ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 1 Fundamentos de Gestión de Proyectos II Raúl Ubilla Rodríguez Universidad Europea de Monterrey Notas de autor Raul Ubilla Rodríguez, Universidad Europea de Monterrey Este proyecto ha sido financiado por la Maestro, José Alfredo Torres Cruz Fundamentos de Gestión de Proyectos II, La correspondencia relacionada con este proyecto debe ser dirigido a José Alfredo Torres Cruz, Fundamentos de Gestión de Proyectos II, Universidad Europea de Monterrey ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 2 Índice Índice ...................................................................................................................... 2 Gestión Costos…………………………………………………………………………3,4 Gestión Calidad…………………………………………………………………………..5 Gestión Recursos………………………………………………………………………..6 Gestión Comunicación...……………………………………………………..………7,8 Gestión Riesgos……………………………………………………………………….8,9 Gestión Adquisiciones…………………………………………………………….10,11 Gestión Interesados………………………………………………………………..11,12 Bibliografía………………………………………………………………………………13 ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 3 Aplicación de las áreas de conocimiento Proyecto: desarrollo de un punto de venta Gestión Costos Durante el desarrollo del punto de venta la forma en que se aplicó la gestión de costos inicialmente fue con un plan de gestión de costos para gestionar, monitorear y controlar, iniciando desde la acta de constitución del proyecto, plan para la dirección del proyecto y plan de la gestión del cronograma, pasando por juicios de expertos, análisis de datos y primeras reuniones dando como resultado un plan de gestión de costos, posteriormente controlándolas mediante la técnica del valor ganado. Para esta aplicación los costos serán en unidades de horas quedando de la siguiente forma. Código Denominación Duración/horas HT1 HT2 HT3 HT4 HT5 estructura Módulo 1 Módulo 2 Modulo3 Modulo4 10 9 10 8 6 Valor planificado, valor ganado y costo real Valor planificado 15+12+15+10+8 =60 PV=60 Valor ganado 15*100%+12*90%+15*100+10*60+8*40% =50 EV=50 Costo real 10+9+10+6+4 =39 AC=39 Valor planificado/horas 15 12 15 10 8 % completado 100 90 100 60 40 Costo real /horas 10 9 10 6 4 ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 4 Variación del costo (CV) y del cronograma (SV) Variación del cronograma SV=EV-PV Variación del costo SV=50-60 CV=EV-AC SV=-10 CV=50-39 El cronograma avanza retrasado CV=11 Por el momento es ahorro de costos Índices de desempeño de costo (CPI) y cronograma (SPI Índices de desempeño de costo CPI=EV/AC CPI=50/39 CPI=1.28 El costo es menor de lo planificado (ahorro) Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) para cumplir con el presupuesto a la finalización (BAC TCPI = (BAC - EV)/(BAC AC) Cronograma (SPI) SPI=EV/PV SPI=50/60 SPI=0.83 El trabajo completado es menor de lo planificado Estimación a la conclusión (EAC) sobre la base de que el trabajo restante del proyecto será realizado al ritmo previsto EAC=BAC/CPI EAC= 120/1.28 TCPI= (120-50)/ (120-39) TCPI=70/81 TCPI=0.86 Menor dificultad para completar el proyecto EAC=93.75 ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 5 Gestión Calidad Para la aplicación de la calidad del proyecto, de desarrollo del punto de venta se tomaron las técnicas de satisfacción al cliente, mejora continua aplicando el ciclo PDCA, en donde se realizaron las planificaciones pertinentes de los procesos a mejorar y a evaluar, pasando a un hacer llevando acabo dichas planificaciones para cada proceso implementando cada una de las mejoras pertinentes, para después llevar una verificación de dichas mejoras es decir midiendo y evaluando que tanto mejoraron los proceso planeados para una mejora continua, finalizando para actuar de acuerdo la verificación y los resultados mostrados y recopilados para una buena realización de mejora continua. De igual forma se tomó la herramienta y técnica tormenta de ideas la cual se daba al término de la semana donde un grupo de interesados desarrollaba un plan de gestión de calidad tal como ejemplo (plan de gestión de calidad en los programadores, plan de gestión con los analistas de la información, plan de gestión de testeo), donde la utilización del costos de prevención nos permitía evitar errores al enfocarse en capacitación del equipo, documentación de proceso, adquisición de equipamiento, tiempo para hacerlo correctamente, con esto se evitaba retrasos y retrabajo y que desde el inicio de los hitos se daba un enfoque de hacer bien a la primera el entregable. De igual forma la utilización del diagramas de flujo identificar mejoras en los procesos e identificar donde se puede originar la mejora de la calidad. Inicio Actualizaciones de plataformas de programación Retraso de entregables No Si Plataformas actualizadas Entregables a tiempo No No Buscar la forma de poder trabajar con las plataformas existentes Tiene mejora Si Adquisicion es de plataformas nuevas Se mantiene trabajando con las mismas plataformas Ya estas actualizado Fin No Si Tiene mejora Búsqueda de plataformas nuevas ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 6 Gestión Recursos En cuanto a la gestión de recursos aplicables al proyecto de desarrollo del punto de venta se inicia con una planificación de recursos para todos los interesados, como venimos comentando los interesados son todas las aéreas involucradas para el desarrollo del punto de venta considerando al patrocinador, así como las adquisiciones y compras para efectuar los entregables. Para tal aplicación también se consideran los juicios de expertos asociados a cada grupo de interesados que participan en el desarrollo de acuerdo a las necesidades del proyecto dando paso a un diagrama jerárquico de los recursos. punto de venta Programación Testeo Adqusiciones lista esencial de los Equipo necesario Plataformas de desarrollo para testear los proveedores con los que trabajmos modulo programables Disponibilidad de recursos Equipo adecuado para soporte de las plataformas Equipo necesario para la creacion de Personal capacitada soporte y manuales para jercer las adquisiciones Inmobiliario necesario para un buen desarrollo y Infraestructura de atencion al cliente eficacia certificaciones y capacitaciones de Equipamiento para medios de una buena programacions comunicacion Equipamiento para una buena comunicacion Personal legal ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 7 Gestión Comunicaciones La forma en que siempre se aplica la gestión de comunicación entre los interesados es principalmente mediante reuniones iniciales presenciales programadas para informar el acta de constitución del proyecto donde se proporciona toda la información necesaria a los diferentes interesados del proyecto considerando como interesados a las áreas pertinentes para el desarrollo por ejemplo líder del proyecto, patrocinador, analistas de la información, programadores, testeos. La utilización de comunicación escrita formal para la iniciación de cada uno de los hitos a entregar de acuerdo con los cronogramas planeados era fundamental el aviso de esta comunicación ya que al final de la semana se realiza una evaluación de todos los hitos iniciados ya que no se podía iniciar el siguen hito si no se comunicaba ya que cada hito dependía del otro o siguiente para evitar contratiempos, de esa misma manera era la comunicación para la realización de los cambios ya que cada cambio debía hacer mediante comunicación escrita. Formal explicando el porqué del cambio durante el desarrollo ya que desde de la primera reunión se informaba el alcance de los cambios ya que cada cambio corre un supuesto riesgo. Durante las reuniones de avance la comunicación era verbal entre formal e informal ya que dentro de estas reuniones de avance se retroalimentaba a las áreas pertinentes dando lugar al mismo tiempo a una lluvia de ideas para la mejora continua y así mismo evitar retrasos en los entregables. Los medios tecnológicos empleados para la comunicación eran mediante correo electrónico, documentación física y digital proporcionada a cada área para el cumplimiento de los entregables, el apoyo de herramientas y aplicaciones de seguimiento de los entregables. De igual forma se realizaba una comunicación interactiva(intercambio de comunicación en tiempo real )por ejemplo mientras un programador pasaba al siguiente módulo de programación, el tester comunicaba los bugs o errores encontrados con la finalidad de ser corregidos y poder dar inicio al siguiente hito o modulo. La comunicación tipo push información enviada o distribuida directamente a receptores específicos era aplicada al director de proyecto, patrocinador y líderes de equipos con la finalidad de comunicar los resultado del proyecto. ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 8 Matriz de comunicación Áreas a Comunicar Informació n Contenido Formato Nivel detalle Grupo receptor Metodología tecnología Frecuencia Retroalimentación Integración Iniciación del proyecto Tipo de proyecto alcance estructura tiempos Planteamie nto del proyecto Alto Todos los interesados del proyecto PDF Correo electrónico Documento impreso Una sola ves Interesados del proyecto Aplicaciones y sistemas de monitoreo y evaluación Programación Necesidad es a cumplir durante la programaci ón de cada modulo Tiempos de entrega de acuerdo con los cronogram as Comunicación escrita y formal de las necesidad del cliente Tiempo de proyecto Tipo de proyecto Plan de desarrollo y de alcance Alto Área de desarrolloprogramación PDF Plan de necesidades a cumplir Fichas tecnológicas de seguimiento Reuniones presenciales por semana Inicio y fin de semana Medios de uso (plataformas y tipo de adquisiciones) Gestión Riesgos Para la gestión de riesgos aplicables al proyecto según el conocimiento visto fue mediante la identificación de registro los cuales se identificaban y analizar para planificar respuestas e implementarlas para monitorear riesgos positivos o riesgos negativos. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Director de proyecto Área de testeo Líderes de quipo ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 9 AMENAZA OPORTUNIDAD CATEGORÍA CAUSA EVENTO EFECTO OBJETIVO IMPACTADO Adquisiciones retrasadas Negociaciones de acuerdo a las necesidades del proyecto Evolución y selección de proveedores Ruptura de trabajo con proveedores actuales Adquisición de servicios y compras necesarias para el cumplimiento de los entregables Efecto negativo ya que se retrasaría el proyecto Servicio de almacenamien Efecto positivo si consiguen una negociación justa y coherente para proporciona r el servicio Entregable retrasados Inicio de nuevos hitos detenidos Compras no efectuadas D# 1 2 3 4 Comunicacione s inútiles Correcciones código excesivas Exceso de cambios Mejora continua en la comunicación entre enterados Eficiencia y minimización de código Mejora de interpretación de las necesidades del proyecto Verificación y retomar limitaciones iniciales de cambios Negociaciones de cambio con el cliente o proveedor Intercambio de comunicación Depuración Cambios Perdida de comunicación Código sucio Bugs demasiados Eventos no ejecutables o no cubren las necesidades del hito o evento Descontrol de cambios Descontento del cliente Déficit de comunicación Comunicación dispersa, errores fatales Tiempo insuficiente para correcciones Áreas afectadas Áreas detenidas Hitos detenidos Incumplimiento de los entregables Restructuración de cambios Limitaciones del cambios Comunicacione sy interpretacione s correctas Áreas afectadas Efecto negativos Detección y retraso Servicio de respaldos Todo los interesados de proyecto iniciando Hitos detenidos Área o interesados de programación Áreas de testeo Sobre trabajo para programad ores y testeo Efectos negativos Descontent o Sobre trabajo Negociacion es en tramite Todas las ares interesados detenidos Retraso de los entregables ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 10 Gestión Adquisiciones Las adquisiciones aplicables al proyecto de punto de venta fueron inicialmente con las planificaciones de la gestión de adquisiciones, efectuar las adquisiciones y controlarlas entendiendo por adquisiciones entre servicios o entre hacer o comprar. Dando paso así a la adquisición de diverso servicios esenciales y cruciales para el desarrollo del proyecto, puesto que es un desarrollo de software muchas de las adquisiciones fueron la contratación de servicios de terceros, así mismo adquisiciones de compra para la implementación de punto de venta ya que el cliente no contaba con el equipo para operar el punto de venta. Durante la adquisición de los servicios con terceros los tipos de contratos fueron contrato de precio fijo con ajuste económico de precios (servicio de almacenamiento en la nube, servidores de respaldo, servidores de dominio, mientras que el contrato de precio fijo fue empleado para adquisición de equipo para la implementación del punto de venta (equipo de cómputo, impresora de tikcet, lector de códigos). Adquisición de servicios y compra de equipo para implementación en sitio del punto de venta Clausulas 1 la empresa que desarrolla el punto de venta será la encargada de compra los equipos competentes y necesarios de acuerdo con los requisitos que se necesitan para la implantación 2 cada equipo o artículo comprado será de alta calidad y con proveedores 100% de confianza con los cuales se han trabajado en la empresa 3 solo se podrá comprar artículos o quipos con otros proveedores en caso de que el proveedor actual con el que se está trabajando no pueda proporcionar la compra o la adquisición 3) A en caso de recurrir a otro proveedor deberá pasar por el proceso de evaluación, negociación y satisfacción para la empresa, si pasa todo los procesos se podrá realizar la compra, de lo contrario se seguirá buscando y evaluando al proveedor hasta garantizar nuestra satisfacción y confiabilidad como empresa y para cada cliente 4 al negociar con el proveedor de servicios de almacenamiento en la nube o servidores de respaldo se respetara el contrato sujeto a cambio solo al considerar que los servicios adquiridos ya no cumplen con los ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 11 parámetros de rendimiento y robustez por crecimiento por parte del cliente en el punto de venta 5 el cliente no podrá negociar con los proveedores o cualquier compra de equipo puesto que perdería la cláusula de garantía y confiabilidad 6 las garantías y confiabilidad está sujeto a la total transparencia entre empresa, proveedor y cliente en cada negociación durante el desarrollo del proyecto y durante su soporte Gestión Interesados La forma en que se aplicó el conocimiento de los interesados fue mediante la identificación de los principales interesados del proyecto, dando como interesados del proyecto a las áreas necesarias para el desarrollo del proyecto tales como programadores, analistas de base de datos ,testeos, etc. El aseguramiento de la participación de todos los interesados, consultar y conocer el impacto real de los interesados. Ya que cada interesado es dependiente del otro es decir cada área es dependiente de la otra, una vez identificados al grupo de interesados y asegurando su participación en el proyecto, es decir mediante comunicación formal escrita y mediante una matriz de interesados en donde de acuerdo con la matriz se especifica la denominación, departamento, requisitos y expectativas, roles y responsabilidades, nivel de influencia y de interés y clasificación de los interesados. ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 12 Matriz de interesados # Denominació n Departamento Requisitos y expectativas Roles y Responsabilidades pmg programació n desarrollo Conocer los leguajes de programación utilizados por la empresa Tener buena lógica Codificación rápida al comprender lo que se le pide Programador Programar todas las rutinas y los hitos de acuerdo con el cronograma Entregables a tiempo Pensar como el usuario final Encontrar errores en el código mediante la interacción de la rutina o modulo Testeo Encontrar errores en bloque programado e informar al programador test testeo Corrección Eficiente y soporte de usuarios Influenci a (1-6) 6 Interés (1-6) Clasificación 6 esencial 5 5 colaborador Corrección de errores en el código o en los bug detectados por el tester Interactuar con el modulo programado como usuario final como si estuviera trabajando en tiempo real Evaluación de rendimiento, satisfacción y complejidad del módulo programado para el usuario final Desarrollo de soporte y solución de los módulos de integración de todo el sistema punto de venta ENCABEZADO: PROYECTO DE APLICACIÓN 13 Bibliografía Gestión de Costos Universidad Europea de Monterrey Gestión de Calidad Universidad Europea de Monterrey Gestión de Recursos Universidad Europea de Monterrey Gestión de Comunicación Universidad Europea de Monterrey Gestión de Riesgos Universidad Europea de Monterrey Gestión de Adquisiciones Universidad Europea de Monterrey Gestión de Interesados Universidad Europea de Monterrey
