INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS TEMA 1 LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Departamento de Economía y Organización de Empresas INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN El papel de los Sistemas de Información es cada vez más importante en las organizaciones, puede condicionar el éxito o fracaso de las mismas. Se han producido importantes cambios en las organizaciones empresariales por la globalización y por el tránsito hacia una economía basada en el conocimiento. Los Sistemas y Tecnologías de la información y comunicación (TICs) se han convertido en el ELEMENTO ESENCIAL COMO MOTOR DEL CAMBIO Y FUENTE DE VENTAJAS COMPETITIVAS INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN Uso intensivo de la información y el conocimiento Sociedad del Conocimiento Esta nueva realidad está propiciada por la incorporación de las TICs, que no originan el cambio, pero sin ellas el cambio sería imposible En él ámbito empresarial este cambio se ha hecho muy patente INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN Una adecuada gestión de la información y el conocimiento facilita: La innovación El desarrollo de nuevos productos o servicios Mejora de la eficiencia en el uso de recursos, la calidad del servicio o la toma de decisiones Factores que condicionan el que una empresa pueda competir con éxito INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN La información y las nuevas tecnologías que la soportan aparecen como UN NUEVO FACTOR PRODUCTIVO que se suma a los factores tradicionales, de trabajo y capital, diferenciándose por su carácter intangible. El SI actúa como el SISTEMA NERVIOSO ya que se encarga de hacer llegar a tiempo la información que necesitan los distintos elementos de la organización empresarial, permitiendo una actuación conjunta y coordinada, ágil y orientada hacia resultados. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN Adquieren una dimensión estratégica y han dejado de ser considerados una simple herramienta para automatizar procesos operativos y se han convertido en una pieza clave en la formulación e implantación de la estrategia empresarial y el control de la gestión Constituyen el elemento fundamental para llevar a cabo una gestión horizontal de la empresa, orientada a procesos, a la mejora continua y con orientación hacia el cliente. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS INTRODUCCIÓN La planificación y el diseño de los Sistemas de Información requiere una perspectiva multidisciplinar que tenga en cuenta los siguientes aspectos: DIMENSIÓN HUMANA SISTEMAS DE DIMENSIÓN TECNOLÓGICA INFORMACIÓN DIMENSIÓN ORGANIZATIVA INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN El Sistema de Información se encarga de ENTREGAR LA INFORMACIÓN: Oportuna y precisa Con la presentación adecuados y el formato A la persona que la necesita dentro de la organización para tomar una decisión o realizar alguna operación Justo en el momento en que esta persona necesita disponer de dicha información INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CONCEPTOS: DATOS versus INFORMACIÓN Los DATOS reflejan hechos recogidos en la organización y que están todavía sin procesar. Identificados por elementos simbólicos (letras y números), que reflejan valores o resultados de mediciones. La INFORMACIÓN se obtiene una vez estos hechos se procesan, agregan y presentan de la manera adecuada para que sean útiles, por tanto, se les añade valor. Dota a los datos de relevancia y propósito que reducen la incertidumbre INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS DATOS versus INFORMACIÓN Proceso de transformación de los datos en información Datos Proceso Transformación Agregación Presentación Información INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS DATOS versus INFORMACIÓN Cualidades de la información que la diferencian de los datos: Tiene un propósito Aporta conocimiento Está disponible para el decisor Tiene significado, es inteligible El contexto facilita, en muchos casos, su comprensión Es sinergética: cuanto más se consume más se tiene, no desgastándose por su uso sino perfeccionándose. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS DATOS versus INFORMACIÓN Uno de los problemas más frecuentes de los Sistemas de Información es que se comportan como sistemas de datos, y por tanto, para ser realmente útiles deber dar a los datos el valor añadido necesario para que se transformen en información INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN La información será útil en la medida que facilite la toma de decisiones y para ello ha de cumplir una serie de requisitos: Exacta: Precisa y libre de errores Completa: Debe contener todos los hechos que pudieran ser importantes Económica: El coste en el que debe incurrir debería ser menor que el beneficio que proporciona Confiable: garantizar la calidad de los datos utilizados y las fuentes de información INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN Relevante: La información ha de ser útil para la toma de decisiones, por tanto, evitar hechos que sean superfluos o que no aporten ningún valor Nivel de detalle adecuado: Indicado para la decisión a que se destina. Se debe proporcionar con la presentación y el formato adecuados Oportuna: En el momento en que se necesita Verificable: Contrastable y comprobable INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN Un exceso de información puede ser causa de problemas, suponiendo un obstáculo en vez de una ayuda en la toma de decisiones Un exceso de datos es “ruido” y no verdadera información, pues el volumen es tal que resulta prácticamente imposible de asumir. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A la hora de identificar los principales componentes integrantes de un Sistema de Información, los distintos autores coinciden en sus planteamientos. Ralph Stair afirma que es un sistema compuesto por: Personas Procedimientos Equipamiento informático (hardware y software) Bases de datos Elementos de telecomunicaciones INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales: Personas Actividades Datos Redes Tecnologías INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Personas: Usuarios y técnicos Datos: Son las materias con las que se trabaja (materia prima) Actividades: Procesos que se llevan a cabo en la empresa y actividades de procesos de datos y generación de información Redes: Se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques en los lugares más útiles, así como la comunicación y coordinación de los mismos Tecnología: Hardware y software que sirven de apoyo a los restantes bloques. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En la actualidad existe interdependencia entre los elementos propios de la organización y los Sistemas de Información Cambios en la organización de la empresa pueden dar lugar a cambios en los SI, y los sistemas existentes pueden actuar como limitación para el cambio en las organizaciones INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEFINICIÓN: Conjunto de elementos interrelacionados (medios técnicos, personas y procedimientos) cuyo cometido es CAPTURAR DATOS, ALMACENARLOS Y TRANSFORMARLOS DE MANERA ADECUADA Y DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN OBTENIDA MEDIANTE TODO EL PROCESO. Su propósito es apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, así como facilitar la resolución de problemas y la toma de decisiones de los directivos. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Entrada Proceso Retroalimentación Salida INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Entrada (input) Captación y recolección de datos Puede ser manual o automatizada Conviene hacerlo en el momento que se produce el hecho al que está asociado Proceso Se transforman los datos en información útil Salida (output) Documentos, informes, gráficos para su distribución. Almacenamiento en soporte informático para su reutilización INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Retroalimentación La retroalimentación (feedback) de la información obtenida en todo el proceso se puede utilizar para realizar ajustes y detectar posibles errores en la captura de los datos y/o en su transformación INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN El verdadero valor de un Sistema de Información no está en la complejidad o en la calidad del propio sistema, sino en la utilización que la organización haga de él, lo que, por regla general, depende más de factores humanos que de factores tecnológicos. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN El éxito de una empresa y su diferenciación con respecto al resto de sus competidores NO viene dado por la tecnología de la que se dispone, si no por el USO que se haga de ella en el seno de la organización INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ETAPAS: 1. La etapa de Sistemas de Procesos de Datos (años 60 del siglo XX) 2. La etapa de los Sistemas de Información para la Dirección (a partir años 70) 3. La etapa de los Sistemas Información Estratégicos (años 80) de INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1. SISTEMAS DE PROCESOS DE DATOS Tienen la única función de automatizar mediante las TI las operaciones rutinarias relacionadas con las transacciones o actividades corrientes (contabilidad, nóminas, etc.) 2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN En la etapa anterior los datos eran fragmentados y ahora se pretende reorganizar los datos y las aplicaciones a fin de dar información que apoye la toma de decisiones de los directivos INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICOS Presentan las siguientes características: Se orientan más al exterior, centran su atención en los clientes, proveedores, competidores, otras industrias, etc. Los SI tradicionales se centran en la información interna Ponen más énfasis en añadir valor que en reducir costes. Tratan de hacer las cosas mejor, no más económicamente INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Buscan la innovación a partir del negocio, no a partir de la tecnología, no son los profesionales de TI los que promueven la innovación, sino los usuarios Utilizan la información obtenida de otros sistemas para promover el desarrollo del negocio, por ejemplo, para lanzar productos nuevos más adaptados a los clientes Intentan entender al cliente y lo que éste hace con el producto o servicio INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Las clasificaciones más extendidas suelen agruparlos en función de su finalidad Soporte a las actividades operativas Actividades más estructuradas (gestión empresarial): aplicaciones de contabilidad, nóminas, gestión de stocks, etc. Actividades menos ofimáticas, etc. estructuradas: aplicaciones Soporte a las decisiones y control de gestión Puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial o a través de aplicaciones específicas INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN También resulta habitual el clasificarlos por el tipo de función a la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing, etc. Es decir, pueden presentar una dimensión VERTICAL (según la jerarquía de actividades administrativas y de gestión que apoye) y HORIZONTAL (según la función a la que se aplican) INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN NIVEL ESTRATÉGICO NIVEL TÁCTICO O DE GESTIÓN NIVEL OPERATIVO Marketing Finanzas RRHH Logística Producción INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A veces no hay fronteras rígidas en los sistemas que ofrece el mercado: ERP (Sistema Integrado para la Gestión Empresarial) cubre la mayor parte de los aspectos descritos (actividades operativas y toma de decisiones en los puestos operativos y de dirección media) INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMAS DE SOPORTE DE ACTIVIDADES OPERATIVAS Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOMA DE DECISIONES Sistemas de Gestión (MIS) información PARA LA para la Sistemas de soporte a la Dirección Sistemas de Soporte a la Decisión: DSS Sistemas Expertos Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS DE SOPORTE DE ACTIVIDADES OPERATIVAS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) Objetivos: reducción de la mano de obra, reducción de costes, evitar errores y rapidez en los procesos Estos sistemas forman parte de lo que normalmente las empresas denominan “software de gestión empresarial” o su ERP INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN (MIS) Utilizan datos almacenados en los sistemas informáticos de la empresa (capturados y almacenados por el TPS) para generar informes que permitan a los directivos mejorar el control de gestión de las distintas áreas funcionales de la empresa Compara objetivos y resultados (analizar desviaciones) Resolver problemas estructurados INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES SISTEMAS DE SOPORTE A LA DIRECCIÓN (DSS y EIS) Para problemas menos estructurados LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LA DECISIÓN: DSS Soportan y asisten a los directivos en todos los aspectos de un proceso de toma de decisiones: Generación de alternativas Análisis de alternativas Simulación de resultados INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES SISTEMAS EXPERTOS Resuelven problemas específicos de una determinada área o disciplina, utilizando técnicas de Inteligencia Artificial Son capaces de generar nuevos conocimientos con tres mecanismos: Base de datos de conocimientos, Base de datos de reglas y el motor de inferencia que genera nuevos conocimientos y propone soluciones a determinados problemas INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS) Incorpora herramientas gráficas que facilitan el análisis de la información y, no sólo se basan en los datos internos, sino también recurren a fuentes externas Son capaces de abordar problemas no estructurados Aplicaciones: Datawarehousing y Datamining