2001_113info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del
Sistema de Justicia”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de
Préstamo N° 1082/OC-AR, suscripto el 11 de febrero de 1998 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Activos y Pasivos al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses
y en pesos, comparativo con el ejercicio anterior.
2. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/00,
expresado en dólares estadounidenses y en pesos, comparativo con el ejercicio
anterior.
3. Estado de Inversiones al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses.
4. Estado de Inversiones por el ejercicio 2000 desagregados por tipo de gasto y
por Subprograma, expresado en dólares estadounidenses.
5. Notas N° 1 a 5.13 a los estados financieros.
Los estados mencionados precedentemente fueron elaborados por la Unidad
Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados
1
financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con
fecha 22/03/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo desde el 30/3/01 al
11/05/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las
de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con
las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contables y demás
procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta.
Con referencia a la nota de abogados requerida por esta auditoría a los asesores
legales del Proyecto cabe señalar que ésta fue suscripta por el Director de la
Unidad Ejecutora Central del Proyecto. En la misma se comunicó que el
Programa no cuenta con Asesoría Legal, y que las divergencias y situaciones que
se plantearon en esta materia fueron resueltas por la Asesoría Legal del Ministerio
de Justicia y Derechos Humanos de la Nación.
Asimismo se informa que a la fecha de referencia –31/12/00- no existe juicio,
litigio, actividad litigiosa o conflictiva que lleve a la participación de Asesoría
Legal o que pueda derivar en una controversia que origine obligaciones al
Programa o restricciones a la disponibilidad de documentación judicial o
extrajudicial.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
a) El 23 de marzo de 2000, por Nota UEC 954/2000, el señor Secretario de
Justicia y Asuntos Legislativos decidió discontinuar el desarrollo del Programa,
procediendo a solicitar la cancelación del Préstamo. A su vez, el señor Ministro de
Economía, con fecha 22 de junio de 2000, comunicó dicha decisión por nota
dirigida al señor representante del Banco Interamericano de Desarrollo en la
República Argentina.
Se tuvo a la vista Nota CAR-2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por el
Representante del BID en la Argentina aceptando la renuncia presentada por la
Nación Argentina por la suma equivalente a un total de USD 8.739.856,11.
b) Se pudo observar que los Estados Financieros se encuentran expresados en
guarismos sin decimales, lo cual no guarda homogeneidad de criterio respecto de
la exposición de ejercicios anteriores.
En el mismo sentido, cabe destacar que el Estado de Inversiones no mantiene el
mismo criterio en materia de presentación de valores comparativos con el
presupuesto del proyecto, como en el ejercicio cerrado al 31/12/99, exponiendo
los saldos disponibles al cierre.
c) Se destaca que el importe de USD 971.230,00 expuesto en el Total del efectivo
utilizado para la ejecución del Estado mencionado en I.3.- incluye USD 7.396,00
imputados a “ Consultoría – Aporte Local ” correspondientes al ahorro que se
genera al aplicar sobre los honorarios de los consultores contratados el porcentaje
de reducción previsto en el Decreto 430/2000 publicado en el Boletín Oficial el
31/5/00. Al 31/12/00 el mismo quedó reflejado en la contabilidad del Proyecto
bajo la cuenta “Retenciones Decreto 430/00 a pagar”, ya que el Proyecto, en
virtud de lo expuesto en el artículo 7 del mencionado Decreto, interpretó que
dicho ahorro debería ser transferido al Tesoro General.
3
Por lo expuesto, el rubro inversiones presenta una sobrevaluación poco
significativa (0,76%) sobre el importe del rubro “Total Efectivo Utilizado para la
ejecución” correspondiente al ejercicio 2000, y una subvaluación poco
significativa (0,93%) del Total de efectivo al cierre del Estado indicado en I.1.-
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y
III-
precedentes,
los
estados
financieros
identificados
en
I-
exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reforma del
Sistema de Justicia” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones
efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 1082/OC-AR BID del
11/02/98.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001
4
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS
CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, se ha
examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de
Préstamo N° 1082/OC-AR, suscripto el 11 de febrero de 1998 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La administración del Proyecto es llevada a cabo por el Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos a través de la Unidad Ejecutora Central (UEC) creada al efecto.
a) Cláusula 1.01: Costo del Proyecto y Anexo A. punto V. (USD 21.000.000.-).
El 22/06/00 el Ministro de Economía a pedido del Ministerio de Justicia y Derechos
Humanos, organismo ejecutor de la operación, solicitó al Banco la cancelación de
USD 8.708.464,81 del préstamo a partir del 30 de junio de 2000. Se tuvo a la vista
Nota CAR-2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por el Representante del
BID en la Argentina aceptando la renuncia presentada por la Nación Argentina por
la suma equivalente a un total de USD 8.739.856,11.
En consecuencia, informó la UEC, no se confeccionó una matriz de financiamiento,
sino que se limitó a pedir, con la autorización correspondiente de las autoridades
5
del ministerio, la no objeción al BID, de las inversiones que continuaron
realizándose en algunos subprogramas.
Asimismo, informó la UEC que no se realizó Plan Anual Operativo –PAO- alguno
para ninguno de los subcomponentes para el período. Dado que los fondos
disponibles para el presupuesto 2000 no cubrían la totalidad de las necesidades
presupuestarias de los distintos subprogramas.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 10.500.000.-.
Al 31/12/00 el total desembolsado por el BID ascendió a USD 1.760.143,89
correspondiendo al ejercicio el importe de USD 393.091,44.
c) Cláusula 1.03 y artículo 6.04: Recursos adicionales.
Al 31/12/00 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a USD
2.039.557,05 (incluye servicios financieros) correspondiendo al ejercicio un
importe de USD 924.968,03. Al respecto cabe aclarar que este importe no incluye
USD 16.178,60 (USD 10.518,96 corresponden al año 2000) expuestos como “Otros
Aportes”, correspondientes a los intereses generados por la Caja de Ahorro Nro
264492/1; por Nota 5.7.- a los estados financieros la UEC informa que está en curso
la solicitud a las autoridades del Ministerio de Economía de las autorizaciones para
aplicar dichos ingresos al pago de los costos de mantenimiento de las cuentas
abiertas en el Banco de la Nación Argentina.
d) Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida.
e) Cláusula 2.03: Recursos para Inspección y Vigilancia Generales (FIV).
Cumplida.
f)
Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida.
6
g) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de los fondos.
Inciso (a) Cumplida.
Inciso (b) Cumplida.
h) Cláusulas 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida. Sobre la base de un análisis por muestreo, que representa el 96,91 % de
las adquisiciones de bienes financiados por el BID, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento. Cabe aclarar que para las observaciones particulares nos
remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección del proyecto adjunto.
i)
Cláusulas 4.02: Mantenimiento.
La UEC nos informó que: “Todos los equipos adquiridos cuentan con la
correspondiente garantía de parte del proveedor, pactada al momento de la
adquisición”.
“Asimismo es de destacar que los equipos adquiridos y destinados a distintos
organismos en el área de informática cuentan con el servicio técnico y de
mantenimiento de cada uno de ellos”.
Procede señalar que oportunamente la UEC informó que los primeros equipos
fueron adquiridos a fines de abril de 1999. Por ese motivo no se emitió un informe
sobre los mismos dentro del primer trimestre del año 1999. Posteriormente se
efectuaron varias adquisiciones pero no se remitieron al Banco los informes
correspondientes ni los planes anuales de mantenimiento. Por consiguiente, el
primer informe y plan anual de mantenimiento de los equipos adquiridos sería
presentado durante el ejercicio 2000. Sin embargo, se ha informado durante esta
auditoría que “no se cuenta con informes semestrales correspondientes al ejercicio
2000, porque los mismos no fueron realizados por el entonces coordinador…”.
7
j)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos y Anexo
C.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; para las
observaciones particulares nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la
Dirección del proyecto adjunto.
k) Cláusula 5.01 y artículo 7.01: Registros, inspecciones e informes y Control
Interno.
Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora Central mantiene un
sistema contable de partida doble que no se encuentra integrado; los movimientos
de fondos se ingresan en planillas de cálculo diseñadas en Excel, y luego son
cargadas manualmente al sistema contable utilizado.
En lo que respecta a las observaciones particulares del relevamiento del control
interno se remite a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
l)
Artículo 4.07: Fondo Rotatorio.
Al 31/12/00 la UEC presentó una justificación de gastos al BID, que corresponde a
la solicitud N° 4, y que ascendió a USD 444.638.86.
m) Artículo 7.03 (a) (i): Se presentarán informes relativos a la ejecución del
proyecto dentro de los 60 días siguientes a la finalización de cada semestre.
Conforme lo comunicado por la UEC, con relación a la presentación del Informe de
Progreso por las actividades al 31/12/00, no se cuenta con informes semestrales
correspondientes al ejercicio 2000, porque los mismos no fueron realizados por el
entonces Coordinador del Programa.
Sobre el particular téngase en cuenta lo señalado en el punto a) precedente respecto
a la renuncia presentada por la Nación Argentina a la parte no ejecutada del
Préstamo.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001.
8
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE
JUSTICIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, han
surgido observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo
como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera
conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se
mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas
determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones,
referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de
acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Es del caso destacar que por Nota CAR-2648/2000 del 13 de julio de 2000 suscripta por
el Representante del BID en la Argentina fue aceptada la renuncia -para continuar
ejecutando el Programa- presentada por la Nación Argentina por la suma equivalente a
un total de USD 8.739.856,11.
9
A- RECOMENDACIONES
DEL
EJERCICIO
ANTERIOR
NO
IMPLEMENTADAS AL 31/12/00.
1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observación: Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora
Central (UEC) mantiene un sistema contable de partida doble que no se
encuentra integrado; los movimientos de fondos se ingresan en planillas de
cálculo diseñadas en Excel, y luego son cargadas manualmente al sistema
contable utilizado.
Comentarios de la UEC: Esto funciona así debido a que –según se nos
informó- por indicaciones del entonces Jefe del área administrativo-financiera,
se procedió a la compra de un sistema contable que no conforma un sistema
integral, esto es, que no permite la actualización automática de la información
contable cada vez que se completa un formulario “orden de pago”, no
produciéndose por ello automáticamente el respectivo movimiento. En
consecuencia se diseñó a partir de mediados de 1999 un sistema utilizando una
planilla de cálculo de Excel, de modo que al cargar los datos correspondientes a
la orden de pago emitida se actualizase automáticamente un cuadro donde las
erogaciones se encuentran clasificadas por subprograma y además, por tipo de
gasto.
Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado del cual
se pueda obtener información confiable, oportuna y consistente, que permita
validar la integridad de los registros contables del Programa.
2) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Observación:
El
Manual
de
Procedimientos
Administrativo-Contable
implementado por la UEC no brinda los lineamientos básicos necesarios para
lograr una administración coordinada de las operaciones de cada uno de los
subprogramas.
10
Comentarios de la UEC: Se encaró la confección de un Manual de
Procedimientos del Proyecto contratando a un consultor. Debido a la decisión de
cancelar el préstamo BID 1082/OC-AR, se discontinuó el desarrollo de este
trabajo con lo cual no se cuenta con un Manual de Procedimientos completo.
3) CAJA CHICA
Observaciones:
a) Se han tenido a la vista comprobantes de gastos por montos superiores a los
límites establecidos (USD 100.-) sin autorización expresa.
b)La totalidad de los comprobantes de viáticos no poseen numeración.
c) Algunas facturas no indican el destinatario.
Comentarios de la UEC:
a) La revisión de las rendiciones mensuales del Fondo Fijo estuvieron a cargo de
la Contadora del Proyecto y las autorizaciones por gastos superiores a $100
estuvieron a cargo del entonces Director de la UEC, quien era consultado en
cada oportunidad y otorgaba su consentimiento verbalmente.
b) Se toma nota de la observación, y se procederá a tenerla en cuenta de aquí
para el futuro.
c) Se toma nota de la observación. En algunos comprobantes respaldatorios de
los gastos por caja chica se omitió solicitar las correspondientes facturas a
nombre del “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”.
Recomendación: Proceder a la numeración previa de los comprobantes de pago
y dar cumplimiento a la normativa vigente en punto a la autorización expresa por
autoridad competente de los gastos superiores a $ 100.-
11
4) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Contratación de consultores y emisión de contratos.
Observación: No se tuvo a la vista documentación que respalde el
cumplimiento por parte de la UEC de lo previsto en el artículo 72 de la ley
11.672 Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o.1997) y en la Res.
N° 545/98 del 04/12/98 de la Secretaría de Hacienda respecto a la previa
aprobación por parte de esta última de la planta de personal contratado (cuya
vigencia abarcará el ejercicio fiscal correspondiente), escalas de honorarios
aplicadas, como así también las modificaciones posteriores que se propicien
en la planta de personal contratado aprobada (altas y bajas). Cabe aclarar que
en el Decreto N° 162/98 del Poder Ejecutivo Nacional, que aprueba el
modelo de Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, en su artículo 5° indica
que los contratos de locación de obras y de servicios con terceros quedan
sujetos no sólo al contrato de Préstamo aprobado sino también al artículo 72
de la ley 11.672 mencionada en el párrafo precedente.
Comentarios de la UEC: Se toma nota de la observación respecto de la
Resolución MEyOySP Nro. 545/98 (04/12/98) y se deja constancia de que
según verificaciones efectuadas en la documentación obrante en esta UEC,
durante los ejercicios 1998, 1999 y 2000 no se recabó la aprobación a que se
alude.
Recomendación: Aplicar la normativa vigente.
b) Legajos de consultores
Observaciones:
1.- En ningún caso se ha formado expediente que contenga la totalidad de los
antecedentes vinculados al contrato ( v.g. solicitud de contratación, proceso
de selección -terna de consultores y sus respectivos antecedentes, cuadro de
calificación, acta de calificación- designación del consultor, Curriculum
Vitae, respaldos documentales certificados en original de los títulos
12
académicos invocados, respaldo documental del cumplimiento de la
normativa impositiva vigente, etc.).
En igual sentido se señala que los antecedentes tenidos a la vista, que obran
en su mayoría en folios plásticos, no se encuentran foliados y en diversos
casos se encuentran glosadas fotocopias simples.
2.- En algunos casos no se ha tenido a la vista los antecedentes relativos al
proceso de selección del consultor. En otros casos se han suministrado
antecedentes parciales.
3.- Los Curriculum Vitae tenidos a la vista no cuentan con cargo de recepción
de la UEC y en algunos casos no poseen firma del consultor ni fecha de
emisión del CV.
4.- En algunos casos no se tuvieron a la vista las copias certificadas en
original del título profesional habilitante de los consultores contratados.
5.- En algunos casos, las copias de la clave única de identificación tributaria CUIT- que se tuvieron a la vista no se encontraban suscriptas en original por
los consultores.
Comentarios de la UEC:
1.- Se tomó nota de la observación, como se respondiera oportunamente en la
anterior auditoría, y con la documentación que compete específicamente a
esta gestión se confeccionó la documentación de acuerdo a lo requerido por la
AGN.
2.- Se toma nota de la observación, la documentación obrante en esta UEC es
la que fue acompañada oportunamente a los auditores en su trabajo de campo
siendo los contratos auditados de una anterior gestión sin contar con los
13
encargados de las áreas especificas a los efectos de solicitar la documentación
corroboratoria.3.- La documentación obrante en esta UEC es la que fue entregada
oportunamente a los auditores en su trabajo de campo. De ser necesario y así
solicitarlo esa auditoría se requerirá la documentación pertinente.4.- Se toma nota de la observación.5.- Se toma nota de la observación, surge de los curriculum acompañados en
cada caso su categoría profesional en cuanto a su condición de profesionales
de los consultores contratados.-
4) SERVICIOS FINANCIEROS
Observación: Se pudo observar que para su contabilización la UEC no cuenta
con la totalidad de la documentación de respaldo.
Comentarios de la UEC: Se toma nota de la observación. Según se nos informa
esta documentación no fue enviada regularmente por la Dirección de
Administración de la Deuda Pública. A solicitud de esta UEC se obtuvieron los
documentos y son los mismos que sirvieron de base para la contabilización de
estos conceptos, lo que explica la cuestión.
Recomendación: Deben arbitrarse los medios adecuados para la obtención
oportuna de la documentación necesaria para la registración y seguimiento del
pago de los servicios financieros del Proyecto.
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B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) Según asiento N° 239, la OP 593 se canceló mediante el cheque H1653642,
mientras que los asientos posteriores, Nros. 240 y 241 dan cuenta de la emisión
y posterior anulación del cheque H 1353636 para la cancelación de la OP 593.
Igual situación se verifica para las ordenes de pago 594, 595, 596 y 597.
b) Asimismo, la circunstancia indicada en a) no se refleja en el listado de la
Ordenes de Pago (no integrado al sistema Bejerman) el que desde la OP 593 en
adelante no expone las anulaciones que se han efectuado.
c) Los siguientes cheques han sido anulados, conforme se los tuvo a la vista,
pero no se ha tomado conocimiento de las órdenes de pago que originaron su
emisión: H01-653563; H01-653603; H01-653557 ; G14017187; H01-653658;
G14017188; G14017190; G14017191; G14017192 y G14017189.
Comentarios de la UEC:
a) Orden de Pago N° 593. Esta Orden de Pago se canceló finalmente con el
cheque H1653642, ya que el cheque H1353636 debió anularse debido a un error
cometido por uno de los firmantes autorizados en la cuenta corriente, al
momento de firmarlo. Los asientos de estos movimientos se efectuaron en las
fechas correspondientes, pero el Sistema Bejerman al momento de guardar el
archivo altera el número correlativo de los asientos. Por este motivo, asientos
con fechas anteriores tienen un número correlativo más alto que los efectuados
con posterioridad. Desconocemos los motivos por los cuales este programa
produce este error y a pesar de las consultas efectuadas oportunamente al
proveedor, éste no nos supo indicar como corregirlo.
15
Esta misma explicación es válida para las Ordenes de Pago N° 594, 595, 596 y
597.
b) Se toma nota de la observación y se procederá a completar la información
faltante en el Listado de Ordenes de Pago.
c) El cheque H01-653603 corresponde a la Orden de Pago N° 563 que también
se anuló.
Con respecto a los demás cheques mencionados en este punto, en algunas
ocasiones, se anularon por errores en su emisión ó en la firma de las personas
autorizadas, que se salvaron en el mismo momento y en consecuencia sólo se
anulaba el cheque pero no la Orden de Pago.
Es decir que los cheques anulados corresponden a las Ordenes de Pago cuyos
cheques cancelatorios tiene los números subsiguientes a los mismos.
En otros casos, tanto el cheque como la orden de pago que cancelaba debieron
anularse debido a que los mismos no fueron oportunamente firmados, ya que las
nuevas autoridades del Ministerio de Justicia demoraban en designar quienes
serían los nuevos firmantes de las cuentas bancarias.
Cuando finalmente se resolvía el problema, era necesario rehacer todas las
ordenes de pagos y emitir nuevamente los cheques. Esto era posible debido a
que en cada oportunidad se trataba de las últimas órdenes de pago emitidas, y de
los últimos cheques emitidos.
Esta situación se repitió en varias ocasiones, con motivo de cambios en la
designación de los firmantes autorizados de las cuentas.
Para estos últimos casos, no es posible relacionar los cheques anulados con la
orden de pago que originó su emisión ya que las mismas también fueron
anuladas y reemplazadas por otra, con el mismo número, pero no necesariamente
con el mismo concepto.
Debemos aclarar que, siendo el sistema contable no integrado, y a los fines de
simplificar la contabilidad (evitando asientos y contra-asientos por los problemas
16
con la firma de los cheques), los asientos correspondientes se efectuaron una vez
que se disponía de los cheques ya firmados y en condiciones de ser entregados a
sus destinatarios.
Recomendación: Contabilizar adecuadamente las operaciones del proyecto, a
fin de mantener los registros actualizados y ajustados.
2) BANCO - Cuenta Corriente
Observaciones:
a) Orden de pago N° 597 de fecha 25/10/00 por importe de $ 3.817,20.
Se solicita aclaración respecto de la siguiente circunstancia advertida: según
Libro Mayor, la OP 597 ha sido cancelada mediante cheque H1653645, mientras
que según Extracto Bancario el cheque H 1653645 corresponde al importe $
9.659,83. El importe y fecha de la OP corresponderían al cheque H1653646.
b) Orden de pago N° 599 de fecha 17/11/00 por importe $ 4.334,72.
Se solicita aclaración respecto de la siguiente circunstancia advertida: según
Libro Mayor, la OP 599 ha sido cancelada mediante cheque H1653647, mientras
que según Extracto Bancario el cheque H1653647 corresponde al importe $
2.597,93. El importe y fecha de la OP corresponderían al cheque H1653648.
c) Se solicita aclarar los motivos que justifican las transferencias de fondos
realizadas desde Caja de Ahorro a Cuenta Corriente y desde ésta a Caja de
Ahorro, ajenas al movimiento de fondos por desembolsos del BID (de Caja de
Ahorro a Cuenta Corriente).Comentarios de la UEC:
a)Orden de Pago N° 597 de fecha 25/10/00 por importe $ 3.817,20.
Efectivamente esta Orden de pago fue cancelada con el cheque H1653646,
conforme lo indica el Listado de Ordenes de Pago. Y el cheque H1653645
17
corresponde a la Orden de Pago N° 596 de $ 9.659,83, con lo cual habría un
error en lo asentado en el Libro Mayor.
Se toma nota de la observación y se procederá a su corrección.
b) Orden de Pago N° 599 de fecha 17/11/00. El importe de esta Orden de Pago
es de $ 4.982,72 y fue cancelada mediante el cheque H1653648, conforme se
expone en el Listado de Ordenes de Pago. Mientras que el cheque H1653647 de
$ 2.597,93 corresponde a la Orden de Pago N° 598, con lo cual habría un error
en lo asentado en el Libro Mayor.
Se toma nota de la observación y se procederá a su corrección.
c) Los movimientos de Fondos desde la Caja de Ahorro a la Cuenta Corriente
fueron realizados en la medida que se necesitaba dinero para hacer frente a los
distintos pagos que debían efectuarse conforme el avance en las inversiones del
Proyecto. Los cheques emitidos para el pago son contra la Cuenta Corriente del
Banco Nación.
El BID depositaba sus desembolsos en la Caja de Ahorro, mientras que los
fondos de contrapartida nacional eran depositados directamente en la Cuenta
Corriente.
Siendo que la Caja de Ahorro produce intereses, solo se transfería dinero a la
Cuenta Corriente en la medida de las necesidades, conservando los fondos el
mayor tiempo posible en la primera.
Con el mismo criterio (generar intereses) se transfirieron fondos desde la Cuenta
Corriente a la Caja de Ahorro en el momento en que la Nación depositó la
totalidad de la contrapartida local, y hasta su efectiva utilización.
De esta manera debemos mencionar que en ambas cuentas existen fondos tanto
de la fuente de financiamiento 22 (fondos BID) como de la 13 (contrapartida
local).
18
Recomendación: Contabilizar adecuadamente las operaciones del proyecto, a
fin de mantener los registros ajustados y actualizados.
Asimismo, teniendo en cuenta que el Ministerio de Economía no se ha expedido
hasta el momento acerca del destino a dar a los valores generados en concepto
de intereses ganados en Caja de Ahorro, se recomienda evitar el traspaso de
fondos de fuente local a la Caja de Ahorro, a efectos de mantener una adecuada
identificación del origen de los fondos existentes en las cuentas bancarias.
3) CAJA CHICA
Observaciones:
a) Las facturas que se exponen a continuación no indican destinatario, por lo que
se solicita aclaración:
Fecha
Boleta Nº
9134
22/03/00
12388
16/03/00
1224
09/03/00
3775
16/03/00
17421
15/11/00
16285
22/09/00
14115
01/06/00
9995
11/05/00
9517
11/04/00
Comentarios de la UEC:
a) Se toma nota de la observación. En algunos comprobantes respaldatorios de
los gastos por caja chica se omitió solicitar las correspondientes facturas a
nombre del “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”.
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Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información
contable referida al Proyecto, aplicando los procedimientos administrativos
observados.
4) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones Generales:
De un total de 6 contratos auditados se observa que:
a) No se ha tenido a la vista documentación que avale el procedimiento de
búsqueda de consultores utilizado por la UEC durante el ejercicio auditado.
b) De la documentación de respaldo y del contrato no surgen la categoría,
dedicación, rango asignado a los consultores y escala de honorarios a utilizar.
Comentarios de la UEC:
a) Se toma nota de la observación, la documentación obrante en esta UEC es la
que fue acompañada oportunamente a los auditores en su trabajo de campo
siendo los contratos auditados de una anterior gestión sin contar con los
encargados de las áreas especificas a los efectos de solicitar la documentación
corroboratoria.b) Los contratos realizados, categorías salariales surgen de los términos de
referencia de cada uno de ellos de acuerdo a lo presupuestado en los PAO
anuales de cada uno de los componentes.Observaciones Particulares
a) Contrato AR 13075. De los antecedentes suministrados no surgen los
correspondientes al proceso de selección del consultor (composición de la terna,
antecedentes particulares, cuadro de calificación y acta de calificación).
20
Procede señalar que la factura N° 0-327 presentada para el cobro de la primer
cuota es de fecha 02/02/00, cuando en rigor el contrato del consultor fue firmado
el día 04/02/00. Se solicita aclaración.
b) Contrato AR 13079. De los antecedentes tenidos a la vista se observa que el
CV del consultor no se encuentra firmado; asimismo, respecto de los vinculados
al proceso de selección, se observa que la composición de la terna, cuadro de
calificación y el acta de calificación no se hallan suscriptas por autoridad
responsable ni poseen fecha de emisión.
c) Contrato AR 13057. De los antecedentes tenidos a la vista no surgen los
correspondientes al proceso de selección, terna, cuadro de calificación ni acta de
calificación para el contrato indicado (sólo se he tenido a la vista la Nota CAR
096/00 en la que se da cuenta de la Nota UEC 788/99, por la que se comunica
que la Procuración General de la Nación propone para determinados cargos a
ciertos consultores, entre ellos, a la consultora contratada).
Asimismo, no se ha tenido a la vista copia certificada en original del título
profesional habilitante.
Por otra parte, se señala que el contrato consigna como fecha de firma el
01/01/00, día inhábil.
d) Contrato AR 13434. De los antecedentes suministrados no surgen los
relativos al proceso de selección del consultor, terna, cuadro de calificación y
acta de calificación, ni copia certificada en original del título profesional
habilitante.
e) Contrato AR 13083. No se han tenido a la vista los antecedentes relativos al
procedimiento de selección y calificación del consultor, como así tampoco copia
certificada en original de su título profesional habilitante.
21
f) Contrato AR13061. El CV del consultor no se encuentra firmado.
Comentarios de la UEC:
a) Se toma nota de la observación planteada y de ser requerido por esa Auditoría
se solicitara al Banco Interamericano de Desarrollo la documentación obrante,
ya que existe la no objeción de su contratación de acuerdo a los términos de
referencia y la calificación realizada.Se toma nota de la observación de acuerdo a la documentación obrante en esta
UEC las firmas y los pagos se realizaron de acuerdo a lo observado por esa
auditoría.
Se deja expresa constancia que el cumplimiento del contrato se realizó de
acuerdo a los términos del mismo y cumpliéndose sus lineamientos.
Es de tomar en cuenta que pese a ser un nuevo contrato el del consultor, es
continuidad de anteriores contratos.
b) Se toma nota de la observación. Si así lo dispone la AGN se solicitará al
Banco Interamericano de Desarrollo la documentación que le fuera remitida de
las Ternas y su calificación, con rúbrica.
c) Se toma nota de la observación, se solicitará, si así lo dispone la Auditoría la
documentación obrante en el BID de los antecedentes.Se solicitó al consultor que se remita a esta Unidad Ejecutora Central las
correspondientes copias firmadas.
Se toma nota de la observación, surge del contrato el error administrativo, de la
firma de la consultora de su puño y letra la firma la fecha de suscrito el 04-012000.-
22
d) Se toma nota de la observación. Si así lo dispone la AGN, se solicitará al
Banco Interamericano de Desarrollo, se remita la documentación en su poder de
terna, cuadro de calificación y su acta.e) Se toma nota de la observación y se procederá como en el punto anterior.f) Se toma nota de la observación.Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas
por el Proyecto.
Formar un expediente integral con la totalidad de los antecedentes de cada
contrato, todo ello debidamente foliado.
5- EQUIPOS
Observaciones:
I. Proceso de Adquisición PA025/00.
a) No se tuvo a la vista la OC –UEC 789/00.
b) A partir de la Foja 169 el expediente del proceso licitatorio no se encuentra
foliado.
c) O.P. N° 590 del 10/10/00. Surge de los antecedentes tenidos a la vista que se
han retenido en concepto de impuesto a las ganancias la suma de $ 1302,31,
cuando de los cálculos efectuados por esta auditoría no hubiera correspondido
efectuar retención alguna.
2.- Proceso de Adquisición PA07/99.
a) Respecto del pedido de aclaración formulado por una de las firmas oferentes,
procede destacar que el mismo se efectuó con dos días hábiles de antelación a la
apertura de ofertas y su respuesta se brindó el día anterior, cuando el Punto 3.5.23
del Pliego de Bases y Condiciones exige un mínimo de diez días hábiles para
requerir las aclaraciones y cinco días previos a la apertura para responderlas.
b) Según se tuvo a la vista, se habrían requerido dos aclaraciones por parte de los
oferentes, las que fueron contestadas y comunicadas por Fax a la totalidad de
oferentes, no habiéndose tenido a la vista confirmación por correo certificado de
la recepción de los mismos.
c) Se solicita copia fiel de la Resolución 69/97 por la que se designó a los
integrantes de la comisión de recepción definitiva.
d) O.P. N° 587 del 23/5/00. No surge retención de impuesto a las ganancias,
mientras que de los cálculos efectuados por esta auditoría, hubiera correspondido
retener $ 3.722,53 en tal concepto.
Comentarios de la UEC:
I.- Proceso de Adquisición 025/99.
a) Por error se señaló para el proceso de adquisición PAO 025 la Orden de
Compra OC –UEC 789/00, siendo que corresponde consignar que los pagos se
hacen en virtud del contrato de fecha 31/8/00 que obra a FS. 104 del expediente
del PAO 025/99.
Se procede a enmendar el error.
b) Se toma razón y procede a la foliatura de las hojas faltantes.
c) Tomamos nota de la observación, ya que fue un error no detectado por esta
Administración ni por el proveedor durante el ejercicio 2000. La adjudicataria
no efectuó reclamo alguno por la retención efectuada en exceso, y entendemos
que en su Declaración Jurada del Impuesto a las Ganancias del año 2000 debe
haber deducido el importe de la misma.
24
Esta retención en exceso corresponde a la primera quincena del mes de Octubre
del 2000, la cual fue ingresada como anticipo de retenciones mediante la O.P. Nº
591 con el cheque Nº H01653634 por el monto de $ 2.216,21. Se adjunta copia
del listado de órdenes de pago que conforman este anticipo, donde se expone el
importe retenido de $1.302,31 por la orden de pago N° 590.
Se adjunta copia de la orden de pago N° 591, de los tickets del cobro y del
formulario F799/S de anticipo de retenciones, como así también de la constancia
de retención aceptada por el proveedor.
2.- Proceso de Adquisición PA07/99.
a) Es correcta la observación. Al haber sido la aclaratoria en beneficio de la
adquisición ya que al tener identificado los MOLP se puede lograr una oferta
más beneficiosa.
b) Se toma nota de la observación.
c) Se toma nota y se solicita por Nota a la Procuración del Tesoro de la Nación.
d) Tomamos nota de la observación, ya que fue un error de omisión al momento
de efectuar el pago, el cual no pudo salvarse pues con posterioridad al mismo y
durante el ejercicio 2000, no existieron pagos a dicha empresa donde pudieran
deducirse los importes no retenidos en esa oportunidad.
Solo resta señalar que la orden de pago N° 587 correspondiente a las facturas N°
1686; 1687; 1688; 1689; 1690; 1692; 1693; 1694; 1695; 1696; 1697; 1698;
1699; 1716; 1717; 1718; 1719; 1720; 1721; 1722; 1723; 1724; 1725; 1726;
1727; 1728; 1729; 1730; 1731; 1732; 1733; 1753; 1755; 1771 y 1783 todas del
ejercicio 2000, por $197.369,09, fue cancelada en un único pago mediante el
cheque N° H01653574 (no fue un pago en efectivo), con lo cual entendemos que
el proveedor en cuestión ya ingresó estas facturas en su Declaración Jurada del
Impuesto a las Ganancias del ejercicio 2000 y ya tributó el impuesto
correspondiente por las mismas.
25
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas
por el Proyecto.
Arbitrar todos los recaudos pertinentes para efectuar las retenciones, que de
acuerdo a la normativa vigente, correspondieren.
7- OTROS COSTOS
Observaciones:
Proceso de Adquisición PA023/99.
a) En la oferta auditada por este equipo, no se tuvo a la vista la garantía de
mantenimiento de oferta de la adjudicataria. Sólo consta la devolución el día
27/03/00 de la garantía de oferta a la empresa referida, consistente en una póliza
de seguro de caución N° 40.452/9 Sección 11 de la Aseguradora Omega por
$ 711.- ( dicho importe no coincidiría con el exigido, atento que el 5% de
$ 16.335.- resulta ser $ 816.75.-)
Se solicita aclarar el punto, máxime, teniendo en cuenta que en el dictamen de la
comisión de evaluación se tiene por no admisible una oferta por no cumplir con
el requisito exigido en el Punto 6.3.f) del Pliego (Garantía Bancaria).
b) En lo referente a la garantía de ejecución, no se cumpliría con lo prescripto en
el punto 10.2 segundo párrafo del pliego, en cuanto a que la garantía no debe
estar limitada en el tiempo, ya que la póliza N° 790627 emitida por el Banco de
Galicia establece como fecha límite el 8/3/00.c) No se tuvo a la vista el contrato firmado con la adjudicataria, ni la orden de
compra emitida. Tampoco se han tenido a la vista constancias de la realización
del curso.
d) O.P. N° 518 del 5/4/00. No surge retención de impuesto a las ganancias,
mientras que de los cálculos efectuados por esta auditoría, hubiera correspondido
retener $ 101,85 en tal concepto.
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Comentarios de la UEC:
a) La referida es la documentación respaldatoria con que cuenta esta UEC. Se
solicitará al Servicio Penitenciario Nacional y a quien se encuentra hoy a cargo
del desarrollo del programa la información solicitada. Cumplimos en informar
que al momento de la contratación se encontraban a cargo del desarrollo del
subcomponente los firmantes de las actas de adjudicación. Si la auditoría lo
considera necesario se le solicitara la información pertinente.b) Se toma razón de la observación, de acuerdo a la documentación obrante la
garantía tiene vencimiento con fecha 8/3/00. El curso fue dictado en su totalidad
por lo que se dio por completo la realización de la actividad.
Se solicitó a los efectos, los certificados emitidos por la adjudicataria y
corroborar la realización del curso.c) Con fecha 20 de enero de 2000 se emite la Nota UEC 819/00 rubricada por el
entonces Director de la UEC por medio de la cual se remite la orden de compra
del PA023/99. Se acompaña nota.d) Tomamos nota de la observación, ya que fue un error de omisión al momento
de efectuar el pago, el cual no pudo salvarse pues con posterioridad al mismo y
durante el ejercicio 2000, no existieron pagos a dicha empresa donde pudieran
deducirse los importes no retenidos en esa oportunidad.
Solo resta señalar que la orden de pago N° 518 correspondiente a la factura N°
0001-00000475/2000 por $16.334,99, fue cancelada en un único pago mediante
el cheque N° H01653553 (no fue un pago en efectivo), con lo cual entendemos
que el proveedor en cuestión ya ingresó esta factura en su Declaración Jurada del
Impuesto a las Ganancias del ejercicio 2000 y ya tributó el impuesto
correspondiente por la misma.
27
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas
por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001.
28
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de
la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los
siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con las
imputaciones efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos.
- Análisis de legajos;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del
proyecto, abiertas en el Banco de la Nación Argentina;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios en las circunstancias.
29
El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del BID;
-
el 100 % de los orígenes de contrapartida local; y el
-
60,88 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Efectivos Recibidos y
Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la
detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Por último, cabe informar que la Unidad Ejecutora Central no obstaculizó nuestra
gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001.
30