La redacción de textos profesionales y administrativos1. EL INFORME: El informe es un documento elaborado a partir de una recolección de datos concretos, que tiene como objetivo notificarnos una información sobre algún asunto específico. Generalmente son redactados, como una obligación profesional, por la indicación de un superior. Es un instrumento fundamental en la gestión administrativa de cualquier empresa. El informe debe ceñirse en todo momento a la realidad de los hechos, cumpliendo con la mayor objetividad por parte del autor. El contenido de este documento puede ser muy variado ya que puede ocuparse de un asunto técnico, actuaciones de los empleados, investigaciones, etc. De este modo, al tratarse de cuestiones internas de una empresa, ha de conservar en todo momento un carácter estrictamente confidencial. Los informes varían considerablemente en cuanto a su extensión y estructura, ya que deben adaptarse a la práctica de la empresa para la cual son escritos, así como a la situación a la que se circunscriben por el autor. Pero, al margen de esto, el contenido al que debe ajustarse todo informe comprende los siguientes puntos: 1) Intención: en un informe debemos incluir una explicación del propósito que lo guía. 2) Método: hemos de hacer constar el procedimiento o técnica utilizada en la recopilación de datos, para que el lector juzgue la fiabilidad de la información que se le proporciona. 3) Hechos: debemos presentar de forma clara, ordenada y objetiva una descripción de los hechos encontrados. 1 La estructura formalizada 4) Análisis y discusión: el informe que redactamos debe ser analizado y evaluado para que el lector juzgue su valía. 5) Recomendaciones: concluimos con nuestra opinión o consejo al lector acerca de las decisiones que debe tomar en relación con el asunto tratado. Junto a los contenidos que hemos señalado como imprescindibles, debemos recordar que, en su redacción el informe se caracteriza por: - El uso de párrafos cortos y concisos. - Un vocabulario generalmente especializado y siempre formal (neologismos, tecnicismos...). - Un estilo preciso, claro y correcto. Pese a que la estructura formal de los informes es muy variable, dependiendo de su contenido y de su finalidad, las partes que lo conforman suelen ser las siguientes: 1) Cubierta: en ella debemos hacer constar el título del informe, la fecha, el lugar, el número de páginas y la empresa para la que se elabora. 2) Tabla de contenidos: en esta tabla tenemos que incluir el índice y el sumario con los temas que se tratan en el informe. Digamos que viene a cumplir la función del índice de cualquier trabajo amplio en el que es necesario diseñar sus partes para que puedan ser identificadas. 3) Introducción: en ella presentamos al lector el tema y objetivo del informe y cómo vamos a tratarlo a lo largo del escrito. 4) Cuerpo: en él mostramos los objetivos del informe (intención, método, asunto, análisis y discusión, y recomendaciones) 5) Apéndice: en este apartado incluimos la bibliografía, el material complementario (gráficos, tablas, ilustraciones, etc.), que hemos manejado. Tipos de informe: Fundamentalmente, existen dos tipos de informe, argumentativo y expositivo. La distinción entre ellos reside en el enfoque dado por el autor. En el informe argumentativo debemos interpretar y analizar los hechos, además de presentar unas conclusiones que respondan al análisis presentado; sin embargo, en el informe expositivo nos limitamos a informar sobre un tema o situación describiendo y narrando unos hechos o mostrando una serie de datos en línea con lo que queremos mostrar. En el ejemplo que adjuntamos, hemos creado un informe argumentativo, por ser el que permite observar aquellas partes que consideramos indispensables en su redacción: Es inminente, pues, elaborar un programa de prevención de riesgos laborales actualizado y específico para nuestra empresa. Y, a fin de que nuestros trabajadores tomen conciencia del peligro al que se exponen, es necesario que reciban un curso acerca de los riesgos laborales en su puesto de trabajo y cómo prevenirlos. CUBRI, S.A. Andamiajes Sobre el aumento de los accidentes laborales. Fdo: Ana Fernández. Recursos Humanos Valencia, 29 de marzo de 2006 INFORME A la atención de: Juan Martínez, jefe de producción. Elaborado por: Ana Fernández, jefa de personal. En el último semestre se ha producido en nuestra empresa un notable aumento (5 por ciento) de accidentes laborales, produciendo como resultado un aumento en bajas laborales. De la totalidad de los accidentes, el 95 por ciento ha sido de carácter leve y el cinco por ciento restante de carácter grave. Las principales causas de estos accidentes se han producido por golpes con objetos contundentes y caídas desde alturas considerables. Y las razones que han llevado a esta situación han sido: la exposición a riesgos constantes, de los que en ocasiones el trabajador no es consciente, y lo obsoleto de las medidas preventivas adoptadas en nuestra empresa. RECOMENDACIONES 1. Elaborar un programa de prevención de riesgos laborales. 2. Impartir cursos de prevención de riesgos laborales a nuestros empleados. 3. Dotar de los equipos de protección individual a los trabajadores. (Tomado de: Sánchez Lobato, Jesús (coordinador) (2006). Saber escribir. Madrid: Aguilar, p: 421-423.)