PROCEDIMIENTO COMPRAS

PROCEDIMIENTO COMPRAS
1.
Objetivo:
Indicar los pasos secuenciales para realizar el proceso de adquisición de materiales requeridos en las obras y/o
departamentos, que garanticen el suministro oportuno de los mismos.
2.
Alcance y Frecuencia:
Este procedimiento abarca a todas las actividades que se requieran en el proceso de Procura y se aplicará cada vez que
se necesite la adquisición de Materiales, Bienes y/o Servicios para las empresas e INCISAN FIRE, C.A.
3.
Generalidades y/o Definiciones:
3.1.
Requisición Interna de Materiales y Equipos: Formato utilizado para solicitar Bienes, Materiales y/o Servicios
para la producción o departamento determinado.
3.2.
Cotización: Propuesta recibida de los proveedores en respuesta a una solicitud de suministro de materiales o
servicios.
3.3.
Compras: Es la adquisición de un bien, mueble y/o servicio necesario, y por el cual se paga un precio justo de
mercado.
3.4.
Orden de Compra: Documento formal que emite el comprador para solicitar materiales y/o servicios a los
proveedores externos donde se indican cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otros acuerdos.
3.5.
Análisis de Cotización: Estudio comparativo de las diferentes propuestas recibidas de los proveedores con el fin
de seleccionar la más favorable (técnica y económicamente) a los intereses de la empresa
3.6.
Proveedores Externos: Son las empresas o personas naturales abastecedoras de mercancía, repuestos o
servicios.
4.
Responsabilidades:
4.1.
Es responsabilidad del Coordinador de Procura hacer cumplir este procedimiento.
4.2.
Es responsabilidad del Comprador cumplir con este procedimiento.
4.3.
Es responsabilidad del Gerente de Administración velar por el cumplimiento con este procedimiento.
4.4.
Es responsabilidad del Coordinador del Almacén revisar la requisición de materiales suministrada por el
requisito, y verificar si es necesario realizar la compra.
5.
Normas y Procedimientos Relacionados:
El presente procedimiento está relacionado con los siguientes documentos:
5.1.
IOI-FC-001; Requisición de Compras.
5.2.
IOI-FC-002; Análisis de Cotizaciones.
5.3.
IOI-FC-003; Orden de Compra.
5.4.
IOI-PC-002; Evaluación y Selección de Proveedores.
5.5.
IOI-FC-004; Evaluación y Selección de Proveedores.
6.
Materiales y Equipos Utilizados:
La aplicación de este procedimiento sugiere la utilización de los siguientes materiales y/o equipos:
6.1.
Equipos de computación.
6.2.
Materiales de oficina.
6.3.
Sistema SPM
7.
Procedimiento:
7.1.
Solicitud de Materiales, Equipos y Servicios:
7.1.1. El requisitor elabora la requisición de materiales utilizando el sistema SPM, el cual contempla toda la
información necesaria para la realización de la misma.
7.1.2. Especificaciones Técnicas de los Materiales:
Las especificaciones técnicas de los materiales que se requieran son solicitadas por el ingeniero de la obra a través de la
requisición de compras, que esta guardada en el sistema SPM, quien debe hacer un análisis sobre los materiales a
requerir, el cual debe velar por realizar una descripción detallada de lo requerido. Es necesario que se incluya fotos del
material para facilitar su descripción al personal de compras.
Estas deben establecer las características esenciales del material y/o servicio que será adquirido, el proceso de compras
se basará en esta información para ejecutar dicho requerimiento por lo cual debe ser lo más claro, exacto y especifico
posible, tales Como:
•
Dimensiones: Forma, tamaño, medidas, peso, volumen, etc.
•
Material: texturas, color (ejemplo: madera, metal, acero, cerámica etc.)
•
Composición química
•
Tensión; corriente, potencia, rendimiento
•
Unidad de medida: Kg, m2, m3, m, etc.
•
Presentación del material: Empaque (bolsa, caja, etc.)
•
Cantidad de bienes o productos por unidad de empaque
•
Modelo
•
Color
•
Marca
7.1.3. En el caso que no exista la descripción del material y/o equipo en el SPM, se debe colocar en el espacio de nota
u observación de la requisición, los comentarios asociados a la descripción que se desea.
7.1.4. El Coordinador del almacén verificara la existencia del material requerido en el almacén, así como la descripción
de lo solicitado para garantizar que lo que va a comprar este en sintonía con lo requerido.
7.1.5. En caso de existir el material solicitado en el almacén, se le coloca en la requisición la cantidad existente, y se
almacena la requisición en el sistema PROFIT.
7.1.6. En caso de no existir el material solicitado en el almacén, el coordinador del almacén vacía la información
completa de lo solicitada en el sistema PROFIT y lo almacena para que sea visualizada por el comprador.
7.2.
Proceso de Compras:
El proceso de compras se iniciará manteniendo contacto con los posibles proveedores que estén en capacidad de
suministrar lo requerido.
7.2.1. Solicitud de Cotización:
7.2.1.1. El comprador dependiendo de los materiales solicitados por tipo de productos (ferretería, pintura, hierro,
materiales eléctricos, papelería y limpieza, entre otros), inicia la solicitud de cotizaciones a proveedores que tengan la
capacidad de suministrar el material requerido.
7.2.1.2. Las condiciones que deben cumplir los proveedores a la hora de cotizar son:
Lineamientos de Precio:
El valor del precio de referencia de los materiales cotizados debe estar basados en la información plasmada en el
presupuesto del proyecto. La Gerencia de Administración establece un valor objetivo (%) sobre el cual el proceso de
compras debe basarse para hacer la adquisición de bienes y servicios, este valor es independiente para cada proyecto.
Tiempo de Entrega:
El proceso de compras tiene un tiempo de respuesta mínimo, dependiendo de la complejidad del material y/o servicio
requerido por el proyecto. Se debe manejar sobre la programación de la obra, ya que estos tiempos varían según su
especificación. Los tiempos de entrega se establecen de acuerdo a la programación de obra, los cuales quedaran
especificados al momento de la negociación con los proveedores o contratistas ya sea en las órdenes de compra,
contratos u orden de trabajo.
Condiciones de Pago:
Teniendo en cuenta el presupuesto asignado y el flujo de caja para el proyecto aprobado, el proceso de compras de
acuerdo con el tipo de bien o servicio a contratar, realizara las negociaciones de pago con el proveedor, estas pueden
ser:
•
Pago de contado.
•
Crédito
•
Anticipos (%)
•
Contra entrega.
Certificaciones:
El ingeniero de la obra hará la solicitud de las certificaciones de calidad del bien o servicio desde el inicio de la
requisición al proceso de Compras. El comprador a su vez le exigirá al proveedor, quien deberá entregarlo de acuerdo
con las características y condiciones de su producto. Esto aplica para los bienes o servicios puntuales según las
necesidades de cada proyecto
Garantías:
La adquisición de un bien o servicio de acuerdo con su complejidad o requerimiento debe contar con las garantías o
respaldo, esto representa la protección que se brinda cuando se adquiere algo para que el cliente interno o comprador
se sienta a gusto y seguro. Necesarias para su compra o contratación, estas pueden ser:
•
Garantías de materiales, Bienes que cuentan con un respaldo de marca y ofrecen unos tiempos límites para
hacer cambios,
•
Reclamaciones y mantenimientos, sobre su fabricación y funcionamiento.
7.2.1.3. Una vez recibidas las cotizaciones el comprador elabora el análisis de cotización usando el formato-FC-002,
incluyendo tres (3) cotizaciones como mínimo, para ser revisada por el Coordinador de Compras y autorizar la
elaboración de la Orden de Compras. En casos especiales como por ejemplo proveedores fabricantes de materiales en
particular, proveedores exclusivos, se aceptará una cotización.
7.2.1.4. El comprador selecciona a los proveedores que tengan las condiciones más favorables para en relación a la
adquisición de los materiales y elabora la Orden de Compra anexando los soportes:
•
Análisis de Cotización
•
Requisición de Compras
•
Cotización del proveedor
•
Fotos del material a adquirir (cuando aplique)
•
Y cualquier otro documento que aporte información para el análisis
7.3.
Aprobación de la Orden de Compras:
7.3.1. La aprobación de la orden de compra se realizará a través del Comité de Compras, con el fin de garantizar la
imparcialidad de las compras y la selección objetiva y transparente de los proveedores.
7.3.2. El Comité de Compras está conformado por niveles e integrado por los siguientes cargos:
Nivel I: Comprador
Nivel II: Coordinador de Compras
Nivel III: Contraloría
Nivel IV: Presidencia
7.3.3. El proceso de aprobación de la orden de compra se encuentra plasmado en el sistema SPM, el cual tienen
acceso los niveles antes mencionados y la información sobre la decisión que se tomen se realizaran en línea.
7.3.4. El proceso de aprobación de la orden de compras la inicia el comprador, que una vez elaborada la orden de
compra la coloca en el sistema SPM para ser revisada por el nivel II, Coordinador de Compras, el cual revisa la
información de la orden de compra y verifica:
•
Detalles de la orden de compras.
•
Precios de los materiales.
•
Proveedores seleccionados.
7.3.5. En caso de ser rechazada la orden de compras en el nivel II, se procede a devolverla al comprador indicando los
motivos de su rechazo.
7.3.6. El comprador dependiendo del tipo de rechazo procede a realizar nuevamente la orden de compra.
7.3.7. En caso de ser aprobada la orden de compra, se procede a pasarla al nivel III Contraloría, el cual analiza la
información relacionada con:
•
Analiza el análisis de cotización con la finalidad de verificar si posee la información de varios proveedores.
•
Verifica dentro de la información suministrada están los PDF de las cotizaciones de los proveedores.
•
Revisa la orden de compras, donde verificara:
o
Que coincida con la cotización que se escogió.
o
La descripción de cada ítem que estén bien descripta.
o
Verifica que el total de la orden de compra sea igual a la cotización escogida.
7.3.8. Cuando la orden de compra es menor de 500$, y es aprobada la envía al departamento de finanza para su
procesamiento.
7.3.9. Cuando la orden de compra es mayor de 500$, pasa al nivel IV para su aprobación.
7.3.10. En caso que el nivel IV rechaza la orden de compra, esta pasara al nivel III para su revisión, el nivel III verifica el
origen del rechazo y se comunica con el nivel II que tomara las acciones para solucionar la problemática.
7.3.11. El ingeniero de la obra y el comprador serán los responsables del seguimiento a la compra aprobada.