EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 1. Objetivo Establecer el mecanismo para evaluar proveedores 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a proveedores de medicamentos, artículos de perfumería, drogas y accesorios, productos varios (alcohol, leche, sueros). 3. Definiciones Unidades Observadas: Unidades faltantes, rotas, manchadas, vencidas, próximo vencimiento, abolladas, etc. 4. Documentos de Referencia Norma ISO 9002/94 - Punto 4.6 Manual de Aseguramiento de la Calidad PC 01 Compras 5. Responsabilidades De la Dirección Técnica: Evaluación de proveedores desde el punto de vista legal y técnico. Del sector compras: a) Solicitar la información necesaria para evaluar a los diferentes proveedores de ....................... a todos los sectores de la empresa. b) Evaluar proveedores desde el punto de vista operativo propios de este sector. c) Mantener un listado de proveedores evaluados. Del sector logística: Evaluación de proveedores en cuanto a calidad de lo recibido, cantidad y fechas de entrega. De los diferentes sectores de la empresa: Cuando corresponda enviar a compras datos sobre los productos o servicios recibidos. 6. Descripción 6.1. Evaluación Técnica Los laboratorios que son proveedores habituales de ...................... deben poseer la autorización de su establecimiento otorgada por el ANMAT (Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica). Para las compras de medicamentos se solicita como requisito mínimo obligatorio el certificado de habilitación del establecimiento, y las mismas pueden realizarse tanto al laboratorio productor (fabricante) en forma directa o a distribuidoras autorizadas por ANMAT y por los laboratorios productores que han cedido a estas el área comercial. Para esto la Dirección Técnica de ........................ envía en forma periódica (cinco años) una nota solicitando al proveedor la siguiente documentación: · Habilitación del laboratorio otorgada por ANMAT. · Habilitación de la distribuidora droguería otorgada por ANMAT. · Constancia de datos de Dirección Técnica de laboratorios y distribuidores según corresponda. · En caso de distribuidoras autorización de la Dirección Técnica de cada uno de los laboratorios donde le confiere a la misma el área comercial o declaración jurada de la distribuidora presentada a ANMAT. En caso de productos como los del rubro perfumería y suplementos dietarios, es requisito mínimo que la autorización conste en el envase. Con estos datos se procede a la actualización de legajos de proveedores. La forma de compra se ajusta perfectamente a las exigencias legales en todos los rubros, especialmente en medicamentos de extremo control como estupefacientes y psicotrópicos, donde se confeccionan formularios especiales de acuerdo a las exigencias legales y aprobados por la autoridad sanitaria. El ingreso de los productos debe ser autorizado por Dirección Técnica quién verifica que se reúnen todos los requisitos legales establecidos para el packaging como: responsable técnico, formula, lote, vencimiento, etc. y el número de certificado otorgado al producto por la autoridad sanitaria. 6.2. Evaluación operativa En primer lugar, el sector compras hace una evaluación del proveedor considerando los antecedentes históricos que tiene en ......................., si es una empresa de prestigio reconocida en el medio o por información de otras empresas que son clientes de este proveedor. Esta calificación varía entre 0 y 100. El proveedor es calificado inicialmente desde el punto de vista técnico y estos registros se mantienen en la planilla de ingreso de productos nuevos en Recepción y área técnica. Después que el proveedor es calificado por primera vez el sector compras realiza una evaluación de seguimiento desde el punto de vista de cantidades entregadas, cumplimiento de plazos de entrega y calidad de lo que se recibe. Con los datos suministrados, compras calcula diferentes índices que ha definido, realizando esta actividad como mínimo una vez cada seis meses, teniendo en cuenta los datos de las compras realizadas suministrados por el sistema informático, colocando la fecha y el período al que corresponde la evaluación. Los índices considerados son: Índices de calidad Índice de compras: Ic = (Unidades Facturadas / Unidades Pedidas) x 100 Índice de recepción: Ir = (Unidades Facturadas - Unidades Observadas/ Unidades Facturadas) x 100 Posteriormente se incorporan estos valores en la fórmula que da la evaluación donde se pondera esto último con factores acorde a la importancia del ítem. Evaluación: 0,7 x Ic + 0,3 x Ir El resultado es un valor que varía entre 0 y 100, siendo este el índice de calificación del proveedor. Con los datos suministrados, compras recalifica a los proveedores. El resultado es un valor que varía entre 0 y 100, el mismo reemplaza la calificación anterior, dando como resultado el índice de calificación del proveedor. 6.3. Registro de proveedores calificados Una vez realizada la evaluación de proveedores, compras mantiene un listado de proveedores calificados, donde consulta la situación en particular de cada uno antes de realizar la gestión de compras correspondiente. 7. Registros Los registros se mantienen por el término mínimo de un año, se incluyen dentro de este punto el listado de proveedores calificados. 8. Anexos No aplicable.