fondo de caja chica

CESDE
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA TÉCNICA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ASIGNATURA CONTABILIDAD GENERAL
FONDO DE CAJA CHICA
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar
pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su
manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que
la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de
este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no
sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que
mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario
disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de
cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se
deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de
bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad
para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el
fondo, de modo que la contabilización será:
110510
100.000
111005
100.000
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se
procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los
soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX
80.000
111005
80.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se
contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no
cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo
contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se
contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta
una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización,
los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en
la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes
de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se
realice el hecho económico que soportan.
Documento elaborado con la colaboración del Contador Público Ángel María
Fierro Martínez.
OTROS COMENTARIOS
La caja chica o Fondos de caja menor es una cuenta de Activo corriente
destinada a satisfacer gastos pequeños que no justifiquen la emisión de un
cheque. Debe ser un monto fijo acorde con las políticas de la empresa.
Para toda empresa resulta muy importante implantar normas de control que
eviten el riesgo de desfalcos o sobrepagos.
Para tal efecto, es conveniente disponer que todo egreso se haga mediante
cheques y que los ingresos sean depositados de inmediato. Como
complemento
a
esta
norma,
se
debe
crear
un
mecanismo
queposibilite satisfacer ciertos pagos de menor cuantía, por ejemplo: copias,
pasajes, etc. Este mecanismo se denomina Fondos de caja menos o mas
conocido como caja chica.
En efecto, no será práctico no económico emitir un cheque por $2 para pago
por el envío se cartas por correo. Por tanto, se debe encargar a algún
funcionario o empleado la custodia y manejo de una cantidad de dinero en
efectivo para realzar estos pagos.
Para garantizar el buen uso de este efectivo, se puede realizar comprobaciones
físicas de los bienes comprados o indagar sobre los servicios adquiridos y
complementariamente, ejecutar el arqueo.
El arqueo se hace en cualquier momento, precisamente para verificar la forma
en que se está manejando este fondo.
El procedimiento es el mismo aplicado en el arqueo de caja general.
Los asientos para la creación, reposición, disminución y aumento son las
siguientes:
ADOPTADO Y ADAPTADO SOLO PARA USO ACADÉMICO.
DOCENTE MANUEL FADDUIL ALZATE