2002_087info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los
estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad
Social”, parcialmente financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17
abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el préstamo es
administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con
sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de Gestión” (MSA) Proyecto
ARG/97/R01 suscripto el 7 de mayo de 1997 y modificado por su primera carta acuerdo suplementaria
del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo suplementaria del 28 de septiembre de 1999.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/01, expresado en dólares estadounidenses.
1
2) Movimientos registrados entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2001, expresado en
dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 5 que forman parte de los estados
precedentes.
3) Estado de Origen y Aplicación de Fondos, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2001, expresado en dólares estadounidenses.
4) Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado desde el comienzo del Proyecto al
31/12/01, expresado en dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 5 que forman parte
del mismo.
5) Cuadros de Totales por Componente/Tipo de Gasto al 31/12/01, presupuestado y ejecutado
por fuente de financiamiento, expresado en dólares estadounidenses.
6) Cuadros de Totales por Componente/Subcomponente al 31/12/01, presupuestado y
ejecutado por fuente de financiamiento, expresados en dólares estadounidenses.
La UAP adjunta la Memoria del Proyecto al 31/12/01 que incluye los apartados “Antecedentes
y Descripción” y “Aspectos relevantes en el desarrollo del Proyecto de Asistencia Técnica para
la ANSeS. Ultimo período”.
La información precedente fue preparada por la Unidad Administradora del Proyecto (UAP) y
es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta
auditoría con fecha 15/07/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/03/02 y el 30/06/02, y el
15/07/02, fecha en que fueron recibidos los comentarios de la UAP a las observaciones
detectadas en campo.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los
registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Cabe señalar que hemos tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 2001, emitido
por la División de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD) como auditor de UNOPS. El reporte se emite sobre los fondos de Management
Service Agreement ARG/97/R01 (BB/BZ) según lo requerido por acuerdo entre el PNUD y
el Banco Mundial.
b) Tal como se expone en las Notas 2. y 5. a los Estados Contables a partir de la fecha en que
se devaluó el peso argentino, los fondos depositados en la cuenta 2858/25 del Banco de la
Nación Argentina ($ 4.418.699,12 al 31/12/01 según extracto) sufrirán dicho impacto al
momento de su expresión en dólares equivalentes.
En virtud del Decreto 214/2002 del Poder Ejecutivo Nacional y la Comunicación A 3467 del
Banco Central de la República Argentina (BCRA), los saldos acreedores existentes en las
cuentas corrientes en dólares estadounidenses al cierre del día 28 de febrero de 2002, han
sido pesificados al tipo de cambio $ 1,40 por dólar estadounidense.
El 12 de abril de 2002, mediante Resolución N° 52/2002 del Ministerio de Economía,
reglamentada por la Comunicación A 3583 del Banco Central de la República Argentina
3
(BCRA), autorízanse nuevas imposiciones en moneda extranjera en cuentas de depósito a la
vista cuya titularidad corresponda a cuentas bancarias especiales oficiales abiertas en el marco
de convenios de préstamos o donación suscriptos con organismos multilaterales de crédito
para el financiamiento de proyectos de inversión.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Asistencia Técnica para la
Administración Nacional de la Seguridad Social” al 31/12/01, así como las transacciones
operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4131-AR
del 17 abril de 1997.
BUENOS AIRES, 17 de julio de 2002.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al
“Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, se ha
examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto
el 17 de abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-.
Los desembolsos BIRF acumulados al 31/12/01 ascienden a USD 14.122.396. -.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1.
Tal como se expone en nota 4 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/01 no se
confeccionaron Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son realizados por UNOPS al
momento de solicitar los desembolsos periódicos del préstamo.
5
La información suministrada al Proyecto por el Banco Mundial a través del Resumen Mensual de
Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al 31/12/2001, no reflejaba fielmente la ejecución
presupuestaria de acuerdo a las categorías de gasto del Convenio de Préstamo. Esta situación fue
puesta en conocimiento de UNOPS, la que gestionó ante el Banco Mundial su adecuación. Es así,
que en el Resumen Mensual de Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al 31/01/2002 esta
introducido el cambio, imputando todo el desembolso solicitado a la categoría correspondiente.
c) Sección 2.02 (b) y Apéndice 5: Cuenta Especial.
Conforme a lo expuesto por nota 3 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/01, la UAP
no procedió a la apertura de una cuenta de depósito especial para canalizar los fondos del
Préstamo 4131-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS Nueva York, y
el BIRF desembolsa directamente a la cuenta de esta última.
d) Sección 2.03: Fecha de cierre (30/06/01).
La fecha de cierre inicial era el 30/06/2001. No obstante, con fecha 05/09/2000, se había
solicitado una prórroga al 31/12/2002, como fecha tentativa, según Nota Nro. 865 de la
DNPOIC dirigida a la Directora para la Región del Banco Mundial. Así la fecha de cierre fue
prorrogada al 31/12/2002, según lo comunicado por la mencionada funcionaria del Banco Mundial
con fecha 30/05/2001. Por otra parte, mediante Nota UAP Nro. 123/02 del 27/05/2002, el
Director del Proyecto solicita una nueva prórroga al 31/12/2003, que ha sido resuelta
favorablemente en la Jefatura de Gabinete de Ministros y se ha dado intervención a la Dirección
Nacional de Proyectos con Organismos Internaciones de Crédito, la que la elevó al Banco
Mundial para su tratamiento.
e) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses, su pago.
Cumplidas.
6
f)
Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
El estado de avance del proyecto se detalla en la Memoria del Proyecto adjunta a los estados
financieros al 31/12/01 presentados por la UAP. Los Ayuda Memoria de las Misiones de
Supervisión del Banco Mundial suministradas, y que fueron llevadas a cabo durante el ejercicio
2001 (26/2 al 05/03 y 28/08 al 05/09), sustentan lo informado por el Proyecto.
Cabe aclarar que, en la parte correspondiente a los fondos BIRF, el proyecto es administrado
financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede en
Nueva York (UNOPS), a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/97/R01
(Management Service Agreement - MSA) de fecha 07/05/97, modificado por su primera carta
acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo suplementaria del 28
de septiembre de 1999.
g) Sección 3.01 (b) y 3.06: Recursos de contrapartida local.
Con fecha 22/11/96 la ANSeS informó al proyecto la apertura de la Cuenta Corriente Oficial Nro.
2858/27 en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los fondos provenientes del
préstamo N° 961/OC-AR (USD 20.000.000.-) que ingresaron al proyecto como aportes de
contrapartida local. Al 31/12/97 se encontraban desembolsados el 100 % de los aportes
comprometidos.
Al respecto cabe señalar que el saldo al inicio del ejercicio 2001 de la cuenta del rubro créditos
del balance identificada como 1.2.3. ANSES – RECURSOS BID 961/OC, se encontraba
depositado en la Cuenta Corriente BNA 2858/27 y en la Caja de Ahorros BNA 185.741/4
habilitada a nombre del Subsistema Previsional la cual no corresponde al Proyecto.
Esto surge a partir del 25/08/00 donde se transfirió parte del saldo de la cuenta corriente Nro.
2858/27 ($ 5.975.000.-) a la Caja de Ahorro Nro. 185741/4, la que se repone parcialmente con
sucesivos importes entre el 30/08/00 al 28/12/00, restando transferir al 31/12/00 un saldo final de
$ 4.523.602,88. Con fechas 04/01/2001, 17/01/2001 y 03/05/2001 ANSES repuso en la cuenta
corriente Nro. 2858/27 las sumas de $ 150.000,00, $ 100.000,00 y $ 4.273.602,88,
7
respectivamente, lo que hace un total de $ 4.523.602,88, importe que había sido objeto de
observaciones por la A.G.N. en el informe de auditoría correspondiente al ejercicio anterior al
auditado.
h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; las observaciones puntuales se
exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
i)
Sección 3.03: Unidad de Transferencia para supervisar la absorción por la ANSES de la
administración de las Cajas Previsionales Provinciales (CPP), parte C del Proyecto.
Cumplida.
j)
Sección 3.04 (b): Sistema contable y de monitoreo.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
k) Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto.
Cumplida. Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con
dependencia de la Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del Proyecto
(UAP) cuyas funciones a cargo son:
• procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa;
• efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa; y
• realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa.
l)
Sección 3.07: Contratación de un agente de adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida. Se mantiene el contrato con la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas
(UNOPS) con sede en Nueva York.
8
m) Sección 3.08 (a) y (b): Informes de progreso semestrales y Plan de Acción Anual.
La UAP elevó los siguientes documentos:
• Informes para la evaluación semestral al 15/02/01 y 15/08/01, elevado al gerente del proyecto
del Banco con fecha 23/02/01 y 28/08/01 respectivamente; y
• Plan Operativo Anual 2001.
Al respecto, la UAP nos informó que el Plan de Acción fue acordado con el Banco Mundial
durante la última Misión del año 2001 (28/08 al 05/09), formando parte del Ayuda Memoria los
indicadores de impacto y de avance del Proyecto para el ejercicio 2002.
n) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 17 de julio de 2002.
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad
Administradora del Proyecto (UAP), por el ejercicio finalizado el 31/12/01, correspondientes al
“Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo
principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de
detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la
base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las
recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas en la materia.
A-OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/01.
1) SISTEMA CONTABLE
Observaciones: La UAP utiliza para las registraciones del Proyecto una base de datos, la cual
no constituye un sistema contable orgánico e integrado.
10
Sólo con el ánimo de reforzar la apreciación sobre el sistema contable utilizado, el mismo no
pudo detectar un error decimal en la ecuación patrimonial resultado de sus registraciones.
Comentario de la UAP: Se han efectuado los cambios necesarios para que el Sistema emita los
asientos de cierre y apertura, tal como fuera requerido.
Recomendación: Implementar las prácticas usuales para las registraciones contables,
constituyendo un sistema orgánico e integrado.
2) CONTROL INTERNO
Observación: En la operatoria del Proyecto relevada por esta auditoría, para el caso de
Procesos de Pagos Fondos BIRF, la UAP conforma el pago, en el caso de consultores, luego de
haberse efectivizado el mismo mediante débito bancario. Por su parte, del relevamiento de los
Procesos de Pagos Fondos BID, la conformidad del pago lo realiza el Componente respectivo,
la UAP recibe la documentación respaldatoria del pago realizado y procede a su registración.
En los Instructivos de Procesos del Proyecto, se establece para los procedimientos citados que la
UAP deberá emitir la Solicitud de Pago antes de efectivizarse los mismos.
Comentario de la UAP: Se ha solicitado al SAF que la UAP tome conocimiento de todos los
procesos de pago realizados bajo el Proyecto que administra.
Recomendación: Dar intervención a la UAP en todos aquellos procesos de pagos que la misma
realiza bajo el Proyecto que administra.
3) PRESENTACIÓN ESTADOS CONTABLES
Observación: Las Guías para Auditorías de Proyectos emitidas por el BIRF, en el acápite Guía
a las Entidades Ejecutoras, punto 2.13, Estado de Fuentes y Usos de Fondos y Estado de
11
Inversiones Acumuladas, considera que estos dos estados constituyen los estados financieros
básicos del proyecto, porque muestran los fondos recibidos y los desembolsos realizados durante
el período auditado, así como las inversiones acumuladas desde el inicio del proyecto hasta el
final del período auditado. En este orden de ideas, en el punto 2.16 de la misma Guía
mencionada, dice que una característica de estos estados es que deben proporcionar una
comparación entre los gastos reales (inversiones) y las proyecciones originales del informe de
evaluación inicial del proyecto (SAR/PAD) o sus enmiendas, y explicaciones para las variaciones
importantes. Agrega que esta información ayuda a evaluar la ejecución financiera del proyecto, y
debe ser proporcionada tanto para el período auditado como para el período acumulado desde
el inicio del proyecto hasta la fecha de los estados financieros. Concluye esta parte de la Guía en
el punto 2.17 donde expresa que si la comparación no puede ser hecha porque el informe de
evaluación del proyecto no contiene montos proyectados por períodos anuales, tal situación debe
ser claramente indicada en los estados financieros.
En función a todo lo precedentemente expuesto, los estados financieros presentados no reúnen lo
requerido por el BIRF en cualquiera de las situaciones previstas.
Comentario de la UAP: El Banco Mundial ha solicitado a la UAP aclaraciones a las
recomendaciones efectuadas por la A.G.N. a los Estados Contables del ejercicio 2000, y las
mismas fueron remitidas durante el período 2001, sin que hasta la fecha haya habido indicaciones
en contrario a la forma de presentación de los Estados Contables, teniendo en cuenta que la
información es suministrada en forma detallada en los Informes Semestrales para las Misiones de
supervisión.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del BIRF respecto a la presentación de la
información financiera.
12
B - OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) EQUIPAMIENTO
Observación: Se observa la inclusión en el rubro mencionado, mediante asientos Nros. 111/01
y 373/01, de dos importes de USD 10.064.42 cada uno, correspondientes a pagos por
publicaciones de licitación en diarios locales, concepto que por su naturaleza no debe ser
cargado al rubro Equipamiento.
Comentario de la UAP: Informamos a Ustedes que tal criterio se ha aplicado uniformemente a
lo largo de la vida del proyecto, basado en la necesidad de cargar a la actividad todos los costos
necesarios para la adquisición. Es decir, que estamos adoptando el criterio de “puesta en
marcha”, o sea tomar como costo del bien todos los gastos necesarios hasta su recepción y
puesta en funcionamiento. Por otra parte, en los presupuestos asignados a las actividades no se
han discriminado los gastos de avisos, desaduanaje, transporte, etc..
Recomendación: No corresponde cargar este tipo de erogación al costo del bien, criterio
expuesto en el Inventario de Bienes del Proyecto suministrado.
2) PASAJES Y VIÁTICOS
Observación: Del Control de Pasajes realizado, se observó en algunos casos la falta de la
solicitud del viaje, mientras que para otros las solicitudes analizadas no se encontraban firmadas
(autorización).
Comentario de la UAP: Con respecto a las solicitudes de viajes correspondientes al 5° plan de
viajes, no se encuentran disponibles debido a que a esa fecha no se confeccionaban los
formularios que se implementaron posteriormente. Si existen las Notas de la Gerencia de Activos
con la solicitud, pero en forma de Nota.
13
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación
respaldatoria mantenida por el Proyecto.
3) CONSULTORES NACIONALES
Observación: Sobre una muestra de 41 consultores sobre un total de 156 informados y sobre la
base de la información suministrada se arribó a las siguientes conclusiones:
1.- Se observó que todos los legajos analizados no tienen foliatura correlativa ni está ordenada
por fecha la documentación que en ellos se encuentra. Esta situación genera una falta de
seguridad y confiabilidad respecto del material relevado.
2.- Se han verificado atrasos (el más importante de 69 días) entre la fecha de inicio del contrato y
la fecha de suscripción del mismo por parte del Consultor.
3.- Se observó, en varios de los legajos, la falta de suscripción por parte del Consultor de los
Términos de Referencia.
4.- Se detectó, en algunos casos, la falta de suscripción por parte de los consultores del
Curriculum Vitae, así como también la inexistencia de fecha cierta en los mismos.
5. - Se detectó en todos los casos la falta del sello de recepción de la UCP en los Curriculum
Vitae de los consultores.
6. - Se observó que en algunos casos, según la información obtenida de cada Curriculum Vitae,
los consultores no acreditaban experiencia suficiente y adecuada para el cargo en que eran
designados.
Comentario de la UAP: Se informa lo siguiente:
1.- Esta observación ha sido efectuada anteriormente y en cada oportunidad hemos dejado
sentado que en el formulario de Control Interno del Proyecto referido a Consultores, se cumple
14
con lo prescripto de llevar un legajo separado para cada Consultor. No existe tal requisitoria de
foliatura.
2.- En cada caso particular se ha aclarado el tema de la fecha de firma del contrato. Debe
tenerse en cuenta que la confección del contrato no es resorte de esta UAP, sino de la UNOPS.
El trámite de solicitud de “no objeción”, de solicitud de contratación y firma, puede verse
afectado por numerosos inconvenientes que deben ser analizados en cada caso en particular.
Consideramos importante respetar la fecha de “no objeción” como disparador para la
incorporación del Consultor, ya que el resto de los pasos son formalidades que en el último de
los casos no perjudican al Proyecto.
3.- La firma de los contratos se realiza en la sede de UNOPS y deberíamos efectuar el reclamo
correspondiente.
4.- Se citaran a los consultores para subsanar la falta.
5. - En general, la fecha de recepción se coloca en la hoja de ruta que acompaña la
documentación. Puede darse el caso que el CV lo presente el Consultor directamente, por lo que
se incorpora directamente en el legajo, lo mismo que la copia del título, de la constancia de
inscripción en AFIP, del documento de identidad, etc..
6. - La selección de los consultores se realiza en apego a las normas del Banco Mundial
evaluando las ternas y mediante las entrevistas correspondientes, las designaciones se realizan en
función de las tareas a desarrollar indicadas en los Términos de Referencias aprobados y son
controladas por los responsables de cada actividad y justificadas por medio de los informes
correspondientes.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto,
dejando constancia en los archivos correspondientes.
4) CAJA CHICA
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Observación: El mayor de la cuenta Nro. 1.1.1. Fondo Fijo UAP no registra movimientos
durante el ejercicio auditado. No obstante, mediante vuestra Nota UAP Nro. 075/02
(05/04/2002) se informan 9 reposiciones durante el período 2001. Se observa en consecuencia,
que en la cuenta mencionada no se refleja las reposiciones de la Caja Chica. Esto tiene un doble
efecto: El primero, relacionado con el control de la misma, aun cuando tenga una baja rotación de
las reposiciones durante el ejercicio. El segundo, esta vinculado con el propio criterio de su
creación, que no sólo debe responder para reflejar el monto asignado por este concepto, sino
que debe utilizarse la misma, precisamente como control de la rotación del fondo. El haber
optado por la contabilización directa de la utilización del fondo a sus respectivas cuentas de
aplicación, dificulta el control y seguimiento de la misma. Al respecto, de la verificación de la
documentación sustentatoria que respalda cada reposición, se observó:
§ En la reposición 8 12/11/01 por $ 485,13. - en efectivo según Nota Nro. 075/02, se
encontraron comprobantes por $ 496,32. § En la mayoría de las reposiciones, se encontraron comprobantes de caja de utilización de
fondos, que consignan gastos de movilidad para determinado período del personal del
proyecto, sin mayor descripción del mismo.
Con relación a los comprobantes de caja que respaldan gastos de movilidad del personal de la
UAP, no se ignora la existencia de este tipo de erogación, pero su control resulta dificultoso por
carecer de parámetros para validar los guarismos insertos en los comprobantes, esto es, tan solo
consignando en el mismo comprobante, el detalle de la movilidad reconocida (fecha, origen,
destino, medio de traslado, importe, etc.).
Comentario de la UAP: Se hacen las siguientes aclaraciones:
1.- La cuenta 1.1.1. Fondo Fijo UAP fue abierta al solo efecto de la registración del Fondo Fijo
recibido de UNOPS por U$S 500,00.
2.- Cada rendición de cuentas está sujeta a la aprobación previa al pago por parte de UNOPS.
16
3.- Mensualmente el Proyecto recibe los Vouchers de UNOPS con el detalle de los pagos
efectuados con cargo al Proyecto y que son registrados en esa oportunidad en la línea
presupuestaria que le corresponde, por lo que la registración refleja el crédito a la cuenta de
UNOPS y el débito a la línea presupuestaria correspondiente.
4.- Para el control y seguimiento del gasto se cuenta con la rendición elevada a UNOPS y el
voucher de reintegro de los gastos aprobados. Un ejemplo de esto fue la rendición de la caja
Chica Nro. 008/01 por $ 496,32, por la que UNOPS reconoció la suma de $ 485,13, ya que no
aceptó el comprobante de fecha 23/09/01 por $ 11,19. Por tal motivo la registración se hace
contra el voucher de UNOPS con el pago de la Caja Chica contra el crédito que UNOPS
registra a su favor.
5.- Con respecto a los gastos de movilidad, nos hemos ajustado a la información que requiere
UNOPS para el reconocimiento del gasto, en lo sucesivo consignaremos el detalle requerido.
Recomendación: La existencia de una cuenta contable, supone la utilización de toda su
posibilidad informativa del registro que representa, el que no debe ser limitado. Precisamente de
su utilización plena, surge la oportunidad para realizar un control y seguimiento adecuado de los
registros insertos, evitando recurrir a la documentación respaldatoria analítica, excepto en los
casos de surgir diferencias.
5) CONSULTORES INTERNACIONALES
Observación: El mayor de la cuenta Nro. 1.3.11.4. Consultores Internacionales, registra un
débito de 25.411,40, durante el ejercicio auditado, correspondiente al pago en concepto de
viáticos, gastos de viaje y pagos de tickets de seis consultores de origen canadiense.
Del análisis y revisión practicada, se arribaron a las siguientes conclusiones:
1) Los pagos que conforman el importe de 25.411,40 fueron realizados en forma parcial, entre el
27/10/1997 y el 02/04/1998, según la información registrada en el mayor de la cuenta en
cuestión.
17
2) Entre las fechas de pagos y el 21/06/2001 (fecha en que se contabiliza en el Proyecto), el
monto total, integraba el rubro Créditos de los Estados Contables del Proyecto.
3) Esta diferencia debidamente identificada en las sucesivas conciliaciones entre la UNOPS y el
Proyecto, durante el transcurso de tiempo que va desde la erogación hasta la efectiva aplicación
del monto en la contabilidad del Proyecto, pone de manifiesto los problemas que genera esta
mora entre la realización del pago y su correspondiente registro.
4) La justificación del monto, básicamente se reduce a un Memorándum de la UNOPS, donde
solicita al Proyecto, considere el mismo y sus copias adjuntas como la documentación oficial,
como información de respaldo que justificaría los gastos del Proyecto.
Las consecuencias de lo expresado, muestran a las claras que esta situación, pone reparos de
toda índole. Así, desde una subvaluación de las aplicaciones del Proyecto hasta un problema de
justificación de las mismas, pasando por un control extemporáneo del gasto.
Esta situación pone de manifiesto barreras comunicacionales entre la UNOPS y el Proyecto. A la
vez reiteramos, que la presente observación fundamentalmente esta dirigida a inducir a un
mejoramiento entre ambas, más que a recoger justificaciones estancas del proceder de cada una.
Comentario de la UAP: Agradecemos el comentario y lo tendremos en cuenta en el tratamiento
de problemas similares; asimismo, le daremos traslado al área contable de ANSES. De todas
formas es importante aclarar que el tema fue informado a la A.G.N. al momento de la Auditoría a
los Estados Contables de 1998.
18
Recomendación: No contabilizar extemporáneamente las aplicaciones del Proyecto.
BUENOS AIRES, 17 de julio de 2002.
19
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría
General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con las imputaciones efectuadas
en los registros auxiliares y con documentación respaldatoria;
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los antecedentes de adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria abierta en el Banco de
la Nación Argentina;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
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- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, y dado que no hubo ingresos Fuente BIRF, el
44.31 % de las aplicaciones del ejercicio incluidas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, según el siguiente detalle:
Detalle
Total ejecutado
% de incidencia
Importe muestra en
% de muestra
en USD
del Rubro
USD
analizada
Equipamiento
705.068.69
21.76
418.576.45
59.36
Firmas Consultoras
346.174.60
10.69
346.174.60
100
1.881.980.13
58.10
483.292.50
25,68
25.411.40
0.78
25.411.40
100
Pasajes y Viáticos
142.004.56
4.38
44.748.03
31,51
Costo de Auditoría
37.184.00
1.15
37.184.00
100
Adm. Externa
76.933.00
2.37
76.933.00
100
Gastos Varios
24.880.75
0.77
3.129.89
12,58
1.435.449.87
44.31
Consultores Nacionales
Consultores Internacionales
Total
3.239.637.13
100.00
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos
referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 17 de julio de 2002.
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