FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCK Cuando hay que abastecer el almacén, se inicia un flujo físico de materiales y un flujo administrativo de documentos, Los documentos justificantes, ordenes o partes de trabajo forman el flujo administrativo del stock. Este flujo se inicia cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancías, envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la actividad empresarial y transmite la información entre las distintas secciones o departamentos de la organización o entre las personas que dan las ordenes y aquellas que las ejecutan. Por ejemplo, cuando el departamento de ventas recibe un pedido de clientes se elabora un documento dirigido a los operarios del almacén, para que preparen el envió. DOCUMENTO Es la información estructurada en soporte material o medios electrónicos con el objetivo de dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas q han intervenido en las mismas. La información del documento puede ser: ámbito externo (sirven para q tanto el cliente como el proveedor puedan justificar la operación de compraventa) ámbito interno (contiene información de utilidad para la empresa que los emite) Pedido: Documento pedido o carta que refleja las mercancías solicitadas Albarán: Justifica la entrega de las mercancías Factura: Refleja el importe de los genero servidos Justificante de pago – cobro: Recibo, cheque, transferencia bancaria, letra de cambio etc. Factura de gastos: Incluye gastos asociados a la compraventa Nota de abono: Refleja devoluciones y rappels Cuando el flujo de la mercancía tiene lugar dentro de la propia organización, los documentos que se origina son de carácter interno, como: las hojas de solicitud, recepción o expedición; las ordenes de envió, expedición, fabricación o las partes de actividad otras veces los documentos de carácter interno reflejan varias operaciones realizadas como es el caso del registro de pedidos, la ficha de almacén, el inventario, el registro de facturas recibidas o emitidas, etc. Y como es obvio todos los departamentos de la empresa debe existir un continuo intercambio de documentos para que el flujo de información llegue a todos. Estos registros sirven como justificantes para demostrar las operaciones que se han realizado cuan sea necesario o a petición de algún órgano interno o externo de la empresa como pueden ser auditores o inspectores. TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS El EDI (intercambio electrónico de datos es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos (pedidos, albaranes, facturas). Permite que las empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de equipo a equipo (correo), así agiliza y genera menos costes a la hora de la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento control de almacenes, logística transporte, seguimiento de envíos, etc. VENTAJAS permite q el cliente reciba información más rápida y completa se evitan errores y perdidas en él envió de documentos reduce costes administrativos (papel, sellos, personal) y retraso en cobros y pagos -proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos -mejora la gestión de stock (aumenta la rotación y disminuyen el nivel d existencias -mejora el tratamiento de la información; se utiliza un lenguaje estandarizado PEDIDO: es un documento q expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Se puede enviar por correo, fax...Se debe conservar una copia para contrastar la mercancía recibida con la solicitada, lo normal es enviar 2 copias para q el proveedor devuelva la firma en señal de aceptación. Según compromiso comprador y vendedor encontramos; pedido firme: se emite cuando comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta pedido condicional: está pendiente de una confirmación “X” parte del comprador o vendedor. TIPOS PEDIDO SEGÚN FORMA: 1. Normal (se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo) 2. programado (se emite para solicitar uno o varios productos sobre los q se ha realizado un estudio previo de tiempo) 3. abierto (se emite para solicitar una cantidad total aproximada sin q ello suponga un compromiso obligado de compra, el cliente no acepta ningún envió q no haya confirmado previamente. CARACTERÍSTICAS: los plazos de entrega suelen ser muy cortos el proveedor se obliga a tener un stock mínimo y el comprador reduce el stock inmovilizado el precio puede ser fijo o se puede aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas) TIPOS DE PEDIDO SEGÚN EL MATERIAL 1. extraordinario (se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto) 2. de reposición (aquella cuya iniciativa parte del almacén, se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo) 3. de servicio u obra (se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado) 4. habitual de materiales o de mercancías (se expide para solicitar los artículos que se necesitan en el punto de venta)