02 Sistemas de Información Gerencial

SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
GERENCIAL
¿Qué es un sistema?
• Grupo de componentes interrelacionados, que trabajan juntos hacia un obje6vo común, al
recibir entradas y producir salidas en un proceso organizado de transformación.
• Entrada (o input). Implica capturar e integrar elementos que ingresan al sistema para ser procesados
(materias primas, energía, datos y esfuerzo humano)
• Procesamiento. Comprende los procesos de transformación que convierten las entradas en salidas (el
proceso de manufactura, el proceso humano de respiración o los cálculos matemá6cos.
• Salida (u output). Incluye la transferencia de los elementos que se han producido en un proceso de
transformación hasta su des6no final (los productos terminados, los servicios sociales y la información
administra6va)
• Una organización de negocio es un sistema donde los recursos económicos se transforman,
mediante diversos procesos de negocio, en bienes y servicios.
Entrada
Procesamiento
Salida
¿Qué es un sistema
de información?
Un sistema de información (SI) puede ser
cualquier combinación organizada de:
• Personas (usuarios finales y
especialistas de SI)
• Hardware (máquinas y medios)
• So8ware (programas y procedimientos)
• Redes de comunicación (canales o
medios de comunicación y soporte de
redes) y
• Recursos de información (bases de
datos y de conocimientos)
Función de un SI: almacenar, transformar,
recuperar y diseminar información en una
organización.
CaracterísDcas de
un Sistema de
Información
Los sistemas de información son
desarrollados en las empresas para
ayudar en el desempeño de las tareas
que en ellas se realizan:
• sistema de registros médicos en un
hospital,
• sistema de registros criminales en las
comisarías,
• sistema de pago de nóminas en todas
las empresas,
• sistemas de inventarios en los
supermercados,
• sistemas de automa6zación de oficinas,
etc.
Misión de los Sistemas de
Información
empresariales
• La función principal de las aplicaciones de
sistemas de información en los negocios es
proporcionar el apoyo efec?vo a las estrategias
de una empresa para lograr una ventaja
compe??va.
• Esta función estratégica de los sistemas de
información implica u?lizar tecnología de
información para desarrollar productos,
servicios y capacidades que dan a una empresa
grandes ventajas sobre las fuerzas de la
competencia a las que se enfrenta en el
mercado global.
Cinco estrategias compeDDvas
1.
Estrategia de liderazgo de costos. Llegar a ser un fabricante de bajo costo de productos
y servicios en la industria, o encontrar formas de ayudar a sus proveedores o clientes a
reducir sus costos o incrementar los costos de sus compe6dores.
2.
Estrategia de diferenciación. Desarrollar formas de diferenciar los productos y servicios
de una empresa de los de sus compe6dores o de reducir las ventajas de diferenciación
de los compe6dores. Esto puede permi6r a una empresa enfocar sus productos o
servicios para conseguir una ventaja en segmentos par6culares o nichos de mercado.
3.
Estrategia de innovación. Hallar nuevas formas de hacer negocios. Esto puede implicar
el desarrollo de productos o servicios únicos, o ingresar a mercados o nichos de
mercado únicos. También puede incluir hacer cambios radicales en los procesos de
negocio para producir o distribuir productos y servicios que sean tan diferentes de la
forma en la que se ha llevado un negocio, que alteren la estructura fundamental de
una industria.
4.
Estrategias de crecimiento. Ampliar de manera significa6va la capacidad de una
empresa para producir bienes y servicios, extenderse a mercados globales,
diversificarse en nuevos productos y servicios o integrarse en productos y servicios
relacionados.
Estrategias de alianzas. Establecer nuevos vínculos y alianzas de negocios con clientes,
proveedores, compe6dores, consultores y otras empresas. Estos vínculos pueden
incluir fusiones, adquisiciones, coinversiones o empresas conjuntas, formación de
“empresas virtuales” así como otros acuerdos de mercadotecnia, manufactura o
distribución entre un negocio y sus socios comerciales.
5.
El Gerente y los Sistemas de
Información
Desde una perspec6va de negocios:
• Un sistema de información es una importante
herramienta que puede generar valor para la
empresa. Los sistemas de información permiten a la
empresa incrementar sus ingresos o disminuir sus
costos al proveer información que ayuda a los
gerentes a tomar mejores decisiones, o que mejora la
ejecución de los procesos de negocios.
• Los sistemas de información forman parte de una serie
de ac6vidades que agregan valor para adquirir,
transformar y distribuir la información que los
gerentes pueden usar para mejorar la toma de
decisiones, el desempeño de la organización y, en
úl6ma instancia, incrementar la rentabilidad de la
empresa.
• El sistema de información
para analizar los datos de
las cajas de un
supermercado puede
incrementar la
rentabilidad de una
empresa al ayudar a los
gerentes a tomar mejores
decisiones sobre los
productos que deben
tener en existencia y
promover en los
supermercados de venta
al detalle.
Por ejemplo…
Las funciones principales de los SI - Ejemplos
Apoyo a los procesos y operaciones de negocio: registrar las compras de los clientes, tener al
día el inventario, pagar a los empleados, comprar nuevas mercancías y evaluar las tendencias
de las ventas. Las operaciones de las 6endas se detendrían sin el apoyo de dichos sistemas de
información.
Apoyo en la toma de decisiones: ¿qué líneas de mercancías 6enen que añadirse o
descon6nuarse?, o ¿qué 6po de inversión requieren?. Esto no sólo apoya la toma de
decisiones de los gerentes de las 6endas, compradores y demás, sino que también los ayuda a
buscar formas de ganar ventaja sobre otros minoristas en la competencia por los clientes.
Apoyo en la ventaja compe??va sobre los compe?dores: instalar estaciones con pantallas
digitales en todas las 6endas o sucursales, con vínculos a su si6o Web de comercio electrónico
para la compra en línea. Esto podría atraer a nuevos clientes y crear una lealtad del cliente
debido a la comodidad de ir a 6endas y comprar mercancía suministrada por dichos sistemas
de información.
TECNOLOGÍA DE
INFORMACIÓN
SE REFIERE A LOS
DIVERSOS
COMPONENTES
NECESARIOS PARA
QUE EL SISTEMA
OPERE:
TECNOLOGÍAS
INFORMÁTICAS DE
HARDWARE
TECNOLOGÍAS
INFORMÁTICAS DE
SOFTWARE
TECNOLOGÍAS DE
REDES DE
TELECOMUNICACIONES
MICROCOMPUTADORA
SOFTWARE DEL
SISTEMA OPERATIVO
LOS MEDIOS DE
TELECOMUNICACIONES
NAVEGADORES DE WEB
PROCESADORES Y
SOFTWARE PARA
ACCESO Y APOYO
(CABLE, INALÁMBRICO,
INTERNET Y REDES
PRIVADAS BASADAS EN
INTERNET, COMO
INTRANETS Y
EXTRANET)
SERVIDORES DE
TAMAÑO MEDIO
GRANDES SISTEMAS
CENTRALES
(MAINFRAME)
DISPOSITIVOS DE
ENTRADA, SALIDA Y
ALMACENAMIENTO
QUE LOS APOYAN
PAQUETES DE
SOFTWARE DE
PRODUCTIVIDAD Y
SOFTWARE PARA
APLICACIONES DE
NEGOCIOS (CRM, ERP,
SCM)
TECNOLOGÍAS DE
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS DE
INFORMACIÓN
SOFTWARE DE
SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓN DE
BASES DE DATOS PARA
EL DESARROLLO,
ACCESO Y
MANTENIMIENTO DE
LAS BASES DE DATOS DE
UNA ORGANIZACIÓN
Evolución del
concepto de
sistema de
información
El Gerente y los Sistemas de Información
Problemas de decisiones
gerenciales
Snyders of Hanover, que vende más de 78 millones de bolsas de pretzels,
papas fritas y refrigerios orgánicos cada año, hizo que su departamento
financiero uAlizara hojas de cálculo y procesos manuales para una gran
parte de sus procesos de recopilación de datos y elaboración de informes.
El analista financiero de Hanover inverEa toda la úlAma semana de cada
mes en recolectar las hojas de cálculo de los jefes de más de 50
departamentos en todo el mundo. Después consolidaba y volvía a
introducir todos los datos en otra hoja de cálculo, que servía como estado
de ganancias y pérdidas mensuales de la empresa. Si un departamento
necesitaba actualizar estos datos después de enviar la hoja de cálculo a
la oficina general, el analista tenía que devolver la hoja original y esperar
a que el departamento volviera a enviar sus datos antes de finalmente
mandar los datos actualizados en el documento consolidado.
Evalúe el impacto de esta situación en el desempeño de negocios y la
toma de decisiones gerenciales.
Sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS)
Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las ac6vidades y transacciones
elementales de la organización: como ventas, recibos, depósitos en efec6vo, nóminas, decisiones de
créditos y el flujo de materiales en una fábrica
Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las
transacciones diarias de ru6na necesarias para realizar negocios, como introducir pedidos de ventas,
reservaciones de hoteles, nómina, registro de empleados y envíos.
El principal propósito de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas de ru6na y rastrear el
flujo de transacciones por toda la organización:
¿Cuántas piezas están en el inventario?
¿Qué ocurrió con el pago del Sr. García?
Un TPS de
Nómina
Sistemas de
información
gerencial
para el
soporte de
decisions
(MIS)
• La gerencia de nivel medio necesita sistemas
para ayudar con las ac6vidades de monitoreo,
control, toma de decisiones y administra6vas.
• El principal problema con el que tratan dichos
sistemas es este: ¿funcionan bien las cosas?
• Los MIS sinte6zan e informan sobre las
operaciones básicas de la compañía mediante el
uso de datos suministrados por los sistemas de
procesamiento de transacciones.
¿CÓMO OBTIENEN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL SUS DATOS DE LOS TPS DE LA
ORGANIZACIÓN?
Los sistemas
de soporte de
decisions
(DSS)
• Brindan apoyo a la toma de decisiones que no es
ru6naria. Se enfocan en problemas que son
únicos y cambian con rapidez, para los cuales el
proceso para llegar a una solución tal vez no esté
por completo predefinido de antemano.
• Tratan de responder a preguntas como éstas:
• ¿Cuál sería el impacto en los i6nerarios de producción
si se duplicaran las ventas en el mes de diciembre?
• ¿Qué ocurriría con nuestro rendimiento sobre la
inversión si se retrasara el i6nerario de una fábrica por
seis meses?
• Aunque los DSS usan información interna de los
TPS y MIS, a menudo ob6enen datos de fuentes
externas, como los precios actuales de las
acciones o los de productos de los compe6dores.
• Estos sistemas usan una variedad de modelos
para analizar los datos y están diseñados de modo
que los usuarios puedan trabajar con ellos de
manera directa.
Sistemas de soporte de decisiones para la esDmación de viajes – transporte de carga
Los sistemas
de apoyo a
ejecuDvos
(ESS)
• Se encargan de las decisiones no ru6narias que
requieren de juicio, evaluación y perspec6va, debido a
que no hay un procedimiento acordado de antemano
para llegar a una solución.
• Los ESS presentan gráficos y datos de muchas fuentes
a través de una interfaz sencilla de manejar para los
gerentes de nivel superior.
• Los gerentes de nivel alto necesitan sistemas que
traten con los aspectos estratégicos y las tendencias a
largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno
externo.
• Se enfocan en preguntas como éstas:
• ¿Cuáles serán los niveles de empleo en cinco años?
• ¿Cuáles son las tendencias de costos de la industria a largo
plazo, y en qué posición se encuentra nuestra empresa?
• ¿Qué productos debemos estar fabricando en cinco años?
• ¿Qué nuevas adquisiciones nos protegerían de las
oscilaciones cíclicas de los negocios?
Aplicaciones empresariales
• Sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en
ejecutar procesos de negocios a través de la empresa
comercial e incluyen todos los niveles gerenciales.
• Ayudan a los negocios a ser más flexibles y produc6vos,
al coordinar sus procesos de negocios más de cerca e
integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen
en la administración eficiente de los recursos y en el
servicio al cliente.
• Existen cuatro aplicaciones empresariales importantes:
1.
Sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERP)
2.
Sistemas de administración de la cadena de
suministro (SCM)
3.
Sistemas de administración de las relaciones con
los clients (CRM)
4.
Sistemas de administración del conocimiento
(KMS)
• ¿Cómo es que una empresa puede
administrar toda la información en estos
dis6ntos sistemas?
• ¿Qué tan costoso será mantener tantos
sistemas diferentes?
• ¿Cómo es que todos estos sistemas
comparten la información?
• ¿Cómo pueden tanto los gerentes como los
empleados coordinar su trabajo?
• Implementando So8ware de Aplicaciones
Empresariales!!!
Sistemas para enlazar la
empresa
¿Qué pasaría si usted tuviera que dirigir una empresa con base en la información de decenas, o incluso
cientos de sistemas y bases de datos diferentes, que no se pudieran comunicar entre sí?
Imagine que su compañía tuviera 10 líneas principales dis6ntas de productos, que cada una se produjera en
fábricas separadas y tuviera conjuntos separados e incompa6bles de sistemas para el control de la
producción, el almacenamiento y la distribución.
En el peor de los casos, su proceso de toma de decisiones se basaría por lo general en informes impresos, a
menudo obsoletos, y sería dincil comprender en realidad lo que estuviera ocurriendo en la empresa en
general.
Quizás el personal de ventas no podría saber al momento de colocar un pedido si los aroculos ordenados
están en el inventario, y los de manufactura no podrían u6lizar los datos de ventas para planear la nueva
producción.
Ahora 6ene una buena idea del por qué las empresas necesitan un sistema empresarial especial para
integrar la información.
Arquitectura de aplicaciones empresariales
Planeación de Recursos
Empresariales (ERP)
Administración de Relaciones
con los clientes (CRM)
Clientes
Socios
Administración de la Cadena
de Suministros (SCM)
Administración de Relaciones
con los Socios (PRM)
Administración del
Conocimiento (KMS)
Empleados
Proveedores
Las aplicaciones
empresariales ayudan
a los negocios a ser
más flexibles y
produc?vos, al
coordinar sus
procesos de negocios
más de cerca e
integrar grupos de
procesos, de modo
que se enfoquen en la
administración
eficiente de los
recursos y en el
servicio al cliente.
Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Integran los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y
contabilidad, ventas y marke?ng, y recursos humanos en un solo sistema de
so8ware.
• La información que antes se fragmentaba en muchos sistemas dis6ntos ahora se
guarda en un solo almacén de datos, en donde se puede u6lizar por muchas
partes dis6ntas de la empresa.
• Cuando un cliente coloca un pedido, los datos del mismo fluyen de manera
automá6ca a otras partes de la empresa que se ven afectadas por esta
información.
• La transacción del pedido avisa al almacén para que recoja los productos
ordenados y programe su envío; el cual reporta a la fábrica para que reabastezca
lo que se haya agotado. El departamento de contabilidad recibe una no6ficación
para enviar al cliente una factura. Los representantes de servicio al cliente rastrean
el progreso del pedido durante cada paso para avisar a los consumidores sobre el
estado de sus pedidos. Los gerentes pueden usar la información a nivel
empresarial para tomar decisiones más precisas y oportunas en cuanto a las
operaciones diarias y la planificación a largo plazo.
Sistemas de administración de la cadena de
suministro (SCM)
• Las empresas usan los SCM para ayudar a administrar las
relaciones con sus proveedores.
• Estos sistemas ayudan a proveedores, empresas de compras,
distribuidores y compañías de logís6ca a compar6r información
sobre pedidos, producción, niveles de inventario, y entrega de
productos y servicios, de modo que puedan sur6r, producir y
entregar bienes y servicios con eficiencia.
• El obje6vo primordial es llevar la can6dad correcta de sus
productos desde el origen hasta su punto de consumo en el menor
6empo posible y con el costo más bajo.
• Estos sistemas aumentan la rentabilidad de las empresas al reducir
los costos de transportación y fabricación de los productos, y al
permi6r a los gerentes tomar mejores decisiones en cuanto a la
forma de organizar y programar el suministro, la producción y la
distribución.
Sistemas de administración de relaciones con
el cliente (CRM)
• Los sistemas CRM proveen información
para coordinar todos los procesos de
negocios que tratan con los clientes en
ventas, marke6ng y servicio para
op6mizar los ingresos, la sa6sfacción
de los clientes y la retención de éstos.
• Esta información ayuda a las empresas
iden6ficar, atraer y retener los clientes
más rentables; a proveer un mejor
servicio a los consumidores existentes,
e incrementar las ventas.
ERP
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Sistemas de
administración
del
Conocimiento
(KMS)
• Los KMS recolectan todo el conocimiento y experiencia relevantes en la
empresa, para hacerlos disponibles en cualquier parte y cada vez que se
requieran para mejorar los procesos de negocios y las decisiones
gerenciales. También enlazan a la empresa con fuentes externas de
conocimiento.
•
•
•
•
Sistemas de administración de contenido empresarial
Herramientas de colaboración
Sistemas de administración del aprendizaje
Sistemas de redes de conocimiento
• Las intranet y extranet son redes corpora6vas privadas, basadas en la
tecnología de Internet, que ensamblan la información proveniente de
dis6ntos sistemas. Las extranet se encargan de que ciertas partes de las
intranet corpora6vas privadas estén disponibles para los usuarios externos.
Problemas de decisiones
gerenciales
La empresa Dollar General CorporaAon opera Aendas de grandes
descuentos en donde se ofrecen arEculos para el hogar, de limpieza, de
salud y belleza, y alimentos empacados, en donde la mayoría de los
arEculos se vende por $1. Su modelo de negocios exige mantener los
costos lo más bajos posibles. Aunque la empresa uAliza sistemas de
información (como un sistema de punto de ventas para rastrear éstas
en la caja registradora), los implementa muy poco para mantener los
gastos en un nivel mínimo. La empresa no Aene un método
automaAzado para llevar el registro del inventario en cada Aenda. Los
gerentes saben aproximadamente cuántas cajas de un producto
específico se supone que debe recibir el establecimiento cuando llega un
camión reparAdor, pero las Aendas carecen de tecnología para escanear
las cajas o verificar la cuenta de arEculos dentro de ellas. Las pérdidas
de mercancía debido a los robos u otros percances, ahora representan
cerca del 3% de las ventas totales.
¿Qué decisiones hay que tomar antes de inverAr en una solución de un
sistema de información?
Problema de decisiones gerenciales
Henry’s Hardware es un pequeño negocio familiar en Sacramento,
California. Los propietarios deben usar cada metro cuadrado de espacio
en la Aenda de la manera más redituable que sea posible. Nunca han
mantenido un inventario detallado de los registros de ventas. Tan pronto
como llega un embarque de productos, los arEculos se colocan de
inmediato en los anaqueles. Las facturas de los proveedores se guardan
sólo para fines fiscales. Cuando se vende un arEculo, se introduce el
número de éste y su precio en la caja registradora. Los propietarios usan
su propio razonamiento para idenAficar los arEculos que necesitan
resurAr. ¿Cuál es el impacto de negocios de esta situación? ¿Cómo
podrían ayudar los sistemas de información a que los propietarios
operen su negocio? ¿Qué datos deben capturar estos sistemas? ¿Qué
decisiones podrían mejorar los sistemas?
Enterprise Resource Planning – ERP
Planeación de Recursos Empresariales
Grandes compe?dores $$$
• SAP Business Central
• Oracle - NetSuite
• Microsoy Dynamics 365
• Sage
• Aqua
• Libra
Opciones OpenSource / bajo
costo / gratuitas / Demos
• Odoo ERP
• Dolibar ERP
• ERPNext
• OpenBravo
• OpenTaps
• xTuple
Algunas fuentes de información
• hrps://allcloud.es/mejores-erpnube-2019/
• hrps://www.capterra.com/enterpr
ise-resource-planningsoyware/#infographic
• hrps://www.emprendepyme.net/p
rogramas-erp-gratuitos-desoyware-libre.html
• hrps://www.e-global.es
• hrps://e-global.es/erp/10programas-erp-soyware-libre-ygra6s-para-pymes.html
• hrps://www.sap.com/index.html
• hrps://www.oracle.com/index.html
• hrps://dynamics.microsoy.com/esmx/
• hrps://www.odoo.com
• hrps://www.dolibarr.es/index.php/e
rp-dolibarr
• hrps://erpnext.com
Customer RelaDonship Management - CRM
GesDón de Relación con Clientes
Grandes compe?dores $$$
• Salesforce
• Oracle - NetSuite
• SAP
• MS Dynamics
• Siebel
Opciones OpenSource / bajo costo /
gratuitas / Demos
• Zoho CRM
• HubSpot CRM
• Bitrix24
• Insightly
• SugarCRM
• Fat Free CRM
• Odoo CRM
• Dolibar CRM
Algunas fuentes de información
• hrps://financesonline.com/bestfree-crm-soyware-solu6onsconsider-es/
• hrps://recursosparapymes.com/
crm-gra6s/
• hrps://crm-gratuito.com
• hrps://www.salesforce.com/es/
• hrps://www.hubspot.es/produc
ts/crm
• hrps://www.zoho.com
• hrps://www.sugarcrm.com
• hrps://www.odoo.com
• hrps://www.bitrix24.es/tools/
• hrps://www.dolibarr.es/index.p
hp/erp-dolibarr