ESTUDIOS PREVIOS

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El Hospital San Vicente de Montenegro, es una Empresa Social del Estado, que a la luz de lo
prescrito por el artículo 194 de la Ley 100 de 1.993, constituye una categoría especial de
entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa.
De su régimen jurídico, señala el artículo 195, numeral 6º que en materia contractual se regirá por
el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Con posterioridad a la expedición de la Ley 100 de 1.993, no se ha expedido ninguna norma que
trace pautas para la celebración de contratos en las Empresas Sociales del Estado, sin embargo si
se han presentado pronunciamientos del Consejo de Estado y de la Procuraduría General de la
Nación en el sentido de que los contratos que celebran las Empresas Sociales del Estado, tienen el
carácter de Contratos Estatales, que aunque no se rigen por las normas establecidas en el estatuto
contenido en la Ley 80 de 1.993, sí se deben al cumplimiento de los principios generales de la
función administrativa del Estado contenidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional y
desarrollados por el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo.
Las exigencias de la contratación estatal, aunque sea de los contratos del Estado catalogados por
la jurisprudencia, como especiales por su régimen excepcional de contratación como el caso de las
Empresas Sociales del Estado, implican que estas entidades estén dotadas de unas claras normas
y procedimientos de contratación que le permitan cumplir en forma ágil con las funciones
específicas asignadas, seleccionando a sus contratistas con unas normas preestablecidas, que
además señalen en forma clara y funcional las modalidades de contratación, se establezcan las
cuantías, se determinen los procedimientos en las diferentes modalidades que se adopten, se
asignen responsables en etapas determinadas, es decir que se sigan las directrices establecidas
en el estatuto de contratación del Hospital San Vicente de Montenegro Q, aprobado mediante
Acuerdo número 007 de mayo 29 de 2012.
Se procede a efectuar los Estudios Previos de Conveniencia y oportunidad para la contratación de
los procesos temporales de prestación de servicios del área administrativa de la entidad.
Lo anterior se realiza teniendo en cuenta que los Ministerios del Trabajo y de Salud y Protección
Social a través de la comunicación 042578 de marzo de 2012 dirigido a gobernadores, alcaldes y
gerentes de Empresas Sociales del Estado con relación a la vinculación del personal asistencial,
han considerado que las relaciones laborales en el sector salud revisten un tratamiento especial
que requiere de estudio y análisis pertinente que permitan alternativas a dichas entidades para que
operen de manera eficiente y oportuna, y mientras se determinan los lineamientos han considerado
como formas de vinculación entre otras, la vinculación de personal a través de las Empresas de
Servicios Temporales, determinación que en éste momento acoge la ESE hasta tanto se defina a
través de la mesa de trabajo parámetros a seguir.
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VIGILADO
LA DESCRIPCIÒN DE LA NECESIDAD QUE LA E.S.E PRETENDE SATISFACER CON LA
CONTRATACIÒN:
El Hospital San Vicente E.S.E. Tiene la necesidad de contar con una Empresa de Servicios
Temporales que preste servicios con empleados en misión en servicios de apoyo a la gestión
administrativa inherentes a la prestación de servicios de aseo, mantenimiento, vigilancia, transporte
y auxiliar administrativo en las áreas de facturación, farmacia y archivo.
LA DESCRIPCIÒN DEL OBJETO A CONTRATAR ESPECIFICACIONES ESENCIALES E
IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
La prestación de servicios con personal en misión en servicios de apoyo a la gestión administrativa
inherentes a la prestación de servicios de aseo, mantenimiento, vigilancia, transporte y auxiliar
administrativo en las áreas de facturación, farmacia y archivo, de conformidad con los siguientes
requerimientos:
APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1. Servicios Generales
1.1 ORDEN – ASEO - DESINFECCIÓN:
 Mantener diariamente ordenadas las áreas comunes hospitalarias, incluyendo las del
Puesto de Salud Pueblo Tapao.
 Realizar la limpieza en pisos, baños, ventanas, paredes, muebles de oficina, máquinas y
equipos sencillos (Incluyendo nuevas limpiezas, por eventos externos que generen suciedad o
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derramamientos de material contaminado o común),
establecidos en la Institución y a las normas de
protección personal).
 Utilizar los desinfectantes destinados para la
fabricante y/o a los establecidos por la ESE.
 Solicitar cuando sea necesario los Implementos
de acuerdo a los procedimientos existentes.
dando cumplimiento a los procedimientos
bioseguridad (Utilizar los elementos de
limpieza, acorde a las condiciones del
para la ejecución de las labores de aseo
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1.2 PREDESINFECCIÓN – LAVADO DE ROPAS Y PLANCHADO:
 Realizar el proceso de lavado de ropas y planchado, previa desinfección, dando
cumplimiento a las normas de bioseguridad establecidas en la ESE.
 Realizar diariamente la actividad, utilizando los elementos de protección personal.
 Mantener un registro diario actualizado de la ropa que es lavada y planchada, para
alimentar el inventario Institucional, incluyendo su pesado.
1.3 PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS PARA USUARIOS
 Cumplir con los requisitos de Buenas Prácticas de manufactura (Se debe contar con
capacitación en manejo de Alimentos) y la norma vigente de manejo de Alimentos.
 Utilizar normas de bioseguridad
 Distribuir los Alimentos a los usuarios de la ESE, siguiendo las dietas establecidas, de
acuerdo a la patología y que previamente serán entregadas por la Institución.
1.4 MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS COMUNES Y HOSPITALARIOS:
 Dar cumplimiento a las normas de bioseguridad y el uso de elementos de Protección.
 Dar cumplimiento a la ruta de manejo de desechos de acuerdo al PGIRSH, desde la
recolección inicial por áreas, hasta el almacenamiento intermedio.
 Realizar el pesaje y registro de los residuos comunes, peligrosos.
 Responder por los elementos a su cargo.
2) Conducción de Ambulancia
- Contar con capacitaciones previas en mecánica automotriz y primeros auxilios.
- Velar por el mantenimiento y presentación del vehículo y responder por las herramientas y
equipos a su cargo
- Realizar operaciones mecánicas sencillas de mantenimiento del vehículo. Reportar
oportunamente los requerimientos de mantenimiento.
- Realizar verificaciones diarias del estado de los vehículos
- Realizar inventario del vehículo por cada cambio de turno y responder porque no falten los
elementos establecidos como básicos.
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de protección
personal
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos
- Transportar usuarios en la ambulancia a los centros de referencia.
- Contribuir al mejoramiento del servicio que presta la institución, con su aporte en sugerencias,
recomendaciones y hacer parte de las actividades programadas por la institución.
- Prestar la disponibilidad y efectividad del servicio según cuadro de turnos.
- Según la necesidad del servicio se prestará conducción del vehiculo administrativo de la
entidad.
- Realizar las labores de mantenimiento de los vehículos en cuanto a aseo y limpieza.
3) Vigilancia
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de protección
personal.
- Conocer las rutas de atención para brindar información a los usuarios de la ESE.
- Conocer las rutas de evacuación de la ESE.
- Mantener la calma y apoyar la organización del personal en caso de una emergencia y/o
desastre.
- Conocer los deberes y derechos de los usuarios y aplicarlos
- Monitorear las instalaciones y del personal que labora o transita por la institución, garantizando
su seguridad.
- Guiar al usuario con cordialidad y respeto hacia el sitio que es requerido.
- Revisar todo paquete que entre y salga de la E.S.E.
- Diligenciar la minuta
- Realizar entrega ordenada de turno.
- Responder por los elementos a su cargo y los de la ESE
- Suministrar la información que se le solicite según lo que se le haya autorizado.
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos.
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Realizar el ingreso de entrada y salida de pacientes y visitantes.
Llevar registro de entradas y salidas de las ambulancias y las motos de la institución.
Realizar rondas de seguridad.
4) Jardinería
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de
protección.
- Realizar el trabajo de limpieza, adecuación y mantenimiento de las zonas verdes y de
jardinería.
- Realizar proceso de abonado, solicitando previamente los insumos.
- Observar el buen uso y el debido cuidado de los bienes y recursos que le sean suministrados.
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos.
- Realizar registro y mantenimiento preventivo de planta de tratamiento de residuos líquidos de
la institución.
- Colaborar con el mantenimiento locativo de la ESE.
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5. Servicios de auxiliar administrativo apoyando todos los procesos de apoyo de la entidad,
según las necesidades del servicio y especialmente podrá prestar sus servicios en los siguientes
procesos:
Facturación: En los diferentes servicios (urgencias, farmacia, consulta externa, promoción y
prevención, odontología) realizando las siguientes actividades:
- Identificación del tipo de usuario
- Comprobación de derechos en el BDUA y bases de datos
- Verificar admisión y actualizar datos del usuario
- Notificar inconsistencias en la admisión y bases de datos
- Verificación de pertinencia del servicio solicitado.
- Solicitar autorización a la entidad (si es necesario)
- Envío de anexos de la Resolución 3047/08
- Asignación de citas médicas y de algunos procedimientos realizados en consulta externa.
- Realizar cargos a la entidad y convenio correspondiente
- Liquidar las cuentas de los cargos asignados
- Anexar soportes en caso de factura por evento
- Informar al usuario cuanto debe pagar y compromisos de pago pendientes con el hospital (si es
necesario)
- Recaudar dinero correspondiente a copagos y cuotas moderadoras correspondientes.
- Recaudo de dinero correspondiente a servicios particulares
- Entregar reporte de caja diario, del dinero recaudado
- Revisar e informar al usuario la pertinencia de pertenecer a un programa de P y D.
- Solicitar al usuario el carné de PyD, verificar las actividades pendientes y asignar las citas
correspondientes.
- Dar indicaciones al usuario cuando tenga pendientes actividades de Py D antes de asignar la
cita o facturar el servicio solicitado.
- Asignación de consecutivos en la hoja de trabajo a los exámenes de laboratorio Clínico
facturado de cada día.
- Entrega de facturas diariamente con sus respectivos soportes a la coordinación de facturación.
- Reportar las duplicidades entre los distintos regímenes de salud, subsidiado-contributivo.
- Reportar las posibles suplantaciones de pacientes
- Manejo fotocopiadora (urgencias)
- Manejo radiocomunicaciones (urgencias)
- Facturación de actividades extramurales.
- Archivo de documentación.
- Revisión de facturación para envio a las aseguradoras.
- Acudir de manera diligente y oportuna a realizar actividade los demás procesos de apoyo
administrativo según los requerimientos del responsable del proceso de facturación o del
Coordinador Administrativo.
Farmacia:
1). Dispensar adecuadamente los medicamentos a los usuarios. 2). Brindar información a los
usuarios sobre el uso adecuado de los medicamentos. 3) facturación de las formulas despachadas.
4). Dispensar medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios de urgencias y hospitalización.
5) realizar limpieza de estanterías, nevera y farmaline destinado al almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos 6). Almacenar medicamentos y dispositivos médicos en los
sitios asignados de acuerdo a la norma 7) cuidar los elementos del área para realizar las funciones.
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8) consultar en base de datos los derechos de cada usuario y el histórico de atenciones. 9)
asistencia a capacitaciones programadas por la institución. 10) brindar continua actualización del
proceso de servicio farmacéutico. 11) garantizar el correcto almacenamiento de medicamentos y
dispositivos médicos.
-
Archivo: Entregar Historias Clínicas a Promoción y Detección temprana de la salud ( P y D).
Recolección del censo diario del servicio de Hospitalización y urgencias.
Recolección de Papelería de atenciones de urgencias.
Archivo de historias de P y D, Citologías.
Impresión diaria de listados de Controles de P y D para abrir y alistar las Historias de P y D del
personal médico y de Enfermería.
Organizar y Archivar las Historias clínicas.
Archivar las atenciones de URGENCIAS del régimen contributivo.
En los días lunes y miércoles se prestan los servicios como auxiliar de Ecografías.
Atención al Público para entrega de ayudas diagnósticas y Solicitud de Resúmenes de
Historias Clínicas.
Acudir de manera diligente y oportuna a realizar actividades de los demás procesos de apoyo
administrativo según los requerimientos del responsable del proceso de facturación o del
Coordinador Administrativo.
COBERTURA DEL SERVICIO:
1. Aseo, lavado, desinfección y Preparación de Alimentos
De LUNES a DOMINGO: 12 horas
2) Conducción de Ambulancia
De LUNES a DOMINGO: 24 horas
3) Vigilancia.
De LUNES a DOMINGO: 24 horas
4) Jardinería
De LUNES a VIERNES: 9 Horas Diurnas. De 7 a.m. a 12 m. 2 pm a 6 pm
5) Apoyo administrativo
De LUNES a VIERNES: 9 Horas Diurnas. De 7 a.m. a 12 m. 2 pm a 6 pm
COBERTURA DEL SERVICIO
Prestación de los servicios según necesidad y programación de actividades
1. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÒN:
ARTICULO 18 ACUERDO 007 DE 2012. Contratación por convocatoria pública.
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ARTICULO 22. CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA.
2. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL
CONTRATO:
El Hospital San Vicente E.S.E realizó un análisis del valor de los servicios requeridos para la
atención de sus pacientes y constató que los mismos oscilan en la suma de CUARENTA
MILLONES DE PESOS ($40.000.000,oo), razón por la cual y con el fin de contratar los servicios
administrativos que se calcula requiere la entidad hasta el día 30 de noviembre del presente año,
se ha solicitado a la oficina de presupuesto indique si contamos con el valor requerido, oficina que
ha certificado la existencia de presupuesto, por lo cual se determina como presupuesto oficial la
suma de CIENTO VEINTE MILLONES DE PESOS ($120.000.000,oo), conforme a las siguientes
consideraciones presupuestales:
SERVICIOS GRALES
CONDUCTORES AMBULANCIA
PORTEROS
CELADORES
PROMEDIO HORAS
REQUERIDAS AL MES Y
NÚMERO DE PERSONAS
192 * 9
240 * 4
230 * 6
200 * 2
VR HORA
$
5,400
$
5,400
$
5,400
$
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JARDINERO
APOYO AUXILIAR AREA
ADMINISTRATIVA
200
$
5,400
$1.100.000
FORMA DE PAGO: El pago se hará de forma mensual y será el que resulte del total de actividades
realizadas; liquidación que se efectuará así: EL CONTRATISTA presentará el día 28 de cada mes
un corte de cuentas que corresponderá al número de horas suministradas liquidado a las tarifas
contenidas en la convocatoria.
3. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÒN QUE PERMITAN IDENTIFICAR
LA OFERTA MAS FAVORABLE
El factor de escogencia del contratista se llevo a cabo mediante convocatoria pública en la cual fue
aprobada por un comité evaluador, teniendo en cuenta el factor económico, técnica y de
experiencia y financiera, así:
EVALUACIÓN ECONÓMICA. (40) PUNTOS
Otorgamiento de crédito en días para cancelación de facturas sin suspensión de los servicios
contratados.
PLAZO
10 días de plazo
20 días de plazo
30 días de plazo
40 días de plazo
PUNTAJE
10 puntos
20 puntos
30 puntos
40 puntos
EVALUACIÓN TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA (30) PUNTOS
Experiencia: Se definirá teniendo en cuenta la certificación del Contador Público o Revisor Fiscal
del tiempo en meses de experiencia de la entidad proponente en actividad (servicios de salud)
relacionada con el objeto de la presente invitación sin perjuicio de aportar los respectivos soportes.
-
De 36 meses en adelante
Entre 24 e inferior de 36 meses
Entre 12 e inferior de 24 meses
Inferior a 12 meses
30 puntos
20 puntos
10 puntos
5 puntos
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EVALUACIÓN FINANCIERA: 30 PUNTOS
Índice de liquidez
Mayor o igual a 1.2
Menor 1.2
15 puntos
0 puntos
Nivel de endeudamiento
Menor o igual al 40%
Mayor al 40%
15 puntos
0 puntos
EVALUACIÓN TOTAL:
a) Aspectos económicos
b) Aspectos técnicos y experiencia
40 puntos
30 puntos
30 puntos
c) Aspectos financieros
100 puntos
Total puntaje asignado
La evaluación total final será la sumatoria de los puntajes obtenidos en las evaluaciones.
En caso de existir un empate el primer punto de desempate será que tenga mayor experiencia
específica en la prestación de este tipo de servicios. De persistir, la que demuestre mayor
calificación en el indicador de nivel de solvencia.
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EL SOPORTE DE ESTIMACIÒN, TIPIFICACIÒN Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS
PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO:
TIPIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÒN DE RIESGOS:
Atendiendo la evaluación de la clase de contrato que busca satisfacer una necesidad con la
contratación de dichos servicios en la cantidad de horas especificada y requeridas por el Hospital
de acuerdo a las necesidades del mismo, donde las actividades desarrolladas para el futuro
contratista se considera que existen riesgos previsibles al momento de efectuarse este análisis.
Los riesgos y su tipificación que se consideran riesgos previsibles son los siguientes:
incumplimiento en el contrato.
ESTIMACIÒN Y ATRIBUCIÒN DE LOS RIESGOS TIPIFICADOS:
Teniendo en cuenta el análisis que se efectuó de las diferentes variables para el cálculo del
presupuesto oficial y analizada la conveniencia para la entidad de que el contratista corra con los
gastos de descuentos legales y pago de la seguridad social, y por considerar que existe un riesgo
previsible al momento de efectuarse este análisis, pues todas las variables del futuro contrato han
sido previstas, en lo posible, y en el evento de que una causa externa implique un riesgo para el
cumplimiento del contrato, éste estará por cuenta del contratista y a favor de la entidad con cargo
al mismo valor que se ha pactado como precio total al contrato, sin que pueda reclamarse
desequilibrio económico del contrato.
GARANTIAS
El contratista deberá constituir garantía única que ampare los siguientes riesgos:
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del CONTRATANTE, E.S.E HOSPITAL SAN
VICENTE DE MONTENEGRO, las siguientes garantías:
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VIGILADO
1. Cumplimiento: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por el 10% del
valor del contrato, vigente por el término de duración del contrato y 4 meses más.
2. De calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al 15% del valor total del contrato, vigencia
de 1 año, a partir del acta de recibo del servicio a satisfacción.
3. De Pago de Salarios y Prestaciones Sociales e indemnizaciones por mora y retardo,
compensaciones ordinarias y extraordinarias, Por el termino de vigencia del contrato y (3) años
más, por cuantía equivalente al 20% del valor del contrato.
4. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que
amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración
con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, será
del cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios
mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza. La
vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
SUPERVISION.
La supervisión del presente contrato será realizada por la persona que designe la Gerencia del
Hospital encargada de velar que el objeto contractual se cumpla a entera satisfacción refiriéndose
al manejo y necesidades de las dependencias al igual que la proyección de las respectivas actas
de interventoría y liquidación.
PLAZO DE EJECUCIÒN.
El plazo de duración será desde el día que se suscriba el acta de inicio de ejecución del contrato y
hasta el día 30 de noviembre de 2013.
Para la constancia se firma a los 12 días del mes de agosto de 2013.
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MARIA ANDREA RENGIFO VÉLEZ
GERENTE
Elaboró: Luz Adriana Rico Villarraga Responsable proceso jurídico Contratista
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