2L-GNJ-MR001

SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO
FORMATO MATRIZ DE RIESGO
GESTIÓN
NORMATIVA
Y
JURÍDICA
PROCESO:
2L-GNJ-MR001
CÓDIGO:
ALCALDESA LOCAL DE USAQUÉN
LÍDER:
Ejercer inspección, vigilancia y control respecto al cumplimiento delas normas vigentes por parte de la ciudadanía,
en materia de control policivo, relacionado con establecimientos de comercio, espacio público, obras y urbanismo;
comportamiento contrarios a la convivencia ciudadana que afecten las condiciones de seguridad, tranquilidad,
salubridad y moralidad pública, ornato pública y ecología; con transparencia, celeridad, economía, imparcialidad y
eficiencia.
OBJETIVO:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
1
Diciembre de 2009
2
23/06/2012
3
05/07/2013
4
27/08/2014
5
20/11/2015
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Creación
Cambio
del
en
Cambio
la
de
metodología
para
formato
de
documento
la
identificación
la
de
matriz
los
de
riesgos
riesgo
Cambio de formato de la matriz de riesgo, inclusión de control de cambios y actualización de riesgos del proceso.
Se realizó el ajuste al evento del riesgo, causas, se ajustan los controles en el cumplimiento de las condiciones establecidas en el manual
de Gestión del Riesgo, se elimina el riesgo 5 de la matriz versión 4 por ser inherente al riesgo 1, se incluyen los riesgos 6, 7 y 8
relacionado con el SGA
NOTA: Para el diligenciamiento de esta matriz tenga en cuenta el manual "Gestión del Riesgo" 1D-PGE-M004
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
VALORACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
No.
EVENTO DE RIESGO
CAUSAS
CONSECUENCIA
OBJETIVO
DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓ
N
CIUDADANA
AMBIENTE
PROBABIL
IDAD
IMPACTO
ZONA DE
RIESGO
1
Debilidad en el mecanismo de control
para el impulso de expedientes por parte
de los servidores Públicos que tienen a
cargo los expedientes.
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
Plan de contratación y su aprobación en el
comité de contratación, como medio de
identificación de las necesidades de
adquisición de servicios para la Alcaldía
Local y la ciudadanía, en el marco del
cumplimiento de las políticas de operación
y las actividades del Procedimiento 2LGAR-P1.
Debilidad en los controles que permitan
garantizar la disponibilidad de los recursos
logísticos para la realización de los
operativos.
Control administrativo inadecuado que
permita una distribución de las cargas de
trabajo para atender la demanda Pérdida de fuerza ejecutoria de
Incumplimiento de termino o relacionada con Inspección, Vigilancia y la decisión administrativa que
mora en la resolución definitiva Control.
impone
una
sanción
a
de los tramites administrativos
infractores
del
régimen
concernientes a los temas de Ausencia en los controles de usuarios en el urbanístico, comercial y de
establecimientos de comercio, aplicativo de Gestión documental espacio publico
espacio publico y urbanismo de ORFEO, en la inactivación de usuarios
la localidad.
desvinculados de la Alcaldía Local, lo que Investigaciones disciplinarias,
conlleva a que los requerimientos queden fiscales, civiles y/o penales.
en las bandejas del aplicativo sin que se les
realice el impulso corresṕondiente
X
TRATAMIENTO
TIPO DE CONTROL
MEDIA
CATASTRÓFICO
INACEPTABLE
Paz y salvo del aplicativo ORFEO (AGD)
en la liquidación de contratos de Prestación
de servicios, al igual que los traslados de
funcionarios de planta.
Revisión del expediente físico por parte del
abogado que tiene a su cargo el impulso
procesal adicionalmente control a través del
aplicativo SI ACTUA mediante las alertas
del aplicativo, en el marco del
cumplimiento de las políticas de operación
y actividades de los procedimientos: 2LGNJ-P2, 2L-GNJ-P3, 2L-GNJ-P4, 2L-GNJ
P023, 2L-GNJ-P024 , 2L-GNJ-P025
CORRECTIVO
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
No. DEL PLAN DE
MEJORA ASOCIADO
x
x
ACEPTABLE
x
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 8
Fecha de vigencia: 9 de junio de 2015
Página 1de 3
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
VALORACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
No.
EVENTO DE RIESGO
CAUSAS
Ausencia delineamientos en el
adecuado del aplicativo SI ACTUA.
2
CONSECUENCIA
OBJETIVO
DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓ
N
CIUDADANA
AMBIENTE
PROBABIL
IDAD
IMPACTO
ZONA DE
RIESGO
x
ALTA
CATASTRÓFICO
3
PREVENTIVO
Imposibilidad y dificultad para
implementar controles dentro
del desarrollo de actuaciones
administrativas.
Elaborar el cronograma mensual
determinando el objeto del operativo,
responsables, horario
(nocturno o diurno), fecha (fin de semana o
entre semana) para solicitar el
acompañamiento y/o
apoyos necesarios de las entidades que
participan.
Protocolo para la realización de Operativos
de I.V.C. 2L-GNJ-R001.
ALTA
CATASTRÓFICO
x
x
ACEPTABLE
Cumplimiento estricto del la actividad 2 de
los procedimientos de Inspección
Vigilancia
y Control. En el aseguramiento de la zona.
x
Reforzamiento policial durante los
operativos o diligencias
Instructivo para la Administración,
Préstamo y Consulta de los Documentos de
Alcaldías Locales del Distrito ID-GAR-I 12
Vencimiento de términos que
Ausencia de controles en el manejo de los acarrean
la
prescripción,
expedientes
y/o
actuaciones caducidad o perdida de la fuerza
administrativas en custodia por parte de la ejecutoria
del
acto
Coordinación Normativa y Jurídica
administrativo.
4
Pérdida de expedientes, pruebas
documentales y otras actuaciones
Ausencia en las medidas de seguridad, Dificultad en la consecución de
administrativas (en curso,
mantenimiento y almacenamiento de los los
medios
probatorios
fallados, en custodia).
dispositivos de archivo.
necesarios para tomar decisión
de fondo.
Falta de aplicación de los controles para el
acceso al público.
Investigaciones disciplinarias,
fiscales, civiles y/o penales.
x
MEDIA
CATASTRÓFICO
INACEPTABLE
No. DEL PLAN DE
MEJORA ASOCIADO
x
INACEPTABLE
Perjuicio en la integridad física y
moral de los servidores
públicos.
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
MODERADA
Aplicación del procedimiento
Trámite a los Requerimientos
Presentados por la Ciudadanía 1DSAC-P1 con enfasis en los terminos de
respuesta.
x
CORRECTIVO
INACEPTABLE
Sobre carga laboral, lo cual impide la
actualización de las actuaciones.
Debilidad en los mecanismos de contar
con el apoyo policial que garantice la
Agresión física o verbal a seguridad en los operativos.
servidores públicos de la Alcaldía
Local
en
las
diligencias
administrativas.
Incumplimiento en los protocolos de
seguridad al momento de hacer el
operativo
CONTROLES EXISTENTES
Procedimientos del proceso
Gestión Normativa y Jurídica en los cuales
se establece la obligatoriedad del uso del
Aplicativo SI ACTUA.
uso
Las actuaciones
Debilidad en los controles en el registro y
administrativas no fluyen
Información desactualizada y
actualización
de
las
acciones
dentro de los términos
poco útil respecto a las
administrativas en el aplicativo SI
legales
actuaciones administrativas
ACTUA
TRATAMIENTO
TIPO DE CONTROL
x
x
Instructivo para la pérdida y reconstrucción
de documentos, 1D-GAR-I057
Fortalecimiento del archivo en recurso
humano, infraestructura y custodia de los
expedientes.
x
ACEPTABLE
x
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 8
Fecha de vigencia: 9 de junio de 2015
Página 2de 3
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
VALORACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
No.
5
EVENTO DE RIESGO
Disposición inadecuada de
escombros, producto de
actividades de demolición.
CAUSAS
CONSECUENCIA
OBJETIVO
DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓ
N
CIUDADANA
AMBIENTE
PROBABIL
IDAD
IMPACTO
ZONA DE
RIESGO
x
BAJA
CATASTRÓFICO
6
7
Falta de plan de saneamiento donde se
especifiquen los lineamientos del manejo
de elementos incautados propensos a
procesos de descomposición ó
fermentación.
Falta de plan de saneamiento donde se
Gestión inadecuada de elementos especifiquen los lineamientos del manejo
oleosos provenientes de
de elementos oleosos proveniente de
incautación.
incautación.
PREVENTIVO
Disposición de escombros de acuerdo a la
aplicación del protocolo de demoliciones
2L-GNJ-R002
x
x
ACEPTABLE
x
ACEPTABLE
x
BAJA
CATASTRÓFICO
MODERADA
En los operativo se cuenta con el apoyo del
empresa de aseo o se informa con el fin de
evitar el acopio temporal de este tipo de
elementos en las instalaciones de la Alcaldía
Local o su disposición inadecuada en
espacio público
Contaminación hídrica y del
suelo
Suspensión del servicio y cierre
de las instalaciones donde se
hace el almacenamiento.
Sanciones por parte de la
autoridad sanitaria.
x
BAJA
CATASTRÓFICO
MODERADA
La alcaldía local cuenta con el listado de
empresas autorizadas para la Gestión de
este tipo de residuos, cuando se realiza este
tipo de operativos se informa a la empresa.
REVISA:
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
No. DEL PLAN DE
MEJORA ASOCIADO
ACEPTABLE
Contaminación hídrica y del
suelo
Suspensión del servicio y cierre
de las instalaciones donde se
hace el almacenamiento.
Sanciones por parte de la
autoridad sanitaria.
ELABORA:
CORRECTIVO
x
MODERADA
entidad en la ejecución de los proyectos.
Descomposición de alimentos
incautados, almacenados en las
intalaciones de la entidad.
CONTROLES EXISTENTES
Inclusión y aplicación de la ficha verde para
e contrato de obras de la guía verde en el
contrato de demolición.
Falta de aplicación de criterios ambientales
en los procesos contractuales para el
Contaminación de suelos.
apoyo en la gestión normativa y jurídica.
Sanciones por parte de la
Desconocimiento normatividad ambiental.
Autoridad Ambiental.
Falta de seguimiento por parte de la
TRATAMIENTO
TIPO DE CONTROL
APRUEBA:
Carlos Mario Cifuente
Coordinador Normativo y Jurídico
María Irene Raad Camelo
Asesora Jurídica
Rafael Pericles Azuero
Asesor de Obras
Edgar Gabriel Castro
Secretario General de Inspecciones
Juan Pablo Romero Torres
Referente de Calidad
Cindy Castillo
Referente Ambiental
Carlos Mario Cifuente
Coordinador Normativo y Jurídico
Julieta Naranjo Luján
Alcaldesa Local de Usaquén
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 8
Fecha de vigencia: 9 de junio de 2015
Página 3de 3