Subido por Miriam Berzosa Gonzalez

Manual Sicalwin xreas Gestoras

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Áreas Gestoras
Introducción
Administración del Sistema y Configuración
Opciones de instalación
Permisos usuario – operación
Firmas en Documentos
Definición de Centros Gestores
Permisos Usuario – Centro Gestor
Aplicación – Centro Gestor
Carga de aplicaciones de gastos
Aplicaciones de Gastos excluidas a usuarios
Definición de Estados y Trámites
Tabla de operaciones
Usuarios de áreas Gestoras
Registro de justificantes
Operaciones de áreas gestoras
Gastos corrientes
Gastos futuros
Ingresos corrientes
Ingresos futuros
No presupuestarias
Operación previa de justificación de pago a justificar
Áreas Gestoras
1
Tramitación y Fiscalización de operaciones
Modificación de operaciones previas
Terceros previos
Proyectos previos
Consulta de Áreas Gestoras
Consultas de gastos: Operaciones y aplicaciones
Consulta general de justificantes
Usuarios Intervención / Contabilidad
Tramitación y Fiscalización de operaciones
Gestión de Decretos
Contabilización de operaciones
Validación de Terceros
Validación de Proyectos
Áreas Gestoras
2
Introducción
Se va a explicar en este manual la parte de Sicalwin correspondiente a Áreas Gestoras. Para ello
se ha distribuido el manual en 3 partes.
1. La primera parte explica cómo configurar todo el sistema para el trabajo con áreas
gestoras.
2. En la segunda parte se explican los puntos de menú que habitualmente son usados por
las áreas gestoras.
3. En la tercera parte se explican los puntos de menú que son usados por Intervención ó
Contabilidad.
No confundir las opciones de menú que afectan a áreas gestoras, y que se explican en este
documento, con otros tipos de documentos previos como son los “Cobros previos”, que no
afectan a áreas gestoras puesto que éstos no tienen tramitación, sino que se graban operaciones
previas que se validan en Tesorería. Para saber más sobre Cobros previos ver el Manual de
Presupuesto de Ingresos y el Manual de Tesorería.
Administración del sistema y configuración
Se explica en este apartado opciones reservadas a un usuario Administrador del sistema,
responsable de la instalación, y referentes a toda la parametrización y configuración de las
distintas opciones de menú necesarias para el trabajo con áreas gestoras.
Opciones de instalación
Estructura de presupuesto. Gestión de presupuesto.
Áreas Gestoras
3
En este apartado marcaremos qué tipo de gestión vamos a llevar en operaciones de gastos,
ingresos y no presupuestarias.
Puede trabajarse con apuntes previos en gastos, pero no en ingresos y no presupuestarias, o al
revés. En fin, esto puede marcarse como la entidad desee.
Si se elige el tipo de gestión 1 (Nunca provisionales), hay que recordar también no asignar a
ningún usuario la grabación de operaciones de áreas gestoras (No van a poder por faltar otras
configuraciones, pero es por estética).
Si se elige el tipo de gestión 3 (siempre provisionales), se restringirá el punto de menú de
operaciones definitivas a los usuarios, por la misma razón anterior.
Si se elige el tipo de gestión 2 (mixta, mezclando operaciones previas con operaciones
definitivas), habrá que indicar en el administrador de aplicaciones, en “Procesos autorizados a
usuarios”, qué usuarios tienen acceso a qué punto de menú, con la lógica correspondiente.
Se recomienda hacer grupos de usuarios en el Administrador (Intervención, Tesorería, Áreas
Gestoras)
Parámetros de trabajo – Centros gestores.
Llamemos 1,2 , 3 y 4 a las opciones anteriores de arriba abajo.
Si el presupuesto está abierto como prórroga, se habrá de marcar temporalmente la opción 2,
para que durante la prórroga el campo sea opcional, pero en la elaboración del presupuesto esté
habilitado para completarlo.
Ya al aprobar definitivamente el presupuesto, se marcará “Utiliza obligatoriamente centros
gestores distintos a la orgánica”, opción 4.
La opción 2 se marcará todo el año para usar el campo centros gestores como dato informativo y
de relleno opcional. Para hacernos una idea, funcionaría igual que la “oficina”, es decir, como
campo habilitado en la pantalla pero no hay que completarlo obligatoriamente y no se controla
el permiso usuarios – áreas.
La opción 3, sólo a efectos de consulta, funciona de forma que a las aplicaciones en la carga del
presupuesto se le asigna centro gestor, que servirá para que en las consultas de operaciones y de
aplicaciones muestre a los usuarios sólo aquellas operaciones y partidas correspondientes a su
centro. Sin embargo en la grabación de operaciones el campo centro gestor no se muestra, se
trabaja sin centro gestor.
Otra de las opciones de instalación a tener en cuenta con áreas gestoras es:
No grabar operaciones definitivas sin saldo provisional. Esta opción la tendremos en cuenta
sólo si en “Tipo de gestión” de gastos hemos puesto un “2” (mezclamos previas y definitivas).
En este caso, al marcar la opción estaremos indicando al sistema que si grabamos una operación
definitiva directa no se permitirá si no hay saldo provisional.
Áreas Gestoras
4
Si la opción NO está marcada, la operación definitiva tiene preferencia y dejará seguir aunque
haya previas pendientes de contabilizar que dejarían el disponible “real” en negativo.
Se recomienda marcarla.
Ejemplo:
Saldo en vinculación de una determinada aplicación: 1.000 €.
Grabamos una operación RC previa de 1.000 €.
Intentamos grabar una operación definitiva directa, sin pasar por previa, de 100 €.
Dejaría sólo si el parámetro anterior NO está marcado, pero quedaría un disponible en
vinculación negativo teniendo en cuenta las previas. Es decir, la operación previa de 1.000 € no
dejaría contabilizarla en el monitor cuando llegue la hora, a no ser que se realice un expediente
de modificación de crédito.
Un apartado que afecta a la descentralización si las áreas gestoras tienen permisos para
acceder al Registro de justificantes, es el relativo a los campos a visualizar en dicho registro, y
el número de días por defecto para vencimiento de la factura (a partir de fecha entrada).
Si bloqueamos aplicaciones en justificantes de gastos, al registrar la factura no hay posibilidad
de indicar ni partida ni operación anterior. Será en la grabación de la obligación previa, donde
se aplique a presupuesto o a operación anterior.
Áreas Gestoras
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Permisos Usuario – Operación
En el menú “Administración del sistema”
Indicaremos para cada grupo de usuarios o usuarios qué tipos de operaciones pueden realizar
(de entre las que están preparadas para operaciones previas).
Funciona igual que la asignación de permisos en definitivas, la diferencia es que el punto de
menú al que habremos autorizado a las áreas es distinto.
Las operaciones que pueden descentralizarse son:
En gastos: RC,A,D,O y sus acumuladas.
En ingresos: CI.RD,Anulaciones, Obligación por devolución de ingresos
En No presupuestarias: Propuesta de mandamiento de pago no presupuestaria, Operaciones de
Valores, Rectificación de saldos iniciales.
En Gastos futuros, Rc,A,D, AD
En Ingresos futuros: CI
Marcaremos la columna “+” si solo permitimos al grupo/usuario hacer operaciones positivas, ““ si sólo negativas, o “+/-“ si ambos tipos.
Áreas Gestoras
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Firmas en Documentos
En el menú Administración del sistema.
La primera pestaña, “Definición de Cabeceras y Firmas”, la utilizamos igual que para
operaciones definitivas, definiendo los pies de firma que vayamos a necesitar, bien con
documento Word adjunto o tecleando en la parte inferior de la pantalla (CTRL + Enter para
salto de línea).
En la segunda “Asociación de firmas a operaciones”, asociamos los pies de firmas
anteriormente definidos a los distintos tipos de operación.
Áreas Gestoras
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De los 7 caracteres a teclear en el código de operación, tenemos, para operaciones previas:
El primero siempre es un “9”.
Después el área: 00 = Gastos, 01 = Ingresos ; 03 = No presupuestarias ; 70 = Valores
Después, la operación (Ej: 100 = RC, 240 = ADO, ….)
Por último, el signo (0 = positivas, 1 = negativas)
Utilizaremos, donde creamos conveniente, el comodín “?”.
Por ejemplo: 900???? Se usaría como pie de firma para todas las operaciones de gastos previas.
Si deseamos condicionar pies de firma, utilizaremos la parte inferior de la pantalla, con los
parámetros que se pueden consultar con F5.
Áreas Gestoras
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Definición de Centros Gestores
En “Administración del sistema – Tablas básicas – Mantenimientos auxiliares”
Pestaña “Centros gestores”.
Elegimos el código de centro gestor (dos caracteres alfanuméricos) y su descripción.
El campo “Tercero” es opcional. Se refiere al Tercero (empleado de la entidad) responsable
del área. Es sólo informativo.
Intervención General / Contabilidad. Marcaremos aquella área gestora que corresponde a
usuarios de Intervención o Contabilidad, de forma que verán todas las operaciones, de todas las
aplicaciones.
Esta área se define sólo a efectos de, posteriormente, asociar usuarios a ellas. Nunca se asocian
partidas presupuestarias, y de hecho, ninguna operación, ni factura va a tener esta área.
Si la entidad desea tener diferenciadas las áreas de “Intervención” y la de “Contabilidad”, puede
crear dos centros gestores con esta marca.
Pero entonces, antes de ir al “Monitor de Contabilización de operaciones”, el usuario de
“Contabilidad” ha de “Registrar de entrada” los documentos enviados desde Intervención a
Contabilidad. Es decir, esto se hace sólo si se quiere distinguir 3 tipos de usuario:
-
Centro gestor
-
Intervención
-
Contabilidad
El uso “normal” establece sólo los dos primeros tipos de usuario, con lo que se marcará sólo un
centro gestor como “Intervención” y no hace falta rellenar el “tipo de usuario”.
Tipo de usuario. Como hemos dicho, Indicaremos este campo, sólo si el centro gestor se ha
marcado como “Intervención / Contabilidad” y deseamos tener distinguidas ambas áreas.
Áreas Gestoras
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Los documentos recibidos se registran de entrada, o de salida. Marcaremos estas opciones si
se desea usar, para este estado, el “Registro de entrada” cuando un documento se mueve entre el
centro gestor e Intervención, o viceversa (o entre intervención y contabilidad, en el caso de tener
distinguidos estos centros). Para más información ver el apartado “Tramitación y fiscalización
de operaciones”.
Permisos Usuario – Centro Gestor
Se asocia en esta pantalla cada usuario al centro gestor (o centros) a que pertenece.
Los usuarios asociados al centro marcado como “intervención / contabilidad” podrán visualizar
y trabajar con todas las aplicaciones, sean del centro gestor que sean.
Los usuarios asociados a centros gestores normales, sólo podrán trabajar y consultar (depende
ya del permiso de menú que le demos) su área gestora.
Para asociar centro a usuario, pinchamos con el ratón sobre el centro correspondiente y sobre el
usuario, y pulsamos el botón de asociación.
Si queremos seleccionar varios centros gestores, pulsamos el primero, y a la vez que pulsamos
el último se pincha la tecla “mayúscula”.
Áreas Gestoras
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Aplicación – Centro Gestor
Las aplicaciones de ingreso y no presupuestarias se asocian a su centro gestor en esta pestaña.
No se hace en la “Carga de aplicaciones de ingreso” o en la “Carga de conceptos no
presupuestarios”, respectivamente.
Esto es así por que las aplicaciones de ingreso y no presupuestarias pueden ser gestionadas por
más de un centro gestor (al no tener límite de crédito, como ocurre con gasto).
Por tanto, podemos enlazar una aplicación con tantos centros gestores como necesitemos. Así,
todos los usuarios de ese centro gestor podrán trabajar o consultar dicha aplicación.
En el caso de gastos, como veremos en el siguiente apartado, la relación es única en cuanto a
“Partida – Centro Gestor”.
Áreas Gestoras
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Carga de aplicaciones de gastos
Cuando se carguen aplicaciones de gastos (Desde cualquier punto que lo estemos haciendo:
Carga de aplicaciones de gastos, Módulo de elaboración del presupuesto, Carga de aplicaciones
nuevas en expedientes de Modificación de Crédito) habrá que indicar el campo “Área gestora
del gasto”, de forma que sólo esa área se encargará de trabajar o consultar la aplicación
presupuestaria indicada.
Mediante el anterior enlace “usuario – Área gestora”, el sistema sabrá que aplicaciones
mostrarle a qué usuarios.
Usuario
Área
Gestora
Partida
Requiere fase previa: Solo válido si se usa la gestión de gastos mixta (se mezcla el uso de
operaciones previas y definitivas). En este caso se puede indicar, por partida, cuales necesitan
ser grabadas en previa: Siempre, Opcional o Definitiva.
Importe mínimo para fase previa: En caso de que anteriormente se haya indicado “O”
(Opcional), se puede indicar un importe mínimo para que sea necesaria la fase previa. Para
importe menores, se podrán grabar operaciones definitivas directamente (siempre que el usuario
tenga acceso a punto de menú de gastos definitivos, por supuesto).
Áreas Gestoras
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Aplicaciones de Gastos excluidas a usuarios
Si un usuario tiene autorizado una determinada área gestora, o más de una, pero queremos
restringirle el uso de determinadas partidas del área, utilizaremos esta opción, marcando el
usuario concreto a la derecha, y la aplicación o aplicaciones a excluir. Pulsamos el botón
central, y la aplicación quedará excluida al usuario.
Definición de Estados y Trámites
Esta opción de compone de distintas pestañas donde vamos a ir definiendo los distintos Estados
y Trámites que configurarán el circuito de descentralización.
Para ello, lo mejor es definir el circuito gráficamente, “sobre el papel”, para después indicar en
estas pantallas todos los estados, trámites, resultados de tramitación, motivos, etc. Con los que
se va a trabajar.
Esta definición suele hacerse en la fase inicial de consultoría de Sicalwin, ya que es muy
particular de cada instalación, y quizás no sea fácil de entender en un manual, aunque lo
veremos con un ejemplo.
Áreas Gestoras
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Graba
operación
previa
PROPUESTA (1)
INTERVENCIÓN
/FISCALIZACIÓN
(2)
APROBACIÓN
ÓRGANO
COMPETENTE
(3)
ANULADO
PENDIENTE DE
CONTABILIZAR
CONTABILIZADO
Áreas Gestoras
ANULAR O
CORREGIR (4)
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Estados de un documento
Dentro de los recuadros están los distintos Estados por los que pasarán los documentos.
Las flechas son los trámites que realizarán los usuarios autorizados, los cuales llevan a distintos
resultados de tramitación, que finalmente dejan el documento en el siguiente estado.
En la primera pestaña se definen los ESTADOS:
Así, en primer lugar, definimos estos con su código y descripción. Para cada uno se indicará el
“usuario responsable”, entre centro gestor (=0) o intervención (=1).
En el gráfico los estados con fondo blanco corresponden a Centro gestor y con fondo gris a
Intervención.
Permite anular el documento: Marcaremos esta opción en aquellos estados donde permitamos
que el usuario pueda anular el documento previo. En estos casos, se podrá hacer la operación
negativa y el documento quedará en el estado definido para documento anulado (AN, en el
ejemplo)
Permite contabilizar el documento. Se marcarán aquellos estados que permitan que el usuario
con permisos al Monitor de contabilización pase los documentos a operaciones contables
definitivas. En nuestro ejemplo, sólo el estado “PC” (Pendiente de contabilizar) lo permite.
Áreas Gestoras
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Definición de trámites
Definamos ahora los TRÁMITES
En la parte superior de la pantalla, definimos los distintos trámites. Distinguimos entre:
-
Trámites manuales. Se realizan desde la pantalla de “Tramitación y fiscalización de
operaciones”. Son los que parten de los estados que hemos numerado como 1,2,3,4.
-
Trámites automáticos. No se realizan desde la tramitación, sino desde otras pantallas.
Siempre son 3:
o
Trámite de grabación de operación previa. Se realiza desde la pantalla de
“Operaciones de gastos corrientes de los centros gestores” (o en el caso de ingresos
o no presupuestarias, u operaciones de gastos o ingresos futuros, desde su
correspondiente pantalla), y de forma automática deja el documento grabado en el
primer estado. En nuestro ejemplo “PR”
o
Trámite de Contabilización como operación definitiva. Se realiza desde el
“Monitor de contabilización de operaciones …” de las correspondientes áreas. Deja
el documento en el estado definido como Contabilizado, en nuestro ejemplo “CO”.
o
Trámite de Anulación de una operación previa. Para aquellos estados que
permitan anular, se realiza desde la “operaciones de gastos corrientes de los centros
gestores” (o su correspondiente en futuros, ingresos, no presupuestarias), grabando
una operación negativa sobre una previa no contabilizada. Esto dejará el
documento en el estado definido como “Anulado”, en nuestro ejemplo “AN”.
Los trámites pueden tener distintos resultados de tramitación, o subtrámites, que son los que
se definen en la parte inferior de la pantalla. En el caso de los trámites manuales pueden tener
tantos resultados como hayamos definido, cada uno de ellos nos lleva el documento a un Estado.
En cuanto a los trámites automáticos, siempre tienen un solo resultado, que nos lleva el Estado
definido para “Operación previa”, “contabilizado” o “anulado”, respectivamente.
Campos a completar en la rejilla de Resultados de tramitación:
Áreas Gestoras
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Campo
Descripción
Observaciones
Código
Código de resultado
Se van numerando: 1,2,3,…
Descripción
Descripción del resultado de tramitación
Libre
Est. Destino
Estado Destino en que quedará el documento
si se elige ese resultado de tramitación
De los estados definidos
Tipo Rel.
Tipo de relación a generar, de operaciones
previas
No obligatorio. Si no se pone
nada, no se genera relación.
Si se teclea “Q”, se generará
cada vez que se realice ese
trámite con este resultado,
una relación de operaciones
previas llamada “Q”. Se
puede elegir otra letra
distinta, pero se ha de asociar
el documento RLOPREVIAS
en “Tipos de relaciones
contables”
Aviso o
advertencia
Aviso o advertencia que deba darse al
usuario que elija este resultado
No es obligatorio
Situación
Situación en que debe quedar la factura o
justificante asociado a la operación. Sólo
tiene sentido para obligaciones reconocidas
tramitadas que tienen facturas o justificantes
asociados.
Se recomienda crear como
situaciones de facturas las
mismas que los estados de
tramitación, y ponerles dicha
situación de factura, es decir,
igual que se ha puesto en
“Estado destino”.
Fechas
Fecha envió, Fecha firma, Fecha recepción.
Si se marcan estos campos, se
piden estas fechas al generar
la relación. Las fechas son
sólo informativas, y se podrán
consultar después en la
gestión de relaciones
contables.
Op. Agrup.
Operación Agrupada
Si se marca esta opción, todas
las operaciones incluidas en
una misma relación de
previas deberán tramitarse
con el mismo resultado. (O se
aprueba toda la relación, o se
rechaza toda, por ejemplo).
Genera
Decreto
Genera Decreto con GENDOC
Se marcará para generar
decreto con GENDOC, como
se ha explicado en el apartado
“Gestión de Decretos” de este
mismo manual.
Áreas Gestoras
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Parametrización de centros gestores
En esta pantalla se completarán los códigos de los trámites que hemos explicado anteriormente
como automáticos, y que se realizarán cuando:
-
El usuario graba la operación previa
-
El usuario contabilice definitivamente la operación
-
El usuario anule una operación previa
Trámites autorizados a usuarios
Áreas Gestoras
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Pulsando en botón entre “Trámites” y “usuarios”, asociaremos unos a otros según los permisos
que deban tener cuanto entren a “Tramitación y fiscalización de operaciones”.
A los usuarios de centros gestores le asociaremos los trámites previstos para ellos, y
concretamente para cada usuario, ya que puede que dentro del área unos usuarios tengan
privilegios distintos a otros.
A los usuarios de Intervención les asociaremos los trámites correspondientes a la fiscalización o
validación de operaciones (y si se desea, al resto de trámites de las áreas también, por si se
desean tener todos los permisos).
Estados anteriores a un trámite
Se trata en esta pantalla de configurar en el sistema que trámites siguen a cada estado de los
definidos en la primera y segunda pestaña.
Para el ejemplo gráfico de más arriba, la pantalla quedaría de la forma que se puede ver.
Motivos
Cuando se realiza un trámite, con un determinado resultado, podemos asociarle motivos de la
elección de ese trámite.
Áreas Gestoras
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En la parte superior de la pantalla, a la izquierda vemos los resultados de tramitación, y a la
derecha debemos definir los posibles Motivos de un resultado. Los definimos todos, y
posteriormente enlazamos, con el botón central, los resultados (subtrámites) con los motivos,
quedando reflejado en la parte inferior los enlaces.
La opción “documento asociado” es para asociar un documento de GENDOC a los motivos.
Tabla de operaciones
Administración del sistema – Tablas básicas – Tabla de operaciones.
El estado inicial en que quedan los documentos, por defecto, es el definido en el menú explicado
antes, en la pestaña de “Parametrización de centros gestores” (En nuestro ejemplo, se indicó que
se realizara el trámite 5.1, que deja el documento en “PR”, Propuesta de gasto).
Si la entidad desea definir distintos circuitos para distintas fases de operaciones (por ejemplo, .a
RC sigue una tramitación, el ADO otra distinta, la propuesta no presupuestaria otra distinta)
podrá hacerlo definiendo distintos circuitos, donde puede o no haber estados comunes. Cada
uno de ellos empezará con un estado distinto, que es el que se defina para la fase concreta aquí
en la Tabla de operaciones. Si este campo está en blanco, se toma el que se parametriza por
defecto.
Áreas Gestoras
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Usuarios de áreas gestoras
Explicaremos en este apartado las opciones de menú que habitualmente utilizan los usuarios de
las áreas, ya sea para grabar operaciones de gastos, de ingresos o no presupuestarias, así como
justificantes, la grabación de Terceros y de Proyectos previos.
Registro de justificantes
Aunque el registro de justificantes suele estar centralizado en un registro general, o al menos eso
es lo deseable, hay entidades donde las áreas registran las facturas recibidas y que corresponden
a su gestión..
Por ello dedicaremos un apartado al registro de justificantes, exclusivamente al más común, el
de facturas “normales”.
En “Presupuesto de Gastos – Justificantes de gastos – Registro de justificantes – Registro
de entrada de justificantes”
Dependiendo de los parámetros marcados por la entidad, algunos campos pueden estar
bloqueados o desbloqueados.
Por ejemplo en la pantalla superior, está bloqueado y no hay posibilidad de indicar la aplicación
presupuestaria ni la operación anterior (Rc,A,D). Se entiende en este caso que es en la
operación previa (ADO/O) donde se indican dichos datos.
Si en este registro estos campos están abiertos, pueden indicarse (en cuyo caso al grabar la
operación previa ya se “rescatan”) o dejarse vacíos hasta la previa.
La factura puede tener IVA deducible y/o descuentos.
El IVA se indica tecleando base imponible y los tipos correspondientes.
Áreas Gestoras
21
El descuento se indica pulsando el botón
.
Al igual que en operaciones de gastos, puede ser descuento a no presupuestarios, ingresos o
reintegros de gastos. Ahora explicamos con más detalle los descuentos y el IVA en la operación.
Descuentos
1 Para Realizar un Descuento pulsaremos la Tecla de Función F9 o bien pulsar el icono
de la barra de Herramientas.
Se habilitará la ventana de Descuentos.
Áreas Gestoras
22
2 En esta ventana podremos introducir cualquier línea de Descuento pertenecientes tanto al
Área del Presupuesto de Ingresos, Gastos o No Presupuestaria, así como pertenecientes al
Ejercicio Actual o a ejercicios de Cerrados.
Un descuento a Ingresos generará un Cobro presupuestario
Un descuento a Gastos generará un Reintegro de Pagos
Un descuento a No presupuestarias generará un Cobro no Presupuestario
(En todos los casos, cuando formalicemos el pago de la operación)
3 Así, indicaremos el Área sobre la que vamos a efectuar el Descuento (1 para Ingresos, 2 para
Gastos, 3 para No Presupuestaria),
4 El Ejercicio al que pertenece el Descuento (2000, 1999, ..) , en su caso.
5 La Partida que vamos a ejecutar para el Descuento, pulsando F5 para ver las existentes (en
función del Área y el Ejercicio).
6 La Descripción del Descuento, que por defecto la Aplicación Sicalwin establece la misma
Descripción que tiene la Partida pero que el Usuario puede modificarlo, pudiendo establecer una
descripción más adecuada.
7 Nº de Operación. El Funcionamiento de un Descuento es similar al de un Ingreso. De este
modo, Cuando efectuamos el Pago Presupuestario con Descuento, a su vez se produce un
Ingreso a los Conceptos de los Descuentos. Al igual que cualquier Ingreso, puede ocurrir que
exista un Reconocimiento Previo de ese Ingreso (Contraído Previo), Por lo que será aquí donde
introduciremos el Nº de Operación de Reconocimiento de Derechos de Corriente o de Cerrados
que queremos relacionar con el Descuento. También nos pedirá el número de operación si el
descuento es a Gastos, para pedirnos el número de la “R”. O cuando es a no presupuestarias, si
utilizamos un concepto deudor controlado por operaciones.
8 El importe, que no podrá exceder del Saldo de la Operación anterior (Si hemos indicado una
operación anterior en el Descuento), ni del Importe total de la Operación que estamos
realizando, en cualquier caso.
9 Por último indicaremos la Cuenta del PGCP que lleva asociada el Descuento.
10 Multitercero en Descuentos Si en “opciones de instalación” hemos marcado este parámetro,
nos pedirá también este campo, de forma que opcionalmente podemos teclear, para el
descuento, un tercero distinto al de la operación principal. Ocurre normalmente en operaciones
cuyo tercero principal es un genérico ficticio, pero el descuento lo hacemos sobre un tercero
concreto (nómina de personal con descuentos a un anticipo)
IVA / IGIC
La aplicación Sicalwin permite incluir IVA a aquellas partidas Presupuestarias que así lo
requieran.
Cuando alguna Partida Presupuestaria requiera IVA de carácter Obligatorio (si así se ha
definido al cargar la Partida en el Presupuesto), tras introducir el Importe se desplegará de forma
automática la ventana de IVA donde indicaremos la Base imponible y el Porcentaje
correspondiente.
Cuando existen varias Partidas Presupuestarias (MultiAplicación), la Aplicación Sicalwin
establece como Base Imponible por defecto la Base Imponible Máxima, que no es más que la
suma de Todas aquellas partidas que tengan establecido el IVA como Opcional o como
Obligatorio, permitiendo al Usuario la posibilidad de cambiar dicha cantidad.
Además se permite introducir varios Tipos de IVA diferentes hasta completar la cuantía de la
Base Imponible Máxima.
Áreas Gestoras
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Nota: Una Partida Presupuestaria puede llevar IVA de forma Obligatoria o de forma Opcional. Esta
Opción se configura en ‘Carga del Presupuesto de Gastos’ del Menú ‘Procesos de Apertura’.
Al final se nos indica el número de registro generado.
Áreas Gestoras
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Operaciones de las áreas gestoras
Gastos corrientes
Gastos futuros
Ingresos corrientes
Ingresos futuros
No presupuestarias
Operaciones de gastos corrientes
La pantalla nos irá pidiendo los distintos campos:
Centro gestor. Obligatorio, si tenemos acceso a varios centros gestores se indicará con cual
vamos a trabajar en este momento. Si sólo se tiene acceso a uno, ya se muestra bloqueado.
Oficina. Sólo se activa si la entidad así lo ha dispuesto en los parámetros de uso. Puede
consultarse con F5.
Operación: En este campo deberemos indicar, de forma obligatoria, el Tipo de Operación que
se va a realizar (p.ej. 240, ADO sobre Disponible) . Si pulsamos F5 podremos ver las
Operaciones
· Retención de Créditos (Fase RC), cuya finalidad es la de certificar la existencia de
saldo suficiente para su posterior gestión.
· Autorización de Gastos, fase A, por el que se acuerda la realización de un gasto
determinado por una cuantía cierta o aproximada mediante la reserva de todo o parte de
un crédito presupuestario, previa existencia de crédito presupuestario.
Áreas Gestoras
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· Compromiso o Disposición de Gastos, fase D. Acto mediante el cual se acuerda, tras
el cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, la realización de gastos,
previamente autorizados, por un importe exactamente determinado.
· Reconocimiento y liquidación de la Obligación, fase O, que es el acto mediante el
cual se declara la existencia de un crédito exigible contra la Entidad que ha de atenderse
con cargo al correspondiente presupuesto, previa acreditación documental de la
realización de la prestación o del derecho del acreedor, de conformidad con los acuerdos
que en su día aprobaron y comprometieron el gasto. En esta fase puede enlazarse un
documento (justificante o factura)
· Operaciones en la que se abarca más de una fase de ejecución del Presupuesto, tales
como AD (Autorización y compromiso del Gasto), ADO (Autorización, compromiso
y Reconocimiento de la Obligación). Ambas podrán ser tanto sobre Crédito
previamente Retenido como sobre Crédito Disponible.
· Operaciones Negativas de todas las anteriores.
Las Operaciones que puede realizar la Aplicación Sicalwin se clasifican según:
a) El Numero de Aplicaciones de Gastos que incorpora la operación. Se clasifican en
MonoAplicación, si la Operación afecta a una sola partida de Gastos, o
MultiAplicación si la operación tiene varias aplicaciones de Gastos.
b) El Numero de Operaciones anteriores que incorpora, se Clasifican en Monooperación, si la operación que realizamos tira de una sola operación anterior.
MultiOperación, en caso de que la operación tire de varias operaciones anteriores.
c) El Numero de Proyectos de gastos que intervienen en la operación, MonoProyecto
en caso de que la operación incluya un solo proyecto, MultiProyecto, en caso de que en
la operación se incluyan varios proyectos.
d) El Numero de Facturas que pueden llevar relacionadas, puede ser MonoFactura, en
caso de que la operación tenga relacionada una sola factura, MultiFactura en caso de
que tengan relacionadas varias Facturas.
Signo. Además de indicar el código de operación, se debe completar el signo de la operación,
que podrá ser positivo, o negativo.
En el caso de operaciones negativas, debemos distinguir entre:
-
Anular una operación previa
-
Realizar un “barrado” de una operación ya contabilizada.
Es decir, el sistema distinguirá si la operación positiva que estamos tecleando para anular, está o
no contabilizada.
-
Si no está contabilizada, se realiza una anulación (dejará el documento en el estado
“Anulado”) y ambas operaciones, la positiva y la negativa, no saldrían en la consulta de
operaciones de gastos definitivas, nunca irían a un diario de movimientos.
-
Si está contabilizada, entonces lo que estamos es realizando la operación previa de barrado
de una operación. Estamos “solicitando” barrar una operación donde nos ha sobrado
importe. Por ejemplo una RC que se tramitó y contabilizó, y finalmente tenemos un
sobrante. Entonces grabamos un RC/ para reponer el saldo a la vinculación de la partida.
Áreas Gestoras
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Fecha Contable. Se indicará la fecha de la operación. Según la instalación, puede estar el
campo bloqueado con la fecha del sistema.
Documento. (en algunas instalaciones el campo es “Núm. Registro”). Para obligaciones
reconocidas, se indica el número de factura que se está reconociendo. Puede ser multifactura,
para lo que se debe pulsar F5 y capturar las facturas correspondientes.
(En el filtro se debe indicar el “tipo” de justificante y el Tercero). Lo demás es opcional.
Si la operación no es una obligación reconocida, el campo “Documento” no hay por qué
completarlo, aunque puede usarse como dato informativo.
Si es una obligación reconocida puede ir sin documento (sin factura) en caso de que no haya
justificante previo, sino que sea obligación por otros conceptos (pago de intereses,
transferencias, etc).
Fecha documento y Fecha operación anterior se completan automáticamente.
Operación anterior. Se indicará, cuando corresponda, el número de operación anterior. (La
AD o D si es una obligación, la RC si es una A, etc). Puede consultarse con F5. También se
indicará la operación positiva si estamos haciendo una negativa. Ver aclaración sobre esto en el
apartado “Signo”, más arriba.
Expediente y Fecha expediente. Campos opcionales, se indicarán si la entidad los utiliza.
En el caso del expediente, puede consultarse con F5 la autoridad que acuerda (Los datos que
aparecen en la ayuda pueden variar en función de la entidad)
Áreas Gestoras
27
Proyecto. Se indicará el proyecto de gasto de la operación, si lo tiene. Se puede consultar con
F5.
Partida. Se teclea o consulta con F5 la partida presupuestaria. Si es multiaplicación, se pulsará
F1 para abrir la rejilla correspondiente.
Según la fase que estemos grabando, obtenemos a la derecha de la pantalla una información de
saldos:
Por ejemplo si es una Obligación sobre compromiso:
Si es de un proyecto:
Si es una operación sobre crédito disponible:
En caso de haber saldo en vinculación pero no en aplicación, se podrá continuar, aunque
confirmando el mensaje:
Áreas Gestoras
28
Si la aplicación afecta a gestión de pasivo, habrá que indicar el código de préstamo.
Referencia.
En operaciones contra crédito retenido, puede dejarse en blanco el “número op. Anterior” e
indicar la referencia en lugar de aquel. Puede consultarse con F5.
En operaciones contra crédito disponible, puede utilizarse indicando una referencia ya existente
para realizar una operación RC complementaria. Por ejemplo grabamos una RC de 1.000 €, y
nos genera la referencia 22006000004. Después vemos que necesitaremos más importe para esa
retención. Podemos grabar una RC en la misma partida presupuestaria, indicando en la
“referencia” el número anterior, y al hacer operaciones contra retenido se comprobará el saldo
en la referencia y no sólo en la operación. En el ejemplo anterior, podemos grabar una RC
complementaria de 200 €, y después hacer un ADO sobre retenido de 1.200 €, sin necesidad de
grabar dos ADO o un ADO multiaplicación (multireferencia).
Esto sólo sirve contra RC. No sirve contra A o D. Podemos hacer A o D complementarias, pero
sólo servirá a efectos informativos. Aunque dos “A” tengan la misma referencia, al grabar una
“D” sobre ellas habrá que hacerlas multiaplicación (multireferencia en este caso, ya que la
aplicación es la misma)
Cuenta PGCP. Se ofrecerá la cuenta indicada en “Clasificaciones”, que el Administrador del
sistema ya habrá parametrizado. Si pueden ser varias, pueden consultarse con F5. Si sólo hay
una ya saldrá automáticamente.
Importe. Se indicará el importe de la operación, con los controles comentados más arriba al
explicar la partida.
Grupo de apuntes. Se podrá teclear lo definido en la entidad para este campo libre. Si así se ha
parametrizado, puede consultarse con F5, Si no, es un campo texto completamente libre.
Consume REM. Si la entidad tiene activado el control de remanentes, este campo se marcará
con una “S” si el usuario ha decidido que la operación consume remanentes de crédito
incorporados.
Esto se habrá indicado al teclear el importe.
Áreas Gestoras
29
Por ejemplo, esta aplicación tiene un disponible en vinculación de 218.000 €, pero la entidad
tiene activado el control de remanentes, y la aplicación detecta que 206.000 son de créditos
iniciales y otras modificaciones, y 12.000, de remanentes de crédito. El usuario deberá elegir de
donde está gastando (Puede hacer una multiaplicación si quiere gastar de distintas fuentes).
Si la operación es superior a 12.000 €, el sistema no preguntará nada, puesto que sólo hay saldo
en la bolsa “no remanente”
Tercero. Se indicará el Tercero Acreedor (si el código de operación así lo exige). Puede
consultarse con F5.
Endosatario. Este campo puede estar bloqueado según parámetros de la entidad. En cualquier
caso sirve para indicar el endosatario de la operación caso de que haya lugar. Puede consultarse
de la base de datos de la entidad con F5.
Ordinal pagador. Ordinal de la entidad por el que se pagará la operación. No obligatorio.
Forma de pago. Forma en que se pagará la operación. No obligatorio.
Áreas Gestoras
30
Ordinal Tercero. Cuenta bancaria del tercero a la que se transferirá el importe. Obligatorio si
se ha indicado que la forma de pago es transferencia bancaria. Puede consultarse con F5.
Tipo de pago. Tipo de pago de la operación. Esta tabla puede variar dependiendo de la entidad.
Ojo si la operación es del tipo “A justificar”, en cuyo caso es obligatorio indicarlo, o habrá que
anular la operación y volverla a grabar.
El tipo de pago “sin justificante”, es obligatorio en las entidades que así lo hayan
parametrizado, cuando se graba una obligación reconocida y no lleva asociado justificante
alguno (se ha dejado vacío el “Documento”).
Texto. Texto explicativo de la operación. Si es una obligación reconocida que viene de una
factura, ya se pone por defecto el texto de la factura. Si es multifactura, el texto de la AD.
Puede modificarse.
Áreas Gestoras
31
En caso de que la entidad tenga el parámetro correspondiente activado, puede que se nos dé el
siguiente mensaje:
Finalmente obtenemos el número de operación contable previa (comienza por “9”) y la
referencia.
Se puede imprimir el documento.
Áreas Gestoras
32
Si es una obligación que viene de factura, se nos indica el número de registro y el número de
documento. Si es multifactura, se imprimirá un “Anexo facturas”.
Gastos futuros previos
El área puede tener permisos para grabar operaciones de gastos futuros previos.
Este punto de menú, por defecto, está en “Presupuesto de gastos – Ejercicios futuros –
Compromisos de Gastos plurianuales previos”.
La mayoría de los campos son similares a los ya vistos para operaciones de gastos ejercicio
corriente, por lo que sólo resaltamos las diferencias (en todo caso para más información sobre
gastos plurianuales ver manual de presupuesto de gastos)..
El código operación puede ser:
Áreas Gestoras
33
En las anualidades, indicaremos en cada año el importe a comprometer, autorizar o retener. En
la pantalla de ejemplo, se han comprometido 6.000 € para 2007 y 6.000 € para 2008.
Los importes máximos estarán fijados por los límites para gastos plurianuales definidos por la
entidad para las distintas partidas.
La numeración de la operación es similar a gastos corriente, pero el 5º dígito es un 9 indicando
que es un gasto futuro.
Áreas Gestoras
34
Ingresos corrientes
El área, si tiene permisos asignados y la entidad funciona descentralizada en ingresos, puede
grabar distintos tipos de operación de ingresos previas.
El punto de menú por defecto en Sicalwin está en “Presupuesto de ingresos – Presupuesto
corriente – operación de ejecución de ingresos previas”
Las operaciones que pueden grabarse son: Derechos, Anulaciones y Cancelaciones,
Obligaciones por devolución de ingresos, y Compromisos.
No vamos a detenernos aquí en explicar todas las posibilidades de estas operaciones. Para ello,
ver el Manual de Presupuesto de Ingresos de Sicalwin, donde se explican con detalle.
Las operaciones grabadas se numeran como previas. La diferencia con las de gastos es que el 5º
dígito de la operación en esta área es un “1”.
Áreas Gestoras
35
Ingresos futuros
Menú de Sicalwin “Presupuesto de ingresos – Ejercicios futuros – Compromisos de ingreso de
ejercicios futuros previos”.
Los campos a completar son similares a presupuesto de ingresos corriente. En todo caso
podemos acudir también al manual de Presupuesto de ingresos para conocer mejor este tipo de
operaciones.
En cuanto a la numeración, el quinto dígito es un 9 y el sexto un 1.
Áreas Gestoras
36
Operaciones no presupuestarias previas
Desde este formulario pueden realizarse:
-
Operaciones de valores
-
Modificación o Prescripción de saldos iniciales
-
Expedición de propuesta de Mandamiento de pago no presupuestario
No vamos a detallar en este manual todos los campos y posibilidades de estas pantallas. Ver el
apartado correspondiente del manual de “Operaciones no presupuestarias”.
Operación previa de justificación de un Pago a
Justificar
La operación de justificación de un pago a justificar puede ser grabada en este punto, de forma
que se capturan todos los justificantes pagados por el habilitado, haciendo una operación
codificada como “900”, que se tramita igual que el resto. No vamos a explicar en este manual
esta operación. Para saber más ver el manual de Pagos a Justificar.
Áreas Gestoras
37
Tramitación y Fiscalización de operaciones
En función del circuito de descentralización que se haya definido en la entidad, se entrará en
esta pantalla para realizar los trámites necesarios para llegar a contabilizar definitivamente la
operación, si ésta es aprobada finalmente.
El usuario que ha entrado tendrá permisos para realizar un trámite que tendrá varios posibles
resultados de la tramitación (subtrámites), que pasarán la operación de un estado a otro.
Estado AA
Tr.1.1
Tr.1.2
Estado CC
Estado BB
En el gráfico, el usuario que entra se encuentra un documento (RC,A,D…) en el estado “AA”.
Tiene permisos para realizar el trámite 1, que tiene dos posibles resultados o subtrámites, el 1.1
y el 1.2.
Si elige el 1.1, el documento pasará a estar en el estado CC.
Si elige el 1.2, el documento pasará a estar en el estado BB.
Ahora vamos a explicar la tramitación con un circuito de ejemplo, que será una referencia de lo
que hay que hacer en la entidad, pero cada una tendrá un circuito que puede ser diferente. En
cualquier caso el manejo de las opciones y pantallas no diferirá demasiado.
Áreas Gestoras
38
Ejemplo circuito descentralización:
Graba
operación
previa
PROPUESTA (1)
INTERVENCIÓN
/FISCALIZACIÓN
(2)
APROBACIÓN
ÓRGANO
COMPETENTE
(3)
ANULADO
PENDIENTE DE
CONTABILIZAR
CONTABILIZADO
Áreas Gestoras
ANULAR O
CORREGIR (4)
39
En el ejemplo superior, en cada cuadro se ha definido un Estado. Los cuadros con fondo blanco
son del área gestora, y los de fondo gris, de Intervención.
Entre paréntesis, se indica el trámite manual correspondiente a dicho estado, es decir, si un
documento está en un estado concreto, hay que realizarle un trámite concreto, que lo realizará el
usuario que tenga permisos para ello.
ESTADO
TRÁMITE
RESULTADOS
POSIBLES
ESTADO
RESULTANTE
PROPUESTA
1. APROBACIÓN
ÁREA GESTORA
1.1 APROBADO
FISCALIZACIÓN
1.2. RECHAZADO
ANULAR O
CORREGIR
2.1. POSITIVA
APROBACIÓN
ÓRGANO COMP.
2.2. NEGATIVA
ANULAR O
CORREGIR
2.3 DIRECTA A
CONTABILIDAD
PENDIENTE DE
CONTABILIZAR
3.1 APROBADO
PENDIENTE DE
CONTABILIZAR
3.2 RECHAZADO
ANULAR O
CORREGIR
4.1. CORREGIDO
PENDIENTE DE
FISCALIZAR
FISCALIZACIÓN
APROBACIÓN
ÓRGANO COMP.
ANULAR O
CORREGIR
2. FISCALIZACIÓN
EN
INTERVENCIÓN
3. APROBAR
4. CORREGIR
Estos son los trámites que llamamos “manuales”, es decir, se realizan desde el menú de
“Tramitación y fiscalización de operaciones”.
El resto de trámites los llamamos “automáticos”, por que no son realizados desde dicha pantalla,
sino desde otras que graban el resultado del trámite de forma automática. Son:
Grabación: Al grabar la operación previa se graba automáticamente el trámite que deja el
documento en el estado “Propuesta”.
Contabilización: Al entrar el usuario de contabilidad en el Monitor de contabilización de
operaciones previa, se realiza automáticamente el trámite que pasa el documento al estado
“Contabilizado”
Anulación: Al realizar la operación negativa sobre un documento no contabilizado (por
ejemplo, grabamos una RC y seguidamente la anulamos, haciendo la negativa) se pasa el
documento al estado “Anulado”. Es decir, para anular una operación no se realiza el trámite 4,
sino que se entre en la pantalla de Grabación de operaciones y se graba la operación negativa.
Habrá estados que no permitan grabar la operación negativa, esto depende de la configuración
de trámites de la entidad.
Áreas Gestoras
40
Imaginemos una de las operaciones grabadas más arriba. Al entrar en Tramitación y
Fiscalización de operaciones, el sistema nos mostrará el filtro de búsqueda a operaciones a
tramitar.
Si el usuario tiene acceso a varias áreas gestoras, se le mostrará este mensaje:
Si no, directamente el sistema identifica el área a que pertenece y se completa automáticamente.
En la parte superior se indica el área de trabajo (Ingresos, Gastos, No Presup.., Ingresos
plurianuales, Gastos plurianuales).
El resto de filtro es opcional, podemos completar alguno o algunos si el volumen de operaciones
a tramitar el usuario es alto. Si no, basta con pulsar “Aplicar Filtro”.
En ese momento el sistema nos coloca en:
-
Registro de entrada. Si la entidad utiliza esta opción. Se nos mostrarán los documentos
que han sido enviados desde Intervención al centro gestor, para que validemos que los
hemos recibido el “papel”. Esta opción está deshabilitada si se usa “Firmadoc”.
-
Bandeja de entrada Estarán en la bandeja los documentos ya preparados para tramitar,
que ha grabado el propio área, o han sido marcados como recibidos en el registro de
entrada.
Áreas Gestoras
41
En la rejilla de “Trámites autorizados a usuarios”, tenemos en distintas líneas los trámites
autorizados, en los que hay algún documento a tramitar.
En el ejemplo de arriba, estamos autorizados al trámite llamado “Aprobación en centro
gestor”, en el cual hay pendientes dos documentos, por un importe total de 13.250,40 €.
Hacemos doble clic sobre el trámite, y el sistema nos pasará a “Documentos a Tramitar”,
donde ya veremos el detalle de cada uno.
Podemos teclear opcionalmente datos en “Expediente común” y “Observaciones”, en cuyo caso
estos datos se incluirán en el trámite a realizar a las operaciones a tramitar.
Los posibles Resultados de la tramitación los podemos consultar pulsando F5 en la casilla
correspondiente.
Una vez elegido un Resultado de los que nos propone:
Áreas Gestoras
42
En este caso hemos elegido el Resultado “Documento aprobado”, por lo que las operaciones
marcadas, pasarán al estado correspondiente, que en este ejemplo es “Intervención /
Fiscalización”
¡Ojo al elegir un trámite y marcar unas determinadas operaciones! Al pulsar el botón “Tramitar”
el resultado no tiene vuelta atrás, salvo el que esté previsto en el propio circuito de trabajo.
Por ello, si por ejemplo tenemos 5 operaciones y dos van a seguir un camino concreto y el resto
otro distinto, elegimos un resultado, marcamos las dos primera, y pulsamos tramitar. Después
vamos de nuevo y elegimos el otro Resultado, marcamos el resto, y pulsamos tramitar.
En cualquier momento anterior a realizar el trámite podemos pulsar el botón “Ver operación”,
con el que se ven todos los detalles del documento a tramitar.
Áreas Gestoras
43
Si pulsamos el botón “Ver histórico”:
Si pulsamos el botón “Imprimir relación”, antes de tramitar.
-
Imprimir sin relación nos emite una relación de operaciones “sin numerar”, como
borrados, simplemente para comprobaciones.
-
Generar relación definitiva nos genera una relación “Q/2006/…..”
-
Incluir en relación nos pregunta en qué relación “Q” se incluyen estas operaciones,
ampliándola con ellas.
Esta es una de las formas de generar relaciones de operaciones previas.
Otra forma es que la entidad, al tramitar un lote de operaciones con un resultado determinado
haya definido que se genera una relación contable (que puede ser Q, R, ….)
Áreas Gestoras
44
Bandeja de Salida
En ella nos encontraremos las operaciones que hemos tramitado (son de nuestra área) y que otro
usuario debe tramitar en la pantalla de “Tramitación y fiscalización de operaciones”.
Desaparecerán de aquí cuando el siguiente usuario las tramite (en el circuito que hemos
definido, pueden ocurrir que se apruebe y pase a contabilidad o que la rechace y nos la devuelva
al área gestora, con lo que nos aparecerá en el Registro de entrada (si se usa) y posteriormente
Bandeja de Entrada para “Anular o Corregir”.
Los documentos que el siguiente usuario nos devuelva (en el ejemplo haría una fiscalización
negativa y los pasaría a “Anular o Corregir”, nos aparecerán, si entramos de nuevo a tramitar, en
el registro de entrada (o bandeja de entrada directamente si la entidad no usa registro)
Áreas Gestoras
45
Ya en la bandeja:
Y en “Documentos a tramitar”:
Las posibilidades que tenemos son:
Sólo cabe la posibilidad de corregir la incidencia y corregir el documento, enviándolo de nuevo
a Intervención.
Áreas Gestoras
46
Aunque en el circuito de ejemplo sale una flecha de “Anular o corregir” para “Anulado”, este es
un trámite de los automáticos, no manual, y se realiza anulando la operación, haciendo la
negativa desde “Operaciones de gastos corrientes de las áreas gestoras”.
Si este fuese el caso:
Pero en el ejemplo, la operación que deseamos anular es una negativa, ¿se puede hacer la
negativa de una negativa? No.
Lo que se hace en este caso es eliminar la operación negativa previa que no queremos pasar
para adelante:
Para ello, pulsamos el botón:
, con lo que se nos muestra:
Hay que teclear directamente la operación. Una vez tecleada, podemos “Ver operación”, para
asegurarnos que es la que tiene que ser, y aceptamos.
Esto dejará la operación positiva ascendente con el saldo que tuviese con anterioridad.
Hemos Visto por tanto como en la tramitación nos vamos moviendo entre:
-
Registro de entrada (según lo use la entidad o no, se marcan aquí los documentos
recibidos)
-
Bandeja de Entrada (Resumen de documentos a tramitar, según los trámites que
debemos realizar)
-
Documentos a tramitar (Detalle de los documentos a tramitar y elección del resultado de
tramitación de entre los posibles)
-
Bandeja de Salida (sólo es para consultar si se ha tramitado nuestro documento enviado)
Áreas Gestoras
47
Modificación de operaciones previas
El área gestora puede modificar determinados datos de una operación previa, siempre que esté
en un Estado que lo permita (Esto habrá sido definido por el Administrador del Sistema).
En nuestro ejemplo son las operaciones en el estado “Anular o corregir” o en “Propuesta”.
Si en “Modificación de operaciones previa” tecleamos ese número de operación:
Podemos modificar: Fecha contable, Fecha documento, Fecha expediente, Documento (sólo si
es dato informativo, NO si la operación está enganchada con una factura), Expediente, Tercero,
Ordinal Entidad, Grupo Apuntes y Texto. NO se puede modificar ni partida, ni importe ni
proyecto. En estos casos se debe anular la operación y grabar correctamente.
Áreas Gestoras
48
Terceros previos
Menú “Terceros – Mantenimiento de Terceros provisionales”.
En algunas entidades y según la parametrización efectuada, las áreas gestoras pueden dar de alta
Terceros en modo previo. Estos deben ser validados por Intervención antes de contabilizarse
definitivamente la operación previa afectada.
Por ejemplo, el área gestora podría grabar un “AD” previo, con un Tercero nuevo “previo”
creado por el usuario autorizado.
Esta operación no podrá ser tramitada si antes no se valida el Tercero.
Mantenimiento de Terceros provisionales
En primer lugar se elige el Tipo de Tercero, en cuanto a si es de Pagos o de Ingresos. Un
Tercero de Pagos permitirá definir todo tipo de operaciones sobre él, pero uno de ingresos, sólo
de esta área.
Si el tercero se define como pagos serán obligatorio los datos de Provincia, Municipio,
Dirección.
Si el usuario tiene acceso, también se le dará la posibilidad de definir el ordinal bancario del
tercero (cuenta bancaria a la que transferir los pagos). Siempre en modo previo, tendrá que ser
validada por el usuario de Intervención / Tesorería.
Áreas Gestoras
49
Monitor de Tramitación de Terceros
Después de grabar el tercero, debemos ir a esta pantalla para enviarlo al departamento que los
va a validar.
Para ello tecleamos nuestra área gestora (si tenemos acceso a varias, aquella con la que vamos a
trabajar).
Marcamos los Terceros y cuentas bancarias que queremos enviar para validación, y pulsamos
“Enviar”.
El botón “Borrar”, eliminará el tercero u ordinal que deseemos
Una vez enviado, cuando la entidad nos valide el tercero ya podremos tramitar la operación.
Si intentamos tramitar la operación si el tercero validado, se nos emitirá un mensaje:
Áreas Gestoras
50
Proyectos previos
El área gestora puede tener acceso a definir proyectos previos, o a realizar “Modificaciones de
consignaciones y previsiones previas”.que se enviarán al departamento que deba validarlos.
No se explica en este manual todo lo relativo a proyectos de gasto, por no duplicar contenidos.
Ver Manual de Proyectos., apartado “Uso de proyectos previos” y “Mantenimiento de
Proyectos”
Consulta de Áreas Gestoras
En este apartado al usuario de área gestora puede realizar distintas consultas correspondientes a
sus operaciones y partidas presupuestarias.
Dependiendo del uso de descentralización que se tenga en la entidad, el menú será:
Características comunes
La gran mayoría de las Consultas disponibles en Sicalwin ofrecen las mismas funciones y
características, las cuales se detallan a continuación:
Barra de Herramientas
La barra de Herramientas de la mayoría de las Consultas muestra el siguiente patrón:
Ver IVA y Descuentos
Este icono solamente aparece en las consultas de Operaciones y a través de él podremos ver el
detalle de los Descuentos e IVA que contenga una determinada operación (la que en ese
momento esté seleccionada en azul).
Ver Ascendentes
Este icono aparece en todas las consultas de Operaciones.
A través de él podremos ver todas las operaciones origen de la operación seleccionada en azul.
Por ejemplo, si tengo una Operación de Ingresos y pulso el icono, podré ver todos los Derechos
Reconocidos de ese Ingreso.
Ver Descendentes
Áreas Gestoras
51
Este icono aparece en todas las Consultas de Operaciones y particularmente en la Consulta de
Referencias
A través de las Consultas de Operaciones, podremos ver todas las operaciones que se han
originado a partir de ésta.
Por ejemplo, si tengo una Retención de Crédito, podré ver todas las Fases posteriores que tiran
de esa Retención.
A través de la Consulta Vinculación podré ver todas las partidas que componen la Bolsa de
Vinculación que haya seleccionada (en azul) en ese momento.
Guardar Vista
A través de esta opción podremos almacenar todas las vistas de Usuario que se deseen.
En una Vista de Usuario se almacena todas las modificaciones, filtros, ordenaciones, y en
general cual cambio en la configuración estándar de la Consulta.
De este modo, podremos grabar cualquier configuración de la Consulta que el usuario desee,
para posteriormente recuperarla cuando le sea necesario.
Nota: Solo se guarda la Configuración de la Consulta, y no los datos contenidos en la misma,
por lo que cada vez que recuperamos una Vista de Usuario, los datos son actualizados.
Cuando grabemos la Vista de Usuario, tendremos 2 opciones:
Vista Pública. Marcada esta opción hará que la Vista de Usuario que grabemos pueda ser
recuperada por cualquier usuario que tenga acceso a la Consulta.
Vista Privada. Si marcamos esta Opción, la Vista de Usuario solo podrá ser Recuperada por el
Usuario que Grabó la Vista.
Recuperar Vista
A través de esta Opción podremos recuperar todas las Vistas de Usuario que haya creadas.
Nota: El usuario solamente podrá recuperar las vistas que sean publicas y la privadas creadas
por él mismo.
Imprimir Documento Asociado
A través de esta Opción, el Usuario podrá imprimir aquellas operaciones que en ese momento
estén marcadas .
Nota: Si tenemos seleccionado 'Previsualización' en 'Opciones de Impresión', solo podremos
marcar una operación.
Para marcar todas las operaciones que tenemos en pantalla, o desmarcar todas, utilizaremos los
botones
Áreas Gestoras
52
Imprimir Rejilla de Datos
Con esta Opción podremos imprimir todo el Contenido de la Consulta.
Es Conveniente antes diseñar bien la Consulta para que la impresión se adapte a las necesidades
del Usuario.
Ver Resumen
La funcionalidad de este botón dependerá de la consulta donde estemos situados, por ejemplo:
En las Consultas de Operaciones podremos acceder al Resumen de todas las operaciones
visualizadas, catalogadas por Fase y Agrupación
En la Consulta de Aplicaciones podremos ver el Detalle Resumen de la aplicación
seleccionada. Si seleccionamos el total, veremos el Detalle resumen de todo el Presupuesto
En la Consulta Vinculación podremos ver el Resumen de la Situación de Créditos y de
Remanentes
En la Consulta de Anticipos de Caja Fija, mostrará el Resumen General del Anticipo
seleccionado.
En definitiva mostrará el Resumen global de la Consulta en la que nos encontremos en ese
momento.
Buscar
Botón que sirve para localizar las operaciones que cumplan un determinado filtro:
Enlace con Herramientas Office.
Botones que sirven para enlazar con las herramientas de Office. El primero sirve para exportar
la rejilla que estamos visualizando a un procesador de textos, el segundo botón para exportar a
hoja de cálculo, y el tercero para generar un documento asociado a una plantilla, que
previamente debe haber sido generada con la herramienta Gendoc.
Áreas Gestoras
53
Consulta Situación Presupuesto Centros Gestores
El filtro previo nos permite elegir:
-
La partida o grupo de partidas (completando las casillas correspondientes). Esto
depende de los permisos que se tengan según el área gestora de pertenencia (si se usan
centros gestores. Un usuario puede que entre en esta pantalla y no vea ninguna partida.
Posiblemente no tenga los permisos adecuados de área gestora).
-
Los campos acumulados que queremos visualizar, marcando la casilla correspondiente.
-
Si la situación que queremos ver es la de datos “contabilizados”, “pendientes de
contabilizar” o “total”. En este último caso, se mostrarán los acumulados incluyendo las
operaciones previas de áreas gestoras pendientes de aprobar.
Una vez marcados los acumulados obtenemos el resultado:
Áreas Gestoras
54
(Hemos añadido el campo “Descripción” con el botón derecho del ratón)
Se puede pulsar doble clic o INTRO para ver el detalle de la partida completo.
O marcar la partida y pulsar el botón “Relación de operaciones” para emitir un listado con todo
el detalle de la aplicación (operaciones previas)
Consulta de operaciones de los centros gestores
En esta pantalla se pueden ver todas las operaciones grabadas por el área, con el filtro
correspondiente.
Áreas Gestoras
55
La mayoría de los campos son fácilmente interpretables. Explicamos algunos de ellos:
Contabilizadas / Pendientes / Todas. El filtro se refiere a la situación contable de las
operaciones. Por defecto se muestran todas.
Número operación. Se puede buscar por el número de operación previa (92006….) o definitiva
(22006…)
Fechas. Se distingue entre la fecha de operación (la tecleada por el usuario en el campo
correspondiente) y la de grabación (que será la fecha del sistema)
Centro gestor. Si un usuario tiene acceso a varios centros gestores, puede filtrar aquí las
operaciones a buscar de un centro. Pero si pertenece a un centro gestor, el sistema ya filtrará
esas operaciones dados los permisos del usuario
Proyecto, Préstamo, Partida. En estos apartados puede rellenarse sólo alguna de las casillas y
no todo el campo. Por ejemplo rellenando la primera casilla de la clasificación económica
estaremos buscando operaciones de un determinado capítulo.
Procedentes de Remanentes. Marcando esta casilla veremos las operaciones de modificación
de crédito por incorporación de remanentes, así como las operaciones Rc,A,D y sus
encadenadas que sean procedentes de una incorporación de remanentes (Esto sólo si se han
incorporado automáticamente o se han marcado como tal teniendo en cuenta que se trabaja con
“Control de Remanentes” en opciones de instalación).
Estado. Se puede filtrar por operaciones que estén en un determinado estado de tramitación, de
los definidos por la entidad. Pueden consultarse con F5.
Financiación (RLT general, afectado, ambos). Sirve para filtrar las operaciones de
modificación de crédito (Créditos extraordinarios, suplementos o incorporación de remanentes)
financiado con uno de los recursos elegidos.
Partida exacta. Si el presupuesto se ha realizado de forma que tenemos clasificaciones
económicas, por ejemplo a nivel de concepto “220” y por otro lado clasificaciones a nivel de
subconcepto “22000”, esta marca se utilizará cuando al filtrar tecleemos “220”, de forma que si
marcamos “partida exacta” sólo queremos localizar operaciones de este concepto concreto, y si
no marcamos buscaremos partidas “que empiecen por 220”.
Áreas Gestoras
56
Una vez pulsado el botón “Ver datos” en el filtro previo, tenemos el resultado de la consulta.
En el apartado anterior “Características comunes” ya podemos ver la utilidad de algunos
botones.
Otras funcionalidades de esta rejilla son:
-
Pulsando doble clic o INTRO en una operación vemos su detalle. Y después Ver
Histórico de tramitación.
-
Con el botón derecho del ratón podemos añadir o eliminar campos de la rejilla, para
posteriormente imprimir o exportar.(Entre ellos por ejemplo el Estado de la operación)
-
En la parte inferior podemos pulsar el botón “Relación de operaciones”, que nos dará un
listado ya diseñado por Sicalwin.
-
El botón “Facturas asociadas” servirá sólo en las obligaciones reconocidas, y enlaza con
la consulta de justificantes para mostrarnos los asociados a esta obligación.
No vamos a detallar el resto de consulta de operaciones del área gestora, ya que todas funcionan
de forma similar. Filtro previo y rejilla resultado de la consulta. Estas consultas, dependiendo de
si la entidad las usa o no, son: De operaciones previas de ingreso, de operaciones previas no
presupuestarias, de operaciones de gastos futuros previos, de operaciones de ingreso
futuros previos.
Consulta /Impresión del Registro de Entrada y Salida
Áreas Gestoras
57
Mediante filtro previo, se pueden consultar los documento registrados de entrada o de salida por
un área.
Consultas de gastos: Operaciones y aplicaciones
El centro gestor puede tener acceso a la consulta de operaciones y aplicaciones definitivas,
dentro del menú “Presupuesto de gastos – Consultas al presupuesto de gastos”.
El funcionamiento de estas consultas es similar al explicado anteriormente, por lo que no nos
detenemos más en ellas.
Únicamente resaltamos:
-
Al consultar operaciones de gastos, aunque esta pantalla muestra definitivas, si se
quieren tener todas las operaciones se puede marcar el filtro “Incluir previas pendientes
de contabilizar”, con lo que tendremos todas las operaciones definitivas y las previas
pendientes, es decir, todo.
-
El botón
a diferencia de cuando se entra por
operaciones previas, emite un listado de operaciones de una partida, pero operaciones
definitivas, incluyendo órdenes de pago y realización de pagos.
Áreas Gestoras
58
Consulta general de justificantes
El área gestora puede tener acceso también a la consulta de justificantes (Menú Presupuesto de
Gastos – Justificantes de gastos), con lo que se mostrarán todos los justificantes de su área,
previo filtrado.
Explicamos algunos campos, el resto ya se entienden:
Tipo de documento. Depende de los que utilice la entidad, aparecerán :Facturas, Abonos,
Certificaciones, Pagos suplidos, …
Número de entrada: Se indicará el número de registro de entrada, sin especificar el año. Por
ejemplo para localizar el “F/2006/325” basta con poner 325.
Fecha cambio última situación. Nos servirá este filtro si utilizamos el “cambio de situación de
justificantes”.
Fecha Vto. Podremos consultar facturas según su feche vencimiento desde hasta.
Operación Anterior. Facturas, si así se les ha indicado, que “tire” de una Rc,A,D. Se indicará
aquí el número de operación.
Situaciones iguales a. Podemos filtrar hasta cuatro situaciones de facturas, se pueden consultar
con F5. También podemos usar “Distintas de”.
El botón “Datos Generales” ofrecerá una rejilla con los datos generales de la factura y su
situación contable, mientras que “Facturas por situación” dirá el importe reconocido, ordenado y
pagado de las facturas.
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Áreas Gestoras
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Usuarios de Intervención / Contabilidad
Explicaremos en este apartado las opciones de menú que habitualmente utilizan los usuarios de
Intervención y Contabilidad.
Tramitación y Fiscalización de operaciones
Al entrar en el filtro de operaciones y después de elegir el área de trabajo, nos identificamos con
el Centro gestor marcado en la parametrización como “Intervención General”.
El resto de filtros puede o no usarse. Al pulsar el botón “Aplicar Filtro”:
Nos aparecen en el Registro de entrada (si la entidad lo usa) las operaciones grabadas y
tramitadas por las áreas gestoras. Las que hayamos recibido las marcaremos como “Registrar de
Entrada” para que nos aparezcan ya en la Bandeja de entrada y trabajar con ellas.
Podemos marcar todas con
Áreas Gestoras
si deseamos registrar todas. Al pasar a la bandeja:
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Nos aparecen los trámites a los que estamos autorizados, con el número de documentos para
tramitar y el importe total.
Pinchamos doble clic en el trámite a realizar, y ya pasamos a la pestaña “Documentos a
tramitar”, para verlos en detalle.
Si alguna operación se desea ver completa, nos situamos sobre ella y pulsamos “Ver operación”
Y dentro de ella podemos ver el histórico de tramitación:
Podemos consultar los posibles Resultados de la tramitación pulsando F5 en la casilla
correspondiente:
Áreas Gestoras
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Según el Resultado elegido, y la parametrización de la entidad, los documentos marcados
quedarán en el estado definido e la Derecha de la Ayuda.
Si alguno de los resultados de Tramitación tiene definido algún “Motivo”, se elegirá éste:
Si para alguno de los resultados hemos definido alguna relación a generar, ésta se emitirá.
En la “Definición de estados y trámites” hemos puesto:
Áreas Gestoras
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Entonces al tramitar con resultado “Fiscalización directa a contabilidad”, nos pedirá datos para
la relación y la generará:
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Gestión de Decretos
El sistema permite el uso de decretos de aprobación de relaciones “Q” de operaciones previas,
aunque exige el uso de Gendoc de Aytos para la generación de los documentos relativos al
decreto.
En primer lugar se ha de habilitar en “Opciones de instalación - Parámetros de trabajo”, el “Usa
gestión de decretos”.
Posteriormente en “Administración del sistema – Tablas básicas – Tipos de Decreto”, se definen
estos.
En el menú “Áreas gestoras – Definición de Estados y trámites”, al resultado de la
tramitación que deseemos que genera una relación que además también genera decreto,
marcaremos esta opción:
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En este caso la pantalla que solicita para la relación a generar, de operaciones previas, es:
Así, al Aceptar la relación, también se generará el Decreto, que podemos consultar desde
“Gestión de Decretos”
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Al pulsar “Imprimir”, se emitirá el decreto de la relación correspondiente. Recordamos que este
decreto NO es un documento tipo “rpt” de Sicalwin, sino una plantilla Word, Rtf, etc que hay
que generar desde GENDOC.
Para ello es necesario que AYTOS CPD realice estas plantillas personalizadas para la entidad.
Contabilización de operaciones
Dentro del menú de Áreas Gestoras nos encontramos las pantallas de validación final de las
operaciones, es decir, la contabilización. El paso que las pondrá como operaciones definitivas.
Dependiendo del área contable se entrará en uno u otro punto de menú, dentro de Gastos
(Corriente o Futuros), Ingresos (Corriente o Futuros) o no presupuestarias.
Todas ellas tienen un filtro previo, y posterior contabilización, de forma parecida a todos los
monitores de Sicalwin.
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Aparte del filtro que utilicemos, las operaciones deben estar en un estado que “permita
contabilizar”, dentro del circuito de descentralización definido (En el ejemplo, el estado “PC”,
pendiente de contabilizar)
Marcaremos todas las operaciones que deseamos contabilizar.
Algunas posibilidades anteriores que tenemos en el menú superior son:
Áreas Gestoras
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Clasificar las operaciones para ordenarlas según distintos criterios.
Modificar masivamente para introducir a todas las marcadas Forma de pago, tipo de pago y
ordinal pagador. También se puede introducir (a obligaciones reconocidas) fecha prevista de
pago.
Imprimir informe para emitir un listado de operaciones previas antes de contabilizarlas,
generando o no relación (Q)
Modificar datos de una operación previa. Se puede modificar endosatario, forma de pago,
tipo de pago, ordinal pagador y texto explicativo de la operación.
Retroceder las marcadas al trámite anterior si alguna de ellas se ha pasado a “Pendiente de
contabilizar” (al estado que permite contabilizar) por error.
Al pulsar el botón “Contabilizar definitivamente operaciones previas”
, se nos pedirá
Fecha contable de las operaciones definitivas.
Número de expediente y Fecha expediente (opcionales) que se pondrá a todas las operaciones
definitivas contabilizadas. Si se deja en blanco, se respeta el que traigan de la operación previa.
Relación C. Si se marca esta opción, se generará, con todas las operaciones marcadas, una
relación de operaciones “contabilizadas”, con su número definitivo.
Relación O. Si se marca esta opción, se generará, sólo con las obligaciones reconocidas
marcadas, una relación de obligaciones.
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Relación contable. Como en el resto de monitores, si hemos marcado generar relación contable
se indicará si se genera una nueva o se incluye en una relación existente.
Validación de Terceros
Si la entidad usa Terceros provisionales, antes de que un área pueda tramitar operaciones con
terceros provisionales, hay que validarlos. Tanto el Tercero como sus ordinales bancarios si es
el caso.
Para ello entraremos en “Terceros – Monitor de Terceros provisionales”.
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Podemos “Ver Tercero” con detalle, o los Ordinales Bancarios.
Debemos Elegir entre “Rechazar” el tercero si hay errores y deben ser modificados por el
usuario de área que lo creó, o “Registrar de entrada” para seguir adelante con la validación.
Ya en la Bandeja de entrada, marcamos el tercero y pulsamos uno de los dos botones
Si el tercero es ya de pagos, pulsaremos “Tramitar a definitivo” para validarlo.
Si es de ingresos, pulsaremos “Tramitar a definitivo” para validarlo como tal, y no se permitirán
en él operaciones de pagos, sólo de ingresos. Si pulsamos “Tramitar a Tercero de Pagos”, se
validará permitiendo también realizar pagos en él, es decir, será un tercero que permita todo.
AYTOS CPD. Áreas Gestoras
Diciembre 2006
Áreas Gestoras
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