2001_170info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración
Nacional de la Seguridad Social”, parcialmente financiado con recursos del Convenio de
Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
préstamo es administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/97/R01 suscripto el 7 de mayo de 1997 y modificado por su
primera carta acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo
suplementaria del 28 de septiembre de 1999.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses.
2) Movimientos registrados entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, expresado
en dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 6 que forman parte de los estados
precedentes.
3) Estado de Origen y Aplicación de Fondos, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2000, expresado en dólares estadounidenses.
4) Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado desde el comienzo del Proyecto al
31/12/00, expresado en dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 6 que forman
parte del mismo.
5) Cuadros de Totales por Componente/Tipo de Gasto al 31/12/00, presupuestado y
ejecutado por fuente de financiamiento, expresado en dólares estadounidenses.
6) Cuadros de Totales por Componente/Subcomponente al 31/12/00, presupuestado y
ejecutado por fuente de financiamiento, expresados en dólares estadounidenses.
La UAP adjunta la Memoria del Proyecto al 31/12/00 que incluye los apartados
“Antecedentes y Descripción” y “Aspectos relevantes en el desarrollo del Proyecto de
Asistencia Técnica para la ANSeS”.
La información precedente fue preparada por la Unidad Administradora del Proyecto
(UAP) y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron
presentados a esta auditoría con fecha 14/06/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 18/03/01 y el 18/05/01, y el
15/06/01, última fecha en la cual fueron recibidos los comentarios pendientes a las
observaciones detectadas en campo.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
1. Carta de abogados: A la fecha del presente no se recibió la carta de abogados por la
parte de los fondos que no administra la UNOPS.
2. Nuestro examen sobre los estados financieros detallados en I- no incluyó las
inversiones por USD 140.000.- relacionadas con el Inventario de Bienes de Uso del
Componente D ¨Fortalecimiento Institucional¨ abonadas a la Auditoría General de la
Nación (AGN); esta cifra representa el 2,57 % de las aplicaciones expuestas en el
Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/2000.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con respecto al saldo al cierre de la cuenta del rubro Créditos identificada como 1.2.3.
ANSES – RECURSOS BID 961/OC y a lo expuesto en nota 6 a los estados contables
cabe aclarar que la caja de ahorro BNA 185.741/4 no corresponde a una cuenta bancaria
del Proyecto.
Al respecto se informa que con fecha 25/08/00 se transfirió parte del saldo de la cuenta
corriente BNA Nro. 2858/27 ($ 5.975.000.-) a la Caja de Ahorro BNA Nro. 185.741/4,
mencionada precedentemente, habilitada a nombre del Subsistema Previsional, el que
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fue repuesto parcialmente a la cuenta corriente con sucesivos importes entre el 30/08/00
al 28/12/00, restando transferir al 31/12/00 un saldo de $ 4.523.602,88.
Según nota 1421/00 de la Tesorería General de la ANSES habiéndose observado saldos
inmovilizados en la cuenta corriente, se propone la optimización de la
gestión,
transfiriendo los mismos a una caja de ahorro (185.741/4); asimismo la renta generada
se propone se asigne en su totalidad a la ANSES por ser originada por fondos propios
del organismo.
Con respecto a la diferencia de $ 3.949,66 resultante del saldo de la cuenta contable y la
sumatoria de los saldos de las cuentas bancarias (cuenta corriente y caja de ahorro), no
fue posible validar su origen ya que en el saldo de la caja de ahorro (N° 185.741/4)
están incluidos otros fondos ajenos al proyecto. Del análisis y documentación aportada
por el auditado, se desglosa la diferencia indicando que surge de los siguientes
importes:
Gastos UFI BID 2858 – Setiembre –2000
$ (5.000.-)
Retenciones Nov – 2000 pendientes de transferencia al 30/11/00
$
Retenciones Dic – 2000 pendientes de transferencia al 31/12/00
$ 1.032,34
18.-
El primer importe esta referido a un gasto no correspondiente al Proyecto, y los
restantes a retenciones no transferidas a la cuenta corriente. Se destaca que esta
situación no fue reflejada en los registros del Proyecto.
b) Cabe señalar que hemos tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 2000,
emitido el 19 de junio de 2001 por la División de Auditoría del Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como auditor de UNOPS. El reporte se
emite sobre los fondos de Management Service Agreement ARG/97/R01 (BB/BZ)
según lo requerido por acuerdo entre el PNUD y el Banco Mundial.
IV- DICTAMEN
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En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado II1. y excepto por lo señalado en el apartado II- 2. y III- a) precedentes, los estados
identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de
Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social” al 31/12/00,
así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en
el Convenio de Préstamo N° 4131-AR del 17 abril de 1997.
BUENOS AIRES, 25 de junio de 2001.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la
Seguridad Social”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-.
Los desembolsos BIRF por el año 2000 ascendieron a USD 2.934.107.- y acumulados al
31/12/00 a USD 14.122.396.-.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1.
Tal como se expone en nota 5 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/00 no se
confeccionaron Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son realizados por
UNOPS al momento de solicitar los desembolsos periódicos del préstamo.
Según surge del Resumen Mensual de Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al
31/12/00, se observó que se procesaron las facturas N° 1 a 7 presentadas por UNOPS,
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imputando USD 6.484.055.- a la Categoría 1 y USD 66.576.- a la Categoría 2; respecto a
esta última surge una diferencia de USD 70.- (igual al ejercicio anterior) con UNOPS,
procesado de menos por el Banco; y de USD 522.529.- de la Factura Nro. 7 procesada por el
Banco en la categoría 1.
Las facturas presentadas por UNOPS al BIRF, por los pagos realizados al 31/12/00, son las
siguientes:
Factura
Fecha
Categoría 1 Categoría 2
Total
Nro
emisión
1
15/09/97
44.590.-
2
11/05/98
1.770.651.-
3
03/08/98
0.-
4
12/11/98
1.139.699.-
5
04/06/99
709.912.-
-10.430.-
699.482.-
6
08/10/99
747.853.-
45.147.-
793.000.-
7
20/06/00
1.548.821.-
8
28/11/00
0.-
9
28/11/00
1.206.444.-
3.642.- 1.210.046.-
10
06/04/01
1.492.067.-
41.704.- 1.533.771.-
0.-
44.590.-
4.159.- 1.774.810.0.-
0.-
27.770.- 1.167.469.-
522.529.- 2.071.350.0.-
0.-
c) Sección 2.02 (b) y Apéndice 5: Cuenta Especial.
Conforme a lo expuesto por nota 4 al Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/00, la
UAP no procedió a la apertura de una cuenta de depósito especial para canalizar los fondos
del Préstamo 4131-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza UNOPS Nueva
York, y el BIRF desembolsa directamente a la cuenta de esta última.
d) Sección 2.03: Fecha de cierre.
La fecha de cierre no sufrió modificaciones (30/06/01). No obstante, se destaca que con
fecha 05/09/00, se ha solicitado una prórroga al 31/12/02, como fecha tentativa, según Nota
Nro. 865 de la DNPOIC dirigida a la Directora para la Región del Banco Mundial.
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e) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses, su pago.
Cumplidas.
f)
Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
El estado de avance del proyecto se detalla en la Memoria del Proyecto adjunta a los estados
financieros al 31/12/00 presentados por la UAP.
Cabe aclarar que, en la parte correspondiente a los fondos BIRF, el proyecto es administrado
financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede
en Nueva York (UNOPS), a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/97/R01
(Management Service Agreement - MSA) de fecha 07/05/97, modificado por su primera
carta acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo
suplementaria del 28 de septiembre de 1999.
Con relación a las modificaciones y reasignaciones de los presupuestos asignados a las
actividades entre lo informado al 31/12/99 y al 31/12/00 según los cuadros adjuntos a los
estados financieros del proyecto, la UAP nos informó que son tratadas durante las misiones
del Banco, en las que se determinan las prioridades de las actividades y sus necesidades de
fondos, y son las siguientes según el Ayuda Memoria de la Misión del BIRF realizada entre
el 25/09/00 y el 03/10/00:
1. FONDOS BIRF 4131 AR
USD 1.405.855.- del subcomponente A3, D2 y D8 al D4
USD
48.266.- del subcomponente D2 y D12 al D5
USD
421.533.- del subcomponente D8 al D10
USD
291.067.- del subcomponente D8 al D12
USD
658.538.- del subcomponente D2, D8 yD12 al D13
USD
500.000.-del subcomponente D6 y D7 al D16
USD
250.000.- del subcomponente D6 y D7 al D17
USD
353.766.- del subcomponente D2, D8, D12 y E2 al E1
8
USD 2.767.636.- del subcomponente D8 y D14 al G1
USD
270.000.- del subcomponente D8 al G2
2. FONDOS BID 961/OC
USD 2.150.000.- de los subcomponentes D4 y D14 al A4.
USD
149.499.- de los subcomponentes D8 y D15 al D2.
USD 2.649.611.- de los subcomponentes D8, D11 y D14 al D13.
USD
35.600.- del subcomponente D8 al D15.
USD
26.344.- de los subcomponentes A1 y D2 al E1.
USD
5.829.- del subcomponente D2 y D11 al E2.
g) Sección 3.01 (b) y 3.06: Recursos de contrapartida local.
Con fecha 22/11/96 la ANSeS informó al proyecto la apertura de la Cuenta Corriente Oficial
Nro. 2858/27 en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los fondos
provenientes del préstamo N° 961/OC-AR (USD 20.000.000.-) que ingresaron al proyecto
como aportes de contrapartida local. Al 31/12/97 se encontraban desembolsados el 100 % de
los aportes comprometidos.
Al respecto cabe señalar que el saldo al cierre de la cuenta del rubro créditos del balance
presentado a la A.G.N. identificada como 1.2.3. ANSES – RECURSOS BID 961/OC, según
lo expuesto en notas a los estados contables al 31/12/2000, se encontraba depositado en la
Cuenta Corriente BNA 2858/27 y en la Caja de Ahorros BNA 185.741/4. habilitada a
nombre del Subsistema Previsional la cual no corresponde al Proyecto.
Al respecto se informa que con fecha 25/08/00 se transfirió parte del saldo de la cuenta
corriente Nro. 2858/27 ($ 5.975.000.-) a la Caja de Ahorro Nro. 185741/4, la que se repone
parcialmente con sucesivos importes entre el 30/08/00 al 28/12/00, restando transferir al
31/12/00 un saldo final de $ 4.523.602,88. Se remite a lo expuesto en nuestro Informe sobre
los Estados Financieros del Proyecto.
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h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; las observaciones
puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
i)
Sección 3.03: Unidad de Transferencia para supervisar la absorción por la ANSES de
la administración de las Cajas Previsionales Provinciales (CPP), parte C del Proyecto.
Según lo expuesto en el Anexo III del Ayuda Memoria de la Misión del Banco realizada
entre el 24/04/00 y el 04/05/00, la Unidad Técnica Previsional (UTEP) fue establecida en la
ANSeS, ha gerenciado la transferencia de las Cajas Previsionales Provinciales y se
encuentra operando en el reempadronamiento de los beneficiarios que no se presentaron al
censo realizado por la UTE- Coopers and Lybrand, Harteneck López y Cía. e Instituto
Mandatario de Recaudaciones S.A. bajo el contrato 97-0586 con UNOPS.
j)
Sección 3.04 (b): Sistema contable y de monitoreo.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
k) Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto.
Cumplida. Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con
dependencia de la Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del
Proyecto (UAP) cuyas funciones a cargo son:
• procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa;
• efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa; y
• realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa.
l)
Sección 3.07: Contratación de un agente de adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida. Se mantiene el contrato con la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones
Unidas (UNOPS) con sede en Nueva York.
m) Sección 3.08 (a) y (b): Informes de progreso semestrales y Plan de Acción Anual.
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La UAP nos elevó los siguientes documentos:
• Informes para la evaluación semestral al 31/03/00 y 15/09/00, elevado al gerente del
proyecto del Banco con fecha 19/04/00 y 22/09/00 respectivamente; y
• Plan Operativo Anual 2001.
Al respecto, la UAP nos informó que no existen aprobaciones formales del Banco a los
informes de avance y al Plan Operativo Anual (que forma parte del Informe Semestral del
mes de setiembre), ya que los mismos coinciden con las misiones que realiza el Banco y son
la base de la evaluación del avance del Proyecto, que luego se plasma en el Ayuda Memoria
respectivo.
n) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 25 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N°4 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad
Administradora del Proyecto (UAP), por el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al
“Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, han
surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A-OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/00.
1) SISTEMA CONTABLE
Observaciones: La UAP utiliza para las registraciones del Proyecto una base de datos, la
cual no constituye un sistema contable orgánico e integrado.
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Sólo con el ánimo de reforzar la apreciación sobre el sistema contable utilizado, el mismo
no pudo detectar un error decimal en la ecuación patrimonial resultado de sus
registraciones.
Asimismo se observa en los Registros (Libro Diario) asientos contables durante el período
auditado que corresponden a erogaciones realizadas durante el ejercicio anterior. A esto y
como una deficiencia más del sistema de registración contable utilizado por el Proyecto, se
le suma la observación que, tanto las registraciones omitidas durante el ejercicio anterior y
que se realizaron en el presente ejercicio 2000, como así también algunas de las
registraciones del ejercicio auditado, no se contabilizaron respetando un orden cronológico
(Asientos Nros. 702 a 725 y 757 a 764 del Registro Diario del Proyecto).
Comentario de la UAP: El sistema contable del Proyecto es un módulo integrado dentro
del SIAP (Sistema Integrado de Administración del Proyecto) simplemente para hacer más
“amigable” su utilización: una registración contable es incorporada automáticamente en los
otros módulos que forman parte del sistema integral. De la misma manera, una registración
contable queda automáticamente reflejada en los diversos reportes que genera el sistema
(diario, mayor, estado de origen y aplicación de fondos, balance, etc.). A nuestro modesto
entender el sistema utilizado reúne las características de orgánico e integrado. Respecto del
compromiso indicado en el informe de Auditoría del ejercicio 1999, de modificar la
correlatividad de los asientos a partir del ejercicio 2000, dicha modificación no pudo ser
implementada debido a que el Informe de la AGN se recibió el 05/11/2000, cuando
prácticamente estaba concluyendo el ejercicio, por lo que dicho cambio se efectuará para
las registraciones del ejercicio 2001. Asimismo, se han efectuado los cambios necesarios
para que el sistema emita en el presente ejercicio los asientos de cierre y apertura, tal como
fuera requerido y al solo efecto del cumplimiento de un aspecto formal. Por último,
pasamos a referirnos a la diferencia de un error decimal en la ecuación patrimonial. Se ha
explicado que nuestro sistema es bimonetario, a fin de cumplimentar con necesidades
derivadas de su particular conformación, financiamiento en dólares y pesos, información a
brindar al Banco Mundial, administración de fondos en dólares y pesos por parte de la
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UNOPS, administración de ANSES de fondos del Préstamo 961/OC, etc.. Dicha
característica del sistema hace que cada operación que se registra en pesos es
automáticamente convertida a dólares y viceversa. Al convertir el monto de una operación
realizada en una determinada moneda, el valor correspondiente en la otra moneda puede
contener más cifras decimales que el de la operación en la moneda original. Por lo tanto,
agrupar los montos de las operaciones, para que no aparezcan estas mínimas diferencias si
se expresan los estados contables con solo dos decimales, es necesario emitir los mismos
con cuatro decimales, cosa que haremos para evitar dicha observación. Al modificarse la
correlatividad de los asientos comenzando de cero en cada ejercicio, va a permitir registrar
comprobantes recibidos antes del cierre sin afectar la correlatividad, aunque la recepción
se verifique entrado el ejercicio siguiente. Esto, va a evitar problemas de exposición y
minimizar las partidas en conciliación.
Recomendación: Implementar las prácticas usuales para las registraciones contables,
constituyendo un sistema orgánico e integrado.
2) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
Como
conclusiones
generales
podemos
señalar
las
siguientes
observaciones:
a) Los legajos no se encuentran foliados, conformando un cuerpo único.
b) Faltan fechas de recepción en la documentación incluida en los legajos personales, lo
cual da motivo a que no se puedan archivar cronológicamente. Esta situación se observa
especialmente en los curriculos (C.V.) incluidos en los legajos que abarcó la muestra,
que no cuentan con sello y fecha de recepción de la UAP.
c) Se continúa observando que la fecha de firma del contrato por parte del consultor es
posterior a la fecha de inicio de actividades.
d) Los legajos en varios casos no tienen una conformación uniforme, careciendo de
certificación la documentación incluida, y faltando requisitos a ser presentados por los
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consultores nacionales (ej: declaraciones juradas, constancias de CUIT, copias de títulos
profesionales certificados, etc.)
e) No se tuvo a la vista en la muestra practicada el proceso de selección de los consultores,
pues en los expedientes no figuran las ternas, ni los cuadros de evaluación de las
mismas, ni justificación suficiente que amerite la contratación directa de los consultores
nacionales.
f) Se observa falta de control en el ingreso de los informes entregados por parte de los
consultores. Un ejemplo es el caso del informe Nº 311 que contiene los informes del
mes Octubre/2000 de varios consultores. Todos ellos debieron ser individualizados al
momento de la asignación con un número de entrada, pero se observa que informes
posteriores correspondientes al mes de Noviembre/2000 de los mismos consultores
tienen un número de entrada anterior.
g) En el Libro de Entradas de Informes no consta la fecha de ingreso en la mayoría de los
mismos, al igual que los cargos de entrada en los propios informes, lo que imposibilita
la tarea de control de la oportunidad de entrega de los mismos.
h) Los documentos que se supone se adjuntan a los informes, no están asentados en el
Libro de Entradas, por lo cual se dificulta el control de oportunidad de la entrega e
inclusive la veracidad de la entrega de los mismos, siendo que el Libro mencionado
cumple dicha finalidad de control.
i) No consta en las facturas la designación del Proyecto al cual se imputan.
j) Los pagos no se realizan contra la presentación de facturas. Las facturas que se tuvieron
a la vista poseen fecha posterior a su respectiva orden de pago.
Comentarios de la UAP:
a) Se cumple con lo prescripto de llevar un legajo separado para cada Consultor. No existe
tal requisitoria de foliatura.
b) En general, la fecha de recepción se coloca en la hoja de ruta que acompaña la
documentación. Puede darse el caso que el CV lo presente el Consultor directamente,
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por lo que se incorpora directamente en el legajo, lo mismo que la copia del título, de la
constancia de inscripción en AFIP/DGI, del documento de identidad, etc.
c) En cada caso particular se ha aclarado el tema de la fecha de firma del contrato. Debe
tenerse en cuenta que la confección del contrato no es resorte de esta UAP, sino de la
UNOPS. El trámite de solicitud de “no objeción”, de solicitud de contratación y firma,
puede verse afectado por numerosos inconvenientes que deben ser analizados en cada
caso en particular. Consideramos importante respetar la fecha de “no objeción” como
disparador para la incorporación del Consultor, ya que el resto de los pasos son
formalidades que en el último de los casos no perjudican al Proyecto.
d) No se puede generalizar una conformación uniforme. Por otra parte, no hay instructivo
que indique el ordenamiento de los documentos que integran los legajos, si bien en
general el orden es muy similar.
e) En todos los casos se han cumplido las normas del Banco Mundial y dicha Entidad ha
dado la “no objeción” correspondiente.
f) El registro de entrada en la Unidad de Administración está claramente registrado y
controlado. Luego de la entrada general de cualquier documento que entra en esta
Unidad de Administración se hace un doble registro, por tipo de documento, por
ejemplo en el caso de los informes de los consultores. El registro de informes no
necesariamente tiene que ser correlativo ya que existe el Registro de Entrada General,
que este si es correlativo y fiel a la fecha en la cual entró el documento en la Unidad de
Administración, por ende puede llegar a suceder que dicha numeración interna no
responda a la correlatividad pero es al solo efecto de llevar un registro interno y cuya
fecha sea avalada por el Registro de Entrada General.
g) En el Registro de Informes se detalla: Consultor / Período del Informe / Actividad del
Proyecto / Cantidad de Hojas / Si hay copias; si hay diskettes; etc.
En la carpeta colgante de Consultor figura la nota del responsable del Proyecto con la
correspondiente conformidad del informe, con la hoja de ruta de entrada a esta Unidad
de Administración; nota UNOPS con la correspondiente liberación de pago (de
corresponder) y factura del consultor.
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La entrada siempre está avalada con la fecha de entrada del Registro de Entrada
General, como se dice en el punto f), por lo que se entiende este elemento es claro y
eficiente para el registro de entrada de los informes de los consultores.
h) En el registro de informes, como se menciona en el punto g) una de las columnas es la
cantidad de hojas que cuenta dicho documento, como así también si entregan
documentación en soporte magnético.
i) Sin comentarios.
j) Sin comentarios.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto, dejando constancia en los archivos correspondientes.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) VIAJES y VIÁTICOS
1- Observaciones: La solicitud de No Objeción al Banco de la ampliación del 5° Plan de
Viajes remitida por la UAP se efectuó con posterioridad a la realización y pago de los
mismos. La situación descripta pone de manifiesto las siguientes consideraciones, a
saber:
a) A la fecha de cierre del ejercicio auditado, había pagos por los conceptos
mencionados que no contaban con la No Objeción del Banco (otorgada el 16/02/01).
b) Se ha verificado la existencia de varios viajes de corta duración a las mismas
ciudades, los cuales quizás puedan disminuirse a través de economías de escala que
permitan hacer un uso más eficiente de los recursos disponibles.
Comentario de la UAP: El Quinto Plan de Viajes fue programado por el área
sustantiva en función de los Convenios firmados con las Provincias que adhirieron a la
transferencia de las Cajas Previsionales respectivas. Dichos Convenios conllevan una
17
tramitación lenta y burocrática, no dependiendo del área sustantiva, sino de los acuerdos
o relaciones políticas que permitan su firma. Esta incertidumbre de base hace que las
previsiones o estimaciones que se realizan, en ocasiones no se cumplan, pero debemos
tener en cuenta que son estimaciones y que las mismas no pueden entorpecer la marcha
del proyecto, ni incumplir compromisos asumidos por las Autoridades del Organismo
con los mandatarios Provinciales. Adicionalmente, existen hechos exógenos que no
pueden ser tenidos en cuenta por el planificador y que se han dado, tales como:
piqueteros a la salida del aeropuerto de Jujuy que impedían llegar a la ciudad, huelga de
la empresa aérea que no permitió realizar viajes programados, mal tiempo en la
Provincia que frustró más de un viaje, cancelación del viaje por parte de la Autoridad
Provincial por motivos varios, etc.. Además la modalidad adoptada inicialmente de
Planes de Viaje mensuales, con determinación previa de quiénes y por cuánto tiempo
iban a cada destino, resultó inflexible y poco práctica, como quedó demostrado en esa
ocasión. Adicionalmente, y tal como consta en las solicitudes de “no objeción”, este
Plan de Viajes específico sufrió cambios en varios aspectos, ya que en primer lugar se
incorporaron siete nuevos consultores y, en segundo término comenzó la etapa de carga
del aplicativo en la provincia de Río Negro, que al ser la primera experiencia, tuvo una
carga adicional de tiempo y por ende de viajes. La planificación de los planes de viaje
anteriores fue en exceso en todos ellos. Si la forma de otorgamiento de la “no objeción”
hubiera sido más flexible, no habría hecho falta una “no objeción” adicional para el 5to.
Plan de Viajes, ya que el acumulado sobrante de autorizaciones cubría lo que se
necesitaba en esa ocasión. Continuando, no es correcto que la solicitud se enviara
después del pago, ya que UNOPS no procedió a la autorización y pago de los pasajes y
viáticos hasta que no contara con la “no objeción” correspondiente. Tal como dijimos,
la emisión de los pasajes se realizó “ad referéndum” de la “no objeción” del banco, con
la posibilidad de financiar con fondos de contraparte en el caso de que el Banco no la
otorgara y a fin de no entorpecer el Proyecto y los compromisos asumidos. Con respecto
a los viáticos dichos pagos no se encuentran firmes hasta que no se efectúa la rendición
correspondiente y es aprobada tanto por el Proyecto como por UNOPS. Al punto a) de
18
la observación bajo análisis, es de aplicación lo expresado precedentemente. De todas
formas, se ha mantenido una reunión con la coordinación del Proyecto de Activos en la
cual se ha destacado la situación que se planteara por el 5to. Plan de Viaje para
extremar las acciones que permitan efectuar las previsiones más ajustadas a la realidad.
También con el Banco se tomó acción, ya que se logró que aceptara que las solicitudes
fueran más flexibles, permitiendo períodos de seis meses indicando cantidad de viajes
por destino, cantidad de días de viáticos por destino y listado de los consultores que
estarían en condiciones de viajar, incluso en este último aspecto y teniendo en cuenta el
proceso de crecimiento que tiene el Proyecto, sin especificar los nombres sino sólo la
cantidad de consultores que viajarían. Al punto b) de la observación, es de hacer notar
que la frecuencia de viajes y la duración de los mismos está condicionada a aspectos no
controlados por el Proyecto, ya que en la generalidad de los casos son los funcionarios
provinciales los que determinan la oportunidad y duración de las misiones, por lo que
muchas veces es necesario repetir destinos para completar los objetivos fijados y no
quedar varados en un destino a la espera de los interlocutores o la toma de ciertas
decisiones que no son efectuadas por el Proyecto.
Recomendación: Resulta menester tomar los recaudos para una adecuada planificación,
particularmente en los casos como el que nos ocupa, donde la ampliación del monto del
Plan de Viajes supera al 70 % del monto inicialmente presupuestado.
2- Observación: Se ha observado que en las rendiciones de pasajes y viáticos a
consultores, la UAP envía una nota a la UNOPS, adjuntando el formulario F 10 para
que se realice el pago de viáticos incurridos durante un período por el consultor. En la
misma Nota la UAP conforma el monto total del viático en función a la cantidad de días
por el importe diario correspondiente, mencionando el lugar de destino. También en la
misma nota, cuando corresponde, la UAP solicita el reintegro de otros gastos al
consultor tales como el traslado de ida y vuelta a los aeropuertos de origen y destino del
viaje. La nota a la UNOPS en cuestión finalmente menciona adjuntar itinerario de vuelo
19
y pasajes. En la muestra sujeta a revisión por la auditoría se observan las siguientes
situaciones:
a) El formulario del Voucher for Reimbursement of Expenses (F 10) adjunto a la nota
que la UAP envía a la UNOPS contiene únicamente en el anverso la firma del
consultor y la aclaración de la misma, no consignando en algunos casos la fecha.
También el formulario mencionado contiene la firma y el sello aclaratorio del
Administrador del Proyecto certificando la conformidad del mismo. El resto del
anverso del formulario se envía en blanco. En el reverso del formulario, se consigna
únicamente la ciudad de salida y llegada, el modo de viaje y sus respectivas fechas y
horas.
b) En todos los casos incluidos en el muestreo realizado para la revisión, el monto
diario de viático consignado en la nota que el Administrador del Proyecto envía a la
UNOPS, es menor al importe reconocido al consultor.
Como consecuencia de lo expuesto en a), surge que el monto solicitado en la nota a
la UNOPS resulta inferior al liquidado en concepto de viáticos al consultor en el
Voucher respectivo, ya que UNOPS aplica para el pago la escala que ese organismo
tiene fijada.
Comentario de la UAP: Debido a errores en su completamiento por parte de los
consultores (claimant), lo que dificultaba la tarea de pago por UNOPS, y a su pedido,
los formularios F 10 comenzaron a remitirse consignando solamente el viaje realizado.
El resto lo completan en UNOPS. Si verifican la documentación que acompaña al
voucher de pago podrán comprobar esta afirmación.
Posterior a esto y debido a cambios efectuados en los importes de viáticos, etc., se
remiten con un mayor detalle de datos. Respecto del importe del viaje, como el ticket lo
entrega UNOPS a través de una agencia de viajes que factura mensualmente, ese dato lo
completa UNOPS.
Al punto b) es de consignar que el Manual de Gestión de Proyectos de UNOPS,
contempla que los importes de viáticos establecidos para cada destino son cifras topes,
20
es decir, se puede pagar menos, pero no más. El Proyecto hasta una fecha utilizó la
grilla de valores de UNOPS, luego las Autoridades del Organismo decidieron
modificarla y adecuarla a los valores que paga el Organismo que son menores.
Recomendación: La intervención de la UAP en el formulario F10 debe operar como punto
de control.
2) CREDITOS
Observaciones:
Con respecto al saldo al cierre de la cuenta del rubro Créditos identificada como 1.2.3.
ANSES – RECURSOS BID 961/OC y a lo expuesto en nota 6 a los estados contables cabe
aclarar que la caja de ahorro BNA 185.741/4 no corresponde a una cuenta bancaria del
Proyecto.
Al respecto se informa que con fecha 25/08/00 se transfirió parte del saldo de la cuenta
corriente BNA Nro. 2858/27 ($ 5.975.000.-) a la Caja de Ahorro BNA Nro. 185.741/4,
mencionada precedentemente, habilitada a nombre del Subsistema Previsional, el que fue
repuesto parcialmente a la cuenta corriente con sucesivos importes entre el 30/08/2000 al
28/12/2000, restando transferir al 31/12/00 un saldo de $ 4.523.602,88.
Según nota 1421/00 de la Tesorería General de la ANSES habiéndose observado saldos
inmovilizados en la cuenta corriente, se propone la optimización de la gestión,
transfiriendo los mismos a una caja de ahorro (185.741/4); asimismo la renta generada se
propone se asigne en su totalidad a la ANSES por ser originada por fondos propios del
organismo.
Con respecto a la diferencia de $ 3.949,66 resultante del saldo de la cuenta contable y la
sumatoria de los saldos de las cuentas bancarias (cuenta corriente y caja de ahorro), no fue
posible validar su origen ya que en el saldo de la caja de ahorro (N° 185.741/4) están
incluidos otros fondos ajenos al proyecto. Del análisis y documentación aportada por el
auditado, se desglosa la diferencia indicando que surge de los siguientes importes:
21
Gastos UFI BID 2858 – Setiembre – 2000
$ (5.000.-)
Retenciones Nov – 2000 pendientes de transferencia al 30/11/00
$
Retenciones Dic – 2000 pendientes de transferencia al 31/12/00
$ 1.032,34
18.-
El primer importe esta referido a un gasto no correspondiente al Proyecto, y los restantes a
retenciones no transferidas a la cuenta corriente. Se destaca que esta situación no fue
reflejada en los registros del Proyecto.
Comentario de la UAP: La Nota Nro. 422/01 suscripta por el Gerente de Contabilidad del
ANSES, informa que la diferencia de $ 3.949,66 obedece al siguiente detalle: $ 5.000.corresponde a gastos UFI BID 2858 9/00 no considerados en la confección del Cuadro de
Movimientos Financieros, $ 18.- y $ 1.032,34 corresponde a retenciones de los meses de
noviembre y diciembre respectivamente, al igual que en el caso anterior se tomó como
salidas estas retenciones para la confección del Cuadro 5 “Estado de Movimientos
Financieros”, cuando lo correcto era no considerarlas ya que estas fueron transferidas en
enero de 2001. Asimismo, la Nota Nro. 996/01 suscripta por el Gerente de Tesorería
General del ANSES, hace saber que el día 03/05/01 la Tesorería General ha procedido a
restituir a la cuenta Nro. 2858/27 los fondos correspondientes al proyecto que se
encontraban invertidos en caja de ahorro atento a las observaciones planteadas por la
A.G.N. y a pesar del lucro cesante que esto implica.
Recomendación: No se debe efectuar retiro alguno de la c/c 2858/7 excepto para pagar
gastos del Proyecto, de uso exclusivo del mismo conforme la normativa estipulada por el
Banco.
3) CONTROL INTERNO
Observación: En la operatoria del Proyecto relevada por esta auditoría, para el caso de
Procesos de Pagos Fondos BIRF, la UAP conforma el pago, en el caso de consultores,
luego de haberse efectivizado el mismo mediante débito bancario. Por su parte, del
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relevamiento de los Procesos de Pagos Fondos BID, la conformidad del pago lo realiza el
Componente respectivo, la UAP recibe la documentación respaldatoria del pago realizado
y procede a su registración.
En los Instructivos de Procesos del Proyecto, se establece para los procedimientos citados
que la UAP deberá emitir la Solicitud de Pago antes de efectivizarse los mismos.
Comentario de la UAP: En el proceso de pago con fondos BIRF, debemos diferenciar los
distintos tipos de contratos existentes, el proceso tal como está indicado en el flujograma
respectivo, es aplicable:
i)
a los contratos de locación de obra, ya sea con empresas consultoras o proveedoras de
servicios o bienes.
ii) a los contratos de locación de obra con consultores individuales.
iii) a las órdenes de compra de bienes, que pueden tener la modalidad de pago anticipado
(apertura de la carta de crédito, etc.) y el pago del saldo después de recibidos los
bienes.
En el proceso de pago con fondos BID, si bien se ha solicitado por nota el cumplimiento de
este proceso por parte del Organismo, el mismo lo cumple en las instancias propias del
SAF, sin intervención previa de la Unidad de Administración. Se elevó nota al efecto,
donde se hace referencia a la citada intervención previa de la UAP.
Recomendación: Dar intervención a la UAP en todos aquellos procesos de pagos que la
misma realiza bajo el Proyecto que administra.
4) PRESENTACIÓN ESTADOS CONTABLES
Observación: Las Guías para Auditorías de Proyectos emitidas por el B.M., en el acápite
Guía a las Entidades Ejecutoras, punto 2.13, Estado de Fuentes y Usos de Fondos y Estado
de Inversiones Acumuladas, considera que estos dos estados constituyen los estados
financieros básicos del proyecto, porque muestran los fondos recibidos y los desembolsos
23
realizados durante el período auditado, así como las inversiones acumuladas desde el inicio
del proyecto hasta el final del período auditado. En este orden de ideas, en el punto 2.16 de
la misma Guía mencionada, dice que una característica de estos estados es que deben
proporcionar una comparación entre los gastos reales (inversiones) y las proyecciones
originales del informe de evaluación inicial del proyecto (SAR/PAD) o sus enmiendas, y
explicaciones para las variaciones importantes. Agrega que esta información ayuda a
evaluar la ejecución financiera del proyecto, y debe ser proporcionada tanto para el período
auditado como para el período acumulado desde el inicio del proyecto hasta la fecha de los
estados financieros. Concluye esta parte de la Guía en el punto 2.17 donde expresa que si
la comparación no puede ser hecha porque el informe de evaluación del proyecto no
contiene montos proyectados por períodos anuales, tal situación debe ser claramente
indicada en los estados financieros.
En función a todo lo precedentemente expuesto, los estados financieros presentados no
reúnen lo requerido por el B.M. en cualquiera de las situaciones previstas.
Comentario de la UAP: Dicha comparación está incluida en los informes semestrales que
se proporciona al Banco Mundial en ocasión de las Misiones de Evaluación de la marcha
del Proyecto. Juntamente con dicha comparación se efectúan los comentarios referidos a
los desvíos y las causas que los provocan. Por otra parte, en dichos informes semestrales se
incluyen indicadores que no están previstos en los requerimientos del Banco, todos ellos
orientados a permitir una correcta evaluación del desempeño del Proyecto. Esta es la razón
por la que no estimamos necesario repetir dicha información en los Estados Financieros del
Proyecto, dado que el Banco está al tanto de la misma.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del BIRF respecto a la presentación de la
información financiera.
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5) EQUIPAMIENTO
Observación: Con relación a la cuenta Equipamiento de los Estados Contables del
Proyecto al 31/12/00, todo el movimiento contable registrado durante el ejercicio (USD
235.627,87) corresponde a órdenes de compra y facturas emitidas durante el ejercicio
1999, excepto la Factura Nro. 90072031 de fecha 31/12/98. Lo expresado surge del
Listado de Bienes del proyecto emitido por el sistema de registración y que nos fuera
brindado.
De los USD 235.627,87 incorporados contablemente durante el ejercicio 2000, la suma de
USD 160.297,97 tiene registrada en la contabilidad del Proyecto fecha de pago durante
1999.
Con respecto a la muestra practicada (Orden de Compra Nro. OPS/98-93-60198 adquisición de software de correo electrónico), se observaron las siguientes situaciones:
• Las actuaciones relacionadas no se encuentran foliadas ni unificadas en un
expediente único. Particularmente las notas referidas a la justificación de la
adquisición.
• Entre las actuaciones proporcionadas por el Proyecto no se pudo ubicar las
referidas a la selección del oferente adjudicatario así como los antecedentes para
desestimar las otras ofertas.
Comentarios de la UAP:
Los antecedentes de cada contratación están en el Proyecto y fueron puestos a disposición
de la AGN oportunamente.
Respecto de la foliatura de las actuaciones, destacamos que en el formulario de Control
Interno, nada se contempla al respecto.
En las actuaciones obrantes en el Proyecto, (archivo temático) consta el proceso de
selección realizado para la compra de licencias de correo electrónico.
Al tratarse de la adquisición de un producto (software), que ya existía instalado en ANSES
por cesión de 300 licencias por parte del Ministerio de Trabajo, se solicitó la cotización Nº
98-93-60189 de la que participaron 5 (cinco) “dealers” del producto.
25
Con posterioridad se recibió, a solicitud de UNOPS, la oferta directa de Lotus, constando
la evaluación de las ofertas donde se concluye que la de Lotus es la más conveniente (valor
inferior).
También es de destacar la constancia de aprobación de la adquisición en forma directa por
parte de la Secretaría de la Función Pública.
Por último, consta la aprobación del Coordinador General del Proyecto (Gerente General
de ANSES) de la propuesta y la continuación del trámite de adquisición por UNOPS.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas dejando
constancia en los archivos del Proyecto, de manera de garantizar la transparencia de la
gestión.
BUENOS AIRES, 25 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con las imputaciones
efectuadas en los registros auxiliares y con documentación respaldatoria;
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los antecedentes de adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria abierta en el
Banco de la Nación Argentina;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
27
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros, el 100 % de los ingresos Fuente BIRF y
el 17,50 % de las aplicaciones del ejercicio (17 % Servicios de Consultoría; 17,50 % de Pasajes
y Viáticos; 100 % de Equipamiento y el 30,36 % de Gastos Varios) incluidas en el Estado de
Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000.
Detalle
Total ejecutado
% de
Importe muestra en
% de muestra
en USD
incidencia del
USD
analizada
Rubro
Equipamiento
239.049,9771
4,38
239.049,9771
100
Firmas Consultoras
2.706.706,8838
49,52
285.325.-
10,54
Consultores Nacionales
2.214.386,0786
40,52
163793,9300
7,40
Consultores Internacionales
71.319,6000
1,30
71.319,6000
100
Pasajes y Viaticos
34.696,9533
0,64
6065,1400
17,48
19.598.-
0,35
19.598.-
100
Adm. Externa
160.351.-
2,94
160.351.-
100
Gastos Varios
13.917,5648
0,25
4.377,5300
30,36
Capacitación
5.330,6613
0,10
5.330,6613
100
5.465.356,7189
100
955.210,8384
17,50
Costo de Auditoría
Total
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de junio de 2001.
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