2003_096info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2002, correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración
Nacional de la Seguridad Social”, dependiente de la Administración Nacional de la Seguridad
Social – ANSES -, parcialmente financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 4131AR, suscripto el 17 abril de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Debe señalarse que en la parte correspondiente a los fondos suministrados por el BIRF el
préstamo es administrado financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las
Naciones Unidas con sede en Nueva York (UNOPS), a través del “Acuerdo de Servicios de
Gestión” (MSA) Proyecto ARG/97/R01 suscripto el 7 de mayo de 1997 y modificado por su
primera carta acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo
suplementaria del 28 de septiembre de 1999.
1
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Balance de las Cuentas del Proyecto al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses.
2) Movimientos registrados entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2002, expresado
en dólares estadounidenses y notas explicativas 1 a 6 que forman parte de los estados
precedentes.
3) Estado de Origen y Aplicación de Fondos, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2002, comparativo con el ejercicio anterior y Acumulado al 31 de diciembre de
2002, expresado en dólares estadounidenses.
4) Cuadros de Totales por Componente/Subcomponente/Tipo de Gasto al 31/12/02,
presupuestado y ejecutado por fuente de financiamiento, expresado en dólares
estadounidenses.
La UAP adjunta la Memoria del Proyecto al 31/12/02 que incluye los apartados
“Antecedentes y Descripción” y “Aspectos relevantes en el desarrollo del Proyecto de
Asistencia Técnica para la ANSeS. Ultimo período”.
La información precedente fue preparada por la Unidad Administradora del Proyecto
(UAP) y es de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 19/02/03 y el 08/05/03, y el
19/06/03, fecha en que fueron recibidos los estados financieros definitivos con los ajustes
de auditoría propuestos.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Cabe señalar que no hemos tenido a la vista el Reporte de Auditoría por el año 2002,
emitido por la División de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) como auditor de UNOPS, debido que a la fecha de nuestro informe
el mismo no había sido recibido por la Coordinación del Proyecto. El reporte se emite
sobre los fondos de Management Service Agreement ARG/97/R01 (BB/BZ) según lo
requerido por acuerdo entre el PNUD y el Banco Mundial.
b) Tal como se expone en las Notas 2. y 3. a los Estados Contables a partir de la
devaluación del peso argentino, los fondos depositados en la cuenta 2858/27 del Banco
de la Nación Argentina ($ 4.418.699,12 al 31/12/01 según extracto) han sufrido el
impacto de la depreciación de la disponibilidad en dólares equivalentes, significando al
cierre del ejercicio una diferencia de cambio de USD 3.149.640,84.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a los ajustes que pudieran surgir
de lo señalado en III- a) precedente, los estados identificados en I- presentan
razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Asistencia Técnica para la
Administración Nacional de la Seguridad Social” al 31/12/02, así como las transacciones
operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo
N° 4131-AR del 17 abril de 1997.
BUENOS AIRES, 19 de junio de 2003.
Dr. Raúl SALOMON
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
4
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002,
correspondientes al “Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la
Seguridad Social”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Convenio de Préstamo N° 4131-AR, suscripto el 17 de abril de 1997 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
a) Sección 2.01: El monto del préstamo asciende a USD 20.000.000.-.
Los desembolsos BIRF acumulados al 31/12/02 ascienden a USD 16.364.396.-.
b) Sección 2.02 (a): Retiro de los fondos de conformidad con el Anexo 1.
Parcialmente cumplida. Tal como se expone en nota 5 al Balance de las Cuentas del Proyecto
al 31/12/02 no se confeccionaron Certificados de Gastos (SOE’s), ya que los mismos son
realizados por UNOPS al momento de solicitar los desembolsos periódicos del préstamo.
La información suministrada al Proyecto por el Banco Mundial a través del Resumen
Mensual de Desembolsos (MDS) emitido por el BIRF al 31/12/2002, no refleja fielmente la
5
ejecución presupuestaria de acuerdo a las categorías de gasto del Convenio de Préstamo. Esta
situación fue puesta en conocimiento de UNOPS por el Proyecto mediante Nota Nro. 194/03
del 30/04/2003.
c) Sección 2.02 (b) y Apéndice 5: Cuenta Especial.
Cumplida. Conforme a lo expuesto por nota 4 al Balance de las Cuentas del Proyecto al
31/12/02, la UAP no procedió a la apertura de una cuenta de depósito especial para canalizar
los fondos del Préstamo 4131-AR, ya que la administración de dichos fondos la realiza
UNOPS Nueva York, y el BIRF desembolsa directamente a la cuenta de esta última.
d) Sección 2.03: Fecha de cierre (30/06/01).
La fecha de cierre inicial era el 30/06/2001. No obstante, con fecha 05/09/2000, se había
solicitado una prórroga al 31/12/2002, como fecha tentativa, según Nota Nro. 865 de la
DNPOIC dirigida a la Directora para la Región del Banco Mundial. Así la fecha de cierre fue
prorrogada al 31/12/2002, según lo comunicado por la mencionada funcionaria del Banco
Mundial con fecha 30/05/2001. Por otra parte, mediante Nota UAP Nro. 123/02 del
27/05/2002, el Director del Proyecto solicita una nueva prórroga al 31/12/2003, que ha sido
resuelta favorablemente en la Jefatura de Gabinete de Ministros y se ha dado intervención a la
Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internaciones de Crédito, la que la elevó al
Banco Mundial para su tratamiento. Con fecha 18/07/2002 el Banco Mundial aprueba la
prórroga de la fecha de cierre al 31/12/2003.
e) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses, su pago.
Cumplidas.
f) Sección 3.01 (a) y su correspondiente Anexo 2: Ejecución del Proyecto.
El estado de avance del proyecto se detalla en la Memoria del Proyecto adjunta a los estados
financieros al 31/12/02 presentados por la UAP. Los Ayuda Memoria de las Misiones de
6
Supervisión del Banco Mundial suministradas, y que fueron llevadas a cabo durante el
ejercicio 2002 (24/2 al 05/03 y 15 al 22/10), sustentan lo informado por el Proyecto.
Cabe aclarar que, en la parte correspondiente a los fondos BIRF, el proyecto es administrado
financieramente por la Oficina para Servicios a Proyectos de las Naciones Unidas con sede en
Nueva York (UNOPS), a través del Acuerdo de Servicios de Gestión ARG/97/R01
(Management Service Agreement - MSA) de fecha 07/05/97, modificado por su primera carta
acuerdo suplementaria del 17 de diciembre de 1997 y segunda carta acuerdo suplementaria
del 28 de septiembre de 1999.
g) Sección 3.01 (b) y 3.06: Recursos de contrapartida local.
Con fecha 22/11/96 la ANSeS informó al proyecto la apertura de la Cuenta Corriente Oficial
Nro. 2858/27 en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los fondos
provenientes del préstamo N° 961/OC-AR (USD 20.000.000.-) que ingresaron al proyecto
como aportes de contrapartida local. Al 31/12/97 se encontraban desembolsados el 100 % de
los aportes comprometidos.
Al respecto cabe señalar que el saldo al inicio del ejercicio 2001 de la cuenta del rubro
créditos del balance identificada como 1.2.3. ANSES – RECURSOS BID 961/OC, se
encontraba depositado en la Cuenta Corriente BNA 2858/27 y en la Caja de Ahorros BNA
185.741/4 habilitada a nombre del Subsistema Previsional la cual no corresponde al Proyecto.
Esto surge a partir del 25/08/00 donde se transfirió parte del saldo de la cuenta corriente Nro.
2858/27 ($ 5.975.000.-) a la Caja de Ahorro Nro. 185741/4, la que se repone parcialmente
con sucesivos importes entre el 30/08/00 y el 28/12/00, restando transferir al 31/12/00 un
saldo final de $ 4.523.602,88. Con fechas 04/01/2001, 17/01/2001 y 03/05/2001 ANSES
repuso en la cuenta corriente Nro. 2858/27 las sumas de $ 150.000,00, $ 100.000,00 y $
4.273.602,88, respectivamente, lo que hace un total de $ 4.523.602,88.
Sobre el particular téngase en cuenta lo señalado en Notas 2. y 3. A los estados contables.
7
h) Sección 3.02 y Anexo 4: Adquisición de bienes y servicios de consultores.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; las observaciones
puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
i) Sección 3.03: Unidad de Transferencia para supervisar la absorción por la ANSES de la
administración de las Cajas Previsionales Provinciales (CPP), parte C del Proyecto.
Cumplida.
j) Sección 3.04 (b): Sistema contable y de monitoreo.
Parcialmente cumplida. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección
adjunto.
k) Sección 3.04 (c): Unidad Administradora del Proyecto.
Cumplida. Dentro del ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social y con
dependencia de la Unidad Ejecutora del Programa, se creó la Unidad Administradora del
Proyecto (UAP) cuyas funciones a cargo son:
• procesar y administrar las contrataciones y compras necesarias para el Programa;
• efectuar el monitoreo del avance de las actividades definidas en el marco del Programa; y
• realizar la gestión administrativo-financiera de todos los fondos del Programa.
l) Sección 3.07: Contratación de un agente de adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida. Se mantiene el contrato con la Oficina de Servicios a Proyectos de las Naciones
Unidas (UNOPS) con sede en Nueva York.
m)Sección 3.08 (a) y (b): Informes de progreso semestrales y Plan de Acción Anual.
Cumplida. La UAP elevó los siguientes documentos:
• Informes para la evaluación semestral al 15/02/02 y 30/09/02, elevado al gerente del
proyecto del Banco con fecha 25/02/02 y 15/10/02 respectivamente; y
• Plan Operativo Anual 2003.
8
Al respecto, la UAP nos informó que el Plan de Acción fue acordado con el Banco Mundial
durante la última Misión del año 2002 (15 al 22/10), formando parte del Ayuda Memoria los
indicadores de impacto y de avance del Proyecto para el ejercicio 2002.
n) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Parcialmente cumplida. Se remite a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 19 de junio de 2003.
Dr. Raúl SALOMON
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
9
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros presentados por la Unidad
Administradora del Proyecto (UAP), por el ejercicio finalizado el 31/12/02, correspondientes al
“Proyecto de Asistencia Técnica para la Administración Nacional de la Seguridad Social”, han
surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A-OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/02.
1) Sistema Contable
Observación:
La UAP utiliza para las registraciones del Proyecto una base de datos, la cual no constituye
un sistema contable orgánico e integrado.
10
Comentario de la UAP:
Se han efectuado los cambios necesarios a fin de que las registraciones se realicen de
acuerdo a las prácticas usuales constituyendo un sistema orgánico. Respecto al concepto de
“integrado”, nos remitimos a Manual de Contabilidad Informes Financieros y Auditoría del
BIRF Capítulo II – Estructura Contable – párrafo 2.08 1) donde dice que “en lo posible” el
sistema de contabilidad debe estar totalmente integrado con los sistemas de administración
financiera (presupuesto, tesorería y administración de crédito) para garantizar una base de
datos común para la información financiera.
Recomendación: Implementar las prácticas usuales para las registraciones contables,
constituyendo un sistema orgánico e integrado.
2) Consultores
Observación:
De los 115 contratos verificados surge un atraso en la firma (posterior a la fecha de inicio
de tareas) de los mismos en 12 casos (10,43%).
Comentario de la UAP:
Si bien en estos casos hay atrasos en la rúbrica de los contratos, lo sustancial es que los
consultores prestaron los servicios al proyecto tal como está establecido en los términos de
la contratación y en ninguna oportunidad percibieron sus honorarios con anterioridad a la
firma del contrato respectivo.
Recomendación: El Proyecto debe procurar la rúbrica de los contratos antes de que el
consultor comience a prestar servicios, en un todo de acuerdo con la normativa vigente.
11
3) Disponibilidades – fondo fijo Observación:
El movimiento de la cuenta no refleja la reposición del fondo durante el período auditado.
La UAP también sucesivamente respondió que la cuenta refleja el saldo del fondo al
momento de su creación, y que las reposiciones eran contabilizadas directamente en las
cuentas correspondientes al tipo de erogación realizada. No obstante el argumento contable
esgrimido por la A.G.N., que es precisamente el de reflejar y servir de control al
movimiento de la misma, la UAP persistió en su accionar sin tener en cuenta las
recomendaciones formuladas oportunamente.
Comentario de la UAP: En respuesta a las observaciones descriptas efectuamos los
siguientes comentarios:
Las Disponibilidades del Proyecto están conformadas, tal como indica el Memorando en
conteste, por el Fondo Fijo UAP de U$S 500,00 y el Fondo Fijo para viáticos de U$S
1.000,00.
Recomendación: Reflejar en forma adecuada las operaciones contables, en un todo de
acuerdo con los procedimientos que rigen la profesión.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) Capacitación
Convenio con la Universidad de 3 de Febrero – Curso de e – learning.
Observaciones:
a- La cláusula Décima del Acuerdo Complementario del Convenio fija en $ 148.000 el
monto a pagar por la ANSES, de acuerdo al cronograma adjunto en el Anexo II.c). En
este Anexo se establece un monto de $ 148.002,90, diferente al citado en la cláusula
mencionada.
b- El Proyecto abona por el trabajo las siguientes facturas:
12
Fecha
Número
Importe en $
Fecha de Pago
31/05/2002
175
$ 14.400 (A)
04/07/2002
26/06/2002
177
$ 77.400 (B)
10/07/2002
05/08/2002
188
$ 28.100 (D)
03/09/2002
29/10/2002
217
$ 26.702 (E)
22/11/2002
Emisión/Recepción
Del análisis de cada factura se observa lo siguiente:
1- Reza en la descripción del concepto (A), que corresponde a un anticipo del 20%
según Convenio. En este sentido el Convenio en la cláusula correspondiente del
Acuerdo Complementario mencionado, establece un monto de $ 148.000. De esta
manera no guarda relación el porcentual del anticipo, con el monto de la factura y la
cláusula del Convenio. Respecto a (D) y (E) se refieren al 2º anticipo y saldo según
convenio, respectivamente, planteándose idéntica situación a lo expuesto
precedentemente.
2- (B) Corresponde al pago de 246 vacantes en cursos de e-learning a $ 300 cada uno,
que hacen un total de $ 73.800.-, 1.600.- (20%) en concepto de “Desarrollo del
Material del Curso con Modalidad a Distancia” y la suma de $ 2.000.- en concepto
de “Personalización del Campus”. Del análisis de los conceptos y guarismos
involucrados, se observó lo siguiente:
- De acuerdo al Anexo II.c) del Convenio mencionado precedentemente, se
contemplaba la contratación de 200 vacantes, pero se abonan 246, o sea 46
vacantes adicionales a $ 300 cada una.
- Del Informe del Plan E-Learning tenido a la vista emitido por la Universidad en el
acápite 3., Información de los alumnos participantes en el primer cuatrimestre,
surge:
- De los 246 alumnos inscriptos sólo 71 han aprobado (han rendido y
aprobado los exámenes parciales y final) el Programa, lo que representa
el 29%.
13
- Por otra parte, 137 han desaprobado, lo que representa el 56% (No han
rendido alguno de los exámenes o los ha desaprobado o abandonó el
curso sin comunicación fehaciente). Finalmente, 38 abandonaron, lo que
representa el 15% (Comunicaron fehacientemente que abandonaban el
curso o solicitaban recursarlo en otro período).
Relacionando la fecha de recepción y pago de la factura, con la fecha de los 38
alumnos que abandonaron comunicando fehacientemente la deserción, se observa
que 23 abandonaron antes de la fecha de recepción de la factura, de los cuales 6 lo
hicieron antes de la fecha de emisión de la misma por la Universidad y los 17
restantes entre la fecha de emisión y la fecha de recepción de la factura por la
ANSES. Por su parte, 11 abandonos se registraron antes del pago de la factura y los 4
restantes con posterioridad al mismo.
Comentario de la UAP:
En respuesta a las observaciones descriptas efectuamos las siguientes ampliaciones y
aclaraciones:
a- La diferencia observada entre el monto que fija la cláusula 10 del Acuerdo
Complementario del Convenio de $ 2,90 es claramente ínfima y se puede observar que
en el anexo esta aclarado que son valores estimativos aproximados. Podemos asegurar
entonces que la ejecución del proyecto ha sido sumamente cuidadosa, prolija y la
coincidencia entre lo presupuestado y lo ejecutado es casi exacta.
b- 1- La falta de relación del porcentaje del anticipo con el monto total se debe a que lo
contemplado para este concepto fueron los aspectos efectivamente en marcha,
dejando para una etapa posterior el resto. Motivó esto el sumo cuidado que se ha
tenido en la aprobación de cada ítem a pagar por ANSES. En este caso se han
tomado los siguientes valores:
o Vacantes a los cursos
60.000
o Desarrollo del material de curso modalidad a distancia
14
8.000
o Procesamiento tecnológico
4.000
Total
72.000
Anticipo 20%
14.400
Dejando para después los ítems correspondientes a:
o Personalización del campus
2.000
o Procesamiento didáctico
4.200
o Entrenamiento a instructores
600
o Insumos
9.202
o Asistencia General
60.000
2- La cantidad de vacantes utilizadas son superiores a las previstas debido a que fue de
tal magnitud el numero de pedidos para participar en estos cursos, que se le solicitó
su autorización al Director Ejecutivo. El costo de las mismas fue absorbido por parte
de los items no ejecutados en esta etapa como ser el procesamiento didáctico, la
personalización del campus, el entrenamiento a instructores e insumos. Entendiendo
que la utilización del dinero para otorgar más vacantes sería mas productivo en esta
prueba piloto.
Del informe presentado por ANSES en el cual se puede identificar a los alumnos
aprobados, los no aprobados y sus correspondientes motivos, se puede observar que
el monitoreo y seguimiento ha sido permanente de otro modo no se podría haber
obtenido una información tan minuciosa y detallada, registrando incluso la fecha en
que se obtuvo cada dato, volcándose todo en una base de datos.
La detección que se ha realizado de los motivos por los cuales los participantes no
finalizaron los cursos se pueden agrupar mayoritariamente en dos:
™ De índole tecnológico: en este grupo podemos a su vez distinguir dos motivos: a)
el de dificultades o falta de conexión a Internet, baja disponibilidad de
equipamiento y b) falta de capacitación informática por lo que la dificultad en el
15
uso de la tecnología no les permitía avanzar en el curso al ritmo de aprendizaje
establecido.
™ De índole laboral: los participantes del curso eran de nivel jerárquico, estos
argumentaron que no disponían del tiempo suficiente para la prosecución del
mismo.
Los resultados, a nuestro entender, fueron excelentes, puede observarse lo mismo en
los comentarios de los alumnos. Además debemos tener en cuenta que ésta ha sido la
primera experiencia de capacitación a distancia con las dificultades culturales que
esto conlleva. La cantidad de aprobados que representan un 29 % del total de los
alumnos es una cantidad absolutamente satisfactoria teniendo en cuenta que el
promedio internacional de alumnos que finalizan sus cursos on-line es del 20 %, es
decir, hemos superado ese porcentual.
Por los motivos expuestos y por haber evaluado en forma permanente el avance del
proyecto es que aseguramos que los recursos se han aprovechado adecuadamente,
sirviéndonos a su vez para la prosecución del mismo en una próxima etapa de
implementación de un Campus Virtual propio, con cursos específicos del Organismo
y con la ventaja de haber realizado una experiencia piloto que nos permite capitalizar
los aciertos y aprender de los errores.
Recomendación: Profundizar los controles y monitoreo de los recursos asignados en las
contrataciones llevadas a cabo por el Proyecto. Prever al momento de encarar y aprobar las
contrataciones de asistencia técnica aquellas dificultades y limitaciones, de índole
tecnológico y laboral, tal como señala el auditado en sus comentarios, o de otra índole que
afecten el resultado de lo previsto. Téngase en cuenta que se han abonado cursos que
directamente no fueron realizados.
2) Disponibilidades
Observaciones:
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Según surge del Estado Contable, el rubro en cuestión, esta conformado por el saldo en dos
cuentas: fondo fijo UAP U$S 500.- y
fondo fijo para viáticos U$S 1000.-. Ambos
importes en su equivalente en pesos, fueron asignados a la Unidad de Administración del
Proyecto, por la UNOPS al tipo de cambio vigente al momento de su creación (0.998), que
se remonta a ejercicios anteriores.
Al respecto, con referencia al fondo fijo UAP, no queda expuesta la diferencia de cambio
en moneda extranjera que en el saldo sobre dichos fondos se genera al cierre del ejercicio,
atento que los mismos, tal como se señala en el párrafo precedente, se constituyeron en
moneda local. Asimismo existen discrepancias en la determinación del tipo de cambio
aplicado en las rendiciones de gastos, ya que los mismos, conforme el criterio utilizado por
la UNOPS se justifican y reponen al tipo de cambio de fecha de reposición y no al de
efectivo pago
Idéntica situación se presenta con el Fondo Fijo para Viáticos. El mismo asciende a la
suma de U$S 1000 que oportunamente con motivo de su creación fue otorgado a la tasa de
cambio vigente 0,998. Es decir, el Proyecto recibió la suma de $ 998.- (disponible). Desde
su creación este fondo no registra movimiento de ningún tipo, pues según lo expresado por
la UAP nunca se repuso, es decir, a la fecha de cierre del ejercicio auditado la UAP tenía
en su poder la existencia de fondos por $ 998.-. Si tenemos en cuenta la tasa de cambio
vigente al cierre $ 3.37 por USD, el saldo de la cuenta en dólares asciende a 296,14.
Comentario de la UAP: En respuesta a las observaciones descriptas efectuamos los
siguientes comentarios:
Al momento de cierre de cada ejercicio pueden existir tres posibilidades: i) que el fondo
esté intacto, ii) que haya gastos pendientes de rendición, o iii) que se haya rendido un
grupo de comprobantes y todavía no se haya recepcionado el valor correspondiente de
UNOPS.
Los casos i) y ii) equivalen a decir que las disponibilidades están en el nivel registrado, ya
que los comprobantes no rendidos no pueden ser registrados hasta que no se reciba el
Voucher de UNOPS.
17
Para el caso iii) rendición efectuada y no recepcionado el valor por la UAP, se
materializaría la observación efectuada por esa AGN. Al respecto consideramos que la
registración de la rendición en una cuenta transitoria no modifica la situación patrimonial
del Proyecto, sólo se trata de la exposición a un momento determinado del saldo contable
de las Disponibilidades.
Las registraciones correspondientes a las erogaciones efectuadas por Caja Chica UNOPS
debemos contabilizarlas al momento de recibir los Vouchers correspondientes de UNOPS.
Por ello, de acuerdo a los principios contables de materialidad, significatividad y
uniformidad consideramos que las registraciones efectuadas por esta UAP son correctas.
De todas formas, si a pesar de lo dicho esa AGN considera que es apropiado reflejar
temporariamente la rendición remitida, se habilitará la cuenta respectiva. Sólo quedaría
efectuar un comentario referido a lo que tan bien detallaran en el Memorando en conteste,
sobre las diferencias entre lo rendido y lo percibido por el Proyecto, lo que nos ocasionaría
problemas contables mayores que los de exposición mencionados.
Recomendación: Registrar las operaciones conforme las prácticas contables en la materia.
3) Gastos Varios (Registración Caja Chica)
Observaciones:
En todos los casos las erogaciones corresponden a gastos canalizados a través de caja
chica. Al respecto, por el criterio utilizado en la reposición de la misma, las registraciones
de los gastos bajo este concepto se realiza al tipo de cambio de fecha de reposición del
fondo, no reflejando la diferencia de cambio que se genera entre la fecha del gasto y la de
la respectiva reposición.
A modo de ejemplo se describe lo siguiente:
S/Proyecto:
USD
$
Fondo fijo
500.-
499.-
Rendición $ 458.54 ($1.40 = USD 1.-)
(*)
18
327,53
458,54
Reposición ($1.40 = USD 1.-)
(*)
Fondo Fijo ($1.40 = USD 1.-)
327,53
659,54
500.-
700.-
(*) Contablemente se registran $ 659,54.
Comentario de la UAP: En respuesta a las observaciones descriptas efectuamos los
siguientes comentarios:
Las erogaciones efectuadas por Caja Chica UNOPS debemos contabilizarlas al momento
de recibir los Vouchers correspondientes de UNOPS, para mantener un criterio uniforme
con el resto de las operaciones del Proyecto y, además, para reflejar correctamente el
impacto de cada transacción en el consumo de divisas del Préstamo del Banco Mundial y
las partidas de contraparte local.
La norma de liquidación de los gastos de caja chica que efectúa UNOPS es interna de
Naciones Unidas y responde a los procedimientos acordados para la administración
financiera del Proyecto.
La convención relativa a la tasa operacional de cambio utilizada para establecer el nivel de
la caja chica está fijado por Naciones Unidas no sólo para este Proyecto, sino que es el
mismo criterio utilizado para los Proyectos de distintos países y se encuentra contemplada
en el Convenio firmado con UNOPS para la administración de los fondos del Proyecto.
El Proyecto no sufre ninguna diferencia de cambio en dólares, ya que el nivel de la caja
chica siempre es el mismo, cambia la tenencia de pesos a la fecha de la última reposición.
Tal es así que, llevado al extremo de no registrar movimiento durante un período
prolongado, el importe a devolver del anticipo recibido por caja chica sería al valor de la
última reposición, cualquiera sea el valor que tenga la tasa operacional al momento de la
devolución.
Recomendación: Registrar en forma adecuada los hechos económicos que genera el
Proyecto conforme las prácticas contables en la materia.
19
4) Equipamiento
Observaciones:
a) Se observa la inclusión de pagos por publicaciones de avisos de llamado a licitación por
la suma de USD 5.372,79, concepto que por su naturaleza no debe ser canalizado en el
rubro equipamiento.
b) En el inventario se incluye el importe de USD 1.319,14 correspondiente a una multa
aplicada al proveedor y que fue descontado al cancelar la factura. Corresponde ser
registrado el ingreso por este concepto y valuar correctamente el bien (a su precio de
adquisición).
Comentario de la UAP: En respuesta a las observaciones descriptas efectuamos los
siguientes comentarios:
a) Los valores de las publicaciones serán prorrateadas entre los distintos bienes que se
incorporaron al inventario en función del proceso licitatorio respectivo.
b) El importe de la multa por USD 1.319,14 será descontado del valor de los bienes
incorporados al inventario.
Recomendación: Registrar las operaciones teniendo en cuenta la naturaleza de las
mismas. Conciliar periódicamente la información expuesta en el Registro de inventario con
la de registros a efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos.
20
5) Consultores
Observaciones:
1) Sobre una muestra 41 consultores sobre un total de 403 informados por el Proyecto y
sobre la base de la documentación sustentatoria e información suministrada en 6 casos
no se tuvieron a la vista los títulos habilitantes (14,63%).
2) De los 115 contratos auditados pertenecientes a la muestra practicada, surgió lo
siguiente:
A) En los términos de referencia de 16 contratos, el monto total indicado, la
cantidad de cuotas y las fechas de pago señaladas no se corresponden con
las estipuladas en los respectivos contratos (13,91%).
B) Se ha procedido a reclasificar la categoría del consultor mediante
enmiendas, en una instancia superior, modificando los términos de
referencia (Tor´s), sin contar con la no objeción del Banco Mundial.
C) Se ha verificado el encasillamiento de 5 consultores, con título secundario
y/o terciario, en categorías A, B, C, aunque éstos no reúnen las condiciones
establecidas por el Decreto Nro. 1184/01, que establece como requisito
obligatorio para la función de dichas categorías ser profesional universitario
y/o terciario, según corresponda.
D) En 4 casos, en principio la experiencia requerida para las tareas a realizar y
por el perfil del consultor señalado en Tor´s, no surge acreditada de los
respectivos curriculum vitae.
E) En los cronogramas de pagos de 11 contratos se indica que los mismos
estaban sujetos a la aprobación del Banco Mundial.
F) No se tuvo a la vista normativa alguna que permita la contratación para 2
consultores de un seguro global y cobertura médica, otorgamiento de
licencia anual, por enfermedades, feriados y horario de trabajo.
G) En 4 casos la fecha de firma del contrato por parte del consultor es anterior
a la fecha del contrato.
21
H) En 3 contratos la no objeción del Banco Mundial obrante en el legajo hace
referencia a contrataciones a partir del mes de julio del 2001, que no se
corresponde con los períodos de los contratos objeto de auditoría que son
del ejercicio 2002.
I) En un caso en la descripción de la factura del consultor se hace mención al
contrato rescindido.
J) Se ha verificado la existencia de dos contratos para un mismo consultor en
los cuales se superponen los períodos de vigencia (un mes).
K) En un caso la factura del consultor ($ 4.061.-) fue emitida por un monto
superior a lo establecido contractualmente para el período mensual de
setiembre de 2002 ($ 2.164.-)
L) Se ha verificado que en dos contratos se establece un honorario mensual que
no se ajusta a la escala establecida en el Decreto Nro. 1184/01.
M)En un
caso los términos de referencia adjuntos a la Nota BM 02/02
remitida al Banco Mundial para su no objeción, difiere de los adjuntos al
respectivo contrato.
N) En dos casos no se ha practicado la retención del impuesto a los ingresos
brutos en el pago de honorarios.
O)Se ha verificado en 4 casos que la correlatividad numérica de la factura del
consultor es inversa a la fecha cronológica.
P) Se ha verificado que los honorarios de seis meses de un consultor fueron
facturados todos con fecha posterior al semestre liquidado.
Q) Se constató que en el listado de pagos efectuados se descargó la totalidad
del honorario de un consultor cuando, conforme al convenio de rescisión y
factura, el pago fue de la mitad del importe.
R) No se tuvieron a la vista los informes que, conforme lo establecen los
términos de referencia, debieron presentar 9 consultores.
22
Comentario de la UAP:
1) Con respecto a la falta de 6 títulos informamos lo siguiente: 1) La constancia de la
solicitud de la copia del título de Analista de Sistemas por parte del consultor al EMGE
consta en el legajo en los folios 73 y 74, pero el consultor no obtuvo respuesta. En el
legajo se encuentra la copia de su título terciario de Analista Programador y del
correspondiente plan de estudios (folios 216, 217 y 218). Además, su curriculum vitae
acredita experiencia suficiente para desempeñar las tareas estipuladas en los términos de
referencia de su contrato. 2) Se adjuntó al legajo el certificado de materias aprobadas
otorgado por la Universidad, estando a la espera del diploma que está en trámite. 3) La
copia del título ya se incluyó en el legajo (folio N° 240). La consultora tiene titulo
terciario con la mayor parte de las materias cursadas de la Licenciatura en Sistemas (le
faltan las dos últimas). Por error se consignó en la solicitud de contratación y por ende
en los contratos que poseía el título de Licenciada, en lugar de Analista de Sistemas. En
los TOR’s se pide un analista de sistemas y no una licenciada, por lo que en base a lo
requerido el perfil es idóneo. 4) El proyecto cuenta con el formulario de Declaración de
Idoneidad firmado por el responsable directo de la contratación. 5) El proyecto cuenta
con el formulario de Declaración de Idoneidad firmado por el responsable directo de la
contratación. 6) En su curriculum vitae no acusa tener título terciario ni universitario, si
bien cursó la Carrera de Computación Científica en la UBA entre 1974 y 1978.
Tampoco se especifica un título universitario en las solicitudes de contratación ni en los
respectivos contratos, donde figura como “Analista de Sistemas”. El proyecto cuenta
con el formulario de Declaración de Idoneidad, remitido oportunamente por el
responsable directo de la contratación.
2) A-En el caso de 7 Consultores según nota UNOPS N°378/02 que consta en los
respectivos legajos, los TDR que corresponden son los del contrato inmediato
anterior, que por economía procesal no se rehicieron. En todos estos casos coinciden
los TDR con los del contrato anterior. En el caso de 8 Consultores según nota
UNOPS N°378/02 que consta en los respectivos legajos, los TDR que corresponden
son los del contrato inmediato anterior, que por economía procesal no se rehicieron.
23
En todos estos casos coinciden los TDR con los del Contrato anterior en el importe
mensual y categoría, pero no en el plazo. En el caso de uno de éstos es a la inversa ya
que coincide el plazo y las actividades pero el importe mensual tiene un error de
tipeo que se puede verificar en el contrato anterior, estando correcto el calendario de
pagos y monto contractual. En el caso de 1 Consultor según nota UNOPS N°378/02
que consta en los respectivos legajos, los TDR que corresponden son los del contrato
inmediato anterior, que por economía procesal no se rehicieron. En este caso se
cometió un error en el TDR adjuntado al contrato, que tampoco fue advertido por
UNOPS debido al cúmulo de contratos enviados para su renovación, de todas
maneras el contrato y el calendario de pagos están correctamente formulados.
B- En el caso de un consultor, cuando se incorporó al equipo de la UAP, se fijó un plazo
de seis meses para efectuar una evaluación de su desempeño; ese plazo fue
largamente excedido cuando se decidió efectuar la recategorización. La categoría
provisoria asignada fue la de un Consultor D IV de la escala de remuneraciones del
PNUD, categoría que no reflejaba el nivel de responsabilidad que el puesto detenta,
por lo que en vista de su buen desempeño y el tiempo transcurrido, fue necesario
establecer una posición intermedia entre la categoría que tenía y la que se había
fijado para el Responsable de Gestión y Monitoreo. Abonó el pedido de no objeción
al Banco Mundial, que fue otorgada, el hecho de que el consultor había concluido de
cursar la Licenciatura en Comercio Internacional, estimándose su graduación para
comienzos del año siguiente. Para el resto de los consultores, el proyecto cuenta con
el formulario de Declaración de Idoneidad, remitido por el responsable directo de la
contratación.
C- En ninguno de los casos arriba citados corresponde solicitar No Objeción, ya que al
ser recategorizados, fueron asignados a subproyectos financiados con fondos de
Contraparte Local. Claudia Espasande y Roberto Meneses fueron asignados al
Proyecto Legajo Unico y Sergio González Guado y Alejandro Parera al Proyecto
Registro Nacional de Beneficiarios de Planes Sociales.
24
D- El Proyecto cuenta con los formularios de Declaración de Idoneidad firmados por los
responsables directos de cada contratación.
E- Estos contratos, al momento de la firma y por problemas de normativa, fueron
financiados a través de la cuenta 2858 (Fondos de Contraparte Local). La nota
incluida en los contratos, mencionada en la observación de la AGN, obedece a que se
estaba tramitando la No Objeción del Banco Mundial y los contratos pasarían a
financiarse con fondos BM.
F- Todos los contratos de UNOPS contemplan un seguro global para el consultor
(responsabilidad civil, médico, etc.) que, debido a cambios de criterios, quedó
limitado a los profesionales que tuvieron continuidad en el Proyecto (Edgar Genni y
Jorge Brizi). Por problemas presupuestarios no se pudo aplicar esta cobertura al resto
de las contrataciones.
G- La fecha de firma no es la consignada como fecha de inicio contractual en el texto
del contrato, a partir de la cual comienzan a regir las obligaciones de las partes (ver
cláusula
2. Duración del Acuerdo). Por razones operativas las solicitudes de
contratación fueron enviadas con gran cantidad de los contratos del Proyecto, que en
su mayoría comenzaban a regir el 1° de agosto; esa fue la razón de su firma
anticipada, que en nada afecta el período contractual.
H- La contratación de informáticos para el Proyecto Nuevo Sistema de Asignaciones
Familiares se definió en el mes de enero de 2002, como consta en la nota 288/01
enviada por el Gerente de Sistemas y Telecomunicaciones, a la que se adjunta el
proceso de evaluación y selección de consultores. Por consiguiente, la No Objeción
del Banco Mundial a las contrataciones, enviada el 10 de julio de 2001, fue utilizada
a partir del mes de enero de 2002, por los períodos consignados en dicho documento.
I- El contrato 001/2002, vigente entre el 16 de marzo y el 31 de diciembre de 2002, fue
rescindido el 31 de julio de 2002. En el calendario de pagos de dicho contrato, los
pagos a partir del 16 de septiembre aparecen supeditados a la aprobación del Banco
Mundial. El contrato 4505 tiene vigencia entre el 1 de agosto y el 31 de diciembre de
2002. La factura de septiembre el consultor la remitió en función al calendario de
25
pagos del contrato 001, en lugar del calendario del contrato 4505, como correspondía
para ese mes, en previsión al cambio en la fuente de financiamiento.
J- Ello obedece a un error de tipeo en el convenio de rescisión, dado que todos los
contratos financiados con Fondos de Contraparte Nacional fueron rescindidos el
31/8/02 y la consultora percibió honorarios hasta el 31 de julio, correspondientes al
contrato 102/02.
K- La facturación es correcta, ya que los $2.164.- fijados en el calendario de pagos de la
enmienda al contrato 4353 para el mes de septiembre, corresponden a la diferencia a
pagar en ese mes por la recategorización del consultor (que anteriormente tenía una
categoría C II, con honorarios de $ 1.897. - mensuales). El monto facturado de
$4.061.- corresponde a la suma de ambos importes.
L- La contratación se realiza a partir del 2 de enero de 2002, al realizar el cálculo
correspondiente para el pago por la metodología utilizada por UNOPS, resulta dicha
cifra. El cálculo es el siguiente: Monto mensual /21,75 x días hábiles del mes
3.610/21,75x22=3.651,49.
M-Los Tor's incluidos en el contrato por UNOPS fueron intercambiados por error con
los de otro consultor de igual categoría y rango con perfil de abogado. De todas
formas la actividad, el período y el monto de contratación coinciden con la no
objeción del Banco, que fuera solicitada con los Tor's correctos.
N- La observación es correcta, la retención comenzó a efectuarse a partir del mes de
mayo por instrucciones del SAF, debido al cambio de ente liquidador. Anteriormente
eran liquidados por UNOPS que es Exento.
O- Lamentablemente, debido al cúmulo de contratos y facturas que ingresan en el
Proyecto mensualmente, no se reparó en la correlatividad numérica de las facturas
observadas. Tomamos nota de la observación y fortaleceremos los controles para
evitar estos hechos en el futuro.
P- La observación es correcta, el Proyecto solicitó reiteradamente la entrega de las
facturas al consultor que, al momento de hacerla efectiva, no podía emitir facturas
con fecha retroactiva por haber emitido otras con fechas anteriores al 02/08/02.
26
Q- El ajuste correspondiente se realizó el 31/3/03. El número de Orden de Pago es ARG
0301735 por la suma de $ 2.030,50.
R- (Sin comentarios).
Recomendación: Profundizar los controles respecto al proceso de selección, evaluación y
contratación de los consultores contratados por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 19 de junio de 2003.
Dr. Raúl SALOMON
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
27
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL
DE LA SEGURIDAD SOCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4131-AR BIRF
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con las imputaciones
efectuadas en los registros auxiliares y con documentación respaldatoria;
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los antecedentes de adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría;
- verificación de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria abierta en el
Banco de la Nación Argentina;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
28
El alcance de nuestro examen comprendió el 100% de los ingresos Fuente BIRF y el 42,95 % de
las aplicaciones del ejercicio incluidas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, según el siguiente detalle:
Detalle
Total ejecutado
% de
Importe muestra en
% de muestra
en USD
incidencia del
USD
analizada
Rubro
Equipamiento
687.650,33
28.52
287.200,75
41.76
74.943,27
3.11
22.745,28
30.35
1.409.549,66
58.45
493.997,72
35.04
49.534,78
2.05
49.534,78
100.00
7.650,00
0.32
7.650,00
100.00
Adm. Externa
170.393,00
7.07
170.393,00
100.00
Gastos Varios
11.576,36
0.48
4.214,46
30.06
1.035.735,99
42.95
Pasajes y Viáticos
Consultores Nacionales
Capacitación
Costo de Auditoría
Total
2.411.297,40
100.00
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Corresponde destacar que la Unidad Administradora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 19 de junio de 2003.
Dr. Raúl SALOMON
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
29
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN