Tdr Automatizacion, Sistema Integrado de Gestion, Facturacion y

“Proyecto de Modernización del Instituto Dominicano de Aviación Civil”
PROYECTO NO. 00070057
TERMINOS DE REFERENCIA para
Automatización, Sistema Integrado de Gestión, Facturación y Cobros
Antecedentes:
El Instituto Dominicano de Aviación Civil (IDAC) es una institución de carácter público con
administración descentralizada que ha tenido un exitoso proceso de modernización de su gestión.
Desde el año 2004 el IDAC ha venido realizando una serie de iniciativas que le han permitido obtener los
siguientes logros en materias de gestión:
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Recuperación de la Categoría 1 (FAA) en el 2007
Certificación bajo la Norma ISO 9001.2000 de la Dirección de Normas de Vuelo (DNV) en
Agosto de 2008
Certificación bajo las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 de la Dirección de
Normas de Vuelo (DNV) en Noviembre de 2008
Certificación bajo las Normas ISO 9001.2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 de
todos los procesos del IDAC en Agosto de 2010
Como consecuencia de lo anterior, en la actualidad, la gestión del IDAC se caracteriza por:
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Estar enfocada a los clientes/ciudadanos/beneficiarios
Estar enfocada a la mejora continua
Estructurarse bajo el enfoque de procesos y el enfoque sistémico
Aplicar el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actualizar
Tener sistemas de prevención para el cuidado del medioambiente
Tener sistemas de prevención para la salud y la seguridad ocupacional
Tener una cultura organizacional basada en la medición del cumplimiento de objetivos y
de trabajo en equipo
Haber innovado en la gestión de la seguridad operacional de la industria aeronáutica a
nivel internacional
Tener prácticas de incorporación de tecnología en sus procesos y productos estratégicos
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El IDAC ha sistematizado sus procesos operacionales y ha incorporado buenas y modernas prácticas de
gestión, todo lo cual permite afirmar que se encuentra en un nivel de avance de su gestión, que lo
constituye en la organización pública dominicana con alta potencialidad de incorporar exitosamente las
más exigentes prácticas de gestión modernas, y convertirse en un modelo para la modernización de la
gestión pública del país.
En adición a lo anterior, el Director General del IDAC ha declarado su intención de profundizar el
proceso de integración y automatización, lo cual se refleja en la reformulación de la visión institucional
en cuanto a: posicionar al IDAC como el organismo público referente de las mejores prácticas de gestión en
la República Dominicana”.
Como una forma de dar cumplimiento a la visión, el IDAC ha decidido implementar herramientas para la
AUTOMATIZACION de:
1. La gestión de proyectos, con un tablero de control automatizado que se alimente en línea de los
indicadores de gestión de los sistemas existentes e incorpore interface de registro para aquellos
que todavía no están automatizados.
2. La gestión de facturación y cobros mediante un sistema con capacidades de interconexión a los
sistemas de datos de vuelo de la dirección de navegación aérea.
El objetivo principal de la automatización de la Gestión de Proyectos consiste en:
El sistema comprende la gestión de procedimientos obligatorios exigidos por la Norma y seguimiento
de la Planificación y Gestión Estratégica, a continuación se enuncian los principales procesos:
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Control de Registros de productos estratégicos alineados a los Objetivos Institucionales.
Gestión de Planes de Desarrollo, POA de funcionamiento e inversión, alineados a los
Objetivos Institucionales y Planes de Desarrollo.
Medición de Procesos y Cuadro de Mando Integral (Balance Scorecard).
Como objetivos específicos de la Gestión de Proyectos, se contemplan los siguientes:
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Que el sistema automatizado de Facturación sea amigable, que preste ayuda en tiempo
real sobre el área que se esté trabajando, que brinde información confiable, oportuna y
efectiva.
Consultar estados de cuenta oportunos y razonables de períodos pasados y presentes.
Dar tratamiento de los vuelos a facturar
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Integración con el sistema de protección al vuelo, contabilidad, tesorería y presupuesto.
Controlar los ingresos de cajas en los distintos sitios.
Mayor cantidad de controles sobre el usuario dentro del sistema.
Proveer confiabilidad en los datos.
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Permitir la definición Objetivos, Planes de desarrollo e indicadores en los procesos,
definiendo el porcentaje de aporte a los Objetivos y el ingreso de las mediciones
correspondientes, de manera que se visualicen estos datos agrupados y procesados en el
tablero de mando integral.
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Catálogo de Objetivos e indicadores para aplicación en múltiples áreas de la
organización, con estandarización de sus características descriptivas, como
denominación, unidad de medida, frecuencia de medición, fuente de información,
responsable de medir el indicador, modo de presentación de los resultados.
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Notificación automática a los responsables de los indicadores para entrada manual de
resultados del período. Asimismo permitir configurar notificación a partes interesadas
(direcciones, gerentes, jefes) al momento de ingresar la medición de un indicador
específico.
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Exhibición de paneles gerenciales con la visión del desempeño previsto versus realizado
por elemento [objetivo, productos, planes de desarrollo]. Semáforos o gráficos
representativos que señalan visualmente el nivel de cumplimiento de los resultados.
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Permitir agregar fórmulas personalizadas para los indicadores y asimismo que permita
configurar los tiempos de medición de los mismos ya sea en unidades de tiempo de
horas, días, semanas, meses, trimestres, años, etc.
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Que sea diseñado para permitir conforme se requieran, nuevos métodos de importación
de diversas fuentes de datos, como otros sistemas, bases de datos.
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Mecanismo para ejecución de la importación de datos de forma automática.
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Informes y Consultas: (con gráficos si aplican)
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Nivel de Indicadores por unidad (por periodo)
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Comparativo de rendimiento entre unidades.
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Comparativo de rendimiento de unidades entre periodos.
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Permitir la creación de planes operativos, relacionados a los Planes de desarrollo,
permitiendo definir la ponderación de aporte a estos a nivel de POA y ACTIVIDAD,
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Identificación de los recursos financieros requeridos, los responsables de la ejecución y
seguimiento.
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Definición del avance esperado mensual y registro de los avances
El objetivo principal de la automatización de la Gestión de Facturación y Cobros consiste en:
El Sistema de Facturación y Cobros tiene como objetivo principal integrarse con el sistema de
Protección al vuelo, dar tratamiento a las cuentas por cobrar y proveer al usuario de las herramientas
necesarias para dar el correcto tratamiento de los estados de cuenta de sus clientes.
Como objetivos específicos de la automatización de la Gestión de Facturación y Cobros, se contemplan
los siguientes:
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Que el sistema automatizado de Facturación sea amigable, que preste ayuda en tiempo
real sobre el área que se esté trabajando, que brinde información confiable, oportuna y
efectiva.
Consultar estados de cuenta oportunos y razonables de períodos pasados y presentes.
Dar tratamiento de los vuelos a facturar
Integración con el sistema de protección al vuelo, contabilidad, tesorería y presupuesto.
Controlar los ingresos de cajas en los distintos sitios.
Mayor cantidad de controles sobre el usuario dentro del sistema.
Proveer confiabilidad en los datos.
1. Actividades y Alcances:
Para asegurar la implementación del sistema automatizado de facturación se realizaran las siguientes
actividades:
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Instalación del sistema
Interconexión con el sistema CASS y SIAR para la extracción de indicadores
Interconexión con el sistema CASS para la extracción de vuelos
Configuración de los servicios y tarifas
Configuración de usuarios y accesos
Capacitación Técnica
Capacitación Operativa
Soporte Técnico a los usuarios
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2. Propuesta técnica
El proveedor, deberá suministrar una propuesta técnica que incorpore plan de trabajo, cronograma,
metodología propuesta. Asimismo deberá cumplir con los requisitos técnicos establecidos por el PNUD
para este tipo de consultorías.
3. Requisitos Profesionales
a. La contratación está dirigida por personas jurídicas, especialistas en Implementación de Sistemas en
organizaciones aeronáuticas similares al IDAC con mínimo de 10 años de experiencia internación
reconocida.
b. Capacidad de trabajo en equipo a nivel profesional y en el manejo de equipos multidisciplinarios.
c. Capacidad de integración.
d. Disposición para laborar de manera inmediata.
e. Iniciativa, creatividad y capacidad investigativa.
f. Poseer equipo profesional técnico con experiencia probada con al menos 5 años en procesos de
automatización y en organizaciones del sector aeronáutico.
g. Poseer capacidad para dar respuesta y tiempo de entrega en 15 días después de terminar el proceso
de evaluación. Se valorará a la empresa que este en capacidad de ofrecer el servicio al mejor precio y
en el menor tiempo posible.
4. Duración, Ejecución:
La duración de la ejecución de esta consultoría será de 6 meses, no pudiendo extenderse más allá de
febrero 2012. La misma se desarrollará en Santo Domingo, República Dominicana. Su relación de
trabajo será bajo la coordinación y supervisión directa de los proyectos y en coordinación con las áreas
de la institución que se consideren necesarias para el logro del objetivo.
5. Informes:
Al comienzo de la consultoría, se realizará un informe en el que se plasme la propuesta para el logro
del objetivo, metodología de trabajo a seguir y el cronograma de trabajo ajustado.
6. Forma de Pago:
Los pagos se harán de la siguiente forma:
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25% contra Informe Inicial a la firma del contrato contra entrega de la propuesta técnica
definitiva que incluya la metodológica y el cronograma de trabajo.
35% al iniciar la implantación del sistema.
40% contra entrega satisfactoria del sistema.
7. Adjudicación:
Se contactará a entrevistas únicamente a las personas jurídicas que cumplan con los requisitos de
calificación técnica.
El sector de adquisiciones del PNUD se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier Propuesta y
de anular el proceso licitatorio así como de rechazar todas las Propuestas en cualquier momento con
anterioridad a la adjudicación del contrato sin incurrir por ello en ninguna responsabilidad con relación al
Oferente que se viera así afectado y sin tener la obligación de informar al Oferente u Oferentes
afectados de los motivos de dicha acción.
Los CVs, propuestas técnicas y financieras de las personas interesadas deberán someterse a más
tardar las 4:00 PM del 01 de agosto del 2011, en físico o por correo electrónico a cualquiera de las
siguientes direcciones:
E-mail:
centro.servicios@undp.org ó rhproyectos.do@undp.org
Oficina:
Avenida Anacaona No. 9, Mirador Sur - (Recepción)
Fax:
809-531-4882
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