PIDA 2014 - Secretaría de Protección Civil

SECRETARÍA
DE PROTECCIÓN CIVIL
Dirección de Administración
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL
EJERCICIO 2014
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I.
PROYECTOS
Y
ACCIONES
DE
DESARROLLO
INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA.
E
Proyecto:
Elaborar los instrumentos de control archivístico faltantes y realizar las
modificaciones correspondientes al Manual de Operación 2012 del
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
(COTECIAD).
Actividades realizadas:
1.- Se elaboraron y enviaron a la Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, para revisión y
registro, 7 instrumentos archivísticos.
2.- Se elaboró y envió a la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Oficialía Mayor, para revisión y registro, el
Manual Específico de Operación del COTECIAD.
3.- Se envío a la Coordinación General de Modernización
Administrativa de la Contraloría General, para revisión y registro, el
Manual de Operación del COTECIAD de la Secretaría de Protección
Civil.
4.- Se sometieron a la aprobación del COTECIAD 6 de los
instrumentos archivísticos faltantes.
Resultados obtenidos:
1.- Se obtuvo de la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Oficialía Mayor el registro de 7 instrumentos
archivísticos y del Manual Específico de Operación del COTECIAD.
2.- El COTECIAD aprobó 6 de los instrumentos archivísticos faltantes.
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II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y
DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO.
Proyecto:
Solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Generales de la Oficialía Mayor, la inclusión de esta Dependencia a la
capacitación impartida en materia de archivos.
Actividades realizadas:
Debido a las cargas de trabajo en las distintas áreas de la
Dependencia generadas con motivo del cambio de administración y el
cambio de domicilio de la Secretaría, no se pudieron realizar estas
actividades.
Resultados obtenidos:
No se obtuvieron resultados en este proyecto.
III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN LAS
CONDICIONES PRESUPUESTALES DE CADA ENTE PÚBLICO, DE
LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE
REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN.
Proyecto:
Adquisición de estantes y archiveros para los archivos de trámite,
concentración e histórico de la Secretaría.
Actividades realizadas:
No fue necesaria la adquisición de archiveros y anaqueles en virtud
de que la Dependencia contaba con los necesarios para el
almacenamiento de sus archivos.
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Resultados obtenidos:
Se llevó a cabo una redistribución de archiveros y anaqueles entre las
diversas áreas que integran la Secretaría, con la finalidad de que
archivaran de manera adecuada los expedientes que integran sus
archivos de trámite.
IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN
ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO
DE LOS ARCHIVOS.
Proyecto:
Diseño del Sistema Automatizado Institucional de Archivos.
Actividades realizadas:
Debido a la falta de un área específica en materia de tecnologías de la
información y comunicaciones y a la falta de recursos presupuestales
para el desarrollo del Sistema, no se llevó a cabo esta actividad.
Resultados obtenidos:
No se obtuvieron resultados en este Proyecto.
V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y
PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL
EN LA MATERIA.
Proyecto:
Difusión de los instrumentos descriptivos y de control que las
instituciones formulen para facilitar el acceso a la información
archivística; promover el acceso público a la información de gestión e
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histórica de la Dependencia; y propiciar la organización de actos,
congresos, seminarios, cursos, mesas redondas y eventos de
divulgación que den a conocer la importancia de los archivos como
instrumentos de gestión, como memoria institucional y como
elemento de transparencia y rendición de cuentas.
Actividades realizadas:
No se realizaron acciones en este Proyecto.
Resultados obtenidos:
No se obtuvieron resultados en este Proyecto.
VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.
Proyecto:
Ubicación física y adecuación de las áreas de archivo de trámite,
concentración e histórico.
Actividades realizadas:
Debido a que en los inmuebles que actualmente ocupa la Secretaría
no se cuenta con un espacio físico que reúna las características
necesarias para la creación del archivo de concentración e histórico,
no fue posible realizar acciones en este Proyecto.
Resultados obtenidos:
No se obtuvieron resultados en este Proyecto.
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VII. PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN
ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O
CATÁSTROFES.
Proyecto:
Establecer medidas preventivas y de seguridad mínimas que
permitan la protección de los archivos.
Actividades realizadas:
1.- Se destinaron espacios cerrados, con acceso restringido, en los
archivos de trámite de las Jefaturas de Unidad Departamental de la
Dirección de Administración.
2.- Se instalaron extintores en los archivos de trámite de las Jefaturas
de Unidad Departamental de la Dirección de Administración y se llevó
a cabo la desinfección y desinsectación de las áreas de archivo de
trámite de las Jefaturas de Unidad Departamental de la Dirección de
Administración.
Resultados obtenidos:
Se garantizó que la documentación que obra en los archivos de
trámite de las Jefaturas de Unidad Departamental de la Dirección de
Administración se encuentre debidamente resguardada y en
condiciones que permitan un buen estado de conservación.