INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital REVISIÓN: 00 CÓDIGO: ITGR-07 PÁGINA: 1 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 1. OBJETIVO: Asegurar el control y respaldo de información de los recursos financieros, administrativos y humanos del complejo a través del uso de carpetas electrónicas. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel Nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente Regional: Validar la información contenida en las carpetas electrónicas de cada complejo a su cargo. Gerente General: Asegurar el resguardo de información en la carpeta electrónica que corresponda. Gerente en turno: Resguardar la documentación soporte correspondiente a cada proceso de gestión administrativa. 5. DEFINICIONES: N/A Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Operaciones PUESTO: Control Interno PUESTO: Control Interno NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital CÓDIGO: ITGR-07 REVISIÓN: 00 PÁGINA: 2 de 6 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1. Elaborar carpetas electrónicas 2.Guardar documentación Caja de Cambios 3.Guardar documentación Traslado de valores 4.Guardar documentación Puntos de venta 5.Guardar documentación Head Count 6.Guardar documentación Inventario 7.Guardar documentación Política de efectivo 8. Realizar auditoría interna FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital PÁGINA: 3 de 6 REVISIÓN: 00 CÓDIGO: ITGR-07 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Gerente en turno 2 Gerente en turno Elaborar carpetas electrónicas a) Ingresar a Users (G:) del equipo gerencial y crear una carpeta con el nombre “Auditoría Interna [Trimestre] [Año]”, por ejemplo: Auditoría Interna 2T 2021. b) Ingresar a la carpeta creada y generar 6 carpetas adicionales en su interior con los nombres: Caja de cambios, Traslado de valores, Puntos de venta, Head Count, Inventario, Política de efectivo. Nota: Los archivos guardados en cada carpeta deberán nombrarse con el tipo de documento y la semana que corresponda. Por ejemplo: Morralla_SEM28 Guardar documentación Caja de Cambios Crear 3 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondiente por semana. 1. Facturas: Documentos PDF y xml 2. Morralla: Comprobante de recepción de morralla escaneado en PDF y correos soporte en caso de no haber recibido morralla. 3. Vales: Formato escaneado en PDF 3 Gerente en turno 4 Gerente en turno 5 Gerente en turno PREX-01-FT-02 Nota: Las facturas no se imprimen, su respaldo es digital. Guardar documentación Traslado de valores Generar carpetas semanales para resguardar las fichas bancarias y de entrega de valores escaneadas. Guardar documentación Puntos de venta Escanear los reembolsos y arqueos realizados en punto de venta, éstos deberán guardarse diariamente. Guardar documentación Head Count Crear 4 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondente por semana. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital CÓDIGO: ITGR-07 PASO RESPONSABLE PÁGINA: 4 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES 1. Ausentismos: a) Permisos generados en Timeblock: Imprimir formato, escanear en PDF y, en caso de permiso por paternidad, agregar comprobante escaneado. Resguardar documentación física en el expediente del colaborador b) Permisos por defunción y off pagado: Enviar correo electrónico a Gerente Regional para su autorización, imprimir formatos, y guardar permiso en PDF y correo en carpeta digital. c) Permisos que no se puedan registrar en Timeblock: Enviar correo electrónico de autorización a Gerente Regional con mínimo 24 horas de anticipación, colocando nombre completo del colaborador, número de empleado y rango de días a autorizar. Guardar correo en carpeta digital, no es necesaria la impresión del documento. d) Suspensiones: Elaborar un acta de hechos como soporte de la medida correctiva y enviarla a RH Corporativo, guardar correo en carpeta electrónica. Nota: Todos los ausentismos deben encontrarse ingresados en Timeblock. 2. Bajas: Resguardar el formato de baja impreso y escaneado en PDF en su carpeta digital. 3. Incapacidades: Guardar el formato escaneado en PDF máximo 5 días después del último marcaje, y conservar incapacidad física en el expediente del colaborador. 6 Gerente en turno 4. Enrolamiento TB: a) Si existe un error por falla en la detección de huellas, enrolar un dedo distinto, capturar evidencia del CCTV del proceso realizado donde se observe la fecha y hora. En caso de no contar con CCTV, tomar evidencia fotográfica del error y el staff enrolado. Para ambos casos, enviar evidencia al Gerente Regional y resguardar correo en la carpeta digital. b) Si existe un error que no se pueda solucionar, seguir el procedimiento de inserción de marcajes Guardar documentación Inventario Crear 2 carpetas, y en cada una separar la documentación correspondente por semana. 1. Inventario Físico: Capturar las pantallas de los conteos generados y finalizados durante el día acomodando el producto por cantidad de discrepancia. 2. Transferencias: Enviar correo de autorización a Gerente Regional y Concesionario adjuntando formato de transferencia. Guardar en carpeta correo de autorización y transferencia en EM realizada. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital CÓDIGO: ITGR-07 PÁGINA: 5 de 6 REVISIÓN: 00 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 7 Gerente en turno 8 Gerente Regional Guardar documentación Política de efectivo Guardar evidencia de autorizaciones que apliquen para aclaración. En el caso de robo psicológico, crear una carpeta con dicho nombre y colocar la documentación por semana, anexando un correo de soporte con aviso al Gerente Regional, el Cash Up POS escaneado y el acta de hechos correspondiente. Realizar auditoría interna Una vez al mes y de acuerdo al calendario de visitas, realizar una revisión física de los rubros que corresponden a la Auditoría Interna en cada complejo. Arqueo de Caja de Cambios a) Realizar arqueo físico en presencia de gerente en turno. En caso de que el conteo se realice después de la apertura, cotejar charolas con Formato de entrega y retiro de charolas digital. b) Ingresar en el Arqueo de Caja los valores contados; la diferencia deberá ser igual o menor a $50. c) Registrar su nombre en el arqueo de caja. d) Capturar la pantalla del arqueo realizado, esta imagen deberá colocarse en el cuerpo de correo que se envíe como evidencia de la auditoría al Subdirector de Operaciones. Documentación Digital Tesorería a) Revisar documentación correspondiente a: Facturas, Vales, Marcación de pases, Reembolsos y Arqueos en POS Expedientes a) Elegir a 4 staff en turno de forma aleatoria conforme los horarios de staff y solicitar la presencia de los mismos para su identificación. Solicitar a Gerente en turno los expedientes de los staff seleccionados. b) Revisar expedientes, mismos que deberán contener: • Contrato • Aviso de privacidad • Política Manejo de Efectivo • Acta de nacimiento • Número de Seguridad Social • Identificación oficial • Comprobante de domicilio • RFC • CURP • Comprobante de estudios • Solicitud de empleo • Fotografías infantiles • Cartas de recomendación c) Firmar los folders avalando su revisión. Nota: Los expedientes revisados deben ser diferentes en cada auditoría Conteo Físico a) Seleccionar 10 productos al azar PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Revisión de auditoría interna física y digital REVISIÓN: 00 CÓDIGO: ITGR-07 PASO PÁGINA: 6 de 6 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES b) Contar los productos seleccionados físicamente y cotejar cantidades contra el sistema. En caso de realizar en conteo antes de la apertura, realizar el ejercicio en Bodega General y Dulcería Principal; de lo contrario, omitir la revisión de Bodega. c) Generar un reporte de Historical Stock Variance y guardar en PDF. d) En caso de existir discrepancias en el conteo realizado, seleccionar el nombre del producto en el documento generado y agregar una nota adhesiva (Ctrl + 6) y colocar “DIFERENCIA” y la cantidad encontrada. En caso de que no existan discrepancias, colocar la leyenda “CUADRA” e) Guardar el archivo con las notas. Actividades de cierre de auditoría a) Al finalizar las revisiones, solicitar un segurisello. b) Colocar el número de segurisello en “Acta de Entrega Auditoría” c) Guardar en segurisello la evidencia física de la revisión, cerrar y resguardar en Tesorería. d) Regresar expedientes revisados para su resguardo en el lugar asignado. e) En caso de que la evaluación sea reprobada, levantar sanción administrativa en Timeblock a Gerente General a cargo del complejo siguiendo la ruta: Calendario → Seleccionar fecha de visita →Justificantes → Agregar Tipo: Turno Fecha y Hora: No seleccionar Motivo: Sanción Administrativa Comentarios: Amonestación Auditoría Interna Regional y Calificación obtenida. f) Enviar correo electrónico a Subdirector de Operaciones, adjuntando el Acta de Entrega Auditoría Interna, el formato PDF con observaciones del conteo realizado, # de segurisello donde se resguarda la documentación revisada y colocar la imagen del arqueo de caja en el cuerpo del correo. FIN 8. REGISTROS APLICABLES: Formato de Acta de Entrega Auditoría Interna 9. ANEXOS. NA 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha 30.05.21 PREX-01-FT-02 Revisión Elaboró 00 Operaciones Cambios Creación del documento. Motivo Autorizó Creación del documento Rev. 00
