archivo de tramite

ARCHIVO DE
TRÁMITE
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE
HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA
Guía de
autoaprendizaje
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Guía de autoaprendizaje
Archivo
de
Trámite
Modalidad de Educación Abierta y
a Distancia
Hortensia Constanza Tercero y
Ve g a
Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior
e Investigación Científica
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía
y Archivonomía
México 2001
2
Archivo de Trámite
3
Guía de
autoaprendizaje
Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Archivo de Trámite
(Serie guías de autoaprendizaje)
Modalidad de Educación Abierta y a Distancia
Primera edición 2001
I
Impreso en México
Asesor pedagógico: Ramón E. Mondragón Sánchez
Revisión de contenido: Rosa Irene Eretza Ramos
Corrección de estilo: Miguel Angel García Cueto
Diseño editorial: Ivonne Bautista Carmona
4
Archivo de Trámite
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 7
EVALUACION DIAGNÓSTICA.............................................................................................. 9
UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE................................. 11
1.1 Concepto del archivo de trámite......................................................................................... 12
1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite................................................. 12
1.2.1 Jefatura de la unidad....................................................................................................... 12
1.2.2 Subunidad de recepción............................................................................................ 13
1.2.3 Subunidad de expurgo.................................................................................................... 13
1.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................ 14
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 14
1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto...................................................... 15
1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes.............................................. 15
1.5 Base legal .................................................................................................................. 16
1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales............................................................................. 16
1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal.................................................................. 16
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 17
1.6 Políticas del archivo de trámite...................................................................................... 18
1.6.1 Políticas de servicio........................................................................................................ 18
1.6.2 Políticas de recepción.................................................................................................... 18
1.6.3 Políticas de transferencia............................................................................................... 19
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 19
Evaluación de la unidad........................................................................................................ 20
UNIDAD II: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ...................... 21
2.1 Concepto de disposición de documentación activa..................................................... 22
2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa......................................................... 22
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 23
2.3 Definición de valoración de la documentación activa................................................... 24
2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal ......................................................... 25
Valor administrativo........................................................................................................... 25
Valor fiscal......................................................................................................................... 25
Valor legal.......................................................................................................................... 25
5
Guía de
autoaprendizaje
Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 27
Evaluación de la unidad........................................................................................................ 28
UNIDAD III: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 29
3.1 Recepción de documentos activos.................................................................................... 30
3.2 Seguimiento de los documentos activos....................................................................... 32
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 32
3.3 Apertura de expedientes................................................................................................... 33
3.4 Préstamo y consulta de expedientes................................................................................. 33
El préstamo........................................................................................................................ 34
La consulta......................................................................................................................... 34
Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 34
Evaluación de la unidad........................................................................................................ 35
UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA............................................... 37
4.1 Análisis del acervo documental a transferir.................................................................... 38
4.2 Expurgo....................................................................................................................... 39
4.3 Registro de documentación de transferencia................................................................ 39
4.4 Preparación de la transferencia primaria..................................................................... 40
4.5 Entrega de la documentación semiactiva..................................................................... 40
Actividades de aprendizaje...................................................................................................... 42
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 42
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................... 43
LECTURAS........................................................................................................................... 45
Manual de Procedimientos..................................................................................................... 47
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archística.......... 55
Archivística general, teoría y práctica....................................................................................... 65
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................ 73
Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.................................................... 97
LECTURAS COMPLEMENTARIAS....................................................................................... 109
Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite
concluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México.................................... 111
Curso de capacitación para archivistas municipales 1988................................................... 117
6
Archivo de Trámite
INTRODUCCIÓN
Desde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a
futuras generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo ha
permitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías.
Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino el
uso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos.
Esta guía de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar y
analizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada al
archivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. A
este respecto, la guía se encuentra estructurada por cuatro unidades. En la
primera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son:
conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y el
control que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segunda
unidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activa
para su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo que
cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que se
proporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que la
documentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con un
análisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como parte
final de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadas
para el complemento de lo expuesto.
Para realizar las actividades de aprendizaje de esta guía, es necesario que
previo al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar la
actividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permite
estudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar en
diferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales,
contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades.
Si tienes dudas, consulta con tu asesor.
Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que serán determinantes
para tu formación profesional, así como para enriquecer y desarrollar esta ciencia
tan prospera llamada ARCHIVONOMÍA.
Espero que los contenidos de está guía te ayuden a crecer en tu formación
profesional.
Atentamente
LA AUTORA
7
Guía de
autoaprendizaje
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA
AL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:
*
CONCEPTUALIZARÁ AL ARCHIVO DE TRÁMITE, ASÍ COMO SUS FUNCIONES Y LAS
ACTIVIDADES QUE EN ÉL SE REALIZAN.
*
ANALIZARÁ LA TEORÍA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA.
*
DESCRIBIRÁ LAS FASES ARCHIVONÓMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DE
TRÁMITE.
8
Archivo de Trámite
EVALUACION DIAGNÓSTICA
De acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguientes preguntas.
1. ¿ Qué es la información? Menciona un ejemplo.
2. ¿Qué es un soporte de la información? Menciona dos ejemplos.
3. Menciona un concepto de archivo.
4.- Anota las diferencias entre un documento público y privado.
5. ¿Qué es un expediente?
6. ¿Cómo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen?
7. Explica qué es un proceso técnico.
ENVÍA A TU ASESOR.
9
Guía de
autoaprendizaje
R E S P U E S TA S
1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicación que permite
incidir en la toma de decisiones.
Funge como medio para la transmisión de conocimientos a terceras personas. Es importante
cuando nos afecta de manera directa.
2. Material que se utiliza para recoger y almacenar información. Su objetivo es preservar y
conservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrónicos (disketes, discos
compactos).
3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organización que significa fuente de
información y/o consulta, cuyos documentos y expedientes están debidamente organizados y
protegidos para su fácil, rápida y segura localización. Los archivos constituyen la historia
tanto de personas físicas como morales. Su conservación es indispensable para la eficaz
toma de decisiones o para servir como fuente de información histórica.
4. Los documentos se dividen en públicos y privados. Los primeros emanan de una autoridad
pública y están redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parámetros que los
caracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc.
En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y están escritos por personas privadas
(tanto físicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc.
5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a través de
una necesidad o a raíz de un trámite administrativo que posteriormente en el desahogo del
asunto, lo conformarán como tal. El expediente servirá en un futuro como historia institucional.
6. Los documentos se clasifican por sus características en:
PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo.
SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas,
etc.
TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den
información compilada y transformada.
7. Es una actividad archivística que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertos
procedimientos; por ejemplo, la archivación, la ordenación, el expurgo, etc.
NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu información con las
guías de Introducción a la Archivonomía, Soportes de la información y Correspondencia
y control de gestión.
10
Archivo de Trámite
UNIDAD I
PRINCIPIOS GENERALES DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE
OBJETIVOS DE LA UNIDAD I
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:
*
EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE.
*
DESCRIBIRÁ LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, ASÍ COMO LAS POLÍTICAS DE
APLICACIÓN EN UN ARCHIVO DE TRÁMITE.
11
Guía de
autoaprendizaje
1.1 Concepto del archivo de trámite
El archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por
expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesaria
hasta la culminación del trámite.
En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamente
organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo
tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utiliza
documentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo,
organización y control de la misma.
1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite
Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,
tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones que
realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo.
Así mismo, es indispensable que en un archivo de trámite se efectúen tales acciones. Por lo
anterior, se diseña un organigrama de las áreas que lo conforman; como ejemplo está el siguiente
esquema:
JEFATURA DE LA UNIDAD
SUBUNIDAD DE
RECEPCIÓN
SUBUNIDAD DE
EXPURGO
SUBUNIDAD DE
TRANSFERENCIA
1.2.1 Jefatura de la unidad
La parte fundamental de un archivo de trámite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buen
funcionamiento de éste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influirá en gran
medida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de la
documentación, además de que representará a la unidad documental ante otras instancias cuando
así lo amerite.
Las funciones principales de esta unidad son las siguientes:
*
Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad,
así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite.
*
Administrar adecuadamente los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y
financieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los
medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos
recursos.
12
Archivo de Trámite
*
Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción,
conservación, control y uso de la documentación en trámite.
*
Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades.
1.2.2 Subunidad de recepción
Es aquella área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo.
Entre sus funciones se encuentran:
*
Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo
(o de las áreas a las que les proporciona el servicio).
*
Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa.
*
Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propia
entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas y
normas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente:
ÁREA
ADMINISTRATIVA
ENVÍO
DOCUMENTAL
SUBUNIDAD
DE
RECEPCIÓN
OTROS
PROCESOS
TÉCNICOS
SERVICIOS
1.2.3 Subunidad de expurgo
La subunidad de expurgo es una de las más importantes dentro del archivo de trámite, porque
gracias a esta evitamos la conservación de documentos no necesarios y por lo tanto el flujo
documental es más ágil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos:
*
Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos
(grapas, broches, clips innecesarios)
*
Establecer los elementos de identificación documental de acuerdo a las políticas establecidas
para el tipo documental.
*
Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración para
su depuración o guarda permanente.
*
Integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando los
elementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazos
convenidos.
13
Guía de
autoaprendizaje
*
Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con
el catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite.
*
Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirar
correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración.
1.2.4 Subunidad de transferencia
La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trámite, al
establecer tareas que evitan la explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente:
*
Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes conservados y
efectuar el tratamiento de la documentación activa y semiactiva de acuerdo a las normas
vigentes.
*
Realizar el análisis, para la selección documental y determinar la documentación factible de
ser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentración.
*
Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores hayan prescrito en una primera
etapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicas
archivísticas existentes para la correcta valoración y selección documental.
*
Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad de archivo de
concentración y establecer los controles de circulación sobre los expedientes dados de baja.
Actividad de aprendizaje
* De acuerdo a lo leído en la guía realiza lo siguiente:
1. Visita un archivo de trámite ( del sector público o privado). Investiga si cuenta con un
organigrama y describe brevemente las funciones de cada área.
2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevemente
cuáles serían las funciones de cada área y por qué.
NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo,
debes anotar el nombre, dirección y teléfono de la institución a la que pertenece y, si es
posible el nombre del encargado.
Envía a tu asesor.
14
Archivo de Trámite
1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto
El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean públicas o privadas, depende
en gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para toda
organización es importante la documentación que genera así como la que procesa, ya que ésta
permite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida.
El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso.
Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para el
desarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones.
La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación, control
y desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivo
de trámite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por las
subunidades. Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los archivos de trámite
como en los archivos de concentración.
1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes
Las funciones que en el archivo de trámite se realizan no se basan únicamente en tener archivados
adecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen de
forma rápida al personal responsable del trámite.
No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contar
con un sistema para el control adecuado del mismo.
Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deberá
cubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo de
concentración), o si lo amerita, se deberá destruir, como lo muestra el siguiente esquema:
ORGANISMO
ACTO
ADMINISTRATIVO
GENERA
DOCUMENTOS
TRÁMITE
ADMINISTRATIVO
RESOLUCIÓN
FIN DEL TRÁMITE
• CONSERVACIÓN PARA
FUNCIONES POSTERIORES
• CONSERVACIÓN PERMANENTE
ARCHIVO HISTÓRICO
DESTRUCCIÓN DEL
DOCUMENTO
(DEPURACIÓN)
15
Guía de
autoaprendizaje
La guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto que
contiene el documento se encuentra en trámite. Después de terminado éste, deberán tomarse en
cuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que será sometido a un análisis
riguroso (de acuerdo con las necesidades de las áreas administrativas), para conocer si dentro
del mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que deberán expurgarse;
es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de su
mantenimiento.
Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto,
los documentos no requeridos para el trámite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente,
generan una explosión documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado.
1.5 Base legal
Los lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buen
uso de los recursos y de la documentación. Aunque en materia de archivos es escaso este
marco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.
En algunas ocasiones, dependiendo de las políticas de las instituciones, se permite o no el acceso
a la información. Normalmente en empresas privadas la información es de carácter confidencial.
A continuación se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artículos:
1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales
Capítulo I
Artículo 2.- Son bienes del dominio público:
IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como
los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros,
documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como
las colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de la
flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos,
las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto
que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.1
1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal
Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus
correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática,
recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean
necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.
Artículo 27.- A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación [...]2
1 Compilación jurídica mexicana, 1998
2 Ibíd.
16
Archivo de Trámite
En estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente a
documentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas,
planotecas, etc.) que forman parte del sector público.
Actividad de aprendizaje
Investiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro con
las siguientes características:
NOMBRE DE LA LEY ARTÍCULO (S)
DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO
EN DÓNDE SE APLICA
(DOCUMENTACIÓN, SERVIDORES,
CONSTRUCCIÓN, ETC.)
Envía a tu asesor
17
Guía de
autoaprendizaje
1.6 Políticas del archivo de trámite
Satisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por esta
razón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que los
miembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el uso
adecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación de
políticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporción
mayúscula.
1.6.1 Políticas de servicio
Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de
destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición.
Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que en
este caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto
envían su documentación al archivo.
Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran:
*
Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas
en el asunto.
*
El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale de
préstamo, registro, etc.) para su préstamo.
1.6.2 Políticas de recepción
Constituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realización
expedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirse
tres requisitos fundamentales:
* Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso;
* Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de
su trámite;
* Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola
como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3
Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para la
adecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo.
3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos, pág. 6
18
Archivo de Trámite
1.6.3 Políticas de transferencia
La transferencia de documentación al área de conservación precaucional resulta indispensable
para la eficiencia de la propia institución.
Así, transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediata
para los trámites de la organización no sólo permite que el manejo documental sea eficiente y
racional; sino que también hace ágil y económica la operación en su conjunto.
En este sentido, en materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios básicos que son
los siguientes:
* Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas
áreas de la institución sea entregada completa y
* oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional.
* Garantizar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite;
* Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones económicas, adecuadas
al volumen y las características de los materiales semiactivos;
* Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que
pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo
al prescribir el plazo de conservación precaucional.4
Actividad de aprendizaje
Visita un archivo de tramite e investiga las políticas con las que se cuenta para el servicio, recepción
y transferencia documental:
1. Si son políticas explícitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicación.
2. Si son políticas implícitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes.
Envía a tu asesor.
4 Op. cit., págs. 21 - 22
19
Guía de
autoaprendizaje
Evaluación de la unidad
Responde brevemente:
1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su importancia?
2. ¿Qué subunidades (orgánicamente) componen al archivo de trámite?
3. ¿Cuáles son las funciones de una jefatura de archivo? ¿Quién consideras que la debe ocupar
y por qué?
4. Explica la importancia del marco jurídico en los archivos.
5. Describe la importancia de establecer políticas para la documentación activa.
6. Lee del Manual de procedimientos las página 10 a 14, que se encuentra en la sección de
lecturas al final de esta guía. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza si
dichos procedimientos son válidos para el archivo de trámite de acuerdo con lo que has
aprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios.
7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administración
de documentos y archivística, y el de Antonia Heredia, archivística general, teoría y practica,
elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivístico de Trámite con los conceptos de
ambos textos.
Envía a tu asesor
20
Archivo de Trámite
UNIDAD II
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
OBJETIVO DE LA UNIDAD II
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:
*
EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITAL
MEDIANTE LA COMPARACIÓN.
21
Guía de
autoaprendizaje
2.1 Concepto de disposición de documentación activa
Las áreas administrativas que envían su documentación al archivo de trámite (centralizado)
necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperación de la
información debe ser ágil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a través de
los diferentes medios para su localización (índices, inventarios, listados, etc.).
La disposición documental no es únicamente el servicio; sino que engloba aspectos de control
que son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa la documentación que fue recibida
en el archivo; como lo es también la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdo
a las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite.
La disposición de documentación activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativas
que lo soliciten.
Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, «Préstamo y consulta», se describen
de una forma más completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposición
documental.
2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa
El ciclo de vida de los documentos es una teoría norteamericana que establece que la
documentación cumple una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte o
muerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según la función que cumplen.
La teoría del ciclo vital de la documentación establece que:
[...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores;
una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico hay un segundo periodo en el que
éstos son almacenados en centros externos específicos (records centers), y luego, cuando ya no
tienen ninguna utilidad operativa, son «seleccionados» como documentos con valor archivístico y
transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico y
se eliminan.5
De esta consideración nació la siguiente división:
a) Documentos de circulación, tramitación o gestión (archivo de trámite o documentación activa)
b) Documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite (archivo de concentración o
documentación semiactiva)
c) Documentos sin circulación administrativa o gestorial con fines de investigación o netamente
cultural (archivo histórico o documentación inactiva)
El término circulación o tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestión
de su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá ser
agrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto.
5 Terry Cook, «Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas», pág. 6
22
Archivo de Trámite
Los documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinas
productoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes de
otros asuntos.
En la última fase, los documentos son separados de los lugares de gestión corriente y pasan a
salvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final.
Cuando se determina que una documentación representa ciertos valores (históricos) para la
institución generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturales
o de investigación. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del público y no solamente
a la institución productora.
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION
FASE
ACTIVA
FASE
SEMIACTIVA
Valores primarios
FASE
INACTIVA
Valores secundarios
Transferencia primaria
Transferencia secundaria
Actividad de aprendizaje
Elabora un ejemplo de las áreas administrativas por las que debe pasar un documentos para
cumplir su ciclo en un archivo de trámite.
Envía a tu asesor.
23
Guía de
autoaprendizaje
2.3 Definición de valoración de la documentación activa
La valoración documental constituye uno de los procesos más importantes que toda institución
debe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididos
en primarios y secundarios.
De acuerdo con la teoría del ciclo vital de la documentación, Theodore R. Schellenberg, citado por
Terry Cook, afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primario
refleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundario
refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere al
grado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus
productores [...]6
Para el análisis de esta unidad, nos referiremos sólo a los que pertenecen a la parte activa de la
documentación, que están conformados de la siguiente manera:
V
•
INTERESAN A LA INSTITUCIÓN
PRODUCTORA
•
PRESENTAN
ASPECTOS
•
•
•
ADMINISTRATIVO
FISCAL
LEGAL
•
EXISTEN
DURANTE LOS
MOMENTOS
•
•
•
DE TRAMITACIÓN
DE VIGENCIA
DE PLAZO
PRECAUCIONAL
•
SE VALÚAN PARA DAR UN PLAZO DE
CONSERVACIÓN EN EL CATÁLOGO DE
VIGENCIAS DOCUMENTALES
TERMINA SU DISPONIBILIDAD
A
PRIMARIOS
L
O
R
E
S
•
SECUNDARIOS •
•
•
EVIDENCIAL
TESTIMONIAL
INFORMATIVO
Como se ejemplificó en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal)
corresponden a la documentación activa. A continuación se da una explicación de cada uno de
ellos.
6 Op. cit., pág. 6
24
Archivo de Trámite
2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal
Valor administrativo
Se valúan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del
documento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientras
la información que contienen sea útil a ella (hasta el archivo de concentración).
Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan de
trabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realice
y concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo de
lo que se realizó con ese plan.
Por otra parte, la vigencia administrativa establece que:
[...] cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de
una serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de los
mismos en la gestión que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o
recibidos para responder a una necesidad; derivada de una función o atribución especifica; mientras
dure tal necesidad.7
Valor fiscal
Es el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y que
comprueban que la institución o dependencia:
-
Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.
-
Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos,
nominas, etc.
-
Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de sus
recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas.
Así también son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos que
demuestren el cumplimiento de ordenamientos jurídicos y/o administrativos aplicables a cada
operación registrada.
La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentación debe guardarse
de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificación
presupuesta.8
Valor legal
Es el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal de
manera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando por
disposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma.
7 Olga Amaya, Compilación, pág. 124
8 Ídem
25
Guía de
autoaprendizaje
Desde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostenten
valor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora.
En otras palabras la vigencia legal:
[...] corresponde al plazo que la legislación establece deben guardarse los expedientes de determinada
serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en
respaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan
trámites ante ella.9
Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura más
que la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios.
Como conclusión de este tema, observamos el siguiente esquema:
VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PÚBLICOS10
ADMINISTRATIVOS
FISCALES
LEGALES
ACTIVIDADES
RUTINARIAS
DOCUMENTALES DE LA
INSTITUCIÓN
REGISTRO DE
RELACIONES CON LA
HACIENDA PÚBLICA
REGISTRO DE
TRÁMITES
JURÍDICOS
OFICIOS
ADMINISTRATIVOS;
PERSONAL, OFICINAS;
MEMORANDA;TRÁMITES
RELACIONADOS CON:
PROYECTOS, PLANES,
PRESUPUESTOS,
CONTABILIDAD
IMPUESTOS, VENTAS,
FINANZAS,
CONTABILIDAD,
ESTADOS
FINANCIEROS, FONDOS
FIDUCIARIOS, CRÉDITOS
HIPOTECARIOS,
MANIFESTACIÓN DE
BIENES
PROPIEDAD,
LABORALES,
ESCRITURAS,
BIENES, LEYES,
DECRETOS,
ACUERDOS
9 Ibíd., pág. 125
10 Francisco Covarrubias, «El proceso de depuración de la documentación administrativa para el uso histórico» en
Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pág. 42
26
Archivo de Trámite
Actividades de aprendizaje
Investiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoración de la
documentación activa y elabora un cuadro como el siguiente con la información que obtengas:
TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRATIVO
VALOR
LEGAL
CRITERIOS DE VALORACIÓN
FISCAL
Lista 10 documentos diferentes y selecciónalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legal
y fiscal) y explica por qué contienen el valor asignado.
Envía a tu asesor.
27
Guía de
autoaprendizaje
Evaluación de la unidad
Responde brevemente
1. Menciona cinco características de la disposición documental en el archivo de trámite.
2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad de
documentación en trámite.11
3. Describe el fundamento teórico de la valoración documental.
4. Explica los valores primarios.
5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios.
6. Del texto «Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996»,
que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía, elabora por escrito un ensayo
en el que resaltes las ideas más importantes de ella.
Envía a tu asesor.
11 Unidad de Documentación en trámite (UDT) es un sinónimo de Archivo de trámite utilizado en la Administración
Publica.
28
Archivo de Trámite
UNIDAD III
ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS
ACTIVOS
OBJETIVO DE LA UNIDAD III
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:
*
COMPRENDERÁ Y ANALIZARÁ EL PROCESO DE ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS
ACTIVOS
29
Guía de
autoaprendizaje
3.1 Recepción de documentos activos
Como se mencionó en los temas anteriores, la recepción de documentos es el inicio de las
actividades archivísticas. Es la acción de captar aquella documentación que, por sus
características de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para su
préstamo y consulta.
La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurar
con ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario.
La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de que
efectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidad
de Documentación en Trámite.
A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación física
correspondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremos
un control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogo
oportuno de los asuntos que la institución efectúe.
La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:
1. Inicia el procedimiento
2. Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite
3. La unidad de archivo de trámite:
* Recibe la documentación enviada
* Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación
* Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde
* Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y
posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes
30
Archivo de Trámite
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL
INICIA
RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
ENVIADA
COTEJA Y REVISA
COMPLETA
SI
FIRMA DE
RECIBIDO
INICIAN LOS
PROCESOS
TÉCNICOS
TERMINA
31
NO
SE DEVUELVE AL ÁREA
ADMINISTRATIVA
Guía de
autoaprendizaje
3.2 Seguimiento de los documentos activos
Los factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trámite
son, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento.
Cuando se trate de documentación de tipo confidencial, se deberá tener cuidado que ésta no sea
extraída del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguirá el
documento y/o expediente es el vale de préstamo, que indica en qué área se encuentra y
cuándo será devuelto.
Contar con un vale de préstamo sirve para tener un mejor control de la documentación que sale
del archivo de trámite y además se puede utilizar para realizar la estadística de los documentos
que son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia de
acuerdo a la utilidad del documento.
Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así como
también, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión.
Esta acción proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, así como preservar
los recursos informativos con los que cuenta la institución. El resultado es un servicio eficiente en
el momento requerido.
Actividad de aprendizaje
Visita un archivo de trámite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepción
documental, y elabora un reporte.
Envía a tu asesor.
32
Archivo de Trámite
3.3 Apertura de expedientes
La documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra un
expediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta su
terminación.
La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes
del asunto (documento) que se envía.
La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientos
que cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación se
enlistan una serie de pasos para realizarla:
-
Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo con
sistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar el
extravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto.
-
Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en un
formato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente.
-
Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos
asentados en el registro respectivo.
-
La carpeta servirá como un control de aperturas.
-
En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento.
3.4 Préstamo y consulta de expedientes
El préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con la
disposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuado
reconocimiento de la documentación.
El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficiente
servicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimos
los siguientes principios:
1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y
recuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta sean
ágiles y eficientes.
2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en el
plazo establecido.
3. Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución.
El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos:
33
Guía de
autoaprendizaje
El préstamo
Consiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación,
mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine la
unidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.
La consulta
La consulta, como parte integradora de la disposición, se refiere al uso de la información por parte
de las unidades administrativas que generaron tal documentación.
La consulta se basa únicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamente
en el archivo (atención a usuarios) o por otra vía que se haya determinado (teléfono, fax, correo
electrónico). Por tal razón, la disposición documental es una actividad indispensable de servicio y
atención para quienes utilicen la información que genera la institución; y por eso es necesario
contar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado control
documental, como los vales de préstamo, los índices, etc.
Actividades de aprendizaje
1. Investiga qué requisito debe tener un usuario de documentación activa para el préstamo y
consulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos.
2. Elabora un vale de préstamo de acuerdo con las características y necesidades del archivo y
describe cada una de sus partes.
Envía a tu asesor.
34
Archivo de Trámite
Evaluación de la unidad
Responde brevemente los siguientes incisos:
1. Menciona tres características de la recepción documental.
2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente.
3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes.
4. Menciona cinco características del préstamo de documentación activa y cinco más de la
consulta.
Envía a tu asesor
35
Guía de
autoaprendizaje
36
Archivo de Trámite
UNIDAD IV
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRIMARIA
OBJETIVO DE LA UNIDAD IV
AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:
*
ANALIZARÁ EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA
37
Guía de
autoaprendizaje
4.1 Análisis del acervo documental a transferir
La transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trámite y el
archivo de concentración; y, posteriormente, de éste al archivo histórico para su guarda permanente.
La transferencia documental se divide en dos:
* transferencia primaria
* transferencia secundaria
La primera se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre a
partir de cuando la documentación adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial e
informativo).
En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizar
el análisis del acervo. Este análisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen como
finalidad mantener en el archivo de trámite única y exclusivamente aquella documentación que
realmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentación que entra y sale del
archivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos.
Toda documentación que llega a esta etapa (transferencia) se conservará en el archivo de
concentración; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trámite, se envían a archivos
de concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. A
esta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva (ver
unidad II).
Es recomendable que antes de transferir la documentación que ha concluido su etapa activa, se
levante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes información:
1. Clasificación
2. Nombre del interesado o área que origino su creación
3. Descripción del documento y/o expediente
4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran
5. Fechas de la documentación y
6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentes
El inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentación que se enviará al archivo
de concentración; así mismo para que el archivo de concentración tenga información que permita
calcular el espacio necesario para albergar los acervos.
Esta acción permite establecer un equilibrio entre la documentación de entrada y la salida del
archivo de trámite y evita la sobresaturación por la conservación de documentos inútiles que
dificultan las funciones del archivo.
38
Archivo de Trámite
4.2 Expurgo
El expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la institución o al
archivo.
En México, el expurgo es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos
que por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo,
fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen los
documentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir la
documentación semiactiva al archivo de concentración.
En otros países el expurgo se define como la eliminación de documentos inútiles (es un sinónimo
de lo que conocemos como depuración documental).
Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice:
Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generan
la repetición también innecesaria.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicación informativa cuando ambos
sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacio
que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.12
4.3 Registro de documentación de transferencia
Al concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellos
de consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trámite y para ello se
sugieren algunos pasos a seguir.
Registro de documentación a transferir:
1. Anotar en la cédula de inventario «Baja parcial por caducidad».
2. Elaborar en original y copia.
3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro.
4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido o
caducado, de acuerdo con el catálogo de vigencias.
5. Agrupar la documentación según los parámetros de evaluación documental; es decir, según
la serie o año de tramitación: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de
conservación finalice en el mismo año, deben quedar reunidos en un solo grupo.
6. Identificar la unidad administrativa que transfiere así como la que hace la recepción.
7. Anotar su clasificación de cada uno de los expedientes.
8. Numerar las hojas de la relación o inventario de transferencia primaria.
12 Antonia Heredia. Archivística general. Teoría y práctica, pág. 188
39
Guía de
autoaprendizaje
9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesiva
en series que iniciarán cada año).
10. Nombre y firma del responsable de la ordenación y registro de expedientes a transferir.
11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentación en trámite la revisión y autorización de la
transferencia.
Los pasos mencionados están concatenados con lo que es el inventario documental; ya que con
éste se puede realizar el registro para la transferencia.
4.4 Preparación de la transferencia primaria
Una vez relacionada la documentación a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo que
existe en los legajos y expedientes, además de cerciorarse de que la actividad (transferencia) a
ejecutar sea pertinente y que la documentación sea únicamente la que haya cumplido su fase
activa; de igual forma se debe revisar que la relación se encuentre completa con los requisitos
solicitados. De no ser así, se procederá a la cancelación de dicha transferencia.
Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno las
relaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidad
de archivo de concentración que asigne el día y hora para el envió y recepción de la documentación
con el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplado ejecutar en la unidad
documental.
4.5 Entrega de la documentación semiactiva
Una vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al archivo de concentración
se deberá revisar físicamente.
El traslado se efectuará en períodos establecidos entregando la documentación semiactiva para
su guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentración deben comprobar que la
documentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe la
relación de transferencia, que se integra dentro del registro de documentación transferida de
acuerdo con el número de remesa.
Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la unidad encargada de la
guarda y custodia de la documentación semiactiva, así como de darle la ubicación física; realizar
los procesos técnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y,
por último, preparar la documentación para la transferencia secundaria.
Es importante que el archivo de trámite conserva los inventarios de la documentación transferida;
ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran ayuda para la recuperación
de la información.
Para concluir esta guía te presentamos el siguiente esquema que representa de manera general
el paso de la documentación activa.
40
Archivo de Trámite
ARCHIVO DE TRÁMITE
PROPORCIONA SERVICIOS
ÁREAS
ADMVAS 1
ÁREAS
ADMVAS 2
RECIBE Y
ANALIZA
PROCESO
TÉCNICO
ANÁLISIS
DOCUMENTAL
• CLASIFICACIÓN
• CATÁLOGO
• EXPEDIENTACIÓN
• ARCHIVACIÓN
EXPURGO
• *DISPOSICIÓN*
ÁREAS
ADMVAS 3
REGISTRO Y
PREPARACIÓN
ÁREAS
ADMVAS 4
PRÉSTAMO
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
CONSULTA
RECEPCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
41
Guía de
autoaprendizaje
Actividades de aprendizaje
1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferencias
primarias. Compáralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora un
formato que consideres como el más adecuado y señala cada una de sus partes.
2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes de
ser enviado al archivo de concentración y destaca las características de cada uno.
Envía a tu asesor.
Actividad de aprendizaje
Para concluir la unidad, realiza la siguiente investigación:
Visita un archivo de trámite del sector público y analiza cada una de las actividades archivísticas
(desde la entrada de la documentación hasta su transferencia) y descríbelas.
Visita un archivo de trámite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades.
Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo y
agrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas.
Lee el texto «Técnicas y tratamiento de documentación administrativa» (págs. 155 a 167) que
está en la sección de lecturas al final de esta guía. Envía un cuadro sinóptico de cómo se realiza
la transferencia primaria.
Envía a tu asesor.
42
Archivo de Trámite
BIBLIOGRAFÍA
Amaya, Olga. Compilación. México, AGN, 1992
Archivo General de la Nación. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en
trámite No. 4. México, AGN, 1991
—
Memorias del 1er. seminario nacional sobre correspondencia y archivos administrativos e
históricos en la administración estatal y municipal. México, AGN, 1978
—
Normas para la preparación de tarjetas catalográficas. México, AGN. 1981
—
Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la nación.
México, AGN, 1984
Archivo General del Poder. Lineamientos para la concentración de acervos documentales de
trámite concluido de las dependencia del gobierno del Estado de México.
Archivos administrativos. México, AGN, 1980
Couture, Carol y Jean Ives Rousseau. Los archivos en el siglo XX. Trad. Nora Setterls Sandahl.
México, AGN - Dirección de Documentos del Gobierno Federal - Universidad de Montreal Secretaría General Servicio de Archivos, 1988
Guía de las unidades de correspondencia y archivo del sector público federal. México, Secretaría
de la Presidencia, 1969
Heredia H. Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. España, 1993
Hernández, Arturo. Cursos de capacitación para archivistas municipales, México, Gobierno del
Estado de México - Instituto Cultural Mexiquense; 1988
Kahnt, Gilbert. Sistemas de archivo y manejo de documentos. 2ª ed., Trad. Beatriz de Dueñas,
México, Mcgraw-Hill, 1993
Ketelar, Eric. Legislación y reglamentos de archivos y gestión de documentos: un estudio del
ramo con directrices. París, Unesco, 1985
Lozano H., Leonor. Teoría y prácticas de archivonomía. 2ª ed., México, ECA, 1994
Mabbs, Alfredo. Sistemas de clasificación, 1975
Manual de procedimientos para la unidad de trámite. México, AGN, 1986 (Sistemas Red de Archivos
no 1,2,4)
Mc Carthy, Paul H. La administración de los archivos: agenda de investigación. 1992
Muñiz, Olga, et. al. Administración de documentos. Recurso de información. Illinois, Scott, Foresman
& Company, 1989
Normatividad en la depuración documental. Aspectos básicos de regulación técnica y legal. México,
AGN, 1996
Pérez Galaz, Juan de Dios. Elementos de archivología: manual de divulgación. México: Imprenta
Universitaria, 1952
Schellenberg, Theodore R. Archivos modernos: principios y técnicas. 2ª ed., Trad. Manuel Carrera
Stampa, La Habana, Archivo Nacional, 1957
XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996
43
Guía de
autoaprendizaje
44
Archivo de Trámite
LECTURAS
45
Guía de
autoaprendizaje
46
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Manual de Procedimientos
47
Guía de
autoaprendizaje
48
Archivo de Trámite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Clasificación
documentos.
No.
OPERACIÓN
de SU Archivo
Trámite.
de 12 Recibe previa comprobación los documentos, y
procede a su clasificación, leyendo
cuidadosamente el documento en cuestión para
determinar el asunto, tema o materia de que se
trata, así como el sujeto (persona física o moral,
lugar geográfico, etc.)
SU Archivo
Trámite.
de 13 Identifica los números o símbolos que
corresponden dentro del cuadro de clasificación
vigente en la Institución al asunto, tema o materia de que trata el documento, representando
esta clave en el lugar respectivo del documento.
SU Archivo
Trámite.
de 14 Investiga en los catálogos de la Unidad si ya
existen antecedentes del sujeto precisado:
14.1
Si ya existen antecedentes del sujeto, anota
tanto en el documento como en las fichas de
Registro Local y de Control de Trámite Interno
(esto en el caso de correspondencia de
entrada), después de la diagonal que los
separa de los clasificadores, los números
identificadores del expediente. Enseguida
turna el documento debidamente identificado
al área de control de correspondencia de la
propia Unidad, para su trámite (Pasa a 17).
14.2
Si no existen antecedentes del sujeto, procede
a la catalogación de la unidad documental.
15 Elabora en original y copia una tarjeta provisional
con los datos de catalogación y apertura de la
nueva unidad documental (Nombre-sujeto-del
expediente; extracto del asunto; clave
identificadora y clasificadora; y fecha de
iniciación), anotando tanto en el documento en
cuestión como en la ficha de Registro Local y
de Control de Trámite (esto en el caso de
correrspondencia de entrada), después de la
diagonal que los separa de los clasificadores,
los números identificadores del nuevo
expediente.
49
Guía de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
SU Archivo
Trámite.
Mecanografía
SU Archivo
Trámite.
No.
OPERACIÓN
de 16 Revisa y confronta cuidadosamente los datos
de la tarjeta provisional con los de documento
sujeto a catalogación, turnando de no haber
correcciones el original de la tarjeta a
mecanografía, para continuar el proceso de
apertura (Pasa a 17), y el documento al área de
control de correspondencia en trámite de la
propia Unidad, para que se turne para la gestión
respectiva (pasa a 17); asimismo, integra como
corresponda la copia de la tarjeta provisional en
el Catálogo-inventario de la Unidad, como control para evitar demoras, extravíos o
incorrecciones.
17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, con
los datos asentados en ella, elabora las cédulas
catalográficas y los marbetes del nuevo
expediente:
17.1
Confecciona con las características y el
número prescritos, según las reglas de
catalogación establecidas dentro de la
Unidad, las cédulas de inventario y de
referencia del nuevo expediente,
remitiéndolas, previa revisión y confronta con
la tarjeta provisional, para su integración en
los Catálogos de archivo.
17.2
Confecciona con las características prescritas
los marbetes del nuevo expediente,
remitiéndolos, juntos con el original de la
tarjeta provisional, para la apertura de la
carpeta correspondiente. (Pasa a 19).
de 18 Recibe las cédulas catalográficas del nuevo
expediente y las coloca -si no hay devolución
para modificaciones, previa confronta con la
copia de la tarjeta provisional que conserva- en
el Catálogo respectivo, desechando la copia de
la tarjeta provisional y colocando en su lugar la
cédula de inventario correspondiente.
50
Archivo de Trámite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.
OPERACIÓN
Apertura de expe- SU Archivo
Trámite.
dientes.
de 19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientes
y los adhiere, de no proceder su devolución para
modificaciones, tras la confronta con el original
de la tarjeta provisional que le es entregado
según corresponda en las carpetas respectivas,
manteniendo a éstas ordenadas y separadas
del cuerpo del archivo, para tener conocimiento
preciso de los documentos por integrar a los
nuevos expedientes, así como para incorporar
inmediatamente la documentación ya tramitada
a sus carpetas, agilizando la archivación (Pasa
a 27.2).
Análisis de trámite y SU Archivo
expurgo.
Trámite.
de 26 Recibe los documentos que son remitidos para
archivación, analizándolos cuidadosamente
para determinar si dan por terminado el asunto
al que se refieren, o bien si el asunto en cuestión
no ha llegado a su término:
26.1
En caso de que el documento recibido
implique la conclusión del asunto al que se
refiere, el responsable de análisis de trámite
procede a retirar del cuerpo del archivo el
expediente al que corresponde el documento
en cuestión para cerciorarse de que su
apreciación ha sido correcta, en cuyo caso:
26.1.1
Asienta en la portada de la carpeta
respectiva la anotación "Baja parcial", así
como una breve justificación de tal
determinación y la fecha en que se da por
cerrado el expediente; asimismo, revisa
cuidadosamente el expediente concluido,
quitándole las copias innecesarias de
documentación duplicada que contenga, y
lo remite junto con el documento recién
recibido al área correspondiente para su
glosa (Pasa a 27 bis).
26.1.2
Localiza en el Catálogo-inventario de la
Unidad la cédula correspondiente al
expediente en cuestión y asienta en ella la
anotación "Baja parcial", una breve
justificación de tal determinación y la fecha
en que se dio por cerrado el expediente,
dejando la tarjeta en el lugar donde se
encontraba.
51
Guía de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Glosa de
mentos.
docu- SU Archivo
Trámite.
No.
OPERACIÓN
26.2
En caso de que el asunto al que se refiere el
documento recibido no haya llegado a su
conclusión, turna la pieza para su glosa en el
expediente respectivo.
de 27 Recibe del área de análisis de trámite los
documentos que deben integrarse a los
expedientes activos que correspondan,
procediendo a localizar la carpeta respectiva,
sea que se conserve dentro del cuerpo del
archivo (en caso de documentos que cuentan
con antecedentes), sea que se conserve aparte
(en caso de documentos que no contaran con
antecedentes):
27.1
Retira del cuerpo del archivo la carpeta
correspondiente al documento por glosar y
verifica el correcto ordenamiento de los
documentos que contiene (sea por orden
cronológico o de trámite), precediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con
grapas especiales el expediente y completa
la foliación del mismo, anotando en el
documento recién glosado el número que le
corresponda dentro de la secuencia
establecida.
27.1
BIS
En caso de que el expediente al que debería
integrarse el documento por glosar se
encuentre prestado, toma la carpeta
supletoria respectiva (Véase 32.2) y coloca
en ella la pieza en cuestión, cuidando de no
alterar el contenido de la carpeta, que deberá
colocarse enseguida en el mismo lugar que
ocupaba dentro del cuerpo de archivo
(Cuando el expediente original fuere devuelto,
recibirá del área de préstamo de la Unidad,
para su glosa, tanto la documentación por
glosar como el expediente entregado (Véase
36.1). En tal caso, se glosa el documento
dentro del expediente que le corresponde
según lo estipulado en 27.1, y se turna el
expediente completo según proceda, pasando
a 28).
52
Archivo de Trámite
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No.
27.2
OPERACIÓN
Toma la carpeta que conserva para la
integración del documento de apertura del
expediente y coloca en ella la pieza en
cuestión, costurando o fijando con grapas la
nueva unidad documental o procediento a su
foliación.
SU Archivo
Trámite
de 27 Recibe del área de análisis de trámite el
BIS documento por glosar junto con el expediente
que se cierra (el que llevará la anotación "Baja
parcial"), y verifica el correcto ordenamiento de
los documentos que contiene (sea por orden
cronológico o de trámite), procediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con grapas
especiales el expediente y completa la foliación
del mismo -o da una nueva foliación, en caso
de que el expediente haya sido expurgado-,
anotando en el documento recién glosado el
número que le corresponda dentro de la
secuencia establecida.
SU Archivo
Trámite
de 28 Turna al área que corresponda los expedientes
debidamente glosados:
Archivación de ex- SU Archivo
pedientes activos
Trámite
28.1
En caso de que se trate de expedientes de
baja parcial, los remite al área de
transferencia documental de la propia Unidad
para que se les de el curso correspondiente
(Pasa a 38).
28.2
En caso de que se trate de expedientes
activos, los remite para su reintegración en
alrchivo de la Unidad.
de 29 Recibe los expedientes por integrar al archivo
de la Unidad, cerciorándose de que se
encuentren debidamente glosados, completos
y en buenas condiciones, en cuyo caso localiza
el lugar exacto que les corresponde de acuerdo
con su clasificación en el cuerpo del archivo de
la Unidad y los coloca precisamente en ese sitio,
cerciorándose de conservar correctamente
ordenados los expedientes en el acervo.
53
Guía de
autoaprendizaje
PROCEDIMIENTO.
Archivo de Trámite
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Préstamo de ex- SU Archivo
pedientes activos
Trámite
No.
OPERACIÓN
de 30 Efectúa las certificaciones correspondientes
respecto a la identidad del solicitante y sobre
la procedencia del préstamo de expedientes del
archivo, de acuerdo con la política establecida
al efecto dentro de la Unidad; en caso de que
proceda el préstamo (y recabados los
elementos de autorización que en su caso se
requieran a la Jefatura de la Unidad Regional
de Correspondencia y Archivo -tratándose de
solicitantes de otras entidades administrativas
de la propia dependencia- o a su la Jefatura de
la Unidad Central de Administración de
Documentos de la propia dependencia,
tratándose de solicitantes de otras
dependencias-), otorga al solicitante del servicio
el "Vale de préstamo" correspondiente para que
sea requisitado e original y copia (FORMATO
UDT-1).
54
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración
de Documentos y Archivística.
55
Guía de
autoaprendizaje
56
Archivo de Trámite
Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística
EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL EN LA ACTIVIDAD
ARCHIVÍSTICA
Federico Lazarín Miranda
Universidad Autónoma Metropolitana-Iztapalapa
“...El acelerado crecimiento que ha experimentado el conjunto de las dependencias que integran a la
Administración Pública Federal, así como el incremento y especialización de sus atribuciones legales
trajeron, consecuentemente, la generación cada vez mayor de información y documentación que
rebasaron en breve la capacidad de organización y sistematización archivística, afectando sensiblemente
el aprovechamiento debido y oportuno de uno de los elementos fundamentales para el mejor desempeño
de los cometidos públicos: la toma oportuna de decisiones”.
Leoncio Lara Saenz1
PRESENTACION
Para ofrecer a su consideración una ponencia en este Congreso elegí el tema de la selección y
valoración documental en los sistemas archivísticos, porque desde los primeros años de mi
formación como historiador ingresé al Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública, y
debo confesar que en aquel tiempo me parecía una verdadera aberración que el Archivo tuviera
que efectuar trabajos de selección y valoración documental para la Secretaría. Como aprendiz de
historiador pensaba que todo papel, por el simple hecho de tener una fecha anterior a la que
estaba viviendo, era un documento histórico y, en tal caso, que toda la documentación generada
se debería guardar. Con el paso del tiempo, con la práctica en archivística e investigación histórica,
descrubrí que no es posible guardar todo, que existe la posibilidad de eliminar documentos que
contienen información sin ninguna utilidad para la institución o para la sociedad.
Del mismo modo, pude observar cómo el intento de guardar toda la documentación había llevado
a su irresponsable abandono en bodegas que no poseían las condiciones mínimas para su
conservación y, por lo tanto, ésta sufría una depuración realizada por la mano del azar, sin saber
qué información se había perdido. Por ello, pienso ahora que la valoración y selección documental se deben realizar como un proceso teórico-práctico, metódico y consciente, realizado por
administradores, archivistas e investigadores, para poder rescatar y consevar el máximo de
información como utilidad institucional y social en el mínimo espacio que, asimismo, ayudará a
hacer más rápido y eficiente el préstamo de información, tanto a los distintos niveles administrativos
como a la sociedad en general.
Esta plática la he dividido en tres partes fundamentales: en la primera, plantearé cómo se dio el
problema de la exploración documental, proceso al que se vieron sometidos los archivos mexicanos
a partir de la segunda mitad del presente siglo, y, entre otros, los factores que los llevaron al
deterioro de sus funciones y su situación institucional.
En el segundo apartado trataremos sobre la controversia que se suscita entre los archivistas y
algunos historiadores acerca de guardar toda la documentación que se ha generado y cómo
realizar su valoración y selección.
57
Guía de
autoaprendizaje
En tercer lugar se propone un proceso de valoración y selección documental que es el resultado
de la práctica e investigación archivística de muchos administradores de documentos, más la
propia personal, producto de la experiencia en el campo archivístico e histórico y, lo que es más
importante, resultado de fructíferas reuniones de trabajo, asistencia a conferencias y cursos de
capacitación con los administradores de documentos, que tengo la fortuna de conocer.
Como toda propuesta, estoy seguro que tendrá sus puntos a discusión, algunas carencias y,
espero, alguna aportación al conocimiento archivístico.
TECNOLOGíA Y LA EXPLOSION DOCUMENTAL
Es sabido, por todos los aquí presentes que cualquier acto de gobierno genera información y, en
consecuencia, se necesitan papeles como soporte de la misma, creando un sinfín de documentos
que, según Alejandra Moreno Toscano, se pueden agrupar en torno a tres tipos principales, a
saber:
Los de carácter político que son documentos fundamentales -incluyendo la legislación correspondiente
y las normas o los programas- que tienen efectos sobre el conjunto de la acción institucional; los que
controlan o que nacen del control de la gestión interna de las instituciones; y los de trámite, en donde
se registran peticiones y resultados de estas peticiones.2
Por lo que, mientras existan gobiernos se generarán documentos, cuyo soporte variará dependiendo
del desarrollo tecnológico: desde los pictogramas en las cavernas, el papiro, el amate, el papel,
las cintas y discos magnéticos, hasta los discos compactos ópticos. La necesidad de transmitir y
dejar registro de la información provocará una producción constante de materiales que tendrán
que ser conservados en algún lugar para su consulta posterior, y permitir así una oportuna toma
de decisiones.
Allá por los años cuarentas de este siglo “los archivos tuvieron dentro de la Administración Pública
Mexicana un alto estatuto institucional y jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y
operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los órganos de
gobierno”3. Ello significa que en aquellos años realizaban sus actividades en perfecta concordancia
con sus autoridades, al grado de que, como lo menciona E. Ampudia, tenían una alta posición
institucional, por ejemplo, en la Secretaría de Educación Pública el Archivo General dependía
directamente de la Oficialía Mayor.
Cabe preguntarnos ahora ¿qué sucedió para que los archivos fueran abandonados a su suerte y
perdieran su alto rango institucional?
Para el propio E. Ampudia dos factores contribuyeron enormemente a su degradación: en primer
lugar, la crisis de los archivos sobrevino por una inadaptación al cambio que se dio en las
dependencias de la Administración Pública a las que estaban adscritas, crecieron en sus estructuras
orgánicas y en sus funciones,4 las secretarías de Estado se convirtieron en enormes pulpos que
realizaban infinidad de actividades a lo largo y ancho del país, con la consecuente producción de
proyectos, programas y planes; más los necesarios informes de los jefes de: mesa, oficina,
departamento, del director de área, agregando el del director general; también el oficial mayor y el
secretario tenían que hacer su informe, para culminar con el del presidente de la República. No
conforme con ello se tenían que realizar auditorías y nuevos informes de inspección. Podemos
seguir sumando papeles: solicitudes de empleo, de servicio para la propia dependencia y para el
público en general; solicitudes de organizaciones y sindicatos, más, no lo olvidemos, sus respectivas
respuestas y, claro está, sus respectivas copias.
58
Archivo de Trámite
El segundo gran problema que enfrentaron los archivos lo constituyo el desarrollo tecnológico, y
no es que me oponga a éste, pero a las unidades archivísticas la introducción y difusión repentina
de “Ias modernas tecnologías de producción y reproducción masivas de documento”5 les vino a
causar un problema de saturación no sólo de espacios sino también de actividades, porque nunca,
hasta donde tengo noticia, se desarrolló a la par de la máquina de escribir mecánica, eléctrica y
electrónica; de la fotocopiadora, incluso de la microfilmadora, una máquina archivadora de
documentos de alta velocidad.
Estos dos elementos generaron un fenómeno que los archivistas han denominado explosión
documental.6 Así, los archivos que funcionaron perfectamente hasta los años cuarentas, con
criterios y métodos fundamentados en el concepto de la “conservación exhaustiva” de documentos,
se vieron repentinamente ahogados por oleajes incontenibles de papeles.7
El problema de la explosión documental no ha sido solucionado aún, hoy en día, la tecnología ha
seguido avanzando, ya no son sólo papeles, ahora son cintas magnéticas de audio y video,
discos magnéticos de alta y baja densidad, y discos compactos ópticos los que se producen
geométricamente como soporte de la información, mientras que para los archivistas sigue sin
existir la máquina archivadora de alta velocidad.
En materia legislativa, desde 1944 se estableció una normatividad muy general acerca de los
documentos y el patrimonio cultural de la nación que indirectamente ha servido de marco jurídico
para determinar el destino final de la documentación gubernamental. En marzo y julio de ese año
se publicó el decreto que prohibía la exportación de documentos originales relacionados con la
historia de México y de los libros que por su rareza sean difícilmente sustituibles.8 Veintiséis años
después, en 1970, se creó la ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nación. En 1972 se publicó
la ley Federal sobre Monumentos Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.9
Fue hasta el mes de julio de 1980 cuando dispuso por acuerdo presidencial que el Archivo General de la Nación sería la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los
archivos administrativos de la Administración Pública Federal. Desde entonces las secretarías de
Estado han elaborado normas y lineamientos específicos para la disposición documental.10
El propio Archivo General de la Nación publicó una serie de cuadernos técnicos (conocidos
comúnmente como colección gris), en los que se establecían las políticas, técnicas, legislación y
mecanismos la depuración y organización de los archivos.11
En 1988 los administradores se percataban de la problemática a la que se enfrentaban las unidades
archivísticas de sus distintas dependencias: la creciente saturación de espacios, causada por la
geométrica producción de documentos que soportaban la información generada por la
Administración Pública en todas su áreas, desde las más altas autoridades hasta la unidad
administrativa más pequeña, en ocasiones necesaria y en algunas otras totalmente irrelevante,
por lo que en ese año se realizó el primer foro de evaluación y consulta sobre modernización de
la Administración Pública Federal en materia de información y archivos, promovido por el Archivo
General de la Nación y algunos presidentes de los comités técnicos internos de administración de
documentos del Gobierno Federal.
Participaron en la sesión inaugural: el secretario de Programación y Presupuesto, los oficiales
mayores de las secretarías de Estado y la directora general del Archivo General de la Nación; en
las distintas participaciones de algunos de estos altos funcionarios se destacó la importancia de
los archivos para el buen desempeño de las acitividades de la Administración Pública Federal y la
necesidad de su modernización para hacer más eficiente y oportuna la circulación de la información
por las distintas dependencias.
59
Guía de
autoaprendizaje
Pero nunca abordaron la problemática de la saturación de los espacios, generada por la alta
producción de documentos, que no sólo se reflejaba en las dificultades para su archivación y
conservación, sino también en los altos costos de crear formatos, formitas y machotes; así como
los obstáculos operativos al verse retrasada la toma de decisiones por no contar de manera
rápida y expedita con la información necesaria.12
Total que la solución primera de los administradores fue decirles a los archivistas elimínalo todo.
Después, cuando le encontraron sentido económico a la destrucción se vendieron los “archivos
muertos” a un concesionario, con la condición de que triturara todo.
Los primeros en protestar fueron los historiadores, pues en sus escuelas de formación les hacían
leer una introducción a los estudios históricos de los autores franceses: Langlois y Seignobos,
que en las primeras líneas del capítulo uno del libro primero (conocimientos previos) decían “la
historia se hace con documentos. Los documentos son las huellas que han dejado los pensamientos
y los actos de los hombres de otros tiempos”,13 por lo que el peor sacrilegio que se podía cometer
era destruir los documentos en donde estaban las huellas del pasado. Entonces qué hacer
¿guardarlo todo? ¿destruirlo todo? sino es así, ¿qué eliminar? ¿qué guardar? ¿cómo y con qué
criterios se debe de conservar ésta o aquella documentación?.
LA CONTROVERSIA: QUÉ GUARDAR Y QUÉ ELIMINAR
Como mencioné anteriormente, la primera reacción, aún hoy en día, de los administradores,
algunos con altos puestos, ha sido la de destruir todo para dar espacios, no sólo a los propios
archivos sino para oficinas. Los archivistas piensan que lo mejor es valorar y seleccionar la
documentación, pero algunos historiadores siguen renuentes en aceptar esa solución.
En 1984 el Archivo General de la Nación publicó, en dos números del boletín del Sistema Nacional
de Archivos,14 una serie de artículos y entrevistas de personalidades del mundo de la archivística
y de la profesión histórica, en donde se hace patente la discusión entre estos profesionales acerca
de la depuración de los archivos (concepto utilizado con anterioridad al de valoración, selección y
disposición documental).
La controversia a favor y encontra de la depuración fue interesante, las opiniones eran encontradas,
prevaleciendo siempre la idea en algunos historiadores de que se debía conservar todo documento
existente sobre la faz de la tierra. La depuración de los archivos era una solución casi criminal
para algunos de estos historiadores, que porponían almacenar todos los documentos en bodegas:
cuando algún investigador necesitara hacer una consulta se le dejaría internarse en esa bodega
para ver que encontraba. Otros proponían guardarlo todo hasta que se diseñara una tecnología
capaz de almacenar toda la información contenida en esa documentación, para que después se
eliminaran, ahora, sí, los papeles viejos.15 También se argumentaba que los archivistas y
administradores no sabían qué posibles temáticas de investigación se podrían plantear los
investigadores del futuro, por lo que, al depurar los archivos se podráin eliminar las fuentes de
información para aquellas temáticas.
Si reflexionamos podremos observar que es imposible conservar toda la documentación que
generan las dependencias de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal. En primer
lugar, no existiría el espacio suficiente para albergar los documentos, estoy seguro que en poco
tiempo se ocuparían con documentos todos los edificios públicos y privados de este país y no
resolveríamos el problema.
60
Archivo de Trámite
En segundo lugar, guardar en bodegas la documentación sería la forma totalmente irresponsable
de destruirla, puesto que estaría en locales inadecuados, expuesta a los agentes biológicos,
físicos y químicos de deterioro que acaban con el papel, que todos los aquí presentes conocemos.
Por lo que las huellas de la historia se perderían irremediablemnte en todas formas.
De otra parte algunos historiadores y archivistas se inclinaban por la depuración como preoceso
“inteligente” y profesional”,16 que permitiría el perfecto funcionamiento de los archivos para que
proporcionaran a quien los consultara “una imagen lo más fidedigna posible de lo que fue la
administración y la sociedad que los produjeron”17.
Durante estos años se ha incrementado más la idea de que no es posible guardar todos los
materiales documentales que producen las oficinas públicas y, a la par, se ha generado toda una
serie de criterios y elementos metodológicos que permiten la selección documental y, por ende,
eliminación de documentos que no poseen utilidad administrativa ni social.
También, es de suponer que es prácticamente imposible que algún historiador sea capaz de
estudiar y analizar todos y cada uno de los documentos existentes acerca de una temática
cualquiera, asimismo, el trabajo en los archivos nos ha mostrado que no todos los papeles
conservan información relevante y que el historiador antes de necesitar documentos aislados
necesita series de documentos interrelacionados entre sí mismos que le permitan reconstruir un
proceso histórico.
En 1984 la historiadora Alejandra Moreno Toscano consideraba que:
Es una falacia pensar que conservando todos los papeles que se generan por vías administrativas
vamos a tener una mejor información lo que vamos a tener es más papeles, pero no necesariamente
vamos a enriquecer el conocimiento histórico. Podemos enriquecerlo si enfocamos, dentro del conjunto
de las funciones y de las relaciones que se establecen en una sociedad dada, aquellos puntos
estrátegicos en donde queremos conservar ciertas informaciones que necesariamente están vinculadas
entre sí.18
Del mismo modo, debemos reflexionar acerca de la época en que se generó el gran problema de
la explosión documental, como se mencionó al principio de esta plática, se dio en la década de los
años cuarentas de este siglo, es decir, que en los últimos cincuenta años es cuando ha surgido
ese gran problema, por lo que, en los casi cinco siglos que tenemos produciendo documentos la
selección se realizaría sobre los materiales correspondientes a la última décima parte.
Dudo mucho que alguien qusiese depurar archivos del siglo XIX o de la Epoca Colonial, porque
esos períodos no tienen los kilómetros líneales de documentación que los últimos cincuenta años
del presente siglo. Por lo que, la selección se realizaría en materiales de este siglo y con las
posibilidades que ofrecen las tecnologías de comunicación masiva, contamos con toda una rica
gama de registros históricos, no solo en papel, sino e toda una serie de materiales visuales y
sonoros que complementan a la información documental.
En cuanto a los investigadores del futuro, puesto que no sabemos qué harán ni qué temas se
plantearán tenemos que pensar que estamos utilizando criterios, técnicas y métodos de nuestra
época que aseguren la permanencia de los materiales documentales por el mayor tiempo posible
en locales adecuados para su conservación y con el personal capacitado para ello. De otra forma,
como ya se comentó, almacenar todo en bodegas, por muy grandes y seguras que sean, además
de ser un acto irresponsable ante la historia y la sociedad, constituye condenar a esos materiales
a un futuro sumamente incierto y destructivo. Lo cual nos lleva a considerar al proceso de valoración
y selección como un mal necesario que permitirá conservar grupos documentales con la mayor
61
Guía de
autoaprendizaje
información necesaria en el mínimo espacio.
EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN
La primera característica que se debe tomar en cuenta para realizar la valoración y selección
documental es que la Administración Pública tiene la necesidad de conocer en forma eficiente y
oportuna la información que se produce en las distintas áreas a su cargo, por lo que existe una
necesidad inmediata del uso de la información, esto significa que la documentación está en una
fase activa. Al cerrarse el trámite al que hace referencia esa información los documentos, en la
mayor parte de las ocasiones, pierden esa utilidad inmediata para el administrador, por lo que, en
vez de formar paquetes y paquetes de expedientes que luego son enviados al rincón más olvidado
de las oficinas para morir de vejez y ser considerados archivos muertos, se deben trasladar a una
unidad de archivo de concentración, en donde recibirán una guarda precaucional, estarán a
disposición de la unidad administrativa que los generó y en una fase semiactiva.
Al término de la vigencia de la guarda precaucional se valorarán y seleccionarán, en cuanto a su
utilidad institucional y social, para pasar a formar parte de un archivo histórico o recibir su baja
definitiva y ser reciclados como papel, que tal vez llegue a constituirse como otro documento
nuevo, esta es su fase inactiva.
A esta circulación de grupos documentales por el sistema archivístico de una institución -que está
formado por las unidades de administración de documentos en trámite, el archivo de concentración
y el archivo histórico- se le denomina ciclo vital de la documentación, y es el elemento que permitirá
a los archivos y a sus administradores tener una perfecta organización de los acervos documentales
y el préstamo oportuno de la información en todos los niveles institucionales y sociales.
El desarrollo de un correcto ciclo vital de la documentación lo permite el proceso de valoración
y selección documental que se desenvuelve en dos ámbitos: en primer lugar, corno ya vimos,
todo documento tiene una utilidad institucional, es decir, que “Ios documentos públicos se crean
para realizar los propósitos para los cuales se ha establecido una dependencia”19; es cuando se
encuentran en la fase activa, ello sucede generalmente mientras el trámite o asunto del cual
informan no se haya concluido, esto es, desde que se abre el expediente hasta que se cierra
(como se dice en el entender de los archivistas). En segundo lugar, la documentación puede
rebasar el ámbito administrativo y pasar a uno más amplio, esto es, tener una utilidad social al
contener información de mayor importancia que la meramente administrativa20, y se establece la
fase inactiva.
El ciclo vital de la documentación es el concepto con el cual se inicia el proceso de valoración y
selección de grupos documentales, a través de la información que contienen; en sus dos primeras
fases poseen una utilidad institucional, inmediata en la activa y mediata en la semiactiva; para
establecer los tiempos que deben estar en las distintas unidades archivísticas se someterán a los
llamados valores primarios, que consisten en determinar si la información es administrativa, legal
o contable (fiscal), este proceso se denomina valoración primaria. En principio, todo documento
generado por la Administración Pública tiene valor administrativo, desde los que se refieren a las
actividades más cotidianas (solicitudes, oficios de envío, acuses de recibo) hasta los de la política
de la dependencia o la economía y la sociedad nacionales.
Cuando el documento pierde su utilidad administrativa habrá que verficar si posee valor legal.
Este último se encuentra en todo grupo documental que contiene el registro de trámites jurídicos
(registros de propiedad intelectual o material, relaciones laborales, de leyes, acuerdos o decretos).
El valor contable o fiscal está en los materiales relacionados con la hacienda pública comprobatoria
62
Archivo de Trámite
del gasto y contabilidad gubernamental, además de la asignación y disposición de los recursos
financieros (estados financieros, libros de caja, libros de registro de ingresos y egresos, facturas).
Así, con el paso del tiempo los documentos dejan de tener valor administrativo (de uno a tres
años aproximadamente) pero pueden contener todavía utilidad legal o contable.
Al concluir el valor administrativo, legal y contable de un grupo documental pasa a su fase semiactiva
para su guarda precaucional, durante un tiempo pertinente que es establecido sobre la propia
información que contiene el grupo. Al vencimiento del tiempo de guarda precaucional se considera
que ese grupo pierde toda utilidad para la dependencia que lo generó y se convierte en papel que
ocupa espacio inúltimente, pero esto no signfica que deba ser destruido, por el contrario, el análisis
de su información debe continuar para establecer su utilidad social y, por tanto, la existencia de
información histórica.
El proceso de valoración secundaria se inicia ahora; mediante ella habrá que establecer si dicho
grupo documental mrece ser conservado en un archivo histórico, si procede su baja definitiva o,
en consecuencia, su destrucción, estando siempre conscientes que jamás podremos recuperar
su información.
Es muy díficil dar una definición precisa y exacta de documento histórico; Michel Duchein afirmaba,
en una conferencia dictada en la Unidad Bibliográfica de la UNAM, en abril de 1980, que lo
importante no era “conservar solamente los documentos de prestigio, con firmas de hombre célebres
o relacionados a los acontecimientos importantes, o documentos de interés práctico inmediato
para los ciudadanos, sino grupos enteros de documentos de apariencia insignificante”.21 De tal
manera, que la valoración primaria y secundaria de los documentos no se realiza analizando la
información contenida en los documentos “como conjuntos, como series documentales”22 que se
ha formado desde las unidades de documentación en trámite.
La idea que guía este proceso es tratar de recontruir y conservar “las relaciones estructurales
internas de la documentación", para restablecer y preservar el “universo informativo que se deriva
de las actividades orgánicas de una institución” y sus articulaciones externas con la sociedad.
1. Se establecerá la procedencia institucional del grupo documental, actividad por la cual se
reconstruye la historia de la institución: cuándo, cómo y para qué fue creada, lo que nos
permitirá observar cuáles eran sus objetivos y funciones. Así como los cambios estructurales
que ha tenido durante su vida orgánica.
2. Habrá que determinar el volumen del acervo en metros lineales, para conocer la magnitud del
grupo y el espacio que ocupa.
3. Se debe precisar la tipología de los soportes materiales que contienen la información del
grupo documental (papel, papel fotográfico, acetato, cintas magnéticas de audio y video,
discos magnéticos u ópticos).
4. Es importante detallar el estado de organización del acervo y el tipo de clasificación que se
utilizó.
5. Se deben señalar los elementos descriptivos con que cuenta (catálogos, guías, inventarios o
relaciones).
6. Es necesario delimitar el período aproximado de tramitación que abarca la documentación,
63
Guía de
autoaprendizaje
deberá iniciar con el año más viejo y el más reciente.
7. Se tendrá que hacer una descripción lo más detallada posible de la información que contiene
el grupo documental, recordemos que la valoración se desarrolla analizando su contenido
informativo, por lo que es muy importante conocer el tipo de información que contiene.
8. Es necesario mencionar qué grupos documentales afines existen, en qué lugares se
encuentran y si tienen aiguna restricción para la consulta pública.
9. Con los elementos anteriormente citados, se puede realizar la valoración primaria, ésto es,
verificar que la documentación no posea información administrativa, legal o contable vigente.
10. El siguiente paso es aplicar la valoración secundaria buscando que la información contenga
evidencias acerca del origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, que
ofrezcan testimonios de la evolución y cambios legales que sufre la institución, además de
revelar la relación existente entre la institución y su entorno político, socioeconómico y cultural.
NOTAS
1. Lara Saenz, Leoncio. “Palabras”, Memoria del Primer Foro de Evolución y Consulta sobre Modernización de la
Administración Pública Federal en Materia de información y Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1988,
p. 17.
2. “Entrevista con la Dra. Alejandra Moreno Toscano”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo
General de la Nacion. N. 5, mayo-lunio. 1984, p. 5.
3. Ampudia Mello, Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración
Pública. México, Archivo General de la Nación, 1988, pp. 23-24,
4. Ibidem, p.24
5. Ibídem, p. 25.
6. Ibídem.
7. Ibídem.
8. Mercadillo Pérez, Maricela. “Prontuario de legislación archivistica vigente publicado en el Diario Oficial de la
Federación’, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación. N. 10, marzo-abril,
1985, pp. 34-60.
9. Ibídem.
10 Ibidem.
11. Políticas y mecanismos de depuración y organización de los archivos históricos (N. 15), Archivos de concentración
(N. 20), Términos de prescripción legal (N. 33) e Instructivo para depuración documental de las dependencias, de
la Administracion Pública Federal (N. 43), México, Archivo General de la Nación, 1979, 1980 y 1981.
12. Memoria del Primer Foro de Evaluación y Consulta sobre Modernizacion de la Administración Pública Federal en
Materia de Información y Archivos. México, Archivo General de la Nación, 1978.
13. Langlois y Seignobos, Introducción a los estudios históricos, Argentina. Pleyade, 1972. p. 17.
14 Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, y N. 5, mayojunio, 1984.
15. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, 1984, pp. 6-8.
16. Rodriguez Ochoa, Patricia, “Depuración de archivos administrativos: problema para el historiador”, Boletín del
Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, 1984, p. 21.
17. Ibidem.
18. “Entrevista con...”, Op. cit p. 5.
19.Herrera Huerta, Juan Manuel, “La selección documental: una solución dual”. Boletín del Sistema Nacional de
Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, mayo-junio, 1984,p.31.
20. Ibidem.
21. Michael Duchein, Características, estructuras y funciones de los archivos históricos, México, UNAM, 1988, p. 9
(Pensamiento Universilario, N. 33).
22. “Entrevista con...”, Op. cit., p. 7.
23. Hefrera Huerta, Juan Manuel, Op. cit., p. 34.
64
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Archivística general, teoría y práctica
65
Guía de
autoaprendizaje
66
Archivo de Trámite
ARCHIVISTICA GENERAL
TEORIA Y PRACTICA
Antonia Heredia Herrera.
Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla
1993
6ª. EDICIÓN
4. Valoración, Selección y Expurgo: diversidad de planteamientos.
En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestión de los países
desarrollados está generando uno los principales problemas con que ha de enfrentrase el archivero
de hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestión, pero incrementado sensiblemente
por la multiplicación innecesaria resultado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de la
documentación original. Este volumen material y físico viene a sumarse a la multiplicación de la
información por diferentes vías que ha dado en llamarse «explosión informativa”.
Tal volumen esta creando necesidades urgentes de espacio para su almacenamiento y de personal cualificado para su organización y descripción. Más locales y más técnicos que suponen
costos en muchos casos impensables.
Estos hechos plantean actualmente la práctica habitual de una eliminación responsable de la
documentación (estimada en algunos países hasta el 80%).
Elio Lodolini, en una línea tradicional y conservadora, razona que si el archivo es un conjunto de
documentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de la procedencia, la
eliminación de alguna parte de ese conjunto resulta “un hecho antiarchivístico»
En efecto, desde el punto de vista historiográfico jurídico y archivístico no es posible encontrar
justificación al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cuándo una
serie será utilizada nunca más, tampoco es del todo válido el criterio de destruir documentos de
los cuales existen copias, pues cada copía está en una oficína distante y pervive dando lugar a
secciones distintas.
Así, pues, todos los documentos deberán conservarse teóricamente, pero la producción actual ha
crecido en tal proporción que resulta prácticamente imposible su conservacIón total.
A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarán serias dudas sobre la conservación de los
documentos en cuanto que todos tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que lo
que se destruye no se recuperará jamás.
Los criterios de selección que puede preceder o seguir a las transfencias varían de unos países a
otros.
Entre otros, los que propugnan una conservación total con anterioridad a una determinada fecha
que varía de acuerdo con la legislación, así para ltalia, 1650; para Gran Bretaña, 1660; para la
URSS, 1825; para Dinamarca, 1848, para los Países Bajos, 1814; para Mauritania, 1960.
67
Guía de
autoaprendizaje
4.2. Expurgos.
4.2.1. Razones y justificación del expurgo.
Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar para conservar, lo cierto es que es
a partir de los criterios de conservación cuando se plantean los de eliminación y expurgo.
No hace demasiados años la conservación era la misión principal del archivero aunque su
manifestación no fuera más allá del almacenamiento, hoy la conservación como sinónimo de
almacenamiento, sin posibilidad de acceso porque no exista organización y descripción, no tiene
sentido. La conservación está encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservar
aquello que realmente pueda ser utilizado.
El volumen documental de hoy es consecuencia de la complejidad de gestión de las instituciones
pero incrementado -como dicho- las más de las veces, innecesariamente por medio de la
multiplicación reprográfica.
Conservar todo lo que se produce a sabíendas de que buena parte es innecesario no tiene sentido.
Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que
generan la repetición también innecesaría.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental la duplicación informativa cuando ambos sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha estado, por la falta de espacio
que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más
recientes.
El expurgo” o eliminación responsable no es otra cosa que “la operación por la que se seleccionan
los documentos a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e
información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos hístóricos para su conservación
perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio documental”.
4.2.2. ¿Cómo y quiénes determinan el expurgo?
Esta responsabilidad ha de llevarnos a una valoración seguida de una selección para delerminar
la conservación permanente. Este planteamiento archivístico suele checar con el de los productores
que se perfilan como los enemigos más encarnizados del expurgo porque:
a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentación.
b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los expedientes.
La relación y el diálogo del archivero con el productor se hace: del todo necesarios para evitar lo
primero y reconducir lo segundo.
La valoración ha de partir desde la perspectiva jurídico administrativa que contempla el que hemos
estimado valor primario del documento que puede tener varias acepciones y que importa a la
Administración y a los administrados:
68
Archivo de Trámite
- administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente contratación).
- Fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta).
- legal (capacidad probatoria).
operativa (listados de controles).
y desde la perspectiva histórica que mira el valor secundario cuando tras su uso corriente sirva
sólo para soporte de la investigación histórica.
En el primer caso, mientras que la documentación no haya prescrito administrativamente todo se
conserva. A partir de allí entra en juego la valoración histórica y la selección.
El problema es que no hay límite que fije esta prescripción variando según los testimonios
representativos de los diferentes procedimientos administrativos.
Hemos dicho con anterioridad cómo la valoración histórica es difícil y por tanto complicada y
determina la dificultad de una reglamentación que forzará a unas normas más o menos evidentes
y claras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que más que una reglamentación general
sería conveniente una, específica, según los fondos documentales.
Las normas generales de expurgo apuntan a la conservacion de los originales y a la elíminación
de los borradores, copias y daplicados por reproducción. También el expurgo; afecta con generalidad
a la documentación de trámite: citaciones, partes de asistencia, recetas, matrices de recibos, que
no suelen ofrecer inquietudes de conciencia suprimirlos.
Con todo, estas normas no son absolutas. La pérdida de originales da un valor a las copias que
de por sí no tienen.
Pero a partir de aquí el problema se inicia haciéndose necesario un plan de expurgos en el que
han de estar presentes para la valoración: investigadores, gestores de la Administración y
archiveros, en tanto en cuanto los campos de interés de la Historia han cambiado, evolucionando
y se han diversificado, y en cuanto hay que partir de los plazos legales que determinan la vigencia
legal o fiscal.
El problema de la selección es una de las mayores responsabilidades, sobre todo teniendo ejemplos
de eliminaciones irreparables, realizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolini
cita el ejemplo de la Comisión de Expurgo integrada en gran medida por los discípulos de Mabillón
que destruyó gran parte de la documentación financiera del Antiguo Régimen por entender que
no tenía interés para la Historia, cuando la historia económica se vuelca hoy sobre este tipo de
fuentes.
Al hacer la valoración histórica ya vimos que hay que contemplar determiandos valores que impiden
la eliminación.
Hay series y unidades archivísticas clarísimas en cuanto a la conservación (Registro civil,
expedientes personales, Tratados Internacionales) o en cuanto a la eliminación (recetas, listado
de asistencia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sabemos que al no
existir la información principal, una adicional puede adquirir un valor de que habitualmente carece.
El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y su típología.
69
Guía de
autoaprendizaje
En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay que considerar un triple frente:
-
productores, que no suelen ir más allá de la deteminación de la vigencia administrativa
-
usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficlarios y suelen manifestarse por la
conservación a ultranza.
-
archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando hacia la conservación definitiva
de sólo lo que tenga valor permanente.
En España no se ha progresado suficientemente en el tema, aunque está planteado y más o
menos avanzado en diversos frentes (documentación Judicial, de hacienda, municipal). Pero es
una urgencia que no podemos eludir. Recientísimamente ha sido tema de atención de las Jornadas
de Archivística celebradas en Andorra y, algo después en las VII Jornadas de Archivos Municipales
que tuvieron lugar en Leganés en noviembre de 1989.
4.2.3. ¿Dónde y cuándo se hace el expurgo?
¿Dónde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa que bien puede iniciarse bajo las
directrices del archivero en las propias dependencias productoras evitando una remisión innecesaria
al archivo central. Esto será posible siempre que existan listados claros de las series a expurgar
y sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada negociado o dependencia
encargada de la conservación de los expedientes producidos y en contacto estrecho con el
archivero.
El cuándo de los expurgos está íntimamente unido al momento de la segunda edad de los
documentos.
Teóricamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos corresponde a los archivos
intermedios antes de a los muestreos antes transferirlos a los históricos”. La inexistencia de
aquéllos y sobre todo la ausencia de una regulación eficiente de las transferencias hace que la
eliminación en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las instituciones que juegan
el papel de administrativos e intermedios, y a veces incluso se convierten en históricos.
Como contrapartida de la eliminación existen soluciones que plantean la sustitución por medio del
microfilm que reduce el espacio de conservación, pero tropieza con la incógnita de la perdurabilidad
de las películas y con el reconocímiento del valor legal de aquél. La eliminación total por medio de
estas sustituciones es totalmente peligrosa y debe evitarse. Otra solución es la conservación por
muestreo por períodos cronológicos y por sectores.
4.2.4. Legislación sobre el expurgo.
Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio de Gracia y Justicia (R. D. 12
mayo 1854), poco se ha avanzado. Sólo existen criterios Generales, sin un compromiso desde
arriba.
El artículo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 está dedicado. Actualmente al
recaer muchas de las competencias de archivos en las Comunidades Autónomas éstas lo han
recogido, sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio reglamentos.
70
Archivo de Trámite
4.3. Consersvación por muestreo
Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de series tan voluminosas cuya
conservación total se hace imposible (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta)
plantea una conservación parcial, partiendo de un muestreo, el “chantillange” dicen los franceses.
Muestreo es una pequeña parte separada de un todo para ilustrar las notas del conjunto, o, dicho
de otra manera, “una fracción representativa” o bien “una pequeña cantidad de cualquier cosa
destinadaa dar idea de la totalidad”
Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los conservados sean representativos
del conjunto.
Para llevar a cabo esta práctica habrá que partir primero, de conveniencia de la eliminación, sin
llegar a la destrucción total, segundo, de la existencia de series homogéneas y repetitivas.
Generalmente un muestro no podrá aplicarse documentación cartográfica o audiovisual. Cuanto
mayor sea la muestra, tanto mejor representada quedará la información que perdure, aunque el
porcentaje puede variar entre un 10% y un 1%, en algunos casos.
El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguientes métodos de muestreo:
a) Ejemplar o modelo.
b) Selectivo o cualitativo.
e) Sistemático (cronológico, topográfico, alfabético, numérico).
d) Aleatorio.
a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar uno o varios ejemplares a fin de iliustrar
la práctica administrativa de una época.
b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos más importantes o significativos de
una clase. Tiene el peligro del subjetivismo, de aquí la importancia de indicar siempre los
criterios observados en la selección.
c) El muestreo sistemático es aquél que precisa necesariamente la homogenidad de la serie y
elimina periódicamente, conservando bien un año, un mes, bien los expedientes -ordenados
alfabéticamente- correspondientes a una letra o bien conserva numéricamente en expediente
cada tantos eliminados.
d) El muestreo aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los
elementos pueden ser igualmente representativos.
5. Bibliografía.
RICKS, Ariel: La administración de documentos como función archivística , “Actas del 8 Congreso
Internaciona de Archivos”, Washington, 1976, “Archivum” XXVI, 1979.
UNESCO, Consulation d’experts en vue de I’etablissement d’un programe a long terme en matiére
de gestion des documents e des archives (Ramp) dans le cadre da programe general d’information.
Rapport final, 14-16 mayo, 1979 (PGI/79/WS10)
71
Guía de
autoaprendizaje
F. Meyer: La gestión des documents et le tri, “Les archives”, extrait de “ALA World Enciclopedia of
library of information services”, 1980, traduction M. Duchein, C.I.A. 1982, pág. 10.
CONDI, Ma. Luisa: La gestion de documentos en al Administración, “Boletín de ANABAD, XXXIII,
1983, nO. 3, julio-septiembre, págs. 465-469.
RHOADS, James b.: La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales
de información, Estudio RAMP, París 1989.
Para transferencias y expurgos: (además de las obras citadas a pie de página”.
C. J. H: The selection of archives for permanent preservation. Actas del III Congreso Internacional,
Florencia. 1956. “Archivum”. VI, 1956, págs. 25-42.
BAZAN LASCANO, Marcelo: El descarte, “Revista del Archivo General de la Nación”. II no. 2,
Bueneos Aires, 1973, págs. 25-51.
CORTES ALONSO, Vicenta: Urgencias archivísticas: las transferencias, los expurgos, “Boletín
de ANABAD”, XXX, 3, julio-septiembre, 1980, págs, 361-375.
Transferencias y Expurgos en “Archivística”, Sevilla, 1983, págs. 147-163.
72
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996
73
Guía de
autoaprendizaje
74
Archivo de Trámite
III Sesión Plenaria
Informe Principal
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996
INTERACCION ENTRE LA TEORIA Y LA PRACTICA ARCHIVISTICAS, DESDE LA
PUBLICACION DEL MANUAL HOLANDES EN 1898 TERRY COOK NATIONAL ARCHIVES
OF CANADA (CANADA)
POR
TERRY COOK
National Archives of Canada
Prólogo: Memoria, archivos e historia de los archivos
La historia del pensamiento archivístico en este siglo refleja la interacción de la teoría y la práctica
de esta disciplina que archiveros de todo el mundo han ejercido para conservar la memoria del
mundo1.
Según Jean-Pierre Wallot, Archivero Nacional de Canadá y Presidente del CIA, estamos
“construyendo una memoria viva para la historia de nuestro presente”. Las “casas de la memoria”
fruto de este proceso contienen «las claves de la memoria colectiva” de los países y los pueblos.
Los ciudadanos del mundo pueden así abrir las puertas al bienestar personal y social, bienestar
que proviene de experimentar una continuidad con el pasado, el sentimiento de tener raíces, de
pertenecer a algo, de identidad2. Los archiveros saben que en la mitología griega la Memoria es
la Madre de todas las Musas. A través de ella, la sociedad puede crecer hasta alcanzar una
madurez sana y creativa.
Ahora bien, esta memoria social o colectiva no se ha ido formando fortuitamente a lo largo de la
historia, ni están sus resultados libres de polémica. En un entorno postmodernista, los historiadores
estudian ahora muy minuciosamente los procesos que con el tiempo han ido definiendo qué valía
la pena recordar y, algo igualmente importante, qué quedaba relegado al olvido. El erudito francés
Jacques Le Goff se refiere a la política de la memoria archivística: desde tiempos antiguos, los
poderosos han decidido quién podía hablar y quién estaba obligado a callar. De hecho, los archivos
tienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el poder y marginar al “otro”.
La historiadora estadounidense Gerda Lemer, por ejemplo, en un convincente recorrido histórico
que va desde la Edad Media hasta nuestro siglo, muestra la exclusión de las mujeres de los
instrumentos e instituciones deque dispone la sociedad para guardar su memoria, incluyendo los
archivos. Asimismo, los archiveros de los países en desarrollo se preguntan si los conceptos
clásicos en materia de archivos, que surgieron de la cultura europea escrita, son los más apropiados
para preservar las memorias de las culturas orales. Para resumir: cualquier acto en el que la
sociedad recuerde tiene repercusiones transcendentales. Como afirma el novelista Milan Kundera,
«la lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido”3. Pero, ¿la memoria de quién?
¿Y quién establece la lucha?
Si consideramos la historia de los archivos, ¿cómo han reflejado los archiveros estas realidades
sociales de más amplia trascendencia a medida que construían sus casas de la memoria? ¿Qué
75
Guía de
autoaprendizaje
supuestos, conceptos y estrategias han utilizado, consciente o inconscientemente, y por qué?
¿Cómo han cambiado éstas con el tiempo, y por qué? ¿Qué estructuras de poder y fuerzas
sociales predominantes han influido en sus planteamientos intelectuales? Para responder a estas
preguntas necesitamos una historia intelectual de nuestra profesión. Necesitamos comprender
mejor nuestra propia política de la memoria. La canadiense Barbara Craig, profesora de archivística,
ha expuesto la cuestión con elocuencia: “Así como la identidad personal está anclada en un fuerte
sentimiento histórico lo mismo le ocurre a nuestra identidad profesional -ambas provienen de la
capacidad de experimentar ... una continuidad. Si no hay nada en el pasado en lo que valga la
pena fijarse, y además con orgullo, no hay nada en lo que podamos cifrar nuestras esperanzas de
futuro»4. Sin una continuidad con el pasado, los rumbos del futuro carecen de legitimidad. Si no
comprendemos los esfuerzos intelectuales de nuestros antecesores, perdemos el beneficio de
sus experiencias.
Un viaje de exploración por el discurso archivístico: Nota metodológica
Para analizar la historia de las ideas archivísticas desde 1898 es necesario prestar oídos al discurso
archivístico de este siglo. Es necesario volver a los debates profesionales que han mantenido los
archiveros más prominentes sobre su trabajo. Es necesario volver a oír, y comprender, sus
supuestos, ideas y conceptos, en vez de limitarse a tratar de la interacción de la teoría y la
práctica per se.
En este enfoque, la “teoría” archivística no se refiere a una serie inmutable de principios inamovibles,
ni el ‘teórico” a sus constantes defensores a través de contextos variables en cuanto a la práctica.
Este tipo de perspectiva y metodología histórica resulta demasiado modernista y demasiado
positivista para un observador de finales del siglo XX. El pensamiento archivístico en este siglo
debe considerarse, más bien, como algo en constante evolución, algo que se transforma
continuamente para adaptarse a los cambios radicales que se van produciendo en la naturaleza
de los documentos, en los organismos que los producen, en los sistemas de gestión y tratamiento
de archivos, en la utilización de los archivos y en las tendencias culturales, jurídicas, tecnológicas,
sociales y filosóficas de la sociedad. Las ideas archivísticas que se formaron en una época y lugar
determinados reflejaban muchos de estos factores externos; con frecuencia estas ideas se
reconstruyen, o incluso se redescubren, en otro tiempo y lugar, o se van moldeando de generación
en generación en el mismo tiempo y lugar. Los mejores teóricos en materia de archivos son los
que han sido capaces de reconocer y expresar estos tremendos cambios sociales para luego
abordar conceptualmente sus repercusiones en el ejercicio de la profesión y en el pensamiento
archivístico. Esta articulación forma nuestro discurso colectivo, nuestra narrativa profesional, y
constituye, por tanto, el núcleo de la historia intelectual de nuestros archivos.
Al examinar el discurso archivístico de este siglo, he centrado mi análisis en una serie de
prominentes pensadores europeos, norteamericanos y australianos cuyas obras han encontrado
expresión en fuentes en lengua inglesa. Por supuesto, existen muchas tradiciones archívisticas
que se encuentran fuera de mi propio ámbito geográfico y língüístico. Los organizadores del
Congreso han elaborado muy acertadamente el programa para que otros ponentes puedan abordar
estas amplias lagunas en mis conocimientos. A pesar de ello. Espero que mi análisis descubra
algunas tendencias históricas que tengan algo de universalidad, incluso dentro de este gran
pluralismo que caracteriza al Congreso Internacional de Archivos. Si bien me hago eco de autores
particulares, espero que los temas que han abordado trasciendan sus propias circunstancias
nacionaies y lingüísticas y sean asi de interés para toda la comunidad mundial de archiveros.
76
Archivo de Trámite
El Manual Holandés de 1898: Definición de principios archivísticos
Hace casi cien años, el trío holandés formado por Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin
publicó su famoso Manual for the Arrangement and Description of Archives. Por ello, ha sido muy
oportuno que el Comité encargado del Programa del Congreso, al decidir el tema de esta
conferencia, optara por celebrar el centenario de esta importante contribución holandesa y su
repercusión a nivel mundial.
Resulta evidente que la obra de Muller, Fruin y Feith no surgió de la nada en la última década del
siglo pasado. Los archivos existían desde hacía muchos siglos, fueran de un tipo u otro, pero los
principios archivísticos modernos per se, a pesar de ciertos precedentes bastante obscuros, no
llegaron a formularse con detalle hasta la Francía y la Alemania del siglo XIX5.
Sin embargo, resulta irónico que no fueran ni franceses ni alemanes los autores de los importantes
tratados que expusieron estos principios a la atención de todo el mundo a principios del siglo XX,
sino archiveros, holandeses, ingleses e italianos6. De estos tratados, el holandés es el que ha
tenido mayor influencia, por ser el primero en publicarse y el único traducido al francés, alemán,
inglés, italiano, portugués y chino.
La mayor aportación que hicieron los autores holandeses consistió en articular los principios (o
«reglas”, como ellos los llamaron) más importantes relativos tanto a la naturaleza como al
tratamiento de los archivos. El trio expuso en su primera regla, que para ellos “la base sobre la
que de apoyarse todo” era que los archivos son “el conjunto de los documentos escritos, dibujos
y material impreso que hay recibido o producido oficialmente un organismo administrativo o uno
de sus funcionarios...” Las reglas 8 y 16 enunciaban los pilares gemelos de la teoría archivística
clásica: los archivos así definidos “se mantendrán cuidadosamente separados” y no se mezclarán
con los archivos de otros productores ni se organizarán siguiendo un orden artificial en función de
la cronología, geografía o tema; y la organización de dichos archivos “se basará en la organización
original de la colección documental, que en general se corresponde con la organización del
organismo administrativo que lo ha producido”. Así, en terminos sencillos, se encuentran definidos
el concepto de la procedencia y el del orden orginal. Esta última regla, según la cual se ha de
respetar, y, si es necesario, reestablecer el sistema original de archivado y clasificación utilizado
por el productor, fue considerada por los autores holandeses como Ia más importante de todas ...
de la que surgen todas las demás»7. Creían que respetando así la organización de los sistemas
originales de archivado se podría elucidar el contexto administrativo en el que fueron producidos
los documentos.
Ahora le reconocemos ciertas limitaciones a este Manual pionero. Como ya se ha consignado,
trata fundamentalmente de organización y descripción, como se refleja en el propio título de la
obra: tiene poco que decir sobre la valoración y selección tal y como las entendemos en la
actualidad. Trata de los documentos administrativos, públicos o de entidades y de su ordenada
transferencia a los archivos para conservar su orden y clasificación originales; relega los archivos
privados y personales al ámbito de las bibliotecas y bibliotecarios. Y lo que es más importante, el
Manual se basa en la experiencia de los propios autores tanto con una cantidad ilimitada de
documentos medievales que se prestaban a un minucioso análisis diplomático, como con
documentos procedentes de departamentos con registros bien organizados en administraciones
estables. Dicha experiencia les llevó directamente a la suposición de que, como se ha expuesto
anteriormente, Ia organización original del archivo” en la institución productora se correspondería
“en líneas generales con la organización de la Administración que lo produjo”8, lo que ya no es
cierto en el caso de los organismos modernos, donde existe un gran número de sistemas de
archivado en muchos soportes en un gran número de suboficinas que ya no guardan una estrecha
77
Guía de
autoaprendizaje
correspondencia con la organización estructural interna y las múltiples funciones del organismo
productor. Además, la revolución informática y la revolución de las telecomunicaciones han
acelerado vertiginosamente este proceso de descentralización y difusión hasta el punto de que
las funciones operativas atraviesan en la actualidad todo tipo de demarcaciones estructurales u
organizativas. Y éste es el motivo que explica la disonancia que ha surgido recientemente entre
los principios archivísticos de valoración y los de organización y descripción. Para la valoración
archivística moderna es esencial contar con un conocimiento detallado de las estructuras, funciones
y actividades administrativas, que evolucionan rápidamente, conocimiento que también resulta
imprescindible para la reestructuración de los procesos de trabajo y el diseño de sistemas
informáticos. Pero este conocimiento ya no es fruto únicamente del estudio de los documentos
según las clásicas metodologías holandesas concebidas para la organización y la descripción de
archivos.
Los autores holandeses describieron con precisión lo que veían en los registros y estructuras
administrativas de su época, y ciñéndose a esta experiencia enunciaron los principios profesionales
esenciales. Pero estos principios en ocasiones se han defendido muy rígidamente o se han
interpretado con demasiada literalidad, cuando las estructuras administrativas del siglo XX han
experimentado importantísimos cambios. Esto no es culpa de los autores holandeses, sino más
bien un tributo al carácter convincente de su obra. Precisamente el Manual holandés es muy
importante porque es en esta obra donde, por vez primera, se codifica la teoría archvística europea
y se enuncia una metodología para el tratamiento de archivos, que ha ejercido una gran influencia
en nuestra teoría y nuestra práctica colectivas. Su influencia fue tan grande que aún muchos
años después, en 1956, el estadounidense Theodore R. Schellenberg, teórico de la archivística,
llamó al Manual holandés “una Biblia para los archiveros modernos”
Sir Hilary Jenkinson y la inviolabilidad de las pruebas
Veinticuatro años después de publicarse el libro holandés, Hilary Jenkinson publicó el segundo
gran tratado sobre teoría y práctica archivísticas. La defensa que Jenkinson hace en su obra de
los archivos como prueba imparcial y su visión del archivero como guardián de las pruebas se han
convertido en el toque de trompeta de nuestra profesión. En un párrafo que aparece en nada
menos que cuatro de sus discursosl2, Jenkínson exclama:
La carrera del archivero es una carrera de servicio. Existe para hacer posible el trabajo de otros... Su
Credo es la Inviolabilidad de las Pruebas; su Cometido, Conservar hasta el último vestigio de las
Pruebas pertenecientes a los Documentos bajo su custodia, su objetivo es ofrecer, sin perjuicio o
vacilación, los Medios del Conocimiento a todos los que deseen conocerlos...El buen archivero es
quizás el más desinteresado devoto de la Verdad que proporciona el Mundo moderno.
Jenkinson afirma que, si los documentos son los subproductos espontáneos de la Administración,
testimonio puro de actos y actuaciones no se ha de permitir ninguna interferencia después de su
producción, puesto que si no se estaría socavando su propia naturaleza de prueba imparcial de
los hechos. Si se quiere conservar en un archivo la “inocencia” de los documentos, toda valoración
por parte del archivero es totalmente impropia. Así, si el archivero ejercita su “juicio personal”,
estaría empañando la imparcialidad de los documentos como prueba testimonial, como también
lo haría cualquier criterio de conservarlos para satisfacer las necesidades presentes o futuras de
los investigadores. El papel del archivero era custodiar archivos, no en crearlos. La solución de
Jenkinson consistió en hacer recaer en el productor de los documentos la incómoda tarea de
reducir el ingente volumen de la documentación moderna, convirtiendo así a la Administración en
“el único instrumento para la selección y eliminación de sus propios documentos...” Los archiveros
78
Archivo de Trámite
se harían entonces cargo de los documentos restantes. dispensándoles el mismo trato que a la
documentación medieval y de principios de la época moderna, respecto a la cual no era necesario
llevar a cabo ninguna eliminación en los archivos. Aunque el propio Jenkinson expresa el temor
de que la Administración no destruya lo suficiente o destruya demasiado o produzca documentos
en los que las consideraciones de carácter histórico tengan el mismo peso que el deber de
proporcionar prueba imparcial de las actuaciones, no ofrece una solución satisfactoria a ninguno
de estos dilemas13.
El archivero estadounidense Gerald Ham hizo hace poco una observaciones sobre este dilema
jenkinsoniano: “Permitiendo al productor determinar cuál habrá de ser el documento de
conservación permanente, se resuelve el problema de la complejidad, temporalidad y volumen de
la documentación contemporánea limitándose a ignorarlo”14. Además, el planteamiento de
Jenkinson puede animar a ciertos productores de documentos, como los presidentes
estadounidenses Richard Nixon o George Bush, a destruir o alejar del escrutinio público (y por
tanto de la responsabilidad democrática) los documentos que contengan testimonios desfavorables
de determinadas actuaciones durante su mandado. Si se llevara a sus externos, el planteamiento
de Jenkinson permitiría que el patrimonio archvístico aoptara enteramente la forma impuesta por
la ideología “oficial” del Estado.15
En su concepto de “grupo documental” [archive group], Jenkinson intentó abarcar la totalidad de
los documentos “fruto de la labor de una Administración que era un todo orgánico, autónomo,
capaz de resolver con independencia, sin el concurso de ninguna otra autoridad, todos los aspectos
de los asuntos que se le pudieran someter en el curso normal de su actividad.” La referencia de
Jenkinson a una “Administración que era un todo orgánico” es otro ejemplo del enfoque que
aplica en su obra, que, al igual que la del trío holandés, se centra en los documentos medievales
y del comienzo de la época moderna, con sus series cerradas, sus productores estables y muertos
desde hacía mucho tiempo y su condición de documentos heredados del pasado16.
En 1906, Jenkinson empezó a trabajar en el Public Record Office de Londres, donde su labor se
centró casi exclusivamente en los documentos medievales y los más antiguos del Estado nacional.
Esta experiencia explica su insistencia en el carácter jurídico de los documentos, así como en sus
características probatorias. Sus supuestos archivísticos reflejan también la identificación personal
de Jenkinson con la cultura corporativa del funcionariado británico de la preguerra, que refuerza
su fe en el administrador público como persona honorable, educada y civilizada, capaz de aplicar
juicios desinteresados en lo concerniente a la conservación de los documentos. En lo que se
refiere al supuesto de que la “Verdad” se descubría gracias a los documentos, o que el archivero
era un “guardián” neutral e imparcial, Jenkinson se limitaba a reflejar fielmente el positivismo
empírico de la historiografía que él conocía en profundidad. En resumen, las opiniones de Jenkinson
sobre la valoración ya no son válidas para los documentos modernos ni con respecto a las
expectativas de la sociedad moderna para con los archivos, y sus perspectivas sobre el carácter
estable de las administraciones o el orden inmutable de la organización de los archivos no resultan
muy útiles para resolver los problemas actuales de descripción. Pero su enérgica defensa del
carácter probatorio de los documentos sigue inspirando, acertada y justamente, a los archiveros
de todo el mundo17.
Hay dos temas generales que surgen en la historia de las ideas archivísticas europeas hasta
1930: los principios archivísticos se derivaban fundamentalmente de la resolución de problemas
relativos a la organización y descripción de la documentación más antigua; y estos principios
reflejan en gran medida la época y lugar de los autores y el tipo de documentos con los que se
encontraron. Estos dos temas vuelven a surgir en la obra del notable teórico italiano Eugenio
Casanova, cuya publicación más importante apareció en 1923. Como Jenkinson y el trío holandés,
79
Guía de
autoaprendizaje
y también otros autores anteriores en el campo de la diplomática, Casanova reflejaba las corrientes
intectuales predominantes en el siglo XIX y principios del XX cuando, en palabras de Oddo Bucci,
“aportó a la disciplina su orientación empírica, la eirgió como ciencia descriptiva y se aplicó el
imperativo de la historigrafía positivista, cuyo objetivo era la cumulación de hechos más que la
elaboración de conceptos...”
Pero esta historiografía positivista y este empirismo basado en “hechos” hace tiempo que quedaron
desacreditados. Por consiguiente, han de reconceptualizarse los principios archivísticos que
surgieron en esa epoca de modo que reflejen una sociedad transformada y las elaboraciones
Intelectuales que la acompañan. A este respecto, Bucci señala que fundamentalmente los nuevos
cambios sociales “socavan los hábitos y las normas de conducta, e implican asi una ruptura con
los principios que durante mucho tiempo han regido los procesos de producción, transmisión,
conservación y utilización de los documentos. Esta claro”, sigue diciendo, «que las profundas
innovaciones en el ejercicio de la profesión son cada vez más incompatibles con el mantenimiento
de una doctrina que busca permanecer enclaustrada tras los baluartes de sus principios
tradicionales”. Lo que Bucci nos dice de Casanova, igualmente cierto en el caso de Jenkinson y
del trío holandés, es que los principios archivísticos no son algo inamovible en el tiempo, sino que,
como ocurre en la propia historia, o en la literatura, o en la filosofía, cada generación vuelve a
interpretarlos18.
La voz americana: T.R. Schellenberg y los usuarios de los archivos
La iniciativa que surgió a continuación para articular el discurso archivístico procedió de !os EEUU.
Como no se podían permitir el lujo de formular principios archivísticos en función del análisis
meticuloso de un limitado número de documentos antiguos, no: eran capaces de basarse
exclusivamente en la “ciencia descriptiva” de Casanova, Jenkinson y los autores holandeses, los
archiveros americanos emprendieron su andadura profesional colectiva frente al creciente problema
de los documentos contemporáneos, de los que sólo una pequeñísima parte se podría conservar
de forma permanente en los archivos.
Cuando se fundó el Archivo Nacional de Washington, en 1934, heredó una apabullante masa de
documentación federal acumulada, de aproximadamente un millón de metros, que iba creciendo
a un ritmo de más de 60,000 metros al año. Esta situación se tradujo en dos resultados principales:
el primero fue la aparición en Norteamérica de una nueva profesión, la de gestor de documentos,
para ayudar a los organismos a enfrentarse a esta avalancha de papel; el segundo consistió en
una clara reorientación de la profesión en Norteamérica , reorientación que también se dejó sentir
allí donde se leían y traducían esta ideas tan influyentes.
Margaret Cross Norton, una escritora pionera en materia de archivos y Archivera Jefe del Estado
de Illinois, afirmó en 1944 que a la vista del increible volumenal que habían llegado los documentos
modernos “es evidente que no es posible que ningún organismo conserve todos los documentos
fruto de su actividad”. Y sigue diciendo, consciente de que esta idea contrasta con las de Jenkinson:
“El enfoque de la labor archivística se ha desplazadode la conservación de los documentos a la
selección de los documentos que se van a conservar”. Philip C. Brooks, un eminente pensador
del Archivo Nacional de EE.UU, fue muy explícito en las críticas que verió contra la idea de
Jenkinson de que los archiveros pueden mantenerse “al margen de toda responsabilidad en lo
que atañe a la forma en que los organismos públicos gestionan sus documentos”, lo que
sencillamente se traduciría en una situación en la que “demasiados documentos recibirían un
tratamiento incorrecto, o incluso se pederían, antes de que los archiveros se hiciesen cargo de su
80
Archivo de Trámite
custodia”. A raíz de estas preocupaciones surgió el concepto americano del “ciclo de vida”, según
el cual los documentos son en primer lugar organizados y utilizados de manera activa por sus
productores, una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico, hay un segundo
período en el que éstos son almacenados en centros externos específicos [records centres], y
luego, cuando ya no tiene ninguna utilidad operativa, son “seleccionados” como documentos con
valor archivístico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos
sin valor archivístico y se eliminan. La persona que mejor describió cómo realizar esta labor de
selección fue Theodore R. Schellenberg.
Al elaborar estos criterios de selección o valoración, Schellenberg se convirtió en el “padre de la
teoría de la valoración en los Estados Unidos” Afirmó que los documentos tienen valores primarios
y secundarios. El valor primario se refiere al grado en el que los documentos satisfacen las
necesidades administrativas inmediatas de sus productores - algo parecído a lo que promulgara
Jenkinson al asignar a los administradores” la tarea de determinar el valor a largo plazo de los
documentos. Los valores secundarios que Schellenberg subdividió en valores probatorios e
informativos, eran algo distinto, puesto que reflejaban la importancia de los documentos para la
investigación secundaria que realizaran posteriormente otros usuarios, y no para la utilización
primaria por parte de su productor original. Sobre este punto Schellenberg negó expresamente
que su "valor probatorio” tuviera que ver con el significado que Jenkinson atribuía a los archivos
como "prueba” o testimonio. Para Schellenberg, los valores probatorios la importancia que los
documentos tienen para los investigadores, no para los administradores, a la hora de documentar
las funciones, programas, políticas y proecedimientos del productor. Estos valores los establecía,
tras las funciones, programas, políticas e investigación y análisis correspondientes, el archivero
de Schellenberg, no el administrador de Jenkinson. El valor informativo, la otra mitad de los
valores secundarios, se refería al contenido de los documentos relativos a las “personas físicas y
jurídicas, cosas, problemas, condiciones y demás” propias de “la actuación de la propia
Administración”. Se dejaba de nuevo en manos del archivero el decidir cuál era el contenido
informativo importante y cuál no lo era; decisión que tomaría basándose en su formación histórica
y consultando con “especialistas en la materia”, a fin de reflejar el mayor número posible de
enfoques de investigación. Este valor informativo era el más importante, considerando su “utilidad
... para documentar más ampliamente la vida americana”23. Muy en línea con el enfoque que
aplica a estas cuestiones de la investigación secundaria, a Schellenberg le honra haberse esforzado
mucho más que el trío holandés o Jenkinson en tender puentes entre archiveros y bibliotecarios,
y entre los archiveros a cargo de documentos institucionales y los responsables de archivos
privados24. El legado global de Schellenberg consistió, sin embargo, en cambiar el enfoque de los
archiveros, desplazándolo de las características intrínsecas de los documentos a su contenido.
Schellenberg y sus colegas estadounidenses introdujeron otro importante cambio en el pensamiento
archivístico. Los holandeses y Jenkinson creían que todo documento generado o recibido por una
administración era un documento de conservación permanente [archives]. Para Schellenberg, los
“documentos de archivo” [archives] eran únicamente aquella pequña porción escogida por el
archivero para ser conservada de forma permanente, de entre un conjunto inicial de documentos
mucho más amplio, que él denominó “records”. Los records eran de la incumbencia de los records
managers [gestores de documentos] y de las instituciones productoras; los archives eran
competencia de los archiveros y de los archivos.A pesar de la buena cooperación que existe entre
ambas profesiones, la distinción que hace Schellenberg entre records y archives ha tendido a
recalcar sus diferencias más que sus similitudes. Este legado plantea problemas estratégicos a
los archiveros en un mundo informatizado, porque los documentos informáticos requieren
específicamente una intervención directa y por adelantado [up-front] de los archiveros si se quiere
preservar su valor probatorio25.
81
Guía de
autoaprendizaje
En organización y descripción, Schellenberg inventó el concepto de record group como instrumento
para abordar el enorme volumen de documentos generado por una “Administración
extremadamente compleja”, en la que, según sus propias palabras “ninguna unidad administrativa
reúne los requisitos exigidos por Jenkinson [para el record group] ... de integridad e
independencia...” Schellenberg señaló acertadamente que en las administraciones modernas “todas
las unidades están interrelacionadas y muy pocas son totalmente independientes a la hora de
gestionar los asuntos que son de su incumbencia”. Debido a esta complejidad de la Administración
y al enorme volumen de los documentos, para la creación de un record group americano se
“considera la cantidad, así como la procedencia” como criterio. Tal planteamiento resulta
necesariamente “un tanto arbitrarío”, puesto que estos factores prácticos varían en el tiempo y en
el espacio a la hora de evaluar Ia conveniencia de hacer que la unidad tenga el tamaño y las
características adecuadas para la organización y la descripción y para la publicación de
inventarios.”26 Allí donde se ha aplicado el concepto del record group también se han introducido
muchos de estos sesgos arbitrarios y prácticos, hasta el extremo en que algunos críticos afirman
en la actualidad que el concepto oscurece la procedencia más de lo que la protege27.
Schellenberg fue mordaz en sus críticas contra Jenkinson: “Estoy harto de que me citen a un viejo
fósil; como autoridad en temas de archivos”28. En vez de permitir que los “administradores” de
Jenkinson decidieran lo que tenía que estar en los archivos, Schellenberg insistió en que eran los
propios archiveros los que debían tomar esta decisión tan importante y colaborar con los gestores
de documentos para ejercer influencia sobre la configuración futura de la documentación de carácter
histórico. Lejos de negarse a la eliminación, el proceso que culminó con la destrucción de millones
de metros de documentos federales estadounidenses. En lugar de insistir sobre la supuesta pureza
del fonds d’archives europeo o del archive group de Jenkinson, Schellenberg popularizó el record
group como ejercicio para llegar a un compromiso aparentemente adecuado para la organización
y la descripción de los documentos de unos organismos públicos muy complejos. Y en todo ello
Schellenberg reflejó la cultura política contemporánea en EEUU, la cultura del “estatismo del
‘New Deal’, que recalca las ventajas de la tecnocracia en la gestión y de la eficacia”, en la que el
archivero que Schellenberg imagina sirve como un “miembro activo más del equipo directivo de
su empresa...”29. Al contrario que Jenkinson, Schellenberg previó el futuro en vez de defender el
pasado, además de haber unido las técnicas de gestión y el academicismo histórico en los archivos.
No obstante, algunos de los compromisos por los que abogaban estas ideas, sobre todo cuando
sus sucesores americanos ampliaron el ámbito de estos compromisos, suscitaron más adelante
bastante polémica entre los archiveros.
Una de estas cuestiones se refiere al concepto de los archivos definidos en función de su uso. Al
establecer los valores secundarios, sobre todo los informativos, varios archiveros norteamericanos
posteriores a Schellenberg le dieron mucha importancia (mucha más que Schellenberg) al uso
previsto de los archivos por parte de estudiosos, y sobre todo por parte de historiadores, como
factor esencial a la hora de decidir qué documentos tienen valor histórico.
“Las últimas tendencias historiográficas son de primordial importancia para nosostros”; éste fue el
consejo, en materia de valoración y selección, que ofreció Meyer H. Fishbein, un adelantado pensador
que trabajó en el National Archives and Records Service durante los años 60 y 70 30. Maynard Brichford,
en el manual de valoración que aprobó la Society of American Archivists en 1977, afirmaba que “el
éxito de la valoración y selección está directamente relacionado con el papel protagonista que
desempeña el archivero como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la
valoración debe abordar los documentos ...evaluando la demanda en función de la utilización de los
documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prevé que harán en el
futuro... Al tomar una decisión, se consideran las necesidades de contar con fuentes documentales a
largo plazo y la demanda potencial por parte de los estudiosos” 31. No obstante, estos planteamientos
82
Archivo de Trámite
que se basan en el uso de los documentos para definir la propia naturaleza de los archivos desembocan,
según las objeciones de Gerald Ham, en “un proceso de selección tan aleatorio, tan fragmentado, tan
descoordinado, e incluso y con demasiada frecuencia, tan accidental ... [y que, además,] refleja con
harta frecuencia unos intereses de investigación muy limitados, y no el amplio espectro de la experiencia
humana. Si no podemos salvar estos obstáculos [advierte Ham] el archivero acabará siendo en el
mejor de los casos una mera veleta a merced de los cambiantes vientos de la historiografía”32. Además,
esta forma de plantearse los documentos históricos en función de su utilización saca a los documentos
de su contexto orgánico, en el seno de las actividades de su productor, e impone criterios relativos
tanto a la valoración como a la descripción que son ajenos a los propios documentos y a su procedencia.
La orientación que el archivero debe darle a la valoración asi como la definición de “valor
archivístico”, se van apartando de los procesos de producción de los documentos y de los propios
organismos productores y, así, los partidarios de este tipo de valoración acaban reduciendo la
teoría archivística a una especie de “mucho ruido y pocas nueces” [much ado about shelving],
esto es, un puñado de normas prácticas encaminadas a suplementar lo que para ellos es la clave
de los conocimientos de un archivero: el contenido histórico de los documentos, la historiografía
y las expectativas y deseos de los usuarios34.
Análisis social y evaluación funcional. Una perspectiva más amplia.
Si los archiveros no se van a encargar (como propugnaban Schellenberg y sus seguidores) de
seleccionar, recoger y describir como documentos de conservación permanente sobre todo aquellos
que quieren los historiadores y otros usuarios: si los archiveros no pueden (tal como recomendara
Jenkinson) aceptar que el productor de los documentos es capaz de decidir imparcialmente qué
documentos van a conservarse aparte del reducido número necesario para cumplir las limitadas
obligaciones del organismo en cuestión, ¿qué van a hacer los archiveros? De Alemania, Estados
Unidos y Canadá han surgido respuestas a esta pregunta, asi como planteamientos alternativos.
En la creencia de que los archivos deben reflejar la sociedad que los ha generado de una forma
más global, estos “planteamientos sociales” se internan en nuevas concepciones de la teoría y
metodología archivísticas. Esta perspectiva representa un cambio fundamental en el discurso
archivístico, que pasa de ser un discurso centrado en el Estado a reflejar la sociedad más amplia
a la que éste sirve35.
Desde la época del trío holandés, pasando por Jenkinson y Casanova, e incluso llegando a los
norteamericanos y su gestión de documentos en la Administración, ha sido el Estado el que
tradicionalmente ha fundado los archivos, para servirle y formando parte de su estructura jerárquica
y cultura organizativa. No es, pues, sorprendente que la teoría archivística buscara legitimarse en
las teorías, modelos y ejemplos estatistas. Este ya no es el caso. A finales del siglo XX, la actitud
del público hacia los archivos, o por lo menos hacia los archivos que se sostienen con los impuestos
del contribuyente, ha cambiado de forma radica: los archivos son ahora del pueblo, para el pueblo,
e incluso también por el pueblo 36. Muy pocos ciudadanos estarían de acuerdo en gastar
considerables cantidades de dinero para financiar archivos cuyo contenido principal es un diálogo
entre burócratas. Para justificar los archivos ante el ciudadano medio todavía se puede seguir
invocando la responsabilidad de la Administración y la protección de los derechos individuales,
pero hay mucho más: los archivos le ofrecen al público un sentimiento de raíces, de identidad, de
orientación, de historia y de memoria colectiva. Pero en general los archiveros han tardado en
reconocer este cambio, y también han tardado en desplazar las bases sobre las que articulan sus
principios y sus prácticas desde unos modelos de tipo estatista a unos modelos sociales.
83
Guía de
autoaprendizaje
En el tema del apuntalamiento filosófico de la valoración archivística, el alemán Has Booms es
quizás el pensador más importante. La suya fue también una de las primeras voces que se alzaron
a favor de un nuevo paradigma social para los archivos. Booms reaccionó contra los peores
excesos del paradigma estatista tradicional, según el cual se imponen los valores ideológicos del
Estado en la propia definición de documento de archivo, afirmando que debe permitirsele a la
sociedad definir la esencia de sus propios valores, y que estos valores se han de reflejar en los
documentos de archivo de forma representativa. Booms escribió: “Si existe algo o alguien calificado
para otorgar legitimidad a la valoración archivística, es la propia sociedad, y las opiniones públicas
que expresa, dando por supuesto, obviamente, que éstas puedan formarse libremente. El público
y la opinión pública ... sancionan [todas] las actuaciones públicas, generan en esencia el proceso
sociopolítico y legitiman la autoridad política. ¿Es que no podría también proporcionar la orientación
fundamental que debe seguir la valoración?”37. Su idea básica es que la sociedad, no los usuarios
de Schellenberg ni los administrradores estatales de Jenkinson, debe generar los valores que
definan la “importancia” y, por tanto, la significación archivística y lo que se ha de conservar de
forma permanente en los archivos. Con esto se llevó al siguiente corolario: “los archiveros necesitan
considerar los valores de los contemporáneos de los documentos, a favor de los cuales se
produjeron los documentos”. En 1991, Booms afirmó que la mejor forma de identificar los valores
sociales no consiste en investigar directamente la dinámica social y la opinión pública, sino en un
planteamiento indirecto mediante el cual se investiguen las funciones de los principales productores
de documentos que la sociedad designa para que hagan realidad sus necesidades y deseos.
Booms dijo que “los archiveros necesitan un análisis práctico de las funciones de la producción
documental que les ayude a vincular las necesidades de documentación... con los propios
documentos.” De esta forma, se produce una “transición inmediata” de unos valores sociales
ciertamente amorfos a la procedencia concreta de los documentos, que se expresa a través de la
funcionalidad de los organismos productores; motivo “por el cual la procedencia debe seguir
siendo la base inmutable del proceso de valoración” 38.
El planteamiento de Booms, que refleja los valores sociales a trravés de las funciones del organismo
productor de los documentos, forma también parte de la orientación que sigue la nueva estrategia
de la "macrovaloración” que se implantó en el Archivo Nacional de Canadá en 1991, y que yo
llevaba enunciando en mis propios escritos teóricos desde finales de los años 80.En el nuevo
planteamiento canadiense el enfoque antiguo, que se centraba en el contenido de los documentos
y que suponía que dicho contenido reflejaba directamente la opinión pública, o las necesidades
de los usuarios o las tendencias históricas, se ha sustituido por uno nuevo que se centra en el
contexto más amplio o “macrocontexto” de los documentos, tal y como se revela a través del
contexto de su producción. Este planteamiento discurre en paralelo a la “transición inmediata” de
Booms, que pasa de unas funciones sociales amorfas a las manifestaciones institucionales
concretas basadas en la procedencia de esas funciones, y así transforma la metodología de la
valoración, que pasa de un marco histórico-documentalista basado en el contenido a otro cuya
base es el contexto y cuyo centro la procedencia39.
Esta reinterpretación canadiense de la procedencia hace de este principio algo más conceptual
que físico, como corresponde a la era del documento informático. La “nueva” procedencia es
asimismo más funcional que estructural, como corresponde a un período en el que la estabilidad
organizativa desaparece pro doquier. Pero insisto en que, no obstante, sigue siendo procedencia,
por medio de la cual las circunstancias contextuales de la producción de los documentos vuelven
al centro del universo de actividades del archivero, y no a través de criterios externos. Ahora bien,
al planteamiento canadiense no le guían los principios holandeses o jenkinsonianos de procedencia
literal, que se basan en la organización y la descripción y afirman que existe una exacta congruencia
entre la función del productor, la estructura del productor y el sistema de organización y tratamiento
de archivos. El planteamiento canadiense reconoce y respeta, no obstante, la intención que subyace
84
Archivo de Trámite
en los principios antiguos, que consistía en vincular la información registrada en los documentos
con el contexto orgánico de la actividad institucional (o personal). Dicho contexto orgánico de
actividad ya no se puede establecer, por lo menos inicialmente, intentando leer o comprender
miles de millones de documentos en papel, por no mencionar a sus escurridizos homólogos
electrónicos o visuales. El trabajo debe centrarse en primer lugar en el propio contexto orgánico,
y por tanto en el análisis y valoración de la importancia de las funciones, programas, actividades
y actuaciones de la Administración. A continuación, las conclusiones de la valoración así realizada
se verifican antes de darlas por definitivas, pero sólo cuando se haya finalizado la valoración a
nivel global (macro-level) de las funciones y los procesos de trabajo 40.
El Archivo Nacional de Holanda ha adoptado al mismo tiempo que los canadienses un método
parecido para la valoración de las funciones de la Administración en vez de valorar los documentos
en particular. En su ambicioso proyecto PIVOT, los holandeses decidieron que”en vez de fijarse
en los principios tradicionales en materia de archivos y gestión de documentos, que de hecho
tienden a seleccionar y retener la información generada por los procesos administrativos, la
estrategia que se propone centra la valoración de la información en el papel que ésta desempeña
en las actividades y labor de Administración. Siguiendo este planteamiento, los organismos
analizarían primero los procesos esenciales para desempeñar su cometido y las tareas necesarias
para realizarlos; la selección y valoración de la información que se utiliza en estas actividades
debe reflejar el valor sopesado de las tareas ... En general, la información que se debe guardar es
aquella necesaria para reconstruir las funciones fundamentales de la Administración. Tanto para
los holandeses como para los canadienses, la valoración no se centra en primer término en los
documentos a nivel individual, sino en las funciones, cometidos o actividades de la Administración
que generan documentos. Sin embargo, el proyecto canadiense se distingue por su ámbito, puesto
que también abarca la interacción del ciudadano con el Estado y las repercusiones que las
actuaciones del Estado suponen para los ciudadanos tal y como se pone de manifiesto en las
case file series, mientras que el proyecto holandés se centra sobre todo en las políticas y tareas
internas y no presta tanto interés a su materialización a nivel de asuntos concretos [case-level
implementation].
La norteamericana Helen Samuels ha elaborado otro planteamiento novedoso, de filosofía “social” más que “estatista”, que ofrece el concepto de la “estrategia para documentar” [documentation strategy]. Consciente de que la escala de la moderna gestión documental [record-keeping]
sólo puede comprenderse a través de un nivel análitico por encima del nivel del propio documento
y de la institución que lo produce. Samuels ha concebido la estrategia para documentar como un
análisis cooperativo multi-institucional que conjuga las actividades de valoración de muchos archivos
con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad.
La estrategia para documentar integra en su análisis los documentos oficiales de la Administración
y de otras instituciones con los documentos personales y los soportes visuales, así como la
información publicada e incluso la historia oral. Su enfoque no se centra, sin embargo, en la
procedencia, sino en temas como la formación de los estudiantes universitarios o el desarrollo de
la industria informática. No es por tanto sorpredente que él planteamiento de la estrategia de
documentación haya sido objeto de críticas, puesto que implica, a no ser que se aplique a nivel
muy local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas/funciones, y por tanto existe la
posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigación del archivero y las tareas de adquisición
de documentos. Por otra parte, los temas o asuntos que se elijan siempre serán objeto de polémica,
y es por eso que este planteamiento contiene alguno de los fallos tipo “veleta” que se encuentran
en la tradición schellenberguiana americana43. Por estos motivos, la estrategia para documentar
es más apropiada para el mundo de los documentos personales y los no institucionales que para
los administrativos o institucionales, o si es de aplicación a éstos, es como complemento. Samuels
lo ha reconocido, y desde entonces ha elaborado el concepto del “análisis funcional institucional”.
85
Guía de
autoaprendizaje
En este análisis propone que lo primero que necesitan los archiveros, en la línea del planteamiento
canadiense y del proyecto PIVOT, es investigar y comprender las funciones y actividades de sus
propias instituciones, para realizar la correspondiente valoración de los documentos de dicha
institución antes de embarcarse en una “estrategia para documentar” más amplia e interinstitucional
con objeto de localizar los documentos personales que puedan complementar o suplementar los
archivos institucionales. En ambos conceptos, la cuestión fundamental para Samuels es que, a
una escala mucho mayor que la que han utilizado normalmente los archiveros, “el análisis y la
planificación deben preceder a la adquisición 44.
El enfoque de Samuels de buscar vínculos entre los archivos institucionales o de organismos y
los archivos personales, fue precedido por el concepto del “archivo total”, una tradición canadiense
que viene evolucionando desde principios de los años 7045. Esta tradición la comparten también
otros países, pero muy raramente con el equilibrio que se ha conseguido en Canadá entre los
archivos públicos y privados a nivel nacional. La tradición canadiense del “archivo total” subraya
la necesidad de integrar el papel oficial de los archivos como guardianes de la continuada necesidad
del organismo productor de conservar testimonio de sus actuaciones, y el papel cultural de los
archivos como conservadores de la memoria nacional y la identidad histórica. Al igual que para
Boorris y Samuels, el planteamiento canadiense refleja una visión más amplia de los archivos,
una visión que cuenta con la aprobación de la sociedad y que la refleja, y no una visión modelada
por poderosos grupos de interés, sean de usuarios o de productores. En palabras de lan Wilson,
archivero canadiense, el planteamiento se centra más en los documentos de gobernación [governance] que en los de gobierno. Esto incluye la interacción de los ciudadanos con el Estado, las
repercusiones que el Estado tiene en la sociedad y las funciones tanto de la sociedad misma
como las de las estructuras que la rigen. La tarea archivística consite en preservar el testimonio
de dicha gobernación, no en limitarse sólo al testimonio de los gobiernos gobernando 46.
Nadie representa mejor el nuevo paradigma "social”, que no el "estatista”, que el canadiense
Hugh Taylor. Taylor fue uno de los arquitectos del concepto del “archivo total” en el Archivo Nacional
de Canadá, y desde muy pronto se vio influido por las teorías sobre comunicaciones y nuevos
soportes expuestas por los canadienses Harold Innis y Marshall McLuhan. Conjugando las ideas
filosóficas, un agudo conocimiento de los nuevos soportes y tecnologías y las perspectivas
ecológicas y holísticas, Taylor sacó a los archiveros de su “shunt histórico” y les introdujo en la era
de la información, la era de los documentos electrónicos, las redes globales de comunicaciones y
las iniciativas en pro del patrimonio comunitario. Y lo hizo proyectando siempre un sentido
revitalizado el de la contextualidad (o procedencia), explorando las ricas interconexiones entre la
sociedad y el documento, entre el acto y el documento. Taylor desafió a los archiveros en una
larga serie de penetrantes y especulativos ensayos a que vieran los nexos archivísticos en la
evolución desde la sociedad antigua a la medieval, industrial y moderna, y desde el documento
oral al escrito, al visual y al electrónico. En nuestro mundo de intercambios y comunicaciones
electrónicas interactivas Taylor percibe “una vuelta a la oralidad conceptual», esto es, una vuelta
a una situación donde las palabras o documentos adquieren significado sólo porque están
“estrechamente relacionados a su contexto y a las acciones que se dan en ese contexto". En esta
tradición oral, el significado “reside no en los documentos mismos, sino [en] las actuaciones y
costumbres de las que aquéllos son testigos en forma de ‘prueba’. Considerando la posición que
ocupan estas acciones “probatorias” o contextuales, cada vez más en el centro de la definición
misma e incluso de la existencia del documento o para cualquier comprensión posterior del mismo.
Taylor instó a los archiveros a adoptar “una nueva forma de”historiografía social” para dejar muy
claro cómo y porqué se crearon los documentos...” Frente a una situación en la que los volúmenes
de información son abrumadores y los cambios tecnológicos constantes, los archiveros, en su
opinión, deberían concentrarse menos en el tratamiento de “documentos o series particulares” y
mucho más “en el reconocimeinto de las formas y modelos del conocimiento, que puede ser la
86
Archivo de Trámite
única forma de que no caigamos en el pantano de la información y los datos ...”47. No resulta
sorprendente que las meditadas especulaciones de Taylor alentaran a los archiveros a no quedarse
aislados en sus claustros profesionales o tras los muros artificiales de cada disciplina. Conjugando
así en su propia persona las tradiciones europeas y norteamericanas, haciendo un imaginativo
recorrido desde la oralidad medieval hasta la “aldea global”, acogiendo al documento electrónico
y visual, en vez de rehuirlo, buscando modelos y vínculos para sustituir a la fragmentación y la
compartimentación, Taylor demostró que los archiveros pueden servir a la sociedad tan bien
como la sirven los nuevos ‘monjes del chip”, y no como meros aliados de los poderes del Estado.
La procedencia revigorizada y la transición hacia la era electrónica
La obra de Hugh Taylor condujo a los archiveros norteamericanos, y sobre todo a los canadienses,
a lo que Tom Nesmith, profesor de archivística, denomina “el redescubrimiento de la procedencia”48.
Nesmith mantiene que los archiveros, de forma cada vez más general, empezaron a aplicar sus
conocimientos históricos y metodologías de investigación no al contenido de los documentos
siguiendo el modelo de Schellenberg, sino a la investigación y comprensión de “el contexto
probatorio del que nacieron”. El propio Nesmith fue un líder en este campo, reclamando una
“historia del documento” como base de la “nueva forma” tayloriana del saber historiográfico o
“diplomática moderna”49. Yo he mantenido que los archiveros, centrándose en la “procedencia,
respect des fonds, contexto, evolución, interrelaciones, orden”, esto es, en el corazón tradicional
de nuestra profesión y discurso teórico, podrían pasar del paradigma de la información al del
conocimiento, y por tanto adquirir una nueva importancia en la era de los documentos y
comunicaciones electrónicas 50. En vez de hacer frente a estos difíciles retos abandonando los
principios archivísticos para abrazar los de la gestión de la información, como habían sugerido
algunos comentaristas en los años 70, o de quedarse anclados en el acolchado mundo del
historiador, cuyo centro es el contenido, los archiveros canadienses descubrían la emoción
intelectual de su propia profesión. Pronto surgió en Canadá un amplio abanico de estudios para
“adentrarse en la información contextual sobre los productores de la documentación, la
administración de los documentos y las formas, funciones y características fisicas de los diversos
documentos archivísticos” en todo tipo de soportes 5l. Fue en este ambiente tan receptivo donde
Luciana Duranti revitalizó la secular disciplina de la diplomática y la importancia que ésta tiene
para la comprensión de los documentos modernos52. Y fue también en esta prometedora atmósfera
canadiense en la que los estadounidenses David Bearman y Richard Lytle se sintieron más cómodos
para publicar en 1985 su tan citado artículo “The Power of the Principle of Provenance”. En esta
decisiva exposición manifestaron que la recuperación de información en función de la procedencia,
centrada en un estudio de la forma y la función de los documentos y el contexto de producción, y
presentada a los investigadores en forma de asientos o registros de autoridad, es superior a los
métodos de recuperación que se basan en el asunto y el contenido y ofrece la clave para que el
archivero desempeñe un papel de gran valía en la era de los documentos electrónicos. La
procedencia no era sólo un legado del pasado, sino la promesa futura de un puesto importante
para los archiveros que obedece a la “singular perspectiva [que éstos poseen] ... [de] cómo los
organismos producen, utilizan y seleccionan la información”53.
Al tiempo que los canadienses adquirían un aprecio mucho más fuerte y consciente de la
importancia de la procedencia para abordar los problemas archivísticos modernos y los americanos
se iban a la misma progresivamente apuntando a la aventura, los archiveros europeos también
hacían afirmación. Por lo menos en cuatro volúmenes de ensayos de reciente publicación, en los
que aparecen autores de muchos paises, los archiveros europeos han pugnado por la continuada
pertinencia de la procedencia para resolver los problemas de los archivos en la actualidad. El
87
Guía de
autoaprendizaje
hecho de que archiveros procedentes de la cuna de la teoría archivística hayan considerado
necesario embarcarse repetidas veces en este examen puede ayudar a los europeos a perdonar
a los norteamericanos su fase de apostasía y a comprender el entusiasmo de sus recientes
redescubrimientos. En estos estudios los europeos han reafirmado en su mayor parte la vigencia
del principio de procedencia, pero sienten la necesidad de interpretarlo de forma libre, en vez de
hacerlo literalmente, y conceptualmente en vez de físicamente, si es que el principio va a seguir
dándole vida a una profesión que se enfrenta a un nuevo entorno: el de la oficina automatizada y
los documentos electrónicos 54.
La reinterpretación más contundente de la procedencia nos viene de Australia y se encuentra en
la obra de Peter Scott y sus colegas 55. Aunque la mayoría de los teóricos de la archivística
posteriores a Jenkinson y Schellenberg se han centrado en los espinosos problemas de la valoración
o documentos electrónicos. Peter Scott se centró en la descipción. Se dio cuenta de que ya no era
válida la suposición que tradicionalmente se ha hecho de que existe una relación exacta entre el
documento y la Administración que lo ha producido. Asimismo, demostró claramente que esas
mismas administraciones ya no eran monojerárquicas en su estructura o funciones, sino
dinamismos complejos en constante transformación, al igual que lo eran sus sistemas de gestión
y tratamiento de los documentos (record-keeping systems). Elaboró por tanto el enfoque australiano
de sistema de series como forma de describir las múltiples interrelaciones que existen entre un
gran número de productores y un gran número de series documentales, estén donde estén en el
continuum del proceso documental: en la(s) oficina(s) que las generan, en la oficina donde se
controlan o en el archivo. Al planteamiento de Scott de interrelacionar los documentos y su(s)
inmediato(s) productor(es) se están añadiendo ahora en Australia, a modo de prueba, otras
relaciones múltiples que se basan en las funciones formales y los más amplios contextos de
procedencia más allá de contexto del productor inmediato 56. Todas estas interrelaciones no guardan
entre sí una correspondencia exacta de uno-a-uno, como sí ocurre en la mayoría de las
descripciones archivísticas (a pesar de algunas referencias cruzadas), sino que más bien existen
relaciones de muchos-a-uno, uno-a muchos y muchos-a-muchos: entre muchas series y un
productor, entre muchos productores y una serie, entre muchos productores y muchas series,
entre unos productores y otros productores, entre unas series y otras series, y entre series y
productores y funciones y a la inversa. De hecho, Scott cambió la descripción archivística de una
modalidad de catalogación estática a un sistema de descripción de las interrelaciones dinámicas.
La intuición más importante que tuvo Peter Scott fue la de romper no sólo con el corsé descriptivo
del Record group de Schellemberg, sino también con la fijación en “lo físico” de los archivos,
sobre la cual se ha basado implicitamente la mayor parte del pensamiento archivístico desde la
publicación del Manual holandés. De esta manera, como por fin se está reconociendo. Peter
Scott es el fundador de la revolución “post-custodia” en el pensamiento archivístico mundial 57.
Aunque trabajaba en un mundo de papeles, sus ideas son ahora especialmente importantes para
los archiveros que se enfrentan a los documentos informáticos en los que (como en el sistema de
Scott) la parte física del documento tiene poca importancia en comparación con sus contextos
multirrelacionales de producción y de utilización contemporáneo.
“La reinvención de los archivos”: documentos informáticos y teoría archivística
La revitalización o redescubrimiento de la procedencia se vio también motivada por la infinidad de
problemas que los documentos informáticos planteaban a los archiveros. Los debates en torno a
estos documentos se van introduciendo cada vez más en el discurso profesional, dando iugar a
nuevos e interesantes hallazgos conceptuales, asi como a nuevas estrategias y prácticas 58. A
88
Archivo de Trámite
pesar de las importantes aportaciones que han hecho los canadienses y los australianos, el
liderazgo en el discurso sobre documentos informáticos corresponde a los Estados Unidos 59.
El impacto inicial de los documentos informáticos, o documentos legibles por máquina. Como
entonces se les llamaba, no fue sin embargo tan prometedor. Los comentaristas de los años 70,
algo nerviosos con la entonces nueva tecnología, se mostraron partidarios de que los archiveros
dejaran de serlo y se convirtieran en especialistas informáticos o gestores de información con
objeto de adaptarse al nuevo entorno. En lo que yo he denominado la “primera generación” de
archivos de documentos informáticos se hacía igualmente más hincapié en el contenido informativo
que en el contexto de procedencia, en la catalogación bibliotecaria por delante de la descripción
archivistica, en los ficheros estáticos de datos estadísticos más que en las bases de datos
relacionales y sistemas de oficina que se modifican continua y continuadamente, y en el tratamiento
de los ficheros electrónicos de datos como unidades sueltas y aisladas más que como si fueran
parte del conjunto global de información multisoporte del productor del documento 60. Esta situación
cambió a mediados de los años 80, cuando la nueva tecnología de la información con sus bases
de datos relacionales pasó a convertirse en lo habitual en empresas, universidades y organismos
públicos. Los datos informatizados con valor archivístico que se encuentran en los sistemas
relacionales de estos grandes programas sociales y económicos se añaden, revisan o borran casi
cada segundo que pasa. Fuera del mundo de estas bases de datos, en las que la información
está por lo menos estructurada de forma lógica, se encuentra la oficina automatizada, donde el
texto, datos, gráficos, imágenes y voz se convierten a formato electrónico y se integran en
documentos “compuestos” [compound] o “inteligentes”. Todos estos nuevos y complejos formatos
informáticos, ponen en peligro la posibilidad de documentar fehacientemente los procesos de
toma de decisiones y la memoria institucional, sobre todo cuando entra en juego una revolución
en el campo de las telecomunicaciones que afecta a la transmisión e interconexión de la información
electróníca. Si un documento electrónico tiene tan sólo una existencia pasajera como compuesto
“virtual” o fugaz aparición en la pantalla del ordenador de la información almacenada aleatoriamente,
existencia oríginada por los comandos de diversos usuarios en diferentes organismos y con un
propósito distinto, ¿cómo conserva una institución las pruebas de una actuación concreta? ¿Cuál
es el contexto de estos datos pasajeros y deslavazados? ¿Dónde queda la procedencia? Los
documentos informáticos nos llevan, como las primeras ideas de Peter Scott, a la era de los
archivos y documentos virtuales, donde el documento físico, tan esencial en gran parte del discurso
archivístico tradicional de nuestro siglo, se convierte en algo de importancia secundaria en
comparación con el contexto funcional en el que se produce, describe y utiliza el documento61.
Las respuestas a estas cuestiones fundamentales empiezan ya a llegar. Los archiveros se dan
cuenta de que un mundo de bases de datos relacionales, de complejas conexiones de software,
de sistemas electrónicos de oficina, de documentos en “hipermedia”, de sistemas de información
geográficos en niveles múltiples sigue siendo, cuando se pasa por alto la retórica de la.tecnología
avanzada, un mundo de relaciones entre la información, de interconexiones, de contexto, de
pruebas. El recrear estas relaciones para los complejos documentos ínformáticos de la actualidad
no debe ser distinto para el archivero, en un nivel conceptual y teórico, que desenmarañar las
interconexiones de las numerosas series documentales típicas de la oficina del siglo XIX, y
vincularlas a las funciones y productores que les han dado vida. Por supuesto que en lo que se
refiere a la estrategia y la táctica las diferencias son abismales. Margaret Hedstrom y David
Bearman recomendaron, en consecuencia, “reinventar los archivos” enteramente, apartando el
punto de mira de la custodia real de los documentos en los archivos para pasar al control remoto
de documentos que residen en ordenadores interconectados en todo el ámbito de la Administración.
Los archiveros se centrarían entonces menos en la conservación tradicional de objetos físicos
que en la gestión centralízada del comportamiento institucional a fin de proteger un sentido de
"documentabilidad” [“recordness”] o testimonio en los sistemas automatizados de información del
89
Guía de
autoaprendizaje
organismo u organismos 62. Pero la esencia de la labor del archivero de comprender y elucidar los
nexos contextuales sigue siendo la misma.
David Bearman, el más visionario de los escritores que han abordado el tema de los documentos
informáticos, afirma que Io importante de estos desafíos a los que se enfrenta el documento
tradicional es que los límites del documento han sido desbordados por un creativo acontecimiento
de autoría en el que participan el usuario y el sistema. Sólo el contexto en el que se crean estos
documentos virtuales puede hacemos comprender su contenido" Bearman manifiesta, con palabras
que en cierta forma tranquilizan a los archiveros, que esto "se corresponde muy de cerca con una
perspectiva profesional del archivero, que durante mucho tiempo se ha centrado en la procedencia
y el contexto de producción de los documentos más que en el documento físico o su contenido”.
Concluye diciendo que, en lo que se refiere a los numerosos problemas planteados por los
documentos informáticos, “el análisis hasta la fecha ha enriquecido el concepto de la procedencia
y reforzado su vínculo directo con los cometidos, funciones y en última instancia las actividades y
actuaciones de un organismo, más que con las unidades organizativas...”63 Para algunos archiveros
esta última frase puede resultar menos tranquilizadora. Estos vínculos conceptuales con las
funciones, y no con las unidades administrativas, debilitan muchas de las perspectivas tradicionales
de la teoría y metodología archivísticas que se han vertido en la obra del trío holandés, Jenkinson,
Casanova e incluso Schellenberg, y que se han descrito en este documento. Los documentos
informáticos le plantean al archivero una desoladora disyuntiva: la de conservar su utilidad
profesional y principios básicos sólo a costa de descartar muchas de sus interpretaciones
tradicionales y aplicaciones prácticas.
Del discurso archivístico de este siglo, que culmina con los retos de los documentos informáticos,
surge la posibilidad de un nuevo paradigma para los archivos, y quizás un nuevo orden de la
información global en el que los archiveros pueden ocupar un papel protagonista. De hecho,
puede que ahora tengamos la oportunidad de reafirmar la importancia de nuestra profesión
enseñándole al mundo la forma de sobrevivir en un mar de datos sin sentido, buscando el significado
contextualizado de nuestro conocimiento. Este nuevo paradigma se aparta del modelo conceptual de custodia y conservación que encaja con nuestro trío holandés y se adentra en un modelo
de orientación “post-custodia” en el que los archiveros alejan el punto de mira del documento
como producto para la investigación y objeto de conservación para centrarlo en una definición
conceptual de la procedencia como relación dinámica entre todas las funciones, productores y
documentos conectados entre sí. Los archivos pueden asi ser una idea a la que le ha llegado su
momento, aquel en el que la mente triunfa sobre la materia 64.
Conclusión: Lo que es pasado es prólogo
Al seguir nuestro propio discurso teórico desde la publicación del Manual holandés, surgen varios
temas clave. El más llamativo es el cambio que se produce desde una base jurídico-administrativa
de los archivos, enraizada en conceptos de Estado, hasta una justificación socio-cultural de los
archivos, enraizada en políticas públicas de mayor alcance y una utilización por parte del público
más amplia. Este gran desplazamiento en parte es un reflejo de la sustitución de los juristas
tradicionales por historiadores como fuerza motriz de la profesión, y también refleja las diferentes
expectativas que tienen los ciudadanos en cuanto a lo que tendrían que ser sus archivos y su
memoria colectiva. Junto con este cambio en la base conceptual de los archivos se produce otro
cambio de igual profundidad: de la mera conservación del testimonio documental de los actos se
pasa a asegurarse de que efectivamente se cree dicho testimonio documental, y, yendo todavía
más lejos, asegurarse de que los actos mismos queden convenientemente documentados mediante
90
Archivo de Trámite
una prueba fidedigna. Los archiveros han pasado por consiguiente de ser guardianes pasivos del
residuo documental que han dejado los productores a convertirse en activos partícipes de la
creación del patrimonio archivístico, esto es, han pasado de custodiar de forma supuestamente
imparcial los documentos heredados a convertirse en agentes mediadores, conscientes de su
propia dimensión histórica en el proceso de creación de los archivos y la formación de la memoria. Los usuarios de los archivos han tenido asimismo una influencia importantísima en nuestro
discurso colectivo de los úitimos cien años, lo que en algunos países ha desembocado en una
división del concepto de documento en “documentos activos” [`active records”] y “documentos
históricos” [“hístorical archives”], e incluso ha llevado a la propuesta de que el propio valor
archivístico debería determinarse en función de la utilización secundaria para la investigación.
Estos cambios fundamentales han afectado, a su vez, el carácter de la teoría archivística, que
cuando se enunció por vez primera se basó en normas elaboradas para la organización y
descripcion de documentación antigua procedente de instituciones estables y jerárquicas. Estos
conceptos tradicionales han tenido que sufrir grandes transformaciones para adaptarse a una
perspectiva distinta, la necesaria para la valoración (así como para la descripción) de los dinámicos
documentos informáticos producidos por las inestables instituciones del mundo moderno. La
procedencia, por ejemplo, ya no se refiere únicamente al único productor de fondo, sino al contexto
más amplio, más conceptual y más inclusivo de producción. De hecho, el fundamento de toda
empresa archivística se ha desplazado en este siglo del artefacto físico del documento y su
organización a los procesos conceptuales de su producción, se considere el espectro de
documentos virtuales en un sistema informático, los nuevos planteamientos de la macrovaloración
que se basan en las funciones, la descripción relacional de fondos de productores múltiples, o las
propuestas de la época post-custodia de “archivos sin fronteras” en una red Internet de alcance
mundial.
Todos estos cambios que se han ido produciendo en el curso de este siglo no son ni absolutos, ni
completos, ni se han dado en todos los países; algunos están todavía en curso de aparición.
Algunos se contradicen entre sí, y otros no gozan de la aceptación de todos los archiveros, o han
sido objeto de encendidos debates. Aún así, son los temas que predominan en el pensamiento
archivístico de este siglo. Son el corazón de nuestro discurso, la narrativa profesional que tenemos
con nosotros mismos. Constituyen nuestra propia “política de la memoria”. Y de estas voces
pasadas extraemos sabiduría para nuestro futuro.
NOTAS
1 Para reducir los costes de traducción, esta presentación se ha reducido aproximadamente a la mitad del contenido
de la versión que preparé oríginalmente para su distribución en el Congreso de Pekín. Los apartados sobre
descripción, documentos informáticos. los ámbitos de responsabilidad y el pensamiento -post-custodia” se han
visto abreviados considerablemente, y se han eliminado bastantes referencias cruzados. La versión original de
este documento aparecerá en otra publicación para los lectores interesados en un análisis más amplio. Al escribir
esta versión más larga recibí el consejo formal de veintisiete archiveros de cinco paises. Quiero expresar mi sincero
agradecimiento a estos colegas, que se tomaron el tiempo de comentar (a veces muy largamente) mis primeros
borradores. Sus críticas han mejorado considerablemente esta versión del documento, así como la de su más
extenso predecesor (el único donde encuentran espacio muchas de sus ideas). Cualquier error que aparezca en
estas dos versiones es atribuible solamente a mí. Los colegas que leyeron mis borradores son de China (Han
Yumei), Australia (Gienda Acland, Sue McKemmish y Angela Slatter), Holanda (Jan van den Broek y F.C.J. (Eric)
Ketelaar), Estados Unidos (David Bearman, Richard Cox. Margaret Hedstrom, Jim O”Toole y Helen Samuels) y
Canadá (Barbara Craig, Gordon Dodds, Luciana Duranti, Tom Nesmith, Hugh Taylor y lan Wilson): también las
leyeron mis propios colegas en el Archivo Nacional de Canadá (Gabrielle Blais, Brien Brothman. Richard Brown,
Jacques Grimard, Candace Loewen, Lee McDonald, Jonn McDonald, Heather MacNell. Joan Schwartz y JeanPierre Wallot). La versión definitiva del documento también se debe a las cuidadosas correcciones de Ed Dahí, del
Archivo Nacional de Canadá.
91
Guía de
autoaprendizaje
2. Jean Pierre Wallot. ‘Building a living Memory for the History of our Present: Perspectives on Archival Appraisal”,
Journal of the Canadian Historical Association 2 (1991), pp. 263-82, con citas de la página 282.
3. Jacques Le Goff. History and Memory. Traducido por Steven Rendall y Elizabeth Claman (Nueva York, 1992), pp,
xvi-xvii, 59-60. y passim Gerda Lerner. The Creation of Feminist Consciousness: From the Middle Ages to EighteenSeventy (New York and Oxford. 1993). a lo largo de toda la obra pero sobre todo en el capitulo 11: “The Search for
Women’s History” Milan Kundera. The Bock of Laughter and Forgeffing (1980). parte 1. sección ii. citado en Barlertt’s
Familiar Quotations, editado por Justin Kaplan, 16ª edición (Boston, et a;.. 1992), p,761 Para encontrar más
argumentos sobre el tema de la política “controladora” e incluso la filosofía o la poesia en el mundo de los archivos
consúltese la obra ce Terry Cook “Electronic Records. Paper Minds: The Revolution in Information Management
and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era.” Archives and Manuscripts 22, (November 1994), sobre
todo pp. 315-20.
4. Barbara Craig. “Oward Visions. Inward Glance Archives History and Professional Identity,” Archival Issues 17
(1992), p.1 21
5. Los mejores resúmenes breves en ing!és son los de Michel Duchein, *’The History of European Archives and the
Development of the Archival Profession in Europe. “American Archivist: 5 (Winter 1992). pp 14-24, y Luciana Duranti,
“The Odyssey of Records Managers”, en Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, editado
por Tom Nesmith (Metuchen. N.J 1993), pp. 29-60, Sus notas apuntan a otras muchas fuentes en otros idiomas.
También resulta útil la obra de James Gregory Bradsher y Michele F. Pacifico. “History of Archives Administration”,
en la obra editada por James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival institutions (Chicago. 1988). pp.
18-33: asi como otros ensayos sobre las tradiciones archivisticas nacionales pub!icados en la obra editada por
Oddo Bucci Archival Science on the Threshold of the Year 2000 (Mascerata, Italia 1992). La más reciente panorámica
profesional, con un contenido histórico considerable, nos la ofrece la obra de James M. O’Toole. Understanding
Archives and Manuscripts. (Chicago, 1990).
6. Michel Duchein “History of European Archives”, p, 19.
7. S, Muller. J.A. Feith y R. Fruin. Manual for the Arrangement and Description of Archives (1898), traducción (1940)
de la segunda edición realizada por Arthur H. Leavitt (Nueva York, reeditado en 1968) pp. 13-20. 33-35. 52-59
8 Cita de Frank Upward, quien también hace esta critica observación en “In Search of the Continuum lan Maclean’s
*Australian Experience” Essays on Recordkeeping”. en The Records Continuum tan Maclear and Australian Archives First 50 Years, editado por Sue McKemmish y Michael Piggot (Ciayton, 1994). pp 110-30
9. Los propios holandeses fueron los primeros en reconocer las nuevas realidades administrativas y así fueron
también los primeros en refundir o ampliar las reglas originales. Consúltese el articulo de Herman Hardenberg
“Some Reflections on the Principles for the Arrangement of Archives”, que apareció en Modem Archives Administration and Records Management. A RAMP Reatier, editado por Peter Walne (Paris, 1985), pp. 111- 14 (F.C.J. Ketelaar
hizo la traducción del articulo original en alemán, que apareció en 1963).
10. Ernst Posner, “Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution”, en Archives and the Public
Interest: Selected Essays by Errisr Posner, editado por Ken Munden (Wahington, 1967), p. 31.
11 Cita que aparece en el artículo de Marjorie Rabe Barritt “Coming lo America: Dutch Archivistiek and American
Archival Practice”, Archival Issues 18 (1993), p. 52.
12. ‘Memoir of Sir Hilary Jenkinson”. en la obra de J. Conway Davies Studies Presented to Sir Hilary Jenkinson,
C.B.E. LL.D., F.S.A. (Londres. 1957). Estas “Memorias” constituyen el mejor boceto biográfico de Jenkinson que
puede complementarse con la obra de Richard Stapleton “Jenkinson and Schellenberg: A. Comparison”, Archivalia
17 (Winter 1933-84), pp. 75-85.
13. Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration (Londres. 1968. reimpresión de la segunda edición revisada
de 1937), pp. 149-55. Para ser justos, hay que señalar que Jenkinson defendió un papel limitado de “hacer archivos”
para los archiveros: que consistía en enunciar una serie de normas en virtud de las cuales los administradores
podrían generar y mantener en el futuro archivos de gran calidad, los cuales merecerían la misma confianza que
los del pasado como testimonio de pruebas auténticas e imparciales. Esta solución dista mucho de ser satisfactoria
para el tema de la valoración, aunque constituye un paso muy útil. Reconoce (p. 190) el insoluble dilema, en el
contexto de su planteamiento global, de que esta intervención “hacedora de archivos” tendría que diferenciar entre
organismos (y programas y actividades) más “importantes” y los demas, si bien esos mismos juicios de importancia
y valor (que constituyen los cimientos de la moderna valoración de documentos) socavan inmediatamente la esencia
de su archivero imparcial, y por consiguiente, Jenkinson (que por lo menos siempre fue coherente) reconoce que
“sobre este tema no tenemos ninguna sugerencia que ofrecer”. No parece haberse dado cuenta de que incluso
esta intervención, que se limitaría a sentar las normas para "hacer archivos”, también perjudica la “inocencia” de
los archivos como acumulación natural o pura de la información documental que sus administradores produjeron,
organizaron y utilizaron en el curso normal de sus actividades tal y como a ellos (y no a los archiveros enunciadores
de normas) les pareció más adecuado.
14 F. Gerald Ham. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago, 1993). p.9.
15. Está fue la situación reinante en la antigua Unión Soviética y muchos de sus paises satélites. Consúltese la obra
de Patricia Kennedy Grimsted. Archives and Manuscript Repositones in the USSR: Moscow and Leningrad (Princeton,
1972). pp. 23-60: y, para una visión más mordaz. su reciente obra Intellectual Access and Descriptive Standards for
Post-Sovíet Archives: What is to be Done?, versión preliminar no publicada. International Research and Exchanges
92
Archivo de Trámite
Board (Princeton. marzo de 1992). pp. 9-23. Desde los años 30 en adelante, la autora señala (p. 10) que los
archíveros tenían que “recalcar los conceptos marxista-leninistas de la historia y demostrar los ingredientes de la
lucha de clases y la victoria de las masas trabajadoras. A los archiveros se les despedía por elaborar descripciones
“objetivas” o meramente reales de los documentos y no mostrar cómo una serie de documentos representaba la
lucha contra las clases dirigentes. Los documentos del archivo no relacionados con los temas del partido simplemente
no se describían, o no se recogía su naturaleza intrínseca o su procedencia.”
16. Jenkinson, Manual or Archive Administration. pp. 101 -2, El contexto de las ideas de Jenkinson y sus repercusiones
(y puntos flacos) se analizan en el ensayo de Michael Roper, “The Development of the Principies of Provenance
and Respect for Original Order in the Public Record Office”, que apareció en The Archival Imaginarion: Essays in
Honour of Hugh A. Taylor. obra editada por Barbara L. Craig (Ottawa, 1992), pp. 134-49.
17. Véase por ejemplo el descarado jenkinsonismo de los australianos, tal y como se refleja en la obra editada por
Sue McKemmish y Frank Upward Archival Documents: Providing Accountability Through Record-keeping (Melbourne;
1993); o en el artículo de Glenda Acland, “Archivist - Keeper; indertaker or Auditor ¿”, Archives and Manuscripts 19
(mayo 1991), pp. 9-15. Para conocer la perspectiva canadiense, consúltese la obra de Heather MacNeil “Archival
Theory and Practice: Between Two Paradigms” Archivana 37 (primavera 1994), pp. 6-20.
18. Para conocer el panorama italiano y la obra de Casanova, consúltese “The Evolution of Archival Science”, de
Bucci, pp. 17-43. Las citas corresponden a las pp. 34-35, y a la “Introducción”. p. 11.
19. Estas cifras re han tomado de James Gregory Bradsher, “An Administrative History of the Disposal of Federal
Records, 1789-1949”. Provenance 3 (otoño de 1985). pp. 1-21. Yo las he convertido en números redondos de pies
a metros.
20. Margaret Cross Norton. “Records Disposal”, que aparece en la obra editada por Thornton W. Mitchell, Norton on
Archives: The Writings of Margaret Cross Norton on Archives and Records Management (Chicago. 1975). p. 232. y
“The Archivist and Records Management” en esta misma obra: Philip C. Brooks “The Selection of Records for
Preservation”, American Archivist 3 (octubre 1940). p. 226: sobre el tema del contraste con Jenkinson, consúltese
la obra de Donald R. McCoy. The Natonal Archives- America’s Ministry of Documents. 1934-1968 (ChapeL Hill,
1978). p. 178.
21. Ham, Selecting and Appraising Archives. p. 7. Schellenberg hace una exposición más completa de sus tan citados
principios en “The Appraissal of Modern Public Records”, National Archives Bulletin, no. 8, (Washington1956). pp.
1-46. Hay un extracto disponible en la obra editada por Maygene F. Daniels and Timothy Walch A Modem Archives
Reader. Basic Readings on Archival Theory and Practice (Washington. 1984). pp. 57-70.
22. Citas de ibidem. pp. 58-63. 69.
23. Ham, Selecting and Appraísing Archives. p. 8.
24. Para un análisis sobre la evolución personal de Schellenberg, sobre todo en lo relativo a los archivos privados y
las relaciones de los archivos con los bibliotecarios, véase la obra de Richard C. Berner Archival Theory and
Practice in the United States: A Historical Analysis (Seattle y Londres. 1983), pp. 47-64. y passim.
25. Los australianos han sido muy elocuentes al manifestarse en contra de la distinción que hace Schellenberg entre
“archives” y “records”, que consideran se opone al propósito común que los une como “documentos archivísticos”
en cualquier momento de su vida en el continuum de los documentos. Véase por ejemplo, McKemmish y Upward,
Archival Documents, pp. 1, 22 y passim, o Glenda Acland, “Managing the Record Rather Than the Relic”, Archives
and Manuscripts 20 (mayo 1992), pp. 57-63. Para conocer cómo se interpreta y aplica en Australia el concepto del
continuum en lugar del planteamiento del ciclo vita, véanse varios de los autores (pero especialmente Frank Upward) que aparecen en McKemmish Piggot, Records Continuum.
26, Schellenberg, Management of Archives. pp. 162 y sigs. Una exposición paralela y una fuente influyente de ideas
sobre este tema puede encontrarse en Oliver W. Holmes, “Archival Arrangement — Five Different Operations at
Five Different Levels”. American Archivist 27 (enero 1964), pp. 21-41. y sobre todo en las pp. 25-27.
27. Cada vez más críticos son partidarios de la eliminación del record group y de volver a ceñirse más estrictamente
a la procedencia más que de llegar a un compromiso práctico. El australiano Peter Scott, cuya obra es otra vez muy
popular en Norteamérica, fue quien expresó las primeras objeciones. Véase Peter Scott, “The Record group Concept”: A Case for Abandonment”. American Archivist 29 (octubre de 1966). p. 502. y passim; y una publicación más
reciente, de David A Searman y Richard H. Lytie, “The Power of the Principle of Provenance”. Archivana 21 (invierno
1985-86), p. 20: y Terry Cook “The Concept of the Archival Fonds: Theory, Description and Provenance in the PostCustodial Era”, en la obra editada por Terry Eastwood The Archival Fonds. From Theory to Practice (Ottawa, 1992).
sobre todo pp. 47-52.
28. Cita extraida de McCoy, National Archives, p, 180.
29. Barbara Craig, ‘What are the Clients? Wno are the Products? The Future of Archival Public Services in Perspective’”. Archivana 31 (invierno 19-00-91), pp. 139-40.
30. Meyer H. Fishbein. “A Viewpoint on Appraisal of National Records, American Archivist 33 (abril 1970), p. 175.
31. Maynard, J. Brichford. Archives and Manuscripts Appraisal & Accessioning (Chicago, 1977). p. 13.
32. F. Gerald Ham. “The Archival Edge”, en Daniels y Walsh, Modem Archives Reader. pp. 328-29.
33. Es precisamente por este motivo por el que he criticado en términos severos el abordar los archivos en función de
su utilizacion, Terry Cook, “Viewing the World Upside Dowin Reflections on the Theoretical Underpinnings of Archival; Public Programming2, Archivana 31 (invierno 1990-91). pp. 123-34: “Easy to Byte. Harder to Chew The Second
93
Guía de
autoaprendizaje
Generation el Electronic Records Archives”. Archivana 33 invierno 1991-92), pp. 210-11: y “Wind Over Matter:
Towards a New Theory of Archival Appraisal-, en Craig, Archival Imagination. pp. 40-42. y passim. Sobre este
mismo tema, véase también Eric Ketelaar. “Explotation of New Archival Materials , Archivum 35 (1989). pp. 189-99.
Estoy absolutamente de acuerdo con Ketelaar cuando dice que la valoración, y la adquisición de los archivos no
debe hacerse en función de la utilización; ahora bien, una vez que ha llegado archivo. Su descripción, referencias
y difusión han de reflejar por supuesto las necesidades del usuario lo mejor posible.
34. Donde está mejor expuesto este planteamiento basado en el contenido, que mermaria considerablemente, si es
que no acaba negándolo, el valor de cualquier teoria archivistica, es en John Roberts “Archival Theory: Much Ado
About Shelving”, American Archivist 50 (invierno 1987), pp. 66-74; y “Archival Theory: Myth or Banality”, American
Archivist 53 (invierno 1990). p. 110-20. La principal defensora de este planteamiento basado en la utilización es
Elsie T. Freernan (ahora Finch), quien rechaza la teoria archivistica tradicional como meras “normas de orden y
práctica (que a veces se llaman principios)”; véase su articulo “The Eyes of the Beholder: Archives Administration
from the User’s Point of View”. American Archivist 47 (primavera 1984). pp. 112-13. 119.
35 Oddo Bucci hace la misma observación en “Evolution of Archival Science”, p. 35 y sigs.
36 El primero en introducir la memorable frase de Abraham Lincoin en el contexto archivistico fue Eric Ketelaar, véase
su “Archives of the People, By the People for the People”. South African Archives Journal 34 (1992). pp. 5-16.
37 Hans Booms. “Society and the Formation of a Documentary Heritage; Issues in the Appraisal of Archival Sources”.
Archivana 24 (verano 1987), (original de 1972: traducción de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer). p.
104. Para conocer el desarrollo de las opiniones de Booms sobre los documentos, que reflejan o expresan una
“imagen” de la sociedad, consúltese la obra de su colega en el Bundesarchiv Siegfried Büttner, descrita en Terry
Cook Archival Appraisal of Records Containing Personal Information: A RAMP Study with Guidelines (Paris, 1991).
Pp. IV-V. 35-37: e inter alia, los comentarios que Hans Booms hace de las opiniones de Búttner en
“úberlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity”. Archivaria 33 (invierno 1991-92), pp.
28-29.
38 Ibid— pp. 25-33 (las citas son de las pp. 31-33).
39. Véanse de Cook, Archival Appraisal of Records y “Mind Over Matter.”
40. Para conocer el planteamiento en sí, consúltense los siguientes informes de Terry Cook: “An Appraisal Methodology: Guidelines for Performing An Archival Appraisal”, (diciembre 1991). y “Government-Wide Plan for the Disposition of Records 1991-1996” (octubre 1990)); ambos son informes internos del Archivo Nacional. Para conocer una
propuesta de perfeccionamiento de estas metodologías, aunque todavía precisa de estrategias de implantación
más completas. Véase Richard Brown, “Records Acquisition Strategy and Its Theoretical Foundation: The Case for
a Concep of Archival Hermeneutics”, Archivana 33 (invierno 1991-92), pp. 34-56, asi como “Macro-Appraisal Theory
and the Context of the Public Records Creator”, del mismo autor, que se publicará próximamente.
41. T.K. Bikson y E. F. Frinking, Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records (La Haya, 1993). pp. 33-34.
42. La formulación original se encuentra en Helen Wila Samuels. ‘Who Controls the Past”, American Archivist 49
(primavera 1986). pp. 109-24. En un articulo publicado posteriormente se actualiza el tema y se incluyen referencias
adicionales: véase Richard J. Cox y Helen W. Samuels “The Archivist’s First Responsibility: A Research Agenda to
Improve the ldentification and Retention of Records of Enduring Value**. American Archvist 51 (invierno-primavera
1988). pp. 28-42.
43 Para conocer las criticas, véase David Bearman, Archival Methods (Pittsburgh 1989). pp 13-15. y Terry Cook,
“Documentation Strategy”. Archivana 34 (verano 1992), pp. 161-91.
44. Helen Willa Samuels. Varsity Letters Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen, N J., y Londres.
1992). p. 15. y passim. Consúltese asimismo su exposición general de las estrategias para documentar y del
análisis funcional institucional, en Helen W. Samuels. “Improving our Disposition: Documentation Strategy”, Archivana
33 (invierno 199192), pp. 125-40. Otro planteamiento complementario para la elaboración de planes estratégicos
de valoración figura en la obra de Joan D. Krizack. Documentation Planning for the U.S., Health Care Systems
(Baltimore. 1994)
45. El mejor análisis es el de Wilfred I. Smith. “Total Archives: The Canadian Expertence” (publicado por primera vez
en 1986), en Nesmith. Canadian Archival Studies. pp. 133-50, En un articulo de Terry Cook puede verse un examen
que apoya, aunque también critica, este análisis: Terry Cook. “The Tyranny of the Medium, A Comment on Total
Archives” Archivana 9 (invierno 1979-80). pp, 141-49.
46 Véase Ian E Wilson. “Reflections on Archival Methods and Strategies”, ponencia presentada ante la Society of
American Archivists. Indianapolis. 8 de septiembre de 1994 de próxima publicación.
47 Hugh A Taylor. “Transformation in the Archives: Technological Adjustment of Paradigm Shift”. Archivana 21, (invierno
1987-88). pp. 15 18, 24- “The Collective Memory: Archives and Libraries As Heritage”. Archivana 1 (invierno 198283), p. 118, 122: “Information Ecology and the Archives of the 1980s”. Archivana 18 (verano 1984). p, 25: y “Towards
the New Archivist the Integrated Professional”; ponencia presentada en la conferencia anual de la Association of
Canadian Archivisist Windsor junio de 1988. manuscrito, pp. 7-8. Otras importantes afirmaciones se encuentran en
Hugh A. Taylor, “The Media Record Archives in the Wake of McLuhan”. Georgia Archive 6 (primavera 1978) pp. 1-10
y “My Very Act and Deed’. Some Reflections on the Role of the Textual Records in the Conduct of Affairs”. American
Archivist 51 (otoño 1988). pp, 456-69. El análisis más completo del pensamiento de Taylor está en la obra de Tom
Nesmith. “Hugh Taylor’s Contextual idea For Archives and the Foundation of Graduate Education in Archival Stud-
94
Archivo de Trámite
ies”, en Craig. The Archival Imagination Essays in Honour of Hugh A. Taylor, pp, 13-37, La mayoria de los ensayos
en este festscnrft revelan inter alia las profundas repercusiones que las ideas de Taylor supusieron para toda una
generación de archiveros.
48 Tom Nesmith “Introduction: Archival Studies in English-Speaking Canada and the North American Rediscovery of
Provenance”, en Nesmith, Canadian Archival Studies, pp. 1-28, en lo que se refiere al liderazgo de Taylor en este
redescubrimiento, véase la p. 4.
49 Ibid., p. 14. 18-19 y Tom Nesmith. “Archives from the Bottom Up: Social History and Archival Scholarship”, Archivaria
14 (verano 1982). Pp.5-26.
50. Terry Cook. «From Information to KnowIedge: An Intellectual Paradigm for Archives” Archivaria 19 (invierno 198485), pp. 46.49
51 Nesmith. “Introduction”. p 18 Su libro (Canadian Archival Studies) fue concebido para exponer la gran variedad
existente en este ejercicio de incursión y redescubrimiento de la procedencia, que se basa en el estudio y análisis
de los documentos.
52 Para una exposición general, véase Luciana Duranti. “Diplomatics: New Uses for an Old Science”, Archivaria 28
(verano 1989). pp. 7-27. el primero de una serie de seis artículos que aparecieron en los números 28 al 33 de
Archivaria.
53 Bearman y Lytle. “The Power of the Principle of Provenance”. pp. 14-27 sobre todo la p. 14. donde se encuentran
la cita y la nota No. 1 donde se habla de las influencias canadienses.
54 El reexamen europeo de la procedencia se encuadra con frencuencia en el contexto del documento informática o
en el de los voluminosos documentos de los grandes organismos. Para conocer ejemplos, consúltense los siguientes
autores: Claes Granstrom, “Will Archival Theory Be Sufficient in the Future?». pp. 159-67, y Bruno Delmas. “Archival Science and Information Technologies”. pp. 168-76. ambos aparecidos en la obra editada por Angelika MenneHaritz Information Handling in Offices and Archives (Munich. 1993). La misma afirmación la hacen muchos de los
autores europeos que figuran en Bucci, ed. Archival Science on the Threshold: en Kerstin Abukhantusa y Jan
Sydbeck. The Principle of Provenance: Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and the
Principle oí Provenance. 2-3 Septiembre 1993 (Suecia, 1994); y en Judith A. Koucky, ed. Second European Conference on Archives: Proceedings (París, 1989). Este mismo argumento fue muy bien expuesto en el XII Congreso
Intemacional de Archivos (Montreal. 1992) por Angelika Menne-Haritz, “Archival. Education: Meeting the Needs of
Society in the Twenty-First CentuT, separata de la ponencia de la sesión plenaria, sobre todo las pp. 8-11.
55. La mejor exposición del Sistema de Series Australiano (que incluye una notable reconceptualización y actualización
de las ideas de Scott) se encuentra en la obra de Píggot y McKemmish. The Records Continuum, sobre todo en los
ensayos de Sue McKerrimish y Chris Hurley. La exposición del propio Scott se encuentra en Scott. ‘The Record
group Concept’, pp. 493-504: y su serie de cinco partes, con diversos coautores: “Archives and Administrative
Change - Some Methods and Approaches”, Archives and Manuscripts 7 (agosto 1978), pp. 115-27; 7 (abril 1979),
pp. 151-65; 7 (mayo 1980), pp. 41 -54; 8 (diciembre 1980), pp. 51-69 y 9 (septiembre 1981). pp. 3-17.
56 Véase Chris Hurley, “What, if Anything, is a Function”, Archives and Manuscripts 21 (noviembre 1993), pp. 208-20.
Y “Ambient Functions Abandoned Children to Zoos”, de próxima publicación.
57 De hecho, el replanteamiento que se ha hecho en Nortearnérica de los paradigmas descriptivos para los archivos
en un marco ‘post-custodia” se debe explícitamente a la inspiración de Scott: véase Max J. Evans, ‘Authority
Control An Alternative to the Record group Concept”, American Archivist 490 (verano 1986), pp. 251-53, 256, 259,
y passim: Bearman y Lytle, «The Power of the Principle of Provenance”, p. 20: y Cook, “Concept of the Archival
Fonds’, en Eastwood, Archival Fonds, pp. 52, 67-68. La gran influencia que Scott tuvo en su propio país contribuye
a explicar por qué Australia está casi siempre a la cabeza del pensamiento ‘post-custodia’ sobre todo en lo relativo
a la revitalización de la gestión de documentos y la práctica descriptiva. Para una visión general del pensamiento
post-custodia en general, con referencias a otras obras en la materia, véase Cook ‘Electronic Records, Paper
Minds: The Revolution of Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era’.
58. En lo que se refiere a éstas, un gran número de estrategias y prácticas se han ido elaborando (o por lo menos han
sido recomendadas a los archiveros) para el tratamiento de los documentos informáticos, si bien no hay espacio
para comentarlas en este ensayo, que está dedicado al discurso conceptual y no a las metodologias prácticas. La
mejor fuente de planteamientos estratégicos se encuentra en la obra editacia por Margaret Hedstrom Electronic
Records Management Program Strategies, (Pittsburgh 1993), en la que se describen estudios prácticos, con un
análisis de los factores decisivos de éxito y de fracaso de programas de documentos informáticos a nivel internacional
(2), nacional (4), estatal (4) y universitario (1), con una evaluación global y una extensa bibliografía comentada (59
páginas) recopilada por Richard Cox para que los lectores sigan adentrándose en el tema. Consúltese asimismo a
David Bearman en “Archival Strategies’, ponencia debatida en la conferencia de la SAA de 1994, que se publicará
próximamente en American Archivist.
59 Una muestra de el!o se puede ver en las obras de David Bearman que figuran en estas Notas: diez de sus ensayos
se han recopilado en su obra Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations (Pirtsburgh, 1994); y un amplio abanico de los comentarios y análisis de este autor pueden verse en todos los
números de Archives and Museum Informatics, que él mismo edita, Margaret Hedstrom ha sido la otra voz americana
más importante: consúltese su manual pionero editado por la SAA Archives and Manuscripts: Machine-Readable
Records (Chicago, 1984), y publicaciones más recientes de esta misma autora, “Understanding Electronic Incun-
95
Guía de
autoaprendizaje
abula: A Framework for Research on Electronic Records”, American Archivist 54 (verano 1991), pp. 334-54: “Descriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and lmagining What is Possible”. Archivaria
36 (otoño 1993), 53-62: y con David Bearman, “Reinventing Archives for Electronie Records: Alternative Service
Delivery Options”, en Hedstrom. ed., Electronic Records Management, pp. 82-98. Otro pionero en el campo del
archivo informático, anterior a Hedstrom, era también americano: Charles M. Dollar: consúltese su “Appraising
Machine-Readable Records”, (publicado inicialmente en 1978), en Daniels y Walsh Modem Archives Reader. pp.
71-79; y. más recientemente, Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Tecnnologies
on Archival Principles and Methods (Mascerata, Italia, 1992). Antes, el canadiense Harold Naugler había dejado oir
su voz en The Archival Appaisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines (Paris. 1984)
60. Cook, “Easy to Byte, Harder lo Chew”. pp. 203-8.
61. Sue McKemmish ofrece una estimulante discusión sobre este tipo de perspectiva en “Are Records Ever Actual’?,
que aparece en McKemmish y Piggot, The Records Continuum, pp. 187-203.
62. Éste es el provocador argumento de David Bearman y Margaret Hedstrom en ‘Reinventing Archives for Electronic
Records”, pp. 89-98, sobre todo la p. 97. Otro importante artículo de Searman sobre la reorientación estratégica,
Las tácticas idóneas para culturas organizativas diversas y la gestión de riesgos es “Archival Data Management to
Achieve Organizational Accountability for Electronic Records”, en McKemmish y Upward, Archival Documents, pp.
215-27: y su “Archíva¡ Strategies”, de próxima publicación. Para conocer las tácticas que abordan directamente las
funciones tradicionales del archivero, véase Dollar Archival Theory and Information Techriologres, capitulo cuarto.
63. David Searman, “Multisensory Data and lis Management”, en Cynthia Durance, ed., Management of Recorded
Information: Converging Disciplínes (Munich, 1990), p. 111; y “Archival Principles and the Electronic Office”, en
Menne-Haritz, Information Handling, p. 193.
64. Para conocer la naturaleza intelectual y conceptual de la labor archivistica que se centra en las ideas en vez de
en los objetos, véase Terry Cook, “Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivist. Archivaría 23 (invierno
1986-87), pp. 123-25, y en los argumentos principales de su “Mind Over Matter” y Electronic Records, Paper
Minds”.
TRADUCTORES
Mr. Daniel de OCAÑA LACAL (Spain)
Mr. Luis MARTINEZ GARCIA (Spain)
Mrs. Victoria ARIAS ROCA (Spain)
96
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.
Molina Montes, J. Leyva Palma, Víctor
97
Guía de
autoaprendizaje
98
Archivo de Trámite
TECNICAS DE ARCHIVO Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
Molina Montes, J.
Leyva Palma, Victoria
3.4. EL TRATAMIENTO TECNICO DE LA DOCUMENTACION
Los fondos de un archivo no podrían ser útiles para el servicio que se pretende si no cuentan con
una organización y un control.
“La organización es la operación por la que se agrupan los documentos individuales en unidades
inteligibles y estas unidades entre sí a fin de que queden relacionadas” 110. El éxito de todo archivo
depende de la correcta organízación impuesta a los fondos mismo.
Para organizar un archivo es necesario que existan dos tipos de actividades: intelectuales y físicas,
ambas se llevan a cabo en varias fases que se complementan entre sí.
Dentro de las actividades intelectuales,el archivero tiene que analizar y estudiar cada una de las
series documentales ingresadas para proceder a su clasificación, valoración y descripción, una
vez que han sido identificadas.
Las actividades físicas se hallan en relación con las de su acondicionamiento y colocación en las
estanterías, así como la de su signaturdo (notación), formando unidades de instalación homogéneas
en los depósitos 111.
A continuación describiremos las diferentes acciones que se llevan a cabo en los archivos centrales
dentro de cada fase del tratamiento archivísico.
3.4.1. Recepción
Es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La recepción de ingresos
consiste en controlar la descarga e instalación provisional en las estanterías de los depósitos de
cada una de unidades recibidas. La forma de ingreso de la documentación en los archivos centrales
es, por regla general, mediante las transferencias periódicas, procedentes de los archivos de
oficina que forman la estructura del organismo. Pero, aunque no es lo común, pueden existir otras
formas de ingreso tales como las donaciones, adquisiciones o depósitos.
* Instalación Provisional.
La documentación ingresada se instala provisionalmente de acuerdo al número de orden de las
cajas, siempre a continuación de la última transferencia, realizada, hasta que no se proceda a su
cotejo y comprobación definitiva. Este sistema se utiliza siempre en los archivos de depósito con
el fin de aprovechar al máximo es espacio disponible, evitando así el dejar huecos libres para
cada procedencia diferente.
111 El impreso denominado”Estudio de Serie” ha sido utilizado a partir de esa fecha tanto para las series documetales
de nuevo ingreso como para las transferidas al Archivo General de la Administración
99
Guía de
autoaprendizaje
Por otra parte, es imprescindible que las cajas tengan las dimensiones que se indican en las
normas, puesto que de no ser así, se tendrían que instalar en pasillos y descansillos, ocasionando
graves problemas para el correcto funcionamiento del archivo.
Para llevar un primer control de la ubicación física y procedencia de las nuevas cajas ingresadas
en el depósito, se utilizan testigos (impresos) que se colocan en la primera caja de cada
transferencia donde se identifica: la fecha de ingreso, el número de registro de entrada, la
procedencia y el número totoal de cajas correspondientes a dicho ingreso.
* Registro General de Entrada:
Es el primer instrumento de control de los ingresos de documentación en un archivo. Se elabora
a partir de la información contenida en las Relaciones de Entrega que acompañan a la transferencia.
En el momento de la recepción se comprueba que no falta ninguna de las cajas que figuran
relacionadas y se procede a hacer su correspondiente asiento en el Libro de Registro General
de Entrada de documentación con los siguientes campos de información: Fecha de Ingreso; N°
de Reg° Gral. (número correlativo); Organismo Remitente; Organismo Productor; Nombre de la
Serie/Series documentales ingresadas (puede ser una identificación genérica); Fechas límites;
Número total de unidades y forma de Ingreso. Se puede contemplar además otra información:
Localización Topográfica; Titularidad y Observaciones, tal y como establece el modelo propuesto
por la Dirección de los Archivos Estatales 112.
* Cotejo. Acondicionamiento. Ordenación:
Una vez que la documentación ya está registrada, el primer paso es COTEJAR o comprobar que
el contenido de las cajas ingresadas coincide realmente con el que viene reflejado en la relación
de entrega, de no ser así se van corrigiendo los errores y rehaciendo la descripción. Debe mejorarse
asimismo la identificación de cada serie puesto que en algunas ocasiones puede ocurrir que no
estén descritas en hoja de portad aparte. Cuando, dentro de una transferencia, ingresa una misma
serie documental que ha sido instalada de forma no correlativa dentro de la numeración de las
cajas, se puede proceder a agruparla de acuerdo al orden cronológico para instalarla de forma
ordenada.
Paralelamente al cotejo se van ACONDICIONANDO físicamente los expedientes en carpetillas
de papel o cartulina y se van eliminando todos los elementos plásticos que contienen. Siemprer
se respeta el orden interno que la oficina ha dado a los expedientes, sólo se introducen
modificaciones cuando se detectan errores dentro del orden establecido.
* Instalación y Signaturado:
La instalación constituye la etapa final de la organización archivística. A medida que se va cotejando
la documentación se van formando las unidades de instalalción adecuadas a su soporte o formato.
112 Dicho modelo figura como anexo dentro del Manual de Tratameinto de Archivos Administrativos de María Luisa
Conde dentro de las Normas Técnicas no. 2.
100
Archivo de Trámite
La gran mayoría de la documentación ingresada corresponde a documentos en papel y textuales
que van instalados en las cajas de cartón normalizadas. Cada caja lleva un número de orden
correlativo que es la SIGNATURA del archivo central, dato ímprescindíble para su localización en
los depósitos. Las cajas signaturadas se colocan, una a continuación de la otra, a medida qúe se
van instalando de abajo a arriba y de izquierda a derecha.
Para el control físico de las unidades de instalación en los depósitos se debe numerar cada
cuerpo de estantería indicando asímismo las signaturas extremas que contiene.
Los ingresos que contienen documentación especial (fotografías, vídeos, dibujos, mapas, planos,
discos de ordenador, cintas,etc.) se acondicionan en mobiliarios y unidades de conservación
diferentes, llevan por lo tanto una signatura distinta al resto del fondo documental.
3.4.2. Identificación de la Documentación
De toda transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de las
series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen:
1") El elemento orgánico
2") El elemento funcional
El primero consiste en identificar al órgano productor de la documentación, diferenciándolo del
remitente cuando así procede, puesto que en muchas ocasiones no coinciden debido a que la
documentación suele tener al menos 5 años de antigüedad.
El elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene encomendada
ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su cargo, que se plasma
materialmente en el tipo documental básico, que compone la serie documental. En ambos casos,
la información se recoge a través de la propia documentación y de repertorios legislativos 113.
Se deben recopilar todas las disposiciones oficiales relacionadas con la evolución orgánica del
sujeto productor (fecha de creación, competencias, supresión, etc.) y las normas oficiales referentes
al procedimiento administrativo que regulan la existencia del trámite de la serie documental.
La información obtenida acerca de la estructura, competencias y evolución de cada órgano
productor debe quedar recogida en un Fichero de Organismos, que puede ser manual o
informático. Este fichero recogerá toda la legislación sobre cada órgano productor y es conveniente
que esté organizado de acuerdo a la estructura jerárquica de la institución. Si el diseño del fichero
se ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánicofuncional, con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden crear
directorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros legislativos
correspondientes a cada órgano productor.
Los datos que deben ser recogidos en el fichero de organismos son:
113 Para ello es necesario que el archivo cuente con una biblioteca auxiliar donde existan además de monografías
relativas a la historia de la institución, colecciones legislativas generales: Boletín Oficial del Estado, Aranzadi,
Alcubilla, enciclopedia Jurídica Seix, etc.
101
Guía de
autoaprendizaje
DATOS DEL FICHERO DE ORGANISMOS
* Nombre del Organo Productor
* Fecha de Creación
* Fecha de Supresión
* Rango, número, fecha y descripción de todas las disposiciones que han
regulado y modificado su estructura y competencias
* Nombre de los organismos que le han precedido con las mismas
competencias
* Nombre de los organismos sucesores (herederos) de sus competencias
* Tipos documentales producidos
* Códigos de Clasificación
Como instrumento de información paralelo a la confección de este fichero es muy útil, para el
archivo y para los usuarios del mismo, que se vayan recopilando todas las fotocopias de las
disposiciones oficiales que se han ido obteniendo, creando Repertorios (Dossieres) Legislativos
de los Organos Productores.
La finalidad de estos repertorios es agrupar toda la información relacionada con las mismas
competencias que a lo largo del tiempo han ido teniendo determinados órganos productores. Por
ello, a diferencia del fichero, es recomendable que estén organizados de acuerdo a criterios más
bien funcionales que puramente orgánicos, puesto que recogen la evolución de órganos y unidades
anteriores y posteriores con las mismas competencias. Para manejarlos con más facilidad es
conveniente que se vayan encuadernando y que consten de portadas e índices 114.
Con los datos obtenidos a través de ambos instrumentos se pueden ir elaborando los diferentes
organigramas que la institución ha ido teniendo a lo largo del tiempo, creando el Repertorio de
Organigramas.
En cuanto a la información sobre la identificación de cada tipo documental: normas de procedimiento
administrativo que regulan la existencia del trámite concrecto de cada tipo, documentos que lo
componen, tipo de ordenación, etc. Debe quedar recogida en un Fichero de Tipos Documentales
con los siguientes campos de información:
114 Se destaca, en este caso, la existencia de este tipo de repertorios legislativos en el Archivo Central del Ministerio
de Educación y Ciencia.
102
Archivo de Trámite
DATOS DEL FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES 115:
* Nombre del Tipo Documental / Serie Documental
* Código de Clasificación
* Función
* Fechas Extremas
* Signaturas
* Organismo Productor
* Legislación. (Se enumeran las normas de procedimiento que regulan el trámite)
* Documentos Básicos. (Se deben enunciar, de acuerdo al procedimiento,
todos los documentos que inician, instruyen y resuelven)
* Ordenación de la Serie. (Tipo de ordenación que llevan los expedientes)
* Instrumentos de Descripción. (Se enumeran aquellos otros instrumentos que
existen en el archivo además de las relaciones de entrega, tanto los elaborados
por el propio archivo como los enviados por las oficinas)
* Series Complementarias. (Se enumeran aquellas series que complementan
la información de la que se está identificando)
* Otros Tipos Documentales donde se recogen datos análogos
* Antecedentes de la Serie
* Continuación de la Serie
* Caracteres Externos. (Tipo de formato, tipo de soporte, y estado de
conservación)
* Accesibilidad a su contenido Informativo. (Si es libre o restringido)
* Valoración. (Propuestas de eliminación o conservación tras analizar valores
primarios y secundarios)
Como se puede observar este fichero recoge una información exhautiva sobre la identificación de
cada tipo documental. Todos estos elementos, junto con los contemplados en el fichero de
organismos, serán el punto de partida para poder valorar, en una etapa posterior, cada serie
documental. Por todo lo expuesto, el último campo de información contempla los datos sobre la
valoración, aunque se puede prescindir de ellos en este modelo de ficha de identificación crear
otro modelo de ficha para los datos de valoración, de los cuales se hablará más adelante.
En cuanto a la forma de estructura el fichero, es recomendable que esté organizado como el de
organismos, es decir, de acuerdo a la esructura de los órganos productores. Si el diseño del
fichero se ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánico
funcional con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden crear
115 Es muy importante que el fichero de tipos documentales recoja la mayor información posible para la enumeración
de los campos nos hemos basado en la información recogida a través de los siguientes impresos: A) “Impreso de
estudio de series” diseñado y utilizado para identificación y valoración de series por el Archivo Central del Ministerio
de Educación y Ciencia, y B) “Ficha de tipos documentales” diseñada por los Grupos de Valoración de la Dirección
de Archivos Estatales.
103
Guía de
autoaprendizaje
directorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros de los tipos
documentales correspondientes a cada órgano productor.
Como instrumento de información paralelo, se pueden reunir todas las fotocopias de las
disposiciones oficiales que se han ido obteniendo sobre el procedimiento administrativo de cada
serie, creando Repertorios de (Dossieres) Legislativos de Series Documentales.
Dentro de la identificación de series es muy importante establecer una normalización para su
correcta denominación, de manera que todos los fragmentos cronológicos de la misma serie
documental reciban idéntica denominación con el fin de no dispersar la información. Es conveniente
para ello trabajar en la elaboración de un vocabulario controlado.
La función que tienen todos ficheros y repertorios que se han enumerado hasta el momento es la
de reunir información sobre los elementos orgánicos y funcionales de las series documentales,
pero, para llevar un CONTROL de los ingresos y salidas definitivas de éstas, es necesario la
existencia del Registro o Repertorio de Series cuya finalidad es conocer: cuándo han ingresado
los diferentes fragmentos cronológicos de cada serie, qué signaturas ocupan en los depósitos,
cual es su número de unidades, cuándo se han transferido al archivo intermedio, etc.
3.4.3 La Clasificación
En realidad, la organización de un archivo nos viene dada e impuesta por la propia administración
del organismo que la produce. Los archivos centrales están formados por las transferencias
periódicas de cada una de las unidades administrativas que a lo largo de su historia han formado
parte de la estructura de la institución. Para dar coherencia y estructurar de forma organizada
todo ese gran volúmen documental, de cara a poder recuperar su información y con ellos prestar
el servicio que tienen encomendado, es necesario establecer una clasificación, en donde queden
reflejados cada uno de los grandes grupos y subgrupos documentales que tiene el organismo
* El Principio de Procedencia y las Agrupaciones Documentales.
Para toda organización de archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación,
se parte de un principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo.
Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales procedentes de diferentes
instituciones respetando, asímismo, la estructura interna de cada fondo.
Concepto de Fondo: El fondo corresponde al primer nivel de agrupación documental, es el conjunto
de documentos procedentes de una misma Institución.
Concepto de Sección: es el segundo nivel de agrupación documental. Las Secciones de un archivo
son las divisiones que se pueden establecer a partir del fondo. En este segundo nivel de Sección
pueden existir otras subdivisiones, dependiendo de las características del fondo documental.
104
Archivo de Trámite
* Elaboración del Cuadro de Clasificación.
El cuadro de clasificación de fondos de un archivo es el punto de partida para poder organizar,
valorar y describir la documentación. El Diccionario de Terminología Archivística lo define de la
siguiente forma: “El cuadro de clasificación es un instrumento de consulta que refleja la organización
del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura”.
Para su elaboración es necesario conocer la estructura y competencias de la institución a clasificar,
ya que sin esta información no se debe proceder jamás a clasificar ningún fondo de archivo.
El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de acuerdo a la estructura y
funciones del organismo de forma jerárquica, es decir, aparecen los órganos jerárquicamente
superiores en primer lugar y a continuación aquellos que dependen de él, la información va de lo
general a lo particular y en él quedan identificadas los nombres de las series documentales incluídas
dentro de cada agrupación. En los distintos niveles de clasificación quedan contempladas las
siguientes agrupaciones:
NIVELES DE CLASIFICACION
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Primer Nivel 116
Sección de Fondo
(primera /división de un fondo)
Segundo Nivel
Subsección de un Fondo
(primera /división de una
sección de Fondo)
Tercer Nivel
(segunda división de una
Sección de Fondo)
Cuarto Nivel
(Tercera división de una
Sección de fondo)
Quinto Nivel
Identificación de la serie
Documental
En el caso de los archivos centrales la clasificación resulta un proceso bastante complejo y laborioso,
porque su fondo está formado por documentación de carácter administrativo y la estructura y
competencia de los distintos órganos productores suelen estar sujetas a múltiples cambios a lo
largo de su existencia, motivados por las variaciones, supresiones o aumentos de competencias
de cada uno de ellos.
Todas esta variaciones las debe contemplar el cuadro y para ello es necesario ir modificando su
estructura a través de la creación de secciones de fondo nuevas, ampliación de las existentes o
116 A partir del primer nivel de Sección de fondo se pueden establecer tantas divisiones como sean necesarias de
acuerdo a la estructura y funciones del organismo. En el esquema sólo se han reflejado las divisiones de segundo,
tercero y cuarto nivel, llegando en el quinto nivel a identicar la serie documental.
105
Guía de
autoaprendizaje
cierre de las suprimidas. A continuación se ofrecen una serie derecomendaciones para el
establecimiento del cuadro de clasificación.
A) El cuadro debe tener una estructura flexible y cómodo que nos permita introducir todas las
variaciones o ampliaciones necesarias. Es muy importante que el sistema de codificación numérico
o alfabético utilizado para identificar los grandes grupos o subgrupos se haya establecido tras un
estudio exhaustivo de las carácterísticas del fondo 117.
B) Para que la estructura del cuadro no sea demasiado rígida es necesario que se tengan en cuenta
criterios no estrictamente orgánicos sino ORGANICO-FUNCIONALES. En este sentido, es
recomendable que los criterios orgánicos sean aplicados en los primeros niveles de clasificación
(Secciones de Fondo ... ), utilizando criterios más funcionales para el resto. No obstante, todo depende
del tipo de fondo que se pretenda clasificar y de las pecuaridades que tenga, puesto que si interesa
agrupar, funcionalmente, la documentación de procedencias de ámbito superior, representadas por
las Secciones de Fondo, también se puede aplicar el criterio funcional, con el fin de agrupar y unificar
la documentación de procedencias que responden a una misma competencia y función.
C) En cuanto a la estructura global del cuadro, es conveniente que, primero figuren los órganos
que responden a funciones generales y a continuación, los de funciones específicas118.
3.4.4. La ordenación
El paso siguiente a la clasificación dentro de la organización de la documentación es la ordenación,
que supone la “Operación archivística..., que consiste en establecer secuencias dentro de las
categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas”119.
La ordenación de las series documentales, en el caso de los archivos centrales, vierte establecida ya
desde los archivos de oficina, puesto que son éstos quienes de acuerdo a su gestión diaria dan un
orden natural a los expedientes generados, orden que no debe romperse nunca en el archivo receptor.
Ya que los tipos de ordenación ya han sido tratados en el capítulo dedicado a los archivos de gestión,
remitimos al lector al apartado 8 de dicho capítulo donde se aclara todo el contenido del tema.
3.4.5. Valoracíón 12O
La valoración es “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservación o eliminación total o parcial” 121.
La eliminación o expurgo de la documentación es parte de un proceso general de la producción
documental (no todo lo producido puede ser conservado). Con la selección se pretende satisfacer
las necesidades de las propias instituciones productoras de documentos y al mismo tiempo
favorecer a la historia y a la investigación en general.
117 ROBERGE, Michel: La gestió dels documents administratus. Barcelona: Dipútació de Barcelona; Associació
D’Archivers de Catalunya, 1992, pp. 85-95.
118 En el caso de los Archivos Centrales de la Administración Central, las Secciones de Fondo están respresentadas
en su gran mayoría por unidades orgánicas con rango de Dirección General, la estructura interna o divisiones de
cada Sección de Fondo corresponden a unidades jerárquicarnente inferiores: Subdirecciones Generales, Servicios
o Secciones.
119 Diccionario de Terminología Archivística: op.cit. p. 27.
120 En este apartado sólo se analizan los aspectos de la valoración de cara a la conservación o eliminación
documentación, los criterios básicos sobre la reserva o accesibidad de cada serie se trataran en el apartado de los
servicios del archivo.
121 Diccionario de Terminología Archivística. Op.cit., p. 41.
106
Archivo de Trámite
La selección de la documentación se debe ver como un proceso constructivo y nunca destructivo.
No obstante suelen existir tres puntos de vista diferentes: el del historiador, el del archivero y el
del administrador 122. El historiador opinaría que sería conveniente conservarlo todo para la
investigación, pero aceptaría que la selección facilitaria el acceso a la información más relevante.
Los profesionales de los archivos, como en el caso de Shellemberg opinan que es preferible
guardar menos para conservar mejor y más barato. Lo que es un hecho absolutamente aceptado
es la necesidad de seleccionar la documentación siempre con criterios rigurosos y no de forma
indiscriminada.
El archivo central, como archivo intermedio y de depósito en su primera fase, debe asumir la
PRIMERA VALORACION de las series documentales ingresadas, analizando sus valores primarios
y secundarios. Desde luego, en esta primera valoración que hacen los archivos centrales, su
labor se centra más en el análisis de los valores primarios que en el de los secundarios, ya que
este cometido recae sobre todo en los archivos intermedios, cuya función principal es la selección
definitiva de la documentación.
Para el análisis de los valores primarios le es imprescindible contar con la información suministrada
por los productores de los documentos quienes conocen verdaderamente cuáles son los plazos
de vigencia administrativa, su valor legal o probatorio, y el interés informativo que tienen.
El conocimiento del período de vigencia administrativa de los documentos se puede obtener a
través de varios factores:
* Conociendo la frecuencia de consulta que tienen éstos por parte de las oficinas productoras.
* Conociendo los plazos que estén establecidos por norma oficial.
De acuerdo a su vigencia la documentación puede estar activa, semiactiva o inactiva. Conociendo
la vigencia se pueden establecer los plazos de permanencia de cada serie en el archivo de oficina
y en el central.
- Para analizar los valores secundarios debe tener en cuenta el valor informativo y testimonial
de los documentos y le es de gran ayuda la información aportada por los investigadores. El
archivero con la información obtenida puede suponer el desarrollo de un posible valor secundario
para la investigación histórica.
* Elementos a tener en cuenta para la valoración de series documentales
Para establecer propuestas de valoración se deben estudiar los siguientes aspectos de cada
serie documental:
1°) Si los expedientes que la componen corresponden a documentos activos, semiactivos, o
inactivos, desde el punto de vista de su vigencia administrativa, información que se obtendrá
conociendo si la frecuencia consulta por parte de la oficina es media, escasa o nula.
2°) Si se trata de una serie que responde a funciones generales o específicas del organismo. El
contenido informativo de las series con funciones generales puede estar recogido en otro
organismo, por ello son más susceptibles de expurgo que las de funciones específicas.
3°) Si se trata de ejemplares principales o secundarios. El primero es aquél que conserva la
unidad de origen del expediente, mientras que el segundo es acumulado por una oficina diferente
122 ROJAS ROSALES. Armando: “Opiniones recientes en torno a la valoración y selección documental en México”.
En: Reunión del Sistema Nacional de Archivos (11ª., 1987, Taxco). Memoria de la 11ª. Reunión del Sistema Nacional
de Archivos, México, D.F.: Archivo General de la Nación, 1988, pp. 179-184.
107
Guía de
autoaprendizaje
a la productora consecuencia de las relaciones que entre ellas se establecen, no siendo el producto
de las funciones específicas que tiene encomendadas. Según Couture y Rousseau el ejemplar
secundario es un “documento idéntico al ejemplar principal, utilizado a manera de instrumento de
trabajo, de información o distribución” 123.
Sólo los ejemplares principales deben ser objeto de una valoración completa, en donde se estudien
los valores primarios administrativos legales y financieros y los secundarios e históricos, mientras
que los ejemplares secundarios sólo son objeto de una valoracíón puramente administrativa.
4°) La tradición documental, es decir la forma en que se han transmitido los documentos: originales,
copias, duplicados, fotocopias, ... etc.
Una vez que se han estudiado estos elementos de cada serie documental se puede proceder a
establecer las propuestas de valoración siguientes:
A) CONSERVACION TOTAL. Cuando se trata de documentación con valor evidencial, testimonial
e informtivo representada por ejemplares primarios. Destacamos los siguientes ejemplos 124.
*
Documentos que permiten conocer los orígenes del organismo, su organización, evolución y
actividades.
*
Los que permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos del organismo.
*
Los que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o lugar,
sobre tendencias de la historia política o económica, sobre ciencias y técnicas.
*
Los que contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, u
otros de los individuos y de la institución.
*
Los que responden a las necesidades del análisis estadístico y de historia cuantitativa, etc.
B) ELIMINACIÓN PARCIAL. Cuando se trata de series documentales homogéneas y voluminosas,
que aún siendo ejemplares primarios son susceptibles de expurgo, pero no en su totalidad,
conservando una muestra de las mismas. Con la eliminación parcial se utiliza la técnica del
muestreo, dentro de la cual se pueden utilizar varios métodos para obtener la muestra deseada:
-Método del ejemplar
-Método Selectivo o Cuantitativo
-Método Sistemático
(Cronológico, Geográfico, Alfabético, Numérico)
-Método Aleatorio (al azar)
C) ELIMINACION TOTAL. Cuando son series formadas por ejemplares secundarios sin valor
histórico, y cuya información está recogida en otros organismos. El Departamento de Cultura de
la Generación de Catalunya dentro de los criterios de eliminación establece que son susceptibles
de ser eliminados:
* Los documentos cuyos datos se recogen en publicaciones.
* Documentos en fase de deterioro muy avanzada.
* Las series que presentan vacíos informativos que imposibilitan su comprensión.
123 COUTURE, Carol y Jean-Ives Rousseau: Los Archivos del Siglo XX. México: Archivo General de la Nación, 1988,
p. 363.
124 Se toman como base la Orden de 15 de octubre de 1992 del Departamento de Cultura de la Generalitat de
Catalunya donde se aprueban los criterios generales de evaluación y selección de documentación y el modelo de
propuesta correspondiente.
108
Archivo de Trámite
LECTURAS
complementarias
109
Guía de
autoaprendizaje
110
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Lineamientos para la concentración de acervos
documentales de trámite concluido de las dependencias
del Gobierno del Estado de México.
111
Guía de
autoaprendizaje
112
Archivo de Trámite
GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
DIRECCION DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION
SUBDIRECCION DE DOCUMENTACION
LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE
TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE
MEXICO
ARCHIVO GENERAL DEL PODER
EJECUTIVO DEL ESTADO DE MEXICO
I.
JUSTIFICACION
Dentro del marco de la administración de documentos, se prevee que la documentación debe de
servir de apoyo a la planeación y realización de acciones de los servidores públicos del Gobierno
del Estado. Para esto, es indispensable contar con los instrumentos normativos necesarios que
permitan homogeneizar las actividades de integración, organización y funcionamiento de los
archivos.
Tomando en cuenta esto, el Archivo General del Poder Ejecutivo en consideración a que una de
sus funciones primordiales es la de recibir y conservar la documentación generada por las unidades
administrativas del gobierno estatal que ha concluido su trámite, ha considerado pertinente emitir
estos lineamientos a fin de lograr el descongestionamiento de los archivos.
Los lineamientos están encaminados a regular la actividad de concentración en la forma y
condiciones necesarias, que deberán ser observadas por todas las unidades administrativas del
gobierno estatal, resolver la problemática que comúnmente se presenta al momento de realizarse
la concentración, así como la otorgación eficiente del servicio de préstamo del acervo que se
concentra.
II.
OBJETIVO
Proporcionar a las unidades administrativas del Poder Ejecutivo los elementos necesarios que
permitan lograr una eficiente concentración de los archivos de trámite concluido.
III.
LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE
TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO.
1.- Antes de realizar la concentración de la documentación, las dependencias deberán solicitar al
Archivo General del Poder Ejecutivo una supervisión previa al envío, con el objeto de corregir
las fallas que detecten en los inventarios. En caso de que eso suceda deberán de observarse
las indicaciones que al respecto establezca el personal del Archivo General del Poder Ejecutivo.
113
Guía de
autoaprendizaje
2.- Al momento de que se otorgue la asesoría técnica para concentración de los acervos de
trámite concluido, las observaciones que se realicen por parte del personal del Archivo General del Poder Ejecutivo deberán quedar asentadas en el “acta de asesoría” para evitar
incidentes u omisiones en el momento de la recepción. De esta acta deberá de conservar una
copia la Unidad-Administrativa asesorada, debidamente firmada y sellada por el asesor el
responsable del archivo de que se trate.
3.- Las Unidades Administrativas que concentren y que con anterioridad se les detectaron
anomalías que no fueron corregidas en su oportunidad, no se les recibirá su documentación,
ni se les facilitarán expedientes en préstamo.
4.- Los sectores que cuenten con unidades administrativas fuera de la Ciudad de Toluca, deberán
hacer del conocimiento de estas que en caso de no observar los presentes lineamientos no
se les recibirá su documentación.
5.- La concentración de la documentación deberá ser realizada por la unidad administrativa que
la generó y por el responsable del archivo de la misma, en el lugar, fecha y hora indicada por
el Archivo General del Poder Ejecutivo.
6.- Todas las unidades administrativas tendrán que respetar la fecha y hora de concentración de
expedientes que se les indique, y de no ser así, deberán solicitar otra fecha y hora para
realizarla.
7.- La documentación que se entregue deberá estar debidamente expedientada e inventariada,
anexándole dos ejemplares del inventario y oficio de remisión correspondiente, indicando en
este ultimo la cantidad de cajas y expedientes a concentrar y los años que comprende la
documentación.
8.- El tipo de formato de inventario a utilizar en la entrega de documentación sera acorde a la
naturaleza y contenido de la misma (De concentración, de material bibliográfico y hemerográfico
y de documentos no convencionales).
9.- Los archivos que utilicen métodos de clasificación indirectos, remitirán sus expedientes
anexándoles las tarjetas correspondientes, a fin de integrar los catálogos en el Archivo General del Poder Ejecutivo.
10.-La dependencia remitente deberá determinar el tipo de documentación que se concentrará y
el tiempo que deberá conservarse en el Archivo General del Poder Ejecutivo, antes de ser
susceptibles de pasar al estudio de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
11.- El Archivo General del Poder Ejecutivo, recibirá formatos en blanco siempre y cuando ya no
sean de utilidad para las unidades administrativas que los generaron, y se acompañen de un
escrito donde se otorgue autorización para su eliminación.
12.-Al integrar un expediente para su concentración, las unidades administrativas deberán identificar
los legajos correspondientes, a fin de evitar duplicaciones u omisiones.
13.-Las dependencias al concentrar su documentación deberán de contar con vehículos para su
traslado, así como con personal para la entrega física de ésta.
14.-El personal del Archivo General del Poder Ejecutivo cuando sea posible recibirá la
documentación expediente por expediente, de acuerdo al inventario que se presente; en caso
114
Archivo de Trámite
contrario se recibirá por muestreo, anotando en los dos ejemplares del inventario la siguiente
leyenda:
«La documentación recibida se verificó unicamente por muestreo y posteriormente se le indicará
a quien corresponda la revisión exhaustiva de esta, a fin de que su custodia sea responsabilidad
total del Archivo Gineral del Poder Ejecutivo”.
15.-El oficio de remisión y los inventarios deberán venir debidamente requisitados para poder
proceder a firmar y sellar de recibido por la persona que realice dicha actividad y por el titular
del Archivo General del Poder Ejecutivo.
16.-No se firmará ni sellará el inventario y oficio de recibido, cuando se detecte alguna anomalía
y sólo se hará hasta que la documentación sea recibida a satisfacción plena del Archivo
General del Poder Ejecutivo.
17.- A las unidades administrativas que hayan concentrado su documentación, después de haber
transcurrido un tiempo prudente se les solicitará que se presenten en el Archivo General del
Poder Ejecutivo con la copia del inventario en donde se les firmó de recibido, con el propósito
de actualizarlo de acuerdo al orden que se le dió a la documentación dentro del acervo del
Archivo.
18.-Las Unidades Administrativas que concentren sus archivos de trámite, deberán de foliar cada
uno de los documentos que integran sus expedientes y eliminar sus documentos duplicados,
requisitos sin los cuales no se les recibirá su documentación.
19.-Para las Unidades Administrativas que tienen acervo documental para concentrar pero que
han solicitado el préstamo de expedientes al Archivo General del Poder Ejecutivo, es requisito
indispensable que estén al corriente en cuanto a su devolución; ello para evitar que expedientes
que ya han sido registrados en inventarios anteriores y que por motivos de préstamo se
encuentran en poder de la dependencia, vuelvan a ser incluidos en otro inventario afectándose
el control de vales que para tal efecto se realiza.
20.-Los documentos que integran los expedientes remitidos, deberán de estar debidamente
asegurados en sus carpetas. No se recibirán por parte del Archivo General documentos sueltos
o expedientes que no tengan sus documentos asegurados, asimismo se deberá entregar la
documentación en las cajas archivadoras C.A. 01 o en cajas de archivo.
21.-Los expedientes que se remitan al Archivo General deberán de tener un grosor máximo de 2
centímetros. Aquellos que rebasen este límite, deberán de dividirse en legajos, pudiéndose
formar los que sean necesarios, observando el mismo título o clave del expediente y
señalándose los números de legajos.
22.-La documentación será remitida exclusivamente expedientada en carpetas, no admitiéndose
otro tipo de cubierta. En caso de que algunos documentos hayan sido glosados en el Archivo
de Trámite en carpetas “Lefort” (o equivalentes), deberán de expedientarse en carpetas
ordinarias antes de ser enviados al Archivo General.
115
Guía de
autoaprendizaje
116
Archivo de Trámite
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Curso de capacitación para archivistas municipales 1988.
117
Guía de
autoaprendizaje
118
Archivo de Trámite
CURSO DE CAPACITACION PARA ARCHIVISTAS MUNICIPALES 1988
Gobierno del Estado de México
Secretaría de Administración
Secretaría de Educación, Cultura y Bienestar Social
Dirección de Organización y Documentación
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
INSTITUTO MEXIQUENSE DE CULTURA
Prólogo
Las acciones para el mejoramiento de ta Administración Pública Mexicana, hoy en día, se deben
desarrollar con base en los esfuerzos unificados, que permitan el mejor aprovechamiento de los
recursos.
Esta publicación es una muestra de lo que se puede hacer, cuando los gobiernos federal, estatales
y municipales orientan sus acciones hacia metas y objetivos comunes. Reafirma que el Sistema
Nacional de Archivos es una realidad actuante, dinámica y útil.
El Archivo General de la Nación, apoyando técnicamente a los estados y municipios, a través del
Programa de Archivos Municipales, ha diseñado el presente curso de capacitación para archivistas
municipales como una alternativa teórica más, que reciben los documentalistas de los sistemas;
municipales para enriquecer sus conocimientos y de esta forma permitirles trabajar con mejores
técnicas.
A su vez, el Sistema Estatal de Documentación, al instrumentar los cursos de capacitación en los
que este trabajo proporciona importante apoyo, realiza la tarea necesaria para el fortalecimiento
de las administraciones públicas municipales, ya que los cursos se inscriben en un completo
programa de administración de documentos, cuya meta es que además de considerar la
trascendente actividad de protección y organización del patrimonio histórico municipal, se racionalice
la producción, uso y destrucción de los documentos oficiales con el fin de incidir en la modernización
de la gestión pública.
Secretaría de
Instituto Mexiquense
Administración
de Cultura
119
Guía de
autoaprendizaje
PRESENTACION
La atención, cuidados y recursos que los archivos municipales de México han recibido en los
últimos doce años representan esfuerzos de la administración pública nacional que es necesario
reconocer y capitalizar para lograr su transformación en un beneficio social permanente.
Los trabajos que en esos archivos se han realizado, gracias a la colaboración entre los gobiernos
federal, estatales y municipales, garantizan la supervivencia de enormes cantidades de papeles
de importancia histórica y el orden de la documentación de épocas recientes para uso y
aprovechamiento de las propias administraciones municipales. Todas las acciones emprendidas
en este filón de límites insospechados se han desarrollado en el ambiente efervescente del Sistema
Nacional de Archivos, cuyos avances en una amplia gama de actividades no sería vano subrayar.
El programa nacional de archivos municipales promovido por el Archivo General de la Nación coordinador del Sistema Nacional- y acogido por las instancias estatales y municipales, se inició
en 1977. En ese momento, la casi totalidad de esos 2,378 acervos documentales se hallaba
abandonada a su propia suerte, al punto de que sorprende que se hayan conservado los volúmenes
tan elevados de documentación de que ahora tenemos noticia cierta. El programa se ha desplegado
por etapas. Las dos iniciales, y hasta hoy las más importantes, fueron la del registro nacional de
esos archivos y la de su rescate y organización. La primera permitió vislumbrar Con bastante
rapidez sus características más generales, y establecer sobre ellos los diagnósticos pioneros; y la
segunda posibilitó un conocimiento más detallado y profundo de su contenido documental gracias
a la clasificación y difusión de que han sido objeto desde entonces.
Doce años después de haberse iniciado esta empresa administrativo-cultural, la fisonomía de los
archivos niunicipales se ha modificado sustancialmente. Para empezar, del total de bodegas viejas
llenas de documentos amontonados sin higiene, orden ni concierto se ha eliminado
aproximadamente el 40% y se ha sustituido por locales dignos, contenedores de documentación
limpia, ordenada e inventariada. Además, según el decir de algunas autoridades municipales, la
atención al público ha mejorado gracias a la posibilidad de un más ágil manejo documental.
También algunos historiadores han expresado su beneplácito al contar con grupos de estos archivos
aptos ya para una consulta profesional. Por último, y esto habrá que aquilatarlo en su justo valor,
un elevado número de administradores públicos de gobiernos y municipales conoce el programa,
lo apoya, y, no pocas veces, lo solicita.
Al lado de las acciones antes mencionadas se ha insistido en otras, cuyos resultados sin embargo
han sido más modestos. Claro que existen marcadas diferencias regionales en los avances
concretos, pero de todas maneras esta generalización no nos parece del todo improcedente. Nos
referimos por ejemplo a la reglamentación sobre el manejo y uso de los archivos, al mejoramiento
de los locales que los albergan, a la creación de puestos específicos y bien remunerados para sus
responsables, a la capacitación permanente y adecuada de su personal. Habrá que insistir en
todo, ya que la falta de un impulso más decidido hacia estos rubros y otros más ha ocasionado
que muchas veces los trabajos que se realizan carezcan de continuidad, y corran el riesgo de
entrar en procesos de retroceso.
Convencidos de que el programa de archivos municipales seguirá avanzando con el realismo y la
seguridad que permite la experiencia en los 31 estados de la República, deseamos colaborar con
lo que nos parece debe establecerse corno uno de los siguientes pasos en la tarea de su
consolidación: nos referimos a la capacitación profesional de los archivistas de los ayuntamien-
120
Archivo de Trámite
tos.
Por eso, en la Dirección de Desarrollo de los Sistemas Estatales de Archivos del Archivo General
de la Nación hemos preparado este Curso de Capacitación para Archivistas Municipales. La obra
se compone de dos tomos el primero se desarrolla el curso mismo. En el segundo se ofrece una
selección de textos de archivonomía que apoya y enriquece los temas expuestos en el primero.
Para su preparación se analizó la situación general de los archivos de los ayuntamientos, en
cuanto a organización, funcionamiento y uso, y el resultado de ese análisis definió su estructura y
la forma de abordar los asuntos.
Se trata de un curso básico y completo de administración de documentos, aplicado a la
documentación municipal, que podrá utilizarse ya como apoyo para capacitadores, ya como texto
de autocapacitacíón para todos aquellos colegas de los municipios que, no teniendo fácil acceso
a cursos tradicionales, estén decididos a adentrarse solos en esta materia de su actividad cotidiana.
Patricia Rodríguez Ochoa
México, D.F., 7 de agosto de 1988
PRIMERA PARTE
Consideraciones generales
1. ¿Qué es un archivo?
Es el acervo constituido por los documentos generados por una institución en el diario ejercicio de
sus funciones. En tanto parte de una institución, el archivo debe concentrar, ordenar, custodiar y
conservar en buen estado los documentos que se producen o ingresan en ella, así como brindar
servicio de consulta de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
2. ¿Cómo se forma un archivo?
Se forma con la acumulación cotidiana y ordenada de los documentos generados por las diversas
áreas de la institución a la que pertenece. En ese proceso de acumuIación los documentos van
conformando expedientes, cada uno de los cuales contiene documentos que se refieren a un
asunto cuyo trámite administrativo está en marcha. Los documentos, confeccionados o recibidos
en las oficinas, son producto de actos administrativos de la competencia de una institución
expresados a través de papeles. Por tanto, un archivo debe reflejar de manera orgánica el conjunto
de lo funciones institucionales que le dan origen. Por ejemplo, a través del contenido de la
documentación de la Tesorería de un ayuntamiento nos percatamos de que ésta se dedica, entre
otras cosas, a cobrar impuestos a la población y a canalizar el dinero que recauda hacia la
construcción de obras de beneficio común como parques, escuelas, pavimentación, etc., de acuerdo
con las decisiones que el propio ayuntamiento toma sobre el uso de sus recursos. El Registro
Civil, por su parte, acumula documentación que da fe de los nacimientos, defunciones, matrimonios
y divorcios de la población a la que ofrece sus servicios.
121
Guía de
autoaprendizaje
3. ¿Para qué sirve?
Un archivo tiene varios objetivos. Entre los más importantes están el de mantener constatemente
la organización y el flujo de los documentos administrativos bajo su custodia a fin de agilizar los
trámites propios de su institución; y el de servir como fuente primaria insustituible para el
conocimiento de la sociedad a la que esa institución ha prestado sus servicios en un proceso
histórico.
Los documentos custodiados por el archivo de una institución dan noticia sobre aspectos diversos,
presentes y pasados, de la vida social. En él podemos descubrir el origen de leyes locales y de
conflictos sociales surgidos en el seno de una comunidad; podemos encontrar ahí las
características del desarrollo de una región promovido por sus autoridades y los obstáculos que
para tal desarrollo se han encontrado en el camino; nos permite determinar la evolución que dio
lugar a la conformación de una comunidad como la conocemos hoy en el plano económico,
político y social; nos da la posibilidad de conocer también la capacidad financiera de la institución
en cada uno de los proyectos que ha emprendido.
Es muy importante por tanto evitar el desorden, el extravío y la destrucción indiscriminada de
documentos, pues eso acarrea necesariamente ineficiencia administrativa e imposibilidad de
conocer integralmente la historia que el archivo encierra la magnitud de la pérdida en este terreno
estará siempre ligada a la importancia relativa de la institución que produjo un archivo. Pensemos
por otra parte que los documentos en general son piezas únicas, a diferencia de los libros que se
producen en grandes cantidades de ejemplares, y por tanto, cuando un documento original destruye
la pérdida es irreparable.
4. ¿Qué tipos de archivos existen en México?
Por su origen, es decir, de acuerdo con las instituciones que generan los documentos que los
conforman, el primer gran bloque de archivos que existe en el país es el de la administración
pública nacional. Encontramos ahí los archivos federales del Poder Legislativo producidos por las
Cámaras de Senadores y Diputados, los del Poder Ejecutivo producidos por el Sector Público
Central y organismos paraestatales; y los del Poder Judicial, producidos por la Suprema Corte de
Justicia, los Tribunales de Circuito y los Juzgados de Distrito. En la instancia estatal existen también
los archivos correspondientes a los tres Poderes de Gobierno, el Legislativo, el Ejecutivo
y el Judicial, en todas sus áreas administrativas. Y en la instancia municipal existen los archivos
de los Cabildos y de la propia Administración Municipal. En algunos casos se encuentran archivos
de Juntas Municipales separados físicamente del archivo central del que sin embargo
orgánicamente forman parte.
El otro gran bloque de archivos es el de instituciones privadas: empresas, universidades, sindicatos,
iglesias, etc., de gran importancia para la vida social y la historia del país.
Por último se cuenta con los archivos privados de particulares, cuyo contenido se considera en
muchas ocasiones de valor trascendental para la nación como en el caso de los archivos de
Lázaro Cárdenas, Genovevo de la 0., Carlos Chávez, Porfirio Díaz, etc.
122
Archivo de Trámite
5. ¿Qué es un municipio?
Según el Artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, los
Estados de la Federación “adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano,
representativo, popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política
y administrativa el Municipio Libre”.
¿Qué significa esto? Que el país en su conjunto, para poder funcionar como lo conocemos ahora,
se ha apoyado en el esfuerzo coordinado de sus 2378 municipios, a tráves de las 31 entidades
federativas. Esto ha sido posible gracias a la actividad desplegada por las autoridades y
representantes políticos de cada municipio, quienes en colaboración con los gobiernos estatales
impulsan y promueven su desarrollo, a la vez que satisfacen, en la medida que lo permiten sus
recursos, las demandas de la comunidad tales como salud, educación, vivienda, transporte, abasto,
etc. Por eso se dice que el municipio es la célula sobre la que descansa la vida sociopolítica de
México.
El municipio, para poder cumplir con las
Cuadro No. 1
tareas que se le han asignado
ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS RURALES
constitucionalmente, cuenta con una
estructura en la que cada elemento
AYUNTAMIENTO
-PRESIDENTE
cumple con una función determinada. Si
O
-REGIDORES
CABILDO
-SINDICO
el municipio es pequeño y el número de
sus habitantes reducido, sólo existe en
SECRETARIA
TESORERIA
su estructura administrativa, además del
FUNCIONES:
FUNCIONES:
Cabildo, el presidente municipal, el
1. Secretario de Actas de Ayuntamiento
1 . Ingresos
2. Atención de Audiencia
2. Egresos
secretario y el tesorero, quienes son
3. Junta Municipal de Reclutamiento
3. Contabilidad
4. Educación, Cultura y Deportes
4. Auditoría a Causantes
capaces de atender las necesidades de
5. Salud
5. Personal
toda la comunidad (ver cuadro l); por el
6. Jurídico y Aplicación de Reglamentos
6. Inventarios
7. Limpia
7. Mercados
contrario, si el municipio es grande, lo que
8. Seguridad Pública
8. Rastros
la población produce y los servicios que
demanda requieren de una estructura
más compleja capaz de asegurar el orden y bienestar sociales. (Ver cuadros 2 y 3).
El tamaño del municipio, su grado de desarrollo, su número de habitantes y su importancia política
determinan pues la estructura de su administración.
6. ¿Qué es un archivo municipal?
Es el resultado en papeles de los organigramas presentados en los cuadros 1, 2, y 3. Veamos por
qué. El presidente municipal para cumplir con sus tareas, como por ejemplo promover actividades
de recreación y, cultura mediante el establecimiento de un taller de costura o la formación de un
grupo musical o para elevar el nivel educativo de la comunidad mediante la construcción de un
centro de enseñanza, produce papeles; el tesorero, para registrar los ingresos por concepto de
impuestos y los egresos del Ayuntamiento, produce papeles; el Cabildo, para contar con una
constancia de los acuerdos tomados en cada reunión levanta actas, que también son papeles. Es
decir, que cada componente del ayuntamiento en el cumplimiento de sus funciones genera
documentos y todos estos documentos son lo que constituye el archivo municipal. Puesto que los
123
Guía de
autoaprendizaje
ayuntamientos
han producido
documentación
desde
su
fundación, la
antigüedad de un
archivo depende
-cuando se ha
conservado
completo- de la
fecha de su
fundación.
Cuadro No. 2
ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS SEMI-URBANOS
AYUNTAMIENTO
0
CABILDO
SECRETARIA DEL
AYUNTAMIENTO
FUNCIONES:
1. Secretario de Actas
TESORERIA
FUNCIONES:
1 . Ingresos
- PRESIDENTE
- REGIDORES
- SINDICO
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
FUNCIONES:
1. Urbanismo
SEGURIDAD
PUBLICA
FUNCIONES:
1. Policía
Por razones de
del Ayuntamiento
2. Atención de Audiencias
2. Egresos
2. Alumbrado
2.Tránsito
espacio y de
3. Asuntos políticos
3. Contabilidad
3. Agua Potable
3. Centro de
4. Auditorías a Causantes
4. Parques y Jardines
Rehabilitación
buen funciona4. Junta Municipal de
5. Coordinación Fiscal
5. Limpia
Municipal
5.
Acción
Cívica
6,
Personal
6.
Panteones
miento, no es
6.Educación
7. Adquisiciones
7. Alcantarillado
7. Cultura
8. Recaudaciones
8. Rastro
posible tener en
8. Salud
9, Recaudaciones en Rastro
un mismo lugar
todos los documentos o expe-dientes que se han generado en un ayuntamiento a lo largo de su existencia. Lo
más conveniente es tener al alcance, en las oficinas, sólo aquéllos que se necesitan para tramitar
los asuntos pendientes. Aquéllos cuyo trámite ya ha concluido, deberán pasar a otros lugares
para no saturar las áreas de trabajo administrativo. Sin embargo, hay que tener presente que un
archivo municipal se configura tanto por los documentos o expedientes que intervienen en la
prestación cotidiana de servicios a la población, como por los que por su antigüedad han dejado
de prestar esos servicios diarios e inmediatos. Estos no deben desecharse ya que, o bien pueden
todavía, aunque con poca frecuencia, ser utilizados administrativamente, o bien constituyen
testimonios valiosos, como anotamos antes, acerca del proceso histórico de la sociedad de la que
surgen.
Con base en razones técnicas de función, antigüedad y uso, un archivo municipal -como cualquier
otro- puede dividirse en administrativo, de concentración e histórico. ¿De qué documentos o
expedientes está formado cada uno de éstos?
a) Archivo administrativo:
Está constituido por documentos o expedientes relativos a asuntos que no han sido resueltos y
cuya conservación en las oficinas es necesaria hasta el término de la gestión de que se trata. Son
consultados frecuentemente por los funcionarios y personal de las dependencias que los generan
y no están abiertos a un público externo a la institución.
b) Archivo de concentración.
Está constituido por expedientes de asuntos ya tramitados cuya consulta es esporádica y que han
sido desplazados de las oficinas a otro local o inmueble para su conservación mientras vence el
periodo reglamentario de su vida administrativa, Para después ser eliminados, si así se decidiera
técnicamente, o ser transferidos a un archivo histórico, Como en el caso del archivo administrativo,
son documentos de consulta interna, es decir, exclusiva de las dependencias que los generan.
c) Archivo histórico:
124
Archivo de Trámite
Conserva expedientes y documentos cuya vida administrativa ha terminado, pero que deben
guardarse ya que su valor informativo es de gran importancia para la historia de la institución que
los produjo, de la región en que surgieron e incluso de la nación. Puede ser consultado por
funcionarios, historiadores y público en general.
7. ¿Por qué se debe organizar un archivo municipal?
Imaginemos los papeles guardados por las diversas áreas de una administración municipal
diseminados por las oficinas sin orden definido, por no haberse adoptado ningún criterio homogéneo
para su manejo. En un caso así, lo más común es que, además de guardarse los papeles en
desorden, junto a los de uso cotidiano se conserven otros que ya no se necesitan con frecuencia.
Esto provoca una acumulación irracional de volúmenes crecientes de documentos y expedientes
cuya localización se vuelve más difícil conforme pasa el tiempo. Como resultado de esta falta de
adecuada administración documental, los funcionarios -usuarios de esos papeles- van perdiendo
la confianza en los archivos y comienzan a guardar ellos mismos los documentos que consideran
más importantes para su trabajo, por temor a que se extravíen o a perder demasiado tiempo en su
búsqueda. Pero además, olvidan muchas veces la existencia de documentos que guardan fuera
de su control directo, desaprovechando sus diversas posibilidades de uso.
Puede suceder también, en el mejor de los casos, que cada responsable de manejar y guardar
documentos los organice con un criterio personal, de acuerdo con sus necesidades, o en fin,
como pueda, y los localice en el momento que los necesita. Pero ¿qué sucede cuando la persona
que conoce esa organización y la ubicación de esos documentos se enferma, la olvida o deja de
prestar sus servicios en la institución? Pues sucede que quien la sustituye desperdicia tiempo y
energía considerables en encontrarlos, pudiendo suceder que no logre cumplir su cometido.
Imaginemos otra
situación. En las
oficinas de un
ayuntamiento se
ha establecido un
sistema
para
organizar
la
documentación de
trámite y se ha
utilizado
con
bastante buenos
resultados. Sin
embargo no se ha
previsto qué se
hará con ella
cuando
haya
cumplido
su
función inmediata,
simplemente
porque a nadie se
le ha ocurrido.
¿Qué pasa con
esos
papeles
Cuadro No. 3
ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION
FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS URBANOS
AYUNTAMIENTO
O
CABILDO
--PRESIDENTE
--REGIDORES
--SINDICO
RELACIONES
PUBLICAS
PROGRAMACION Y
PRESUPUESTO
FUNCIONES:
1. Programación
2. Evaluación
3. Control
4. Presupuestación
SECRETARIA DEL
AYUNTAMIENTO
TESORERIA
FUNCIONES:
FUNCIONES:
1. Trabajo social
2. Junta Mpal. De
Reclutamiento
3. Cultura
4. Atención de
Audiencia
5. Educación
6. Salud
7. Jurídico y Aplicación de Reglamentos
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
FUNCIONES:
SEGURIDAD
PUBLICA
OFICIALIA
MAYOR
FUNCIONES: FUNCIONES:
1. Ingresos
2. Egresos
1. Alumbrado
2. Rastro
1, Policía
2. Tránsito
3, Recaudación
4. Recaudación
3. Transporte Público
4. Mercados
3. Centro de
3. Personal
Reahabilitación 4. Servicios
Municipal
Generales
5. Auditoría a
causantes
6. Contabilidad
5. Urbanismo
125
6. Limpia
7. Agua Potable
1. Talleres
2, Almacén
5. Adquisiciones
Guía de
autoaprendizaje
conforme va pa-sando el tiempo? Lo que se ha observado en esos casos es que junto a los documentos que ya no se consultan fre-cuentemente se van acomodando los nuevos expe-dientes de
trámite, aunque esta vez con un orden definido. El volumen documental crece a tal punto que
satura la capacidad física del mobiliario destinado a guardarlo, y se presenta así la necesidad de
desalojar una parte para dar cabida a la nueva documentación quc se va generando. Se empieza
a pensar entonces si la documentación que ya casi no se utiliza se traslada a otro lugar o se da de
baja definitivamente. Como no se sabe bien qué hacer, puede suceder cualquiera de las dos
cosas. Si se opta por la primera y se traslada a otro local, lo más probable es que se haga en
desorden -eso muestra la experiencia- y así se tendrán volúmenes documentales prácticamente
inútiles porque habrán perdido su orden, y encontrar un expediente específico será tarea de
mucho tiempo. Si se opta por la segunda -se conocen casos- la pérdida será irreparable.
Cuando se dan situaciones como las descritas, los daños pueden afectar intereses muy diversos.
Veamos algunos ejemplos:
El ayuntamiento necesita un proyecto para la ampliación de una red de alcantarillado y va a
destinar un resupuesto para ello. Se cree que la obra se requiere en un lugar preciso ya señalado
y con determinadas características. En ese momento se convierten en elementos de gran
importancia reportes como los referentes a encharcamientos o inundaciones que se hubieran
registrado en la zona, los datos generales sobre suministro de agua a la población de que se
trata, pero más aún el proyecto original de la red de alcantarillado y los de modificaciones posteriores
que se hubieran realizado. Ahora bien, si por la ineficiencia del archivo dichos documentos no se
localizaran, el nuevo estudio tendrá que partir de cero, lo que elevará considerablemente su costo
pues probablemente se requerirá de un minucioso estudio topográfico de toda la zona y no
solamente en los puntos problemáticos y muy probablemente también se cometerán errores al no
tener un diagrama adecuado de la red actual de diclio alcantarillado.
Surge una pugna entre propietarios de tierras porque hay un desacuerdo respecto de los límites
de sus predios. El conflicto aumentará si en el archivo del Registro Público de la Propiedad no se
encontrara el expediente sobre el deslinde original, los cambios que se hubieran efectuado
posteriormente, las circunstancias en que se dieron, etc.
Problema semejante se dará si no se encuentra la documentación en el caso de un litigio cuyo
origen fuera la herencia de un bien inmueble que hubiera sido afectado por diferentes regímenes
de propiedad, cuyo actual estado legal no estuviera muy claro, y que además apareciera en el
testamento de una manera imprecisa o insatisfactoria para los demandantes.
En los ejemplos expuestos existe un común denominador: la solución de conflictos de diversa
índole se dificulta o se imposibilita por no poder contar, en un tiempo razonable, con la fuente
documental adecuada. La causa, como ya vimos, es la ineficiencia de los servicios archivísticos
de las instituciones involucradas en los problernas. Surgen pues, preguntas como éstas: ¿Cómo
saber si un documento tiene un valor que obliga a conservarlo? ¿Qué documentos se pueden
desechar y cuándo? ¿Cómo se debe organizar la documentación para localizar cualquier
documento con facilidad? A continuación se dará respuesta a estas interrogantes.
126
Archivo de Trámite
SEGUNDA PARTE
Archivos Administrativos
8. ¿Qué valores tienen los documentos oficiales?
8.1. Valores documentales
Por lo que se ha dicho hasta aquí, es claro que los documentos producidos por una administración
en su actividad cotidiana recorren un camino en el que para su manejo se han establecido distintos
archivos: de trámite, de concentración e históricos. Esta división del trabajo archivístico en tres
unidades especializadas deriva del llamado CICLO VITAL de la documentación, concepto que
define la vida de todo documento de origen administrativo en tres etapas: la activa, la semiactiva
y la inactiva. Así, al archivo de trámite irán todos los documentos en su fase activa; los que se
encuentren en la semiactiva al de concentración, y al histórico, previa selección, irán los que
hayan llegado a la fase inactiva.
Ahora bien, ¿qué determina el que un documento esté en el archivo de trámite y no en el de
concentración o el histórico? Para responder a esta pregunta debemos hablar de los valores que
posee un documento, los cuales dependen de la etapa del ciclo vital en la que se encuentre. Así,
cuando se trate de documentos en su fase de trámite o de concentración, los valores que poseen
se denominan primarios, obedeciendo exclusivamente a su utilidad institucional. En cambio, cuando
se trata de documentos cuya vida administrativa ha terminado pero con cualidades que los hacen
de interés histórico, decimos que tales documentos poseen valores secundarios. Debemos aclarar
que el hecho de denominarlos “primarios”o “secundarios” no implica que unos sean más importantes
que otros, simplemente se hace referencia al momento en que actúan.
En este apartado nos sólo a los valores primarios por ser los que interesan en un archivo
administrativo. Más adelante, al hablar del archivo histórico, trataremos lo referente a los valores
secundarios.
8.1.1 Valores primarios
Los documentos o expedientes generados por las distintas dependencias que integran una
administración municipal tienen en un primer momento un uso: despachar asuntos cuyo periodo
de gestión varía de acuerdo a la naturaleza del asunto de que se trate. Los documentos son pues
los instrumentos con los cuales se tramitan los asuntos relacionados con las funciones de las
dependencias que los generan o los reciben. Mientras sean necesarios para la actividad de la
institución en cuestión los documentos poseen un cierto valor documental denominado valor
primario.
Sin embargo, aunque tienen valores primarios por ser utilizados para tramitar asuntos vigentes,
no todos son iguales, por la sencilla razón de que cada uno se refiere a cuestiones cuyas
características e importancia los hace diferenciarse entre sí. En virtud de estas diferencias, los
valores primarios pueden ser de orden administrativo, fiscal o legal.
8.1.1.1. Valor administrativo
Si un sector de la comunidad solicita al ayuntamiento alumbrado público para beneficio de su
127
Guía de
autoaprendizaje
barrio, formula la petición mediante un documento dirigido al presidente municipal que ingresa al
archivo de este para su registro. El presidente municipal a su vez, solicita, a través de otro
documento, un informe a la Tesorería acerca del monto del presupuesto disponible para realizar
Ia obra, y en su caso, recurre a otras instancias, también a través de documentos, para superar el
obstáculo de la insuficiencia de recursos financieros.
El camino seguido por la petición formulada desde Ia solicitud hasta el fallo positivo para instalar
el alumbrado público, ha estado lleno de actos administrativos asentados en documentos que
formarán un expediente relacionado con los trámites seguidos por las dependencias involucradas
para realizar las obras de alumbrado público.
El examen de este expediente nos proporcionará una imagen del funcionamiento administrativo
del municipio en lo tocante a la atención de obras de infraestructura, por lo que los documentos
generados durante el proceso descrito tienen un valor administrativo.
Hemos visto pues que los documentos con valor administrativo son aquellos que se refieren a
políticas y procedimientos relativos a las actividades corrientes de una dependencia o de un
gobierno en su conjunto.
8.1.1.2 Valor fiscal
Entre las funciones asignadas a la Tesorería del municipio se encuentra la de recaudar las
contribuciones de los miembros de la comunidad por concepto de impuesto, así como sumas
originadas por multas aplicadas a los ciudadanos que hayan incurrido en alguna falta que sancione
la ley local.
El tesorero, para conocer el monto aproximado de la suma que deberá ingresar a la Tesorería,
elaborara en principio un padrón de contribuyentes, es decir, una lista de los ciudadanos que
tienen la obligación de pagar impuestos y el motivo por el que deben hacerlo, como sería nivel de
ingresos, propiedad de un comercio o industria, etc. Paso seguido, elaborará los recibos
correspondientes y registrará en un libro los recursos que recibe el municipio por estos conceptos.
Cuando todos hayan pagado, deberá distribuir los fondos reunidos según los programas aprobados
para su ejecución. Por último, de la forma en que se aplican los recursos deberá dar cuenta a
través de informes periódicos.
Todos los documentos generados durante este proceso, como el padrón de contribuyentes, los
recibos de pago, el libro de registro de ingresos y egresos, y el informe sobre la aplicación de los
recursos, tienen un valor fiscal, pues dan cuenta de cómo se utilizan en una institución los recursos
financieros recibidos de distintas fuentes.
En resumen, los documetnos con valor fiscal son aquellos que genera una institución para indicar
el origen de sus ingresos y cómo se distribuyen, controlan y gastan.
8.1.1.3 Valor legal
Los documentos con valor legal surgen en situaciones como la siguiente: para la promoción del
desarrollo económico de la región, el presidente municipal, a través de la o las dependencias
correspondientes, induce la participación de ciertos sectores de la poblración mediante estímulos
que hagan atractiva su incorporación a las ramas de la actividad económica que se intenta estimular.
Por ejemplo, si en el municipio existiera escasez de productos pecuarios, como carne y leche, y la
compra de éstos a otras entidades resultara onerosa por los costos de transporte que ocasionara
128
Archivo de Trámite
la lejanía de las zonas productoras, seguramente el presidente municipal creará un programa de
impulso a la ganadería tendiente a formar núcleos productivos en el renglón pecuario y a fortalecer
los ya existentes. Pero, ¿cómo hacer para que los miembros de la comunidad, poseedores de
recursos para esta actividad que constituye una necesidad apremiante del municipio, inviertan su
capital para activar la ganadería? Para lograrlo, el ayuntamiento adoptará políticas de incentivos,
expresadas en el otorgamiento de créditos con bajas tasas de interés y un período de gracia para
comenzar a pagar; y execención de impuestos al proceso de comercialización de estos productos
de tal manera que estas facilidades hagan atractiva la incursión en la ganadería.
Estas facilidades quedan asentadas en documentos, y en ellos se indica el período de vigencia de
las concesiones, es decir, hasta cuándo habrá que dar término al otorgamiento de créditos baratos,
así como a la excención de impuestos por comercialización. Por su contenido, estos documentos
tienen un valor legal.
Por definición, los documentos con valor legal son aquellos que se refieren a derechos a corto o
largo plazos, de la administración pública o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebas
ante tribunales.
Cuadro No. 4
VALORES PRIMARIOS
ORGANISMOS PUBLICOS
ADMINISTRATIVOS
Actividades rutinarias
documentales de la
Institución
Oficios Administrativos
Personal, Oficinas.
Trámites Administrativos
relacionados con:
Proyectos, Planes,
Presupuesto, Contabilidad
FISCALES
Registros de relaciones
con la Hacienda Pública
Impuestos, Ventas, Finanzas,
Contabilidad, Estados
Financieros, Créditos,
Hipotecas, Manifestación
de Bienes
LEGALES
Registro de trámites
Jurídicos
Propiedad
Laborales
Escrituras
Bienes
Judiciales
Leyes
Acuerdos
Para resumir, los
documentos
generados por las
dependencias y
utilizados para
gestionar o tramitar
asunto que aún se
encuentran
en
proceso
de
solución tienen un
valor primario; y de
acuerdo a su
contenido, poseen
un valor administrativo, fiscal o
legal (ver cuadro 4).
9. ¿Dónde habrá que ubicar los documentos recién generados?
9.1 Archivo de trámite
En los ejemplos abordados en el apartado anterior referentes a la solicitud de alumbrado público,
al proceso de registro de las cuentas públicas que realiza el tesorero y a las políticas de incentivos
aplicadas para incrementar la actividad ganadera, existe una característica común: son problemas
que las distintas dependencias deberán atender desde que se les plantean, adoptando las medidas
necesarias para su solución inmediata.
Los expedientes formados por los documentos relacionados con los asuntos formarán parte del archivo
de trámite que, como su nombre lo indica, es aquél que contiene expedientes de asuntos en gestión y
cuya consulta es frecuente. Brindan servicio directo y constante a la dependencia a la que pertenecen.
129
Guía de
autoaprendizaje
Cuadro No. 5
ARCHIVO DE TRAMITE
MUNICIPIO URBANO
OFICINAS:
1, Agua Potable
2. Alumbrado
3. Limpia
4. Mercados
5. Rastro
6. Transporte Público
7. Urbanismo
DEPENDENCIA
Al
Al
Al
AI
AI
Al
Al
DESARROLLO URBANO Y
SERVICIOS PUBLICOS
(A, A)
A.I Archivo Inniediato
A.A. Archivo de Arca
Por su naturaleza, este archivo
deberá estar de preferencia en la
oficina tramitadora para que pueda
proporcionar un servicio más
eficiente en cuanto a la rápida
consulta y suministro de datos y
antecedentes. Su función es recibir,
clasificar, distribuir y controlar los
documentos que entran y salen.
Para un ayuntamiento rural que
maneja pequeños volúmenes
documentales, es suficiente con un
archivo de este tipo.
En los ayuntamientos urbanos,
donde existe un mayor número de
dependencias que en los rurales, el problema será abordado de manera distinta. Por ejemplo, es
muy posible que en su estructura administrativa (cuadro 3), la dependencia Desarrollo Urbano y
Servicios Públicos cuente con siete oficinas: de alumbrado, limpia, mercados, urbanismo, rastro,
transporte público y agua potable. Asimismo, es de esperar que el resto de las dependencias que
integran ese ayuntamiento cuente también con diversas oficinas abocadas a atender asuntos
correspondientes a las funciones que les han sido asignadas. En este caso, y para un manejo
más racional de la documentación, es aconsejable organizar el archivo de trámite en dos instancias:
archivo inmediato y archivo de área (ver cuadro 5).
9.1.1 Archivo inmediato
Es el que se encuentra dentro del espacio físico de la oficina a la que sirve; contiene documentos
en trámite relacionados con la actividad de la unidad o dependencia en cuestión. Generalmente
se encuentra al alcance inmediato de quien atiende el asunto, es decir, del tramitador.
En el caso de los ayuntamientos urbanos, de estructura compleja, existirá un archivo inmediato
por cada una de las oficinas pertenecientes a cada una de las dependencias que integran el
municipio. Este puede estar en el cajón del escritorio de la secretaria o en un pequeño archivero
en la oficina correspondiente. Lo importante es que los documentos cuenten con un lugar específico
y de acceso directo para facilitar su localización. El documento que ingresa o se genera en
cualquiera de las oficinas deberá permanecer con quien atiende el asunto mientras se realiza el
trámite. Una vez que se ha dado respuesta al mismo, ya no es necesario ni deseable que el
documento permanezca en poder del tramitador, ya que de hacerlo así estaríamos reduciendo el
espacio necesario para los documentos de nuevo ingreso, además de no ser ya de consulta muy
frecuente. Por ello, el documento debe ser transferido a otro repositorio común a todo el municipio,
denominado “archivo de area”.
9.1.2 Archivo de área
Es el que se encuentra ubicado en un lugar accesible a todas las oficinas de la dependencia a la
que sirve. Contiene documentos y expedientes útiles como material de consulta o de información
para el desarrollo de las actividades comunes a dichas oficinas. Su consulta es constante, aunque
menos frecuente que la del archivo inmediato. Tiene por objeto agrupar la información de varias
unidades administrativas de una misma dependencia para proporcionarla oportunamente a los
funcionarios que la soliciten. El tiempo que se guardan aquí los expedientes generalmente es
130
Archivo de Trámite
mas largo que en el archivo inmediato. Naturalmente, el archivo donde se concentra la
documentación procedente de las unidades que forman toda una dependencia, es mucho mayor
que el archivo inmediato, en el que se guardan únicamente los documentos generados por un
solo funcionario u oficina del ayuntamiento. Por lo mismo, requiere aquél de un orden riguroso
para garantizar la localización rápida y eficiente de cualquier documento. Por este motivo, se
hace necesario contar con un responsable del archivo de área que dé cuenta del ordenamiento,
custodia y préstamo de los expedientes, el cual deberá poseer conocimientos básicos en
archivonomía, de tal suerte que le permitan elegir los métodos adecuados a las necesidades de
administración y control documental de la dependencia a la que presta sus servicios.
¿Qué ventajas nos reporta el contar con un archivo de área? Entre las más importantes podemos
mencionar las siguientes:
Permite el desahogo constante y ordenado de los archivos inmediatos, que deben conservar
siempre una gran agilidad.
Proporciona una visión de conjunto de los asuntos atendidos por toda una dependencia, apoyando
la elaboración de proyectos, y estudios con abundante información de trabajos similares realizados
con anterioridad.
Agiliza la consulta documental y, con ello, la resolución de los problemas planteados a la institución.
Para resumir. Un archivo de trámite simple es suficiente para organizar la documentación de un
municipio rural o pequeño. En cambio, para un municipio urbano o semi-urbano cuya producción
documental es mucho mayor, es necesario dividir el archivo de trámite de cada dependencia en el
número de archivos inmediatos que sean necesarios y en un archivo de área que concentre la
documentación proveniente de aquéllos, en cuyo caso deberá existir un responsable dedicado
exclusivamente a las tareas archivísticas de allí derivadas.
10. ¿Cómo organizar un archivo de trámite?
En el apartado anterior vimos que los documentos relacionados con asuntos en gestión deberán
ubicarse en el archivo de trámite. Ahora bien, para que todos los documentos generados por las
distintas dependencias de un municipio puedan ser consultados con facilidad, es necesario que
exista una organización adecuada que permita saber dónde encontrar cada expediente en el
momento en que se le necesite.
Para que esto sea posible, habrá que organizar los expedientes con el apoyo de alguno de los
sistemas de clasificación que se verán a continuación.
10.1. Sistemas de clasificación
Es muy importante tener siempre presente cuando se habla de un archivo administrativo, que
desde que los documentos se producen o ingresan en las oficinas, se inicia la conformación de
expedientes, y que dichos expedientes constituyen la unidad básica de clalsificación.
En el presente apartado hablaremos sobre los sistemas de clasificación directos e indirectos, con
el fin de exponer sus distintas posibilidades de aplicación en un archivo municipal, de acuerdo con
el tamaño y grado de complejidad de la estructura del ayuntamiento.
131
Guía de
autoaprendizaje
Cuadro No. 6
SISTEMAS DE CLASIFICACION
MUNICIPIO RURAL
MUNICIPIO URBANO
Y
SEMI-URBANO
DIRECTOS
(no requieren
de un registro)
INDIRECTOS
(requieren de
un registro)
- ALFABETICO
-NUMERICO
- CRONOLOGICO
-DECIMAL
- GEOGRAFICO
- POR ASUNTOS
0 MATERIAS
Clasificar documentos es, el acto
de agrupación por su semejanzas
y de separarlos por sus
diferencias. Los sistemas de
clasificación juegan un papel vital en la administración de la
documentación
ya
que
porporcionan el principio rector
para su ordenamiento y, por
consiguiente, son la base sobre
la que descansa la organización
de los archivos. Su objetivo es
localizar los expedientes en el
momento en que se requieran.
Los sistemas de clasificación se
dividen en dos grandes grupos: los directos y los indirectos (ver cuadro 6).
10.1.1 Sistemas de clasificación directos
Son aquéllos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices. Son aconsejables
para la admistración de municipios pequeños por la cantidad relativamente reducida de documentos
que manejan. Los sistemas de clasificación directos son: el alfabético, por asuntos o rnaterias,
geográfico y cronológico.
10.1.1 Sistema de clasificación alfabético
En éste, los expedientes se agrupan en orden alfabético de acuerdo con el nombre de las personas físicas o morales que les dan origen. Pero, ¿qué significa una persona física y una persona
moral?
Una persona física es un particular, es decir, cualquier ciudadano miembro de la comunidad que
al solicitar o recibir algún servicio de las dependencias municipales, hará surgir un expediente con
su nombre.
Una persona moral es un grupo de ciudadanos o personas físicas que forman una asociación con
fines profesionales, comerciales, empresariales, culturales, etc., y cuya agrupación tiene un nombre.
Una persona moral también puede ser una dependencia.
Un ejemplo de aplicación de este sistema de clasificación sería el siguiente: si en nuestro archivo
tenemos expedientes referentes a varias personas físicas y morales como Rafael Flores Acuña,
Asociación Ganadera del Sureste, el Sindicato de Trabajadores del Transporte, Guadalupe
González León, y otros más, nuestro archivo deberá ordenarse alfabéticamente como se muestra
a continuación:
Expedientes:
Asociación Ganadera del Sureste
Banco Nacional de Crédito Rural
Escuela Primaria 5 de Mayo
132
Archivo de Trámite
Flores Acuna Rafael
González León, Guadalupe
Rodríguez Sánchez, Leopoldo
Sindicato de Trabajadores del Transporte
Sociedad Cooperativa Pesquera del Sureste
10.1.1.2. de clasificación por asuntos o materias
Con este sistema los expedientes se organizan según su contenido, siguiendo un orden alfabético.
El contenido de los expedientes se definirá cuidadosamente con un rubro que exprese el asunto
principal de que tratan los documentos que los conforman. Ejemplo:
Expedientes
Actas de Cabildo
Censos Agrícolas
Correspondencia
Cultura
Decretos
Educación preescolar
Festividades
Obras Públicas
Oficios
Planes de Acción Municipal
Recortes de Prensa
Salud
Seguridad Pública
Tránsito
10.1.1. 3. Sistema de clasificación geográfico
En este sistema los expedientes se archivan por el nombre de la localidad a que se refieren, es
decir, los documentos de un solo asunto formarán un expediente para agruparse por su lugar de
procedencia. Por ejemplo, si se tratara de organizar el archivo del municipio San José de Gracia
perteneciente al estado de Aguascalientes, tendría como apartados los nombres de los poblados:
Expedientes
Entidad: Aguascalientes
Municipio: San José de Gracia
Poblados: Agua Zarca
133
Guía de
autoaprendizaje
Amarillas, Las
Antonio de los Ríos, San
Astillero. El
Ciénega de Alcorcha
Cieneguita
Congoja, La
Estancia. La
Huijolotes
José de Gracia, San
Paredes
Rancho Viejo
Río Blanco
Rosa, Santa
Rosa de Lima, Santa
etc.
Dentro de cada uno de estos apartados, por ejemplo Rosa de Lima, Santa, se incorporarán los
expedientes relacionados a los asuntos de esa población empleando el mismo procedimiento que
veíamos para el sistema de clasificación por asuntos:
Entidad: Aguascalientes
Municipio: San José de Gracia
Poblado: Rosa de Lima, Santa
- Contribuciones
- Ejidos
- Multas
- Padrón de Habitantes
- Turismo
10.1.1.4. Sistema de clasificación cronológica
Bajo este sistema los expedientes se archivan según la fecha de apertura de cada uno de ellos,
pudiéndose establecer como estructura el año, el mes y los días. Ejemplo:
Expedientes
134
Archivo de Trámite
1988
ENERO
Enero 5:
Reglamento del Archivo Municipal
Obras Municipales, Proyecto de pavimentación
Enero 25:
Industria. Licencias
Policía. Partes
FEBRERO
Febrero 20:
Educación. Concurso de ortografía
Solicitudes de becas
Cuadro No. 7
SISTEMA DE CLASIFICACION DIRECTOS
(Aconsejable para Municipios Rurales)
ALFABETICO
POR ASUNTOS O
MATERIAS
(por nombres de personas
físicas o personas morales)
-
-
-
-
Asociación
Ganadera del
Sureste
Banco Nacional de
Crédito Rural
Escuela Primaria 5
de Mayo
Flores Acuña Rafael
González León,
Guadalupe
Presidente
Municipal
Informes anuales
Rodríguez Sánchez,
Leopoldo
Sindicato de
Trabajadores del
Transporte
Sociedad
Cooperativa
Pesquera del
Sureste
-
GEOGRAFICO
ENTIDAD: Aguascalientes
MUNICIPIO: San José de
Gracia
Actas de Cabildo
Censos
Correspondencia
Cultura
Decretos
Educación
Festividades
Junta de
Mejoramiento
Obras Públicas
Oficios
Planes de Acción
Municipal
Recortes de Prensa
Salud
Seguridad Pública
Tránsito
Poblados:
-
-
Febrero 22:
135
Agua Zarca
Amarillas, Las
Antonio de los Ríos,
San
Astillero, El
Ciénega de
Alcorcha
Cieneguilla
Congoja, La
Estancia, La
Hijolotes
José de Gracia, San
Paredes
Rancho Viejo
Río Bravo
Rosa de Lima,
Santa
Contribuciones
Ejidos
Multas
Padrón de
habitantes
Turismo. Promoción
CRONOLOGICO
1988
ENERO
Enero 5:
Obras Municipales
Proyecto de
Pavimentación
Enero 25:
Industria Licencias
FEBRERO
Febrero 20:
Educación. Concurso de
Ortografía
Solicitudes de Becas
Febrero 22:
Festejos. Carteles
Guía de
autoaprendizaje
Festejos. Carteles
etc.
Los sistemas de clasificación anteriores son susceptibles de combinarse entre sí. Los sistemas
cronológico, geográfico y por materias, por ejemplo, se pueden organizar al interior alfabéticamente.
(Ver cuadro 7).
10.1.2 Sistemas de clasificación indirectos
Son aquéllos que asignan un orden a la documentación con base en criterios previamente
establecidos. Estos sistemas requieren de la utilización de instrumentos de consulta como
catálogos, índices o registros, lo que significa que para su aplicación habrá que elaborar una
relación de los documentos que existen en el archivo con la clasificación que se les asignó
previamente, con el objeto de localizarlos rápidamente cuando se necesiten, prosiguiendo con
este registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos.
10.1.2.1. Sistema de clasificación numérico
Este sistema, tal como se ha utilizado tradicionalmente, consiste en asignar un número progresivo
a cada expediente que se abre, sin tomar en cuenta otro elemento, levantando después un registro
en el que se señale brevemente el contenido, asunto o persona a que se refiera cada uno de
ellos. Ejemplo:
Expedientes
1. Acto cívico. Enero 1988
2. Censo Industrial. 1988
3. Actas de la Junta de Mejoras Municipales. Mayo 1988
4. Campañas de Vacunación. 1988
5. Inspección de mercados.
6. Delimitación del suelo urbano. Junio 1988
7. Programas de acción urbana. Junio 1988
8. Nacimientos. Estadísticas 1988
Se recomienda abrir registros nuevos de manera periódica (mensual, semestral, anual, etc.),
recomenzando cada vez con el número 1, evitando así la formación de listados muy extensos que
en nada facilitan la rápida localización de los expedientes.
La aplicación de este sistema se ha observado en archivos con pequeños volúmenes documentales.
Una vez que se ha asignado a cada expediente un lugar dentro del archivo, deberá asentarse en
el registro dicha ubicación. Ejemplo:
136
Archivo de Trámite
REGISTRO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
Expedientes números: del 1 al 8
Período: enero-junio 1988
Ubicación: Primera gaveta superior, marcada con el número 1.
10.1.2.2. Sistema de clasificación decimal
Este sistema, como su nombre lo indica, está basado en la numeración decimal. Por convención
se considera al conjunto de la documentación de una dependencia, en este caso el ayuntamiento,
como la unidad susceptible de ser dividida hasta un máximo de diez rubros. No está de más
anotar que este sistema fue definido para ser utilizado en bibliotecas y fue adoptado posteriormente
en gran número de archivos.
A los diez grandes grupos resultantes de la primera división de la unidad, se les llama “clases”.
Cada una de estas “clases” se subdivide, a su vez, en otros diez grandes denominados “divisiones”,
las cuales representan los asuntos principales de aquéllas; las “divisiones” a su vez se dividen
tanto como sea necesario, formando “secciones” y “subsecciones”.
Cada una de las “clases”, “divisiones”, “secciones”y “subsecciones”, están representadas por una
fracción decimal, que puede ir del 0 al 9. Ejemplo.
0
Unidad
-
Ayuntamiento
0.1
Décimos
-
“clases”
0.01
Centésimos
—
“divisiones”
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
0, Ayuntamiento
1. Cabildo
1.1 Sesiones
Plenarias
2.1. Convenios
1.1.1 Ordinarias
Presidencia
Municipal
3. Secretaría del
del Ayuntamiento
3.1. Trabajo
Social
3.2. Junta Municipal de
Reclutamiento
3.3. Cultura
2.1.1. Federales
2.1.2, Estatales
3.1 1. Ayudas
Municipales
SUB.SECCION
1.1.1.1 Actas de
Cabildo
3,l,I.l. Informes
3.1,1,2. Peticiones
3.1.2 Correspondencia
3.2.3. Altas y bajas
3.2.2, Estadísticas
3.2.3. Lista de Clases
3.2.5. Remisas y
anticipos
3.3.1, Biblioteca
3.3.2 Museos
3.3.3 Festejos
3.3 4. Turismo
3.4. Correspondencia
oficial
SECCION
3.4.1. Entrada de
documentos
3,4.1 Salida de
documentos
137
3.3.1.1 Facturas
3,3 1.2. Informes
3.3.1,3. Programas
3,3.2.1 Facturas
3.3.2.2. Memorias
3.3.3.1 Concurso
3.3.3.2, Presupuestos
3.3.4.1. Correspondencia
3.3.4.2. Promoción turística
Guía de
autoaprendizaje
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
SUB.SECCION
DIVISION
3.5 Educación
3.6 Salud
SUB-DIVISION
SECCION
3.4.3 Vistas
3.4.4. Expedientes
personales
3.5.1 Centros Escolares
3.4.3.1 Actas representativas
3.4.3.2 Libros de firmas
3.5.1.1 Correspondencia
3.5.1.2 Estadística
3.5.1.3 Obras de mantenimiento
3.5.2 Personal
Docente
3.5.2.1 Concursos
3.5.2.2 Contratación
3.5.2.3 Licencias
3.5.3 Becas
3.5.3.1 Becas otorgadas
3.5.3.2 Informes
3.5.3.3 Presupuesto
3.5.3.4 Solicitudes
3.6.1.1 Campañas de
Vacunación
3.6.1.2 Población
atendida
3.6.1.3 Presupuesto
3.6.1 Centros de
Salud
3.6.1.3.1 Gastos
Especiales
3.6..1.3.2 Gastos
fijos
3.6.1.3.4 Informes
3.6.1.3.4 Ingresos
3.6.2 Inspección
sanitaria
3.6.2.1 Depuración
de aguas
3.6.2.2.3 Restaurantes
3.6.3 Protección al
medio ambiente
3.6.3.1 Denuncias
3.6.3.2 Limpieza de
vías públicas
3.6.3.3 Depósito de
basura
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
3.7. Justicia y
aplicación
de reglamentos
3.7.1. Dictámenes
SECCION
3.7.2. Procedimientos
Administrativos
3.7.3. Procedimientos
Civiles
3.7.4. Procedimientos
Laborales
3.7.5. Procedimientos
Penales
4. Relaciones
Públicas
4.1. Protocolo
4.1.1. Libros de firmas
4.1.2. Distinciones
4.2. Prensa
4.2.1. Correspondencia
4.2.2. Reseñas
5. Programación 5.1. Programay Presupuesto
ción
5.1.1. Proyectos
5.1.2. Estudios
5.1.3. Acuerdos
5.1.4, Informes
5.2.1. Seguimiento
5.3 Control
5.4 Presupuestación
5.2.2, Informes
5.3.1. Informes
5.4.1. Presupuestos
ordinarios diarios
138
5.4.1.1 Ingresos
SUB-SECCION
Archivo de Trámite
Cuadro No. 8
SISTEMA DECIMAL
UNIDAD
CLASES
DIVISION
SUB-DIVISION
SECCION
SUB-SECCION
5.4.1.2 Egresos
diarios
5.4.1.3 Rentas
5.4.1.4 Gastos fijos
5.4.2 Presupuesto
5.4.2.1 Ingresos diarios
5.4.2.2 Egresos diarios
5.4.2.3 Rentas
5.4.2.4 Gastos Generales
5.4.3 Presupuesto
0.001
Milésimos
0.0001 Diezmilésimos
—
-
5.4.3.1 Ingresos
5.4.3.2 Gastos extraordinarios
“secciones”
“subsecciones"
En el cuadro número 8 se aplica la clasificación decimal a los documentos generados en un
municipio con un organigrama complejo (cuadro núm. 3), en cuanto a los posibles documentos
generados por el Cabildo, la Presidencia Municipal, la Secretaría del Ayuntamiento, Relaciones
Públicas y Programación y Presupuesto. Como se podrá observar, este sistema de clasificación
es aconsejable para un ayuntamiento grande, que por la complejidad de su estructura y la cantidad
de documentos que genera requiere de un ordenamiento similar al rnostrado en el cuadro anterior.
La elaboración de un cuadro como el señalado, permitirá tener una visión de conjunto acerca de
la clave asignada a cada serie documental e incorporar nuevas series con su clave cuando se
requiera.
Organizar los documentos de nuestro archivo de trámite, utilizando un sistema de clasificación
adecuado, constituye un gran avance en la administración documental que se reflejará en una
más eficiente tramitación de los asuntos. La elección que hagamos de cualquiera de ellos dependerá
de las condiciones y las necesidades específicas de nuestro archivo. De gran importancia resultará
el manejar el mismo sistema tanto en el archivo de trámite como en el de concentración y el
histórico, ya que de esa manera contribuiremos a ejercer un mejor control efectivo sobre la
documentación desde que se genera hasta que se elimina o es seleccionada para su conservación
permanente, además de que evitaremos la práctica tan común de asignar a los documentos una
nueva clasificación cada vez que cambian de unidad archivística.
Sin embargo, no es suficiente con lo anterior. Además de poseer un archivo organizado,
necesitamos aplicar los instrumentos de control documental que nos permitan no sólo conocer
toda la documentación que alberga la institución y manejarla adecuadamente, sino también saber
qué hacer con ella cuando los asuntos a que hacen referencia han sido tramitados. En el siguiente
apartado hablaremos de tales instrumentos de control documental.
11. ¿Qué son los instrumentos de control documental?
Los instrumentos de control documental son herramientas empleadas por los archivistas para
139
Guía de
autoaprendizaje
facilitar el manejo de la documentación. En ellos se describe el contenido, cantidad, ubicación,
vigencia y destino final de los documentos, y son el inventario, las fichas catalográficas, el catálogo
de vigencia y las cédulas de disposición documental.
La aplicación de cada uno de estos instrumentos se realiza en diferentes momentos de la vida de
un documento. En este apartado analizaremos con detenimiento el inventario, las fichas
catalográficas y el catálogo de vigencia, dejando para un capítulo posterior el examen de las
cédulas de disposición documental, ya que éstas encuentran su aplicación en una etapa más
avanzada del ciclo vital de los documentos.
Es preciso señalar que, a efecto de simplificar al máximo el manejo de dichos instrumentos se ha
diseñado una serie de formatos (cuadro 9-12) en los que se condensa la información requerida
para ello, a los cuales es posible incorporar toda la información necesaria para saber qué hacer
con el documento durante sus distintas etapas de vida, esto es, desde que el documento se
encuentra en su fase activa, la concluye y entra en la inactiva. En su oportunidad se expondrá la
iniportancia y uso de cada uno y el llenado de las columnas correspondientes.
No sólo en los archivos grandes es necesaria la aplicación de tales instrumentos. En un municipio
pequeño, también es recomendable la realización de esta tarea, para asegurar de esa forma un
flujo documental ordenado entre el archivo administrativo y el histórico. Mediante la siguiente
exposición esperamos que el archivista aprecie las ventajas de su utilización.
11.1. Inventario
El inventario es el instrumento que nos proporciona una descripción global del material archivístico
que se conserva, sin descender a la particularización. Describe de manera sumaria y breve las
series documentales que integran el archivo. Cada serie se forma del conjunto de expedientes
que tratan de un mismo asunto y que son generados por una misma oficina. El inventario tiene
como objetivo fundamental facilitar la localización de los expedientes, de allí que no contenga
más que datos imprescindibles como son la signatura de la serie, una breve descripción de la
misma, las fechas que abarca y su ubicación física.
Cuadro No. 9
ARCHIVO MUNICIPAL DE CABORCA
INVENTARIO
Municipio: Caborca
Unidad Admtva: Sría del Ayuntamiento
Serie Documental
y clave
Descripción
Genérica
Número de
Expedientes y
cronología
Ubicación
Tipográfica
Observaciones
Trabajo
3.1
de
Conjunto
expedientes integrados
por
informaciones,
peticiones y recibos.
27 expedientes
enero-diciembre 1987
Primer archivero
Primer cajón
La documentación se
encuentra en buenas
condiciones
de
Conjunto
expedientes integrado
por
correspondencia,
estadística, listas de
clases, altas y bajas
40 expedientes
enero-diciembre 1987
Segundo archivero
Segundo cajón
La documentación se
encuentra en buenas
condiciones
de
Conjunto
expedientes integrados
por facturas, informes,
programas,
facturas,
memorias,
correspondencia
y
presupuesto
64 expedientes
enero-diciembre 1987
Tercer archivero
Cuarto cajón
La documentación se
encuentra en buenas
condiciones
Junta Municipal de
Reclutamiento
Cultura
3.3
140
Archivo de Trámite
En el cuadro número 9 se presenta un formato en el que para los fines de la elaboración del
inventario, bastará con llenar las columnas que corresponden a cada uno de los elementos
anteriores. Sería conveniente organizar los formatos por dependencia ya que de esta manera el
control de la documentación es más eficiente.
11.1.1. Componentes de un inventario general
Con el objeto de ilustrar los elementos que debe contener un inventario, tomaremos como ejemplo
algunas de las series documentales generadas por la Secretaría del Ayuntamiento de Caborca,
Sonora. Como encabezados del inventario, en el espacio correspondiente a “Presidencia Municipal” (ver cuadro 9), se anotará el nombre del municipio, Caborca en este caso, y en el de “Unidad
Administrativa” o sección el de la dependencia u oficina de donde provienen los documentos, es
decir, Secretaría del Ayuntamiento. El llenado del cuerpo del inventario se hará de la manera
siguiente:
Serie documental
En esta primera columna se anotará el nombre general de la serie y su clave, ambos asignados
durante la clasificación. Así, una primera serie documental podría ser:
3.1 Trabajo Social. en donde el Número 3.1. es la clave y Trabajo Social el nombre de la serie
documental*.
Descripción genérica
En esta columna se hará un breve resumen del contenido de la serie. Su aplicación en nuestro
ejemplo anterior sería así: “Conjunto de expedientes integrados por informes, peticiones y recibos”.
Número de expedientes y cronología
En esta columna se señalará el número de expedientes o libros correspondientes al periodo que
comprende la serie documental partiendo del dato más antiguo hasta el más reciente. En el
ejemplo considerado sería:
27 expedientes
enero-diciembre 1987.
Cabe destacar que en términos generales, el volumen y la frecuencia con que se genera la
información sobre un mismo asunto determinan los cortes cronológicos necesarios para su mejor
organización.
Ubicación topográfica
En esta columna se deberá anotar el lugar exacto en que se encuentra la documentación que
podría ser un anaquel o un archivero, por ejemplo: “primer archivero, primer cajón”
* En este ejemplo y en todos los que se seguirán se ha utilizado el sistema de clasificación decimal.
141
Guía de
autoaprendizaje
Observaciones
Aquí se anotará de manera sintética cualquier observación que pudiera hacerse con el objeto de
complementar la información contenida en las cuatro columnas anteriores. En nuestro ejemplo, la
anotación respectiva se refiere al estado físico en que se encuentra la serie tratada: "Ia
documentación se encuentra en buenas condiciones”
Con el llenado de estas cinco columnas, habremos incorporado la información requerida para
tener nuestro inventario. Todo el trabajo que implica la elaboración de un inventario es
recompensado con los beneficios obtenidos: además de contar con una relación de la clasificación
asignada a cada expediente, podemos saber de qué asuntos tratan, a partir de qué fechas tenemos
documentos sobre cada uno, hasta cuándo y en que cantidad y, por último, en dónde se encuentra
físicamente. El inventario nos propociona una información general sobre los documentos
contenidos en el archivo. Por su calidad administrativa es de carácter doméstico, es decir, que
sirve sólo a los funcionarios en su labor de servicio y no al público en general. Por su conducto se
controla la información que se posee, y ello es posible sin importar qué tan voluminoso sea el
acervo documental de nuestro archivo, siempre que apliquemos correctamente este instrumento.
11.2. Fichas catalográficas
El catálogo es otro instrumento de control de gran utilidad para el archivista. En realidad lo más
usual es que en un archivo se manejen distintos catálogos con el fin de facilitar al máximo la
búsqueda y localización de los expedientes. Con todo, es posible definirlos a partir de sus elementos
comunes.
Los catálogos son registros formados por tarjetas o cédulas catalográficas ordenadas en un mueble
o fichero, en las que se describen de manera sintética las características esenciales por las
cuales es posible identificar una pieza documental, entendiendo por ésta cualquier documento o
expediente considerado de manera individual. Para ello es necesario examinar cuidadosamente
el documento que se va a catalogar anotando en una ficha la información requerida. Los datos
básicos que debe contener una ficha catalográfica son los siguientes:
1. Fórmula clasificadora
2. Encabezamiento
3. Año de inicio del asunto
4. Extracto
5. Iniciales de catalogador
En el cuadro número 10 se presenta un modelo de cédula catalográfica, en el que se han distribuido
convenientemente los datos anteriores. El encabezamiento constituye el elemento de referencia,
esto es, aquél por el cual es posible que nos sea solicitado un expediente (asunto, clave clasificadora
o nombre del interesado, entre otros) y que al mismo tiempo nos sirve de base para la ordenación
de las cédulas: en el ángulo superior derecho se anota, cuando no es encabezamiento, la clave
clasificadora que ha sido asignada al documento en el momento de ingresar a la dependencia; en
la parte central de la cédula se describe el año en que está fechado el documento, seguido de una
breve indicación o extracto en donde se señala su asunto o contenido; finalmente, en el ángulo
142
inferior derecho se
anotan
las iniciales del
Cuadro No. 10
archivista o persona que
Formato para ficha de catálogo (cédula
elaboró la ficha. A los datos
catalográfica)
anteriores se les puede
agregar otros más, así
como también puede
1
2
variar su distribución en la
ficha. Finalmente lo
importante es que cada
cédula contenga la
3
información
mínima
4
necesaria
para
la
identificación plena del
5
documento descrito.
Decíamos líneas an1. Encabezamiento
tes que existen distintos
2. Clave clasificadora
tipos de catálogo, éstos se
3. Año en que se inicia el asunto
han divividido en dos
4. Extracto o asunto
grupos: catálogos gen5. Iniciales del catalogador
erales
y
catálogos
especiales. Los generales
como su nombre lo indica, son los de uso generalizado, es decir, aquéllos que el común de los
archivistas elabora tomando como base ya sea la clave de clasificación de los documenlos o
expedientes o bien la palabra inicial del
encabezamiento. Por su parte, los catálogos
especiales obedecen a las necesidades
Cuadro No. 11
particulares del archivo y pueden ser, entre
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ALFABETICA
(NOMBRE DE LA INSTITUCION)
otros, topográficos, geográficos, cronológicos
y onomásticos. No es aquí el espacio indicado
Compañía Municipal de Azúcar
148.111
para hablar detenidamente al respecto, sin em1988.- Estado de Cuenta que elaboró
bargo, debemos tener presente que existe una
Alicia González Ríos
gran variedad de catálogos, lo que nos permite
CZV
optar por aquéllos que más convengan a las
necesidades e intereses del archivo.
La existencia de distintos catálogos nos
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ONOMASTICA ALFABETICA
habla de variantes en el proceso descriptivo de
(NOMBRE DEL INTERESADO)
los documentos. Así, de un mismo documento
González Ríos Alicia
148.111
podemos elaborar cédula, catalográficas
1988.- Estado de Cuenta que elaboró
diferentes dependiendo del elemento que se
Alicia González Ríos
tome como encabezamiento. Es por ello que
se les ha divido en cédulas principales y
CZV
cédulas auxiliares. Una cédula principal es
aquélla que lleva como encabezamiento alguno
ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL SISTEMATICA
de los datos que archivísticamente se ha
(REGISTRO NUMERICO)
considerado como el “principal” en un
148.111
Compañía Municipal de Azúcar
documento y puede ser el nombre de la
1988.- Estado de Cuenta que elaboró
institución que lo generó, el nombre de la perAlicia González Ríos
sona interesada o la clave clasficadora. En el
primer caso hablaremos de una cédula princi
CZV
Guía de
autoaprendizaje
pal alfabética, en el segundo de una cédula principal onomástica y en el último, de una cédula
principal sistemática. Pongamos un ejemplo:
Ingresa a nuestro archivo un estado de cuenta de la compañía Municipal de Azúcar, al que se le
asignó la clave 148.111. Antes de incorporarlo a nuestro archivo administrativo debemos catalogarlo,
es decir, elaborar una ficha en la que asentemos los datos a que ya nos hemos referido, esto es,
su clave, encabezamiento, año y extracto, para después colocarla en el archivero que le
corresponda. Lo más conveniente será contar con fichas diferentes para de esa forma poder
localizar el documento sin importar el dato por el que se nos solicite. Las cédulas principales nos
darán la respuesta a tal requerimiento y para elaborarlas procederemos de la siguiente manera
(cuadro 11 ).
Tratándose de la cédula alfabética se anotará en el externo superior izquierdo -a manera de
encabezamiento- el nombre de la institución que generó el documento,”Compañía Municipal de
Azúcar”, y en el extremo superior derecho la clave que se le asignó al ingresar a nuestro archivo,
148.111; al centro se escribirá el año en que está fechado, 1988, seguido del extracto que en este
caso será “Estado de cuenta elaborado por Alicia González Ríos”, en el ángulo inferior derecho se
anotarán las iniciales de la persona que elaboró la ficha. Por último, insertaremos la cédula en un
fichero al que se denominará catálogo diccionario.
Muy similar a la anterior es la cédula principal onomástica, la diferencia radica en que ésta el
encabezamiento está formado por el nombre de la persona relacionada directamente con el asunto
que se trata o, en nuestro ejemplo, de quien elaboró el documento, comenzando por sus apellidos:
“González Ríos Alicia”. El resto de los elementos permanecerá sin modificación. Junto con las
cédulas alfabéticas se integra el catálogo diccionario, en el que se ordenan de acuerdo con su
encabezamiento en riguroso orden alfabético. Así, primero aparecerá la cédula con el
encabezamiento “Compañía Municipal de Azúcar”, y después la de “González Ríos Alicia”.
La tercera de las cédulas principales, la sistemática, se distingue de las anteriores porque en el
encabezamiento lleva la clave clasificadora, 148. 111 y en el espacio que ésta ocupaba aparece
ahora el nombre del organismo productor del documento. Estas cédulas forman un catálogo
distinto, al que se le denomina catálogo sistemático.
Los archivistas, en su afán de agotar todos los caminos por los cuales pueden ser solicitados los
documentos, además de mantener un estricto control sobre los mismos, han ideado instrumentos
de catalogación más finos, de lo cual son muestra las cédulas catalográficas auxiliares. Sin embargo, con las cédulas principales es posible manejar eficientemente un archivo administrativo
como el que aquí se plantea. Las necesidades particulares de cada archivo municipal determinarán
si es necesario hacer un trabajo de catalogación más complejo.
11.3. CátaIogo de vigencia
El catálogo de vigencia es el instrumento que nos permite conocer el tiempo que los documentos
deberán permanecer en el archivo de trámite para después pasar al de concentración, y, a su vez,
el periodo que permanecerán en este último, teniendo como principio rector el dictamen que
sobre los valores administrativos, fiscales y legales de cada documento emitan las autoridades
competentes.
De esta forma, el catálogo de vigencia sirve para controlar el paso de los documentos entre el
144
Archivo de Trámite
archivo de trámite y el archivo de concentración en base a criterios objetivos obtenidos a partir del
análisis de sus valores primarios. Aunque el catálogo de vigencia determina el tiempo que los
documentos deben permanecer en el archivo de concentración, no le corresponde decidir cuáles
de ellos pasarán al archivo histórico, tarea que requiere de la utilización de la llamada cédula de
disposición documental.
Como se podrá observar, por su aplicación, el catálogo deberá elaborarse desde que la
documentación se encuentra en el archivo de trámité, entrando en acción en el momento de
transferirla al archivo de concentración y, posteriorniente, en el momento en que han de ser
dados de baja de éste último. Esta tarea la realizará el archivista en colaboración con las personas responsables de descargar los asuntos que ingresan a la dependencia ya que son ellas
quienes al hacer uso constante de los expedientes están en posibilidad de determinar el plazo
que deberán permanecer los documentos a su alcance, con base en las disposiciones legales
administrativas y fiscales relacionadas con el manejo documental.
11.3. 1. Procedimiento de la elaboración del catálogo
Para instrumentar el proceso dictaminador sobre la vigencia documental en materia administrativa,
legal y fiscal es preciso formar un Comité el cual, en primera instancia, deberá estar integrado por
los titulares de las dependencias generadoras de los documentos, quienes se ocuparán de emitir
la valoración en el plano administrativo; para el aspecto fiscal bien pudiera ser el tesorero, que es
quien maneja los asuntos fiscales; para la valoración jurídica deberá ser el responsable de atender
los asuntos de carácter legal que surgen en el municipio, que por lo general es el secretario del
ayuntamiento; por último, el archivista municipal, que además será el receptor y ejecutor de las
recomendaciones derivadas de los dictámenes del comité.
En el cuadro número 12 se ejemplifica con la serie “Trabajo social” procedente de la Secretaría
del ayuntamiento el tiempo que sus distintos tipos documentales -informes, peticiones y recibosdeberán ser conservados tanto en el archivo de trámite como en el de concentración, tiempo que
fijará el dictámen que emitan las autoridades correspondientes.
El llenado de las columnas podrá realizarse de una manera fluida mediante el envio que haga el
archivista municipal de una copia del formato mostrado, a cada uno de los responsables de emitir
su juicio para la determinación de la vigencia docuniental, quienes lo deberán anotar en el formato.
Este ya deberá contener los nombres de las series documentales, su descripción y antigüedad,
datos todos ellos
recabados con
Cuadro No. 12
anterioridad, duARCHIVO MUNICIPAL
PRESIDENCIA MUNICIPAL: CABORCA
rante
la
CATALOGO DE VIGENCIA
UNID. ADMVA.: SRIA. DEL AYUNTAMIENTO
claboración
del
SERIE: TRABAJO SOCIAL
inventario. Es
TIPO
VIGENCIA
VIDA UTIL
ADMINISTRATI
NUMERO DE
OBSERVACIODOCUMENTAL
-VA
EXPEDIENTE Y
NES
conveniente que
Y NUMERO
CRONOLOGIA
ADMINISLEGAL
FISCAL
ARCHIVO
ARCHIVO DE
CLASIFICADOR
TRATIVA
DE
CONCENTRATRAMITE
CION
el Comité se
r e ú n a
INFORMES
12
1
3
1
2
La documenta3.1.1.1
Enero-Diciembre
ción
está en
1987
buenas condicioperiódicamente
nes
convocado por el
PETICIONES
Enero Diciembre
3
0
2
1
2
La documenta3.1.1.2
1987
ción
está en
buenas condiciopropio archivista,
nes
que
estará
RECIBOS
Enero-Diciembre
1
5
5
1
4
La documenta3.1.1.3
1987
ción
está en
buenas condiciopresente en las
nes
145
Guía de
autoaprendizaje
reuniones para contribuir en la determinación del valor que poseen los documentos de acuerdo
con sus características y los criterios empleados para determinar sus vigencias.
11.3.2 Componentes
Vigencia Administrativa
Esta columna deberá ser llenada por los titulares de las dependencias generadoras de las series
documentales, quienes al conocer el tiempo que utiliza cada expediente, decidirán el lapso que
deberá permane-cer en el archivo de trámite, es decir, a su alcan-ce. Este último dato se anotará
en la columna con ese nombre.
Vigencia legal
Esta columna deberá ser lle-nada por el responsable de atender los asuntos jurídicos que se
presenten en el municipio, que como ya se mencionó con anterioridad, geralmente es el secretario
del ayuntamiento o el asesor jurídico del mismo.
Vigencia fiscal
Esta columna deberá ser llenada por el tesorero, por ser el funcionario municipal que conoce
perfectamente los efectos fiscales de cada acción y por tanto de cada expediente.Su opinion,
más Ia del secretario del ayuntamiento, decidirán el tiempo que un documento deberá permanecer
en el archivo de concentración. Tomemos el primer ejemplo del cuadro número 12. El secretario
del ayuntamiento, titular de la dependencia en cuestión, opina que los informes sobre ayudas
municipales tendrán una utilidad para él de un año, y el asesor jurídico y el tesorero opinan que
tiene una vigencia legal y fiscal de tres años, respectivamente, por lo que el documento deberá
permanecer un año en el archivo de trámite para que lo pueda usar el secretario y, dos años en el
archivo de concentración, cumpliendo así, con los tres años de conservación estipulados, de
acuerdo con las disposiciones vigentes de carácter legal y fiscal.
Al tiempo que se conserva un documento con estos criterios se le denomina vida útil administrativa,
haciendo referencia al valor que posee para las dependencias que lo generaron, y como ya fue
señalado, se determina por sus valores primarios.
La elaboración de dicho cuadro nos permite contar con un criterio definido para la transferencia
de documentos entre ambos archivos, evitando la repetición del procedimiento de valoración
referido a series documentales, requiriéndose únicamente para aquellas que se presentan por
primera vez. Además asegura un control real del flujo documental.
Con los elementos que hasta aquí se han expuesto estamos en posibilidad de organizar nuestro
archivo de trámite, conservando todos nuestros documentos en su lugar. Sin embargo, cada día
ingresan nuevos documentos al archivo sobre asuntos que inician su trámite, mientras que otros
documentos van perdiendo su utilidad administrativa, volviéndose de consulta menos frecuente.
El archivo incrementa su acervo gradualmente, encontrándose en él expedientes que son
consultados cotidiamente, otros, esporádicamente, y otros más, que si bien no se consultan,
sabemos que pueden ser de gran utilidad en un momento dado. Citando la capacidad física del
archivo se encuentra al borde de su límite, se nos presentan las siguientes interrogantes: ¿Cómo
146
Archivo de Trámite
evitar un crecimiento excesivo de la documentación? ¿La tiramos? ¿Y si la necesitamos? ¿Nos
vamos a quedar con todo?, ¿A dónde enviaremos los documentos cuya vigencia ya expiró en
este archivo? En el siguiente apartado intentaremos responder a estas preguntas.
12. ¿Cómo organizar un archivo de concentración?
Hemos detectado que existen expedientes cuyo uso es cotidiano, otros que ya se tramitaron y se
consultan cada vez menos y otros más que practicamente no se consultan pero podemos desechar
por su probable utilidad futura. Si conservamos todo, llegará un momento en que no habrá espacio
para un sólo papel más, lo que entorpecerá la localización de los expedientes de uso frecuente
para resolver este problema, existe la posibilidad de trasladar la documentación cuya consulta es
menos frecuente a otro archivo denominado “archivo de concentración”.
12.1. Transferencia primaria
Antes de hablar del archivo de concentración es preciso examinar brevemente el procedimiento
por el cual nuestra documentación ingresa a éste.
Dijimos ya que los documentos atraviesan por tres fases, la activa, la semiactiva y la inactiva y
que existen unidades archivísticas especializadas en el manejo de los mismos de acuerdo con la
fase en que se encuentren, archivo de trámite, de concentración e histórico, respectivamente.
Esto quiere decir que todo documento, una vez que concluye su trámite, pasa del archivo de
trámite al de concentración, permaneciendo en éste el tiempo que para el efecto se ha estipulado
previamente en el catálogo de vigencia. Finalmente, si posee un valor histórico será trasladado al
archivo histórico para su custodia permanente. Sabemos entonces en qué momento nuestros
expedientes deben de abandonar un archivo para pasar a otro, pero ¿cómo se lleva a cabo ese
tránsito?
Llamamos transferencia documental al conjunto de procedimientos por los cuales la documentación
pasa de una unidad archivística a otra diferente. Cuando se lleva a cabo entre el archivo de
trámite y el de concentración recibe el nombre de transferencia primaria, denominándose
transferencia secundaria cuando tiene lugar del archivo de concentración al histórico. El objetivo
de ambas operaciones es el evitar la saturación de los archivos, facilitando así el manejo de la
información en ellos contenida.
No es tarea sencilla. Para hacer una transferencia primaria es necesario conocer el término de las
vigencias de los documentos para de esa forma determinar cuáles de ellos serán objeto de la
misma, esto es, aquéllos que no poseen ya ningún valor administrativo inmediato* pero que sí lo
tienen de tipo legal y/o fiscal. Después, hay que elaborar una relación pormenorizada de los
expedientes por transferir y, por último, trasladarlos de manera organizada al archivo de
concentración. Veamos ahora las características que debe tener y las funciones que debe cumplir
este archivo.
12.2. Archivo de concentración
* Tomamos aquí el término “valor administrativo inmediato” para hacer referencia al valor que posee un documento
mientras finaliza su trámite, distinguiéndolo de la utilidad administrativa que conserva hasta que abandona el
archivo de concentración.
147
Guía de
autoaprendizaje
Por definición, es el archivo que está formado de expedientes cuya consulta es esporádica y que
han sido transferidos para su conservación y administración mientras vence su período de vida
semiactiva y se decide su eliminación o su transferencia al archivo histórico. Permite desahogar
los archivos de trámite de las distintas oficinas de la institución de la documentación que ya ha
terminado su trámite pero que es necesario conservar por un tiempo adicional para consultas
posteriores. Tiene como función recibir, revisar, ordenar, custodiar, dar servicio de consulta a la
propia administración municipal y depurar la documentación que le envíe para su guarda. Si el
volumen documental que debe pasar al archivo de concentración no es tan grande como para
requerir un local especial, lo conveniente será sencillamente colocar esa documentación en un
estante aparte dentro de la misma oficina. Nuestro archivo de concentración queda así formado
con pocos recursos y brindándonos el desahogo necesario.
El archivo de concentración constituye un centro de información fundamental para que los
funcionarios y demás servidores públicos puedan dar una respuesta rápida y eficiente a los
problemas que les son planteados por la sociedad. Por su conducto se pueden conocer importantes
antecedentes sobre algún asunto en particular, lo que es de gran utilidad para distribuir
eficientemente los recursos con que cuenta la dependencia, en este caso el ayuntamiento.
Las funciones básicas que debe cumplir el archivo de concentración son las siguientes:
-
Recibir y conservar la documentación semiactiva liberada por el archivo de trámite, de manera
que pueda ser localizada y consultada fácilmente.
-
Depurar y retirar la documentación que haya terminado su vida útil administrativa, dando
aviso antes al archivo de trámite que por alguna razón pudiera tener interés en la ampliación
de ciertas vigencias, evitando así la destrucción de documentos todavía útiles para la
administración.
Por todo lo anterior, es claro que el archivo de concentración constituye una unidad de gran
importancia en todo sistema de administración documental. Sin embargo está pensando para
manejar exclusivamente los documentos que se encuentran en su etapa semiactiva. Cabría
entonces preguntarse: ¿Qué pasará cuando se vaya terminando el tiempo de conservación prescrito
para los distintos expedientes en nuestro archivo de concentración?
13. ¿Qué hacer con los documentos cuya vigencia administrativa ya expiró?
13.1. Depuración
La última etapa de conservación de un documento es el archivo histórico. Cuando su utilidad
administrativa termina, se convierte en memoria de hechos pasados, hechos que pueden ser
importantes para atender la evolución y desarrollo de la comunidad, por lo que habrá que
conservarlos siempre; en ese caso se dice que poseen un valor histórico, y éste será el criterio
para decidir su traslado al archivo histórico. Pero ¿vamos a trasladarlos todos? En este punto
habrá que eliminar los documentos cuyo contenido ya no tiene ningún valor, ni administrativo ni
histórico, y conservar aquéllos que posean información con valor histórico. Este proceso se
denomina depuración, que significa seleccionar aquella información con valor permanente para
su conservación, separándola de aquélla que habiendo concluido su utilidad administrativa no
posee ningún valor de tipo histórico. Pero ¿cómo vamos a saber qué documentos tienen un valor
histórico y cuáles no? Nadie dudaría en conservar el Acta de Independencia de México o algún
148
Archivo de Trámite
documento que haga referencia a una invasión, pero todos dudaríamos en conservar un acta de
nacimiento de un ciudadano común o un permiso concedido para usar agua de una presa.
Si reuniéramos a connotados historiadores para recibir su opinión sobre el posible valor histórico
que pudieran tener nuestras series documentales contenidas en el archivo municipal, seguramente
surgirían fuertes disputas.
La causa sería por ejemplo, que mientras para uno de ellos, interesado en el estudio del desarrollo
de la ganadería, los registros de fierros
constituirán documentos de enorme
Cuadro No. 13
riqueza informativa, para otro
posiblemente éstos no tendrán ningún
VALORES DOCUMENTALES
valor por dedicarse a estudiar los grupos
étnicos. De igual manera, para un terARCHIVO
VAL0R
cer historiador ocupado en la
investigación de los movimientos
ARCHIVO
VALOR PRIMARIO:
DE
(Quien lo genera)
migratorios, tales registros carecerán de
TRAMITE
- ADMINISTRATIVO
valor.
De lo anterior deducimos que cada
ARCHIVO FISCAL
--FISCAL
DE
investigador emite su juicio según sus
CONCENTRACION
-LEGAL
preferencias particulares, lo que es
perfectamente explicable en virtud de
VALOR SECUNDARIO:
las diversas inquietudes de los
(Quien lo consulta)
ARCHIVO
estudiosos sobre los distintos aspectos
HISTORICO
--EVIDENCIAL
de la vida nacional. Con ello intentamos
hacer evidente la difícil tarea y la gran
--INFORMATIVO
responsabilidad que implica elegir
cuáles expedientes habrán de
destruirse y cuáles habrá que conservar, pues la destrucción es irreversible y no existe manera de
enmendarla si cometemos un error en nuestra apreciación. La elección es delicada, mas
afortunadamente existen técnicas archivísticas que nos auxilian en la realización de esta tarea.
Cuadro No, 14
VALORES SECUNDARIOS
EVIDENCIALES
13.2. Valores secundarios
INFORMATIVOS
Revelan origen, organización y
desarrollo de los organismos
públicos
Revelan fenómenos de
particulares y/o instituciones
Cambios Institucionales, orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas
Documentos sobre: Lo
económico, político interno,
estadística, programas,
registros
Expedientes de:
Funcionarios
Organigramas
Correspondencia
Decisiones
Acuerdos Legales y
operativos de! organismo
Reglamentos internos
Analizamos los valores que poseen los
documentos durante su vida activa y
semiactiva, denominados valores primarios,
que pueden ser administrativos, legales y
fiscales. Cuando los documentos han perdido
dichos valores, es decir, cuando ya no tienen
utilidad administrativa, es necesario analizarles
para determinar si tienen valores secundarios,
que son aquéllos que un documento posee
no para quien lo genera sino para alguien
* Algunas tendencias en archivonomía hablan de un tercer valor denominado testiomononial muy similar al evidencial.
Sin embargo, por las características de la documentación municipal mexicana emplearemos únicamente dos, tal y
como propone el Dr. Theodore Schellenberg. Vid T. Schellenber. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, 2 ed.
México. AGN, 1987 pág. 199.
149
Guía de
autoaprendizaje
externo que lo consulta, como sería el caso de un investigador, por la información que contiene ya
sea sobre el origen, evolución o fenómenos particulares que ha sufrido la institución generadora
de tal documento, o bien sobre la región para la cual presta sus servicios. Estos valores pueden
ser de acuerdo a su naturaleza, evidenciales o informativos (ver cuadros 13 y 14). Es conveniente
aclarar que un documento puede poseer ya sea uno o los dos valores enunciados, al igual que
ocurre tratándose de documentos con valores primarios. Ello dependerá, como ya se dijo, de las
características que tenga al ser analizado ya no desde un punto de vista institucional, sino como
objeto de interés social: ya no desde la óptica de quien lo produjo, sino de quien lo consultará en
adelante*.
En la valoración secundaria deberá evitarse la aplicación mecánica de cualquier tipo de criterio,
procurando agotar todas las opciones por las que un documento puede llegar a ser considerado
de valor histórico. En este sentido el archivista deberá realizar un estudio estructural y funcional
del municipio para de esa forma poder apreciar correctamente el valor de las series documenlales,
analizadas dentro del contexto histórico e institucional en que se produjeron. Sólo entonces podrá
desempeñar un papel útil y activo en el proceso de determinación de los valores históricos de la
documentación a su cargo.
13.2.1. Valor evidencial
Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el origen, organización
y funcionamiento de los organismos públicos, que para el caso que nos ocupa sería sobre los
ayuntamientos. A través de tales documentos conocemos los cambios orgánicos que ha sufrido
una institución, sus normas de trabajo y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos,
operaciones y la toma de decisiones. Pueden ser documentos que hagan referencia a problemas
o a condiciones que llevaron al establecimiento del ayuntamiento en cuestión.
Tomemos algunos ejemplos de posibles series documentales existentes en nuestro archivo de
concentración que reúnan alguna o algunos de las características enunciadas, esto es, que posean
un valor evidericial.
a) Actas de escrutinio: Estos documentos nos muestran las tareas realizaclas por las autoridades
del ayuntamiento en los procesos de elección de los representantes políticos municipales,
además del nivel de participación de la comunidad en los mismos.
b) Cortes de caja: Estos documentos contienen información sobre los ingresos, y egresos del
municipio. Respecto de los ingresos, nos permiten conocer las fuentes de los mismos, el
procedimiento por el que se recaudaban y el monto de cada partida. En cuanto a los egresos
es posible determinar los fines a los que se destinaban los fondos municipales, sus variaciones
de un periodo a otro, etc. Es fácil advertir que tales noticias constituyen un elemento fundamental para conocer importantes aspectos funcionales y organizativos de una institución.
c) Programas de trabajo: Nos revelan los objetivos propuestos en una institución, la asignación
de tareas a las distintas áreas de oficinas que la componene, los tiempos proyectados de
alcance de metas, etc.
1.3.2.2. Valor informativo
Este valor es propio de los documentos que contiene información útil para el estudio de una
150
Archivo de Trámite
diversidad de campos. A través de ellos podemos reconstruir, más que la evolución de las
dependencias públicas, los problemas y el desarrollo de las personas, grupos sociales y fenómenos,
con los que se relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplos
de series documentales con este tipo de valor son los siguientes:
-
Actas de nacimiento, matrimonio y defunción. Estas nos permiten conocer, a partir de los
movimientos demográficos registrados en el municipio, las tasas de natalidad y mortalidad,
las causas de las defunciones y otros aspectos de gran relevancia para la realización de
estudios de salud pública en distintas épocas de la vida municipal.
-
Registro de propiedad. Por medio de este tipo de documentos podemos conocer los cambios
operados en la tenencia de la tierra, hacer un seguimiento del proceso de desaparición de
latifundios y la formación de ejidos, etc.
-
Censo agrícolas. Estos nos revelan, entre otros aspectos, los niveles de la produccion agrícola
municipal y las fluctuaciones de sus precios, tareas de gran interés en toda historia regional.
La aplicación de los conceptos anteriores acerca del valor histórico que puede poseer un documento
es fundamental para decidir su conservación. Pero ¿a quién le coriesponde esa decisión?, ¿el
archivista tendrá esta enorme responsalibidad o le corresponde a alguna autoridad municipal en
particular?
Cuando hablamos del flujo documental del archivo de trámite al de concentración, señalamos que
el tiempo que cada documento permanece en uno y otro repositorio se determina a partir del
dictámen emitido por un Comité integrado por titulares de las dependencias generadoras de los
documentos, acerca de sus valores fiscal y legal. En este momento se hará necesario incorporar
a este Comite dos elementos más: un historiador perteneciente al municipio o una personalidad
que goce de prestigio académico y un funcionario del archivo histórico del estado. Si el municipio
lo juzga pertinente, se solicitará asesoría al Archivo General de la Nación. La función básica de
dichos elementos será la de auxiliar al Comité en los trabajos de la valoración secundaria, diciendo
qué documentos habrá que destruir y cuales pasarán a formar parte del Archivo Histórico del
Municipio. Para realizar esta tarea en forma adecuada será necesario emplear la cédula de
disposición documental.
14. ¿Qué es la cédula de disposicion documental?
Así como existe un instrumento de control documental denominado inventario para saber qué
información albergamos en nuestro archivo de trámite, y otro denominado catálogo de vigencia
para saber cuándo debemos enviarla al archivo de concentración, también contamos con la cédula
de disposición documental, instrumento que nos permite conocer el destino final que cada
documento tendrá; ya sea su destrucción o su conservación en el archivo histórico.
La cédula de disposición documental consiste en un formato (véase cuadro No. 15) en el que se
consignan los nombres de las series documentales que se valoran y el de cada uno de los tipos
documentales que los integran con sus respectivas claves de clasificación. En nuestro caso
tomamos la serie “Trabajo Social” y sus tipos son “Peticiones” “Recibos” e “Informes”. A continuación
se consigna el número de expedientes y las fechas extremas que abarca cada tipo documental.
El elemento distinto de la cédula está dado por la “valoración histórica procedimiento para selección”,
en donde se anota el resultado del análisis efectuado sobre el destino final de cada documento,
de acuerdo con su contenido y el valor que pudiera o no reportar en un futuro para la reconstrucción
151
Guía de
autoaprendizaje
de un aspecto de nuestra historia. Finalmente, en la columna “Observaciones” se pondrán datos
adicionales a los indicados en el resto de las columnas, como se ejemplifica en el cuadro de
referencia.
Si examinamos los ejemplos con que se ilustra la forma en que deberán llenarse las columnas de
nuestro interés, se observará que en algunos casos se indica la conservación del 1% ó del 2%
como muestra en el Archivo Histórico. ¿Quiere decir que destruiremos casi toda la serie documental? ¿Por qué? La consecuencia de esta recomendación efectivamente implica destruir un
98% de la serie documental. La razón para tomar esta decisión es que se trata de series sin valor
histórico desde el punto de vista técnico-archivístico, pero de las que es conveniente conservar
una muestra para dejar testimonios de los tipos documentales generados por la institución en un
momento dado. Además, de no hacerlo así, se dejaría a los investigadores frente a volúmenes
documentales imposibles de consultar. Este procedimiento se aplica especialmente a series sobre
asuntos rutinarios. Por ejemplo, conservar una muestra de un pasaporte perteneciente a una
Cuadro No. 15
ARCHIVO MUNICIPAL
CEDULA DE DISPOSICION DOCUMENTAL
SERIE
TIPO DOCUMENTAL Y
NUMERO
CLASIFICADOR
Trabajo
Social
Informes
3111
Trabajo
Social
Peticiones
3112
Trabajo
Social
Recibos
3113
Presidencia Municipal: Caborca
Unidad
Admva.;
Sría.
Ayuntamiento
NUMERO DE
EXPEDIENTES
Y
CRONOLOGIA
12
Enero-Diciembre
1987
12
Enero-Diciembre
1987
6
Enero-Diciembre
1987
VALORACION
HISTORICA Y
PROCEDIMIENTOS
PARA SELECCIÓN
Consérvese el 100%
en
el
archivo
histórico
Consérvese el 1%
como muestra en el
archivo histórico
Consérvese el 2%
como muestra en el
archivo histórico
del
OBSERVACIONES
La
documentación
está
en
buenas
condiciones.
La
documentación
está
en
buenas
condiciones
La
documentación
está
en
buenas
condiciones
serie que alcance una cifra de varios miles, bastará para evidenciar los requisitos y procedimientos
seguidos para su emisión.
Distinto será el procedimiento para depurar series como”registro de fierros” o “ingresos”, ambas
pertenecientes a la Tesorería. Si se indicara conservar sólo el 1%, será necesario, antes de desechar
toda la serie, reunir su información en cuadros estadísticos y guardar la muestra. Tratándose de
información de varios años, se tornará una muestra por cada año.
La utilidad de un cuadro como el anterior queda de manifiesto en un municipio ubicado en una
zona ganadera. La fuente de ingresos derivada del registro de fierros es aquí de gran importancia.
Un investigador interesado en el tema podrá medir su impacto si contamos en nuestro archivo con
un cuadro, mismo que tendrá que elaborar el archivista, donde se señale el monto de recursos
recibidos por equis número de cabezas de ganado marcadas en un año. Con una muestra será
suficiente para conocer cómo se realizaba el pago de este impuesto.
El mismo procedimiento se aplica para la serie “ingresos” en cuyo cuadro concentrador habrá que
152
Archivo de Trámite
señalar la fuente de ingresos, y su monto y en este caso habrá que conservar una muestra por
cada concepto.
A este proceso de eliminación de grandes volúmenes documentales, se le podrá denominar
“segunda depuración” y habrá que efectuarla para conservar lo más significativo en el Archivo
Histórico.
Por otra parte, en un archivo pequeño, en el que no se presentan problemas de grandes volúmenes
documentales y por lo tanto tampoco los hay en cuanto a disponibilidad de espacio físico, es
conveniente conservar toda la documentación eliminando únicamente los expedientes duplicados
y las copias inútiles. En el siguiente apartado se explicará la manera de organizar un archivo
Histórico.
TERCERA PARTE
Archivo Histórico
15. ¿Qué es un Archivo Histórico?
El archivo histórico es el repositorio al que son transferidos los documentos que han concluido su
vida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para su
conservación permanente. En otras palabras, el archivo histórico está constituido por los
documentos oficiales considerados por el Comité Dictaminador de especial trascendencia para la
formación del acervo histórico de la región. Una vez aquí tal documentación pasa a ser del dominio
público, ya que además de ser útil para la institución que la genera, es de enorme interés para la
investigación académica y, a través de ésta, para la nación en general.
El archivo histórico tiene como funciones básicas:
-
Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica liberada por el archivo de
concentración de la dependencia a que pertenece.
-
Dar servicio de consulta al público en general, acondicionando el local a su disposición para
tal efecto.
-
Promover constantemente actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propio
archivo histórico.
Si bien no siempre resulta factible, es deseable que el archivo histórico cuente con un taller de
conservación y restauración a fin de mantener en buen estado los documentos bajo su custodia y
de darles el tratamiento adecuado cuando por algún motivo se han deteriorado.
Ya sabemos qué es un archivo histórico. Consideremos que apenas se forma y que no existe
ningún papel más que los transferidos por el archivo de concentración; en este caso el orden que
tenían en los archivos anteriores será preciso conservarlo. Las dependencias generadoras de
esos documentos tomarán el nombre de “Secciones”, por ejemplo, Sección Presidencial Municipal, Sección Tesorería, etc., y las series documentales serán las mismas, tal como vienen
153
Guía de
autoaprendizaje
organizadas.
Sin embargo, la experiencia demuestra que un gran porcentaje de los acervos municipales del
país se encuentran abandonados y en completo desorden. Para poder recuperar la valiosa
información histórica que tales archivos representan, habrá que organizarlos aplicando los llamados
principios de procedencia y de orden original.
15.1. ¿Qué son los principios de procedencia y de orden original?
Todo archivo para poder ser útil debe estar bien organizado. Tratándose de archivos administrativos,
ello se logra a través de la implantación de un programa adecuado de administración documental
similar al que hasta aquí se ha descrito, el cual nos permite controlar cada documento desde el
momento en que es generado o que ingresa a la institución, hasta que pierde su valor administrativo
y abandona el archivo de concentración. De esta forma, si se desconociera la adscripción de
algún expediente, bastaría con analizarlo y consultar alguno de los instrumentos de control documental que hayamos elaborado para reubicarlo en el sitio adecuado. En cambio, cuando se trata
de expedientes generados tiempo atrás, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficina
que los produjo ya no existe o bien, que las características de los mismos como la caligrafía o el
asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se han
ideado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos históricos de una organización
adecuada, tal es el caso de los llamados principios de procedencia y de orden original. Estos
principios son de uso generalizado en la organización de archivos históricos y han sido adoptados
como elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos.
El principio de procedencia postula que la documentación de un archivo debe ordenarse de tal
manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgánica de la entidad
administrativa que produjo ese grupo documental. En nuestro caso, el ayuntamiento es tal entidad
administrativa. Por su parte, el principio de orden original señala que los documentos deberán
mantener la disposición que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos
respetar el orden de los legajos y la conformación de los expedientes ya formados, pues como es
fácil comprender, un documento separado del resto de documentos que forman un expediente, o
un expediente considerado aisladamente, resultan de poco provecho para quien los consulta. La
ordenación natural asegura entonces, la conservación integral del valor informativo de toda la
documentación.
Además de lo anterior, la aplicación de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de
tiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentación salvo en casos muy excepcionales,
operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Para entender
mejor lo anterior citemos un ejemplo.
Supongamos que algún historiador propone que el archivo histórico se organice por temas sin
importar qué dependencias produjeron los documentos que lo integran. Seguramente este
investigador hace la propuesta con la idea de facilitar su consulta de acuerdo a los temas que a él
le interesan. Pero viene otro historiador opina que los temas elegidos no son los adecuados, sitio
que es mejor organizarlos según los distintos renglones de la vida municipal: política, economía,
cultura, religión, etc.; por último, llega otro historiador más y opina que es mejor organizar los
documentos de acuerdo a los siguientes temas: hombres ilustres, oligarquía, clases populares,
etc.
154
Archivo de Trámite
De los ejemplos anteriores podemos sacar la siguiente lección: si organizáramos el archivo histórico
por temas, se perdería el ambiente, las condiciones, en suma el contexto en el que han sido
creados los documentos. Por otro lado, la organización temática tiene una gran desventaja para
estos fines, pues por muchos temas y subtemas que se le asignen al archivo jamás podrá satisfacer
todas las opiniones ni requerimientos para la búsqueda de temas que posiblemente nunca nos
imaginemos que sudan, por su rareza.
En cambio, si organizamos los documentos según los principios de procedencia y de orden original, cualquier investigador podrá buscar por un camino lógico cualquier dato dirigiéndose a la
sección que corresponda, a la dependencia que generó el documento, desarrollando entonces
cualquier tema de su interés por inverosímil que parezca: “Rebeliones Mesiánicas durante el siglo
XIX en la Región Norte del país”.
Toca pues, al archivista identificar las entidades municipales de donde provinieron los documentos,
reconstruir su estructura orgánica y reconocer las funciones y actividades de cada una de sus
partes a través del tiempo, para finalmente poder ubicar correctamente sus expedientes formando
secciones referidas a cada una de dichas partes. Así, si se tienen documentos coloniales de los
siglos XVII y XVIII por ordenar, primero se investigará cuál era la estructura orgánica del ayuntamiento durante dicho período y cuáles las funciones del alcalde, los regidores y el procurador
síndico; después se formarán grupos de documentos por cada uno de dichos elementos
dividiéndolos al interior de acuerdo al asunto de que traten. Del grupo o sección Alcaldía, por
ejemplo, tendríamos series tales como “gobierno económico “seguridad pública”, “Justicia” y otras
más.
Es evidente que la organización en estos términos no es tarea fácil, pero no vamos a esperar a
ser unos eruditos en la materia para empezar a clasificar nuestro archivo histórico. Debemos
comenzar de inmediato y no dejar que los documentos continúen deteriorándose.
15.2. ¿Cómo organizar un Archivo Histórico?
En este apartado expondremos la manera de organizar un Archivo Histórico Municipal con
documentos generados desde la época colonial hasta tiempos recientes. Esta propuesta es
resultado de la experiencia adquirida por el Archivo General de la Nación en las tareas de
organización de archivos municipales en los distintos estados de la República. Conscientes de las
variaciones que se presentan en distintas épocas y regiones de nuestro país en materia
administrativa municipal, se deja abierta la posibilidad de realizar modificaciones para adecuarlas
a las mismas.
En el cuadro 16 se presenta un modelo organizativo para documentos de épocas distintas, en el
que se señalan los grandes cortes cronológicos bajo los cuales se agrupan los fondos
documentales: el fondo Colonial, que comprende el periodo que va de 1519 a 1821 el Fondo
Independiente Siglo XIX, que corresponde al periodo de 1822 a 1917; y por último Fondo
Independiente Siglo XX, que va de 1918 a 1988. Para la formación de este esquema se han
tomado en cuenta los aspectos estructurales y formales de la producción documental a lo largo
de la historia del país. Así, entre 1519, año de la fundación del primer ayuntamiento de la Nueva
España -el de Veracruz-, y la consumación de la Independencia en 1821, se observa cierta
homogeneidad en los tipos documentales generados por la administración municipal. A partir de
1822 se inicia un cambio en la organización de las instituciones que se plasma en la Constitución
de 1824, por la cual se adoptó un sistema de gobierno republicano federal, lo que a su vez
155
Guía de
autoaprendizaje
provocó importantes transformaciones en el terreno de la producción documental -aparición de
nuevos organismos generadores de documentos, desaparición de diversos tipos documentales,
fenómeno que se acentuó en razón de la inestabilidad política que afectó al país hasta fines de
siglo. Finalmente, con la incorporación del régimen del Municipio Libre en la Constitución de 1917
se introdujeron de nueva cuenta cambios en este importante órgano de la vida nacional.
Como se verá, para la separación de los tres fondos señalados hemos adoptado con cierta
flexibilidad los cortes cronológicos en que tradicionalmente se ha dividido la historia de México.
Ahora bien, cada uno de los fondos se divide en “secciones” que corresponden a las dependencias
municipales que han existido en las épocas señaladas por el fondo bajo el cual se ubican. En el
Fondo Colonial, por ejemplo, tenemos seis secciones: Cabildo, Gobierno Administrativo, Real
Hacienda, Justicia, Protocólos o Notarías y Guerra y Milicia. A su vez, cada sección se subdivide
en series, que como ya se dijo antes corresponden a los grandes asuntos que atendía cada una
de las dependencias. Así la sección Gobierno Administrativo tiene como posibles series
documentales Policía, Abasto, Aguas y Acequias y Asuntos Eclesiásticos.
Si observamos el cuadro número 16 veremos que las secciones de los distintos fondos son
Cuadro No. 16
ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO
FONDO COLONIAL
(1521-1821)
Sección Cabildo
Sección Gobierno Administrativo
Sección Real Hacienda
Sección Justicia
Sección Protocolos
Sección Guerra o Milicia
FONDO INDPENDIENTE
SIGLO XIX (1822-1917)
Sección Cabildo
Sección Presidencial Municipal
Sección Tesorería
Sección protocólos o Notarías
Sección Justicia
Sección Registro Civil (1857)
FONDO INDEPENDIENTE SIGLO XX
CONTEMPORANEO (1918)
Sección Cabildo
Sección Presidencial Municipal y/o
Secretaría
Sección tesorería
Sección Justicia
Sección Registro Civil
Series Documentales de la
Sección Gobierno Administrativo
Serie Policía
Serie Abasto
Serie Aguas Acequias
Serie Asuntos Eclesiásticos
prácticamente las mismas. Ello es así, ya que si bien es cierto que con laindependencia política
se transformó de manera importante la vida institucional del país, los requerimientos de las
comunidades municipales siguieron siendo básicamente los mismos, apareciendo sólo nuevos
organismos encargados de cubrir dichas demandas y reasignándose las tareas de allí derivadas,
entre éstos y los cuerpos que habían sido conservados del periodo anterior.
El Cabildo, por ejemplo, es una sección común en los tres fondos ya que desde la Colonia hasta
nuestros días ha desempeñado funciones muy específicas -regulación funcional y estructural del
municipio-, además de haber conservado sin mayor variación su composición. De la misma manera
a la sección Gobierno Administrativo del fondo Colonial corresponden las de Presidencia Municipal y lo Secretaría de los otros fondos, ya que durante la Colonia actividades como la formación
de censos y estadísticas, el manejo del archivo del ayuntamiento al fomento de la educación y la
prestación de servicios públicos en general, recaían sobre distintas autoridades como el alcalde
mayor, los regidores o, en municipios grandes, sobre juntas presididas por éstos últimos:
posteriormente el presidente municipal y en especial el secretario fueron absorbiendo tales
atribuciones.
La sección -Guerra o Milicia- se originó a raíz de las actividades que sobre este rubro tuvieron
156
Archivo de Trámite
lugar en gran número de los municipios novohispanos, en los que era necesaria la presencia de
destacamentos armados que protegieran a los colonos de eventuales ataques o rebeliones
indígenas. En tales casos, el alcalde o titular del municipio, agregaba a sus atribuciones políticoadministrativas las de carácter militar. Durante el siglo XIX, al dar inicio la formación del ejército
nacional los ayuntamientos dejaron de contar con un ejército local sobre el que tuvieran facultades
directivas, aunque siguieron sosteniendo gastos extraordinarios por alojamiento y mantenimiento
de algún ejército o guarnición que se encontrara en la región. Si la documentación para este
periodo es de un volumen considerable valdrá la pena abrir una sección de Guerra: si en cambio,
los documentos son escasos bastará con agruparlos como serie dentro de la sección presidencial
municipal ya que por lo general era ésta o la instancia superior (prefectura o jefatura política) la
encargada de atender esos asuntos.
La sección Protocólos o Notarías únicamente aparece en los Fondos Colonial y Siglo XIX. Una de
las atribuciones del ayuntamiento en aquellos tiempos era la de registrar todo lo relacionado con
las propiedades: durante la Colonia se “denunciaba” una mina y se registraba. ¿Qué significa
esto? Que cuando algún cuidadano de la Nueva España descubría una mina, se decía que hacía
la denuncia, esto es, acudía con el escribano a anunciar: “yo la encontré”y éste procedía a registrar a ese ciudadano como su propietario. Por lo general, en las Notarías se registraban la compraventa de bienes muebles e inmuebles, tales como haciendas, minas, esclavos, etc. Durante el
siglo XIX podemos encontrar documentos referentes a testamentos, ventas, pleitos, etc. En el
Fondo Contemporáneo esta sección no se considera, pues esta función pasó a manos del Registro
Público de la Propiedad.
Tocante a la sección Justicia, que aparece en los tres fondos, es conveniente hacer una aclaración
ya que como sabemos, en la actualidad la impartición de justicia no forma parte de las atribuciones
del municipio.
En la época Colonial el ayuntamiento tenía facultades para juzgar y castigar los delitos, dependiendo
de la magnitud de éstos. Recordemos que en aquellos tiempos no existía una separación clara de
las funciones que tocaba desempeñar a las autoridades municipales, quienes veían lo mismo por
cuestiones administrativas, que militares o jurídicas, aunque se procuró que los funcionarios
responsables -alcaldes y corregidores- recibieran la asesoría de una autoridad con la formación
profesional, a la que se le denominó teniente letrado para impartir justicia, con la finalidad de
errores y abusos. A lo largo del siglo XIX y ya con la división de poderes ésta pasó a ser una
atribución estatal y federal. Progresivamente fueron apareciendo en los municipios juzgados
dependientes de la federación, dejando a la presidencia municipal sólo la práctica de las primeras
diligencias y las resoluciones, de los delitos menores. Además, como ambas autoridades se han
mantenido en comunicación constante, es lógico que encontremos en el archivo municipal
abundante documentación referente a asuntos de este orden, por lo que es conveniente conservarla
como una sección independiente.
Una última observación, y no menos importante, es la ausencia de la sección Registro Civil en el
Fondo Colonial y su aparición en los otros dos. Al respecto, recordemos que en el periodo colonial
al no existir una separación entre el Estado y la Iglesia la formación de los registros de nacimientos,
matrimonios y defunciones, corría a cargo de esta última. Posteriormente, durante la primera
mitad del siglo XIX, los ayuntamientos recibieron el encargo de recabar información estadística al
respecto, a partir de los datos proporcionados por las parroquias. Fue hasta 1857 que el Estado,
a través de los municipios, asumió la responsabilidad absoluta de expedir y controlar los registros
mencionados, situación que prevaleció hasta principios del siglo XX al instituirse las oficinas del
Registro Civil que todos conocemos. Por lo anterior, es claro que nuestro cuadro debe contener
una sección que agrupe la documentación derivada de tales actividades.
157
Guía de
autoaprendizaje
Una vez que hemos integrado las secciones anteriores, habrá que dividirlas en grupos menores
o series. En el cuadro número 17 presentamos algunos ejemplos de las series que podemos
Cuadro No. 17
ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO
SECCION
CABILDO
SECCION
PRESIDENCIA
SECCION
TESORERIA
SECCION JUSTICIA
SERIES
SERIES
SERIES
SERIES
- Actas de Cabildo
Instrucción Pública
Elecciones
Estadística
Ejidos
Ganadería
Silvicultura
Policía
Caminos
Caminis
Abigeato
Bienes Mostrencos
Cementerios y Panteones
Portación de Armas
Registro Público
Partes de Policía
Correspondencia
Ingresos y Egresos
Cortes de Caja
Reacaudación
de
Contribuciones
Multas
Padrones de Contribuyentes
Nóminas de Sueldos
Correspondencia Dirigida y
Recibida a la Contaduría de
Glosa
Registro de Tierras
Recibo de Impuestos
Correspondencia
Juicios sobre Liquidación de
Cuentas
Conciliaciones
Despojos
Reconocimiento de Firmas
Exhortos y Desocupación
de Causas
Demanda por
Diversos
Delitos
Denuncias
Citatorios
Ordenes de Aprehensión
Averiguación
Declaraciones
Consignaciones
Multas
Amparos
Sentencias
de
Penas
Correccionales
Fianzas
Indultos
Remisión
de
Presos
Causas Civiles y Criminales
Correspondencia
formar para cada una de las secciones del fondo Contemporáneo. Como se podrá observar, las
distintas series de cada sección se refieren a los principales asuntos o materias atendidas por el
organismo u oficina que constituye dicha sección. No hay que perder de vista que se trata
únicanlente de una propuesta y que sólo el trabajo práctico de organización de un archivo perirrite
determinar con certeza las secciones y las series que han de constituir al mismo. Lo importante
es que el esquema elaborado refleje la estructura orgánica y funcional que produjo esos
documentos para de esa forma mantener un control efectivo sobre los mismos y prestar un servicio
rápido y eficiente al usuario.
La organización constituye un paso muy importante para poder abrir un archivo histórico a la
consulta. Sin embargo los usuarios no podrán sacar provecho de ello si no cuentan con los medios
que les permitan conocer qué información contiene el archivo. Al igual que sucede con los archivos
Cuadro No. 17
SECCION
REGISTRO CIVIL
SECCION
JUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO
SERIES
SERIES
Actas de Nacimientos
Actas de Matrimonios
Actas de Divorcios
Actas de Defunciones
Solicitudes de Casamiento
Comprobantes de Inhumaciones
Traslado de Cadáveres
Registro de Extranjeros
Nombramientos de Funcionarios
Certificados Médicos
Estadísticas de Nacimientos
Estadísticas de Matrimonios
Servicio Militar
Cédula de Empadronamiento
Citatorios
Actas de Nacimientos de los Conscriptos
Rectificación de Mayoría o Minoría de Edad
Cartas de referencia
Certificados de Inutilidad para el Servicio Militar
Lista de Sorteo
Conscriptos
Minutarios del Registro
Rgistro dedeConsecriptos
Padrones
de Analiabetas
Analfabetas
Padiones de
Cancelaciones de Cartillas
Estadisticas
158
Archivo de Trámite
administrativos, en el archivo histórico existen ciertos instrumentos de consulta en los que se
describen, ya sea individualmente o por grandes grupos, los documentos que lo integran. La
diferencia radica en que mientras que con aquellos se busca fundamentalmente controlar la
documentación, en este último obedecen más al propósito de ofrecer el servicio de consulta.
16. ¿Como dar a conocer lo que contiene nuestro archivo histórico
Una manera de dar a conocer la riqueza del acervo histórico municipal es mediante la de publicación
de información que contienen sus documentos. Para ello es preciso elaborar un programa
descriptivo acorde con sus necesidades. Llamamos descripción archivística a la elaboración de
registros o listas a partir de la documentación que hay en un archivo. Por su conducto, además de
los beneficios de difusión señalados, es posible controlar la existencia documental y facilitar su
localización. La guía, el inventario y los catálogos son los instrumentos básicos de todo archivísta,
correspondiendo a cada uno de ellos un nivel de descripción específico. Así, la catalogación es el
procedimento más detallado por el que se pueden dar a conocer todos los documentos existentes
en un archivo. Tratándose de volúmenes pequeños ello no implica mayor problema, pero cuando
se trata de describir grandes cantidades, de documentos representa una labor muy tardada y con
frecuencia poco provechosa. Por ello es conveniente optar por un plan escalonado que vaya de lo
general a lo particular, es decir, la guia, pasando por el inventario, al catálogo.
16.1 La guía
Si queremos abrir nuestro archivo al público en un tiempo razonable después de haberlo clasificado,
es posible hacerlo mediante la elaboración de una guía general.
Este instrumento de descripción, como su nombre lo indica, tiene como objetivo el orientar a los
posibles usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a
particularizaciones, habla de las características y de las funciones de los organismos productores
de los documentos, que en un archivo municipal será el ayuntamiento con sus respectivas oficinas,
sus orígenes y las secciones documentales que lo componen. También se pueden aportar datos
sobre el volumen del acervo, los años que abarca la información conservada, la existencia de
otros instrumentos de acceso a los documentos -invenlarios o catálogos— y los servicios que
presta el archivo. Con todos, estos elementos el investigador adquirirá una visión panorámica
sobre los grupos documentales del archivo en cuestión, pudiendo decidir entonces cuáles de
ellos resultan de su interés sin necesidad de revisarlos personalmente. Aunque para elaborar una
guia general no es preciso conocer exhaustivamente todos los documentos, si es imprescindible
que éstos se encuentren ordenados en grupos homogéneos ya que de otra manera sería imposible
obtener toda la información señalada.
La guía es muy útil sin embargo debemos describir con mayor detalle nuestro archivo para poder
ofrecer a los usuarios un mejor servicio de consulta. La elaboración de un investario nos permitirá
avanzar en este sentido. Es preciso señalar que tal trabajo deberá realizarse sólo con aquella
documentación que encontremos abandonada y de la que no tengamos ninguna relación que nos
permita conocer sus características (volumen, cronología, contenido informativo, etc.). Por el
contrario, para la documentación que fue debidamente transferida del archivo de concentración,
ya contamos con toda la relación que elaboramos en el momento de su traslado al archivo histórico.
En este caso lo único que habrá que hacer será cambiar la ubicación topográfica, eliminar los
nombres de las series documentales que destruimos, o en su caso cambiar la cantidad de
documentos, pues se recordará que en algunos casos sólo guardamos una muestra de cada
159
Guía de
autoaprendizaje
serie.
16.2. El inventario
El inventario es un instrumento que tiene como objetivo, partiendo del esquema general de fondos
y secciones, describir las series documentales de que consta un archivo. Lo distinguimos aquí del
inventario que se elabora cuando los documentos aún se encuentran en su fase administrativa si
bien, como se verá más adelante, ambos contienen los mismos elementos para la descripción de
las series. La diferencia radica en el fin que cada uno persigue, ya que mientras que en el archivo
administrativo el inventario es básicamente un instrumento de control documental, en el histórico
pretende servir de medio de consulta para los usuarios. Por su conducto podemos prestar servicio
a la comunidad, ya que mediante su lectura es posible que toda persona que acuda al archivo
adquiera una idea general de su contenido, eligiendo aquel documento o expediente que resulte
de su interés.
En el cuadro núm. 18 se presentan los elementos que debe tener todo inventario, para facilitar su
aplicación se llenó con series documentales de dos secciones pertenecientes al Fondo Colonial:
Justicia y Guerra y Milicia.
Los componentes de un inventario son los siguientes:
En el espacio reservado para el Fondo, se anotará el que corresponda al período cronológico de
la documentación que vamos a inventariar. En cuanto a la sección, se indicará la dependencia de
donde proceden los documentos. Al respecto, es conveniente utilizar una hoja para cada sección.
Si el volumen documental lo hace necesario habrá que utilizar las hojas que sean necesarias para
cada sección. Por ejemplo, si de la sección Real Hacienda del Fondo Colonial nos resultaron 13
hojas, habrá que numerarlas del 1 al 13; si de la sección Gobierno Administrativo también del
Fondo Colonial, resultaron 15 hojas, habrá que numerarlas a su vez del 1 al 15.
Serie documental
Cuadro No. 18
INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO
Fondol Colonial
Sección: Justicia
SERIE
DOCUMENTAL
DESCRIPCION
QUERELLAS
Sobre
lesiones
robos
CRONOLOGI
A
NUMERO DE
EXPEDIENTES
NUMERO DE
CAJAS
UBICACION
1785
12
1
En el tercer
estante
Buenas
condiciones
y
OBSERVACIONES
DEMANDAS
Sobres robos,
injurias
y
lesiones
1790
11
3
En el tercer
estante
El expediente se
encuentra
incompleto
JUICIOS
Sobre robos,
lesiones
y
asesinatos
1792
10
4
En el cuarto
estante
El expediente está
en
buenas
condiciones
Como se recordará, cada serie documental se forma por expedientes cuyo contenido hace
referencia a actividades similares entre sí. El nombre que le asignamos a cada serie deberá
160
Archivo de Trámite
Cuadro No. 18
INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO
Fondol Colonial
Sección: Guerra o Milicia
SERIE
DOCUMENTAL
DESCRIPCION
PARTES DE
GUERRA
Ataque
de
Apaches en el
Valle
de
Banichil
NOTIFICACIONES
Sobre
ascensos
diversos
oficiales
tropa
LICENCIAS
Otorgadas
diversos
oficiales
CRONOLOGI
A
NUMERO DE
EXPEDIENTES
NUMERO DE
CAJAS
UBICACION
OBSERVACIONES
1799
12
14
En el primer
estante
La documentación
se encuentra en
orden
1782
7
1
En el primer
estante
Se encuentra en
buenas
condiciones
1790
6
2
En
segundo
estante
El expediente está
en orden
a
y
a
el
indicarnos su naturaleza. En esta columna pondremos el nombre asignado a la serie documental
que se trate.
Descripción
En este espacio una haremos una breve síntesis del cotenido de toda la serie documental.
Cronología
En esta columna se indicará el año o años que comprenda la serie documental.
Número de expedientes
Aquí se anotará el número de expedientes de que conste toda la serie documental.
Número de cajas o Legajos
Cuando se ordena la documentación que pasa a formar parte del archivo histórico, se deposita en
cajas ordenadas cronológicamente, a las que se les asigna un número progresivo iniciando con el
1 para la documentacíón más antigua. Esta columna se refiere a este dato.
Si por algún motivo no se cuenta con cajas archivadoras se pueden formar legajos con varios
expedientes procurando que sean de un volumen similar al de las cajas. En nuestra hoja de
inventario habrá que hacer la anotación correspondiente tachando el título de “caja” -si se iniciara
una nueva hoja-, o anotando “número de legajos” donde éstos empiecen a aparecer.
Ubicación topográfica
Aquí se anotará el lugar exacto donde se encuentra la serie documental, para facilitar su localización.
Observaciones
En este lugar se anotarán datos importantes sobre las condiciones de la serie documental.
161
Guía de
autoaprendizaje
Ya que elaboramos nuestro inventario, y gracias a ello podemos abrir al público nuestro archivo,
es posible tomarnos el tiempo necesario para elaborar un catálogo.
16.3 El catálogo
El catálogo constituye un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya no
sólo las series documentales, sino cada uno de los expedientes que los conforman. La catalogación
en un archivo debe hacerse de manera sistemática y continua desde que los documentos están
en su fase activa para de esa manera poder aprovechar el trabajo descriptivo que se realiza
desde que éstos se encuentran en los archivos administrativos. Por desgracia pocos de nuestros
archivos históricos, incluyendo los municipales, son producto de un trabajo como el anterior. Lo
más común es que el archivista se enfrente a enormes volúmenes de documentos sin identificar,
muchos de los cuales pueden datar de mucho tiempo atrás, en cuyo caso se requerirá de
conocimientos especializados para su identificación y su lectura.
Algunos archivistas opinan que la catalogación debe comenzar por los documentos más antiguos,
otros en cambio, piensan que es preferible catalogar comenzando por los rnás recientes. Cualquiera
que sea la decisión que se adopte, deberá considerar indispensablemente el trabajo de catalogación
desde una perspectiva que contemple el acervo en su conjunto. Para eso se tendrán que elaborar
fichas de catálogos semejantes a las de un archivo administrativo, revisando igualmente documento
por documento y anotando en cada tarjeta los elementos que sean necesarios para su plena
identificación. (Ver cuadro 19).
Con la lectura de una ficha debemos poder saber acerca de un documento o de un expediente
completo:
a) Su antigüedad.
b) El lugar donde fue producido.
c) La serie documental a la que pertenece.
d Su contenido, para lo cual, habrá que hacer una síntesis sobre su información.
e) Su ubicación topográfica, el número de caja o legajo donde se encuentra y el número de fojas
u hojas de que consta.
También en un archivo histórico existen varios criterios para realizar una descripción catalográfica.
Algunos autores prefieren hacerla por temas, otros por nombres y otros más cronológicamente.
Lo importante aquí es destacar que en este proceso deberá adoptarse aquel criterio que facilite
más la localización y consulta de los documentos, lo que en buena medida dependerá de la
propia naturaleza de la documentación.
Después de haber elaborado nuestros instrumentos de consulta documental, debemos saber
cómo brindar servicio al público.
16.4. Normas para la consulta documental
Una de las primeras cuestiones que debemos de resolver antes de abrir nuestro archivo al público
es la siguiente: ¿Cómo podrán los usuarios examinar tranquilamente los documentos? ¿Cómo
162
Archivo de Trámite
Cuadro No. 19
FORMATO PARA FICHA DE CATALOGO
A
B
C
D
E
A) Antiguedad del documento
B ) Localización geográfica
Se refiere al lugar de donde procede el
documento
C) Serie documental a la que pertenece el documento
D) Contenido del documento
Síntesis de lo que trata el documento
E) Ubicación. Número de caja. número de expediente y número de foja
(clave de ubicación)
APLICACION
1793
Real de Catorce, S.L.P.
Gobierno
Nombramiento a Don Juan Ignacio Fagalde
Como apoderado del Fondo de Propios del
Real del Catorce, en la Corte de México
C. 1. Leg. 4.
Exp. 5. *2° a.
NOTA: *Segundo anaquel.
aseguraremos el control sobre la documentacion que nos solicitan?
Por principio de cuentas debemos tener presente que tanto las instalaciones como los recursos
humanos con que cuentan un archivo dependen de la magnitud del servicio que se presta. Las
necesidades de un archivo estatal, con volúmenes documentales y, uno municipal, que
generalmente guarda cantidades menores de documentos, son muy distintas. Sin embargo, en
ambos casos las normas de conservación y manejo deberán ser muy semejantes pues finalmente
la materia prima con que se trabaja es la misma: papeles.
La experiencia nos demuestra que los archivos municipales en nuestro país rara vez se depositan
en locales construidos expresamente con ese fin, siendo lo más común que se destine parte del
edificio administrativo del ayuntamiento para albergarlos. Aún en esas condiciones debemos
garantizar las condiciones mínimas de seguridad para los documentos y de salubridad para los
usuarios y empleados. En este sentido es fundamental que la zona de recepción y guarda de
nuestro acervo sea independiente del área de consulta, de forma que el archivista sea la única
persona con libre acceso a los documentos. En ella deberán evitarse las filtraciones de agua y la
exposición directa de la documentación a la luz solar, además de que se procurará mantener una
ventilación moderada, todo ello con el fin de evitar el deterioro de los documentos ya sea por
microorganismos o por factores, climáticos. El área de consulta deberá reunir las mismas
condiciones. a las que podemos agregar una buena iluminación y mesas de trabajo adecuadas.
Para garantizar un control efectivo sobre la documentación que prestemos para consulta, habrá
que elaborar boletas de registro de préstamo en las que se indiquen la sección, serie documental,
número de expediente año del documento y nombre del usuario. Se solicitará al usuario una
identificación, la cual quedará en poder del archivista hasta la entrega del documento en préstamo.
163
Guía de
autoaprendizaje
Es necesario también elaborar un reglamento, que tendrá como fin preservar a la documentación
de todo peligro y evitar su destrucción por descuidos innecesarios. Las indicaciones más
importantes que deberá contener este reglamento son:
a) No introducir alimentos o bebidas en la sala de consulta.
b) No fumar. Con esta indicación evitaremos la posibilidad de un incendio.
e) No sacar los documentos del local. Toda consulta deberá realizarse en la sala de lectura, no
importa quién sea el usuario, ni lo que nos diga para impresionarnos.
Cuadro No. 20
FLUJO DOCUMENTAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO QUE LO ALBERGA
DOCUMENTO
GENERADO
ARCHIVO INMEDIATO
VIDA
ACTIVA
SE TRAMITA
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE AREA
CONCLUYE TRAMITE
VIDA UTIL
ADMINISTRATIVA
SE CONSULTA
ARCHIVO DE CONCENTRACION
SE CONSERVA HASTA
QUE VENZA LA UTILIDAD LEGAL
VIDA SEMIACTIVA
SE DEPURA
ARCHIVO HISTORICO
DESTRUCCION
DE DOCUMENTOS IRRELEVANTES
PRESERVACION DE
LOS DOCUMENTOS
CON VALOR PERMANENTE
VIDA NO ACTIVA
ADMINISTRATIVAMENTE
VIDA HISTORICA
Cuadro No. 21
MUNICIPIO URBANO MUNICIPIO RURAL
TIPO DE ARCHIVO
RECURSO HUMANOS
ARCHIVOS
INMEDIATOS
SECRETARIA O
GESTOR
ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO DE
AREA
ARCHIVO DE
CONCENTRACION
1 ARCHIVISTA
1 ARCHIVISTA
ACTIVIDADES
*RECIBIR
*CLASIFICAR
*DISTRIBUIR
*CONTROLAR
*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO
*ELABORAR EL INVENTARIO
*ELABORAR CUADROS DE
VIGENCIA
*TRANSFERIR EL ARCHIVO DE CON CENTRACION
RECURSOS HUMANOS
TIPO DE
ARCHIVO
*SUGERIR UN SISTEMA UNICO DE
CLASIFICACION A CADA TRAMITADOR
ARCHIVO DE
TRAMITE
*COORDINAR LA ELABORACION DEL
INVENTARIO Y EL CATALOGO DE VIGENCIA
ENTRE LOS TRAMITADORES
*RECIBIR
*REVISAR
*CLASIFICAR
*CUSTODIAR
*EFECTUAR PRESTAMO INTERNO
*ELABORAR EL INVENTARIO
*ELABORAR *CUADROS DE VIGENCIA
*ELABORAR CEDULAS DE DISPOSICION DOCUMENTAL
*DEPURAR
*TRANSFERIR EL ARCHVO HISTORICO
ARCHIVO DE
CONCENTRACION
1 ARCHIVISTA
ARCHIVO HISTORICO
1 ARCHIVISTA
*RECIBIR
*REVISAR
*CLASIFICAR
*CUSTODIAR
*DEPURAR
*PRESTAR SERVICIO AL PUBLICO
*ELABORAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA
-GUIAS
-INVENTARIOS
-CATALOGOS
*DIFUNDIR EL CONTENIDO DE LOS ACERVOS QUE
CUSTODIA POR MEDIO DE:
-EXPOSICIONES
-BOLETINES, ETC.
164
ARCHIVO
HISTORICO
Archivo de Trámite
d) No prestar documentos deteriorados o en peligro de destrucción por su manejo.
e ) No hacer anotaciones sobre los documentos. Habrá que sancionar a quien cometa este acto
privándolo en el futuro de la consulta.
Sería deseable anotar las indicaciones que se elaboren, en una cartulina grande y colocarla en la
pared a la vista de todos a fin de evitar que se cometa cualquier acto que perjudique a los
documentos y la imagen del Archivo Municipal.
Después de haber recorrido los diferentes momentos del ciclo vital por el que atraviesan los
documentos, se puede apreciar la unidad que guardan entre sí los diferentes archivos que se
forman durante el proceso. El archivo histórico no debe funcionar aislado de los administrativos
(ver cuadro 20), se trate de municipios rurales o nmnicipios urbanos, en los que por supuesto el
tema de las actividades y los recursos variará de acuerdo con su volumen. (Ver cuadro 21).
Si desde un principio abordamos la organización de los archivos municipales desde esa perspectiva,
sentaremos bases sólidas para la correcta administración del conjunto de sus documentos y
aseguraremos el buen servicio que deben prestar a la sociedad.
CONCLUSIONES
Como se ha podido observar durante el desarrollo de este curso, es de gran importancia introducir
en los archivos de los ayuntamientos del país una administración de documentos que garantice la
buena marcha de los asuntos públicos de los municipios y la preservación de su memoria histórica
documental.
Para lograr ese objetivo, es indispensable aplicarse a comprender qué son los documentos que
genera la administración municipal, por qué los produce, cómo y para qué se usan, a quién
beneficia su buena administración, de dónde surge el interés de que gran número de ellos se
guarde para siempre.
Hacer suyas las respuestas a esas preguntas, y usarlas como guía en el trabajo cotidiano asegurará
los responsables de los archivos el dominio de las técnicas que se acaban de describir.
Esperamos que este trabajo les sea de utilidad y que se enriquezca en el futuro con la experiencia
concreta y colectiva de todos aquellos que se decidan a ponerlo en practica.
Bibliografía de apoyo
A continuación presentamos una lista de obras sobre archivonomía, para aquellas personas que
deseen ampliar sus conocimientos acerca de los temas que se han tratado en el curso. Todas las
obras que se mencionan pueden ser consultadas en la Biblioteca del Archivo General de la Nación,
y muchas de ellas pueden ser adquiridas en la Librería de la misma institución.
Alanís Boyso, José Luis. Los archivos municipales del estado de México, 1979, biblioteca
enciclopédica del Estado de México, 217 pp.
Alanís Boyso, José Luis. “Organización y funcionamiento de los Archivos Administrativos e Históricos
Municipales”, 85- 122. En Memoria de la II Reunión.
165
Guía de
autoaprendizaje
Alanís Bayzo, Rodolfo, “Principios y mecanismos generales para la valoración y depuración de
documentos en el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México”, en Boletín del
Sistema Nacional de Archivos, núm. 4, México, Archivo General de la Nación, 1984, pp. 31-36.
Andrade, Edgar. Términos de prescripción legal, México, Archivo General de la Nación, 1981, 2
pp. (Serie folletos Técnicos, Núm. 33)
Archivo General de la Nación. Los Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1978, 2 pp.
(Serie folletos técnicos, núm. 8).
Archivo General de la Nación. Archivos de Concentración, México, Archivo General de la Nación,
1980, 7 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 2 l).
Archivo General de la Nación. Normas para la transcripción de documentos históricos, México,
Archivo General de la Nación, 1972, 2 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 17).
Archivo General de la Nación. Organizacióny Funcionamiento de los Archivos Administrativos e
Históricos de la Nación, México, Archivo General de la Nación, 1984, 4a. edición, 40 pp.
Archivo General de la Nación. Políticas y Mecanismos de Depuración y Organización de los Archivos
Históricos, México, Archivo General de la Nación, 1979, 2 pp (Serie Folletos Técnicos, núm. 15).
Arredondo Farfán, Martiniano. “Diez años en los trabajos del Archivo Histórico Municipal de Irapuato,
en Boletín del Sistema Nacional de Archivos Núm. 7. México, Archivo General de la Nación, 1984.
100 pp.
Báez Rivera, Pablo y otros. Manual de procedimientos de la unidad de archivo histórico. México,
Archivo General de la Nación, 1986, 30 pp., (Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal: Normas para la Administración de Documentos, núm. 8).
Báez Rivera, Pablo y otros. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en
trámite. México, Archivo General de la Nación, 1986,60 pp. (Los Sistemas Red de Archivos del
Gobierno Federal: Normas para la Administración de Documentos, núm. 4).
Báez Rivera, Pablo, Baudelio Sosa Olvera y otros. Normas para la preparación de tarjetas
catalográficas, México, Archivo General de la Nación, 1981. 2 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm.
31).
Báez Rivera, Pablo, Vicente Rocha Rosique y otros. Sistema de clasificación archivística (guía),
México, Archivo General de la Nación, 198 1, 18 pp., (Serie Folletos Técnicos, núm. 40).
Bibriesca Sumano. María Elena. Introducción a la Paleografía, México, Archivo General de la
Nación, 1978, 109 pp. (Serie Información de Archivos, núm. 12).
Castillo Tufiño, José Luis. Especificaciones técnicas para los edificios de archivos, México. Archivo
General de la Nación, 198 1, 7 pp., (Serie Folletos Técnicos, núm. 34).
Ceballos Loya, Jorge y Patricia Seed. Aplicación del principio de procedencia: proceso de trabajo.
México, Archivo General de la Nación. 1978, 2 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 9).
Ceballos Loya, Jorge. Depuración de los archivos administrativos contemporáneos, con el objeto
166
Archivo de Trámite
de formar archivos históricos, México. Archivo General de la Nación, 1978, 2 pp. (Serie Folleto
Técnicos núm 6).
Cortés Alonso, Vicenta. Manual de archivos municipales. Prólogo por Antonieta Heredia Herrera.
Madrid, Asociación española de archiveros, bibliotecarios, museólogos y documentalistas
CANABAD, 1982, 134 pp.
Couture, Carol Jean Yves Rousseau y otros. Los Archivos en el Silo XX. Montreal Universidad de
Montreal 1982.
Esquivel Pedroza, Raúl. Archivonomía básica. Métodos de archivo. Inversión de nombres.
Alfabetización Catalogación, S.E. 1973.
Faya Viesca, Jacinto. “Visión histórica en Boletín del Sistema Nacional de Archivos. Núm. 7.
México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
González Parras, José N. coordinador. Sistemas de información: archivo y correspondencia, París
Ministerio de finanzas y Ministerio de la Presidencia, 1974.
González Rodríguez, Leonardo y otros. Manual de procedimientos de la unidad de archivo de
concentración, México, Archivo General de la Nación, 1986, 50 pp. (Los Sistemas Red de Archivos
del Gobierno Federal: Normas para la Administración de Documentos, núm. 5).
Heredia Herrerra, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental, Sevilla, Excma.
Diputación Provincial de Sevilla, 1982, 104 p.
Hernández Rojas, Arturo, Miguel Angel Priego Gómez. “Alguna documentación relevante de los
Archivos Municipales”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos. Núm. 7. México, Archivo
General de la Nación, 1984, 100 pp.
Inda Angélica; Andres Aubry. Los Archivos Municipales de Chiapas”, en Boletin del Sistema Nacional
de Archivos. Núm. 7. México, Archivo General de la Nación. 1984, 100 pp.
Jiménez Jaime, Enrique. “Aventuras de un Archivo Municipal”, en Boletín del Sistema Nacional de
Archivos. Núm. 7, México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
Lodolini, Elio. Cuestiones básicas de la archivología, Córdoba, Centro Interamericano de formación
de archiveros, 1976.
Martínez Cabañas, Gustavo. “Datos para la historia del municipio mexicano antes del siglo XX”,
en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, Núm. 7, México, Archivo General de la Nación,
1984, 100 pp.
Martínez Márquez, Enrique. “Sobre la depuración del acervo documental de los archivos”, en
Boletín del sistema nacional de archivos, núm. 4, México, ArchivoGeneral de la Nación. 1984. P.
26-30.
Martínez Peñaloza, María Teresa. Vocabulario de términos en documentos históricos. México,
Archivo General de la Nación. 1980. 2° reimpresión. 111 pp. (Serie Guías y Catálogos, núm. 1).
Mendoza, Gunnar. Problemas de la ordenación y la descripción archivística en América Latina,
167
Guía de
autoaprendizaje
Córdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978.
Montero Morado, Nicolás. Archivonomía didáctica, México, s.e., 1970, 3a. edición.
Moreno Toscano, Alejandra. “Modernización de los archivos municipales”, en Boletín del Sistema
Nacional de Archivos. Núm. 7, México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
Ochoa Serrano, Alvaro. “El Archivo Municipal de Zamora, Michoacán”, en Boletín del Sistema
Nacional de Archivos. Núm. 7. México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
Paullada Mena, Mariela. La conservación preventiva de los materiales de archivo, México, Archivo
General de la Nación, 1982, 253 pp. (Serie Información de archivos, núm. 15).
Pérez Campa, Mario. Catálogos de vigencia: vida útil, administrativa e histórica de los documentos
de la Administración Pública Estatal. México, Archivo General de la Nación, 1979, 2 pp. (Serie
Folletos Técnicos, núm. 7).
R. Chassen, Francie. “Por los archivos municipales del Estado de Puebla”, en Boletín del Sistema
Nacional de Archivos. Núm. 7. México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
Ramírez D., José Antonio. “La depuración dentro de la administración documental”, en Boletín del
Sistema Nacional de Archivos. Núm. 4. México, Archivo General de la Nación, 1984, p. 40.
Reyes García, Cayetano. Identificación, clasificación y catalogación de archivos. México, Archivo
General de la Nación, 1978, 2 pp. (Serie Folletos Tecnicos, núm.11).
Ricks, Artel. La administración de documentos como función archivística, Washington, General
Services Administration, 1976.
Rocha Rosique, Vicente, Mauro Rodríguez Castillo y otros. Catálogo de archivos administrativos,
México, Archivo General de la Nación, 1979, 3 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 13).
Rodríguez Ochoa, Patricia. “El programa de rescate de los archivos Municipales del Estado de
Puebla”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos. Núm. 7. México, Archivo General de la
Nación, 1984, 100 pp.
Rodríguez Saenz, Rafael Servín Arias. Procedimientos para la organización de un archivo municipal. México, Tesis, 1986, pp. 115.
Schellenberg R., Theodore. Archivos modernos, Principios y técnicas, México, Archivo General
de la Nación, 1987, 434 pp. (Clásicos modernos de la Archivonomía núm. 2).
Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Manuales de organización y procedimientos del servicio
de correspondencia de archivos, México, S.H.C.P., 1974.
Secretaría de la Presidencia. Las unidades de correspondencia y archivo en el sector público
federal: guía para su organización y funcionamiento, México, Secretaría de la Presidencia, 1975.
Sugawara Hikichi, Masae. “Notas para un manual de métodos y procedimientos técnicos para el
trabajo archivístico en los fondos documentales de los municipos”, en Boletín del Sistema Nacional
de Archivos, Núm. 7. México, Archivo General de la Nación, 1984, 100 pp.
Vázquez Delgado, Cristóbal, Eduardo Macaza S. y otros. Glosario de término archivísticos, México,
Archivo General de la Nación, 1980, 8 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 27).
168