Subido por EULLIANIS SOFIA RIOS ORTIZ

explicacionmatrizlegal (1)

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MATRIZ LEGAL
Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un
documento que contiene toda la información sobre
la normatividad que una empresa debe cumplir
legalmente. Estas normas y obligaciones legales
están moderadas por diferentes mecanismos que
buscan que una empresa garantice mediante la
evidencia de actividades, el cumplimiento de la
normatividad concerniente a la seguridad y salud en
el trabajo.
Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2.
define a la matriz legal como:
“24. Matriz legal: Es la compilación de los
requisitos normativos exigibles a la empresa
acorde con las actividades propias e inherentes de
su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para
desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá
actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables”.
Conforme a la anterior definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse
continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las
normatividades utilizadas.
La matriz de requisitos legales también hace parte de las obligaciones de los
empleadores parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015: «Por su
importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del
Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una
matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables a la empresa”
Así mismo, la matriz de requisitos legales también hace parte de la
documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Artículo 2.2.4.6.12. del Decreto
1072 de 2015).
Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las
actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar
y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con
las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.
NORMAS QUE DEBE CONTENER LA MATRIZ
LEGAL
Normatividad de SG-SST
Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y
se debe aplicar es la relacionada con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esta normatividad se
encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo,
por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las
empresas que se encuentran localizadas geográficamente en
Colombia. La información sobre el SG-SST se encuentra en el
capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo’.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de
acuerdo al SG-SST, también se encuentran tres niveles que
componen principalmente la normatividad sobre la que una
empresa
debe
certificarse:
la
normatividad
nacional,
departamental y local.
NORMAS QUE DEBE CONTENER LA MATRIZ LEGAL
NORMATIVIDAD NACIONAL: Leyes, decretos, resoluciones, reglamentos,
estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los
Ministerios o por Departamentos Administrativos. Por ejemplo: normas del
Código Sustantivo del Trabajo; Resolución 2646 DE 2008.
NORMATIVIDAD DEPARTAMENTAL:
Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se
encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten
normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación
que se presenta específicamente en su zona geográfica.
NORMATIVIDAD LOCAL
Esta normatividad se centra en aquellas zonas o municipios en los que se
imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es
frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes
promueven el regimiento de una ley que favorece a la población. Por ejemplo la
alcaldía de Bucaramanga promulgó 096 de 2016 para el manejo de residuos
sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben cumplir.
Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica,
existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de
acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
NORMATIVIDAD DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA
Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de
normatividades adicionales. Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto
riesgo de accidentes como aquellas relacionadas con el sector de construcción o
trabajo en alturas, necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas
condiciones especiales.
La Resolución 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de seguridad para
protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra de la normatividad
usada en trabajos de alto riesgo.
Existen determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de
acuerdo al servicio que ofrecen. Las Normas Técnicas sectoriales que definen y rigen
una normatividad específica. Por ejemplo en el sector turístico y gastronómico.
http://www.mincit.gov.co/publicaciones/16197/normas_tecnicas_sectoriales
http://www.mincit.gov.co/loader.php?lServicio=Documentos&lFuncion=verPdf&id=23900
&name=NTS-TS004.pdf&prefijo=file
NORMATIVIDAD ACOGIDA VOLUNTARIAMENTE POR LA EMPRESA
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por
ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es
obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o servicio.
Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de requisitos legales
puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa está trabajando.
También hay empresas que deciden acogerse a normatividades internacionales, por su
relación con grupos económicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas
normatividades deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales.
EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DE LA
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera clara y entendible y
actualizarse regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad.

La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de publicación, su título, los
artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar
junto a cada norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de
seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y seleccionar la normatividad que se
asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma.

De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el
cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones,
procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la
matriz de requisitos legales.

La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con SG-SST, conforme al
parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015: “Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.

La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades bajo las que se rige la
empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de
estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información.
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Artículo 2.2.4.6.12. Documentación: El empleador debe mantener
disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes
documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST:
15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema
General de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa;
Artículo 2.2.4.6.17. Planificación del sistema de gestión de la seguridad y
salud en trabajo SG-SST
1.1. El cumplimiento con la legislación nacional vigente en materia de
riesgos laborales incluidos los estándares mínimos del Sistema de
Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le
apliquen en materia de seguridad y salud en el trabajo.
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Artículo 2.2.4.6.22.Indicadores que evalúan Resultado
Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables.
Elaborar el procedimiento de identificación, gestión y verificación al cumplimiento de
los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
4. DEFINICIONES
5. MARCO LEGAL
6. CONDICIONES GENERALES
7. DESARROLLO
8. CONTROL DE MODIFICACIONES
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. OBJETIVO: Registrar y actualizar los requisitos legales en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo expedidas por los entes de regulación, mediante la consulta y verificación
periódica de las normas vigentes en una matriz, con el propósito de dar cumplimiento a
las mismas evitando sanciones y generando las condiciones necesarias para la
implementación del sistema.
2. ALCANCE: Aplica a todos los procesos de (Nombre de la empresa), requisitos y
actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con alcance a todas
las dependencias que permita la identificación de los requisitos legales y la permanente
verificación al cumplimiento de estos requisitos legales),
3. RESPONSABLE(S): Asesor Jurídico
Gerencia General
Coordinador de SST y Gestión Humana
Coordinador HSEQ
Jefes de Proceso.
Colaboradores en General.
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4. DEFINICIONES:
•
C.A.N: Comunidad Andina de Naciones
•
Ley: Es una norma jurídica dictada por el legislador, es decir, un precepto establecido
por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la
justicia cuyo incumplimiento conlleva a una sanción.
•
Decreto: Es un acto administrativo el cual es expedido en la mayoría de ocasiones para
situaciones de urgente necesidad es por el poder ejecutivo y, generalmente, posee un
contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las
leyes.
•
Decreto Ley: El Decreto-ley es una disposición legislativa provisional dictada por el
Gobierno en caso de “extraordinaria y urgente necesidad” (artículo 86.1 de la
Constitución)
•
Circular: Documento preparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo
(círculo) de personas o al público general.
.
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•
Jurisprudencia: La doctrina establecida por los órganos judiciales del Estado (por lo
general, el Tribunal Supremo o Tribunales Superiores de Justicia) que se repite en
más de una resolución. Esto significa que para conocer el contenido completo de las
normas vigentes hay que considerar cómo han sido aplicadas en el pasado. En otras
palabras, la jurisprudencia es el entendimiento de las normas jurídicas basado en las
sentencias que han resuelto casos basándose en esas normas.
•
Matriz legal: Matriz Legal: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a
la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, el cual deberá
actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables
(Decreto 1072 de 2015).
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•
Norma: documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido,
que proporciona, para un uso común y repetido, reglas, directrices o características para
actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado óptimo de orden en un
contexto dado. (ISO 9000).
•
Normatividad: Reglas o preceptos de carácter obligatorio, emanados de una autoridad
normativa, la cual tiene su fundamento de validez en una norma jurídica que autoriza la
producción normativa, que tienen por objeto regular las relaciones sociales y cuyo
cumplimiento está garantizado por el Estado.
•
Requisito Normativo: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o
certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO
14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para
todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus
Sistemas de gestión implementados.
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•
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades desempeñadas. (Decreto 1072 de 2015).
•
Resolución: Esta puede ser creada por un tribunal o jefe de un servicio,
tiene un carácter general, obligatorio y permanente. Esta sirve para reforzar
las leyes en el sentido que se dictan para que se cumplan lo establecido en
las leyes.
•
Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: Es la disciplina que trata de la
prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones
de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.
Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo,
así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el
mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en
todas las ocupaciones (Decreto 1072 de 2015).
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•
•
•
•
Requisito legal: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de
aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para
todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que
pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de
trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones
a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión
implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos
requisitos.
Sentencia: resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier
instancia o recurso (Enciclopedia jurídica)
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste
en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora,
continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación,
la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar,
reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la
salud en el trabajo (Decreto 1072 de 2015).
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades desempeñadas. (Decreto 1072 de 2015)
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5. MARCO LEGAL
Normatividad vigente en la Resolución 1111 de 2017. El Ministerio de Trabajo, mediante la expedición
de los estándares mínimos del SG-SST ayudó a recopilar en un solo documento, gran parte de las
Normatividad vigente en riesgos laborales.
Para encontrar la normatividad, remítase al anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, en la
segunda columna se encuentra el marco legal de cada uno de los criterios, ese es su primer insumo
para la creación de la matriz legal de la empresa.
Algunas de las normas que se mencionan como marco legal son:
Decreto 1607/2002
Decreto 1072/2015,
Resolución 4502/2012
Decreto 1295/1994
Decreto 2090/2003
Ley 1150/2007
Decreto 2090 de 2003
Resolución 2013/1986
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De acuerdo con el formato de la matriz legal de una empresa, no es suficiente con solo
mencionar la normatividad vigente, sino que en cada una de las normas, se deben
detallar los artículos que se van a cumplir.
Tenga en cuenta que en algunos criterios la resolución especifica los artículos que se
deben cumplir, pero en otros casos solo menciona la norma. El responsable del SG-SST o
quien realice la evaluación inicial, debe detallar cada uno de los artículos o literales que se
deben cumplir.
Por ejemplo, no es suficiente con mencionar Resolución 2013/1986, la norma debe
detallarse con los artículos, en este caso, artículos 2, 3 y 11.
No todas las normas son para todas las empresas. La elaboración de la matriz de
requisitos legales requiere de paciencia y disciplina para realizar la revisión de la
normatividad vigente. No todas las normas que están en el anexo técnico de la Resolución
1111 de 2017 forman parte de la matriz legal de todas las empresas.
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Un ejemplo, es el requisito 2.5.1 sobre conservación de los documentos. La primer
norma que se menciona es el Decreto 1072/2015, artículo. 2.2.4.6.13. Ese artículo es
de obligatorio cumplimiento para todas las empresas y debe estar en la matriz legal.
En el mismo requisito aparece: “Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del
2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General
de Archivos para Colombia)”
La Ley General de Archivos es de obligatorio cumplimiento para: Entidades del
Estado pertenecientes a la Rama Ejecutiva. Ejemplo: Alcaldías, Empresas privadas
que realizan funciones públicas. Ejemplo: Cámaras de Comercio. Si su empresa no
pertenece ninguna de estas dos clasificaciones, no debe incluir la Ley General de
Archivos en su matriz legal, excepto que la alta dirección haya decidido
voluntariamente adoptarla.
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El primer paso es verificar el marco legal de los estándares mínimos y determinar las
normas que son aplicables a cada empresa. Sin embargo, estas no son las únicas
normas que debe incluir en su matriz legal. Existen otros Decretos y Resoluciones
que aunque no se referencian en el marco legal de los estándares mínimos, no
significa que no se deban cumplir.
Algunas de estas son:
Resolución 2646 de 2008, la resolución que reglamenta la evaluación de riesgo
psicosocial
Resolución 1565 2014, No. 8.1.3, la cual establece que todas las empresas deben
capacitar en seguridad vial
Ley 55 de 1993, sobre la seguridad en el uso de productos Químicos en el Trabajo
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6. CONDICIONES GENERALES
6.1. La Verificación de las fuentes de publicación de los nuevos requisitos legales en
Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará mensualmente por el (Cargo).
6.2. Cualquier trabajador del (Nombre de la empresa) que reciba información o
identifiqué o reciba una comunicación en la cual se le notifique la creación de un
nuevo requisito legal en SST aplicable a la organización, tiene la obligación de
notificarlo de manera inmediata al (Cargo) y (Cargo)..
6.3. La verificación al cumplimiento de los requisitos legales de Seguridad y Salud en
Trabajo de (Nombre de la empresa) se adelantará con el proceso de auditorías
integrales de Gestión.
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7. DESARROLLO
7.1 VERIFICAR LAS FUENTES DE PUBLICACIÓN DE LOS NUEVOS REQUISITOS LEGALES
Como fuentes de información para actualización y consulta de los requisitos legales se tienen los
siguientes:
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/normativa/Paginas/actos-legislativos.aspx
www.imprenta.gov.co
http://www.secretariasenado.gov.co/leyes
http://www.minambiente.gov.co
http://www.mintrabajo.gov.co
http://www.minsalud.gov.co
http://www.gobiernoenlinea.com
http://www.ramajudicial.gov.co
http://www.derechoenlinea.com
https://www.mintransporte.gov.co/
http://www.cancilleria.gov.co/
http://www.minminas.gov.co/
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/index.jsp
http://www.medicinalegal.gov.co/
http://www.cfnbcolombia.com/
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SALUD EN EL TRABAJO
7.2. ANALIZAR LA APLICABILIDAD DE LOS NUEVOS REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
•
En el momento que se requiera aclarar alguna duda en relación a la norma consultada, se contará con
el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica o de la administradora de Riesgos Laborales los alcances del
nuevo requisito legal y como aplica a la organización.
•
De no ser aplicable termina el procedimiento.
•
Si el requisito legal nuevo aplica a la organización se continúa el instructivo como se explica a
continuación.
7.3. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE APLICABLE A LA
ORGANIZACIÓN
Dentro de las auditorías de Gestión, el auditor interno realizara la verificación del cumplimiento de los
requisitos legales, utilizando:
•
Matriz de Registro y Verificación del cumplimiento de los Requisitos Legales y de otra índole en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
•
Formato de Informe de Auditoría.
•
El auditor debe verificar que las directrices de cumplimiento de cada requisito existan, estén vigentes,
y actualizadas.
•
El incumplimiento a alguno de los requisitos legales debe generar una NO CONFORMIDAD en el
informe de la auditoría y se registrará y manejará como la establece el procedimiento de Auditorías
REALIZAR LA INTERPRESTACIÓN DE
REQUISITOS Y ANÁLISIS DE
APLICABILIDAD
CONSULTAR REQUISITOS LEGALES
INICIO
CLASIFICAR Y ACTUALIZAR MATRIZ DE
REQUSITOS
DIVULGAR ACTUAIZACIÓN DE MATRIZ
DE REQUISITOS
REALIZAR SEGUIMIENTO Y
VERIFICACIÓN AL CUMPLIMIENTO
DE REQUISITOS
EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS LEGALES
APLICABLES
Identificación de Requisitos Legales en SST
Definir el paso a paso
Divulgación de los
Requisitos Legales
Aplicables.
Identificación de
Peligros, Evaluación y
Valoración de los
Riesgos actualizados
Condiciones de salud
Actualización de los
Requisitos Legales
Aplicables.
Ingreso a la Matriz de
Identificación de
Requisitos Legales y
Evaluación de
Cumplimiento
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