ACTA DE REUNIÓN RED DE ALIADOS DE COMUNICACIÓN Fecha: miércoles, 23 de abril de 2014 Hora: 8:00 am a 12:00 am. Empresas asistentes: InHouse Design Precision Translators Medea Interactiva Comunicaciones Efectivas Corpaul Vox Marketing Taller de Edición Triángulo Comunicaciones Aliar Comunicaciones Comunicación Activa Enlace Doble Visual Digital Publicaciones VID Moderadores: - Jaime Alberto Ospina (Gestión de Proveedores, ISAGEN) Juan Pablo CrespoAguilar (Gestión de Marca Corporativa, ISAGEN) Desarrollo del taller: El encuentro inició con la bienvenida por parte de los moderadores, luego se le abrió paso al Comité de Ética quienes compartieron con la Red de Aliados de Comunicación lo que se ha adelantado del Código de Ética. Luz María y Henry de InHouse Design fueron los encargados de exponer este asunto, comenzando con la definición de qué es la ética y dejando claro el principio de la Red; en ese punto de los principios se mencionan los valores que se han avalado: El tercer punto de ese documento define qué es el Comité de Ética, su alcance, sus contribuciones y cómo se manejaría la toma de decisiones. Para ello proponen la conformación de un comité administrativo en el que haya representación de cada uno de los comités. Con respecto al Código de Ética se establecen conductas generales esperadas de un miembro de la Red de Aliados, las conductas vetadas de un miembro y los mecanismos de toma de decisiones frente a esas conductas que no se esperan que sucedan entre los mismos. Se define que este tema se debe evaluar más detenidamente para establecer esos casos en los que se tome una decisión frente a un comportamiento inadecuado. El Código de Ética también recomienda la creación de un comité de administrativo constituido por un miembro de cada comité y serían los encargados de tomar las decisiones frente a temas éticos (y la recomendación es que este comité pueda tomar decisiones de otros asuntos de la Red). La toma de decisiones dentro de ese comité administrativo sería por democracia y con la herramienta del voto secreto. El cuarto punto que toma este documento son las decisiones que vulneran el respeto, la confianza y la colaboración (como valores fundamentales de la Red). En este punto se toca el tema de la asistencia; Liliana Rivas, de Aliar Comunicaciones, sugiere que sería valioso crear un listado con el historial de asistencia y definir parámetros para no seguir contando con los miembros que no asistan a determinado número de encuentros de la Red de Aliados de Comunicación. Julián Franco, de Taller de Edición, menciona que alguna vez se habló que quien deje de asistir tendría voz pero no voto en las decisiones. Diego Ortiz, de Visual Digital, comenta que reuniones extemporáneas (por ejemplo reuniones del comité) podrían reemplazar asistencia a los encuentros. Como conclusión a la discusión con el tema de la asistencia, Jaime Ospina de ISAGEN, considera que la administración de la asistencia es muy compleja y recomienda que ese tema sea más autónomo y dependa más del compromiso personal de cada miembro pero lo que no se debe hacer es nivelar a los que dejen de asistir con los temas que se traten en esos encuentros. Además los asistentes estuvieron de acuerdo en que hay otros métodos como delegar a alguien más para que asista o mandar opiniones, decisiones o comentarios por escrito para que sean tomadas en cuenta en las decisiones de la Red. El quinto punto del documento de ética habla de las situaciones merecedoras de reconocimiento público, como un suceso de éxito. Un ejemplo es reconocer al “miembro del mes”; por consenso la recomendación de los miembros de la Red es que ese reconocimiento público se haga únicamente cuando el suceso de éxito sea trascendente o un reconocimiento por ayudar a conseguir una licitación para la Red. Frente a las licitaciones se comentó que se debe pedir consejo a la Red de Socios Tecnológicos para conocer su experiencia con el tema y montar en la página web de la Red un espacio para compartir entre todos convocatorias a la cual se puedan presentar. Hablando del tema se comentó el caso del RUP (Registro Único de Proponentes) que es un proceso complicado pero necesario para presentarse a ciertas licitaciones. Para este tema, Liliana Rivas se ofrece para capacitar a la Red con ese tema y Margarita María Montoya de ISAGEN comenta que tiene contactos en Cámara de Comercio que podrían capacitar a la Red. Al terminar esta exposición de cómo va la construcción de este documento, los asistentes estuvieron de acuerdo con los temas que se han planteado y afirmaron que se debe seguir construyendo y socializando para dejar definidas esas bases éticas. Después de esto se le abre paso a Jaime Ospina como representante del Comité Estratégico para comenzar a construir el Modelo de negocio. Jaime expone los 9 puntos que examina este modelo de innovación. Se comienza con el ejercicio segmentando los clientes, quienes serían los beneficiarios con los productos y servicios que ofrece la Red. Luego de que cada miembro nombró a sus clientes y los agrupó, se determinó por consenso que la mejor segmentación de clientes a los que apuntaría la Red sería por sectores económicos. Teniendo como fuertes los sectores: eléctrico, financiero, solidario, salud, servicios, automotriz, educación e inmobiliario. Es necesario buscar estrategias que permitan a la Red acercarse de diferentes maneras a esos clientes, esa búsqueda debe partir de la necesidad del cliente. Con el tema de los beneficios y las líneas de retorno se definió que los elementos fundamentales son la optimización de los recursos y el tiempo de respuesta frente al cliente. Se definió, además, que el elemento diferenciador que se le presentará al cliente será la oportunidad y la calidad de los productos y servicios. Acuerdos: - Los miembros de la Red deben compartir los temas especificos con el tema de habeas data que quieren que se trate en la capacitación sobre ese tema. Abrir el espacio en la página web para el tema de licitaciones. Definir con Cámara de Comercio la capacitación sobre licitaciones para el sector público. Por medio del correo electrónico compartir las capacitaciones a las que se puede sumar la Red de Aliados de Comunicación. Se hará una rueda de relacionamiento entre la misma Red el 13 de mayo de 7:00 a 9:00 de la mañana. ANEXO 1- Cuadro modelo de negocio