Código: N01.01.F06 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 2.0 Fecha: 23/07/2013 OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar la conformidad de las disposiciones planificadas en los requisitos del manual de especificaciones técnicas, su implementación y su mantenimiento de forma eficaz. AUDITOR LÍDER: Luz Ángela González Morales ALCANCE DE LA AUDITORIA: Desarrollo del Macroproceso desde abril de 2013 a mayo de 2013. MACROPROCESO AUDITADO PROCESO AUDITADO FECHA DE AUDITORÍA RESPONSABL E EN LA SE FECHA DE ELABORACIÓN: TOTAL HALLAZGOS NC E02. DESARROLLAR Y MANTENER RELACIONES CON EL CIUDADANO 10/07/2013 Luis Gómez 11/07/2013 Silvia Patricia Quintero Franco EQUIPO AUDITOR O E01. GESTIONAR SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA E. ATENCIÓN AL CIUDADANO CRITERIOS DE AUDITORIAS:(Leyes, Normas, ISO 9001,GP 1000., MECI, Política y Objetivos de Calidad, Manual de Calidad, caracterización, procedimientos y documentos asociados al proceso, reglamentación vigente, procedimientos, objetivo, alcance y criterios definidos) RESULTADO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AUDITOR INTERNO 5 Luz Jenny Villada. Elkin Londoño. Luz Ángela González Morales, Guillermo León Restrepo Ochoa. Marcela Suaza 30 2 Yuber Varela. Luz Ángela González Morales, Guillermo León Restrepo Ochoa. Marcela Suaza 30 H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE PERSONAL H02. SELECCIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL H03. DESARROLLO DE PERSONAL H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO H04. ADMINISTRACIÓN DE CARRERA H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA Código: N01.01.F06 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 2.0 Fecha: 23/07/2013 C01 ESTABLECER LAS DIRECTRICES, CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO. C02. PROYECTAR CUPOS C GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C03. SOLICITAR, RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES 25/07/2013 Beatriz Elena Salazar 3 Silvia Patricia Quintero. Luz Ángela González Morales, Guillermo León Restrepo Ochoa. Marcela Suaza 30 3 Luz Ángela González Morales, Guillermo León Restrepo Ochoa. Marcela Suaza 30 C04. REGISTRAR MATRÍCULA DE CUPOS OFICIALES C05. HACER SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE MATRÍCULA D GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO EN EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA D01 GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN EDUCATIVA D02. GARANTIZAR EL MEJORAMIENTO CONTÍNUO DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Blanca Liriam Ortíz vasco DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS POR PROCESO AUDITADO Se requiere actualizar todos los procedimientos del proceso haciendo énfais en los resultados, mecanismos de control y satisfacción del ciudadano, así como una buena definición de objetivos y alcances. Motivar a todas las áreas de la Secretaría, para que los funcionario hagan entrega de la encuesta de satisfacción a los ciudadanos E. ATENCIÓN AL CIUDADANO Se requiere mayor compromiso por parte del Comité Directivo, en el sentido que éste se debe realizar mínimo una vez al mes, toda vez que la no realización oportuna genera varios incumplimientos a los procedimientos del proceso. En el acta debe quedar como tema fijo la presentacion y análisis de los informes del SAC, el resultado de la tabulacióh de las encuestas y el informe de calidad en los PQR. Adicionalmente, se debe evidenciar en las actas las accionesa tomar como resultado del análisis de diferentes informes. Se requiere mayor compromiso por parte de las operadoras del SAC, en la adherencia a los procedimientos. En el informe presentado por el líder, denominado AVANCES EN EL SAC, no se presente el número de PQR sino las mejoras que se le hacen al proceso Código: N01.01.F06 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 2.0 Fecha: 23/07/2013 H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Se recomienda enviar comunicaciones a Modernización para revisar algunos ítems de la lista de chequeo, ya que no son coherentes con la realidad actual del macroproceso. Se recomienda verificar los reportes del módulo de evaluación del desempeño, ya que actualmente el sistema no arroja la correspondiente o la correcta información del módulo Como complemento a las evidencias presentadas, se recomienda reunir los contratos correspondientes a las estrategias implementadas sobre acceso y permanencia C GESTIÓN DE LA La cobertura en la auditoría de matrícula es del 100%, no obstante se deber hacer un análisis más riguroso a los hallazgos de dichas auditorías COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO Se recomienda profundizar en las causas encontradas como consecuencia del retiro de los alumnos en las Instituciones Educativas D GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO EN EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA Se recomienda socializar los resultados obtenidos de las pruebas SABER y de la prueba DISCOVERY en la página web para el conocimiento de diferentes públicos que conforman la comunidad educativa. Una vez los operadores Instruimos y EAFIT envíen la evaluación de las asistencias técnicas, se debe incluir en el análisis de la evaluación de las asistencias técnicas. Se recomienda escanear el Perfil Educativo y alojarlo en la página web de la Secretaría para el conocimiento de la comunidad educativa CONCLUSIONES U OBSERVACIONES DE LAS AUDITORÍAS No se realizó auditoría interna al macroproceso N Administración del Sistema de Gestión de la Calidad, ya que el mismo fue auditado en todos los procesos que estuvieron en el alcance de la auditoría. Se nota compromiso por parte de los líderes de procesos para el cumplimiento de los requisitos y por emprender acciones que incrementen la satisfacción de los ciudadanos. No se evidenciaron hallazgos de no conformidad durante el ciclo de auditorías, un total de 13 oportunidades de mejora, estas serán implementadas por los líderes, una vez evaluada la pertinenencia de las mismas. Para profundizar en las conclusiones, se referencia el informe de auditoría por proceso.