2005_125info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2004)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II”, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de
septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE).
I- ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/04 y el
acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
2. Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/04 y el acumulado a esa fecha, en
dólares estadounidenses (Anexo B).
1
3. Estado de inversiones acumulado al 31/12/04 comparado con el presupuesto vigente, en
dólares estadounidenses (Anexo B.1).
4. “Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/04”, en
dólares estadounidenses.
5. “Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/04”, en
dólares estadounidenses.
6. Notas explicativas Nº 1 a 9 al estado mencionado en 1. precedente.
7. Información Financiera complementaria:
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/04 y el
acumulado a esa fecha, en pesos.
b) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/04, en dólares estadounidenses.
c) Estado de la cuenta especial para el ejercicio finalizado el 31/12/04, en dólares
estadounidenses.
d) Composición saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/04, en dólares
estadounidenses.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con
fecha 25/02/05 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/05 y el 29/06/05 y el
01/07/05 fecha en la que recibimos en su totalidad la documentación e información
relacionada con los comentarios de la UNPRE a nuestras observaciones en campo.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
2
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo
que a continuación se indica:
Con relación a nuestra nota 075/2005 del 09/03/05 remitida a la UNPRE para que sea enviada
a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes respuestas:
1. Se informa que conforme la respuesta recibida de la UNPRE en fecha 07/04/2005, el
puesto de “Asesor jurídico y de gestión” se encuentra vacante desde el 01/04/2004. Por
nota 3. a los estados financieros citados en I-, la UNPRE nos informa una posible acción de
recupero de cobro por $ 3.156,40 por honorarios abonados a un consultor perteneciente al
estudio 1.EG.24 que tramita bajo el expediente Nro. 49327/03 ante el Juzgado Nacional de
1ra Instancia en lo Contencioso Administrativo Federal Nº 10 Secretaría Nº 19, y cuya
tramitación se encuentra a cargo de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del
Ministerio (EXPMECON EX450-007092/2002). Nos remitimos a lo observado en B-11
del Memorando a la Dirección adjunto.
2. La UNPRE remite nuestra nota a la Coordinación Jurídica de la Secretaría de Política
Económica (SPE) en fecha 16/03/2005. Mediante Nota SPE Nº 048 que nos fue elevada el
22/03/2005 se nos expone que: “… esta Coordinación no tiene conocimiento de los litigios,
reclamos y/o juicios que hubiere en trámite por cuanto no tiene competencia para
intervenir en los mismos como tampoco la de emitir dictámenes, función que corresponde
a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio, limitándose nuestra
intervención a un asesoramiento personalizado a requerimiento de los diversos
funcionarios de la Secretaría.”.
3. La contestación de la Dirección General de Asuntos Jurídicos fue enviada directamente al
Programa el 30/05/05. Se destaca que el pedido había sido correctamente formulado por
Nota UNPRE Nº 339/2005 el 23/05/05 remitiéndoles nuestra circularización. En dicha
respuesta se expone que no existen litigios, reclamos y juicios pendientes relacionados con
el Programa, no obstante ello solicitan a la UNPRE que proporcione mayores datos para
poder individualizar los juicios que pudieran tramitar ante esta Dirección, (información que
3
ya había sido proporcionada). Esta auditoría solicitó -en fecha 06/06/05- se realice un
nuevo pedido de información ante la citada Dirección, siendo requerido por el Programa el
24/06/2005; la respuesta de la Dirección de Asuntos Jurídicos contiene la misma
información que la mencionada en II- 1 precedente y en nota 3 a los estados financieros, no
contando al cierre de tareas de campo con respuesta a la misma.
III-ACLARACIONES PREVIAS
a) Se exponen las siguientes consideraciones por errores formales y numéricos:
1. En las notas a los estados financieros se omitió en la correlación de las mismas, asignar
el número de nota 8 (ocho).
2. En el Estado de Origen y Aplicación de Fondos, en pesos y dólares, en donde se expone
Nº de nota 10 debe citar nota 9.
3. En los estados de inversiones en dólares al 31/12/2004 identificados como Anexo B y
Anexo B.1, si bien la categoría de inversión “Apoyo a la Gestión de Estudios”
(01.04.00) presenta movimientos, estas cifras corresponden ser sumarizadas en la
categoría “TDR y Consultoría de Corta Duración” (01.03.00), siendo las cifras correctas
las siguientes:
USD
Categoría
Inversiones al 31/12/03
BID
Local
Total
Inversiones 2004
BID
local
Inversiones al 31/12/04
total
BID
local
total
01.03.00 375.853,68 5.408,36 381.262,04 61.042,72 19.124,61 80.167,33 436.896,40 24.532,97 461.429,37
01.04.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
b) El importe de USD 44.165,83 (equivalentes a $ 54.624,03) -expuesto en el Estado de
Origen y Aplicación de Fondos en dólares y en nota 2- correspondiente al saldo de
anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) y de consultores en
concepto de viáticos, dentro del Saldo Disponible presenta una sobrevaluación de USD
25.829,47 (7,43%) ascendiendo el valor correcto a USD 18.336,36. Esta observación surge
ya que la UNPRE valuó en dólares los anticipos otorgados en pesos, a la fecha de pago de
4
los mismos, y no al cierre de ejercicio como una cuenta de crédito a favor del Programa; la
contrapartida se encuentra expuesta en la cuenta Diferencia de Cambio.
c) El importe de $ 33.714,65 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2004, conforme la
conciliación bancaria de la cuenta operativa al 31/12/2004 preparada por la UNPRE,
incluye $ 15.177,68 por cheques en cartera al cierre que fueron retirados por los
beneficiarios recién entre el 05/01 y el 11/01/2005 según documentación de respaldo
analizada. Asimismo, se observa que estos pagos fueron convertidos a dólares en el 2004
utilizando el tipo de cambio del día anterior al de efectivo pago producido en el 2005,
hecho que no produce diferencias significativas.
d) En base a la muestra analizada se pudo verificar que la cuenta “Anticipos a Entidades
Beneficiarias” (Disponibilidad de Fondos al 31/12/2004) contiene:
1. $ 4.188,76/USD1.385,14 correspondientes al estudio 1.EE.121 que se encontraban
rendidos y aprobados al cierre del ejercicio, pero no imputados en inversiones.
2. $ 4.800.- (USD 1.615,54) por anticipos de viáticos pagados a los consultores del
componente UNPRE entre el 03/09 y el 29/11/2004, que conforme la documentación
que se tuvo a la vista se encontraban rendidos y aprobados al cierre de ejercicio pero no
imputados en inversiones.
3. ($ 207,57) (USD 70,51): por una cuenta de anticipos que presenta saldo acreedor
motivada en que los reintegros de la EB del ejercicio 2004 por $113,76 y $93,83,
disminuyeron la cuenta de anticipos, cuando no se encontraban contabilizados los
correspondientes devengamientos de los créditos.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- b), los
estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados en el
apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa
5
Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones
efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en
el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96, y sus
modificaciones.
BUENOS AIRES, 01 de julio de 2005.
6
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2004)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMPII), se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación
Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE), la cual
cuenta a partir del 03/01/2005 con la designación de nuevo Director mediante Resolución SPE
Nº 2 del 07/01/2005.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III.
Durante el ejercicio 2004 el costo total del Programa (fuente externa y/o local) no sufrió
modificaciones. Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al
31/12/04, que fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE:
7
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*)
Banco
Aporte Local
15.420.000,00
5.000.000,00
20.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
7.000.000,00
500.000,00
7.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
5.208.000,00
0,00
5.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
3.272.000,00
400.000,00
3.672.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
Categorías de Inversión
1. Estudios
Total
- Consultorías de Apoyo
•
T.D.R y Consultoría de corta duración
•
Apoyo a la gestión de estudios
Totales
% Financiamiento/Programa
78%
22%
100%
(*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1
(Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento
Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT” y el 87. para el “FIV”,
(manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la
UNPRE en los estados financieros auditados.
Al respecto, de acuerdo a lo estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID, los
estados financieros al 31/12/2004 no incluyen información complementaria que explique las
variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el
costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas en el Informe
Semestral de Progreso. Nos remitimos al punto j) “Informes” 2. b) del presente y a las
observaciones particulares expuestas en el apartado A- 12 del Memorando a la Dirección
adjunto.
8
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2004 no se suscribieron enmiendas al
convenio de préstamo.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
Durante el ejercicio 2004 no existieron desembolsos BID para el Programa, siendo el total
desembolsado acumulado al 31/12/04 de USD 13.240.320,83 (incluyendo los cargos de
ejercicios anteriores correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por
USD 200.000.-). La diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco, en sus
reportes LMS10 y LMS1, se originó en un error de contabilización de un desembolso del
ejercicio 2002 en los citados reportes.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/04 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de $ 5.883.409,21 (equivalentes a USD 4.475.195,40).
El importe de $ 1.477.607,26 (equivalente a USD 502.139,78) correspondiente al movimiento
registrado en el ejercicio 2004, incluye:
a) $ 1.089.000.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados
mediante Resoluciones N º 64 del 4/05/2004 y Nº 161 del 7/10/2004 de la Secretaría de
Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente especial (ex-caja de ahorro) en
pesos N° 249370/7 BNA por $ 589.000.-, y $ 500.000.- el 22/06/04 y el 22/10/04
respectivamente.
b) $ 2.160,79 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los
fondos depositados en la cuenta corriente especial (ex caja de ahorro) en pesos abierta por
el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los desembolsos de
aporte local.
c) $ 386.446,47 por los aportes recibidos de las entidades beneficiarias que han efectuado con
recursos propios conforme lo informado en nota 6 a los estados expuestos en I-1.
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección
adjunto: A-6 e), A-14, B-6, y B-12.
9
d) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.04: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito
(vencimientos 10/03 y 10/09).
Cumplida. Se transcriben los datos informados al Programa por la Dirección de
Administración de Deuda del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota (sin
número) recepcionada el 17/03/2005:
Fecha de
vencimiento
Fecha de pago
Moneda de
pago
Concepto del pago
10/03/04
12/03/04
JPY
Interés
10/03/04
12/03/04
USD
Comisión de crédito
10/09/04
10/09/04
CHF
Interés
10/09/04
10/09/04
USD
Comisión de crédito
Importe del
pago
35.387.738,00
Equivalente en
USD s/ BID
330.572,05
8.925,40
8.925,40
420.363,00
336.344,21
14.779,93
14.779,93
690.621,59
Totales ejercicio 2004
No obstante la prórroga otorgada por nota CAR 794/2005 del 18/02/05 a los plazos
establecidos en la cláusula 3.04, la fecha del pago de la primera cuota de amortización para el
10/03/2005 continúa vigente.
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.(USD 250.000.-)
Cumplida. Al 31/12/2004 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de
inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.- fue
condonado por el BID en el ejercicio 1998. No se registraron cargos en el presente ejercicio.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2004, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR-794/2005 del 18/02/2005, el BID comunicó las nuevas fechas de
vencimiento:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: 10 de marzo de 2006.
10
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento:
10 de junio de 2007.
h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2004, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento en términos generales.
i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente. (A-7 y B-5).
j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución
Misiones del Banco
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2004 no cuenta con ayudas memorias por
misiones del Banco. En fecha 06/10/2004 remite a la DNPOIC la nota UNPRE 892/2004
solicitando una Misión de Administración dado que la última data de junio 1999. El Banco,
mediante nota CAR 5472/2004 del 21/10/2004, le sugiere a la DNPOIC que la Misión de
Administración se realice una vez que el Banco se haya pronunciado sobre la prórroga de los
plazos de la cláusula 3.04.
•
Registros Contables
1. Con relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante
ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la
Dirección adjunto al presente (puntos A-1 y B- 1 y 2).
2. La UNPRE no utilizó para el ejercicio 2004 el Sistema UEPEX (Sistema de
Administración y Control Presupuestario) que se encuentra vigente por Resolución SH
120/2001 del 11/06/2001. Al respecto, nos informa que se efectuará la implementación
definitiva durante el ejercicio 2005.
3. Mediante nota CAR-1679/2004 del 14/04/2004 el Banco toma conocimiento de las nuevas
cuentas incorporadas en el plan de cuentas para el ejercicio 2004 oportunamente aprobado
por el Banco. Con relación a lo sugerido por el Banco en ejercicios anteriores, al 31/12/04
11
la UNPRE no procedió a la apertura en el Pasivo de la deuda BID a efectos de separar los
importes invertidos (justificados) y los que se adeudan en concepto de fondo rotatorio.
• Informes: Cumplida
1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/04 con vencimiento el 31/08/04: fue presentado al
Banco el 10/09/04 por nota UNPRE N° 756/2004, y cuenta con no objeción mediante nota
CAR 5327/2004 emitida el 18 de octubre de 2004.
2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/04 con vencimiento el 28/02/05:
a) Fue elevado al Banco el 01/03/05 por nota UNPRE N° 103/2005 del 28/02/05, y cuenta
con no objeción por nota CAR 1401/2005 emitida el 21 de marzo de 2005.
b) Merece aclarar que el “Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/2004 en
dólares” incorporado en el informe semestral a continuación de la página 21 es
coincidente con el presentado y citado en I- 1. del Informe sobre los estados financieros.
Respecto a la valuación en dólares de los anticipos contables en poder de las entidades
beneficiarias y de consultores, nos remitimos a lo señalado en el apartado III- b),
Aclaraciones Previas, del Informe sobre los estados financieros.
c) Respecto al software “Seguimiento Técnico de los Estudios”, citado en el presente
informe semestral por la UNPRE, habiendo solicitado una entrevista con el personal
usuario del mismo a efectos de obtener información sobre su funcionamiento, y de los
reportes que genera el sistema se nos informa que no ha sido operado durante el
ejercicio 2004.
• Fondo Rotatorio al 31/12/04
1. Al 31/12/04 el importe del fondo rotatorio se conforma por USD 1.115.203,28; la
diferencia de USD 1.384.796,72 respecto al fondo rotatorio original de USD 2.500.000.- se
origina en:
• USD 14.729,81 del ejercicio 2002, que no fueron reintegrados por el BID. No obstante
mediante nota CAR 3620/2002 del 30/09/02, el BID reconoce que fueron erróneamente
descontados.
12
• USD 784.542,88 del ejercicio 2003, correspondientes a la solicitud de desembolso Nº
27 bajo el tipo AFJ (justificación del fondo rotatorio) aprobada el 19/09/03.
• USD 157.356,63 y USD 428.167,40 del ejercicio 2004, correspondientes a las
solicitudes de desembolsos (AFJ) Nº 28 y 29, aprobadas el 23/08/2004, y el 21/12/2004
respectivamente.
Por revisión de hechos posteriores se observa que en fecha 18/02/2005 el BID desembolsó
USD 941.899,52 (Solicitud Nº 30)
que incluye los importes aprobados en las
justificaciones Nº 27, y 28.
2. Mediante nota UNPRE Nº 90/2005 se presentó al Banco el 25/02/2005 el Informe
Semestral del estado del Fondo Rotatorio al 31/12/2004. Respecto a esta presentación nos
remitimos al apartado B-8 del Memorando a la Dirección adjunto.
3. En fecha 26/04/2005 la UNPRE presentó la Justificación Nº 31, aprobada por el BID el
13/05/2005. Como ésta incluye gastos hasta el 30/06/2004, no fue posible realizar el
procedimiento de cruce de los pagos incluidos en muestra, posteriores a dicha fecha, al no
encontrarse justificados.
4. Con relación a las inversiones incluidas en muestra por el ejercicio 2003 pendientes de
cruzar en justificaciones al cierre de la auditoría del ejercicio anterior y verificados en la
presente auditoría, nos remitimos a lo observado en B-10 del Memorando adjunto.
k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2004 no existieron modificaciones
importantes en la documentación establecida en la presente cláusula.
13
l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales. (Demostración de recursos de aporte local)
Cumplida extemporáneamente. El Banco mediante Nota CAR-3095/2004 del 28/06/2004 da
por cumplido el presente artículo.
BUENOS AIRES, 01 de julio de 2005.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/04)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de
2004, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión
(UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría (nos remitimos a
nuestra Declaración de Procedimientos de Auditoría adjunto al presente). Entendemos que la
adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
Referencia
A- 2-
Título – Tema
Manual de Procedimientos Administrativo- Contable
15
Página
21
A- 3-
Entidades Beneficiarias: saldos contables de anticipos
A- 5 y B- 4
Retenciones AFIP-DGI
A- 12
Presupuesto – Ejecución al 31/12/2004
A- 7, y B- 5
Consultoría Nacional.
A- 8
Pasajes y Viáticos
21
26-55
46
30-56
38
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones: El sistema contable utilizado por el proyecto para llevar las registraciones
contables no se encuentra integrado y es auxiliado por planillas extracontables:
a) Del cruce entre el libro diario y los mayores contables en pesos se observa que el
número de asiento asignado a cada registración no es coincidente con los que surgen de
los reportes de movimientos por centro de costo en pesos y dólares por el ejercicio
2004, y mayores contables en dólares, en virtud de que estos últimos mantienen el
número de asiento asignado al momento de la carga original, y los primeros son
renumerados al seleccionar ésta opción al cierre del ejercicio.
b) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/04 las cuentas de “Anticipos a
Justificar” por fondos en poder de las entidades beneficiarias, “Anticipos pax/viát” a
rendir por los consultores, y “Pax/viat. a recuperar” se exponen dentro de cada estudio
en el rubro “Componentes” (Inversiones), no formando parte del rubro “Créditos”.
Al 31/12/2004 la UNPRE no procedió a la apertura del pasivo de la deuda BID a efectos
de separar los importes invertidos (justificados) y los que se adeudan en concepto de
fondo rotatorio, sugerido por el Banco en ejercicios anteriores.
No fue abierta otra cuenta contable para imputar el aporte local de entidades
beneficiarias en concepto de “reconocimiento de gastos”; estos fueron registrados
conjuntamente con aquellos importes que son aportados efectivamente (por
desembolsos) por las entidades, esta apertura mejoraría la exposición e identificación en
las registraciones contables, teniendo en cuenta que lleva procedimientos específicos de
control por los conceptos que incluye.
16
c) No es posible extraer directamente por medio de reportes del sistema las cifras
expuestas en el Capítulo Usos de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos
(EOAF) por el ejercicio finalizado al 31/12/04 (USD/$), las inversiones del “Estado de
Inversiones” (Anexos B. y B.1.), ni la totalidad de las cifras expuestas en los cuadros
“Apertura por tipo de gasto y fuente de financiamiento” y “Apertura por componente y
fuente de financiamiento”, ni el saldo disponible por fuente de financiamiento al
31/12/04, por lo que es necesario realizar tareas adicionales sobre planillas
extracontables para poder determinarlas. No surgiendo diferencias significativas de su
revisión.
d) De las órdenes de pago (OP) que se tuvieron a la vista, surge que:
1. Se emiten manualmente (no automáticamente) sobre la base de una planilla de
cálculo. En algunos casos los datos se encuentran enmendados en forma manual
(fuente de pago, tipos de cambio, etc).
2. La UNPRE debe reformular el formato de orden de pago utilizado al 31/12/2004,
incorporando los casilleros necesarios a efectos que aquellos datos que son agregados
manualmente sean requisitos a completar en su emisión (por ejemplo número y fecha
del asiento contable, números de todas las cuentas contables involucradas en el
asiento a imputar, importe en USD equivalente a cada imputación del asiento
contable).
3. El número de asiento contable indicado en las órdenes de pago en forma manual
responde al número de asiento asignado en la carga original y no es coincidente con
el que surge del reporte “libro diario” emitido al 31/12/2004, en virtud de la
renumeración que realiza el sistema. Nos remitimos al punto a) precedente.
e) No obstante que en el mayor contable de la cuenta operativa en pesos se incorporaron
los datos de las órdenes de pago, números de cheques, y datos del beneficiario, para
aplicar procedimientos de control fue necesario recurrir al libro bancos auxiliar llevado
en planillas de cálculo (que no conforma un subdiario), y a las órdenes de pago ya que
en algunos casos se detectaron errores de tipeo en los números de los cheques, de las
órdenes de pago y en el detalle del concepto/beneficiario del pago, y en su mayoría los
cheques anulados por errores de confección no son registrados contablemente.
17
f) Las minutas emitidas en forma manual sobre la base de una planilla de cálculo
denominada “Registro de Ajustes” a efectos de formalizar la anulación de cheques,
carecen de numeración correlativa, en su mayoría no son contabilizadas, y se encuentran
archivadas conjuntamente con las órdenes de pago.
g) De la revisión por muestra de la documentación original que respalda los pagos
contabilizados, se ha podido observar que es inicialada por el responsable contable del
Programa lo cual por sí solo no es suficiente para proceder a “matar” la misma. Se debe
también intervenir con una leyenda indicando la condición de “pagada” y que está
afectada al Programa, evitando así un doble pago u otro uso indebido.
h) El pasivo con el BID (USD 13.240.320,83) informado en las registraciones contables
por $ 17.982.980,02 no fue reexpresado al cierre del ejercicio al tipo de cambio (T/C) de
esa fecha ($ 39.442.915,75) manteniéndose a valores históricos en pesos según fecha de
desembolsos a efectos de confeccionar el estado de origen y aplicación de fondos en
pesos. No obstante ello, al ser una cuenta de pasivo debe ser valuada al cierre para que
quede adecuadamente reflejada, y para no afectar los desembolsos históricos, se debe
proceder a la apertura de dos cuentas que vayan mostrando la reexpresión citada
(Reexpresión deuda BID/ Diferencia de reexpresión deuda BID).
i) Al 31/12/2004 el saldo de anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias
(EB) y en poder de los consultores por viáticos por un importe de USD 44.165,83
equivalentes a $ 54.624,03 presenta una sobrevaluación de USD 25.829,47 ascendiendo
el valor correcto a USD 18.336,36 se remite a lo señalado en Aclaraciones Previas del
Informe sobre Estados Financieros.
Comentarios de la UNPRE:
a) El sistema contable no tiene dos numeraciones. El reporte de movimientos por centro de
costos hace referencia al número de asiento preliminar del registro contable, y el reporte
de los mayores contables se emitió con la numeración definitiva y final al cierre, debido
a que el ejercicio 2004 estaba concluido y cerrado.
b) La exposición en el EOAF es correcta. Los “Anticipos de Fondos a Justificar”,
representan un crédito a favor del préstamo. La inclusión de la cuenta “Anticipos de
18
Fondos a Justificar” dentro de cada estudio, se debe a la necesidad operativa de obtener
una sola información por estudio, que permita determinar el estado de los recursos
asignados a cada uno. De lo contrario se deberían emitir dos listados por cada estudio
para obtener la misma información.
c) Estamos de acuerdo en que no es posible extraer directamente por medio de reportes las
aperturas solicitadas y expuestas en los EOAF. Los reportes que se extraen del sistema
son reportes estándar. La versión del sistema TANGO que posee esta administración es
del año 1996 y por ser un sistema “enlatado” no permite diseñar reportes ad-hoc. No
obstante todos los datos necesarios para la realización de los estados financieros están
en el sistema, por ello la información que suministran los reportes hay que elaborarla
mediante planillas extracontables para obtener los informes con las aperturas deseadas.
Esto no indica que los informes sean incorrectos. Continuamente se cruzan los saldos de
las registraciones para validarlas. Estos son trabajos adicionales pero absolutamente
necesarios. Esta observación ha sido manifestada en el ejercicio anterior, y debidamente
contestada por esta administración. No obstante reiteramos lo expuesto en aquella
oportunidad, ya que no se han originado cambios importantes en la utilización del
sistema contable mencionado. La apertura por “Componentes” permite obtener totales
por categoría de estudios (1.EE, 1.EG, 1.CA). El Sistema TANGO no permite dos
aperturas del plan de cuentas simultáneas, debido a que la cantidad de dígitos es
limitada para contemplar esta posibilidad. Es un sistema comercial cerrado o “enlatado”
por lo que se adapta en forma parcial a los requerimientos del Préstamo. Los totales por
categoría del gasto se obtienen desde los centros de costos y no con la apertura del rubro
“Componentes”. No obstante las planillas auxiliares se elaboran a efectos de realizar
tareas adicionales de control cruzado.
d)1. La observación es correcta. Si bien no son manuales, se utiliza una planilla de cálculo
para su confección. Cabe destacar que por medio de controles cruzados se minimizan
las posibilidades de errores y duplicaciones. 2. La sugerencia es válida, y la sumaremos
a nuestra iniciativa de adecuar las órdenes de pago a las nuevas condiciones
administrativas contables. 3. La observación es correcta. No obstante resulta imposible
indicar el número definitivo al momento del ingreso de la orden de pago al sistema.
19
e) El mayor contable de la cuenta operativa en pesos es sin dudas un reporte que permite
validar el 100% de las imputaciones, la integridad y la certeza de los datos allí volcados;
más allá de alguna imperfección de tipo que en ningún caso es grosera y permite
identificar el concepto del movimiento registrado. En cuanto a los cheques anulados,
informamos que si tal situación se verifica por un error en su confección no son
registrados, y son informados en el formulario “Registro de Ajustes”; en cambio si el
evento se perfecciona una vez que ha sido registrado, se anula el asiento contable que
contiene el movimiento inicial.
f) La minuta emitida en forma manual sobre la base de una planilla de cálculo denominada
“Registro de Ajustes” se confecciona a efectos de controles internos y es parte del
circuito administrativo de pago (no se registra en el sistema contable).
g) Las facturas originales son intervenidas (matadas) en el mismo momento de la firma
del cheque por la responsable del área financiera–contable, esto nos asegura que no va a
existir un doble pago.
h) Comentario de la UNPRE no procedente.
i) La valuación de los anticipos de fondos ha sido mencionada en la Nota 2 a los Estados
Financieros al 31/12/2004.
Recomendaciones: Implementar las modificaciones necesarias para que las registraciones
contables del Programa, surjan de un sistema orgánico e integrado, basado en la emisión de
órdenes de pago que expongan información suficiente para dar respaldo a las mismas, o la
implementación de minutas contables. Profundizar los controles administrativos a efectos
de minimizar los errores en la carga de la información. Reflejar adecuadamente en pesos al
cierre de ejercicio los pasivos en dólares del Programa. Adecuar el plan de cuentas del
Programa a las necesidades operativas del mismo. Implementar los procedimientos
observados.
20
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de procedimientos
administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a nuestro relevamiento
de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual de Proceso de Gestión y
Administración” que desarrolló el Programa, y de cuya revisión se informaron las
consideraciones que surgieron, y que al 31/12/2004 no fueron subsanadas.
Comentario de la UNPRE: El manual de procedimientos no se encuentra actualizado.
Las observaciones efectuadas serán incorporadas oportunamente.
Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que implemente el
Programa, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración
coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el proyecto, y así
también incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando.
3- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (Pagos descentralizados)
Aclaración: Se excluyen en el presente apartado aquellas observaciones de carácter formal
- expuestas en ejercicios anteriores por pagos descentralizados -, ya que al centralizar la
UNPRE los pagos, y a que durante el ejercicio existió un único movimiento
correspondiente a la devolución de fondos por parte de la EB del estudio 1.EE.44, no es
aplicable el procedimiento de seguimiento de observaciones de ejercicios anteriores.
Observaciones: A partir del ejercicio 2002 la UNPRE procedió a cambiar el criterio de
pagos descentralizados para los estudios, al de centralización de los mismos. No obstante
ello, al 31/12/04 surgieron consideraciones por aquellos saldos de anticipos otorgados en
ejercicios anteriores. Se destaca que a la fecha de tareas de campo no hemos recibido
respuesta por parte de la EB del estudio 1.CA.02, a nuestra circularización de fecha
09/03/2005:
a) Al 31/12/2004 aún quedan pendientes de rendición, conforme las registraciones
contables, anticipos de fondos BID por $ 38.838,48 transferidos a las EB (1.EE.52: $
30.650, 1.EE.66: $ 7.095,09, y 1.CA.02: $ 1.093,09). A su vez, no se tuvo a la vista
21
documentación que respalde los motivos que llevaron a la UNPRE a no ejercer la
opción indicada en el inciso b. del artículo 9.1. del Reglamento Operativo del Programa
(R.O.) (rescisión del convenio subsidiario), atento los anticipos de larga data pendientes
de rendición.
b) Respecto a los observaciones particulares para los tres estudios con anticipos contables
pendientes, se informa que:
1. La respuesta recibida del estudio 1.EE.66 en fecha 11/05/2005 nos informa que se
mantiene la situación informada para el ejercicio 2003. Se destaca que de acuerdo al
extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 - fecha de solicitud de cierre de la
cuenta, el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún mantiene al 31/12/2004 un
saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se exponen los datos proporcionados por la
entidad:
Inversiones rendidas EB no contabilizadas por la UNPRE
3.396,46
Fondos aporte propio rendidos pero pagados con F22
2.733,46
Fondos aporte propio no rendidos y pagados con F22
546,69
Saldo de fuente 22 retirado por la EB por cierre cuenta bancaria
22,48
Diferencia a conciliar no informada por EB
396,00
2. El importe de $ 30.650.- informado por la UNPRE como anticipos incluye: $
4.399,30 por inversiones rendidas por la EB no contabilizadas, por la UNPRE $
2.201,13 por gastos bancarios que deben ser financiados con aporte propio, y $
3.200.- correspondientes al pago adeudado a un consultor conforme lo informado por
la EB el 10/06/2005 en la respuesta a nuestra circularización; a su vez se observa que
el saldo según extracto al 31/12/2004 asciende a $ 24.049,57.
3. No se cuenta con información respecto a como se compone la conciliación del saldo
de $ 1.009,39 del estudio 1.CA.02. (extracto bancario al 31/12/2004, cierre de
cuenta, información EB, etc.).
4. Se ha podido observar que el último reclamo para la devolución de fondos y/o
rendición de gastos por parte de la UNPRE a los tres estudios, fue enviado en el mes
de julio de 2004, mediante nota UNPRE. No son suficientes los reclamos realizados
por esta vía, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido, y la falta de respuesta o de
22
acción de cada una de las entidades, y que a la fecha de tareas de campo los mismos
no fueron subsanados.
5. No se tuvieron a la vista las conciliaciones conformadas entre la UNPRE y los
responsables actuales de cada estudio al 31/12/2004.
c) Al 31/12/2004 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la
totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa abiertas por las
entidades beneficiarias con ejecución, como así tampoco se tuvo a la vista
documentación que respalde que la UNPRE cuenta con archivos completos que permita
constatar que aquellas entidades con estudios finalizados hayan procedido al cierre de
dichas cuentas.
d) La UNPRE como responsable de la ejecución del Programa debería haber
implementado que a la fecha de finalización de los estudios, presenten para su
aprobación definitiva y para la conciliación con los registros del Programa, una
rendición final que contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de
financiamiento y los aportados por la propia EB así como las inversiones clasificadas
por categoría de gasto y fuente de financiamiento y, una vez conformada con las
registraciones de la UNPRE, sea suscripta por los responsables de la EB y del
Programa.
Comentarios de la UNPRE:
a) Con relación a los tres estudios mencionados, la UNPRE durante el presente ejercicio
realizará un seguimiento más exhaustivo.
b) 1. El saldo contable de anticipo correspondiente al estudio 1.EE.66 por $ 7.095,09.corresponde según los registros de la UNPRE a conceptos no elegibles con fuente de
financiamiento 22. La UNPRE durante el presente ejercicio realizará un seguimiento
más exhaustivo.
2. La UNPRE procederá a solicitar por el reembolso del saldo bancario por otros
procedimientos más enfáticos a los ya utilizados, y propondremos gestionar el pago
pendiente según los procedimientos administrativos actuales.
3. No consta en los registros de la UNPRE la información requerida.
23
4. y 5. La UNPRE durante el presente ejercicio realizará un seguimiento más
exhaustivo.
c) Atento a las recomendaciones estipuladas en el informe de auditoría del ejercicio
anterior, esta administración incorporará nuevos procedimientos para aquellos casos en
los cuales se otorguen anticipos de fondos a Entidades Beneficiarias.
d) La observación será tenida en cuenta. Para aquellos estudios con saldos a justificar,
procuraremos implementar la observación efectuada.
Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución
descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de
asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar todas
las instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación
de los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante la centralización
de pagos implementada, la UNPRE debe implementar lo observado en A- 3- c) y d)
precedentes.
4- ANTICIPOS A CONSULTORES
Observaciones: La UNPRE implementó en el ejercicio anterior un sistema de anticipos
con fuente 22 a consultores contratados bajo estudios para solventar pasajes y viáticos. Al
producirse la rendición del consultor en caso que el gasto que rinda incluya fuente 11 (iva)
-pagado temporalmente con fuente 22- se le descuenta el mismo en el próximo anticipo
que se le otorga, o bien queda este importe pendiente de reintegro por el consultor hasta
que la entidad le pague el mismo. Al respecto surge que:
1. La factura y/o pasaje que ya fue pagada en su totalidad al proveedor por el consultor y
que corresponde a una inversión elegible para el Programa una vez rendida por el
consultor, se contabiliza únicamente por la fuente 22, quedando pendiente la inversión
de fuente 11 hasta tanto la EB disponga del aporte local para cancelar la deuda con el
consultor.
24
2. La UNPRE debe solicitar a la EB que deposite los fondos necesarios previo al pago de
estos conceptos, ya que no es el consultor quien debe asumir la falta de aporte de la EB,
ni tampoco la fuente 22.
3. Esta deuda que tiene la EB con el Programa o la inversión de fuente 11 pendiente de
registrar (ya pagada al proveedor) no queda contabilizada, ni tampoco se contabiliza
conforme lo informado por UNPRE, una vez cancelada al consultor por la EB.
4. De los registros de la UNPRE no surgen los datos de los comprobantes respaldatorios
por la adquisición de los pasajes, como así tampoco exponen la razón social de los
proveedores. Únicamente se identifica por consultor y viaje realizado.
Comentarios de la UNPRE: El procedimiento administrativo-contable implementado, ha
generado los resultados esperados. Si bien el procedimiento parece ser un tanto complejo,
brinda la información en forma oportuna y con precisión, los análisis que se generan a
partir de esa información, otorgan un alto grado de exactitud. La información se puede
generar por fuente de financiamiento y por moneda de pago.
1. La fuente 11 se registra como inversión cuando la EB devuelve los fondos anticipados
por la UNPRE. El anticipo se registra como un crédito.
2. La UNPRE permanentemente gestiona ante las autoridades de la EB la devolución de
los anticipos de fondos entregados a los consultores. Cabe destacar que la UNPRE no
posee relación contractual con los consultores que son contratados por las EB.
3. La EB debe enviar a la UNPRE las constancias de pago referentes a los gastos elegibles
por fuente 11. Según consta en el instructivo para las EB. No obstante lo expuesto, si
eventualmente la EB paga a los consultores y NO informa ese hecho económico a la
UNPRE, es obvio que la UNPRE nunca contabilizará esos pagos como Aporte Local de
EB. Por otro lado, la UNPRE no puede contabilizar como inversión un pago que no
tenga su correspondiente imputación presupuestaria.
4. La observación es correcta. No obstante los datos que surgen de los registros permiten
identificar claramente el motivo del pago a los consultores.
25
Recomendaciones: Los anticipos deben ser otorgados exclusivamente para cubrir los
viáticos de los consultores por el tiempo que dure la comisión.
5- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) Al cierre de la auditoría del ejercicio anterior la UNPRE figuraba inscripta ante la
AFIP-DGI erróneamente como responsable ante el impuesto a las gananciassociedades. Habiendo consultado en fecha 17/05/2005 la constancia de inscripción de la
UNPRE en la página oficial de la AFIP, ya no surge esta situación. No obstante ello, no
se tuvo a la vista documentación que respalde las gestiones realizadas por la UNPRE a
efectos de solicitar la baja, y que a la fecha el Programa no cuenta con multas de
carácter formal por la no presentación de las declaraciones juradas anuales desde la
inscripción a la fecha de baja (de corresponder).
b) Se incorporó en el ejercicio 2003 la cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11” que
sumariza en el rubro Patrimonio Neto creada con un saldo distinto (deudor) al que
deben llevar las cuentas incluidas en este rubro (acreedor), y que en los estados
financieros se incluyó en el rubro “Diferencia de cambio”. Los movimientos al
31/12/2004 por $ 894,27 corresponden a los intereses resarcitorios ingresados en la
AFIP-DGI durante los ejercicios 2003 y 2004, por aquellas retenciones pagadas fuera de
término, cuando estas imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la fuente
BID como local deben ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por fondos a
recuperar del aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la Unidad ante las
oficinas respectivas (SAF/TGN).
c) No se tuvo a la vista documentación, ni surgen de las registraciones contables respecto a
sí aún quedan pendientes de ingresar intereses resarcitorios a la fecha de tareas de
campo por posiciones devengadas al 31/12/2004.
Seguimiento de observaciones específicas al 31/12/2003:
d) No se tuvo a la vista la presentación del F.399 (reimputación de códigos de pagos) ante
la AFIP-DGI de los pagos por los intereses resarcitorios de 12/2001 realizados
erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por $ 216,63 y 030:
26
iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados como: 217 retenciones de
ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente.
e) Respecto a las retenciones realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº:
254/2002 del 08/10/2002 en concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se
produjo una inversión de importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI.
Si bien la UNPRE intentó subsanar la situación mediante la presentación de la
declaración jurada rectificativa, al 31/12/04 queda pendiente: 1. confeccionar el ajuste
contable al devengamiento por un importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la
cuenta de iva, 2. solicitar formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago ante
la AFIP-DGI a efectos de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de iva y una
vez tramitado éste, 3. Realizar la reimputación contable del pago.
Comentarios de la UNPRE:
a) Entendemos que la AFIP actúo de oficio, luego de una serie de entrevistas informales
entre personal de la Agencia 08 y de la UNPRE, celebradas durante el mes de enero del
2005. No obstante, haremos las consultas pertinentes, a fin de obtener la documentación
que avale el cambio en la inscripción.
b) Tomaremos en cuenta la observación, para el ejercicio 2005. Sin embargo,
manifestamos que la cuenta contable se expone regularizando el aporte local efectuado
por el Tesoro Nacional.
c) A la fecha de cierre la UNPRE no efectúo registraciones con respecto a intereses
resarcitorios por retenciones presentadas fuera de término. Realizaremos los controles
necesarios para cuantificar el monto de intereses y efectuaremos el ingreso
correspondiente.
d) La presentación de los formularios corrigiendo la imputación de los códigos de los
impuestos pagados, se presentará en el transcurso del 2005.
e) La presentación de los formularios corrigiendo la imputación de los códigos de los
impuestos pagados, como así también las reimputaciones contables se realizarán durante
el ejercicio 2005.
27
Con relación a los ítems d) y e), manifestamos que en ningún caso ha existido desinterés en
generar y presentar la información necesaria para concluir con las formalidades indicadas.
Recomendaciones: Dejar adecuada evidencia documental del seguimiento del trámite de
baja informado, para que pueda ser subsanado. Dar cumplimiento a la normativa vigente
que regula el ingreso de las retenciones. Realizar los ajustes contables correspondientes.
Dar adecuado seguimiento a las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio
de acciones legales al Programa por parte de la AFIP-DGI. Reflejar adecuadamente en la
contabilidad los pagos en concepto de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI.
Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas
formales con fondos de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a
comunicar a las autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente
autorización para determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o
recursos propios del ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si
forma parte del pari-passu o ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que
estos conceptos reflejan gastos no elegibles para el Programa.
6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (Pagos centralizados)
Observaciones: Se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión
realizada, para el caso de lo observado en a) y b) la UNPRE debe dejar evidencia
documental de los procesos realizados mediante soporte magnético para que estos pueden
ser posterior objeto de control:
a) 1.EG:39: De la documentación que se tuvo a la vista no surge evidencia documental de
que se hayan dado cumplimiento a todos los procedimientos indicados en los apartados
VIII. A. 8.2 y 8.3 de las estipulaciones del R.O. para tramitar un estudio general: desde
que la entidad presenta documentación solicitando financiamiento para el proyecto por
nota del 20/11/02, y hasta ser puesto a consideración del Comité Técnico (12/12/02).
b) 1.CA.60: Del análisis de los antecedentes de esta consultoría surge que no pudo
verificarse el cumplimiento del Punto VIII. B 8.6 de las estipulaciones del R.O. para
28
iniciar una consultoría de apoyo, atento que no se adjuntan los anexos citados en la nota
185/03 de la entidad del 07/07/2003.
c) 1.EG.38: No se tuvo a la vista documentación respecto a si fue subsanado lo observado
en el ejercicio anterior: “El contrato de locación de obra suscripto el 28/03/03 entre la
Corporación del Mercado Central y la Universidad de Lanús, fue suscripto “adreferendum del Consejo Superior de la UNLa”. No se tuvo a la vista documentación
que acredite la aprobación por parte del citado Consejo otorgando la convalidación
requerida”
d) Las siguientes entidades beneficiarias incluidas en muestra no registran ejecución
contable de contraparte local al 31/12/2004 estipulada en los TOR´s: 1.EE.89, 1.EE.119,
1.EG.54 y 1.CA.47.
e) De la revisión por muestra del aporte contabilizado en concepto de reconocimiento de
aporte local por las entidades beneficiarias por un importe de $ 229.311,75, surgieron
consideraciones a formular: (1.EG.51), (1.EE.90), (1.EG.39), (1.EE.95)
1. No consta en los legajos auditados evidencia documental de los procedimientos
efectuados por la UNPRE a los efectos de constatar los perfiles declarados de los
expertos de contrapartida transcriptos en los TOR´s. Más allá de la nota de la EB
manifestando el nombre de estos consultores, no puede validarse que los mismos
respondan a los perfiles de los TOR´s, solo podría acreditarse que trabajan para la
misma, (y debería complementarse con un resumen de actividades realizadas).
2. Excepto para un caso (1.EG.51) no consta documentación que respalde la aceptación
por parte de los consultores afectados a la participación en el estudio o consultoría,
no obstante en su mayoría cuentan con acto administrativo emitido por la EB donde
se establece la dedicación de cada agente, excepto para el 1.EG.39.
Comentarios de la UNPRE:
a) y b) Nos remitimos a lo manifestado en nuestra respuesta en el apartado Comité
Técnico. El procedimiento utilizado acota los tiempos de comunicaciones y revisión de
papeles entre las EB y el área técnica, a fin de acordar los TDR que se presentaran a
29
consideración del C.T. y luego a la aprobación final del BID. No obstante se estudiaran
posibles cambios para evidenciar el cumplimiento de los procedimientos.
c) Reiteramos lo expresado en nuestra respuesta a esa AGN en el ejercicio anterior y
manifestamos que tal situación no ha variado a la fecha.
d) La UNPRE ha destinado los recursos necesarios para brindar a las EB un apoyo
administrativo eficiente, con el fin que éstas cumplan de manera aceptable con las
obligaciones inherentes al aporte que se obligan a efectuar. Cabe agregar que se tomaran
las medidas necesarias para que las Entidades cumplan eficientemente con los
procedimientos establecidos, los que se ponen en conocimiento de los responsables de
las mismas.
e) 1. y 2. Se toma nota de lo observado. Se evaluarán los procedimientos y se analizarán
las modificaciones que resulten necesarias, para que las Entidades cumplan con sus
obligaciones y las conozcan antes de suscribirlas.
Recomendaciones: Incorporar aquellos procedimientos que modifiquen lo estipulado en el
Reglamento Operativo del Programa. A efectos de no afectar el pari-passu, establecer los
mecanismos necesarios para que las EB cumplan oportunamente con el aporte
comprometido. Dar adecuado respaldo documental a los aportes rendidos por las EB.
7- CONSULTORÍA NACIONAL
Observaciones: De la revisión de los pagos de la muestra por un importe de $ 957.342,35
en concepto de honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio
2004 por la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o
recontratación, surgieron las siguientes observaciones, que deben complementarse con las
transcriptas en el apartado B-5 del presente:
Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios- D.577/2003
a) Si bien el Programa cuenta con la R.SH Nº 97 del 19/05/2004 aprobando la planta de
personal a contratar por el ejercicio 2004 (art.72 L11672 CPP y RSH 545/1998), ésta
30
sólo incluye los contratos de locación de servicios correspondiente al componente
UNPRE, surgiendo que:
1. Respecto al personal contratado (por locación de obra) afectado al resto de los
estudios incluidos en muestra durante el ejercicio 2004 con financiamiento externo,
no se tuvo a la vista documentación acerca de esta tramitación por parte de la
UNPRE y/o de las respectivas entidades beneficiarias participantes del Programa, a
efectos que todos los consultores cuenten con las respectivas aprobaciones, previa
verificación de que dicha planta se encuadre en las escalas retributivas determinadas
por el D.1184/01, o en la específica aprobada para dicho estudio, como así también
su adecuación a los montos presupuestados para cada ejercicio fiscal.
2. En el componente UNPRE los pagos incluidos en muestra correspondientes a los
contratos (suscriptos ad- referendum del Ministro) por un importe de $ 37.264.-,
fueron liberados en fecha anterior a la emisión (19/05/2004) de esta Resolución. Es
del caso destacar que el pedido fue realizado ante la oficina respectiva recién en abril
2004, incluyendo contrataciones con fecha de inicio de actividades desde el
01/01/2004. Asimismo, no se tuvo a la vista la resolución aprobatoria dando
cumplimiento a lo establecido en el D. 577/2003 para estos contratos (primer
semestre del 2004).
b) Atento las demoras que surgen entre la fecha de emisión de los contratos y de inicio de
actividades de los consultores y la de sus documentos aprobatorios (D.577/2003), los
pagos establecidos y las aprobaciones de la UNPRE a los productos presentados son
realizados en la mayoría de los casos extemporáneamente respecto de los cronogramas
establecidos en los TOR´s. La UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a efectos de
que estas demoras no afecten la oportunidad del producto esperado.
c) En los contratos correspondientes a los estudios incluidos en muestra en su mayoría, no
surgen directamente de los mismos, ni de la documentación adjunta a los antecedentes
de la contratación, la categoría de honorarios (función y rango) que permita realizar el
cruce con la escala de honorarios vigente al momento de la contratación (D.1184/2001),
por lo cual fue necesario recurrir a otros procedimientos para poder correlacionarlos.
31
d) Excepto para el componente UNPRE, se observaron casos en que los honorarios de los
consultores son inferiores a los establecidos en el Decreto Nº 1184/2001 (entre rangos)
en virtud de la dedicación y tareas a realizar por los consultores determinada por el
Programa. No se tuvo a la vista la escala que dé respaldo a los importes establecidos
(entre rangos) para cada puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos,
y que asegure la uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por
el Programa.
Comentarios de la UNPRE:
a) 1. Como resulta evidente de la lectura del texto normativo (artículo 72 de la Ley 11.672
CPP (t.o. 1999) sobre cuya materia trata la Resolución SH 545 del 4 de diciembre de
1998), el requisito relativo a la aprobación de una planta de personal sólo es para el
caso de la contratación de consultores afectados a las tareas propias de las UEP, es
decir, dirección y administración, y no para las contrataciones de consultores con
contratos de locación de obra efectuados con financiamiento a cargo del Convenio de
Préstamo administrado por esta Unidad, que en ningún caso se refiere a las
mencionadas tareas. Esto se aplica también para las entidades beneficiarias. Por otro
lado, no es factible encuadrar las escalas retributivas a las determinadas por el
D.1184/2001, ya que tratándose de contratos de locación de obra, se abona los
consultores por un trabajo específico mediante un cronograma de pagos condicionado a
resultados y no se indica la categoría de honorarios (función, rango y dedicación). El
D. Nº 1184/2001 es sólo a título referencial.
2. Esta Administración desconoce los motivos concretos por los cuales se produjo la
demora en el pedido de aprobación de la planta de personal para el ejercicio 2004, pero
es de suponer que se trataría de un problema presupuestario originado al comienzo del
ejercicio. No consta en los archivos de la UNPRE copia de la Resolución aprobatoria de
las contrataciones para el primer semestre de 2004, pero de ser requerido por esa
Auditoría, se solicitará copia a la Dirección General de Recursos Humanos del
Ministerio de Economía y Producción.
32
b) Los plazos de demora en la suscripción de Resoluciones, Decisiones Administrativas
y/o Decretos (según corresponda) son ajenos a la competencia de la UNPRE. No
obstante, la UNPRE toma los recaudos suficientes a efectos de que estas demoras no
afecten la oportunidad del producto esperado.
c) y d) Nos remitimos a lo expuesto en el último párrafo del punto a) 1.
Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección de consultores
a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la
búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de selección de los consultores
incluidos en la muestra.
b) En la totalidad de los casos, no se tuvo a la vista la documentación que revisó o
evidencia del procedimiento utilizado por el Programa (UNPRE/EB), para poder
verificar los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados, expuestos en los
currículos de los postulantes.
c) Analizados currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad de los
casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB. En algunos
casos se pudo observar que los currículos carecen de fecha de emisión.
d) En algunos casos se pudo observar que los cuadros de evaluación de las ternas de
selección de consultores, carecen de fecha de emisión/confección.
e) Las “Tablas Resumen de Puntajes” adjuntas a los cuadros de evaluación que se tuvieron
a la vista, en algunos casos, no identifican la terna, carecen de fecha de emisión y de los
datos del responsable de la confección.
Comentarios de la UNPRE:
a) y b) Comentario de la UNPRE no procedente.
c) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción en los
currículos que integran las ternas.
d) y e) La planilla que contiene el puntaje obtenido por los candidatos seleccionados como
las tablas resumen de puntajes de cada uno de ellos conforman el sistema vigente de
obtención de puntajes asignados (aprobado por el BID), el cual está compuesto por
33
todas las planillas mencionadas en forma conjunta, hecho que sería redundante aclarar
la fecha y el estudio en cada una de las hojas que lo componen.
Legajos individuales de consultores
a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de
consultores (en la mayoría de los estudios), no permite validar la integridad de la misma
ya que no están foliados, no se encuentran ordenados de manera cronológica, en la
mayoría de los casos si bien poseen sello de foliatura, los mismos no tienen inserto el
número correspondiente.
b) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la firma, por
lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión del contrato.
c) En su mayoría las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no están
certificadas como copia fiel de su original, verificadas por el Programa al momento de
la contratación. Es del caso destacar que no se tuvieron a la vista para los postulantes no
seleccionados, las copias autenticadas del título profesional que certifique que reúne los
requisitos solicitados para ser admitido.
d) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un pago al
momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su
otorgamiento.
e) Se ha podido observar que en la mayoría de los estudios analizados cuentan con una
nota donde cada consultor declara su situación frente al IVA y carecen de evidencia
documental de la verificación realizada por la UNPRE de la situación fiscal, ya que
tampoco se adjunta la respectiva constancia de inscripción ante la AFIP-DGI. Respecto
a las que se tuvieron a la vista en algunos casos carecen de firma en original del
consultor, y/o se encuentran desactualizadas. No obstante ello, esta auditoría procedió a
cotejar los datos declarados desde la página oficial de AFIP, surgiendo algunos casos en
que no se puede verificar, debido a que el consultor no cuentan con impuestos, o que
debe regularizar su situación para emitirla.
34
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta. Informamos a usted que la implementación del archivo
único, con legajos individuales por consultor, se comenzó a implementar en base a las
observaciones realizadas durante la auditoría del Ejercicio 2001. Administrar
adecuadamente los legajos de los consultores es una tarea a la que la Administración le
dedicó una atención importante. Sin embargo, revisaremos los procedimientos
necesarios para contar con el archivo único ordenado.
b) La fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo, que puede o no coincidir
con la fecha de inicio.
c) Comentario de la UNPRE no procedente.
d) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual
para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es proveer al
consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la ejecución de las
actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base para el éxito de la obra.
e) Las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI de los consultores se archivan en los
legajos individuales de los mismos, como así también se cotejan los datos declarados
en la página oficial de la AFIP. Asimismo, copia de los pagos del monotributo son
adjuntadas a las órdenes de pago. Tomamos nota de los consultores que nos informan
que no cuentan con impuestos, o que deban regularizar su situación a efectos de poder
subsanar las posibles inconsistencias.
Informes de consultores
Observaciones: De la revisión de los informes presentados por los consultores que se
tuvieron a la vista surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Los informes que se tuvieron a la vista carecen de sello de recepción de la EB, o
documentación que certifique la misma, y que permita constatar la fecha de entrega por
parte de los consultores, no obstante contar con fecha de ingreso en la UNPRE.
b) En algunos casos los informes no se encuentran suscriptos por el consultor,
responsabilizándose del producto presentado.
35
c) No se estableció una fecha cierta o límite de presentación para los informes de avance
en los contratos ni en los TOR´s adjuntos a los mismos, sólo se indica un plazo (por
ejemplo a los 60 días), asimismo es necesario destacar que en la mayoría de los TOR´s
que se tuvieron a la vista correspondientes a los estudios tampoco indican la fecha
deseable de inicio a efectos de ameritar la oportunidad y vigencia de los objetivos
perseguidos, teniendo en cuenta que por las demoras en los actos aprobatorios de los
contratos de los consultores en un promedio -según muestra- de 180 días hace que los
estudios presenten atrasos en su ejecución.
Comentarios de la UNPRE: Las observaciones formuladas serán consideradas y
evaluadas pertinentemente. Los procesos necesarios para la aprobación de informes de
consultoría, cumplen en gran medida, con estándares de controles normales y habituales
para administraciones similares. No obstante, la administración no reducirá esfuerzos en
mejorar y adaptar los procesos utilizados, en la medida de sus posibilidades y su
presupuesto.
Componente UNPRE
Observaciones: Se ha podido observar que para la totalidad de los contratos de servicios
celebrados con los consultores incluidos en la muestra del componente UNPRE por $
111.792,05 (fuente local), no surge de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes
de avance y/o finales del tipo descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades
desarrolladas por el consultor en el marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada
evidencia documental del control de avance de las tareas encomendadas por parte del
responsable del Programa. A su vez, si bien la UNPRE confecciona formularios
conteniendo evaluaciones de desempeño al finalizar a cada contrato y que son utilizadas
para justificar las recontrataciones de consultores se observa que:
a) No se tuvieron a la vista en la totalidad de los casos las evaluaciones de desempeño por
los contratos al 31/12/2003, y/o documentación que respalden las recontrataciones por
locaciones de servicios para el primer semestre del ejercicio 2004, y las
correspondientes a los contratos finalizados al 31/12/2004.
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b) Las evaluaciones de desempeño que se tuvieron a la vista por las contrataciones
finalizadas al 30/06/2004, carecen de fecha de confección, únicamente citan el período
analizado.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta. Si bien no se suscribieron las evaluaciones de desempeño, la
documentación que respaldó las recontrataciones por locación de servicios para el
ejercicio 2004, son las notas suscriptas por el Señor Secretario de Política Económica de
fechas 18 de diciembre de 2003 y del 22 de junio de 2004.
b) La observación es correcta. El modelo de evaluación de desempeño únicamente cita el
período analizado y carecen de fecha de confección.
Recomendaciones Generales: No liberar los pagos de los consultores hasta tanto no
contar los respectivos documentos aprobatorios. Incorporar a las tablas de puntaje los datos
observados. Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la
aplicación de las escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la
UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación,
honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin
necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al contrato, surjan
todos estos datos. Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la
aplicación de la misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo
una misma función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir,
establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos honorarios.
Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores,
esto garantiza la transparencia en las contrataciones, y por ejemplo con la publicidad se
busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la contratación.
También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos
por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es
necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los títulos
profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los
37
originales que se tuvieron a la vista. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales de los
consultores contratados. Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los
contratos de la fecha de suscripción de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos
casos ambas puedan no ser coincidentes. Atento a que en los contratos de locación de obra
los pagos deben realizarse contra la presentación de informes, en caso de establecer pagos
en concepto de anticipo, dejar evidencia documental que justifique que el anticipo es
indispensable para la realización de las tareas. Para el caso de los contratos de locación de
servicios se recomienda implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos
periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido
seleccionados. Es necesario también en este tipo de contrataciones, especificar con claridad
fechas ciertas de presentación de informes o productos, y los contenidos de los mismos, ya
que los consultores solo se encuentran obligados en los términos del contrato. Procurar que
los informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las
observaciones.
8- PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a) El procedimiento de liquidación de viáticos llevado a cabo por la UNPRE si bien
cuenta con no objeción del Banco- no fue realizado conforme lo establecido en el
D.1184/01 ($ 84.- a $ 126.-), debido a que se utiliza una escala de viáticos propia ($
180.- a $ 280.-), habiéndose abonados viáticos diarios a los consultores incluidos en
muestra en su mayoría de $ 200.-.
b) Los pagos en concepto de pasajes fueron contabilizados conjuntamente con los viáticos,
no detallando el nombre del proveedor de los pasajes, quienes son los beneficiarios de
cada una de las órdenes de pago.
c) No se tuvo a la vista en la totalidad de los estudios analizados, documentación que
respalde el cronograma de viajes confeccionado por el coordinador del estudio,
comunicado y aprobado por la UNPRE, que regule y justifique los viajes a realizar,
este requisito debería ser incorporado en la cláusula por el cual se compromete el
38
coordinador a asignar en forma individual entre los consultores a
su cargo el
presupuesto de viajes.
d) La documentación que sustenta los pagos de los pasajes y viáticos se encuentra adjunta
a las órdenes de pago y carece de foliatura que permita validar su integridad. Es del
caso destacar que por ejemplo para el estudio 1.EE.89 fue necesario recurrir a la
carpeta de antecedentes para obtener las autorizaciones de los viajes.
e) En el caso del 1.EE.89 se observa que los viáticos comprendidos en la muestra fueron
abonados en concepto de desarraigo, atento que los consultores auditados, incluido el
coordinador, no tenían residencia (Resistencia, Bs. As., Rosario) en el lugar o
adyacencias de la obra (Formosa), cobrando un monto diario de $ 200.-.
f) No se tuvo a la vista adjunto a la rendición de la comisión a Santiago de Chile el
informe (breve resumen) de la consultora detallando las actividades realizadas, y su
correspondiente aprobación. (1.EG.54).
g) La UNPRE no mantiene un procedimiento uniforme para la adquisición de pasajes a
utilizar por los consultores, ya que en algunos casos son adquiridos directamente por el
Programa, y en otro directamente por los beneficiarios de las comisiones.
Comentarios de la UNPRE:
a) Las liquidaciones de pasajes y viáticos se confeccionan y se pagan en virtud de los topes
que acepta el BID. Esto fue así, desde el comienzo del préstamo y en la actualidad
continuamos con esa modalidad. Cabe destacar que en las justificaciones de fondos
presentadas y aprobadas por el Banco se consignan importes coincidentes con los
liquidados y pagados. De lo expuesto se desprende nítidamente que él aprueba los
procedimientos utilizados por la UNPRE.
b) Las imputaciones contables responden al plan de cuentas aprobado por el BID. El
diseño del sistema contable implementado por la UNPRE, no prevé imputaciones a
proveedores de servicios, sino que se imputa en función del consultor que efectivamente
realizó la comisión. Por otro, sino lo hiciésemos de esta forma no podríamos determinar
desde los registros contables a que estudio asignarle la inversión.
39
c) La confección de un cronograma de viajes, se evaluó y se consideró implementarla. El
tiempo que se insume durante las aprobaciones de los contratos desde la vigencia del D.
577, hace estéril exigir un cronograma y peor aún exigir el cumplimiento del mismo. Se
considerará oportunamente vuestra observación.
d) Si bien cada orden pago conforma un legajo de pago, ese legajo contiene toda la
documentación necesaria para validar el pago efectuado. Las órdenes de pago se
encuentran prolijamente archivadas y la documentación que la compone cumple
celosamente con los cuidados normales para prevenir extravió de documentos. En tal
sentido, si eventualmente, con la aplicación del sistema UEPEX, surgiera la necesidad
de modificar y mejorar el archivo de las autorizaciones/órdenes de pago, tomaremos en
cuenta vuestra sugerencia.
e) Tomaremos en cuenta lo observado. Se evaluarán los controles efectuados y
aplicaremos controles más estrictos, en caso de proceder.
f) El informe de viaje es un requisito que se solicita absolutamente a todos los consultores,
sin excepción. Tenemos la certeza que no se ha extraviado, suponemos que se pudo
haber archivado erróneamente. Continuaremos la búsqueda y su observación será
tomada en cuenta.
g) Respecto a la adquisición de pasajes, no existe un criterio único. En la mayoría de los
casos son comprados por el Programa a la empresa Rotamund, cuyos precios son
similares a los precios de mercado, pero ofrece la ventaja de tener una de sus oficinas
dentro del edificio de este Ministerio, resultando los trámites más ágiles. En los casos
que los mismos son comprados directamente por los consultores, estos se reintegran
contra presentación del ticket original. En octubre de 2004, se modificó el instructivo
para EB, y se les informa en que condiciones serán reconocidos los pasajes.
Recomendaciones: Aplicar la normativa nacional vigente para la liquidación de viáticos.
Los pasajes deben ser adquiridos por el Programa (UNPRE/EB) a efectos de asegurar que
los mismos corresponden al menor costo y a clase económica, y se debe solicitar la
emisión de las facturas a nombre del Programa. Conformar expedientes para cada pago
debidamente foliados y que contengan la totalidad de la documentación que lo integra,
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incluyendo un breve informe conteniendo un resumen de las actividades realizadas en las
comisiones.
9- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones)
Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del
ejercicio se exponen las consideraciones que surgieron de la revisión de $ 2.154,35 en
concepto de reposiciones y rendiciones de fondos de caja chica (fuente 11) y $ 429,80 por
un ajuste de ejercicios anteriores, para que la UNPRE proceda a subsanarlas:
a) El mayor contable de la cuenta del activo 1110000001 “Caja Chica” registra durante el
ejercicio, únicamente los asientos de apertura y cierre, no permitiendo constatar desde
el mismo los movimientos correspondientes a las rendiciones y reposiciones realizadas.
La UNPRE debería realizar los asientos contables por la rendición y por la reposición de
fondos, utilizando la citada cuenta contable. Por lo observado, para constatar el saldo
contable de la caja chica a cada momento y que el mismo da cumplimiento a lo
establecido en el instructivo de la UNPRE respecto al fondo mínimo disponible a
mantener de $ 500.-, como así también para constatar el universo de rendiciones y/o
reposiciones del ejercicio se deben realizar tareas extracontables. Del procedimiento
surge que la rendición de la caja chica de fecha 29/12/04 ($580,61/ USD195,16) fue
contabilizada en otra cuenta “Gastos 3.UN.05-F11”, y no en la cuenta “Gastos Caja
Chica 3.UN.05-F11”.
b) De la revisión por muestra se observó que la UNPRE como criterio para la registración
en dólares de los pagos realizados en distintas fechas incluidos en las rendiciones de
caja chica, no aplicó el tipo de cambio correspondiente cada pago o el tipo de cambio
promedio los cuales surgen de sus propias planillas de rendición, (utilizó el
correspondiente al día anterior de contabilización), y en virtud de no haber existido
fluctuaciones importantes en el tipo de cambio no existen diferencias materiales. La
UNPRE debe incorporar en el instructivo (apartado periodicidad de rendiciones de
gastos), un límite en el plazo de rendición, para ser utilizado en aquellos períodos en
que se presenten fluctuaciones significativas en los tipos de cambio entre distintas
41
fechas, e instrucciones para la conversión a dólares de los pagos y que este sea
consistente con el de registro y justificación al BID.
c) El excedente de fondos en efectivo pendiente de contabilizar al 31/12/2003, y que
conforme lo informado por la UNPRE correspondía a un pago adeudado a favor de una
firma por gastos realizados, fue registrado en el ejercicio 2004 al momento de
depositarse en el banco, contra la cuenta de inversiones de caja chica por $ 216,10
(USD 72,81). No se tuvo a la vista documentación (identificación del asiento de origen,
comprobantes, justificación al BID, importe en dólares de origen) que permita constatar
por qué la UNPRE procedió a dar de baja las inversiones y no a reflejar la deuda con el
proveedor.
d) Las planillas de rendición carecen de número de orden (éste surge de las órdenes de
pago), y por lo cual la totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra carecen de
datos sobre la rendición en la cual fueron incorporados, a efectos de evitar que los
mismos puedan ser nuevamente incluidos en otra rendición de caja chica.
e) Al cierre del ejercicio anterior no se tuvo a la vista documentación que permita constatar
el ajuste realizado de $ 429,80 en las inversiones, y los motivos que originaron el
mismo, se informaron a la UNPRE las acciones a seguir.
Comentarios de la UNPRE:
a) La UNPRE tomará en cuenta lo sugerido e informa que con motivo de la utilización del
sistema UEPEX se implementará un procedimiento distinto al utilizado. Sin embargo,
manifestamos que el procedimiento utilizado hasta el 31/12/04 es absolutamente válido
y cumple con las normas contables. Se corregirá la imputación contable en el presente
ejercicio.
b) Se tomarán las acciones pertinentes a medida que se planteen situaciones cambiarias
distintas a las actuales.
c) El importe era un excedente en efectivo y se le dio el tratamiento correspondiente. No
compartimos su sugerencia de registrar un pasivo.
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d) Las facturas están anuladas con la firma de la coordinadora administrativa del
Programa, por lo que los comprobantes no pueden procesarse nuevamente. No
compartimos su sugerencia.
e) Se tomará en cuenta la sugerencia.
Recomendaciones: Intervenir los comprobantes con el número de caja chica. Utilizar la
cuenta de fondo fijo conforme lo observado. Para lo observado en el literal c) precedente
agotar las instancias con el proveedor a efectos de que no surjan posteriores reclamos de
deuda, una vez obtenida la misma, reflejar contablemente la situación adecuando las
inversiones informadas como pagadas relacionadas, obtener la autorización formal de la
Dirección de la UNPRE.
10- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Si bien los importes incluidos en muestra por $ 9.157,18 no representan
significatividad en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que
surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos (gastos de librería e insumos
para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos:
a) No se tuvo a la vista la siguiente documentación de respaldo debidamente aprobada por
la UNPRE que por corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería
contar el programa para cada ejercicio, entre otras: 1. Presupuesto estimado de los
artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad, destino, presupuesto disponible,
condiciones de pago. 2. Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que
se encuentra a cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos
del equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto disponible,
condiciones de pago, responsable de la solicitud. 3. Documentar las búsquedas de
proveedores utilizadas. 4. Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo de
artículo a adquirir al inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los
mismos para cotejar precios.
b) De la revisión del concurso de precios para la compra de artículos de librería y de
insumos para equipos de fecha 03/09/2004, se observa que: 1. La documentación no
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conforma un expediente foliado que permita validar la integridad del mismo, consiste en
documentación adjunta a la orden de pago (sólo constan los presupuestos y el cuadro
comparativo). 2. No se tuvo a la vista la nómina de los proveedores debidamente
autorizada por responsable del sector contable, a los cuales remitir la solicitud de
presupuesto para la compulsa. 3. No se tuvo a la vista el formulario preparado por la
UNPRE por los ítems, cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos,
debidamente autorizado por responsable contable, como así tampoco su recepción (p.e:
reporte de constancia de envío de fax) y/o documentación que permita constatar
fehacientemente que la misma fue recibida por cada una de las firmas. Merece destacar
el hecho que los tres presupuestos que se tuvieron a la vista poseen fecha de emisión
posterior (20/08, 24/08 y 25/08/04) a la de emisión del cuadro comparativo de precios
(19/08/2004). 4. De los tres presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido
observar que en su totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción de la
UNPRE, no se encuentran suscriptos por el proveedor, se informa que en el caso de que
estos correspondan a presupuestos recepcionados vía e mail y/o fax no se solicitó el
correspondiente respaldo debidamente suscripto por responsable. 5. De la revisión del
cuadro comparativo de precios surge que no identifica al Programa y carece de datos
básicos que permita relacionarlo con la compulsa que se está evaluando, no se encuentra
suscripto por el responsable de su confección, y no exponen de manera expresa a modo
de conclusión el proveedor adjudicado (nos remitimos a lo observado en B-7.a).
c) No se implementó durante el ejercicio la emisión de órdenes de compra.
Comentarios de la UNPRE: Las compras de artículos de librería no representan
significatividad en la ejecución del ejercicio, como bien mencionan Uds., sin embargo
durante el ejercicio cerrado el 31/12/2004, se han tomado recaudados para que las compras
efectuadas contengan un grado importante de control de procedimientos y para que las
compulsas de precios realizadas resulten suficientes. No obstante tomaremos en cuenta sus
sugerencias. Para el ejercicio en curso evaluaremos nuevamente a los proveedores
considerando todos los criterios necesarios para arribar a la mejor elección del mismo, sin
considerar la importancia material de las compras efectuadas. Es importante considerar que
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las compras, por mínimo que representen, deben cumplir razonablemente con los
procedimientos administrativos, siempre que se considere que el costo de evaluar y
controlar los procedimientos, no altere significativamente la ecuación de costo beneficio.
a) Las adquisiciones de artículos de librería que efectúa la UNPRE carecen de una
magnitud relevante. Imaginar que es posible estimar la cantidad de artículos, destino,
presupuesto disponible y condiciones de pago, está muy lejos de una realidad factible.
b) La observación será contemplada para mejorar nuestros procedimientos y obtener
compulsas de precios que nos permitan tomar una mejor decisión.
c) Por el poco volumen de las adquisiciones no se implementó la emisión de órdenes de
compras.
Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las
compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos observados.
Profundizar los controles al confeccionar los cuadros comparativos de precios, e
intervenirlos por su aprobación.
11-JUSTIFICACIONES AL BID
Observaciones:
a) Las justificaciones que se tuvieron a la vista no se encuentran foliadas.
b) No se pudieron ubicar en las justificaciones los gastos bancarios (fuente 11)
contabilizados durante el ejercicio 2002 ($ 1.197,29), 2003 ($3.121,39), y 2004 ($
2.571,31).
Comentarios de la UNPRE:
a) No es de uso y costumbre foliar las justificaciones de fondos. La documentación
verificada por ustedes, fue aprobada por el BID oportunamente.
b) Los gastos bancarios de los años 2002, 2003 y 2004 se presentarán en la próxima
justificación de fondos.
45
Recomendaciones: La UNPRE debe formar expedientes debidamente foliados con la
totalidad de la documentación que conforman cada justificación. Incluir en las
justificaciones los gastos bancarios.
12-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2004:
Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2004 no se incluyó
información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas que
surgen del Estado de Inversiones en dólares, entre el presupuesto estimado y la ejecución
acumulada al cierre del ejercicio conforme lo estipulado en el documento AF-300 (Rev.
II/03), se elevaron a la UNPRE las siguientes observaciones detectadas:
a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera acumulada
por aporte local de USD 2.895.474,66 excediendo en un 93,03% (USD 1.395.474,66) el
importe presupuestado de USD 1.500.000.b) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de aporte
local, no siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de
financiamiento.
c) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente al
31/12/04 el 10,99% (USD 572.680,46) del presupuesto previsto de fuente BID (USD
5.208.000.-). Nos remitimos a B-13.
d) (-) La categoría de Inversión “Fortalecimiento de Provincias” (USD 450.000) no
registra ejecución al 31/12/2004.
e) (-) la categoría de Inversión “Apoyo a la Gestión de Estudios” (USD (800.000.-) no
registra ejecución al 31/12/2004.
f) (-) El componente Estudios Específicos registra una ejecución financiera al 31/12/2004
del 36,22% del presupuesto previsto por USD 10.620.000.g) (-) El componente “TDR’s y Consultorías de corta duración” registra una ejecución
financiera al 31/12/2004 del 30,76% del presupuesto previsto por USD 1.500.000.h) (-) El componente gastos financieros posee al 31/12/2004 un saldo disponible de USD
50.000.- del FIV (originado en el ejercicio 1998 por las condonaciones del Banco para
estos conceptos).
46
Comentario de la UNPRE: A efectos de explicar las variaciones más significativas que
surgen del estado de inversiones en dólares, nos remitimos a lo transcripto en las páginas
18 y 19 del 2º informe semestral del ejercicio 2004, en las que se observan las variaciones
entre el presupuesto vigente y las inversiones acumuladas. Sin embargo consideramos
importante manifestar que el componente Administración UNPRE, contiene la suma de
$/USD 338.615.-, recibidos del Préstamo BID 740/OC-AR, en concepto de pagos
efectuados por ese Préstamo pero justificados por el 925/OC-AR.
Recomendación: Se deben respetar los montos autorizados, acordados y transcriptos en el
Anexo A del convenio de préstamo y sus modificaciones relacionadas, y ante la necesidad
de ser modificados se deberá tener en cuenta que los mismos sean consistentes con las
líneas programáticas del Banco conforme lo estipulado en el Reglamento Operativo del
Programa, y procurando que las revisiones sean formuladas oportunamente.
13-COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA
Observación: Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción que
respaldan las actividades a realizar en los estudios que se tuvieron a la vista, carecen de la
adecuada intervención que permita constatar que los mismos corresponden a los aprobados
por el acta respectiva por parte del Comité Técnico, ya que tampoco son transcriptos al
libro de reuniones como anexos a las actas.
Comentario de la UNPRE: El reglamento operativo establece en su capítulo VIII,
apartado A, que la UNPRE y la EB acordarán y concretarán los TDR definitivos. Estos
serán enviados inicialados y en soporte magnético por la EB y posteriormente serán éstos,
los sometidos a CT, que luego de analizados y aprobados, por razones de celeridad serán
enviados al BID para su no objeción en soporte magnético. Cabe destacar que los
procedimientos utilizados hasta el 31 de diciembre de 2004, se ajustaban a una rutina
preestablecida, entre las entidades públicas participantes y área técnica, en post de una
celeridad en los tediosos y largos trámites que se realizan para aprobar los TDR. Se tendrá
47
en cuenta su observación por ser analizada detenidamente y mejorar en el caso de
corresponder, los procedimientos habituales.
Recomendación: Procurar que los documentos aprobados por el Comité sean
adecuadamente intervenidos, dejando constancia de los datos del acta y del responsable
autorizado para su firma.
14-INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el
Programa, fueron imputados en las registraciones contables al 31/12/2004 en una cuenta
del rubro Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 5 a
los estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro
Nacional. Merece observar que el importe de los mismos, según lo dispuesto por la R.S.H.
Nº 258/01, conforman una deuda del Programa y deben ser ingresados al Tesoro Nacional.
Si bien fueron informados en la presentación correspondiente al cierre del ejercicio 2004 a
la Dirección de Contabilidad y Finanzas, no se tuvo a la vista documentación por la cual el
Programa solicita la excepción correspondiente, para que dichos fondos puedan ser
utilizados y por lo tanto disminuyan la contrapartida local a desembolsar del Proyecto.
Comentario de la UNPRE: Los intereses ganados es un tema controvertido. Por un lado
la R.SH. Nº 258/2001 establece en uno de sus considerandos, que “…las Unidades
Ejecutoras de Préstamos Externos informen en forma homogénea y oportuna sus
movimientos financieros…”. Asimismo, en su artículo 1º, figura la frase “…salvo
indicación en contrario…”. Por otro lado mediante la Nota CAR-4457/2001, el Banco
restringe y acota la precitada Resolución. Al respecto, la UNPRE ha mantenido reuniones
con la TGN, CGN y ONP a fin de tratar de clarificar la situación planteada. Por otro lado
informamos que la UNPRE le ha comunicado siempre a la Contaduría General de la
Nación los movimientos relacionados con los intereses ganados.
48
Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el
Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos
deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones,
etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando
a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La
necesidad de dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos
extraordinarios para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y
posteriormente ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en
casos debidamente fundados podrán ser utilizados para disminuir la contraparte local del
Proyecto, conforme las instrucciones que para cada caso se dicten.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) Al momento de aplicar el procedimiento de corte de documentación del ejercicio -para
la información del ejercicio 2005- no pudo ser constatado desde las registraciones
contables, ya que siendo solicitadas se nos proporcionó sólo el libro bancos auxiliar al
28/02/05, ya que no se contaba con contabilidad actualizada. Siendo verificado en fecha
15/06/05.
b) Para el registro de las inversiones que no son pagadas directamente por el Programa
(pagos de contrapartida local), la UNPRE no emite una autorización de registro con
numeración correlativa y preimpresa, y debidamente suscripta.
c) El importe de $ 33.714,65 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2004 conforme
la conciliación bancaria de la cuenta operativa al 31/12/2004 preparada por la UNPRE,
incluye $ 15.177,68 por cheques en cartera al cierre que fueron retirados por los
beneficiarios recién entre el 05/01 y el 11/01/2005. Asimismo, se observa que estos
pagos fueron convertidos a dólares en el 2004 utilizando el tipo de cambio del día
anterior al de efectivo pago producido en el 2005.
49
d) Al 31/12/2004 se encuentra pendiente de débito un cheque con una antigüedad superior
a dos meses (21478164), de la revisión de hechos posteriores la UNPRE nos informa
que el mismo aún se encuentra pendiente.
e) Si bien no amerita significatividad (diferencia neta USD 308,08) se observó que el
aporte local desembolsado en la cuenta operativa del Programa se convirtió a dólares
utilizando el tipo de cambio correspondiente al día anterior a la fecha de efectiva
recepción, cuando corresponde a la del día de recepción de los fondos.
g) El importe de $ 1.354,90 registrado en ejercicios anteriores como un
pasivo del
Programa de fuente BID con la entidad a cargo del estudio general 16 (EG16), fue dado
de baja en el 2004 reimputando la fuente de las inversiones (de F22 a F11), y haciendo
cargo a las mismas con aporte propio de la EB. No se tuvo a la vista documentación que
certifique la conformidad de la EB a no reclamar la devolución del citado importe.
Asimismo de la revisión de la reimputación de las inversiones en las justificaciones
presentadas al BID (24 y 31), se observa que surge una diferencia de USD 25/ $ 25
entre los importes justificados y registrados.
h) En la respuesta del BNA recibida el 08/04/2005 a nuestra nota 074/2005 del 09/03/05 se
nos informa que se encuentra entre los responsables autorizados de las cuentas bancarias
del Programa, para el ejercicio 2004, el coordinador técnico de otro Programa (BIRF).
No se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos de la incorporación del
mismo.
Comentarios de la UNPRE:
a) A la fecha (14/06/05), los registros contables se encuentran procesados en el Sistema
UEPEX y conciliados al 31/03/2005.
b) La observación será tenida en cuenta para el transcurso del ejercicio 2005.
c) Comentario de la UNPRE no procedente.
d) El cheque Nº 21478164, librado a la orden de Iapeghino fue retirado de la UNPRE el 15
de septiembre de 2004 por el Sr. Rojas, quien fuera debidamente autorizado al efecto
por nota del 10/09/2004. Comentario de la UNPRE no procedente.
50
e) Pese a que no amerita significatividad (diferencia neta de USD 308,08.-), la Nota CAR819/2002, informa que de acuerdo a las normas del Banco sobre “tipo de cambio”, los
pagos que efectúen los proyectos, con recursos de financiamiento o de la contrapartida
local, deben ser convertidos a dólares (desde el 12 de febrero de 2002 en adelante ) de
acuerdo al tipo de cambio vendedor que informe el Banco de la Nación Argentina para
el cierre del día anterior a la fecha de pago.
f) No existe documentación por parte de la EB. El pasivo se registró en el año 2001 y
desde entonces intentamos infructuosamente obtener alguna repuesta de parte de la
Entidad. Los gastos nunca fueron reclamados por el o los consultores que realizaron los
gastos. Entendemos que la Entidad los ha pagado, por lo cual se registró como aporte de
la EB. La diferencia de USD 25.- se ajustará en el ejercicio próximo.
h) Comentario de la UNPRE no procedente.
Recomendaciones: Evitar la emisión y tenencia de cheques en cartera más allá de los
plazos normales del circuito administrativo, teniendo en cuenta que la condición de pagado
de una operación es la fecha de efectiva recepción de los fondos indicada por el
beneficiario, ejercicio en el cual debe ser imputado. Los autorizados a manejar las cuentas
bancarias del Programa deben ser personas que en caso de no tener relación directa con el
mismo, se encuentren debidamente documentados los motivos de su incorporación.
Documentar adecuadamente los ajustes contables realizados.
2- ESTADOS FINANCIEROS por el ejercicio finalizado el 31/12/2004
Observaciones: Se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión de
los datos informados en los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/2004:
a) En las notas a los estados financieros se omitió en la correlación de las mismas asignar
el número de nota 8 (ocho), y en donde se expone nota 10 en los estados corresponde
citar por el concepto referenciado nota 9.
51
b) En los estados de inversiones en dólares al 31/12/2004 identificados como Anexo B y
Anexo B.1, si bien la categoría de inversión “Apoyo a la Gestión de Estudios”
(01.04.00) presenta movimientos estas cifras corresponden ser sumarizadas en la
categoría “TDR y Consultoría de Corta Duración” (01.03.00), siendo las cifras correctas
las siguientes:
Categoría
Inversiones al 31/12/03
BID
Local
Inversiones 2004
total
BID
Local
Inversiones al 31/12/04
total
BID
local
Total
01.03.00 375.853,68 5.408,36 381.262,04 61.042,72 19.124,61 80.167,33 436.896,40 24.532,97 461.429,37
01.04.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
c) Entre las cifras en dólares que surgen de los registros contables y las transcriptas en los
estados financieros surgieron diferencias (exposición):
Cuenta y saldo
Caja chica (D)
BNA c/c (D)
Intereses Gdos (A)
Dif. De cambio (D)
EOAF USD
671,37
34.592,31
-58.692,58
696.918,68
673.489,78
Registros USD Diferencias
USD
686,87
-15,50
34.591,28
1,03
-58.692,59
0,01
696.904,22
14,46
673.489,78
0,00
d) Si bien son correctos los importes totales del saldo disponible expuestos en la
información financiera complementaria al 31/12/2004: “Composición saldo disponible
por fuente de financiamiento en dólares”, las cifras volcadas en la fila de aplicaciones
deberían contener el signo (-).
e) El importe en dólares expuesto en los estados financieros como “Crédito – componente
1-“ se encuentra sobrevaluado en USD 24,45.
f) Del relevamiento de la información expuesta por la UNPRE en Nota 6 a los estados
financieros respecto a que se encuentran sin registrar comprobantes de gastos de
contraparte local por seis entidades beneficiarias -recibidos durante el final del ejercicio
2004- por $ 320.672,44/USD 111.338,37, por no haberse podido aprobar las mismas
antes del 31/12/2004, surgieron consideraciones a formular:
1. Se dificulta el seguimiento de la documentación de cada estudio en atención a que
carece de foliatura, en la mayoría de los casos son hojas sueltas y por lo cual en
algunos casos no se respeta el orden cronológico en el desarrollo de los trámites,
existen notas archivadas generando comunicaciones que por carecer de constancia de
recepción no se puede tener en cuenta para realizar el análisis, y no se puede
52
constatar si contienen la totalidad de los antecedentes de respaldo y comunicaciones
EB/Programa.
2. No obstante que la UNPRE expone que esta información fue recibida a fines del
ejercicio 2004, se observa que en su mayoría son presentaciones parciales realizadas
por los estudios durante el ejercicio 2004 motivadas en los distintos reclamos
formulados por la UNPRE en virtud de que estas eran incompletas en su contenido.
Esto a su vez, genera que los gastos incorporados en las rendiciones no sean
registrados oportunamente, teniendo en cuenta que el importe de $ 320.672,44
incluyen $ 95.167,41 por gastos del ejercicio 2003.
3. Por revisión de hechos posteriores a la fecha del relevamiento 09/06/05, no se
tuvieron a la vista en la totalidad de los casos las aprobaciones formales por parte de
la UNPRE a las rendiciones de las EB.
g) No fueron incluidos en los estados financieros al 31/12/2004 lo solicitado al Programa
en la nota CAR 5660/2004 del 01/11/2004: 1. conciliación del EOAF con el estado de
inversiones, 2. conciliación del Estado de Inversiones con el LMS1, y 3. notas sobre la
naturaleza y actividades del Proyecto. Respecto al punto 1. No surgieron diferencias, y
por el punto 2. nos remitimos a lo observado en B- 8- c) 3.
Comentarios de la UNPRE:
a) La observación es correcta.
b) La observación es correcta y será tenida en cuenta para ejercicios posteriores.
c) Las diferencias observadas surgen por haber tomado un tipo de cambio incorrecto. Se
ajustarán en el ejercicio 2005. El monto no es significativo.
d) La observación es válida. No obstante la fórmula utilizada para arribar al saldo final es
correcta.
e) La observación es correcta, y corresponde a un error en el tipo de cambio utilizado. El
ajuste contable se realizará en el ejercicio próximo.
f) La Nota 6 a los estados, informa sobre una situación acaecida durante el ejercicio
finalizado el 31/12/04. Manifestamos que los comprobantes se registrarán durante el
presente ejercicio, después que hayan sido validados en su totalidad por el área
53
contable. 1. La documentación puesta a disposición del cuerpo de auditores no estaba
debidamente aprobada por la UNPRE, razón por la cual no se procedió a su registro. No
obstante, el importe informado en la Nota 6 a los estados financieros, surge de la
documentación puesta a disposición. 2. Manifestamos que la UNPRE ha realizado un
importante esfuerzo para colaborar con las E.B., con el fin de que éstas cumplan con las
obligaciones asumidas con éste Programa, al suscribir las “Acta Acuerdo”/“Cartas
Compromiso”. El fruto de ese esfuerzo se pone de manifiesto en el cumplimiento del
pari-pasu acordado con el BID, al momento de presentar las justificaciones de gastos. 3.
Nos remitimos al texto de la nota 6 a los estados financieros.
g) No tenemos comentarios que formular.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a lo solicitado por el Banco en la confección de los
estados financieros. Documentar adecuadamente los pagos a contabilizar en concepto de
aporte de EB, nos remitimos a las recomendaciones expuestas en B-6 siguiente.
3- ANTICIPOS A CONSULTORES
Observaciones:
a) El importe de $ 15.785,55 (USD 5.327,75) por anticipos a consultores incluidos en
“Anticipos a Entidades Beneficiarias” (Disponibilidad de Fondos al 31/12/2004)
contienen:
1. $ 4.188,76/USD1.385,14 correspondientes al estudio 1.EE.121 que se encontraban
rendidos y aprobados al cierre del ejercicio pero no imputados a las Inversiones.
2. $ 4.800.- (USD 1.615,54): por anticipos de viáticos pagados a los consultores del
componente UNPRE entre el 03/09 y el 29/11/2004, que conforme la documentación
que se tuvo a la vista se encontraban rendidos y aprobados al cierre de ejercicio, pero
no imputados a las Inversiones.
3. ($ 207,57) (-USD 70,51): por una cuenta de anticipos que presenta saldo acreedor
motivada en que los reintegros de la EB del ejercicio 2004 por $113,76 y $93,83,
disminuyeron la cuenta de anticipos, cuando no se encontraban contabilizados los
correspondientes devengamientos de los créditos.
54
b) La cuenta “Pax/Viat. a recuperar” se utiliza para reflejar el importe adeudado por las
entidades beneficiarias por pagos realizados por la UNPRE desde la cuenta operativa
(fuente 22 y aporte nación), por lo cual queda la deuda a recuperar con la EB cuando
ésta envía los fondos, siendo a ese momento imputada a inversiones por aporte local,
con el inconveniente que suscita la contabilización parcial, y consecuente justificación
al BID.
Comentarios de la UNPRE:
a) 1., 2. y 3. La observación es válida. Luego de presentar los estados financieros, y con
motivo de la puesta en marcha del sistema UEPEX, se detectaron algunas rendiciones
de pasajes y viáticos aprobadas y pendientes de registrar. Proponemos incluir en el
ejercicio 2005, esos registros pendientes al 31/12/04. No obstante los montos no son
significativos.
b) Entendemos que el procedimiento contable es válido. La justificación de fondos al BID
se realiza únicamente por los importes pagados.
Recomendaciones: Contabilizar las rendiciones de anticipos una vez aprobadas a efectos
de que las registraciones reflejen adecuadamente los fondos que ya se encuentran
invertidos.
4- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observación: Por revisión de hechos posteriores al cierre de ejercicio, se observa un
importe de $ 8.024,47 intimado por la AFIP-DGI el 04/01/2005, en concepto de multas
formales por presentación fuera de término de las declaraciones juradas mensuales de
retenciones, y cuyo descargo fue realizado por la UNPRE en fecha 14/01/2005. No se tuvo
a la vista información adicional.
Comentario de la UNPRE: A la fecha no hemos recibido respuesta alguna de parte de la
AFIP. Hemos presentado en tiempo y forma el descargo pertinente, y solicitamos se nos
exima de las multas formales.
55
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las
retenciones, a efectos de evitar el pago en concepto de multas. Dar adecuado seguimiento a
las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones legales al
Programa por parte de la AFIP-DGI.
5- CONSULTORIA NACIONAL
Observaciones: A continuación se exponen en forma temática las consideraciones que
surgieron del relevamiento realizado y que deben complementarse con las expuestas en el
apartado A- 7- del presente Memorando:
Perfiles de consultoría (incluidos en los TOR´s de los estudios)
Observaciones: Se detallan las consideraciones por modificaciones en los perfiles de los
consultores y/o porque los mismos presentan un amplio rango de profesionales requeridos,
que surgieron del análisis realizado:
a) 1.EG.39: En fecha 24/01/03 la EB informa a la UNPRE que se han producido leves
modificaciones a los TOR´s aprobados oportunamente. No se tuvieron a la vista las
aprobaciones por parte del Comité y del Banco a los nuevos términos teniendo en
cuenta que de la revisión surge que se modificaron, entre otros, los perfiles de algunos
consultores incorporando nuevas ciencias/profesiones, y que se disminuyeron en
algunos casos los años de antigüedad requeridos. Asimismo, también se observa que
esto genera un rango más amplio de profesiones/ciencias requeridas para un mismo
puesto, por ejemplo en el caso del consultor 3 (elaboración de datos y estimaciones de
cuentas nacionales, matriz insumo producto) solicitan expertos en: ciencias sociales,
filosofía, economía agraria, agronomía, u otras ciencias o equivalentes a cualquiera de
ellas, participando posteriormente en la terna sólo profesionales de la rama de
económicas (un contador y dos licenciados en economía). (Consultores: 3, 4 y 6)
b) 1.EE.88: Se observa como antecedente para el puesto del consultor 4 que originalmente
se requería un licenciado en economía o carreras afines, siendo modificado el perfil para
ampliar el rango de profesionales (no objeción del Banco del 13/08/2003) incorporando:
56
derecho, ingeniería, ciencias sociales o afines, seleccionando un ingeniero civil
(15/07/2003), el cual contó con la conformidad de la UNPRE de fecha 11/08/03 para su
contratación. No obstante que se cuenta con notas ingresadas en la UNPRE informando
la aprobación de cuatro informes de avance para este consultor por parte de la EB, se
observa que se realizó un nuevo proceso de terna (16/01/04) concursando tres
postulantes con el perfil original (licenciados en economía) seleccionando para el puesto
un nuevo consultor (muestra). No se tuvo a la vista adecuada evidencia documental que
permita constatar los motivos que generaron la realización de una nueva terna (no
resultando suficiente las notas del 15, y 16/10/2003 y con recepción en la UNPRE dos
meses después el 04/12/2003 donde proceden los dos postulantes no ganadores de la
primer terna a declinar a la posibilidad de acceder a la postulación), y que a su vez no se
cumpla con lo justificado al Banco al pedir la no objeción del nuevo perfil. No existe
constancia de que todo este proceso haya sido sometido a la aprobación del Comité
Técnico.
c) 1.EE.95: El primer proceso de terna seleccionando a un consultor para el puesto 4, fue
declarado no procedente el 11/04/2003 por el asesor legal de la UNPRE, ya que los
postulantes (Psicólogo, y dos Lic. en trabajo social), no cumplían con el perfil requerido
(Lic. en ciencias políticas). No obstante ello, para la segunda terna formalizada el
08/07/03 vuelven a participar el ganador, y el segundo mejor postulante, (obteniendo
los mismos puntajes que en la terna anterior), y se eleva el 13/06/03 a la UNPRE el
currículum de un tercero (consultor seleccionado) (lic. en sociología) mediante nota de
la entidad beneficiaria manifestando que “... de su consideración surgirá, estoy seguro,
la conveniencia de prestar conformidad a su contratación”, a su vez la UNPRE le
informa al BID (19/06/03) que éste último postulante reúne antecedentes suficientes
para la ejecución de las tareas, y a su vez se solicita la modificación de los TOR´s
cambiando el perfil a especialista en ciencias sociales. Por lo expuesto precedentemente,
se observa que ante el cambio de TOR´s no se amplió la búsqueda a otros postulantes,
que pueda justificar el proceso de realización de la segunda terna en julio-2003, en
virtud que un mes antes ya se preveía la contratación del consultor seleccionado.
57
Asimismo, no existe constancia de que todo este proceso haya sido sometido a la
aprobación del Comité Técnico.
d) 1.CA.47: El perfil requerido en los TOR´s para el consultor 1 (evaluación de proyectos)
requería varias profesiones: Lic. en geografía, Ingeniero, Lic. en sociología o
Economista, y dos de los postulantes (excepto el seleccionado: Lic. en geografía) son
contadores públicos.
e) 1.EG.51: Entre los perfiles que requieren los TOR´s y los consultores seleccionados
para los puestos 1 y 2 se observa que se requería Lic en economía y los consultores
ganadores son: Lic en comercio internacional y Lic. en ciencias políticas
respectivamente.
Comentarios de la UNPRE: Dado el tipo de observaciones y el plazo necesario para
contestar puntualmente cada una de ellas, consideramos oportuno manifestar que se
tomaran y se analizaran todos los casos informados y en consecuencia se procederá a tomar
las acciones pertinentes. Se considerará si tales modificaciones deben ser manifestadas en
las reuniones de C.T.
Otras observaciones:
a) Para el puesto de consultor Nº 13 (1.EE.95) se observa que:
1. En el proceso de terna: 1. la nota de selección del consultor expone que éste obtuvo
el puntaje más alto, cuando existía un empate con otro postulante, 2. a su vez se
requería en el perfil un profesional en ciencias exactas (ingeniero) y sólo se adjunta
un certificado expedido por universidad por una asistencia de 162 horas a un curso
sobre análisis de sistemas. (se destaca que su constancia de inscripción ante la AFIP
indica actividad profesional (29/12/98).
2. El consultor fue contratado por el período (01/05 al 30/11/2003), de la revisión de los
pagos contabilizados en el ejercicio 2004 se observa que fueron realizados hasta el
período julio 2003, se observa que al 31/12/2004 se encuentran retenidos los pagos
por parte de la UNPRE ya que ésta detectó en octubre de 2004 que el consultor
carece de título profesional, y que se estaba evaluando la posibilidad de
58
recategorizarlo o realizar una nueva terna. De la revisión de hechos posteriores se
observa que al 13/06/05 aún se encuentra pendiente de aprobación el informe final
elevado a la UNPRE en fecha 14/12/2004 y aprobado por la EB. Asimismo, se tuvo a
la vista en el legajo un recibo C 0000-00000035 por $ 12.164.- suscripto por el
consultor que carece de fecha de emisión y de sello de recepción de la UNPRE.
b) 1.EE.88: 1. Un consultor (Nº 2) fue seleccionado en atención a que el postulante
ganador presentaba una incompatibilidad, y el segundo renunció a la postulación. No se
tuvo a la vista documentación que evidencie porqué no se formuló una nueva terna
teniendo en cuenta que el consultor había alcanzado sólo el 65% del puntaje máximo.
c) 1.EE.88: No se tuvieron a la vista los informes de avance que condicionaban los pagos
del consultor N º 4 por un importe de $ 10.388.-, como así tampoco sus
correspondientes aprobaciones.
d) 1.EE.88: No se tuvo a la vista documentación que evidencie que no se pudieron utilizar
servicios del Ministerio para la traducción del estudio al idioma inglés, y se debió
contratar a un consultor ($ 1.500.-). A su vez, se observa que entre el pedido de
financiamiento a la UNPRE por parte de la EB y el pago final transcurrieron cinco
meses. No se pudo constatar si se cumplió con el plazo establecido para el 08/11/04 de
entrega de la traducción ya que el informe carece de sello de recepción, de intervención
de la EB, y a su vez de firma del consultor, la aprobación es de fecha 13/12/2004.
e) No surgen de las registraciones contables pagos correspondientes a los consultores
previstos en los TOR´s bajo los Nº 3, 4 y 7 del estudio 1.EE.119. Conforme la D.A. 500
del 07/10/2004 los consultores 3 ($ 7.220.-) , y 4 ($ 7.220.-) contaban con la aprobación
de contrato.
f) Se ha podido observar que con fecha 22/12/2003 el Banco otorga la no objeción a la
extensión del estudio en 180 días, siendo este retraso motivado en que la resolución
aprobatoria del contrato (01/05 al 31/07/2003), fue emitida el 06/11/2003. No se tuvo a
la vista la enmienda suscripta por el consultor por el nuevo plazo contractual
(01/08/2003 al 01/02/2004). (1.CA.47).
59
Comentarios de la UNPRE:
a) 1.EE.95: La situación de la consultora se encuentra en evaluación y llevaremos
adelante las acciones necesarias conjuntamente con la EB para subsanar el
inconveniente y se evaluará el cierre del estudio.
b) c) y d) No remitimos a los comentarios formulados en el apartado “Perfiles de
consultoría” precedente.
e) y f) Las observaciones formuladas serán consideradas y evaluadas pertinentemente. Para
el caso de dos de los consultores citados fueron abonados en el 2005.
Informes de consultoría
a) No se tuvieron a la vista las aprobaciones de informes de consultores requeridas en los
TOR´s para la liberación de estos pagos: 1. aprobación de la UNPRE al informe final
de un consultor cuyo pago fue realizado el 29/12/2004 por $ 3.041.- (1.EE.95), y 2.
aprobación del BID al informe final cuyo pago fue liberado el 09/06/2004 por $
1.230,00. Sólo consta la nota CAR del BID del 23/04/2004 manifestando que toma
conocimiento de la aprobación por parte de la UNPRE (1.CA.47).
b) 1.EE.90/1.EE.88/1.EG.39/1.EE.95: No obstante que los pagos fueron liberados por el
Programa una vez elevada la nota de aprobación a los informes de avance por parte de
la EB, se observa que en la mayoría de los casos que los pagos por contratos de locación
de obra se condicionaron contractualmente sólo a la entrega de informes de avance, y
no contra la aprobación de la entidad beneficiaria, y en el 1.EE.95 se establecieron sólo
para algunos pagos la necesidad de presentación de informes.
c) 1.EE.119: No se tuvieron a la vista los informes de avances que respaldan los pagos de
los consultores, sólo se cuenta con el formulario elevado por la EB “Informe de
Revisión y Evaluación del Informa parcial/avance” en donde consta la aprobación de los
mismos. Se destaca que se tuvo a la vista una nota del 15/11/04 de la EB recibida por la
UNPRE el 30/11/04 donde especifica que se adjuntan los citados informes.
60
Comentarios de la UNPRE: Las observaciones formuladas serán consideradas y
evaluadas pertinentemente. Nos remitimos a lo ya contestado en A- 7 apartado informes de
consultoría.
Componente UNPRE:
Observación: Con relación al contrato de obra suscripto con un consultor y abonado con
fuente BID por $ 18.050.-, que si bien corresponde a una consultoría de apoyo, fue
imputado bajo el componente UNPRE, se expone lo siguiente:
a) Se encuentra archivado a fojas uno -con sello de recepción en la UNPRE del 30/09/03un mail de la UNPRE dirigido al Sr Trakman (Catamarca) por el cual se remite el
currículum del consultor incluido en muestra para obtener una respuesta y poder armar
los TdR, y cuya contestación indica que se siga adelante con “su contratación”. No
resulta procedente el tratamiento de la contratación del consultor previo a la confección
y a la aprobación de los TdR (19/11/2003), y por lo expuesto, la posterior formalización
en una terna (20/01/04) no obstante que los otros dos postulantes indican fecha de
emisión de sus currículos en fecha 17/01/2004, el cv del ganador (que sólo consta en
fotocopia) indica que fue emitido el 18/01/2004, y en su totalidad carecen de sello de
recepción.
b) A pesar de lo expuesto precedentemente, y que en la terna participaron profesionales de
la misma rama (ingenieros agrónomos y forestal), en el perfil se definieron también
especialistas en economía, no constando los motivos por los cuales no se incluyeron o
evidencia de que se hayan convocado a profesionales de esta rama.
c) La DA (Decisión Administrativa) 348 aprobando la contratación del consultor fue
emitida el 29/07/2004, un mes después de finalizado el período de contratación
(30/06/2004). A su vez se observa que: 1. no se cumple con el cronograma establecido
para la presentación de informes (2º de avance y final), 2. existe una demora superior a
cuatro meses por parte de la UNPRE en la aprobación (13/08/04) para el primer informe
de avance (01/04/04), y que la totalidad del contrato se abonó en un único pago el
15/09/2004.
61
Comentarios de la UNPRE:
a) El Secretario de Planificación de la Provincia de Catamarca solicitó informalmente
apoyo a la UNPRE a fin de preparar términos de referencia para estudios de riego. En
tal sentido, la UNPRE, al no contar con especialistas en el tema, sugirió a la provincia
que contratara a un consultor experto, el cual sería financiado por la UNPRE. Al
respecto, se envió a la provincia unos términos de referencia modelo para la
contratación de dicho consultor, como así también se sugirió el nombre de un experto
para integrar la terna de selección. Posteriormente, para facilitar la tramitación, se optó
por contratar al experto a través de la UNPRE.
b) Comentario de la UNPRE no procedente. El perfil definía diversas ramas, y se
incluyeron profesionales de una de ellas.
c) Los plazos de demora en la suscripción de Resoluciones, Decisiones Administrativas
y/o Decretos (según corresponda) son ajenos a la competencia de la UNPRE. Las
demoras producidas por los trámites relacionados a los Decretos 491/2002, 601/2002 y
577/2003, hacen que sea imposible cumplimentar con los plazos establecidos en los
TOR´s de los estudios. El consultor percibió la totalidad del contrato el 15/09/2004,
debido a que en agosto de 2004 no había presentado la totalidad de los pagos del
monotributo solicitados, y no se encontraba en Buenos Aires para subsanar esa situación
(se cuentan con mails de la UNPRE con el consultor).
Recomendaciones: Respetar los TOR´s aprobados, y ante la necesidad de cambios que sea
por circunstancias excepcionales, y debidamente justificados y aprobadas por el CT.
Evitar la amplitud de disciplinas en los perfiles de los profesionales a contratar,
destacándose que cada contratado debe responder a una necesidad específica y
predeterminada por el préstamo. En los contratos de locación de obra, atento a su
naturaleza, se debe procurar que los pagos se encuentren condicionados a una aprobación
de los productos requeridos, y no a una mera presentación, ya que si se efectúa el pago sin
realizar una evaluación de lo presentado se pierde la oportunidad de efectuar los reclamos.
En los casos que sí se encuentran condicionados a aprobaciones, verificar la existencia
62
material de las mismas, a los efectos de poder validar la fecha y el responsable, y verificar
que el pago haya sido liberado en fecha posterior a la aprobación.
6- APORTES DE ENTIDADES BENEFICIARIAS
Observaciones: Con relación a la documentación que respalda los pagos contabilizados
por $ 229.311,75 por aportes propios de las EB se observa que:
a) 1. La totalidad de los legajos auditados carecen de foliatura, como así también las
rendiciones elevadas por parte de la EB. 2. Las planillas (cuadros) preparadas por la
UNPRE que respaldan los asientos contables en $ y en USD, carecen de fecha de
emisión, y de intervención por su aprobación (firma, fecha y leyenda aprobado). 3. Los
comprobantes elevados por la EB, no fueron intervenidos por la UNPRE con los datos
del registro contable, que indique que son los aprobados, se destaca que en algunos
casos se encuentran archivados con aquellos comprobantes que no fueron contabilizados
por no cumplir con los requisitos exigidos, pero no indican esta situación.
b) Se observaron casos en que no se tomó la fecha correcta de efectivo pago (se consideró
la fecha y mes del pago de aportes previsionales del mes anterior que se informa en los
recibos) (1.EG.51, y 1.EE.95), o que se utilizó la del pago del recibo de sueldo (por
ejemplo para aportes patronales declarados), no obstante no surge una diferencia en
dólares significativa ya que el tipo de cambio no sufrió fluctuaciones importantes
durante el ejercicio 2004. Por ejemplo en el 1.EG.51 se tomó como fecha 07/04/2004
(USD 2.442,06), y correspondía 03/05/2004 (USD 2.429,15).
c) 1.EE.95: Los recibos de sueldos que se tuvieron a la vista por un importe de $21.979,72
carecen de firma, $ 1.554- del 1.EE.90, y $ 200.- correspondientes al 1.EG.39.
d) 1.EG.39: con relación al importe de $ 57.599,50 la UNPRE debe obtener los
comprobantes (recibos/facturas) que respaldan los honorarios de los consultores ya que
con la documentación que cuenta el Programa no es suficiente, si bien ésta informa el
honorario pagado corresponde al comprobante de retención de ganancias; no obstante
ello la UNPRE cuenta con una planilla suscripta por los consultores por la efectiva
recepción de los fondos.
63
e) No se tuvieron a la vista la emisión de notas por parte de la UNPRE conteniendo las
aprobaciones formales, y debidamente comunicada a la EB para los aportes
contabilizados de los estudios 1.EE.90, y 1.EE.95.
Comentarios de la UNPRE: Consideramos que en ningún caso se han dejado de cumplir
los requisitos esenciales que verifican el aporte de contraparte. Sin embargo reiteramos
nuestra voluntad de mejorarlos en todo aquello que esté nuestro alcance y de este modo
cumplir eficientemente con los procedimientos administrativos aplicables. La UNPRE
considera que las aprobaciones definitivas del aporte de contraparte son cumplidas una vez
que el BID aprueba las justificaciones de fondos. No obstante, la administración no
reducirá esfuerzos en mejorar y adaptar los procesos utilizados, en la medida de sus
posibilidades y su presupuesto.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan las registraciones
contables por estos conceptos. Reforzar las comunicaciones a las EB para que den
adecuado cumplimiento a los procedimientos establecidos por la UNPRE en los
instructivos, e incorporar aquellos procedimientos observados. La UNPRE es la
responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente sustentado y cuya aprobación
sirva de sustento para el registro contable de las mismas, y su posterior rendición al Banco.
7- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos en cheque)
Observaciones: Se complementan con lo expuesto en A-10- precedente:
a) No se tuvo a la vista la aprobación del cuadro comparativo del 19/08/2004, si bien surge
de otra orden de pago un memorando aprobado el 26/10/04 emitido por el responsable
del área contable dos meses después el 25/10/2004 por el cual expone que la empresa
fue seleccionada por tener la mayoría de los ítems a menor precio, que incluyen la
provisión de artículos de computación, y cumplen en tiempo y forma con las entregas
solicitadas, esta auditoría no pudo constatar de la documentación que se tuvo a la vista
el criterio aplicado por la UNPRE para seleccionar al proveedor, y además se observa
que comparando los precios cotizados de los artículos de librería el ganador sería otro
64
proveedor, (se destaca que para ello aplicamos el criterio de no considerar aquellos
ítems en los cuales faltaba alguna cotización) y que respecto a los insumos de
computación (cartuchos y toner) teniendo en cuenta que un proveedor no cotizó la
mayoría de los ítems solicitados y que entre los dos restantes existe una diferencia de
precios respecto al ganador del 53%, se debería haber realizado una nueva compulsa y
con firmas del ramo. Por ejemplo para el ítem 51 la UNPRE expone los siguientes
precios totales: P1. $ 921,96, P2. $ 391.-, y P3. $ 558,60, se destaca que del presupuesto
del proveedor ganador (P2.) no surge la cotización de este ítem, por lo cual no se puede
constatar el citado importe.
b) Se ha podido observar en la totalidad de los casos auditados que al momento de realizar
el pago, no se practicaron las retenciones de iva al proveedor.
Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos al comentario expuesto en A-10.
a) La observación será contemplada para mejorar nuestros procedimientos y obtener
compulsas de precios que nos permitan tomar una mejor decisión
b) Si bien la observación es correcta, no implica que en la totalidad de los casos se haya
omitido efectuar la retención correspondiente. Durante el ejercicio en curso hemos
corregido el procedimiento y se aplicaron las retenciones al momento del pago.
Recomendaciones: Dejar adecuada evidencia de los criterios aplicados para la selección
de proveedores. Dar cumplimiento a la normativa fiscal respecto a retenciones.
8- INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO AL 31/12/2004:
Observaciones: Con relación a la presentación del informe semestral del fondo rotatorio al
31/12/04 realizada en fecha 25/02/2005 ante el BID surgieron las siguientes
consideraciones a formular, sobre los datos expuestos en cada uno de los apartados, y sus
anexos conteniendo el detalle de cada uno.
a) La presentación que se tuvo a la vista no se encuentra foliada en todas sus hojas, y sólo
posee sello de recepción del Banco la nota de elevación.
65
b) Apartado I. (USD 1.745,65): Saldo en cuenta especial (USD 2.665,58), y saldo en
cuenta corriente en pesos USD 919,93:
1. Estos importes no pueden ser constatados por fuente de financiamiento desde las
registraciones contables ya que no surge de los mismos la citada apertura; sí en
planillas auxiliares.
2. El importe de USD 919,93 surge del libro banco auxiliar llevado por la UNPRE en
planillas de cálculo con columnas adicionales en las cuales se apropian los pagos y
los ingresos por fuente.
3. El importe informado por (-) USD 2.665,58 ascendería a (-) USD 3.265,58, la
diferencia de USD 600,-, corresponde a un error en el importe informado en
concepto de intereses acumulados al 31/12/2004 por USD 14.785,22 y que asciende
a USD 15.385,22. Por este saldo no se tuvo a la vista documentación extracontable
de la UNPRE que permita conformar los saldos a los distintos momentos.
c) Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID: USD
916.980,18.
1. USD 44.165,83: Este importe en concepto de anticipos contables por $ 54.624,03 a
las EB/consultores, se encuentra sobrevaluado al 31/12/04 ya que asciende al cierre a
USD 18.336,36, se debe tener en cuenta que los mismos fueron entregados en pesos,
y por lo cual el reintegro/rendición será realizado por la EB en dicha moneda. A su
vez, incluyen USD 1.787,23 por anticipos imputados por la UNPRE como aporte
nación.
2. No incluyen USD 1.084.- informado como un crédito de fuente 22.
3. USD 872.814,35: incluye USD 467.577,95 informados como “justificación en
preparación” que no puede ser constatado ya que a la fecha de cierre de tareas de
campo no fue presentada al Banco. No obstante el importe de USD 872.814,35 según
las inversiones acumuladas al 31/12/2004 informadas en el estado financiero por
fuente BID ascendería a USD 873.517,68, manteniendo una diferencia a conformar
con el Banco de USD 83.877, 82 provenientes de ejercicios anteriores. Asimismo del
cruce entre las inversiones en dólares al 31/12/2004 (USD 3.672.315,42), y lo
justificado al Banco al 31/12/2004 (USD 3.346.092,73) en concepto de aporte local
66
surge que quedan pendientes de justificar USD 326.222,69, de los cuales USD
305.871,21 corresponden a pagos del ejercicio 2004, quedando la diferencia de USD
20.351,40 a conformar con el Banco del ejercicio anterior.
Diferencia a conformar con el BID en USD
Bid
Local
Total
Est. Específicos
24.566,92
14.544,20
39.111,12
Est. Grales
50.390,48
-4.069,32
46.321,16
TDR
11.328,20
-9.567,83
1.760,37
Total
86.285,60
907,05
87.192,65
Fortalec. Instituc.
UNPRE
PEAT
Total inversión 2004
11.321,81
-4.212,27
7.109,54
-15.196,99
23.868,81
8.671,82
1.467,40
-212,11
1.255,29
83.877,82
20.351,48
104.229,30
d) Apartado V Diferencia USD 199.968,95:
La presentación mencionada adjunta un detalle por este importe, que responde a
diferencias de cambio acumuladas al 31/12/2004, la cual no pudo ser conciliada con las
imputaciones por este concepto realizadas en las registraciones contables (por fuente de
financiamiento). No obstante, por las diferencias generadas en el ejercicio (USD
18.903,31) se trabajó con personal de la UNPRE sobre los mayores en USD asignándole
manualmente a cada movimiento la fuente en el caso que no se indicara, no pudiendo
conformar el mismo debiendo hacer tareas adicionales para ello.
e) Se puede observar que la composición del saldo del fondo rotatorio al 31/12/2004 de
USD 1.115.203,28 se conforma por saldos de desembolsos con una antigüedad mayor a
un año (solicitudes: 25 (02/08/2002), y 26 (06/04/03), y que conforme el LMS1
exponían como fecha límite el 11/05/2004.
Comentarios de la UNPRE:
h) No era un procedimiento habitual, de la administración al 31/12/2004, foliar la
documentación presentada al BID con motivo de la presentación del Informe Semestral
del Fondo Rotatorio. No obstante, vuestra apreciación será tenida en cuenta.
i) 1. El plan de cuentas y la apertura de por centros de costos se confeccionaron para
permitir la apertura por fuente de financiamiento. Toda la información expuesta en los
estados financieros auditados surge del sistema contable utilizado. 2. El libro banco
67
auxiliar, llevado en planilla de cálculo, se confecciona en pesos, y al cierre se convierten
a USD. Complementa los registros contables. 3. Verificaremos la imputación de los
USD 600,- para determinar si se trata de una diferencia y en tal caso se confeccionarán
los ajustes necesarios.
j) 1. La observación efectuada no invalida el informe presentado al BID. Es un criterio de
valuación de partidas en moneda extranjera. Nos remitimos a lo expuesto en la nota 2 a
los EEFF 2. El importe de USD 1.084.-,- no se informa por que se justificó el pago al
BID. Tal justificación no corresponde. Se ajustará durante el presente ejercicio. 3. La
diferencia a conformar de fuente 22, se compone por comprobantes abonados en
ejercicios anteriores al año 2001. La administración no minimizó esfuerzos en investigar
por que se originó esa diferencia entre pagos y justificaciones. En las próximas
justificaciones se ajustarán esas diferencias. Para el caso de la fuente 11, se tomarán las
acciones pertinentes para ajustar a la brevedad la situación planteada.
k) Las diferencias de cambio registradas se originan por dos causas. La primera se basa en
la valuación en USD que se registra al cierre de cada mes, se denomina “diferencia de
cambio por valuación”; y la segunda se origina por los pagos que se efectúan en pesos y
se convierten a USD para luego justificarlos al BID, se denomina “diferencia de cambio
operativa”. En los registros se muestran las dos causas y se imputan a la fuente que los
genera. Pero en virtud de las disposiciones vigentes, los saldos de la/s cuenta/s por
“Diferencia de cambio”, se asignan a la fuente de financiamiento Local (11). El importe
expuesto en los estados financieros surge de registros contables.
l) Ponemos en su conocimiento que durante el ejercicio en curso hemos presentado la
justificación Nº 31 por un importe total de USD 491.709,39 de los cuales USD
405.236,40 corresponden a fuente externa (22); esa justificación contempla pagos
efectuados durante el 1er. semestre del año 2004 y ha sido aprobada por el BID con
fecha 24/05/05. Actualmente la UNPRE está preparando la documentación necesaria
para presentar a la brevedad otra justificación de fondos que incluya los pagos del 2do.
semestre del año anterior, y nuestro ulterior objetivo es presentar por lo menos dos
justificaciones de fondos con relación a pagos efectuados durante el año 2005. De esta
68
manera reduciríamos drásticamente el tiempo que transcurre en los pagos y las
justificaciones presentadas al BID.
Recomendaciones: Atento que el importe del anticipo de fondos (fondo rotatorio) fue
otorgado en virtud de la justificación presentada por el Programa por la necesidad de
cubrir gastos relacionados con la gestión y para no interrumpir el normal desarrollo de la
ejecución, se debe procurar acelerar los plazos en la rendición de los mismos –no
apartándose de las pautas establecidas para la correcta ejecución- a efectos de no mantener
fondos anticipados de larga data.
9- COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA (CT)
Observaciones:
a) Por revisión de hechos posteriores al cierre, se ha podido observar que al 16/05/2005 la
última acta transcripta en el libro de reuniones era la Nº 54 de fecha 06/12/2004. En la
revisión del ejercicio 2004 se observa la emisión de sólo siete actas. Respecto a lo
establecido en los apartados III. (reuniones cada quince días) y VII (emisión de actas
cuando se adopten decisiones) del reglamento interno no surge con claridad el medio en
el cual se deja constancia de los temas tratados en las reuniones que no generan la
emisión de actas.
b) No se tuvieron a la vista las notas de delegación de representación en las reuniones
realizadas en el ejercicio 2004 correspondientes a tres funcionarios que integran el CT.
c) De las actas que se tuvieron a la vista no surge la participación del Director Nacional de
Políticas Macroeconómicas que conforme la respuesta de la UNPRE integró el CT
durante el 2004.
Comentarios de la UNPRE:
a) Se trata de una reglamentación interna, que tiene como objetivo el adecuado
funcionamiento de la actividad de la UNPRE, en virtud de lo establecido en el apartado
III, la práctica ha demostrado que es infructuoso esta realización, y es por ello que se
realiza con menor periodicidad. En lo que respecta al apartado VII, es menester
69
establecer que en el acta de CT queda plasmado todo aquello que haya sido objeto de la
convocatoria de dicho Comité.
b) Hemos tomamos conocimiento de dicha observación.
c) Es dable aclarar, que el Director Nacional de Coordinación de Políticas
Macroeconómicas, es invitado a concurrir a cada reunión de CT, en virtud de lo
establecido en la R.125/01, modificatoria del D.1022/93. Ante vuestras observaciones,
esta administración reconsiderará eventualmente, el método de invitación a las
reuniones, con el fin de obtener mejores resultados que los observados por Uds., y
mejorar el nivel de asistencia a las reuniones.
Recomendaciones: Dejar adecuado respaldo documental a la delegación de participación
en las reuniones del CT, y de las reuniones mantenidas. Dar cumplimiento, y mantener
actualizado el reglamento de funcionamiento del mismo respecto a la periodicidad de las
reuniones.
10-CRUCE MUESTRA EJERCICIO 2003/JUSTIFICACIONES AL BANCO 2004
Observaciones: Conforme lo informado en la auditoría anterior, no pudieron ser cruzadas
las inversiones incluidas en muestra para el ejercicio 2003 ya que a la fecha de cierre de las
tareas de campo del citado ejercicio aún no se encontraban incluidas en las presentaciones
realizadas ante el Banco, por lo cual debieron ser cotejadas en las justificaciones relevadas
en el ejercicio 2004 surgiendo diferencias a subsanar no significativas, que fueron
oportunamente detalladas a la UNPRE mediante Memorando SUP 421176-009-2005
(30/05/2005).
Comentario de la UNPRE: La observación es correcta. Proponemos ajustar el tipo de
cambio utilizado para las registraciones de las órdenes de pago, mediante un registro
contable en el ejercicio en curso. Consideramos que los montos del ajuste no son
significativos, esperamos compartan nuestra propuesta.
70
Recomendación: Profundizar los controles administrativos al proceder a justificar los
pagos, y subsanar las diferencias informadas.
11-EXPEDIENTE: EXPMECON EX 450-007092/2002 (iniciado en 04-2002)
Observación: Conforme el relevamiento realizado el 18/05/2005 sobre el reclamo de la
UNPRE a un consultor por $ 3.156,40 que se ventila por expediente 49.327/03 ante el
Juzgado Contencioso Administrativo Federal N° 10 Secretaría 19, y que al 31/12/2004 se
encuentra contabilizado como un crédito a favor de la UNPRE merece informar que del
mismo surge que aún no habían podido ubicar al consultor para notificarlo, y que a ese
momento el Ministerio diligenció un oficio por ante la Policía Federal solicitando le
informe el domicilio del consultor, que figuraría registrado en dicha Institución.
Comentario de la UNPRE: En cuanto al relevamiento efectuado el 18/05/2005, informo a
usted que hemos tomado debido conocimiento, y trataremos de efectuar un seguimiento de
forma más periódica.
Recomendaciones: Dar adecuado seguimiento al expediente iniciado a efectos de
recuperar los fondos.
12-INTERESES GANADOS
Observaciones:
a) Surgieron diferencias entre las cifras informadas en la presentación realizada ante la
Dirección de Contabilidad y Finanzas por $ 98.502,24 correspondientes a los intereses
generados por la cuenta bancaria en dólares (USD 14.886,86) y en pesos ($ 52.588,97)
del Programa, y las que surgen de las registraciones contables por $ 70.723,33 (USD
15.486,86 y $ 54.749,76). A su vez se informan USD 600.- en defecto respecto de lo
contabilizado. Esto se motiva en que la UNPRE contablemente los consideró como un
aporte para el Programa y quedaron valuados a los pesos históricos del momento de su
ingreso y reflejados a pesar de ser originados en dos monedas distintas en una única
cuenta contable, y que en la información proporcionada al Ministerio se consideran con
71
un criterio distinto (disponibilidades) y de acuerdo a la moneda de origen. La UNPRE al
informar los mismos debe proceder a aclarar esta situación a efectos de mantener
conciliadas las cifras contabilizadas y las informadas al Ministerio.
b) A su vez, se observa que del saldo de intereses depositados en la cuenta especial por
dólares USD 15.486,86, al 31/12/2004, se utilizaron USD 101,64 para financiar los
gastos bancarios de la cuenta y USD 3.265,58 fueron transferidos a la cuenta operativa
en pesos.
Comentarios de la UNPRE:
a) Los registros contables son llevados en moneda histórica, tal cual lo expresado en las
notas a los Estados Financieros. La información a la Dirección de Contabilidad y
Finanzas surge de valuar el importe de intereses ganados en dólares por el tipo de
cambio de la fecha de cierre más los intereses ganados en pesos.
b) La UNPRE no ha imputado a la fuente 11 ninguna transferencia durante el ejercicio
2004.
Recomendaciones: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-14 precedente.
No aplicar para inversiones los fondos por intereses ganados manteniendo su
disponibilidad, hasta tanto no contar con las autorizaciones correspondientes.
13-COMPONENTE PEAT (Convenio de préstamo 1295/OC-AR)
Observación: Con relación al componente PEAT la UNPRE en el informe semestral
indica que se encuentra administrativa y técnicamente cerrado al 31/12/2004. No se tuvo a
la vista documentación en la cual se manifiesta que no existen compromisos contractuales
pendientes por la UNPRE relacionados con los objetivos establecidos en el convenio de
préstamo 1295/OC-AR, y/o por parte de las autoridades del mismo
Comentario de la UNPRE: No existe documentación emitida por el Banco, ni por el
Director Nacional del convenio de préstamo 1295/OC-AR en la que se manifieste que
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existan compromisos contractuales pendientes por la UNPRE relacionados con los
objetivos establecidos en la cláusula 3.04, Parte E del precitado convenio de préstamo.
Recomendación: Obtener adecuado respaldo documental respecto a que no quedan
situaciones pendientes a cumplimentar por parte de la UNPRE.
BUENOS AIRES, 01 de julio de 2005.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31 de diciembre de 2004)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/04 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestro examen comprendió el 89,37% de los ingresos (100% de desembolsos de
aporte del Tesoro Nacional, 100% Otros ingresos (intereses), y el 59,36% de reconocimiento de
aportes de entidades beneficiarias), y el 39,41% de las inversiones en concepto de consultores
nacionales, pasajes y viáticos, gastos de reconocimiento de contrapartida local, caja chica, gastos
bancarios y gastos varios expuestas en el “Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos
Efectuados al 31/12/04” en pesos mencionado en I- 7. a) del dictamen.
Categoría de Inversiones
Inversiones del
Ejercicio 2004 ($)
1. ESTUDIOS
2. Fortalecimiento Institucional
3. UNPRE
4. PEAT
2.639.773,88
0,00
578.254,24
0,00
TOTAL
% de incidencia
categoría/ universo
3.218.028,12
Importe de la
muestra en $
% de
muestra/
categoría
82,03%
0,00%
17,97%
0,00%
1.118.306,01
0,00
149.992,24
0,00
42,36%
0,00%
25,94%
0,00%
100,00%
1.268.298,25
39,41%
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 01 de julio de 2005.
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