UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 1 DE 8 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO 3 4.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6 6. REGISTROS 6 7. CONTROL DE CAMBIOS 7 8. ANEXOS 8 Proyectado por Yasmin Rocio Montalvo Portacio Gestor de Calidad Proceso de Gestión de Cargo Biblioteca Revisado y Aprobado Leonor Cristina Restrepo Arango para uso por Cargo Líder Proceso de Gestión de Biblioteca Revisado y Aprobado Tatiana Martínez Simanca para publicación por Firma: Firma: Firma: Cargo Coordinador del SIGEC Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1. CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 2 DE 8 OBJETIVO Establecer la metodología para proveer el servicio de préstamo externo y devolución del material bibliográfico a los usuarios de la Oficina de Bibliotecas y Recursos Educativos que se encuentren registrados en la base de datos del software de gestión de bibliotecas, proceso que se efectúa en la sección de Circulación y Préstamo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a estudiantes, docentes, funcionarios y egresados no graduados matriculados que se encuentren registrados en la base de datos del software de gestión de bibliotecas e inicia con la consulta o búsqueda del material bibliográfico en el catálogo al público o en el estante respectivo, continua con el préstamo del material y finaliza con la devolución en la fecha que estipula el recibo de préstamo. 3. DEFINICIONES Catálogo al público: Catálogo en línea de acceso público, en el que se realizan consultas sobre los materiales bibliográficos que posee la biblioteca, bajo los diferentes criterios de búsqueda tales como (palabra, titulo, autor, tema, editorial, formato, por bibliotecas, entre otros) y solicitarlos para consulta o para préstamo externo. Código de Barra: Es un sistema de codificación que contiene una serie de líneas de distintos grosor y espaciado, contiene en la parte superior el logotipo de la Universidad de Córdoba y en la parte inferior las abreviaturas de identificación de la biblioteca y seriado numérico. Colección de Reserva: Es la colección conformada por el material bibliográfico que por su alta demanda de consulta el préstamo es restringido. Colección General: Es la colección conformada por el material bibliográfico que se presta para uso externo, cualquier día de la semana, por un periodo de ocho días hábiles. Colección Audiovisual: Es la colección conformada por el material audiovisual contenida en CD’s y DVD’s que se presta para uso externo, cualquier día de la semana, por un periodo de ocho días hábiles. Comprobante de Préstamo: Documento que hace constar que se hizo efectivo el préstamo e incluye los datos del usuario (Número de documento de identidad, nombre y perfil), los datos del material bibliográfico prestado (Código de barras, No. Clasificación, Título, Autor, Copia, No. de cédula del Operador o auxiliar), fecha de préstamo, fecha de vencimiento y el espacio para la firma del usuario. Documento de Identificación: Es el documento (Tarjeta Identidad, Cédula de Ciudadanía, Cédula de extranjería) del usuario que lo identifica en el software de gestión de bibliotecas como miembro de la Universidad, es de uso personal e intransferible. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 3 DE 8 Lector de código de barras: Herramienta que se utiliza para leer el código de barras en el préstamo y devolución del material bibliográfico. Máquina Sensibilizadora: Desactiva el sistema de seguridad del material bibliográfico cuando es para préstamo externo y lo activa cuando el material es devuelto por el usuario. Multa por vencimiento de material: Es el pago monetario ocasionado por el retraso de cada día hábil en la entrega del material bibliográfico en calidad de préstamo que dependerá del tiempo establecido por tipo de colección. Número de Cuenta: Corresponde al número que identifica al usuario en el software de gestión de bibliotecas (Número de identificación). Préstamo Interbibliotecario: Préstamo de materiales bibliográficos, entre universidades y otras instituciones, con las cuales se haya firmado un convenio de préstamo. Sello: Elemento de madera con texto rectangular (Universidad de Córdoba –BIBLIOTECA) de uso privado de la Biblioteca en el área de devolución, con el que se da validez a los paz y salvos expedidos por la Sección de Préstamo y Devolución. Signatura Topográfica: Es un código único conformado por una serie de números y letras que tiene como función dar un orden secuencial y una nominación que, por ser única e irrepetible, facilita la ubicación del material bibliográfico dentro de la estantería en cualquier momento. Software de Gestión de Bibliotecas: Sistema de Información Bibliográfica de la Universidad de Córdoba, que permite el ingreso de la descripción bibliográfica de los ítems adquiridos por la Universidad, así como la consulta, el control del préstamo, la devolución, la renovación y la reservación de material bibliográfico, por medio de Internet. Usuario Interno: Son todos aquellos usuarios que pueden hacer uso del préstamo externo (Estudiantes, docentes, Egresados sin graduarse matriculados y funcionarios de la Institución). 4. 4.1 CONTENIDO POLÍTICAS DE OPERACIÓN El usuario que solicite el préstamo de material bibliográfico debe estar registrado en el software de gestión de bibliotecas, no poseer multa y haber suministrado la foto actualizada. Para realizar la solicitud de préstamo externo, el usuario debe presentar el documento de identificación vigente. Los préstamos externos son personales e intransferibles. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 4 DE 8 El préstamo de cada colección se determina de la siguiente manera: 3 libros de colección general y 2 materiales de colección audiovisual o 1 de colección de reserva, 2 de colección general y 2 materiales de colección audiovisual El usuario puede renovar el préstamo una sola vez por material, a excepción de la colección audiovisual y de reserva. El préstamo del material bibliográfico de la colección general en las bibliotecas: Central, Berástegui y Lorica es de ocho (8) días hábiles a partir de la fecha de préstamo. El préstamo del material bibliográfico de la colección de reserva en las bibliotecas Central y Lorica, es de lunes a viernes de 6:00 pm a 8:00 pm, para ser devueltos antes de las 8:00 a.m. del día siguiente. El material bibliográfico de reserva prestado el viernes debe ser devuelto el sábado antes de las 9:00 a.m. Este horario aplica para las tres bibliotecas. El préstamo del material bibliográfico de colección de reserva en la biblioteca de Berástegui, de lunes a viernes es de 2:00 p.m. hasta las 4:00 p.m. y deben ser devueltos antes de las 8:00 a.m. del día siguiente. El préstamo de colección de reserva los días sábado en la Biblioteca Central es de 2:00 p.m. hasta las 4:00 p.m. Para las bibliotecas de Berástegui y Lorica el horario es de 11:00 a.m. hasta la 1:00 p.m., para ser devueltos el siguiente día hábil antes de las 8:00 a.m. El usuario que haga préstamos de material bibliográfico debe respetar los plazos para la devolución de dicho material, de no ser así, automáticamente el software de gestión de bibliotecas lo sanciona, lo bloquea y no le permite el servicio de préstamo externo hasta que cancele el valor de la multa generada. Con una semana de anticipación a la finalización del semestre, de acuerdo con el calendario académico de la institución, toda la colección de la biblioteca se considerará como material de consulta interna y no podrá ser prestada para uso externo. En caso de que el calendario académico de la Institución se modifique, se habilitará el préstamo por el tiempo estipulado por el Consejo Académico. 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Usuario de la Oficina de Bibliotecas y 1. Recursos Educativos Descripción Consulta en el catálogo al público el material bibliográfico de su interés, ingresando en el link amauta.unicordoba.edu.co/opac a través de las siguientes opciones: autor, titulo, temas, clasificación y otros. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Pasos Responsable CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 5 DE 8 Descripción Identifica la existencia del título en la colección, toma nota de la clasificación y verifica la disponibilidad, se dirige a la estantería para la localización del material bibliográfico a prestar. Busca directamente en las estanterías y/o pregunta a los funcionarios del Grupo de Trabajo de Servicios Bibliotecarios en turno para que le guíen en la búsqueda del material bibliográfico requerido. Llega a la sección de Préstamo y Devolución y solicita el préstamo. Técnico administrativo/ Auxiliar 2. administrativo/Grupo de Trabajo Biblioteca del Campus Berástegui/ Grupo de trabajo de la Biblioteca del Campus Lorica Solicita el documento de identificación vigente al usuario e ingresa en el software de gestión de bibliotecas el número de identificación, verifica que los datos del usuario estén actualizados, en caso de no estar actualizados procede actualizar la información (domicilio, correo electrónico y números de teléfono) y agrega una nota de actualización de datos. Si el usuario no se encuentra registrado en el Software de Gestión de Biblioteca, se verifica que esté activo en el Software Académico o en la Oficina de gestión de Talento Humano de la Universidad, si el usuario se encuentra activo se procede a crearlo en el software de gestión de bibliotecas. También verifica que no tenga sanciones y procede a hacer el préstamo de la siguiente manera: a. Verifica que el material bibliográfico esté en buen estado. b. Agrega nota en el software de gestión de bibliotecas sobre el estado del material bibliográfico. c. Lee con el lector de código de barras el código asignado a cada ítem y captura la información en el software de gestión de bibliotecas. d. Genera recibos del préstamo de material bibliográfico externo, que son impresos por medio del software de gestión de bibliotecas, el usuario firma el recibido en los recibos, el funcionario entrega el recibo correspondiente con su firma y guarda un recibo con la firma del usuario como mecanismo de control. e. Desactiva el sistema de seguridad del material. Usuario de la Oficina 3. de Bibliotecas y Recursos Educativos a. Entrega el recibo de préstamo y el material bibliográfico al vigilante o en su defecto al funcionario estipulado, con el fin de que éste verifique que la información del recibo corresponda con la del material bibliográfico que está saliendo de la biblioteca. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Pasos Responsable CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 6 DE 8 Descripción b. Realiza la devolución del material bibliográfico en el tiempo establecido de préstamo, de lo contrario será sancionado según lo establecido en la Resolución 2113 de 2018. Descarga el material bibliográfico leyendo con el lector de código de barras el código de lo(s) ítem(s) que entrega el usuario y procede así: Técnico administrativo/ Auxiliar administrativo/Grupo de Trabajo Biblioteca 4. del Campus Berástegui/ Grupo de trabajo de la Biblioteca del Campus Lorica a. Verifica que la información del recibo de préstamo concuerde con el material en devolución y lo registrado en el software de gestión de bibliotecas. b. Verifica que el material bibliográfico sea devuelto en buen estado. c. Firma y sella el comprobante de recibido, lo entrega al usuario y guarda una copia. d. Activa el sistema de seguridad del material y hace entrega de los materiales bibliográficos a los funcionarios asignados a la colección para ser ubicados en las estanterías correspondientes. Fin del Procedimiento 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Resolución 2113 6. N° Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que lo expide Julio 2018 Reglamento-Biblioteca por medio del cual se reglamentan los servicios de la División de Bibliotecas y Recursos Educativos de la Universidad de Córdoba Rector - Universidad de Córdoba REGISTROS Código Nombre Responsable Lugar de Archivo Medio de Archivo Tiempo de Disposición Archivo No Aplica Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 7. CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 7 DE 8 CONTROL DE CAMBIOS Versión N° Descripción del Cambio Fecha Modificación del objetivo (1). Se modificó el alcance del procedimiento (2). 1 Se modificaron las definiciones de: colección multimedia por colección audiovisual, comprobante de préstamo, AMAUTA por Software de Gestión de Bibliotecas, código de barras, documento de identificación, comprobante de préstamo, número de cuenta y OPAC por catálogo al público. 12/11/2015 Eliminación nota aclaratoria de la definición de colección general. Modificación del punto 4.1 que contiene las generalidades. Modificación de la descripción del procedimiento (4.3) Modificación del paso uno, dos y tres de la descripción del procedimiento (4.3). 2 Se eliminó el Acuerdo 002 de 2015 en documentos de referencia. Se agregó la Resolución 2113 de 2018 en documentos de referencia. Se modificó el objetivo y el alcance. 23/03/2018 Se eliminó la nota de las políticas de operación. 3 Se modificó el punto 3 de definiciones en relación con la colección de reserva, colección general, préstamo interbibliotecario y usuario interno. 10/09/2018 Se modificaron las políticas de operación, se eliminó la palabra “sede” y se agregó la palabra “bibliotecas”. Se modificó el punto 4.3 de la descripción del procedimiento en los pasos 1, 2, 3 y 4. Se agregó a los pasos 2 y 3 la verificación del estado del material bibliográfico y las notas en el software de gestión de bibliotecas. Se cambió en el paso 2 la palabra impedimento” por “sanciones”. Se realizaron modificaciones de redacción en los pasos 1 y 4. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Versión N° Descripción del Cambio CÓDIGO: PGDB-001 VERSIÓN: 06 EMISIÓN: 14/03/2022 PÁGINA 8 DE 8 Fecha Se modificó en la descripción del procedimiento el paso 2 del funcionario de préstamo por “Si el usuario no se encuentra registrado en el Software de Gestión de Biblioteca, se verifica que esté activo en el Software Académico o en la División de Talento Humano de la Universidad, si el usuario se encuentra activo se procede a crearlo en el Software de Gestión de Biblioteca”. 4 Se modificó el literal d del paso 2 por “Genera recibos del préstamo de material bibliográfico externo, que son impresos por medio del software de gestión de bibliotecas, el usuario firma el recibido en los recibos y el funcionario entrega el recibo correspondiente con su firma, el funcionario guarda un recibo original con la firma del usuario como mecanismo de control”. 18/02/2019 Se suprimió el literal f del paso 2, ya que fue modificado y agregado al inicio del texto del paso 2. En el paso 4, correspondiente al Funcionario de Préstamo y Devolución, se corrigió la letra “c” del literal que estaba repetida por la “d”. 5 En el objetivo se cambió la palabra “División” por “Oficina. En el paso 1 y 3 se cambió el responsable y se agregó “Oficina de Bibliotecas y Recursos Educativos”. En la descripción en el paso 1 del punto tres se agregó de “Grupo de Trabajo de Servicios Bibliotecarios”. 4/05/2021 En el paso 2 en el punto uno se agregó “Oficina de gestión”. En el paso 2 y 4 en responsabilidad se cambió “funcionario préstamo devolución” por “Técnico administrativo/ Auxiliar administrativo/Grupo de Trabajo Biblioteca del Campus Berástegui/ Grupo de trabajo de la Biblioteca del Campus Lorica” 8. ANEXOS No aplica. Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC que ésta es la versión vigente.