INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: Enero- Abril 2014 JEFE CONTROL INTERNO: MECÍ: TOMAS ENRIQUE NUÑEZ SOLANO Fecha de elaboración: 25 De Abril 2014 De acuerdo a la normatividad vigente establecida en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011, se presenta El informe de control interno del “ hospital el socorro” E.S.E del municipio de san diego en el Cesar. . Subsistema de Control Estratégico Dificultades Los procesos en su gran mayoría se encuentran documentados, falta por parte de los encargados o responsables de los procesos actualizar y formalizar las funciones para darle mayor desarrollo. Falta mejorar la aplicación y organización del equipo MECI. Falta actualizar la plataforma estratégica de la entidad respecto de la misión y la visión de la misma. Debe actualizarse el documento de los principios y valores de la entidad. Deben generarse los programas de capacitación institucional basada en el diagnóstico de necesidades de los funcionarios. El manual de funciones requiere de actualizaciones para darle aplicabilidad y estar acorde con la normatividad vigente. El programa de inducción para funcionarios nuevos no se encuentra definido, así como el de reinducción para el fortalecimiento cognoscitivo de los empleados ya vinculados. Falta de continuidad a los programas de capacitación tanto al personal de planta como a los contratistas. No existe documento ético. El mapa de riesgo institucional con sus lineamientos de administración, ni de riesgo anti corrupción no se encuentran publicados, ni se tienen conocimientos de ellos. Satisfacer las necesidades de los usuarios mejorando la participación masiva de todos los funcionarios involucrados en los procesos del servicio de la E.S.E La página institucional presenta un periodo de inactividad que ha impedido la comunicación interna y externa. Avances La alta gerencia ha establecido un modelo participativo, fundamentado en el buena distribución de los recursos dándole transparencia e idoneidad y las directrices necesarias basadas en la normatividad y cumplimiento que rige la E.S.E. La oficina de talento humano se encuentra en constante mejoramiento en los temas de contratación y vigilancia de fundamentos laborales permitiendo un mejor manejo del recurso humano así como presupuestal. Se realizaron las evaluaciones correspondientes al personal de planta basados en las normas y sugerencias para estos procedimientos, asi como en el estudio de idoneidad de cada empleado a contratar. El área de calidad se encuentra en constante actualización de los procedimientos basados en los estándares de calidad y siendo vigilante de los procesos asistenciales de la entidad, esto se refleja en las sugerencias constantes para la mejoría en la parte operativa y el estudio de las sugerencias realizadas a la entidad. Los informes fueron presentado a cabalidad y en los términos estipulados por los organismos de control, tanto a la contraloría departamental como al SIHO hospitalario. Subsistema de Control de Gestión Dificultades Carencia de un plan de comunicaciones interno que ayude a obtener la información generada en las distintas dependencias y permita generar una oportuna respuesta a las solicitudes realizadas. Debe aumentarse el número de Buzones en áreas de hospitalización y emergencia y apoyo diagnóstico. El manual de atención al ciudadano no presenta funcionalidad, para mejorar el servicio. Incrementar el volumen de mecanismos de recolección de información externa con el fin de identificar las necesidades más importantes de comunidad. Las tablas de retención documental no se encuentran operando, faltando funcionalidad al responsable del archivo institucional. Avances Se realizan reuniones entre la junta directiva y la alta gerencia con el fin de conocer las dificultades apremiantes y darle o buscar las soluciones posibles. También conjuntamente se apoyan las fortalezas en la prestación del servicio. Los informes de gestión son entregados con relativa periodicidad a los miembros de la junta directiva. . Constantemente se efectúan mejoramientos a la planta física de la E.S.E, para mejorar la atención del servicio en las áreas asistenciales. Subsistema de control de evaluación Dificultades Existe dificultad el cronograma de actividades en auditoria debido al incumplimiento de las labores de evaluación o auto evaluación asignadas a cada contratista. cumplimiento de labores en la prestación de servicio de las diferentes áreas que por lo general dificultan la función de control interno. Los planes de mejoramiento individual carecen de elaboración para ponerlos en práctica y realizar los respectivos seguimientos. Avances Seguimiento de los planes de mejoramiento institucionales y las recomendaciones continúas para el cumplimiento de la finalidad de cada una de las áreas. El informe ejecutivo anual y la encuesta fue presentada satisfactoriamente y dentro de los términos y fechas sugeridas para los mismos por el DAFP. La DAFP expidió el respectivo certificado de presentación. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se requiere fortalecer las actividades de control, verificación y evaluación, cada uno de los componentes activos que hagan parte integral de todos los procesos de la E.S.E. así como la aplicación constante y seguimiento de los planes de mejoramiento y de los canales de comunicación pública y aplicar y darle cumplimiento a la administración de riesgos. RECOMENDACIONES Mejorar la participación y aplicación del equipo MECI. Organizar los programas de inducción y reinducci0on en la entidad. Actualizar la plataforma estratégica de la entidad. Generar el programa de capacitación. Fortalecer el documento de os principios y valores de la entidad. Mejorar el sistema de comunicación externa (internet) de la entidad así como el sistema de comunicación interna (intranet). Aumentar el número de Buzones en áreas de hospitalización y emergencia y apoyo diagnóstico. Incrementar el volumen de mecanismos de recolección de información externa. Medir mensualmente la satisfacción del usuario mediante la aplicación de encuestas. Crear tablas de gestión documental para los procesos administrativos. Mejorar el Sistema de Registro de información y asignación de labores por competencia. Actualizar los manuales dela entidad de acuerdo a marco legal vigente y las necesidades de la entidad. TOMAS ENRIQUE NUÑEZ SOLANO ASESOR - MECI