CONTABILIDAD FINANCIERA POR JOSÉ ERNESTO MOLINA (Contador y Profesor de la Asignatura) EDICIÓN 2014 GUATEMALA, C.A. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Título: Autor: Edición: ISBN: CONTABILIDAD FINANCIERA José Ernesto Molina 2014 978-9929-40-487-8 Copyright 2014 José Ernesto Molina Esta obra no puede reproducirse total ni parcialmente por ningún medio electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabaciones o por algún sistema de almacenamiento y recuperación de información, sin permiso por escrito del autor. Impreso en Guatemala por: Servitextos, F.L. Tel. 2253-6179 Diseño de Portada: Evelin López. 2 Diagramación: J. Ernesto Molina L. Pedidos (502) 55195527 Comentarios, Dudas o Sugerencias editorialjernestomolina@gmail.com VISITE NUESTRO SITIO www.editorialjernestomolina.com Encuéntrelo en librerías de prestigio en toda la República guatemalteca. ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 6. VII LA EMPRESA Definición Tipos de Empresas División de las Empresas Lucrativas Operaciones Contables de una Empresa Tarea No. 1 1 1 3 5 6 CONTABILIDAD FINANCIERA Definición de Contabilidad Breve Reseña del Origen y Evolución de la Contabilidad Clasificación de la Contabilidad Principios en los que Descansa la Contabilidad Definición de Contabilidad Financiera Relación de la Contabilidad con Otras Ciencias y Disciplinas Tarea No. 2 Tarea No. 3 7 7 10 11 13 14 15 17 NORMAS DE CONTABILIDAD Definición de Norma Definición de Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Información Financiera Principales Diferencias entre una Contabilidad Financiera y una Fiscal Tarea No. 4 19 19 19 23 27 EL PROCESO CONTABLE Proceso Contables Etapas del Proceso Contable Registros Contables Utilizados en el Proceso Contable Tarea No. 5 29 29 30 32 LAS CUENTAS Y SU NOMENCLATURA La Cuenta (Definición, Partes, Operaciones que se realizan en la cuenta, Saldos) Nomenclatura de Cuentas (Definición, Estructuración de un catálogo de cuentas, Ejemplo) Manual de Contabilidad Tarea No. 6 Tarea No. 7 EDUCACIÓN FISCAL Los Tributos Clases de Tributo Sujetos del Impuesto Elementos del Impuesto Tipos de Impuesto Principales Impuestos que Afectan a las Empresas en Guatemala Declaración y Pago de Impuestos 33 37 50 51 54 55 55 56 56 57 58 61 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 7. 8. 4 9. (Sistema BancaSAT y Sistema Declaraguate) Tarea No. 8 Tarea No. 9 Tarea No. 10 Tarea No. 11 Tarea No. 12 Tarea No. 13 64 65 66 67 69 72 APERTURA CONTABLE DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL Generalidades Sociedad Mercantil Tipos de Sociedades que Operan en Guatemala Términos Relacionados con las Sociedades Mercantiles Derechos, Prohibiciones y Obligaciones de los Socios Apertura Contable de Distintas Sociedades Mercantiles Tarea No. 14 Tarea No. 15 73 73 74 75 77 78 85 88 REGISTRO CONTABLE DE CAJA Y BANCOS Generalidades Libro de Caja Registro de Caja Chica Tarea No. 16 Libro Bancos Conciliación Bancaria Tarea No. 17 Tarea No. 18 Tarea No. 19 91 91 97 99 100 101 108 110 112 REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS CORRIENTES Generalidades División de las Cuentas Corrientes Manejo de Cuentas Corrientes con Saldo Deudor Manejo de Cuentas Corrientes con Saldo Acreedor Integración de Cuentas por Cobrar Integración de Cuentas por Pagar Tarea No. 20 113 113 115 116 117 118 120 10. REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTOS POR COBRAR Documentos por Cobrar (Comerciales y NO Comerciales) Documentos Descontados Crédito Documentado Directo e Indirecto Jornalización de los Documentos por Cobrar y Descontados Tarea No. 21 11. REGISTRO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS Definición y Clasificación de los Inventarios Importaciones de Mercancías y Prorrateo de Gastos Ejemplo de Cálculo de Prorrateo Tarea No. 22 121 122 123 124 128 129 130 131 137 Valuación de los Inventarios (Sistema Periódico y Sistema Perpetuo) Métodos de Valuación del Costo (PEPS, UEPS, Promedio Simple, Promedio Ponderado, Específico) Jornalización del Movimiento de Mercaderías en el Sistema Perpetuo Jornalización del Movimiento de Mercaderías en el Sistema Periódico Tarea No. 23 Jornalización de las Importaciones (Sistema pormenorizado) Tarea No. 24 12. REGISTRO CONTABLE DEL PAGO DE SUELDOS Generalidades Términos Relacionados con el Pago de Sueldos Registros Contables Utilizados en el Pago de Sueldos (Control de Entradas y Salidas, Tarjetas de Servicio, Nóminas y Planillas) Jornalización del Pago de Sueldos Tarea No. 25 Tarea No. 26 138 139 147 153 158 159 162 163 163 168 174 175 176 13. INFORMACIÓN FINANCIERA Generalidades Estados Financieros Cualidades de la Información de los Estados Financieros ¿De Dónde se Extrae la Información para Elaborar Estados Financieros? Tarea No. 27 177 178 179 181 184 14. CIERRE CONTABLE Definición Operaciones de Ajuste De la Hoja de Trabajo Ejemplo de un Cierre Contable Estado de Pérdidas y Ganancias Balance General Estado de Flujos de Efectivo Partidas de Cierre Tarea No. 28 Tarea No. 29 Tarea No. 30 Tarea No. 31 185 186 195 196 207 212 218 218 220 223 225 227 15. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Efectivo y Equivalentes de Efectivo Estado de Flujos de Efectivo Utilidad del Estado de Flujos de Efectivo Normativa Técnica y Legal del Estado de Flujos de Efectivo Partes del Estado de Flujos de Efectivo (Encabezado, Actividades de Operación, de Inversión y Financiamiento) Métodos para Presentar el Estado de Flujos de Efectivo (Directo e Indirecto) Pasos para la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo Modelo del Estado de Flujos de Efectivo bajo el Método Directo Modelo del Estado de Flujos de Efectivo bajo el Método Indirecto 229 229 229 230 230 231 231 238 239 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Tarea No. 32 Tarea No. 33 Tarea No. 34 16. ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS Generalidades Índices Financieros -Índice Corriente -Prueba de Ácido -Rotación de Inventario -Rotación de Cuentas por Cobrar -Razón de Pasivos y Capital -Rotación de Capital Neto -índice de Rentabilidad -Margen de Utilidad Bruta Tarea No, 35 Tarea No. 36 Tarea No. 37 Fuentes de Consulta 6 240 241 243 245 245 247 247 248 248 248 249 249 249 250 251 252 253 AGRADECIMIENTOS Y DEDICATORIA En esta oportunidad quiero agradecer sinceramente a las siguientes personas, sin las cuales no hubiera sido posible la realización de esta obra. A Dios, quien me sigue dando aliento de vida, salud y bienestar. A mi esposa y a mis dos hijos, por la paciencia que han tenido durante todos estos años, y perdonar el tiempo que no he compartido con ellos por haber estado escribiendo estos apuntes. A mi hermano Lic. Erick Molina por la asesoría profesional e incondicional prestada en la realización y actualización de este trabajo. A mi amigo Rogelio Vela, por alentarme siempre a mejorar en el área espiritual, moral y en la realización de mi trabajo. A los Licenciados, Selvin Morán, y Rosa Romero, por la asesoría profesional e incondicional que me proporcionó en la actualización de esta edición. A los catedráticos que siguen solicitando este material y por la preferencia que han mantenido durante todos estos años. A los estudiantes y futuros profesionales del área contable, por adquirir este material y no fotocopiarlo. Y a todas las personas y empresas que depositaron su confianza en mi persona para producir este material, tales como, mi amigo Fernando López de Servitextos, F.L., a José Mansilla de la empresa Green Tech, y el personal administrativo de la papelera Distragsa. Quiero dedicar esta obra a los miles de jóvenes que escogieron la carrera contable, alentándolos a que nunca abandonen sus estudios, por muy difícil que parezca, porque les he de decir que esta carrera demanda mucha responsabilidad y requiere varias horas de estudio, desvelos y análisis de material de lectura constante, que redundan en una actualización permanente para llegar a ser un buen profesional; pero les aseguro que las recompensas de su esfuerzo se verán reflejadas en un futuro próximo, pues recuerden que las acciones, más que las decisiones, que tomen el día de hoy darán forma a su futuro. José Ernesto Molina Leiva Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 8 INTRODUCCIÓN La contabilidad es el conjunto de conocimientos que contienen los principios y normas que enseñan a llevar el registro, cuenta o razón, en libros especiales, de todas las operaciones realizadas por una entidad, de manera ordenada y cronológica, con el propósito de proporcionar, cada cierto tiempo, información patrimonial y financiera útil, comprobable y razonable a todas las personas que tienen vínculo con dicha entidad, tales como socios, inversionistas, acreedores, entidades gubernamentales y otros. La contabilidad como tal, es una sola, sin embargo, se hace necesario hacer una división o clasificación de la misma, habiendo varios puntos de vista para clasificarla, y dentro de esta amplia clasificación encontramos la Contabilidad Financiera. La contabilidad financiera no solo proporciona información útil para la toma de decisiones, sino también funciona como una herramienta de control, es por ello que este tipo de contabilidad es útil no solo para los contadores, sino también para los gerentes y administradores, pues éstos últimos aparte de planificar, organizar y dirigir, también tienen que controlar y es aquí en donde la contabilidad financiera juega un papel muy importante en el control del patrimonio y de las finanzas de cualquier empresa. La tarea del contador en una empresa es construir la información, con base a documentos de soporte contable (facturas, recibos, cheques, etc,) siguiendo normas de contabilidad y normas legales, debiendo dejar plasmado su trabajo en los libros de contabilidad, principales y auxiliares, y al finalizar un período contable deberá estructurar los Estados Financieros que revelan la situación patrimonial y económico financiera de la empresa; mientras que un gerente o administrador más que tener un conocimiento básico de cómo estructurar la información, debe saber interpretar los datos que en los estados financieros aparecen, para que con base a dicha información se puedan tomar la decisiones gerenciales que traerán más beneficio para la empresa que dirigen. El contenido de este libro es ideal para aquellas personas que han decidido estudiar una carrera relacionada con la ciencia y técnica contable, tales como: Bachillerato con orientación comercial o en administración y finanzas, contaduría, administración, profesorado y licenciatura de enseñanza de ciencias económico contables, y otras que incluyen dentro del pensum de estudios, el curso de Contabilidad Financiera. Para elaborar este material se consultó distintos libros de diversos autores, así como información de sitios web que a mi criterio son confiables, además de distintas leyes, reglamentos y normas relacionadas con la actividad contable, dando el crédito respectivo a sus autores, habiendo utilizado el sistema de referencias al pié de página; sin embargo, dentro del contenido también hay criterios e ideas propias, así como ejercicios contables a los cuales he denominado tareas, que son producto de la experiencia como profesor, empresario e investigador. Siendo que la contabilidad está ligada con la legislación tributaria, misma que constantemente cambia o se deroga, y con tal de que estos apuntes no queden pronto en desuso por los constantes cambios que dichas leyes sufren, decidí crear el sitio www.editorialjernestomolina.com, en donde hay a disposición del lector temas relacionados con la contabilidad de los principales impuestos y otra información que sin lugar a dudas será de mucha utilidad, tanto para el catedrático, como para el futuro profesional contable, dándole un valor agregado al libro. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Esta obra se ha escrito con un lenguaje sencillo, sin olvidar lo técnico, se han agregado gráficos, cuestionarios y ejercicios de repaso que le ayudarán al estudiante a comprender y aprender más fácilmente la técnica contable; y al profesor le facilitará en la planificación y desarrollo de su trabajo, recordando, que el libro no sustituye al catedrático, pero si es una valiosa herramienta en el proceso de enseñanza-aprendizaje, aun más, cuando por diversas circunstancias no se puede dar todo el contenido en el aula, quedando el libro como material de consulta para resolver dudas que en el futuro se presentan. Espero sinceramente que este libro de texto le sea de mucha utilidad, y que el Creador de todo lo visible y lo invisible, le ilumine su entendimiento. EL AUTOR. 10 Capítulo 1 La Empresa 1 LA EMPRESA DEFINICIÓN DE EMPRESA Una empresa es una organización o institución, con o sin fines de lucro, establecida por una o varias personas para producir o poner al alcance de diversos demandantes, bienes y/o servicios satisfactores de necesidades. A la persona que inician una empresa se le denomina empresario. Empresario deriva de la palabra emprendedor, que significa persona que emprende o inicia una actividad principalmente para obtener un beneficio económico o ganancia. Una de las principales características de un empresario es que es una persona que corre riesgos. TIPOS DE EMPRESA Las empresas se pueden clasificar desde varios puntos de vista. A) Según el número de propietarios (forma jurídica) A.1) Individual: Cuando la empresa es creada, fundada o establecida por un solo propietario. A.2) Social: Cuando la empresa es creada, fundada o establecida por dos o más socios o accionistas. El Código de Comercio guatemalteco, indica que las empresas sociales pueden estar constituidas bajo cualquiera de las siguientes denominaciones: Sociedades Accionadas (Anónimas), Sociedad Colectiva, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad En Comandita Simple y En Comandita por Acciones1 B) Según la proveniencia del capital aportado B.1) Pública: Cuando el capital proviene del Estado y está administrada por una entidad estatal, gubernamental o municipal. Por ejemplo en Guatemala, se encuentran Empagua, Empresa Portuaria Quetzal, Empresa Portuaria Santo Tomás de Castilla, Zona Libre de Industria y ComercioZOLIC, entre otras. B.2) Privada: Cuando su capital está aportado por personas particulares o de la iniciativa privada, y por ende administrada por estas. B.3) Mixta: Cuando el capital está aportado por el Estado y por personas particulares o de la iniciativa privada. C) Según el fin que persigue C.1) Lucrativa: Es la que procura obtener una ganancia con la actividad que realiza. Se caracteriza por la prestación de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías con fines de lucro. 1 GUATEMALA, Decreto 2-70, Código de Comercio, Congreso de la República, de 9 de abril de 1970. Artículo 10. 1 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina C.2) No Lucrativa: Su característica principal es que no persigue fines de lucro, sin embargo, si llegare a obtener utilidades en el desarrollo de sus actividades, las mismas no son para provecho personal de los socios fundadores, sino que se reinvierten a fin de seguir cumpliendo con el objetivo para cual fue establecida, ya sea la prestación de un servicio o la comercialización de bienes. Generalmente, este tipo de empresas se relacionan con organizaciones gubernamentales, de beneficencia, de salud, arte, educación y otras. D) Según su tamaño D.1) Micro Empresa D.2) Pequeña Empresa D.3) Mediana Empresa D.4) Grande Empresa Existen en el mundo muchos criterios para determinar el tamaño de una empresa, algunos de esos criterios pueden ser: 2 El capital con el que cuentan El número de empleados El volumen de sus ventas El volumen de sus ganancias Según mi propia investigación, pareciera ser que el criterio más aceptado pero no generalizado, y que utiliza la mayoría de países, incluso Guatemala, es el criterio que utiliza el número de empleados. Sin embargo, en Guatemala no hay un acuerdo unificado entre distintas entidades que representan de algún modo las empresas guatemaltecas para definir número de empleados que le corresponde a la micro, pequeña, mediana y grande empresa. Entre estas entidades tenemos el Ministerio de Economía, la Cámara de Industria, y el Colegio de Contadores Públicos y Auditores. Veamos un cuadro comparativo a continuación. Capítulo 1 La Empresa TABLA COMPARATIVA DEL TAMAÑO DE EMPRESA SEGÚN CRITERIO DE VARIAS ENTIDADES Descripción según Ministerio Economía2 1 a 10 trabajadores Descripción Según Cámara de Industria3 1a5 trabajadores Pequeña 11 a 25 trabajadores 6 a 50 trabajadores Mediana 26 a 60 trabajadores 51 a 100 trabajadores Grande Más de 60 trabajadores Más de 100 trabajadores Tamaño de Empresa Microempresa Descripción Según Colegio Contadores Públicos y Auditores y el IASB4 Empresas dirigidas por un propietario individual, con menos de 10 empleados. No emite acciones ni instrumentos de deuda (bonos). Obtiene bajos ingresos y tiene un bajo patrimonio. Empresas dirigidas por uno o varios propietarios, con más de 10 empleados. Pueden emitir acciones pero que no se cotizan o colocan en bolsa de valores nacional o extranjera. No hace una distinción entre pequeña y mediana, las cataloga igual. Empresas dirigidas por varios socios accionistas, con un gran número de empleados (cientos o miles), tienen gran nivel de ingreso, se forman con grandes capitales. Emiten acciones e instrumentos de deuda (bonos) que se cotizan en bolsa de valores ya sea nacional o extranjera. Cuentan con subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos. Descripción Según Unión Europea5 1 a 10 Trabajadores 11 a 50 Trabajadores 51 a 250 Trabajadores Más de 250 Trabajadores DIVISIÓN DE LAS EMPRESAS LUCRATIVAS Dado que el nombre de este curso es Contabilidad Financiera, la misma va enfocada a ser aplicada a las empresas del tipo lucrativo que son las que en este momento nos interesan. Ahora bien, tratándose de las empresas lucrativas, la práctica común para clasificarlas es la siguiente: 2 3 4 5 GUATEMALA, Acdo. Gubernativo No. 178-2001, del 16 de mayo de 2001. Creación del Consejo Nacional para la Creación y Desarrollo de PYMES y Modificaciones a los AG No. 253-94 de 30-5-1994, y No. 673-97 de 17-9-1997. CIEN. Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en Guatemala. Documento electrónico consultado el 10-3-2014. Enlace://www.mejoremosguate.org/cms/content/files/diagnosticos/economicos/Lineamientos_PYMES_05-05-2011.pdf IASCF. NIIF para las PYMES, Fundamentos de las Conclusiones. Londres (2009) ISBN: 978-1-907026-36-2 Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, de 6 de mayo de 2003, sobre la definición de microempresas, pequeñas y medianas empresas. Diario Oficial L 124 de 20.5.2003. 3 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 1) Según a la actividad principal a la que se dedican 1.1) 1.2) Agropecuarias: Son aquellas que se dedican al cultivo y explotación de productos de la tierra y a la producción o reproducción de animales vivos. Las empresas agropecuarias a su vez se clasifican en: 1.1.1) Agrícolas: Son aquellas que se dedican al cultivo y explotación de productos de la tierra, como por ejemplo cualquier cutivo de frutas o de verduras (cultivos de café, maíz, caña de azúcar, banano, cardamomo, manzana, hortalizas, etc.) e incluso al cultivo o explotación de flores ornamentales o para vivero. 1.1.2) Pecuarias: Son aquellas que se dedican a la producción, reproducción o explotación de animales vivos, tales como: explotación de ganado bovino (caballos y vacas), porcino (cerdos), ovino (ovejas), caprino (cabras), aviar (aves de corral), o también de la explotación de animales provenientes de los mares, ríos y lagos, como el caso de las empresas pesqueras y camaroneras. Industriales: Son aquellas que se dedican a la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las empresas industriales, a su vez, se clasifican en: 1.2.1) Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las madereras, mineras, petroleras, las salineras (o salinas) etc. 1.2.2) Manufactureras: Son empresas que se dedican a la transformación de la materia prima proveniente de las empresas agropecuarias y de las extractivas, en productos terminados, generalmente utilizando varios procesos mecánicos y maquinaria especial. 4 1.3) 1.4) Comerciales: Son aquellas que sirven de intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta, importación/exportación de productos terminados. Pueden clasificarse en: 1.3.1) Mayoristas: Son aquellas que venden a gran escala o al por mayor, a precios inferiores que un minorista. 1.3.2) Minoristas o al Detalle: Son aquellas que venden al por menor, o por unidad. 1.3.3) Comisionistas: Son aquellas que venden de lo que no es suyo ganando una comisión, y también pueden dar a consignación. De Servicio: Son aquellas que proporcionan o brindan un servicio a la sociedad, tales como: Empresas de Transporte, Turismo, Instituciones financieras o de crédito, Servicios públicos (agua, energía, comunicaciones), Servicios Privados (Agencias de Seguridad, Empresas de Asesoría Contable, y auditoría, Agencias Publicitarias, etc.), Empresas de Salud, Educación, y otras similares. Capítulo 1 La Empresa 2) Según el ámbito geográfico de actuación 2.1) Empresas locales: Son aquellas empresas que venden sus productos o servicios dentro de una localidad o zona determinada. 2.2) Empresas nacionales: Son aquellas empresas que actúan dentro de los límites de un solo país. 2.3) Empresas multinacionales, o empresas internacionales: Son aquellas que establecen sucursales en distintos países del mundo, para poder vender los artículos que producen desde su casa matriz, es decir desde el país de origen. 2.4) Empresas Transnacionales: Son aquellas que establecen sucursales en distintos países alrededor del mundo, para que dichas sucursales no solo distribuyan o vendan un producto, sino también que lo fabriquen como lo hacen en la casa matriz o país de origen. OPERACIONES CONTABLES DE UNA EMPRESA Todas las empresas deben de operar en los libros contables, -hoy mejor llamados registros contablestodas las transacciones que realicen internamente y con otras personas, ya que cada una de esas transacciones producen cambios sobre su patrimonio (activo o pasivo) o sobre sus resultados (pérdida y ganancia). Las transacciones u operaciones comerciales, generalmente deben de estar amparadas con documentos comerciales y de crédito. Estos documentos constituyen la fuente de datos para el procesamiento contable, pudiendo ser, facturas, recibos, letras, pagarés, notas de débito, notas de crédito, facturas especiales, y otros. Pero también existen otras operaciones que no tienen respaldo documental, pero que igualmente deben ser operados en los registros contables y que tienen incidencia en los Estados Financieros de las empresas, tal como sucede con el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones (pérdida de valor de los activos por su uso). Los registros contables se pueden operar de manera manual, utilizando libros de contabilidad elaborados de papel; o de manera electrónica, esta última implica el uso computadoras y de programas de computación diseñados para llevar el control contable (software contable), siendo en la época actual la práctica más común para llevar el registro de operaciones o transacciones. Aunque hoy en día se lleve contabilidad de manera electrónica o automatizada, los programas (software) contables operan siempre bajo los principios de la partida doble, es decir, que una transacción requiere siempre de un cargo y un abono, por lo que una persona que se dedique a desarrollar o crear software de contabilidad debe tener conocimiento y comprensión de la técnica contable. En los capítulos siguientes veremos la forma en que las empresas registran sus transacciones, y la incidencia de éstas en los estados financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Flujos de Efectivo, etc.), para extraer de ellos la información patrimonial y financiera que servirá especialmente a los propietarios y administradores para tomar decisiones gerenciales, que es el fin primordial de una CONTABILIDAD FINANCIERA. 5 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 1 Fecha que será entregada TRABAJO DE INVESTIGACIÓN A TRAVÉS DE LA RED INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN-INTERNET INSTRUCCIONES: a) Organizar grupos de 6 personas. b) Escriba el nombre de los integrantes de su grupo en una carátula y entregue el trabajo al profesor, en hojas de papel bond de 80 gramos tamaño carta. c) Si tiene el servicio de internet en su casa, o si no, haga uso de un “Café Internet” e Ingrese a los siguientes portales, www.registromercantil.gob.gt; www.igssgt.org ; www.sat.gob.gt d) 6 Utilizando la información de las páginas web anteriores, conteste las siguientes preguntas. 1) ¿Cuáles son los trámites que se deben de realizar para formalizar una empresa mercantil del tipo individual en Guatemala? 1.1) Trámites en el Registro Mercantil 1.2) Trámites en la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT 1.3) Trámites en el IGSS 1.4) Otros trámites 2) ¿Cuáles son los trámites que se deben realizar para formalizar una sociedad mercantil en Guatemala? 2.1) Trámites en el Registro Mercantil 2.2) Trámites en la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT 2.3) Trámites en el IGSS 2.4) Otros trámites. 3) ¿A qué le llama la Ley, Pequeño Contribuyente? 4) ¿Existe alguna diferencia entre comerciante individual, y empresa mercantil? 5) ¿Qué diferencia hay entre pequeño contribuyente y empresa individual? 6) ¿Cuáles son los trámites que se deben realizar para inscribir a un Pequeño Contribuyente? 7) ¿A qué se le denomina Sociedad Accionada? 8) ¿A qué se le denomina Sociedad Colectiva? 9) ¿A qué se le denomina Sociedad de Responsabilidad Limitada? 10) ¿A qué se le denomina Sociedad en Comandita Simple? SUGERENCIA AL PROFESOR: Evalúe el trabajo de los alumnos a través de una de las diferentes técnicas de evaluación, tales como: Cuestionarios, o exposición de grupo. Capítulo 2 Contabilidad Financiera 2 CONTABILIDAD FINANCIERA DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La Contabilidad es una palabra que integra los términos Contar y Habilidad. Por consiguiente, una manera sencilla de definir la contabilidad es la siguiente: Es una actividad realizada por una persona que consiste en llevar cuentas de una manera hábil y ordenada con el fin de presentar información útil sobre los conteos realizados. Sin embargo, siendo que la contabilidad tiene hoy en día más características de ser una técnica, una manera más profesional de definirla sería la siguiente: Conjunto de conocimientos que contienen los principios y normas que enseñan a llevar el registro, cuenta o razón, en libros especiales, de todas las operaciones realizadas por una entidad (individual o jurídica), de manera ordenada y cronológica, con el objeto de proporcionar, cada cierto tiempo, información patrimonial y financiera útil, comprobable y razonable a todas las personas que tienen vínculo con dicha entidad, tales como: socios, inversionistas, entidades bancarias o crediticias acreedores, entidades gubernamentales y otros. Se dice que la información contable de una entidad es razonable y fiel, cuando esa información sea capaz de revelar por medio de cuadros especiales llamados Estados Financieros, el resultado favorable o desfavorable obtenido, procedente, no solo del registro contable de transacciones económicas realizadas, sino también del registro contable de otras eventualidades ocurridas durante un ciclo de vida del negocio, y que se ven reflejados no solo en resultado sino también en el patrimonio de la entidad. En otras palabras la información contable es razonable y fiel cuando esa información está lo más apegada posible a la realidad jurídica y económica de la empresa. BREVE RESUMEN DEL ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Ciencias como la arqueología, la antropología, la economía y la historia, demuestran que el origen de la Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles sobre la población y de los productos provenientes de actividades como la agricultura, la caza y la pesca. También la Biblia, aunque no aceptada por muchos como un material científico histórico, válido o comprobable, pero fundamental dentro de la fe cristiana, revela que en épocas antiguas, culturas como la hebrea, la egipcia, la romana y la griega, realizaban prácticas contables o registros de control sobre la población, y de los productos provenientes de las actividades de la agricultura, de la ganadería, la pesca y del intercambio comercial que tenían unas comunidades o culturas con otras. Algunas Citas bíblicas que revelan prácticas contables Génesis 1:15. Da evidencia que Adán debería cultivar y administrar la tierra. La administración implica control. Génesis 41. Da evidencia del control y administración que José (“el soñador”) como gobernador de Egipto, ejerció sobre las cosechas. Éxodo: 20:15. Cuando se da el mandamiento de “No robar”, se sobreentiende que existe el respeto sobre la propiedad privada, y por lógica se deduce que hay control sobre los bienes materiales propiedad de una persona. Números 1:1-46. Da evidencia del conteo y control (censo) sobre la población. Mateo: 18:23-35. Da evidencia que en la antigüedad se practicaba el registro y control sobre las deudas de dinero. 7 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina El hecho de que otras culturas asiáticas, como la china, utilizara el ábaco, nos dan evidencia que en la antigüedad existieron sistemas para llevar cuentas. De igual manera, en el continente americano, la evidencia del uso de números mayas, algunas estelas, calendarios tallados en piedra, los murales pintados en las pirámides de culturas como la maya, la inca y la azteca, dan evidencia del interés que tenían estas culturas de llevar las cuentas, no solo de los días de siembra y cosecha, sino también de la producción y de su población. Como seres humanos que somos, podemos deducir y asegurar que debido a que la capacidad de la memoria de la mayoría de los humanos, impide guardar toda la información requerida, las personas en la antigüedad se vieron en la necesidad de crear un sistema de registro que se convirtió en las primeras prácticas de contabilidad. 8 En un principio, el hombre utilizó símbolos o elementos gráficos, luego los números y las palabras escritas, dando inicio, en esa forma, a un sistema de contabilidad sencillo, que luego se fue perfeccionando hasta nuestros días, sistema que cobró mayor relevancia en el intercambio comercial, y mayormente con la aparición de la práctica del crédito, pues ya no se trataba de llevar únicamente el control de los bienes y la producción, sino también de las deudas, tanto a favor como en contra. Con la aparición de la moneda (dinero) y conforme la sociedad fue evolucionando, la manera de llevar los registros contables también fueron cambiando, en sus inicios las cuentas se llevaban por medio de un sistema que se conoce como el sistema de partida simple, sistema en el que se anotaban principalmente las entradas y salidas de dinero, y los aumentos y disminuciones de mercancías, sistema que se utilizó hasta casi finales del siglo XV, pues en el año 1494 sale a luz pública un libro del autor y monje franciscano Fray Luca Pacioli, intitulado “La summa de Arithmetica, Geometría Proportioni et Proportionalitá”, en donde se empieza a tratar de una manera amplia los principios de la partida doble, que fue uno de los aportes más importantes a la teoría de la contabilidad, ya que son los principios que aún hoy en día se aplican tanto en los sistemas manuales como electrónicos. Actualmente, la contabilidad se erige como uno de los sistemas de información y control más notables y eficaces para la toma de decisiones. El siguiente cuadro explica a groso modo la evolución que ha tenido la contabilidad desde sus orígenes, dividiendo la historia en los tres períodos según el historiador alemán Cristóbal Cellarius (1638-1707)6, 6 Referencia electrónica: www.wikipedia.org. http://es.wikipedia.org/wiki/Crist%C3%B3bal_Cellarius Consulta realizada 8 de marzo de 2014. Enlace Capítulo 2 Contabilidad Financiera que son la edad antigua, edad media, y edad moderna, agregando nosotros a esa clasificación un período más de la historia al cual denominaremos edad actual o post moderna. Período en la historia Edad antigua Del Siglo I a V Edad Media De siglo VI al XV Edad Moderna Del siglo XVI al XX Instrumentos de registro y control La piedra, el papiro, el ábaco El papel, (primeros libros contables técnicos o formales) el ábaco. El papel (libros de contabilidad), máquinas de sumar, las calculadoras, las computadoras (que aparecieron en el siglo XX) Formas de Registro y Control La escritura de sistema gráfico (dibujos), los números y la escritura cuneiforme (jeroglíficos) Uso de la Partida Simple Los números arábigos y la escritura alfabética. Registro manual. Aparición y uso de la partida doble. Los números, la escritura alfabética, el lenguaje binario, el lenguaje informático o de programación. Registro manual automatizado. Edad actual o post moderna Siglo XXI a nuestros días Aunque se sigue haciendo uso del papel, existe una reducción del uso de los libros de contabilidad manuales, en cambio se realiza el registro contable en las computadoras, y se hace uso de las tecnologías de comunicación (TIC´s) Se reduce considerablemente el registro manual. Registro automatizado en tiempo real. doble Informar sobre los bienes y los derechos, la producción, las deudas, los ingresos y egresos, determinar la ganancia. Informar sobre la situación patrimonial y financiera de una entidad, para la toma de decisiones. y La partida doble se automatiza y se empiezan a usar los Estados Financieros. Los números, la escritura alfabética, el lenguaje informático o de programación. La partida automatiza. Importancia de la Información Informar sobre los bienes en propiedad, la producción y la población. se 9 Información sobre la situación patrimonial y financiera de una entidad, en tiempo real, para la toma de decisiones. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad se puede clasificar desde varios puntos de vista, entre los cuales tenemos. 10 Capítulo 2 Contabilidad Financiera PRINCIPIOS EN LOS QUE DESCANSA LA CONTABILIDAD Antes de detallar los principios en los que descansa la contabilidad, definamos primero lo que es un principio. Un principio es una idea fundamental (base o fundamento) producto de la observación, razonamiento y de la experiencia propia o de otras personas y que sirve de apoyo para llevar a cabo una acción, actividad o conducta, que es generalmente aceptada por la sociedad. Sin embargo, uno de los diccionarios para contadores que se encuentran en el mercado, define como principio “la proposición de la cual se afirma que controla un sistema o actividad determinados y que goza de aceptación entre los miembros de un grupo profesional considerado competente en una sociedad; producto de la observación, razonamiento y experimentación…” 7 Definiremos, entonces a los principios de contabilidad, como el conjunto de fundamentos aceptados por el cuerpo de contadores, que son el resultado de la observación, razonamiento y experimentación en la ejecución de su trabajo, sobre los cuales descansa la teoría contable actual y que sirven de explicación o de guía para cualquier persona que practique la técnica contable. Los principios generales o universales en los que descansa la contabilidad se describen en el siguiente cuadro: PRINCIPIO O FUNDAMENTO BASE O RESPALDO LEGAL 1. ENTIDAD: Este principio determina que la información contable que se revele (en los Estados Financieros) debe corresponder a una entidad que está reconocida por la Ley, es decir, que tiene personería jurídica y que además tenga estructura y operaciones propias. En ese sentido, en los registros contables y estados financieros de una entidad sólo deben aparecer los bienes, valores, derechos, obligaciones, ingresos y gastos de dicha entidad. La base legal del principio de ENTIDAD, lo encontramos en los artículos 14, y del 334 al 337 del Código de Comercio. También en el artículo 2 del reglamento del Impuesto Sobre la Renta. La Ley dice que solamente se le lleva contabilidad a aquellas empresas que estén debidamente registradas y aprobadas, que tengan Patente de Comercio y número de Identificación Tributaria (NIT). 2. NEGOCIO EN MARCHA: Este principio nos dice que el registro de operaciones debe efectuarse sobre la base de que la entidad a la cual se le lleva registro y control está en constante funcionamiento y continuará sus operaciones dentro de un futuro previsible, que no tiene la intención ni necesidad de cerrar, liquidar o reducir de forma importante la escala de sus operaciones. Según el artículo 24 del Código de Comercio, el plazo de las sociedades inicia desde su inscripción en el Registro Mercantil y pueden tener un plazo indefinido, sin embargo si la empresa tiene la intención de cerrar sus puertas, lo debe hacer bajo declaración jurada especial, según lo establece el segundo párrafo del Artículo 37 del Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria. 3. UNIDAD MONETARIA: Este principio dice que las operaciones y eventos económicos se reflejan en la contabilidad expresados en la unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria en que se expresan los estados financieros debe divulgarse. La ley guatemalteca respalda el principio de unidad monetaria, ya que el Código de Comercio guatemalteco en su artículo 369, establece que las empresas que deben llevar contabilidad lo deben hacer en Quetzales (moneda oficial de Guatemala) y en idioma español. 7 Kohler, Eric. Diccionario para Contadores, Editorial UTEHA, México, 1982, ISBN 968-438-580-3. P.432 11 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina PRINCIPIO O FUNDAMENTO BASE O RESPALDO LEGAL 4. PARTIDA DOBLE: Este postulado establece que todas las transacciones se deben registrar bajo el principio de partida doble, esto es que las transacciones económicas repercuten doblemente en la situación financiera de las entidades; por un lado, al registrar un incremento de bienes o derechos o la disminución de obligaciones; y por otro lado, al registrar la fuente de recursos para realizar lo anterior. 5. BASE DE ACUMULACIÓN O DEVENGO: Este principio nos dicta que los efectos de las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y registrarse en la contabilidad cuando ocurren o se conocen y se informa sobre de ellos en los estados financieros con los cuales se relacionan. Este principio también lo respalda la Ley guatemalteca, ya que también obliga a todo comerciante a llevar contabilidad bajo el sistema de partida doble, según lo establece el artículo 368 del Código de Comercio. 6. PERÍODO CONTABLE: Este principio indica que para efectos de informar sobre la situación financiera y los resultados de operación, debe dividirse la vida de la entidad en períodos convencionales (normalmente de un año). Las operaciones y eventos económicos, así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, deben identificarse con el período en que ocurran; por lo tanto, cualquier información contable debe indicar claramente el período correspondiente. 12 La Ley del Impuesto Sobre la Renta respalda este principio ya que el artículo 52 del Decreto 10-2012, y el 36 de su reglamento (AG 213-2103), indican que el sistema contable que deben adoptar las entidades es el sistema de lo devengado, aunque deja abierta la opción de escoger entre el sistema de lo devengado y de lo percibido. La ley guatemalteca no maneja una definición de lo que es un período contable, pero aún, así, en el artículo 37 de la Ley de Actualización Tributaria (Dto.10-2102) encontramos que el PERÍODO CONTABLE normal u ordinario es de un año, el que empieza en 1 de enero de un año y termina el 31 de diciembre del mismo año, pudiendo variar este período de acuerdo a las necesidades o actividades de la empresa. De acuerdo con este principio, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron. A este respecto, se dice que las pérdidas o ganancias determinadas al cierre del período contable no deben trasladarse al siguiente período. Es por ello que todas las cuentas de pérdidas y ganancias deben cerrarse al finalizar cada período contable. 7. REVELACIÓN SUFICIENTE: La información contable de una entidad debe revelarse por medio de cuadros especiales, llamados Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, y otros) los cuales deben contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios, para que el usuario de dichos estados pueda interpretarlos adecuadamente. 8. PRUDENCIA: Este principio establece que las incertidumbres (falta de certeza) deben reconocerse por las entidades mediante la presentación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros, entendiendo como prudencia, la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que no deben sobrevaluarse, ni subvalorarse las obligaciones y los gastos. La base legal de este principio la encontramos en el artículo 40 del Decreto 10-2012, en el cual se indica que las entidades deben presentar una declaración jurada anual, acompañada de los Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Costo de Producción), que contenga la información de la renta obtenida durante el año o período contable anterior. Además añade que los estados financieros que acompañan a la declaración jurada, deberán coincidir con los registrados en el libro balance y con los estados financieros que deban publicarse. También el artículo 380 de nuestro Código de Comercio, establece que toda sociedad mercantil autorizada para operar en la República de Guatemala, deben publicar (revelar) su balance en el Diario Oficial (periódico) al cierre de las operaciones de cada ejercicio contable. Capítulo 2 Contabilidad Financiera DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD FINANCIERA Dado que este libro lleva por nombre CONTABILIDAD FINANCIERA, lo más sensato es que definamos lo que es esta clase de contabilidad. Contabilidad Financiera.- Es el conjunto de conocimientos que basados en normas generales construye y revela información económica de una entidad comercial, útil para la toma de decisiones gerenciales y para otras personas relacionadas con la misma entidad, tales como accionistas, inversionistas, acreedores, instituciones bancarias, entidades gubernamentales o fiscalizadoras. Hoy en día, la Contabilidad Financiera tiene su fundamento en las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, de las cuales hablaremos un poco más en el capítulo siguiente. La contabilidad financiera no solo proporciona información útil para la toma de decisiones, sino también funciona como una herramienta de control. Es por ello que este tipo de contabilidad es útil no solo para los contadores, sino también para los gerentes y administradores, pues éstos últimos aparte de planificar, organizar y dirigir, también tienen que controlar y es aquí en donde la contabilidad financiera juega un papel muy importante en el control del patrimonio y de las finanzas de cualquier empresa. El sistema de partida doble fue implementado por el monje italiano Luca Paccioli en 1494. Hoy en día considerado como el padre de la Contabilidad moderna. Los postulados o principios para la partida doble son los siguientes: a. No hay cambio sin valor. b. No hay cargo sin abono y viceversa. c. El monto de los cargos debe ser igual al de los abonos. d. Al que recibe se le acumula saldo deudor y al que entrega se le acumula saldo acreedor. e. Todos los valores primero entran y después salen. f. Todas las cuentas al salir lo harán con el La tarea del contador en una empresa es construir la información, con base a documentos de soporte contable (facturas, recibos, cheques, etc.) siguiendo normas de contabilidad y normas legales, debiendo dejar plasmado su trabajo en los libros de contabilidad, principales y auxiliares, y al finalizar un período contable deberá estructurar los Estados Financieros que revelan la situación patrimonial y económico financiera de la empresa; mientras que un gerente o administrador más que tener un conocimiento básico de cómo estructurar la información, debe saber interpretar los datos que en los estados financieros aparecen, para que con base a dicha información se puedan tomar la decisiones gerenciales que traerán más beneficio para la empresa que dirigen. Los gerentes y administradores de empresas aparte de saber dirigir al personal que tienen bajo su mando, deben saber administrar el patrimonio y las finanzas de la empresa para la cual trabajan, con el objeto de sacar mayor beneficio económico (utilidad), y para ello se deben apoyar en la información que brinda la contabilidad financiera, pues con base a los resultados reflejados en los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo y otros) se puede decidir sobre muchos aspectos financieros, tales como: crear o cambiar las políticas crediticias con los clientes y proveedores, aumentar o disminuir el margen de utilidad en las ventas, solicitar un crédito bancario, adquirir bienes o servicios para un proyecto determinado, ampliar el radio de operaciones de la empresa, etc. En el capítulo 13 de este libro, que habla sobre la información financiera se presentan otros ejemplos de la utilidad que brinda la contabilidad para la toma de decisiones, no solo para los gerentes y administradores, sino también para los acreedores, entidades fiscalizadoras y otros usuarios. 13 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS Y DISCIPLINAS La contabilidad se auxilia de otras ciencias y disciplinas para llevarla a cabo, pues sin ellas sería imposible hacer uso de la misma. Entre las principales ciencias y disciplinas con las que se relaciona la contabilidad tenemos: Matemática.- El diccionario DRAE en línea define así la matemática “Ciencia deductiva que estudia las propiedades de los entes abstractos, como números, figuras geométricas o símbolos, y sus relaciones”.8 La contabilidad se relaciona con la matemática, debido a que ésta (la matemática) nos ayuda a llevar las cuentas y cálculos exactos de las operaciones financieras. La contabilidad hace uso de los números, de los símbolos, y de sus principales operaciones aritméticas como la suma, resta, multiplicación división y otras operaciones propias de la matemática. Derecho.- “Conjunto de principios y normas, expresivos de una idea de justicia y de orden, que regulan las relaciones humanas en toda sociedad y cuya observancia puede ser impuesta de manera coactiva”. 9 El derecho regula la actividad de entidades y/o personas jurídicas dentro de la sociedad, por medio de códigos, leyes, reglamentos, acuerdos, etc. La contabilidad se relaciona con el derecho, entonces, porque muchas de las leyes regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cuales trabajan; por ejemplo: El Código de Comercio; La Ley del Impuesto Sobre la Renta; y La Ley del IVA; entre otros. Estadística.- Disciplina que estudia, grandes conjuntos de datos numéricos para analizar, comparar, calcular probabilidades, entre otras actividades, para inferir o dar opinión sobre ellos, Siendo que la estadística nos enseña a formular e interpretar cuadros numéricos y comparativos de hechos y situaciones del mismo género en períodos de tiempos iguales, as,í nos valdríamos de la estadística para precisar qué cantidad de una clase de mercadería se compró en el mes de enero, cuánto en febrero, en marzo, etc.; cuánto se vendió al crédito en tal o cual mes; qué probabilidad de cobros efectivos hay para este año, atendiendo a que los niveles de vida son muy distintos a los del año pasado, o muy semejantes a los de hace veinte años por ejemplo. 14 Economía.- Ciencia que estudia la manera en que el hombre en sociedad se organiza para la producción, distribución, intercambio y consumo de bienes y servicios satisfactores de sus necesidades materiales, administrando eficaz y eficientemente los factores productivos (tierra, trabajo y capital) escasos con los que se cuenta. La economía también estudia las relaciones de dependencia entre los hombres con motivo de la producción de bienes materiales. Así pues, la contabilidad se relaciona con la economía debido a que ésta (la economía) estudia la manera en que se genera la riqueza y la producción de un país o de una entidad cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de las mismas. Administración.- Disciplina que proporciona teorías, conocimientos y experiencias pasadas que ayudan a los gerentes a planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos de manera más eficaz y eficiente. La administración ha aportado y sigue aportando a la contabilidad teorías y conocimientos acerca del control de los recursos, y al mismo tiempo la contabilidad hace aportes a la administración en cuanto al registro contable de los mismos. Lógica.- Ciencia que se encarga de estudiar las leyes y procesos del pensamiento humano. La lógica contribuye a la contabilidad con procesos racionales de inducción y deducción para la estructuración de métodos y da validez a sus postulados o principios sobre los que se constituye la teoría contable. Ética.- La ética proporciona los valores sociales, los cuales ayudan al contador a observar una conducta intachable dentro del conglomerado social. Entre tales valores encontramos, la honradez, el orden, la limpieza, prudencia, lealtad, puntualidad, confidencialidad, el respeto, etc. 8 Real Academia Española, DRAE, 22ª. Edición, 2001, consulta desde http://lema.rae.es/drae/?val=matem%C3%A1tica, realizada el 6 de marzo de 2014 9 Idem. 8 Capítulo 2 Contabilidad Financiera TAREA No. 2 Fecha que será entregada GLOSARIO DE TÉRMINOS INSTRUCCIONES: A continuación se le presentan una serie de conceptos utilizados en este capítulo, de los cuales usted deberá buscar o investigar las definiciones, ya sea en un diccionario contable, un diccionario enciclopédico, en enciclopedias de consulta electrónica, o a través de Internet. Escriba con letra de molde, pequeña, clara y legible. 1. Ciencia.- 2. Técnica.- 3. Información Razonable.- 4. Situación Patrimonial.- 5. Estados Financieros- 15 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 6. Ejercicio Económico o Contable.- 7. Inversionistas.- 8. Accionistas.- 16 9. Entidades Fiscalizadoras.- 10. Persona Jurídica.- Capítulo 2 Contabilidad Financiera TAREA No. 3 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente las siguientes interrogantes. Escriba sus respuestas con letra pequeña pero legible. 1. ¿Cómo definiría usted lo que es la Contabilidad? R./ 2. ¿Cuál es la función principal de la Contabilidad Financiera? R./ 3. ¿Qué nombre recibe la contabilidad que lleva una empresa comercial? 17 R./ 4. ¿Qué nombre recibe la contabilidad que se lleva en las instituciones bancarias? R./ 5. ¿Qué principio de contabilidad está violando un negocio que opere sus libros contables sin estar registrado en el Registro Mercantil o en la SAT? R./ 6. ¿Bajo qué principio de contabilidad se respaldaría usted para no recibir una factura por compra de mercaderías que corresponde al año o ejercicio anterior? R./ 7. ¿Qué principio de contabilidad está violando un auxiliar de contabilidad al anotar en el libro de caja una partida de US$2,000.00 que se recibieron como producto de una venta? R./ 8. R./ ¿Qué principio de contabilidad indica que los efectos de las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y registrarse en la contabilidad cuando ocurren o se conocen, y no hasta que se haya registrado o percibido una ganancia o pérdida real? Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: Complete las siguientes oraciones: 18 1. De acuerdo a la empresa o persona a quien se lleva la contabilidad, a ésta se le puede clasificar en: a) pública; y b) . 2. De acuerdo a las operaciones o actividades a que se dedican las empresas a las cuales se aplica la contabilidad, ésta se clasifica en: a) Contabilidad Comercial o Mercantil; b) Contabilidad ; c) Contabilidad ; d) Contabilidad ; e) Contabilidad ; y f) Contabilidad de Servicios. 3. De acuerdo a quien va dirigida la información contable, la contabilidad puede ser: a) Contabilidad Financiera; b) Contabilidad ; y c) Contabilidad 4. Entre las ciencias y disciplinas que están estrechamente relacionada la contabilidad tenemos a) La matemática; b) el Derecho; c) ; d) ; e) la Administración; f) ; y g) la Ética. 5. El principio de , nos dice que el registro de operaciones debe efectuarse sobre la base de que la entidad a la cual se le lleva registro y control está en constante funcionamiento y continuará sus operaciones dentro de un futuro previsible, que no tiene la intención ni necesidad de cerrar, liquidar o reducir de forma importante la escala de sus operaciones. III SERIE INSTRUCCIONES: Elabore con sus propias palabras una def inición de Contabilidad Financiera y escríbala en el espacio que se encuentra abajo. (Recuerde utilizar letra pequeña pero legible). CONTABILIDAD FINANCIERA: Capítulo 3 Normas de Contabilidad 3 NORMAS DE CONTABILIDAD DEFINICIÓN DE NORMA a) “Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las cond uctas, tareas, actividades, etc. ” 10 b) Modelo de trabajo que se debe de seguir obligatoriamente ; o c) Un modelo de trabajo establecido por costumbre o de común acuerdo, por cuerpos científicos de profesionales , o por entidades gubernamentales 11 Como sinónimos de Norma encontramos: Regla, ley, pauta, canon, política, criterio, modelo, y patrón. DEFINICIÓN DE NORMAS DE CONTABILIDAD Denominaremos a las normas de contabilidad como al conjunto de reglas establecidas por costumbre o de común acuerdo por un cuerpo de profesionales del área contable, con el fin de guiar o instruir a todos los contadores la manera en que se deben registrar contablemente las operaciones de una empresa y de preparar y/o presentar los Estados Financieros. Las normas contables las encontra mos de dos tipos: Legales y Técnicas. Normas Legales.- Están compuestas por el conjunto de códigos, leyes, reglamentos y acuerdos que regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cua les trabajan, que en el caso de Guatemala tenemos: El Código de Comercio; La Ley del Impuesto Sobre la Renta; y La Ley del IVA; entre otros. Normas Técnicas. - La normatividad técnica, está compuesta por las normas elaboradas generalmente por un cuerpo pr ofesional del área contable de un país, y que guían al contador en la forma en que deben hacer las anotaciones en los registros contables de las empresas, y la manera en que deben presentar los estados financieros de las mismas, consiguiendo con ello alcan zar el fin primordial de la contabilidad, que es el de proporcionar información financiera razonable que refleje fielmente la situación jurídica y económica de la entidad a la cual es aplicada y que esta información sea útil para las personas involucradas con dicha entidad. Como ejemplos de normatividad técnica tenemos: Normas Nacionales de Contabilidad; y las Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA - NIIF Breve Reseña Histórica de las NIIF Para que usted, amigo lector, entienda lo que son las Normas Internacionales de Información Financiera, primero tenemos que hablar acerca de su historia o procedencia. Cuando las grandes empresas decidieron ampliar su radio de ventas, tanto así, como par a establecer sucursales en otros países, expandiendo su mercado a nivel mundial 10 11 RAE. Diccionario DRAE. Edición 22ª. (2001) Consulta electrónica, realizada el 10-3-2014. Enlace: http://lema.rae.es/drae/?val=norma Kohler, Eric. Diccionario para Contadores. Editorial UTEHA. México (1982) ISBN: 968-438-580-3 19 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina (globalización), se encontraron con el problema de que las normas y procedimientos contables de su país, no coincidían con las normas y procedimientos contables de los países donde establecían sus sucursales, y por lo tanto los estados financieros consolidados (casa matriz y sucursales) no podían proporcionar información financiera razonable que reflejara fielmente la situación jurídica y económica de la empresa, y por lo tanto se vieron en la necesidad de buscar la manera de uniformar o estandarizar las normas y procedimientos contables a nivel mundial. Es así que en 1973 nace un organismo independiente de carácter privado, llamado Comité de Normas Internacionales de Contabili dad - CNIC (en inglés International Accouting Standard Committee - IASC), cuyo objetivo fue desde el principio de su creación, conseguir la uniformidad en los Principios de Contabilidad que utilizan las empresas y otras organizaciones en todo el mundo pa ra el registro de operaciones contables y presentación de los estados financieros. El CINIC (en inglés IASC), cuya sede inició en Londres (Inglaterra) estaba integrada al inicio por algunos cuerpos de profesionales de contabilidad y auditoría de distintos países, entre ellos: Alemania, Australia, Canadá, Estados Unidos, Francia, Holanda, Japón, México, Inglaterra, Malasia, India, África del Sur y la Federación Nórdica (Dinamarca, Finlandia, Islandia, Noruega y Suecia), que a su vez eran miembros de la Federación Internacional de Contadores - FIC (en inglés International Accounting Federation Committee - IFAC). 20 Siendo que el objetivo principal del CNIC (en inglés IASC) fue desde el principio de su creación uniformar los Principios de Contabilidad a nivel m undial, en 1975 saca a luz pública el documento “Normas Internacionales de Contabilidad - NIC”, el cual contiene las reglas o directrices de observancia obligatoria en el registro contable y presentación de los estados financieros para todos los cuerpos d e profesionales en el área contable y auditoría miembros de la CNIC (en inglés IASC). Las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC al principio eran 2 (NIC 1 y NIC 2), luego con los años se fueron agregando otras NIC, llegando a ser en total 41 NIC, t odas elaboradas por el CNIC (en inglés IASC). Desde su creación, hasta el 1 de enero de 1999 el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad CNIC (en inglés IASC) estaba conformada por 142 miembros o cuerpos de profesionales en contabilidad y auditoría de todo el mundo, entre ellos, el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA)* representante de Guatemala. Con la integración de otras organizaciones mundiales al Comité de Normas Internacionales de Contabilidad - CNIC, tales como: la Organización Internacional de Comisiones de Valores - IOSCO en 1987, la Federación Europea en 1989 y los países del G7 en 1999, el CNIC se vio en la necesidad de derogar o eliminar algunas Normas Internacionales de Contabilidad, así mismo de pr omover la creación de otra entidad denominada International Accounting Standard Board -IASB (en español Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera - CNIIF), la cual empezó a operar en la ciudad de Londres en abril de 2001, siendo desde ent onces la encargada de establecer la uniformidad del registro contable a nivel mundial de los miembros asociados a la misma. El IASB con el fin de cumplir con el objetivo trazado, publica en 2003 la primera versión del documento “Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF” (en inglés International Financial Reporting Standard - IFRS), documento que incluye no sólo las Capítulo 3 Normas de Contabilidad NIIF y sus Interpretaciones (CNIIF), sino también incluyen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus interpretacion es existentes (SIC). Ya enterados de la historia de las NIIF, lo más recomendable ahora es definirlas, como sigue: Definición de Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF Las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, son las normas contables emitidas, reconocidas y aprobadas por el IASB, con el fin de uniformar a nivel mundial la manera de llevar la contabilidad y la forma en que se deben presentar los estados financieros, especialmente en aquellos países que son miembros aso ciados del mismo (IASB). Como se dijo en párrafos anteriores, las NIIF incluyen además de sus interpretaciones (CNIIF), las NIC, y sus interpretaciones (SIC). Composición De Las NIIF 1. Las NIIF, lo dijimos ya, son las normas contables emitidas por el IASB. 2. Las CNIIF, son interpretaciones que el IASB hace sobre las NIIF, entendiéndose por interpretación, a la explicación que hace el IASB de cómo se debe aplicar o entender determinadas NIIF. 3. 4. Las NIC, son las Normas Internacionales de Contabilidad emitidas por el IASC, las cuales fueron aprobadas y adoptadas por el IASB. Las SIC, son las interpretaciones que el IASC hace sobre las NIC, entendiéndose por interpretación, a la explicación que hace el IASC de cómo se debe aplicar o entender determinadas NI C. Estas SIC, también fueron reconocidas o aprobadas por el IASB. Las NIIF en Guatemala Antes de la llegada de las NIIF a Guatemala, anteriormente se usaban los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales fueron preparados por un cuerpo de profesionales especializados en el área contable llamado "Comisión de Principios de Contabilidad y Normas de Auditoría del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores", y que fueron de Observancia Obligatoria hasta finales del año 2001, en que el aludido instituto (IGCPA), emitió una resolución en la que se indica que se adoptan las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados a que se refiere el artículo 368 del Código de Comercio. El 28 de abril de 2005, se crea el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala-CCPAG, entidad que asumió la responsabilidad que anteriormente tenía el IGCPA a través del Comité de Normas de Contabilidad y Auditoría Internacionales, referente a la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad -NIC y sus interpretaciones, por lo tanto el CCPAG es actualmente la entidad rectora de la profesión de la Contaduría Pública y Auditoría en Guatemala, siendo la responsable de “ Promover 21 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina la investigación permanente de normas y técnicas de contabilidad, de auditoría, leyes fiscales y tributarias, así como de otras ciencias afines, para su difusió n y aplicación en Guatemala” 12 Debido a la transformación o cambio del IASC al IASB, y de las NIC a las NIIF, es que el CCPAG, se vio en la necesidad de emitir la resolución el 18 de diciembre de 2007, en la que acuerda adoptar como Principios de Contabilidad, de manera obligatoria, a partir del 1 de enero del año 2009, las NIIF emitidas por el IASB, así mismo lo hizo el IGCPA mediante resolución del 22 de enero de 2008. Luego más tarde, según la Resolución emitida el día 7 de julio del año 2010 emitida por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala –CCPAG, resuelve adoptar como parte de los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados a que se refiere el artículo 368 del Código de Comercio (Dto. 2 -70), la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES) la cual fue emitida en el mes de julio del año 2009 por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB en Inglés). La aplicación de la NIIF para PYMES entró en vigor de manera obligatoria el 1 de enero del año 2011. 22 Con la anterior resolución quedó eliminada en Guatemala la observancia obligatoria de las NIIF Completas y por el contrario es de observancia obligatoria la NIIF para PYMES, por lo tanto no se debe confundir las NIIF Completas, con la NIIF para PYMES, ya que aunque las segundas están subordinadas a las primeras no son lo mismo, la principal diferencia es que las NIIF incluye no solo las NIIF si no también las NIC y sus Interpretaciones SIC; mientras que la NIIF que es para PYMES es una sola norma con 35 secciones y dos folletos adicionales; Otra diferencia es que las NIIF Completas van dirigidas a las empresas que emiten instrumentos de deuda c apaces de ser cotizados en bolsa de valores; mientras que la NIIF para PYMES van dirigidas a las empresas que no cotizan en bolsa de valores, en el caso de Guatemala, la mayoría de las empresas no cotizan en bolsa. Aunque el buen fin de las NIIF es alcan zar la uniformidad de llevar la contabilidad a nivel mundial, las empresas guatemaltecas han tenido problema en adoptarlas en un 100%, y esto se debe entre otros aspectos a lo siguiente: 1. Las empresas deberán cambiar sus políticas administrativas y contabl es; 2. Las empresas deberán cambiar los onerosos programas de computación para llevar su contabilidad; 3. La normativa legal (leyes del país) se contrapone en algunos casos con la normativa técnica (NIIF para PYMES), siendo la Ley del Impuesto Sobre la Renta la que más se contrapone; y es que el párrafo 3.3 de la Sección 3 de la NIIF para PYMES (Presentación de los Estados Financieros), afirma que: "Una entidad cuyos estados financieros cumplan la NIIF para las PYMES efectuará en las notas una declaración, explícita y sin reservas de dicho cumplimiento. Los estados financieros no deberán señalar que cumplen la NIIF para las PYMES a menos que cumplan con todos los requerimientos de esta NIIF ” 13 12 CCPA, Estatutos del Colegio de Contadores. Formato Electrónico. Guatemala, 2005. consulta realizada el 1 de Octubre de 2013. Enlace:http://www.cpa.org.gt/wp-content/uploads/2012/10/Estatutos-del-colegio.pdf, 13 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: 978-1-907026-35-5 P. 26 Capítulo 3 Normas de Contabilidad Es por ello que la adopción de la NIIF para PYMES será paulatina (poco a poco). Cabe aclarar que el CCPAG a través de los talleres y pláticas que imparte ha propuesto algunos ajustes o salidas técnicas para poder cumplir con la Ley y con la NIIF para PYMES al mismo tiempo, pero esto tomaría mucho tiempo y espacio para explicarlo, del cual no disponemos. PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE UNA CONTABILIDAD FINANCIERA Y UNA CONTABILIDAD FISCAL Contabilidad Financiera Contabilidad Fiscal Es aqu e lla que e xp re s a en t ér m ino s cuant i tat iv os o m on et ari o s las t r an s acci on es q ue re ali z a una e nt id ad , así com o de te rm in ad os acont e ci mi ent os q ue la afe ctan, con e l f in de p r op or ci on ar i nf or m aci ón ú ti l, con fi able y r azon able ( lo m ás ap eg ad a a la re ali dad) p ara la t om a d e de cis ion es . Es t a con t abi li dad e s ú ti l par a los accion is t as, acr ee do re s , ban co s y p o si bles in ve r si oni s t as . Es aque lla que p rodu ce inf orm ación e con ómi ca út i l s olo p ar a las en t id ade s fi scali z ad or as de im pue st os y p ar a los dueñ os de la em pr e s a p ar a e l cálcu lo d e los im pue st os, pe r o n o par a ot r os usu ari os, y a que la inf or m aci ón pr es en tad a no e s r az on able de sde e l pun t o d e v is t a com er ci al. L a inf o rm aci ón que s e p ro du ce en la con t abi li dad f in an ci er a se pr ep ar a de acue rd o a nor m as t é cn i cas , e s d eci r a cr i te ri o s de un g rup o de p r of es ion ales de l áre a con t able , y a se a n aci on al o i nt er naci on al, com o po r ej em p lo , P C GA, o NII F. La inf orm aci ón e conómi ca qu e pr op or ci on a la cont abi lid ad fi s cal es pr ep ar ad a d e acu e rd o a Le ye s F is cale s o Tr i but ari as , p or ej emp lo: Cód igo d e Come r ci o, Le y de l Im pues t o S obr e la Ren t a, Ley d e l I VA y ot r as . L a cont abi lid ad f in an ci er a def ine lo s ing re sos co m o lo s re cu rs o s qu e re cibe la em pr es a por la v en t a d e bi ene s y s er v icio s , d e con tado o al cr éd i to . La con t abi lid ad f is c al d ef in e los ing re s os como t odo re cu rs o que h aya si do ge ne r ad o p or cap it ales , bie ne s, se rv i ci os y d er e ch os d e cu alqui er n atu ralez a in v er ti dos o u ti liz ados en e l p aís y que s on obj e to de gr av am en o de i mpue s to. L a con tabi lid ad fin an cie r a es t able ce que los g as tos s on t od as las er og acion es ne ces ari as qu e h ay a r e ali z ad o un a e mp re sa p ar a la g ene r aci ón de i ngr es o s. La con tabi lid ad f is cal con sid e ra com o g ast o ún i camen t e aqu e llas d edu cci on es au t ori z ad as p or Le ye s F is cales o T ri bu t ar i as . L a con t abi li d ad f in an ci er a, re con o ce com o act iv os , lo s bi ene s ad qui r id os en arre nd am ien t o fin an cie ro, cu and o e s to s p r odu cen re nt as o algun a ut i li dad p ar a la em pr es a, o cu an do e s tar án e n us o de la e mp re s a p o r un pe r ío do largo d e ti emp o . La con t abi lid ad fi scal, con sid e ra e l p ag o de ar r end am ien t o fin an cie ro por e l us o de bien es , com o un u n g as t o y n o como un acti v o. Debido a que existen actualmente diferencias y otras desavenencias entre las NIIF para PYMES con las leyes guatemaltecas, es que hoy en día encontramos oficin as contables que operan una Contabilidad Fiscal, más que una Contabilidad Financiera, ya que muchos contadores y empresas prefieren cumplir con la Normatividad Legal (Leyes), que con la Normatividad Técnica (NIIF), esto con el fin de librarse de multas por reparos que haga la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT, a los Estados Financieros. A pesar de lo anterior, el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de GuatemalaCCPAG y el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores -IGCPA, siguen impulsando las NIIF en Guatemala y buscando los mecanismos legales para armonizar las NIIF para PYMES con las Leyes guatemaltecas. 23 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NOTA IMPORTANTE Debido a que el Código de Comercio (Decreto 2-70) en su artículo 375 prohíbe llevar dos contabilidades para una empresa, tanto el IGCPA, como el CCPAG, han desarrollado capacitaciones a todo aquel que quiere aprender a operar la contabilidad de acuerdo a las NIIF para PYMES y ha promovido desde su implementación en Guatemala gestiones para lograr la armonización con las leyes nacionales, aunque hasta la fecha de escribir estos apuntes (enero 2013) no lo han conseguido en su totalidad. Debido a lo anterior, la Junta Directiva del CCPAG, publicó en el Diario Oficial de Centro América, una resolución en el que establece que “Sin perjuicio de las gestiones que promueva el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala CCPAG para lograr la armonización de la normativa legal y reglamentaria nacional con las Normas Intern acionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES), cuando estas no coincidan con disposiciones emitidas por entes reguladores dentro del campo de su competencia (tal como sucede con la Ley del Impuesto Sobre la Renta), los entes regulados (empresas o instituciones) podrán preparar sus estados financieros conforme con estas disposiciones legales, circunstancia que deberá revelarse en las notas a los estados financieros. Dicha presentación no deberá interpretarse que cons tituye una presentación según las Normas Internacionales de Información Financiera” 14 24 Con lo anterior queda abierta la posibilidad de que en Guatemala se lleve un tipo de contabilidad fiscal, pero queda entendido que en las notas a los Estados Financieros no se debe decir que se aplicaron las NIIF para PYMES, sino que la información proporcionada está apegada a la normatividad fiscal o tributaria del país. Debido a que nos es imposible transcribir las 257 páginas de la NIIF para PYMES no solo por el poco espacio y tiempo que se tiene para impartir este curso, sino también por respeto a los derechos de la propiedad intelectual que le corresponde al IASB , a continuación proporcionamos un listado de las 35 secciones de las que está compuesta dicha Norma, esto con el fin de darle a usted una dirección por si en caso quiere investigar más sobre una sección específica. 14 CCPAG. Resolución de Junta Directiva, de fecha 7 de julio de 2010, publicada en Diario Oficial el 13 de julio de 2010. Artículo 4. Capítulo 3 Normas de Contabilidad Sección 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. Tema PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL Y ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Y ESTADO DE RESULTADOS Y GANANCIAS ACUMULADAS ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y SEPARADOS POLÍTICAS CONTABLES, ESTIMACIONES Y ERRORES INSTRUMENTOS FINANCIEROS BÁSICOS OTROS TEMAS RELACIONADOS CON LOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS INVENTARIOS INVERSIONES EN ASOCIADAS INVERSIONES EN NEGOCIOS CONJUNTOS PROPIEDADES DE INVERSIÓN PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ACTIVOS INTANGIBLES DISTINTOS DE LA PLUSVALÍA COMBINACIONES DE NEGOCIO Y PLUSVALÍA ARRENDAMIENTOS PROVISIONES Y CONTINGENCIAS PASIVOS Y PATRIMONIO INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS SUBVENCIONES DEL GOBIERNO COSTOS POR PRÉSTAMOS PAGOS BASADOS EN ACCIONES DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS IMPUESTO A LAS GANANCIAS CONVERSIÓN DE LA MONEDA EXTRANJERA HIPERINFLACIÓN HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO SOBRE EL QUE SE INFORMA INFORMACIONES A REVELAR SOBRE PARTES RELACIONADAS ACTIVIDADES ESPECIALES 210 TRANSICIÓN A LA NIIF PARA LAS PYMES Folletos Adicionales para la NIIF para PYMES FUNDAMENTOS DE LAS CONCLUSIONES ESTADOS FINANCIEROS ILUSTRATIVOS Y LISTA DE COMPROBACIÓN DE INFORMACIÓN A REVELAR Y PRESENTAR 25 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NOTA IMPORTANTE MARCO DE REFERENCIA CONTABLE UTILIZADO EN ESTE LIBRO CONSIDERANDO 1. Que las Leyes Tributarias de nuestro país (Normatividad Legal) no coincide actualmente en algunos puntos con las NIIF para PYMES (Normatividad Técnica), a pesar de las acciones promovidas hasta ahora por el CCPAG. 2. Que la enseñanza que se le proporcione al estudiante debe ser adecuada y actualizada para que el futuro profesional se logre desarrollar dentro de la sociedad de acuerdo a su entorno y realidad nacional; y 3. Que como casa editora de textos de contabilidad, contribuimos con la formación de futuros profesionales en el área contable, limitándonos a través de nuestros textos a describir e instruir a los estudiantes en la forma en que actualmente se registran las transacciones comerciales. EL AUTOR Y SU CASA EDITORA RESUELVE Tomar como marco de referencia para la presentación de la información financiera, el marco legal que impera en nuestro país, esto sin perjuicio de que en determinados capítulos se utilicen ciertas normativas incluidas en las NIIF para las PYMES, sugeridas por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores y por el IASB. 26 Respecto a la nota anterior, el mismo IASC, en los párrafos 11 y 12 del documento NIIF para las PYMES 15, reconoce el hecho de que las leyes fiscales son específicas de cada país, y que la información financiera presentada en los Estados Financieros por las empresas preparada con base a dicha normativa legal, difiere del propósito real de la información financiera preparada de acuerdo a las NIIF para las PYMES, que es presentar información fiel y relevante (importante) para la toma de decisiones de otro tipo de usuarios que no son entidades fiscalizadoras o gubernamentales, como en el caso de la SAT en Guatemala. Por lo tanto, para no violar la ley de llevar doble contabilidad (doble carga de información) el IASB sugiere que las empresas pueden anexar a los informes fiscales documentos que concilien la información fiscal con las NIIF para las PYMES. 15 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: 978-1-907026-35-5 P.12 Capítulo 3 Normas de Contabilidad TAREA No. 4 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Subraye la respuesta correcta 1. ¿Qué nombre recibe el conjunto de códigos, leyes y acuerdos que regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cuales trabajan? a) Normatividad Técnica b) Normatividad Legal c) Marco de Referencia Contable 2. ¿Qué nombre recibe el conjunto de reglas establecidas por costumbre o de común acuerdo por un cuerpo de profesionales del área contable, con el fin de guiar o instruir a todos los contadores la manera en que se deben registrar contablemente las operaciones de una empresa y de preparar los Estados Financieros? a) Normas de Contabilidad b) Leyes Tributarias c) Marco Conceptual de la Contabilidad 3. ¿Cuál es la entidad encargada de emitir y aprobar las NIIF para PYMES? a) IGCPA b) IFAC c) IASB 4. ¿Cuál es la entidad que es el actual rector de la profesión de la Contaduría Pública y Auditoría en Guatemala y de la implementación de las NIIF para PYMES en nuestro país? a) Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores-IGCPA b) Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala-CCPAG c) Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera-CNIFF 5. ¿Cuál es la ley guatemalteca principal que contiene artículos contrarios con algunos de los preceptos técnicos contenidos en las NIIF para PYMES? a) Código de Comercio b) Ley del IVA c) Ley del ISR 27 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE (PIENSE Y RESPONDA) INSTRUCCIONES: Conteste brevemente a las siguientes preguntas, utilizando letra pequeña per legible. 1. Dentro de las diferencias entre una contabilidad financiera y una contabilidad fiscal mencionadas en este libro, ¿Cuál cree usted que es la principal diferencia entre ambas contabilidades? R./ 2. ¿Por qué cree usted que la normatividad legal de nuestro país, no armoniza con la normatividad técnica contenida en las Normas Internacionales de Contabilidad para PYMES? R./ 28 3. ¿Cuál es la función principal de la Contabilidad Financiera? R./ 4. ¿Cuál es la razón por la cual la contabilidad fiscal no cumple en su totalidad con la función principal de una contabilidad financiera? R./ 5. ¿Cuál es la función del Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala? R./ Capítulo 4 El Proceso Contable 4 EL PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE El Proceso Contable es el conjunto de las fases o etapas por las que pasa el registro contable, desde que se inicia un período contable, hasta el cierre del mismo. En otras palabras, el proceso contable es el conjunto de procedimientos consecutivos y ordenados, que ayudan a registrar, desde el inicio de un período contable, en los libros de contabilidad (principales y registros auxiliares) en forma cronológica y adecuada todas y cada una de las operaciones mercantiles que se originaron en un mismo período contable, hasta la finalización del mismo. Todas las anotaciones que se hagan en los libros contables deben estar basadas o respaldadas en comprobantes o hechos legalmente aceptados, pudiendo ser estos: Facturas, Recibos, Tickets, Boucher, Depósitos, Letras, Pagarés, Prácticas de Inventario, Memorándums, Actas, Cálculo de Depreciaciones, etc. El Proceso Contable debe estar basado en un Sistema de Contabilidad y registros apropiados que permitan reunir y revelar, no solo los resultados favorables o desfavorables y situación económica de la empresa, sino también que la información proveniente de otros departamentos llegue al Departamento de Contabilidad en forma oportuna. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 1. Apertura del Proceso Contable.- El proceso contable inicia desde que se hace la primera anotación numérica en cualquiera de los registros contables. Generalmente la primera anotación se hace en el libro de Inventarios. 2. Procesamiento de Datos.- En la medida que la empresa va desarrollando sus actividades comerciales, así mismo, se van anotando en los registros principales y auxiliares los asientos contables en orden cronológico. Como dijéramos antes, todo asiento contable debe estar basado o respaldado no solo por comprobantes, sino también por hechos legalmente aceptados; con esto queremos decir que no solo los comprobantes dan origen a que se hagan anotaciones contables, sino también los hechos basados en Ley, como es el cálculo de las depreciaciones, la práctica de inventarios físicos o la información que proporcione el libro de Actas o de Sesiones. La información que proporcionen tales comprobantes o hechos quedan registrados en orden cronológico en el libro Diario, luego se hacen los traslados al Libro Mayor en el cual se le lleva saldo y control separado a cada Cuenta. Los saldos que arroje el libro Mayor son trasladados a un Balance de Comprobación. No cabe duda que las anotaciones que se realicen en otros registros, tales como en el libro de planillas, de cuentas corrientes, de Compras, de Ventas y el libro de Caja, forman parte en ésta etapa del proceso contable. Esta etapa del proceso se repite mes a mes, hasta llegar al final del período contable. 3. Cierre del Proceso Contable.-. Con el fin de determinar los resultados favorables o desfavorables y situación económico - financiera de la empresa. Los últimos procesos contables que se realizan son: elaboración de último balance de comprobación, práctica de inventario final, elaboración de partidas de ajuste, traslados a la hoja de trabajo, elaboración y presentación de los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo) y las Partidas de Cierre. 29 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina GRÁFICO QUE EXPLICA LAS ETAPAS POR LAS QUE PASA EL PROCESO CONTABLE GRÁFICO QUE EXPLICA LAS ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 30 REGISTROS CONTABLES UTILIZADOS EN EL PROCESO CONTABLE Se denomina registro contable a cualquier libro o medio magnético en el que se anota cualquier operación o transacción efectuada por una entidad. Los registros contables, o libros que se utilizan durante el proceso contable pueden ser: Obligatorios o Potestativos, subdividiéndose en Principales y Auxiliares. La teoría y modelos de estos registros contables ya tuvieron que haber sido vistos por usted en cursos anteriores de contabilidad, pero para refrescar su memoria haremos a continuación un esquema o mapa gráfico de los mismos. Capítulo 4 El Proceso Contable Inventario.- Sirve para registrar en ciertas épocas el detalle de los bienes y derechos que están a favor de la empresa, así como las obligaciones a cargo de la misma. Diario.- Sirve para anotar, día por día y en orden cronológico cualquier operación que atañe a la empresa. PRINCIPALES Mayor o Centralizador.- Sirve para llevar el control separado e individual de los aumentos o disminuciones que sufre cada cuenta. Estados Financieros.- Sirve para registrar balances de comprobación de las operaciones y balances de situación de la negociación (balance general), así como los estados de pérdida y ganancia. OBLIGATORIOS Son aquellos registros contables que pudiendo ser principales o auxiliares, son exigidos obligatoriamente por leyes especiales, como el Código de Comercio, la Ley del IVA, la Ley del ISR. Caja y Bancos.- Sirve para llevar detalle de las entradas y salidas de dinero, incluyendo el movimiento de depósitos en los bancos y de los cheques girados. Compras.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios adquiridos, con el fin de determinar el IVA crédito fiscal. Ventas.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios vendidos, con el fin de determinar el IVA débito fiscal. AUXILIARES Compra y Venta.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios adquiridos y vendidos en un mismo registro o libro. Este es llevado únicamente por los comerciantes que son catalogados como Pequeños Contribuyentes, según la Ley del IVA. 31 Almacén.- Sirve para llevarle cuenta separada a los aumentos y disminuciones de cada clase de artículo o mercadería. Planillas.- Este registro contable sirve para calcular y llevar el control de los sueldos que se le paga a cada uno de los empleados, ya sea semanal, quincenal o mensualmente y que están al servicio de la empresa. Prorrateo de Factura.- Sirve para registrar todos los gastos concernientes a la adquisición o importación de mercaderías. Actas.- Este libro es llevado por las sociedades mercantiles y sirve para anotar en él todas las cláusulas legales y contables del contrato en participación o de la empresa social. Clientes.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los clientes, de la mercadería que se les entrega al crédito y de los pagos que ellos hacen de la misma. VOLUNTARIOS Son aquellos registros contables que quedan a voluntad o criterio del contador llevarlos o no, atendiendo para ello, a las necesidades de la empresa. Deudores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los deudores del dinero que se les presta o de los pagos que cada uno de ellos hace de su adeudo. AUXILIARES Proveedores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los proveedores de las cuentas contraídas con ellos y de los pagos que se les hace a cuenta de dicho adeudo. Acreedores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los acreedores de las deudas contraídas con ellos y de los pagos que a cada uno de ellos efectúa la empresa. Vencimientos.- Sirve para registrar el valor de los documentos a cobrar y a pagar, así como de la fecha de su vencimiento. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 5 Fecha que será entregada TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN Y EXPOSICIÓN INSTRUCCIONES PARA EL PROFESOR Organice a sus alumnos en grupos con un número no mayor de 6 personas. Reparta por medio del sistema de sorteo un tema por cada grupo. Gire instrucciones a los alumnos de que deberán elaborar un trabajo de investigación que contenga, carátula, índice, introducción, contenido, anexos y conclusiones. Con buena anticipación establezca fechas para que los alumnos puedan exponer su tema en clase, en un período no mayor de 30 minutos, pudiendo utilizar carteles, diapositivas, videos, cañonera, etc. Recomiende bibliografías nacionales, o páginas WEB relacionadas con los temas. TEMAS 1. LIBRO DE INVENTARIO Definición Clases de Inventario (Inicial, parcial, final, extraordinario) Estructura de un Inventario Ejemplo de un libro de inventario 2. LIBRO DIARIO Definición La Partida Doble y sus Principios Partes de una Partida de Diario Ejemplo de un Libro Diario 3. LIBRO MAYOR Definición La Cuenta Clases de Cuenta Operaciones que se Realizan en una Cuenta Ejemplo de Libro Mayor 4. LIBRO BALANCES Definición Clases de Balance que se Presentan en el Libro (Balance de comprobación, Balance General, Estado de Resultados) Ejemplo de Cada Uno de los Balances 5. LIBRO DE COMPRAS Y VENTAS (IVA) Definición Definición del Impuesto al Valor Agregado-IVA Tarifa del Impuesto Partes del Libro de Compras y Ventas Ejemplo del Uso del Libro de Compras y Ventas (IVA) 6. LIBRO DE PLANILLAS Definición Clases de Planillas (Semanal, quincenal, mensual a destajo) Ejemplos de Planillas (Semanal, quincenal, mensual, a destajo) 32 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 5 LAS CUENTAS Y SU NOMENCLATURA En el curso de Contabilidad General debió aprender la teoría acerca de la cuenta, pero, por si no lo hizo por cualquier motivo que sea, veremos brevemente tal asunto a continuación. LA CUENTA Definición.- Nombre que se le da a la agrupación mental que se hace de cosas, valores, hechos o situaciones similares o análogas, para luego expresarlas en dinero o unidad monetaria y cuyo control se lleva en un libro denominado Mayor. Por ejemplo: las bicicletas, las motos, los automóviles y los camiones, todos estos son vehículos de transporte, por lo tanto en Contabilidad a todos estos en su conjunto son registrados bajo una sola cuenta llamada VEHÍCULOS. Partes de una Cuenta Toda cuenta se anota en el libro Mayor o Centralizador y cada una se compone de las siguientes partes: 1. Número y nombre o título de la cuenta. 2. Debe, que ocupa el lado o folio izquierdo del libro mayor 3. Haber, que ocupa el lado o folio derecho del libro mayor. Operaciones que se Realizan en una Cuenta a) Abrir una cuenta: Es poner el título o nombre de ella en la parte superior del rayado del libro mayor, haciendo la primera anotación numérica ya sea en el debe o en el haber, según tenga saldo deudor o acreedor respectivamente. b) Cargar una cuenta: Es operar del lado del debe de una cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga del lado izquierdo de la cuenta. c) Abonar una cuenta: Es operar el lado del haber de una cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga del lado derecho de la cuenta. d) Saldar una cuenta: Consiste en sumar todas las anotaciones numéricas que se encuentran del lado del Debe y sumar las anotaciones numéricas que se encuentran del lado del Haber, con el fin de establecer la diferencia numérica entre ambas sumas, colocando el resultado del lado que sume menos. e) Cerrar una cuenta: Es trazar dos líneas paralelas una vez saldada y balanceada la cuenta. f) Reabrir una cuenta: Después de haber sido cerrada una cuenta, es volver a poner el saldo en el lado que le corresponde, o sea, en el lado que sumó más antes de saldarla. 33 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Ejemplo. NOTAS IMPORTANTES Los números rojos que están entre paréntesis indican las partes de la cuenta. Las letras azules entre paréntesis indican las operaciones que se realizan en una cuenta. En la práctica real estos números y letras no se colocan, pero lo indicamos así porque en este caso estamos instruyendo al estudiante. DEBE (2) CUENTA No. 122104 - MOBILIARIO Y EQUIPO (1) (a) Jul. 1 a Varias 5 0 0 0 .00 (b) Sep. 5 a Varias (b) Dic. 3 1 (d) (e) (f) Ene 1 (3) HABER Jul. 3 Por Deudores 5 0 0 .00 Oct. 5 Por Caja a Varias 2 2 4 0 .00 Dic. 7 Por Varias 1 Suma DEBE 7 7 4 0 .00 Suma HABER Saldo Deudor 3 2 4 0 .00 (d) Sumas Iguales 7 7 4 0 .00 (e) Sumas Iguales 7 7 4 0 .00 a Saldo Ant. 3 2 4 0 .00 3 0 0 0 .00 (c) 5 0 0 .00 (c) 0 0 0 .00 (c) 4 5 0 0 .00 (d) Como vemos en esta cuenta de activo (MOBILIARIO Y EQUIPO) el DEBE (Q 7,740.00) sumó más que el HABER (Q 4,500.00); y la diferencia, o sea el SALDO (Q 3,240.00), se colocó del lado del HABER solamente para saldar y cerrar la cuenta; pero al re-abrir la cuenta el próximo ejercicio contable, el mismo saldo se anota del lado del DEBE, pues las cuentas de ACTIVO, tienen saldo DEUDOR. 34 DEBE (2) CUENTA No. 311101 - PROVEEDORES (1) (a) Jul. 1 a Bancos (b) Ago.8 a Bancos 0 0 0 .00 Jul. 10 Por Varias 2 0 0 0 .00 (c) 5 0 0 .00 Sep. 5 Por Varias 3 0 0 0 .00 (c) Dic. 11 Por Varias 1 .00 (c) Suma HABER 6 5 0 0 .00 (d) Sumas Iguales 6 5 0 0 .00 (e) a Saldo Anterior 3 0 0 0 .00 (f) a Caja 2 0 0 0 .00 (d) Suma DEBE 3 5 0 0 .00 (d) Saldo Acreed. 3 0 0 0 .00 (e) Sumas Iguales 6 5 0 0 .00 (b) Nov. 15 1 (3) HABER Ene 1 5 0 0 En este otro caso, la cuenta PROVEEDORES, que es una cuenta de PASIVO, el total de los abonos que se hicieron del lado del HABER (Q 6,500.00), suman más que la totalidad de los cargos que se hicieron del lado del DEBE (Q 3,500.00), por lo que la diferencia, o sea el SALDO (Q 3,000.00) se colocó del lado del DEBE solamente para saldar y cerrar la cuenta; pero al re-abrir la contabilidad del siguiente ejercicio, ese saldo se anota del lado del HABER, pues las cuentas de PASIVO tienen saldo ACREEDOR. Saldos de las Cuentas El saldo de la cuenta, es la diferencia que existe entre la suma del lado del DEBE de la cuenta y la suma del lado del HABER de la misma. Cuando la suma del lado del DEBE de una cuenta es mayor que la suma del lado del HABER de la misma, se dice que la cuenta tiene un SALDO DEUDOR. Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Por el contrario, cuando la suma del lado del HABER de una cuenta es mayor que la del DEBE de la misma, se dice que la cuenta tiene SALDO ACREEDOR. Clasificación de las Cuentas Existen varios puntos de vista para clasificar las cuentas, pero el que aquí nos interesa repasar, es la clasificación que se hace de ellas desde el punto de vista de su naturaleza. Estas se clasifican en: 1. CUENTAS PATRIMONIALES, o de Balance General; 2. CUENTAS DE RESULTADOS, o de Pérdidas y Ganancias Las cuentas de Balance General, son las que representan el patrimonio de una empresa, es decir, su ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL. Las cuentas de Resultados, son aquellas que registran ya sea una PÉRDIDA o una GANANCIA en el curso de las actividades de la empresa. Recordemos que las cuentas de ACTIVO y las cuentas de PÉRDIDA, siempre deben de reflejar un saldo DEUDOR; Mientras que las cuentas de PASIVO y las cuentas de GANANCIA, siempre deben de reflejar un saldo ACREEDOR. NOTA IMPORTANTE Saber clasificar las cuentas es uno de los aspectos más importantes que se debe aprender, pues de ello depende que la información contable refleje fielmente la situación patrimonial y financiera de una entidad. Si un contador, o la persona que desarrolla software contable para una empresa, no sabe clasificar las cuentas, todo el resultado final arrojará un error, por lo cual los gerentes no solo tendrán problemas con el fisco, sino también, que no podrán interpretar correctamente la información para tomar decisiones acertadas que traerán beneficio para la empresa. Claves para Reconocer los Tipos de Cuenta 1) Todas las cuentas de ACTIVO están representadas por bienes u objetos materiales (Muebles, inmuebles, autos, mercancías, etc.) así como por bienes inmateriales (marcas, patentes, derecho de llave, franquicias, etc.) y que son propiedad de la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad; pero también están representadas por las cuentas por cobrar (derechos) a favor de dicha empresa (clientes, deudores, documentos por cobrar, etc.) Y también por todos los derechos que corresponden por los pagos anticipados. NOTA IMPORTANTE: Según el documento NIIF para las PYMES, un activo es “es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos”16 El párrafo 2.19 del mismo documento indica que el derecho de propiedad de un un bien no es esencial para clasificarlo como un activo, así por ejemplo, una propiedad por la que la empresa paga un arrendamiento debe considerarse como un activo en el caso de que dicha propiedad genere beneficios o rentas para la empresa. 16 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: 978-1-907026-35-5 P.18 35 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Por lo expuesto anteriormente, las NIIF para PYMES no consideran únicamente como activos los bienes materiales e inmateriales que son propiedad legítima de la empresa, sino también aquellos bienes que están al servicio de la empresa y por los cuales se paga un arrendamiento, siempre y cuando la empresa obtenga rentas o beneficios directos de éstos. A pesar de lo anterior, ninguna de las leyes tributarias o fiscales guatemaltecas reconoce, como un activo, los bienes por los que una empresa paga arrendamiento. Sino únicamente aquellos de propiedad legítima. Se reconoce propiedad legítima cuando existe un documento legalmente reconocido que avale la propiedad sobre un bien, tales como facturas, escrituras, etc. 36 2) Todas las cuentas de PASIVO, están representadas por las obligaciones con las que tiene que cumplir la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, es decir, todas las deudas que la empresa tiene que pagar a corto, mediano o largo plazo. El pasivo u obligación se crea cuando se adquieren bienes o servicios, pero no se pagan en el acto, sino que quedan como deuda. (Deuda a los proveedores, documentos por pagar, prestamos bancarios, etc.). También se clasifican dentro del pasivo cualquier obligación por cobros de dinero anticipadamente. 3) Las cuentas de PÉRDIDA se identifican fácilmente ya que éstas representan cualquier servicio recibido por parte de la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, tales como: Servicio de agua, energía eléctrica, telefonía, servicio del personal (sueldos y salarios) y otros. A excepción de la cuenta “Compras de Mercadería” todos los desembolsos que se hagan por la adquisición de bienes materiales no causan pérdida, pues los bienes solamente cambian de forma. También se clasifican dentro de las cuentas de pérdidas, las depreciaciones de los activos fijos y las amortizaciones. 4) Las cuentas de GANANCIA son fáciles de identificar, puesto que representan valores (principalmente dinero) que cobra la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, por los servicios que ésta le proporcione a otras personas, sin que tenga que devolverlos (los valores), ni quedar a deberlos, o que si la empresa vendió algún bien u objeto fue a un precio mayor al del costo de adquisición, como sucede con la venta de mercaderías. SON CUENTAS DE ACTIVO SON CUENTAS DE PASIVO SON CUENTAS DE PÉRDIDA SON CUENTAS DE GANANCIA Los bienes materiales propiedad de la empresa Las obligaciones o cuentas por pagar de la empresa (en contra) Los servicios que reciba la empresa Las ventas y el cobro de servicios por parte de la empresa Los derechos o cuentas por cobrar a favor de la empresa Los cobros efectuados por anticipado por parte de la empresa El costo de venta, las devoluciones y rebajas sobre ventas Cualquier ingreso que no represente contra prestación de un bien material Los bienes inmateriales , como marcas, patentes, etc. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas Las depreciaciones, amortizaciones y las cuentas incobrables Las devoluciones y rebajas sobre compra Los pagos anticipados y los gastos de organización Las provisiones y las reservas Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura NOMENCLATURA CONTABLE O CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES Definición Cuando una empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es necesario formar una lista de cuentas que deberán utilizarse, ya sea cuentas de Mayor Principales o de Sub cuentas de Mayor Auxiliares, evitando así errores de aplicación. Una nomenclatura contable, o catálogo de cuentas contables, es una lista que contiene el nombre de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique, colocándole a cada cuenta un código numérico que la identifique dentro de los registros o libros contables. Es el Departamento de Contabilidad de la empresa donde debe elaborarse el Catálogo de Cuentas, ya que este departamento es el sitio donde se concentran todas las operaciones económicas realizadas por todos los otros departamentos de la empresa (compras, ventas, producción, etc.) ya que su función principal consiste en registrar en libros de contabilidad (Inventario, Diario, Mayor, Balances y otros) todas las operaciones practicadas. Aclaración.- Es importante aclarar que no todas las nomenclaturas son iguales para todas las empresas, así, la nomenclatura de una empresa comercial difiere a la de una empresa industrial y a la de una empresa agrícola, o a la de un banco, o a la de instituciones gubernamentales. Es por ello que cada empresa debe elaborar su propio catálogo de cuentas contables o nomenclatura contable, de acuerdo a sus necesidades. En Guatemala, existen oficinas contables que llevan la contabilidad de varias empresas que por su tamaño carecen de un Departamento de Contabilidad, en este caso, dichas oficinas contables crean una nomenclatura general pero no universal de cuentas. 37 Estructuración de un Catálogo de Cuentas Hay diversas maneras de estructurar u organizar un catálogo de cuentas, lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que han de aparecer en los estados financieros, numerándolas con un sistema digital. Esto es conveniente con el fin de poder designarlas ya sea por su nombre, o ya sea por su número o código, lo cual en muchos casos es más práctico. El sistema digital, además, permite agregar o suprimir cuentas y subcuentas según sea necesario. Por ejemplo, en el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice (digito) a cada grupo de cuentas, tanto del balance, como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: ÍNDICE 1 2 3 4 5 6 7 8 GRUPO DE CUENTA ACTIVO CUENTAS REGULARIZADORAS DEL ACTIVO PASIVO OTRAS CUENTAS ACREEDORAS CAPITAL CONTABLE CUENTAS DE ORDEN PER CONTRA PRODUCTOS GASTOS NOTA ACLARATORIA Recordamos a usted que este índice es tan solo un ejemplo o una guía para el contador, de cómo empezar a elaborar un Catálogo de Cuentas Contable, pero que no existe un catálogo universal que sea aplicable a todo tipo de empresa, ya que el catálogo se debe elaborar de acuerdo a las necesidades de cada entidad. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Las anteriores divisiones indican una clase de cuentas distintas y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo comenzarán con el número 3; y así sucesivamente. Continuando con el ejemplo, diremos que se podrán hacer otras sub divisiones, como sigue: 1 dígito 2 dígitos 3 dígitos 6 dígitos 8 dígitos 10 dígitos Clase de Cuenta Grupos de Cuenta Sub Grupos de Cuenta Cuentas de Mayor Principal Cuentas de Mayor Auxiliares Sub cuenta de primer grado 1 11 111 111-107 111-107-01 111-107-01-01 ACTIVO Activo Corriente Efectivo y Equivalentes de Efectivo Inversiones a Corto Plazo Títulos-Valores Nacionales Emitidos por Entidades Estatales Ejemplo de Catálogo de Cuentas A continuación encontrará una nomenclatura de cuentas elaborada para ser aplicada a una sociedad accionada, del tipo comercial. IMPORTANTE: Recuerde que la siguiente nomenclatura es tan solo un ejemplo, la que podrá ampliar o modificar a su conveniencia de acuerdo a las necesidades de la empresa cuando usted se encuentre en el trabajo de campo de la contabilidad. 38 1 ACTIVO 11 111 ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 111.101 111.101.01 111.101.02 Caja Moneda Nacional Efectivo en Casa Matriz Efectivo en Sucursales 111.102 111.102.01 111.102.02 111.102.99 Caja Moneda Extranjera Dólares Euros Otras Monedas 111.103 111.103.01 111.103.02 Caja Chica Caja Chica en Casa Matriz Caja Chica en Sucursales 111.104 111.104.01 111.104.02 111.104.03 111.104.99 Bancos del País Moneda Nacional Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto plazo) Otros Depósitos a Corto Plazo 111.105 111.105.01 111.105.02 111.105.03 111.105.99 Bancos del País Moneda Extranjera Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto plazo) Otros Depósitos a Corto Plazo 111.106 111.106.01 111.106.02 111.106.03 Bancos del Exterior Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto Plazo) Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 111.107 111.107.01 111.107.01.01 111.107.01.02 111.107.01.03 111.107.02 111.107.02.01 111.107.02.02 Inversiones a Corto Plazo (Hasta 1 año) Inversiones en Títulos-Valores de Emisores Nacionales Valores Emitidos y Garantizados por Entidades Estatales Valores Emitidos por el Sistema Financiero Privado Valores Emitidos por Empresas No Financieras Privadas Inversiones en Títulos-Valores de Emisores Extranjeros Valores Emitidos por Gobiernos Extranjeros Valores Emitidos por Empresas Privadas Extranjeras 112 CUENTAS POR COBRAR 112.101 112.101.01 112.101.02 Cuentas por Cobrar Comerciales – Clientes Clientes Nacionales Clientes del Extranjero 112.102 112.102.01 112.102.02 112.102.03 112.102.04 112.102.99 Documentos por Cobrar Boucher de Tarjetas de Crédito Facturas Cambiarias Letras Pagarés Otros Documentos por Cobrar 112.103 112.103.01 112.103.02 Anticipo a Proveedores Anticipos a Proveedores Nacionales Anticipos a Proveedores del Extranjero 112.104 112.104.01 112.104.02 112.104.99 Cuentas por Cobrar No Comerciales – Deudores Varios Deudores por Venta de Activos Inmovilizados Deudores por Faltantes de Caja Otros Deudores 112.105 112.105.01 112.105.02 112.105.03 112.105.04 Préstamos y Anticipos a Personal Préstamos a Empleados Préstamos a Directivos y/o Gerentes Préstamos a Accionistas Anticipos Sobre Sueldos 112.106 Intereses por Cobrar 112.107 Alquileres por Cobrar 112.108 Comisiones por Cobrar 112.109 112.109.01 112.109.01.01 112.109.01.02 112.109.02 112.109.99 Otras Cuentas por Cobrar Reclamaciones a Terceros Reclamaciones a Compañías de Seguro Reclamaciones a Transportadoras y Almacenadoras Depósitos Aduanales SAT Otras Cuentas por Cobrar 112.110 112.110.01 112.110.02 IVA Crédito Fiscal IVA Crédito en Compras Locales IVA Crédito en Importaciones 112.111 IVA-Retenciones por Compensar 112.112 112.112.01 112.112.02 112.112.99 Otros Créditos Fiscales ISR por Cobrar (Pagos en Exceso) ISO Crédito Fiscal Otros Créditos Fiscales 113 PAGOS ANTICIPADOS 113.101 Impuesto Sobre la Renta Pagado Anticipado 113.102 Seguros Pagados por Anticipado 39 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 40 113.103 Alquileres Pagados por Anticipado 113.104 Intereses Pagados por Anticipado 113.105 Comisiones Pagadas por Anticipado 113.106 Publicidad Pagada por Anticipada 114 INVENTARIOS O EXISTENCIAS 114.101 114.101.01 114.101.02 Inventario de Mercaderías Al Costo A su Valor Neto Realizable 114.102 114.102.01 114.102.02 Inventario de Materia Prima Al Costo A su Valor Neto Realizable 114.103 114.103.01 114.103.02 Inventario de Artículos en Proceso Al Costo A su Valor Neto Realizable 114.104 114.104.01 114.104.02 Inventario de Artículos Terminados Al Costo A su Valor Neto Realizable 114.105 Mercancías en Tránsito 114.106 Mercaderías en Aduana 114.107 Papelería y Útiles 114.108 Suministros y Repuestos 114.109 Material de Empaque 12 NO CORRIENTE 121 INVERSIONES A LARGO PLAZO 121.101 121.101.01 121.101.02 121.101.03 121.101.04 121.101.05 Inversión en Títulos-Valores al Vencimiento Valores Emitidos y Garantizados por Entidades Estatales Valores Emitidos por el Sistema Financiero Privado Valores Emitidos por Empresas No Financieras Privadas Valores Emitidos por Gobiernos Extranjeros Valores Emitidos por Empresas Privadas del Extranjero 122 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 122.102 122.102.01 122.102.02 Construcciones en Proceso Preparación del Terreno Construcción en Curso 122.103 122.103.01 122.103.02 Terrenos Costo Valor por Revaluación 122.104 122.104.01 122.104.01.01 122.104.01.02 122.104.02 122.104.02.01 122.104.02.02 122.104.03 Mobiliario y Equipo Mobiliario Costo Valor de Revaluación Equipo Electrónico Costo Valor por Revaluación Equipo de Comunicación NOTA: Debido que existen empresas que aparte de dedicarse a la producción de artículos, también compran y venden mercancías producidas por otras empresas, es mejor separar el inventario de los artículos terminados (producidos por la empresa), del inventario de mercaderías (comprados para vender) Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 122.104.03.01 122.104.03.02 122.104.04 122.104.04.01 122.104.04.02 Costo Valor por Revaluación Equipo de Seguridad Costo Valor por Revaluación 122.105 122.105.01 122.105.02 Equipo de Computación Costo Valor por Revaluación 122.106 122.106.01 122.106.02 Programas y Licencias de Computación Costo Valor por Revaluación 122.107 122.107.01 122.107.02 Vehículos Costo Valor de Revaluación 122.108 122.108.01 122.109.02 Maquinaria Costo Valor de Revaluación 122.109 122.109.01 122.109.02 Herramientas Costo Valor de Revaluación 122.199 122.199.01 122.199.02 Otros Equipos Inmovilizados Costo Valor por Revaluación 123 ACTIVOS INTANGIBLES 123.101 123.101.01 123.101.02 Concesiones y Franquicias Costo Valor por Revaluación 123.102 123.102.01 123.102.02 Licencias Costo Valor por Revaluación 123.103 123.103.01 123.103.02 Derecho de Llave Costo Valor por Revaluación 123.104 123.104.01 123.104.01.01 123.104.01.02 123.104.02 123.104.01201 123.104.01202 Marcas y Patentes Marcas Costo Valor por Revaluación Patentes Costo Valor por Revaluación 123.105 Crédito o Plusvalía Mercantil 123.199 Otros Activos Intangibles 124 CARGOS POR AMORTIZAR 124.101 Gastos de Organización 124.102 Gastos de Instalación y Remodelación 124.103 ISR Diferido* 41 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 42 2 CUENTAS REGULARIZADORAS DEL ACTIVO 21 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES ACUMULADAS 211 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES 211.101 Provisión para Cuentas Incobrables 212 DEPRECIACIONES ACUMULADAS 212.101 Depreciación Acumulada Vehículos 212.102 Depreciación Acumulada Edificios 212.103 Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo 212.104 Depreciación Acumulada Equipo de Cómputo 212.105 Depreciación Acumulada Programas y Licencias de Computación 212.106 Depreciación Acumulada Maquinaria 212.107 Depreciación Acumulada Herramientas 212.199 Otras Depreciaciones Acumuladas 213 AMORTIZACIONES ACUMULADAS 213.101 Amortización Acumulada Concesiones y Franquicias 213.102 Amortización Acumulada Licencias 213.103 Amortización Acumulada Derecho de Llave 213.104 Amortización Acumulada Marcas y Patentes 213.105 Amortización Acumulada Crédito Mercantil 213.106 Amortización Acumulada Gastos de Organización 213.107 Amortización Acumulada Gastos de Instalación 213.199 Otras Amortizaciones Acumuladas 3 PASIVO 31 CORRIENTE 311 CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO 311.101 311.101.01 311.101.02 Cuentas por Pagar Comerciales – Proveedores Proveedores Nacionales Proveedores del Extranjero 311,103 311.103.01 Impuesto Sobre la Renta por Pagar ISR por Pagar 311.104 ISR- Retenciones por Pagar 311.105 311.105.01 311.105.02 IVA Débito Fiscal IVA Débito de Ventas IVA Débito de Facturas Especiales 311.106 IVA-Retenciones por Pagar Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 311.107 311.107.01 311.107.02 311.107.03 311.107.04 311.107.05 311.107.99 Otros Impuestos y Contribuciones por Pagar ISO por Pagar IUSI por Pagar Impuestos Municipales por Pagar Contribuciones por Pagar Intereses y Multas por Pagar de Impuestos Otros Impuestos y Contribuciones por Pagar 311.108 311.108.01 Sueldos y Salarios por Pagar Sueldos Ordinarios y Extraordinarios por Pagar 311.109 311.109.01 311.109.99 Bonificaciones por Pagar Bonificaciones Incentivo por Pagar Otras Bonificaciones por Pagar 311.110 311.110.01 311.110.02 Cuotas Patronales y Laborales por Pagar Cuota Laboral IGSS por Pagar Cuota Patronal (IGSS, IRTRA, INTECAP) por Pagar) 311.111 Prestaciones Laborales por Pagar 311.112 311.112.01 311.112.02 311.112.99 Cuentas por Pagar No Comerciales – Acreedores Varios Almacenadoras Compañías de Seguros Otros Acreedores 311.113 Intereses por Pagar 311.114 Comisiones por Pagar 311.115 Alquileres por Pagar 311.116 311.116.01 311.116.02 311.116.03 311.116.99 Documentos por Pagar a Corto Plazo Facturas Cambiarias Letras Pagarés Otros Documentos por Pagar 311.117 311.117.01 311.117.01.01 311.117.01.02 311.117.01.03 311.117.01.99 311.117.02 311.117.02.01 311.117.0202 311.117.02.03 311.117.02.99 Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Nacional Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Extranjera Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo 311.118 311.118.01 311.118.99 Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo Servicios Generales por pagar (Agua, electricidad, comunicaciones) Otros Servicios y Cuentas por Pagar a Corto Plazo 312 COBROS ANTICIPADOS 312.101 Comisiones Cobradas Anticipadas 312.102 Intereses Cobrados Anticipados 312.103 312.103.01 312.103.02 Anticipo de Clientes Anticipo de Clientes Nacionales Anticipo de Clientes del Extranjero 312.104 Dividendos por Pagar 43 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 44 32 PASIVO NO CORRIENTE 321 CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO 321.101 321.101.01 321.101.02 321.101.99 Documentos por Pagar a Largo Plazo Letras Pagarés Otros Documentos por Pagar a Largo Plazo 321.102 321.102.01 321.102.01.01 321.102.01.02 321.102.01.03 321.102.01.99 321.102.02 321.102.02.01 321.102.02.02 321.102.02.03 321.102.02.99 Préstamos a Largo Plazo Préstamos en Moneda Nacional Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Extranjera Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo 4 OTRAS CUENTAS ACREEDORAS 401.101 Intereses Devengados No Percibidos 401.102 Comisiones Devengadas No Percibidas 401.103 Reserva para Prestaciones Laborales 5 PATRIMONIO 51 CAPITAL, RESERVAS Y RESULTADOS 511 CAPITAL SOCIAL 511.101 Capital Autorizado 511.102 511.102.01 511.102.02 Capital No Pagado (-) Acciones por Suscribir Suscriptores de Acciones 512 RESERVAS DE CAPITAL 512.101 Reserva Legal Acumulada 512.102 Reserva para Futuros Dividendos 512.103 Reserva para Eventualidades 512.199 Otras Reservas de Capital 513 PÉRDIDAS Y/O GANANCIAS DE CAPITAL 513.101 Revaluación de Inmuebles (+) 513.102 Revaluación de Bienes Muebles (+) 513.103 Pérdida por Bajas en el Valor de Mercado en Inversiones (-) 513.104 Pérdida en Negociación de Activos (-) 513.105 Ganancia por Altas en el Valor de Mercado en Inversiones (+) 513.106 Ganancia en Negociación de Activos (+) 514 RESULTADOS ACUMULADOS Acciones por Suscribir y Suscriptores de Acciones son cuentas de ACTIVO, pero regularizan el capital, por lo que en un Balance General se colocan debajo del capital, restándolo. Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 514.101 514.101.01 514.101.02 514.101.03 Utilidades Acumuladas Utilidad del Ejercicio Utilidades Retenidas Ajustes de Ejercicios Anteriores 514.102 514.102.01 514.102.02 514.102.03 Pérdidas Acumuladas Pérdida del Ejercicio Pérdidas de Ejercicios Anteriores Ajuste de Ejercicios Anteriores 514.103 Pérdidas y Ganancias 514.104 Utilidades a Repartir 514.105 Pérdidas por Repartir 6 CUENTAS DE ORDEN 61 CUENTAS DE ORDEN PER CONTRA 611 CUENTAS DE ORDEN DÉBITO 611.101 Mercaderías en Comisión P-C 611.102 Mercaderías en Consignación P-C 612 CUENTAS DE ORDEN CRÉDITO 612.101 Comitentes por Mercaderías P-C 612.102 Ventas por Realizar P-C 7 UTILIDADES Y/O PRODUCTOS 71 INGRESOS 711 INGRESOS DE OPERACIÓN 711.101 711.101.01 711.101.01.01 711.101.01.02 711.101.02 711.101.02.01 711.101.02.02 Ventas Brutas Ventas Locales Ventas de Bienes Venta de Servicios Ventas en el Exterior – Exportaciones Venta de Bienes en el Exterior Venta de Servicios en el Exterior 711.102 711.102.01 711.102.02 Devoluciones y Rebajas Sobre Ventas (-) Devoluciones Sobre Venta Rebajas Sobre Venta 712 OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN 712.101 Intereses Producto (Ganados o Cobrados) 712.102 Comisiones Cobradas 712.103 Alquileres Cobrados 712.104 Regalías Recibidas 712.105 Ganancias Cambiarias 712.106 Descuentos por Pronto Pago 712.107 Sobrantes de Caja 45 Esta es una cuenta de PÉRDIDA, pero se coloca en este grupo (7), y en el Estado de Pérdidas y Ganancias, restándo la cuenta Ventas. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 46 712.108 Créditos Recuperados 712.199 Otros Ingresos de Operación 8 GASTOS 81 GASTOS DE OPERACIÓN 810 COSTO DE PRODUCCIÓN 810.101 810.101 810.102 Compras de Materia Prima Compras en el Mercado Local Compras en el Extranjero-Importaciones 810.102 811.102.01 811.102.02 Devoluciones y Rebajas Sobre Compra de Materia Prima (-) Devoluciones Sobre Compra de Materia Prima Rebajas Sobre Compra de Materia Prima 810.103 810.103.01 810.103.02 810.103.02.01 810.103.02.02 810.103.02.03 810.103.03 810.103.99 810.103.99.01 810.103.99.02 810.103.99.99 Gastos Sobre Compra de Materia Prima Impuestos Aduanales Fletes Sobre Compra Fletes Marítimos Fletes Aéreos Fletes Terrestres Seguros Contra Riesgo de Transporte Otros Gastos de Compra Comisiones Bancarias Servicios Aduanales Otros Gastos de Compra 810.104 810.104.01 810.104.02 Mano de Obra Directa Sueldos Ordinarios de Fábrica Sueldos Extraordinarios de Fábrica 810.105 810.105.01 810.105.02 Mano de Obra Indirecta Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios 810.106 Bonificaciones Incentivo de Fábrica 810.107 Cuotas Patronales de Fábrica 810.108 Alquileres de Fábrica 810.109 Depreciación Mobiliario y Equipo de Fábrica 810.110 Depreciación Equipo de Cómputo de Fábrica 810.111 Depreciación Maquinaria 810.112 Depreciación de Herramientas 810.113 Combustibles Consumidos Fábrica 810.114 Material de Empaque Consumido Fábrica 810.115 Seguros Vencidos de Fábrica 810.116 IUSI Pagado de Fábrica 811.117 812.117.01 812.117.02 812.117.03 812.117.04 Prestaciones Laborales de Fábrica Indemnización de Fábrica Bono Legal (Bono 14) de Fábrica Aguinaldos de Fábrica Vacaciones de Fábrica Esta es una cuenta de GANANCIA, pero se coloca en este grupo (8) y en un Estado de Costos de Producción restándo la cuenta compras de materia prima. Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 811.118 811.118.01 811.118.02 811.118.03 811.118.04 811.118.05 811.118.99 Gastos Diversos de Fábrica Energía Eléctrica Agua Comunicaciones Extracción de Basura Seguridad Otros 810.119 Costo de Producción 811 COSTO DE VENTA 811.101 811.101.01 811.101.02 Compras Compras en el Mercado Local Compras en el Extranjero – Importaciones 811.102 811.102.01 811.102.02 Devoluciones y Rebajas Sobre Compra (-) Devoluciones Sobre Compra Rebajas Sobre Compra 811.103 811.103.01 811.103.02 811.103.02.01 811.103.02.02 811.103.02.03 811.103.03 811.103.99 811.103.99.01 811.103.99.02 811.103.99.99 Gastos Sobre Compra Impuestos Aduanales Fletes Sobre Compra Fletes Marítimos Fletes Aéreos Fletes Terrestres Seguros Contra Riesgo de Transporte Otros Gastos de Compra Comisiones Bancarias Servicios Aduanales Otros Gastos de Compra 811.104 Costo de Venta 812 GASTOS DE DISTRIBUCIÓN 812.101 812.101.01 812.101.02 Sueldos y Salarios de Vendedores Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios 812.102 Comisiones Sobre Ventas 812.103 Bonificaciones Sobre Ventas 812.104 812.104.01 812.104.02 812.104.03 Cuotas Patronales de Vendedores IGSS IRTRA INTECAP 812.105 812.105.01 812.105.02 812.105.03 812.105.04 Prestaciones Laborales de Vendedores Indemnización de Vendedores Bono Legal (Bono 14) de Vendedores Aguinaldos de Vendedores Vacaciones de Vendedores 812.106 Alquileres Sala de Venta o Locales Comerciales 812.107 IUSI Sala de Venta 812.108 Depreciación Vehículos de Reparto 812.109 Depreciación Edificios Sala de Venta 812.110 Depreciación Mobiliario y Equipo Sala de Venta 812.111 Depreciación Equipo de Computación Sala de Venta Esta es una cuenta de GANANCIA, pero se coloca en este grupo (8), y en el Estado de Pérdidas y Ganancias, restándo la cuenta compras. 47 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 48 812.112 Amortización Gastos de Instalación Sala de Venta 812.113 Gastos de Publicidad – Publicidad y Propaganda 812.114 Material de Empaque Consumido 812.115 Fletes y Acarreos de Venta 812.116 Seguros Vencidos de Sala de Ventas 812.117 Alquileres Vencidos Sala de Venta 812.118 Cuentas Incobrables 812.119 Combustibles Consumidos 812.120 812.120.01 812.120.02 812.120.03 Gastos Diversos Sala de Venta Agua Energía Eléctrica Comunicaciones (telefonía, internet, otros) 812.199 Otros Gastos de Distribución 813 813.101 813.101.01 813.101.02 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Salarios de Personal Administrativo Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios 813.102 Bonificaciones Incentivo Personal Administrativo 813.103 813.103.01 813.103.02 813.103.03 Cuotas Patronales de Personal Administrativo IGSS IRTRA INTECAP 813.104 813.104.01 813.104.02 813.104.03 813.104.04 Prestaciones Laborales de Personal Administrativo Indemnización de Personal Administrativo Bono Legal (Bono 14) de Personal Administrativo Aguinaldos de Personal Administrativo Vacaciones de Personal Administrativo 813.105 Alquileres de Oficinas y Bodegas 813.106 IUSI de Oficinas 813.107 Depreciación Vehículos de Oficina 813.108 Depreciación Edificios de Oficina 813.109 Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina 813.110 Depreciación Equipo de Computación de Oficina 813.111 Amortización Gastos de Organización 813.112 Amortización Concesiones y Franquicias 813.113 Amortización Licencias 813.114 Amortización Derecho de Llave 813.115 Amortización Marcas y Patentes 813.116 Amortización Crédito Mercantil 813.117 Amortización Gastos de Instalación de Oficina Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 813.118 Papelería y Útiles Consumidos 813.119 Suministros y Repuestos Consumidos 813.120 813.120.01 813.120.02 813.120.03 Gastos Diversos Agua Energía Eléctrica Comunicaciones (telefonía, internet, otros) 813.121 813.121.01 813.121.02 813.121.03 813.121.04 813.121.99 Servicios Varios Servicios de Vigilancia y Seguridad Servicios de Limpieza y Extracción de Basura Servicios de Fontanería, Albañilería y Electricidad Servicios de Mensajería y Correos Otros Servicios 813.122 Gastos de Organización* 813.123 Seguros Vencidos 813.124 Alquileres Vencidos de Oficina 813.199 Otros Gastos de Administración 814 OTROS GASTOS 814.101 814.101.01 814.101.02 Intereses Gasto Intereses Bancarios Intereses Comerciales 814.102 Pérdida Cambiaria 814.103 Bajas y Pérdida de Inventario 814.104 Faltantes de Caja 814.105 Donaciones (o Donativos) 814.106 813.106.01 813.106.02 813.106.99 Impuestos Pagados ISR Rentas de Capital ISO Pagado Otros Impuestos Pagados 814.107 Multas y Recargos 815.199 Otros Gastos (*) Se clasifican en ese lugar únicamente si se está llevando una contabilidad conforme a las NIIF para PYMES. Recordándole, nuevamente, de que en esta edición del libro el marco de referencia para la presentación de la información contable utilizado, es el marco legal. NOTA AL PROFESOR Procure que la mayoría de alumnos aprenda a clasificar las cuentas y también a cargarlas y abonarlas, ya que de ello depende en gran manera de que todo lo demás se haga 49 correctamente. Si desde la clasificación el alumno empieza mal, el diario, mayor, balance y Estados Financieros estarán mal. En la sección de documentos de apoyo de nuestro sitio WEB, www.editorialjernestomolina.com Podrá encontrar algunos ejercicios de clasificación de cuentas, que le ayudarán a repasar sobre tal asunto. Uso Obligatorio del Catálogo Cuando se utiliza un sistema computarizado o electrónico para llevar la contabilidad, el catálogo de cuentas es indispensable o de uso obligatorio, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados, deberá ingresar, el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda y automáticamente reconocerá el nombre de la cuenta. Existen en el mercado muchos programas de paga y gratuitos para llevar contabilidad, para mencionar alguno de ellos, están: Aspel, Mónica, UNIONPYME Easy y otros, pero cabe mencionar que en empresas de regular tamaño, contratan a programadores para que les elabore sus propios programas contables. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina MANUAL DE CONTABILIDAD En las empresas que tienen cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y probablemente con sucursales, agencias y oficinas en diversas ciudades, se recomienda crear un catálogo de cuentas tan amplio como las necesidades de la casa lo requiera: y redactar o elaborar, además, un Manual Contable, que no es más que un documento que contiene entre otras cosas el catálogo de cuentas con su respectivo instructivo para el manejo de cada una de las cuentas. Pudiera parecer incorrecto dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues se supone que este conocimiento forma parte de su preparación académica y técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares para cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia y necesidad particular. Por ejemplo, en una empresa existirá la cuenta Equipo de Computación, cuyo nombre por sí solo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy probable que según la política interna de la empresa, solamente las compras de Equipo de Computación superior a “X” cantidad, (digamos Q500.00), debe cargarse a dicha cuenta, para ser depreciada en el futuro; y que toda compra de Equipo de Computación inferior a la cantidad establecida, deberá cargarse a una cuenta de gasto o pérdida, que podría ser Suministros y Repuestos Consumidos, a pesar de que teóricamente y para otras empresas o personas represente un activo no corriente (activo fijo). Igual cosa sucedería si una empresa establece que los desembolsos superiores a los Q500.00 por concepto de adiciones o mejoras a una maquinaria existente, aumenten el valor de la maquinaria, pero aquellas adiciones o mejoras que estén por debajo de los Q500.00 deban cargarse a una cuenta de gasto o pérdida que podría ser, Reparaciones y Mantenimiento de Maquinaria. 50 Por lo explicado en los párrafos anteriores, se ve que no solo es necesario el catálogo de cuentas, sino también complementarlo con un instructivo para el manejo de las cuentas, instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias o necesidades lo ameriten. Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura TAREA No. 6 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente las siguientes preguntas, utilizando letra pequeña pero legible. 1. ¿Qué es una cuenta, desde el punto de vista de la contabilidad? R./ 2. ¿Cuáles son las partes de las que consta una cuenta? R./ 3. ¿Qué es cargar una cuenta? R./ 4. ¿Qué es abonar una cuenta? R./ 51 5. ¿A qué se le denomina saldo de una cuenta? R./ 6. ¿Qué clases de cuenta tienen saldo deudor? R./ 7. ¿Qué clases de cuenta tienen saldo acreedor? R./ 8. R./ ¿Qué es una nomenclatura de cuentas contable? Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: En el rayado que aparece debajo de cada ejercicio realice las operaciones que se le indican para cada cuenta. Utilice letra y números pequeños pero legibles. EJERCICIO 1 2 de enero. 15 de enero. 31 de enero. 5 de febrero. 10 de febrero 31 de diciembre. 31 de diciembre 1 de enero. Abra la cuenta CAJA con un saldo inicial de Q5,000.00 Abone la cuenta con Q2,000.00 por un depósito que se hizo en el Banco G&T, S.A. Cargue la cuenta con Q1,500.00 por un abono que hizo el cliente Mario Pérez Cargue la cuenta con Q2,000.00 por un abono que hizo el cliente Julio Monzón Abone la cuenta con Q2,500.00 por un depósito que se hizo en el Banco G&T, S.A. Salde la cuenta Cierre la cuenta Vuelva a abrir la cuenta con el saldo del día 31 de diciembre.. DEBE Fecha HABER Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad 52 EJERCICIO 2 31 de julio. 31 de agosto. 30 de septiembre. 31 de octubre. 30 de noviembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. Abra la cuenta SUELDOS, con un saldo inicial de Q10,000.00 Cargue la cuenta con Q10,000.00 Cargue la cuenta con Q12,000.00 Cargue la cuenta con Q11.500.00 Cargue la cuenta con Q12,000.00 Cargue la cuenta con Q12,000.00 Salde la cuenta Cierre la cuenta DEBE Fecha HABER Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad NOTA: Si necesita una guía para realizar este ejercicio, visite nuestra página web, www.editorialjernestomolina.com, en la sección de documentos de apoyo. Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura EJERCICIO 3 1 de julio. 31 de julio 14 de agosto 31 de agosto. 5 de septiembre. 30 de septiembre. 2 de octubre 31 de octubre. 30 de noviembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. 1 de enero. Abra la cuenta PRÉSTAMOS BANCARIOS, con un saldo de Q36,000.00 Abone la cuenta con Q125.00 por concepto de intereses Cargue la cuenta con Q1,000.00 por pago que hizo con cheque No. 001 Abone la cuenta con Q120.00 por concepto de intereses Cargue la cuenta con Q1,000.00 por pago que se hizo con cheque No. 002 Abone la cuenta con Q115.00 por concepto de intereses Cargue la cuenta con Q1,000.00 por pago que se hizo con cheque No. 003 Abone la cuenta con Q110.00 por concepto de intereses Abone la cuenta con Q110.00 por concepto de intereses Abone la cuenta con Q110.00 por concepto de intereses Salde la cuenta Cierre la cuenta Abra la cuenta con el saldo del día 31 de diciembre. DEBE Fecha HABER Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad 53 EJERCICIO 4 31 de agosto. 30 de septiembre. 31 de octubre. 30 de noviembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. 31 de diciembre. Abra la cuenta VENTAS, con un saldo inicial de Q15,000.00 Abone la cuenta con Q7,000.00 Abone la cuenta con Q8,500.00 Abone la cuenta con Q11,000.00 Abone la cuenta con Q16,000.00 Salde la cuenta Cierre la cuenta DEBE Fecha HABER Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 7 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Marque con una equis (X) donde corresponde según la naturaleza de la cuenta, tal como se indica en la línea No. 1. Al terminar imprima la hoja y entréguesela al profesor para su revisión y corrección. 54 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 46 47 48 49 50 NOMBRE DE LA CUENTA ACREEDORES DIVERSOS AGUINALDOS PAGADOS ALQUILERES COBRADOS ANTICIPADAMENTE ALQUILERES PAGADOS ANTICIPADAMENTE ALQUILERES VENCIDOS ANTICIPO A LOS PROVEEDORES COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES CONSUMIDOS COMISIONES POR PAGAR COMISIONES SOBRE VENTA CORRESPONSALES (SALDO DEUDOR) CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES CUOTAS PATRONALES PAGADAS CUOTAS PATRONALES Y LABORALES POR PAGAR DERECHO DE LLAVE DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA COMPRADA DONACIONES CONCEDIDAS EDIFICIOS Y CONSTRUCCIÓNES EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO ENERGÍA ELÉCTRICA CONSUMIDA EXISTENCIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS FALTANTE DE CAJA GASTOS SOBRE COMPRAS IMPUESTO DE SOLIDARIDAD PAGADO IMPUESTOS POR PAGAR INTERESES RECIBIDOS ISR PAGADO ANTICIPADO ISR POR PAGAR IUSI PAGADO IVA CRÉDITO IVA DÉBITO MAQUINARIA MERCADERÍA MOBILIARIO Y EQUIPO MULTAS PAGADAS PAPELERÌA Y ÚTILES CONSUMIDOS PÈRDIDAS EN INVENTARIO PRÉSTAMOS BANCARIOS POR PAGAR PROVEEDORES EN EL EXTRANJERO PUBLICIDAD PAGADA REPARACIONES DE EQUIPO SEGUROS PAGADOS ANTICIPADOS SEGUROS VENCIDOS SEMOVIENTES SERVICIOS VARIOS PAGADOS SOBRANTE DE CAJA SUSCRIPCIONES PAGADAS ANTICIPADAS SUSCRIPTORES DE ACCIONES TERRENOS VEHÍCULOS VIATICOS ACTIVO PASIVO X PERDIDA GANANCIA Capítulo 6 Educación Fiscal 6 EDUCACIÓN FISCAL Tal como lo vimos en el capítulo de este libro, la contabilidad está relacionada con otras ciencias y disciplinas y una de ellas es el derecho, principalmente con la rama de la legislación fiscal. La legislación fiscal es una rama del derecho público que estudia el conjunto de normas, códigos, leyes, reglamentos y acuerdos, que norman la relación jurídica tributaria entre el Estado y los contribuyentes, así como de los procedimientos administrativos de aplicación, gestión y control de los tributos. En este capítulo no daremos una vasta teoría acerca de los impuestos, pues, de ellos se hace un estudio más profundo en otros cursos de la carrera del contador, como es el curso de legislación fiscal; pero siendo que la profesión del contador está ligada con la misma, es necesario hablar, aunque sea someramente (rápidamente), acerca de los tributos, es decir, acerca de la forma de calcularlos y de su registro contable. LOS TRIBUTOS Se denomina tributo a todo pago en dinero, que personas individuales o jurídicas, llamadas contribuyentes, realizan a la Administración Públicas, de manera obligatoria por exigirlo así una ley votada o aprobada por órganos representativos de la soberanía popular. El fin primordial de los tributos es que el Estado obtenga los ingresos necesarios, no solo para el sostenimiento del gasto público o de la Administración Pública, sino también para cumplir con el fin primordial del Estado, que es el bien común o de la población. En efecto, los tributos sirven al Estado, no solo para sufragar los gastos de funcionamiento de la Administración Pública, como lo es el pago de sueldos de empleados públicos, arrendamiento de edificios públicos, etc., sino también para poder realizar obras de inversión pública como lo son la construcción de escuelas, hospitales, carreteras, etc. CLASES DE TRIBUTOS CLASES DE TRIBUTO IMPUESTOS TASAS CONTRIBUCIONES Cantidad de dinero que personas individuales, llamadas contribuyentes, pagan a la Administración Pública de manera coactiva (forzada), por exigirlo así las Leyes emitidas y aprobadas por el Organismo Legislativo (Congreso), para que el Estado pueda cumplir con su obligación sin que éste (el Estado), esté obligado a devolverlo directamente a dichos contribuyentes. Cantidad de dinero que los habitantes pagan al Estado en retribución a determinados servicios que éste presta. Las tasas son los tributos cuyo hecho imponible consiste en la utilización del dominio público, la prestación de un servicio público o la realización por parte de la Administración de una actividad que afecte o beneficie de modo particular al contribuyente. Cuota o cantidad de dinero que diversos contribuyentes pagan a la Administración Pública para un fin específico, pero cuyo beneficio obtenido por el dinero invertido no será únicamente para los contribuyentes, sino para toda una comunidad. El término es similar, cuando no idéntico, al de impuesto. 55 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina SUJETO DEL IMPUESTO Se denominan sujetos del impuesto a las personas que intervienen en el pago y cobro de un impuesto, pudiendo ser: Sujetos Activos, o Sujetos Pasivos. La siguiente gráfica le ayudará a comprender mejor el asunto. SUJETO ACTIVO El sujeto activo del impuesto es cualquier institución del Estado, facultada por la Ley para cobrar y administrar el impuesto. SUJETO PASIVO SUJETOS DEL IMPUESTO El sujeto pasivo del impuesto es toda persona natural o jurídica que según la Ley resulta obligada al pago o cumplimiento o como sustituto o responsable del mismo ELEMENTOS DEL IMPUESTO 56 La siguiente gráfica explica los elementos de un impuesto: Hecho Generador Situación o circunstancia que origina la obligación legal de contribuir y sobre la que se aplica el tributo. Base Imponible Valoración cuantitativa del hecho generador. Monto sobre el cual se calcula el importe de un impuesto. - Deducciones Legales Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto autoriza sean rebajadas de la base imponible. = Base Liquidable Resultado de restarle a la base imponible, las deducciones establecidas por la Ley de cada impuesto. x Tipo Impositivo Es un porcentaje que se aplica a la base imponible o en su caso a la base liquidable y que determina la cuota tributaria. = Cuota Tributaria Resultado de multiplicar el tipo impositivo a la cantidad resultante de la base imponible. - Deducción de la Cuota Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto en casos especiales autoriza sean rebajadas de la cuota tributaria. + Recargos Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto recarga o aumenta a la cuota tributaria. Ej. Multas, intereses, etc. = Obligación Tributaria Cantidad de dinero que el contribuyente debe pagar a determinada entidad pública por concepto de impuesto. Capítulo 6 Educación Fiscal TIPOS DE IMPUESTO De los impuestos anótese dos clases: Impuestos Directos e Impuestos Indirectos. Impuesto Directo.- Es aquel que se carga directamente al contribuyente por la tenencia de un patrimonio o por las rentas que éste obtenga. Ej. Impuesto Sobre la Renta; Impuesto Sobre el Patrimonio; Impuesto de Solidaridad, Impuesto Único Sobre Inmuebles. Impuesto Indirecto.- Es aquel tributo que pagan las personas naturales y jurídicas (contribuyentes) al Estado, en concepto de gravámenes sobre la producción, compra, importación, venta, exportación de bienes o servicios y que trasladan a los costos de producción o comercialización. Ej. Impuesto al Valor Agregado; Impuesto Sobre el Consumo de Cerveza, Cigarrillos y Otros. El Manual de Clasificaciones Presupuestarias, emitida por la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas, hace la siguiente clasificación de los impuestos directos e indirectos. Impuestos Directos Impuesto Sobre la Renta – ISR De Empresas De las Personas Naturales Impuesto Sobre Ganancias de Capital Sobre Ganancias de Capital Impuesto de Solidaridad – ISO ISO Sobre el Patrimonio ISO Sobre los Ingresos Brutos Impuesto Único Sobre Inmuebles – IUSI IUSI Municipalidades Para mayor pormenores de las Leyes e Impuestos vigentes en Guatemala visite el portal de la SAT. http://portal.sat.gob.gt Le invitamos a que visite nuestra sección de, DOCUMENTOS DE APOYO, sub sección TEMAS DE INTERÉS, en el sitio. www.editorialjernestomolina.com En donde encontrará más teoría acerca de los principales impuestos y su contabilización Impuestos Indirectos Impuestos a la Importaciones Arancel Sobre las Importaciones Impuesto Sobre Productos Industriales Primarios Sobre Bebidas Sobre Cigarrillos y Tabacos Sobre Derivados del Petróleo Regalías Hidrocarburos Compartibles Sobre Productos Primarios Sobre Distribución de Cemento Impuesto al Valor Agregado IVA de Bienes y Servicios IVA de Importaciones Impuestos Internos Sobre Servicios Sobre Transporte y Comunicaciones Sobre Actos Jurídicos y Transacciones Por Demanda de Potencia y/o Energía Eléctrica Impuestos Financieros Sobre Operaciones en el Mercado Financiero Impuesto Sobre Circulación de Vehículos Sobre Circulación de Vehículos Terrestres Sobre Circulación de Vehículos Marítimos Sobre Circulación de Vehículos Aéreos Impuesto Fiscal por Salida del País Por Viajes al Extranjero Arbitrios Municipales Sobre Establecimientos Comerciales Sobre Establecimientos de Servicios Sobre Establecimientos Industriales Sobre Diversiones y Espectáculos Sobre Productos Primarios Minerales y Vegetales Sobre Productos Primarios Agrícolas Sobre Productos Primarios Pecuarios Sobre Productos Industriales 57 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Los Impuestos directos e indirectos a su vez pueden ser: BASE IMPONIBLE Impuesto Progresivo Impuesto Regresivo Impuesto Proporcional TIPO IMPOSITIVO Impuestos Progresivos.- Son los impuestos en los que el tipo impositivo va aumentando en la medida en que la base imponible va aumentando de valor. Impuestos Regresivos.- Son los impuestos en los que el tipo impositivo va disminuyendo en la medida en que la base imponible va aumentando de valor. Impuestos Proporcionales.Son aquellos impuestos en los que el tipo impositivo que se aplica es igual no importando si la base imponible aumenta o disminuye. PRINCIPALES IMPUESTOS QUE AFECTAN A LAS EMPRESAS MERCANTILES Siendo que este es un curso de Contabilidad y no de Legislación Fiscal, es que en este apartado hablaremos de los principales impuestos a los que están afectos las empresas mercantiles en el desarrollo de sus actividades; pero siendo que todo contador debe estar actualizado en materia fiscal, es que recomendamos al profesor y estudiante visiten el portal de la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT (http://portal.sat.gob.gt), pues allí tendrán de primera mano la información necesaria de los cambios a las leyes fiscales y/o de su actualización. 58 En el nivel educativo que usted se encuentra, ya debe saber que todas las empresas mercantiles (individuales o sociales) para poder ejercer sus actividades comerciales en el territorio guatemalteco, deben estar inscritas en el Registro Mercantil y contar con un número de identificación tributaria-NIT, este último proveído por el Registro Tributario Unido-RTU, del Ministerio de Finanzas Públicas y el cual es indispensable para poder declarar y pagar sus impuestos ante la SAT, por lo que no nos detentemos a explicar a fondo temas que tuvo que haber visto en cursos anteriores. Pero si no tiene esos conocimientos, no se preocupe, usted tiene una poderosa herramienta de información llamada INTERNET, en donde seguramente encontrará mucha información respecto a los requisitos de inscripción, de empresas mercantiles individuales y sociales, tanto en el Registro Mercantil, como en la SAT, en el IGSS y en el IRTRA. Los sitios que puede consultar son: www.mintrabajo.gob,gt donde puede descargar información y leyes relacionadas con el trabajo y el salario; www.registromercantil.gob.gt, que contiene información y leyes sobre los requisitos de inscripción de establecimiento de negocios. Lo anterior lo hacemos así, porque debido a que la legislación influye en gran medida en la operatoria contable, y siendo que las leyes de nuestro país constantemente cambian o se derogan, como casa editora y contribuidores en la formación de profesionales del área contable, se nos vuelve un tanto dificultoso estar cambiando a cada momento el contenido de este libro cuando se modifican las leyes. Ya en la página anterior de este libro vimos un cuadro sinóptico de los impuestos directos e indirectos que afectan a distintos contribuyentes en el territorio guatemalteco, pero de todos ellos nos detendremos a estudia algunos de los más importantes y recurrentes en la actividad comercial. (Vea cuadro en la página siguiente) Capítulo 6 Educación Fiscal PRINCIPALES IMPUESTOS DIRECTOS VIGENTES IMPUESTO Impuesto Sobre la Renta ISR Libro I Decreto 10-2012 Impuesto de Solidaridad ISO Decreto No. 73-2008 Impuesto Único Sobre Inmuebles IUSI HECHO QUE GENERA EL IMPUESTO BASE PARA EL CÁLCULO (Base Imponible) Este impuesto es generado por los ingresos o rentas que obtengan las personas individuales o jurídica, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, así como cualquier ente, patrimonio o bien que especifique la Ley, provenientes de la inversión de capital, del trabajo o de la combinación de ambos. Régimen Optativo de Pagos Trimestrales.- Renta Bruta (-) Costos y Gastos Deducibles (+) Rentas Exentas. (Ver abajo nota 2) Este ingreso es generado por la tenencia de patrimonio propio por parte de los contribuyentes que establece la Ley; o por el contrario constituye hecho generador del ISO los ingresos que obtengan los contribuyentes dentro del territorio nacional. La que se mayor entre: El impuesto se genera por la tenencia de bienes inmuebles, sean estos terrenos o construcciones, estructuras e instalaciones adheridas a los terrenos. El valor registrado en el Registro de la Propiedad de los distintos inmuebles que pertenezcan a un mismo contribuyente o sujeto pasivo del impuesto. Decreto No. 15-98 Régimen de Retención Definitiva.Las rentas brutas mensuales (-) las rentas exentas mensuales. Empleados.- Renta neta (-) Deducciones de Ley, conforme al artículo 72 del Decreto 10-2012. a) La cuarta parte del monto del activo neto; o b) La cuarta parte de los ingresos brutos. TIPO IMPOSITIVO (Tarifa del Impuesto) Régimen Declaración Trimestral (Año 2014) 28 % (Año 2015) será del 25% de la renta imponible. Régimen de Retención Definitiva. 5% en rentas imponibles de hasta Q30,000.00; y en rentas imponibles mayores a Q30,000.00 será un importe fijo de Q1,500.00 más 7% sobre el excedente de Q30,000.00. Empleados.Ver tabla de porcentajes e importes fijos en el artículo 73 del Decreto 10-2012 Ley de Actualización Tributaria. En ambos casos la tarifa es del 1% 1. Hasta Q2,000.00 Exento 2. De Q2,000.01 a Q20,000.00 el 2 por millar 3. De Q20,000.01 a Q70,000.00 El 6 por millar 4. De Q70,000.01 en adelante 9 por millar Notas Importantes 1. La renta bruta es la cantidad de dinero que ingresa a la empresa, restándole el IVA, por ejemplo: Si la empresa vendió y facturó Q44,800.00 en un mes con el IVA incluido, la renta bruta sería Q40,000.00, que es la cantidad sin el Impuesto al Valor Agregado-IVA. 2. En el Régimen de Declaraciones Trimestrales del ISR existen dos formas de declarar y pagar el impuesto: una forma es la de Cierres Parciales Trimestrales, que sobre una renta imponible se aplica la tarifa* de ISR; la otra forma es que al finalizar cada trimestre, a las rentas brutas, se le restan las rentas exentas, el resultado se multiplica por 8% y el resultado se multiplica por el 25% * y al finalizar un ejercicio fiscal, se debe realizar una declaración anual, restándole las cantidades que se pagaron en los trimestres del año, ejemplo: Enero-Marzo Renta Bruta Q42,000.00 (-) Renta Exenta Q2,000.00 = Q40,000.00 X 8% = Q3,200.00 X 25% = Q 800.00 Abril-Junio Renta Bruta Q48,000.00 (-) Renta Exenta Q3,000.00 = Q45,000.00 X 8% = Q3,600.00 X 25% = Q 900.00 Julio-Septiembre Renta B. Q31,000.00 (-) Renta Exenta Q 1,000.00 = Q30,000.00 X 8% = Q2,400.00 X 25% = Q 600.00 Total ISR pagado en los trimestres Q 2,300.00 Al finalizar el año se hace una declaración anual, calculando el ISR sobre una Renta Imponible así: Renta Bruta Anual Q165,000.00 (-) Costos y Gastos Deducibles Anuales Q90,000.00 (+) Costos No Deducibles Anuales Q1,000.00 (-) Rentas Exentas y no Afectas Anuales Q6,000.00 = Renta Imponible Anual Q70,000.00 X 25% = Q17,500.00(-) Total de ISR pagado en 3 trimestres Q2,300.00 = ISR a pagar a finalizar el año Q15,200.00. (*) Para el año 2013 el tipo impositivo era del 31%; para el año 2014 será del 28%; y para el año 2015 será del 25%. 59 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina PRINCIPALES IMPUESTOS INDIRECTOS VIGENTES IMPUESTO Impuesto al Valor Agregado IVA Decreto No. 27-92 Impuesto a la Distribución de Petróleo y sus Derivados Decreto No. 38-92 60 Impuesto Sobre Circulación de Vehículos Decreto No. 70-94 HECHO QUE GENERA EL IMPUESTO BASE PARA EL CÁLCULO (Base Imponible) TIPO IMPOSITIVO (Tarifa del Impuesto) Este impuesto se genera por la venta, permuta, arrendamiento y donación, tanto de bienes muebles, como inmuebles; por la prestación de servicios (en el territorio nacional); por las importaciones de bienes; por la destrucción, pérdida, retiro, faltante de mercadería del inventario En las Ventas.- El precio del bien o servicio (-) Descuentos (+) Recargos y Ajustes. Para las ventas, las importaciones, los arrendamientos y las bajas de inventario La tarifa es del 12% Se genera en el momento del despacho del petróleo crudo y combustibles derivados, que han sido previamente nacionalizados o de producción nacional, de los depósitos o lugares de almacenamiento de los importadores, almacenadores, distribuidores, refinerías o plantas de transformación, para su distribución en el territorio nacional por cualquier medio de transportación o conducción, así como para su uso, disposición, o consumo propio. Cada galón americano de 3.785 litros despachado Se genera por la tenencia de vehículos terrestres, marítimos o aéreos por parte de los contribuyentes y que se desplacen en el territorio, las aguas y el espacio aéreo comprendido dentro de la soberanía del Estado. El valor del vehículo según la lista oficial vigente emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT En las Importaciones.- El Valor CIF (Costo de la mercadería + seguro + flete) (+) los derechos arancelarios a la importación – DAI. En los Arrendamientos.-El valor de la renta (+) otros recargos si los hay. Para el régimen de Pequeños Contribuyentes La tarifa es del 5% de la facturación total mensual. Tasa del impuesto X galón Gasolina Súper Gasolina Regular Gasolina P/Aviones Diesel y Gas Oil Kerosina (DPK) Kerosina Avjet Nafta Gas Propano Q4.70 Q4.60 Q4.70 Q1.30 Q0.50 Q0.50 Q0.50 Q0.50 Vehículos livianos terrestres Años de uso De 1 año De 1 a 2 De 2 a 3 De 3 a 4 De 4 a 5 De 5 a 6 De 6 a 7 De 7 a 8 De 8 a 9 De 9 a más Tasa 2.0% 1.8% 1.6% 1.4% 1.2% 1.0% 0.8% 0.6% 0.4% 0.2% NOTA: Las bases imponibles y tasas impositivas que se describen en los dos cuadros anteriores, fueron extraídas de las modificaciones que se hicieron en el año 2012, en los decretos 4-2012 Disposiciones para el Fortalecimiento del Sistema Tributario y Combate a la Defraudación; y 10-2012 Ley de Actualización Tributaria. Si durante el año 2015, se hicieron modificaciones a las leyes tributarias, estas no aparecerán en este libro de texto. La Superintendencia de Administración Tributaria-SAT, ha dispuesto para el público los sitios www.sat.gob.gt, y www.censat.org.gt, en donde encontrará información y leyes actualizadas, por lo que todo buen profesional del área contable debe visitar y explorar la información de dichos sitios constantemente, para mantenerse actualizado en los aspectos de la tributación. Capítulo 6 Educación Fiscal DECLARACIÓN Y PAGO DE LOS IMPUESTOS Para que los contribuyentes puedan declarar y pagar los impuestos, la SAT ha implementado varias opciones a través de la WEB, entre ellas tenemos: BancaSAT, Declaraguate y Asiste Light. De éstas hablaremos brevemente de las dos primeras. Sistema BancaSAT Definición. Es un sistema de declaración y pago de impuestos que opera en Internet a través de los bancos autorizados por la SAT. BancaSAT funciona las 24 horas del día los 365 días del año, reduce costos y ofrece mayor confidencialidad en los trámites. Además, el banco y la SAT confirman al contribuyente a través de una notificación por e-mail la presentación y pago de su declaración. Por medio de BancaSAT puede pagar tributos internos y de comercio exterior (póliza electrónica). Asimismo, los contribuyentes pueden autorizar por Internet, con el Formulario SAT-81 a su contador o contadores para que declaren en su nombre por BancaSAT. Beneficios de BancaSAT 1. 2. 3. Por medio de BancaSAT, en Internet, se pueden presentar las declaraciones y pagar los impuestos directamente desde la oficina o donde se encuentre el contribuyente. Se cuenta con amplios y mejores horarios de atención, de acuerdo con los servicios de banca en línea. Reducción de costos, menos tiempo, dinero y recurso humano para presentar y pagar. Importancia de BancaSAT para el Contador. Conocer y manejar el Sistema BancaSAT es importante para todo profesional del área contable, pues debido a los beneficios que este sistema representa, cada día son más los contribuyentes que prefieren hacer sus declaraciones y pagos de impuesto a través de este sistema, abandonando el antiguo sistema de llenado de formularios con máquina de escribir y a mano, evitando así las largas colas para pagar, los horarios limitados y trámites engorrosos o complicados para la declaración y pago de los impuestos. En este espacio nos limitaremos a decir lo más importante que un contador debe saber acerca del funcionamiento del sistema BancaSAT, pues, de paso hemos de felicitar al personal de la SAT por el portal de información que han dispuesto en la WEB, en donde cualquier persona con conexión a Internet puede acceder a la valiosa información acerca de cualquier trámite relacionado con la declaración y pago de impuestos o de cualquier servicio que la SAT le preste a los contribuyentes. Requisitos para Obtener BancaSAT.- El contribuyente que desee obtener el servicio de BancaSAT, deberá realizar los siguientes pasos. 1. Deberá contratar el servicio de Internet con una compañía que lo proporcione. 2. Deberá abrir una cuenta bancaria de depósitos monetarios (de cheques) en un banco del sistema y que dicho banco esté autorizado por la SAT para declarar y pagar impuestos por cuenta del contribuyente. 3. Solicitar al banco que le proporcione el servicio de Banca en Línea (VIANET); el banco por su parte le proporcionará un código de usuario y una clave secreta de acceso para ingresar a su Banca en Línea. 4. Una vez se cuente con el servicio de acceso de la banca en línea (por Internet), deberá suscribir un contrato de adhesión al sistema de BancaSAT, para ello deberá realizar los siguientes pasos: 61 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 4.1 Verificar, en la página de BancaSAT (http://sat.gob.gt/sitio/index.php/esat/bancasat/17- bancasat/17-bancos.html) el listado de los bancos autorizados para recibir declaraciones y seleccionar el banco que utiliza el contribuyente. 4.2 Será llevado al sitio o página WEB del banco donde deberá seguir las instrucciones para llenar el contrato de adhesión, e imprimir 3 copias del mismo una vez lleno. 4.3 Acudir a una agencia del banco con los siguientes documentos: a) 3 copias firmadas del contrato de adhesión (1 copia para el banco, una para la SAT; y una copia se queda con el contribuyente como comprobante de haber entregado la solicitud del servicio). b) Documento de identificación personal-DPI, cédula de vecindad o pasaporte en original y fotocopias; y cuando corresponda, fotocopia de la representación legal. 5. El banco por su parte le entregará un código de usuario y una clave secreta para usar el servicio de BancaSAT con instrucciones de cómo acceder al sitio. Nota Aclaratoria. El número de usuario y la clave secreta e BancaSAT, es distinta a la que proporciona el Banco para tener acceso a la Banca en Línea (Vianet) 62 Con los anteriores cinco pasos el contribuyente está listo para descargar los formularios electrónicos para declarar y pagar sus impuestos por BancaSAT vía Internet. Funcionamiento de BancaSAT.- La siguiente gráfica proporcionada por la Superintendencia de Administración Tributaria le dará una idea de cómo funciona BancaSAT. CONTRIBUYENTE El contribuyente se conecta a BancaSAT por medio de la página WEB del Banco, desde donde genera la declaración y autoriza la transferencia electrónica para pagar el impuesto. COMPUTADOR DEL CONTRIBUYENTE BANCOS El sistema del Banco acepta la declaración y paga el impuesto a la SAT, mediante transferencia de fondos desde la cuenta del contribuyente, hacia una cuenta que la SAT tiene en dicho banco. Luego el Banco envía la información a la SAT en forma segura. La base de datos de la SAT recibe la información y valida la declaración electrónica, generando al mismo tiempo el envío de un e-mail para el contribuyente notificándole haber recibido la declaración y al pago del impuesto. DECLARACIÓN BANCARED DECLARACIÓN INTERNET DECLARACIÓN INTERNET Capítulo 6 Educación Fiscal Sistema Declaraguate Definición.- Declaraguate es el nombre de un sistema implementado por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT, por medio del cual los contribuyentes pueden llenar vía Internet diferentes formularios electrónicos para la declaración y el pago de impuestos. Funciona en la dirección en Internet www.declaraguate.gt A diferencia del Sistema BancaSAT, del que hablamos en párrafos anteriores, para utilizar el sistema Declaraguate¸ el contribuyente no necesita un código, contraseña, clave de acceso, ni contrato de adhesión, solo basta con ingresar al sitio, seleccionar y llenar el formulario electrónico que desee. Funcionamiento de Declaraguate,- A continuación se explica paso a paso la forma en que se hace una declaración y pago de un impuesto a través del Sistema Declaraguate. 1. Se ingresa al sitio (https://declaraguate.sat.gob.gt/declaraguate-web/); 2. Se selecciona el formulario que se desea llenar (IVA, ISR, ISO, Vehículos, Otros); 3. Se escribe la palabra clave tal y como aparece en la pantalla y luego se hace clic en llenar SAT-XX (el número del formulario que sea); 4. Al terminar de llenar el formulario lo puede guardar, imprimir, enviarlo a su correo electrónico personal, o validarlo. Se sugiere seleccionar la opción de Enviar Datos por Email, y si no tiene correo electrónico se sugiere seleccionar la opción Guardar y copiar en un cuaderno de apuntes, el número de acceso y el número de formulario que aparecen en la parte superior del formulario o de la pantalla. 5. Luego hacer clic sobre VALIDAR, al hacer esto, aparecerá en la parte inferior de la pantalla un rectángulo que dice CONGELAR, pero antes de hacer clic sobre CONGELAR, revise los datos del formulario, pues una vez congelado el formulario ya no se podrá modificar. 6. Luego de Congelado el formulario, el sistema generará una boleta SAT-2000, con la cual el contribuyente podrá hacer una presentación electrónica, o imprimirla para pagar el valor del impuesto que se indica en el formulario en una de las ventanillas de los bancos autorizados por la SAT para recibir declaraciones y aceptar pago de impuestos. El plazo para presentar una boleta SAT-2000 depende del formulario original (IVA, ISR, etc.). La mayoría de boletas SAT-2000 puede presentarse solo durante 20 días hábiles posteriores al momento en que el formulario fue congelado. En otros casos el plazo es menor, como por ejemplo la boleta correspondiente al formulario SAT-8009 - Póliza Aduanera, cuyo plazo es de solo 2 días hábiles. Vencido el respectivo plazo máximo, las boletas SAT-2000 son rechazadas por los bancos, independientemente de la fecha del vencimiento del impuesto. NOTA: A la fecha de estos apuntes, no todos los formularios para declarar y pagar impuestos se encuentran en el sitio www.decaraguate.sat.gob.gt, ya que todavía hay algunos formularios que se llenan manualmente. (Para mayor información del Sistema Declaraguate, ingrese a la sección de preguntas frecuentes del portal de Declaraguate que se encuentra en Internet). 63 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 8 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente a cada una de las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo se le denomina a todo pago en dinero, que personas individuales o jurídicas, llamadas contribuyentes, realizan a la Administración Pública, de manera obligatoria por exigirlo así una ley votada o aprobada por órganos representativos de la soberanía popular? R// 2. ¿Qué nombre reciben las personas que son obligadas a pagar un impuesto? R// 3. ¿Qué clase de sujeto del impuesto es cualquier institución del Estado, facultada por la ley para administrar y cobrar cualquiera de los impuestos? R// 4. ¿Cómo se le llama al elemento del impuesto considerado como el monto sobre el cual se calcula el importe de un impuesto? R// 5. ¿Como se denomina a la cantidad de dinero con la que finalmente queda obligado el contribuyente a pagar a determinada entidad pública por concepto de impuesto? R// 64 6. ¿Qué nombre recibe el elemento del impuesto que consiste en un porcentaje que se aplica a la base liquidable o en su caso a la base imponible y que determina la cuota tributaria? R// 7. ¿Cómo se le denominan a los impuestos en los que el tipo impositivo va aumentando en la medida en que la base imponible va aumentando de valor? R// 8. ¿Qué nombre recibe el sistema dispuesto por SAT, que opera en Internet a través de los bancos del sistema, creado con la finalidad de que los contribuyentes puedan declarar y pagar sus impuestos, directo desde su oficina o el lugar donde se encuentre por medio de declaraciones y transferencias electrónicas? R// 9. ¿Qué nombre recibe el elemento del impuesto que se considera como la situación o circunstancia que origina la obligación legal de contribuir y sobre la que se aplica el tributo? R// 10. ¿Qué nombre reciben los impuestos en los que el tipo impositivo que se aplica es igual no importando si la base imponible aumenta o disminuye? R// Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 9 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: A continuación se le pide que conteste una serie de preguntas, cuyas respuestas se encuentran en el Decreto Ley 10-2012, Ley de Actualización Tributaria. Se le pide además de su respuesta que coloque el número de artículo de la mencionada Ley los cuales respaldan su respuesta. 1) ¿Cuáles son las categorías según su procedencia que reconoce el Decreto 10-2012? 2) Mencione el nombre de los dos regímenes en los que se puede inscribir un contribuyente para las rentas de actividades lucrativas. 65 3) ¿Cómo determina la Ley de Actualización Tributaria, la renta imponible, en el régimen sobre utilidades de actividades lucrativas? 4) ¿Cuáles son las dos formas en que un contribuyente inscrito en el régimen sobre las utilidades de actividades lucrativas, puede declarar el Impuesto Sobre la Renta Trimestral? Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 10 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Auxiliándose de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto 10-2012) y su reglamento (Acuerdo 213-2013), del Decreto 4-2012 realice en su cuaderno de trabajo o en hojas aparte lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: (Si no tiene las leyes impresas, las puede descargar desde el portal de la SAT. www.sat.gob.gt). 1. Calcular el Impuesto Sobre la Renta que tiene que ser retenido a un contribuyente que nos extendió una factura por Q31,000.00 con el IVA incluido y que está inscrito en el régimen Opcional Simplificado Sobre Ingresos de Actividades Lucrativas. (Consulte Artículos 43, 44 y 45 del Decreto 10-2012, los artículos 37B y 44 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el artículo 4 del Decreto 42012) 2. Con los siguientes datos calcule el Impuesto Sobre la Renta que la sociedad Turcios & Cía. Ltda., debe pagar en cada uno de los trimestres, sabiendo que la misma está inscrita en el régimen de pagos trimestrales sobre la base de renta imponible estimada (Consulte numeral 2 del artículo 38 del Decreto 10-2012) TRIMESTRE Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Septiembre 66 RENTA BRUTA Q 65,000.00 Q 55,000.00 Q 61,000.00 RENTA EXENTA Q 5,000.00 Q 2,000.00 Q 1,000.00 ISR TRIMESTRAL 3. Calcular el ISR que debe pagar una empresa en el trimestre de enero a marzo del presente año, sabiendo que el contribuyente está inscrito en el régimen de pagos trimestrales con cierres parciales (numeral 1 del artículo 38, y artículo 19 del Decreto 10-2012), sabiendo que el valor de sus facturas de venta es de Q75,000.00 con el IVA incluido, dentro de las cuales hay rentas exentas de Q5,000.00 sin IVA. Además los Gastos y Costos deducibles del Impuesto para ese trimestre ascienden a la cantidad de Q35,000.00, y los costos y gastos para la generación de rentas exentas es de Q3,000.00. 4. Calcular el ISR de un empleado que durante el presente año obtuvo una renta de Q70,000.00 en los cuales están incluidos Q5,000.00 de aguinaldo y Q5,000.00 de bono 14. Además se sabe que tiene derecho a las siguientes deducciones: IGSS Q2,900.00; Seguros Q1,000.00; Deducción única de gastos personales Q48,000.00; Donaciones a una Iglesia Q7,000.00, y también tiene Q5000.00 de crédito fiscal IVA de acuerdo a la planilla presentada por el trabajador. (Consulte artículos 68, 70, 71, 72 y 73 del Decreto 10-2012). 5. El señor Rudy Santizo, quien es abogado registrado ante la SAT (inciso f del artículo 4 del Decreto 10-2012) en el régimen de pagos trimestrales con cierres parciales, lo busca a usted para que determine el ISR a Pagar al finalizar el año fiscal y para ello le da estos datos: Obtuvo durante un ejercicio fiscal una renta anual de Q235,000.00. Los gastos de su bufete en ese mismo período suman Q75,000.00 de los cuales hay Q2,000.00 que son costos no deducibles. Además dentro de sus rentas existen Q5,000.00 de rentas exentas, El señor Santizo quiere saber si para determinar su renta imponible, puede rebajar los siguientes costos: a) Facturas por gastos médicos personales con valor de Q7,000.00 (Valor sin IVA); b) Facturas por seguros de vida no dotal con valor de Q5,000.00; c) Facturas por gastos personales que generaron un IVA Crédito de Q5,142.00; d) Recibos por haber pagado el ISR trimestral con valor total de Q19,875.00; e) Un recibo de una iglesia cristiana por concepto de donaciones con valor de Q23,500.00; y quiere saber si tiene derecho a rebajar Q48,000.00 de gastos personales siendo que no es un trabajador dependiente. Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 11 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES GENERALES: Auxiliándose de la Ley del IVA Decreto 27-92 y de su Reglamento (Acuerdo 5-2013), del Decreto 4-2012 y de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto 10-2012), realice en su cuaderno de trabajo u hojas aparte lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: Este trabajo debe ser presentado por cada alumno (individualmente) en hojas de papel bond de 80 gramos, con su respectiva carátula, que identifique claramente su nombre, grado, No. de Clave y Sección, si las tuviere. I SERIE INSTRUCCIONES: A continuación se le presentan una serie de definiciones, de las cuales usted deberá escribir en el espacio en blanco que se encuentra debajo, el concepto que le corresponde, tal como se muestra en el ejemplo cero (0). 0. Es todo acto o contrato que sirva para transferir a título oneroso el dominio total o parcial de bienes muebles o inmuebles situados en el territorio nacional, o derechos reales sobre ellos, independientemente de la designación que le den las partes y del lugar en que se celebre el acto o contrato respectivo. R// VENTA 1. Es la acción o prestación que una persona hace a otra y por la cual percibe un honorario, interés, prima, comisión o cualquier otra forma de remuneración, siempre que no sea en relación de dependencia. R// 2. Es la entrada o internación, cumplidos los trámites legales, de bienes muebles extranjeros destinados al uso o consumo definitivo en el país, provenientes de terceros países o de los países miembros del Mercado Común Centroamericano. R// 3. Es La venta, cumplidos todos los trámites legales, de bienes muebles nacionales o nacionalizados para su uso o consumo en el exterior. R// 4. Es la prestación de servicios en el país, cumplidos todos los trámites legales, a usuarios que no tienen domicilio ni residencia en el mismo y que estén destinados exclusivamente a ser utilizados en el exterior, siempre y cuando las divisas hayan sido negociadas conforme a la legislación cambiaría vigente. R// 5. Es aquella que se produce en el instante en que se efectúa el pago de los derechos de importación que habilita el ingreso al país de los bienes respectivos. R// 6. Es toda persona individual o jurídica, incluyendo el Estado y sus entidades descentralizadas o autónomas, las copropiedades, sociedades irregulares, sociedades de hecho y demás entes aún cuando no tengan personalidad jurídica, que realicen en el territorio nacional, en forma habitual o periódica, actos gravados de conformidad con esta ley. R// 67 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: Realice lo que se le solicita en cada uno de los numerales, analizando bien antes de contestar. 1. Calcular el IVA de una factura con valor de Q1,256.90, la cual tiene el IVA incluido. 2. Complete la partida colocando las cantidades correctas con la información siguiente: Según factura No. 234 con fecha de hoy, se compró una máquina de sumar a Almacén Japón, cuyo valor de factura es de Q890.00 con el IVA incluido, el total se pagó con cheque No. 101 del Banco Industrial. PDA. 1 Día MOBILIARIO Y EQUIPO Q IVA CRÉDITO Q A Explicación DEBE BANCO INDUSTRIAL HABER Q Según factura No. 234 de Almacén Japón, se Compró una sumadora con valor de Q890.00 con El IVA incluido, se giró cheque No. 101 del BI 3. Q Q Jornalizar por medio de una partida de diario, la venta al contado de mercaderías con un valor de factura de Q345.00 con el IVA incluido. 68 PDA. 1 Día CAJA A Explicación DEBE HABER Q VENTAS Q IVA DÉBITO Q Según factura No. 322 se vendió mercaderías Con valor de Q345.00 con el IVA incluido Cobrando el total en efectivo Q Q 4. Calcular el IVA de un lote de mercadería importada desde la República de Panamá, con un valor de US$2,300.00 al tipo de cambio (Q8.20 X US$1.00), sabiendo que se pagó un flete aéreo de Q1,240.00, y un seguro de Q200.00; Además se pagó Q3,045.00 de Derechos Arancelarios a la Importación. 5. ¿Qué cantidad de IVA debe pagar ante la SAT, un contribuyente que durante el presente mes facturó Q 21,350.00 (cantidad sin IVA) por la venta de mercadería y Q3,480.00 (sin IVA) por servicios prestados; Mientras que las compras ascienden a la suma de Q10,458.00 (sin IVA) por productos comprados, y Q2.209.00 (sin IVA) por servicios adquiridos? Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 12 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Después de haber leído el material de apoyo que habla acerca del Impuesto de Solidaridad y del Impuesto Único Sobre Inmuebles (lo puede descargar desde www.editorialjernestomolina.com), realice lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: 1. Calcular el ISO de un contribuyente que al cierre contable del ejercicio anterior obtuvo rentas brutas de Q560,000.00. 2. Calcular el ISO del primer trimestre de un contribuyente que al inicio del presente ejercicio contaba con un activo neto de Q63,900.00. 3. Calcular el IUSI anual que se paga por inmueble cuya base imponible es de Q1,435,000.00. 69 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 70 4. Calcular el IUSI que se debe pagar en un trimestre por un terreno cuya base imponible es de Q40,000.00 5. Qué cantidad de IUSI se habrá pagado en tres trimestres por un inmueble cuya base imponible es de Q70,000.00. Capítulo 6 Educación Fiscal II SERIE INSTRUCCIONES: Con los estados financieros que se presentan abajo, se le pide que calcule, 1) ingresos brutos; 2) porcentaje de margen bruto, y 3) el Impuesto de Solidaridad que habrá que pagar en el primer trimestre del año en curso conforme lo estipula la Ley. Los Amigos, S. A Balance de Situación General Al 31 de diciembre del 2XXX Cifras expresadas en Quetzales – los números en rojo significan resta Activo Activo No Corriente Propiedad, Planta y Equipo Equipo de computación (-) Deprec Acda. Mobiliario y equipo (-) Deprec Acda. Vehículos (-) Deprec Acda. Otros Activos Gastos de Organización (-) Amort Acda. Total Activo No Corriente Activo Corriente Inventario Cuentas por Cobrar Otros Doctos. Cobrar (-) Estimac. Cts. Incobrables Caja y Bancos Inversiones a corto plazo Total Activo 150,000.00 (99,000.00) 225,000.00 (90,000.00) 303,750.00 (121,500.00) 52,500.00 (21,000.00) 51,000.00 135,000.00 182,250.00 368,250.00 31,500.00 31,500.00 399,750.00 262,500.00 225,500.00 318,750.00 (16,327.50) 527,922.50 262,500.00 375,000.00 1,427,922.50 1,827,672.50 71 Los Amigos, S. A Estado de Pérdidas y Ganancias Al 31 de Diciembre de 2XXX Servicios Ventas Costo de Ventas Inventario Inicial (+) Compras ( - ) Inventario Final Ganancia Bruta Gastos de Operación Gastos de Venta Alquileres Promociones Sueldos y Salarios Gastos de Admón. Amortizaciones Alquileres Depreciaciones Sueldos y Salarios Cuentas Incobrables Honorarios Legales Ganancia en operación Otros Productos y Gastos Utilidad en Venta de activo fijo Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos ISR 31% Utilidad después de ISR Reserva Legal 5% Utilidad del Ejercicio 75,000.00 1,800,000.00 500,000.00 1,200,000.00 (700,000.00) (63,525.00) (18,750.00) (71,250.00) (153,525.00) (10,500.00) (56,250.00) (155,250.00) (75,000.00) (10,000.00) (39,295.94) ( 346,295.94) 30,000.00 (3,750.00) (1,000,000.00) 875,000.00 (499,820.94) 375,179.06 26,250.00 401,429.06 (124,443.01) 276,986.05 (13,849.30) 263,136.75 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 13 Fecha que será entregada TRABAJO DE INVESTIGACIÓN INSTRUCCIONES: El presente trabajo de investigación se hace con el fin de que el estudiante se sepa el nombre, la dirección y el teléfono en donde los empresarios tienen que hacer trámites para la apertura y puesta en marcha de un negocio de carácter comercial. 1. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad, en donde pueda inscribir una empresa en el Registro Tributario Unido, con el fin de sacar el NIT. Nombre: Dirección: Teléfono: 2. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad en donde pueda inscribir una empresa con el fin de sacar una patente de comercio. Nombre de la entidad: Dirección: Teléfono: 72 3. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de una entidad más cercana a su comunidad, en donde pueda pagar el derecho de puerta (derecho de abrir una puerta al público). Nombre de la entidad: Dirección: Teléfono: 4. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad en donde las empresas que producen y manipulan alimentos pueda sacar la patente de salubridad o sanidad. Nombre de la entidad: Dirección: Teléfono: Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil 7 APERTURA CONTABLE DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL GENERALIDADES En el capítulo 1 de este libro hablamos de lo que es una empresa y los diferentes tipos de empresa que existen. Dijimos en ese entonces que una empresa es una organización o institución, con o sin fines de lucro, establecida por una o varias personas para producir o poner al alcance de diversos demandantes, bienes y/o servicios satisfactores de necesidades. En este capítulo estudiaremos el tratamiento de la apertura contable de las empresas con fines de lucro, especialmente aquellas constituidas en forma de sociedades mercantiles. SOCIEDAD MERCANTIL Unión voluntaria de dos o más personas que aportan sus ideas, bienes o recursos y actividades para formar una empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios, participando cada uno de sus integrantes en un grado proporcional en la administración y las utilidades o pérdidas que se obtengan de su explotación, todo lo anterior basado en un convenio escrito registrado ante la Ley (Escritura o Contrato Social). Requisitos Legales Básicos Para Constitución Sociedades Para que una sociedad mercantil pueda operar en el territorio guatemalteco debe apegarse a ciertas disposiciones legales, tales como: 1) Sacar escritura de Constitución, elaborada por un abogado o notario mercantilista. 2) Pagar impuesto de inscripción en el Registro Mercantil. 3) Solicitar la inscripción de sociedades en el Registro Mercantil. (Para este trámite se debe llevar la escritura de constitución). 4) Llenar una solicitud de Inscripción de Comerciante y Empresas en el Registro Mercantil. 5) Aviso de la emisión de acciones, en el caso de ser sociedad anónima. 6) Una vez inscrita y reconocida la sociedad se debe sacar un edicto para que aparezca en el Diario Oficial, para hacer conocimiento público la apertura de la nueva empresa. 7) Sacar Patente de Comercio en el Registro Mercantil. 8) Solicitar la inscripción del representante legal (mandatos) en el Registro Mercantil. 9) Inscripción en el Registro Tributario Unido para sacar el Número de Identificación Tributario-NIT ante la SAT 10) Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta-ISR, en la SAT, en cualquiera de los Regímenes establecidos en la Ley del ISR. 11) Habilitar libros de Contabilidad ante la SAT 73 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 12) Autorizar los libros de Contabilidad en el Registro Mercantil. 13) Autorizar uso de facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros similares en la S.A.T. Habrá otros requisitos legales, tales como la inscripción en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, cuando la sociedad cuente con más de tres trabajadores; sacar patente de sanidad o registro sanitario si es que la sociedad trabajará en el ramo alimenticio o producción de artículos de uso personal y otros; pero los básicos y esenciales son los que mencionamos anteriormente. TIPOS DE SOCIEDAD QUE OPERAN EN GUATEMALA Empezaremos por hacer la clasificación que de las mismas hace el Código de Comercio (Decreto 2-70), atendiendo tanto al elemento que prevalece en cada una de ellas, como a la responsabilidad que tiene cada uno de sus miembros o socios frente a terceros. Tal clasificación la resumimos en el cuadro sinóptico siguiente: TIPO DE SOCIEDAD COLECTIVA 74 RESPONSABILIDAD LIMITADA EN COMANDITA SIMPLE ACCIONADA (ANÓNIMA*) EN COMANDITA POR ACCIONES DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS El elemento que predomina es la persona. Se forma con dos o más socios. La responsabilidad de los socios es ilimitada ante los acreedores, es decir que en caso de quiebra los socios no solo responden con los bienes aportados a la sociedad sino también con sus bienes personales. El elemento que predomina es la persona. Se forma con dos socios y un máximo permitido de 20 socios. La responsabilidad ante los acreedores es limitada de acuerdo al capital aportado por cada socio. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios, unos que solamente aportan capital (capitalista o comanditario) y otros socios gestores o administradores (comanditados). Por lo tanto los elementos que predominan son el capital y las personas. La responsabilidad de los socios capitalistas es limitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los socios gestores es ilimitada. El elemento que predomina es el capital. El capital se adquiere por la venta de acciones. La responsabilidad de los socios es limitada de acuerdo al capital aportado en acciones. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios, unos que solo aportan capital por medio de la adquisición de acciones; y otros socios gestores que serán los encargados de administrar la empresa. La responsabilidad de los capitalistas en limitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los gestores será ilimitada. Por lo tanto el elemento que predomina es el capital y las personas. Contablemente hablando, una acción es un documento que ampara a un socio la participación en una sociedad accionada en virtud de que este (el socio) la compró a la empresa que las estaba vendiendo para agenciarse de capital o recursos financieros. *Sociedad Anónima. Actualmente el Código de Comercio guatemalteco, sigue colocando el nombre de sociedades anónimas a las DERECHOS, PROHIBICIONES DE LOS SOCIOSmediante el artículo 71 de la Ley de Extinción sociedades accionadas, sin embargo con Y la OBLIGACIONES eliminación de las acciones al portador de Dominio (Decreto 55-2010), la calidad de anonimato se pierde, pues ahora se conoce el nombre de los accionistas, por lo tanto no sería raro que en un futuro se cambie el nombre de sociedad anónima por el de sociedad accionada. Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil TÉRMINOS RELACIONADOS CON LAS SOCIEDADES MERCANTILES Consideramos necesario que usted conozca ciertos términos relacionados con las sociedades mercantiles, ya que son términos que se usarán muy frecuentemente a lo largo de este libro. Socio: Se le llama socio a cada uno de los individuos que aportan bienes materiales o inmateriales a una sociedad. (Persona integrante de una sociedad). Escritura Social O Pública: La escritura social es el documento legal elaborado por un abogado o notario, el cual contiene las obligaciones que contraen los socios; así como los derechos a los que son acreedores, debiendo expresar entre otras cosas: a. b. c. d. e. f. g. h. i. El nombre de la sociedad o razón social; Actividad a que se dedicará la sociedad; Nombres, apellidos y generales de los socios; El capital inicial aportado por los socios; Nombre del representante legal y de los administradores; Forma de distribución de utilidades o pérdidas; Duración de la sociedad; Casos en los que se procederá para disolución de la sociedad; Épocas en que se practicarán inventarios, balance general operaciones sociales; y estados financieros de las Según el Artículo 16 del Código de Comercio, La constitución de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prórrogas, aumento o reducción de capital, cambio de razón social o denominación, fusión, disolución o cualesquiera otras reformas o ampliaciones, se harán constar en escritura pública. La separación o ingreso de socios en las sociedades no accionadas, también se formalizará en escritura pública. Salvo en las sociedades por acciones, la modificación de la escritura constitutiva requerirá el voto unánime de los socios. Sin embargo, podrá pactarse que la escritura social pueda modificarse por resolución, tomada por la mayoría que la propia escritura determine, pero en este caso la minoría tendrá derecho a separarse de la sociedad. Personería Jurídica: Cuando se obtiene el dictamen favorable de la inscripción de la sociedad por parte del Registro Mercantil, ésta (la sociedad) obtiene su Personalidad Jurídica, esto es, ser una persona ante la Ley distinta a la personalidad de cada uno de los integrantes (socios) de una sociedad, (Consulte artículos 14 y 17 del Código de Comercio Decreto 2-70). Queremos dar a entender con esto de la personería jurídica que al conjunto de individuos se les considera como si fuese una sola persona. De tal manera que si, por ejemplo, tres individuos se unen para llevar a cabo una empresa, habrá ya cuatro personas. Sí, la de cada uno de los individuos en singular, y la que nace de la fusión de los mismos; que es la única que en lo sucesivo se tomará en cuenta para los efectos de los contratos y relaciones con el público. Es decir que será la única capaz de demandar y susceptible de ser demandada ante los tribunales. Plazo De La Sociedad: El plazo de la sociedad, es el período de tiempo que los socios consideran que va a funcionar la sociedad. El plazo de la sociedad principia desde la fecha de inscripción de la misma en el Registro Mercantil, y en la escritura de constitución se deberá determinar si el plazo es definido o indefinido. 75 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Objeto De La Sociedad: El objeto de la sociedad es la actividad principal a la cual se dedicará la sociedad. Razón Social: La razón social es la fórmula bajo la cual se da a conocer y actúa la sociedad. En las sociedades de personas, como es el caso de la colectiva y de responsabilidad limitada se forma con el apellido de uno o más socios, seguido de una frase que identifica la clase de sociedad que es. A continuación se ejemplifica cómo se forma la razón social de una colectiva. SOCIO MOLINA SOCIA ÁNGEL SOCIO LÓPEZ RAZÓN SOCIAL Molina, Ángel & Cía. S.C. La inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho al uso exclusivo de su razón social o de su denominación, la que deberá ser claramente distinguible de cualquier otra y no podrá ser adoptada por otra sociedad del mismo o semejante objeto, mientras subsista inscrita la primera. (Artículo 26 del Código de Comercio). 76 Nombre Comercial: El nombre comercial de una empresa es el que aparece exhibido fuera del local comercial, es decir el nombre con el que el público en general conocerá a la empresa y sociedad y que es distinto a la razón social de la que se habló en el párrafo anterior, El nombre comercial puede ser en muchos casos caprichoso con tal de llamar la atención del público, por ejemplo, Xtreme Fashion Boutique; Salón y Spa Curves; Librería Cristiana Elohim; La Equitativa; Ferretería el Lobo, Banco Industrial, y otros. Tipo de Sociedad Sociedad Colectiva Sociedad de Responsabilidad Limitada Sociedad en Comandita Simple Sociedad Anónima (Accionada) Sociedad en Comandita por Acciones Nombre Comercial Farmacia El Descuento Ferretería El Lobo Razón Social Rojas, Guerra & Cía, S.C. Paz, Solórzano & Cía Ltda. Xtreme Fashion Boutique Almacén Novex Salón y Spa Curves Guevara & Cía S. en C. Negocios Globales, S.A. Aportaciones No Dinerarias: Son aportaciones que hacen los socios a la sociedad y que no consistan en dinero. Estas aportaciones pasan al dominio de la sociedad, sin necesidad de tradición y se detallarán y justipreciarán en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios, el que deberá protocolizarse. Son admisibles como aportaciones los bienes muebles, inmuebles, las patentes de invención, los estudios de pre-factibilidad y factibilidad, los costos de preparación para la creación de la empresa, así como la estimación de la promoción de la misma, siempre que fueren expresamente aceptados en su justipreciación en escritura pública. Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Si por culpa o dolo se fijare un avalúo mayor al verdadero, los socios responderán solidariamente en favor de terceros y la sociedad por el exceso del valor que se hubiere asignado y por los daños y perjuicios que resulten, quedando asimismo obligados a reponer el faltante. No es válida como aportación la simple promesa de responsabilidad por un socio. Los socios quedan obligados al saneamiento de lo que aporten a la sociedad. (Artículo 27 del Código de Comercio). DERECHOS, PROHIBICIONES Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS Derechos De Los Socios • Los socios tienen derecho de examinar la contabilidad, documentos y cuentas de la sociedad, y de informarse acerca de la marcha de los negocios. • Los socios tienen derecho a realizar un negocio en lo particular, a menos que de ello sobrevenga un perjuicio manifiesto para la sociedad, en cuyo caso los otros socios negarán la autorización. • Todos los socios tienen derecho a participar en las ganancias. • Los socios tienen derecho a que la sociedad les reconozca los gastos que hagan en el desempeño de los negocios sociales, salvo que se deban a su culpa, dolo o provengan de un caso fortuito. • Reclamar contra la forma de distribución de las utilidades o pérdidas dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la Junta General. Prohibiciones Para Los Socios • Usar la razón o denominación social para negocios ajenos a la sociedad. • El socio industrial no podrá ejercer la industria que aporta, sino sólo en beneficio de la sociedad, salvo pacto en contrario. Tampoco podrá, ni otro socio que tenga obligaciones especiales que cumplir en la sociedad, dedicarse a negociación alguna, salvo el consentimiento de sus consocios. • Ningún socio puede tomar para sus gastos personales mayor cantidad que la asignada en el contrato social. • Queda prohibida la distribución de utilidades que no se hayan efectivamente causado. (Art. 35 del Código de Comercio). Obligaciones De Los Socios • Todos los socios deben participar en las pérdidas, a excepción del socio industrial, salvo en la parte que exceda al capital social. • Cuando no se hubiere estipulado en el contrato la parte que cada socio debe tener en las ganancias o pérdidas, unas y otras se dividirán a prorrata del capital que cada uno aportó a la sociedad. • Si no se hubiere estipulado en el contrato la parte que debe tener en la ganancia el socio industrial, ella se determinará promediando entre lo que corresponda al socio que puso mayor capital y la del socio que puso el menor. 77 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina • Existen en nuestro medio las llamadas ASOCIACIONES; Pero no hay que confundirlas con las Sociedades Mercantiles, ya que aunque también son personas jurídicas, se distinguen porque en vez de lucro (obtención de una ganancia material), ellas persiguen otro fin, ya sea éste científico, artístico, literario, humanitario, de ayuda mutua, etc. APERTURA CONTABLE DE DISTINTAS SOCIEDADES A) Apertura Contable de Sociedad Colectiva.- En la apertura contable de una sociedad colectiva pueden presentarse varios casos, como se explica en el siguiente cuadro: 1er. Caso 2º. Caso 3er. Caso 4º. Caso Que el capital de cada socio esté aportado en su totalidad Que el capital de cada socio sólo esté aportado en parte al momento de celebrarse el contrato de la sociedad, y prometido el resto para entregarlo en época futura. Que desde la creación de la sociedad, existan para la misma, obligaciones o deudas, no importando que esté o no esté totalmente aportado el capital. Que independientemente de la forma de aportación del capital, la sociedad registre desde un principio, o una ganancia, o una pérdida. Para nuestro ejemplo, presentaremos un caso combinado del caso 2º. y 3º. como sigue: 78 Suponga que la empresa “Inversiones Educativas”, propiedad de la sociedad Jiménez, Borges & Cía S.C., cuyo objeto es la importación, compra y venta de material educativo, le pide que opere la apertura contable de dicha sociedad, con base a la escritura de constitución, extrayendo de la misma los siguientes datos: La sociedad está conformada por tres socios, cada socio prometió aportar la cantidad de Q100,000.00, siendo las aportaciones hasta el momento las siguientes: Socio Jiménez: Socio Borges Socio López Efectivo en caja y Bancos Mercaderías Q50,000.00 Q50,000.00 Q100,000.00 Efectivo en Caja y Bancos Mobiliario y Equipo Del mobiliario adeuda Q50,000.00 Q40,000.00 (Q10,000.00) Q 80,000.00 Vehículos de reparto Mercaderías De las mercaderías adeuda Q80,000.00 Q30,000.00 (Q15,000.00) Q 95,000.00 Haciendo un análisis de los datos anteriores, veremos que el efectivo en caja y bancos es de Q100,000.00 que es la suma de los Q50,000.00 aportados por el socio Jiménez y los Q50,000.00 aportados por el socio Borges; en la cuenta Mercaderías hay Q80,000.00 que es la suma de los Q50,000.00 aportados por el socio Jiménez y los Q30,000.00 aportados por el socio López, pero al mismo tiempo se registra un pasivo con el nombre de proveedores por los Q15,000.00 que adeuda el socio López; en la cuenta Mobiliario solo está el aporte de los Q40,000.00 del socio Borges, pero al Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil mismo tiempo se registra una deuda en la cuenta Acreedores por los Q10,000.00 que aún se adeudan: en la cuenta Vehículos de Reparto, solo existe Q80,000.00 correspondiente al aporte del socio López. Ahora bien, según la escritura social cada socio prometió aportar Q100,000.00, pero hasta el momento solo el socio Jiménez ha cumplido con dicho acuerdo, no así los otros socios que han aportado Q80,000.00 (socio Borges), y Q95,000.00 (socio López), por lo tanto se crearán otras dos cuentas que representan la cuenta promesa de cada uno de los dos socios, como sigue: Socio Borges Cuenta Promesa con Q20,000.00, y Socio López Cuenta Promesa con Q5,000.00. Suponiendo que la apertura contable sucede el 1 de marzo del presente año, la partida de apertura quedaría como sigue: Pda.1 1 de marzo CAJA Y BANCOS Q (Lo aportado por socio Jiménez Q50,000.00) (Lo aportado por socio Borges Q50,000.00) MERCADERÍAS Q (Lo aportado por el socio Jiménez Q50,000.00) (Lo aportado por el socio López Q30,000.00) SOCIO BORGES CUENTA PROMESA Q SOCIO LÖPEZ CUENTA PROMESA Q MOBILIARIO Y EQUIPO Q VEHÍCULOS Q a PROVEEDORES (Acreedores Comerciales) ACREEDORES (No comerciales) SOCIO JIMÉNEZ CUENTA CAPITAL SOCIO BORGES CUENTA CAPITAL SOCIO LÓPEZ CUENTA CAPITAL Explicación Partida de apertura de la Sociedad Jiménez, Borges & Cía S.C. según escritura de constitución Q B) 100,000.00 80,000.00 20,000.00 5,000.00 40,000.00 80,000.00 325,000.00 Q Q Q Q Q 15,000.00 10,000.00 100,000.00 100,000.00 100,000.00 Q 325,000.00 Apertura Contable de Sociedad de Responsabilidad Limitada. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el capital debe estar totalmente aportado desde el inicio de sus operaciones, por lo tanto no debe de existir “Cuentas Promesas” de los socios. Pero lo que sí puede suceder es que desde el inicio de sus operaciones la empresa registre también deudas (pasivos). Veamos un ejemplo a continuación: Según escritura de Constitución, el Ministerio de Economía a través del Registro Mercantil, autorizó la apertura de la empresa Ferretería El Marchante, a cargo de la sociedad Morales & Cía Ltda., compuesta por dos socios, el socio Morales, y el socio Pérez, los cuales aportaron lo siguiente: 79 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Socio Morales Socio Pérez Efectivo en caja Efectivo en Bancos Mercaderías De las mercaderías adeuda Q25,000.00 Q50,000.00 Q50,000.00 (Q10,000.00) Q115,000.00 (capital) Efectivo en Bancos Mercaderías Mobiliario y Equipo Del mobiliario adeuda Gastos de Constitución Q10,000.00 Q40,000.00 Q40,000.00 (Q20,000.00) Q15,000.00 Q 85,000.00 (capital) De los datos anteriores, seguramente usted estará familiarizado con casi todas las cuentas, excepto por la cuenta Gastos de Constitución, los cuales son los gastos que se hacen para inscribir una sociedad en el Registro Mercantil, tales como: tasas y arbitrios que se pagan en el Registro Mercantil por la inscripción y el pago que se le hace al abogado por la elaboración de la escritura pública de constitución. Estos gastos la Ley del Impuesto Sobre la Renta permite que sean amortizados en un plazo 5 períodos contables anuales, por lo tanto no deben ser contabilizados como gasto sino como un activo amortizable. Si la apertura se efectúa el 1 de junio, la partida quedará como sigue: Pda.1 80 1 de junio CAJA BANCOS (Lo aportado por socio Morales Q50,000.00) (Lo aportado por socio Pérez Q10,000.00) MERCADERÍAS (Lo aportado por el socio Morales Q50,000.00) (Lo aportado por el socio Pérez Q40,000.00) MOBILIARIO Y EQUIPO GASTOS DE ORGANIZACIÓN a PROVEEDORES (Acreedores Comerciales) ACREEDORES (No comerciales) SOCIO MORALES CUENTA CAPITAL SOCIO PÉREZ CUENTA CAPITAL Explicación Partida de apetura de la Sociedad Morales & Cía Ltda. Según escritura de constitución C) Q Q 25,000.00 60,000.00 Q 90,000.00 Q Q 40,000.00 15,000.00 Q 230,000.00 Q Q Q Q 10,000.00 20,000.00 115,000.00 85,000.00 Q 230,000.00 Apertura Contable de Sociedad en Comandita Simple Aunque en este otro tipo de sociedades ya figuran dos categorías de socios -los gestores y los comanditarios- las normas de la apertura de su contabilidad son exactas a las que se siguieron para la Colectiva, ya que los casos que se pueden presentar en la práctica son los mismos, a excepción de que el capital debe estar totalmente aportado. (Art. 71 del Código de Comercio). No obstante lo dicho, vamos a ampliar nuestros conocimientos con un ejemplo que involucra la cuenta Crédito Mercantil. Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Supongamos que el señor Roy Smith es un comerciante establecido desde hace ya varios años, y que está bastante acreditado. Como dicho señor desea ampliar el radio de acción de su negocio y no cuenta con el suficiente capital para ello, se aboca con el señor Francisco Gutiérrez y le propone que juntos formen una sociedad en Comandita Simple para tal objeto. El señor Smith tendrá el carácter de socio gestor y por lo mismo será el encargado de la administración de la empresa. El señor Gutiérrez, en su carácter de socio comanditario, sólo se compromete a aportar el capital. Pese a que el socio Smith actuará como gestor, también aporta capital; y será el que resulte de su Balance General practicado a la fecha, más un 10% sobre el mismo, que pide se le reconozca como plusvalía o crédito mercantil. Dicho balance acusa las cifras siguientes: ACTIVO PASIVO No Corriente Mobiliario No Corriente Q. 40,000.00 Corriente Préstamos Bancarios Q. 40,000.00 Corriente Banco Industrial, S.A. Q. 50,000.00 Proveedores Q. 30,000.00 Clientes Q. 10,000.00 Doctos. a Pagar Q. 80,000.00 Mercaderías Q 300,000.00 Suma del Pasivo Q. 150,000.00 Capital Q. 250,000.00 Suma igual al activo Q. 400,000.00 Suma del Activo Q.400,000.00 81 El balance anterior arroja un capital líquido de Q.250,000.00, pero como según lo convenido el crédito mercantil de la negociación se estima en un 10% sobre dicho capital, o sean Q.25,000.00, resulta que el capital que el socio Smith aporta a la sociedad es de Q.275,000.00. El socio Gutiérrez aportó en el acto todo su capital, consistente en la suma de Q 250,000.00, depositada a la orden de la sociedad “Smith & Cía., S. en C.” en el Banco Agromercantil, S.A. La peculiaridad del caso que analizamos consiste en que ha surgido un valor intangible, como es el Crédito Mercantil; un valor que irá a incrementar el activo, juntamente con la aportación del socio comanditario. Así las cosas, el asiento de apertura quedará en la siguiente forma: Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Pda.1 1 de Julio BANCOS (Moneda Nacional) Banco Industrial S.A. Q 50,000.00 Banco Agromercantil, S.A. Q250,000.00 CLIENTES MERCADERÍAS MOBILIARIO CRÉDITO MERCANTIL a PROVEEDORES DOCUMENTOS A PAGAR PRÉSTAMOS BANCARIOS SMITH CUENTA CAPITAL GUTIÉRREZ, SU COMANDITA Q 300,000.00 Q Q Q Q 10,000.00 300,000.00 40,000.00 25,000.00 Q Q Q Q Q 30,000.00 80,000.00 40,000.00 275,000.00 250,000.00 675,000.00 Q 675,000.00 Explicación Partida de apertura de la Sociedad smith & Cía, S en C. según escritura de constitución D) Q Apertura Contable de Sociedad Anónimas Las sociedades anónimas, en nuestro medio son de las más comunes, pero más deberían llamarse sociedades accionadas, debido a mediante el artículo 71 de la Ley de Extinción de Dominio (Decreto 552010), las acciones ya no se emiten al portador, sino que ahora las acciones deben llevar el nombre de la persona o socio que las adquiere, perdiendo así la calidad de anonimato. 82 Como se dijo anteriormente, el capital de las sociedades accionadas, está conformado acciones, que son títulos o documentos que emiten las sociedades para agenciarse de capital, y aquel que paga por las acciones se convierte en capitalista o accionista de la empresa y por consiguiente participa en el reparto de utilidades o perdidas de acuerdo al número de acciones que posea o haya adquirido. Ahora bien, el capital de una sociedad accionada pasa por tres fases o etapas, las cuales se describen a continuación: FASE O ETAPA CAPITAL EMITIDO CAPITAL SUSCRITO CAPITAL PAGADO DESCRIPCIÓN Compuesto por el total de acciones autorizadas por el Ministerio de Economía de acuerdo a la escritura de Constitución de la Sociedad. Estas acciones están disponibles para la venta pero aún no han sido apartadas ni pagadas por los inversionistas o accionistas. Compuesto por las acciones apartadas pero aún no pagadas por los inversionistas, sino que solamente han llenado una papeleta de suscripción, comprometiéndose a pagar el valor de las acciones en determinado período de tiempo. Compuesto por las acciones que ya han sido pagadas por los inversionistas o accionistas. Las acciones preferiblemente deben ser pagadas en efectivo depositando el dinero en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad, pero hay casos en que en lugar de efectivo, los socios pagan con otros bienes materiales, tales como, mercaderías, vehículos, mobiliario, maquinaria, bienes inmuebles u otros activos. Para la apertura contable de una sociedad accionada se pueden presentar varios casos, como que el capital emitido pueda estar pagado en su totalidad al momento de la apertura, o que el capital emitido esté pagado solo en parte, quedando pendiente de colocar el valor algunas acciones. También se puede Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil presentar el caso en que se registren deudas desde el inicio de la sociedad. Y existen otros casos que llevan más análisis, como cuando se emiten acciones comunes y acciones preferentes, etc. Pero como este no es un curso de contabilidad de sociedades, nos limitaremos a presentar un caso en el que solo intervengan acciones comunes, pero donde se explica las etapas por las que pasa el capital en una sociedad accionada, como sigue: Imaginemos que el día 1 de agosto se le pide a usted que registre la partida de apertura de la empresa Calcetas y Calcetines, S.A. proporcionándole los siguientes datos> 1) Acciones emitidas y autorizadas por el Ministerio de Economía según escritura de constitución: 1,000 acciones de Q500.00 cada una. 2) Acciones suscritas o apartadas por los inversionistas, según papeletas de de suscripción: 800 acciones de Q500.00 3) Acciones Pagadas en efectivo por los suscriptores: 700 acciones de Q500.00 cada una 4) Con el dinero en efectivo, se abrió un fondo de caja chica de Q5,000.00: se compró Materias Primas con valor de Q126,560.00 con el IVA incluido. Se compró maquinaria con valor de Q178,500.00 con el IVA incluido: y el resto del dinero se depositó en una cuenta de depósitos monetarios (retirable mediante cheques) a nombre de la sociedad en el Banco Interamericano, S.A. Para explicar la apertura de este tipo de sociedades lo haremos en cuatro partidas, una por el capital emitido, una por el capital suscrito, y otras dos por el capital pagado, como sigue: Partida por Capital Emitido o Autorizado: Pda.1 1 de agosto ACCIONES POR SUSCRIBIR (O EMITIDAS) a CAPITAL AUTORIZADO Explicación Registro de la autorización de 1,000 acciones comunes de Q500.00, según escritura de constitución Q 83 500,000.00 Q 500,000.00 Q 500,000.00 Q 500,000.00 Q 400,000.00 Partida por el Capital Suscrito o Apartado Pda.2 1 de agosto ACCIONES SUSCRITAS (O SUSCRIPTORES DE ACCIONES) a ACCIONES POR SUSCRIBIR (O EMITIDAS) Explicación Registro de las 800 acciones apartadas por los inversionistas, según papeletas de suscripción Q 400,000.00 Q 400,000.00 Q 400,000.00 Q 350,000.00 Partida por el Capital Pagado en Efectivo Pda.3 1 de agosto CAJA a ACCIONES SUSCRITAS Explicación Registro de las 700 acciones pagadas en efectivo por los inversionistas, según recibos de caja Q Q 350,000.00 350,000.00 Q 350,000.00 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Partida por el Capital Invertido en otros Activos Pda. 4 1 de agosto CAJA CHICA BANCOS IVA CRÉDITO MATERIAS PRIMAS MAQUINARIA a CAJA Explicación Registro de las inversiones efectuadas con el dinero proveniente de la venta de acciones Q Q Q Q Q Q 5,000.00 39,940.00 32,685.00 113,000.00 159,375.00 Q 350,000.00 350,000.00 Q 350,000.00 La explicación de la apertura contable de una sociedad accionada lo explicamos por medio de cuatro asientos contables, sin embargo pudimos haber fundido en un solo asiento contable las cuatro partidas de diario anteriores, como sigue: Apertura Contable en una Sola Partida Pda. 4 1 de agosto CAJA CHICA BANCOS IVA CRÉDITO ACCIONES POR SUCRIBIR (O EMITIDAS) ACCIONES SUSCRITAS (O SUSCRIPTORES DE ACCIONES) 84 MATERIAS PRIMAS MAQUINARIA a CAPITAL AUTORIZADO Explicación Registro contable de la apertura contable de la la empresa Calcetas y Calcetines, S.A. Q Q Q Q Q Q Q Q 5,000.00 39,940.00 32,685.00 100,000.00 50,000.00 113,000.00 159,375.00 Q 500,000.00 500,000.00 Q 500,000.00 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil TAREA No. 14 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, elabore usted las partidas de apertura de sociedades con los datos que se le indica en cada uno de los siguientes ejercicios. EJERCICIO No. 1 Los señores Francisco Vassaux y Ernesto Molina se unen para formar una Sociedad Colectiva, dedicarse a la compra y venta de computadoras siendo su Razón Social Vassaux, Molina S.C. para Según escritura de constitución cada uno promete aportar la suma de Q.60,000.00; pero al momento de operar su apertura contable encontramos que cada uno ha aportado lo siguiente: Francisco Vassaux Caja y Bancos Mobiliario y Equipo Vehículos Acreedores Q. Q. Q. Q. 10,520.30 18,000.00 25,000.00 12,350.00 Ernesto Molina Caja y Bancos Mercaderías Mobiliario y Equipo Documentos a Pagar Q. 3,500.00 Q. 35,520.00 Q. 8,100.00 Q. 5,000.00 EJERCICIO No. 2. Las señoritas Sayra Cotoc, Nancy Veliz e Irma Rodríguez, forman sociedad colectiva, para explotar un negocio de compra y venta de joyas, y cada una compromete los capitales siguientes: Socia Cotoc compromete: Socia Veliz compromete: Socia Rodríguez compromete: Q.50,000.00 Q.50,000.00 Q.80,000.00 Las aportaciones reales al momento de la apertura contable son las siguientes: Socia Cotoc Muebles Dinero en efectivo Vehículos Q. 5,200.00 Q. 5,000.00 Q. 25,000.00 Socia Veliz Dinero en efectivo Depositado en el banco Un vehículo Mercaderías Q. Q. Q. Q. Socia Rodríguez Dinero en efectivo Un local comercial Q. 10,000.00 Q. 70,000.00 4,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 EJERCICIO No. 3 El señor Carlos Zúñiga es un comerciante establecido desde hace ya unos años, y está bastante acreditado; pero desea hacer sociedad con el señor Ramiro Bustamante para ampliar su mercado ya que no cuenta con el suficiente capital para hacerlo él solo. Así es que, después de un tiempo, queda constituida la empresa Zúñiga & Cía. Ltda. 85 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina El socio Zúñiga pide que su negocio sea aceptado por el otro socio por un precio mayor al que tiene en libros, siendo su balance antes de la constitución de la sociedad el siguiente: Zúñiga Caja y Bancos Clientes Mercaderías Materia Prima Vehículos Maquinaria Q 22,500.00 Q 180,000.00 Q 100,000.00 Q 70,000.00 Q 100,000.00 Q 95,000.00 Proveedores Acreedores Capital actual Q 20,000.00 Q 17,500.00 Q530,000.00 El negocio del señor Zúñiga es aceptado por el otro socio en Q.600,000.00, por lo que hay un crédito mercantil de Q70,000.00. El señor Ramiro Bustamante aportó los siguientes valores: Caja y Bancos Mercaderías Mobiliario Gastos de Constitución Q 350,000.00 Q 45,000.00 Q 44,500.00 Q 10,000.00 EJERCICIO No. 4 Los socios PIM, PAM y PUM, deciden formar Sociedad de Responsabilidad Limitada, que se dedicará a la importación, compra, venta y/o comercialización de cereales, siendo su razón social PIM, & Cía. Ltda. Los valores aportados hasta la presente fecha, son los siguientes; 86 SOCIO PIM Caja y Bancos Documentos a cobrar Mercaderías Maquinaria Q 12,000.00 Q 17,000.00 Q 115,000.00 Q 8,100.00 SOCIO PAM Caja y Bancos Clientes Mercaderías Vehículos Q Q Q Q SOCIO PUM Mobiliario Q 10,600.00 Inmuebles Q 110,000.00 Gastos de Constitución Q 6,000.00 Proveedores Acreedores Q 4,000.00 Q 2,000.00 Acreedores Hipotecas Q 3,000.00 Q 50,000.00 14,000.00 12,000.00 20,000.00 80,000.00 EJERCICIO No. 5 Los socios Botrán y Cervantes, deciden formar sociedad de Responsabilidad Limitada, la que se dedicará a la importación y comercialización de productos de fantasía fina, siendo la razón social inscrita en el Registro Mercantil Botrán & Cía. Ltda. Según escritura de constitución, las aportaciones fueron las siguientes: Botrán Efectivo Mercaderías Vehículos Inmuebles Hipotecas Q 20,000.00 Q 80,000.00 Q120,000.00 Q500,000.00 Q100,000.00 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Cervantes Efectivo Mobiliario y Equipo Equipo de Cómputo Acreedores Q 50,000.00 Q 60,000.00 Q 30,000.00 Q 10,000.00 EJERCICIO No. 6 Los socios Miguel García Granados y Julio César Montenegro, y Mariano Gálvez, forman la sociedad Granados & Cía. Ltda., para explotar un negocio de abarrotes. Hasta el momento sus aportaciones son las siguientes: Granados Caja y Bancos Mercaderías Q500,000.00 del cual debe al Banco Banoro, S.A. Q200,000.00 Q200,000.00 Montenegro Caja y Bancos Mobiliario y Equipo Vehículos Q 50,000.00 del cual debe Q10,000.00 Q 60,000.00 Q100,000.00 Gálvez Caja y Bancos Q 80,000.00 Mercaderías Q250,000.00 de las cuales debe Q50,000.00 Gastos de Constitución Q 20,000.00 Todos los socios están de acuerdo en que la sociedad absorba las deudas que cada uno de los socios tiene respecto a las aportaciones que cada uno está haciendo. 87 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 15 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, elabore usted las partidas de apertura de sociedades con los datos que se le indica en cada uno de los siguientes ejercicios. EJERCICIO No. 1 El señor Alfredo Jiménez es un comerciante establecido desde hace ya unos años, y está bastante acreditado; pero desea hacer sociedad con el señor Carlos Roca para ampliar su mercado ya que no cuenta con el suficiente capital para hacerlo él solo. Así es que, después de un tiempo, queda constituida la empresa JIMÉNEZ & Cía. S en C. Aunque el señor Jiménez es el socio gestor, también aporta capital y pide también que su negocio sea aceptado por un valor mayor del que tiene en libros así: Jiménez Caja y Bancos Clientes Mercaderías Vehículos Mobiliario Q. 12,500.00 Q. 10,000.00 Q. 50,000.00 Q. 30,000.00 Q. 15,000.00 Proveedores Acreedores Q.10,000.00 Q. 5,000.00 El negocio del señor Jiménez es aceptado por el otro socio en Q.130,000.00. El señor Carlos Roca aportó los siguientes valores: 88 Caja Mercaderías Mobiliario Gastos de Constitución Q. 35,000.00 Q. 15,000.00 Q. 14,500.00 Q. 5,000.00 EJERCICIO No. 2 (Hacer una partida de diario por cada dato que a continuación se proporcione) La empresa SINCOTIN, S.A., empieza sus operaciones contables el día 25 de junio, habiendo encontrado hasta la fecha de la apertura contable los siguientes documentos: • Capital autorizado 6,000 acciones de Q.5,000.00 cada una, según escritura social y estatutos sociales. • Del capital autorizado se ha suscrito el 80%, según papeletas de suscripción de la No. 0001 a la 4,800. • Del capital suscrito ya fue pagado en efectivo moneda nacional el 50% según codos de los recibos de ingresos del No.0001 al 2,400, depositando el 70%, del dinero en el Banco Innovador, S.A. según boleta de depósitos monetarios No. B-123,987 y 10 % del efectivo fue depositado en el Banco Agrícola, según boleta de depósito No. A-789,456 del Banco Agrícola, S.A., y el 20% del efectivo restante se queda en caja. Con el capital pagado han realizado los siguientes desembolsos. • Con dinero en efectivo se abrió un fondo de caja chica de Q.5,000.00. • Con cheque No.002 del Banco Innovador, S.A. se pagó la factura No. 1,789 a favor de Inmobiliaria Recinos, el valor de 6 meses anticipados de alquiler del inmueble donde estarán las bodegas y oficinas centrales del negocio, a razón de Q.20,000.00 con el IVA incluido. por mes. Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil • Encontró la factura No. D-78,932 de Mueblería Decovi, por concepto de mobiliario y equipo de oficina, con un valor de Q.121,289.50 con el IVA incluido, de la cual ya se pagó con cheque No.003 del Banco Innovador, S.A. la cantidad de Q.100,000.00, el resto se le quedó a deber firmando únicamente una factura cambiaria a 30 días. • Encontró la factura No. 456 de Office Depot, por la compra de equipo de computación, con un valor de Q.165,780.00 con el IVA incluido, la cual fue cancelada con cheque No.004 del Banco Innovador, S.A. • Encontró la factura No. 2,458 de Programas Ingeniosos, S.A., por la adquisición de varios programas de computación para el área de contabilidad y auditoría, con valor de Q.10,800.00 con el IVA incluido, habiendo cancelado ya el 20% de esa factura con cheque No. 005 del Banco Innovador, S.A. y por la diferencia se firmó un pagaré a 90 días plazo. EJERCICIO No. 3 (Hacer una partida de diario por cada dato que a continuación se proporcione) 1) Se constituye la sociedad anónima “ALFOMBRAS DE GUATEMALA, S.A.”, siendo su capital autorizado de Q.200,000.00 compuesto por 2,000 acciones de Q.100.00 c/u. 2) Los socios suscriben el 40% del capital autorizado, pagando en el acto el 25% del capital suscrito. El dinero de la venta se depositó en una cuenta de depósitos monetarios en el Banco de Occidente. 3) Se gira el cheque No.001 del Banco de Occidente para pagar al abogado los gastos de escrituración y de registro de la sociedad. Un total de Q.10,000.00 4) Varias personas se acercan a suscribir y pagar en su totalidad el valor de 200 acciones. El valor de la venta fue depositado en el banco de Occidente. 5) Varias personas suscriben el valor de 400 acciones a su valor nominal. 6) De las acciones suscritas anteriormente, los suscriptores cancelan el 70% de su valor, depositando el total en el Banco de Occidente. EJERCICIO No. 4 (Hacer una sola partida de diario). Se constituye la empresa Hidrodinámica de Centro América, S.A. con un capital autorizado conformado así: 400 acciones ordinarias de Q.500.00 y 200 acciones preferentes a Q.500.00, las que gozarán de un interés del 5% anual. Para asentar la primera partida contable, se revisaron las papeletas de suscripción y venta; y se estableció que ya fueron suscritas 100 acciones ordinarias y 175 preferentes. Y que de las suscritas ya fueron pagadas 90 ordinarias y 150 preferentes. EJERCICIO No. 5 (En una sola partida fundir los siguientes datos) Se constituye la financiera “Fantasma, S.A.”, con un capital autorizado compuesto por 15,000 acciones de Q.1,000.00 cada una. El día 13 de junio, día de la apertura contable, se encontró usted con estos datos: a) Del capital autorizado ya fue suscrito el 60% y de éste último ya fue pagado el 40%. El valor de las acciones vendidas se encuentra depositado en el BANCO GEN el 70%, el resto permanece en las cajas de la empresa. 89 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 90 b) Se encontró una factura contable que dio el abogado que realizó los trámites de escrituración y registro, por valor de Q.8,800.00. c) Una factura contable por 6 meses de renta pagados por anticipado a la señora Clara de Urrutia a razón de Q.5,500.00 cada mes con el IVA incluido; y varias facturas contables por compra de mobiliario y equipo por valor de Q.53,480.35 con el IVA incluido. d) Todos los gastos fueron pagados con los cheques del No.001 al 014. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos 8 REGISTRO CONTABLE DE CAJA Y BANCOS GENERALIDADES Cuanto más importante y grande es una empresa, mejores procedimientos de control interno debe establecer la gerencia, principalmente en el departamento de caja. No hay duda que en tales empresas el movimiento de numerario (dinero) es más fuerte y por lo mismo para asegurarse contra riesgos de hurto o robo o cualquier irregularidad, es preferible que el dinero que se ingresa diariamente a la caja se deposite de igual forma en un banco, quien en lo sucesivo se encargará de hacer los pagos mediante cheques que a su cargo y contra su depósito libre la empresa; Pero siempre hay pagos de poca cuantía que no se hacen con cheque sino con dinero en efectivo. De ahí que exista una sección de Caja llamada Caja Chica, a cargo de un empleado que está subordinado al cajero principal. Debido a lo anterior, la contabilidad de una empresa importante reclama el uso de tres registros contables y cuentas para llevar el control del movimiento del dinero en efectivo, ya sea de forma manual, o electrónica así: Libro Caja (General) Libro de Caja Chica Bancos o Cuenta Corriente. A continuación se define y se ejemplifica el uso de cada uno de los registros. LIBRO DE CAJA Este registro contable que se lleva a doble folio es aquel donde se anotan o se registran por un lado (folio izquierdo) todos los ingresos de dinero en efectivo -incluyendo cheques recibidos por la empresa- por cualquier concepto, y o por el otro lado (folio derecho) todos los egresos de dinero en efectivo principalmente del que se deposita en el banco en distintas cuentas de depósitos monetarios o de ahorro. Ejemplo de cómo operar el libro caja Estos son algunos datos que sirvieron para operar el libro caja que se encuentra en la siguiente página, y se sobreentiende que los otros datos se operaron de igual forma. Junio 1 Junio 5 Junio 8 Junio 9 Junio 10 Saldo inicial o saldo del mes anterior, Q3,064.19 (Se anotó del lado del Debe) Según facturas de la 1023 a la 1030 se vendieron mercaderías al estricto contado, con valor de Q1,960.00 con el IVA incluido (Los ingresos de dinero se anotan del lado del Debe) Según recibo de caja No. 243 emitido, se cobró la letra No. 12 al señor Casimiro Mirón con valor de Q574.56, la cual pagó en efectivo. Los clientes pagaron en efectivo parte del adeudo que tienen con la empresa, habiendo extendido los recibos de caja del No. 244 al 246, por un valor total de Q2,736.00 Se deposita en el Banco Innovador, S,A. la cantidad de Q1,563.64, en efectivo. (Siendo un egreso de dinero se operó del lado del Haber) (Igual se operaron los otros depósitos) 91 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina LIBRO DE CAJA DE LA EMPRESA R.C. DE GUATEMALA DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XXX DEBE HABER Fecha Conceptos INGRESOS Sub totales Totales 01-jun Saldo del Mes Anterior Fecha 3,064.19 02-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 05-jun a VENTAS Depósito monetario No. 287134 Según facturas 1023-1030 Depósito monetario No. 914283 12% de IVA Seg. Fact. 1023-1030 210.00 08-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 08-jun a DOCUMENTOS POR COBRAR Depósito monetario No. 287215 Letra No. 12 Casimiro Mirón Recibo de Caja No. 244 1,700.00 Recibo de Caja No. 245 300.00 Depósito monetario No. 123456 Recibo de Caja No. 246 736.00 2,736.00 16-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 2,736.00 11-jun Por BANCO MERCADERES, S.A. 2,553.60 Depósito monetario No. 909512 Ventas al Contado según Fact. 1031 574.56 Depósito monetario No. 840019 10-jun a VENTAS 1,900.00 574.56 09-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 09-jun a CLIENTES 10-jun a IVA DÉBITO 12% de IVA Seg. Fact. 1031 15-jun a VENTAS Según facturas 1032-1045 15-jun a IVA DÉBITO 12% de IVA Seg. Fact. 1032-1045 18-jun a VENTAS Según facturas 1046-1060 18-jun a IVA DÉBITO 12% de IVA Seg. Fact. 1046-1060 21-jun a CLIENTES Recibo de Caja No. 247 Recibo de Caja No. 248 23-jun a DEUDORES Recibo de Caja No. 249 28-jun a VENTAS Según facturas 1061-1070 28-jun a IVA DÉBITO 12% de IVA Seg. Fact. 1061-1070 28-jun a CLIENTES Recibo de Caja No. 250 Suma del Debe (a) (b) 1,563.64 1,750.00 06-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 05-jun a IVA DÉBITO 92 Conceptos EGRESOS Sub totales Totales 4,150.10 2,280.00 19-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. Depósito monetario No. 788398 273.60 22-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. Depósito monetario No. 788613 3,705.45 24-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. Depósito monetario No. 1340459 444.65 29-jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. Depósito monetario No. 1340570 6,904.55 29-jun Por BANCO MERCADERES, S.A. Depósito monetario No. 123789 828.55 1,500.00 1,500.00 7,733.10 3,000.00 509.50 1,414.35 3,508.50 3,000.00 509.50 1,262.81 151.54 (c) 3,508.50 31,203.90 (d) (e) Suma del Haber Saldo para el próximo mes Suma Igual a la del Debe (f) (g) 29,643.35 1,560.55 31,203.90 (h) En la columna (a) se anota la fecha en que ocurre el ingreso de dinero en efectivo. En la columna (b) se anota los conceptos o la descripción de la operación, anotando el nombre de la cuenta que abona, y tipo y número de los documentos de donde se extrajo la información, (facturas, recibos, etc.) En la columna (c) sirve para anotar sub totales. En la columna (d) sirve para anotar los totales. Al final del mes se suman todas las cantidades que aparecen en esta columna para obtener la suma del DEBE. En la columna (e) se anota la fecha en que ocurren los egresos de dinero en efectivo. En la columna (f) se anotan los pormenores de los egresos de dinero, tales como cuenta que se carga, tipo y número de documento que respalda el egreso de dinero. Por último las columnas (g) y (h) se anotan cantidades sub totales y totales respectivamente. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos Al final de cada mes, se hace un resumen de caja, como sigue: Saldo Inicial VENT AS IVA DÉBIT O DOCUMENT OS POR COBRAR CLIENT ES DEUDORES 3,064.19 BANCO INNOVADOR, S.A. 23,581.15 15,902.81 BANCO MERCADERES, S.A. 6,062.10 1,908.34 574.56 9,244.50 509.50 Suma del HABER 29,643.25 Saldo para el siguiente mes Suma del DEBE 31,203.90 Sumas Iguales 1,560.65 31,203.90 Como puede darse cuenta, en el resumen solo se anota el nombre de la cuenta y la suma total recogida por cada una, así por ejemplo, la cuenta VENTAS que aparece del lado del DEBE (Ingresos) tiene un suma de Q15,902.81, que es la suma de todas las ventas que se realizaron durante el mes de junio (Q1,750.00 + Q2,280.00 + Q3,705.45 + Q6,904.55 + Q1,262.81) Igual se hizo con todas las cuentas, por ejemplo la cuenta BANCO INNOVADOR, S.A. que aparece en el lado del HABER (Egresos) tiene un suma de Q23,581.15, que es la suma de los depósitos que se hicieron durante el mes de junio en dicho banco (Q1,563.64 + Q1,900.00 + Q574.56 + Q2,736.00 + Q4,150.10 + Q7,733.00 + Q3,000.00 + Q509.50 + Q1,414.35) Cuando se usa el libro de caja en una empresa, todas las operaciones que involucran el uso de dinero en efectivo deben de pasar obligadamente por este libro de registro contable, y no por el libro de Diario para no cargar de demasiada información a este último (imagínese cuántas partidas de Diario tendría que haber hecho por las operaciones del mes de junio). Lo que se hace es que al realizar el resumen de caja, se correrán dos partidas en el libro Diario, una por los ingresos de caja y otra por los egresos, como sigue: Por los ingresos de efectivo P. X1 30 de junio 111.101 CAJA MONEDA NACIONAL 711.101 a VENTAS BRUTAS 311.105 IVA DÉBITO FISCAL 112.102 DOCUMENTOS POR COBRAR 112.101 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-(CLIENTES) 112.104 CTAS. POR COBRAR NO COMERCIALES-(DEUDORES) Explicación Registro de los ingresos de efectivo, según resumen del libro cada del mes de junio (1) (2) Debe Q 28,139.71 Haber 15,902.81 1,908.34 574.56 9,244.50 509.50 Q 28,139.71 (3) Q 28,139.71 (4) Debe Q 29,643.25 Haber Por los egresos de efectivo P. X2 111.104 30 de junio BANCOS MONEDA NACIONAL Banco Innovador, S.A. Q23,581.15 Banco Mercaderes, S.A. Q 6,062.10 111.101 a CAJA MONEDA NACIONAL Explicación Registro de los egresos de efectivo, según resumen del libro cada del mes de junio 29,643.25 Q 29,643.25 Q 29,643.25 En la columna (1) se anota el número de partida y el código de la cuenta según nomenclatura. En la columna (2) se anota el nombre de las cuentas y subcuentas. En la columna (3) se anotan los cargos. Y en la columna (4) se anotan los abonos) 93 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Tecnicismos utilizados en el Libro de Caja Corte de Caja: Es el acto de CORTAR, DETENER O INTERRUMPIR las operaciones en el registro contable o libro de Caja en determinado día, tan solo para determinar el saldo de la cuenta, y por consiguiente para determinar también la cantidad de dinero que debería haber a la fecha en la caja mueble (caja registradora y caja fuerte o de seguridad). Para determinar el saldo en el libro caja debemos sumar todas las cantidades que se encuentran del lado del DEBE del libro que son los ingresos en efectivo; y al total se le resta la sumatoria de las cantidades que se encuentran del lado del HABER del mismo libro, la diferencia será el saldo, el cual se coloca debajo de la suma del Haber, solo para cuadrar y cerrar la cuenta. En nuestro ejemplo, en la columna (h) tenemos que: La suma del lado del debe fue de Q31,203.90 La suma del lado del Haber fue de Q29,643.35 El saldo para el siguiente mes es de Q 1,560.55 El cual en el siguiente mes se anota del lado del Debe Como actos complementarios al corte de caja están todos aquellos que se efectúan para ir cotejando e ir verificando cada asiento del libro con su respectivo documento de soporte contable, sobre todo para ver si no hay desacuerdo o discrepancia en las cantidades anotadas en los libros. Arqueo de Caja: Es el acto de contar física o materialmente el dinero existente en las Cajas muebles de la empresa (Cajas registradoras y caja fuerte o de seguridad). Para esto se hace conteo y separación de monedas y billetes así como también de los cheques girados a favor de la empresa y que aún no han sido depositados, pues se consideran éstos como dinero en efectivo. 94 Como acto complementario del arqueo de caja también se debe hacer un recuento físico de los documentos de soporte contable no utilizados, o formas vacías tales como: facturas de venta, y recibos de caja. El corte y arqueo de caja son actos casi simultáneos, que pueden ser realizados por contador o auxiliar de contabilidad. Lo importante es que, sea quien sea la persona que realice este trabajo, lo deberá hacer en forma sorpresiva (sin avisar) y hacerlo frente a varios testigos con el fin de que no se le acuse de faltas a la inmoralidad al momento de descubrir un faltante de efectivo o déficit. Para no entrar en muchos detalles teóricos mejor veamos un caso práctico suponiendo que al efectuar arqueo de caja de la empresa R.C. de Guatemala, S.A. el 30 de junio del 20X2 encontró los siguientes valores: Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos 4 Billetes de 3 Billetes de 5 Billetes de 10 Monedas 5 Billetes de Al practicar arqueo de comprobantes encontró esto: 2 Billetes de 15 Monedas 8 Monedas 5 Monedas 11 Monedas Recibos de caja usados: Del No.244 al No. 250 Facturas de Venta usadas: Del No. 1,023 al No.1,070 Recibos de caja vacíos Del No. 251 al No. 1,000 Facturas de Venta Vacías Del No. 1,071 al 2,000 95 Juan Pérez Jhon Guerra La persona que realice el arqueo de caja deberá anotar, en un registro manual llamado cédula de arqueo de caja, el resultado del arqueo de valores, el cual debe ser firmado por el encargado de la administración del dinero. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Cedula de Arqueo de Caja Arqueo practicado el día 30 de junio de 2XXX Billetes 4 de 3 de 5 de 5 de 2 de Q Q Q Q Q 100.00 50.00 20.00 10.00 5.00 Sub total Totales Q Q Q Q Q 400.00 150.00 100.00 50.00 10.00 Q 710.00 Monedas 10 de 15 de 8 de 5 de 11 de Q Q Q Q Q 1.00 0.50 0.25 0.10 0.05 Q Q Q Q Q 10.00 7.50 2.00 0.50 0.55 Q 20.55 Q Q 440.00 330.00 Q 770.00 Cheques Ch. # 101205 del Banrural girado por Juan Pérez Ch. # 343854 del Industrial girado por Jhon Guerra Total de efectivo en caja Q 1,500.55 Arqueo de comprobantes 96 Usados Recibos de caja Facturas de venta del No.243 al 250 de la 1,023 a la 1,070 Existencia Recibos de caja Facturas de venta del No. 251 al 1,000 de la No. 1,071 a la 2,000 Firma del Cajero Firma del auxiliar Si nos damos cuenta, al practicar el arqueo de caja hay Q1,500.55 en efectivo, mientras que al hacer el corte en el libro de caja nos arroja un saldo de Q 1,560.55, o sea que existe un faltante de Q60.00, y siendo que el cajero es el responsable del manejo del dinero, lo que procede es hacerle firmar un vale que le será descontado de su salario quincenal o mensual, si es que no comprueba que existe un error en los registros. En el momento que firme el cajero, se asentará una partida en el libro de diario así: P. X3 112.104 30 de junio CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES (Faltante de Caja) 111.101 CAJA MONEDA NACIONAL Explicación Registro del faltante encontrado hoy y cargado al cajero responsable Q Q Debe 60.00 60.00 Haber Q 60.00 Q 60.00 NOTA: En los tres asientos contables de este capítulo, ha sido mi intención instruir sobre el uso y manejo de una nomenclatura de cuentas en el registro contable de operaciones, pero queda a discreción del profesor que utilice este método con sus estudiantes en las tareas, ejercicios o tests, debiendo entonces descargar el catálogo de cuentas que se encuentra en nuestro sitio www.editorialjernestomolina.com, pues es complicado memorizarse todos los códigos de las cuentas. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos REGISTRO DE CAJA CHICA En este registro contable se lleva el control de los pagos de gastos menores efectuados con dinero en efectivo, gastos que deben hacerse de inmediato y que no pueden esperar un trámite de cheque. Se lleva a un solo folio. Esta Caja Chica puede funcionar de dos maneras: con un fondo fijo, o con un fondo variable; pero para efectos de un control interno adecuado es indispensable que funcione con un fondo fijo. Anteriormente el monto de un fondo de caja chica oscilaba entre Q100.00 a Q500.00. Hoy en día debido a la devaluación de la moneda, los fondos de caja chica oscilan entre Q1,000.00 a Q5,000.00 en empresas de regular tamaño. Funcionamiento de la Caja Chica con Fondo Fijo: 1. El Cajero principal empieza por hacer una provisión de fondos o dinero de Caja Chica al cajero auxiliar, entregándole desde el principio un cheque para que lo convierta en efectivo en el banco. 2. El cajero auxiliar una vez haya cobrado el cheque hace uso del fondo para hacer pagos en efectivo urgentes y de poca monta. Todo pago que efectúe el cajero auxiliar a través del fondo de caja chica debe estar amparado por un documento de soporte contable, tales como: Facturas, recibos de caja, vales, etc. Otras veces la empresa manda a imprimir unos documentos llamados "Justificantes de Caja Chica", los que sirven para comprobar los egresos de efectivo de la caja chica cuando no existan documentos de soporte contable. 3. El cajero auxiliar deberá entregar al cajero principal un reporte de los pagos efectuados, conjuntamente con los documentos de soporte contable o justificantes de caja chica para su revisión. Tal reporte puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. Este reporte el cajero auxiliar puede hacerlo manual o por medio de la computadora. 3. Cuando se trata de un Fondo Fijo de Caja Chica, el cajero principal debe verificar los gastos y documentos de soporte contable y una vez comprobados, entregará al cajero auxiliar otro cheque por una cantidad igual al total que arroje el reporte de gastos. Nota: Cuando se trata de un Fondo Variable de Caja Chica, el cajero principal al momento de reintegrar el fondo lo hará con un cheque por una cantidad mayor o menor al total de gastos efectuados. Pero como dijéramos anteriormente, para un adecuado control interno es mejor que se utilice el fondo fijo de caja chica. Al igual que sucede con el manejo de fondos en Caja Principal o General, debe existir un corte y un arqueo de caja chica, procediendo de la misma manera que los explicamos en páginas anteriores, por lo que no nos detendremos a ejemplificarlo de nuevo, por lo que en el siguiente espacio solo daremos a conocer un modelo de caja chica. 97 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina REGISTRO DE CAJA CHICA DE LA EMPRESA RC DE GUATEMALA DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XXX Persona Responsable: Darío Pineda Fecha Descripción del Gasto - Proveedor Q2,000.00 Clase de Documento No. Documento Total 26-jun Agua Pura - Xajanal Factura C-95125 30.00 27-jun Com bustible - Gasolinera Shell Factura A-123456 152.00 27-jun Útiles de escritorio - Librería Hispania Factura D-32125 50.00 28-jun Com bustible - Gasolinera Texaco Factura B-987654 28-jun Útiles y Enseres - Híper Paiz Factura AA-753159 325.50 29-jun Com bustible - Gasolinera Shell Factura A-123789 140.00 29-jun Anticipo a Sueldo - Jorge Guillén Vale 123 300.00 29-jun Anticipo a Sueldo - Mario García Vale 124 250.00 29-jun Extracción de Basura - Exba Recibo 1030 30-jun Combustible - Gasolinera Shell Total Factura A-125478 Cajero Auxiliar 98 Fondo Fijo 50.00 30.00 100.00 1,427.50 Tesorero Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos TAREA No. 16 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan abajo opere usted, en hojas de papel factura de dos columnas, el Libro de Caja del Almacén La Perla del Norte, S.A. Julio 1 Saldo inicial Q.14,000.00 Julio 3 Según facturas de la 301 a la 305 se venden mercaderías al contado con valor de Q11,200.00 con el IVA incluido. Julio 5 Según boleta de depósito monetario No. 23,765 del Banco Moderno, S.A. se depositaron Q11,000.00 en efectivo. Julio 7 Según recibos de caja No. 390 y 391, los clientes Juan González y Rigoberto Porres, abonaron a su deuda Q.2,500.00 y Q.3,200.00 respectivamente. Julio 10 Según facturas de venta No. 306 a la 310 se venden mercaderías al contado con valor de Q.8,600.00 con el IVA incluido. Julio 11 Se deposita en el Banco Moderno, S.A. el total de las ventas del día anterior, esto según boleta No. 23,876. Julio 15 Según factura No 67,800 de la empresa Telgua, S.A. se paga en efectivo el servicio de internet, la cantidad de Q.680.00 con el IVA incluido. Julio 17 Se abona a nuestro proveedor Tolimán, S.A. la suma de Q.4,000.00 en efectivo, esto según recibo de Caja No. 459 extendido por el proveedor. Julio 20 Según facturas de venta de la 311 a la 315 se venden mercaderías al contado con valor de Q.8,500.00 con el IVA incluido. Julio 21 Se deposita en el Banco Moderno, S.A. el 50% del dinero recibido el día anterior, esto según boleta de depósito No, 23, 901. Julio 25 Según recibos de caja No. 392 y 393, los clientes Nery Suruy y Julio Punay, abonan a su deuda Q3,500.00 y Q2,800.00 respectivamente. Julio 27 Se deposita en el Banco Moderno, S.A. la suma de Q.4,000.00 en efectivo, esto según boleta de depósitos No. 24,001. Julio 31 El día de hoy se paga en efectivo en el Banco Moderno, S.A. Q2,000.00 como abono a la deuda de un préstamo bancario que se tiene en dicho banco, más Q320.00 de intereses también en efectivo. 99 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina LIBRO DE BANCOS Cuenta Corriente de Bancos: Este registro contable que se lleva a un solo folio y a cuatro columnas (también puede llevarse a doble folio con dos columnas) sirve para llevar el control del movimiento del dinero en efectivo depositado en un banco, y de los cheques (o retiros) que se hacen para hacer diversos pagos, debiendo llevar registros contables independientes por cada cuenta de depósitos que mantenga abierta la empresa en(los) banco(s). NOTA IMPORTANTE: Existen empresas que han adoptado el uso del libro CAJA Y BANCOS, que es un libro que se lleva a doble folio y a dos columnas, registrando los ingresos del dinero en efectivo en el folio izquierdo utilizando una columna para los ingresos de dinero a caja y otra columna para los ingresos de dinero en bancos, y registrando los egresos de dinero en el folio izquierdo, utilizando una columna para los egresos de dinero en efectivo y en la otra columna para registrar los egresos de dinero por medio de cheques girados. Pero el uso de éste libro se torna un tanto dificultoso cuando la empresa maneja distintas cuentas de depósitos bancarios, es por tal motivo que nosotros aquí solo nos enfocaremos al registro utilizando el método de cuenta corriente. Encuentre un modelo del libro Bancos en la página siguiente, y vea a continuación la explicación de su registro. Registro de operaciones En la columna (A) se anota la fecha de la operación. En la columna (B) se puede anotar el nombre del documento (cheque, boleta de depósito, nota de débito, nota de crédito) el nombre del beneficiario y una breve descripción por la cual se giró el cheque. En la columna (C) se anota el número de documento que ampara la operación. En la columna (D) se anotan las cantidades que aumentan el saldo de la cuenta bancos, (depósitos y notas de crédito). En la columna (E) se anotan las cantidades que disminuyen el saldo de la cuenta bancos, (cheques y notas de débito). En la columna (F) se anota el saldo inicial, el cual se va modificando en cada línea con los aumentos y disminuciones anotadas en las columnas (D) y (F) respectivamente. 100 Los símbolos que se encuentran a la par del número del documento son marcas de revisión de los documentos. Por ejemplo, las marcas con “chequecito”, significan que las boletas de depósito fueron revisadas y operadas correctamente; las marcas con un circulo y un punto en el centro, significan los cheques girados pero que no han sido cobrados por los beneficiarios (cheques en circulación); los puntos significan que los cheques ya fueron cobrados; la X significa que el depósito no fue operado, etc. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos REGISTRO CONTABLE DE BANCOS DE LA EMPRESA RC DE GUATEMALA NOMBRE DEL BANCO: Innovador, S.A. No. De Cuenta: 00-3032175-3 Tipo de Cuenta: Monetarios MES REPORTADO: Junio 2XXX Fecha 01-jun 01-jun 02-jun 05-jun 06-jun 06-jun 06-jun 07-jun 08-jun 09-jun 12-jun 13-jun 15-jun 16-jun 19-jun 22-jun 23-jun 23-jun 23-jun 24-jun 25-jun 26-jun 28-jun 29-jun (A) Beneficiario - Concepto OPERADOR RESPONSABLE: José Milla No. Docto. DEBE HABER Saldo Anterior SALDO 2,000.81 Intergráfica (Abono a proveedores) Depósito Depósito Marina Toruño (Abono a Acreedor) Lucrecia Gutiérrez (Abono a Acreedor) Telgua (Teléfono de mayo) E.E.G.S.A. (Energía Eléctrica de mayo) Depósito Depósito Rudy Santizo (Rep. Fondo de Caja Chica) Firgos (Compra de Materiales) Serviresa (Servicio de Seguridad) Depósito Depósito Depósito Cheque Anulado Cable Net (Servicio de Internet) Fuerza Motriz (Anticipo Rep. Vehículo) Depósito Fuerza Motriz (Cancelación Rep. Veh.) Rudy Santizo (Rep. Fondo de Caja Chica) Monte blanco (Agua pura mes de junio) Depósito (B) 1,700.00 287134 P 1,563.64 914283 ≠ 1,900.00 12367559 1,500.00 12367560 465.00 12367561 160.00 12367562 185.60 287215 P 574.56 840019 P 2,736.00 12367563 1,000.00 12367564 2,500.00 12367565 593.41 909512 P 4,150.10 788398 P 7,733.10 788613 P 3,000.00 12367566 0.00 12367567 603.00 12367568 1,000.00 1340459 P 509.50 12367569 1,000.00 12367570 300.00 12367571 200.00 1340570 X 1,389.09 SALDO AL FINAL DEL MES (C) (D) (E) 12367558 300.81 1,864.45 3,764.45 2,264.45 1,799.45 1,639.45 1,453.85 2,028.41 4,764.41 3,764.41 1,264.41 671.00 4,821.10 12,554.20 15,554.20 15,554.20 14,951.20 13,951.20 14,460.70 13,460.70 13,160.70 12,960.70 14,349.79 14,349.79 (F) CONCILIACIÓN BANCARIA La empresa que tiene implantado un buen sistema de control interno contable, por lo menos una vez al mes debe verificar si las operaciones y saldos mensuales que aparecen anotados en sus registros contables de bancos, coinciden con las operaciones y saldos registrados en los estados de cuenta que remiten los 101 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina bancos los primeros días del mes siguiente, con el objetivo de que tanto la empresa como el(los) banco(s) se pongan de acuerdo sobre la cantidad de dinero que está depositada en la(s) cuenta(s) bancaria(s). A esta actividad se le llama “Conciliación Bancaria”. Cuando existen diferencias entre los registros contables de bancos llevados por una empresa y los estados de cuenta remitidos por los bancos, la persona encargada de realizar la conciliación bancaria deberá anotar tales diferencias en un papel de trabajo llamado “Cédula de Conciliación Bancaria”. Es importante mencionar que por cada cuenta bancaria que la empresa mantenga abierta en los bancos, se realizará una cédula de conciliación bancaria. Entonces, una conciliación bancaria es un documento que muestra las diferencias entre el saldo de una cuenta bancaria registrada en los libros de contabilidad de una empresa durante un mes y el saldo de esa misma cuenta llevada por un banco durante ese mismo mes, con el fin de establecer el saldo correcto. Para realizar una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos: El estado de cuenta bancario que emite el banco. El registro de cuentas corrientes con bancos. Los documentos de soporte contable (cheques utilizados, boletas de depósito operadas y otros) A continuación se describe cada uno de los anteriores. 102 Estado de Cuenta Bancario: Es un documento que emiten los bancos donde la empresa tiene depositado su dinero. Cada estado de cuenta tiene impreso todas las operaciones realizadas por la empresa y registradas por el banco durante un mes, así como el saldo registrado al final de ese mismo mes. Estos documentos los bancos los envían a la empresa por medio del correo generalmente durante los primeros 15 días del mes siguiente, o si urgen un poco pueden la empresa los puede solicitar presentándose en las ventanillas de los bancos, o vía fax, o por Internet. (Véase modelo de éste documento en la página siguiente). Registro de Cuentas Corrientes con Bancos: Es el registro o libro contable llevado por la empresa, ya sea manual o electrónicamente, en el que se encuentran anotadas y registradas todas las operaciones de depósito y de retiro mediante cheque de determinada cuenta bancaria, así como el saldo de esa misma cuenta a determinada fecha. (El modelo es el mismo que se describe en la página 101). Documentos de Soporte Contable: Los estados de cuenta bancarios recibidos por el encargado de realizar las conciliaciones bancarias, generalmente los recibe en un sobre cerrado el que contiene además del estado de cuenta, los cheques pagados por el banco, las notas de débito y de crédito (si las hay) emitidas por el banco, los cuales constituyen documentos de soporte contable. También se deben tener a la mano para realizar la conciliación otros documentos de soporte contable tales como: las copias de las boletas de depósito firmadas y selladas por el banco las cuales deben estar archivadas en alguna parte de la contabilidad de la empresa. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos ESTADO DE CUENTA DE DEPÓSITOS MONETARIOS RC de Guatemala, S.A. Casilla P-162 Apartado Postal 1,030 Guatemala Día CONCEPTO DOCUMENTO 1 Saldo Anterior 1 Cheque Pagado 2 Depósito Monetario 287134 6 Depósito Monetario 914283 ≠ 8 Cheque Pagado 8 Depósito Monetario 9 Ch. Pagado Compensación 9 Depósito Monetario 12367558 12367562 287215 12367559 840019 12 Cheque Pagado 12367563 12 Ch. Pagado Compensación 12367561 14 Cheque Pagado 12367564 16 Depósito Monetario 19 Ch. Pagado Compensación 19 Depósito Monetario 22 Depósito Monetario 23 Cheque Pagado 24 Depósito Monetario 26 N/D. Ch. Rechazado 26 Depósito Monetario 909512 12367565 788398 788613 12367568 1340459 P P P P P P P P P P P P P P P 1023 X DEBITOS 12367569 27 Cheque Pagado 12367570 P P 30 N/D. Pago Préstamo 00-302175-3 Junio 2XX2 SALDOS CHEQUES PAGADOS EN EL MES VALOR CHEQUE 12367558 1,700.00 700.81 12367559 1,500.00 1,563.64 2,264.45 12367561 160.00 1,960.00 4,224.45 12367562 185.60 4,038.85 12367563 1,000.00 4,613.41 12367564 2,500.00 3,113.41 12367565 593.41 5,849.41 12367568 1,000.00 1,000.00 4,849.41 12367569 1,000.00 160.00 4,689.41 12367570 300.00 2,500.00 2,189.41 185.60 574.56 1,500.00 2,736.00 4,150.10 593.41 6,339.51 103 5,746.10 7,733.10 13,479.20 3,000.00 16,479.20 1,000.00 15,479.20 509.50 200.00 15,988.70 15,788.70 315.00 16,103.70 1,000.00 15,103.70 300.00 14,803.70 30 Intereses Capitalizables 30 Retención ISR 10% 1 Cuenta No. Mes: 2,400.81 1,700.00 365102 X 27 Cheque Pagado CREDITOS Hoja No. 6.20 14,809.90 0.62 14,809.28 1,464.11 13,345.17 ULTIMA LINEA……… SALDO ANTERIOR 2,400.81 DÉBITOS 11,603.74 CRÉDITOS SALDO ACTUAL 22,548.10 13,345.17 SALDO PROMEDIO 7,783.82 Las razones por las cuales el saldo registrado, por la contabilidad de la empresa, en la cuenta corriente de un banco a determinada fecha, no coincide con el saldo registrado por el banco a esa misma fecha, se debe por tres principales motivos: Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina a) Operaciones registradas por la contabilidad de la empresa, pero no registradas por el banco. Entre estas operaciones tenemos: Cheques en Circulación: Son los cheques girados por la empresa, pero que aún no han sido pagados por el banco, es decir, que tales cheques ya fueron rebajados en los libros de contabilidad de la empresa, pero no han sido rebajados por el banco porque las personas a quienes la empresa se los pagó no los han presentado en el banco para cobrarlos. Depósitos No Operados: Son los depósitos de dinero que fueron realizados por la empresa en un banco y registrados en su contabilidad, pero que por alguna razón no fueron registrados por el banco. Por ejemplo: los depósitos que se hacen en horas de la tarde o noche del día último de cada mes, generalmente el sistema computacional del banco no los acepta sino hasta el día siguiente. Otro ejemplo es el que a veces el sistema computacional del banco tiene conflictos internos (falta de energía eléctrica sistema fuera de línea, etc.) para registrar los depósitos, por lo que el cajero del banco solamente sella y firma de recibido las boletas de depósito pero no las ingresa en el sistema de computo, sino hasta que el sistema computacional del banco vuelva a funcionar, pero sucede que a veces se dejan de operar tales depósitos. Los depósitos no operados también reciben el nombre de “Depósitos en Tránsito”. b) Operaciones registradas por el banco, pero no registradas por la contabilidad de la empresa. Notas de Débito: Son cargos (rebajas) que el banco hace a las cuentas de depósitos bancarios de la empresa por diferentes conceptos, tales como: Notas de débito por cheques depositados pero rechazados en la compensación, intereses sobre préstamos que la empresa tiene con el banco, comisiones y otros similares. Cuando se trata de notas de débito por cheques que fueron depositados pero que salieron rechazados en la compensación, el banco tiene la obligación de enviar por correo a la empresa una nota de débito adjuntada con el cheque rechazado, pero algunas veces el servicio de correo es un poco lento o tiene problemas con el reparto de la correspondencia y la empresa no se da por enterada de tal rebaja sino hasta que tiene en sus manos el estado de cuenta bancario. Igual cosa sucede con las notas de débito por los intereses y las comisiones u otros cargos que un banco le hace a las cuentas de depósitos de la empresa. 104 c) Notas de Crédito: Son abonos (aumentos) que el banco hace a las cuentas de depósitos bancarios de la empresa por diferentes conceptos, tales como: Acreditamientos de dinero por un préstamo que el banco le concedió a la empresa, por Intereses que el banco le reconozca a la empresa por tener depositado el dinero en dicho banco, por premios que el banco otorgue a sus clientes, y otros abonos que el banco haga a las cuentas de depósitos de la empresa. Generalmente las empresas son informadas por algún medio (correo, fax, teléfono, etc.) de tales acreditamientos, pero algunas veces la empresa auditada no se da por enterada sino hasta que recibe el estado de cuenta bancario que remite el banco. Errores cometidos por la contabilidad de la empresa o por el banco. Los seres humanos son susceptibles a cometer errores, por lo tanto puede ser que el saldo de contabilidad con el saldo del banco de una cuenta bancaria a determinada fecha no coincida ya sea porque el personal de contabilidad de la empresa o el cajero del banco cometió el error de anotar en libros o ingresar datos al sistema de computo, cantidades mayores o menores a los que se indican en los documentos de soporte contable (cheques y/o boletas de depósitos). Por lo tanto al efectuar una conciliación se debe revisar toda la documentación y al encontrar errores informarlos para luego hacer las regularizaciones o los ajustes pertinentes en los registros contables. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos Formas de Elaborar y Presentar la Conciliación Bancaria Existen varias formas para elaborar un documento (cédula) de conciliación bancaria, entre ellos se mencionan: 1) Con base o punto de partida del saldo del Banco. Para algunos contadores este método es el más adecuado, pues las operaciones que realizan los bancos de forma automatizada generan un grado más de confiabilidad que los registros manuales o electrónicos que se puedan llevar en una empresa, pero eso no significa que el personal de los bancos no se equivoquen al ingresar los datos al ordenador. Este método inicia con el saldo que el Banco reporta al final del mes, y luego le siguen una serie de operaciones como se ejemplifica a continuación. Saldo del Estado de Cuenta bancario: XXXX (-) Cheques pendientes de cobro: (XXXX) (-) Notas de crédito no registradas (XXXX) (+) Depósitos no Operados XXXX (+) Notas de debito no registradas XXXX (+/-) Errores Cometidos +/- XXXX/(XXXX) = Saldo según libro de Bancos (empresa). XXXX 105 2) Con base o punto de partida del saldo reportado por la Empresa: Este funciona a la inversa que el anterior, empezando con el saldo reportado por la empresa en el libro de Bancos al finalizar el mes, como sigue: Saldo del Libro Bancos (empresa): XXXX (+) Cheques pendientes de cobro: XXXX (+) Notas de crédito no registradas XXXX (-) Depósitos no Operados (XXXX) (-) Notas de debito no registradas (XXXX) (+/-) Errores Cometidos = Saldo según Estado Bancario). +/- XXXX/(XXXX) XXXX 3) Método Mixto. Este método consiste en consignar dentro de un mismo documento los dos saldos, el de la empresa y el del banco, y a partir de allí, ir haciendo los ajustes necesarios. A continuación mostramos este modelo utilizando para ello el registro de la cuenta Bancos de la empresa RC de Guatemala, y el Estado de Cuenta Bancario enviado por el Banco Innovador, S.A., ambos vistos en páginas anteriores. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Resultados que se Obtuvieron al Comparar el Libro de Bancos con el Estado de Cuenta Bancario. 1. Los cheques que están en circulación son estos: 12367560 del 6-6-X2 por Q465.00; del 28-6-X2 por Q200.00. 12367567 del 23-6-X2 por Q603.00; y el 12367571 2. Se estableció que el depósito No. 914283 de fecha 6-6-X2 que aparece en el estado de cuenta bancario por Q1,960.00 fue registrado contablemente por Q1,900.00. Se determinó que la operación del Banco es la correcta. 3. La boleta de depósito No.365102 de fecha 26-6-X2 por Q.315.00 que aparece en el estado de cuenta bancario no fue registrada por la contabilidad, ya que se trata de un depósito que hizo nuestro cliente Almacén El Faro en Huehuetenango el cual no nos dio aviso del mismo. 4. La nota de débito No. 1023 que aparece en el estado de cuenta bancario con fecha 26-6-X2 por Q200.00 no ha sido operada por contabilidad, y se debe por un cheque rechazado en la compensación que anteriormente nos había dado el cliente Martín Lutero. 5. La boleta de depósito No.1340570 por Q1,389.09 que aparece en los registros de la empresa con fecha 29-6-X2 no fue registrada por el banco en el mes de junio. 6. Los intereses capitalizados que están anotados en el estado de cuenta bancaria con fecha 306-X2 no han sido registrados por la contabilidad de la empresa. 7. El impuesto Sobre la Renta de Capital (10% sobre los intereses ganados) que está anotado en el estado de cuenta bancario con fecha 30-6-X2, no ha sido registrado por contabilidad de la empresa. 8. La nota de débito No. 1135 por Q1,464.11 que aparece anotada en el estado de cuenta bancario con fecha 30-6-X2, es por abono a capital de Q833.33 e intereses por Q630.78, a cuenta de un préstamo fiduciario que se tiene con dicho banco. 9. Dato Adicional. El cheque No. 12367001 de fecha 15-12-X1 con valor de Q400.00 y a favor del proveedor Servitextos, no aparece como pagado en ninguno de los últimos 7 estados de cuenta bancarios. (Cheque prescrito o caducado). 106 Ya con todos estos datos procedemos a elaborar la cédula de conciliación bancaria como sigue: Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA: BANCO: CUENTA: MES: RC de Guatemala Innovador, S.A. 00-302175-3 Junio Fecha de realización Descripción Valor 10/7/2XXX Saldos Banco Saldos al 30 de junio de 2XX2 Q13,345.17 (+) Depósitos No Operados (En tránsito) 26/6 Boleta No.365102 No operado por Contabilidad Q 315.00 29/6 Boleta No.1340570 No operada por el Banco Q1,389.09 Sub Total Cheques en Circulación 6/6 12367560 a favor de Lucrecia Gutiérrez (Q 465.00) 23/6 12367567 a favor de Cable Net (Q 603.00) 28/6 12367571 a favor de Monte Blanco, S.A. (Q 200.00) (+/-) Otros Ajustes 15/12 Cheque prescrito No.12367001 Servitextos Q 400.00 6/6 Ajuste a depósito No.914283 por error Q 26/6 N/D No.1028 por Cheque rechazado (Q 200.00) 30/6 Intereses Capitalizables Q 6.20 30/6 10% ISR Rentas de Capital (Q 0.62) 30/6 N/D. No.1132 Pago de Préstamo (Q1,464.11) Sub Total Saldos Conciliados Q14,349.79 Q 315.00 Q 1,389.09 Q14,734.26 (-) Empresa Q14,664.79 (Q 1,268.00) Q13,466.26 Q14,664.79 60.00 107 (Q1,198.53) Q13,466.26 Q13,466.26 Esta forma creemos es la más adecuada de elaborar y presentar una conciliación bancaria, pero queda a su discreción el uso de las otras dos formas, lo importante es establecer las diferencias y establecer el saldo correcto de la cuenta Bancos. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 17 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con el registro del libro bancos del Almacén Su Casa, S.A. que se le presenta en esta página, y con el estado de cuenta remitido por el Banco Amigo, S.A. que se encuentra en la siguiente página, elabore usted, cédula de conciliación bancaria del mes de febrero. LIBRO DE BANCOS DEL ALMACÉN SU CASA, S.A. Movimientos durante el mes de febrero de 2014 (Cifras en Quetzales) Fecha Documento Descripción Débito Crédito Saldo antetior….. 108 Saldo 28,895.98 05/02/2014 1053 CHEQUE PAGADO-Proveedor Alfa 12,000.00 06/02/2014 1054 CHEQUE PAGADO-Preveedor Beta 5,000.00 06/02/2014 45681725 DEPOSITO EFECTIVO 07/02/2014 43963270 DEPOSITO EFECTIVO 08/02/2014 1055 10/02/2014 44863931 DEPOSITO EFECTIVO 850.00 11,875.98 10/02/2014 47989803 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 6,237.00 18,112.98 11/02/2014 46467634 DEPOSITO EFECTIVO 5,840.00 23,952.98 12/02/2014 48212367 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 1,056.00 25,008.98 12/02/2014 26801055 CHEQUE PAGADO-Acreedor La Luz, S.A. 13/02/2014 46077422 DEPOSITO EFECTIVO 14/02/2014 1056 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 800.00 18,358.98 14/02/2014 1057 CHEQUE PAGADO-Proveedor Omega 5,000.00 13,358.98 17/02/2014 1058 CHEQUE PAGADO-IGSS 1,615.00 18/02/2014 48338156 DEPOSITO EFECTIVO 580.00 12,323.98 18/02/2014 48555312 DEPOSITO EFECTIVO 1,120.00 13,443.98 18/02/2014 47952888 DEPOSITO EFECTIVO 1,100.00 14,543.98 19/02/2014 1059 CHEQUE PAGADO-EGSSA 19/02/2014 1060 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 26/02/2014 44226189 DEPOSITO EFECTIVO 27/02/2014 48673438 27/02/2014 48148165 27/02/2014 1061 CHEQUE PAGADO-Cemaco 1,588.00 13,793.23 27/02/2014 1062 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 4,287.00 9,506.23 28/02/2014 47909488 28/02/2015 1063 CHEQUE PAGADO-Sueldo Contador 3,000.00 20,263.37 28/02/2014 1064 CHEQUE PAGADO-Sueldo Gerente 5,000.00 15,263.37 28/02/2016 1065 CHEQUE PAGADO- Sueldo Secretaria 2,057.00 13,206.37 28/02/2014 1066 CHEQUE PAGADO 3,500.00 9,706.37 CHEQUE PAGADO-Proveedor Gama 16,895.98 11,895.98 5,000.00 16,895.98 130.00 17,025.98 6,000.00 11,025.98 6,000.00 19,008.98 150.00 19,158.98 11,743.98 635.50 13,908.48 3,121.75 10,786.73 85.00 10,871.73 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2,122.50 12,994.23 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2,387.00 15,381.23 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 13,757.14 23,263.37 Dato Adicional: Aparte de las diferencias que usted encuentre, también tome en cuenta que el depósito No. 46077422 del día 13, fue operado por la empresa con un valor de Q150.00, y el banco lo operó por Q130.00, siendo la cantidad del banco la correcta. Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos BAMI, S. A. ESTADO DE CUENTA Banco Amigo, S.A. ALMACÉN SU CASA, S.A. MES: FEBRERO 2014 DIRECCIÓN: 4 CALLE 10-34 ZONA 1 CUENTA: 11-12345-7 FECHA DOCTO. No. DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO 1054 CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 5,000.00 06/02/2014 1053 CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 12,000.00 Detalle de Cheques No. Cheque 1053 28,895.98 23,895.98 1054 Saldo Anterior 06/02/2014 SALDO 11,895.98 1055 Valor 12,000.00 5,000.00 6,000.00 06/02/2014 45681725 DEPOSITO EFECTIVO 5,000.00 16,895.98 1056 800.00 07/02/2014 43963270 DEPOSITO EFECTIVO 130.00 17,025.98 1057 5,000.00 10/02/2014 44863931 DEPOSITO EFECTIVO 850.00 17,875.98 1058 1,615.00 10/02/2014 43037673 DEPOSITO EFECTIVO 25.00 17,900.98 1060 3,121.00 10/02/2014 47989803 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 6,237.00 24,137.98 1062 4,287.00 11/02/2014 46467634 DEPOSITO EFECTIVO 5,840.00 29,977.98 1065 2,057.00 12/02/2014 48212367 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 1,056.00 31,033.98 1066 3,500.00 13/02/2014 1055 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 6,000.00 13/02/2014 46077422 DEPOSITO EFECTIVO 14/02/2014 25,033.98 130.00 1057 CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 5,000.00 25,163.98 20,163.98 18/02/2014 48338156 DEPOSITO EFECTIVO 580.00 20,743.98 18/02/2014 48555312 DEPOSITO EFECTIVO 1,120.00 21,863.98 18/02/2014 47952888 DEPOSITO EFECTIVO 1,100.00 22,963.98 19/02/2014 1056 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 800.00 22,163.98 19/02/2014 1058 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 1,615.00 20,548.98 19/02/2014 1060 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 3,121.75 17,427.23 26/02/2014 236 ND 236: CHEQUE No. 1059 RECHAZADO 109.00 26/02/2014 302 NC 302: CREDITO TRANSFERENCIA ACH 17,318.23 30,631.78 47,950.01 85.00 48,035.01 27/02/2014 48673438 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2,122.50 50,157.51 27/02/2014 48148165 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2,387.00 52,544.51 26/02/2014 44226189 DEPOSITO EFECTIVO 28/02/2014 1062 CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 28/02/2014 47482830 ND 532: PAGO CUOTA PRÉSTAMO 28/02/2014 47909488 DEPOSITO CHEQUES AJENOS 4,287.00 48,257.51 3,954.86 44,302.65 0.00 13,757.14 58,059.79 28/02/2014 1066 CHEQUE PAGADO 3,500.00 54,559.79 28/02/2014 1065 CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 2,057.00 52,502.79 28/02/2014 303 NC 303PAGO DE INTERESES DM 28/02/2014 237 ND237 IMPUESTO S/RENTA 3.72 0.37 109 52,506.51 52,506.14 *** Última Línea *** NÚMERO DE CHEQUES: 10 TOTAL DE CHEQUES: 43,380.75 TOTAL DE NOTAS DE CRÉDITO 30,635.60 NÚMERO DE DEPÓSITOS: 15 TOTAL DE DEPÓSITOS: 40,419.64 TOTAL DE NOTAS DE DÉBITO: 4,064.23 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 18 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los documentos que se le presentan en esta y la siguiente página elabore usted una cédula de conciliación bancaria de la empresa Texcon, S.A. al 30 de junio del año 2XX2. BANCO COMERCIAL, S.A. Solidez Financiera en sus Manos MENSAJE DEL MES Créditos fiducairios o hipotecarios con respuesta rápida y bajas tasas…SOLO EN BANCO COMERCIAL, S.A. FECHA CONCEPTO - No. DOCUMENTO DEBITOS CREDITOS 01/06/X2 SALDO INICIAL 05/06/X2 CHEQUE PAGADO 07/06/X2 DEPOSITO CTA. MONET. 110 1256701 1,200.00 303407 5,000.00 ESTADO DE CUENTA Cuenta 55-04-00307-1 Del: 01/06/X2 Al: 30/06/X2 Pagina No: 1 CHEQUES LISTADOS EN ORDEN ASCENDENTE PARA FACILITAR CONCILIACIÓN SALDOS No.CHEQUE VALOR 30,800.80 1256701 1,200.00 29,600.80 1256702 4,500.00 34,600.80 1256703 325.00 09/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256702 4,500.00 30,100.80 1256704 630.50 10/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256703 325.00 29,775.80 1256706 550.00 11/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256704 630.50 29,145.30 1256707 210.50 32,145.30 1256708 870.10 1256710 800.00 15/06/X2 DEPOSITO CTA. MONET. 303710 3,000.00 19/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256706 550.00 31,595.30 24/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256708 870.10 30,725.20 25/06/X2 CHEQUE PAGADO 1256707 210.50 30,514.70 27/06/X2 DEPOSITO CTA. MONET. 28/06/X2 CHEQUE PAGADO 29/06/X2 N/D CH. RECHAZADO. 303950 7,500.00 38,014.70 1256710 800.00 37,214.70 501507 500.00 37,514.70 ÚLTIMA LÍNEA SALDO ANTERIOR DÉBITOS CRÉDITOS MONTO Q. NÚMERO MONTO Q. NÚMERO 30,800.80 9,586.10 9 15,500.00 3 INTERESES GANADOS EN ESTE MES 61.20 IMPUESTO SOBRE LA RENTA RETENIDO 10% 6.12 SALDO ACTUAL 36,769.78 SUME A SU CHEQUERA 55.08 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos MOVIMIENTO DE LA CUENTA No. 55-04-00307-1 DEL BANCO COMERCIAL, S.A. DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XX2 Fecha Beneficiario - (Concepto) No. Docto. DEBE HABER SALDO 1-Jun Saldo Anterior 30,800.80 3-Jun Cemaco (Gastos Varios) 1256701 1,200.00 29,600.80 5-Jun Litogres (abono a Proveedores) 1256702 4,500.00 25,100.80 7-Jun Depósito 7-Jun E.E.G.S.A. (Energía Eléctrica de mayo) 1256703 325.00 29,775.80 9-Jun Telgua (Teléfono de mayo) 1256704 630.50 29,145.30 11-Jun Prolit (Compra de mercaderías) 1256705 810.60 28,334.70 15-Jun Depósito 18-Jun Prolit (Compra de mercaderías) 1256706 500.00 30,834.70 20-Jun Ferretodo (Gastos Varios) 1256707 210.50 30,624.20 22-Jun Telefónica 1256708 870.10 29,754.10 25-Jun El Ebano, S.A. (Servicio de Seguridad) 1256709 1,200.00 28,554.10 27-Jun Depósito 28-Jun Francisco Coy (Rep. de Vehículos) 1256710 800.00 35,304.80 28-Jun F.I.A.S.A. (Amortización Préstamo) 1256711 900.00 34,404.80 28-Jun F.I.A.S.A. (Intereses sobre Préstamo) 1256712 456.00 33,948.80 28-Jun F.P.K. (Compra de máquina de escribir) 1256713 1,500.00 32,448.80 28-Jun Texcon, S.A. (Traslado Fondos Planilla) 1256714 12,000.00 20,448.80 303407 303710 303950 5,000.00 30,100.80 3,000.00 31,334.70 7,550.70 36,104.80 DATOS ADICIONALES: Al hacer las averiguaciones correspondientes descubrimos que las cantidades registradas por el banco son las correctas, excepto por el depósito No. 303950 de fecha 27 de junio, ya que el banco lo registró por Q7,500.00 y la empresa lo tiene registrado por Q7,550.70 siendo la cantidad correcta la de la empresa. Al verificar los registros contables se constató que el cheque No.1256706 girado a nombre de Prolit, corresponde a la compra de mercadería con valor de Q550.00 con el IVA incluido, pero por equivocación el contador la registró en libros con valor de Q500.00. La nota de débito No. 501507 que aparece en el Estado de Cuenta enviado por el banco corresponde a un cheque que fue rechazado en la compensación y que fue depositado anteriormente. Al hacer las averiguaciones se constata que este cheque fue girado por el señor Julio Rodríguez, quien es cliente de la empresa. Se comprobó que todos los cheques fueron girados por la empresa, pero hay algunos que no han sido cobrados por los beneficiarios de los mismos. 111 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 19 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan a continuación, elabore la Conciliación Bancaria de la empresa Publiefectiva, S.A. Saldos al 31 de diciembre, según el Banco Inversionista, S.A. Q29,410.61 Saldo al 31 de diciembre, según la empresa Publliefectiva Q28,399.18 Cheques girados por la empresa pero que no han sido pagados por el Banco 10-dic 15-dic 17-dic 31-dic No. 4,565 No. 4,569 No. 4,570 No. 4,571 2.1.2 2.1.2 2.1.2 2.1.2 1,500.00 900.00 962.50 903.40 Otros datos 112 El día 9 diciembre aparece una Nota de Débito 1,234 en el Estado de Cuenta enviado por el Banco por valor Q300.00, por un cheque rechazado depositado previamente por la empresa, y que corresponde a un cliente. El día 17 de diciembre aparece otra Nota de Débito No.1,541 en el Estado de Cuenta enviado por el Banco con valor de Q25.00 y corresponde al cobro que hace el banco por haber girado el cheque No.4,569 sin haber firmado. El 25 de diciembre la empresa operó el depósito No. 78,050 por un valor de Q2,810.00, y ese mismo depósito el Banco lo operó por Q2,800.00, siendo la cantidad correcta la que operó el Banco. El depósito No.78,100 de Q2,945,36 operado por la empresa el día 31 de diciembre no existe según el banco, al revisar el documento (boleta de depósito) original se constató que no tiene el sello de recepción del banco. Este dinero fue depositado por el cajero de la empresa el cual en su defensa dijo que el 31 de diciembre no había sistema en el banco y que el personal del banco le dijo que lo iban a operar el 2 de enero del año siguiente por el feriado de fin de año. En el estado de cuenta enviado por el Banco aparece, el día 31 de diciembre, una nota de crédito No.2,845 con valor de Q25.89 corresponde a intereses que generó la cuenta de depósitos para la empresa. Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar 9 REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS CORRIENTES GENERALIDADES En contabilidad, se le da el nombre de cuentas corrientes, a un registro o libro contable auxiliar, en el que se lleva cuenta separada a cada una de las personas que tienen una relación de crédito con la empresa, ya sea de saldo deudor como los clientes y deudores varios, o de saldo acreedor, como lo son proveedores, acreedores varios, bancos, etc. El registro se lleva a un solo folio, destinando un folio para cada persona o entidad con la que la empresa tenga una relación crediticia. Hoy en día las empresas grandes y medianas llevan registro de sus cuentas corrientes a través software contable en un computador, pero a pesar que se procesan electrónicamente, siempre es necesario hacer una impresión de dichas cuentas, cuyo formato es similar a la cuenta corriente que se lleva manualmente. Las cuentas corrientes las hay de saldo deudor y de saldo acreedor, las cuales definiremos en el cuadro sinóptico que presentamos a continuación. DIVISIÓN DE LAS CUENTAS CORRIENTES CUENTAS CORRIENTES CON SALDO DEUDOR CUENTAS CORRIENTES CON SALDO ACREEDOR DEUDORES COMERCIALES DEUDORES NO COMERCIALES ACREEDORES COMERCIALES ACREEDORES NO COMERCIALES Representa al conjunto de personas que le deben dinero a la empresa por ventas de mercaderías al crédito, sea documentado o no. Representa al conjunto de personas que le deben dinero a la empresa por cualquier motivo que no sea la venta de mercaderías. Por ejemplo, la venta al crédito de activos usados de la empresa, o por el otorgamiento de préstamos de dinero que la empresa haga a empleados o socios de la empresa. Representa al conjunto de personas a quienes la empresa le debe dinero por la compra de mercadería al crédito, sea documentado o no. Representa al conjunto de personas a quienes la empresa les debe dinero por cualquier otro motivo que no sea la compra de mercadería al crédito. Por ejemplo: la compra a crédito, o a plazos, de los siguientes activos: una casa, un local comercial, un terreno, mobiliario, maquinaria, etc. O el dinero que se le debe a los bancos o financieras por préstamos. Entre las cobrar tenemos: cuentas por comerciales Los clientes Los documentos cobrar comerciales Los anticipos a proveedores por los Entre estas tenemos: cuentas Los deudores diversos Los documentos por cobrar no comerciales. Entre este tipo de cuentas tenemos: Los Proveedores Los Documentos por Pagar Comerciales Los anticipos de los clientes Entre este tipo de cuentas tenemos: Los acreedores diversos Los documentos por pagar no comerciales. Es nuestro criterio que los anticipos de dinero que se dan a los proveedores por mercadería o servicios que aún no se han recibido, formen parte de los Deudores Comerciales, ya que un proveedor es una persona con la que se tienen relaciones comerciales. 113 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina De manera similar, consideramos que los anticipos de dinero que los clientes hagan a la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, por mercaderías o servicios que no le han sido despachados o entregados, corresponden a los Acreedores Comerciales, pues con ellos se mantiene una relación comercial. Debido a mi experiencia como docente, empresario e investigador, considero importante aclarar que algunas empresas en lugar de utilizar el término DEUDORES COMERCIALES, utilizan el término CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES, para referirse a las personas que deben dinero a la empresa por la venta de mercaderías al crédito documentado o no documentado; y en lugar de utilizar el término DEUDORES NO COMERCIALES, utilizan el término CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES, para referirse a cualquier otro deudor de la empresa. Igual sucede con el término ACREEDORES COMERCIALES, en su lugar algunos contadores utilizan el término CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES, para referirse a las personas a quienes la empresa debe dinero por la compra de mercadería al crédito, sea este documentado o no documentado; y en el lugar del término ACREEDORES NO COMERCIALES, algunos contadores, en su lugar, utilizan el término CUENTAS POR PAGAR NO COMERCIALES, para referirse cualquier otro acreedor de la empresa. NOTA ACLARATORIA: A pesar que los documentos por cobrar y los documentos por pagar forman parte de las cuentas corrientes, la jornalización de estos los veremos en el capítulo siguiente, concentrándonos en este capítulo en el registro contable de cuentas corrientes de los clientes, deudores, proveedores y acreedores. 114 Cabe mencionar aquí, que en épocas anteriores a la nuestra, las relaciones crediticias se hacían de palabra, es decir sin que existiera un documento de crédito de por medio, era una cuestión de honor, en donde la promesa o palabra de una persona valía mucho. Pero en épocas actuales, en donde se han perdido mucho los valores morales y la ética, la confianza en la simple palabra, se ha ido perdiendo, y por esta razón, la mayoría de transacciones crediticias entre dos personas o empresas se lleva a cabo a través del crédito documentado, es por ello que preferimos utilizar los términos DEUDORES COMERCIALES Y ACREEDORES COMERCIALES, los cuales incluyen los créditos documentados y no documentados a favor y en contra de la empresa, respectivamente, pero como se dijo en la nota anterior a este párrafo, en este capítulo solo veremos la cuenta corriente de los clientes, deudores diversos, proveedores y acreedores diversos, dejando el estudio del tratamiento contable de los documentos por cobrar y por pagar en el siguiente capítulo. CLIENTES: En el ámbito comercial, se conoce con el nombre de cliente a cualquier persona a quien la empresa le vende mercaderías o servicios, los pague de contado o al crédito. Pero en los registros contables, se le denomina CLIENTE solo a la persona o entidad que le debe dinero a la empresa por la venta al crédito de mercaderías o de servicios ordinarios sin que exista un documento de crédito de por medio (factura cambiaria, letras o pagarés), ya que el cliente reconoce la deuda a través de su firma estampada en una factura ordinaria en la que se estipula el plazo del crédito. Por cada cliente a quien se le abra una línea de crédito, habrá que elaborar una cuenta corriente en la contabilidad de la empresa, es decir que si hay 20 personas a las que le les ha abierto una línea de crédito, en la contabilidad habrá 20 folios o cuentas corrientes. DEUDORES DIVERSOS: Entran dentro de este grupo cualquier persona que le debe dinero a la empresa por cualquier otro motivo que no sea la venta al crédito de mercadería o de servicios ordinarios, sin que exista un documento de crédito de por medio, ya que el reconocimiento de la deuda por parte del deudor, lo hace a través de su firma estampada en un recibo o un vale por un préstamo que se le concedió, o su firma en una factura por un activo o bien material (excepto mercadería) que se le vendió al crédito. Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar En un sentido amplio, los deudores incluyen también cuentas por cobrar diversas, tales como: Anticipos a los funcionarios y empleados, préstamos a subsidiarias o sucursales, suscripciones de acciones no cobradas, y reclamaciones por devolución de impuestos, y esto hace de que a cada deuda se le registre con distinto nombre de cuenta en el mayor general, así: Anticipo a Sueldos, Préstamos a Sucursales, Suscriptores de Acciones, Créditos Fiscales, respectivamente. PROVEEDORES: En el ámbito comercial, se conoce con el nombre de proveedor a cualquier persona o entidad que provee o abastece a nuestra empresa de mercaderías, materias primas (caso de fábricas) y servicios, ya sea que la empresa los pague de contado o los adquiera al crédito; sin embargo, en Contabilidad se le denomina PROVEEDOR, únicamente, a cualquier persona o entidad a quien la empresa le debe dinero por la compra o adquisición de mercaderías o materias primas al crédito, sin que exista un documento de crédito de por medio, es decir que no existe una letra, pagaré, o factura cambiaria. ACREEDORES DIVERSOS: En este grupo se incluye cualquier persona a quien la empresa le debe dinero, por cualquier otro motivo que no sea la compra al crédito de mercadería, sin que exista un documento de crédito de por medio, por ejemplo, las personas o entidades a las cuales se les debe dinero por la compra al crédito o a plazos de mobiliario, equipo, maquinaria, inmuebles u otro activo, excepto mercadería. En la práctica contable, también se le debe abrir una cuenta corriente a cada banco o institución de crédito, que ha otorgado préstamos a la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, pero en el libro mayor no se incluyen en la cuenta Acreedores Diversos, sino que aparecen con otro nombre, tales como, “Préstamos Bancarios”, “Acreedores Hipotecarios”, “Deudas Bancarias”, e incluso dentro de la cuenta “Documentos por Pagar”, pues al fin de al cabo, cuando un banco otorga un crédito, lo que se firma es un pagaré u otro documento de reconocimiento de deuda. MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES DE SALDO DEUDOR Una cuenta corriente debe estar debidamente identificada, es decir, tendrá un encabezado en el que por lo menos debe aparecer el nombre del cliente, deudor, proveedor o acreedor y el código que la empresa le ha asignado. Puede agregarle, otra información, como dirección, teléfono y número de NIT. Luego, En la columna (a), se anota la fecha en que ocurre la operación. En la columna (b), se hace una breve descripción de la operación, pero nunca se deben dejar de anotar el tipo y número de documento que soporta la operación, tales como, facturas, recibos, vales o similares. En la columna (c), se anotan las cantidades que al cliente o deudor se le han entregado y que representan el valor de las mercancías o el dinero que a éste se le entregó en calidad de crédito. Si se le cargan intereses también se anotan en esta columna. En la columna (d), se anotan el valor de los pagos que el cliente o deudor haga a la empresa por concepto de abonos del crédito otorgado a éste anteriormente. En el caso de mercaderías que devuelvan los clientes, también se anotan en esta columna. En la columna (e), se anota el saldo que tiene el cliente o deudor. El saldo aumenta con las cantidades (cargos) que se anoten del lado del DEBE, y disminuye con los pagos que hace el cliente o deudor y que están anotados del lado del HABER. 115 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Para establecer el saldo que cada cliente y deudor debe a la empresa, basta con ver la cantidad que aparece en la última línea de cada cuenta corriente, que en nuestro caso son Q7,002.00 para el cliente Autobel, y Q24,940.40 para el deudor Silverio Luján. MODELO DE CUENTA CORRIENTE DE UN CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE: AUTOBEL FECHA CODIGO: 01 DESCRIPCIÓN DEBE (+) 15-03-02 Venta S/Fact. No.975 HABER (-) 9,500.00 SALDO 9,500.00 31-03-02 Abono S/Recibo No.205 4,000.00 5,500.00 14-04-02 Abono S/Recibo No.220 5,500.00 0.00 21-04-02 Venta S/Fact. No.1001 3,500.00 20-05-02 Abono S/Recibo No.235 31-05-02 Venta S/Fact. No.1015 28-06-02 Abono S/Recibo No.250 (a) (b) 3,500.00 3,500.00 0.00 3,506.50 (d) 10,508.50 7,002.00 (e) 10,508.50 (c) MODELO DE CUENTA CORRIENTE DE UN DEUDOR NOMBRE DEL DEUDOR: Silverio Luján FECHA 116 DESCRIPCIÓN 01-04-02 Préstamo concedido hoy 30-04-02 Intereses de abril. No. De Cuenta: 03 DEBE (+) HABER (-) 30,000.00 22% anual 31-05-02 Intereses de mayo 30,542.46 3,042.46 513.84 31-05-02 Abono S/Recibo No.240 23-06-02 Abono S/Recibo No.249 30-06-02 Intereses de Junio (a) (b) 30,000.00 542.46 30-04-02 Abono S/Recibo No.185 449.90 (c) SALDO 27,500.00 28,013.84 3,013.84 25,000.00 509.50 24,490.50 24,940.40 (e) (d) MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES CON SALDO ACREEDOR Al igual que las cuentas corrientes con saldo deudor, las cuentas corrientes con saldo acreedor, deberán estar bien identificadas con un encabezado que tenga el nombre del proveedor o acreedor, su dirección, teléfono y número de NIT. Luego, En la columna (a), se anota la fecha en que ocurre la operación. En la columna (b), se hace una breve descripción de la operación, pero nunca se deben dejar de anotar el tipo y número de documento que soporta la operación, tales como, facturas, recibos, vales o similares. En la columna (c), se anotan el valor de los pagos que se le hacen a los proveedores o acreedores, por concepto de abonos de créditos recibidos anteriormente. También se anota en esta columna el valor de las devoluciones de mercadería que se hacen a los proveedores. Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar En la columna (d), se anotan las cantidades de dinero que se le adeudan a los proveedores por las mercaderías recibidas al crédito, o las cantidades que se le adeudan a los acreedores al recibir de ellos otros bienes o servicios al crédito. Si los proveedores o acreedores nos cargan intereses, el valor de éstos también se anotan en esta columna. En la columna (e), se anota el saldo que se tiene con el proveedor o acreedor. El saldo aumenta con las cantidades que se anoten del lado del HABER, y disminuye con las cantidades que se anotan del lado del DEBE del proveedor o acreedor. MODELO DE UNA CUENTA CORRIENTE DE UN PROVEEDOR CÓDIGO: 01 NOMBRE DEL CLIENTE: GRUPO LOS CUATRO, S.A. FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (-) HABER (+) 10,000.00 SALDO Abril 1 Compra . Seg. Fact # 124 Abril 5 Abono Seg. Recibo de Caja # 11 3,000.00 7,000.00 Abril 10 Abono Seg. Recibo de Caja # 20 6,000.00 1,000.00 Abril 15 Compra. Seg. Fact # 169 Abril 20 Abono Seg. Recibo de Caja # 38 4,000.00 Abril 25 Abril 30 (a) Abono Seg. Recibo de Caja # 44 Intereses Sobre Saldo 3% Mens. (b) 2,000.00 7,000.00 (c) 10,000.00 8,000.00 4,000.00 60.00 (d) 2,000.00 2,060.00 (e) MODELO DE UNA CUENTA CORRIENTE DE UN ACREEDOR CÓDIGO: 01 NOMBRE DEL CLIENTE: VALORES INVERTIDOS, S.A. FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (-) HABER (+) SALDO Feb. 1 Préstamo recibido hoy 36,000.00 36,000.00 Feb. 28 Intereses de febrero Feb. 28 Abono Seg. Recibo No.321 1,441.86 441.86 36,441.86 35,000.00 Marzo 15 Abono a capital Recibo NO. 333 5,000.00 30,000.00 Marzo 31 Intereses de Marzo Marzo 31 Abril 30 (a) Pago Seg. Recibo No. 442 Intereses de abril (b) 440.55 30,440.55 381.37 (d) 29,000.00 29,381.37 (e) 1,440.55 (c) INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Por cada cliente o deudor que tenga la empresa, el departamento de contabilidad tendrá que abrir una cuenta corriente a cada uno. Es decir, si la empresa cuenta con 20 clientes diferentes a los cuales se les vende al crédito, habrá que confeccionar, entonces, 20 registros de cuentas corrientes, ya sea en forma manual (Tarjetas Kardex) o electrónica (software). Ahora bien, aparte de abrir una cuenta corriente a cada cliente o deudor, una empresa que quiera un buen control contable, debe abrir otro registro que integre en la cuenta Cuentas por Cobrar (comerciales o no comercialeslos) los saldos de todos sus clientes. Por ejemplo, si la empresa cuenta con 5 clientes y 3 deudores, tendrá entonces 8 registros de cuentas corrientes, los cuales integrará en un solo registro o documento denominado “Cédula de Integración de Cuentas por Cobrar”. Veamoslo a continuación. 117 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR (COMERCIALES Y NO COMERCIALES) EMPRESA: DATOS AL: RC de Guatemala 30 de junio de 2XXX OPERADO POR: Enrique Esquivel CÓDIGO 01 02 03 04 05 01 02 03 118 NOMBRE CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Autobel Birmani, S.A. Casa Alta, S.A. Durango & Cía. Ltda. Elefanten, S.A. CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES Aldana, Elvidio Batres, Raúl Lujan, Silverio Saldo total Cuentas por Cobrar SALDOS AL 30/6/XX Q 7,002.00 Q 10,000.00 Q 12,456.20 Q 6,400.50 Q 1,500.00 Q 5,000.00 Q 2,500.70 Q 24,940.40 TOTALES Q 37,358.70 Q 32,441.10 Q 69,799.80 IMPORTANTE SABER: Si dentro de la nomenclatura de cuentas que maneja la empresa, a las cuentas por cobrar comerciales se les asigna un código distinto que a las cuentas por cobrar no comerciales, entonces en el libro mayor aparecerán con los saldos siguientes: Q37,358.70 para cuentas por cobrar comerciales; y Q32,441.10 para cuentas por cobrar no comerciales. Si por el contrario, la empresa tiene la política de manejar una sola cuenta denominada CUENTAS POR COBRAR, que integre las comerciales y no comerciales, entonces, en el libro mayor aparecerá dicha cuenta con un saldo de Q69,799.80. INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Al igual que se hizo con las cuentas por cobrar, para las cuentas por pagar se debe hacer un registro contable que integre las cuentas por pagar. Si por ejemplo, en la empresa aparecen 5 proveedores y dos acreedores, habrá que confeccionar una cédula que integre los saldos de dichas cuentas, como sigue: Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR (COMERCIALES Y NO COMERCIALES) EMPRESA: DATOS AL: RC de Guatemala 30 de junio de 2XXX OPERADO POR: Enrique Esquivel CÓDIGO 01 02 03 04 01 02 03 NOMBRE CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Importadora Mayén, S.A. Las Tres Cruces, S.A. Altavista Importaciones, S.A. Motorola, Inc. CUENTAS POR PAGAR NO COMERCIALES Crediservicios, S.A. Betty de Chang Complejo Inudstrial Rivera, S.A. Saldo total Cuentas por Pagar SALDOS AL 30/6/XX Q 6,000.00 Q 11,000.00 Q 9,450.00 Q 25,000.00 Q 20,000.00 Q 15,000.00 Q 125,000.00 TOTALES Q 51,450.00 Q 160,000.00 Q 160,000.00 119 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 20 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de tres columnas, opere usted el libro de cuentas corrientes de cada una de las siguientes personas: Cliente: Francisco Mendoza 120 4 de abril. Según factura No. 643, se vende mercadería al crédito con valor de Q103,200.00 con el IVA incluido, cargando el total a su cuenta corriente. Las condiciones es que debe hacer tres pagos mensuales cada fin de mes, empezando el 30 de abril. Si el cliente no llega a pagar el último día de cada mes, se le cobrará un 1% como interés moratorio. 30 de abril. El cliente nos abona la suma de Q4,400.00, pagando con cheque No. 201 del Banco Innovador, S.A. Se extiende recibo de caja No. 590. 31 de mayo. El cliente no llega a pagar el valor de su segunda cuota de Q4,400.00, por lo que se le carga a su cuenta el 1% de interés moratorio sobre el valor de la cuota atrasada. de junio. El cliente paga con cheque No. 225 del Banco Innovador, S.A., el valor de la segunda cuota más los intereses generados el 31 de mayo. El cheque se envía al Banco Comercial, S.A. para su compensación. Se extiende recibo de caja No. 591. 9 de junio. El banco nos avisa que el cheque No.225, que nos pagó el cliente el día 5, fue rechazado en la compensación, por no tener fondos suficientes, por lo que llamamos al cliente, pero no nos contestó el teléfono, por lo que procedemos a cargarle a su cuenta corriente, la misma cantidad más Q100.00 como penalización del cheque rechazado. 15 de junio. El cliente llega a cancelar la cantidad de Q4,544.00 en efectivo. 30 de junio. El cliente no llega a pagar el valor de su tercera cuota, por lo que se le cargan nuevamente 1% a su cuenta corriente sobre el valor de la cuota no cancelada. Proveedor: Tulipanes, S.A. 1 de enero. Saldo anterior de la cliente Q5,000.00 15 de enero. Según factura No. 402, se compra mercadería al crédito con valor de Q10,000.00, con el IVA incluido. 14 de febrero. Según recibo de caja No. 321, extendido por el proveedor, se pagó en efectivo la suma de Q4,000.00 3 de marzo. Según factura No. 410, se compra mercadería al crédito con valor de Q2,000.00 22 de marzo. Con cheque No. 010 se abono al proveedor la suma de Q4,000.00 11 de abril. Según recibo de caja No. 399, se pagó en efectivo la mitad de lo que se debe al proveedor hasta ese día. 6 de mayo. Según factura No. 497, se compró al proveedor mercadería al crédito, con valor de Q5,000.00 con el IVA incluido. 15 de junio. Con cheque No. 012 se le paga el 70% de la deuda que tiene se tiene con este proveedor. El proveedor no extendió recibo de caja No. 409 por este pago. 17 de junio. El proveedor, nos avisa que el cheque que le pagamos el día 15, salió rechazado en la compensación por falta de fondos. Por tal razón, el proveedor nos carga a nuestra cuenta Q100.00 por gastos administrativos. Aparte de ello se tiene reversar el pago realizado 30 de junio. Pagamos en efectivo los Q100.00 de la penalización, pero no se hace abona o paga al proveedor, ya que se tiene que investigar por qué el cheque girado no tenía fondos. Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar 10 REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTOS POR COBRAR DOCUMENTOS POR COBRAR En contabilidad, la cuenta documentos por cobrar comprende todos aquellos documentos de crédito (Letras, pagarés y facturas cambiarias) que varias personas han suscrito o firmado a favor de dicha empresa en promesa de pago por haberles entregado a tales personas un bien o servicio. (Crédito documentado). Los documentos por cobrar se pueden dividir en: Comerciales y No Comerciales A) Documentos Por Cobrar Comerciales Generalmente una empresa recibe documentos de crédito por la venta de mercaderías de valor considerable, tales como los que se reciben en la venta de maquinaria, de vehículos, de aparatos eléctricos, joyas de gran valor, y venta de otras mercancías similares. Cuando los documentos de crédito se reciben por la venta de éste tipo de mercaderías, a éstos se les denomina "Documentos por Cobrar Comerciales". B) Documentos Por Cobrar No Comerciales Otras veces se reciben documentos de crédito por otros motivos que no sea la venta de mercadería, tales como: la venta de acciones de capital, préstamos que la empresa hace a otras personas o entidades, venta de terrenos, edificios, vehículos o mobiliario en uso de la empresa, y otros motivos que no involucra la venta al crédito documentado de mercadería. Cuando se reciben documentos de crédito por los anteriores motivos, al conjunto de éstos se les denomina: "Documentos por Cobrar No Comerciales". En el caso de los bancos y financieras, en donde una de sus principales funciones es otorgar préstamos de dinero en gran escala, los documentos de crédito (pagarés y aceptaciones comerciales) que reciben de sus clientes constituyen uno de los renglones del activo más importante, por lo tanto tales documentos deben considerarse como Documentos por Cobrar Comerciales. Antes de seguir adelante con el tema de los documentos por cobrar, es necesario que recordemos las definiciones de cada uno de los documentos de crédito que se utilizan en las transacciones comerciales, entre ellos tenemos: a) Pagaré: Es un documento de crédito, por medio del cual el que lo suscribe o firma se confiesa deudor de otra persona por cualquier motivo, obligándose por ello a pagarle en determinada fecha la suma de dinero que en el mismo documento se indica. b) Letra de Cambio: También llamada "Aceptación Comercial", es un documento de crédito extendido por el vendedor y que el comprador de bienes o servicios se obliga a pagar - mediante su firma- , a la orden del vendedor, en el lugar y la fecha que se indica en tal documento. c) Factura Cambiaria: Es un título de crédito que en la compra-venta de mercaderías el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o parte insoluta de la compraventa. 121 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Los cheques también son documentos de crédito, pero siendo que el plazo de cobro de los mismos es relativamente corto, deben ser considerados contablemente como dinero en efectivo o parte de la cuenta caja. Cuando una empresa recibe cheques por cualquier motivo para ser cobrados en fechas posteriores (cheque pre fechado o post fechado) algunas empresas los incluyen dentro de sus documentos por cobrar, pero hay quienes los tengan guardados en la caja mueble (caja fuerte). DOCUMENTOS DESCONTADOS Reciben este nombre aquellos documentos de crédito (Letras, pagarés o facturas cambiarias) que fueron recibidos por una empresa en promesa de pago, pero que fueron negociados con descuento en un banco, endosándoselos, con el fin de hacerse recursos monetarios antes de la fecha de su cobro. Al decir que "fueron negociados con descuento en un banco, endosándoselos" quiere decir que la empresa recibió del banco una cantidad de dinero menor al valor nominal que se indica en el documento de crédito, y que ahora los derechos de cobro y custodia de tales documentos corresponden a dicho banco. Si la persona obligada en el documento de crédito, ahora descontado, no lo paga en la fecha de vencimiento que en él se indica, de todas formas es la empresa quien debe pagar el valor nominal del documento al banco. FUNCIONAMIENTO DEL DESCUENTO DE DOCUMENTOS EMPRESARIO 122 CLIENTE 1) El comerciante o empresario vende una computadora a un precio de Q4,000.00 a su cliente. El cliente no paga en efectivo, sino que le firma un pagaré a 60 días 2) El comerciante necesita dinero en efectivo, así que negocia la letra en el Banco “X”, el cual acepta el documento pero con un descuento de Q200.00, por lo que solo le paga al comerciante Q3,800.00. 3) El cliente paga al comerciante, el valor del pagaré en la fecha estipulada, la suma de Q4,000.00. El comerciante extiende un recibo de caja. 4) El comerciante devuelve al Banco “X” los Q4,000.00, y el Banco le devuelve el pagaré dejado en garantía. PAGARÉ PAGARÉ BANCO “X” RECIBO PAGARÉ BANCO “X” Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar CRÉDITO DOCUMENTADO DIRECTO E INDIRECTO Cuando se venden al crédito productos o servicios recibiendo como promesa de pago documentos de crédito, se está hablando de venta a través de crédito documentado. La venta a través del crédito documentado puede darse de dos maneras; Directa e indirectamente. A) Crédito Documentado Directo Este ocurre cuando la empresa vende sus productos o servicios recibiendo directamente de sus clientes distintos documentos de crédito, absorbiendo la empresa los costos y riesgos que esto implica. Entre tales costos y riesgos tenemos: El costo en tiempo y dinero por utilizar el personal de la empresa para tramitar, investigar y aprobar las solicitudes de crédito y asimismo para el cobro de los documentos de crédito aprobados y de aquellos documentos demandados judicialmente por falta de pago. B) Crédito Documentado Indirecto Hoy en día la mayoría de compañías de importancia y prestigio para evitarse de los inconvenientes del crédito directo, están haciendo uso de los servicios que prestan distintas casas de crédito (bancos, financieras y casas de tarjetas de crédito) las cuales sirven como intermediarias de crédito entre el comprador y el vendedor. Estas casas de crédito financian al comprador el valor de los bienes y servicios proporcionados por el vendedor. Para entender de mejor manera el funcionamiento del crédito documentado indirecto daremos el siguiente ejemplo: Supongamos que el señor "Ricco Pérez", desea comprar al crédito en el almacén "Surti Gangas", un televisor cuyo precio de contado es de Q.3,000.00. Los pasos para el crédito documentado serían estos 1) Ésta empresa hace llenar al señor Pérez una solicitud de crédito, la cual es enviada a la financiera "Valores Invertidos, S.A." para que ésta tramite, investigue y apruebe la solicitud. 2) Cuando el crédito es aprobado por la financiera ésta elabora un pagaré para que el señor Pérez lo firme y se comprometa a hacer pagos consecutivos mensuales. 3) Una vez firmado el pagaré o compromiso de pago, la financiera "Valores Invertidos, S.A.", le paga a la casa comercial "Surti Gangas" el valor del televisor, o sea, los Q.3,000.00, quedando el pagaré en poder de la financiera. 4) De ahí en adelante, el señor Pérez, hará sus abonos o pagos en las oficinas de la financiera, claro está que ésta (la financiera) cargará en la cuenta del señor Pérez un porcentaje mensual de interés sobre su saldo. Como vemos en el ejemplo anterior, es la financiera la que se queda con el pagaré y no la empresa que vendió el televisor, es por eso que en las financieras y en los bancos, la cartera de los documentos por cobrar forman una de las partes más importantes de su activo, considerándose éstos como documentos por cobrar comerciales. 123 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina JORNALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Y DESCONTADOS Vamos a suponer que usted trabaja para la empresa RC de Guatemala, la cual vende electrodomésticos al por mayor. Esta empresa vende al estricto contado, pero también al crédito, haciendo uso del crédito documentado directo. A continuación se lleva la secuencia de la venta de mercaderías con valor de Q16,800.00 con el IVA Incluido que se le hizo al cliente y también comerciante José Cáceres, el cual paga el valor del IVA en efectivo como enganche, y por el valor de la mercadería firmó un pagaré que deberá canelar el día 30 de junio. Por esto se emitió factura No. 3221, el día 1 de abril del año en curso. Para que usted amigo lector entienda el registro contable de esta operación, veremos cómo se registra la operación desde ambos puntos de vista, es decir desde el punto de vista de la empresa, y desde el punto de vista del comprador, designando en el cuadro comparativo de abajo, la columna izquierda para la contabilidad de la empresa RC de Guatemala, y la columna derecha para la contabilidad del señor Cáceres (comprador). CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P. 1 Exp. 124 CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES 1 de a bri l Ca ja Documentos por Cobra r a Venta s IVA Débi to Venta s egún fa ct. 3221 y pa ga ré No. 101 P.1 1,800.00 15,000.00 15,000.00 1,800.00 16,800.00 16,800.00 Exp. 1 de a bri l Compra s IVA Crédi to a Ca ja Doctos . Por Pa ga r Compra S/ fa ct. 3211 fi rma ndo pa ga ré # 101 15,000.00 1,800.00 1,800.00 15,000.00 16,800.00 16,800.00 Ahora, imaginemos que la empresa RC de Guatemala, no puede esperar los 90 días para cobrar el pagaré, ya que necesita sacar de la aduana un lote de mercaderías y pagar los impuestos respectivos a la SAT, pero no cuenta con el efectivo suficiente, así que acude al Banco Innovador, S.A., que es el banco de su confianza, para negociar y descontar el pagaré. El Banco, por su parte accede porque conoce y confía en la persona que lo firmó, pero le cobra a la empresa un interés del 15% anual (año natural 365 días) proporcional a los días que le hacen falta para hacer efectivo el pagaré. La empresa RC de Guatemala acepta los términos del Banco. Esto ocurrió el día 1 de mayo. Para hacer el registro contable de esta operación, primero habrá que calcular el valor de los intereses que el Banco le está descontando por anticipado a la empresa, aplicando la fórmula de interés simple, así: I= c*t*i T * 100 En donde, c = Capital t = tiempo (días, meses, o años) i = Tasa de Interés Anual T = Días (365 si son días, 12 si son meses, 1 si es año) 100 = equivale al 100% Como el pagaré la empresa RC de Guatemala la recibió el día 1 de abril, pero lo negoció en el Banco Innovador, S.A. el día 1 de mayo, y siendo que el pagaré vence el 30 de junio, los intereses habrá que calcularlos del 1 de mayo al 30 de junio, dando como resultado 61 días. Ahora ya podemos sustituir los valores de la fórmula como sigue: I = 15,000 x 61 (días) x 15 = Respuesta = 365 X 100 Q.376.03 Es el interés que descuenta el Banco (Se usó el número 365 ya que indica los días que tiene un año Natural, dado que el tiempo arriba está dado en días) Habiendo calculado el descuento de los intereses que le hizo el banco a la empresa, la operación se registra de la siguiente manera. Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P.2 CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES 1 de ma yo Exp. Ca ja Interes es Ga s to a Doctos . Des conta dos Se des cuenta el pa ga ré No. 101 en el Ba nco, s e nos des contó Q376.03 14,623.97 376.03 15,000.00 15,000.00 No se corre ninguna partida, porque el señor José Cáceres ingnora que la empresa RC de Guatemala negoció el pagaré en el Banco. En cuanto a la contabilidad del Banco no la veremos, debido que los bancos utilizan cuentas especiales. 15,000.00 El día 30 de junio, el señor José Cáceres se acerca a la empresa RC de Guatemala a cancelar el valor del pagaré, girando el cheque No. 3637 del Banco Comercial, S.A., extendiendo por la recepción del mismo el recibo de caja No. 122, explicándole que el pagaré se le devolverá 10 días después, por lo que la operación se registra así: CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P.3 30 de Juni o Exp. Ca ja a Doctos . Por Cobra r Se reci be Ch. # 3637 del s eñor Jos é Cá ceres por ca ncel a r pa ga ré #101 Se exti ende reci bo # 122 CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES P.2 15,000.00 15,000.00 Exp. 15,000.00 15,000.00 30 de Juni o Documentos por Pa ga r a Ba ncos Según, reci bo de ca ja # 122 y cheque # 3637 s e ca ncel ó pa ga ré # 101 a RC de Gua tema l a 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 Suponiendo que la empresa RC de Guatemala, extienda cheque No. 902 del Banco Innovador, S.A. para pagarle a ese mismo banco el valor del pagaré que descontó el 1 de mayo y que dejó en garantía. La operación ser registra así: CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P.4 Exp. 30 de Juni o Documentos Des conta dos a Ba ncos Se emi te cheque # 902 pa ra pa ga r el pa ga ré # 101 des conta do en el Ba nco el día 1 de ma yo 15,000.00 15,000.00 15,000.00 CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES En la contabilidad del Señor Cáceres no se corre ninguna partida debido a que éste ignora lo que sucede entre la Empresa RC de Guatemala y el Banco Innovador, S.A. 15,000.00 En cuanto a los registros contables de la empresa RC de Guatemala, deberá existir un registro auxiliar que integre todos los documentos que tenga que cobrar la empresa en el futuro, denominando a este registro “Cédula de Integración de Documentos por Cobrar”. En este registro contable como cualquier otro debe estar debidamente identificado con un encabezado, pero además deberá contener por lo menos la siguiente información: a) b) c) d) e) f) g) h) Número de documento El nombre del suscriptor o firmante del documento de crédito La clase de documento (pagaré, letra, factura cambiaria, otros) Fecha de la emisión del documento Fecha de vencimiento Valor Inicial Disminuciones, por abonos o pagos que haga el deudor del documento durante el período Saldo real, que es el resultado de sumarle al valor inicial, los aumentos y restarle las disminuciones. Vea en la siguiente página un ejemplo de este registro de contabilidad auxiliar. 125 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS POR COBRAR Empresa: RC de Guatemala Reporte al 31 de diciembre de X4 Clase Fecha Emisión Vence 102 Rudy Santizo Pagaré 15/07/X4 14/01/X5 5,000.00 4,000.00 1,000.00 103 Alberto Veliz Pagaré 20/07/X4 19/01/X5 7,000.00 5,800.00 1,200.00 104 Katherine Molina Pagaré 01/08/X4 31/07/X5 16,000.00 7,000.00 9,000.00 105 Mynor Paredes Pagaré 15/08/X4 14/02/X5 8,000.00 6,000.00 2,000.00 106 Jorge Castellanos Pagaré 01/09/X4 31/08/X5 12,000.00 4,000.00 8,000.00 107 Rómulo Gallegos Pagaré 01/10/X4 31/03/X5 6,900.00 3,450.00 3,450.00 108 Jesús Cordero Pagaré 15/10/X4 14/10/X5 12,000.00 3,000.00 9,000.00 109 Amilcar López Letras 67 Nestor Gálvez 68 Joaquín Obregon Pagaré 02/11/X4 31/10/X5 15,000.00 Letra 01/12/X4 Letra 15/12/X4 TOTAL (c) (d) 28/02/X5 14/03/X5 10,000.00 9,000.00 2,500.00 12,500.00 0.00 10,000.00 9,000.00 (e) (f) No. Suscriptor Valor Inicial Cobros Saldos al del período 31/12/X4 Pagarés 126 (a) (b) g) (h) NOTA: Algunas empresas incluyen otras columnas para anotar el valor de los intereses cobrados durante el período, la tasa de interés aplicada, y los intereses pendientes de cobro. Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar TAREA No. 21 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, y con los datos que se le presentan en cada uno de los siguientes numerales, elabore usted los asientos en el libro Diario, Considere usted que la empresa emplea la cuenta CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES para referirse a los Clientes, y la cuenta CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES para referirse a los Deudores. Datos. 1. Según factura No. 721, se vende al señor Gustavo Cabrera, mercadería con valor de Q13,440.00 con el IVA incluido. El IVA lo paga en el momento con cheque No. 101 del Banco Promotor, S.A., mientras que por el valor de la mercadería nos firma el pagaré No, 8213 en el que se compromete a pagar Q1,000.00 mensuales cada fin de mes. 2. Según recibo No. 432, se le prestó al Señor Jorge Cifuentes, socio de la empresa, la suma de Q10,000.00, los cuales se le anotan en su cuenta corriente. El se compromete a devolver ese dinero dentro de 90 días, razón por la cual se le cobran y se le descuentan por adelantado del dinero prestado, el 9% de interés anual en los 90 días, aplicando un año de 365 días, para la aplicación de la fórmula de interés. 3. La esposa del cliente Tomás Prestado, se presentó a la empresa para dar aviso que su esposo falleció hace unos días, y que no pretende pagar la deuda de Q3,000.00 que dejó el difunto debido a su situación económica. La empresa accede, por lo que habrá que registrar su saldo en las cuentas incobrables. La empresa tiene dentro de su contabilidad creada la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables con un saldo actual de Q2,900.00. 4. Dentro de la cartera de documentos por cobrar, se tiene una Letra que nos firmó el cliente, Casimiro Chicas, por un total de Q25,000.00 y el cual vence dentro de 60 días. Siendo que la empresa necesita dinero en efectivo, procede a Descontarla en el Banco Innovador, S.A., a lo que el banco accede, cobrándole y descontándole un interés del 16% anual en los 60 días que hacen falta para su cobro. La diferencia el banco se la deposita en una cuenta monetaria que tiene la empresa en ese mismo banco. 5. El cliente Techno Bikes, cancela con cheque No. 312 del Banco Bancomercio, S.A. una deuda de Q5,000.00, que hace tiempo había sido contabilizada como incobrable. Se extiende recibo de caja No.22. 6. El Señor Gustavo Cabrera cancela con dinero en efectivo Q1,000.00 a cuenta del pagaré No. 721 que nos debe. Se emitió recibo de caja No.23. (Ver dato 1). 7. Al practicar corte y arqueo de caja, se encontró un faltante de Q50.00, razón por la cual se le hace firmar el vale No. 238 al cajero Quito Money, el cual será descontado el día que se le pague su sueldo. 8. La cliente Zoila Pokus, nos avisa por teléfono que depositó en nuestra cuenta de depósitos monetarios que la empresa tiene en el Banco Innovador, S.A., la suma de Q1,000.00 con cheque 127 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina No. 835 del Banco Preston, S.A., para que se le abone a la deuda que tiene por concepto de mercadería que anteriormente había llevado al crédito. 9. Días más tarde el Banco Innovador, S.A. nos avisa que el cheque No. 835 depositado por la cliente Zoila Pokus, fue rechazado en la compensación por que la firma era incorrecta. Por esta razón, se le cargan a la cuenta de la señora Pokus Q100.00 a su cuenta corriente, por concepto de penalización por el cheque rechazado. Se le llamó a la cliente y dijo que en dos días vendrá a hacer efectivo el pago más la penalización. 10. El señor Casimiro Chicas (ver dato 4), llegó a la empresa a cancelar la letra de Q25,000.00, pagándonos con cheque No. 519 del Banco Innovador, S.A., de momento se extiende recibo de caja No.25 y se le explica que se le devolverá la letra al hacer efectivo el cheque. 11. Con el cheque No. 519 que nos dio el señor Casimiro Chicas (ver dato 10), mandamos a pagar al Banco Innovador, S.A. la letra que descontamos anteriormente (ver dato 4). Siendo que el cheque fue cobrado sin ningún problema, el Banco nos devuelve la letra dejada en garantía. Se nos extendió comprobante de pago No.12345. 12. Es fin de mes, y se hace un recuento de los clientes que no han llegado a cancelar la letra que le corresponde a este mes, con el fin de cargarle en sus cuentas, un interés del 3% sobre su saldo en mora. Siendo los resultados encontrados los siguientes. 128 El señor Constantino Enmora, no llegó a cancelar el valor de una letra con valor de Q2,000.00 El cliente Rolando Tuquis, no llegó a cancelar el valor de su factura No.720, que es de Q1,000.00 La señora Catalina Gómez, no llegó a pagar el pagaré No.8100 con valor de Q5,000.00 Por lo tanto se les carga a sus cuentas los intereses del 3% mensual. 13. La cliente Zoila Pokus, cancela el valor del cheque rechazado por el Banco (ver dato 9), más los Q100.00 que se le cargaron a su cuenta por la penalización impuesta por dicho cheque. El total lo cancela en efectivo, extendiéndole recibo de caja No.26. 14. Según factura No.800 vende mercadería al crédito al señor Marco Lospolos, con valor de Q21,200.00 con el IVA incluido. El valor del IVA lo cancela con dinero en efectivo, y por la diferencia firma 6 letras de cambio, cada una de las cuales serán cobradas cada fin de mes durante 6 meses. 15. Es fin de año, y verificando el libro mayor nos indica que los saldos de Cuentas por Cobrar Comerciales es de Q56,007.00 y de Documentos por Cobrar Comerciales es de Q100,423.00. (datos ficticios) Con esos datos calcule una provisión para cuentas incobrables del 3%. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios 11 REGISTRO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS GENERALIDADES Uno de los principales rubros para las empresas industriales y comerciales, lo constituyen los inventarios, su adecuada administración y control permite la disminución de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia, más aún sabiendo que la ganancia de una empresa está determinada no solo por la diferencia entre el precio de venta y el costo de adquisición de los artículos que vende, sino también por el volumen de sus ventas, pues entre más rotación de inventario hay, mayor utilidad tendrá la empresa, siendo la utilidad o ganancia el fin que persiguen los empresarios. Ejercer un buen control contable sobre los inventarios se hace indispensable más aún cuando la empresa maneja un gran número de mercancías diferentes, o cuando se tiene varias sucursales, como en el caso de los supermercados, las ferreterías, las farmacias, librerías, tiendas de conveniencia, etc. Hoy en día las grandes empresas llevan el control de sus existencias (inventarios) por medio electrónico a través de software contable, teniendo para el efecto un código de barras para cada clase de artículo que tengan para la venta. Para esto, la empresa cuenta dentro del sistema computarizado con máquinas lectoras de código de barras, las cuales al momento que se compre un lote de artículos ya sea de mercaderías o de materia prima (en el caso de las industrias), se lee el código de barras de cada artículo diferente y se digita en la computadora la cantidad de cada artículo que entran al almacén o bodega, incluyendo el costo unitario al que se compró, recordando que el IVA que se paga en la compra de mercadería y materia prima, no forma parte del costo. Luego, cuando se vende un artículo, los cajeros lo descargan automáticamente del inventario cuando pasan el artículo nuevamente en una máquina lectora de código de barras, manteniendo actualizado la existencia del inventario, sin embargo, cada cierto tiempo habrá que hacer un conteo físico de los artículos para verificar que lo que dice los registros contables coincida con el arqueo (conteo físico) de la mercadería. DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS Los inventarios son todos aquellos bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios. Por su naturaleza los inventarios se clasifican en: materias primas, productos en proceso y productos terminados (o mercaderías). a) Inventario de Materia Prima: Está formado por todos aquellos materiales adquiridos y almacenados por una entidad los cuales serán utilizados en uno o varios procesos de producción como ingredientes o partes componentes de un producto terminado. b) Inventario de Productos en Proceso: Constituido por todos aquellos productos que, en una fábrica, aún se encuentran en proceso de elaboración o se encuentran parcialmente terminados. c) Inventario de Producto Terminado: Este término es utilizado en las industrias manufactureras y está conformado por el conjunto de bienes que se encuentran disponibles para la venta. En una empresa netamente comercial, (no industiral), al conjunto de artículos que se encuentran almacenados y disponibles para la venta se le denomina solamente "Inventario de Mercadería". 129 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Para las empresas comerciales e industriales uno de los asuntos más importantes es saber determinar el costo de cada artículo que entra y que está dentro del almacén, ya que el costo es la base de valorización de los inventarios. IMPORTACIONES DE MERCANCÍAS Y PRORRATEO Importación.- Se conoce con el nombre de importación al acto de ingresar a nuestro país, mercancías que han sido compradas en países extranjeros, pasándolas legalmente por cualquiera de las aduanas establecidas por el Estado para el efecto. Cuando se dice que las mercaderías pasan legalmente, es porque han pagado los impuestos y derechos arancelarios de acuerdo a la legislación tributaria de nuestro país. El importar mercancías de otro país hacia el nuestro implica otros gastos o desembolsos de dinero, tales como fletes, seguros, impuestos arancelarios, etc.), que automáticamente elevan el costo de adquisición de un producto, el cual como lo dijimos en párrafos anteriores la base de valorización de todo inventario, debe ser costo de adquisición. En dicho costo deben incluirse todos aquellos desembolsos de adquisición, de conservación y demás desembolsos directos e indirectos en que se incurra para llevar un artículo a su condición de disponibilidad. De ahí que surge el problema del “Prorrateo”. Recordemos que aún las compras realizadas dentro del territorio guatemalteco pueden implicar hacer otros desembolsos de dinero, que eleven el costo de adquisición de un producto del inventario, por ejemplo: Nuestra empresa que está en la ciudad capital, compró a una fábrica de telas que está en el departamento de Totonicapán, la cantidad de 5,000 yardas de tela tipo lona a Q20.00 cada yarda, y que adicionalmente se pagó Q600.00 el valor de un flete para transportar la mercadería desde Totonicapán hacia la ciudad capital, entonces el costo de adquisición para nuestra empresa no es de Q20.00 como dice la factura de compra, sino de Q20.12, pues se debe incluir dentro del costo los Q0.12 que le corresponden a cada yarda de tela comprada (Q600.00 / 5,000 Yds = Q0.12) 130 Por todo lo anterior, se le llama PRORRATEO, al procedimiento que consiste en incorporar proporcionalmente al costo unitario de las mercancías adquiridas, los gastos adicionales que causa su importación o también los gastos que ocasiona comprarla en plaza. Los gastos adicionales al valor de factura, deben repartirse de manera proporcional a un elemento conocido, el cual puede ser el valor o el peso de la mercadería. En este apartado nos enfocaremos más en el caso de las importaciones, pero el mismo procedimiento se puede aplicar en las compras en plaza. Los gastos en los que se incurre en una importación son heterogéneos (de diversa naturaleza), pero se pueden resumir en dos grupos: Gastos al Valor y Gastos al Peso, pudiendo ser estos al mismo tiempo, específicos y comunes. 1) Gastos al Valor: Son aquellos que son causados en proporción al valor de la mercadería o materia prima. Entre ellos tenemos: a) Comisiones Bancarias: Que es un porcentaje que cobran los bancos sobre el valor de la importación, ya sea por comisión por cambio de moneda, o por el envió del dinero al exterior. b) Seguros: Que es un porcentaje que cobran las compañías de transportes sobre el valor de la mercadería o materia prima, para asegurarla contra algún siniestro que pudiera ocurrir durante su traslado de un país del extranjero hacia nuestro país. c) Los Derechos Arancelarios a la Importación-DAI: Que no son más que los impuestos que se pagan en la aduana donde ingresa la mercadería o materia prima importada. Los DAI son porcentajes establecidos de acuerdo con los respectivos aforos que tienen asignados en el Arancel de Aduanas los distintos artículos. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios d) Multas (un porcentaje según la deficiencia de los documentos de embarque o faltas cometidas, todo de acuerdo con el código de aduana y en relación con los derechos arancelarios). e) Intereses (éstos son los calculados sobre el monto de la liquidación de la póliza aduanal que ampara la mercadería). f) Almacenaje: Valor que se paga en las almacenadoras o en las bodegas situadas en las distintas aduanas por guardar la mercadería o materia prima, desde el día del arribo a nuestro país, hasta el día del retiro de la misma. g) Los honorarios que se pagan al agente de aduanas son independientes del peso o el valor de la mercadería, sin embargo es costumbre prorratear tal gasto entre el valor de la mercadería, si, como suele suceder, en un mismo bulto viene distinta clase de ella. 2) Gastos al Peso: Son aquellos que son causados en proporción al peso de la mercadería o materia prima. Entre ellos tenemos: a) Flete marítimo (proporcional a las libras o kilos que pese la mercadería). Cuando se trata de mercadería de poco peso, pero que ocupa mucho espacio, entonces las compañías de transporte cobran según el volumen (pies cúbicos) de los fardos o cajas. b) Flete terrestre (ya sea por ferrocarril o por vehículos de motor, con tarifas a base de peso en libras o en kilos). c) Flete aéreo (por lo regular a base de peso en libras inglesas, pero también puede ser por kilos). d) Acarreos (aunque en nuestro medio no se contratan los servicios de acarreos según el peso de los bultos). EJEMPLO DEL CÁLCULO DEL PRORRATEO Imaginemos que usted trabaja como contador en la empresa RC de Guatemala y que se ha importado un lote de distintas mercaderías, para lo cual se le solicita que haga el prorrateo de la póliza No.3456 con los siguientes datos: Las mercaderías importadas fueron las siguientes, con sus respectivos pesos y precios: Cantidad en Kilos MERCADERÍA Precio por Kilo Total TIPO "A" 1,000 Q 24.00 Q 24,000.00 TIPO "B" 1,100 Q 28.00 Q 30,800.00 TIPO "C" 900 Q 35.00 Q 31,500.00 TIPO "D" 800 Q 32.00 Q 25,600.00 TIPO "E" 1,200 Q 20.00 Q 24,000.00 Totales 5,000 Q 135,900.00 Nota: Generalmente los precios de las facturas de importación vienen dados en dólares norteamericanos, pero, tanto por el principio de unidad monetaria, como por las leyes de nuestro país, todas las cantidades que aparezcan en otra moneda distinta al quetzal, deben convertirse a quetzales y registrarse de igual manera en los libros o registros contables, de acuerdo al tipo de cambio que se pagó en el momento de la transacción. 131 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Además dicha factura originó los siguientes gastos al valor y al peso: Gastos al Valor - De seguro contra incidentes se pagó Q.1,359.00 Al agente aduanero se le pagó la suma de Q.800.00 por el trámite. Y de derechos arancelarios a la importación (DAI) cada mercadería pagó los siguientes aforos: MERCADERÍA % de Aforo Al Valor TIPO "A" 10% TIPO "B" 15% TIPO "C" 15% TIPO "D" 10% TIPO "E" 5% Gastos al Peso - 132 De flete marítimo se pagó la suma de Q.2,800.00 De acarreo de la aduana, hasta las bodegas de la empresa se pagó la suma de Q.500.00 Antes de continuar con el prorrateo de factura, primero debemos aclarar que de los gastos al valor, algunos son comunes, como el pago del seguro y lo que se le pagó al agente aduanero; y otros son específicos, como los derechos arancelarios a la importación -DAI, pues cada tipo de mercadería pagó distinto % de aforo sobre su valor. Habiendo aclarado lo anterior, lo que procede es prorratear o distribuir cada gasto al valor entre el valor de las distintas mercaderías, como sigue: Distribución del Valor del Seguro Primero establecemos un coeficiente, dividiendo el valor del seguro entre el valor total de la factura, así: Valor del Seguro = Valor total de la factura Q. 1,359.00 = 0.01 Coeficiente Q.135,900.00 Y luego hacemos el reparto así: MERCADERÍA Valor TIPO "A" Q24,000.00 0.01 Q 240.00 TIPO "B" Q30,800.00 0.01 Q 308.00 TIPO "C" Q31,500.00 0.01 Q 315.00 TIPO "D" Q25,600.00 0.01 Q 256.00 TIPO "E" Q24,000.00 0.01 Q 240.00 Q 1,359.00 Totales Q135,900.00 Coeficiente Proporción Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Distribución del Pago al Agente Aduanero Hacemos de manera similar ha como lo hicimos con el valor del seguro, solamente que ahora distribuiremos o prorratearemos los Q.800.00 que se le pagaron al agente aduanero, al valor de cada tipo de mercadería así: Valor Pago Agente Aduanero Valor total de la factura Q. 800.00 = 0.005886 Coeficiente Q.135,900.00 Para luego distribuir dicho gasto así: MERCADERÍA Valor Coeficiente TIPO "A" Q24,000.00 0.0058867 Q 141.28 TIPO "B" Q30,800.00 0.0058867 Q 181.31 TIPO "C" Q31,500.00 0.0058867 Q 185.43 TIPO "D" Q25,600.00 0.0058867 Q 150.70 TIPO "E" Q24,000.00 0.0058867 Q 141.28 Q 800.00 Totales Q135,900.00 Proporción Respecto a los gastos ocasionados por los derechos arancelarios (DAI) o impuestos aduanales, en este caso o ejemplo cada tipo de mercadería tiene un aforo diferente, por lo que basta multiplicar el valor de cada tipo de mercadería por su aforo específico, como sigue: MERCADERÍA Valor Aforo al Valor % TIPO "A" Q24,000.00 10% Q 2,400.00 TIPO "B" Q30,800.00 15% Q 4,620.00 TIPO "C" Q31,500.00 15% Q 4,725.00 TIPO "D" Q25,600.00 10% Q 2,560.00 TIPO "E" Q24,000.00 5% Q 1,200.00 Q 15,505.00 Totales Q135,900.00 Proporción Nota: Si todos los tipos de mercaderías hubiesen tenido el mismo porcentaje de aforo DAI, se hubiera procedido como se hizo para el reparto del valor del seguro, es decir sacando un coeficiente. Distribución del Gasto de Flete Marítimo El flete marítimo, lo vimos ya, corresponde a un gasto al peso, por lo que en este caso sacaremos un coeficiente, pero no del valor de las mercaderías, sino de su peso, como sigue: Valor del Flete Marítimo Peso total en Kilos Q.2,800.00 = 0.56 Coeficiente (Esto quiere decir que por 5,000 Kilos cada kilo se pagó Q.0.56 de flete) 133 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Ahora hacemos el reparto proporcional así: MERCADERÍA Peso en Kilos Coeficiente TIPO "A" 1,000 0.56 Q 560.00 TIPO "B" 1,100 0.56 Q 616.00 TIPO "C" 900 0.56 Q 504.00 TIPO "D" 800 0.56 Q 448.00 TIPO "E" 1,200 0.56 Q 672.00 Q 2,800.00 Totales 5,000 Proporción Distribución del Gasto del Acarreo Tal y como procedimos con el gasto del flete marítimo, debemos proceder con el gasto del acarreo, (aunque en nuestro medio no se contratan los servicios de acarreos según el peso de los bultos). Valor del Acarreo Peso total en Kilos Q. 500.00 = 0.10 5,000 Kilos Coeficiente (Esto quiere decir que por cada kilo se pagó Q.0.10 de acarreo) Y luego distribuiremos dicho gasto de la manera siguiente: MERCADERÍAS 134 Peso en Kilos Coeficiente Proporción TIPO "A" 1,000 0.10 Q 100.00 TIPO "B" 1,100 0.10 Q 110.00 TIPO "C" 900 0.10 Q 90.00 TIPO "D" 800 0.10 Q 80.00 TIPO "E" 1,200 0.10 Q 120.00 Q 500.00 Totales 5,000 Ya con todos esos datos, lo que procede es desplegarlos en el libro de Prorrateo, libro auxiliar, cuyo rayado debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. El modelo que ofrecemos a continuación creemos que llena nuestras expectativas para este ejercicio. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios PROVEEDOR: XYZ, Co. Miami Fl. 135 MERCANCÍA PRORRATEO DE PÓLIZA No. 3456 (*) Para determinar el costo unitario, dividimos las cantidades que aparecen en la columna costo total, entre la cantidad de kilos de cada tipo de mercadería. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos, el prorrateo nos ayuda a determinar el verdadero costo de adquisición de las mercancías (o materias primas) que se importan desde el extranjero, pues al valor de la factura se le deben sumar todos los gastos conexos a dicha importación. Por ejemplo, el precio del kilo de la Mercadería tipo "A" no sería de Q.24.00 (Q24,000.00/1,000 kilos), como a simple vista parece, sino de Q.27.44 (Q.27,441.00/1,000 kilos), pues esta última cantidad ya tiene incluidos y distribuidos proporcionalmente todos los costos adicionales a la importación. Una vez establecido el costo real de adquisición, otro problema con los que se enfrenta un contador, es el problema de la valuación de los inventarios, ya sea de mercaderías, o de materias primas en el caso de una fábrica, ya que de un mismo artículo se puede adquirir en distintas fechas con costos diferentes, por ejemplo, en enero se compró 100 Yardas de Tela de Gabardina con un costo de Q.14.00 cada yarda, y en febrero se compraron 80 Yardas de la misma tela, solo que con un costo de Q.16.00. Si al hacer un inventario físico se determinan que solo hay 50 Yardas, ¿con qué costo se han de registrar en el libro de inventarios? Para resolver el anterior problema el contador puede valerse de distintos métodos de valuación, y una vez escogido un método no lo podrá cambiar tan fácilmente como veremos más detalladamente en los párrafos siguientes. 136 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios TAREA No. 22 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le proporcionan en cada numeral, y haciendo uso del prorrateo, determine el costo unitario de cada clase de material EJERCICIO NO. 1 La empresa “Importadora Occidental, S.A.”, importa desde la ciudad de panamá un lote de mercaderías de distinto tipo con los pesos y valores siguientes: Mercadería Mercadería Mercadería Mercadería TOTALES A B C D 20 kilos 30 kilos 10 kilos 25 kilos 85 KILOS valor valor valor valor del kilo del kilo del kilo del kilo Q Q Q Q 17.60 31.68 23.76 46.75 Los derechos arancelarios que pagan las distintas materias primas son los siguientes: Mercadería Mercadería Mercadería Mercadería A B C D aforo específico aforo específico aforo específico aforo específico 15% ad valorem 15% ad valorem 15% ad valorem 15% ad valorem Los gastos que ocasionó la importación aparte de los derechos arancelarios son los siguientes: Flete aéreo (gasto al peso) Almacenaje (gasto al valor) Seguro contra siniestros (gasto al valor) Gastos trámites aduaneros (gasto al valor) Q 1,500.00 Q 400.00 Q 120.00 Q 600.00 EJERCICIO NO. 2 La empresa "La Superior, S.A." en la que usted trabaja como contador, importa desde la ciudad de Miami Florida, un lote de mercaderías de distinto tipo, con los pesos y valores siguientes: Cant. 10,000 libras 5,000 libras 2,000 libras 3,000 libras Clase Mercadería Mercadería Mercadería Mercadería A B C D Valor Total Q 40,000.00 Q 15,000.00 Q 6,000.00 Q 7,500.00 DAI (derechos arancelarios de importación) 10% 10% 5% 15% Los gastos adicionales a los derechos arancelarios de importación son: Flete marítimo (gasto al peso) Flete terrestre (gasto al peso) Gastos agente aduanero (gasto al valor) Seguro (gasto al valor) Q 2,900.00 Q 800.00 Q 750.00 Q 680.00 SI TIENE ACCESO A UN COMPUTADOR, PUEDE HACER USO DE UNA HOJA DE CÁLCULO EXCEL PARA REALIZAR ESTOS EJERCICIOS, PERO SINO TIENE, ENTRÉGUELO A MANO. 137 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS La valuación de los inventarios no deja de ser un problema, tanto para un contador, como para un administrador, ya que el valor con que cada artículo ha de ser registrado en el libro de inventario habrá de estar basado en principios técnicos, y no ser arbitrario. Por ejemplo, después de haber contado físicamente todos los artículos que están en el almacén o bodega ¿Qué valor le asignaría usted a cada clase de artículo en el registro de inventarios? La respuesta evidente sería: registrar como valor el costo de adquisición o precio de compra; pero esto no siempre es posible, ya que si de un tipo de artículo se compra varias veces durante el ejercicio contable a precios diferentes, quizá no sea posible identificar fácilmente el costo, tanto de los que permanecen en existencia, como de los que se vendieron, o sea el costo de venta. Para registrar contablemente el valor con que han de aparecer los artículos inventariados, los técnicos en contabilidad han desarrollado desde hace ya tiempo atrás dos sistemas de registro contable del costo y varios métodos de valuación, los cuales enunciamos a continuación: Existen dos sistemas o formas para contabilizar el costo y movimiento de los inventarios a saber. Estos sistemas conocidos otras veces como sistemas de acumulación del costo son los siguientes: I. II. 138 Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo I. Sistema Periódico: En este sistema, las compras de mercadería se registran bajo la cuenta “COMPRAS”. Si existen inventarios iniciales, estos se registran en la cuenta “INVENTARIO INICIAL DE MERCADERÍAS”. Al sumar las dos cuentas anteriores se obtiene el total de Mercadería Disponible para la Venta. Al final del período se efectúa un conteo físico de la mercadería para determinar tanto las existencias, como las unidades que se vendieron en dicho período. Si por ejemplo, durante el mes de julio de 2XX1 la Compañía JEM. S.A., compró 240 llantas marca Ginsa Rim 13. El inventario inicial era de 40 llantas. Al final del mismo se practicó un inventario físico determinándose que existían 100 llantas. Calcular cuántas llantas se vendieron en el mes. Solución: Inventario Inicial (+) Compras = Unidades disponibles (-) Inventario Final = Unidades Vendidas Unidades 40 240 280 100 180 II. Sistema Perpetuo: El nombre de “Perpetuo”, alude al hecho de que por cada compra o por cada venta que se lleve a cabo, debe afectarse una cuenta tal que indique momentáneamente cuál es el valor de la existencia actual de mercaderías en el almacén, sin necesidad de practicar un inventario material o conteo físico, por lo menos no durante un año. ¿Cuál es el sistema más conveniente? Uno de los factores que influye para determinar cuál de los dos sistemas es el más conveniente se refiere a la forma en que se procesan la información, puesto que para una empresa que tiene implantado un sistema de cómputo adecuado para registrar la cantidad y costo de sus inventarios, es mucho mejor utilizar el sistema perpetuo, mientras que para una empresa que registra y calcula el costo de sus inventarios manualmente el trabajo se le simplificaría al utilizar el sistema periódico. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Cuando el registro de los inventarios se realiza manualmente otro factor que determina cuál es el sistema que más conviene a determinada empresa, es el tipo y volumen de transacciones que ésta realiza. Por ejemplo. Usar el sistema de inventario perpetuo puede ser más conveniente cuando las compras son pocas y los artículos tienen un valor apreciable, tales como: Refrigeradoras, televisores, estufas, bicicletas, etc. Mientras que el procedimiento de inventario periódico puede ser más conveniente para aquellas empresas cuyas compras son numerosas y los artículos son muchos o sus valores son de ínfimo valor, como agujas, remaches, botones y otras cosas por el estilo. Lo que sí es importante es que una vez se haya escogido un sistema, éste no se podrá variar en todo el ejercicio contable, obedeciendo así el principio contable de consistencia o uniformidad. MÉTODOS DE VALUACIÓN DEL COSTO Estos métodos son aquellos que sirven para establecer el costo o valor al que se deben registrar los inventarios. Disposiciones técnicas: Para muchas asociaciones o cuerpos de contadores, entre ellos el Colegio de Contadores Públicos y Auditores, son aceptables para determinar el costo de los inventarios los siguientes métodos: 1. 2. 3. 4. 5. PEPS (Primero en entrar, primero en salir) UEPS (Último en entrar, primero en salir) Promedio ponderado (o promedio móvil) Identificación específica Última compra. Al igual que los sistemas de acumulación de costos y para obedecer el principio de consistencia o uniformidad, una vez se haya escogido un método, éste no se podrá variar durante todo el ejercicio contable. Aspecto legal: Aún cuando normas técnicas permiten el uso de cualquiera de los métodos de valuación anteriormente indicados, el artículo 41 de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto 10-2012) establece “La valuación de la existencia de mercancías al cerrar el período de liquidación anual debe establecerse en forma consistente con alguno de los métodos siguientes: 1. Costo de producción. (Utilizado en las fábrica o industrias) 2. Primero en entrar primero en salir (PEPS). 3. Promedio ponderado. 4. Precio histórico del bien. Para la actividad pecuaria puede utilizarse los métodos indicados anteriormente y además el método de costo estimativo o precio fijo” 17 La misma ley declara que una vez seleccionado uno de los anteriores métodos, éste no podrá ser variado durante el ejercicio imponible, y de hacerse el cambio deberá estar autorizado por la S.A.T., debiendo efectuarse los ajustes pertinentes de acuerdo a normas y principios de contabilidad. 17 Decreto 10-2012, Del Congreso de la República Ley de Actualización Tributaria, Libro I Impuesto Sobre la Renta, Artículo 41. 139 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos la Ley del I.S.R. deja fuera los métodos U.E.P.S. y el de la Última Compra, que aunque son permitidos por normas técnicas de contabilidad, los contadores, tanto para no contravenir la ley como para no hacer ajustes innecesarios, es que prefieren utilizar los métodos de valuación citados por la mencionada ley. Definición y Manejo de los Métodos de Valuación Para conocer la definición y el manejo de cada uno de los métodos de valuación anteriormente mencionados, veamos ahora un ejemplo tomando como base los siguientes datos: La empresa Colchas, S.A. maneja dos clases de producto para la venta: Cubrecama imperial y cubrecama matrimonial. El movimiento de la cubrecama imperial registrado durante el último mes del ejercicio contable (junio), es el siguiente: FECHA jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-20 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 Descripción Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy (a) 140 (b) Unidades Compradas 40 24 72 Unidades Vendidas 48 12 60 24 36 48 156 (d) 208 (c) Unidades Existentes 40 64 136 88 100 40 64 100 52 Precio o Costo Unitario Q 109.50 Q 110.00 Q 105.50 ? Q 112.00 ? Q 111.00 Q 108.00 ? (e) (f) Con los anteriores datos se le pide que calcule el valor del inventario final, y el costo de ventas, escogiendo cualquiera de los métodos de valuación. La selección de un método de valuación consiste en escoger aquel que de acuerdo a las circunstancias, refleje de manera más razonable los resultados del período. I. Sistema Periódico Método PEPS: Este método se basa en el supuesto que los productos que primero ingresan al inventario, en éste orden deben ser consumidos o vendidos. La característica de este método, es que el inventario final queda valuado al costo de las últimas compras y al costo de ventas se aplican los costos más antiguos. La utilización de este método es aconsejable en economías con una tendencia decreciente en los precios, y en aquellas empresas que producen y comercializan artículos perecederos. Bajo el sistema de acumulación de costos periódico el cálculo del costo del inventario final y del costo de los artículos vendidos, se hace como sigue: Valuación del inventario final: Según los datos que se encuentran en la columna e) del cuadro anterior, el inventario final está formado por 52 unidades, las cuales utilizando el método PEPS, se calculan a partir de la fecha de la última compra, así: Fecha de compra 28 de junio 25 de junio Unidades existentes 36 16(a) Costo unitario 108.00 111.00 Costo total Q3,888.00 Q1,776.00 Q5,664.00 = Inventario final (a) Obsérvese que de las 24 unidades compradas el 25 de junio, solamente se tomaron 16 puesto que las otras 8 unidades fueron vendidas. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Determinación del costo de ventas: Según los datos que aparecen en la columna d) del cuadro inicial, las unidades vendidas suman 156, las cuales utilizando el método PEPS, éstas provienen de las primeras compras, como sigue: Inventario Inicial Fecha de compra 1 de junio 2 de junio 10 de junio 20 de junio 25 de junio Unidades vendidas 40 24 72 12 08 (b) 156 Costo unitario 109.50 110.00 105.50 112.00 111.00 Costo total Q 4,380.00 Q 2,640.00 Q 7,596.00 Q 1,344.00 Q 888.00 Q16,848.00 = Costo de ventas (b) Véase que de las 24 unidades compradas el 25 de junio, solamente se consideraron 8 como parte del costo de ventas, puesto que las otras 16 forman parte de las existencias finales o inventario final. Método UEPS: Este método se basa en el supuesto que los últimos productos incorporados al inventario, son los que de primero deben ser consumidos o vendidos. La característica de este método, es que el inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o producción y al costo de ventas se aplican los costos más recientes. La utilización de este método es aconsejable en épocas de alza de precios. Bajo el sistema de acumulación de costos periódico el cálculo del costo del inventario final y del costo de los artículos vendidos, se hace como sigue: Valuación del inventario final: Según los datos que se encuentran en la columna e) del cuadro inicial, el inventario final está formado por 52 unidades, las cuales utilizando el método UEPS, supuestamente pertenecen a las primeras existencias o compras, como podemos ver a continuación: Inventario Inicial Fecha de compra 1 de junio 2 de junio Unidades compradas 40 12 (a) Costo unitario 109.50 110.00 Costo total Q 4,380.00 Q 1,320.00 Q 5,700.00 = Inventario final (a) Obsérvese que de las 24 unidades compradas el 2 de junio, solamente se tomaron 12 puesto que las otras 12 unidades fueron vendidas. Determinación del costo de ventas: Según los datos que aparecen en la columna d) del cuadro inicial, las unidades vendidas suman 156, las cuales utilizando el método UEPS, éstas provienen de las últimas compras, como sigue: Fecha de compra 28 de junio 25 de junio 20 de junio 10 de junio 02 de junio Unidades compradas 36 24 12 72 12(b) 156 Costo unitario 108.00 111.00 112.00 105.50 110.00 Costo total Q 3,888.00 Q 2,664.00 Q 1,344.00 Q 7,596.00 Q 1,320.00 Q16,812.00 = Costo de ventas (b) Véase que de las 24 unidades compradas el 2 de junio, solamente se consideraron 12 como parte del costo de ventas, puesto que las otras 12 forman parte de las existencias finales o inventario final. 141 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Método Promedio Ponderado: También llamado método de promedio móvil, consiste en determinar un costo promedio ponderado multiplicando el costo unitario de compra por el número de unidades en cada compra, (el inventario inicial se toma como si fuese una compra). Los productos de cada multiplicación se suman y a éste total se le divide entre el número de unidades compradas. Una vez determinado el costo promedio ponderado unitario, éste se multiplica por las unidades existentes para determinar el costo total del inventario. Primero, se debe multiplicar el costo unitario de compra por el número de unidades en cada compra, como sigue: Inventario inicial Fecha Unidades Costo de compra compradas unitario Junio 01 40 109.50 Junio 02 24 110.00 Junio 10 72 105.50 Junio 20 12 112.00 Junio 25 24 111.00 Junio 28 36 108.00 Total comprado 208 Costo total Q 4,380.00 Q 2,640.00 Q 7,596.00 Q 1,344.00 Q 2,664.00 Q 3,888.00 Q22,512.00 Luego, los productos de cada multiplicación se suman y el total se divide por el total de unidades compradas, lo que dará como resultado un costo unitario promedio ponderado, como sigue: Total de compras en quetzales = Total de compras en unidades 142 Q22,512.00 = Q108.23 Costo unitario promedio ponderado. 208 (C.U.P.P) Valuación del inventario final: Una vez determinado el costo unitario promedio ponderado, éste se multiplica por el número de unidades existentes al final del período, que en nuestro caso es de 52 unidades. 52 unidades en existencia X Q108.23 C.U.P.P. = Q 5,627.96 Inventario Final Determinación del costo de ventas: Para determinar el costo de las unidades vendidas, basta con multiplicar el costo unitario promedio ponderado por el total de unidades vendidas en el período, así: 156 unidades vendidas X Q108.23 C.U.P.P = Q 16,883.88 Costo de Ventas Método de Identificación Específica: Para la valuación del inventario se utiliza el costo específico de compra o producción de cada artículo. Es aplicable en empresas en donde las unidades existentes pueden identificarse como provenientes de compras específicas, valorándose las unidades existentes a los precios que aparecen en las facturas de los proveedores. Este método es el más exacto, pero también el que consume más tiempo cuando se han adquirido y vendido o utilizado muchas unidades de artículos, es por ello que es aplicable mayormente en aquellas empresas que comercian o producen artículos de gran valor, tales como: vehículos, joyas legítimas, pinturas, esculturas, vestidos de diseños exclusivos y otra mercancía similar. Para entender este método vamos a poner un ejemplo hipotético así: Las 48 unidades que se vendieron el 15 de junio se tomaron del lote comprado el 10 de junio; las 60 unidades vendidas el 23 de junio fueron tomadas 40 del inventario inicial y 20 unidades de la compra del 2 de junio; y que de las 48 unidades vendidas el 29 de junio fueron tomadas 24 del lote comprado el 25 de junio y 24 unidades del lote comprado el 28 de junio. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Valuación del inventario final: Las unidades existentes al final del período corresponden a las compras siguientes: Inventario Ini. Fecha Unidades compra compradas 1 de junio 40 2 de junio 24 10 de junio 72 20 de junio 12 25 de junio 24 28 de junio 36 Unidades Unidades vendidas disponibles 40 ---20 04 48 24 --12 24 ---24 12 52 costo costo unitario total 109.50 - - - 110.00 440.00 105.50 2,532.00 112.00 1,344.00 111.00 ---108.00 1,296.00 5,612.00 Inventario Final Determinación del costo de ventas: Las unidades vendidas fueron tomadas de los lotes siguientes: Inventario Ini. Fecha Unidades compra compradas 1 de junio 40 2 de junio 24 10 de junio 72 25 de junio 24 28 de junio 36 Unidades costo costo vendidas unitario total 40 109.50 4,380.00 20 110.00 2,200.00 48 105.50 5,064.00 24 111.00 2,664.00 24 108.00 2,592.00 156 16,900.00 Costo de ventas. Método de la Última Compra: Este método NO es igual UEPS ni al PEPS, sino que simplemente tanto el valor del inventario final como el costo de ventas se calcula multiplicando el costo unitario de la última compra por la cantidad de unidades existentes y vendidas durante el período respectivamente, como sigue: Valuación del inventario final: Según la columna e) del cuadro inicial, el número de unidades existentes al final del período son 52, las que debemos multiplicar por el costo unitario de la última compra (C.U.U.C.), que según el mismo cuadro es de Q108.00. En números tenemos: 52 unidades existentes X Q108.00 C.U.U.C. = Q. 5,616.00 Valor del Inventario Final Determinación del costo de ventas: Según la columna d) del cuadro inicial, el número de unidades vendidas durante el período es de 156, las que debemos multiplicar por el costo unitario de la última compra (C.U.U.C.), que según la misma figura (15-1) es de Q.108.00. En números tenemos: 156 unidades vendidas X Q108.00 C.U.U.C. = Q. 16,848.00 Costo de lo vendido Como vemos este método es el más fácil de utilizar porque consume menos tiempo que los otros métodos. II. Sistema perpetuo Veamos, ahora, cómo es el manejo de los métodos de valuación de inventarios en el sistema de acumulación de costos perpetuo. Método PEPS.- Puesto que el costo de ventas se calcula a partir de las primeras unidades compradas, y el inventario final está compuesto por las unidades compradas más recientemente, estas dos cantidades serán idénticas en los sistemas de acumulación de costos perpetuo y periódico. 143 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina FECHA jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-15 jun-20 jun-23 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 jun-29 jun-29 (a) (b) (c) Descripción Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy Ventas de hoy Ventas de hoy Totales Entradas 40 24 72 12 24 36 208 UNIDADES Salidas Existentes 40 64 136 40 96 8 88 100 16 84 44 40 64 100 28 72 12 60 8 52 156 Del inventario inicial del 1 de junio De las compras del 2 de junio De las compras del 2 de junio (d) (e) (f) (g) COSTO UNITARIO 109.50 110.00 105.50 109.50 (a) 110.00 (b) 112.00 110.00 ( c ) 105.50 (d) 111.00 108.00 105.50 (e) 112.00 (f) 111.00 (g) Entradas 4,380.00 2,640.00 7,596.00 1,344.00 2,664.00 3,888.00 22,512.00 QUETZALES Salidas Existencia 4,380.00 7,020.00 14,616.00 4,380.00 10,236.00 880.00 9,356.00 10,700.00 1,760.00 8,940.00 4,642.00 4,298.00 6,962.00 10,850.00 2,954.00 7,896.00 1,344.00 6,552.00 888.00 5,664.00 16,848.00 5,664.00 De las compras del 10 de junio De las compras del 10 de junio De las compras del 20 de junio De las compras del 25 de junio. Como vemos, utilizando el método peps y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo , las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,664.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16,848.00. 144 Método UEPS.- En este caso, el costo de las unidades vendidas y el inventario final pueden diferir en ambos sistemas (periódico y perpetuo). La diferencia se genera a partir del costo que se asigna a la fecha en que se vende la mercadería. En el sistema periódico tanto el costo de ventas y del inventario final se determina en el cierre del período contable; mientras que en el sistema perpetuo, en las fechas que las unidades van saliendo del almacén, se va determinando el costo de ventas y al mismo tiempo se va determinando el saldo del inventario final, como puede observarse en el siguiente cuadro. FECHA jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-20 jun-23 jun-23 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 jun-29 Descripción Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Ventas de hoy Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy Ventas de hoy Totales Entradas 40 24 72 12 24 36 208 UNIDADES Salidas Existentes 40 64 136 48 88 100 12 88 24 64 24 40 64 100 36 64 12 52 156 COSTO QUETZALES UNITARIO Entradas Salidas Existencia 109.50 4,380.00 4,380.00 110.00 2,640.00 7,020.00 105.50 7,596.00 14,616.00 105.50 (a) 5,064.00 9,552.00 112.00 1,344.00 10,896.00 112.00 (b) 1,344.00 9,552.00 105.50 ( c ) 2,532.00 7,020.00 110.00 (d) 2,640.00 4,380.00 111.00 2,664.00 7,044.00 108.00 3,888.00 10,932.00 108.00 (e) 3,888.00 7,044.00 111.00 (f ) 1,332.00 5,712.00 22,512.00 16,800.00 5,712.00 (a) De las compras del 10 de junio (d) De las compras del 2 de junio (b) De las compras del 20 de junio (e) De las compras del 28 de junio (c) De las compras del 10 de junio (f) De las compras del 25 de junio. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Como vemos, utilizando el método ueps y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo , las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,712.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16,800.00. Método Promedio Ponderado.- Cuando se utiliza el sistema de acumulación de costos perpetuo, el costo promedio ponderado debe calcularse antes de que ocurra una venta, en lugar de hacerlo al final del período como en el sistema periódico, tal y como aparece a continuación FECHA jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-20 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 a) b) c) Descripción Entradas 40 24 72 Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy Totales 12 24 36 208 UNIDADES Salidas Existentes 40 64 136 48 88 100 60 40 64 100 48 52 156 COSTO QUETZALES UNITARIO Entradas Salidas Existencia 109.5 4,380.00 4,380.00 110 2,640.00 7,020.00 105.5 7,596.00 14,616.00 107.47 (a) 5,158.56 9,457.44 112 1,344.00 10,801.44 108.01 (b) 6,480.60 4,320.84 111 2,664.00 6,984.84 108 3,888.00 10,872.84 108.73 ( c ) 5,219.04 5,653.80 22,512.00 16,858.20 5,653.80 Q14,616.00 ÷ 136 = Q107.47 Costo unitario promedio ponderado Q10,801.44 ÷ 100 = Q108.01 Nuevo costo unitario promedio ponderado Q10,872.84 ÷ 100 = Q108.73 Nuevo costo unitario promedio ponderado Como vemos, utilizando el método promedio ponderado y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,653.80; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16,858.20. Método de Identificación Específica.- El costo de los artículos vendidos y del inventario final se calcula multiplicando las unidades vendidas y existentes por el costo específico de cada unidad, por consiguiente, la selección de un sistema de acumulación de costos perpetuo o periódico no variará el costo de ventas ni del inventario final. FECHA Descripción jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-20 jun-23 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 jun-29 Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy Ventas de hoy Totales Entradas 40 24 72 12 24 36 208 UNIDADES Salidas Existentes 40 64 136 48 88 100 40 60 20 40 64 100 24 76 24 52 156 COSTO QUETZALES UNITARIO Entradas Salidas Existencia 109.50 4,380.00 4,380.00 110.00 2,640.00 7,020.00 105.50 7,596.00 14,616.00 105.50 (a) 5,064.00 9,552.00 112.00 1,344.00 10,896.00 109.50 (b) 4,380.00 6,516.00 110.00 ( c ) 2,200.00 4,316.00 111.00 2,664.00 6,980.00 108.00 3,888.00 10,868.00 111.00 (d) 2,664.00 8,204.00 108.00 (e) 2,592.00 5,612.00 22,512.00 16,900.00 5,612.00 (a) De las compras del 10 de junio (d) De las compras del 25 de junio (b) Del inventario inicial (e) De las compras del 28 de junio (c) De las compras del 2 de junio 145 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos, utilizando el método promedio de identificación específica y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,612.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16,900.00. Método de la última compra.- En este caso, el costo de las unidades vendidas y el inventario final pueden diferir en ambos sistemas (periódico y perpetuo). La diferencia se genera a partir del costo que se asigna a la fecha en que se vende la mercadería. En el sistema periódico tanto el costo de ventas y del inventario final se determina en el cierre del período contable; mientras que en el sistema perpetuo, en las fechas que las unidades van saliendo del almacén, se va determinando el costo de ventas y al mismo tiempo se va determinando el saldo del inventario final, como puede observarse en el cuadro siguiente. FECHA Descripción jun-01 jun-02 jun-10 jun-15 jun-20 jun-23 jun-25 jun-28 jun-29 Inventario Inicial Compra S/Factura. 083 Compra S/Factura. 102 Ventas de hoy Compras S/Factura. 145 Ventas de hoy Compras S/Factura. 160 Compras S/Factura. 172 Ventas de hoy Totales (a) (b) (c) 146 Entradas 40 24 72 12 24 36 208 UNIDADES Salidas Existentes 40 64 136 48 88 100 60 40 64 100 48 52 156 COSTO QUETZALES UNITARIO Entradas Salidas Existencia 109.5 4,380.00 4,529.50 110 2,640.00 7,169.50 105.5 7,596.00 14,765.50 105.50 (a) 5,064.00 9,701.50 112 1,344.00 11,045.50 112.00 (b) 6,720.00 4,325.50 111 2,664.00 6,989.50 108 3,888.00 10,877.50 108.00 ( c ) 5,184.00 5,693.50 22,512.00 16,968.00 5,544.00 El costo unitario se tomo de las compras del 10 de junio El costo unitario se tomó de las compras del 20 de junio El costo unitario se tomó de las compras del 28 de junio Como vemos, utilizando el método de la última compra y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,544.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16,968.00. Lo importante en este método es que para determinar el costo de ventas debe tomarse en cuenta el costo unitario de la última compra y no la cantidad de unidades que se compraron en la última compra; por ejemplo: las 60 unidades vendidas el 23 de junio fueron todas ellas valoradas en Q.112.00, aunque de ese mismo costo solamente se hayan comprado 12 unidades el día 20 de junio. La característica de este método, es que tanto el inventario final, como el costo de ventas quedan valuados al costo de compra más recientes, y con esto, tanto el contador, como los propietarios del negocio sabrán con mayor aproximación el costo de mercado o de reposición de los productos que venden. Regla de Valuación "Costo Histórico Vrs. Costo de Mercado" el que sea Menor Una vez escogido y utilizado cualquiera de los métodos de valuación (bajo cualquiera de los dos sistemas de acumulación de costos) el paso siguiente es determinar si el costo obtenido es mayor o menor que el costo que existe en el mercado. Esta regla establece que el inventario final de mercadería debe asignarse el costo histórico (costo que la compañía pagó y registró en sus libros) o bien el valor del mercado corriente, dependiendo de cuál sea el más bajo. El valor de mercado corriente se define como el costo de reemplazo de un artículo, es decir, lo que le costaría a una empresa comprar o producir un artículo de inventario en la fecha en que se hace la valuación Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Cuando el valor de mercado corriente es mayor que el costo histórico, no se requiere ajuste en la contabilidad de la empresa; pero cuando el valor de mercado corriente es menor que el costo registrado contablemente, la base de contabilización del inventario debe apartarse del principio de "Costo Histórico", debiéndose ajustar el inventario final rebajándolo a su valor de mercado actual, logrando con esto, presentar los resultados del ejercicio de acuerdo con los principios contables de realización y conservatismo. El valor de mercado corriente puede ser menor que el costo registrado contablemente debido diversas causas, tales como: cambio en los niveles de precio, cambio en el nivel de la demanda, obsolescencia, deterioro físico y otros. Ejemplo: La empresa Colchas, S.A., utilizando el sistema de acumulación de costos periódico y el método de valuación de la última compra, determinó que el inventario final de la cubre cama imperial está compuesto por 52 unidades de Q108.00 cada una. El 29 de junio se supo que el costo de compra unitario de dicho artículo había bajado, por lo que se les solicitó una cotización a los proveedores, efectiva para el día 30. Los proveedores enviaron la cotización solicitada el día indicado, observándose que el nuevo precio (costo para la empresa) era de Q105.00 por unidad. Como podemos observar en el ejemplo, el valor de mercado corriente de la cubrecama imperial es de Q105.00, o sea Q3.00 menos que el valor registrado contablemente (Q108.00), por lo que procede a reducir el costo del inventario final con cargo a una cuenta de pérdida del ejercicio así: 114.101 JORNALIZACIÓN DEL MOVIMIENTO DE MERCADERÍAS SISTEMA PERPETUO Cuando usted estudió su curso de contabilidad general tuvo que haber visto el libro de almacén o registro de tarjetas kardex, que como se sabe sirve para registrar el movimiento de la mercadería que entra y que sale del almacén, destinándose un registro o tarjeta por cada clase de mercadería. Cada registro debe contener por lo menos las columnas que a continuación se expresa. 147 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina CÓDIGO: 003 Fechas 02/01/X1 10/01/X1 15/01/X1 31/01/X1 02/02/X1 RELOJES DE PULSERA “CYMA” DESCRIPCIÓN Compra según Fact. No.101 Ventas de hoy Devolución de venta. Nota #46 Compra según Fact. No. 200 Devolución de compra. Nota #01 Entradas 60 2 48 Salidas 40 3 Existencias 60 20 22 70 67 Tales columnas son las indispensables, no obstante si se desea se puede disponer que el rayado tenga otras columnas para anotar el costo unitario, precio de venta, etc. Lo más interesante de este dispositivo es que la última columna nos va indicando el número de unidades que quedan en el almacén cada vez que ocurre una compra o una venta, (en el ejemplo 67 relojes). Y viendo el número de unidades existentes y conociendo su correspondiente costo, se puede determinar el valor de la existencia actual, siempre que así se quiera. 148 El inventario así en la forma indicada se mantiene constante o perpetuo. Pero de esto ya hablamos cuando vimos los sistemas de valuación del costo. Lo que aquí nos concierne, es la forma en que se contabiliza el movimiento de la mercadería bajo el sistema de valuación perpetuo. El nombre de “Inventario Perpetuo”, lo dijimos ya, alude al hecho de que por cada compra y por cada venta que se lleve a cabo, debe afectarse una cuenta tal que indique en cualquier momento cuál es el valor de la existencia actual de mercaderías en el almacén, sin necesidad de practicar un conteo físico de las mismas. Para ello se hace necesario conocer el costo de la mercadería que se compra (costo de adquisición) y la que se vende (costo de venta). En cuanto al costo de adquisición, ya vimos cómo se determina utilizando el PRORRATEO DE FACTURAS. Ahora, en lo que respecta a las ventas, las facturas de venta no llevan el costo, sino el precio de venta; pero como en el libro de cálculo de facturas se tienen registrados los costos, no habrá sino que acudir a dicho libro para sacar el costo de la mercadería vendida (costo de ventas). Y como puede suceder que aún tratándose de artículos de la misma clase, ellos tengan costo diferente, se tendrá que aplicar entonces cualquiera de los métodos de valuación ya aprendidos anteriormente, tales como, PEPS, UEPS, Promedio Ponderado, Identificación Específica entre otros. Entonces, el COSTO DE VENTAS, no es sino, el mismo costo de adquisición o de compra, pero que solo se le calcula a la mercadería que ya se vendió. En una venta, ya sea al contado o al crédito, operada con base de Inventario Perpetuo, siempre hay que correr dos asientos, como sigue: Uno por el PRECIO DE VENTA; y otro por el COSTO VENTA de la mercadería. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Igual sucede con las devoluciones de mercaderías que nos hacen los clientes. Habrá que correr un asiento contable por la parte proporcional del precio de venta, según factura, y otro por el costo correspondiente al lote de mercadería que vuelve a ser recibido por el almacén. La cuenta que registra el inventario perpetuo se denomina ALMACÉN DE MERCADERÍAS, o bien, INVENTARIO DE MERCADERÍAS. La cuenta que registra el precio de venta de la mercadería despachada se intitula VENTAS. La cuenta que registra el costo de la mercadería vendida, se denomina COSTO DE VENTAS. Debe INVENTARIO DE MERCADERÍAS Haber Se carga Se abona a) Con el valor del inventario inicial b) Con las compras realizadas durante el período c) Con las devoluciones de los clientes d) Con los ajustes al costo por ganancias por valuación a) Con el valor de la mercadería que sale del almacén al costo. b) Con las devoluciones que se le haga a los proveedores (al costo) c) Con los ajustes al costo por pérdidas por valuación En los problemas que suelen presentársele al estudiante, puede suceder lo siguiente: a) b) c) d) Que se Que se Que se Que se le le le le dé el precio de venta y un tanto por ciento de ganancia referido al precio de venta; dé el costo y un tanto por ciento de ganancia sobre el mismo; dé el precio de venta y un tanto por ciento de ganancia sobre el costo; y dé el precio de venta por un lado y el costo por otro. Nos apresuramos a decir esto, porque muchas veces el estudiante entra en confusión. Pues no es lo mismo ganar 5% sobre una venta de mercadería cuyo costo es de Q1,000.00, que ganar el 5% en una venta facturada en Q1,000.00. Para comprender mejor el mecanismo del procedimiento, vea usted el siguiente ejemplo: El día 3 de julio se saca de la Almacenadora 709, S.A. un lote de mercadería con un valor de factura de Q60,000.00, siendo los gastos los siguientes: Flete marítimo Q1,000.00, seguro Q600.00, Derechos Arancelarios-DAI Q9,000.00, honorarios almacenadora Q1,200.00. Además se pagó el valor del IVA la cantidad de Q8,616.00. Si el valor total se pagó con cheque No.402 del Banco Innovador, S.A., la partida queda así: 149 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NOTA: Cuando veamos la contabilización del movimiento de la mercadería en el sistema PORMENORIZADO O PERIÓDICO, va a ver usted cómo los gastos de importación no se le agregan en el acto a la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, sino hasta la época del cierre contable. Siguiendo con el ejemplo, supongamos que el día 7 de julio según factura No. 390 se vendió al crédito al señor José Sologaistoa, un lote de mercaderías a un precio de venta de Q3,600.00 con el IVA incluido. Dicha mercadería lleva una incluida una ganancia del 15% del precio de venta. Aquí lo que debemos hacer primero es establecer el costo de ventas de la mercadería, multiplicando el precio de venta (sin incluir el IVA), por el 15% que es el porcentaje de la ganancia, para luego restárselo al precio de venta, así: Precio con IVA Q3,360.00 / 1.12 = Q3,000.00 valor sin IVA X 15% de ganancia del precio = Q450.00 Precio sin IVA (-) Ganancia Costo de Ventas Q3,000.00 Q 450.00 Q2,550.00 En este caso, como se dijo anteriormente, se corrieron dos partidas, una por el precio de venta; y otra por el costo de venta. Por el precio de venta: 150 P. X11 112.101 7 de julio CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES (Cliente José Sologaistoa) 711.101 a VENTAS (Al precio de venta) 311.105 IVA DÉBITO FISCAL Expl i ca ci ón Debe Q 3,360.00 Haber Q 3,000.00 Q 360.00 Registro de venta de mercaderías al crédito Según factura No. 390 Q 3,360.00 Q 3,360.00 Y por el costo de ventas P. X12 7 de julio 811.104 COSTO DE VENTAS 114.101 a INVENTARIO DE MERCADERÍAS Explicación Debe Q 2,550.00 Haber Q 2,550.00 Registro del costo de Ventas de la mercadería que se vendío hoy, según factura No. 390 Q 2,550.00 Q 2,550.00 Observe usted, que la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, sirve para registrar tanto las compras, como las ventas de mercadería al precio de costo. Es claro entonces, que el saldo indicará en cualquier momento el valor de la existencia actual de la mercadería. Ahora bien, suponga que el día 10 de julio según factura No. 391, se vendió al crédito al señor Roberto Zelaya, otro lote de mercaderías. Dicha mercadería tiene un costo de adquisición de Q2,000.00, y se calcula una ganancia del 20% sobre su costo. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios En este caso, ya se nos está dando el valor del costo, lo que hay que calcular es el precio de venta con y sin IVA, así: Costo Q2,000.00 X 20% de ganancia = Q400.00 + Costo = Q2,400.00 =Precio de venta sin IVA Precio de venta sin IVA X 12%= Q288.00 + Precio sin IVA = Q2,688.00 precio con IVA. Por todo lo anterior se corren las siguientes partidas: Por el precio de venta P. X13 112.101 10 de julio CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES (Cliente Roberto Zelaya) 711.101 a VENTAS (Al precio de venta) 311.105 IVA DÉBITO FISCAL Expl i ca ci ón Debe Q 2,688.00 Haber Q 2,400.00 Q 288.00 Registro de venta de mercaderías al crédito Q 2,688.00 Q 2,688.00 Según factura No. 391 Y por el costo de ventas P. X14 10 de julio 811.104 COSTO DE VENTAS 114.101 a INVENTARIO DE MERCADERÍAS Explicación Debe Q 2,000.00 Haber Q 2,000.00 Registro del costo de Ventas de la mercadería que se vendío hoy, según factura No. 391 Q 2,000.00 Q 2,000.00 Si el día, 15 de julio se vende al señor Horacio Mérida, un lote de mercadería con un precio de venta de Q13,440.00 con el IVA incluido, el cual tiene incluida una ganancia del 15% sobre el costo, firmando el señor Mérida una Letra de Cambio con plazo de crédito de 30 días. Todo lo anterior según factura No. 392 y Letra 001 firmada por el Señor Mérida. Aquí lo que procede primero es determinar el precio de venta sin el IVA, y el valor del IVA así: Precio con IVA = Q13,440.00 /1.12 = Q12,000.00 precio sin IVA X 12% =Q1,440.00 IVA Luego, tenemos que establecer el valor de costo, utilizando una simple regla de tres, como sigue: 115 : 100 : : 12,000 : X, 12,000 X 100 115 de donde X es igual a Q10,434.78 = Costo de Ventas 151 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Entonces, por el precio de venta se corre este asiento: P. X15 10 de julio 112.102 DOCUMENTOS POR COBRAR 711.101 a VENTAS (Al precio de venta) 311.105 IVA DÉBITO FISCAL Expl i caci ón Debe Q 13,440.00 Haber Q 12,000.00 Q 1,440.00 Registro de venta de mercaderías al crédito Según factura No. 392 y letra No. 001 Q 13,440.00 Q 13,440.00 Y por el costo de ventas se corre este otro: P. X16 15 de julio 811.104 COSTO DE VENTAS 114.101 a INVENTARIO DE MERCADERÍAS Explicación Haber Q 10,434.78 Registro del costo de Ventas de la mercadería que se vendío hoy, según factura No. 392 152 Debe Q 10,434.78 Q 10,434.78 Q 10,434.78 Si uno de los clientes nos devolviera mercadería por “X” o “Y “motivo, las devoluciones sobre venta se toman como que si fueran compras, y se corren dos partidas, una por el precio de venta cargando la cuenta DEVOLUCIONES SOBRE VENTA, y abonando CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES (CLIENTES) y otro al costo, cargando INVENTARIO DE MERCADERÍAS y abonando COSTO DE VENTAS. Por ejemplo, el día 16 de julio, el cliente Roberto Zelaya, nos devolviera Q560.00 de mercadería con el IVA incluido, cuyo costo es de Q434.78, entonces el asiento contable quedaría de la siguiente manera: Primero debemos calcular el precio de venta sin IVA y el IVA, así: Precio de Venta Q560.00 / 1.12 = Q500.00 precio de venta sin IVA X 12% = Q60.00 IVA Por la devolución tomando como base el precio de venta. P. X17 16 de Julio 711.102 DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS 311.105 IVA DEBITO FISCAL 112.101 a CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES (Cliente Roberto Zelaya) Expl i ca ci ón Q Q Debe 500.00 60.00 Haber Q 560.00 Q 560.00 Registro de devolución de mercadería que hizo Roberto Zelaya, Nota # 45 Q 560.00 Y por la entrada de la mercadería al almacén a causa de la devolución que hizo el cliente (se registra al costo) P. X18 16 de julio 114.101 INVENTARIO DE MERCADERÍAS 811.104 a COSTO DE VENTAS Expl i caci ón Debe Q 434.78 Haber Q 434.78 434.78 Q 434.78 Registro de la devolución de mercadería al costo, realizada por Roberto Zelaya Nota #45 Q Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Si pasamos todos los datos a la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS a una TEE gráfica, nos revelará el saldo actualizado hasta el 16 de julio así: Debe P.10 3 de Julio P.18 18 de julio SUMA INVENTARIO DE MERCADERÍAS 71,800.00 Q 2,550.00 434.78 Q 2,000.00 Q 10,434.78 Q 14,984.78 Q 57,250.00 Q 72,234.78 Q 72,234.78 Q Q Haber 7 de julio P.12 10 de julio P.14 15 de julio P.16 SUMA Saldo SUMA IGUAL Por lo que el valor en libros del INVENTARIO DE MERCADERÍAS es de Q57,250.00, saldo que da coincidir al hacer conteo físico de la mercadería REGISTRO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE MERCADERÍAS SISTEMA PERIÓDICO O PORMENORIZADO El tema a tratar aquí podemos considerarlo como un punto clave o básico de la contabilidad. Si duda alguna ya no es una novedad para el estudiante, puesto que en cursos previos de contabilidad seguramente le explicaron las cuentas que intervienen en el sistema periódico o pormenorizado. Al SISTEMA PERPETUO en donde se utiliza una única cuenta de “INVENTARIO DE MERCADERÍAS” para registrar los movimientos de la mercadería que entra y sale del almacén, se le ha señalado el inconveniente de que provee poco o nada de análisis, ya que en esa cuenta quedan registradas la existencia inicial, las compras, las ventas, las devoluciones y rebajas de mercadería adquirida y las devoluciones y rebajas de la mercadería vendida. El sistema PERIÓDICO O PORMENORIZADO en cambio tiene esta ventaja, que usa tantas cuentas como rubros hemos mencionado, por lo tanto el análisis y la estadística se conservan. Y como se dijo en otra parte de este libro, este sistema es adecuado para aquellas empresas que dentro de sus inventarios manejan gran cantidad y volumen de compra y de venta de artículos para la venta que tienen un precio de costo y de venta muy bajo, y que no tienen instaurado un adecuado software contable que mantenga los registros contables al día, o que todavía manejen algunos registros contables de manera manual. Para no entrar en demasiadas consideraciones, veamos primero una sinopsis de cargos y abonos de las distintas cuentas que intervienen en el sistema PERIÓDICO O PORMENORIZADO. 153 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina DEBE (+) INVENTARIO DE MERCADERÍAS Se carga a) Con el valor de le existencia inicial b) Con el saldo de la cuenta COMPRAS (compras netas) al finalizar el período contable DEBE (+) 154 DEBE (+) Se abona a) Con el saldo de la cuenta COSTO DE VENTA, al finalizar el período contable b) Con el valor de la existencia al final o sea el saldo, sólo para cerrar la cuenta COMPRAS Se carga a) Con el precio de la mercadería comprada, según facturas. b) Con el saldo de la cuenta GASTOS SOBRE COMPRA, al final del ejercicio. (-) HABER Se abona a) Con el saldo de la cuenta DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA al finalizar el ejercicio contable. b) Con su saldo al finalizar el período contable, traspasándolo a la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS. GASTOS SOBRE COMPRA Se carga a) Con el valor de los gastos directos que ocasione la compra, tales como fletes, seguros, derechos de aduana acarreos, honorarios de tramitadores (-) HABER (-) HABER Se abona a) Con su saldo al finalizar el período contable, traspasándolo a la cuenta COMPRAS. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios DEBE (-) DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA Se carga a) Con su saldo al finalizar el período contable, traspasándolo a la cuenta COMPRAS. DEBE (-) DEBE (+) Se abona a) Con el valor de las mercaderías que devolvemos a los proveedores durante el ejercicio. b) Con el valor de las rebajas que nos concedan los proveedores en épocas posteriores a la fecha de compra de la mercadería VENTAS Se carga a) Con el saldo de la cuenta DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS al finalizar el período contable. b) Con el saldo de la cuenta COSTO DE VENTA al finalizar el período. c) Con la utilidad bruta en ventas, si la hubiere al final del período. (+) HABER Se abona a) Con el valor de las mercaderías vendidas a precio de venta, según facturas de venta. b) Con la pérdida bruta en ventas, si la hubiere al final del período. DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS Se carga a) Con el valor de las mercaderías que nos devuelvan los clientes, a precio de venta según factura. b) Con el valor de las rebajas que concedamos a los clientes en épocas posteriores a la fecha de la venta. (+) HABER (-) HABER Se abona a) Con su saldo al finalizar el período contable, traspasándolo a la cuenta VENTAS. Ejemplo del manejo de las cuentas El movimiento de cargos y abonos de las cuentas que intervienen en el procedimiento PORMENORIZADO, quedará mejor explicado con la serie de ejercicios que exponemos a continuación. Pero antes es conveniente que usted preste atención en que el signo (+) no se encuentra en el mismo lado en todas las cuentas de la sinopsis anterior. Así que si tal signo figura en el DEBE de una cuenta, ello nos advierte que dicha cuenta primero admite cargos en lugar de abonos; y que si se encuentra del lado del HABER, nos advierte que la cuenta primero se abona y después se carga. 155 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Datos para Jornalizar Día 1 Una sociedad inicia el negocio con los siguientes valores: dinero en efectivo Q2,300.00; dinero depositado en el banco Q26,525.00; mercadería en el almacén Q58,760.00; mobiliario Q21,200.00; deudas a favor de los proveedores Q15,000.00. P.1 Día 1 111.101 CAJA (MONEDA NACIONAL) 111.104 BANCOS (MONEDA NACIONAL) 114.101 INVENTARIO DE MERCADERÍAS 122.104 MOBILIARIO Y EQUIPO 311.101 a CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES(*) 511.101 CAPITAL Explicación Partida inicial según inventario No. 1 Q Q Q Q DEBE 2,300.00 26,525.00 58,760.00 21,200.00 HABER Q 15,000.00 Q 93,785.00 Q 108,785.00 Q 108,785.00 Día 3 Según facturas de venta de la No. 001 a la 010, las ventas de hoy fueron como sigue: Respaldadas con documentos a nuestro favor Q5,600.00 con el IVA incluido; y al riguroso crédito Q3,360.00 con el IVA incluido. 156 P.2 Día 3 112.101 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES (Clientes) 112.102 DOCUMENTOS POR COBRAR COMERCIALES 711.101 a VENTAS 311.105 IVA DÉBITO FISCAL (IVA por Pagar) Explicación DEBE Q 5,000.00 Q 3,000.00 HABER Q Q 8,000.00 960.00 8,000.00 Q 8,960.00 Ventas de hoy, según facturas de Venta de la No. 001 a la 010 Q Día 7 Ciertos proveedores nos conceden una rebaja de Q560.00 con el IVA incluido, según nota de crédito No. 76 que recibimos el día de hoy. P.3 Día 7 311.101 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES (Proveedor) 811.102 DEVOLUCIONES Y REBAJAS S/ COMPRA 112.110 a IVA CRÉDITO FISCAL (IVA por Cobrar) Explicación DEBE Q 560.00 HABER Q Q 500.00 60.00 560.00 Q 560.00 Rebaja concedida por los proveedores, según Nota de Crédito No. 76 Q Día 10 Según factura de compra No. 232 extendida por nuestro proveedor Almacén “El Campeón, se compró mercadería al crédito con un valor de Q13,440.00 con el IVA incluido. P.4 Día 10 811.101 COMPRAS 112.110 IVA CRÉDITO FISCAL (IVA por Cobrar) 311.101 a CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Explicación DEBE Q 12,000.00 Q 1,440.00 HABER Q 13,440.00 Compra de mercadería al crédito al proveedor Almacén El Campeón, Factura No. 232 Q 13,440.00 Q 13,440.00 (*) La cuenta CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES, es un sinónimo de la cuenta PROVEEDORES, por lo que en su lugar pudo haberse utilizado ésta última. Sin embargo, si en la partida de apertura se utilizó CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES, con ese nombre deberá seguir apareciendo durante todo el período contable. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Día 14 Por no haberles sido de su parecer, determinados clientes nos devuelven mercadería con valor de Q448.00 con el IVA incluido. Por tal motivo se extiende nota de crédito No. 001. P.5 Día 14 711.102 DEVOLUCIONES Y REBAJAS S/VENTAS 311.105 IVA DÉBITO FISCAL (IVA por Pagar) 112.101 a CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Explicación Q Q DEBE 400.00 48.00 HABER Q 448.00 448.00 Q 448.00 Devolución de los clientes según nota de Crédito No.001 Q Día 20 Según factura No. 893 extendida por la empresa “Importadora de Occidente” que es un proveedor que está en la ciudad de Quetzaltenango, compramos al crédito un lote de mercadería a con un precio de Q11,200.00 con el IVA incluido. Para transportarla hacia la ciudad capital, pagamos con cheque No. 001 un flete de Q224.00 a la empresa “Transportes Xelatecos” habiéndonos extendido factura No. 786. P.6 Día 20 811.101 COMPRAS 811.103 GASTOS SOBRE COMPRA (flete) 112.110 IVA CRÉDITO FISCAL 311.101 a CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 111.104 BANCOS (MONEDA NACIONAL) Explicación DEBE Q 10,000.00 Q 200.00 Q 1,224.00 HABER Q 11,200.00 Q 224.00 Compras de mercadería al crédito según factura No. 893.Se pagó flete con cheque No. 001 Q 11,424.00 Q 11,424.00 157 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 23 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Haga lo que se le pide en cada numeral. 1. Con los datos que se le presentan a continuación determine usted el valor del inventario final del material ABC, bajo el sistema de inventario periódico y utilizando el método promedio ponderado. 1/1 5/1 6/1 9/1 15/1 20/1 28/1 2. Inventario inicial: 20 unidades a Q12.00 cada una Se compraron: 50 unidades a Q11.50 cada una. Se usaron: 30 unidades Se compraron: 40 unidades a Q13.00 cada una. Se compraron: 20 unidades a Q12.75 cada una. Se usaron: 60 unidades Se compraron: 10 unidades a Q13.50 cada una. Con los datos que se le presentan a continuación determine usted el valor del inventario final del material XYZ, bajo el sistema de inventario perpetuo y utilizando el método de la última compra. Además, registre en el libro Diario las transacciones anteriores mediante un sistema de inventario perpetuo. Todas las compras se realizaron a través de la cuenta Caja y Bancos. Recuerde agregar el I.V.A a cada compra. 9/2 12/2 17/2 22/2 23/2 24/2 28/2 158 3. El presidente de Papelera Nacional, S.A., suministró los siguientes datos relacionados con los inventarios de pulpa de papel de la compañía para el mes de marzo. La compañía le pide a usted como contador que valúe su inventario final mediante el método PEPS, bajo el sistema de inventario periódico. 1/3 10/3 16/3 26/3 28/3 31/3 4. Inventario Inicial: 235 unidades a Q2.50 Se compraron: 245 unidades a Q2.40 Se compraron: 300 unidades a Q2.30 Se usaron: 500 unidades El departamento de producción nos devuelve 30 unidades Se compraron: 210 unidades a Q2.45 Se usaron: 250 unidades. Inventario Inicial: 1,000 Lbs. de pulpa de papel a un costo de Q4.25 Se compraron: 300 Lbs. a Q4.40 Se usaron: 300 Lbs. Se usaron: 750 Lbs. Se compraron: 400 Lbs. a Q4.75 Se usaron: 350 Lbs. Con los mismos datos que se le proporcionan en el numeral 3, se le pide: a) b) Determinar el valor del inventario final del material, bajo el sistema de inventario perpetuo y utilizando el método UEPS. Determinar el valor del material utilizado. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios JORNALIZACIÓN DE LAS IMPORTACIONES EN EL SISTEMA PORMENORIZADO En este apartado, veremos la forma que se registran los asientos en el libro Diario en el caso de una importación de mercaderías, pero utilizando el sistema periódico o pormenorizado. Imaginemos que nuestra empresa TECNO, S.A. tiene relaciones comerciales desde hace tiempo atrás con la compañía Mega Tech, Co. En la ciudad de Miami, Estados Unidos, y que desea hacer un pedido de mercadería, consistente en 2,000 unidades de USB con protector de hule y diseño de figuras de caricatura, las cuales tienen un precio de costo unitario de US$3.00 cada una. De momento solo se enviará el 70% del valor de la mercadería, como anticipo, ya que la empresa norteamericana colocará la mercadería hasta 10 días después de que demos el anticipo, el 30% restante se lo pagaremos hasta que tengamos la mercadería en la aduana de nuestro país. Ahora bien, las operaciones para traer esa mercadería hasta nuestros almacenes fueron las siguientes: Día 1 de agosto. La empresa TECNO, S.A. compra en el Banco Innovador, S.A (banco nacional), un giro con valor de US$4,200.00, cobrando el banco además US$42.00 como valor de un Swift (envío electrónico de dinero), a favor de la empresa Mega Tech. Co., en Miami, EE.UU. Los dólares se cancelan con cheque del mismo banco, en moneda nacional, habiendo aplicado el banco un tipo de cambio de Q8.00 por cada US$1.00. Para hacer este asiento contable, primero tenemos que determinar la cantidad de quetzales que se pagaron por los dólares, así: US$4,200.00 valor de la mercadería X Q8.00 = US$ 42.00 valor del Swift (envío electrónico) X Q8.00 = Total P.X19 1 de Agosto 112.103 ANTICIPO A PROVEEDORES (Extranjeros) 811.103 GASTOS SOBRE COMPRA (Envío electrónico) 112.102 a BANCOS (Moneda Nacional) Explicación Q33,600.00 (Anticipo a Proveedores) Q 336.00 (Gasto sobre Compra) Q 33,936.00 DEBE Q 33,600.00 Q 336.00 HABER Q 33,936.00 Se compra giro por US$4,200.00 a favor del proveedor MegaTech Co. De Miami. Se paga un Swift por US$42.00. Todo con cheque No. 345 a un tipo de cambio Q8.00 X US$1.00 Q 33,936.00 Q 33,936.00 Día 10 de agosto. El proveedor nos avisa por medio de un correo electrónico que ya colocó el valor total (US$6,000.00) de la mercadería en el aeropuerto de Miami y que pagó US$100.00 por el flete aéreo y US$50.00 de un seguro contra calamidades. Cantidades que deberemos de reponer al pagar el valor restante de la mercadería. El tipo de cambio que se utilizará será el que publique el Banco de Guatemala que supongamos fue Q8.00 X US$1.00. En este caso por tratarse de un envío vía aérea, se puede omitir la partida, puesto que la mercadería llega de un día a otro a las aduanas de nuestro país, pero por didáctica (enseñanza) de la contabilidad, lo ejemplificaremos, pues si se tratare de un envío por embarcación, en donde tardan más de 15 días en que la mercadería enviada desde el extranjero llegue a nuestro país, la partida que se corre es la siguiente: 159 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina P.X20 114.105 811.103 10 de Agosto MERCADERÍA EN TRÁNSITO GASTOS SOBRE COMPRA Flete y Seguro 112.103 a ANTICIPO A PROVEEDORES 311.101 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Expl i ca ci ón DEBE Q 48,000.00 Q 1,200.00 HABER Q 33,600.00 Q 15,600.00 Nuestro proveedor en Miami, nos avisa que ya envió la mercadería, pagando además US$50.00 de seguro y US$100.00 de flete aéreo Q 49,200.00 Q 49,200.00 Note usted que la factura viene por US$6,000.00, pero recuerde que solo habíamos anticipado US$4,200.00, por lo que la diferencia, o sea los US$1,800.00, más el valor del flete (US$100.00) y más el valor del seguro (US$50.00), se quedaron a deber al proveedor, por lo tanto se abonó la cuenta CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES, con Q15,600.00 que es el resultado de multiplicar US$1,950 X Q8.00. Día 12 d agosto. Un empleado de que trabaja en la SAT, en la sección de aduanas aéreas, nos da aviso de que la mercadería ya está en la aduana aérea, Como de momento no tenemos el dinero suficiente para pagar los impuestos, correremos momentáneamente la siguiente partida. P.X21 12 de Agosto 114.106 MERCADERÍA EN ADUANA 114.105 a MECADERÍA EN TRÁNSITO 160 Expl i caci ón DEBE Q 48,000.00 HABER Q 48,000.00 Nos avisan que la mercadería importada desde Miami, ya se encuentra en la aduana aérea pero no se procede a sacarla todavía Q 48,000.00 Q 48,000.00 Además, ese mismo día, siendo que la mercadería ya se encuentra en la aduana de nuestro país y para cumplir con lo estipulado con nuestro proveedor en el extranjero Mega Tech, Co., se compra un giro de US$1,950.00 en el Banco Innovador, S.A. para cancelarle el adeudo que tenemos con él. (US$1,800.00 valor restante de la mercadería más US$150.00 de seguro y flete que pagó por nuestra cuenta). Además el Banco nos cobra US$20.00 para enviar el giro vía electrónica (Swift). El total lo pagamos con cheque No. 358 de una cuenta monetaria en quetzales que tenemos en dicho banco. El tipo de cambio utilizado por el banco fue de Q8.00 X US$1.00 P.X22 12 de Agosto 311.101 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 811.103 GASTOS SOBRE COMPRA (Envío Electrónico) 111.104 a BANCOS (MONEDA NACIONAL) Expl i caci ón Pagamos con Ch. # 358, valor de giro por DEBE Q 15,600.00 Q 160.00 HABER Q 15,760.00 US$1,950.00 más US$20.00 por gastos de envío Tipo de cambio de referencia Q8.00 X US$1.00 Q 15,760.00 Q 15,760.00 Día 14 de Agosto. Enviamos a nuestro delegado a que realice el trámite para sacar la mercadería de la aduana. La póliza aduanal indica que esta mercadería paga un Derecho Arancelario a la Importación – DAI, del 15%, y que debe pagar además un 12% de IVA sobre el valor C.I.F. (Cost, Insurance and Freight) Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios más los Derechos Arancelarios a la Importación-DAI, tal y como lo determina la Ley del IVA18 es decir deberá pagar un IVA sobre la suma del costo de la mercadería, más el valor del seguro, más el valor del flete, más el valor de los Derechos Arancelarios. El tipo de cambio utilizado por la SAT ese día fue de Q8.00 X US$1.00. Para pagar los derechos arancelarios y el IVA se gira cheque No.359 del Banco Innovador, S.A. Los cálculos de la póliza se disponen a continuación (C) Cost =Valor de la Mercadería US$6,000.00 X Q8.00 = Q48,000.00 (I) Insurance= Valor del seguro US$ 50.00 X Q8.00 = Q 400.00 (F)Freight = Valor del Flete US$ 100.00 X Q8.00 = Q 800.00 Para el cálculo del 15% de Derechos Arancelarios a la Importación-DAI Valor de la Mercadería en Quetzales = Q48,000.00 X 15% DAI = Q7,200.00 NOTA. En Guatemala, los Derechos Arancelarios a la Importación- DAI, son los impuestos que deben de pagar las mercancías que se importan, y están regulados por el Sistema Arancelario Centroamericano; Arancel Centroamericano de Importación; y el Código Aduanero Uniforme Centroamericano (CAUCA). Dependiendo el tipo de mercadería y del país de donde provenga la mercadería importada, así será el porcentaje de DAI, es decir que no existe un porcentaje fijo para todo tipo de mercadería que se importa, sino que cada clase de mercadería paga un porcentaje diferente. Y para el cálculo del 12% IVA, Se suman los (Q48,000.00 + Q400.00 + Q800.00 + Q7,200.00 )= Q56,400.00 X 12% = Q6,768.00 IVA de la Importación Por todo lo anterior, la partida queda como sigue: P.X23 811.101 811.103 14 de Agosto COMPRAS GASTOS SOBRE COMPRA Seguro Flete DAI 112.110 IVA CRÉDITO FISCAL ( En Importaciones) 114.106 a MERCADERÍAS EN ADUANA 111.104 BANCOS (MONEDA NACIONAL) DEBE Q 48,000.00 Q 8,400.00 HABER Q 400.00 Q 800.00 Q 7,200.00 Q 6,768.00 Q 48,000.00 Q 15,168.00 Explicación Se paga poliza aduanal No. 12345, girando cheque No. 359 del Banco Innovador, S.A. 18 Decreto 27-92 del Congreso de la República, LEY DEL IVA, Artículo 13. Numeral 1 Q 63,168.00 Q 63,168.00 161 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 24 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan en cada uno de los numerales, elabore los asientos contables en el libro Diario, utilizando para el efecto hojas de papel factura de dos columnas. Marzo 26 La empresa Importaciones de Oriente, S.A., que es el lugar donde usted labora, quiere importar desde la China, un lote de mercancías tecnológicas, por lo que una vez cotizadas y aceptado el precio de las mismas, decide comprar un giro bancario (No.1906) en el Banco Promotor, S.A.(banco nacional) por valor de US$40,000.00, a nombre de la empresa Technologies Industries Co. de la China. El banco le vende los dólares a un tipo de cambio del Q8.00 X US$1.00, y le cobra además US$200.00 por enviar el giro hasta ese país oriental. La empresa paga todo con el cheque No. 623 del mismo banco pero en moneda nacional. Ese mismo día damos aviso a nuestro proveedor por medio de correo electrónico, el cual nos contesta que la mercadería estará llegando a nuestro país en aproximadamente 2 meses, y que los gastos adicionales correrán por nuestra cuenta. Abril 30 Nuestro proveedor Technologies Industries Co. de la China, nos avisa que la mercadería ya fue puesta en un barco en el puerto de china, y que debemos enviar otro giro bancario de US900.00 por el valor del flete (US$800.00) y del seguro (US$100.00). La mercadería estará a partir de esa fecha en unos 15 días en la aduana de nuestro país. Mayo 2 La empresa compra otro giro bancario con valor de US$900.00 en el Banco Promotor, S.A, para enviárselo a nuestro proveedor en la China. El Banco nos cobra US$50.00 por enviar el giro. El total lo cancelamos girando cheque No. 745 del mismo banco, Las operaciones de cambio se realizaron a Q8.00 X US$.1.00. Ese mismo día avisamos a nuestro proveedor el envío del giro No.2345. Mayo 17 Personal de la SAT nos avisa que la mercadería proveniente de la China, ya está en la aduana de nuestro país. Mayo 20 Procedemos a retirar la mercadería que está en la aduana, pagando 20% de Derechos Arancelarios (DAI) sobre el valor CIF más el IVA de la importación. El tipo de cambio que aplicó la SAT es de Q7.95 X US$1.00. Por el valor de los Derechos Arancelarios y el IVA, se hace una transferencia electrónica a favor de la SAT (Débito automático de nuestra cuenta monetaria a una cuenta de la SAT). 162 Además de las partidas anteriores, con base a la información se le pide que efectúe una hoja de prorrateo para calcular el valor unitario de la mercadería enviada desde la China por el proveedor Technologies Industries. Co., y para ello le proporciona estos otros datos: Especificaciones de la mercadería Unidades 1000 800 500 Tipo de Mercadería Mercadería A Mercadería B Mercadería C Peso Unitario 0.50 libras 0.30 libras 0.25 libras Costo Total US$ 20,000.00 US$ 12,000.00 US$ 8,000.00 Tome en consideración que el día 26 de marzo se pagó US$200.00 por gastos de envío del giro, y por el mismo concepto se pagó el 2 de mayo US$50.00. Aparte de lo anterior el mismo 2 de mayo se pagó el flete (US$800.00) y el seguro (US$100.00), los cuales se deben de prorratear, al igual que los gastos por derechos arancelarios pagados el día 20 de mayo. Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos 12 REGISTRO CONTABLE DEL PAGO DE SUELDOS GENERALIDADES Como sabemos, un empresario es una persona que establece un negocio con la finalidad de obtener una ganancia, sin embargo, el empresario capitalista por sí solo, no puede cumplir todas la funciones administrativas y operacionales que demandan una empresa, aún sean dos socios, sino que se ve en la necesidad de contratar a cambio de un salario, a otras personas que realicen distintas actividades, tales como: administradores o gerentes, secretarias, contadores, vendedores, cobradores, personal de limpieza, etc. Pues bien, el pago de salarios debe ser controlado contablemente, y esto se hace por medio de un sistema de registros contables auxiliares y obligatorios. TÉRMINOS RELACIONADOS CON EL PAGO DE SUELDOS. Patrono.- Es toda persona individual o jurídica que utiliza los servicios de uno o más trabajadores, en virtud de un contrato o relación de trabajo. (Artículo 2o. del Código de Trabajo). Trabajador.- Es toda persona individual que presta a un patrono sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en virtud de un contrato o relación de trabajo. Como se ve, tal vocablo es genérico, siendo esta la definición que encontramos en nuestro Código de Trabajo (Artículo 3º.). Aunque el léxico de la lengua española señala como sinónimos de trabajador los vocablos "obrero y jornalero", es admisible apuntar ciertas particularidades, como son: Obrero.- Es la persona que realiza un trabajo material, ya sea a mano o por medios mecánicos, como es el manejo de máquinas o herramientas en una fábrica. Otras veces recibe el nombre de Operario. Jornalero.- Es nuestro "mozo" trabajador del campo o de caminos, cuyo salario se pacta por día. En otras partes se les llama "braceros". Empleado.- Persona que desempeña un cargo o puesto, realizando un trabajo no manual sino intelectual. Deberá entenderse que cuando se dice trabajo no manual, se refiere a que la labor del trabajador no tiene nada que ver con la producción directa de artículos o mercaderías. El Diccionario de Microsoft Word, señala como sinónimos de empleado, entre otros, los siguientes "oficinista", "dependiente", "escribiente", amanuense", "funcionario", y otros. En verdad, tales términos no deberían considerarse como sinónimos, pues más bien sirven para designar la clase de empleo que tiene una persona. En cuanto al funcionario se distingue del empleado en que dentro de la organización administrativa, tiene facultades para tomar decisiones en el desempeño de la función para la que fue nombrado, teniendo bajo sus órdenes a varios empleados. Jornal.- Cantidad de dinero que se paga por día a un obrero o a un jornalero, por sus servicios prestados en un período de tiempo y de acuerdo con lo pactado entre él y su patrono. 163 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Jornada de Trabajo.- Es el equivalente al tiempo que se labora o trabaja cada día. Según nuestro Código de Trabajo, existen dos clases de jornadas, que son: 1. 2. Ordinaria Extraordinaria 1. Jornada Ordinaria de Trabajo.- Esta puede ser: a) Diurna b) Nocturna c) Mixta a) Jornada Ordinaria de Trabajo Efectivo Diurno. Esta jornada es la que se ejecuta entre las seis (6:00 A.M.) y las dieciocho horas (6:00 P.M.) de un mismo día, no puede ser mayor de ocho horas (Hrs.) diarias. La labor diurna normal semanal será de 44 horas de trabajo efectivo que serán equivalentes a 48 horas para los efectos exclusivos del pago de salario. NOTA: Según nuestro Código de Trabajo, la Jornada Ordinaria de Trabajo Efectivo Diurno de los jornaleros o trabajadores de campo no debe ser mayor de ocho horas (8 Hrs.) diarias ni exceder de cuarenta y ocho horas (48 Hrs.) a la semana. b) Jornada Ordinaria de Trabajo Efectivo Nocturno. Esta jornada es la que se ejecuta entre las dieciocho horas (6:00 P.M.) de un día y las seis horas (6:00 A.M.) del día siguiente. Dicha jornada no puede ser mayor de seis horas (6 Hrs.) diarias ni exceder de treinta y seis horas (36 Hrs.) a la semana. 164 c) Jornada Ordinaria de Trabajo Efectivo Mixto. Esta jornada es la que se ejecuta durante un tiempo que abarca parte del período diurno y parte del período nocturno. Dicha jornada no debe ser mayor de siete horas (7 Hrs.) diarias ni exceder de cuarenta y dos horas (42 Hrs.) a la semana. Se considera también como jornada nocturna, la jornada mixta en que se laboren cuatro o más horas durante el período nocturno. Por ejemplo, si una persona trabaja de las 14:00 horas (2:00 P.M.) a las 22:00 horas (10:00 P.M.) se dice que la jornada es nocturna. Consulte Artículos 116 al 125 del Código de Trabajo para más detalles. 2. Jornada Extraordinaria de Trabajo.- Esta jornada comprende el tiempo de trabajo efectivo que excede al tiempo de la jornada ordinaria y debe ser remunerada por lo menos con un 50% más del salario del trabajador. Ejemplo: Un agricultor trabajó durante cierta semana 55 horas en jornada diurna, en una finca de café donde trabajan 25 obreros. Su salario diario es de Q.78.72 y trabajó 6 días. Calcular el importe del salario bruto que devengó al final de dicha semana. Solución: a) b) Determinación del número de horas extras: Total de horas laboradas en la semana Total de horas de trabajo efectivo Total de horas extras (*) Por ser Agricultor Cálculo del salario Ordinario Bruto semanal: Salario diario X número de días laborados; 55 48 (*) 7 Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos o sea, Q.78.72 X 6 días = Q. 472.32 c) Cálculo del salario Extraordinario Bruto semanal: Salario Ordinario Diario X 1.5 (*) 8 Horas Q.78.72 X 1.50 = Q.14.76 Hora Extra 8 (*) La unidad equivale al 100% del salario diario y el 0.5 equivale al 50% adicional mínimo que establece la ley para el pago de horas extras. Luego: 7 horas extras X Q.14.76= Q. 103.32 d) Cálculo del Salario Bruto semanal: Salario bruto ordinario semanal Salario bruto extraordinario semanal Total salario bruto semanal Q. 472.32 Q 103.32 (+) Q. 575.64 NOTA: No se considera jornada extraordinaria a las horas extras laboradas por un trabajador como reposición a las horas ordinarias no laboradas por cualquier motivo. Salario o sueldo.- Es la retribución que el patrono debe pagar al trabajador en virtud del cumplimiento del contrato de trabajo o de la relación de trabajo vigente entre ambos. Salvo las excepciones legales, todo servicio prestado por un trabajador a su respectivo patrono, debe ser remunerado por éste. (Artículo 88 del Código de Trabajo). El cálculo de esta remuneración, para el efecto de su pago, puede pactarse: a) Por unidad de tiempo (por mes, quincena, semana, día u hora). b) Por unidad de obra (por pieza, tarea, precio alzado o a destajo); y c) Por participación en las utilidades, ventas o cobros que haga el patrono, pero en ningún caso el trabajador deberá asumir los riesgos de pérdidas que tenga el patrono. Cualquiera que sea el salario devengado debe ser pagado en efectivo, y no en otra forma. Se exceptúa el caso de los trabajadores del campo, a quienes se les puede pagar parte en especie (víveres o mercadería) hasta el equivalente del 30% del importe de sus jornales o salarios, siempre que sea a un precio justo. (Artículo 90 del Código de Trabajo) Salario Mínimo.- Es la remuneración mínima que puede recibir un empleado por los servicios que le presta a su patrono, de acuerdo a la Ley de Salarios Mínimos . A partir del 1 de enero del año 2015, los salarios mínimos son los siguientes: EMPLEADOS O TRABAJADORES NO AGRÍCOLAS AGRÍCOLAS EXPORTADORA Y DE MAQUILA Q. 9.84 Q. 9.84 HORA ORDINARIA JORNADA MIXTA Q 11.25 Q 11.25 Q. 9.04 Q 10.34 HORA DIURNA ORDINARIA HORA ORDINARIA NOCTURNA SALARIO DIARIO SALARIO MENSUAL BONIFICACIÓN INCENTIVO SALARIO TOTAL Q. 13.12 Q. 13.12 Q. 78.72 Q. 78.72 Q. 2,394.40 Q. 2,394.40 Q. 250.00 Q. 250.00 Q. 2,644.40 Q. 2,644.40 Q. 12.06 Q. 72.36 Q. 2,200.95 Q. 250.00 Q. 2,450.95 Cálculo del salario mensual es igual a (Salario Diario X 365 días) ÷ 12 meses 165 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Salario Ordinario.- Es la remuneración que se le paga al trabajador por haber trabajado una jornada ordinaria, ya sea por día, semana, quincena o mes. Salario Extraordinario.- Es la remuneración que se le paga al empleado por haber trabajado horas extras, o lo que es lo mismo, haber laborado una jornada extraordinaria de trabajo. Bonificación Incentivo.- Es una remuneración que se le paga a todo trabajador aparte de su salario ordinario, con el objeto de estimular y aumentar su productividad y eficiencia. Esta bonificación no incrementa el valor del salario para el cálculo de indemnizaciones o compensaciones por tiempo servido, ni aguinaldos, salvo para cómputo de séptimo día, que se computará como salario ordinario. Para el patrono es un gasto deducible para la determinación de la renta imponible del impuesto sobre la renta, en cuanto al trabajador no causará renta imponible afecta. No estará sujeta ni afecta al pago de las cuotas patronales ni laborales del IGSS, IRTRA e INTECAP, salvo que patronos y trabajadores acuerden pagar dichas cuotas. Actualmente (año 2015), la bonificación incentivo mínima que se le debe pagar a todo trabajador es de Q.250.00 mensuales. Ejemplo: Suponiendo que un trabajador de oficina gana mensualmente un salario ordinario de Q2,394.40, y que se convino con el patrono se le iba a pagar una bonificación de Q.1.0417 por hora trabajada, entonces al final de mes (mes comercial) y suponiendo de que dicho trabajador laboró todas sus jornadas completas, el cálculo de lo que tiene que recibir sería este: Cálculo de la bonificación. 166 (Q.1.0417 X 8 Horas de jornada diurna) X 30 días que tiene un mes comercial = Q.250.00 de bonificación Sueldo Base Q. 2,394.40 (+) Bonificación Q. 250.00 Sub Total a recibir Q. 2,644.40 Desde luego de que a dicho trabajador se le debe descontar la cuota laboral del IGSS (4.83%), de la cual hablaremos en párrafos posteriores. Ahora bien lo que dice la Ley es que ese descuento debe calcularse sobre los Q.2,394.40 y no sobre los Q.2,2,644.40, resultando así Q. 115.65 de descuento de IGSS. (Q.2,394.40.00 X 4.83% = Q.115.65). Salario Mensual ordinario ( - ) Descuento del IGSS (4.83%) Sub total (+) Bonificación Total a recibir Tiempo de Trabajo Efectivo.disposición del patrón. Q. 2,394.40 Q. 115.65 Q. 2,278.75 Q. 250.00 Q. 2,528.75 Es aquel durante el cual el trabajador permanece a las órdenes o La labor diurna normal semanal es de cuarenta y cuatro horas (44 Hrs.) de trabajo efectivo, equivalente a cuarenta y ocho horas (48 Hrs.) para los efectos exclusivos del pago del salario, excepto para los trabajadores agrícolas y ganaderos y los de las empresas donde labore un número menor de diez personas, cuya labor diurna normal semanal es de cuarenta y ocho horas (48 Hrs.) de trabajo efectivo. Pago del séptimo día.- Todo trabajador que haya realizado una labor continua, de lunes a sábado, con jornadas completas, tiene derecho a que se le pague su día de descanso, el que se designa por "Séptimo Día". Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos La base para calcular el séptimo día, será el promedio que resulte de la sumatoria de los salarios ordinarios y extraordinarios y de la bonificación incentivo ganados por el trabajador en una semana, dividido dentro de 6 días de labor. Esto de acuerdo con los Artículos: 129 del Código de trabajo y Arto.2 del Dto.78-89 Ley de Bonificación Incentivo. Ejemplo: Calcular el séptimo día de un obrero que en cierta semana hizo 6 jornadas diurnas y 10 horas extraordinarias; que devenga un salario ordinario de Q.78.72 diarios; que ganó una bonificación incentivo semanal de Q62.50 y que el valor de una hora extraordinaria que paga la fábrica excede en un 50% al valor de la hora ordinaria. Siendo que la jornada ordinaria consta de 8 horas, en este caso el valor de la hora ordinaria resulta ser de Q.9.84 (Q78.72 ÷ 8 horas) y el de la hora extraordinaria de Q.14.76 (Q9.84 x 1.5 factor hora extra) El cálculo se dispone como sigue a continuación: Tiempo ordinario: 6 días a Q.78.72 Tiempo Extraordinario: 10 horas a Q.14.76 Bonificación Incentivo Sub total Séptimo día (Q.681.58 / 6 días) Total salario bruto semanal Q. 472.32 Q. 147.60 Q. 62.50 Q. 682.42 Q. 113.74 Q. 796.16 En el caso de que un trabajador labore también el día domingo, por exigirlo así las circunstancias, el tiempo que emplee se computa extraordinario. Deducciones Sobre Salarios.- Son descuentos que de sus sueldos o salarios se hacen a los trabajadores. Estos varían de un caso a otro. Las corrientes son las que siguen: I.G.S.S.- El 4.83% (en la capital) sobre el importe del sueldos ordinarios y extraordinarios devengados semanal, quincenal o mensualmente. Banco de los Trabajadores.- Si un trabajador es deudor del Banco de los Trabajadores, por concepto de un préstamo seguramente, es obligación del patrono descontarle de su sueldo o salario la cuota pactada. En defecto del deudor se hará el descuento al codeudor o fiador. Retenciones del Impuesto sobre la Renta.- Según sea la cuantía del sueldo del trabajador afecto, así será lo que el patrono deberá descontarle mensualmente, de acuerdo con tablas elaboradas para el efecto del pago del impuesto sobre la renta. (Ver tabla en el Artículo 73 del Decreto 102012). Retenciones Judiciales.- Siempre que exista orden judicial de retener del sueldo o salario devengado por un trabajador determinada suma, el patrono queda obligado a cumplir tal mandato. Cuotas de Sindicatos y Cooperativas.- Si el patrono recibe instrucciones de un sindicato o de una cooperativa sobre descontar determinada cantidad al sueldo o salario de un trabajador afiliado a cualquiera de esas entidades, una vez se llenen ciertos requisitos, tendrá que hacerlo así. Acciones del Banco de los Trabajadores.- Los trabajadores cuyo sueldo sobrepase de la base que fijan las leyes sobre la materia, está obligado a capitalizar al Banco de los Trabajadores de Guatemala. Por lo tanto cada patrón queda obligado a descontarles de sus sueldos o salarios las cuotas que fijan las tablas respectivas, hasta completar determinado número de acciones, a razón de diez quetzales cada una. 167 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Cuotas Extraordinarias.- Siempre que por mandato legal haya que descontar del sueldo de los trabajadores una cuota mensual de carácter extraordinario, el patrono queda obligado a cumplirlo. Tal fue el caso de los Bonos del Tesoro de Reconstrucción Nacional, que contemplaba el Decreto 8-76 del Congreso de la República de Guatemala, estableciendo que todo trabajador cuyo sueldo sobrepasare de Q.200.00 mensuales, quedaba obligado a la adquisición de tales bonos, en la cuantía que fijaba la tarifa correspondiente, cuyo producto serviría para reparar en parte los daños causados por el terremoto del 4 de febrero de 1976. Cuotas Patronales.- Se definen como los pagos obligatorios que hacen los patronos o dueños de las empresas al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social como contribución a la previsión, capacitación y recreación de los trabajadores, contribuciones que se calculan sobre el monto de los salarios y sueldos pagados a sus trabajadores durante un mes, según planilla. La cuota patronal está compuesta por tres rubros que son: 168 I.G.S.S.- El 10.67% (en la capital) del monto de los salarios ordinarios y extraordinarios pagados en el mes, según planillas. I.R.T.R.A.- El 1% sobre el monto de los sueldos pagados en el mes. La cantidad que resulte deberá consignarse mensualmente al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, aunque en rigor pertenece al Instituto de Recreación de los Trabajadores de Guatemala. INTECAP.- El 1% sobre el monto de los salarios, según planillas. La cantidad que resulte también deberá consignarse mensualmente al I.G.S.S., aunque tal cuota pertenece al Instituto Técnico de Capacitación y Productividad. La cantidad que resulte deberá ser remitida, junto con la cuota de los trabajadores, al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social dentro de los 20 días del siguiente mes. Todo lo relativo al cálculo de las cuotas laborales y patronales está normado por el Decreto 295, y los Acuerdos del IGSS No.1118, y 36-2003. REGISTROS CONTABLES UTILIZADOS EN EL PAGO DE SUELDOS Para llevar el control de pago de salarios, se hace necesario utilizar registros contables auxiliares adecuados, unos son obligatorios y otros potestativos, como lo son: 1. El registro de control de entradas y salidas; 2. Tarjeta de Servicios 3. El registro o libro de planillas. Registro de Control de Entradas y Salidas.- El control del pago de sueldos empieza por un registro de la hora exacta de entradas y salidas de los trabajadores. Para ello se usa el sistema de tarjetas registradas por relojes especiales (controladores de tiempo). Vea a continuación un ejemplo. Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos TARJETA DE REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS Nombre: Julio Fuentes Semana que termina: 28 de mayo del 2XXX Número: 25 Departamento: “Ventas” Días Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Mañana Entrada Salida 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 8:00 12:00 12:00 12:00 12:00 12:00 12:00 Tarde Salida 14:00 18:00 14:00 14:00 14:00 18:00 18:00 18:00 No. Horas Horas Ordinarias Horas Extraordinarias 44 6 Noche Entrada Salida Entrada V/Hora 20:00 22:00 20:00 20:00 22:00 22:00 Total Q. Importe de horas ordinarias Q. 10.00 Q. 440.00 Importe de horas extraordinarias Q .15.00 Q. 90.00 Q. 530.00 Aprobado 169 Tarjeta de Servicio.- Para emplear el sistema de tarjetas registradas por relojes controladores de tiempo, a cada trabajador se le debe llevar una tarjeta de servicios, en la cual se pone de manifiesto el número de días de trabajo, cuál fue su ocupación y cuál la cantidad de jornal devengado. Vea este modelo. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TARJETA DE SERVICIOS Nombre: Julio Fuentes Número: 25 Departamento: “Ventas” Semana que termina el: 28 de mayo 2XXX SERVICIOS ORDINARIO Ventas dentro de la empresa Cobros fuera de la empresa Horas Ordinarias Horas Extras 28 16 Q280.00 Q160.00 EXTRAORDINARIO Ventas dentro de la empresa Cobros fuera de la empresa Hecho por: 170 Total de la Semana Revisado por: 2 4 44 IMPORTE 6 Aprobado por: Q 30.00 Q 60.00 Q530.00 Planilla o Libro de Salarios (Nóminas).- En el libro de planillas se registra y muestra entre otros datos el jornal o salario pagadero a cada uno de los trabajadores durante un período, así como las diversas deducciones por retenciones de impuestos, beneficios de salud, y otros descuentos, con el fin de determinar el salario líquido que ha de recibir cada empleado. Según el Artículo 102 del Código de trabajo, todo patrono que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores, debe llevar un libro de salarios autorizado y sellado por la Dirección General del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, el que está obligado a suministrar modelos y normas para su debida impresión. Todo patrono que ocupe permanentemente a tres o más trabajadores, sin llegar al límite de diez, debe llevar planillas de conformidad con los modelos que adopte el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. En las páginas siguientes encontrará usted varios modelos de planilla, el primer modelo es un ejemplo de planilla mensual, el siguiente modelo, es un ejemplo de una planilla semanal y por último se presenta un modelo de planilla electrónica que maneja el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social-IGSS que sirve para determinar el valor de las cuotas patronales y laborales que debe pagar la empresa; dicho modelo lo puede descargar desde el sitio WEB oficial del IGSS Enlace: www.igssgt.org/patronos/.../planilla_cobertura_total_ema_ivs2l.xls Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos 171 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 172 Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos Formulario DP1"A" Hoja No. 11 Instituto Guatemalteco de Seguridad Social PLANILLA DE SEGURIDAD SOCIAL 16- No . de Recibo 1- Co rrespo ndiente al mes de NOVIEM B RE 2- Por el Período del 1 de 400442 de 2XX1 Noviembre 3- No mbre de la Empresa al 30 de Noviembre de 2XX1 5- No mbre del P atro no o Razó n So cial RC de Guatemala 7- No . P atro nal Francisco Vassaux & Cía. Ltda 4- Direcció n de la Empresa 11,890 6- Direcció n de P atro no 5a A venida 3-51Zo na 3 Villa Nueva 66367800 (Calle, A venida, No . Zo na, M unicipio , A ldea, Etc.) (Calle, A venida, No . Zo na, M unicipio , A ldea, Etc.) Teléfo no A pdo . P o stal Departamento de la República donde laboran los trabajadores reportados en esta Planilla: 8- No . de A filiació n 10- Salario To tal Devengado 9- A pellido s y No mbres Co mpleto s del Trabajado r sin Deduccio nes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1112223 4445577 8883311 1012025 5567980 3456789 6215671 8976509 9911345 Navas Klee, Fidel Mora, Rus, Julio Molina, Patricia Noriega, Julio Ariel Mazariegos Padilla, María Estela Cruz, Ingrid Rosario Motta, Fulgencio Del Cid, Efraín Alejandro Monzón, Geobel 11- A ltas y B ajas AoB 12- Observacio nes Fecha 15,937.50 9,675.00 4,753.13 3,056.25 3,595.00 3,781.25 3,075.00 3,150.00 3,187.50 173 10 11 12 13 14 15 16 13-Total de 14- To tal de lo s Salario s Ordinario s y Extrao rdinario s Q 50,210.63 Trabajadores No . 9 15- LIQUIDACION CONCEPTOS IGSS INTECAP IRTRA TOTAL CUOTA PATRONAL CUOTA TRABAJADORES 5,357.47 502.11 502.11 6,361.69 2,425.17 2,425.17 RECA RGO P OR M ORA 5%ADICIONAL TOTA L A P A GA R 7,782.65 502.11 502.11 8,786.86 DECLARO BAJO JURAMENTO QUE ESTA PLANILLA INCLUYE A TODOS LOS TRABAJADORES QUE ESTUVIERON A MI SERVICIO DURANTE EL MES ARRIBA INDICADO Y QUE SUS SALARIOS ANOTADOS SON EXACTOS Guatemala, 5 de mayo 2XX1 (LUGAR Y FECHA) (FIRM A DEL PATRONO O SU REPRESENTANTE LEGAL Y SELLO DE LA EM PRESA) Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina JORNALIZACIÓN DEL PAGO DE SUELDOS Finalmente, el asiento contable que se debe correr en el libro de Diario, correspondiente al pago de sueldos, utilizando como referencia el modelo de planilla mensual de la empresa RC de Guatemala, sería el siguiente: P.X24 30 de Noviembre 812.101 SUELDOS Y SALARIOS DE VENDEDORES 812.102 COMISIONES SOBRE VENTA 812.103 BONIFICACIONES DE VENDEDORES 812.104 CUOTAS PATRONALES DE VENDEDORES 813.101 SUELDOS Y SALARIOS PERSONAL ADMINISTRATIVO 813.102 BONIFICACIONES DE PERSONAL ADMINISTRATIVO 813.103 CUOTAS PATRONALES PERSONAL ADMINISTRATIVO 112.105 a ANTICIPO SOBRE SUELDOS 311.104 ISR-RETENCIONES POR PAGAR 311.108 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR 311.110 CUOTAS PATRONALES Y LABORALES POR PAGAR Cuota Laboral Q 2,425.17 Cuota Patronal Q 6,361.69 Expl i ca ci ón Registro de la planilla No.11 del mes de noviembre Q Q Q Q Q Q Q DEBE 16,163.75 625.00 1,233.33 2,127.13 33,421.88 1,000.00 4,234.55 HABER Q 23,440.00 Q 843.77 Q 25,735.02 Q 8,786.86 Los salarios, las cuotas patronales y laborales quedan 174 pendientes de pago. Q 58,805.65 Q 58,805.65 El día que se giren los cheques para pagar los sueldos liquidando la cuenta SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR, se correría este otro asiento. P.X25 2 de diciembre 311.108 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR 111.104 A BANCOS Expl i caci ón Se giran los cheques No. 367 al 375 del Banco DEBE Q 25,735.02 HABER Q 25,735.02 Innovador, para pagar los sueldos correspondientes a la segunda quincena de noviembre (planilla No. 11) Q 25,735.02 Q 25,735.02 Y por último, el día que se giren los cheques para pagar las cuotas patronales y laborales al IGSS, se correría este otro asiento. Suponiendo que fue el 10 de diciembre. P.X30 10 de diciembre 311.110 CUOTAS PATRONALES Y LABORALES POR PAGAR 111.104 A BANCOS Expl i caci ón Se gira cheque No. 376 para pagar al IGSS DEBE Q 8,786.86 HABER Q 8,786.86 8,786.86 Q 8,786.86 el valor de las cuotas patronales y laborales del mes de noviembre, según planilla No.11 Q Capítulo 12 Registro Contable del Pago de Sueldos TAREA No. 25 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Con los datos que se le dan abajo, termine de confeccionar la planilla mensual de la empresa Interphoto, S.A., utilizando para el efecto una hoja electrónica (Excel u otro similar). El número patronal de la empresa es el 123,567, la dirección es 3 calle 3-70 zona 1, teléfono 33377777, El mes que se opera es el mes de abril del presente año. No. Nombre del Empleado Puesto Gana por día Día Laborados Horas Extra Comisiones pagadas Descuento de Anticipo 1 Jacobo Ramos Gerente 300.00 30 7 4,500.00 2 Julio Iglesias Contador 200.00 30 8 3,000.00 3 Marcos Barrientos Auxiliar 175.00 28 0 2,500.00 4 Victoria Mendizabal Secretaria 150.00 30 6 2,250.00 5 Juan Carlos Alvarado Vendedor 125.00 30 5 500.00 2,000.00 6 Julio Zavala Vendedor 125.00 30 4 400.00 2,000.00 7 Efraín Recinos Vendedor 125.00 28 5 200.00 2,000.00 8 Marcela Gándara Vendedor 125.00 30 6 525.00 2,000.00 9 Consuelo López Limpieza 90.00 30 7 1,000.00 Cobrador 150.00 30 3 1,250.00 10 Miguel Angel Rodríguez Datos adicionales Considere que a todos se les paga la bonificación incentivo conforme lo establece la Ley, pagando la bonificación completa a quienes trabajaron el mes completo. Calcule el descuento de la cuota laboral del IGSS a todos los colaboradores de la empresa, y el ISR a quienes corresponda, de acuerdo a la Ley. Aparte del descuento del anticipo, el IGSS, y el ISR, a todos los trabajadores se les descuenta Q50.00 mensuales por un plan de ahorro colectivo que firmó cada uno de ellos. II SERIE INSTRUCCIONES: Con los datos que arroje la planilla elaborada por usted en la primera serie de esta tarea, llene la planilla que está como ejemplo en el portal oficial del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, la cual puede descargar desde el siguiente enlace: www.igssgt.org/patronos/.../planilla_cobertura_total_ema_ivs2l.xls Por último, elabore un asiento contable que registre el pago de sueldos correspondiente a esta planilla, sabiendo que las cuotas patronales y laborales quedaron pendientes de pago, mientras que para pagar a los colaboradores su sueldo se giraron los cheques No. 110 al 119 del Banco Innovador, S.A. 175 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 26 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Con los datos que se le dan abajo, termine de confeccionar la planilla semanal de la empresa El Sapo Feliz, utilizando para el efecto una hoja electrónica (Excel u otro similar). El número patronal de la empresa es el 132,876, la dirección es 1 calle 4-75 zona 10, teléfono 24008888, La semana que se opera es del 1 al 7 de junio, No. Nombre del Empleado Puesto Gana por Hora Horas Semana Horas Extra Comisiones pagadas 1 José Angel Cerna Gerente 25.00 44 4 2 Cristina Aguilera Contador 20.00 44 4 3 Joaquín Sologaistoa Auxiliar 15.00 44 3 4 Ana Silvia Jiménez Secretaria 15.00 44 1 5 Victor Hugo Sepúlveda Vendedor 12.00 44 3 100.00 6 Rene Ambrosio Vendedor 12.00 44 3 50.00 7 Hilda Batres Vendedor 12.00 40 0 75.00 8 Ignacio Barrera Vendedor 12.00 40 0 80.00 9 Maria Consuelo Aceituno Limpieza 11.00 44 3 Cobrador 15.00 44 4 10 Marlon Ordoñez Tome en consideración estos datos adicionales: 176 La empresa tiene establecido un horario de lunes a viernes de 8 am a 4 pm y sábado medio día, haciendo un total de 44 horas ordinarias. La empresa paga las horas extra tal y como lo establece la Ley. Calcule el valor del séptimo día, sabiendo que solamente los vendedores Hilda Batres e Ignacio Barrera faltaron un día de la semana, y que el resto sí llegó a trabajar cumpliendo el horario establecido. Considere que a todos se les paga la bonificación incentivo conforme lo establece la Ley, pagando la bonificación completa a quienes trabajaron la semana completa, Calcule el la cuota laboral del IGSS a todos los colaboradores de la empresa, y el ISR a quienes corresponda, de acuerdo a la Ley. Aparte de lo anterior, a todos los colaboradores se les descuenta semanalmente Q20.00 por concepto de caja de ahorro. II SERIE INSTRUCCIONES: Con los datos que arroje la planilla elaborada por usted en la primera serie de esta tarea, llene la planilla que está como ejemplo en el portal oficial del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, la cual puede descargar desde el siguiente enlace: www.igssgt.org/patronos/.../planilla_cobertura_total_ema_ivs2l.xls Por último, elabore un asiento contable que registre el pago de sueldos correspondiente a esta planilla, sabiendo que las cuotas patronales y laborales quedaron pendientes de pago, mientras que para pagar a los colaboradores su sueldo se giraron los cheques No. 201 al 210 del Banco Innovador, S.A. Capítulo 13 Información Financiera 13 INFORMACIÓN FINANCIERA GENERALIDADES Como se dijo en capítulos anteriores, el objetivo de la Contabilidad es construir y revelar información útil y segura para la oportuna toma de decisiones, tanto de los propietarios (accionistas)y administradores de la entidad, como de las personas relacionadas con la misma, tales como acreedores, entidades bancarias, inversionistas, clientes, entidades fiscalizadoras y otros. Cuando se trata de empresas lucrativas, la información que produce la contabilidad es del tipo financiera, es decir de tipo económico o monetaria, la cual es revelada a través de unos cuadros llamados Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Flujo de Efectivo, y otros) y con base a esa información se puede determinar principalmente si la empresa obtuvo utilidades o pérdidas al final del período de tiempo (período contable), pero también se puede determinar si el patrimonio (capital) de la empresa aumentó o disminuyó después de un año de operaciones. Para los propietarios, accionistas, administradores y gerentes de la empresa a la cual se aplica la contabilidad financiera, la información resulta útil para tomar distintas decisiones tales como: a) b) c) d) e) Otorgar créditos a sus clientes, o por el contrario restringir los créditos a los mismos Ampliar los plazos de crédito, o por el contrario reducir los plazos. Solicitar o no un crédito bancario. Abrir una sucursal o cambiarse de ubicación. Ampliar el margen de utilidad de los productos y/o servicios que vende, o por el contrario reducirlo. f) Solicitar crédito a sus proveedores y acreedores. g) Reinvertir las utilidades en otros proyectos que generen más ingresos. h) Ampliar la gama de productos y servicios que vende. Para las personas externas que tienen relación con la entidad, la información que contengan los Estados Financieros les será útil, por ejemplo: a) A una institución crediticia, como los bancos, le servirá para determinar si es factible o no otorgar un crédito a la empresa que lo solicite, ya que la información revela la capacidad de pago de la empresa. b) A los posibles inversionistas (potenciales) les servirá para determinar si pueden o no confiar en invertir su dinero en dicha empresa. c) A los proveedores y acreedores, la información que revelen los Estados Financieros les servirá para determinar si pueden o no seguir dando crédito a la empresa, o ampliar o reducir los plazos y márgenes de crédito, pues a través de la información revelada se puede determinar la capacidad de pago de la empresa. d) A los clientes les puede servir la información económica especialmente cuando por motivos de las relaciones comerciales se genera una relación de dependencia con la empresa. Dependiendo de la información revelada los clientes pueden determinar seguir confiando o no en que la empresa les seguirá proveyendo los productos. e) Al fisco, o entidades fiscalizadoras de impuestos, la información les resulta útil para determinar la suma que la empresa debe pagar por concepto de impuestos, o que si lo que pagó es la cantidad que debería de haber pagado. f) Al público en general, la información le podrá resultar útil simplemente para propósitos estadísticos o académicos. Aparte de los usuarios que se mencionaron anteriormente, la información puede ser útil para los auditores, analistas financieros, y organismos públicos de supervisión financiera. 177 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina La información financiera es revelada por todos los libros o registros contables, pero especialmente unos cuadros o documentos denominados Estados Financieros, los cuales definiremos a continuación. ESTADOS FINANCIEROS Definición.- Definiremos a los Estados Financieros como los documentos contables que proporcionan o revelan información económica o financiera acerca del patrimonio, rendimiento, resultado, movimiento de capital y movimientos o flujos de efectivo de una entidad, correspondientes a un período contable. En efecto, los Estados Financieros son cuadros que contienen el saldo final de todas las cuentas, después de haber operado cada una de las transacciones que se registraron durante un período contable, es decir, que es aquí donde converge o se integra toda la información financiera de una empresa, producto de sus operaciones o actividades y la revela a diferentes usuarios para que, con base a ésta, puedan tomar decisiones gerenciales y económicas. En otras palabras, los estados financieros muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos de la empresa durante un período de tiempo o período contable. Los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de la entidad: (a) (b) (c) (a) (b) (c) 178 Activos; Pasivos; Patrimonio neto; Gastos e ingresos, en los que se incluyen las cuentas de pérdidas y ganancias; Otros cambios en el patrimonio neto; y Flujos de efectivo. Estados Financieros Básicos Según el párrafo 3.17 de la NIIF para PYMES 19, los Estados Financieros deben de ser: a) Balance General o Estado de Situación Financiera; b) Estado de Resultados o un Estado de Resultado Integral* (cualquiera de estos) c) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; d) Estado de Flujos de Efectivo; y e) Notas a los Estados Financieros Sin embargo, la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012 en su artículo 40, establece que los Estados Financieros que se deben presentar como anexos a la Declaración Jurada, cuando corresponda son: a) El Balance General; b) El Estado de Resultados; c) El Estado de Flujo de Efectivo; y d) El Costo de Producción (En el caso de empresas manufactureras o industrias). En los capítulos siguientes no solo definiremos cada uno de los Estados Financieros mencionados, sino que estudiaremos su estructura y las cuentas que se incluye en cada uno de ellos. 19 IASCF. NIIFdepara las PYMES, Traducción Londres (2009) ISBN:en978-1-907026-35-5 P.29de determinar el resultado (*)Un Estado resultado integral, difiere de al unespañol. Estado de Resultados normal, que el primero además del ejercicio se le resta el Gasto por impuestos a las ganancias (ISR) y da como resultado la Ganancia del año. Luego a las Ganancias acumuladas al comienzo del año se le restan los dividendos y da como resultado las Ganancias Acumuladas al Final del Año. Capítulo 13 Información Financiera CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS El documento NIIF para las PYMES20, reconoce 10 cualidades o características que los Estados Financieros de una entidad con fines lucrativos deben tener, pero a las anteriores le hemos agregado otras dos, cualidades todas que se explican a continuación: No. Característica o Cualidad Explicación 1. Revelación Suficiente Esta característica indica que los estados financieros deben contener información clara, precisa y que contenga todos los datos necesarios para que los distintos usuarios puedan tomar las mejores decisiones. 2. Compresibilidad La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia razonable. 3. Relevancia La información debe ser relevante, es decir importante o significativa para los distintos usuarios, para que puedan tomar las decisiones económicas más acertadas. 4. Materialidad o Importancia Relativa La información es material u objetiva, pues representa hechos o situaciones reales, pero se permite un bajo margen de error, ya que algunas veces no se registran hechos que son considerados insignificantes o que no tendrán mayor incidencia en los resultados obtenidos y revelados en los Estados Financieros. 5. Fiabilidad La información financiera es fiable solo cuando está libre de errores significativos, y por lo tanto representan fielmente la situación financiera de la entidad. 6. La Esencia Sobre la Forma Los sucesos, eventos o transacciones deben contabilizarse y presentarse o revelarse de acuerdo a la realidad (esencia) y no solamente considerando lo que dice la forma legal (leyes y reglamentos). 7. Prudencia La información debe presentarse con prudencia. Prudencia es la inclusión de cierto grado de precaución al realizar juicios u opiniones cuando no se tiene la seguridad de que algo va a ocurrir. Por lo tanto, no se debe presentar en los estados financieros, ganancias que probablemente se esperan recibir, aunque sí es permitido calcular y presentar estimaciones o suposiciones de pérdidas que puedan ocurrir con base a experiencias del pasado. 20 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: 978-1-907026-35-5 P.16-18 179 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina No. 180 Característica o Cualidad Explicación 8. Integridad La información financiera debe ser completa (íntegra), es decir sin omisiones, ya que la omisión del registro de un hecho puede hacer que la información no sea fiel o fiable. 9. Comparabilidad La información proporcionada por los estados financieros, deberán tener la cualidad de poder ser comparados, no solo con los períodos contables del pasado, sino también con los de otras empresas, para que con base a ello los usuarios puedan evaluar la situación financiera de la empresa, rendimiento y flujos de efectivo relativos. 10. Uniformidad Para que se cumpla la cualidad de comparabilidad, la información financiera debe tener también la cualidad de ser uniforme, es decir, que las empresas deberán utilizar la misma estructura y métodos de presentación de los Estados Financieros, para que puedan ser comparados con otros de ejercicios del pasado. 11. Oportunidad La oportunidad es la característica cualitativa de proporcionar la información necesaria dentro del periodo de tiempo para toma de una decisión. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su importancia. 12. Oportunidad entre Costo y Beneficio Los beneficios provenientes de la información financiera, debe ser mayor a los costos de generarla o de suministrarla. Entre los beneficios se cuentan: a) La información financiera ayuda a los inversionistas o capitalistas a tomar mejores decisiones, lo que deriva en un funcionamiento más eficiente de los mercados de capitales y un costo inferior del capital para la economía en su conjunto. b) La información financiera le permite a las micro, pequeñas y medianas empresas individuales, participar en el acceso a créditos o al mercado de capitales. c) La información financiera le permite a los gerentes tomar mejores decisiones para obtener más utilidades. Capítulo 13 Información Financiera ¿DE DÓNDE SE EXTRAE LA INFORMACIÓN PARA ELABORAR LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA? Se ha dicho que los Estados Financieros son cuadros o documentos que revelan información sobre la situación económica y patrimonial de la empresa, información que es útil para la toma de decisiones de distintos tipos de usuarios. Pero, ¿de dónde salen las cuentas y cantidades para elaborar dichos cuadros? En el capítulo 4 de este libro vimos la definición y las etapas de un proceso contable, desde que inicia un período contable, siguiendo con el registro de operaciones (anotaciones y traslados) en los libros principales y obligatorios (inventario, diario, mayor balance), como en los auxiliares (compras, ventas, cuentas corrientes, planillas, etc), llegando al final del período contable con la confección de partidas de ajuste, estructuración de los Estados Financieros y terminando con la elaboración de partidas de cierre de cuentas de resultados (pérdidas y ganancias). Así, pues, que las cuentas que aparecen en los Estados Financieros contienen el resumen de todas las operaciones registradas en los libros de contabilidad durante todo el proceso contable. Tal vez el ejemplo que exponemos a continuación le aclare un poco más de dónde sale la información. Sigamos el rastro de Q50,000.00 por todo el proceso contable hasta que se vea reflejado en los Estados Financieros. Tome en consideración que se obviaron a propósito los aspectos fiscales y tributarios para no confundir al lector. Suponga que usted se ganó un premio de lotería de Q50,000.00 en efectivo. Con este dinero usted quiere establecer un negocio que venda accesorios para dama, así que compra un lote de mercaderías con valor de Q20,000.00, pero como no quiere tener problemas con el fisco, inscribe el negocio en el Registro Mercantil y en el Registro Tributario Unido, para sacar su NIT. En la inscripción del negocio gastó Q2,000.00. Por lo que el negocio queda inscrito con un Activo y un capital contable de Q50,000.00 compuesto de las siguientes cuentas, según se muestra en la partida de apertura. Pda. 1 Caja y Bancos Inventario de Mercaderías Gastos de Organización a Capital Contable Q28,000.00 Q20,000.00 Q 2,000.00 Q50,000.00 Luego, durante todo el período contable, usted vendió toda la mercadería, pero no a Q20,000.00 que fue lo que a usted le costó (costo de adquisición) sino que la vendió a Q45,000.00 cobrando en efectivo, ganando Q25,000.00 en la venta. Lo cual quedó evidenciado en el libro de Diario con la siguiente partida. Pda. 2 Caja y Bancos a Ventas Q45,000.00 Costo de Ventas a Inventario de Mercadería Q20,000.00 Q45,000.00 Y esta otra Pda. 3 Q20,000.00 Si se da cuenta, por la venta se corrieron dos partidas en el Libro Diario, una para registrar el ingreso de la venta por Q45,000.00, y otra para registrar el costo de venta y darle de baja a la mercadería que salió del almacén, por los Q20,000.00 que es el costo de venta. El costo de venta es una cuenta de pérdida y se define como el mismo costo de adquisición que solo se le calcula a la mercadería que ya se vendió o que ya salió del almacén. 181 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina La ganancia de Q25,000.00 quedó oculta y registrada en la cuenta Ventas, la cual es una cuenta de ganancia. Ahora bien, también durante el período contable se pagó con dinero en efectivo lo siguiente: Pago de Sueldos Q5,000.00, pago de Alquileres Q3,000.00, Pago de Servicio Eléctrico Q2,000.00. Dichos gastos que quedaron registrados en el libro Diario de la siguiente manera: Pda. 4 Sueldos Pagados Alquileres Pagados Gastos Generales a Caja y Bancos Q5,000.00 Q3,000.00 Q2,000.00 Q10,000.00 Por último al final del año, se calcula la amortización de los gastos de organización en un 20%, y al hacer el corte y arqueo de caja se detecta un faltante de Q10.00, los cuales se registran en la cuenta Faltante de Caja. Por lo anterior, las partidas que se registran en el libro Diario son las siguientes: Pda.5 Amortiz. Gts. Organ Q 400.00 a Amort. Acumulada Q 400.00 (por la amortización del 20% de Q2,000.00) Pda. 6 Faltante en Caja a Caja y Bancos Q 10.00 Q 10.00 Si hacemos los traslados del libro Diario al libro Mayor, las cuentas quedarían así: 182 D CAJA Y BANCOS H P. 1 Q28,000.00 Q10,000.00 P. 4 P. 2 Q45,000.00 Q 10.00 P. 6 Sumas Q73,000.00 Q10,010.00 D INVENTARIO MERCADERÍAS H P.1 Q20,000.00 Q20,000.00 P.3 Sumas Q20,000.00 Q20,000.00 D GASTOS DE ORGA. P. 1 Q2,000.00 Sumas Q2,000.00 D D Sumas VENTAS H Sumas H Q45,000.00 P. 2 Q45,000.00 CAPITAL CONTABLE H Q50,000.00 P.1 Q50,000.00 D P. 3 COSTO DE VENTAS Q20,000.00 Q20,000.00 H ALQUILERES PAGADOS Q3,000.00 Q3,000.00 H D SUELDOS PAGADOS. P. 4 Q5,000.00 Sumas Q5,000.00 H D P. 4 D GASTOS GENERALES P. 4 Q2,000.00 Sumas Q2,000.00 H D AMORTIZACIÓN GTS. ORGA. P. 5 Q 400.00 Sumas Q 400.00 H D FALTANTE EN CAJA. P. 6 Q 10.00 Sumas Q 10.00 H D Sumas AMORT. ACUMULADA H Q 400.00 P. 5 Q 400.00 Capítulo 13 Información Financiera Después de operar el libro mayor, el proceso contable continúa con hacer los traslados de sumas del libro mayor al libro de balances, para elaborar el balance de sumas y saldos ajustados, como sigue: BALANCE DE SUMAS Y SALDOS DE LA EMPRESA SUYA, Correspondientes al período del 1 de enero al 31 de diciembre del año XXXX No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 NOMBRE DE LA CUENTA Caja y Bancos Inventario de Mercaderías Gastos de Organización Capital Contable Ventas Costo de Ventas Sueldos Pagados Alquileres Pagados Gastos Generales Amortización Gts. De Organización Amortización Acumulada Faltante en Caja Sumas Iguales SUMAS DEL MAYOR SALDOS AJUSTADOS DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR Q73,000.00 Q10,010.00 Q62,990.00 Q20,000.00 Q20,000.00 Q0.00 Q0.00 Q2,000.00 Q2,000.00 Q50,000.00 Q50,000.00 Q45,000.00 Q45,000.00 Q20,000.00 Q20,000.00 Q5,000.00 Q5,000.00 Q3,000.00 Q3,000.00 Q2,000.00 Q2,000.00 Q400.00 Q400.00 Q400.00 Q400.00 Q10.00 Q10.00 Q125,410.00 Q125,410.00 Q95,400.00 Q95,400.00 Después de determinar los saldos ajustados, se procede a confeccionar los Estados Financieros, como sigue: 183 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS EMPRESA SUYA Período contable del 1 de enero al 31 de diciembre del año XXXX (-) (-) (-) Ventas Costo de Ventas Ganancia en Ventas Gastos de Operación Sueldos Alquileres Amortización Gts. Organización Ganancia en Operación Otros Gastos Faltantes de Caja Ganancia del Período o del Ejercicio Q45,000.00 (Q20,000.00) Q25,000.00 (Q5,000.00) (Q3,000.00) (Q2,000.00) (Q10,000.00) Q15,000.00 (Q10.00) Q14,990.00 Como vemos, después de un año de operaciones la empresa obtuvo una utilidad de Q14,990.00 y sobre la cual se calculará el ISR a pagar al Fisco. Así es que los datos que aparecen en los Estados Financieros, en este caso, el Estado de Pérdidas y Ganancias, se extraen del balance de sumas y saldos, el cual integra todas las operaciones registradas en los otros libros (auxiliares y principales) al inicio, durante y al finalizar el período contable. De igual manera, para elaborar el Balance General, los datos se extraen del Balance de Sumas y Saldos. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 27 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Asocie las definiciones de la izquierda con los conceptos de la derecha, colocando la literal dentro del paréntesis que corresponda, tal como se muestra en el ejemplo (a). a) Esta característica indica que los estados financieros deben contener información clara, precisa y que contenga todos los datos necesarios para que los distintos usuarios puedan tomar las mejores decisiones. ( ) Oportunidad ( ) Uniformidad b) c) d) 184 e) No se debe presentar en los estados financieros, ganancias que probablemente se esperan recibir, aunque sí es permitido calcular y presentar estimaciones o suposiciones de pérdidas que puedan ocurrir con base a experiencias del pasado. La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia razonable. La información es material u objetiva, pues representa hechos o situaciones reales, pero se permite un bajo margen de error, ya que algunas veces no se registran hechos que son considerados insignificantes o que no tendrán mayor incidencia en los resultados obtenidos y revelados en los Estados Financieros. La información debe ser relevante, es decir importante o significativa, para los distintos usuarios, para que puedan tomar las decisiones económicas más acertadas. f) La información financiera debe ser completa (íntegra), es decir sin omisiones, ya que la omisión del registro de un hecho puede hacer que la información no sea fiel o fiable. g) La información proporcionada por los estados financieros, deberán tener la cualidad de poder ser comparados, no solo con los períodos contables del pasado, sino también con los de otras empresas, para que con base a ello los usuarios puedan evaluar la situación financiera de la empresa, rendimiento y flujos de efectivo relativos. h) La información financiera es fiable solo cuando está libre de errores significativos, y por lo tanto representan fielmente la situación financiera de la entidad. i) Es la característica cualitativa de proporcionar la información necesaria dentro del periodo de tiempo para toma de una decisión. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su importancia. j) Los sucesos, eventos o transacciones deben contabilizarse y presentarse o revelarse de acuerdo a la realidad y no solamente considerando lo que dice la forma legal. k) Para que se cumpla la cualidad de comparabilidad, la información financiera debe tener también la cualidad de ser uniforme, es decir, que las empresas deberán utilizar la misma estructura y métodos de presentación de los Estados Financieros, para que puedan ser comparados con otros de ejercicios del pasado. ( ) Fiabilidad ( ) Comparabilidad ( ) Esencia antes que forma ( ) Materialidad ( a ) Revelación suficiente ( ) Integridad ( ) Relevancia ( ) Prudencia ( ) Comprensibilidad Capítulo 14 Cierre Contable 14 CIERRE CONTABLE DEFINICIÓN DE CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE En el capítulo 4 de este libro se habló de las fases o etapas del proceso contable, las cuales son: Apertura, procesamiento de datos, y cierre. En este capítulo hablaremos del cierre del proceso contable o del ejercicio contable. Ejercicio Contable, Ejercicio Económico y Período de Imposición son, en materia de contabilidad, tres tecnicismos sinónimos. Entendiéndose por tal, el tiempo que media entre dos liquidaciones periódicas de una empresa, período que puede ser trimestral, semestral o anual. El período obligatorio es anual, y debe abarcar del 1o. de enero al 31 de diciembre del mismo año. Las empresas que no tienen ni un año de vida, también deben cerrar su período contable el 31 de diciembre. Naturalmente hay cierta flexibilidad en esto. Queremos decir que si una persona por razones especiales no puede sujetarse a esos extremos, podrá solicitar a la Superintendencia de Administración TributariaSAT, una autorización para adoptar otro período de imposición. Cierre de ejercicio y liquidación de ejercicio es la misma cosa. Consiste en un conjunto de operaciones contables practicadas cada fin de período con el objeto de determinar el grado de prosperidad, de retroceso o estancamiento de la empresa; o lo que es lo mismo, establecer la situación económica y las causas de aumento o disminución del patrimonio, ya sea individual o social. Es obvio que para practicar una liquidación periódica deben estar los libros el día. Es decir, que no debe quedar ningún comprobante por asentar, ya sea en Diario o en Caja; que deben hacerse todos los traslados, tanto al libro Mayor como a los libros auxiliares. Logrado esto, habrá que seguir los siguientes pasos: 1o. Practicar inventario físico de mercaderías, productos elaborados, en proceso, productos agrícolas, así como de otros valores; 2o. Practicar el último Balance de Comprobación (Suma y Saldos); 3o. Ajustar las cuentas que lo ameriten; 4o. Construir la Hoja de Trabajo; 5o. Formular el estado de Pérdidas y Ganancias; 6o. Confeccionar el Balance General de la empresa; 7o. Elaborar Partidas de Cierre; y 8o. Confeccionar Estado de Flujo de Efectivo. materias primas, productos Cabe advertir que tales actos no son independientes uno del otro; más bien son correlativos y hasta simultáneos, como sucede con lo de la toma del inventario, el ajuste de cuentas y la confección de la Hoja de Trabajo. 185 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina De los ocho pasos anteriores vamos a obviar los dos primeros pues a esta altura de la carrera, los estudiantes ya saben hacer un inventario físico y hacer balance de sumas y saldos. OPERACIONES DE AJUSTE Acabamos de decir en párrafos anteriores que uno de los actos que deben practicarse en el momento de la liquidación periódica es el AJUSTE DE CUENTAS. En efecto, cuando se llega al final del ejercicio contable nos encontramos con muchas cuentas cuyos saldos son correctos o verdaderos; pero también nos encontramos con otras muchas cuentas cuyos saldos no concuerdan con la realidad actual; que son inexactos o engañosos, pues acusan o un faltante o un excedente, por lo que precisa “ajustarlas” o regularizarlas. El concepto más breve y cabal que sobre esto podemos ofrecer es el siguiente: Ajustar una cuenta, es agregarle o quitarle cierta cantidad, para que su saldo refleje la verdad de lo que ella expresa. Repetimos que no todas las cuentas requieren ajuste, pues, si por ejemplo el saldo de la cuenta CAJA es de Q 5,000.00, y al practicar el arqueo encontramos esa suma, no hay por qué ajustarla, ya que el saldo es exacto. Así también, si la cuenta SUELDOS presenta un saldo de Q 36,000.00, y todos los recibos pagados y operados corresponden a servicios prestados propiamente en el ejercicio que se está liquidando, no existiendo anticipos, ni sueldos pendientes de pago, tampoco hay necesidad de ajustar dicha cuenta. Y así, podríamos citar otros ejemplos más. 186 En cambio hay cuentas que casi siempre se ajustan, ya sean ellas de activo, de pasivo, de pérdida o de ganancia, como lo veremos en seguida. Pero antes debemos invocar ciertos principios elementales de contabilidad, como son: 1) Todo cargo a una cuenta de activo aumenta su saldo y todo abono que se le haga disminuye su saldo; 2) todo cargo hecho a una cuenta de pasivo disminuye su saldo y todo abono que se le haga aumenta su saldo; 3) todo cargo hecho a una cuenta de pérdidas aumenta ésta y todo abono que se le haga la disminuye; 4) todo cargo que se le haga a una cuenta de ganancia disminuye su saldo y todo abono que se le haga la aumenta. Veámoslo: A) Ajuste por Cargos Diferidos Esto ocurre cuando al cierre de ejercicio se comprueba que los saldos de ciertas cuentas de gasto, no sólo comprenden servicios y suministros del período que termina, sino también del que le sigue. Ejemplos: sueldos anticipados, alquileres anticipados, publicidad anticipada, gastos que deben amortizarse en varios ejercicios, intereses anticipados y otros. Nos apresuramos a advertir que los términos “anticipados”, “no devengados” y “no incurridos” son sinónimos, así como también los términos “vencidos”, “devengados” e “incurridos” son sinónimos. De tal suerte, que el pago de un gasto puede resultar al final no incurrido o incurrido, según esté anticipado o vencido, respectivamente. Supongamos que el día 1 de julio se pagaron al periódico “Prensa Libre” por un año la suma de Q.24,000.00 por anuncios publicitarios, registrando dicho gasto en la cuenta PUBLICIDAD PAGADA. Si el ejercicio se está cerrando el 31 de diciembre de ese mismo año, quiere decir que hay Q.12,000.00, que corresponden a 6 meses del próximo período, por lo que hay que ajustar dicha cuenta. PUBLICIDAD ANTICIPADA a PUBLICIDAD PAGADA Q 12,000.00 Q 12,000.00 Capítulo 14 Cierre Contable Cuando en el curso del ejercicio no se usan cuentas diferenciales o de resultados para registrar los pagos anticipados de servicios, sino la cuenta de Activo correspondiente, entonces el asiento de ajuste tiene que ser a la inversa del indicado en el ejemplo anterior. Supongamos que la empresa pagó seis primas de seguro a razón de Q 500.00 cada una. Tales primas corresponden a los meses de noviembre y diciembre de un año y a enero, febrero, marzo y abril del año siguiente, el total de Q 3,000.00 fue cargado a la cuenta PRIMAS DE SEGUROS ANTICIPADAS. Si el ejercicio se cierra al 31 de diciembre, quiere decir que ya vencieron solamente dos primas (noviembre y diciembre), por lo que hay que correr el siguiente asiento de ajuste: PRIMAS DE SEGURO VENCIDAS a PRIMAS DE SEGURO ANTICIPADA B) Q 1,000.00 Q 1,000.00 Ajuste por Créditos Diferidos Esto ocurre cuando al final del ejercicio comprobamos que el saldo de algunas cuentas de productos comprende utilidades percibidas, pero no devengadas; o lo que es lo mismo, que se cobraron anticipadamente, lo que en rigor viene a ser una utilidad del próximo ejercicio, por lo menos en la parte no vencida. Imaginemos que la empresa concedió un préstamo al señor XX por la suma de Q 10,000.00 con interés del 16% anual. Esta operación ocurrió el día 1o. de agosto de este año; y según convenio, nuestro deudor nos firma un pagaré por la suma de Q 10,000.00, entregándole en cambio sólo Q 8,400.00, pues descontamos por anticipado el interés de Q 1,600.00, que es lo que corresponde a un año. La transacción apuntada dio motivo al asiento que dice: DOCUMENTOS POR COBRAR a CAJA INTERESES PERCIBIDOS 187 Q 10,000.00 Q 8,400.00 Q 1,600.00 Si el ejercicio lo cerramos el día 31 de diciembre, convendremos en que lo que realmente hemos ganado, por concepto de intereses, es lo de cinco meses (agosto-diciembre), o sean Q.666.67; luego, entonces, procede el ajuste de la cuenta INTERESES PERCIBIDOS, transfiriendo la cantidad no ganada aún de Q.933.33 a otra cuenta titulada INTERESES PERCIBIDOS NO DEVENGADOS u otro equivalente, que sea de carácter pasivo. El asiento de ajuste es éste: INTERESES PERCIBIDOS a INTERESES PERCIBIDOS NO DEVENGADOS Q 933.33 Q 933.33 El “crédito diferido” también se interpreta como una ganancia devengada o incurrida, pero no percibida o cobrada. Esto reviste mucha importancia en las empresas sociales, pues el Código de Comercio puntualiza que es prohibida la distribución de utilidades meramente nominales, pues los socios o accionistas podrían pedir un dividendo mayor al que justamente les corresponde. Si por ejemplo, la compañía ha prestado un relevante servicio a otra empresa y por ello ha fijado una comisión de Q 500.00, pero no percibida aún, sería muy aventurado reputar tal suma como una utilidad efectiva, por lo que se aconseja contabilizar dicha comisión en la siguiente forma: Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina COMISIONES POR COBRAR a COMISIONES DEVENGADAS NO PERCIB. Q 500.00 Q 500.00 Ahora si por imprevisión se hubiera abonado la cuenta COMISIONES DEVENGADAS, entonces, si al cierre del ejercicio no se han hecho efectivas, se cancelaría tal cuenta, traspasando su saldo a la cuenta COMISIONES DEVENGADAS NO PERCIBIDAS, que figuraría en el Balance General del lado del pasivo. C) Ajustes por Acumulación en el Activo Nos referimos aquí sólo a los ajustes que admiten algunas veces las cuentas personales de activo, tales como Banco X, Clientes, Deudores y Corresponsales. El motivo del ajuste habrá que buscar para cada caso que se presente. Por ejemplo, en el Activo tenemos la cuenta del Banco Industrial cargada con Q 25,000.00, que depositamos allí. Si el mencionado banco nos reconoce intereses de Q.35.00 sobre nuestro depósito, pero al mismo tiempo nos descuenta el Impuesto Sobre Rentas de Capital (10% de los intereses), entonces a tal cuenta la ajustaríamos así: BANCOS (Banco Industrial, S.A.) IMPUESTO SOBRE RENTAS DE CAPITAL a INTERESES PERCIBIDOS Q 31.50 Q3.50 Q 35.00 Como vemos se ha acrecentando la cuenta de Activo, que es lo que debe entenderse por “acumulación”. 188 Otro ejemplo.- El cliente XX no ha hecho abono alguno a su cuenta en los últimos dos meses, por lo que se le cargan Q.25.30 de intereses por morosidad, el ajuste de acumulación sería este: CLIENTES a INTERESES PERCIBIDOS NO DEVENG. Q 25.30 Q 25.30 El día que el cliente pague su adeudo y los intereses, se cargaría la cuenta INTERESES PERCIBIDOS NO DEVENGADOS y se abonaría la cuenta CLIENTES, corriendo simultáneamente otra partida cargando CAJA con abono a INTERESES PERCIBIDOS. D) Ajustes por Acumulación del Pasivo Esto es todo lo contrario a lo explicado en el párrafo anterior. Se refiere a los ajustes que admiten las cuentas de naturaleza pasiva, como Proveedores, Préstamos Bancarios y Acreedores. Si por ejemplo un proveedor nos avisa que ha cargado a nuestra cuenta la suma de Q.102.50 por intereses moratorios, el ajuste sería este: INTERESES GASTO a PROVEEDORES Q 102.50 Q 102.50 Otro ejemplo.- Si a un acreedor se le debe US$.2,000.00, y si en ese entonces la tasa de cambio era de Q.7.90 X US$ 1.00, en nuestra contabilidad teníamos registrada una deuda en quetzales de Q.15,800.00. El día del cierre contable la moneda se cotiza en Q.8.00 X US$.1.00, por lo que a la cuenta acreedores debemos aumentarla en Q.200.00 para que arroje su saldo real de Q.16,000.00. así: Capítulo 14 Cierre Contable DIFERENCIA EN CAMBIOS a ACREEDORES E) Q 200.00 Q 200.00 Ajuste por Cuentas Incobrables Siempre que se compruebe la insolvencia de un deudor de la empresa, ya sea que figure en la contabilidad con el nombre de Deudores, de Clientes, de Corresponsales, y hasta de Documentos a Cobrar, habrá que ajustar la cuenta respectiva. Por ejemplo, en nuestro Activo tenemos la cuenta Clientes, que la hemos adoptado para registrar las ventas al riguroso crédito. Si entre tales clientes aparece el señor Mora o Morosidad -casi es lo mismo- con un saldo a su cargo de Q.700.00 y que hace ya dos años justos, sin que hayamos logrado hacerlo efectivo, pese a las asiduas gestiones de cobro, entonces debemos dar por perdida tal suma, lo que implica hacer un ajuste así: CUENTAS INCOBRABLES a CLIENTES Q 700.00 Q 700.00 A veces no es menester esperar los dos años que marca la ley para considerar como incobrable una cuenta. Si se trata de un quebrado o fallido, o que guardará prisión por varios años, es preferible pasar ya el saldo a su cargo por cuentas incobrables. Lo mismo pasaría cuando se trate de un extrañado del país, de un desaparecido, y de un fallecido que no dejó ninguna clase de bienes. El ajuste, tal como lo hemos expuesto, se llama por procedimiento “directo”, porque se afecta directamente la cuenta Clientes, abonándola. Pero hay otro procedimiento para ajustar la cuenta Clientes o Deudores, llamado procedimiento “indirecto”, porque en vez de abonar la cuenta de Activo, abonamos una cuenta de naturaleza pasiva, que de un modo indirecto rebaja o regulariza a la de Activo; dicha cuenta podemos llamarla “Reserva para Cuentas Incobrables” o mejor aún, “Provisión para Cuentas Incobrables”, porque en verdad que con catalogar una cuenta como incobrable, lejos de reservar algo, estamos computando una pérdida. El procedimiento indirecto se emplea cuando la empresa ya ha adquirido bastante experiencia; sus estadísticas le revelan que año con año se deja de cobrar cierto porcentaje de las ventas al crédito. Así que no habría que esperar que algún cliente se declare insolvente para ajustar la cuenta Clientes. Claro está, al proceder así no se puede abonar la subcuenta (nombre del cliente), pues no se sabe con certeza quién, dentro de toda la clientela, será más tarde ese insolvente del que venimos hablando. Ahora bien, la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT admite como pérdida o gasto deducible una Provisión de Cuentas Incobrables hasta al 3 % sobre saldos finales de Deudores, Cuentas y Documentos a Cobrar y Clientes por ventas al crédito; y por lo tanto no acepta como gasto deducible las presuntas cuentas incobrables que sobrepasen dicho porcentaje. Por otra parte es bueno recordar que las cuentas incobrables se deben contabilizar como tales en el ejercicio en que vencen los plazos, y no después, porque entonces ya no se aceptan como gastos deducibles del ejercicio. Para entender mejor lo que se dijo sobre el ajuste de cuentas incobrables por el método indirecto, vamos a poner unos ejemplos: 189 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Suponiendo que tenemos al final del ejercicio los siguientes saldos: Clientes Deudores Documentos a Cobrar Total Q 15,500.00 Q 5,000.00 Q 4,500.00 Q 25,000.00 Con base a la ley, y utilizando el procedimiento indirecto debemos calcular una Provisión de Cuentas Incobrables del 3% sobre el total de Q.25,000.00 que nos da como resultado la cantidad de Q.750.00. Entonces nuestro asiento será el siguiente: CUENTAS INCOBRABLES a PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Se forma provisión para cuentas incobrables el 3% Sobre saldo actual de cuentas por cobrar Q 750.00 Q 750.00 Q 750.00 Q 750.00 Si habiendo sido operado como pérdida el saldo a cargo de un cliente, resultare que cuando menos lo esperábamos se presenta ese cliente a efectuar un abono de Q.300.00 a su cuenta, entonces la suma recibida habrá que conceptuarla como una ganancia, la cual se contabiliza así: CAJA a Q 300.00 CRÉDITOS RECUPERADOS Q 300.00 Esta última cuenta es de resultados, y por consiguiente se cancela por Pérdidas y Ganancias. 190 Hay ciertas variables en este asunto del ajuste de las cuentas incobrables, y es que se puede presentar el caso de que, una empresa X que trabaje con el procedimiento indirecto se encontrará con que si un año resultó ser una Provisión de Cuentas Incobrables de Q.750.00, probablemente ese dato ya no esté muy de acorde a la realidad, pues es seguro que el saldo de las “Cuentas por Cobrar” (Clientes, Deudores, etc.) haya variado al año siguiente. Si por ejemplo el año pasado los saldos finales de las “Cuentas por Cobrar” sumaban Q.25,000.00, entonces las provisión de cuentas incobrables era de Q.750.00. Ahora este año, los saldos de las mismas cuentas es de Q.14,000.00, entonces nuestra Provisión de Cuentas Incobrables sería de Q.420.00, resultando un ajuste por la diferencia de Q.330.00, ya que la S.A.T. autoriza solamente el 3% sobre saldos finales del ejercicio que se liquida. Según los datos anteriores, en la contabilidad ya existía una “Reserva” o provisión para cuentas incobrables, con un saldo de Q.750.00; entonces para ajustar esa cuenta a la realidad, correríamos el asiento siguiente: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES a CRÉDITOS RECUPERADOS Se ajusta la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables para que refleje el saldo actual de Q420.00 Q 330.00 Q 330.00 Q 330.00 Q 330.00 ¿Qué hubiera ocurrido si los datos anteriores se invierten?; es decir, que si en un año las “Cuentas por Cobrar” hubieran sido de Q.14,000.00, y al año siguiente esas mismas cuentas suman Q.25,000.00, obviamente, habría que aumentar la Provisión de Cuentas Incobrables del siguiente modo: Capítulo 14 Cierre Contable CUENTAS INCOBRABLES a PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Se ajusta la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables para que refleje el saldo actual de Q750.00 Q 330.00 Q 330.00 Q 330.00 Q 330.00 Suponiendo que en la contabilidad la cuenta “Provisión para Cuentas Incobrables” asciende a la cantidad de Q.750.00, y al final del ejercicio, nos damos cuenta que una factura de Q.800.00 a cargo de un cliente nuestro, se considera verdaderamente incobrable, daría origen al ajuste siguiente: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES CUENTAS INCOBRABLES a CLIENTES Registro de la cuenta incobrable de Q800.00 a cargo Del cliente XX. Se utilizó la provisión para cuentas Incobrables la cual fue insuficiente Q 750.00 50.00 Q 800.00 Q 750.00 Q 750.00 Como nos podemos dar cuenta, no solo echamos mano a la Provisión, sino también cargamos la cuenta “Cuentas Incobrables”, para cubrir el valor de la factura y rebajar o abonar la cuenta clientes. Volviendo al procedimiento indirecto de ajustar las “Cuentas por Cobrar” no nos queda sino añadir que aunque la cuenta que las regulariza es de naturaleza pasiva, no por ello se coloca del lado del pasivo en el Balance General. Al contrario, debe ir del lado del activo, inmediatamente debajo de la cuenta o cuentas a las cuales rebaja, como sigue: ACTIVO CLIENTES DEUDORES DOCTOS. A COBRAR (-) Provisión Cuentas Incobrables F) Q 15,500.00 Q. 5,000.00 Q. 4,500.00 191 Q.25,000.00 (Q 750.00) Q.24,250.00 Ajustes de Depreciación y Amortización de Activos Fijos Nos vamos a referir primero a los valores materiales del Activo Fijo. El ajuste de las cuentas de esta sección del Activo, tales como mobiliario, Vehículos, Maquinaria y otras, es por la depreciación que por el uso y el tiempo sufren dichos bienes. Depreciación.- Desde el punto de vista técnico contable, depreciar es distribuir el costo de un activo fijo entre los períodos contables durante los cuales se recibe el servicio de dicho activo; o registrar en los libros el desgaste real que van sufriendo los activos fijos. La depreciación de cualquier cuenta del activo fijo es catalogada como una pérdida. Métodos de Depreciación.- Existen varios métodos para calcular la depreciación, y entre ellos tenemos: A) Línea Recta B) Kilómetros Recorridos C) Unidades Producidas u Horas Trabajadas Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina A) Método de Línea Recta: Este método consiste en aplicar sobre el valor de adquisición, instalación y montaje, de producción o de revaluación del bien a depreciar, un porcentaje anual, fijo y constante. Según el Artículo 28 de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto 10-2012), los porcentajes máximos para depreciar los activos por el método de línea recta son estos: 1. Edificios, construcciones e instalaciones adheridas a los inmuebles y sus mejoras, cinco por ciento (5%). 2. Árboles, arbustos, frutales y especies vegetales que produzcan frutos o productos que generen rentas gravadas, incluidos los gastos capitalizables para formar las plantaciones, quince por ciento (15%). 3. Instalaciones no adheridas a los inmuebles, mobiliario y equipo de oficina, buques - tanques, barcos y material ferroviario, marítimo, fluvial o lacustre, veinte por ciento (20%). 4. Los semovientes utilizados como animales de carga o de trabajo, maquinaria, vehículos en general, grúas, aviones, remolques, semirremolques, contenedores y material rodante de todo tipo, excluido el ferroviario, veinte por ciento (20%). 5. Equipo de computación, treinta y tres punto treinta y tres por ciento (33.33%). 6. Herramientas, porcelana, cristalería, mantelería, cubiertos y similares, veinticinco por ciento (25%). 7. Reproductores de raza, machos y hembras, la depreciación se calcula sobre el valor de costo de tales animales menos su valor como ganado común, veinticinco por ciento (25%). 8. Para los bienes muebles no indicados en los incisos anteriores, diez por ciento (10%). 192 Sin embargo, la S.A.T. podrá autorizar cualquiera de los otros métodos de depreciación, a solicitud de los contribuyentes, cuando éstos demuestren que no resulta adecuado usar el método de línea recta. Para calcular la depreciación de cualquier activo fijo, primero debemos restarle su valor de desecho o de rescate si es que la administración le ha asignado alguno. Si en la contabilidad de la empresa aparece la cuenta Inmuebles, se asume que el 70% es el valor del edificio y el 30% corresponde al valor del terreno, esto debido a que los terrenos no se deprecian, pues al contrario, estos van aumentando su valor con el transcurrir del tiempo. El valor de rescate se define como el valor del activo fijo que se espera recuperar mediante venta o permuta, al final de su vida útil, o cuando el activo esté totalmente depreciado. Ejemplo: Se le pide calcular la depreciación de los vehículos por el método de línea recta y a su porcentaje máximo legal, sabiendo que el valor inicial de estos es de Q.79,780.00 y que a los mismos se les ha calculado un valor de rescate del 15%. Valor Inicial de los Vehículos (-) 15% valor de rescate Valor a depreciar Q.79,780.00 (Q. 11,967.00) Q.67,813.00 Q.67,813.00 X 20% = Q. 13,562.60 Depreciación Capítulo 14 Cierre Contable A solicitud de los contribuyentes, cuando éstos demuestren documentalmente que no resulta adecuado el método de línea recta, debido a las características, intensidad de uso y otras condiciones especiales de los bienes depreciables empleados en la actividad, la Administración Tributaria puede autorizar otros métodos, pero una vez adoptado o autorizado un método de depreciación para determinada categoría o grupo de bienes, rige para el futuro y no puede cambiarse sin autorización previa de la Administración Tributaria. B) Método de Kilómetros recorridos: En el caso de que se trate de depreciar los vehículos. Aquí se le proporciona una vida útil estimada en kilómetros a los vehículos desde el momento que se adquieren. Al final del período se calcula la depreciación proporcionalmente a los kilómetros recorridos por los vehículos en el período que se liquida. Ejemplo.- Se compra un vehículo a Q.69,800.00, al cual se le ha estimado un valor de desecho del 10%, y una vida útil de 110,000 Kilómetros. Al final del período contable establecemos que los kilómetros recorridos fueron 9,970. Calcular la depreciación correspondiente: Valor inicial del vehículo (-) 10% valor de desecho Valor a depreciar Q.69,800.00 (Q. 6,980.00) Q.62,820.00 El cálculo de la depreciación la resolvemos por medio de una regla de tres así: Si a 110,000 Kms. le corresponde un valor de Q.62,820.00. ¿Cuánto de depreciación le corresponderán a 9,970 Kms. recorridos? 110,000 Kms. 9,970 Kms. = = Q 62,820.00 ? 193 9,970 Kms. X Q.62,820.00 = Q.5,693.78 110,000 Kms. La depreciación por los 9,970 Kms. recorridos es de Q.5,693.78 C) Método de Unidades Producidas: Este método es aplicado especialmente para calcular la depreciación de la maquinaria de una empresa. Aquí se le proporciona una vida útil estimada en la capacidad de producción de la maquinaria desde el momento que se adquiere. Entiéndase por capacidad de producción, el número de unidades que es capaz de producir una maquinaria. Al final del período se calcula la depreciación proporcionalmente a las unidades producidas por la maquinaria en el período que se liquida. Métodos para Contabilizar la Depreciación.- De igual manera que la cuenta Clientes puede ajustarse directa o indirectamente, así también estas cuentas son susceptibles de ajustarlas por cualquiera de los dos procedimientos. Si por ejemplo, adoptamos el procedimiento directo para depreciar los vehículos, el asiento de ajuste sería el siguiente: DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS a VEHÍCULOS Q 13,562.60 Q 13,562.60 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina La cuenta Depreciación Vehículos se salda por Pérdidas y Ganancias. Por el procedimiento indirecto, el ajuste quedaría así: DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS a DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS Q 13,562.60 Q 13,562.60 Como vemos se ha creado la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS la que rebaja indirectamente el valor del activo fijo. Esta cuenta se clasifica en Contabilidad como “Cuentas de Pasivo de Regularización del Activo”. Esto quiere decir que aunque son de naturaleza pasiva, en un Balance General no se presentan del lado del pasivo, sino en el activo inmediatamente debajo de la cuenta que regularizan así: VEHÍCULOS ( - ) DEPREC. ACUM. VEHÍCULOS Q.79,780.00 (Q.13,562.60) Q.66,217.40 Amortización.- Algunos activos fijos intangibles como las Marcas y Patentes y el Crédito Mercantil deben ajustarse por amortización, esto es transformar en pérdida el costo o valor de la inversión que se pagó inicialmente por estos activos intangibles. Según la ley del Impuesto sobre la Renta, las amortizaciones se calculan por el método de línea recta, aplicando los siguientes porcentajes: 194 20% Gastos de exploración en las actividades mineras. Los gastos de exploración en las actividades mineras son deducibles en cinco (5) cuotas anuales, sucesivas e iguales, a partir del período anual de liquidación en que se inicie la explotación. (Art. 32 Decreto 10-2012) 20% Activos intangibles. El costo de adquisición de los activos intangibles efectivamente incurrido, tales como derechos de autor y derechos conexos, marcas, expresiones o señales de publicidad, nombres comerciales, emblemas, indicaciones geográficas y denominaciones de origen, patentes, diseños industriales, dibujos o modelos de utilidad, planos, suministros de fórmulas o procedimientos secretos, privilegios o franquicias, derechos sobre programas informáticos y sus licencias, información relativa a conocimiento o experiencias industriales, comerciales o científicas, derechos personales susceptibles de cesión, tales como los derechos de imagen, nombres, sobrenombres y nombres artísticos, y otros activos intangibles similares, deben deducirse por el método de amortización de línea recta, en un período no menor de cinco (5) años. (Art. 33 Decreto 10-2012) 10% Derechos de llave. El costo de derecho de llave efectivamente incurrido deberá amortizarse por el método de la línea recta en un período mínimo de diez (10) años, en cuotas anuales, sucesivas e iguales. (Art. 33 Decreto 10-2012). 20% Gastos de Organización. Los gastos de organización debidamente comprobados, los cuales se amortizan mediante cinco (5) cuotas anuales, sucesivas e iguales, a partir del primer período de liquidación en que se facturen ventas o servicios. (Art. 21, numeral 27 Decreto 10-2012). En cuanto a la jornalización de las amortizaciones, estas también pueden registrarse bajo el método directo rebajando la cuenta directamente, o bajo el método indirecto creando una cuenta de Amortización Acumulada. Capítulo 14 Cierre Contable En algunos casos el Activo Fijo se ajusta por acumulación. Esto es, que en vez de rebajarle de valor se le incrementa. Este incremento obedece a causas materiales unas veces, a causas inmateriales otras. Sería causas materiales las mejoras substanciales hechas a los bienes, en el sentido que lleguen a aumentar su valor. Así que las erogaciones efectuadas para mejorarlos no se pasan por una cuenta de pérdida, sino se le carga de una vez al Activo. De tal modo que si tales erogaciones se registraron indebidamente como pérdida, habrá que hacer el ajuste correspondiente al cierre del ejercicio. Ahora, serían causas inmateriales las que provienen de una simple apreciación del propietario de los bienes, éstos automáticamente suben de precio. Tal es el caso de una finca que aumenta de valor por el solo hecho de que se ha urbanizado la región o porque se han trazado calles o carreteras en su proximidad. G) Ajuste a las Cuentas de Resultados Supongamos que al cierre del ejercicio la cuenta SUELDOS acusa un saldo de Q 16,500.00. ¿Será esa la pérdida de la empresa por dicho concepto? A esta pregunta se contesta NO, pero después de haber hecho el análisis siguiente: Entre los recibos pagados por concepto de sueldo hay varios que corresponden a algunos empleados que, por razones particulares, se vieron en la necesidad de pedir adelantos que ascienden a Q.2,400.00, y que son mensualidades que vencen después del cierre del ejercicio. Por otra parte se comprobó que por haberse ausentado un empleado en la época del cierre, no se le pudo pagar su sueldo del mes que termina, y que es por la cantidad de Q.2,000.00. Todo esto hace que la cuenta Sueldos admita dos ajustes, como sigue: 1o.2o.- SUELDOS ANTICIPADOS a SUELDOS Q 2,400.00 SUELDOS a SUELDOS A PAGAR Q 2,000.00 Q 2.400.00 Q 2,000.00 DE LA HOJA DE TRABAJO La Hoja de Trabajo, también llamada Estado Constructivo, es un cuadro que contiene todo el proceso seguido en las operaciones efectuadas con motivo de la liquidación o cierre del ejercicio contable. Diremos que el rayado de este documento consiste en una serie de columnas, aunque unas hojas contengan más columnas que otras. Creemos que el modelo que ofrecemos aquí llena las necesidades inherentes a esta clase de trabajo. Son seis pares de tabulares cuyo solo título indica el objeto de los mismos. Nota al Profesor: Hemos podido observar en varios cuestionarios o test de exámenes de promoción y de graduación algunas Hojas de Trabajo que contenían un sinfín de cuentas por ajustar, muchas de ellas cuentas afines. Esto, además de espantar a los examinados, les roba mucho tiempo. Creemos que lo que interesa es sondear si el alumno conoce la técnica del ajuste y el manejo o construcción de la Hoja de referencia, hasta tal punto que sepa sacar las conclusiones sobre los resultados y el estado económico de la empresa. Es esta la utilidad que tiene la Hoja de Trabajo: preparar el camino para llegar a los Estados Financieros, como son los Estados de Pérdidas y Ganancias y el Balance General de la empresa. Por otra parte ella refleja todo el proceso seguido en la liquidación periódica. 195 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Para hacer un cierre contable de una empresa, el contador tiene que estar familiarizado con el negocio y saber, además, el régimen en que está inscrita ante la SAT para saber a qué impuestos está afecta la entidad, la forma y las fechas de declaración y pago de sus impuestos, entre otras cosas. Para explicar el cierre contable de una empresa, partiremos de un supuesto balance de saldos de una empresa de carácter mercantil, formada como sociedad “anónima” o mejor dicho accionada, en donde hay varias cuentas que precisa regularizar o ajustar. EJEMPLO DE UN CIERRE CONTABLE Suponiendo que hoy es 31 de diciembre del año en curso y que la empresa Zapatos Americanos, S.A., le pide a usted como su contador, que elabore las operaciones de cierre necesarias correspondientes al año fiscal que termina este día, con el fin de confeccionar los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujos de Efectivo) para poderlos anexar a la declaración jurada del Impuesto Sobre la Renta. Para ello se le proporciona esta información adicional: La empresa funciona con una franquicia que compró de una empresa nacional y por la cual pagó la suma de Q100,000.00. Todas la acciones de la sociedad son comunes u ordinarias y tienen un valor nominal de Q1,000.00 cada una. Esta empresa está inscrita en el Régimen Sobre Utilidades de Actividades Lucrativas, y es sujeto a pagos trimestrales con cierres parciales cada trimestre, para determinar su renta imponible y el ISR a pagar. La empresa está inscrita ante la SAT, como agente retenedor del ISR y del IVA. La empresa empezó a funcionar el 1 de enero del presente año y el cierre se está haciendo el 31 de diciembre del mismo año. 196 El Balance de Apertura, de la empresa ZAPATOS, AMERICANOS, S.A. al 1 de enero de 2XX1 No. Cta ACTIVO CORRIENTE 111101 Ca ja Q 20,000.00 111104 Ba ncos Q455,000.00 111107 I nve rs i one s a Corto Pl a zo Q100,000.00 114101 I nve nta ri o de Me rca de ría Q245,000.00 Q820,000.00 NO CORRIENTE 122101 Edi fi ci os Q500,000.00 122103 Te rre nos Q100,000.00 122104 Mobi l i a ri o y Equi po Q 80,000.00 122107 Ve hícul os Q180,000.00 123101 Fra nqui ci a s Q100,000.00 124101 Ga s tos de Orga ni za ci ón Q 20,000.00 Suma de l Acti vo Q980,000.00 Q 1,800,000.00 PASIVO CAPITAL, RESERVA Y RESULTADO 511101 Ca pi ta l Soci a l (Pa ga do) Suma I gua l a l Acti vo Q 1,800,000.00 Q 1,800,000.00 Capítulo 14 Cierre Contable Pero al finalizar el año, el 31 de diciembre las cuentas arrojaban los siguientes saldos: Zapatos Americanos, S.A. Balance de Saldos al 31 de Diciembre de 2XXX No. 111101 111104 111107 112101 112102 112110 113101 113102 114101 114107 122101 122103 122104 122105 122107 123101 124101 311101 311104 311105 311109 311111 311116 511101 511102 711101 711102 712101 811101 811102 811103 812101 812103 812104 812105 812107 812113 813101 813102 813103 813104 813106 813120 814101 814106 NOMBRE DE LA CUENTA Ca ja Ba ncos Invers i ones a Corto Pl a zo Cl i entes Documentos por Cobra r IVA Crédi to Fi s ca l (IVA por Cobra r) Pa gos Tri mes tra l es ISR Seguros Pa ga dos Anti ci pa dos Inventa ri o de Merca dería Pa pel ería y Úti l es Edi fi ci os Terrenos Mobi l i a ri o y Equi po Equi po de Cómputo Vehícul os Fra nqui ci a s Ga s tos de Orga ni za ci ón Proveedores IVA-Retenci ones por Pa ga r IVA Débi to Fi s ca l (IVA por Pa ga r) Pres ta ci ones La bora l es por Pa ga r Acreedores Va ri os Otra s Cuenta s por Pa ga r Ca pi ta l Autori za do (-) Ca pi ta l No Pa ga do Venta s (-) Devol uci ones y Reba ja s Sobre Venta s Interes es Producto Compra s (-) Devol uci ones y Reba ja s Sobre Compra s Ga s tos Sobre Compra Suel dos de Vendedores Boni fi ca ci ones Incenti vo Vendedores Cuota s Pa trona l es de Vendedores Pres ta ci ones La bora l es de Vendedores IUSI Sa l a de Venta s Ga s tos de Publ i ci da d Suel dos de Admi ni s tra ci ón Boni fi ca ci ones Incenti vo de Admi ni s tra ci ón Cuota s Pa trona l es de Admi ni s tra ci ón Pres ta ci ones La bora l es de Admi ni s tra ci ón IUSI Sa l a de Ofi ci na s Ga s tos Genera l es Interes es Ga s to ISR Renta s de Ca pi ta l SALDOS DEUDOR ACREEDOR 25,000.00 552,249.16 100,000.00 67,043.00 45,000.00 6,000.00 30,410.84 6,000.00 245,000.00 9,000.00 500,000.00 300,000.00 80,000.00 85,000.00 180,000.00 100,000.00 20,000.00 73,160.00 900.00 9,600.00 34,986.00 30,000.00 1,200.00 2,000,000.00 50,000.00 1,450,000.00 1,000.00 13,750.00 800,000.00 2,000.00 5,000.00 90,000.00 9,000.00 11,403.00 26,244.00 1,620.00 20,000.00 120,000.00 15,000.00 15,204.00 34,992.00 2,430.00 58,625.00 3,000.00 1,375.00 Q 3,615,596.00 Q 3,615,596.00 197 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Los ajustes nunca son caprichosos, nos preguntamos: ¿cuántas de las cuentas que contiene ese balance son susceptibles de ajustarse? La respuesta puede darse hasta que se ha hecho la investigación o análisis correspondiente, pues se requiere una recolección minuciosa de datos para poder ofrecer cifras correctas. Imaginemos nosotros que después de una parecida investigación obtuvimos una serie de datos, informes e instrucciones, como sigue: Calculo de la Depreciación del Mobiliario y Equipo Valor inicial Q80,000.00 Deprec. Mobiliario DATOS PARA AJUSTES (-) 10% Valor de rescate (Q8,000.00) 70% Q50,400.00 X 20% Q10,080.00 Oficinas Valor a Depreciar 1) Calcular las depreciaciones de Q72,000.00 los activos fijos por el método de línea recta a sus porcentajes Q21,600.00 X 20% Q4,320.00 Salafijos Ventase máximos legales, y contabilizarlos por el método30% indirecto, sabiendo que a todos los activos Cálculoles deestimó la Depreciación del Equipo de Cómputo un valor de rescate del 10%. Valor adquisición Q85,000.00 deLos vehículos pertenecen totalmente al departamento de ventas ya que son utilizados (-) 10% Valor de rescate (Q8,500.00) para el reparto de mercaderías; Q76,500.00 Depreciación para 1 año (365 Repartir la depreciación del edificio proporcionalmente a días) los metros cuadrados que Del 1 deocupa febrerocada al 31área de diciembre 334 de trabajo,hay sabiendo que las oficinas administrativas ocupan 345 Metros cuadrados y la Sala de Venta ocupa 155 Metros cuadrados. el mobiliario equipo el 70% ocupado por el personal de administración y Si a 365 De díastodo le corresponde unay depreciación de está Q76,500.00 el 30% es utilizado por los vendedores; ¿Cuánto de depreciación le corresponden a 334 días? Deprec. Equipo Cómputo El Equipo de Cómputo, se adquirió el 65% 1 de febrero del año en cursoQ15,165.74 y se sabe que el 65% Q45,501.78 X 33.33% Oficinas le pertenece al personal de oficinas y el 35% lo utiliza el personal de sala de ventas; 334 X Q76,500.00 Q70,002.74 Solución: Q365.00 35% Q24,500.96 X 33.33% Q8,166.17 Sala Venta 198 Cálculo de la Depreciación de los Vehículos Valor Inicial Q180,000.00 (-) 10% Valor de rescate (Q18,000.00) Q162,000.00 = Calculo de la Depreciación del Edificio Valor inicial Q500,000.00 (-) 10% Valor de res cate (Q50,000.00) Valor a Depreciar Q450,000.00 100% Q162,000.00 X 20% = X 5% = Metros que ocupa las oficinas adminis trativas Metros que ocupa la Sala de Venta Total de metros cuadrados Deprec. Vehículos Q32,400.00 Sala Venta Q22,500.00 Depreciación Anual 345 155 500 Reparto proporcional de la depreciación de Q22,500.00 a los metros cuadrados Oficinas Q22,500 X 345 Mt 500 Mt Q15,525.00 Deprec. Edificios Administración Sala Venta Q22,500 X 155 Mt 500 Mt Q6,975.00 Deprec. Edificios Sala de Venta NOTA: LOS TERRENOS NO SE DEPRECIAN, PORQUE EN LUGAR DE BAJAR DE PRECIO, TIENDEN A SUBIR Capítulo 14 Cierre Contable Calculo de la Depreciación del Mobiliario y Equipo Valor inicial Q80,000.00 (-) 10% Valor de rescate (Q8,000.00) Valor a Depreciar Q72,000.00 70% Q50,400.00 X 20% 30% Q21,600.00 X 20% Cálculo de la Depreciación del Equipo de Cómputo Valor de adquisición Q85,000.00 (-) 10% Valor de rescate (Q8,500.00) Q76,500.00 Depreciación para 1 año (365 días) Del 1 de febrero al 31 de diciembre hay 334 días. Si a 365 días le corresponde una depreciación de Q76,500.00 ¿Cuánto de depreciación le corresponden a 334 días? 65% Q45,501.78 X 33.33% 334 X Q76,500.00 Q70,002.74 Q365.00 35% Q24,500.96 X 33.33% Deprec. Mobiliario Q10,080.00 Oficinas Q4,320.00 Sala Venta Deprec. Equipo Cómputo Q15,165.74 Oficinas Q8,166.17 Sala Venta Cálculo delo la Depreciación los Vehículos Por todo anterior, la de partida de ajuste que se elabora es esta: Valor Inicial Q180,000.00 (-) 10% Valor de rescate (Q18,000.00) Deprec. Vehículos Pda. 1 31 de Diciembre Q162,000.00 100% Q162,000.00 X 20% Q32,400.00 Sala Venta 812.108 DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS DE REPARTO Q 32,400.00 812.109 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS SALA DE VENTA Q 6,975.00 812.110 DEPREC. MOBILIARIO Y EQUIPO SALA DE VENTA Q 4,320.00 812.111 DEPREC. EQUIPO DE CÓMPUTO SALA DE VENTA Q 8,166.17 813.108 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS DE OFICINA Q 15,525.00 813.109 DEPREC. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Q 10,080.00 813.110 DEPREC. EQUIPO DE CÓMPUTO DE OFICINA Q 15,165.74 212.101 a DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS Q 32,400.00 212.102 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS Q 22,500.00 212.103 DEPREC. ACUMULADA MOBILIARIO Y EQ. Q 14,400.00 212.104 DEPREC. ACUMULADA EQUIPO DE CÓMPUTO Q 23,331.91 Expl i ca ci ón Registro de las depreciaciones de los activos fijos a Q su porcentaje máximo legal 2) 92,631.91 Q 92,631.91 Calcular en un 20% las amortizaciones por el método de línea recta y contabilizarlas por el método indirecto. Sabiendo que los gastos de organización y la franquicia pagada el 100% corresponden a las oficinas. Solución Calculo de la Amortización de los Gastos de Organización Valor Inicial Q20,000.00 X 20% = Cálculo de la Amortización de la Franquicia Valor inicial Q100,000.00 X 20% = Q4,000.00 Amort. Gastos Org. Q20,000.00 Amort. Franquicia 199 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Pda. 2 31 de Diciembre 813.111 AMORTIZACIÓN GASTOS DE ORGANIZACIÓN 813.112 AMORTIZACIÓN CONCESIONES Y FRANQUICIAS 213.101 a AMORT. ACUM. CONCESIONES Y FRANQUICIAS 213.106 AMORT. ACUMULADA GTS. DE ORGANIZACIÓN Explicación 4,000.00 20,000.00 Q Q 20,000.00 4,000.00 24,000.00 Q 24,000.00 Registro de las amortizaciones de los activos intangibles a su porcentaje máximo legal 3) Q Q Q Calcular y contabilizar una Provisión para Cuentas Incobrables del 3% sobre saldos de Clientes y Documentos a Cobrar. Solución: Clientes Documentos a Cobrar Suma Q. 67,043.00 Q. 45,000.00 Q. 112,043.00 Q. 112,043.00 X 3% = Q. 3,361.29 Provisión Cuentas Incobrables Pda. 3 31 de Diciembre 812.118 CUENTAS INCOBRABLES 211.101 a PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Explicación 200 3,361.29 Q 3,361.29 3,361.29 Q 3,361.29 Registro de una provisión para cuentas incobrables 3% del saldo de clientes y documentos por cobrar 4) Q Q Pendiente de contabilizar el cheque No.202 del a favor de la SAT que se extendió el día 10 de diciembre del presente año, para pagar los Q900.00 del IVA Retenido, del mes anterior, girando contra la cuenta que la sociedad tiene en el Banco Innovador, S.A. Pda. 4 31 de Diciembre 311.106 IVA-RETENCIONES POR PAGAR 111.104 a BANCOS Explicación Q 900.00 Q 900.00 900.00 Q 900.00 Registro del pago del IVA Retenido, el cual no se anotó anteriormente. Cheque No. 202 favor de SAT Q 5) Regularizar las cuentas del I.V.A. Solución: Para hacer este ajuste se busca el I.V.A. de menor cantidad con el fin de eliminarlo, que en nuestro caso es el del IVA Crédito Fiscal. El ajuste se hace así: Pda. 5 31 de Diciembre 311.105 IVA DÉBITO FISCAL 112.110 a IVA CRÉDITO FISCAL Explicación Se regularizan las cuentas del IVA Q 6,000.00 Q Q 6,000.00 Q 6,000.00 6,000.00 Capítulo 14 Cierre Contable 6) Pendiente de contabilizar el Impuesto Único Sobre Inmuebles-IUSI del último trimestre (OctubreDiciembre), debiendo repartir el gasto proporcionalmente a los metros cuadrados que ocupan las oficinas y la sala de venta, 345 metros cuadrados y 155 metros cuadrados respectivamente. El Impuesto queda pendiente de pago. Solución: Cálculo del IUSI del Ultimo Trimestre y su Reparto Proporcional a los Metros Cuadrados Valor del Inmueble (Edificio y Terreno) (Tarifa del IUSI Q9.00 por cada Q1,000.00) Q600,000.00 X Q9.00 = Q1,000.00 Luego dividimos los Q5,400.00 / 4 trimes tres = Q1,350.00 Metros que ocupa las oficinas adminis trativas Metros que ocupa la Sala de Venta Total de metros cuadrados Q5,400.00 IUSI Anual IUSI Trimestral 345 155 500 Reparto proporcional del IUSI Trimes tral Q1,350.00 a los metros cuadrados Oficinas Q1,350.00 X 345 Mt 500 Mt Q931.50 IUSI de Oficinas Sala Venta Q1,350.00 X 155 Mt 500 Mt Q418.50 IUSI Sala de Venta Pda. 6 31 de Diciembre 812.107 IUSI SALA DE VENTA 813.106 IUSI DE OFICINAS 311.107 a OTROS IMPUESTOS POR PAGAR (IUSI) Explicación 201 Q Q 418.50 931.50 Q 1,350.00 1,350.00 Q 1,350.00 Cálculo del IUSI del último trimestre (Oct-Dic) el cual se distribuye proporcionalmente a los Mts. Cuadrados. El impuesto queda pendiente de pago 7) Q Pendiente de contabilizar el acreditamiento de Q.474.64 que el banco nos hace a nuestra cuenta por concepto de intereses, reteniendo el Banco el 10% de ISR por Rentas de Capital.(*) Pda. 7 31 de Diciembre 111.104 BANCOS 814.106 IMPUESTOS PAGADOS (ISR de Capital) 712.101 a INTERESES PRODUCTO Explicación Q Q 427.18 47.46 Q 474.64 474.64 Q 474.64 El Banco acredita a nuestra cuenta de depósito No, xxxxx, la s uma de Q474.64 por concepto de interes es Q (*) De conformidad con el artículo 90 y 92 de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012, los intereses ganados son considerados como rentas de capital y están gravados con un impuesto de ISR por Rentas de Capital de un 10% porcentaje que los Bancos del Sistema están obligados a retener. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 8) El seguro es para asegurar a los empleados de oficina y se adquirió el 1 de agosto cubriendo un año por lo que habrá que calcular la parte ya vencida al 31 de diciembre. De agosto a diciembre hay 5 meses que ya están vencidos; y si el seguro anual (12 meses) es de Q.6,000.00, quiere decir que a cada mes le corresponden Q.500.00 los que multiplicados por 5 meses da como resultado Q.2,500.00 de seguros vencidos. Pda. 8 31 de Diciembre 813.123 SEGUROS VENCIDOS 113.102 a SEGUROS PAGADOS ANTICIPADO Explicación 2,500.00 Q 2,500.00 2,500.00 Q 2,500.00 Regularización de la cuenta Seguros pagados anticipados, debido a que 5 meses han vencido 9) Q Q Pendiente de contabilizar el pago del 50 acciones comunes de Q1,000.00 cada una, que los socios hicieron el día anterior al cierre contable y que previamente estaban suscritas por algunos de ellos. El total se depositó en el Banco Innovador, S.A. en una cuenta de depósitos monetarios a nombre de la sociedad. Pda. 9 31 de Diciembre 111.104 BANCOS 511.102 a CAPITAL NO PAGADO Q 50,000.00 Q 50,000.00 50,000.00 Q 50,000.00 Suscriptores de Acciones Explicación Registro del dinero recibido por el cobro de 50 acciones que previamente estaban suscritas. 202 depositando el dinero en el Banco Innovador, S.A. 10) Ajustar la cuenta Proveedores, ya que el día de ayer 30 de diciembre se les hizo un abono de Q5,000.00 pagados con cheque No. 203 del Banco Innovador, S.A. y que no fue registrado en su oportunidad. Pda. 10 31 de Diciembre 311.101 PROVEEDORES 111.104 a BANCOS Explicación Q 5,000.00 Q 5,000.00 5,000.00 Q 5,000.00 Registro del pago que se les hizo a los proveedores Q5,000.00 con cheque del Banco Innovador, S.A. 11) Q Q Al revisar el inventario final de Papelería y Útiles se establece que hay un inventario de Q3,000.00. Solución: En este caso, si el inventario Inicial era de Q9,000.00, y al final de ejercicio fue de Q3,000.00 quiere decir que se consumieron Q6,000.00, por lo cual la partida queda como sigue: Capítulo 14 Cierre Contable Pda. 11 31 de Diciembre 813.118 PAPELERÍA Y ÚTILES CONSUMIDOS 114.107 a PAPELERÍA Y ÚTILES Explicación 6,000.00 Q 6,000.00 6,000.00 Q 6,000.00 Registro del consumo de papelería y útiles, la cantidad de Q6,000.00 12) Q Q Al practicar inventario de mercaderías se descubrió que éste es de Q.245,000.00 Este dato bajo el sistema periódico no se jornaliza, solo se indica en la hoja de trabajo y se toma en cuenta en el Estado de Pérdidas y Ganancias, sólo para determinar el Costo de Venta de la mercadería. Partes de que consta la hoja de trabajo a) Encabezado b) Columna para anotar el número de las cuentas con el que aparecen en el libro mayor o en catalogo de cuentas. c) Columna para anotar el nombre de las cuentas. d) Columna para anotar cantidades de las cuentas de saldo deudor antes de ser ajustadas, según último balance de sumas y saldos. e) Columna para anotar cantidades de las cuentas de saldo acreedor antes de ser ajustadas, según último balance de sumas y saldos. f) Columna de ajustes por cargos a las cuentas. g) Columna de ajustes por abonos a las cuentas. h) Columna para anotar cantidades de las cuentas de saldo deudor después de ser ajustadas. (Columna d + Columna f - Columna g = Columna h) i) Columna para anotar cantidades de las cuentas de saldo acreedor después de ser ajustadas. (Columna e - Columna f + Columna g = Columna i). j) Columna para anotar las cantidades de las cuentas deudoras que intervienen en el costo de venta. k) Columna para anotar las cantidades de las cuentas acreedoras que intervienen en el costo de venta. L) Columna para anotar las cantidades de las cuentas de resultado que indican pérdida. m) Columna para anotar las cantidades de las cuentas de resultados que indican ganancia. n) Columna para anotar las cantidades de las cuentas de Activo de un Balance General. ñ) Columna para anotar las cantidades de las cuentas de Pasivo de un Balance General. 203 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NOTAS IMPORTANTES 204 1. Como podemos observar en la hoja de trabajo de la página siguiente, en la columna del debe del costo de venta colocamos una cuenta llamada costo de venta, la cual pasa a la columna de pérdidas de resultados. 2. También podemos ver en la hoja de trabajo, que el inventario final de mercaderías lo anotamos en la columna del haber del costo de venta, y también lo anotamos en la columna de activo del Balance. 3. Cuando la empresa opera sus registros contables por medio de programas de computación, el programador le asigna un número a cada cuenta, de acuerdo al manual contable de la empresa, por lo tanto podemos ver que en la columna (b) va el número de cuenta con el que aparece en el libro Mayor de acuerdo con el manual contable de la empresa, sin embargo en las tareas que se piden hacer en este capítulo no será necesario que coloque estos códigos, puesto que no disponemos de un programa de computación específico y siendo que son diferentes empresas no contamos con el manual contable de cada una de ellas. Capítulo 14 Cierre Contable ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS El Estado de Pérdidas y Ganancias es un cuadro o documento que contiene debidamente agrupadas y clasificadas las distintas cuentas de resultados, con el objeto de dar a conocer los resultados económicos de la negociación. No hay Estado de Pérdidas y Ganancias en donde no se contemplen gastos o pérdidas por un lado, y productos o ganancias por otro. De ahí que haya que hacer la comparación entre el monto de los unos y el monto de los otros para llegar a la conclusión de si el ejercicio contable cerró con utilidad o cerró con pérdidas. Estructura y Formas de Presentación del Estado de Pérdidas y Ganancias La información a revelar en cualquier Estado Financiero, esto incluye, el Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias), debe estar dispuesta en forma tal que pueda proporcionar valiosa información a los usuarios (propietarios, accionistas, inversionistas, acreedores, entidades gubernamentales y otros) y para lograr esto, se han de disponer con determinado orden todos los datos que se tengan que introducir en el Estado de Pérdidas y Ganancias. Se harán pues, grupos de datos afines, y luego se dispondrán en un orden lógico. Existes dos formas de presentar el Estado de Resultados, una detallada o analítica, y otra condensada. El documento ESTADOS FINANCIEROS ILUSTRADOS de la NIIF para PYMES, publicado por el IASB (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad), en el año 2009, muestra una forma integral y condensada de presentar la información dentro de un Estado de Resultado (o Estado de Pérdidas y Ganancias), pero en las paginas siguientes daremos a conocer la forma detallada o analítica, conforme a las disposiciones de la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT. 207 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Esquema de Estado de Pérdidas y Ganancias ESTADO DE RESULTADOS (PÉRDIDAS Y GANANCIAS) COMPAÑÍA, EJEMPLO, S.A. Correspondiente al Ejercicio que termina el 31 de diciembre de 2XXX Cifras en Quetzales (-) (+) (+) (-) (-) 208 INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS Venta de Servicios Venta s (de Merca dería ) Devoluciones y Reba ja s Sobre Venta s Venta s Neta s COSTO DE VENTA Inventa rio Inicia l de Merca dería s Compra s Ga tos de Compra Compra s Bruta s Devoluciones y Reba ja s Sobre Compra Compra s Neta s Merca dería Dis ponible Inventa rio Fina l de Merca dería s Cos to de Venta Ga na ncia Bruta OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN Comis iones Cobra da s o Ga na da s Créditos Recupera dos Rega lía s Recibida s Ga na ncia s Ca mbia ria s (Art. 20 pa rra fo 2. Dto.10-2012) Tota l de Ingres os de Opera ción GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE DISTRIBUCIÓN Alquileres Sa la de Venta Bonifica ciones de Vendedores Combus tibles Cons umidos Vehículos de Repa rto Comis iones Sobre Venta Cuenta s Incobra bles (puede ir en Adminis tra ción) Cuota Pa trona l Sa la de Venta Deprecia ciones de Activos Fijos Sa la de Venta (de edificios, mobiliario, vehículos equipo de cómputo ubicados en área de Sala de Ventas) Ga s tos Divers os Sa la de Venta (Agua , Luz, Teléfono) ISR Pa ga do (Régimen Opciona l Simplifica do) IUSI Sa la de Venta Ma teria l de Empa que Cons umido Pres ta ciones La bora les Sa la de Venta (Bono 14, Aguinaldos, Vacaciones, Indemnizaciones) Publicida d y Propa ga nda (Pa ga da o vencida ) Seguros Vencidos Sa la de Venta Sueldos y s a la rios pers ona l Sa la de Venta Impues to Sobre la Renta (Régimen Retenciones ) GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Amortiza ciones de Activos Inta ngibles (de Gastos de Organización, Franquicias, Derecho de Llave, Crédito Mercantil, Derechos de Autor, etc.) Alquileres de Oficina Bonifica ciones Pers ona l de Oficina Cuenta s Incobra bles Cuota Pa trona l de Oficina 1. ENCABEZADO Incluye, título del Estado Financiero, Nombre de la Compañía. Fecha a la que se presenta, y moneda en que se expresa 2. INGRESOS ORDINARIOS Incluye las cuentas ventas de servicios, ventas de mercaderías menos la devoluciones y rebajas de la misma. 3. COSTO DE VENTA Se define como el costo de adquisición que se le calcula a la mercadería que ya se vendió. Para calcular el costo de venta, Al inventario inicial de Mercaderías se le suman las compras y los gastos sobre compras; y luego se le restan las devoluciones y rebajas sobre compras y el Inventario Final de Mercaderías. 4. OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN Se incluyen aquí, otros ingresos que la entidad obtiene, distintos a los ingresos por actividades ordinarias, pero que si están subordinados a éstos últimos. No se incluyen aquí los ingresos financieros. 5. GASTOS DE OPERACIÓN Se incluyen todos los gastos que son ordinarios o de uso corriente y que están relacionados con la actividad principal a la que se dedica la entidad. Son gastos necesarios, sin los cuales, la empresa no puede operar. Se dividen en Gastos de Distribución y Gastos de Administración. Los Gastos de Distribución, son aquellos gastos que la entidad hace de forma ordinaria o corriente (mes a mes) y que se originaron desde el área de ventas, o por la distribución o venta de mercaderías. Los Gastos de Administración, son aquellos gastos que la entidad hace de forma ordinaria o corriente (mes a mes) y que tuvieron su origen en el área de oficinas o de administración. Capítulo 14 Cierre Contable Depreci a ci ones en Acti vos Fi jos de Ofi ci na s (de Edificios, Mobiliario, Equipo de Cómputo, Vehículos) IUSI de Ofi ci na s Pa pel ería y Úti l es Cons umi dos Pres ta ci ones La bora l es de Ofi ci na (Bono 14, Aguinaldos, Vacaciones, Indeminizaciones) Ga s tos Di vers os de Ofi ci na (Agua , l uz, tel éfono, etc.) Seguros Venci dos de Ofi ci na s Suel dos y s a l a ri os pers ona l de Ofi ci na s Res ul ta do de Opera ci ón (Ga na nci a o Pérdi da ) (-) OTROS GASTOS DE OPERACIÓN Rega l ía s Pa ga da s (Art. 21 Numera l 25 Dto.10-2012) Pérdi da s Ca mbi a ri a s (Art. 21 Numera l 28 Dto.10-2012) Sub Tota l (Pos i ti vo o Nega ti vo) (+) INGRESOS FINANCIEROS Interes es Producto Di vi dendos Perci bi dos (-) GASTOS FINANCIEROS Interes es Ga s to (Art. 24 Dto. 10-2012) Interes es de Arrrenda mi entos Fi na nci eros Comi s i ones Ba nca ri a s (+) OTROS INGRESOS Al qui l eres Cobra dos Premi os de Lotería (-) OTROS GASTOS Dona ci ones (Art. 21 Numera l 22 Dto. 10-2012) Mul ta s y Reca rgos (Art. 21 Numera l 15 Dto. 10-2012) ISR Renta s de Ca pi ta l (Pa ga do) Res ul ta do del Ejerci ci o (Uti l i da d o Pérdi da ) 6. OTROS GASTOS DE OPERACIÓN Se incluyen aquí, los gastos que son del giro normal de la empresa pero que se generan cada cierto tiempo. 7. INGRESOS FINANCIEROS Se incluyen aquí, los ingresos que la entidad obtiene por rentas al tener inversiones en otras empresas y depósitos de dinero en los bancos. 8. GASTOS FINANCIEROS Se incluyen aquí, los gastos que la entidad realiza por recibir financiamiento y préstamos de instituciones de crédito o de bancos. 9. OTROS INGRESOS Son ingresos extraordinarios que obtiene la entidad en el transcurso del ejercicio contable, pero que no tienen nada que ver con el giro por el cual fue constituida la empresa. 10. OTROS GASTOS Se incluyen aquí, los gastos que por la forma en que se dan, no se clasifican dentro de los gastos de operación, ni en los gastos financieros. Para la declaración jurada de renta anual a la que están obligadas las sociedades inscritas en el Régimen Sobre Utilidades Lucrativas, se hace necesario distinguir entre los siguientes términos: Renta Bruta: Es el total de ingresos que obtiene una entidad durante el ejercicio fiscal, Rentas Exentas.- Son los ingresos que por determinarlo así la Ley no están afectos al Impuesto Sobre la Renta, por lo tanto para determinar la renta imponible habrá que restarlas de la renta bruta. Rentas No Afectas.- Son los ingresos sobre los cuales no se aplica el Impuesto Sobre la Renta Sobre Actividades Lucrativas, debido a que dichos ingresos ya pagaron el Impuesto Sobre la Renta por Rentas de Capital, por lo tanto para determinar la renta imponible habrá que restarlas de la renta bruta. Renta Imponible.- Es la renta sobre la cual se calcula el y se aplica la tarifa del Impuesto (ISR) Sobre Actividades Lucrativas. Gastos Deducibles.- Son los gastos que la Ley autoriza sean rebajados de la renta bruta. Por lo tanto se restan de la renta bruta. Gastos No Deducibles.- Son los gastos que la Ley no acepta sean rebajados de la renta bruta, por lo tanto para determinar la renta imponible, estos gastos se suman a la renta bruta. Incluye todas las rentas: gravadas, exentas, no afectas. (Artículo 20, Decreto 10-2102) En las sociedades con carácter comercial, ya no existen rentas exentas. Solo las rentas generadas por instituciones no lucrativas y otras instituciones que determina la Ley, se catalogan rentas exentas. (Art. 11 Dto. 10-2012) Por ejemplo: los intereses ganados, los alquileres cobrados, ganancia por revaluación de activos. Los anteriores pagan 10% de ISR por Rentas de Capital. Cálculo de renta imponible: A la renta bruta se le restan las rentas exentas, las rentas no afectas y los gastos deducibles, y al resultado se le suman los gastos no deducibles y los costos y gastos que generaron rentas exentas y no afectas. Incluyen todos los gastos contenidos en el artículo 21 del Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria. Incluyen todos los gastos no deducibles contenidos en el artículo 23 del Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria. 209 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Derivado de la Hoja de Trabajo que venimos trabajando, presentamos el Estado de Resultados. Estado de Pérdidas y Ganancias de la empresa Zapatos Americanos, S.A. Del período que termina el 31 de diciembre del 2XXX (Cifras en Quetzales) 711101 711102 114101 811101 811103 811102 114101 811104 210 812101 812103 812104 812105 812107 812113 812108 812109 812110 812111 812118 813101 813102 813103 813104 813106 813120 813108 813109 813110 813111 813113 813118 813123 815101 712101 814106 514101 INGRESOS ORDINARIOS DE OPERACIÓN MOVIMIENTO DE VENTAS Ventas (-) Devoluciones y Rebajas Sobre Ventas Ventas Netas COSTO DE VENTA Inventario Inicial de Mercadería (+) Compras (+) Gastos Sobre Compras Compras Brutas (-) Devoluciones y Rebajas Sobre Compras Compras Netas Mercaderìas Disponibles (-) Mercaderías (Inventario Final) Costo de Venta Ganancia Bruta OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN En este ejercicio no hay Total de Ingresos GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE VENTA Sueldos de Vendedores Bonificaciones Incentivo Vendedores Cuotas Patronales de Vendedores Prestaciones Laborales de Vendedores IUSI Sala de Ventas Gastos de Publicidad Depreciación Vehículos de Reparto Depreciación Edificios Sala de Venta Depreciación Mobiliario y Equipo Sala de Venta Depreciación Equipo de Cómputo Sala de Venta Cuentas Incobrables GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos de Administración Bonificaciones Incentivo de Administración Cuotas Patronales de Administración Prestaciones Laborales de Administración IUSI Sala de Oficinas Gastos Generales Depreciación Edificicos de Oficina Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciación Equipo de Cómputo de Oficina Amortización Gastos de Organización Amortización Franquicias Papelería y Útiles Consumidos Seguros Vencidos Total de Gastos de Operación Resultado de Operación (Ganancia) GASTOS FINANCIEROS Intereses Gasto INGRESOS FINANCIEROS Intereses Producto (*) Diferencia entre gastos e ingresos financieros OTROS GASTOS Impuestos Pagados (ISR Rentas de Capital)(*) Resultado del Ejercicio (Ganancia) 1,450,000.00 (1,000.00) 1,449,000.00 245,000.00 800,000.00 5,000.00 805,000.00 (2,000.00) 803,000.00 1,048,000.00 (260,000.00) (788,000.00) 661,000.00 661,000.00 (90,000.00) (9,000.00) (11,403.00) (26,244.00) (2,038.50) (20,000.00) (32,400.00) (6,975.00) (4,320.00) (8,166.17) (3,361.29) (213,907.96) (120,000.00) (15,000.00) (15,204.00) (34,992.00) (3,361.50) (58,625.00) (15,525.00) (10,080.00) (15,165.74) (4,000.00) (20,000.00) (6,000.00) (2,500.00) (320,453.24) (534,361.20) 126,638.80 (3,000.00) 14,224.64 11,224.64 (1,422.46) 136,440.98 (*) Según el Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria, los intereses ganados, son rentas de capital y por lo tanto son rentas no afectas al ISR Sobre Utilidades de Actividades Lucrativas, por consiguiente el ISR pagado por Rentas de Capital se convierte en un Gasto No deducible, ya que es un gasto que genera una renta no afecta. Capítulo 14 Cierre Contable Cédula Contable para Cálculo de ISR, Reserva Legal y Utilidad a Repartir Siguiendo con el ejemplo del cierre contable de la compañía ZAPATOS AMERICANOS, S.A., lo que procede es hacer la cédula para el cálculo del Impuesto Sobre la Renta, la Reserva Legal y la Utilidad a Repartir. Una cédula contable no es sino un papel de trabajo que utiliza el contador para hacer anotaciones o cálculos y que sirven como una referencia para revisiones posteriores. NOTA ACLARATORIA: Es importante aclarar que la forma de calcular el Impuesto Sobre la Renta que veremos a continuación, corresponde a una empresa que está inscrita en el Régimen Sobre Utilidades de Actividades Lucrativas, y es sujeto a pagos trimestrales con cierres parciales cada trimestre, para determinar su renta imponible y el ISR a pagar. CÉDULA DE CÁLCULO DE ISR DE ACTIVIDADES LUCRATIVAS DETERMINACIÓN DE LA RENTA BRUTA (Art. 20 Dto. 10-2012) Ventas Netas Q 1,449,000.00 Ingresos Financieros (Intereses Producto) Q 14,224.64 Costo de Ventas Q (788,000.00) Gastos de Venta Q (213,907.96) Gastos de Administración Q (320,453.24) Gastos Financieros (intereses) Q (3,000.00) ISR de Capital Pagado Q (1,422.46) Q (1,326,783.66) Q 1,463,224.64 DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS Y GASTOS (Art. 21 Dto. 10-2012) RENTAS EXENTAS Y NO AFECTAS (Ver Art. 15 y 19 Dto. 10-2012) *Intereses Ganados Q (14,224.64) Q (14,224.64) DETERMINACIÓN DE COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES (Art. 21 y 23 Dto. 10-2012) *ISR de Capital Pagado Q 1,422.46 Q 1,422.46 DETERMINACIÓN DE LA RENTA IMPONIBLE (Art. 15, 19 e inciso (a) del Art. 23) Renta Bruta Q 1,463,224.64 (-) Costos y Gastos Q (1,326,783.66) = Renta Neta Q 136,440.98 (-) Rentas Exentas y No Afectas Q (14,224.64) (+) Costos y Gastos no Deducibles Q 1,422.46 Renta Imponible Q 123,638.80 = CALCULO DEL ISR, RESERVA LEGAL Y GANANCIA A REPARTIR (-) ISR Anual (Tarifa del 25%) Q 30,909.70 Pagos Trimestrales de ISR Q (30,410.84) ISR por Pagar Q Reserva Legal (5% de la renta neta, Ver artículo 36 del Código de Comercio) Q 6,822.05 Ganancia a Repartir (Ganancia Post impuesto y reserva) Q 98,709.23 498.86 *Los intereses ganados son considerados como rentas no afectas el ISR de actividades lucrativas, dado que estos ya pagaron ISR de capital, por lo tanto el ISR de capital pagado es un costo no deducible. 211 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina BALANCE GENERAL El Balance General, también llamado Estado de Situación, es el documento que se elabora para dar a conocer la situación patrimonial y financiera de una entidad, revelando en este cuadro la composición de los activos y de los pasivos, es decir, su patrimonio (Activo, pasivo y capital). Dicho de otro modo, el Balance General es un cuadro financiero que indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de Activos, y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos, ya sea que los fondos se obtuvieron bajo la modalidad de préstamos (Pasivos) o mediante la venta de acciones (Capital Contable). Es como una radiografía que muestra la posición financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo. Vea, pues, resumida en las anteriores palabras, la importancia del Balance General, cuyo estudio y análisis siempre debe relacionarse con el Estado de Pérdidas y Ganancias para tomar decisiones de carácter financiero. Estructura del Balance General Un Balance General se compone de las siguientes partes: BALANCE GENERAL COMPAÑÍA, EJEMPLO, S.A. Correspondiente al Ejercicio que termina 31 de diciembre de 2XXX Cifras en Quetzales 212 (-) ACTIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalentes de Efectivo Ca ja y Ba ncos Ca ja Chi ca Invers i ones Tempora l es (90 día s ) Cuentas por Cobrar Cl i entes (o Deudores Comerci a l es ) Documentos por Cobra r Provi s i ón pa ra Cuenta s Incobra bl es Corres pons a l es (Deudor) Anti ci po a Proveedores IVA Crédi to (IVA por Cobra r) IVA Retenci ones por Acredi ta r Deudores No Comerci a l es Interes es por Cobra r Comi s i ones por Cobra r Ga s tos (Alquileres, intereses , sueldos, comisiones, seguros) pa ga dos a nti ci pa dos Existencias Ma teri a Pri ma Artícul os en Proces o Artícul os Termi na dos Merca dería s (en bodega , en trá ns i to, etc.) Ma teri a l de Empa que Pa pel ería y Úti l es Repues tos y Acces ori os 1. ENCABEZADO Incluye, título del Estado Financiero, Nombre de la Compañía. Fecha a la que se presenta, y moneda en que se expresa 2. ACTIVO Compuesto por los bienes materiales y derechos a favor de la entidad. Se divide en Corriente y No Corriente. 2.1 ACTIVO CORRIENTE Incluye activos que se pueden convertir en efectivo en un plazo menor a un año. (Activos con mayor grado de liquidez). Capítulo 14 Cierre Contable (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) NO CORRIENTE Inversiones Inmobiliarias Invers iones en bonos o títulos a Largo Plazo Inmovilizado Material Terrenos Edificios Depreciación Acumulada Edificios Vehículos (Terres tres , Acuáticos , Aéreos ) Depreciación Acumulada Vehículos Mobiliario Depreciación Acumulada Mobiliario Equipo de Computo Depreciación Acumulada Equipo de Comp. Maquinaria Depreciación Acumulada Maquinaria Activos Biológicos Ganado (vacuno, porcino, lanar, etc.) Depreciación Acumulada Ganados Aves de Corral Depreciación Acumulada Aves Cultivos Depreciación Acumulada Cultivos Bos ques y Viveros Depreciación Acumulada Bos ques Activos Intangibles Derecho de Llave Amortización Acumulada Derecho de Llave Marcas y Patentes Amortización Acumulada Marcas y Patentes Franquicias Amortización Acumulada Franquicias Programas de Computación Amort. Acumulada Programas de Comp. Derechos de Autor Amortización Acumulada Derechos de Autor Crédito Mercantil Amortización Crédito Mercantil Gastos por Amortizar Gas tos de Organización Amort. Acumulada Gas tos de Organización Gas tos de Cons titución Amort. Acumulada Gas tos de Cons titución Activos por Impuestos Diferidos ISR Diferido 2.2 ACTIVO NO CORRIENTE Incluye activos que se pueden convertir en efectivo en un plazo mayor a un año. (Activos con menor grado de liquidez). 213 NOTA IMPORTANTE Para la presentación del Balance General se tomó como referencia la Normatividad Legal de nuestro país y no la Normatividad de NIIF para PYMES; decimos lo anterior puesto que las Leyes Guatemaltecas consideran a las marcas y patentes, el crédito mercantil, los gastos de organización y de constitución como activos intangibles, mientras que las NIIF para PYMES, estos rubros los considera como gastos y no como activos. (Ver secciones 18.14 y 18.15 de NIIF para PYMES). Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina (-) PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar a Corto Plazo Proveedores (Acreedores Comerciales ) Acreedores No Comerciales Sobregiros Bancarios Prés tamos Bancarios (Plazo a 1 año o porción de 12 meses de un crédito de plazo mayor) IVA Débito (IVA por Pagar) IVA Retenciones por Pagar ISR Retenciones por Pagar Cuotas Patronales y Laborales por Pagar Pres taciones Laborales por Pagar (Bono 14, Aguinaldo, pensiones por Pagar) Corres pons ales (Acreedor) Documentos por Pagar Interes es por Pagar Cuentas por Pagar Impues to Sobre la Renta por Pagar Pagos Trimes trales de ISR Anticipados Impues tos por Pagar Cobros (alquileres, intereses, etc.) Anticipados Anticipo de Clientes y/o Sobre Ventas 3. PASIVO Incluye todas las obligaciones por pagar que la empresa tiene con terceros. Se divide en Corriente y No corriente. 3.1 PASIVO CORRIENTE Se incluyen aquí las obligaciones que se deben liquidar o pagar en un plazo no mayor a un año. Obligaciones por Arrendamiento Financiero C.P. 214 NO CORRIENTE Cuentas por Pagar a Largo Plazo Pres tamos Bancarios (Saldo mayor 12 mes es ) Documentos por Pagar a Largo Plazo Emis ión de Bonos (por pagar en 1 año plazo) Indemnizaciones a Empleados Acumuladas Pasivos Financieros Emis ión de Bonos (por pagar en más de 1 año) Pagarés Financieros (Plazo mayor de 1 año) 3.2 PASIVO NO CORRIENTE Se incluyen aquí las obligaciones o deudas que se deben liquidar o pagar en un plazo mayor a un año. Obligaciones por Arrendamiento Financiero L.P. Provisiones Provis ión para Pres taciones Laborales Provis ión para Jubilaciones (-) (-) (-) PATRIMONIO CAPITAL CONTABLE Capital Social Cuentas Promes as de los Socios Capital Autorizado Acciones por Sus cribir Sus criptores de Acciones RESERVAS Res erva Legal Res erva para Eventualidades Res erva para Futuros Dividendos 4. PATRIMONIO Representa las obligaciones que la compañía o entidad tiene con los propietarios (socios o accionistas). Se incluyen aquí: el capital, las reservas de capital creadas y el superávit o déficit acumulado. Capítulo 14 Cierre Contable (+) (-) (-) (+) (+) RESERVAS Res erva Legal Res erva para Eventualidades Res erva para Futuros Dividendos SUPERÁVIT Utilidad del Ejercicio Utilidades Retenidas (Superávit Acumulado) DÉFICIT Pérdida del Ejercicio Déficit o Pérdida Acumulada PERDIDAS Y GANANCIAS DE CAPITAL Pérdida en Negociación de Activos * Ganancia en Negociación de Activos Ganancia de Capital por Revaluación de Activos Dentro de la sección de Patrimonio se incluyen las reservas de capital creadas, el superávit, el cual suma el patrimonio, o el déficit el cual resta el patrimonio. Son ganancias y pérdidas de capital las resultantes de cualquier transferencia, cesión, compra-venta, permuta u otra forma de negociación de bienes o derechos, realizada por personas individuales, jurídicas, entes o patrimonios cuyo giro habitual no sea comerciar con dichos bienes o derechos. (Art. 84. Numeral 3, literal (a), Dto.10-2012). También constituyen ganancias de capital el monto de la revaluación de los bienes que integran el activo fijo de las personas individuales, jurídicas, entes o patrimonios obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio y el presente libro. (Art. 84. Numeral 3, literal (b), Dto. 10.2012). (*) Según el Artículo 91, del Decreto 10-2012, La pérdidas de capital pueden ser compensadas con ganancias de capital que se den en el mismo período contable o las que se generen en el futuro y que no exceda de dos años plazo desde que se originó la pérdida de capital. Es por la anterior razón que las pérdidas de capital no van en el Estado de Resultados, sino en el Balance General restando al capital o patrimonio, mientras que las ganancias de capital suman el patrimonio. Para saber más acerca de cómo clasificar los valores activos y pasivos en corriente y no corriente, lo invitamos a que consulte la Sección 4 Estado de Situación Financiera de la NIIF para PYMES. Formas de Presentar un Balance Al igual que el Estado de Pérdidas y Ganancias, el Balance General debe de presentarse en un orden que sea lógico, y que revele información importante para los usuarios (propietarios, accionistas, inversionistas, acreedores, oficinas gubernamentales y otros). Un Balance General se puede presentar de la manera siguiente: 1) 2) De acuerdo a su grado de liquidez: I) Ascendente: En esta forma de presentación las cuentas se escriben en orden ascendente de liquidez (de menor a mayor), es decir, presentando en primer orden las cuentas del activo no corriente; luego las cuentas del activo corriente; después las cuentas del patrimonio; luego las cuentas del pasivo no corriente, y por último el pasivo corriente. II) Descendente: En esta forma de presentación las cuentas se escriben en orden descendente de liquidez (de mayor a menor), es decir, presentando en primer orden las cuenta del activo corriente; luego las cuentas del activo no corriente; después las cuentas del pasivo corriente; luego las cuentas del pasivo corriente; y por último las cuentas del patrimonio. De acuerdo a su estructura o forma: I) En Forma de Cuenta: Se presenta a doble folio, utilizando el folio izquierdo para presentar las cuentas del activo; y el folio derecho para presentar las cuentas del pasivo y el patrimonio. II) En Forma de Reporte: Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo; inmediatamente debajo del activo se presenta el pasivo; y luego el capital. 215 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 3) En función a su grado de Análisis: I) Analítica: En esta presentación se detalla el nombre y saldo de cada una de las cuentas de activo, pasivo y capital. II) Condensado: En este tipo de presentación no se detalla el nombre y saldo de cada cuenta de la contabilidad, sino solamente por grupos de cuentas. Como el tema de la NIIF para PYMES es, para algunos, un tema nuevo, hemos de decirle que en la práctica, muchos son los contadores que siguen confundidos respecto a la Presentación del Balance General, pues no saben si empezar un Balance General colocando de primero aquellos valores que son más líquidos, como el efectivo, y en su orden ir colocando aquellos valores menos líquidos o más difíciles de convertirlos en efectivo, como las inversiones inmobiliarias, o presentarlo en forma viceversa. La confusión se debe a que no han leído íntegramente todo el contenido de la Sección 4 de la NIIF para PYMES, ya que el párrafo 4.9 de dicha sección amplía aún más acerca de la forma en que se debe presentar un balance general, párrafo que nos permitimos transcribir literalmente, subrayando aquellas aclaraciones hechas por el IASC que creemos son importantes, como sigue: “4.9. Esta NIIF no prescribe ni el orden ni el formato en que tienen que presentarse las partidas. El párrafo 4.2 simplemente proporciona una lista de partidas que son suficientemente diferentes en su naturaleza o función como para justificar su presentación por separado en el estado de situación. (a) se incluirán otras partidas cuando el tamaño, naturaleza o función de una partida o grupo de partidas similares sea tal que la presentación por separado sea relevante para comprender la situación financiera de la entidad, y 216 (b) las denominaciones utilizadas y la ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de acuerdo con la naturaleza de la entidad y de sus transacciones, para suministrar información que sea relevante para la comprensión de la situación financiera de la entidad” Con el párrafo anterior se deja ver en claro que el orden de los rubros dentro del balance no es tan importante como el fin que persigue un balance general, que es el disponer las rúbricas de tal forma que suministre la información necesaria para una mejor comprensión global de la situación financiera de la entidad. La importancia del Balance General radica en suministrar información confiable y útil, no sólo para los propietarios y posibles inversionistas, sino también, para los acreedores, pues por medio de un balance general se puede determinar si una empresa está en posibilidades de cumplir con sus obligaciones crediticias. Tanto más cuando se trate de una empresa que ha solicitado un crédito a una institución bancaria, o cuando se trate de compras al crédito, en que tanto el banco como el proveedor están interesados en conocer la liquidez o solvencia de su posible cliente. El Balance General también sirve para determinar el Impuesto Sobre la Renta de aquellas empresas que están inscritan en el Régimen de Pagos Trimestrales. Actualmente se llena el formulario electrónico SAT1361, para los tres primeros trimestres, y el formulario SAT 1411 para la declaración anual, el cual contiene el Balance General de la empresa dentro de la sección de Información Financiera. Vea a continuación un modelo de Balance General. Capítulo 14 Cierre Contable Balance General Analítico En Forma de Reporte, de acuerdo al Grado de Liquidez descendente Balance General, de la Empresa Zapatos Americanos, S.A. del período que termina el 31 de diciembre de 2XXX (Cifras en Quetzales) 111101 111104 111107 112101 112102 211101 113102 114101 114102 122101 212102 122103 122104 212103 122105 212104 122107 212101 123101 124101 311101 311105 311109 311111 311103 113101 311107 311116 511101 512101 514104 ACTIVO CORRIENTE Caja Bancos Inversiones a Corto Plazo Clientes Documentos por Cobrar (-) Provisión para Cuentas Incobrables Seguros Pagados Anticipados Inventario de Mercadería Papelería y Útiles NO CORRIENTE Edificios (-) Depreciación Acumulada Edificios Terrenos Mobiliario y Equipo (-) Depreciación Acumulada Mobiliario Equipo de Cómputo (-) Depreciación Acumulada Eq. Cómputo Vehículos (-) Depreciación Acumulada Vehículos Franquicias (-) Amortización Acumulada Franquicias Gastos de Organización (-) Amort. Acumu. Gts. De Organización Suma del Activo PASIVO CORRIENTE Proveedores IVA Débito Fiscal (IVA por Pagar) Prestaciones Laborales por Pagar Acreedores Varios Impuesto Sobre la Renta por Pagar (-) Pagos Trimestrales ISR Otros Impuestos por Pagar (IUSI) Otras Cuentas por Pagar Suma del Pasiv o CAPITAL, RESERVA Y RESULTADO Capital Social Reserva Legal Utilidad a Repartir Suma Igual al Activo 25,000.00 596,776.34 100,000.00 67,043.00 45,000.00 112,043.00 (3,361.29) 500,000.00 (22,500.00) 80,000.00 (14,400.00) 85,000.00 (23,331.91) 180,000.00 (32,400.00) 100,000.00 (20,000.00) 20,000.00 (4,000.00) 108,681.71 3,500.00 260,000.00 3,000.00 1,096,958.05 477,500.00 300,000.00 65,600.00 61,668.09 147,600.00 217 80,000.00 16,000.00 1,148,368.09 2,245,326.14 68,160.00 3,600.00 34,986.00 30,000.00 30,909.70 (30,410.84) 498.86 1,350.00 1,200.00 2,000,000.00 6,822.05 98,709.23 139,794.86 2,105,531.28 2,245,326.14 NOTA: El artículo 173 de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012, indica que el porcentaje del Impuesto Sobre la Renta para el año 2013 es de 31%, para el año 2014 es de 28% y para el año 2015 en adelante será de 25%. Pero esto puede cambiar o derogar en un futuro, así que en los ejercicios de repaso, aplique el porcentaje vigente. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO NOTA IMPORTANTE: Aunque el Estado de Flujos de Efectivo es un cuadro, documento o registro contable que pertenece al grupo de los Estados Financieros de una empresa, no lo veremos en este capítulo, debido a que para estructurarlo se requiere de una metodología con mucho análisis, y con el ánimo de no cansar la mente del estudiante con demasiado contenido para un TEST, decidimos crear un capítulo exclusivo para su estudio, por lo que lo invitamos ver tal asunto en el capítulo No. 15. PARTIDAS DE CIERRE Estimamos como cosa elemental para el grado donde nos encontramos, esto de tener que decir que de las columnas de “Costo de Venta”, “Resultados” y de “Balance” de la Hoja de Trabajo se entresacan los datos para correr por Diario los siguientes asientos: a) b) c) d) e) Uno para saldar las cuentas de costo de ventas de saldo deudor. Uno para saldar la cuentas de costo de ventas de saldo acreedor y registro del inventario final de mercaderías. Uno para saldar las pérdidas brutas; Uno para saldar las utilidades brutas; Uno para saldar la utilidad o la pérdida líquida; Acaso hemos mencionado la palabra “saldar”. Sí, pues lo que se persigue con esto es liquidar, anular o cancelar aquellas cuentas que ya no pasan al siguiente ejercicio, y esto se obtiene al mayorizar los asientos de diario mencionados. 218 Básicamente los asientos que más interesan a los contadores y propietarios de negocios, son los cuatro primeros, pues al correr dichos asientos, estarán eliminando aquellas cuentas que para el período que se liquida causaron pérdidas y/o ganancias, pues resulta ser que esas cuentas no podrán incidir o afectar el ejercicio contable siguiente. En cuanto a los dos asientos c) y d) sólo nos conformaremos con recordarle que la cuenta que recoge las pérdidas y las ganancias del ejercicio es PÉRDIDAS Y GANANCIAS, cargándose con las primeras y abonándose con las segundas. Siguiendo paso a paso nuestro cierre del ejercicio contable de la empresa Zapatos Americanos, S.A., damos a continuación las partidas de cierre, derivadas de la Hoja de Trabajo expuesta en la página 205 así como del Estado de Pérdidas y Ganancias que se encuentra en la página 210. Pda. X1 811.104 COSTO DE VENTA 114.101 a MERCADERÍAS (INVENTARIO INICIAL) 811.101 COMPRAS 811.103 GASTOS SOBRE COMPRA Explicación Traspaso de cuentas deudoras al costo de venta Pda. X2 114.101 MERCADERÍAS (INVENTARIO FINAL) 811.102 DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA 811.104 a COSTO DE VENTA Traspaso de cuentas acreedoras al costo de venta Q 1,050,000.00 Q 245,000.00 Q 800,000.00 Q 5,000.00 Q 1,050,000.00 Q 1,050,000.00 Q Q 260,000.00 2,000.00 Q Q 262,000.00 Q 262,000.00 262,000.00 Capítulo 14 Cierre Contable Si hacemos los traslados al libro mayor, veremos que estas cuentas quedan canceladas, no así la cuenta mercaderías (Inventario Final) y la cuenta Costo de Ventas que lleva un saldo de Q 788,000.00. Pda. X3 514.103 PÉRDIDAS Y GANANCIAS 811.104 a COSTO DE VENTAS 711.102 DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS 812.101 SUELDOS DE VENDEDORES 812.103 BONIFICACIONES INCENTIVO DE VENDEDORES 812.104 CUOTAS PATRONALES DE VENDEDORES 812.105 PRESTACIONES LABORALES DE VENDEDORES 812.107 IUSI SALA DE VENTA 812.113 GASTOS DE PUBLICIDAD 812.108 DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS DE REPARTO 812.109 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS SALA DE VENTA 812.110 DEPREC. MOBILIARIO Y EQUIPO SALA DE VENTA 812.111 DEPREC. EQUIPO DE CÓMPUTO SALA VENTA 812.118 CUENTAS INCOBRABLES 813.101 SUELDOS DE ADMINISTRACIÓN 813.102 BONIFICACIONES INCENTIVO ADMINISTRACIÓN 813.103 CUOTAS PATRONALES DE ADMINISTRACIÓN 813.104 PRESTACIONES LABORALES DE ADMINISTRACIÓN 813.106 IUSI DE OFICINAS 813.120 GASTOS GENERALES 813.108 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS DE OFICINA 813.109 DEPREC. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 813.110 DEPREC. EQUIPO DE CÓMPUTO DE OFICINA 813.111 AMORTIZACIÓN GASTOS DE ORGANIZACIÓN 813.113 AMORTIZACIÓN DE FRANQUICIAS 813.118 PAPELERÍA Y ÚTILES CONSUMIDOS 813.123 SEGUROS VENCIDOS 814.101 INTERESES GASTO 815.102 IMPUESTOS PAGADOS (ISR RENTAS DE CAPITAL) Explicación Traspaso de las cuentas de Gasto a la cuenta Q 1,327,783.66 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Pérdidas y Ganancias Q 1,327,783.66 Pda. X4 711.101 VENTAS 712.101 INTERESES PRODUCTO 514.103 a PÉRDIDAS Y GANANCIAS Traspaso de las cuentas de Ganancia a la cuenta Pérdidas y Ganancias 788,000.00 1,000.00 90,000.00 9,000.00 11,403.00 26,244.00 2,038.50 20,000.00 32,400.00 6,975.00 4,320.00 8,166.17 3,361.29 120,000.00 15,000.00 15,204.00 34,992.00 3,361.50 58,625.00 15,525.00 10,080.00 15,165.74 4,000.00 20,000.00 6,000.00 2,500.00 3,000.00 1,422.46 Q 1,327,783.66 Q 1,450,000.00 Q 14,224.64 Q 1,464,224.64 Q 1,464,224.64 Q 1,464,224.64 Si hacemos los traslados al libro mayor veremos que de los ajustes c) y d), todas las cuentas quedan eliminadas, no así la cuenta PÉRDIDAS Y GANANCIAS que queda con un saldo de Q 136,440.98 que es la ganancia antes del impuesto y reserva. La siguiente partida es una de las más importantes, pues revela cual es la ganancia líquida que se va a repartir entre los socios, o sea post impuesto y reserva. Pda. X5 514.103 PÉRDIDAS Y GANANCIAS 512.101 a RESERVA LEGAL 113.101 ISR TRIMESTRAL PAGADO ANTICIPADO 311.103 ISR POR PAGAR 514.104 UTILIDAD A REPARTIR Explicación Eliminación de la cuenta Pérdidas y Ganancias y registro de la reserva legal, el ISR por Pagar y la Utilidad a repartir después de ISR y Reserva Q Q 136,440.98 136,440.98 Q Q Q Q 6,822.05 30,410.84 498.86 98,709.23 Q 136,440.98 219 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 28 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Haciendo uso de flechas asocie las 10 definiciones que se encuentran a la izquierda, con los respectivos conceptos que están a la derecha, tal y como se muestra en el ejemplo cero (0). Considere que le van sobrar conceptos. 0. Conjunto de bienes y derechos de una entidad 1. Consiste en un conjunto de operaciones contables practicadas cada fin de período y donde se elaboran los Estados Financieros. 2. Es el cuadro que revela la situación patrimonial de una entidad, con el objeto de determinar las causas del aumento o disminución su patrimonio. 3. Es el cuadro que revela el resultado obtenido durante el ejercicio contable. 4. Es un documento que contiene de 10 a 12 columnas que contiene entre otros datos, el balance de saldos final, los ajustes y los saldos ajustados, y sirve como auxiliar para la elaboración de los Estados Financieros de una entidad. 220 5. 6. Es agregarle o quitarle cierta cantidad a una cuenta, para que refleje la verdad de lo que ella expresa. Los bienes materiales inmovilizados, los activos biológicos y los activos intangibles, forman parte de esta división del activo. 7. Es la parte de un Balance General que representa las obligaciones que la compañía o entidad tiene con los propietarios de la misma. 8. Conjunto de deudas que se deben de pagar a un plazo mayor a un año. 9. Activos que se pueden convertir en efectivo en un plazo no mayor a un año. 10. Conjunto de obligaciones que una entidad tiene que pagar en un plazo no mayor a un año. BALANCE GENERAL ACTIVO CORRIENTE PATRIMONIO ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE CIERRE CONTABLE ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AJUSTAR UNA CUENTA HOJA DE TRABAJO Capítulo 14 Cierre Contable II SERIE INSTRUCCIONES: Complete las oraciones de cada numeral, llenando los espacios con las respuestas correctas. 1) La Sección 4 de la NIIF para PYMES. Estado de Situación Financiera dice que dentro del balance se deben dividir los activos y pasivos en: a) b) 2) Según la Sección 3 de la NIIF para PYMES, los Estados Financieros Básicos que se deben preparar para presentárselos a los usuarios de los mismos, son: a) Balance General b) c) d) e) Notas a los Estados Financieros 3) Según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los anexos que se deben presentar junto con la Declaración Jurada (anual de renta), son: a) Balance General b) c) d) 4) De acuerdo a su estructura los balances se pueden presentar de dos formas: a) En forma de reporte 5) De acuerdo a su grado de liquidez, las formas de presentar un balance general son: a) En forma de ascendente; y 6) b) Condensada Entre los rubros que componen el patriminio de una empresa tenemos: a) El capital b) c) El superávit o déficit acumulado 8) b) De acuerdo al grado de análisis, un balance general se puede presentar en forma: a) 7) b) b) En el activo corriente se incluyen: a) El efectivo y equivalentes de efectivo, c) b) Cuentas por Cobrar 221 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 9) En un Estado de Pérdidas y Ganancias, los gastos de operación se dividen en dos grandes grupos que son: a) Gastos de Venta; y b) 10) Para determinar el costo de ventas, al inventario inicial de mercadería se le suman las compras y los , y se le restan las devoluciones y rebajas sobre compras, lo que da como resultado las mercaderías , luego se le resta el inventario de mercaderías. 222 Capítulo 14 Cierre Contable TAREA No. 29 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan abajo, realice, Ajustes, Hoja de Trabajo, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y las Partidas de Cierre, de la empresa El Progreso, S.A., por el período correspondiente del 1 de enero al 31 de diciembre del presente año. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 31 Balance de Saldos al 31 de Diciembre de 2XXX NOMBRE DE LA CUENTA DEUDOR Acciones por Suscribir Q 40,000.00 Suscriptores e Acciones Q 60,000.00 Capital Autorizado Caja y Bancos Q 700,806.00 Mercaderías Q 461,200.00 Vehículos de Reparto Q 200,000.00 Mobiliario y Equipo Q 60,000.00 Gastos de Organización Q 20,000.00 Compras Q 800,000.00 IVA Crédito Q 8,000.00 Proveedores Clientes Q 125,000.00 Provisión para Cuentas Incobrables Ventas IVA Débito IVA Retenido por Pagar ISR Retenido por Pagar Sueldos de Administración Q 150,000.00 Sueldos Sala de Ventas Q 120,000.00 Bonificaciones de Administración Q 18,000.00 Bonificaciones Sala de Venta Q 1,500.00 Cuotas Patronales de Administración Q 19,005.00 Cuotas Patronales Sala de Venta Q 15,204.00 Prestaciones Laborales de Administración Q 43,740.00 Prestaciones Laborales de Sala de Venta Q 34,992.00 ISR Trimestral Pagado Anticipado Q 42,160.00 Alquileres Pagados Q 60,000.00 Depreciación Acumulada Vehículos Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo Amortización Acumulada Gastos de Organización Intereses Producto ISR Rentas de Capital Q 2,800.00 SUMAS IGUALES Q 2,982,407.00 ACREEDOR Q 1,100,000.00 Q 78,732.00 Q 3,000.00 Q 1,700,000.00 Q 16,000.00 Q 225.00 Q 450.00 223 Q Q Q Q 40,000.00 12,000.00 4,000.00 28,000.00 Q 2,982,407.00 Datos adicionales. Todas la acciones de la sociedad son comunes u ordinarias y tienen un valor nominal de Q10,000.00 cada una. Esta empresa está inscrita en el Régimen Sobre Utilidades de Actividades Lucrativas, y es sujeto a pagos trimestrales con cierres parciales cada trimestre, para determinar su renta imponible y el ISR a pagar. La empresa está inscrita ante la SAT como agente retenedor del ISR y del IVA. Dentro de la cuenta prestaciones laborales se incluye Bono 14. Aguinaldo, Vacaciones e Indemnizaciones. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina DATOS PARA AJUSTES 1. Calcular las depreciaciones del activo fijo por el método de línea recta a sus porcentajes máximos legales, y contabilizarlas por el método indirecto, debiendo considerar que del mobiliario y equipo, el 60% corresponde a las oficinas y el resto a la sala de ventas. 2. Calcular y contabilizar la amortización de los Gastos de Organización a un 20% anual. 3. Distribuir los alquileres pagados proporcionalmente a los metros cuadrados que ocupan las oficinas y la sala de ventas, 156 Mts.² y 145 Mts.² respectivamente. 4. Ajustar la provisión de cuentas incobrables a un 3% anual sobre saldo actual de clientes. 5. Un día anterior al cierre contable, el señor Julio Rodríguez suscribió 2 acciones de Q.10,000.00 cada una. Y el socio Carlos Romero pagó el valor de 3 acciones de Q10,000.00 que previamente había suscrito, habiendo depositado el dinero en el Banco Mundialito, S.A. Esta operación no había sido registrada anteriormente. 6. Pendiente de contabilizar el pago que se hizo en la SAT, del IVA Retenido y el ISR Retenido, del mes anterior. Habiendo girado los cheques No. 101 y 102 del Banco Mundialito, S.A. 7. Se regularizan las cuentas del IVA 8. Calcular y contabilizar las prestaciones laborales que se le deben de pagar a un empleado de oficina que fue despedido el día 30 de noviembre del presente año, el cual empezó a laborar desde el 1 de febrero del año pasado y ganaba Q3,000.00. Tome en consideración que ya se la había pagado el bono 14 que le correspondía hasta el 30 de junio del presente año, y también se le había pagado el sueldo del mes de noviembre, quedando pendiente de pago, el aguinaldo completo, el bono 14 correspondiente del 1 de julio al 30 de noviembre de este año y la indemnización completa por tiempo servido. 9. Pendiente de contabilizar un abono de Q20,000.00 que se le hizo al proveedor, el día 30 de diciembre, pagado con cheque No. 103 del Banco Mundialito, S.A. 10. El inventario final de mercaderías es de Q.500,000.00 224 Capítulo 14 Cierre Contable TAREA No. 30 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan abajo, realice, Ajustes, Hoja de Trabajo, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y las Partidas de Cierre, de la Compañía La Megapaquistán, S.A. por el período correspondiente del 1 de abril al 31 de diciembre del presente año. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Balance de Saldos al 31 de Diciembre de 2XXX NOMBRE DE LA CUENTA DEUDOR Acciones por Suscribir Q 100,000.00 Suscriptores e Acciones Q 200,000.00 Capital Autorizado Caja y Bancos Moneda Nacional Q 500,000.00 Caja y Bancos Moneda Extranjera Q 879,000.00 Mercaderías Q 1,500,000.00 Vehículos de Reparto Q 1,200,000.00 Mobiliario y Equipo Q 400,000.00 Gastos de Organización Q 20,000.00 Proveedores Extranjeros Importaciones (Compras en el Extranjero) Q 14,232,331.90 Gastos Sobre Compra (Fletes, Derechos, etc.) Q 2,000,000.00 IVA Crédito Q 124,000.00 Clientes Q 300,000.00 Ventas IVA Débito Alquileres Pagados de Oficinas Q 72,000.00 Alquileres Pagados Salas de Venta Q 324,000.00 Sueldos de Administración Q 432,000.00 Sueldos Sala de Ventas Q 675,000.00 Bonificaciones de Administración Q 22,500.00 Bonificaciones Sala de Venta Q 67,500.00 Cuotas Patronales de Administración Q 54,734.40 Cuotas Patronales Sala de Venta Q 85,522.50 Cuotas Laborales y Patronales por Pagar Prestaciones Laborales de Administración Q 125,971.20 Prestaciones Laborales de Sala de Venta Q 196,830.00 ISR Trimestral Pagado Anticipado Q 392,487.08 Intereses Producto ISR Rentas de Capital Q 6,330.00 Multas y Recargos Q 5,000.00 SUMAS IGUALES Q 23,915,207.08 ACREEDOR Q 2,000,000.00 Q 500,000.00 Q 21,101,456.00 Q 238,763.00 225 Q 11,688.08 Q 63,300.00 Q 23,915,207.08 Datos Adicionales Todas las acciones de la sociedad son comunes u ordinarias y tienen un valor nominal de Q20,000.00 cada una. Esta empresa está inscrita en el Régimen Sobre Utilidades de Actividades Lucrativas, y es sujeto a pagos trimestrales con cierres parciales cada trimestre, para determinar su renta imponible y el ISR a pagar. Este es su primer año de operaciones y empezó a funcionar formalmente el 1 de abril del presente año. El cierre contable se está haciendo el 31 de diciembre. Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina DATOS PARA AJUSTES 226 1. Calcular y contabilizar las depreciaciones de los activos fijos a su porcentaje máximo legal, considerando que los activos han estado al servicio de la empresa 275 días (del 1 de abril al 31 de diciembre), y que por política administrativa, a todos se les calcula un valor residual o de rescate del 10%. Del mobiliario y equipo el 30% corresponde a las oficinas y el resto a las salas de ventas. 2. Calcular y contabilizar la amortización de los gastos de organización proporcional a los días que han transcurrido desde el 1 de abril, aplicando el porcentaje máximo establecido en la Ley. 3. Pendiente de contabilizar una nota de débito por Q8,000.00 por un cheque rechazado que habíamos depositado en el banco y que previamente nos lo había pagado nuestro cliente, Jorge Álvarez. 4. Contabilice la compra de un giro de US$15,000.00 que se hizo en el Banco Innovador, S.A. al cambio Q7.89 X US$1.00 el cual se envió a favor de nuestro proveedor Texas Used Cloth Company, en Huston Texas, y que no se registró en su oportunidad. El banco nos cobró una comisión del 1% para cubrir el valor del envío. Por el total se giró cheque de una cuenta de depósito monetario en moneda extranjera que mantenemos en el mismo banco. 5. Formar una provisión para cuentas incobrables sobre saldo actual de clientes, tomando en consideración el dato 3. 6. Las cuentas expresadas en moneda extranjera (caja y bancos moneda extranjera y proveedores extranjeros) están registradas al tipo de cambio Q7.89 X US$1.00), pero según reporte del Banco de Guatemala, el tipo de cambio oficial actual es de Q7.95 X US$1.00, por lo que habrá que registrar las pérdidas y ganancias correspondientes. (Para el cálculo del ISR tome en cuenta que las pérdidas cambiarias por revaluación forman parte de los costos no deducibles del ISR). (Considerar para este ajuste, el dato 4) 7. Regularizar las cuentas del IVA. 8. Pendiente de contabilizar el recibo No. 321 por un donativo de Q10,000.00 que la empresa hizo con el cheque No. 765 a una Iglesia Cristiana (XX Nombre), la cual (la iglesia) no está inscrita conforme a la Ley y por consiguiente no cuenta con la solvencia fiscal emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria. 9. El inventario final de mercaderías asciende a la cantidad de Q 1,875,000.00 Capítulo 14 Cierre Contable TAREA No. 31 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con el Balance de Saldos que se le presenta abajo, elabore el Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y las Partidas de Cierre, de la Compañía Química, S.A. por el período correspondiente del 1 de enero al 31 de diciembre del presente año. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Balance de Saldos al 31 de Diciembre de 2XXX NOMBRE DE LA CUENTA DEUDOR Acciones por Suscribir Q 100,000.00 Suscriptores e Acciones Q 300,000.00 Capital Autorizado Caja y Bancos Moneda Nacional Q 600,000.00 Caja y Bancos Moneda Extranjera Q 1,200,000.00 Mercaderías Q 1,400,000.00 Mobiliario Q 200,000.00 Equipo de Computación Q 80,000.00 Vehículos de Reparto Q 1,630,000.00 Gastos de Organización Q 30,000.00 Inversiones en Valores Largo Plazo Q 500,000.00 Compras Locales Q 600,000.00 Importaciones Q 3,245,609.00 Gastos Sobre Compras (Fletes, seguros y derechos) Q 649,121.80 Proveedores Locales Proveedores Extranjeros Alquileres de Oficina Q 120,000.00 Alquileres Sala de Venta Q 240,000.00 Clientes Q 2,419,760.00 Ventas Devoluciones y Rebajas Sobre Venta Q 14,832.00 Documentos por Pagar Préstamos Bancarios a Corto Plazo Préstamos Bancarios a Largo Plazo Documentos por Cobrar Q 100,000.00 Sueldos Personal de Oficina Q 960,000.00 Sueldos de Vendedores Q 540,000.00 Cuotas Patronales de Oficina Q 121,632.00 Cuotas Patronales Sala de Venta Q 68,418.00 Prestaciones Laborales Personal de Oficina Q 279,936.00 Prestaciones Laborales Sala de Venta Q 157,464.00 Prestaciones Laborales por Pagar a Largo Plazo Bonificaciones Personal de Oficina Q 60,000.00 Bonificaciones Sala de Venta Q 45,000.00 Intereses Gasto Q 76,800.00 Intereses Producto ISR Rentas de Capital Q 20,100.00 Gastos Diversos de Oficina Q 36,000.00 Seguros Pagados Anticipado Q 12,000.00 Pagos Trimestrales de ISR Q 178,468.74 Van sumas Q 15,985,141.54 ACREEDOR Q 4,000,000.00 Q 200,000.00 Q 3,411,482.54 227 Q 7,196,320.00 Q Q Q 200,000.00 120,000.00 360,000.00 Q 400,950.00 Q 165,000.00 Q 16,053,752.54 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina No. 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 Balance de saldos al 31 de Diciembre de 2XXX NOMBRE DE LA CUENTA DEUDOR VIENEN SUMAS Q 15,985,141.54 Seguros vencidos Q 6,000.00 Donativos Q 100,000.00 Pérdidas Cambiarias Q 5,204.00 Ganancias Cambiarias Prestaciones Laborales por Pagar a Corto Plazo Cuentas Incobrables Q 75,592.80 Provisión para Cuentas Incobrables Depreciación Mobiliario de Oficinas Q 12,000.00 Depreciación Mobiliario Sala de Ventas Q 28,000.00 Depreciación Acumulada Mobiliario Depreciación Equipo de Cómputo de Oficinas Q 7,999.20 Depreciación Equipo de Cómputo de Sala de Ventas Q 18,664.80 Depreciación Acumulada Equipo de Cómputo Depreciación Vehículos de Reparto Q 326,000.00 Depreciación Acumulada Vehículos de Reparto Amortización Gastos de Organización Q 6,000.00 Amortización Acumulada Gastos de Organización SUMAS IGUALES Q 16,570,602.34 ACREEDOR Q 16,053,752.54 Q Q 6,143.00 36,450.00 Q 75,592.80 Q 40,000.00 Q 26,664.00 Q 326,000.00 Q 6,000.00 Q 16,570,602.34 Datos adicionales 228 El inventario final de mercaderías asciende a la suma de Q 2,100,000.00 Las ganancias y pérdidas cambiarias son el resultado de revaluaciones por el tipo de cambio Los donativos fueron dados una entidad Estatal Calcular la renta imponible y el ISR Sobre Actividades Lucrativas Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo 15 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO Anteriormente, los contadores en Guatemala consideraban únicamente como Efectivo el dinero (monedas y billetes) que se encontraban en las cajas (registradoras y caja fuerte) y el dinero depositado en el Banco, sin embargo, hoy en día, dentro del cuerpo profesional de contadores manejan el término que se indica en las Normas Internacionales de Información Financiera, de las que se habló en el capítulo 3 de este libro, las cuales contemplan dentro del efectivo, no solo el dinero líquido, sino también las inversiones temporales que sean fácil de convertir en dinero líquido, dándole el nombre a estas inversiones, Equivalentes al Efectivo. Las NIIF para las PYMES, en su sección 7.2 dice literalmente que “Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición”. 21 Es por la razón anterior que en muchos de los Balances, en lugar de aparecer la cuenta Caja y Bancos, aparece la cuenta EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO, la cual incluye, no solo el dinero que hay en las cajas y depositado en los bancos, sino también, las inversiones a corto plazo de fácil conversión a dinero líquido. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO El Estado de Flujos de Efectivo es un cuadro, o Estado Financiero, obligatorio por Ley, que presenta la información sobre los movimientos (flujos) en el efectivo y equivalentes al efectivo de una entidad durante un período contable, mostrando por separado los cambios según procedan de actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación. En otras palabras, el Estado de Flujos de Efectivo informa sobre el origen de los fondos de una entidad o compañía y la manera en que se gastaron e invirtieron dichos fondos durante un período contable o período específico de operaciones y cuyos componentes se identifican con cuentas que aparecen en el Balance General y en el Estado de Pérdidas y Ganancias (o Resultados) implicados en dicho período. Así pues, un Estado de Flujos de Efectivo no sólo nos dice cuánto efectivo recibe la empresa durante un período y cuáles son las fuentes de los ingresos en efectivo, sino también nos informa sobre los desembolsos en efectivo que se hacen en actividades de explotación u operación, de inversión y de financiamiento. UTILIDAD La información que proporciona el Estado de los Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como sus necesidades de liquidez. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparición. Este es otro cuadro, que suministra a los usuarios información acerca de la liquidez o solvencia de la entidad. 21 IASCF, NIIF para las PYMES, Versión al Español, ISBN: 978-1-907026-35-5 (2009). P. 40 229 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NORMATIVIDAD TÉCNICA Y LEGAL Normatividad Técnica del Estado de Flujos de Efectivo.- Es la sección 7 de la NIIF para PYMES, la que contiene la normatividad técnica del Estado de Flujo de Efectivo, es decir, en dicha sección encontramos la teoría acerca de este cuadro y de la metodología de su elaboración, entre otras cosas, por lo que si usted quiere profundizar más sobre tal asunto (normatividad técnica del Estado de Flujo de Efectivo) lo invitamos a que investigue sobre tal asunto tanto en la sección 7, como en el folleto adjunto a la NIIF para PYMES, denominado Estados Financieros Ilustrados. Normatividad Legal del Estado de Flujos de Efectivo.- Las leyes de nuestro país no hacen mucha mención acerca del Estado de Flujos de Efectivo; pero según lo establecen los artículos 40 y 53 de la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012, todas las empresas obligadas a llevar Contabilidad completa, deben anexar a su declaración jurada de renta, el Estado de Flujos de Efectivo, así como el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias. PARTES DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Un Estado de Flujos de Efectivo, como todo estado financiero, debe estar bien identificado, con un encabezado que contenga la información acerca del tipo de Estado Financiero que es, el nombre de la empresa, y el período sobre el cual se informa, y si las cantidades dentro del documento no tiene el símbolo de la moneda, en el encabezado dirá cifras en Quetzales. Aparte de esto, un Estado de Flujos de Efectivo se compone de las siguientes secciones: 3. Actividades de Operación: En esta sección se ubican todas las entradas y salidas de efectivo que se relacionan directamente con el giro principal de operaciones de la entidad. Los movimientos que se anotan en esta sección son: 230 Aumentos y disminuciones de las cuentas por cobrar comerciales (clientes) Aumentos y disminuciones de las cuentas por pagar comerciales (proveedores) El valor de las ventas El valor de las compras, representado por la cuenta costo de venta El pago de sueldos y gastos conexos (cuotas patronales, prestaciones laborales) Todos los pagos relacionados con los gastos de operación del negocio, (agua, luz, teléfono, seguridad, alquileres, etc) Pago de impuestos La ganancia o pérdida obtenida en la venta de activos fijos. 3. Actividades de Inversión: En esta sección se anotan los aumentos y disminuciones de efectivo, relacionados con la compra y venta de activos catalogados como propiedades, planta y equipo. Los movimientos más comunes que se anotan en esta sección son: Compra y venta de terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, vehículos u otros activos fijos. Los pagos por ampliación o construcción de inmuebles, maquinaria y equipo. La compra de acciones expedidas por otras empresas El valor pagado en las inversiones de largo plazo (mayor a un año) Préstamos otorgados a terceras personas a un plazo mayor de un año. 3. Actividades de Financiamiento: En esta sección deben anotarse los movimientos (entradas y salidas) de efectivo relacionados con las fuentes de financiamiento, tales como: Aumentos de Efectivo proveniente préstamos de corto y largo plazo, Aumentos de Efectivo proveniente de la colocación y venta de acciones de capital, bonos u otros títulos financieros. Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo Cobro de intereses cuando no son del giro normal del negocio. Disminuciones del efectivo por pago de préstamos, Pagos de deuda por arrendamiento financiero. Pago de intereses Pago de dividendos Devolución de capital a los socios y otros. MÉTODOS PARA PRESENTAR EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Existen dos métodos o formas para presentar el Estado de Flujos de Efectivo, que son: El Método Directo y el Método Indirecto, no siendo necesario hacer ambos una vez escoja uno de los dos. En el método directo, la información se dispone de tal forma que de un solo golpe de vista, se pueden ver e identificar los cambios o movimientos que se dieron durante el período contable al realizar las distintas actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiamiento. Al final se muestra el saldo de efectivo que hay al finalizar el período contable, el cual debe coincidir con el saldo de la cuenta caja y bancos (Efectivo). (Ver modelo más adelante) En el método indirecto, el Estado de Flujos de Efectivo se empieza escribiendo el resultado (pérdida o ganancia neta) que se obtuvo al finalizar el ejercicio contable. Luego debajo del resultado se le suman las cuentas de pérdida que no tienen relación con el uso de efectivo, tales como las depreciaciones y las amortizaciones, para luego ir sumando y restando los movimientos de efectivo que se dieron en las distintas actividades de operación, inversión y financiamiento, dando como resultado al final del cuadro, el saldo que refleja el Balance General en la cuenta Caja y Bancos (Efectivo). (Ver modelo más adelante) PASOS PARA ELABORACIÓN DE UN ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO PASO 1. Para elaborar un Estado de Flujos de Efectivo, se necesita: Un Estado de Pérdidas y Ganancias elaborado al cierre del ejercicio contable que contenga los saldos finales de las cuentas de gasto y producto; y un Balance General Comparativo, que contiene los saldos al inicio del período contable y los saldos al final del mismo período, de las cuentas de activo, pasivo y capital, con el cual se establecen las variaciones (flujos) del efectivo de un período contable a otro. PASO 2. Se realizan las partidas de reclasificación, que no es más que el proceso de invertir las partidas de ajuste que no tienen relación con el uso de efectivo y que se hicieron al finalizar el período contable. PASO 3. Con base a la información proporcionada del último Estado de Pérdidas y Ganancias; el Balance General Comparativo, y las partidas de reclasificación, se elabora una HOJA DE TRABAJO PREPARATORIA para elaborar el Estado de Flujos de Efectivo, en la cual se hace el análisis correspondiente concerniente a la información sobre el origen de los fondos y el destino que se le da al efectivo en actividades de operación, de inversión y de financiamiento. (Ver modelo en la página siguiente). PASO 4. Con base a la los resultados obtenidos en la hoja de trabajo, se estructura el Estado de Flujos de Efectivo, presentándolo bajo el método directo, o ya sea bajo el método indirecto. Para no entrar en demasiados detalles teóricos veremos continuación cómo se elabora un Estado de Flujos de Efectivo, utilizando para el efecto un Balance General Comparativo de los años 2XX1 y 2XX2, y el Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados) del año 2XX2 de la Sociedad Matta & Cía. S.C. 231 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina PASO 1 Elaborar un Balance General Comparativo y tener el último Estado de Pérdidas y Ganancias SOCIEDAD MATTA & CÍA. S.C. Balance General Comparativo Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2XX2 (Cifras en Quetzales) CUENTAS (-) (-) 232 ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Mercaderías Seguros Pagados Anticipados Suma de Activo Corriente NO CORRIENTE Terrenos Edificio Depreciación Acumulada Edificios Mobiliario y Equipo Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo Suma de Activo No Corriente Total del Activo PASIVO CORRIENTE Proveedores Acreedores Diversos Impuestos por Pagar Suma de Pasivo Corriente NO CORRIENTE Préstamo Bancario a Largo Plazo Suma de Pasivo No Corriente Total del Pasivo PATRIMONIO CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidades Retenidas Suma de Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio = Suma del Activo 2XX1 (A) 2XX2 (B) 150,100.00 85,900.00 123,850.00 6,500.00 366,350.00 95,270.00 136,610.00 178,000.00 0.00 409,880.00 480,000.00 600,000.00 (30,000.00) 1,100,000.00 (220,000.00) 1,930,000.00 2,296,350.00 480,000.00 720,000.00 (66,000.00) 924,000.00 (404,800.00) 1,653,200.00 2,063,080.00 111,640.00 159,060.00 0.00 270,700.00 101,350.00 71,540.00 9,400.00 182,290.00 1,059,800.00 1,059,800.00 1,330,500.00 800,780.00 800,780.00 983,070.00 900,000.00 65,850.00 965,850.00 2,296,350.00 1,000,000.00 80,010.00 1,080,010.00 2,063,080.00 Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo SOCIEDAD MATTA & CÍA., S.C. Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2XX2 (-) (-) (-) (+) Movimiento de Ventas Ventas Netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operación Sueldos Seguros vencidos Gastos Diversos Depreciación de Edificios Depreciación de Mobiliario y Equipo Ganancia en Operación Productos y Gastos Financieros Gastos Financieros Intereses pagados Suma Parcial Otros Productos y Gastos Productos Utilidad por Venta de Mobiliario y Equipo Utilidad Antes de Impuesto Impuestos Utilidad Neta Q Q Q Q Q Q Q Q 532,220.00 (189,500.00) 342,720.00 (96,460.00) (6,500.00) (11,680.00) (36,000.00) (184,800.00) Q Q (335,440.00) 7,280.00 Q Q (3,720.00) 3,560.00 Q Q Q Q 20,000.00 23,560.00 (9,400.00) 14,160.00 233 PASO 2 Elaboración De Partidas De Reclasificación PARTIDAS DE AJUSTE ELABORADAS DURANTE EL CIERRE CONTABLE Pda 1 Depreciación Edificios 36,000.00 Depreciación Mob. Y Eq 184,800.00 A Deprec. Acum. Edificios 36,000.00 Deprec. Acum. Mob. Y Eq. 84,000.00 PARTIDAS DE RECLASIFICACIÓN Rec. 1 Deprec. Acum. Edificios 36,000.00 Deprec. Acum. Mob. Eq. 184,800.00 A Depreciación Edificios 36,000.00 Depreciación Mob. Eq. 184,800.00 Cálculo de depreciaciones a su porcentaje máximo Legal. Se reinvierte la partida de depreciaciones, ya que no involucra el uso de efectivo. Pda. 2 Caja y Bancos 160,800.00 Deprec. Acum. Mob y Eq. 35,200.00 A Mobiliario y Equipo 176,000.00 Utilidad en Venta Activos 20,000.00 No se hace partida de reclasificación, ya que involucra el uso de efectivo Se vende al crédito mobiliario usado a Q160,800.00, que tiene una depreciación acumulada de Q35,200.00 y cuyo costo inicial fue de Q176,000.00 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Pda. 3 Seguros Vencidos A Seguros Pag. Anticip 6,500.00 6,500.00 Rec. 2 Seguros Pag. Anticip. A Seguros Vencidos 6,500.00 6,500.00 Los seguros pagados anticipados ya están vencidos Se reinvierte la partida del registro de los seguros vencidos, ya que no involucran el uso de efectivo. Pda. 4 Utilidad Neta A Utilidades Retenidas Rec. 3 Utilidades Retenidas A Utilidad Neta 14,160.00 14,160.00 La utilidad neta del período es de Q14,160.00 14,160.00 14,160.00 Se reinvierte la partida del registro de la utilidad, ya que no involucra el uso de efectivo. PASO 3 Elaboración de la Hoja de Trabajo preparatoria para elaborar Estado de Flujo de Efectivo Procedimiento: 1. 234 Colocar el Encabezado, que contenga el título del documento que en este caso será HOJA DE TRABAJO PREPARATORIA PARA ELABORAR ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO. Luego el nombre de le empresa, y después la fecha que hace referencia al período contable del cual se informa. Y si en las columnas no se anota el símbolo de la moneda, se deberá anotar en el encabezado CIFRAS EN QUETZALES. 2. En la columna (A), se anota el número de la cuenta, tal y como aparece en el catálogo de cuentas de la empresa, si existiere. 3. En la columna (B), se anota el nombre de las cuentas, anotando primero las cuentas del Balance General, y luego debajo el nombre de las cuentas del Estado de Pérdidas y Ganancias. En este paso tiene que tener mucho cuidado en no repetir las cuentas, o de dejar de anotar alguna de las cuentas, pues suele suceder que en balance inicial pueden aparecer algunas cuentas que en el balance final no aparecen, o viceversa. En fin, debe anotar todas las cuentas que aparecen en ambos balances sin repetirlas. 4. En la columna (C), se escriben los saldos que le corresponden a las cuentas, según el balance final. Las cuentas de activo y las de gasto se escriben en color negro, mientras que las cuentas de pasivo y de ganancia se escriben con números rojos o entre paréntesis. La cuenta Utilidad Neta o Utilidad del Ejercicio se escribe con color negro. 5. Si el proceso lo hace manual, al final de la última cuenta se hace una suma algebraica, es decir se suman todas las cantidades escritas con color negro, y se restan las cantidades escritas con color rojo o entre paréntesis, y el resultado dará CERO (0). Si el proceso lo hace en una hoja electrónica (Excel, por ejemplo), basta con colocar el símbolo de suma (∑) en el cuadro donde quiere el resultado, luego seleccionar las casillas que quiere sumar y por último presionar la tecla ENTER. Si no da cero, es porque algo no se hizo bien. Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo 6. En la columna (D), se anotan las cantidades que provienen del lado del DEBE de las partidas de ajuste de reclasificación, a la altura de la cuenta que se está reajustando. 7. En la columna (E), se anotan las cantidades que provienen del lado del HABER de las partidas de ajuste de reclasificación, a la altura de la cuenta que se está reajustando. 8. En la columna (F), se anota el resultado de sumarle a las cantidades que se encuentran en la columna (C), las cantidades que se encuentran en la columna (D), y restarle las cantidades que se encuentran en la columna (E). Si trabaja en una hoja electrónica, la fórmula que insertará en la celda será (= C3 + D3 – E3), y luego copiará la fórmula en todas las celdas que se encuentran debajo de la celda F3. 9. En la columna (G), se anotan solo los saldos del balance inicial (aquí no se anotan saldos del Estado de Pérdidas y Ganancias), procediendo de igual modo que se hizo en la columna (C), escribiendo en negro las cantidades de las cuentas de activo, y escribiendo con color rojo o entre paréntesis, las cuentas del pasivo. Al final se hace la suma algebraica, y el resultado tiene que dar CERO (0), si no da cero, es porque algo no se hizo bien. 10. En la columna (H), se anota la diferencia entre las cantidades que aparecen en la columna (F), y restándole las cantidades que se encuentran a la par en la columna (G). Los resultados positivos se anotan con color negro o azul, mientras que los resultados negativos se anotan en color rojo o entre paréntesis. Al final se hace una suma algebraica, y el resultado también tiene que dar CERO (0), de lo contrario es porque algo no está bien operado. 11. En la columna (I), se anotan las cantidades inversas que aparecen en la columna (H), es decir, si en la columna (H), aparece la cuenta Caja y Bancos con números rojos o entre paréntesis (Q54,830.00), en la columna (I), se anotará con su signo inverso, es decir, se anotará en color negro con Q54,830.00 (positivo). Y así se procederá con los demás saldos, si aparece en la columna (H), con saldo positivo (+), pasara a la columna (I), con saldo negativo (con números rojos o entre paréntesis), tal y como sucede con la cuenta Cuentas por Cobrar (Véalo). 12. En la columna (J), se anotan los saldos de las cuentas que tienen que ver con las actividades de operación, tales como aumentos y disminuciones de cuentas por cobrar (clientes), inventarios, proveedores, y otras cuentas por pagar sin las cuales el negocio no podría operar, así como disminuciones de efectivo por el pago de sueldos, gastos de operación y distribución. También se anota aquí el saldo de la cuenta Ventas, pues las ventas son una parte primordial para que la empresa siga operando. Las cantidades se anotan tal y como aparecen en la columna (I), es decir, si en la columna (I), aparecen con números negros, entonces se anotará con números negros, pero si en la columna (I) aparecen con números rojos, entonces se anotará en la columna (J), con números rojos. 13. En la columna (K), se anotan los saldos de las cuentas que tienen que ver con las actividades de inversión, tales como aumentos y disminuciones de efectivo por la compra y venta de activos fijos (propiedad, planta y equipo) o por la colocación, venta de títulos valores de largo plazo(entrada de efectivo), pago o redención de dichos títulos (salidas de efectivo). Las cantidades se anotan con saldo positivo o negativo de acuerdo a como aparezcan en la columna (I). 235 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 14. En la columna (L), se anotan los saldos de las cuentas que tienen que ver con las actividades de financiamiento, por aumentos y aumentos de préstamos, capital, etc. Los saldos se anotan de forma positiva o negativa conforme aparece en la columna (i). 15. Y por último en la columna (M), se anota el efecto en el flujo de efectivo. En la primera línea aparecerá la diferencia de saldos de la cuenta Efectivo (Caja y Bancos) entre el balance final y el inicial. Si en la columna (I), el saldo aparece con saldo negativo, entonces se anotará la diferencia de saldos con saldo positivo, y si por el contrario, en la columna (I), el saldo de caja y bancos aparece con saldo positivo, pasará a la columna (M), con saldo negativo, números rojos o entre paréntesis, como en nuestro ejemplo (Q54,830.00)(número negativo). Como puede darse cuenta, en cada columna que representa una sección del Estado de Flujos de Efectivo, se hizo una suma algebraica de los valores que aparecen en cada columna, es decir se suman las cantidades positivas y se restan las negativas (las cantidades entre paréntesis), dando los siguientes resultados. Flujo de Efectivo en actividades de operación Flujo de Efectivo en actividades de inversión Flujo de Efectivo en actividades de Financiamiento SUMA ALGEBRAICA 236 ∑= Q 139,430.00 (COLUMNA J) Q 56,000.00 (COLUMNA K) (Q249,810.00 (COLUMNA L) (Q 54,380.00) Dado que los números negativos suman más Esos (Q54,380.00) coinciden con la diferencia entre el efectivo que hay al finalizar año 2XX2, (Q95,720.00, y el efectivo que había al inicio del año 2XX1, (Q150,100.00), según datos del balance general comparativo. Saldo de efectivo al finalizar el año 2XX2 Saldo de Efectivo al iniciar el año Diferencia en números rojos Q 95,720.00 (-) Q150,100.00 (Q 54,380.00) hubo una disminución de efectivo Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo 237 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina PASO 4 Elaborar el Estado de Flujos de Efectivo, utilizando el método directo o indirecto, con base a la información proporcionada por la Hoja de Trabajo Estado de Flujos de Efectivo SOCIEDAD MATTA & CÍA., S.C. Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2XX2 (Cifras en Quetzales) (MÉTODO DIRECTO) 238 (+) (=) ACTIVIDADES DE OPERACIÓN Aumento en Cuentas por Cobrar Aumento en Inventario Pago a Proveedores Aumento en Gastos por Pagar Efectivo Generado en Ventas Compra de mercadería (Costo de Venta) Pago de Sueldos Pago de Gastos Diversos Utilidad en Venta de Mobiliario Impuestos Pagados ACTIVIDADES DE INVERSIÓN Ampliación del Edificio Venta de Mobiliario y Equipo ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Pago a los Acreedores Diversos Pago o disminución de Préstamos Bancarios Aumento del Capital Social Intereses Pagados Disminución del Efectivo durante el ejercicio contable Efectivo al Inicio del Período Contable Efectivo al cierre del ejercicio contable en Caja y Bancos (50,710.00) (54,150.00) (10,290.00) 9,400.00 532,220.00 (189,500.00) (96,460.00) (11,680.00) 20,000.00 (9,400.00) 139,430.00 (120,000.00) 176,000.00 56,000.00 (87,520.00) (259,020.00) 100,000.00 (3,270.00) (249,810.00) (54,380.00) 150,100.00 95,720.00 En el método directo, se anota dentro de cada sección los aumentos y disminuciones de efectivo que ocurrieron durante el período contable, interviniendo todos los tipos de cuenta, activas, pasivas, pérdida o de ganancia, y con solo un golpe de vista podemos determinar las causas de los aumentos y disminuciones, en actividades de operación, inversión y financiamiento. El resultado que se muestra al final, es una disminución del efectivo por (Q54,380.00), de un período de tiempo a otro, mostrando al final el saldo actual (año 2XX2) que hay en caja y bancos que es de Q95,720.00. NOTA ACLARATORIA: Algunas personas me han sugerido colocar lo que se pagó a los Acreedores Diversos (Q87,520.00), en la sección de actividades de operación; sin embargo, es mi criterio colocar el pago a los Acreedores Diversos dentro de las actividades de financiamiento, puesto que los Acreedores son las personas a las que se debe dinero por otros conceptos distintos a la compra de mercadería, la cual (la compra de mercadería) si es una actividad de operación. Los acreedores se convierten, Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo entonces, en personas que proveen créditos para la compra de bienes materiales distintos a la mercadería, y que no son para vender sino para uso del negocio, por lo cual se convierten en financiadores de capital de la empresa. En cambio los aumentos y disminuciones de las cuentas por pagar no comerciales sí podrían ir dentro de las actividades de operación, pues son deudas relacionadas con la operación de la empresa, tales como: cuotas laborales y patronales por pagar, gastos generales (agua, luz, teléfono, mantenimiento, seguridad, etc).por pagar, impuestos por pagar, etc. Ahora bien, en el método indirecto, en cambio, se empieza con la utilidad neta o utilidad obtenida al final del ejercicio, se le suman las partidas de reclasificación de las cuentas de gastos que no requirieron el uso de efectivo, tales como las depreciaciones, amortizaciones, y otras, para luego ir sumando o restando los aumentos y disminuciones en las actividades de operación, inversión y financiamiento, pero que están representadas por cuentas del grupo del activo y del pasivo, es decir del balance. Aquí no se anotan los aumentos de efectivo por ventas, ni disminuciones para pagar gastos de administración y de distribución (pago de sueldos, gastos diversos de oficina o de venta). Estado de Flujos de Efectivo SOCIEDAD MATTA & CÍA., S.C. Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2XX2 (Cifras en Quetzales) (MÉTODO INDIRECTO) (+) (+) (=) ACTIVIDADES DE OPERACIÓN Utilidad Neta o Utilidad del Ejercicio Gastos que no requirieron uso de efectivo Depreciación de Edificios Depreciación de Mobiliario y Equipo Seguros Vencidos Aumento en Cuentas por Cobrar Aumento en Inventario Disminución en Proveedores (pago a proveedores) Aumento en Gastos por Pagar ACTIVIDADES DE INVERSIÓN Ampliación del Edificio Venta de Mobiliario y Equipo ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Pago a los Acreedores Diversos Pago o disminución de Préstamos Bancarios Aumento del Capital Social Disminución del Efectivo durante el ejercicio contable Efectivo al Inicio del Período Contable Efectivo al cierre del ejercicio contable en Caja y Bancos 14,160.00 36,000.00 184,800.00 6,500.00 (50,710.00) (54,150.00) (10,290.00) 9,400.00 (105,750.00) (120,000.00) 176,000.00 56,000.00 (87,520.00) (259,020.00) 100,000.00 227,300.00 (246,540.00) (54,830.00) 150,100.00 95,270.00 Como se ve, en el método indirecto, a excepción de la cuenta Utilidad del Ejercicio, y de las cuentas de gastos que no involucran el uso de efectivo, en este modelo solo se anotan los cambios que hubo en cuentas de activo y pasivo, dejando fuera las otras cuentas de pérdida y de ganancia. 239 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 32 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Identifique en la columna de la derecha si el efectivo aumenta o disminuye de acuerdo a los conceptos que se detallan en la columna izquierda, colocándole el signo más si cree que aumenta, o el signo menos si cree que disminuye, tal y como se muestra en el ejemplo. ACTIVIDADES DE OPERACIÓN 240 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 La utilidad neta del ejercicio La depreciación de los activos fijos La amortización de los activos intangibles Las cuentas incobrables Otras cuentas de gastos que no requieren efectivo Las ganancias en ventas de activos fijos Las pérdidas en ventas de activos fijos Aumento en las cuentas por cobrar comerciales = Venta a clientes Aumentos en los Inventarios Disminución de las cuentas por cobrar comerciales = Cobro a clientes Disminución en los Inventarios Aumento en las cuentas por pagar comerciales = Compra a proveedores Disminución en las cuentas por pagar comerciales = Pago a proveedores Aumento de Cuentas por Pagar No Comerciales Disminución de Cuentas por Pagar No Comerciales Pago de sueldos Pago de gastos generales de sala de venta y de administración Pago de cualquier gasto relacionado con la operación del negocio Pago de impuestos ACTIVIDADES DE INVERSIÓN Aumento de Activos Fijos = Compra de Activos Fijos Disminución de Activos Fijos = Venta de activos fijos Construcción de inmuebles, o ampliaciones de activos fijos ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Aumento en Préstamos Bancarios = Adquisición de créditos Disminución en Préstamos Bancarios = Pago de préstamos Aumento en Acreedores Diversos = Adquisición de créditos Disminución en Acreedores Diversos = Pago de créditos Aumentos de Capital Social = Aporte de socios o accionistas Disminuciones de Capital Social = Retiro de capital de los socios Pago de dividendos Pago de Intereses sobre de préstamos Efecto sobre el Efectivo Aumenta (+) Disminuye (-) Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo TAREA No. 33 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con el Balance General Comparativo que se le presenta abajo y el Estado de Resultados de la página siguiente, elabore el Estado de Flujos de Efectivo de la empresa COMPUTECS, S.A. al 31 de diciembre del presente año. Compañía Computecs, S.A. Estado de situación financiera consolidado al 31 de diciembre de 20X2 2XX2 2XX1 ACTIVO (-) (-) (-) (-) CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Comerciales Provisión para Cuentas Incobrables Inventario de Mercadería NO CORRIENTE Inversiones a Largo Plazo Inmuebles Depreciación Acumulada Otros Activos Fijos Depreciación Acumulada Activos Intangibles Amortizaciones Acumuladas Activos Totales PASIVO CORRIENTE Préstamos Bancarios a corto plazo Proveedores Intereses por Pagar Impuestos por Pagar Acreedores Varios Obligaciones por Arrendamientos Financieros C.P. NO CORRIENTE Préstamos Bancarios a Largo Plazo Reserva para Indemnizaciones Obligaciones por Arrendamientos Financieros L.P. Pasivos Totales PATRIMONIO Capital en Acciones Ganancias Acumuladas Suma de Patrimonio Total Pasivos y Patrimonio (Igual al Activo) Q 287,000.00 Q 5,855,480.00 Q (175,664.40) Q 573,810.00 Q Q Q Q 146,208.00 5,738,620.00 (172,158.60) 413,569.37 Q 1,075,000.00 Q 25,499,450.00 Q (1,732,990.00) Q 43,090.00 Q (14,442.00) Q 25,500.00 Q (10,200.00) Q 31,426,033.60 Q 1,075,000.00 Q 24,014,550.00 Q (840,509.25) Q 29,120.00 Q (5,824.00) Q 25,500.00 Q (5,100.00) Q 30,418,975.52 241 Q836,000.00 Q4,314,800.00 Q20,000.00 Q143,181.20 Q42,000.00 Q214,610.00 Q1,155,070.00 Q4,205,200.00 Q12,000.00 Q123,458.00 Q50,400.00 Q198,840.00 Q500,000.00 Q46,648.00 Q231,630.00 Q6,348,869.20 Q1,500,000.00 Q23,324.00 Q446,240.00 Q7,714,532.00 Q2,900,000.00 Q22,177,164.40 Q25,077,164.40 Q31,426,033.60 Q2,000,000.00 Q20,704,443.52 Q22,704,443.52 Q30,418,975.52 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Compañía Computecs, S.A. Estado de Resultados Integral Condensado Al 31 de diciembre de 20X2 (Cifras en Quetzales) (-) (-) (-) 242 Actividades Ordinarias de Operación Costo de Ventas Ganancia Bruta Gastos de Operación Sueldos de Vendedores Cuotas Patronales de Vendedores Cuentas Incobrables Indemnizaciones de Vendedores Sueldos de Oficinas Cuotas Patronales de Oficina Depreciación Inmuebles Depreciación Otros Activos Amortización Activos Intangibles Indemnizaciones de Oficinas Ganancia en Operación Otros Gastos Intereses Pagados Impuestos Pagados Ganancia Neta 4,500,000.00 (967,093.48) 3,532,906.52 (120,000.00) (15,204.00) (3,505.80) (9,996.00) (160,000.00) (20,272.00) (892,480.75) (8,618.00) (5,100.00) (13,328.00) (238,956.30) (572,724.79) (1,248,504.55) 2,284,401.97 (811,681.09) 1,472,720.88 Las partidas de ajuste que tendrá usted que reclasificar porque no requirieron el uso de efectivo fueron las siguientes: Pda 1. Depreciación Inmuebles Q 892,480.75 Depreciación de Otros Activos Q 8,618.00 A Depreciación Acumulada Inmuebles Q 892,480.75 Depreciación Acumulada Otros Activos Q 8,618.00 Pda 2. Amortización Activos Intangibles A Amort. Acumulada Activos Intangibles Q 5,100.00 Pda 3. Cuentas Incobrables A Provisión Para Cuentas Incobrables Q Pda 4. Indemnizaciones de Vendedores Indemnizaciones de Oficina A Provisión Para Indemnizaciones Q Q Pda 5. Ganancia Neta A Utilidades Retenidas o Acumuladas Q1,472,720.88 Q 5,100.00 Q 3,505.80 Q 23,324.00 3,505.80 9,996.00 13,328.00 Q1,472,720.88 Capítulo 15 Estado de Flujos de Efectivo TAREA No. 34 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con el Balance General Comparativo que se le presenta abajo y el Estado de Resultados de la página siguiente, elabore el Estado de Flujos de Efectivo de la empresa La Luz, S.A. al 31 de diciembre del año 2XX5 COMPAÑÍA LA LUZ, S.A. Balance de Situación General Condensado Al 31 de Diciembre del 2XX5 (Cifras en quetzales) (-) (-) (-) (-) (-) ACTIVO CORRIENTE Ca ja Ca ja Chi ca Moneda Extra njera Ba ncos Moneda Na ci ona l Ba ncos Moneda Extra njera Seguros Anti ci pa dos Deudores Comerci a l es Provi s i ón pa ra Cuenta s Incobra bl es Merca dería s Invers i ones en Va l ores Corto Pl a zo NO CORRIENTE Invers i ones en Va l ores La rgo Pl a zo Terrenos Edi fi ci os Depreci a ci ón Acumul a da Mobi l i a ri o Depreci a ci ón Acumul a da Vehícul os Depreci a ci ón Acumul a da Fórmul a s Pa tenta da s Amorti za ci ón Acumul a da Suma tota l del a cti vo PASIVO CORRIENTE Proveedores Na ci ona l es Proveedores del Extra njero Prés ta mos Ba nca ri os Corto Pl a zo Impues tos Por Pa ga r I.U.S.I Por Pa ga r Al qui l eres Cobra dos Anti ci pa dos Cuota s La bora l es por Pa ga r Cuota s Pa trona l es por Pa ga r NO CORRIENTE Prés ta mos Ba nca ri os La rgo Pl a zo Provi s i ón P/Indemni za ci ones Suma tota l del pa s i vo PATRIMONIO Ca pi ta l Pa ga do Uti l i da des por Repa rti r o Acumul a da s Suma i gua l a l a cti vo Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 2XX5 AÑO 2XX5 5,870.00 1,000.00 11,050.22 273,798.08 182,646.78 12,000.00 200,906.00 (6,027.18) 78,490.00 50,000.00 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 2XX4 AÑO 2XX4 2,000.00 1,000.00 15,000.00 175,000.00 184,465.78 24,000.00 133,121.00 (3,993.63) 89,732.00 30,000.00 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 30,000.00 200,000.00 482,000.00 (105,573.08) 37,600.00 (37,600.00) 317,856.00 (309,427.20) 40,000.00 (16,000.00) 1,464,589.62 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 20,000.00 300,000.00 407,365.42 (81,473.08) 37,600.00 (30,080.00) 307,320.00 (245,856.00) 40,000.00 (8,000.00) 1,397,201.49 Q Q Q Q Q Q Q Q 95,814.00 69,642.13 40,000.00 28,299.03 1,534.50 24,000.00 531.30 1,393.70 Q Q Q Q Q Q Q Q 99,100.00 78,400.00 80,000.00 890.89 1,591.57 36,000.00 500.00 1,200.00 Q Q Q 154,279.36 49,095.60 464,589.62 Q Q Q 231,419.03 38,100.00 567,201.49 Q Q Q 1,000,000.00 226,769.92 1,464,589.62 Q Q Q 830,000.00 28,301.03 1,397,201.49 243 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina COMPAÑÍA FÁBRICA LA LUZ, S.A. Estado de Resultados Integral y Condensado Al 31 de Diciembre de 2XX5 (Cifras en Quetzales) (-) (-) (-) (+) 244 Actividades Ordinarias de Operación Costo de Ventas Ganancia Bruta Gastos de Operación Gastos de Distribución Sueldos de Vendedores Cuotas Patronales de Vendedores Depreciación Vehículos Cuentas Incobrables Indemnizaciones de Vendedores Gastos de Administración Sueldos de Oficinas Cuotas Patronales de Oficina Depreciación Edificios Depreciación Mobiliario Amortización Franquicias Indemnizaciones de Oficinas Ganancia en Operación Otros Gastos Intereses Pagados Impuestos Pagados Otros Productos Alquileres Ganados Ganancia Neta 1,509,274.70 (967,093.48) 542,181.22 (60,000.00) (7,602.00) (63,571.20) (2,033.55) (4,998.00) (72,000.00) (9,122.40) (24,100.00) (6,800.00) (8,000.00) (5,997.60) (138,204.75) (126,020.00) 277,956.47 (27,990.00) (63,497.58) 12,000.00 (91,487.58) 12,000.00 198,468.89 Las partidas de ajuste que tendrá usted que reclasificar porque no requirieron el uso de efectivo fueron las siguientes: Pda 1. Depreciación Edificios Depreciación Mobiliario Depreciación Vehículos A Depreciación Acumulada Edificios Depreciación Acumulada Mobiliario Depreciación Acumulada Vehículos Q 24,100.00 Q 6,800.00 Q 63,571.20 Amortización Fórmulas Patentadas A Amort. Acumulada Fórmulas Patentadas Q Pda 3. Cuentas Incobrables A Provisión Para Cuentas Incobrables Q 2,033.55 Pda 4. Indemnizaciones de Vendedores Indemnizaciones de Oficina A Provisión Para Indemnizaciones Q Q 4,998.00 5,997.60 Pda 5. Alquileres Cobrados Anticipado A Alquileres Ganados Q 12,000.00 Pda 6. Ganancia Neta Q198,468.89 Pda 2. A Utilidades Retenidas o Acumuladas Q 24,100.00 Q 6,800.00 Q 63,571.20 8,000.00 Q 8,000.00 Q 2,033.55 Q 10,995.60 Q 12,000.00 Q198,468.89 Capítulo 16 Análisis de Estados Financieros 16 ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS GENERALIDADES El diccionario Larousse define la palabra análisis, como "la separación y distinción de las partes de un todo, hasta llegar a conocer sus principios constitutivos"22 Como sinónimos de la palabra análisis tenemos: Examen, estudio, observación, investigación, razonamiento, exploración, comparación y cotejo. Así, pues, con estas ligeras explicaciones, decimos que un análisis a los estados financieros no es más que un estudio que se hace al balance general, al estado de pérdidas y ganancias (resultados) y de otra índole, ya sea entre ellos mismos o en comparación con los de otras fechas u otras empresas, considerándolo útil para ayudar a los propietarios como base para medir los riesgos de crédito e inversión; se prepara frecuentemente empleando índices (o razones) financieras y de operación generalmente aceptadas, que muestran notablemente la situación actual y las tendencias a futuro. ÍNDICES FINANCIEROS Se denomina índice o razón, a la relación entre una cantidad y otra, expresada como la razón entre la cantidad "A" y la cantidad "B", o como una simple fracción, entero, fracción decimal, o porcentaje; así, la razón 6:5 puede escribirse también 6/5 o 1.2, o 120%. Se denominan índices (o razones) financieros a las relaciones que se obtienen comparando partidas del balance de situación general, o bien las partidas del balance con las del estado de pérdidas y ganancias. Se denominan índices (o razones) de operación a las relaciones que se obtienen comparando las partidas de ingresos con las partidas de gastos. Algunos de los índices (o razones) que emplean los contadores encargados de créditos y los analistas de inversiones, se muestran en el cuadro de abajo, en el cual "A" es el numerador de la razón, expresada como una fracción y "B" es el denominador. ÍNDICE (O RAZÓN) 1) Índice Corriente 2) Prueba de Ácido A Activo Corriente Activo Corriente (Excluyendo los inventarios y los gastos anticipados) Costo de Ventas B Pasivo Corriente Pasivo Corriente (Excluyendo los cobros anticipados) Inventario Promedio al costo Promedio de Valores por Cobrar 3) Rotación de Inventario 4) Rotación de Cuentas por Ventas Netas a Crédito Cobrar 5) Rotación de pasivo y Total de Pasivo Capital Neto capital 6) Rotación de Capital Neto Ventas Netas Capital Neto Promedio 7) Índice de Rentabilidad Utilidad Neta Capital Neto 8) Margen de Utilidad Margen Bruto Ventas Netas A continuación estableceremos los índices financieros y de operación utilizando para el efecto los Estados Financieros condensados de la compañía Kokun, S.A. 22 García Ramón, Pelayo y Gross. Larousse Diccionario Usual. Larousse. México 1997. P.34 245 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina COMPAÑÍA KOKUN, S.A. Balance de Situación General Condensado Al 31 de Diciembre del 2XX5, de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad (Cifras en quetzales) 246 (-) (-) ACTIVO CORRIENTE Ca ja Ca ja Chi ca Moneda Extra njera Ba ncos Moneda Na ci ona l Ba ncos Moneda Extra njera Seguros Anti ci pa dos Deudores Comerci a l es Ma teri a Pri ma Artícul os en Proces o Productos Termi na dos Invers i ones en Va l ores Corto Pl a zo Tota l de Acti vo Corri ente NO CORRIENTE Invers i ones en Va l ores La rgo Pl a zo Ma qui na ri a (neto) Inmuebl es (neto) Mobi l i a ri o (neto) Vehícul os (neto) Herra mi enta s (neto) Fórmul a s Pa tenta da s (neto) Suma tota l del a cti vo PASIVO CORRIENTE Acreedores Comerci a l es Na ci ona l es Acreedores Comerci a l es Extra njeros Prés ta mos Ba nca ri os Corto Pl a zo IVA Débi to I.U.S.I Por Pa ga r Al qui l eres Cobra dos Anti ci pa dos Pres ta ci ones La bora l es por Pa ga r Cuota s La bora l es por Pa ga r Cuota s Pa trona l es por Pa ga r I.S.R. Por Pa ga r Tota l del Pa s i vo Corri ente NO CORRIENTE Prés ta mos Ba nca ri os La rgo Pl a zo Provi s i ón P/Indemni za ci ones Suma tota l del pa s i vo PATRIMONIO Ca pi ta l Autori za do Acci ones por Sus cri bi r Sus cri ptores de Acci ones Res erva Lega l Uti l i da d del Ejerci ci o a Di s tri bui r Suma i gua l a l a cti vo 2XX5 2XX4 5,870.00 1,000.00 11,050.22 104,750.00 82,646.78 12,000.00 200,906.00 78,490.00 51,780.00 100,102.00 50,000.00 698,595.00 2,000.00 1,000.00 5,800.00 25,900.00 15,200.50 24,000.00 133,121.00 89,732.00 47,982.00 105,864.00 25,000.00 475,599.50 30,000.00 138,800.00 482,000.00 37,600.00 317,856.00 11,500.00 40,000.00 1,756,351.00 10,000.00 173,500.00 507,365.42 47,000.00 397,320.00 15,333.33 50,000.00 1,676,118.25 95,814.00 49,642.13 40,000.00 1,661.00 1,125.00 24,000.00 71,250.00 2,197.65 4,854.85 97,348.37 387,893.00 128,561.00 116,571.00 80,000.00 890.89 1,125.00 36,000.00 44,562.00 1,374.48 3,414.85 41,571.00 454,070.22 154,279.36 47,500.00 589,672.36 231,419.03 38,100.00 723,589.25 1,000,000.00 (20,000.00) (30,000.00) 15,701.35 200,977.29 1,756,351.00 1,000,000.00 (50,000.00) (90,000.00) 6,705.00 85,824.00 1,676,118.25 Capítulo 16 Análisis de Estados Financieros COMPAÑÍA KOKUN, S.A. Estado de Resultados Condensado al 31 de Diciembre de 2XX5 (Cifras en Quetzales) (-) ( +) (-) (-) (-) (-) (-) 1) DESCRIPCIÓN Ventas Costo de Ventas Ganancia Bruta Otros Ingresos de Operación Gastos de Distribución Gastos de Administración Otros Gastos de Operación Resultado de Operación I.S.R. Por Pagar Reserva Legal Utilidad del Ejercicio a Repartir 2XX5 1,771,274.70 (967,093.48) 804,181.22 7,755.31 (213,701.71) (244,997.01) (39,210.80) 314,027.01 (97,348.37) (15,701.35) 200,977.29 2XX4 1,055,200.00 (580,700.00) 474,500.00 5,500.00 (180,000.00) (150,000.00) (15,900.00) 134,100.00 (41,571.00) (6,705.00) 85,824.00 Índice Corriente: Llamado también índice de solvencia de corto plazo. Se obtiene dividiendo el activo corriente (anteriormente llamado activo circulante) dentro del pasivo corriente (anteriormente llamado pasivo circulante). Un índice de 2.5/1 (dos y medio a uno) se considera que refleja comúnmente una situación financiera "segura". Y una relación de 2/1 (dos a uno) se considera aceptable. Sin embargo, en la mayoría de los casos, es este solamente uno de los índices cuyos efectos deben tomarse en cuenta antes de justificar cualquier conclusión sobre la seguridad o debilidad financiera. Entre los departamentos de crédito bancarios, la determinación del índice de solvencia es solamente una de tantas pruebas que deben aplicarse antes de que pueda determinarse si es acertado conceder un préstamo a corto o a largo plazo. El índice corriente de la Compañía Kokun, S.A. en el año 2XX5 es: Activo Corriente = Q 698,595.00 = 1.80 Pasivo Corriente Q 387,893.00 2) Esta relación todavía es un tanto aceptable, puesto que con el activo corriente se puede cubrir las obligaciones de corto plazo, ya que por cada quetzal que se adeuda a corto plazo, se tiene Q.1.80 de activo corriente. Prueba al Ácido: Se obtiene dividiendo el activo corriente (omitiendo los inventarios y los gastos anticipados)23 entre el total del pasivo corriente (omitiendo los cobros anticipados). El valor de esta razón, según se afirma, se encuentra en la indicación de la capacidad relativa para pagar las obligaciones a corto plazo con el activo de fácil realización. Una relación de 1/1 se considera adecuada. En el caso de la Compañía Kokun, S.A. la prueba al ácido para el año 2XX5 es la siguiente: Activo Corriente (-) Inventarios* y Gastos Anticipados = Q698,595.00 (-) Q230,372.00 (-) Q 12,000.00 Pasivo Corriente (-) Cobros Anticipados Q387,893.00 (-) Q.24,000.00 Q456,223.00 = 1.25 Q363,893.00 (*) Incluye inventarios finales de materia prima, artículos en proceso y productos terminados. 23 Esta relación si es aceptable, puesto que sólo con el activo de fácil realización se puede cubrir las obligaciones de corto plazo, ya que por cada quetzal que se adeuda a corto plazo, se tiene Q1.25 de activo de pronta realización. Kohler, Eric. Diccionario para Contadores. Uthea. México 1982. P.454 247 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 3) Rotación de Inventario: Se obtiene al dividir el costo de ventas entre el promedio de inventarios de producto terminado (inicial más final dividido entre 2) en el caso de una fábrica, o de mercadería en el caso de un establecimiento comercial. El objeto de este índice financiero es determinar el número de veces que durante un período contable se ha reemplazado una existencia de producto terminado o mercaderías, según sea el caso. En el caso de la Compañía Kokun, S.A. su rotación de inventario para el año 2XX5 es el siguiente: Costo de Ventas Inv. Inicial Prod. Terminado (+) Inventario Final 2 Q 967,093.48 = 9.39 Q 102,983.00 4) = Q 967,093.48 Q105,864.00 + Q100,102.00 2 = Esta relación indica que se ha reemplazado la existencia de producto terminado 9.39 veces durante el ejercicio contable. Rotación de Cuentas por Cobrar: Es la relación entre las ventas netas y el promedio de las cuentas por cobrar (saldo inicial de cuentas por cobrar, más, saldo final de cuentas por cobrar, dividido entre 2). Este índice financiero indica el número de veces que las ventas al crédito se convierten en efectivo. Para la Compañía Kokun, S.A. su rotación de cuentas por cobrar para el año 2XX5 es: Ventas Netas Saldo Ini. Cts. por Cobrar (+) Saldo Final 2 248 Q1,771,274.70 Q 167,013.50 5) = Q1,771,274.70 Q133,121.00 + Q 200,906.00 2 = = 10.61 Esta relación indica que las ventas al crédito se convierten en efectivo 10.61 veces durante un ejercicio contable. Es decir que el plazo máximo del crédito que se puede conceder a los clientes es aproximadamente 34 días. (12 meses /10.61) X 30 días que tiene un mes). Razón de Pasivo y Capital: Se obtiene dividiendo el total del pasivo entre el total del capital neto (capital aportado o integrado, reservas, utilidades retenidas y utilidad neta). Este índice financiero proporciona alguna indicación de la seguridad relativa de la deuda y ofrece a su vez una comparación de las contribuciones relativas de las diversas clases de inversionistas o capitalistas. En el caso de la Compañía Kokun, S.A.. la razón de pasivo y capital para el año 2XX5 es la siguiente: Primero se debe establecer el capital neto, que en nuestro caso está formado por el capital aportado (capital autorizado menos acciones por suscribir y acciones suscritas) Q950,000.00 más la reserva legal Q15,701.35 y la utilidad a distribuir Q200,977.29, haciendo un total de Q1,166,678.64. Total del Pasivo = Capital neto Q 589,672.36 Q1,166,678.64 = 0.51 Esta relación indica que las deudas de la empresa representan aproximadamente un 51% del capital neto de la compañía. Capítulo 16 Análisis de Estados Financieros 6) Rotación del Capital Neto: Se obtiene dividiendo las ventas netas entre el capital neto promedio (capital neto inicial más capital neto final dividido entre 2)durante el período contable. Este índice financiero refleja aproximadamente lo que se considera como la efectividad de la inversión de los accionistas. Para la Compañía Kokun, S.A. la rotación de capital neto es: Ventas netas Capital Neto Inicial (+) Capital Neto Final 2 Q1,771,274.70 Q1,059,603.82 7) = Q1,771,274.70 Q 952,529.00 + Q 1,166,678.64 2 = = 1.67 Esta relación indica que por cada quetzal promedio invertido por los accionistas, se obtuvo aproximadamente Q.1.67 de ventas. Índice de Rentabilidad: Es la relación entre la utilidad neta o líquida y el capital neto ((capital aportado o integrado, reservas, utilidades retenidas y utilidad neta). Este índice financiero muestra qué tan rentable es una empresa en comparación con otras empresas o con los intereses que pagan los bancos en sus distintos depósitos (de ahorro, a plazo fijo, etc.). Para la Compañía Kokun, S.A. el índice de rentabilidad para el año 2XX5 se obtiene así: Utilidad Neta = Capital Neto 8) Q 200,977.29 Q1,166,678.64 = 0.17 Esta relación indica que la empresa tiene una rentabilidad del 17% anual, porcentaje que se puede comparar contra las tasas de interés bancario o con la rentabilidad de la competencia. Margen de Utilidad Bruta: Es la relación entre el margen bruto (ventas netas menos su costo de ventas) y las ventas netas (ventas brutas menos devoluciones y rebajas sobre ventas). Este índice de operación indica el porcentaje que una empresa gana en promedio de ventas durante un año. En el caso de la Compañía Kokun, S.A. el margen de utilidad bruta para el año 2XX5 es: Margen Bruto = Ventas Netas Q 804,181.22 Q1,771,274.70 = 0.45 Esta relación indica que la empresa tiene un margen de utilidad en ventas del 45%. Porcentaje que también se puede comparar con el margen utilidad de otras empresas, siempre y cuando se tenga a la mano sus estados financieros. Pueden existir otras razones o índices dentro de un análisis financiero, pero las anteriores son las más comunes. Otras Razones de Operación que comúnmente se encuentran son: a) Comparaciones de cualquier partida del estado de pérdidas y ganancias con las ventas netas; y b) comparaciones de detalles de costos de producción con el costo total de producción. Es el contador general u otro empleado designado por la gerencia de la empresa, el encargado de establecer los índices financieros e índices de operación. Nota: En la tarea que sigue a continuación se le pide que investigue los distintos índices financieros que se manejan. 249 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 35 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Haciendo uso de la herramienta de internet, investigue la descripción o significado y la fórmula de cada uno de los índices financieros que se le indican en la parte de abajo. Este trabajo deberá entregarlo de forma escrita en la fecha y con las especificaciones que le indique su profesor. Aparte de lo anterior, deberá adicionar una hoja que contenga los cálculos de los índices financieros investigados por usted en esta tarea y que corresponde a la empresa Computecs, S.A., para el año 2XX2 utilizando para el efecto los Estados Financieros que están en las páginas 241 y 242 de este libro. ÍNDICES A INVESTIGAR 1. Indicadores de Liquidez o de Solvencia a Corto Plazo 1.1 liquidez corriente 1.2 Prueba del Acido 1.3 Razón de Efectivo 1.4 Capital de Trabajo 1.5 Días de Medición de Intervalo Tiempo 2 Indicadores de Solvencia a Largo Plazo (apalancamiento financiero) 2.1 Razón de Endeudamiento 2.2 Razón de Endeudamiento Sobre Inversión Total 2.3 Endeudamiento Sobre Patrimonio 2.4 Razón de Calidad de la Deuda 2.5 Relación de Gastos de Operación Sobre Ventas 3. Índices de Rentabilidad 3.1 Rentabilidad sobre activos (ROA) 3.2 Rentabilidad sobre patrimonio ROE 3.3 Margen de Utilidad 4. Índices de Eficiencia 4.1 Rotación de Cuentas por Cobrar 4.2 Días de Venta en Rotación de Cuentas por Cobrar 4.3 Días de Rotación de Inventarios 4.4 Rotación de Cuentas por Pagar 4.5 Días de Rotación de Cuentas por Pagar 4.6 Rotación Total de Activos 4.7 Rotación de Activos Fijos (No Corrientes) 250 NOTA: Recuerde que como sinónimos de activos corrientes puede encontrar el término activos circulantes y como sinónimo de activos no corrientes puede encontrar activos fijos. Ejemplo de cómo debe presentar el trabajo Nombre del Índice Liquidez Corriente Descripción Mide la disponibilidad de activos circulantes o corrientes de la empresa, para hacer frente a las obligaciones en el corto plazo. Fórmula ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Indicador para la empresa Computecs, S.A. 0.82 Situación desfavorable, ya que por cada quetzal que se adeuda hay solo Q0.82 de activo corriente para cubrirlo. Capítulo 16 Análisis de Estados Financieros TAREA No. 36 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Haga lo que se le pide en cada uno de los numerales. 1. Utilizando la información proporcionada en el Estado de Pérdidas y Ganancias de la página 210 y el Balance General que se encuentra en la página 217, elabore una cédula que contenga los cálculos de los índices financieros y la explicación de los mismos, de la empresa ZAPATOS AMERICANOS, S.A. Índices que se solicitan Índice Corriente Prueba de ácido Rotación de Inventario Rotación de Cuentas por Cobrar Razón de Pasivo y Capital Rotación de Capital Neto Índice de Rentabilidad Margen de Utilidad Bruta Rentabilidad Sobre Activos ROA Rentabilidad Sobre el Patrimonio ROE 251 2. Utilizando la información proporcionada en el Balance General de la página 232 y el Estado de Pérdidas y Ganancias que se encuentra en la página 233, elabore una cédula que contenga los cálculos de los índices financieros del año 2XX2 y la explicación de los mismos, de la sociedad MATTA & CÍA. S.C. Índices que se solicitan Índice Corriente Prueba de ácido Rotación de Inventario Rotación de Cuentas por Cobrar Razón de Pasivo y Capital Rotación de Capital Neto Índice de Rentabilidad Margen de Utilidad Bruta Rentabilidad Sobre Activos ROA Rentabilidad Sobre el Patrimonio ROE Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 37 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Haga lo que se le pide a continuación 1. Utilizando la información proporcionada en el Balance General de la página 243 y el Estado de Pérdidas y Ganancias que se encuentra en la página 244, elabore una cédula que contenga los cálculos de los índices financieros del año 2XX5 y la explicación de los mismos, de la empresa LA LUZ, S.A. Índices que se solicitan 252 Índice Corriente Prueba de ácido Rotación de Inventario Rotación de Cuentas por Cobrar Razón de Pasivo y Capital Rotación de Capital Neto Índice de Rentabilidad Margen de Utilidad Bruta Rentabilidad Sobre Activos ROA Rentabilidad Sobre el Patrimonio ROE Capítulo 17 Fondos y Reservas BIBLIOGRAFÍA Título: Autor: Año: Decreto No. 2-70, Código de Comercio Congreso de la República 1970 Título: Autor: Editorial: Año: Diccionario para Contadores Kohler, Eric L. Uthea 1982 Título: Autor: Año: Decreto No. 70-84, Ley del Impuesto Sobre Circulación de Vehículos Congreso de la República 1984 Título: Autor: Año: Decreto No.38-92, Ley de la Distribución de Petróleo y Productos Derivados Congreso de la República 1992 Título: Autor: Año: Decreto No. 6-91 Congreso de la República 1991 Título Autor: Año: Decreto No. 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA Congreso de la República 1992 Título: Autor: Año: Decreto No. 15-98, Ley del Impuesto Único Sobre Inmuebles Congreso de la República 1998 Título: Autor: Año: Decreto 20-2006 Disposiciones Legales para el Fortalecimiento de la Administración Tributaria Congreso de la República 2006 Título: Autor: Año: Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF (Versión en Español) IASB 2007 Título: Autor: Año: Decreto No. 76-2008, Ley del Impuesto de Solidaridad Congreso de la República 2008 Título: Autor: Editorial: Año: Contabilidad Financiera Guajardo, Gerardo y Andrade, Nora Mc.Graw Hill 2008 Título: Autor: Año: Normas Internacionales de Información Financiera para PYMES IASB 2010 Título: Autor: Año: Decreto No. 10-2012 Ley de Actualización Tributaria Congreso de la República 2012 Otras Fuentes de Consulta 1. Oficina Contable Flores Sánchez, Tel. 2363-1590 2. Oficina de Asesoría ASSEMSA, Tel. 2472-8521 3. www.monografías.com 4. www.wikipedia.com 5. Curso en Línea para Peritos Contadores, Universidad Galileo y SAT. 6. www.sat.gob.gt 253 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 254