PRIMERA UNIDAD CONCEPTOS GENERALES 1. La Contabilidad y la Administración en el Presupuesto SE PUEDE DECIR QUE LA ADMINISTRACION NACE DESDE EL MISMO MOMENTO QUE EL HOMBRE SIENTE LA NECESIDAD DE ORGANIZARSE LOS CONTINUOS CAMBIOS A LOS QUE ESTAN SUJETAS LAS ORGANIZACIONES, EXIGEN QUE SUS SISTEMAS SE ADAPTEN A LAS NUEVAS CONDICIONES 2 1. La Contabilidad y la Administración en el Presupuesto CONFORME LAS EMPRESAS CRECEN, SE HACE NECESARIO DELEGAR FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES, DE FORMA TAL QUE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES SE EFECTUE A TRAVES DE UN ORDEN PERFECTAMENTE ESTABLECIDO, PARA NO DEJARLO AL LIBRE ALBEDRIO DE LAS PERSONAS. 3 1. La Contabilidad y la Administración en el Presupuesto LA ADMINISTRACION “PROCESO QUE COORDINA E INTEGRA LAS ACTIVIDADES DE TRABAJO, PARA QUE SE LLEVEN A CABO DE FORMA EFICIENTE Y EFICAZMENTE, CON OTRAS PERSONAS Y POR MEDIO DE ELLAS” (Robbins y Coulter). LA CONTABILIDAD “DISCIPLINA QUE SATISFACE LAS NECESIDADES DE INFORMACION FINANCIERA DE DIVERSOS USUARIOS”. LA CONTABILIDAD NO SOLAMENTE INFORMACION FINANCIERA, SINO QUE SIRVE COMO UNA MEDIDA DE CONTROL. BRINDA ADEMAS 4 1. La Contabilidad y la Administración en el Presupuesto EL PRESUPUESTO 5 2.- Origen y Evolución Por el tamaño de la Empresa. Por el tipo de negocio. La planeación de sus necesidades se tomaban en base a sus propias experiencias, a la imposición individual del dueño o patrón, al integrar todas las actividades necesarias para manejar un negocio, en base a decisiones unilaterales. 6 2.- Origen y Evolución • Con el estudio de la Administración, se crean nuevas expectativas en la planeación. • Actualmente se sigue confiando en la experiencia de los encargados de la empresa. • Los negocios que giran alrededor de una sola persona, solamente obtienen resultados razonables, mas no suficientes. • Se puede afirmar que la idea de presupuestar siempre ha existido y para ello se cuenta con múltiples ejemplos históricos como lo pueden ser: Los Egipcios Los Griegos Los Romanos 7 2.- Origen y Evolución Periodo Lugar Acontecimiento Finales Siglo XVIII Inglaterra El Ministerio de Finanzas, presenta un plan presupuestal en el que determina sus posibles gastos y su control. Después de la I Guerra Mundial Toda la Industria Se considera de manera formal la conveniencia de controlar los gastos por medio de El Presupuesto 1912 a 1925 EUA Se inicia la etapa de evolución y madurez de El Presupuesto, con la intervención de la iniciativa privada 1930 Ginebra Se lleva a cabo el I Simposio Int. de Control Presupuestal 1931 México Empresas norteamericanas, establecen la Técnica Presupuestal. Después de la II Guerra Mundial EUA La Admón. por Áreas y Niveles de Responsabilidad da lugar a la Contabilidad y Presupuesto del mismo nombre 8 3.- ¿Qué es el Presupuesto? El implementar un Presupuesto no significa gastar menos, sino mas bien, hacer mas. Por lo que nos debemos preguntar ¿Qué es El Presupuesto? - Una Ciencia? - Una Técnica? - Un Arte? - Una Herramienta? 9 3.- ¿Qué es el Presupuesto? “ANTES DE LO HECHO” CONJUNTO DE PRONOSTICOS REFERENTES A UN LAPSO PRECISADO DEFINICION ADOPTADA POR LA ECONOMIA INDUSTRIAL “Tecnica de Planeación y predeterminación de cifras, sobre bases estadisticas y apreciaciones de hechos y fenomenos aleatorios” 10 3.- ¿Qué es el Presupuesto? DEFINICION ADOPTADA COMO HERRAMIENTA DE LA ADMINISTRACION “Estimación programada en forma sistematica, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener, por un Organismo o Empresa, en un período determinado” 11 3.- ¿Qué es el Presupuesto? EL PRESUPUESTO PROYECTO DETALLADO DE LOS RESULTADOS DE UN PROGRAMA OFICIAL DE OPERACIONES, BASADO EN UNA EFICIENCIA RAZONABLE. NO SE DEBE CONFUNDIR PROYECTO (QUE SE PRETENDE HACER) CON PRESUPUESTO (COMO SE VA A REALIZAR). 12 3.- ¿Qué es el Presupuesto? REQUISITOS PARA ELABORAR UN BUEN PRESUPUESTO RESPALDO DIRECTIVO DIRECCION Y VIGILANCIA FIJACION DEL PERIODO COORDINACION PARA SU EJECUCION EXPOSICION DEL PLAN O POLITICA CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 13 4. Objetivos y Características OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO 1. CONSIDERAR EL FUTURO PARA QUE LOS PLANES TRAZADOS PERMITAN LA UTILIDAD MAXIMA. 2. COORDINACION DE TODAS LAS ACTIVIDADES PARA SU LOGRO. 3. ASEGURAR LA LIQUIDEZ FINANCIERA DE LA EMPRESA. 4. ESTABLECER UN CONTROL ADECUADO. 14 4. Objetivos y Características Pero dentro de las etapas del Proceso Administrativo. ¿ DONDE SE CONTEMPLA AL PRESUPUESTO ? 15 4. Objetivos y Características Fases del Proceso Administrativo Objetivos de “El Presupuesto” Previsión. Preparar de antemano lo conveniente para atender a tiempo las posibles necesidades. Tener anticipadamente todo lo conveniente, para la planeación, elaboración y ejecución del Presupuesto. Planeaciòn. Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades, de acuerdo con los objetivos. Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos del Presupuesto. Organización. Estructuración técnica entre las Que exista una adecuada, precisa funciones, los niveles y y funcional estructura, para actividades de los diferentes desarrollar el Presupuesto. Recursos. 16 4. Objetivos y Características Fases del Proceso Administrativo Objetivos de “El Presupuesto” Coordinación o Integración. Compaginación estrecha y Desarrollo y mantenimiento coordinada de todas y cada una de las secciones, para que se armonioso de las actividades. cumpla con los objetivos. Dirección. Ayuda enorme en las políticas a Función ejecutiva para guiar e seguir, toma de decisiones y inspeccionar a los subordinados. visión de conjunto, para conducir y guiar a los subordinados Control. Comparación oportuna entre lo Medidas para apreciar si los presupuestado y los resultados objetivos y los planes se están obtenidos. cumpliendo. 17 4. Objetivos y Características • Flexibilidad. • Adecuado Control Administrativo. • Cuantificación de Objetivos y Metas. • Facilita la Auto evaluación de cada Área 18 4. Objetivos y Características • EL P.C.P. debe formar parte del P.L.P • Incorporar al •Acceso a las normas Contables. P.C.P. las Inversiones en Activos Fijos. 19 4. Objetivos y Características Adaptación a la Entidad De acuerdo a las características de la Empresa, adaptada a sus finalidades DE FORMULACION Planeación, Coordinación y Control de Funciones DE PRESENTACION DE APLICACIÓN De acuerdo con las normas Económicas y Contables Elasticidad y Criterio Se debe partir de un plan preconcebido y llevarse a cabo de manera formal Si se utiliza como herramienta Administrativa, se deben utilizar las estructuras contables, para facilitar su comparación Obligados por las constante fluctuación del mercado y la fuerte competencia 20 4. Objetivos y Características Entonces podemos concluir, que los Presupuestos son cruciales para el éxito financiero y operativo de la Empresa, ya que sirven como carta de navegación que guía a la misma, para alcanzar las metas deseadas. 21 5. Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración ¿QUIEN SE ENCARGA DE FORMULAR Y ADMINISTRAR LOS PRESUPUESTOS? 22 5. Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración Principalmente se delega en un Director del Presupuesto En negocios pequeños la información la recopila, afina y coordina el Contador o Administrador. En los negocios mas grandes, preferentemente es el Contralor 23 5. Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración Cuando la importancia de la Empresa lo amerita, las funciones Presupuestales estarán a cargo de un de un Comité. 24 5. Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración El Comité del Presupuesto se conforma generalmente, por un grupo multidisciplinario de funcionarios que pueden ser, de acuerdo al tipo de Empresa: •Director o Gerente General •Director de Finanzas o Contralor •Gerente de Ventas y Mercadotecnia •Gerente de Producción 25 5. Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración Debe quedar claro que aun y cuando el Director del Presupuesto, es el responsable de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido: Necesita de la participación entusiasta de todo el personal de la Empresa. 26 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Regularmente los Presupuestos abarcan períodos a Corto, Mediano y Largo Plazo. Conviene elaborar Planes y Programas a 5 o 10 años, con el objeto de formarse una idea general de las proyecciones y tendencias del Organismo. 27 6. Duración, Mecánica y Fases de Control EL PERIODO DEPENDE ESENCIALMENTE DEL TIPO DE NEGOCIO Y SU DURACION DEBE COMPRENDER COMPLETOS DE: LOS CICLOS 1.- Fluctuación del Vol. por temporada 2.- Producción 3.- Rotación de la mercancía 4.- Operaciones financieras 28 6. Duración, Mecánica y Fases de Control No obstante se recomienda que los Presupuestos no cubran periodos demasiado amplios, ya que no se pueden prever todas las condiciones que puedan afectar la Organización 29 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Establecido el periodo, el personal a participar, y su procedimiento de registro Contable, se emitirá un boletín informativo a los integrantes de la Organización, en el que se plasmen las perspectivas y objetivos a lograr, haciendo resaltar las ventajas de elaborar el Presupuesto. Si se quiere trabajar eficientemente deberá existir coordinación, en todos los aspectos, por lo que se deberá establecer: • Una Calendarizaciòn. • Un Sistema de Redes de Actividades (Camino Critico). 30 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Todo estudio sistemático requiere de un orden o control, en el caso de El Presupuesto, las fases de Control son las mismas que representan el Proceso Administrativo Previsión: Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario Planeación: Todo acto debe ser previamente establecido 31 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Formulación: Elaboración analítica de los presupuestos parciales. Aprobación: De las diversas instancias que conforman la Organización 32 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Ejecución y Coordinación: Responsabilidad de todo el personal, bajo la supervisión de un jefe Dirección y Control: Funciones encaminadas a la observación y vigilancia 33 6. Duración, Mecánica y Fases de Control Evaluación: Comparación, análisis, revisión e interpretación de los resultados que se obtuvieron, para tomar decisiones. 34 7. Ventajas PERMITE UNA REACCION SISTEMATICA EN LUGAR DE UNA CAOTICA AL CAMBIO. OBLIGA A LOS ADMINISTRADORES A PENSAR ANTICIPADAMENTE AL FORMALIZAR SUS RESPONSABILIDADES DE PLANEACION. PROPORCIONA EXPECTATIVAS DEFINIDAS QUE SON EL MEJOR MARCO PARA JUZGAR EL DESEMPEÑO SUBSECUENTE. 35 7. Ventajas AUXILIA A LOS ADMINISTRADORES A COORDINAR SUS ESFUERZOS, DE FORMA QUE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN, COMO UN TODO, COINCIDAN CON LOS OBJETIVOS DE SUS PARTES. LAS METAS Y EL DESEMPEÑO PRESUPUESTADOS GENERALMENTE CONSTITUYEN UNA MEJOR BASE PARA JUZGAR LOS RESULTADOS REALES. MOTIVA A LA ALTA GERENCIA A QUE DEFINA ADECUADAMENTE SUS OBJETIVOS BASICOS. 36 7. Ventajas PROPICIA LA DEFINICION ESTRUCTURA ADECUADA. DE UNA OBLIGA A MANTENER UN ARCHIVO DE DATOS HISTORICOS CONTROLABLES. FACILITA LA COPARTICIPACION E INTEGRACION AREAS DE LAS DIFERENTES OBLIGA A LA REALIZACION AUTOANALISIS PERIÒDICO. DE UN 37 7. Limitaciones SE BASA EN PRONÓSTICOS. ESTIMACIONES Y EN ELEVADO COSTO DE ELABORACIÓN SU EJECUCIÒN NO ES AUTOMATICA. CONSTANTES CAMBIOS TECNOLÓGICOS Y HUMANOS. ECONÓMICOS, NO SUSTITUYE A LA ADMINISTRACION, MAS BIEN ES UNA HERRAMIENTA DE APOYO. 38 7. Limitaciones TOMA TIEMPO Y CUESTA PREPARARLO. SU EJECUCIÒN NO ES AUTOMATICA. NO DEBEN ESPERARSE INMEDIATOS. RESULTADOS 39