Autor: Ricardo Altimira Vega

INSTITUTO
de EMPRESA
La Preparación de la Negociación (Nota Breve)
(Autor: Ricardo Altimira Vega)
“La suerte solamente ayuda a quienes están preparados para recibirla”. Con esta
frase, Louis Pasteur nos reitera la importancia de una buena preparación para los
acontecimientos que tienen importancia en nuestras vidas.
Aunque en la vida cotidiana estamos constantemente negociando, el mundo de los
negocios, con su dependencia de los acuerdos intra e inter-empresarios, exige una
preparación para las negociaciones cuya dedicación (en tiempo y recursos) variará
en función del objetivo a alcanzar. En todos los casos, supone un esfuerzo racional,
ayudado por una metodología apropiada.
Esta nota sugiere las actividades previas al encuentro entre las partes que deberán
llegar a un acuerdo sobre un tema en el cual (probablemente) no coinciden
inicialmente. También se incluyen algunas reflexiones que ayuden al negociador/a
conocer mejor sus objetivos, argumentos, opciones a proponer a la otra parte, así
como organizar la secuencia de actividades que tendrán lugar en la mesa de
negociación.
Las etapas del Proceso de Negociación que se proponen son:
I.
Preparación Preliminar
II.
Planificación Estratégica (Objetivos y Análisis de temas a tratar).
II.
Planificación Táctica (Procedimientos / Equipos / Orden del día).
PREPARACIÓN PRELIMINAR:
Las primeras preguntas a formularnos son: qué y por qué estaré negociando, y
a través de las mismas se podrán identificar los intereses en juego y la
dependencia que cada integrante de la futura mesa negociadora tiene con
respecto al resto. Esto último nos permite evaluar el poder relativo de cada parte,
el cual podríamos calificar de 0 a 10, asumiendo 10 para situaciones en que la
otra parte dependa de mí en aspectos de vital importancia (pequeño proveedor
asfixiado económicamente negociando con grandes superficies) y 0 para
situaciones inversas.
Para completar la evaluación del poder relativo de cada parte, debemos estimar
nuestro “Plan B” estudiando y evaluando cuidadosamente qué salidas existen en
caso de no materializarse un acuerdo las cuales una vez cuantificadas nos
permitirán elegir aquella que instrumentaremos en caso de no lograr un acuerdo
en la mesa. Por ejemplo en caso de la compra de una casa, el “Plan B” del
comprador será la más atractiva propiedad que esté a su alcance, mientras que
para el vendedor el “Plan B” puede ser una oferta previa o, tal vez, perder una
transacción “en cadena” con dicha venta.
Un análisis cuidadoso de los “Plan B” nos permite establecer límites claros
para la negociación, y tener un elemento de referencia contra el cual comparar
los resultados en cualquier momento de la negociación.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
1. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS
Una vez analizados los intereses en juego (institucionales / personales /
presentes / futuros / etc), intentaremos cuantificar nuestros objetivos y de ser
posible establecer para cada uno un “rango” de negociación (entre nuestra
máxima aspiración y el mínimo aceptable para dicho parámetro) para cada tema
a negociar (los precios / las garantía / la responsabilidad de cada parte / etc) .
En caso de tener varios objetivos conviene separar objetivos principales y
secundarios. Por ejemplo, si la negociación de un contrato de agente para
comercializar una línea de productos, comprende como objetivo principal el
poder distribuir esos productos en un territorio determinado, puede también
conllevar objetivos secundarios tales como el entrenamiento que la otra parte
pueda dar a los vendedores, gastos de publicidad, mantenimiento de los
productos, derechos sobre los nuevos modelos, etc.
A fin de alcanzar dichos objetivos es importante plantearnos una serie de
caminos alternativos (p.e. a través de técnicas de pensamiento creativo / lluvia de
ideas / etc), para generar opciones / propuestas que generen valor para ambas
partes y nos permitan solucionar los problemas que se encuentren a lo largo de la
negociación. Durante este proceso de identificación de alternativas debemos
tener en cuenta dos grandes impedimentos:
- La “conformidad”, que impide un análisis profundo de las alternativas en
consideración.
- El “prejuicio”, pues a menudo se presentan ideas que son descartadas
automáticamente, impidiendo así que surjan ideas viables a partir de la
combinación de otras.
Por tanto, debemos estar preparados para “suspender” juicios, mientras estamos
está buscando una idea.
2. ANALISIS DE TEMAS A TRATAR
En esta etapa de la preparación para la negociación, debemos ordenar la
información obtenida durante la etapa de preparación preliminar y que será
necesaria para defender nuestras ideas y “legitimar” nuestros argumentos
mediante pruebas de apoyo y cuanto menos discutibles sean las pruebas que
obtengamos, mayor fuerza tendrá nuestra posición.
Dichas pruebas de apoyo pueden estar constituidas por documentos,
investigación de mercado, antecedentes, análisis de costes, etc, que nos permiten
establecer criterios objetivos para ser propuestos a las otras partes durante la
negociación y que una vez aceptados facilitan llegar a un acuerdo. Por ejemplo,
para la negociación del importe de las comisiones de comercialización de un
agente, puede establecerse a priori que el criterio será el importe equivalente a
los costes sustituidos, o bien que el criterio será el promedio de la
recomendación que se pida a tres consultores especializados en ese sector.
Aunque no se necesite recurrir a todas las pruebas, el hecho de que estén
disponibles nos dará una seguridad adicional en la mesa de negociación.
También es importante tomar los recaudos necesarios para que la información
obtenida no trascienda a la otra parte.
Además de las pruebas de apoyo de nuestros argumentos, debemos
asegurarnos de tener disponible en la mesa el negociación todo el material que
podamos necesitar para replicar los puntos clave que suponemos serán
argumentados por la otra parte.
Algunos negociadores expertos sugieren realizar un inventario de la
información disponible para cada tema a negociar distinguiendo para cada
elemento si será “a compartir”, “a intercambiar” o “reservada”.
Otro tema a investigar, si fuera posible, es la personalidad y “cultura
negociadora” de nuestros interlocutores, sus capacidades e intereses personales y
su comportamiento en negociaciones previas.
En caso de negociaciones internacionales, es fundamental conocer las
características de la nacionalidad y cultura de la otra parte a través de la literatura
sobre negociación que nos ofrece un variado análisis de estereotipos según la
cultura y sobretodo a través del conocimiento que da la Historia del país donde
vamos a negociar.
Una vez finalizada la búsqueda de datos, podemos ordenarlos en un
“Argumentario” que contenga cada una de nuestras propuestas / concesiones /
argumentos asignando valor en base a la satisfacción de los intereses en juego en
la negociación según los siguientes criterios:

VALOR DE LA GANANCIA:
La ganancia obtenida al satisfacer alguno de los intereses en juego puede
ser tangible (mayores beneficios, ahorro de costes, etc.) o intangible
(imagen corporativa, mejores relaciones con clientes, etc.)

VALOR DEL RENDIMIENTO:
Reside en la capacidad de producir más, ya sea mediante recursos
humanos, equipos, etc.

VALOR DE CONVENIENCIA:
Reside en la habilidad para reducir esfuerzos y ahorrar tiempo, tal como la
conveniencia de tener un proveedor cercano.

VALOR DE LA SEGURIDAD Y SATISFACCIÓN DEL EGO:
La seguridad debe considerarse como la inmunidad contra la ansiedad y/o
prevención de riesgos.
Este “Argumentario” se complementará con la identificación de las posibles
concesiones a realizar durante la negociación (de carácter económico /
intercambio de información / satisfacción del ego de la otra parte / etc) y las
preguntas a formular para clarificar los temas a negociar.
PLANIFICACION TÁCTICA
En esta etapa se define la secuencia en que se intentará que transcurran los
hechos durante las rondas de negociación y para ello distinguiremos los siguientes
elementos:
1. REGLAS DE PROCEDIMIENTO:
Estas reglas cubrirán aspectos tales como el orden en que hablarán/presentarán
los participantes, momentos para formular preguntas, métodos para documentar
la discusión, designación de secretario/a de actas, seguridad de la información
intercambiada, criterios para el anuncio (interno y público) sobre el progreso de
las negociaciones, procedimientos para la introducción de expertos, etc.
2. ORDEN DEL DIA:
Este es un elemento fundamental del proceso y quien propone el orden del día
lleva gran ventaja a su favor, pues le permitirá tomar la iniciativa para ordenar
los temas a discutir.
La agenda debe estar diseñada de manera tal que el alcance de la negociación
esté claramente expresado y cada punto de la misma pueda ser debidamente
cubierto. En primera instancia conviene introducir temas menos controvertidos
para establecer en el comienzo un clima de cooperación, tales como un análisis
del objetivo de la negociación ayudado por clarificaciones que los expertos de la
mesa puedan aportar, para tener una base común de trabajo.
A continuación pueden enfocarse los temas más conflictivos en los cuales se
espera tener discusiones más intensas, para las cuales estaremos mejor
preparados si hemos tenido oportunidad de conocer mejor a nuestros
interlocutores durante la primera parte del encuentro.
3. EQUIPO DE NEGOCIACION:
Debemos identificar los asistentes a la mesa de negociación y los diferentes
roles a asignar a cada integrante (portavoz de la negociación / documentador de
los acuerdos / “observador” de la otra parte / experto-a etc) siendo clave la
designación del negociador/a “chief” que debe en todo momento liderar el
proceso, coordinar las actividades en diferentes reuniones (si las hubiere),
decidir los recesos, etc
4. IDENTIFICACION DE AUTORIDAD:
Una vez establecidos los procedimientos y orden del día en la mesa de
negociación debemos estar preparados para identificar los límites precisos de
nuestra propia autoridad y la de la otra parte, que comprenden una amplia gama
de áreas de decisión, p.e.:
-
Importes límite de dinero: estos pueden ser límites presupuestarios, de
compra, de precio de venta, descuentos, límites especiales o cualquier otro
que se aplique a la transferencia de dinero de una parte a la otra.
-
Condiciones: estos son los límites de autoridad para establecer claúsulas de
compra/venta, condiciones de garantía, plazos de crédito, etc.
-
Establecidos por los estatutos societarios
-
Establecidos por la legislación
5. LOGÍSTICA:
Cuando seamos los anfitriones en el encuentro, la preparación del lugar
donde se llevará a cabo la negociación es de vital importancia para predisponer a
la otra parte favorablemente para el encuentro.
Si este encuentro tiene lugar en nuestro territorio, será más conveniente, pues
no sólo ahorra tiempo y dinero de transporte, sino que nos otorgará una pequeña
ventaja psicológica. Además, nos permitirá acceder a otros sectores de nuestra
organización para lograr documentación, testimonio de expertos, etc. con mayor
facilidad.
Además de lograr una atmósfera agradable en lo referente al lugar y los
arreglos para intervalos de café o comidas, es importante asegurar las facilidades
de comunicación, salas de reunión, etc., que permitan privacidad a la otra parte,
así como facilitar reservas de hoteles y transportes si fuera necesario.
La disposición del mobiliario de la sala donde se ha de realizar el encuentro,
en particular la distribución de asientos, debe realizarse combinando las reglas
básicas del protocolo con la necesidad de diálogo de cada miembro del equipo,
acceso al teléfono o a la puerta y, sobre todo, manteniendo la documentación
fuera del alcance visual de la otra parte.
6. CIERRE:
Nuestro plan deberá considerar cuáles señales de cierre de la otra parte podrán
sugerir que el acuerdo está cerca y, en ese momento, es conveniente hacer uso de
alguna de las concesiones que tengan mayor valor para la otra parte, para
introducirla como un incentivo extra en caso de que haya dificultad para llegar al
acuerdo final ..., algunas veces es conveniente tener preparadas varias de estas
concesiones.
Asimismo debemos tener preparados todos los procedimientos asociados al
acuerdo (actas / pago de anticipos / documentación a entregar / etc) para que una
vez establecido de palabra el acuerdo su instrumentación sea ágil.
En caso de no alcanzarse un acuerdo usaremos toda nuestra diplomacia para
cerrar la reunión manteniendo (de ser posible) la mejor relación profesional con
la otra parte y a continuación pondremos en marcha el “Plan B” antes referido.
Aunque nada sustituye a la actitud bien intencionada, alerta y creativa del
negociador/a; una buena preparación facilitará el logro de nuestros objetivos,
reduciendo esfuerzos o concentrándolos en mejorar nuestros resultados.
----------------------- FIN DEL DOCUMENTO “La Preparación de la Negociación”