25 habilidades que todo project manager debe tener para el éxito de su proyecto

25 habilidades que todo project
manager debe tener para el éxito de
su proyecto
Julia Martins
16 de agosto de 2022
17 min de lectura
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¿Qué son las habilidades o skills del project manager?
10 soft skills para la gestión de proyectos
7 hard skills para la gestión de proyectos
8 habilidades técnicas del project manager
Cómo desarrollar las habilidades o skills de un buen project manager
Tu kit de herramientas y habilidades para ser un gran project manager
Plantillas
Resumen
En Asana, creemos que si gestionas proyectos, eres un gerente o director de
proyectos... independientemente del cargo que ocupes. Para que los equipos
colaboren de forma eficaz y hagan su mejor trabajo, necesitan un gestor de
proyectos como tú para que les marques el camino. Si ya te encuentras
gestionando un proyecto o incluso varios proyectos, ¿cómo puedes convertirte en
un mejor director de proyectos? Actualización 16/08/22: En esta actualización
hemos añadido más información que te ayudará a mejorar tus habilidades.
Si quieres perfeccionar y desarrollar tus habilidades y cualidades de project
manager, estás en el lugar correcto. En esta guía abordaremos 25 habilidades
esenciales que todo gerente o administrador de proyectos debe tener para
garantizar el éxito de su proyecto; como así también estrategias para desarrollar
estas habilidades necesarias con el paso del tiempo y potenciar tu perfil
profesional.
¿Qué son las habilidades o skills del
project manager?
La gestión de proyectos es la práctica de organizar y ejecutar el trabajo de manera
eficiente, y ayudar a tu equipo a hacer lo mismo. Un gerente de proyectos solía ser
un miembro del equipo que recibía capacitación y certificación en tecnologías
complicadas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos
tradicionales eran difíciles de configurar y requerían un mantenimiento constante,
que es de donde proviene el puesto de “gerente de proyectos”.
La gestión de proyectos moderna se diferencia de la gestión de proyectos
tradicional de dos formas. A medida que las empresas y los equipos
democratizaban sus procesos de gestión de proyectos, se necesitaban cada vez más
miembros y líderes de equipo que pudieran planificar un proceso desde la
concepción hasta la implementación final. Para apoyar a los líderes de equipos, se
necesitaba un software que pudiera convertir procesos de trabajo complejos en
herramientas flexibles y fáciles de usar.
Las herramientas para gestión de
proyectos de la actualidad
Hoy en día, las herramientas de gestión de proyectos modernas son lo
suficientemente flexibles como para ser usadas por cualquier equipo para
cualquier proyecto, por lo que puedes iniciar tus proyectos de inmediato.
Estas herramientas, como Asana, facilitan el seguimiento, la gestión y la
organización del trabajo (sin la curva de aprendizaje que suele estar asociada a las
herramientas tradicionales). Gracias a las herramientas de gestión de proyectos,
puedes implementar fácilmente las mejores prácticas de gestión de proyectos y
generar un nivel superior de claridad y visibilidad para tu equipo.
Prueba Asana gratis
Donde las habilidades y cualidades del
project manager y las herramientas se
unen
Las herramientas de gestión de proyectos hacen el trabajo pesado cuando
hablamos de reducir el trabajo aislado, aumentar la visibilidad y facilitar la
colaboración entre departamentos. Como jefe de proyecto, puedes usar estas
herramientas para proporcionar a tu equipo la información que necesita para
lograr los mejores resultados. Si bien no necesitas desarrollar habilidades
complejas ni tener conocimientos técnicos en herramientas complicadas para
convertirte en un gerente de proyectos exitoso, existen una serie de habilidades
técnicas, duras y blandas (estas dos últimas también conocidas como hard
skills y soft skills) que puedes desarrollar para mejorar tu capacidad de
organización, gestión y colaboración.
Es posible que algunas de estas habilidades no se apliquen en tu caso y
probablemente ya hayas desarrollado otras tantas. Al igual que con las cinco fases
de la gestión de proyectos, apóyate en esta lista para desarrollar las habilidades de
project manager que sean más relevantes para ti y para tu carrera profesional.
Lee: La diferencia entre las habilidades duras y las blandas: ejemplos de 14
miembros del equipo de Asana
10 soft skills para la gestión de
proyectos
Las habilidades blandas, comúnmente conocidas como soft skills, son las que
llamamos “habilidades no técnicas” o habilidades que te ayudan a mejorar la
calidad de tu trabajo, sin tener que acceder a una herramienta o requisitos técnicos
específicos. También se conocen como “habilidades interpersonales” ya que te
ayudan a mejorar la colaboración y a relacionarte con tus colegas en el trabajo.
Estas son las 10 soft skills más importantes para la gestión de proyectos.
1. Colaboración
La colaboración es la piedra angular de todas las habilidades de la gestión de
proyectos, así sean habilidades blandas, duras o técnicas. En la gestión de
proyectos, la colaboración te permite trabajar mejor en equipo. Cuando puedes
colaborar de manera eficaz, puedes comunicarte mejor con tu equipo y realizar un
excelente trabajo.
Para mejorar tus habilidades de colaboración, practica entablar todo tipo de
conversaciones. La comunicación abierta y sin límites, y la cocreación son
esenciales para la colaboración en tu equipo de trabajo. Para más consejos,
consulta el artículo de nuestra Guía sobre colaboración en equipo.
2. Comunicación
La comunicación efectiva es una de las competencias y cualidades de project
manager más importantes, y es esencial para una colaboración efectiva. Para
desarrollar tus habilidades de comunicación, intenta ser abierto y honesto con tus
compañeros de trabajo. Esto requiere un alto grado de confianza, tanto de tu parte
como de tus compañeros. Para generar confianza mediante una comunicación
abierta, debes alentar a los integrantes del equipo a que expresen sus opiniones en
una discusión, incluso si no compartes sus puntos de vista. Con el tiempo,
aumentará la capacidad del equipo para colaborar y llevar a cabo un excelente
trabajo.
Para desarrollar una mejor comunicación, prueba establecer pautas y buenos
canales de comunicación con tu equipo. Probablemente uses varios tipos
de software de comunicación, como email, Slack y herramientas de gestión del
trabajo. Tener claro qué herramientas usar para cada tipo de comunicación puede
ayudar a tu equipo a comunicarse y colaborar de manera más fácil y efectiva.
Si quieres ayudar a que tu equipo sea más
productivo, prueba la comunicación
asincrónica. Para ello, debes generar el
hábito de escribir todas tus ideas, lo cual
te ayudará a lograr mucho más sin tener
que programar constantemente reuniones
en el calendario.”
—PATTI CHAN, VICEPRESIDENTA DE PRODUCTOS DIGITALES, IMPERFECT
FOODS
3. Trabajo en equipo
El trabajo en equipo consiste en apoyar a tu equipo y alentarlos a hacer un gran
trabajo, juntos. Todos tienen algo que aportar, y el equipo es más eficaz cuando
trabajan juntos de lo que podría llegar a ser cada miembro por separado. La
colaboración es parte del trabajo en equipo, pero el trabajo en equipo es mucho
más grande y garantiza que todos se sientan cómodos y motivados para contribuir.
Si quieres mejorar tus funciones como project manager y fomentar el trabajo en
equipo, prueba hacer muchas preguntas. Participa activamente de las sesiones de
lluvias de ideas del equipo, de las conversaciones individuales y de los aportes de
todos los integrantes del equipo. Piensa si hay algún miembro que no ha dicho
nada en mucho tiempo o si otro miembro podría tener una buena idea o alguna
habilidad relevante.
Descarga: Alinea el trabajo del equipo con la misión de la organización
4. Resolución de problemas
La resolución de problemas es una habilidad iterativa y colaborativa que te ayuda
a abordar un problema para finalmente resolverlo. Tener habilidades para la
resolución de problemas no siempre implica tener la respuesta “correcta” a todos
los problemas. Por el contrario, las personas que tienen excelentes habilidades
para la resolución de problemas intentan abordar los problemas desde
perspectivas nuevas y trabajar metódicamente para encontrar una solución.
Para desarrollar tus habilidades para la resolución de problemas, te
recomendamos empezar a cuestionar todas tus decisiones. ¿Por qué tomaste una
determinada decisión? ¿Podrías haberlo solucionado de otra manera? Incluso si la
respuesta es “no”, cuestionar cuál ha sido tu motivación intrínseca y tus decisiones
puede ayudarte a practicar tus habilidades para resolver problemas y a abordar
mejor los posibles problemas en el futuro.
Para garantizar que nuestras reuniones
sean productivas, valoramos poder
debatir sobre temas abiertos a través del
diálogo. Esto nos permite encontrar una
solución en vez de compartir
actualizaciones de estado.”
—BADRUL FAROOQI, GERENTE DE PRODUCTOS, FIGMA
5. Organización
Para muchos gerentes de proyectos, la organización es la habilidad social más
intimidante. Podrías pensar que la capacidad organizativa es algo que simplemente
“tienes” o “no tienes”. Sin embargo, como todas las demás skills de project manager
mencionadas en este artículo, puedes desarrollar tus habilidades organizativas
hasta convertirte en discípulo de Marie Kondo.
La manera más eficaz de mejorar tus habilidades organizativas es crear (y
mantener) una fuente central de referencias para tu trabajo y el de tu equipo.
Solemos estar desorganizados porque el trabajo no está conectado. De hecho, el
empleado promedio utiliza 10 herramientas diferentes por día. Si tu información
se encuentra dispersa, sin duda sentirás que estás desorganizado. En lugar de usar
10 herramientas diferentes para organizar tu trabajo, prueba usar Asana como
tu herramienta de organización para que tú y tu equipo compartan una fuente
central de referencias.
6. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo y las habilidades organizativas van de la mano. Cuando
mejores las habilidades para organizar tus tareas, tendrás un panorama más claro
de todo lo que tienes por hacer y del tiempo que te demandarán tus próximas
tareas.
Aun así, puede ser difícil priorizar el trabajo. Para mejorar tus habilidades para una
gestión del tiempo más eficaz y combatir la procrastinación, usa una herramienta
de gestión del trabajo para dar seguimiento a la prioridad relativa de cada tarea.
Una vez que tengas claro qué tareas son de alta prioridad, podrás abordarlas
primero, y así asegurarte de que nada se te pase por alto.
7. Habilidades de liderazgo
Cuando gestionas un proyecto, no solamente eres un gerente de proyectos,
también eres un líder. Incluso si no te ves a ti mismo en el rol de líder, el equipo de
tu proyecto recurrirá a ti para que les brindes apoyo, asesoramiento y orientación.
Para desarrollar tus habilidades de liderazgo, prueba abordar las situaciones con
empatía y comprensión. Un buen líder une a todos y promueve el trabajo en equipo
y la colaboración. También deberías tomarte el tiempo necesario para decidir qué
tipo de líder quieres ser. Estos son algunos de los estilos de liderazgo más
conocidos:

Liderazgo de servicio. Si tu objetivo principal es ayudar a tu equipo, te
puede interesar el liderazgo de servicio. Los líderes de servicio se centran
en apoyar el desarrollo del equipo para que puedan desempeñarse de la
mejor manera posible.

Liderazgo participativo. También conocido como “liderazgo democrático”,
es un estilo de liderazgo donde se incentiva a que todo el equipo del
proyecto se involucre y colabore en la toma de decisiones.

Liderazgo transformacional. En este estilo de liderazgo, el líder se centra en
gran medida en realizar una visión para el equipo y colabora con los
miembros para crear cambios inspiradores.

Liderazgo autocrático. Los líderes autocráticos agilizan la toma de
decisiones del proyecto con muy poca participación por parte del equipo
del proyecto. Esto puede ayudar a los equipos a centrarse en los objetivos
del proyecto y a tomar decisiones rápidas.

Liderazgo laissez faire. En este estilo de liderazgo, los líderes fomentan la
creatividad y la flexibilidad dentro del equipo del proyecto. “Laissez-faire”
significa “déjalo ir” en francés, y los líderes del estilo laissez faire adoptan
esa mentalidad.
Asana me permite controlar todo, pero
también garantiza que mis compañeros de
equipo no se verán inundados de tareas
sobre estrategias de contenido. Podemos
estar separados y a la vez conectados de
una forma única.”
—JULIA LANCASTER, ESTRATEGA DE CONTENIDO PARA MARKETING, DOW
JONES
8. Adaptabilidad
En algún momento, ya sea en este proyecto o en el próximo, se cambiará algún
elemento de tu plan de proyecto. Tal vez se modifique la fecha de entrega o
cambien las prioridades, y cuando eso suceda, deberás adaptar tu flujo de trabajo
en consecuencia. Los grandes gerentes de proyectos pueden realizar cambios y
adaptarse a los nuevos escenarios, para seguir guiando al equipo del proyecto en la
dirección correcta.
La adaptabilidad significa comprender cuándo y cómo cambiar de rumbo. Si no
tienes visibilidad de todo lo que está sucediendo, puede ser difícil corregir el
rumbo o decidir cómo actuar. La mejor manera de desarrollar la adaptabilidad es
tener un panorama claro de todo lo que está activo en tu proyecto. Esto lo puedes
lograr si das seguimiento a tu proyecto en una herramienta de gestión del trabajo.
9. Resolución de conflictos
Es inevitable que surjan conflictos durante la gestión de un proyecto. Puede
suceder que un miembro del equipo no esté de acuerdo con las prioridades de los
entregables, quizás algunas partes interesadas quieran cambiar el alcance del
proyecto o tal vez te excedas del presupuesto o plazo acordados.
La resolución de conflictos consiste en escuchar a todas las partes del conflicto
para que todos puedan expresar su punto de vista y sentirse apoyados. Si una parte
se ve perjudicada, tómate el tiempo de escuchar y tratar de encontrar una solución
que funcione para todos. Incluso cuando esto no sea posible, abordar la
conversación con paciencia y empatía puede ayudar a evitar una situación
potencialmente frustrante y así lograr un mejor resultado.
Lee: Cómo hacer críticas constructivas y cómo recibirlas
10. Pensamiento crítico
El pensamiento crítico, como la resolución de problemas, no tiene una “solución”.
En el pensamiento crítico no hay “ganadores”, pero puedes usar la lógica para
abordar los problemas en lugar de tomar decisiones basadas únicamente en tus
emociones. Un buen pensador crítico está capacitado para analizar la información
disponible y sacar sus propias conclusiones basándose en los hechos, al igual que
Sherlock Holmes desvelaría un misterio.
Para desarrollar el pensamiento crítico, detente un momento y pregúntate: ¿cómo
llegué a esta conclusión? ¿Podría haber otra respuesta? ¿Mi decisión estuvo
influenciada por algo más que la información basada en hechos? Las decisiones
basadas en las emociones no son necesariamente incorrectas. De hecho, algunas de
las mejores decisiones se toman cuando algo nos apasiona. Sin embargo, el
pensamiento crítico ayuda a garantizar que abordaremos una situación desde la
perspectiva correcta.
No quiero centrarme únicamente en el
resultado final. El método que usamos
para lograrlo también es importante.
Asana ha sido de gran ayuda al
permitirnos hacer un seguimiento del
trabajo de una manera visible y práctica.”
—ARUNE SINGH, VICEPRESIDENTE DE MARKETING, BOOM! STUDIOS
7 hard skills para la gestión de
proyectos
A diferencia de las habilidades blandas, las habilidades duras o hard skills son las
que se pueden enseñar y cuantificar. Si bien las soft skills mencionadas
anteriormente son aplicables a cualquier situación, estas siete hard skills son
relevantes en el contexto de la gestión de proyectos. El desarrollo de estas siete
skills te ayudará a mejorar tus cualidades de project manager: serás más
competente y eficiente.
1. Definir el alcance de un proyecto
El alcance del proyecto incluye el tamaño, los objetivos marcados y las limitaciones
de un proyecto. El alcance de tu proyecto definirá lo que puedes lograr en un
período determinado y con un presupuesto específico. Es importante establecer y
definir el alcance de tu proyecto para evitar corrupción en el mismo, que suele
ocurrir cuando los entregables del proyecto exceden el alcance.
Para mejorar las habilidades para definir el alcance de un proyecto, practica
establecer el alcance del proyecto con anticipación y con frecuencia. Una vez que lo
hayas definido, compártelo con todas las partes interesadas y comunícalo
regularmente, para que todos estén informados sobre los objetivos y las
limitaciones del proyecto. Para más consejos, consulta el artículo de nuestra Guía
sobre la corrupción del alcance.
Hemos podido reducir la cantidad de
productos sobrevendidos y la cantidad de
veces que debemos comunicarnos con el
cliente para posponer una fecha de envío.”
—ANDREA GEORGI, DIRECTORA DE COMERCIO ELECTRÓNICO, THE CITIZENRY
2. Elaborar la hoja de ruta de un proyecto
La hoja de ruta de un proyecto es una descripción general de alto nivel de los
entregables clave y el cronograma del proyecto. Las hojas de ruta del proyecto son
útiles en el caso de iniciativas complejas con muchos involucrados, porque pueden
ayudarte a mantener a todo el equipo del proyecto informado y alineado antes de
que se inicie el proyecto.
Las hojas de ruta de los proyectos se suelen crear en un software similar a un
diagrama de Gantt, para mostrar un cronograma general del proyecto como un
gráfico de barras horizontales. Para crear la hoja de ruta de un proyecto, usa una
herramienta como el Cronograma de Asana para crear un cronograma aproximado
e incluir los hitos clave o las dependencias importantes del proyecto.
3. Redactar un brief del proyecto
Incluso si no creas una hoja de ruta, puede ser útil tener un brief del proyecto. El
brief del proyecto describe los objetivos generales del proyecto y cómo planeas
alcanzarlos. Puede funcionar como una estrella guía para consultar durante las
futuras sesiones de planificación.
El aspecto más importante a tener en cuenta sobre el brief del proyecto es que es
un documento dinámico. A medida que desarrolles el plan del proyecto y recibas
comentarios de las partes interesadas, puedes adaptar y actualizar el brief del
proyecto. En general, el brief del proyecto debe incluir un enlace a la hoja de ruta
del proyecto (si has creado una), una lista de las partes interesadas y sus roles (a
veces llamado gráfico RACI), documentos, archivos y cualquier otra información
relevante que tu equipo pueda necesitar.
Tener un control ejecutivo y una visión
general de los proyectos es fundamental
para poder estar informados respecto al
trabajo en todo momento.”
—JEANA ABBOUD, DIRECTORA DE OPERACIONES, SOCIAL FACTOR
4. Programar la reunión inicial de un
proyecto
Una reunión inicial es una oportunidad para alinearse con las demás partes
interesadas del proyecto. Es tu oportunidad para dejar en claro los objetivos y el
alcance del proyecto, así como para compartir cualquier documento que hayas
creado, como la hoja de ruta, el brief o cualquier documentación complementaria,
como una lista de materiales para una campaña de marketing o un brief
creativo para un equipo de diseño.
Para tener una reunión inicial exitosa, prueba compartir la documentación que
hayas creado con los grupos de interés del proyecto. Luego, organiza una sesión de
lluvia de ideas o de preguntas y respuestas para responder todas las consultas
sobre las variables adicionales, como el presupuesto, los recursos o los entregables
finales.
5. Llevar a cabo la planificación de un
proyecto
En esencia, el plan de un proyecto (a veces llamado project charter o acta de
constitución) es un esquema que presenta los elementos clave que tu proyecto
necesita para tener éxito. El plan de un proyecto debe incluir estos siete elementos:
1. Objetivos
2. Métricas de éxito
3. Las partes interesadas y sus roles
4. Presupuesto del proyecto
5. Hitos y entregables
6. Cronogramas y programas
7. Plan de comunicación del proyecto
Es posible que algunos de estos elementos, como los hitos y objetivos, ya estén
definidos en la hoja de ruta o en el brief del proyecto. Pero es justamente en el plan
del proyecto donde todos estos elementos se unen para crear una imagen cohesiva
del trabajo a realizar. Si quieres empezar con la planificación de proyectos,
consulta nuestra guía para planes de proyectos o prueba nuestra plantilla gratis
para planes de proyectos.
Al comienzo del año, dedicamos mucho
tiempo a planificar cuál será nuestra
visión y qué queremos lograr al final de
dicho año. Una vez hecho esto, lo
resumimos en un proyecto para que sea
visible para todos. Tener esa
representación visual en Asana nos
permite hacer modificaciones con gran
facilidad.”
—SHERYL CHOPRA, GERENTA DE PROYECTOS, IPG MEDIABRANDS
6. Crear el cronograma de un proyecto
El cronograma de tu proyecto describe el orden y la duración de los eventos
durante el ciclo de vida del proyecto. El cronograma del proyecto permite que tu
equipo pueda dar seguimiento a los éxitos del proyecto y hacer los entregables
correctos en los plazos acordados.
Para crear un excelente cronograma de proyecto, asegúrate de establecer las
fechas de inicio y finalización de tu proyecto, así como los hitos clave. A medida
que creas tareas y entregables individuales, define las dependencias entre las
tareas y establece la fecha de inicio y de entrega de cada trabajo. Luego, usa
un cronograma para poner en marcha el trabajo.
7. Gestionar las tareas
Cuando el proyecto está oficialmente en marcha, la gestión de tareas se refiere a la
capacidad para gestionar tu tiempo y el de tu equipo. Los mejores gerentes de
proyectos tienen una clara visibilidad del trabajo que está haciendo su equipo, por
lo que pueden ayudar a priorizar y ejecutar el trabajo de manera efectiva.
Por supuesto, no puedes saber mágicamente todo lo que sucede en tu proyecto.
Para ello, implementa nuevas tecnologías, como el uso de un software de gestión
de tareas. Un software de gestión de tareas es más que una lista de tareas
pendientes: es una forma de obtener una visión integral de todo el trabajo que se
lleva a cabo en tu proyecto. Con una gestión de tareas efectiva, puedes capacitar a
tu equipo para que trabaje de forma más productiva, eficiente y efectiva.
Gracias a Asana, podemos ver el progreso
y los obstáculos del proyecto, los
comentarios y las acciones concretas, todo
en un solo lugar. Ahora podemos llevar a
cabo los trabajos de manera más eficiente
y efectiva, lo que se ha vuelto aún más
esencial desde que trabajamos de forma
remota. ¡Sin Asana estaríamos perdidos!”
—SARAH ELLIOTT, VICEPRESIDENTA DE MARKETING GLOBAL DE PRODUCTOS,
INTEGRAL AD SCIENCE
8 habilidades técnicas del project
manager
Soft skills: ¡las tienes! Hard skills: ¡listo! ¡Lo único que te queda por dominar son las
habilidades técnicas!
Las habilidades técnicas se definen como el conocimiento de determinadas
herramientas y software en la gestión de proyectos. Estas herramientas no son
difíciles de aprender. Como mencionamos anteriormente, la gestión de proyectos
moderna está diseñada para ser flexible y fácil de usar. Estas ocho habilidades son
aspectos de la gestión de proyectos con los que debes estar familiarizado para
poder usarlas en el momento adecuado y de forma eficaz en tus funciones de
project manager.
1. Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt te permiten visualizar el proyecto como un gráfico de
barras horizontales donde cada barra representa una tarea del proyecto y su
longitud, la cantidad de tiempo que demandará finalizar esa tarea. Los diagramas
de Gantt cuentan con varias funciones esenciales, que incluyen:

Hitos del proyecto

Dependencias

Progreso de los proyectos en tiempo real

Fechas de inicio y de entrega
La tecnología de diagramas de Gantt tradicional puede ser difícil de usar y puede
tener un alcance limitado. Por eso, en Asana tomamos lo mejor de la tecnología de
diagramas de Gantt y la usamos para crear el Cronograma, una herramienta similar
a un diagrama de Gantt que te permite ver cómo encajan todas las piezas juntas.
El lanzamiento de un álbum involucra
muchas variables, y Asana nos ayuda a dar
seguimiento a cada detalle: a saber quién
es responsable de cada tarea y cuándo
debe finalizarse.”
—BRETT GUREWITZ, DIRECTOR GENERAL, EPITAPH RECORDS
2. Tableros Kanban
Otra herramienta popular de gestión visual de proyectos es el tablero Kanban.
Cada columna de un tablero Kanban representa una etapa del trabajo, como Nuevo,
En progreso o Terminado. Cada tarea individual está representada por una tarjeta
visual, que avanza a través de las columnas hasta que esté finalizada.
Los tableros Kanban son una herramienta visual de gestión de proyectos muy
popular que suelen usar equipos de gestión de proyectos Lean, en particular los
equipos de productos, ingeniería y desarrollo de software. En Asana, Kanban es
una de las cuatro vistas del proyecto, que brindan a los equipos la flexibilidad de
visualizar su trabajo según sus preferencias.
Lee: Guía para principiantes sobre el uso de tableros Kanban
3. Gestión ágil
La gestión ágil es una metodología de gestión de proyectos Lean que suelen usar
los equipos de productos, ingeniería y desarrollo de software. La metodología ágil
opera en un sistema de mejora continua y evolución progresiva, y comprende
varias metodologías Lean, como Scrum y Kanban.
Para gestionar un equipo ágil, usa una herramienta de gestión ágil flexible, que
ayude a tu equipo a avanzar rápidamente y a iterar los resultados.
4. Gestión de costos
La gestión de costos implica considerar el presupuesto en cada etapa del proyecto.
La gestión de costos es una parte esencial para liderar un proyecto y un elemento
importante que puede determinar el éxito o el fracaso del proyecto. Mantenerse
dentro del presupuesto es tan importante como cumplir con los plazos del
proyecto, y la gestión de costos puede ayudarte a lograrlo.
Para gestionar los costos de manera efectiva, los buenos gerentes de proyectos
definen sus costos y presupuestos al inicio del proyecto. Asegúrate de que los
miembros del equipo y demás partes interesadas del proyecto conozcan el
presupuesto. Luego, durante el proyecto, es importante que no pierdas de vista los
costos y el presupuesto. Controla los gastos varias veces a lo largo del proyecto
para asegurarte de que no te excedes del presupuesto. Una vez finalizado el
proyecto, compara el costo estimado con el costo real para determinar si tus
estrategias de gestión de costos fueron efectivas. Esto también te puede servir
como punto de referencia para proyectos futuros.
Lee: Control de costos: cómo monitorear los gastos del proyecto para aumentar la
rentabilidad
5. Gestión de cambios
Si alguna vez has implementado un cambio organizacional importante en tu
empresa, probablemente hayas practicado la gestión de cambios, incluso sin
saberlo. La gestión de cambios es el proceso mediante el cual se introducen
cambios en toda la empresa, como nuevos procesos o herramientas, durante un
período determinado para aumentar la productividad y reducir las tensiones. Los
elementos comunes de la gestión de cambios incluyen: implementar el cambio
organizacional en un flujo de trabajo a la vez y tener impulsores internos para
ayudar a guiar el proceso de cambio.
En Asana, usamos la metodología “Cambios a la manera de Asana”, un proceso de 6
pasos desarrollado por nuestro equipo de Éxito del Cliente, que incorpora
estrategias comprobadas de gestión de cambios. Para más información, consulta el
artículo de gestión de cambios de nuestra Guía.
Durante algún tiempo, nuestro equipo
creativo solamente trabajaba de forma
reactiva. Pero sin procesos claros, es
imposible obtener grandes resultados.”
—JOE TORNATZKY, DIRECTOR DE ARTE, GEAR PATROL
6. Software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos ha evolucionado enormemente en
comparación con las herramientas tradicionales que eran difíciles de usar y que
debían ser implementadas por un profesional de gestión de proyectos
especializado. Sin embargo, como con cualquier herramienta, incluso las más
fáciles de usar, te tomará tiempo aprender y dominar cualquier software que elijas.
Asegúrate de implementar una herramienta que tenga varios recursos, como
una guía escrita y videos tutoriales que te expliquen en detalle cómo usarla.
Naturalmente, creemos que Asana es la mejor herramienta para trabajar. Asana es
una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudarte a coordinar planes,
proyectos y procesos en toda la empresa. Si bien la gestión de proyectos puede
ayudarte a aumentar la claridad de tus proyectos individuales, la gestión del
trabajo es la mejor manera de coordinar los procesos en todos tus proyectos,
iniciativas y equipos. Con una herramienta de gestión del trabajo, todos tienen la
información que necesitan para trabajar en lo más importante.
Lee: Gestión del trabajo vs. gestión de proyectos: ¿cuál es la diferencia?
7. Gestión de recursos
Una de tus funciones como project manager implica saber con claridad quién está
trabajando en qué; seguramente ya sepas lo difícil que es esto, aunque no tiene por
qué ser así. La gestión de recursos te permite tener una visión clara de la
disponibilidad de tu equipo y asegurarte de que nadie esté sobrecargado de
trabajo o se esté aburriendo. Es un proceso interactivo que no tiene un estado
inicial o final; más bien, un gerente de proyectos eficiente es el que supervisará
continuamente la carga de trabajo del equipo para asegurarse de que nadie
padezca agotamiento.
El uso de un software de gestión de recursos consta de dos pasos. Primero,
averigua cuál es la capacidad productiva de tu equipo y la carga laboral actual. A
partir de allí, asigna los recursos en función de la carga de trabajo individual o
redistribúyelos equitativamente según lo creas necesario.
8. Gestión de portafolios de proyectos
Con la gestión de portafolios de proyectos, puedes obtener una vista en
perspectiva de todo el trabajo pendiente de tu equipo en todos los proyectos.
Las herramientas de gestión de portafolios de proyectos te permiten obtener una
visión integral de todo el trabajo de tu equipo en tiempo real, para que puedas
conectar la estrategia con la ejecución.
Los Portafolios también son una función
de Asana esencial para nuestro equipo. Es
una gran herramienta que permite a
nuestro equipo ejecutivo visualizar todo el
trabajo de primer nivel en un solo lugar,
incluidos el estado, el progreso y los
responsables. Nuestro director general
accede a los portafolios diariamente y
agrega comentarios. Le encanta poder
saber de un vistazo lo que sucede en la
empresa.”
—MICHAEL CHIDGEY, PMO Y GERENTE DE PROGRAMAS, SITEMINDER
Cómo desarrollar las habilidades o
skills de un buen project manager
Veinticinco habilidades pueden parecer muchas. Pero recuerda que no es
necesario dominarlas a todas. Algunas, como la metodología ágil, solo son
relevantes para los equipos que están interesados en esas metodologías. Otras,
como las habilidades organizativas, se pueden aplicar sin realizar prácticamente
ningún esfuerzo con una excelente herramienta, como Asana.
Recuerda que desarrollar estas skills de project manager requiere práctica. Ponte a
prueba para centrarte en una o dos habilidades nuevas para cada proyecto, ya sea
probando una nueva forma visual de gestión de proyectos como Kanban,
escribiendo tu primer plan de proyecto o bien, apoyándote en la gestión del
tiempo.
También puedes tomar clases para desarrollar habilidades de gestión de proyectos
duras y blandas. Aunque ya no es necesario obtener certificaciones para
desempeñar las funciones de project manager, el Project Management
Institute (PMI) ofrece cursos, eventos educativos y su famosa Guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos (Project Management Body of
Knowledge) (la guía PMBOK®), la primera guía de gestión de proyectos publicada,
que seguramente te ayudarán a obtener puestos de trabajo clave.
Por último, una vez que hayas elegido una herramienta de gestión de proyectos,
aprovecha las capacitaciones que ofrece esta herramienta para aprender las skills
del project manager. En Asana, hemos desarrollado la Academia Asana y la serie de
videos Cómo usar Asana para ayudar a los nuevos gerentes de proyectos a
aprender nuevas soft skills, hard skills y habilidades técnicas.
Tu kit de herramientas y habilidades
para ser un gran project manager
Si gestionas un proyecto, eres un gerente o gestor de proyectos, y probablemente
ya tengas algunas habilidades esenciales de gestión de proyectos incorporadas. Lo
más importante es ser proactivo, escuchar a tu equipo y colaborar con tus
compañeros. El resto fluirá solo