Subido por Francisco Imeldo Jardón Torres

expo

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CONTROL
Rodrigo Suarez Lopez
Angel González Rodríguez
Retroalimentación
Retroalimentación
¿Qué se va
hacer?
¿Como se va
hacer?
¿Cómo se debe
hacer?
¿Cómo se
hizo?
Definición de control
 Definición de Maddock
Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperado, ya
sea parcial o totalmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
 Definición resumida
Es la recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes.
 Otra definición
Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magní
ficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo
no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que
se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Tipos de control
 Control automático (feedback control):
Es el mantenimiento de un valor deseado para una cantidad o condición física,
midiendo su valor actual, comparándolo con el valor referencia, y utilizando la
diferencia para proceder a reducirla mediante una acción correctiva. En conse
cuencia, el control automático exige un lazo cerrado de acción y reacción que
funcione sin intervención humana.
Por su forma
de operar:
 Control sobre resultados (open control)
Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la v
igilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos ad
optados por la administración, en un período determinado.
Tipos de control
Procedimiento de los dos sistemas de control
Tipos de control
Ejemplo
Tipos de control
Según Terry
(1999) Libro
“Principios
de la Admini
stración”
 Preliminar
Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye
la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar qu
e las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esp
erar los resultados y compararlos con los objetivos, ejerce una influencia cont
roladora limitando las actividades por adelantado.
 Concurrente
Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la
dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en
otras palabras, ayuda a garantizar que el plan se lleve a cabo en el tiempo
específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del
control concurrente es la
supervisión directa, en la que el administrador
puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir
los problemas que puedan presentarse.
Tipos de control
Según Terry
(1999) Libro
“Principios
de la Admini
stración”
 Retroalimentación
Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estándar aceptable. El control de retroalimentación
implica que se han reunido algunos datos, se han analiza
do y se han regresado los resultados a alguien o a algo
en el proceso que se está controlando de manera que
puedan hacerse correcciones.
Tipos de control
 Control previo
el control realiza antes de que la acción se cumpla, es un control
que se practica para evitar la contravención a las normas y para
canalizar las actividades de la forma que se considere más
conveniente.
 Control posterior
El control se realiza después que la acción se ha cumplido, se
basa en un conjunto de normas que el personal debe conocer,
aceptar y respetar, por lo tanto, el personal debe estar dispuesto
a cumplirlas, si el personal sabe que lo van a controlar, hace
mejor sus labores, se esmera en ser más dinámico y más ágil.
Según
Melinkoff
Su Importancia
Cierra el ciclo de la Administración
Ocurre en el resto de funciones
administrativas
Crear mayor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos más rapidos
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
Actividades Importantes
 Comparar los resultados con los planes generales.
 Evaluar los resultados con los estandares de desempeño.
 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
 Comunicar cuales son los medios de medición.
 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparacion
es y las variaciones.
 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
o Del carácter administrativo del control
Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control. La función
es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de delegación, esta no se
podría dar sin el control. Las operaciones son de carácter técnico.
P
r
i
n
c
i
p
i
o
s
o De los estándares
El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados y será
tanto mejor cuanto más preciso y cuantitativos sean dichos estándares.
o Del carácter medial del control
Un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los
beneficios que de él se esperan.
o Del principio de excepción
El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos
en que no se logró lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se
había planeado.
Su Proceso y Reglas
Establecimiento
de los medios de
control
Administrador
Operaciones de
recolección y
concentración de
datos
Técnico
Interpretación y
valoración de los
resultados
T&A
Utilización de los
mismos
resultados.
Administrador
Condiciones Control
Propósito y Naturaleza
• Objetivos
• Eficiencia
• Responsabilidad Directriz
• Proyección
Estructura
Organizativa
• Planes
• Comunicación
• Dirección
• Coordinación
Proceso
• Medidas
• Aspectos Estrátegicos
• Excepción
• Flexibilidad y utilidad
Reglas Control
01
Se require escoger los medios de control considerados como estratégicos.
02
Los sistemas de control deben reflejar la estructura de la organización.
03
Para establecer el control, se debe tener en cuenta la naturaleza y la de
la función controlada.
04
El control debe ser flexible
05
Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones
Reglas Control
06
Los controles deben de ser claros para todos.
07
Los controles deben llegar lo mas concentrados posibles a los niveles
administrativos.
08
Los controles deben conducer por si mismos a la acción correctiva.
09
En la utilización de los datos, debe seguirse un sistema.
10
Función del control.
1. Control Estratégico
No
existen
reglas
especificas sobre como
escoger
puntos
estratégicos de control,
debido
¿Qué mostrara mejor lo que se ha
perdido o no se ha obtenido?
a
la
¿Qué controles son mas baratos y
amplios a la vez?
¿Qué puede indicar lo que podria
mejorarse?
gran
¿Qué informara mejor sobre el
responsible de las fallas?
variedad de problemas
en la empresa.
¿Cómo medir más rápido cualquier
desviación?
2. Organización
La organización es la expression de los planes,
y a su vez, un medio de control. Al romper los
canals de la organización, inmediatamente se
distorsiona y transtorna.
3. Naturaleza del Control
Puramente personas, supervision, revision de operaciones.
4. Flexibilidad
El no tener un control flexible,
puede generar una inadecuada
función o inclusive, tiende a
abandoner
el
control,
considerandolo inservible.
PRESUPUESTOS FLEXIBLES
62K
4. Flexibilidad
El no tener un control flexible,
puede generar una inadecuada
función o inclusive, tiende a
abandoner
el
control,
considerandolo inservible.
PRESUPUESTOS FLEXIBLES
62K
DATOS DE
CONTROL
Análisis de los hechos
Interpretación de los hechos
Adopción de medidas
aconsejables
Su iniciación y revision estrecha
Registro de los resultados
obtenidos.
Seguridad
en la
acción
Corrección
de los
defectos
Mejoramiento
de lo
obtenido
Nueva
Planeación
General
Motivación
del
Personal
Clasificación de las principales áreas
de control
Controles de
ventas
Este es el que utiliza graficas para poder analizar y observar tendencias, pun
tos débiles, entre otros. Los controles de venta principales son:
֍
֍
֍
֍
֍
֍
֍
֍
Por volumen total de las mismas ventas
Por tipos de artículos vendidos
Por volumen de ventas estacionales
Por el precio de artículos vendidos
Por clientes (al menos los principales)
Por territorio
Por vendedores
Por utilidades producidas en cada uno de los cuatro
inmediatamente anteriores
֍ Por costos de los diversos tipos de ventas
Clasificación de las principales áreas
de control
Controles de
producción
҉
Control de inventarios
De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub-ensamblados
como terminados, entre otros.
҉
De operaciones productivas
Fijación de rutas, programas y abastecimientos.
҉
De calidad
Fijación de estándares, empíricos o estadísticos, inspecciones, control de
rechazos, entre otros.
҉
De tiempos y métodos de operación
Con base a estudios de tiempos y movimientos, o aun en simples promedios
de años anteriores.
҉
De desperdicios
Fijación de sus mínimos tolerable y deseables.
҉
De mantenimiento y conservación
Tiempos de maquinas paradas, costos, entre otros.
Clasificación de las principales áreas
de control
Controles
financieros y
contables
Su principal problema esta en su mayor actualización posible para que este f
uncione al mínimo como controles históricos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Los estados financieros
Sistemas de contabilidad de costos
Auditoria interna y externa
Control de depreciaciones y adiciones
Control de efectivo en caja
Control de recuperación de inversiones
Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa
Control de acciones, obligaciones y valores en general
Clasificación de las principales áreas
de control
Controles de la
calidad de la
administración
Estos controles constituyen en lo estudiado en cada uno de los elementos ad
ministrativos.
۞
۞
۞
۞
۞
۞
۞
Planificación
Organización
Dirección
Previsión
Coordinación
Control
Integración
Clasificación de las principales áreas
de control
Están comprendidos todos aquellos que pueden ser utilizados en todos los
campos y con toda clase de fines. Deben considerarse mas bien como
instrumentos para controlar la operación de un área cualquiera. Como ejemplo
están los reportes, graficas, estadísticas, tendencias, entre otras. Por su
importancia especial para el objeto en cuestión, se hace una breve mención
tan solo del llamado control de controles.
Controles
generales
Tiene por objeto garantizar que reciban oportunamente los ejecutivos que los
requieran aquellos informes, reportes, concentraciones, estadísticas, graficas,
etc., que habrán de requerir.
Sistemas Modernos
TÉCNICAS DE
TRAYECTORIA
CRÍTICA
ADMINISTRACIÓN
POR OBJETIVOS
GRÁFICAS DE
GANTT
CPM
PERT
RAMPS
Administración Objetivos
Especial Actitud
Los jefes superiores discuten en comun con
los jefes que dependen inmediatamente de
ellos, la cuantificación de los objetivos y
estandares que deben establecerse.
Pleno apoyo a la dirección o gerencia general.
Ordinariamente debe operar por años.
Identificar metas generales de la empresa.
Revisiones y ajustes en los planes generales.
Trabajo a cada jefe inferior
Jefes superiores y estandares.
Easy to change colors, photos and Text.
Discusión con cada jefe.
Revisiones de estandares.
Gráficas de Gantt
Desarrollo de la realización de actividades.
Henry Gantt invento las cartas o gráficas que llevan
su nombre.
Simbologia
Representar cada actividad por una barra
horizontal con lineas verticales que indican su
duración.
Se encuentran en uso desde 1900 a la fecha.
Técnicas
Trayectoria
Directa
METRA (Métodos de Evaluación de
Trayectorias en Redes de Actividades)
Controlar programas, costos,
tiempos, secuencias, relación de
actividades.
Técnica Pert
PERT
Program Evaluation and
Review Technique
Con una Red de Actividades y
Eventos, y mediante 3 tiempos,
se evalua el terminar un
proyecto
en
una
fecha
determinada.
1958
William Fazard para controlar el
Proyecto del proyectil “Polaris”
de la NASA
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Inicialmente, controlaba
y evaluaba la duración
de proyectos.
Se han introducido
los costos de las
actividades
para
efectos de control
presupuestal.
Técnica CPM
01
Simultaneamente con el studio de PERT, pero de manera independiente se
realizaron otros estudios.
02
03
Se busco un procedimiento que permitiera resolver problemas típicos
de programación.
La primera fase del CPM es igual a PERT, solo difiere en que trabaja
con un tiempo probable de ejecución basado en experiencias
registradas.
04
Técnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad
de una red, con el fin de fijar el tiempo mas conviniente en la duración del
Proyecto.
Técnica RAMPS
Programar la forma en que
ciertos
recursos
limitados
deben ser distribuidos entre
varios proyectos simultaneous,
total o parcialmente, para una
máxima eficiencia.
Comparar costos de diversas
alternativas en varios proyectos,
identificando los recursos mas
efectivos.
Resource
Allocation and
Multi Project
Schedulling
Introduce
conceptos
de
competencia
entre
varias
actividades, que utilizan los mismos
recursos a la vez.
Por medio de la computadora,
hacer evaluaciones constantes
del progreso y perspectiva del
trabajo
en
un
momento
determinado.
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