Gestión de Proyectos I Análisis de Riesgos Riesgo del Proyecto El riesgo del proyecto es cualquier evento imprevisto que afecte la realización de uno o varios objetivos del plan. Esto puede incluir tareas breves que ocurren al principio de la producción, así como objetivos del proyecto a largo plazo. A continuación, se muestran algunas herramientas a utilizar para mitigar el riesgo del proyecto: Riesgo del Proyecto Principales Herramientas: ● Identificación de riesgos: La identificación de riesgos consiste en identificar activamente qué riesgos pueden afectar la finalización de un proyecto. Puedes participar en la identificación de riesgos en cualquier momento de un proyecto, pero lo ideal sería considerarlo antes de comenzar. ● Análisis de riesgos: El análisis de riesgos determina la probabilidad de que se produzca un riesgo específico. También puede emplearse este análisis para estimar cómo un riesgo particular podría afectar la finalización de un proyecto. Riesgo del Proyecto Principales Herramientas: ● Gestión de riesgos: La gestión de riesgos consiste en evaluar la probabilidad de un riesgo potencial y crear planes para minimizar el impacto que puedan tener en un proyecto. Puedes beneficiarte de realizar la gestión de riesgos en o antes del inicio de un proyecto, de modo que puedas tener opciones para diferentes acciones listas en caso de que un riesgo potencial cambie la trayectoria de un proyecto. Riesgo del Proyecto ¿Por qué es necesario comprender el Riesgo del Proyecto? Comprender el riesgo del proyecto te ayuda a mejorar tus habilidades para prepararte para el riesgo antes de que suceda y adaptar tus acciones si lo haces. Cuando comprendes el riesgo potencial de un proyecto en el que estás trabajando o estás a punto de comenzar, puedes minimizar el impacto de cualquier riesgo que se produzca durante el proyecto. Riesgo del Proyecto ¿Por qué es necesario comprender el Riesgo del Proyecto? Esto también te permite asegurarte de que cualquier acción que tomes para el proyecto siga las leyes o regulaciones aplicables que puedan estar relacionadas con el objetivo. Debido a que la mayoría de las industrias tienen las mejores prácticas para comprender y analizar el riesgo del proyecto, es probable que puedas administrar el riesgo para cualquier proyecto que emprendas. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar Riesgos del Proyecto: el Análisis de 1. Comienza durante la etapa de planificación: Empieza a evaluar el riesgo de tu proyecto antes de empezar a trabajar en él. Al hacerlo, maximizas la probabilidad de considerar todos los riesgos potenciales y cómo manejarlos. Por ejemplo, si un proyecto tiene una larga lista de pasos para completar, puedes examinarlos de antemano y verificar sus riesgos potenciales, minimizando posibles casos de riesgo que surjan como imprevistos durante el proyecto. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar Riesgos del Proyecto: el Análisis de 2. Identificar el riesgo potencial: Determina los riesgos potenciales que puedan surgir durante cualquier etapa del proyecto. El riesgo puede ocurrir en cualquier etapa de la producción. La identificación de riesgos puede beneficiar más al proyecto en su comienzo, pero es posible identificar más riesgos a medida que se desarrolla el plan. Esto podría incluir escribir una lista de riesgos para cada paso del plan o colaborar con un equipo para obtener perspectivas adicionales sobre qué riesgo es más probable que ocurra. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar Riesgos del Proyecto: el Análisis de 3. Considera la probabilidad y el impacto de cada riesgo potencial: Analiza cada riesgo potencial que encuentres en términos de qué tan probable es que ocurra y qué tan seriamente podría afectar la finalización del proyecto. Algunos riesgos pueden ser pequeños, como quedarse sin un material específico que puedes reabastecer comprándolo en la tienda. Sin embargo, otros riesgos pueden tener efectos más complicados, como si una parte de una máquina que estás diseñando realiza la función que se espera. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar Riesgos del Proyecto: el Análisis de 4. Elabora un plan para gestionar el riesgo: Considera cómo podrías responder a los posibles riesgos identificados en las etapas de planificación del proyecto. Hacer un plan de contingencia, o un plan de acción si ocurre un riesgo, ofrece la oportunidad de mitigar el riesgo hipotéticamente antes de que surja. Los planes para administrar los riesgos deben considerar cuál es el riesgo, cuál podría ser su impacto potencial en el proyecto y cómo puede mitigar su efecto si ocurre. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar Riesgos del Proyecto: el Análisis de 5. Continuar evaluando el riesgo a lo largo del proyecto: Evalúa el riesgo a lo largo del curso del proyecto, incluso si comienzas a hacerlo en las etapas de planificación. Es posible que se presenten riesgos adicionales durante la finalización del plan, por lo que puede ser beneficioso seguir identificando riesgos potenciales y elaborando soluciones a medida que trabajas. Si continúas evaluando el riesgo mientras el proyecto está en marcha, puedes planificar cómo mitigar su impacto lo más rápido posible, incluso si surgen riesgos inesperados. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar el Análisis de Riesgos del Proyecto: 6. Adáptate a cualquier riesgo que se presente: Actúa si se materializa un riesgo y ajusta tu curso de acción en consecuencia. Incluso si analizas el riesgo desde el principio hasta el final de un proyecto, es posible que debas poner en práctica planes de contingencia. Idealmente, identificar y planificar el riesgo puede minimizar la cantidad de riesgos que surgen, pero aún es útil saber cómo actuar si ocurre un riesgo nuevo o previamente identificado. Adaptarse al riesgo del proyecto podría significar reorganizar la lista de pasos para completar o abordar alternativas de acción antes de continuar trabajando. Riesgo del Proyecto Pasos para realizar el Análisis de Riesgos del Proyecto: 6. Adáptate a cualquier riesgo que se presente: Actúa si se materializa un riesgo y ajusta tu curso de acción en consecuencia. Incluso si analizas el riesgo desde el principio hasta el final de un proyecto, es posible que debas poner en práctica planes de contingencia. Idealmente, identificar y planificar el riesgo puede minimizar la cantidad de riesgos que surgen, pero aún es útil saber cómo actuar si ocurre un riesgo nuevo o previamente identificado. Adaptarse al riesgo del proyecto podría significar reorganizar la lista de pasos para completar o abordar alternativas de acción antes de continuar trabajando. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 1. What if (¿qué pasaría si…?) Usualmente se utiliza en la primera fase de la gestión cuando apenas se están identificando los riesgos. Después, este método puede complementarse con un análisis más profundo de los riesgos y sus causas a través de otras técnicas adicionales. Esta metodología de administración de riesgos consiste en programar reuniones entre funcionarios o colaboradores que conozcan a fondo el proceso que se analiza. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 1. What if (¿qué pasaría si…?) La primera reunión se programa para hacer “lluvia de ideas”, en esta se formulan preguntas que ayuden a visibilizar posibles problemas. De ahí el nombre de what if, pues cada una de esas cuestiones comienza de ese modo: ● ¿Qué pasaría si falla la maquinaria? ● ¿Qué pasaría si hay una interrupción de energía? Objetivo: Hallar causas, consecuencias y recomendaciones. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 2. Análisis preliminar de riesgos (APR) Esta metodología de gestión de riesgos también forma parte del análisis inicial. Se utiliza para identificar posibles riesgos cuando el proyecto apenas está comenzando. El primer paso en el análisis preliminar de riesgos es identificar todas las actividades que forman parte de un proyecto o de un proceso, intentando reconocer los posibles problemas que se puedan enfrentar en cada fase. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 2. Análisis preliminar de riesgos (APR) Con esos datos se llena una tabla de registro. En una de las columnas se describen los riesgos que se identificaron, en otra se ubican las posibles causas, en la tercera se listan las consecuencias y en la última se sitúan las categorías de riesgos, combinando la frecuencia y la gravedad del riesgo para crear una clasificación de prioridades. Cuanto más probable sea un riesgo y más graves sus consecuencias, mayor atención debe dársele. Con esos criterios, los riesgos se clasifican en menores, moderados, serios o catastróficos. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 2. Análisis preliminar de riesgos (APR) Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 2. Análisis preliminar de riesgos (APR) Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 3. Los 5 porqués El objetivo de esta técnica es llegar a la causa raíz de un problema específico, descartando las respuestas más inmediatas y superficiales. Así como los niños que empiezan a preguntar sobre el porqué de asuntos aleatorios, este método de análisis de riesgo es una indagación que consiste en formular preguntas iterativas sobre un problema determinado. Esta metodología de riesgos debe desarrollarse en grupo. En primer lugar, se plantea el problema. Después, se pasa a la formulación de preguntas. Finalmente, a partir de las respuestas, se encuentra la causa raíz. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 3. Los 5 porqués EJEMPLO Problema: Los clientes están reclamando porque las entregas no se están haciendo a tiempo. 1. ¿Por qué se están demorando las entregas? Porque la mercancía está retenida en la bodega. 2. ¿Por qué la mercancía está retenida en la bodega? Porque los camiones están tardando en salir. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 3. ¿Por qué los camiones están tardando en salir? Porque el trabajador está demorando en cargarlos. 4. ¿Por qué el trabajador demora tanto en cagarlos? Porque una sola persona tiene que cargar muchos camiones al mismo tiempo. 5. ¿Por qué el trabajador tiene que cargar tantos camiones al mismo tiempo? Porque faltan ayudantes en la bodega. Causa del problema: falta de funcionarios en la bodega. Riesgo del Proyecto Métodos para el Análisis de Riesgos del Proyecto: 4. Lista de chequeo Esta es una herramienta utilizada para confirmar que las medidas preventivas de los procesos de análisis y riesgo están siendo adoptadas. Consiste en montar una lista con todos los riesgos que se han identificado y sus recomendaciones de prevención correspondientes. Frente a cada ítem se debe llenar una casilla con las tareas que ya fueron hechas y las que no.
