICA QUE EL
EXPEDIENTE CONTENGA
DATOS CORRECTOS
EXPEDIENTE
08.
COLOCA Y ORDENA
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
418/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
33 PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
419/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
ÍNDICE
PÁGINA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 421
NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 422
DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 424
DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 428
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
420/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Planear adecuadamente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para cumplir con los Objetivos
y las metas establecidas en las funciones propias de la Procuraduría Agraria, y Así optimizar los
recursos asignados en cada ejercicio presupuestal.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
421/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
NORMAS DE OPERACIÓN
Este Programa deberá elaborarse por artículo, costo unitario, número de unidades e importe total y no
deberá rebasar el importe autorizado en la partida presupuestal.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a la Dirección de Control Presupuestal el
presupuesto autorizado a nivel nacional, para saber el techo presupuestal de la Procuraduría Agraria.
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a las áreas administrativas de Oficinas
Centrales, por medio de memoranda, los requerimientos de bienes y servicios.
Las oficinas del ámbito territorial deberán apegarse al presupuesto autorizado por la Dirección
General de Programación, Organización y Presupuesto.
El Programa Anual de Adquisiciones a nivel nacional deberá ser sancionado por el Comité de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Procuraduría Agraria.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
422/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
Debe entregarse a más tardar el día último de cada mes de junio de cada año a la Secretaría de
Economía.
En ningún caso se harán ajustes al Presupuesto autorizado por la Dirección de Control Presupuestal
a cada una de las Oficinas del Ámbito Territorial.
Se deberá solicitar a las instancias correspondientes, las partidas que se deberán excluir para la
asignación del Programa Anual de Adquisiciones.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
423/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
424/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PREPARACIÓN DEL
ADQUISICIONES
RESPONSABLE
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
PROGRAMA
ANUAL
DE
AC TI VI D AD
1
Solicita a la Dirección de Control Presupuestal el
presupuesto autorizado del ejercicio para la
Procuraduría Agraria consolidado de la Estructura
Territorial y de Oficinas Centrales.
2
Recibe presupuesto autorizado y turna a la
Subdirección de Recursos Materiales y ésta a su
vez turna al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones
3
Recibe presupuesto autorizado y elabora el
volumen anual de adquisiciones y turna a la
Subdirección de Recursos Materiales, a su vez
turna a la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios para determinación de los rangos de
adjudicación.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
4
Envía memorándum con determinación de los
rangos de adjudicación de las adquisiciones del
ejercicio a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos
Materiales
5
Recibe e integra la carpeta del Comité y turna a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
6
Recibe carpeta y turna a la Dirección General de
Administración para su revisión y aprobación del
Comité de Adquisiciones.
Comité de Adquisiciones
7
Aprueba los rangos de adjudicación en sesión
ordinaria o extraordinaria en su caso, para el
ejercicio e informa a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios.
8
Elabora circular en la que se difunde a las
Unidades
administrativas
los
rangos
de
adjudicación aprobados.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
425/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PREPARACIÓN DEL
ADQUISICIONES
RESPONSABLE
PROGRAMA
ANUAL
DE
AC TI VI D AD
9
Solicita a las Unidades administrativas de la
Estructura Territorial el Programa Anual de
Adquisiciones y Servicios consolidados a nivel
Delegacional.
Unidad Administrativa
10
Reciben circular, confirman su recepción y envían
su Programa Anual de Adquisiciones a la Dirección
de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
11
Recibe Programa Anual de Adquisiciones de las
unidades administrativas y turna a la Subdirección
de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos
Materiales
12
Recibe el Programa Anual de Adquisiciones
turna al Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones
13
Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo
coteja con el presupuesto asignado a cada Unidad
Administrativa por capítulo y partida presupuestal.
y
¿Es correcto el presupuesto?
14
Sí. Se procede a capturar la información por tipo
de bien, unidad de medida, número de unidades
sin considerar costos unitarios.
15
No. Solicita nuevamente la información
telefónica para enviar por correo electrónico.
Unidad Administrativa
16
Recibe Programa de Adquisiciones y efectúa las
correcciones,
enviándolo
nuevamente
al
Departamento de Adquisiciones.
Departamento de Adquisiciones
17
Recibe programa correcto y se procede a la
captura.
18
Recibe requerimiento de Oficinas Centrales para
revisión por tipo de bien, número de unidades y
unidad de medida.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
vía
426/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PREPARACIÓN DEL
ADQUISICIONES
RESPONSABLE
PROGRAMA
ANUAL
DE
AC TI VI D AD
19
Captura la información de Oficinas Centrales y
Estructura Territorial para saber a cuánto asciende
el número de artículos a nivel nacional.
20
Coteja con el presupuesto autorizado asignado a
nivel nacional por capítulo y partida presupuestal,
cuidando no rebasar el presupuesto autorizado.
21
Captura en el formato del Programa Anual de
Adquisiciones.
22
Suman adquisiciones, se cotizan por fax e Internet,
así como costos de 4 meses atrás, aplicando el
índice inflacionario.
23
Turna a la Subdirección de Recursos Materiales.
Subdirección de Recursos
Materiales
24
Recibe programa, revisa y turna a la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
25
Recibe Programa Anual de Adquisiciones y turna a
la Dirección General de Administración para
revisión y someterlo a consideración del Comité de
Adquisiciones.
Comité de Adquisiciones
26
Aprueba el Programa Anual de Adquisiciones en
sesión ordinaria y/o extraordinaria y turna a la
Dirección de Recursos Materiales y Servicios.
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios
27
Recibe Programa Anual de Adquisiciones y
procede a la captura del mismo en el sistema
establecido por la Secretaría de Economía.
28
Solicita acuse de recibo, si es correcta la captura.
29
Procede a captura nuevamente, en caso de no ser
correcta.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
427/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
DIAGRAMAS DE FLUJO
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
428/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
03.
05.
COMITÉ DE
ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
INICIO
01.
SOLICITA PRESUPUESTO
AUTORIZADO
PRESUPUES TO
RECIBE PRESUPUESTO
AUTORIZADO Y ELABORA
VOLUMEN ANUAL DE
ADQUISICIONES Y TURNA
PARA DETERMINAR
RANGOS DE
ADJUDICACIÓN
RECIBGE E INTEGRA
CARPETA DEL COMITÉ Y
TURNA
07.
RECIBEN CIRCULAR,
CONFIRMAN RECEPCIÓN Y
ENVÍAN PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES
INFORME
CIRCULAR
AUTORIZAC IÓN DE
BAJA
PRESUPUES TO
10.
APRUEBA RANGOS DE
ADJUDICACIÓN EN
SESIÓN ORDINARIA O
EXTRAORDINARIA, EN SU
CASO, PARA EL
EJERCICIO E INFORMA
RANGO
1
08.
02.
ELABORA CIRCULAR EN
DONDE DIFUNDE A LAS
U. A. RANGOS DE
ADJUDICACIÓN
APROBADOS
RECIBE PRESUPUESTO
AUTORIZADO Y TURNA
CIRCULAR
PRESUPUES TO
09.
04.
SOLICITA A U. A. DE
E.T. PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
CONSOLIDADOS A NIVEL
DELEGACIONAL
ENVÍA MEMORÁNDUM CON
DETERMINACIÓN DE
RANGOS DE
ADJUDICACIÓN
SOLICITUD
MEMORÁNDU M
06.
RECIBE CARPETA Y
TURNA A LA D.G.A.
PARA REVISIÓN Y
APROBACIÓN DEL COMITÉ
DE ADQUISICIONES
CARPETA
1
11.
RECIBE PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES Y
TURNA
PROGRAMA
A
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
429/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE
ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
A
13.
12.
RECIBE PROGRAMA Y LO
COTEJA CON
PRESUPUESTO ASIGNADO
A CADA U.A. POR
CAPÍTULO Y PARTIDA
PRESUPUESTAL
ORIGRANA
¿ES
CORRECTO
EL
PRESUPUESTO?
16.
RECIBE PROGRAMA ANUAL
DE ADQUISICIONES Y
TURNA
RECIBE PROGRAMA Y
EFECTÚA CORRECCIONES,
ENVÍA
PROGRAMA
PROGRAMA
NO
SÍ
14.
PROCEDE A CAPTURAR LA
INFORMACIÓN
INFORMACI ÓN
15.
SOLICITA NUEVAMENTE
INFORMACIÓN VÍA
TELEFÓNICA PARA
ENVIAR POR CORREO
ELECTRÓNICO
INFORMACI ÓN
17.
RECIBE PROGRAMA
CORRECTO Y PROCEDE A
CAPTURAR
PROGRAMA
B
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
430/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE
ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
B
18.
RECIBE REQUERIMIENTO
DE O. C. PARA
REVISIÓN
REQUISICI ÓN
19.
CAPTURA INFORMACIÓN
DE O.C. Y E.T. PARA
SABER A CUANTO
ASCIENDE EL NÚMERO DE
ARTÍCULOS A NIVEL
NACIONAL
INFORMACI ÓN
20.
COTEJA PRESUPUESTO
AUTORIZADO ASIGNADO
CUIDANDO NO REBASAR
PRESUPUESTO
AUTORIZADO
PRESUPUES TO
21.
CAPTURA FORMATO DEL
PROGRAMA ANUAL DE
ADQUISICIONES
PROGRAMA
22.
SUMAN ADQUISICIONES,
COTIZAN POR FAX E
INTERNET
C
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
431/432
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
COMITÉ DE
ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
23.
24.
RECIBE PROGRAMA,
REVISA Y TURNA
TURNA
PROGRAMA
25.
RECIBE PROGRAMA Y
TURNA A LA DIRECCIÓN
GENERAL DE ADMON.
PARA REVISIÓN Y
CONSIDERACIÓN DEL
COMITÉ DE
ADQUISICIONES
PROGRAMA
26.
APRUEBA PROGRAMA EN
SESIÓN ORDINARIA Y/O
EXTRAORDINARIA Y
TURNA
27.
PROGRAMA
RECIBE PROGRAMA Y
PROCEDE A CAPTURAR EN
EL SISTEMA
ESTABLECIDO POR LA
SECRETARÍA DE
ECONOMÍA
PROGRAMA
28.
SOLICITA ACUSE DE
RECIBO, SI ES
CORRECTA LA CAPTURA
ACUSE
29.
PROCEDE A CAPTURAR
NUEVAMENTE EN CASO DE
NO SER CORRECTA
TERMINA
FECHA DE ELABORACIÓN:
DÍA
14
MES
DICIEMBRE
AÑO
2007
No. DE
PÁGINA
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