ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL ACTIVIDAD 2 DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS) PRESENTADO POR LINA FERNANDA PERENGÜEZ CARDONA SENA PALMIRA 2021 DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS) De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento. Clases de documentos Según su estructura, un documento se considera a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, por tanto, sus características principales lo constituyen las siguientes dimensiones: Soporte físico o material. Mensaje o información que contiene. Facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento. En general, se pueden identificar y resumir dos categorías de documentos: Documentos de archivo y Documentos electrónicos. Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo. Un documento electrónico se conoce como aquel producido por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos se convierten en electrónicos en el transcurso de su gestión, de igual forma no todos los documentos electrónicos son documentos electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de archivo deben tener ciertos componentes y cumplir con características específicas que garantizan su conservación y preservación a largo plazo. Clase de Documento Documentos de archivo Documentos electrónicos Uso Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa Nos permite comunicación a otros órganos o unidades de la administración a terceros interesados, ya sean estas personas jurídicas públicas y privadas o personas naturales Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo. Permite fácil acceso a la información Diferencia son todos aquellos que se encuentran en forma física, los cuales se encuentran archivados dentro de carpetas. El contenido es inesperable de su soporte. Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma o sello seco. Permiten un fácil acceso a la información y están conservados en discos duros o dentro de computadores protegidos por software de seguridad. Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros. Su autenticidad depende del hardware en el cual fue creado. Y solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.