Gestión de materiales e inventarios Ms. Darío Alfonso Correa Riofrío Semana 2 Gestión de las compras Recordemos la clase pasada Una buena venta se inicia con una buena compra Gestión de compras Compras es el área funcional de la empresa encargada de adquirir la materia prima, suministros y componentes necesarios para las operaciones de la empresa, en la cantidad necesaria, en el momento y lugar precisos, de la calidad adecuada y al precio más conveniente, asegurando así la continuidad de las operaciones. Es importante tener una amplia base de datos de proveedores. Importancia de las compras El proceso de compras es importante para cualquier organización. Para el sector productivo, el costo de las partes, componentes y suministros adquiridos, incluyendo los fletes y demás cargos derivados directamente de la adquisición del producto, por lo general representan más del 50% del valor de las ventas del producto final, mientras que para el sector de servicios este porcentaje es ligeramente inferior al 20% (Leenders y otros, 2001, p. 9). Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización. Esto se conoce como principio de apalancamiento. Por ejemplo, en una empresa que cuenta con la siguiente estructura de resultados Negociar con los proveedores ahorros globales de 5% puede incrementar la utilidad en un 30%, tal como se muestra en la siguiente tabla Objetivos del área de compras • Realizar las compras más convenientes para la empresa, considerando no solamente el factor precio, sino también todos los elementos relacionados con la compra. Por ejemplo, en la adquisición de una impresora el precio es solo uno de los aspectos a considerar, pues tan importante como el precio de la misma son los precios de los insumos, su disponibilidad en el mercado, el servicio post venta, la calidad de la impresión, entre otros. Si no consideramos estos factores, el precio total puede resultar alto. • Asegurar el flujo sin interrupciones de materiales, evitando la paralización de las operaciones. • Encontrar los proveedores idóneos para la empresa. El proveedor debe estar interesado en suministrar a la empresa y, de igual manera, los planes de crecimiento y desarrollo deben ser compatibles. Así, puede resultar caro comprar un sistema de información de bajo precio a una empresa que no tiene asegurada su permanencia en el mercado y que probablemente no brinde un servicio de garantía post venta que incluya la actualización del sistema de información, modificaciones posteriores y desarrollo. Objetivos del área de compras • Establecer las cantidades de compra idóneas, teniendo en cuenta los descuentos que ofrecen los proveedores por volúmenes de compra, fletes, capacidad del proveedor para realizar entregas frecuentes en lotes pequeños, capacidad de almacenamiento, ventajas financieras y costos de capital inmovilizado, entre otros. • Estandarización de materiales, esto es, la búsqueda de materiales estándares que tengan múltiples aplicaciones en la empresa. Ello resulta beneficioso, pues ayuda a reducir la variedad de inventarios, obtener descuentos por compras de mayores volúmenes, mejorar la utilización de los espacios en el almacén, además de otras ventajas. Actividades del área de compras • Actividades relacionadas con los materiales comprados • Actividades relacionadas con los proveedores • Actividades relacionadas con la organización Actividades relacionadas con los materiales comprados • Identificación correcta del material. Algunos materiales tienen diversos nombres en el mercado, lo cual puede originar confusiones y producir compras innecesarias. Identificar correctamente el material, sus características principales de funcionamiento y los requerimientos de calidad es la primera actividad del área de compras. La catalogación es una actividad orientada a la identificación correcta de materiales, en la que participa el área de compras. Esta será estudiada en detalle más adelante en este mismo capítulo. • Obtener de las distintas áreas de la empresa (almacenes, producción, usuarios del área de compras) información relacionada con los consumos de cada producto, los saldos actuales, los pedidos no atendidos por falta de stocks, la cantidad de productos sin uso u obsoletos, entre otros. • Investigar los nuevos materiales que aparecen en el mercado, sus niveles de calidad, sus costos y su compatibilidad con los procesos productivos empleados en la empresa. • Determinar la cantidad a comprar. La aparición de un pedido de productos elaborado por cualquier área funcional no implica que compras deba obedecerla tal como la recibe. Compras debe comprobar que no existe un producto en almacén que pueda realizar dicha función y, del mismo modo, asegurarse de que la cantidad solicitada sea la correcta en función a las necesidades de la empresa. Actividades relacionadas con los proveedores • Mantener una relación fluida con los proveedores, con el objetivo de conocer los productos que ofertan, sus precios, su capacidad de producción y su desempeño logístico en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega y precisión en sus entregas (producto correcto, en la cantidad correcta y en un estado de conservación adecuado). • Realizar inspecciones a los proveedores. Cuando la calidad del suministro comprado influye decisivamente en la calidad del producto fabricado se hace necesaria una inspección a los procesos productivos del proveedor, para asegurarse de un estándar mínimo de calidad compatible con los requerimientos del comprador. Se debe verificar la capacidad productiva del proveedor, especialmente cuando la empresa tiene previstos importantes aumentos en su producción. El proveedor debe ser capaz de afrontar dichos aumentos y además seguir cumpliendo los plazos de entrega programados y la calidad establecida del producto. • Búsqueda de nuevos proveedores. Estudiar el mercado de proveedores, ya que los productos y precios que ofrecen resulta un conocimiento útil para encontrar proveedores que se ajusten mejor a los requerimientos de la empresa o para negociar mejores condiciones con el proveedor actual. Actividades relacionadas con la organización • Procesos de compras. En este rubro se encuentran todas las actividades realizadas para la ejecución de las compras. El rediseño del proceso de compras se hace necesario cuando reiteradamente se observan sucesos tales como que los materiales comprados no llegan a tiempo o llegan al almacén antes de haber culminado el proceso de compra, las áreas funcionales asumen la función de abastecimiento, la productividad de los compradores desciende, entre otros. • Documentación. Realización y cumplimiento de los manuales de procedimientos de compras, políticas de compras, presupuestos anuales de compras, registros históricos de las compras realizadas, archivo de los documentos generados en el proceso de compras: pedidos, cotizaciones, órdenes de compra o contratos. • Determinación de los costos de la organización. La actividad de compras consume recursos. Estos deben estar debidamente cuantificados y controlados. Además, la organización debe identificar las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, tales como el uso de internet para reducir los costos de la gestión de compras. • Trabajo en conjunto con las demás áreas de la organización. Compras debe buscar la cooperación de las distintas áreas de la empresa para llevar a cabo su labor de manera eficiente. • El área de producción debe entregar a compras los planes de producción para, en base a ello, calcular las cantidades a comprar y el momento en que deben ser entregadas. En algunas ocasiones, la empresa debe decidir entre hacer o comprar un insumo. Compras y Producción deben trabajar conjuntamente para determinar la alternativa más beneficiosa23. • El área de investigación y desarrollo debe colaborar con Compras en la búsqueda de nuevos materiales, identificar materiales sustitutos, proveedores alternativos. • El área de calidad debe determinar las especificaciones de calidad que deben cumplir los productos comprados, los tipos de pruebas o ensayos realizados y el resultado de las mismas. • El área de almacenes, por su lado, debe comunicar permanentemente a Compras las entregas realizadas por los proveedores, los saldos de productos y los consumos registrados. • Compras debe informar a Finanzas los calendarios de pago con los proveedores, los montos acordados, los porcentajes de descuento por pronto pago y toda la información que sea relevante para el cumplimiento de los compromisos pactados. • Finalmente, Compras debe brindar a Producción, Marketing y Ventas información sobre nuevos insumos, materiales, tendencias en los precios y demás novedades que puede recabar de su contacto diario con el mercado de proveedores. Proceso de compras Selección de proveedores Recepción de la solicitud de productos Mantenimiento de registros • Selección de posibles proveedores • Solicitud de cotizaciones • Selección del proveedor Liquidación de facturas Emisión de la orden de compra al proveedor Seguimiento y recepción de la compra Recepción de la solicitud de productos • Orden de abastecimiento, requerimiento de productos • El área de producción de la empresa requiere ser abastecida del stock de materiales del almacén para poder ejecutar sus actividades diarias. Sin embargo, en algún momento existirá la necesidad de renovar dichos stocks. Esta situación genera la solicitud de productos. • Por otro lado, existen situaciones tales como un proyecto nuevo, compra de nuevos equipos, ampliación de la capacidad de producción, ensayos con nuevos materiales, entre otros, que no pueden ser abastecidos por el almacén. En este caso, la solicitud de productos se originará en el área de producción u otras áreas funcionales. Se recomienda, pues, que la solicitud pase por el área de almacenes para constatar que no exista en stock el producto solicitado, ni ningún otro alternativo. • Entre otras cosas esta información es necesaria en el requerimiento: Descripción de los artículos con su código y norma, cantidad pedida y unidades, fecha máxima de llegada del producto, uso que se va a realizar, etc. • En algunos casos, el área de compras recibirá pedidos marcados como urgentes. Esta urgencia puede estar justificada, por ejemplo, por cambios repentinos en las condiciones del mercado, en la situación económica de los consumidores o en la respuesta a una campaña de la competencia. Sin embargo, en otros casos la urgencia se debe a una mala planificación de la producción. Selección de proveedores • Selección de posibles proveedores • No todos los proveedores son aptos para abastecer el material solicitado y cumplir con los requerimientos de servicio post venta requerido. Por ello, compras deberá recurrir a sus registros históricos y a sus estudios de proveedores para determinar qué proveedores pueden ser los candidatos a suministrar el producto. • Solicitud de cotizaciones • Una vez identificados los posibles proveedores, se les solicitarán las cotizaciones. La solicitud de cotización es el documento mediante el cual se hace conocer al proveedor las necesidades de la empresa y se solicita información sobre las condiciones en que el proveedor puede satisfacer esta necesidad. • La información que contiene una solicitud de cotización es la siguiente: • • • • • • • • • Fecha de emisión de solicitud de cotización Descripción del artículo Cantidad que se solicita y unidades Precios (con igv o sin igv) Condiciones de pago Fecha de entrega Fecha máxima de recepción de cotizaciones Punto de entrega; Inspección a la que se someterán los artículos comprados; • Otras consideraciones: calidad requerida, parámetros de evaluación, entre otros. Selección de proveedores • Selección de proveedor • Una vez recibidas las cotizaciones de los proveedores se procede a la selección del proveedor adecuado. Muchas veces se comete el error de enfocarse solo en el precio, sin tener en cuenta dimensiones del servicio que pueden resultar gravitantes. • Hay que tener en cuenta experiencias pasadas • Proveedor nuevo vs conocido Emisión de la orden de compra al proveedor • El proveedor que haya sido seleccionado recibirá la orden de compra del fabricante. En este documento se establece una relación contractual entre el proveedor y el fabricante. El proveedor está obligado a suministrar los productos en los plazos estipulados y el comprador al pago de dichos productos según el calendario acordado. • La orden de compra es el documento más importante emitido por el área de compras y, por tanto, su preparación debe ser planificada cuidadosamente. La información que debe contener toda orden de compra es la siguiente: • • • • • • • • • Fecha de emisión de OC Número de la orden de compra (correlativo de compras) Nombre, dirección y ruc de la empresa que recibe la orden (proveedor) Descripción del artículo, código, norma Cantidad que solicita y unidades Precios Consideraciones de facturación y pago Instrucciones sobre entrega (lugar y fecha) Algunas cláusulas adicionales pertinentes: • La aceptación de los productos está sujeta a la inspección de calidad. • En caso de no recibir los productos en los plazos estipulados se procederá a aplicar penalidades por los retrasos o a cancelar la orden. • En caso de encontrarse artículos dañados no se reciben • Firmas y autorizaciones correspondientes. Seguimiento y recepción de la compra • El trabajo de compras no termina con la emisión de la orden. Para garantizar la continuidad de las operaciones hay que asegurarse de que la compra será recibida el día acordado, caso contrario se deben tomar acciones para evitar el desabastecimiento. • Debido a la gran variedad de materiales que se compran, la labor de seguimiento debe estar enfocada en aquellos que son considerados críticos, es decir, aquellos que pueden paralizar la producción o generar pérdidas de ventas. • La labor de recepción es una labor que corresponde al almacén. En ella se verifican las cantidades recibidas y el estado de conservación de las mismas. • Cuando se detectan faltantes, productos deteriorados, en mal estado de conservación, productos que no fueron pedidos, entre otros, se informa a compras de estas incidencias para que tome las medidas pertinentes. Liquidación de facturas • El siguiente paso en el proceso de compras es la liquidación de las facturas que nos hace llegar el proveedor por los productos entregados, que consiste en la comprobación y aprobación de las mismas. Las diferencias resultantes de comparar la factura con la orden de compra y el informe de recepción deben ser comunicadas al proveedor para su corrección o ajuste. • Es importante considerar los descuentos por pronto pago que en algunos casos ofrece el proveedor. Mantenimiento de registros • Los registros y archivos se llevan con la finalidad de ubicar fácilmente cualquier documento relacionado con las compras y poder demostrar así la transparencia de las compras efectuadas. La información generada por un proceso de compras es extensa, y no toda la información tiene el mismo grado de importancia para todas las empresas. • Proveedores • Pedidos o solicitud de cotizaciones • Cotizaciones • Ordenes de compras Clasificación de las compras industriales • Recompra directa • Compras que realiza la empresa de manera cotidiana como insumos o materias primas con un proveedor seleccionado • Recompra modificada • Se solicita el producto con cambios a precios, calidad, contenido o incluso proveedor • Compras nuevas • Se realizan por concursos, procesos, licitaciones que cada empresa seleccione. Son productos que se compran por primera vez Compras globales Cada mañana, en África, una gacela se despierta. Sabe que debe correr más rápido que el león más veloz o morirá. Cada mañana un león se despierta. Sabe que debe correr más rápido que la gacela más lenta o morirá de hambre. No importa si eres león o gacela. Al salir el Sol, será mejor que empieces a correr. Proverbio africano Actividad • Reunirse en dos grupos: un grupo va a ser el proveedor y el otro el comprador • Realizar el proceso de compra de un bien o de un servicio
