GOBERNANZA DIGITAL GOBIERNO DIGITAL ES EL USO ESTRATÉGICO DE Se sustenta en un ECOSISTEMA ACTORES DEL SECTOR PÚBLICO TECNOLOGÍAS DIGITALES DATOS Y OTROS INTERESADOS CIUDADANOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA para la creación de VALOR PÚBLICO Creación y diseño INICIATIVAS QUIENES APOYAN EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES SERVICIOS DIGITALES Y CONTENIDOS RESPETO DE LOS DERECHOS DELOSCIUDADANOSY PERSONAS GOBERNANZA DIGITAL Es el conjunto de procesos estructuras herramientas normas que nos permiten DIRIGIR EVALUAR SUPERVISAR el uso y adopción de las tecnologías digitales en una organización GOBERNANZA DIGITAL DATOS SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL “Durante su vida útil un documento tiene una media de 17 copias” “En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento”. “Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y recuperando información” “De cada 20 documentos, 1 se pierde” “Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento correcto en el plazo estipulado por ley” MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL GOBIERNO DIGITAL MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Datos interesantes LEGISLACION Decreto Legislativo Nº 681 14 de octubre de 1991 Dictan normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras. Decreto Supremo Nº 009-92-JUS 27 de junio 1992 Reglamento del DL Nº 681 Ley Nº 26612 21 de mayo de 1996 Modificatoria del DL Nº 681 D. Leg N° 827 05 de junio de 1996 Amplían alcances del DL Nº 681 a las entidades públicas Resolución Nº 070-97/INDECOPI-CRT 16 de enero 1998 Aprueban el reglamento para la certificación de la idoneidad técnica del sistema de producción y almacenamiento de micro formas. MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Datos interesantes LEGISLACION • DS N° 001-98-TR - 22 de enero de 1998 Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago • DS N° 002-98-ITINCI – 21 de febrero de 1998 Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento de certificado de idoneidad técnica para la confección de micro formas • DS Nº 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000 Reglamentan la ampliación del alcance del DL Nº 827 y se establecen requisitos para la formación de los representantes de la fe pública • Ley N° 27269 – 28 de mayo de 2000 Ley de Firmas y Certificados Digitales • RM N° 169-2000-JUS – 24 de junio de 2000 Reglamento para supervisión de eventos de capacitación de fedatarios juramentados con especialidad en informática • DS N° 052-2008-PCM – 19 de julio 2008 Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL • Ley Nº 27291 - 24 de junio de 2000 Ley que modifica el Código Civil permitiendo el uso de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la firma electrónica • Ley N° 27419 – 06 de febrero 2001 Ley sobre notificación por correo electrónico • Ley N° 27658 – 30 de enero de 2002 Ley marco de modernización de la gestión del Estado • Ley N° 28186 - 05 de marzo de 2004 Ley que establece los alcances del DL N° 681 – Conservación de documentos con contenido tributario. • Ley N° 27323 - 22 de julio de 2000 Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e inscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios de microarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio MARCO LEGAL DE SIMPLIFICACIÓN E INTEROPERABILIDAD Decreto Legislativo N° 1246 10 de noviembre de 2016 Aprueba diversas medidas de simplificación administrativa. Artículo 2.- Interoperabilidad entre entidades de la Administración Pública Dispóngase que las entidades de la Administración Pública de manera gratuita, a través de la interoperabilidad, interconecten, pongan a disposición, permitan el acceso o suministren la información o bases de datos actualizadas que administren, recaben, sistematicen, creen o posean respecto de los usuarios o administrados, que las demás entidades requieran necesariamente y de acuerdo a ley, para la tramitación de sus procedimientos administrativos y para sus actos de administración interna. En los casos en los que la información o datos se encuentren protegidos bajo la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, las entidades de la Administración Pública deben obtener la autorización expresa e indubitable del usuario o administrado para acceder a dicha información o datos. MARCO LEGAL DE SIMPLIFICACIÓN E INTEROPERABILIDAD Decreto Legislativo N° 1246 10 de noviembre de 2016 Aprueba diversas medidas de simplificación administrativa. Artículo 6.- Facilidades para efectuar el pago de derechos administrativos Las entidades de la Administración Pública suscriben convenios con instituciones financieras bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para facilitar el pago de los derechos de tramitación de los procedimientos administrativos en sus oficinas, a través de las plataformas digitales de sus clientes o de las propias entidades públicas. El Banco de la Nación implementa el pago en línea de todos los procedimientos administrativos y tasas que recauda. El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público, establece la normatividad complementaria que sea necesaria para la adecuada implementación de lo establecido en el presente artículo. MARCO LEGAL DE INTEROPERABILIDAD Decreto Supremo N° 067-2017-PCM Decreto Supremo que establece los plazos aplicables a las entidades dela Administración Pública para la implementación de la interoperabilidad en el marco del Decreto Legislativo N° 1246 y dicta otras disposiciones La información de los usuarios y administrados que los Gobiernos Locales Las Municipalidades deben proporcionar a las entidades de la Administración Pública, a través de la interoperabilidad y de manera gratuita y permanente lo siguiente: 1. Consulta de Licencia de Funcionamiento. 2. Consulta de predios. 3. Consulta sobre información matrimonial. Los Gobiernos Locales que posean y administren la información señalada en el párrafo anterior, deben ponerla a disposición a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE), administrada por la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI), MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI 9 de agosto de 2017 Aprueban Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 003-2018-PCM/SEGDI 21 de setiembre de 2018 Modifican el artículo 4 de la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017PCM/SEGDI referente al Modelo de Gestión Documental. MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Datos interesantes Decreto Legislativo N° 1412 Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital 13 de setiembre de 2018 La Ley de Gobierno Digital tiene por objeto establecer el marco de gobernanza del gobierno digital para la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de las entidades de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno. MARCO LEGAL DE LA PLATAFORMA DE INTEROPERABILIDAD DEL ESTADO Resolución Ministerial N° 266-2019-PCM Resolución que aprueba los Estándares de Interoperabilidad de PIDE Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 002-2019-PCM/SEGDI Resolución que aprueba los Estándares de Interoperabilidad de la PIDE Decreto Supremo N° 119-2018-PCM Decreto Supremo N° 033-2018-PCM Decreto Supremo que crea la Plataforma Digital Única del Estado Peruano, Gob.pe, y establece disposiciones adicionales para el desarrollo del Gobierno Digital. MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2019-PCM/SEGDI Resolución que aprueba la directiva para compartir y usar Software Público Peruano Resolución Ministerial N°119-2018-PCM Resolución Ministerial N° 087-2019-PCM Se crea el Comité de Gobierno Digital, así como se establecen las funciones del mismo, su alcance, y los lineamientos de gestión y planificación en Gobierno Digital. MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 005-2018-PCM/SEGDI Resolución que aprueba los lineamientos para la formulación del Plan de Gobierno Digital Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 004-2018-PCM/SEGDI Resolución que aprueba los lineamientos del Líder de Gobierno Digital Decreto Supremo N° 093-2019-PCM Reglamento de la Ley N° 30254 Ley Nº 30254, Ley de Promoción para el uso seguro y responsable de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones por Niños, Niñas y Adolescentes MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Decreto Supremo N° 118-2018-PCM Declaran de interés nacional el desarrollo del Gobierno Digital, la innovación y la economía digital con enfoque territorial. Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 002-2018-PCM/SEGDI Aprueban los Lineamientos para la suscripción de un Acuerdo de Nivel de Servicio Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2018-PCM/SEGDI 4 de enero de 2018 Aprueban Lineamientos para uso de servicios en la nube para entidades de la Administración Pública del Estado Peruano. MARCO LEGAL DEL GOBIERNO DIGITAL Decreto Supremo N° 121-2017-PCM 15 de diciembre de 2017 Decreto Supremo que amplía la información para la implementación progresiva de la interoperabilidad en beneficio del ciudadano, en el marco del Decreto Legislativo N° 1246 Decreto Supremo N° 081-2017-PCM 9 de agosto de 2017 Decreto Supremo que aprueba la formulación del Plan de Transición al Protocolo IPV6 en las entidades de la Administración Pública MARCO NORMATIVO APLICATIVO DEL GOBIERNO DIGITAL Decreto Supremo N° 080-2018-PCM Se dispone la presentación obligatoria de la Declaración Jurada de Intereses por parte de los funcionarios y servidores públicos del Poder Ejecutivo, que en la presente norma se indiquen, independientemente del régimen laboral o contractual en el que se encuentren, mantengan vinculo laboral o contractual de cualquier naturaleza con entidades u organismos públicos, incluidas las empresas del Estado o sociedades de economía mixta comprendidas en la actividad empresarial del Estado. Resolución Ministerial N° 153-2018-PCM Se aprueba las Normas complementarias para la mejor aplicación de las consideraciones generales y especificas para la presentación del reporte de cumplimiento, de conformidad a lo dispuesto en la Única Disposición Complementaria Final del Decreto Supremo N°059-2018-PCM Decreto Supremo que aprueba disposiciones para el cumplimiento de la Sexagésima Quinta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 30693 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2018 MARCO NORMATIVO SOBRE SEGURIDAD Y COMITÉ DE GOB. DIGITAL Decreto Supremo N° 050-2018-PCM Decreto que establece la definición de Seguridad Digital de ámbito nacional Decreto Supremo N° 051-2018-PCM Creación del Portal de Software Público Peruano (PSPP) Resolución Ministerial N° 119-2018-PCM Resolución de creación del Comité de Gobierno Digital MARCO LEGAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL Decreto Supremo N° 016-2020-PCM Decreto que amplía los servicios de información en el marco del Decreto Legislativo Nº 1246, del Decreto Legislativo Nº 1427 y del Plan Nacional de Competitividad y Productividad. Decreto de Urgencia N° 006-2020 Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital Decreto de Urgencia N° 007-2020 Decreto de urgencia que aprueba el marco de confianza digital Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 003-2019-PCM/SEGDI Creación del Laboratorio de Gobierno y Transformación Digital del Estado MARCO LEGAL DEL TRANSFORMACIÓN DIGITAL Decreto de Urgencia N° 014-2021 Medidas para la conectividad para la población rural de preferente interés social Decreto Supremo N° 029-2021-PCM Reglamento de la Ley de Gobierno Digital Digital N° 001-2020-PCM/SEGDI Norma que prueba el Protocolo Técnico de Acceso a los resultados del cuestionario nacional o triaje inicial digital nacional en el marco del cumplimiento del Decreto Supremo N° 070-2020-PCM. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL GOBIERNO DIGITAL Diseño centrado en las necesidades y demandas del ciudadano Inclusión digital Digital por defecto Agnóstico al dispositivo y centrado en los móviles Centrado en los datos Colaboración digital Seguridad digital Abierto al ciudadano Infraestructura compartida y flexible . Privacidad desde el diseño y por defecto CIUDADANO DIGITAL ES AQUEL QUE HACE USO DE LAS TECNOLOGÍAS DIGITALES Ejerce sus DEBERES DERECHOS ENTORNO DIGITAL SEGURO es entender que el mundo no se divide en real y virtual, porque el mundo digital es lo más real que hay: se conocen personas, se estudia, se trabaja, genera empleos nuevos y específicos para este campo, trae entretenimiento, pero también deberes, derechos y riesgos. CIUDADANO DIGITAL ES TECNOLÓGICO Usa las tecnologías para resolver tareas cotidianas ahorrando tiempo y dinero ES GLOBAL •Realiza cualquier tarea básica en un computador, haciendo uso de Internet y herramientas en línea. BUSCA OPORTUNIDADES Está preparado para encontrar oportunidades de crecimiento personal y profesional a través de Internet. ES INNOVADOR Y PARTICIPATIVO •Usa las tecnologías para brindar soluciones a las necesidades personales y de las comunidades del país. GOBERNANZA DE DATOS E INFORMACIÓN 1 Igualdad 2 Legalidad 3 Conservación 4 Transparencia y accesibilidad 5 Proporcionalidad 6 Responsabilidad 7 Adecuación tecnológica TECNOLOGÍAS DIGITALES Se refieren a las Tecnologías de la Información y la Comunicación – TIC: ANALÍTICA DE DATOS UTILIZADOS DISPOSITIVOS MÓVILES, GENERACIÓN RECOPILACIÓN INTERCAMBIO INTERNET, para mejorar AGREGACIÓN COMBINACIÓN ANÁLISIS ACCESO BÚSQUEDA PRESENTACIÓN TECNOLOGÍAS de contenido digital incluido el desarrollo de servicios y aplicaciones aplicables a la materia de gobierno digital. ACTIVO DIGITAL • Elemento, objeto o recurso en formato digital que se puede utilizar para adquirir, procesar, almacenar y distribuir información digital y, que tiene un valor potencial o real para una organización. • Incluye activos de software, activos de contenidos de información digital, entre otros. MENSAJE DE DATOS • Es la información generada, transmitida, recibida, archivada, medios comunicada por electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo; tales como, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés), el correo electrónico, el telegrama, el télex, el telefax, entre otros. DIRECCIÓN ELECTRÓNICA • Es el identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee información o servicios en una red de comunicaciones. PUNTO DE ACCESO ELECTRÓNICO: • ´Conjunto de páginas web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios de una institución pública. COMO GESTIONA UN ARCHIVO CENTRAL 1. Contexto Partes Interesadas 6. MEJORA CONTINUA 2. LIDERAZGO 3. PLANIFICACIÓN 1.SGD (ENFOQUE PROCESOS) 5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Clientes y otras partes interesadas Elementos de entrada 4. OPERACIONES 7. SOPORTE DE LOS PROCESOS Fuente: Abel Hualpa (ENA) Elementos de salida Clientes y otras partes interesadas satisfechas METADATOS • Información estructurada o semi estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios. CONTENIDO DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS Y REGULACIONES ACTIVIDADES DE GESTIÓN O PROCESOS DE NEGOCIO ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS. AGENTES TRAZABILIDAD • La trazabilidad es un conjunto de acciones, medidas y procedimientos técnicos que permiten identificar y registrar cada documento desde su creación o generación hasta el final de la cadena de su ciclo vital. • El término trazabilidad proviene del inglés “trace ability”, • Es la posibilidad de reencontrar estos datos, los antecedentes, la locación de una entidad, mediante identificaciones registradas.” INTEROPERABILIDAD • capacidad de dos o más sistemas automatizados para intercambiar información y para reconocer, procesar y usar esa información satisfactoriamente • Para que puedan interactuar, dos sistemas tienen que ser capaces de funcionar simultáneamente en los niveles técnico, semántico y sintáctico. • La normalización de los metadatos es un prerrequisito esencial para que los sistemas de información puedan interactuar GESTIÓN DEL RIESGO • Los esquemas de metadatos pueden ser adaptados para cumplir los requisitos que la organización considere necesarios para evitar los riesgos • La organizaciones especificarán los elementos que deben incluirse para que los documentos sean fiables, auténticos e íntegros • Otros elementos serán opcionales, quedando su inclusión a discreción de las áreas de la organización o limitada a un sistema de gestión específico dentro de la organización. UNA “INICIATIVA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: Organización de la información de la empresa. Definición de políticas y estrategias de organización Digitalización de documentos OCR o indexación de documentos. Difusión y Acceso de a la información y datos. Gestión y mantenimiento de los documentos SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Personas • Es un proceso de evolución profunda de la vida y las intersecciones entre personas, gobiernos, facultades organizaciones por el usoy intensivo de las tecnologías de la la información y comunicación (TIC) Tecnologías de la Información y Comunicaciones Gobiernos Organizaciones Facultades FACILITAN LA CREACIÓN, DISTRIBUCIÓN MANIPULACIÓN INFORMACIÓN Yoneji Masuda (1968) SOCIAL CULTURAL ECONÓMICO LOS PILARES DEL GOBIERNO ABIERTO Rendición de Cuentas Transparencia y acceso a la información GOBIERNO ABIERTO Colaboración e Innovación Participación Ciudadana GOBERNANZA DIGITAL Y TRANSPARENCIA El cumplimiento de las obligaciones de transparencia exige un cambio en la manera cómo se gestiona, almacena y recupera la información para contribuir al incremento de la transparencia pública. FUENTE . Agreg. Mag. Alejandra Villar DIGITALIZACIÓN • Proceso técnico que se basa en la generación y posterior tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital de un documento original. Quedarán excluidos del concepto de digitalización los documentos generados originalmente en formato digital. DIGITALIZACIÓN • Corresponde a la captura de información y transformación a códigos binarios ó mapa de bits (0 y 1). • El resultado es una representación gráfica que permiten su portabilidad y tratamiento. • La imagen digital ha trascendido de ser una herramienta alternativa a una necesidad para difundir el contenido informativo de los archivos y permite la automatización de algunos procesos ¿Qué es la Digitalización? Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones). “Expresar datos en formato digital”. (RAE) “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas reglas” (Diccionario Vox) Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador. Operación de transformar algo analógico – entendido como algo físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits. DOCUMENTO ELECTRÓNICO - COMPONENTES Se debe entender que los componentes digitales de un documento electrónico fruto de un proceso de digitalización son: la imagen electrónica, los metadatos y la firma electrónica. metadatos imagen DOCUMENTO ELECTRÓNICO Firma Electrónica ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE UN PROCESO DE DIGITALIZACIÓN? Digitalización de Documentos RECEPCION De los documentos que van a ser digitalizados, de acuerdo a los establecido en la normatividad y procedimientos vigentes. VERIFICACION Y PREPARACION de la cantidad de documentos recibidos. Se procede a la separación de elementos extraños (grapas, clips, goma, etc). CAPTURA consiste en la conversión del documento físico en archivos de imagen a través de escáneres. OCR (Reconocedor Óptico de Caracteres), Consiste en el reconocimiento automatizado de los caracteres que se encuentran en la imagen obtenida que permita la creación de índices para su posterior consulta. INDIZACION Ingreso manual de datos que no fueron reconocidos por el OCR. CONTROL DE CALIDAD Consiste en la revisión del 100% de la imágenes digitalizadas verificándolas contra la documentación física. Debe cumplir con las características de Fidelidad, Integridad, Legibilidad y Calidad. REPROCESO consiste en el reemplazo y mejoramiento de las imágenes que no cumplen con las características mínimas de calidad de imagen.. REVISION DE IMÁGENES POR EL FEDATARIO El Fedatario verifica que el 100% de las imágenes cumpla con los procedimientos establecidos para la elaboración de microformas con valor legal. Elabora las Actas de Apertura, Cierre y Conformidad entre otras según corresponda. GENERACION DE MEDIOS Se lleva a cabo la generación y organización de CD virtuales, los cuales posteriormente son grabados en medios de soporte COMPAG INADO Consiste en incorporar los documentos separados en los procesos anteriores del lote inicialmente capturado, para su archivamiento definitivo. DEVOLUCION DE DOCUMENTOS La documentación original ya digitalizada es transferida al Archivo para su custodia y conservación. ENTREGA DE CD’s PARA SU Los medios de soporte que contienen las microformas son almacenados en una Bóveda Certificada para su conservación. ALMACENAMIENTO Elaboración del Documento digitalización Verificación Estandarización o normalización de producción de documentos Recepción de Documento Preparación o Revisión 2 ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE UN PROCESO DE DIGITALIZACIÓN? ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE UN PROCESO DE DIGITALIZACIÓN? AREA DE DIGITALIZACIÓN RECEPCIÓN CENTRO DE DIGITALIZACIÓN Verifica: cantidad y contenido de documentos. Las incidencias se informan al al área de Recepción, la cual efectúa las coordinaciones con las áreas para realizar las correcciones que el caso amerite, luego se procede a su preparación, proceso en el cuál se extrae todo agente extraño del documento como ligas, etc. VERIFICACIÓN Y PREPARADO CONVERSIÓN FÍSICA A DIGITAL OCR (RECONOCEDOR OPTICO DE CARACTERES) CONTROL DE CALIDAD Se realiza la revisión al 100% de la calidad de las imágenes digitalizadas controlando que éstas cumplan con los Protocolos de Calidad que fueron establecidos por el Centro para este proceso. CAPTURA INDIZACIÓN REPROCESO REVISIÓN POR FEDATARIO Aquí se indizaran los datos no reconocidos por el sistema OCR, digitando los datos faltantes; validándose con la base de datos de la entidad. Se encarga del reemplazo de la imagen digitalizada que no cumple con los atributos de control de calidad, y lo regresa al módulo que envió la incidencia para que le den la conformidad y pase al siguiente proceso. GENERACIÓN DE MEDIOS (CDS) Copia de seguridad (Back up) ARCHIVAMIENTO PASIVO DOC. FÍSICA COMPAGINACIÓN CUSTODIA DE CD´S CON VALOR LEGAL EN BOVEDA DE LA DAC CUSTODIA DE CD´S CON VALOR LEGAL EN BOVEDA CERTIFICADA (EMPRESA EXTERNA) Acta de Apertura: de medios al microarchivo. Actas de Ingreso y Salida Documento en el que el Fedatario describe el proceso y hechos de relevancia. Testimonio Una por cada proceso, describe los tipos documentales que se planifica micrograbar. Acta de Cierre Acta de Conformidad Uno por cada medio portador, se debe describir las cantidades y tipos documentales que han sido micrograbados. Un Acta al término del proceso; debe describir cada uno de los medios portadores identificando los números de serie de cada medio. Buena Práctica en Digitalización Se considerará una buena práctica, en el marco de la gestión documental, que los requisitos mínimos a establecer sobre las imágenes electrónicas resultantes de las digitalizaciones se definan a través de la normalización de los parámetros básicos de dichos procesos, permitiendo la flexibilidad necesaria para su aplicación por parte de las diferentes Administraciones públicas, pero siempre bajo la premisa de obtener imágenes electrónicas íntegras y fieles a su documento original. El proceso de digitalización debe estar recogido en un procedimiento formal que se ponga en conocimiento del personal de la institución relacionado con la producción documental El proceso de digitalización debe contemplar la normalización de los formatos, los niveles de calidad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados. LA FIRMA ELECTRÓNICA Entiéndase por firma electrónica a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de la firma manuscrita. LEY NO. 27269 - LEY DE FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES LA FIRMA ELECTRÓNICA – TIPOS Es una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA FIRMA ELECTRÓNICA Es el conjunto de dato en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Es una firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculado al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control RELACIÓN ENTRE FIRMAS ELECTRÓNICAS Firma Electrónica Reconocida Firma Electrónica Avanzada Firma Electrónica Firma Digital COMO SE VISUALIZA UNA FIRMA ELECTRÓNICA LA FIRMA DIGITAL • La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada. REGLAMENTO DE LA LEY DE FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES. LEY. Nº 27269 FIRMA DIGITAL: Es la firma electrónica certificada, tiene validez legal, evita la suplantación de identidad permite la autenticación Permite la identificación en toda clase de procesos administrativos,. Da lugar al NO REPUDIO, no se puede negar haberlo firmado, implica la existencia de un Certificado Oficial Este es emitido por un organismo o institución La entidad valida la firma y la identidad de la persona que la realiza. (RENIEC) CERTIFIDOS Y FIRMAS DIGITALES PARA EL MGD Los documentos electrónicos Dentro del marco del MGD Ley N° 27269, de Firmas y Certificados Digitales y su Reglamentación vigente Generados en SISTEMAS O APLICATIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EL USO DE FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES TIME STAMPING PARA SU VALIDEZ VIGENTES “ESQUEMAS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS TÉCNICA Y JURÍDICAMENTE VÁLIDOS EN SU CASO, SELLOS DE TIEMPO LA FIRMA DIGITAL GENERADA DESDE UN CERTIFICADO DIGITAL VIGENTE VALIDEZ Y EFICACIA JURÍDICA DEBERÁN EMPLEAR EN SU EMISIÓN AUTENTICACIÓN (INTEGRIDAD identifica al emisor de forma segura y lo vincula con dicho documento permite determinar si el documento fue modificado luego de dicha firma digital LOS CUALES DEBERÁN CUMPLIR CON LA LEGISLACIÓN DE LA MATERIA CERTIFIDOS DIGITALES: Para crear una firma digital, se necesita un Certificado Digital, que es prueba de identidad. Asocia a una persona física o jurídica a una serie de datos, y es necesario que un tercero de confianza o Autoridad Certificadora autentifique esa asociación de datos. El mejor ejemplo es el DNI electrónico. Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados. Normalmente, un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad. Decreto Legislativo N° 681 – USO DE MICROFORMAS DIGITALES Con esta norma nuestro país se pone a la vanguardia en el uso de las tecnologías avanzadas en materia de documentos e información, ya bien sea éstas producidas de la forma tradicional (papel), como las producidas por medio de las computadoras. Se crean varias figuras jurídicas: Microarchivo Microforma Micrograbación Microduplicado Fedatario Informático MICRO ARCHIVO Conjunto ordenado y codificado de los elementos materiales de soporte portadores de microformas grabadas. sistemas de índice medios de recuperación buscar Société Générale de Surveillance Examinar visualmente reproducir en copias exactas documentos almacenados como microformas Fuente: Microarchivo del Ministerio de Energía y Minas El uso masivo de las nuevas tecnologías conlleva a una nueva modalidad documental y operacional, la misma que se refleja en las operaciones y/o transacciones electrónicas que se efectúan a diario. Se buscará la seguridad jurídico-informática a las problemas que se susciten, e la documentación evidenciando que electrónica tiene carácter de certero para todos sus efectos. Por ello se necesitaba la intervención de “un nuevo depositario de la fe pública” que tuviera estudios especializados en Derecho Informático para intervenir y otorgar la “presunción de fe pública” a los documentos electrónicos que elaborase, con iguales y/o mayores seguridades que la que otorgan los documentos tradicionales Es así como nace la figura del Fedatario Informático, cuya función principal es otorgar seguridad y certeza en los actos que intervienen, evitando con ello futuros conflictos. Dicha función se refleja en la dación de fe pública en los actos que intervienen. La Fe Pública de los Fedatarios Privados, tiene esencialmente un fin preventivo, buscando desanimar el surgimiento de conflictos sociales. La actuación de los Fedatarios hacen reducir los costos de transacción Legales. 48 La Fe Pública Informática viene a ser la respuesta del Derecho Informático a los problemas de la solemnidad, objetivación, unidad de acto y evidencia requeridos para producir una certeza documentada de hechos y actos con trascendencia jurídica perfeccionados por medios electrónicos o procesos informáticos. La Fe Pública Tradicional no contaban con principios propios, figuras jurídicas y herramientas necesarias para generar respuestas eficientes ante los nuevos problemas jurídicos surgidos a raíz del uso masivo de las nuevas tecnologías. Sus dos principios fundamentales son: Principio de Equivalencia Funcional. Principio de la Neutralidad Tecnológica. 49 PRINCIPIO DE EQUIVALENCIA FUNCIONAL: Se basa en que los actos jurídicos realizadas por medios electrónicos y regulados por ley tendrán la misma validez y eficacia jurídica que las realizadas por medios tradicionales. Firma digital Microforma Microarchivo Domicilio electrónico Notificación electrónica Cargo electrónico Fedatarios informático = = = = = = = firma manuscrita documento papel archivo físico domicilio habitual notificación en papel cargo con sello notarios PRINCIPIO DE NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA: Nos referimos a que se podrá emplear todas aquellas tecnologías que cumplan con los requisitos y resultados que las leyes exigen; respetando los niveles y/o stándares de seguridad en el campo jurídico-informático que sean aceptados internacionalmente (NTI) y/o nacionalmente (NTP) 50 Para que el documento electrónico sirva de prueba informática deberá las nuevas tecnologías garantizar: Autenticidad Integridad -Legibilidad Formalidad Disponibilidad -Durabilidad -Fijeza 52 MICROFORMA mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original. Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos por la ley (Ley Nº 26612) 53 CARACTERÍSTICAS DE LAS MICROFORMAS Fedatario Juramentado y/o del Notario Público La integridad • Sin alteración La autenticid ad La inalterabili dad • Diligencia • Imparcialidad • Objetividad La seguridad La perdurabil idad • Honorabilidad 54 EFECTO LEGAL DE LAS MICROFORMAS: Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales. (artículo 8 del Decreto Legislativo N° 681) Asimismo el acotado dispositivo dispone de que dichos portadores de microforma deban de ser archivados con similares características de seguridad que los documentos en papel; reputándose como fecha cierta del documento la fecha que figure en el Acta de Cierre del proceso de Micrograbación mediante la cual se obtuvo la Microforma Requisitos Formales: Como todo acto, es necesario de revestirlo de ciertas formalidades para que sean válidos, y ésta formalidad es que el proceso de digitalización que se lleve a cabo sea autenticado por personas que sean depositarias de la Fe Pública, quienes asumirán las responsabilidades del proceso de obtención de Microformas; pudiendo ser éstos: Notario Público: No todo Notario Público podrá autenticar las Microformas; solamente lo podrán efectuar aquellos que hayan obtenido su diploma de Idoneidad Técnica; y que esté debidamente inscrito en el Colegio Notarial que le corresponda. Fedatario Juramentado: Son profesionales en derecho, que deberán de reunir como mínimo las mismas condiciones que para ser notario; y que adicionalmente hayan obtenido su diploma de Idoneidad Técnica como Fedatario Juramentado con Especialización en Informática; debiendo inscribirse y registrar su firma en el Colegio Abogados de su jurisdicción; así como el de prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior de su Jurisdicción. 55 LABORES DEL FEDATARIO FEDATARIO INFORMATICO PAPEL A DIGITAL -Microformas sin firma digital -Microformas con firma digital DIGITAL A DIGITAL -Microformas desde documentos electrónicos, contenidos en medios portadores digitales -Microformas en tiempo real de documentos telemáticos. -Expedición de Microduplicados SISTEMAS ELECTRÓNICOS -Intermediación digital -Prestador de servicios de valor añadido en entidades privadas, con/sin firma digital -Prestador de servicios de valor añadido para el Estado, con/sin firma digital DIGITAL A PAPEL VARIOS -Elaboración de copias en forma presencial -Elaboración de copias en forma telemática -Custodia de microarchivos -Pericias informáticas -Sustentación jurídico-informático de la Microforma 56 No todas los documentos que sean digitalizados se podrá reconocer como “MICROFORMA”, para que ello sea posible será necesario que se cumplan con determinados requisitos, tanto de índole técnico, como de índole formal. Requisitos Técnicos: Que reproduzcan al documento original con absoluta fidelidad e integridad. Que tengan cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza, similar o superior al original Que los Microduplicados sean reproducciones exactas a la original y con similares características. Que se pueda recuperar en papel u otro material similar, copias fieles y exactas al original Que tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Fiel cumplimiento a la NTP Nº 392.030-2:2005 57 PRINCIPALES NORMAS DE DIGITALIZACIÓN - - D. Leg. 681 - Deroga la Ley 13297 y el Decreto Ley 18917 - Ley Nº 27269 - Define a la microforma, microduplicado, micrograbación y microarchivo. Señala las competencias de los fedatarios informáticos. Detalla los procedimientos técnicos para la captura, procesamiento de digitalización con valor legal Faculta la eliminación de documentos electrónicos Ley de Firmas y Certificados Digitales Regula su utilización Define los procesos de certificación, verificación y registro de la firma electrónica. DECRETO SUPREMO Nº 019-2002-JUS Ley 26612. Se modifica el Decreto Legislativo 681 (2105-1996). Decreto Legislativo 827. Amplían alcances del D. Legislativo 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales (0506-1996). Resolución N° 070-97/INDECOPI-CRT. Se aprueba el Reglamento para la Certificación de la Idoneidad Técnica del sistema de producción y almacenamiento de microformas (16-01-1998). Decreto Supremo N° 002-98-ITINCI. Aprueban requisitos para el otorgamiento de Certificado de Idoneidad Técnica para la confección de microformas (21-02-1998). Normas que permite la utilización de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad. • Ley N° 27291 Ley que modifica el Código Civil permitiendo la utilización de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la firma electrónica. Decreto Ley N° 25661 Comprenden a la Banca Estatal de Fomento dentro de los alcances del Decreto Legislativo N° 681, en cuanto al uso de las tecnologías de microformas, microduplicados, micrograbación y otros análogos Circular N° B-19922-92-SBS Circular referida a la sustitución de archivos mediante microformas y plazos de conservación de libros y demás documentos Decreto Legislativo N° 809 Ley General de Aduanas Políticas de Digitalización: Inclusión de la propuesta en los PROCEDIMIENTOS de GESTIÓN Normalización de DESCRIPCIÓN de documentos de archivo Diseño de sistemas de gestión (híbridos, físicos o lógicos) Racionalización de documentos en soporte papel Auditorías y Seguridad de la Información capturada. Políticas de Digitalización: Espacios de debate de tecnologías e innovación (software y equipos) Perfiles de competencia (archiveros?, operarios?, otros?) • Capacitación en la materia: • • • Adiestramiento en manejo de equipos para la captura, procesamiento y servicio Políticas de seguridad de la información Archivos y gestión documental Valoración de documentos (análisis previo al proceso de digitalización) ¿Que es Transformación Digital? • Describe el proceso mediante el cual una organización forma una estrategia e implementa capacidades digitales y con esto satisface las necesidades del ciudadano una Transformación Digital? Existen muchas tecnologías para la transformación digital La computación en nube, por ejemplo, le otorga a la organización un acceso más rápido al software que necesita, nuevas funcionalidades y actualizaciones, además de almacenamiento de datos, y le permite ser lo suficientemente ágil como para transformarse. Puede incluir el rediseño de la experiencia que brinda al ciudadano, la mejora de su eficiencia operativa, La tecnología de información permite a una organización enfocar su inversión de talento y el dinero destinado a investigación y desarrollo en soluciones personalizadas que respalden sus requisitos y los procesos que lo diferencian en el mercado. el repensar el modelo de la misión de la entidad, Las plataformas móviles permiten que el trabajo se realice donde sea y cuando sea. o todo lo anterior Machine learning y las tecnologías de inteligencia artificial brindan a las organizaciones conocimientos para tomar decisiones más precisas sobre ventas, marketing, desarrollo de productos y otras áreas estratégicas. un cambio en la cultura e incluso Imperativo de la transformación digital • “Aquí, lo más importante es presentar las implicaciones de la revolución digital en desarrollo como una oportunidad, pero también como un riesgo para América Latina y el Caribe (ALC) en caso de que las economías de la región no lograsen una rápida adaptación al cambio” Gestión de Metadatos Son Información Estructurada Semi-estructurada describen • • • • Aplicado a Contexto Contenido Estructura Gestión del ciclo de vida • • • • • • Creación Registro Clasificación Acceso Conservación Disposición de • • • • Crean Gestionan Mantienen Usan Pueden utilizarse para • Identificar • Autenticar • Contextualizar • • • • Aseguran • • • • • Objetos • Físicos de • Analógicos informaci • Digitales ón Permiten • Gestión • Comprensión Integridad Fiabilidad Autenticidad Disponibilidad Agentes Procesos Sistemas Políticas • Document os Fuente: Lluis Esteve y Casellas (2012) Características de las Normas ISO Carácter unificador Seguridad o fiabilidad Accesibilidad Necesidad Comprensibilidad (sencillez) Carácter Finalista Tolerancia Estructura de Metadatos Documentales Sin Normalizar Resolución Nº 053 – Presidente del Gobierno Regional – Original y copias – Mayo 2013 #Identifier:ldgp_2006_vrml_003 Normalizado Código : AR.MPC.PPTO.PTO.01 Creador : Presidente Gob. Reg. Productor : Oficina de Planificación y Presupuesto Función : Presupuesto Actividad : Aprobación Conj.doc : Serie título : Resoluciones Descriptores: Nº 050 Fecha : Mayo (07-06-2013) Tipos de documento : - (Original) Resolución Nº 050GOB.REG.1.5 (Vínculo) (Orig.) Informe Nº 41-2013-GOB.REG.3.5 (Copia) Pto. Nº 771-2013-GOB.REG.3.5 Estructura de Metadatos Documentales Pieza documental Serie : Resoluciones Código : AR.MPC.PPTO.PTO.01.E.1 Tipo.doc : Resolución Actividad : Aprobación Función : Presupuestaria Código : AR.MPC.PPTO.PTO.01. Creador : Presidente Gob. Reg. Productor : Oficina de Planificación y Presupuesto Función : Presupuestaria Actividad : Aprobación Tipo doc. : Resolución Conj.doc : Serie Documental Estantería: B77 Baldas: 18-25 Caja s: 01-07 Folder : 13 Descriptores : 05-Mayo Fecha : 07-04-2013 Incluye documentos : - Valor: PP AG AP 05 0 AC T. 15 30 (Original) Resolución Nº 050-GOB.REG.1.5 (Orig.) Informe Nº 41-2013-GOB.REG.3.5 (Copia) AR.MPC.PPTO.PTO.01.7 (Vínculo) Estantería: B77 Balda: 18 Caja : 7 Folder : 13 Disco : 21/07-ABL-Z5 AGENTES: Director de PPTO (2001 – 2013) Presidente del Gob. Reg. (2011 – 2016) Planificador (15.01.2001 – 17.05.2013) BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN • PERUPETRO S.A. • JURADO NACIONAL DE ELECCIONES • RENIEC • SUNAT • MINISTERIO PÚBLICO • PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN • MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN BORJA • MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL CALLAO •Especificaciones técnicas mínimas de los equipos empleados en la digitalización Características Espectro de Colores Resolución óptica Especificaciones Escala gris 8 bits o superior Escalable desde 300 x 300 dpi o superior • Especificaciones técnicas del documento digitalizado Características Formato del archivo Resolución óptica Color Cantidad de folios por archivo Especificaciones Tagged Image File Format (TIFF) 300 dpi Blanco y Negro 1 archivo TIFF por cada documento, con un máximo de 999 folios 60 Kbytes – 100 Kbytes por folio Tamaño máximo recomendado del archivo por folio Modo de Compresión Debe tener modo de compresión Conclusiones y Recomendaciones 1. Tomar decisiones. 2. Continuar con la interoperabilidad. 3. Racionalizar la producción y acumulación de documentos. 4. Normalizar y estandarizar los procedimientos con alta calidad (Normas ISO) 5. Crear un Sistema Rector de Archivos Digitales en la Región Callao = Archivo Regional del Callao.
