Fondo fijo de caja

CONTABILIDAD GENERAL
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Sesión No. 9
Nombre: fondo fijo de caja
Contextualización
¿Qué son los fondos fijos de caja? El fondo fijo de caja es el importe de dinero
que una empresa dispone para algún uso específico. Por así decirlo el fondo se
inicia cuando a una persona se le entrega dinero para que al tiempo uno genere
u obtenga beneficios de ella.
Aprenderemos también sobre el control de una caja, los rembolsos y el arqueo
de caja.
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Introducción al Tema
El manejo del efectivo debe hacerse de acuerdo a las necesidades de cada
empresa.
Es lógico pensar que entre más grandes sean éstas, más necesidades de
efectivo tendrán para llevar a cabo sus operaciones. El fondo fijo es una
herramienta valiosa que tienen las entidades para manejar todas las operaciones
que necesiten efectivo, sin necesidad de realizarlas vía cheque o transferencia
electrónica.
Estudiemos su funcionalidad y manejo adecuado dentro de las organizaciones.
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Explicación
Fondo fijo de caja
Concepto
El renglón de efectivo incluye los activos representados por moneda de curso
legal o sus equivalentes, de los que se puede disponer en cualquier momento,
sean estas cajas, billetes, monedas, depósitos bancarios, giros postales,
telegráficos, etcétera.
El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe
máximo establecido por la empresa. Las empresas desembolsan cantidades
menores para gastos que sería difícil pagar con cheque, como el traslado en taxi
o microbús, o la compra de lápices, café o vasos desechables para la oficina.
Para todo ello se establece un fondo fijo de caja que puede variar dependiendo
de las políticas de cada empresa.
Tras la reforma fiscal, en la actualidad se recomienda que los gastos menores a
$2 000.00 se paguen en efectivo, ya que por cuestiones fiscales los gastos
mayores a esa cantidad deben pagarse obligatoriamente con cheque.
El fondo fijo de caja debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar
que todos los comprobantes de gastos queden debidamente reembolsados al
cierre del ejercicio.
Mecanismo de reembolso
Se recomienda que las entradas de efectivo a caja se depositen en bancos,
mientras que las salidas y desembolsos se hagan por medio de cheques
nominativos.
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Ahora bien, cuando el fondo fijo de caja chica está por agotarse, se suman los
comprobantes pagados y se expide un cheque nominativo por esa cantidad a
nombre del encargado de manejar el fondo. Con esto se efectúa lo que se
conoce como “reembolso de caja chica”.
El encargado del fondo fijo de caja debe llevar un control de las salidas de
efectivo a fin de solicitar el reembolso del fondo antes de que se termine el
efectivo, para lo cual deberá conservar toda la documentación comprobatoria de
dichas salidas.
Es necesario realizar arqueos de fondo fijo de manera sorpresiva para evitar que
los cajeros manejen indebidamente los documentos y el efectivo. También se
sugiere que en cada discrepancia se lleve a cabo una investigación.
En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado
físicamente y el saldo según libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del
funcionario y, en conjunto, proceder a su aclaración. En todo caso, debe
informarse a la dirección.
Registro de reembolso
Como ya se mencionó, el funcionario encargado del fondo fijo debe sumar los
comprobantes de salida de efectivo y solicitar el cheque para que se le
reembolse lo gastado. Veamos un ejemplo de cómo se haría un registro contable
de fondo fijo de caja:
Supongamos que el monto de los comprobantes de los gastos sumó $1 756.50.
Como primer asiento, es necesario registrar los gastos y después el reembolso
del efectivo.
Gastos de operación $1 537.39
Pasajes $543.00
Papelería $328.70
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Artículos de limpieza $435.69
Gasolina $150.00
Bolsas de plástico $70.00
iva acreditable $229.11
Fondo fijo de caja $1 756.50
Bancos $1 756.50
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Conclusión
Hoy aprendimos que es recomendable realizar arqueos de fondo fijo de forma
sorpresiva esto con la finalidad de evitar que los cajeros manejen indebidamente
el dinero.
En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado
físicamente y el saldo según libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del
funcionario y, en conjunto, para proceder a su aclaración. En todo caso, debe
informarse a la dirección.
Y por último aprendimos también acerca del fondo fijo de caja que se crea para
pagos menores que no excedan del importe máximo establecido por la empresa
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Para aprender más
Contabilidad Básica
•
CACUpla (2011). Contabilidad básica. Video de You tube:
http://brd.unid.edu.mx/contabilidad-basica/
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
La actividad a realizar reforzará el tema de fondo fijo de caja donde veremos las
operaciones diferentes a realizar al hacer un arqueo de caja.
Se realizará un mapa conceptual por computadora, se entregará con una
extensión PDF, y se subirá a la plataforma, donde se revisarán los archivos.
Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación y se tomará en
cuenta lo siguiente:
•
caratula
•
introducción
•
mapa conceptual
•
conclusión
•
redacción
•
ortografía
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Bibliografía
•
CACUPLA (2011). Contabilidad básica. Documento consultado el día 27
de junio del 2013 de https://www.youtube.com/watch?v=Uv_wPBJYEqs
•
Instituto
Mexicano
de
Contadores
Públicos
(2006).
Normas
de
Información Financiera. México: IMCP.
•
Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México:
McGraw Hill.
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