2000_127info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99, correspondientes al
“Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” (PROVINCIAS II), parcialmente financiado a
través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR, suscripto el 5 de diciembre de 1995 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su
modificación de fecha 28 de junio de 1996.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estados financieros básicos:
a- Balance General –consolidado- al 31 de diciembre de 1999, comparativo con el
ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas anexas que forman parte del mismo.
b- Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período 1999 -consolidado, expresado en
pesos.
c- Resumen por Categorías acumulado al 31 de diciembre de 1999 (Cuadro de
Inversiones), expresado en pesos.
1
d- Resumen por Categorías del período 1999 (Cuadro de Inversiones), expresado en
pesos.
2) Información financiera complementaria que incluye Resumen de Fuentes y Usos de
Fondos por Provincia, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, comparativo con el
ejercicio anterior y expresados en pesos (comprende las Unidades Provinciales
participantes (UEP), la Unidad de la ciudad de Buenos Aires y la Unidad Ejecutora
Central (UEC).
La información precedente ha sido preparada por la Unidad Ejecutora Central y es de su
exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron recibidos por esta
auditoría con fecha 06/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado los trabajos en campo entre el 21/02/00 y el 23/06/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Existe una subvaluación por $ 157.067,14 en el Activo No Corriente -Gastos Elegibles-,
en las cuentas Obras y Consultoría por $ 94.654,10 y $ 62.413,04, respectivamente,
subvaluando en consecuencia el Pasivo Corriente - Otros - en el mismo monto.
b) Con relación a la aprobación del Convenio de Ejecución ARG 99/013 con el Programa
de
las
Naciones
Unidas
para
el
Desarrollo
–
Unión
Internacional
de
Telecomunicaciones (PNUD –UIT) en el marco del Proyecto “Solución a la Crisis
Informática del año 2000 para la Administración de la Provincia de Buenos Aires” por
un monto de USD 36.311.360.- (USD 16.312.707,20 financiados con recursos propios
del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD 19.998.652,80 con fondos
provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial), aprobado por Decreto N° 2894/99
de fecha 12/10/99 y nota 3543/99 de no objeción a la contratación por parte del Banco
Mundial, se determinó lo siguiente:
Se registraron dos transferencias de fondos de USD 2,5 millones y USD 350.000.- para
financiar la primera y segunda parte de la compra directa, y los costos administrativos
referentes a esa compra, que constituyen anticipos de fondos y sobre los cuales no se
obtuvo información respaldatoria adicional.
Cabe aclarar que los fondos aportados a PNUD/UIT fueron realizados en un 100% con
aporte provincial, sin solicitar reembolso alguno al BIRF.
c) Con referencia a la información expuesta en el Resumen de Fuentes y Usos de Fondos
del Período 1999 -Consolidado-, se observaron diferencias en los montos expuestos en
los rubros Financiamiento (Aportes Locales -Otros-) y Gastos del Proyecto (Otros
Gastos -Otros Gastos-), como consecuencia de haberse compensado incrementos y
disminuciones con respecto a los activos y pasivos del proyecto. Dichas observaciones
se plantean también en la información financiera complementaria mencionada en I- 2)
precedente.
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a)
precedente y sujeto a lo expuesto III- b) y c) anteriores, los estados financieros
identificados en I- 1) presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación
financiera del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” al 31 de diciembre de 1999,
así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF del 05/12/95 y su
modificación.
V-
INFORMACIÓN FINANCIERA COMPLEMENTARIA
La Información Financiera Complementaria identificada en I- 2) precedente se presenta a
los fines de proporcionar un análisis adicional y no forma parte de los estados contables del
proyecto.
Dicha información ha estado sujeta a los procedimientos aplicados en nuestra auditoría de
los Estados Contables y en nuestra opinión, en lo que es objeto de nuestra competencia, se
presenta razonablemente en sus aspectos significativos, en relación con los estados
contables del proyecto considerados en su conjunto, excepto por lo que a continuación se
indica: Con referencia a los montos informados en los rubros Financiamiento (Aportes
Locales -Otros-) y Gastos del Proyecto (Otros Gastos -Otros Gastos-), tal como se expone
en III- c) precedente se presentan compensados incrementos y disminuciones con respecto
a activos y pasivos del proyecto.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio 1999, correspondientes al “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, parcialmente financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF del 5
de diciembre de 1995 y su modificación del 28 de junio de 1996.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del Período, por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
expresado en pesos (al tipo de cambio $ 1 = USD 1).
El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
5
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-,
correspondiente
al
“Segundo
Proyecto
de
Desarrollo
Provincial”,
resulta
ser
razonablemente confiable para sustentar los Estados de Gastos y las Solicitudes de Retiro
de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio finalizado el 31/12/99, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 3877-AR del 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/99, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento, y su modificación del 28/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/99, expresado en pesos.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto al tipo de cambio $ 1
= USD 1 sobre la base de los movimientos de la cuenta en dólares N° 000700227000
“BCRA-PROG DESA PROV BIRF 3877-DESEM”, abierta en el Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Nueva York y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de la Cuenta Especial
identificado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la
Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” al 31/12/99, así como
las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y
Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 05/12/95 y su
modificación.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, por el ejercicio finalizado el
31/12/99, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N°
3877-AR, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28/06/96.
El Proyecto fue ejecutado por la ex Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias
(actualmente por la Secretaría de Provincias) del Ministerio del Interior, a través de una Unidad
Ejecutora Central (UEC) creada al efecto y Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) constituidas
en las provincias integrantes del mismo.
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 225.000.000.-.
Al 31/12/99 el total desembolsado por el BIRF, a valores históricos, ascendió a USD
113.285.149,87, el cual revaluado asciende a USD 113.018.682,20.
2) Sección 2.02 (a): Retiros del monto del préstamo.
La información requerida obra en el “Estado de la Cuenta Especial al 31/12/99” y en el
“Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del período”, adjuntos al presente informe.
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3) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Cumplida. Se mantiene la cuenta Especial N° 000700227000 “BCRA-PROG DESA PROV
BIRF 3877-DESEM” en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
4) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Durante 1999 se abonó en concepto de comisión de compromiso lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha Pago
Importe en USD
15/04/99
15/04/99
217.764,48
15/10/99
15/10/99
181.808,42
5) Sección 2.05 (a): Intereses.
Cumplida. Durante el ejercicio 1999 se abonó en concepto de intereses lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha Pago
Importe en USD
15/04/99
15/04/99
1.612.387,67
15/10/99
15/10/99
2.727.147,11
6) Sección 3.01 (a) (ii): Compromisos con los objetivos del Proyecto-Convenios de préstamo
subsidiarios.
Mediante memorando de fecha 05/06/00 el Programa nos informó que durante el ejercicio
1999 no se celebraron, modificaron ni rescindieron Convenios de Préstamo Subsidiarios con
las provincias participantes.
7) Sección 3.01 (c): Représtamo de los recursos del préstamo.
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Reiteramos los señalamientos expuestos en 6) precedente.
8) Sección 3.01 (d): Propósitos del préstamo a través de los convenios subsidiarios.
Cumplida.
9) Sección 3.01 (e): Ejecución del proyecto de conformidad con las disposiciones del
Manual.
Cumplida. No obstante cabe tener en cuenta lo señalado en la sección 3.06 (a) siguiente.
10) Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría.
Nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
11) Sección 3.04 (a): Conformación de la Unidad Ejecutora Central.
Mediante el Decreto N° 20/99 de fecha 13/12/99 se establece la conformación organizativa y
objetivos de las Secretarías y Subsecretarias que habrán de depender de la Presidencia de la
Nación, de la Jefatura de Gabinete de Ministros y de los Ministerios, asignándole a la
Secretaría de Provincias dependiente del Ministerio del Interior las funciones de gestionar la
asignación y supervisar la ejecución de fondos con destino a las provincias provenientes de
los organismos multilaterales de crédito.
12) Sección 3.05: Informes semestrales.
Al respecto, se puso a disposición de esta auditoría los siguientes informes semestrales:
PERIODO
NOTA ELEVACION AL BIRF
FECHA
Al 31/03/99
N° 1167/99
09/04/99
Al 30/09/99
N° 3688/99
26/10/99
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13) Sección 3.06 (a): Intercambio de opiniones entre el Banco y la UEC sobre el
cumplimiento de la UEC y de las UEP’s en la coordinación y ejecución del Proyecto.
Al respecto, en el Ayuda Memoria de la Misión del BIRF del 07/07/99 al 18/07/99, si bien
expresa que el Proyecto mantiene su grado de avance (ejecución) satisfactorio, se hacen
algunas recomendaciones sobre ciertos aspectos del Programa que conviene apuntar:
-
Algunas provincias registran incumplimientos en cuanto a la presentación de los planes
de acción financiera e inversiones (PAFIs).
-
Preocupación por la atención que algunas provincias han puesto al tema Y2K.
-
Algunas salvedades formales (en general se ha cumplido con la normativa del Banco) en
los procedimientos de contrataciones.
-
El procedimiento de adquisiciones de bienes por concurso está muy próximo al límite
establecido.
14) Sección 3.08: Presentación de préstamos subsidiarios al Banco para su aprobación.
Mediante memorando de fecha 05/06/00 el Programa nos informó que durante el ejercicio
1999 no se celebraron, modificaron ni rescindieron Convenios Subsidiarios.
15) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Cumplida.
16) Anexo 6, puntos 6 y 7: Ampliación de la asignación inicial.
Mediante memorando de fecha 05/06/00 el Programa nos informó que durante el ejercicio
1999 no se efectuaron ampliaciones o cancelaciones de asignación inicial, ni cancelaciones
de Convenios Subsidiarios.
12
17) Anexo 6, punto 11. (a): Informes semestrales de ejecución presentados por las
provincias participantes.
Según información suministrada por la UEC, ésta elevó al Banco los informes de provincias
participantes, correspondientes a las presentaciones realizadas en los meses de febrero y
agosto de 1999, mediante las notas que se detallan a continuación:
PERIODO
NOTA ELEVACION AL BIRF
FECHA
Al 28/02/99
NOTA N° 748/99
08/03/99
Al 31/08/99
NOTA N° 3124/99
08/09/99
En algunos casos no se tuvo constancia del cumplimiento por parte de las provincias
participantes de los informes semestrales de ejecución al 28/02/99.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 1999)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo
Proyecto de Desarrollo Provincial”, una serie de observaciones y recomendaciones sobre
aspectos administrativo-contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia
del examen practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999.
Teniendo en cuenta que la operatoria del Proyecto es otorgar créditos (subpréstamos) a las
provincias participantes, esta auditoría procedió a realizar inspecciones in-situ en 6 Unidades de
Ejecución Provincial (UEP), además de la correspondiente a la Unidad Ejecutora Central (UEC),
con el fin de cerciorarse sobre el grado de cumplimiento de las estipulaciones del Reglamento
Operativo que se basa en las distintas cláusulas del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF y
por consiguiente, de la correcta utilización de los recursos del financiamiento.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
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A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/99
I- UNIDAD EJECUTORA CENTRAL
1- REGISTRO DE INVENTARIO
Observación: La UEC ha cumplido parcialmente la observación realizada
oportunamente, dado que aún continúa sin identificar con un número de inventario
asignado por la UEC a los bienes que asienta en dicho registro.
Comentario de la UEC: Como se expuso en oportunidad de recibir las observaciones
del ejercicio anterior, no se asignaron números de inventario a los bienes incorporados a
la UEC, debido a que, para el registro del inventario, se tomaron los números de serie de
las computadoras y del software como identificatorio del bien. En el caso de los
muebles de las oficinas, esta UEC demoró la numeración a la espera del resultado de las
tareas de relevamiento que efectuó el personal del Ministerio del Interior, tareas que se
completaban con la numeración de los bienes. Esta decisión se tomó a fin de evitar una
doble numeración de los bienes existentes. En caso de no completarse dicha tarea de
numeración a la brevedad, ésta será efectuada por la UEC.
Recomendación: Completar la información que se expone en el registro de inventario
de bienes y equipos conforme a las prácticas usuales, debido a que algunos de ellos
carecen de número de serie.
2- CRÉDITOS
Observación: Se ha verificado que la UEC continuó durante el ejercicio 1999
canalizando a través de la cuenta Créditos Varios, la extensión de adelantos para viajes,
viáticos y en general gastos de organización de eventos, que luego son reintegrados a la
Cuenta Proyecto, como los siguientes ejemplos:
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Concepto
Importe
Fecha entrega
Fecha devolución
Créditos Vs.
25.000.-
02/08/99
03/12/99
Créditos Vs.
30.000.-
06/08/99
03/12/99
Créditos Vs.
20.000.-
23/09/99
03/12/99
Comentario de la UEC: El procedimiento puntualizado en la observación equivale a
aumentos y disminuciones del fondo fijo de viáticos. Estos aumentos son generados
ante la necesidad de afrontar viáticos por jornadas o eventos puntuales de capacitación.
Luego de su utilización se depositan nuevamente, disminuyendo el fondo a su valor
original. Cabe aclarar que al 31/12/99 no hay adelantos para viajes sin devolver.
Recomendación: Reglamentar el uso de este fondo fijo utilizado por la UEC,
delimitando montos, límites de autorizaciones, períodos de rendiciones, responsables,
etc.
3- INFORMES DE RECEPCIÓN DE BIENES
Observación: La UEC continúa sin emitir los informes de recepción por un responsable
del Proyecto; en ellos se da la conformidad de los bienes adquiridos y se expresa si los
mismos han sido debidamente verificados y se ajustan a lo solicitado.
Comentario de la UEC: Si bien esta UEC entiende que la conformación del pago, por
la adquisición de un bien, lleva implícita la recepción y la conformidad por lo recibido,
se implementará a la brevedad la obligatoriedad de que los informes de recepción de
bienes adquiridos sean presentados en forma adicional a la conformación del pago y por
escrito, a fin de cumplimentar el requerimiento solicitado.
Recomendación: La conformación del pago no implica la conformidad en cuanto a la
calidad y cantidad de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto, por lo tanto se
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recomienda implementar el uso de dichos informes de recepción a fin de constatar que
lo recibido sea coincidente con lo adquirido.
4- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES
Observaciones: La UEC continúa contratando consultores sin dejar evidencia del
proceso utilizado para la selección de los mismos que den sustento a las contrataciones
realizadas.
En algunos casos, la UEC realiza contrataciones directas de consultores, no llevando a
cabo ningún proceso de relevamiento y selección requerido por el Banco.
Comentario de la UEC: La UEC únicamente realiza contrataciones directas cuando el
BIRF emite la correspondiente “no objeción”. Cabe señalar que durante el año 1999
fueron contratados siete consultores por primera vez en el marco del Programa, sin
provenir de otro Programa que se ejecute dependiendo de la UEC. Para la contratación
de tres de ellos se realizó una selección quedando archivada la documentación en el
legajo respectivo, para los cuatro restantes se solicitó al Banco la no objeción a la
contratación directa, tres de los cuales son profesionales del exterior de reconocido
prestigio.
Recomendación: Mantener archivos completos, dejando constancia del proceso de
selección y contratación de consultores.
5- CONTRATACIÓN DE CAPACITADORES
Observación: La UEC continua sin dejar evidencia del proceso de selección llevado a
cabo para la contratación de profesionales para la prestación de los servicios de
capacitación.
Comentario de la UEC: La contratación de capacitadores en un programa que tiene
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una ejecución muy dinámica, se resuelve con procedimientos similares, aunque no
idénticos a los empleados en la contratación de consultores para la ejecución de
proyectos convencionales.
El programa de cursos tuvo un desarrollo compacto a lo largo de todo el año 1999, a
punto tal que en varias ocasiones se desarrollaron tres o cuatro cursos en forma
simultánea, en diferentes lugares del país, con el consecuente desplazamiento de
profesores, reemplazos y cambios que permitieran acomodar las actividades con el
máximo de aprovechamiento del tiempo.
Recomendación: Documentar el proceso de selección en la contratación de
profesionales para las tareas de capacitación.
6- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) Se emiten órdenes de pago con posterioridad a la fecha del débito del cheque y la
emisión del comprobante respectivo.
b) Se recepcionaron comprobantes (facturas y/o recibos de consultores) sin fecha de
emisión.
Comentario de la UEC: Aunque lo señalado haya ocurrido en un reducido número de
oportunidades, la UEC tomará en cuenta la observación formulada.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
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II-
UEP DE NEUQUÉN
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: La concentración de funciones en las tareas referentes a Tesorería
(movimiento de fondos), registros contables y conciliaciones bancarias y liquidación
con pago de contrataciones. No se cursan la totalidad de los pagos que canaliza el
proyecto con cheques no a la orden.
Comentarios de la UEP: Respecto a la concentración de las funciones mencionadas
se informa que a partir de la creación de la UEFE como Unidad Ejecutora Central de
la Provincia se ha dispuesto personal en la Tesorería que cumple con las funciones
de la misma en forma excluyente, produciéndose la división de tareas que hace a un
eficiente control interno en la misma. Se ha dispuesto una persona para la confección
de los cheques (Director de Tesorería) y otra para la realización de las conciliaciones
bancarias, y una persona más de apoyo. En cuanto a las liquidaciones y
contabilización de las operaciones se ha creado un departamento contable y también
dividido las tareas de liquidación y contabilización con tres personas más.
Respecto a la emisión de cheques sin la leyenda “no a la orden” se ha subsanado esta
falencia a partir de la recepción de las observaciones formuladas por la AGN.
Recomendación: Establecer una adecuada separación de funciones a efectos de un
correcto control por oposición.
2- CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: Se reitera lo observado en el período anterior respecto a que la Unidad
Ejecutora no cumple con el art. 8 inc. c) del Convenio de Préstamo Subsidiario al no
elevar los extractos de la Cuenta Proyecto con su conciliación los primeros diez días
siguientes a la finalización de cada mes calendario.
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Comentario de la UEP: La elevación de los extractos bancarios de la Cuenta
Proyecto dentro de los diez días posteriores a la finalización del mes calendario no se
ha realizado durante el año 1999 debido a la falta de recursos humanos para poder
cumplir en tiempo y forma con dicho requerimiento. En lo que respecta al presente
ejercicio regularizaremos la situación a partir del mes de mayo de 2000.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto al envío a la UEC de la documentación señalada en los plazos
establecidos.
III- UEP DE FORMOSA
1- CLÁUSULAS DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Observación: Se reitera lo observado en el período anterior respecto a la falta de
cumplimiento del art. 8 inc. c) del Convenio de Préstamo Subsidiario, en cuanto a la
exigencia del envío a la UEC durante los diez (10) días posteriores a la finalización
de cada mes calendario, de las copias de los extractos bancarios correspondientes a la
Cuenta Proyecto y sus respectivas conciliaciones.
Comentario de la UEP: Se tomarán los recaudos necesarios para dejar constancia
de su envío en cada oportunidad.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del convenio de préstamo
subsidiario respecto al envío a la UEC de la documentación señalada en los plazos
establecidos.
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IV- UEP DE MISIONES
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se reitera lo señalado en el período anterior respecto a que el proyecto
no lleva un registro auxiliar de Banco para la Cuenta Proyecto, donde se registren
correlativamente los cheques emitidos.
Comentario de la UEP: El mismo no es llevado en virtud de que el mayor de la
cuenta Proyecto (banco) es la expresión exacta del libro banco, y atento a que se trata
de evitar todas aquellas actividades que sean reiterativas, se trabaja con dicho mayor.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y corregir las falencias
detectadas.
2- ANÁLISIS DE EXPEDIENTES DE BIENES Y OBRAS
Observación: En algunos casos la documentación analizada se encontraba sin foliar
Comentario de la UEP: Ya se ha tomado el recaudo de foliar los expedientes
correspondientes a bienes y obras. No obstante lo expuesto, es necesario destacar lo
dificultoso que resulta conformar en un solo cuerpo el legajo licitatorio de una obra.
Cada empresa participante de la licitación suele presentar las ofertas en dos o tres
biblioratos, lo que hace imposible el foliado único.
Ante esta situación se presenta la documentación de evaluación en un solo bibliorato,
adjuntándose al mismo los de las ofertas de cada licitante.
Recomendación: Mantener archivos ordenados en forma cronológica debidamente
foliados, tal como lo sugieren las prácticas profesionales en la materia.
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3- LEGAJOS DE CONSULTORES
Observación: Del análisis llevado a cabo sobre los legajos de consultores se puede
concluir que en la mayoría de los casos, los currículos no se encontraban respaldados
por documentación que acredite la experiencia manifestada en los mismos.
Comentario de la UEP: Se arbitrarán las medidas para implementar este requisito a
partir de la fecha.
Recomendación: Mantener archivos completos respecto a la documentación que
respalda el proceso de selección y contratación de consultores.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
I-
UNIDAD EJECUTORA CENTRAL
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) No se lleva un registro auxiliar de cheques anulados.
b) Las imputaciones de ingreso de fondos en la Cuenta Especial (desembolsos BIRF)
se formalizan con fecha valor del pedido de fondos y no al momento del efectivo
desembolso.
c) El Proyecto no deja reflejado contablemente aquellos movimientos que efectúa
con el uso de una caja chica (compras menores, liquidación de viáticos, etc.). La
UEC registra directamente las reposiciones de fondos contra las cuentas de gastos
por las erogaciones rendidas.
Comentarios de la UEC:
a) La U.E.C. tomará en cuenta la observación formulada.
b) Es correcto, se contabilizan los ingresos en la Cuenta Especial con fecha de
22
emisión de la Solicitud de Desembolso, ya que al momento de emitirla se
desconoce la fecha exacta de acreditación.
c) Es correcto, se registra toda la reposición de la Caja Chica contra la cuenta Gastos
Varios, imputando la cuenta Fondo Fijo exclusivamente ante los aumentos o
disminuciones del fondo.
Recomendaciones:
a) Mantener un registro de cheques anulados y archivos completos de la
información.
b) Registrar los ingresos en el momento que se producen.
c) A efectos de conocer el movimiento de caja chica, registrar tanto las rendiciones
como las reposiciones de fondos.
2- CONTRATACIÓN DE CAPACITADORES
Observación: Del análisis realizado respecto a la contratación de capacitadores para
el dictado de programas de capacitación (cursos o talleres), además de lo expuesto
en A- I- 5- precedente, se ha verificado lo siguiente:
a) No se ha puesto a disposición documentación que acredite el cumplimiento de los
trabajos (lugar de realización de cursos, número de asistentes a dichos cursos o
talleres, etc).
b) Sobre un total de 189 currículos solicitados, sólo fueron puestos a disposición 81,
de los cuales se ha observado:
- En 10 casos no se precisa el año de graduación.
- En 16 casos no se acredita experiencia.
- 53 currículos no se encontraban debidamente firmados por el profesional y no
constaba la fecha de emisión.
- 68 currículos no contaban con fecha de recepción por parte de la UEC.
- En 13 casos no acreditan título profesional.
23
Comentarios de la UEC:
a) La verificación de los cursos se realizó puntualmente, en forma directa, por la
División Capacitación de la UEC, traduciéndose ello en carpetas para cada evento,
conteniendo estadísticas, listado de alumnos, proyectos trabajados, lugares,
horarios, oportunidad, etc., siendo éstas además la constancia del desempeño de
los capacitadores y consultores participantes.
b) La División Capacitación posee una base de datos completa de currículos (CV).
Se reconoce que en algunos casos los CV no estaban firmados y no tenían fecha
de emisión, sin embargo, todos los CV fueron actualizados a la fecha de su
presentación a la UEC.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación que acredite el
cumplimiento de los trabajos, como así también los antecedentes de contratación.
3- CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA
Observaciones: Con referencia al análisis efectuado sobre los antecedentes de
contratación y proceso de selección de una muestra de proyectos llevados adelante
por la UEC, cabe formular los siguientes comentarios:
a) Elaboración del Plan Director de Inversión y Desarrollo (PDID) para el Eje del
Litoral de la Provincia de Chubut y para el Eje Precordillerano de la Provincia de
Río Negro – concurso de precios N° 109- , que asciende a $ 165.230.- por cada
proyecto.
Como constancias de pago, sólo se puso a disposición copias de las solicitudes de
transferencias al exterior de las liquidaciones del Banco de la Nación Argentina y
constancias de las respectivas retenciones impositivas.
b) Dictado de 15 seminarios sobre informática aplicada al seguimiento, gestión y
ejecución de Proyectos de Inversión (Presupuesto $ 540.000.-):
- Se adjudica el trabajo a la consultora que resultó calificada en primer lugar en
la comparación de las propuestas técnicas y en segundo lugar en la económica,
por un monto de $ 576.093.-.
24
- Atento que el monto excede el presupuesto se invita a negociar el contrato a la
propuesta ganadora, acordándose el monto de $ 540.000.- a cambio de eximir a
la misma de aportar ciertos materiales que formaban parte de la oferta en la
propuesta técnica.
- Con referencia a los libramientos formalizados durante el ejercicio 1999 por
los trabajos realizados en las provincias de La Rioja, Jujuy, San Luis,
Catamarca, Santiago del Estero, Río Negro y del Chaco, se observa que en la
mayoría de los casos no se siguió el cronograma previsto y en el caso de
Santiago del Estero, no se encuentra previsto en el cronograma mencionado.
c) Adquisición de materiales de difusión para la Asamblea Anual del FMI y el BIRF:
- Conforme surge del informe de evaluación, cotejadas las propuestas técnica y
económica se recomienda la asignación de los trabajos objeto de la
contratación a la empresa con mayor puntaje y precio más bajo (presupuesto $
128.220.-). No obstante lo expuesto, por memorandos de fechas 15/09/99 y
08/09/99 (de Coordinador División Capacitación al Coordinador General) se
solicitan ampliaciones del presupuesto por $ 29.410.- y $ 21.695.-, conceptos
que fueron adjudicados directamente a la empresa ganadora en primer término.
- De la oferta ganadora no se desprende en forma clara el monto adjudicado.
- En las condiciones de pago de la oferta ganadora se fija un anticipo de $
40.000.- (30 % del total del contrato) y el resto, $ 80.000.- en diferentes pagos.
Téngase en cuenta que, según el informe de evaluación, la oferta económica
ascendía $ 128.220.-.
- Se observaron diferencias en la tipografía de los comprobantes presentados por
el proveedor, no obstante haberse verificado que en el pie de imprenta los
comprobantes en cuestión corresponden a una misma tirada.
Comentarios de la UEC:
a) A pedido de la Universidad Pierre Mendés France, para efectuar los pagos, se
utilizó la modalidad de transferencia bancaria quedando como constancia y
respaldo del pago efectuado la documentación respectiva emitida por el Banco de
25
la Nación Argentina. No obstante se ha solicitado a la Universidad el envío del
recibo correspondiente.
b) En cuanto al apartamiento del cronograma previsto, debe puntualizarse que los
cambios de programación en la contratación de los cursos de informática
obedecieron a la situación existente en varias provincias en el momento en que
dichos cursos debían ejecutarse. En varios casos hubo provincias que solicitaron
su no realización o su postergación, debido a la simultaneidad con la realización
de campañas electorales provinciales, pese a que no habían encontrado reparos al
momento de ser consultadas para la elaboración del cronograma. Ello obligó a
realizar los cambios observados.
Si bien las actividades de capacitación tenían una programación tentativa anual, la
dinámica de trabajo de las provincias obligaba a una ratificación caso por caso y a
una frecuente reprogramación de fechas y cursos para adecuarlos a las situaciones
particulares de cada provincia receptora.
c) Las ampliaciones de presupuesto y su adjudicación directa a la empresa ganadora
en primer término estuvo motivada en que la nueva adjudicación correspondía a la
provisión de una mayor cantidad del mismo material que se había contratado
originalmente, por lo que los montos cotizados estaban en concordancia con los
originalmente ofertados y en segundo lugar se debió a que la metodología
utilizada está prevista por el Banco al establecer en las “Normas Adquisiciones
con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF” (Enero 1995), página 38, apartado
3.7, lo siguiente: “La contratación directa sin proceso competitivo (una sola
fuente) puede ser un método adecuado en las siguientes circunstancias: a) Un
contrato existente para la construcción de obras o el suministro de bienes,
adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el Banco, puede
ampliarse para incluir obras o bienes adicionales de carácter similar.”...
En cuanto al monto de la oferta ganadora, el monto adjudicado está en
concordancia con las salvedades de carácter impositivo planteadas por el oferente.
La forma de pago de la oferta ganadora es la establecida en la observación, pero
no se han tenido en cuenta los aspectos impositivos planteados por el oferente.
26
Los montos ofertados no incluyen el IVA. La aparente disparidad planteada queda
resuelta con su inclusión.
Recomendaciones:
a) Liberar los pagos únicamente contra comprobantes.
b) La renegociación del precio del contrato, eximiendo de la realización de algunas
tareas, podría afectar el resultado del mismo.
c) Formular presupuestos adecuados al momento de solicitar las contrataciones, de
conformidad con lo expuesto en la segunda parte de punto 3.7 de la citada norma.
4- RETENCIÓN DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS
Observación: En algunos casos, la UEC determinó incorrectamente los valores
correspondientes a la retención de impuesto a las ganancias en el pago de honorarios
a consultores (beneficiarios del exterior).
Comentario de la UEC: Se tomará en cuenta la observación formulada.
Recomendación: Aplicar correctamente la normativa fiscal vigente en la materia.
5- OTROS GASTOS
Observación: Del análisis efectuado sobre algunas órdenes de pago que comprenden
las rendiciones de aquellas erogaciones que se canalizan en efectivo y que se
registran contablemente en las cuentas de capacitación y honorarios, cabe lo
siguiente:
- En algunos casos comprenden gastos en concepto de honorarios por trabajos
especiales, contándose únicamente, como respaldo de las erogaciones, con los
comprobantes emitidos por los contratados; no se tuvo constancia del proceso de
selección y evaluación y del contrato que respalde dichas contrataciones. En
27
algunos casos, estos pagos son recurrentes y algunos comprobantes sólo detallan
como concepto “honorarios profesionales” o “trabajos de fotocopiado y trámites
varios”.
- En otros casos, los comprobantes respaldatorios de las erogaciones no se ajustan a
la normativa fiscal vigente (Resolución N° 3419 DGI y sus modificatorias); son
“vales de caja”.
- Gastos de viáticos sin adjuntar comprobantes que acrediten los traslados.
Al respecto, cabe informar que dichos señalamientos surgieron del análisis de una
muestra de aquellas órdenes de pago que se identifican contractualmente como
“proveedores varios” y, en ejercicio 1999 se registraron bajo este concepto $
259.089,91.
Comentarios de la UEC: El concepto “Otros Gastos” involucra a aquellas
erogaciones que hacen al soporte logístico de la UEC, como son a) los trabajos
especiales que demanda la resolución de cuestiones que imprevistamente se plantean
en las provincias y en la propia UEC por la ejecución del Programa en 24
jurisdicciones y b) el marco que requiere un intensivo programa de capacitación:
infraestructura, material de trabajo, movilidad, etc.
Esta operatoria hace que los gastos expuestos obedezcan a requerimientos puntuales,
generalmente no recurrentes y de no significativo monto individual por lo que no se
recurre a una contratación específica, sino que se canaliza a través de una Solicitud
de Compra o Requerimiento de Trabajo.
Específicamente en el caso de los “vales de caja”, éstos son emitidos en relación con
los gastos de movilidad de los cadetes de la UEC y están respaldados por la rendición
efectuada por el asistente, con la firma de conformidad de la autoridad
correspondiente, ya que otro tipo de comprobantes que acrediten los traslados es de
difícil obtención (en los traslados que se realizan en subterráneo o en taxis no se
reciben comprobantes).
Recomendación: Registrar en forma adecuada (por naturaleza) las erogaciones del
28
Proyecto, como así también mantener archivos completos de la documentación
respaldatoria.
II-
UEP DE NEUQUÉN
1- DISPONIBILIDADES
Observación: No se han tenido a la vista los cheques anulados; sólo han conservado
el talón de los mismos.
Comentario de la UEP: En todos los casos donde se anula un cheque se realiza el
correspondiente registro y se archiva el cheque en forma completa. Los cheques
anulados en todos los casos están adheridos a las chequeras.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información y a disposición en
forma oportuna.
2- BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista un registro inventario de los bienes y equipos adquiridos con
fondos del Proyecto en el que se detalle en forma clara y precisa, su ubicación
física, número de inventario, responsable de la custodia y valuación del mismo.
b) Con referencia a la adquisición de cuatro vehículos tipo pick up, cabina doble,
motor diesel y doble tracción efectuada a través de la licitación pública N° 03/99,
con destino a la Dirección General de Bosques, Fauna y Parques Provinciales,
dentro del Proyecto “Fortalecimiento Institucional de la Dirección General de
Bosques, Fauna y Parques Provinciales” se observa que el informe de evaluación
de fecha 24/03/99 tiene la misma fecha que la disposición 45/99 que designa la
comisión encargada de evaluar las propuestas.
29
Comentarios de la UEP:
a) Informo que el registro de los bienes que se adquieren en la órbita del estado
provincial neuquino se incorpora a un registro patrimonial donde se encuentran
detallados los datos de ubicación física y responsable a cargo, fuente de
financiamiento y valuación de los mismos. En oportunidad de la realización de la
auditoría no se pudo mostrar el listado correspondiente, por estar el sistema
contable provincial transitoriamente fuera de funcionamiento, situación que a la
fecha se esta normalizando.
b) Puede ser que por exceso de trabajo, la disposición designando la comisión
encargada de evaluar las ofertas no fuera confeccionada con anterioridad al día en
que efectivamente se reúnen, procediéndose a realizar todos los actos relativos a
dicha preadjudicación el mismo día.
Recomendación:
a) Mantener un registro inventario de aquellos bienes y equipos adquiridos con
fondos del Proyecto, conforme lo señalan las prácticas profesionales usuales.
b) Cumplimentar los requisitos formales en tiempo y forma, a efectos de
transparentar los distintos procesos llevados a cabo por la Unidad.
3- LEGAJOS DE CONSULTORES
Observaciones:
a) No se han tenido a la vista las solicitudes de contratación.
b) En un caso, el informe parcial correspondiente a un consultor fue rechazado por la
Comisión de Evaluación de la Dirección General de Recursos Hídricos
(06/08/99); no obstante el encargado de la repartición envía nota a la UEC sobre
su aprobación y así se libera el pago. Con fecha 10/09/99 la comisión mencionada
aprueba el citado informe.
30
Comentarios de la UEP:
a) En todos los casos las contrataciones se realizan a partir de solicitudes del sector
que utilizará el servicio, el cual además fundamenta la necesidad y remite los
términos de referencia. Se ha dado participación al departamento de
contrataciones a los efectos de que realice la consulta con relación a algún
formulario tipo que pudiera estar faltando.
b) El caso puntual se refiere a un problema interno del organismo, limitándose la
participación de la UEP a pagar, cuando se cerciora que los trabajos están
recibidos y la documentación completa.
Recomendación:
a) Mantener legajos individuales completos respecto a los profesionales contratados
por el Proyecto.
b) No librar pagos hasta tanto no se hayan aprobado los trabajos que deben presentar
los profesionales, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos.
III- UEP DE FORMOSA
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se utiliza un solo cheque para cancelar distintas órdenes de pago.
Comentario de la UEP: Se tomará en cuenta lo recomendado por la auditoría.
2- CONSULTORES
Observación: En muchos casos los comprobantes respaldatorios (recibos/facturas)
de los consultores contratados por el Proyecto se emiten con fecha posterior a la del
efectivo pago.
31
Comentario de la UEP: Dado que todos los consultores contratados emiten recibos,
éstos son considerados comprobantes respaldatorios de pago y no comprobantes que
originan el trámite administrativo, ya que el mismo tiene lugar con la presentación de
los informes mensuales estipulados en los términos de referencia.
Recomendación: No proceder a liberar los pagos sin el correspondiente
comprobante que lo respalde.
IV- UEP DE MISIONES
1- BIENES
Observaciones:
a) En algunos casos no se cumplió con los plazos de entrega establecidos en la orden
de provisión.
b) En un caso la “no objeción” a la compra fue posterior a la fecha que consta en el
acta de recepción de los bienes adquiridos.
Comentarios de la UEP:
a) En muchos casos se realizan recepciones parciales de renglones de la orden de
provisión, antes de los plazos de entrega establecidos, mediante la aceptación del
remito correspondiente. El acta de recepción se confecciona una vez finalizada la
última provisión y verificadas las correspondientes instalaciones; a juicio de esta
UEP la situación de incumplimiento de dicha fecha no constituye una causal de
perjuicio. En otros casos existen notas registradas en esta UEP de los proveedores
justificando el incumplimiento en los plazos de entrega por motivos de fuerza
mayor. Se tomarán los recaudos necesarios para que las notas mencionadas se
adjunten a los correspondientes legajos.
b) La solicitud de no objeción fue posterior al librado de la orden de provisión,
debido a un pedido de la UEC que se curse la misma.
32
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
2- OBRAS
Observación: En algunos casos no se archivan en los expedientes la siguiente
documentación:
• Publicaciones
• Notificaciones a los oferentes sobre el resultado de las licitaciones.
• No objeciones del BIRF y/o de la UEC.
Comentario de la UEP: Se subsanará dicha situación.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información.
V-
UEP DE BUENOS AIRES
1- CONSULTORIA
Observación: Con relación a la aprobación del Convenio de Ejecución con el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – Unión Internacional de
Telecomunicaciones (PNUD –UIT) en el marco del Proyecto “Solución a la Crisis
Informática del año 2000 para la Administración de la Provincia de Buenos Aires” –
ARG 99/013 por un monto de USD 36.311.360.- (USD 16.312.707,20 financiado
con recursos propios del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires y USD
19.998.652,80 con fondos provenientes de un acuerdo con el Banco Mundial),
aprobado por Decreto N° 2894/99 de fecha 12/10/99 y nota 3543/99 de no objeción
a la contratación por parte del Banco Mundial, se registraron dos transferencias de
33
fondos de USD 2,5 millones y USD 350.000.- para financiar la primera y segunda
parte de la compra directa, y los costos administrativos referentes a esa compra, que
constituyen anticipos de fondos y sobre los cuales no se obtuvo información
respaldatoria adicional.
Comentario de la UEP: Con relación a la presente, se informa que esta Unidad
Ejecutora ha dado cumplimiento con todo lo establecido en la Carta Acuerdo
oportunamente suscripta con el PNUD-UIT, aprobada por Decreto 2894/99, y a
modo de referencia se transcribe la cláusula 9:
“Se aplicarán los siguientes mecanismos operativos para instrumentar el apoyo de la
UIT. Con base al monto total acordado en la cláusula A 1 del presente Acuerdo, la
UIT recibirá de la Unidad Ejecutora Provincial del Programa de Saneamiento
Financiero y Desarrollo Económico de las Provincias Argentinas, mediante orden de
pago respectiva, una transferencia a su cuenta bancaria de los porcentajes
provenientes del Préstamo 3877-AR y de contrapartida local, para atender la
totalidad de los gastos previstos en el proyecto.”
Asimismo, el Punto G. –Obligaciones anteriores y requisitos previos del Documento
de Proyecto- el cual fuera aprobado por Decreto 2894/99, y es complemento del
acuerdo entre el PNUD y la UEP, establece lo siguiente:
“La Unidad Ejecutora (UEP), a través de la Unidad Coordinadora Central (UEC)
ubicada en la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias se compromete a
solicitar al BIRF los desembolsos previstos y realizar los depósitos en la cuenta de
PNUD de la contribución de costos compartidos de acuerdo al calendario de pagos
determinado para este proyecto. La UIT limitará los gastos y compromisos
financieros sólo hasta el monto de los fondos efectivamente ingresados en el PNUD
y disponibles para el proyecto. El Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo firmará el Documento de Proyecto y proporcionará asistencia al mismo
con sujeción al cumplimiento o probable cumplimiento de los requisitos arriba
mencionados. Si no se cumplieran los mismos, el PNUD puede, a su discreción,
suspender la asistencia o ponerle fin.”
34
El PNUD-UIT, una vez efectuado el adelanto por el gobierno, es el responsable de la
contratación, adquisición de bienes y rendición de los fondos anticipados, así como
también de lo establecido en la cláusula 20 en lo que respecta a la transferencia, al
gobierno provincial, de la propiedad de los bienes adquiridos. El PNUD de acuerdo a
la cláusula 16 efectuará los pagos y llevará registro de los gastos a la tasa oficial de
las Naciones Unidas efectiva a la fecha de la transacción. Sin perjuicio de ello, el
PNUD devolverá al gobierno a la cuenta del préstamo/crédito para pagos que fueran
hechos con fondos del préstamo, cualquier fondo no utilizado, de acuerdo a lo
dispuesto por la cláusula 26.
Por lo tanto a la fecha de cierre de ejercicio lo que se realizó fue el adelanto de
fondos a solicitud del PNUD a su cuenta bancaria por los importes de U$S 2,5
millones y U$S 350.000.-, los que a la fecha no han sido rendidos por dicho
organismo.
Asimismo informo que los fondos aportados a PNUD/UIT hasta el presente fueron
realizados en un 100 % con aporte provincial, sin solicitar reembolso alguno al
BIRF.
Recomendación: Efectuar el seguimiento y control oportunos de los fondos
transferidos en carácter de anticipos no rendidos.
VI- UEP DE JUJUY
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) No existe una clara separación de funciones entre lo que debería ser el sector
movimiento de fondos y el sector contable.
b) No se observa una clara definición de funciones y responsabilidades.
c) Las conciliaciones bancarias no son preparadas por personal ajeno al movimiento
de fondos.
35
Comentarios de la UEP: Las debilidades detectadas en el control interno obedecen
exclusivamente a la falta de personal. Este problema por el momento no puede ser
solucionado, ya que existe una Ley de contención del gasto. Cabe aclarar que esta
situación no implica necesariamente un mal funcionamiento administrativo.
Recomendación: Fortalecer los circuitos administrativos de la Unidad y establecer
una clara separación de funciones a efectos de un correcto control por oposición.
2- DISPONIBILIDADES
Observación: Por Resolución de la Secretaría de Hacienda N° 04-E de fecha
17/12/99 se resuelve que los distintos organismos de la administración central y
organismos descentralizados dejaran de operar con sus cuentas corrientes bancarias a
partir de la hora cero del día 18 de diciembre de 1999, atento la implementación de
cuenta única del Tesoro prevista en la Ley Provincial N° 4958 de Administración
Financiera. Sobre el particular el saldo de la cuenta Proyecto N° 261166/03 de $
24.571,59 fue transferido a la Cuenta Unica de la Tesorería General de la Pcia. N°
261218/05, situación que modificaría las condiciones contractuales del convenio de
préstamo subsidiario.
Comentario de la UEP: Con fecha 03/02/00 la situación observada se regularizó, ya
que la Tesorería de la Provincia reintegró a esta UEP los saldos de las cuentas
habilitadas en el Banco de Jujuy S.A..
3- BIENES Y EQUIPOS
Observaciones: Adquisiciones de vehículos (Expte. 0500/1361/98 y Expte.
0500/1362/98).
a) En ambos casos las órdenes de compra no están fechadas; con referencia a la
correspondiente al expediente mencionado en primer término, la misma no se
36
encuentra debidamente autorizada por funcionario de la UEP.
b) Tanto las actas de recepción como las notas de “no objeción” a la compra no se
encontraban agregadas a los respectivos expedientes analizados.
Comentarios de la UEP:
a) El error fue que se incorporó a los expedientes sólo la primer hoja en donde estaba
descripto en líneas generales el bien a adquirir.
b) Sobre esta observación cabe aclarar que los expedientes se confeccionan con la
documentación exigida por los organismos de contralor provincial.
Tanto las actas de recepción como las notas de no objeción a la compra fueron
puestas a disposición de la auditoría.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación que respalda
los distintos procesos de adquisiciones llevados adelante por la UEP debidamente
foliada.
4- CONSULTORES
Observaciones:
1. Legajos
a) Ninguno de los currículos que comprenden las ternas del proceso de selección
poseen sello de recepción por parte de la UEP.
b) En algunos casos no indican la fecha de emisión y firma por parte del
profesional
c) No se encontraron agregadas las respectivas constancias de CUIT de ninguno
de los consultores seleccionadas, tal como lo requiere la normativa fiscal
vigente.
d) En algunos casos no se tuvo a la vista declaración jurada sobre
incompatibilidades para prestar el servicio.
37
2. Informes
a) Ninguno de los informes poseen sello de recepción por parte de la UEP.
b) En algunos casos no indican fecha de presentación ni firma del profesional.
c) En un caso, el informe final presentado indica período diciembre 1999 mientras
que el contrato de consultoría finaliza en el mes de agosto de ese año.
Comentario de la UEP: Estamos de acuerdo con las observaciones efectuadas, las
que serán cumplimentadas.
Recomendación: Mantener legajos completos que reflejen el proceso de selección,
contratación y cumplimiento de los servicios de consultoría contratados por el
Proyecto.
VII- UEP DE SANTA FE
1- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) No existe una clara separación de funciones entre lo que debería ser el sector
movimiento de fondos con el sector contable.
b) Las órdenes de pago emitidas por el Proyecto no se encuentran archivadas en
forma cronológica.
Comentarios de la UEP:
a) El sector movimientos de fondos y el sector contable se encuentran unificados
con clara separación de las tareas que se desarrollan por cada concepto.
b) (La respuesta de la UEP no resulta procedente).
Recomendaciones:
a) Mantener
una
adecuada
separación
38
de
funciones
y
responsabilidades
administrativas a efectos de poder efectuar un mejor control por oposición.
b) Mantener archivos completos y cronológicos de la información.
2- DISPONIBILIDADES
Observación: De las reconciliaciones bancarias practicadas se detectaron errores en
la preparación de las respectivas conciliaciones bancarias por el Proyecto. (Por
ejemplo: Diciembre; saldo de libros, según mayor, difiere al expuesto en la
conciliación bancaria preparada por el proyecto).
Comentario de la UEP: Se procederá al ajuste correspondiente.
Recomendación: Supervisar periódicamente las conciliaciones bancarias preparadas
por la Unidad a efecto de corregir las posibles diferencias.
3- BIENES Y EQUIPOS
Observaciones: Licitación Pública Internacional N° 4 “Mobiliario de Apoyo
Médico”.
• Algunos documentos que componen el expediente no se encontraban ordenados
en forma cronológica.
• No se tuvo a la vista el cronograma de pagos referente a las órdenes de compra N°
64, 65 y 66.
• Las liquidaciones correspondientes a las órdenes de pago N° 241 y N° 242 fueron
abonadas con un solo cheque.
Comentario de la UEP:
• Todos los documentos del expediente se encuentran en el mismo.
• Se abonaron a través de las órdenes de pago N° 126, 127, 053, 152, 167, 183, 185,
242, 241, 278 y 268.
39
• Se abonaron con un solo cheque porque corresponden a un mismo proveedor.
Recomendación: Mantener archivos completos, de la información y ordenados
cronológicamente.
4- CONSULTORÍA
Observaciones:
a) Con referencia a la invitación al concurso de antecedentes para la contratación de
una firma consultora para el Desarrollo de un Sistema Informático para la
Implementación de la Reforma del Sistema de Administración Financiera del
Sector Público de la Provincia de Santa Fe, cabe formular las siguientes
apreciaciones:
• Conforme surge del acta de la Comisión Evaluadora no existió unanimidad de
criterio entre sus integrantes respecto al dictamen jurídico del Asesor Letrado
de la UEP, desestimando la oferta N° 1 once miembros por no estar
debidamente integrada y cuatro de ellos (la minoría) por la no aceptación de
dicho dictamen, es decir, proponiendo aceptar la oferta en cuestión, atendiendo
que fue la que mayor puntaje había obtenido en la evaluación de la propuesta
técnica. Conforme la recomendación de la mayoría de los integrantes de la
Comisión Evaluadora, y luego de aplicada la polinómica, quedó en primera
posición la oferta N° 3, mientras que según la recomendación de la minoría, la
primera posición sería de la oferta N° 1. Ante la situación planteada, a los fines
de contar con mayores elementos de juicio para tomar una posición definitiva
sobre el tema, se requirió la opinión autorizada de la Contaduría General de la
Provincia, de la Asesoría Letrada de la jurisdicción de los miembros de la
Comisión Evaluadora (posición mayoría) y de la Coordinación del Programa
de Reforma Administrativa y Financiera. El contrato se aprobó en estas
condiciones.
40
• No se tuvo a la vista oportunamente la “no objeción” del Banco Mundial a la
adjudicación del concurso por un monto de USD 3.495.942,57.
• No se tuvo a la vista la respectiva orden de pago correspondiente al anticipo de
fondos realizado a la consultora por $ 174.797,10 (5 % del precio total del
contrato). Téngase en cuenta que según surge de la cláusula 6.4 del referido
contrato de locación de servicios, este anticipo debía efectuarse de
conformidad con el siguiente calendario: 10 % del precio total del contrato en
la fecha de inicio de la prestación de los servicios.
b) Con respecto a la contratación de la supervisión de la obra de actualización y
revaluación catastral por un monto presupuestado de $ 98.255.- se observó que la
concreción de la misma no se realizó a través de la invitación a un concurso de
precios a distintos oferentes, sino que fue formalizada a través de una contratación
directa.
Comentarios de la UEP:
a) • Se adjuntan informes requeridos de opinión autorizada de la Contaduría General
de la Provincia, de la Asesoría Letrada de la Jurisdicción y de la Coordinación
del Programa de Reforma Administrativa y Financiera.
• Se adjunta Nota N° 0453/99 de fecha 11/02/99 de la UEN, en la que se
comunica que dicha Unidad Central ha recibido la “No Objeción” del Banco
Mundial a la adjudicación del contrato en el concurso que nos ocupa por un
monto de USD 3.495.942,57.
• Sin comentarios.
b) La misma es una de las metodologías autorizadas por el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento.
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Recomendaciones:
a) La aplicación de los criterios para la evaluación de las propuestas deben ser
uniformes, claros y precisos.
b) Nos remitimos a los puntos 3.8 y 3.9 “Selección Directa” de las Normas de
Selección y contratación de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial de
enero de 1997.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) incluyendo los siguientes procedimientos:
•
Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/99 con los registros en
moneda local que les dan sustento.
•
Tests o pruebas de transacciones.
•
Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación y análisis de los informes presentados por los mismos.
•
Inspecciones oculares.
•
Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos del
financiamiento externo canalizados a través de la cuenta especial.
•
Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos.
•
Análisis de la metodología para la adquisición de equipos.
•
Visitas a obras.
•
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias.
•
Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos BIRF durante el período 1999; y
- el 52,91 %; 63,89 %; 36,09 % y 19,25 % de los rubros “Bienes”, “Obras”, “Consultoría” y
“Capacitación”, respectivamente, tanto correspondientes a financiamiento BIRF como local,
que integran el capítulo Gastos del Proyecto del Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del
período 1999. Sobre el particular merece señalarse que nuestro trabajo se basó en el análisis
de la información de la UEC y las UEP de Neuquén, Formosa, Misiones, Buenos Aires, Jujuy
y Santa Fe.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que tanto la Unidad Ejecutora Central como las Unidades Ejecutoras
Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación
respaldatoria solicitada.
BUENOS AIRES, 05 de septiembre de 2000.
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