ESTUDIOS PREVIOS

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El Hospital San Vicente de Montenegro, es una Empresa Social del Estado, que a la
luz de lo prescrito por el artículo 194 de la Ley 100 de 1.993, constituye una
categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa.
De su régimen jurídico, señala el artículo 195, numeral 6º que en materia contractual se
regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas
exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública.
Con posterioridad a la expedición de la Ley 100 de 1.993, no se ha expedido ninguna
norma que trace pautas para la celebración de contratos en las Empresas Sociales del
Estado, sin embargo si se han presentado pronunciamientos del Consejo de Estado y de
la Procuraduría General de la Nación en el sentido de que los contratos que celebran las
Empresas Sociales del Estado, tienen el carácter de Contratos Estatales, que aunque no
se rigen por las normas establecidas en el estatuto contenido en la Ley 80 de 1.993, sí se
deben al cumplimiento de los principios generales de la función administrativa del Estado
contenidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional y desarrollados por el artículo 3º
del Código Contencioso Administrativo.
Las exigencias de la contratación estatal, aunque sea de los contratos del Estado
catalogados por la jurisprudencia, como especiales por su régimen excepcional de
contratación como el caso de las Empresas Sociales del Estado, implican que estas
entidades estén dotadas de unas claras normas y procedimientos de contratación que le
permitan cumplir en forma ágil con las funciones específicas asignadas, seleccionando a
sus contratistas con unas normas preestablecidas, que además señalen en forma clara y
funcional las modalidades de contratación, se establezcan las cuantías, se determinen los
procedimientos en las diferentes modalidades que se adopten, se asignen responsables
en etapas determinadas, es decir que se sigan las directrices establecidas en el estatuto
de contratación del Hospital San Vicente de Montenegro Q, aprobado mediante Acuerdo
número 007 de mayo 29 de 2012.
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VIGILADO
Se procede a efectuar los Estudios Previos de Conveniencia y oportunidad para la
contratación de los procesos temporales de prestación de servicios del área administrativa
de la entidad.
Lo anterior se realiza teniendo en cuenta que los Ministerios del Trabajo y de Salud y
Protección Social a través de la comunicación 042578 de marzo de 2012 dirigido a
gobernadores, alcaldes y gerentes de Empresas Sociales del Estado con relación a la
vinculación del personal asistencial, han considerado que las relaciones laborales en el
sector salud revisten un tratamiento especial que requiere de estudio y análisis pertinente
que permitan alternativas a dichas entidades para que operen de manera eficiente y
oportuna, y mientras se determinan los lineamientos han considerado como formas de
vinculación entre otras, la vinculación de personal a través de las Empresas de Servicios
Temporales, determinación que en éste momento acoge la ESE hasta tanto se defina a
través de la mesa de trabajo parámetros a seguir.
LA DESCRIPCIÒN DE LA NECESIDAD QUE LA E.S.E PRETENDE SATISFACER CON
LA CONTRATACIÒN:
El Hospital San Vicente E.S.E. Tiene la necesidad de contar con una Empresa de
Servicios Temporales que preste servicios con empleados en misión en servicios de
apoyo a la gestión administrativa inherentes a la prestación de servicios de aseo,
mantenimiento, vigilancia, transporte y auxiliar administrativo en las áreas de facturación,
farmacia y archivo.
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LA DESCRIPCIÒN DEL OBJETO A CONTRATAR ESPECIFICACIONES ESENCIALES
E IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
La prestación de servicios con personal en misión en servicios de apoyo a la gestión
administrativa inherentes a la prestación de servicios de aseo, mantenimiento, vigilancia,
transporte y auxiliar administrativo en las áreas de facturación, farmacia y archivo, de
conformidad con los siguientes requerimientos:
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APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1. Servicios Generales
1.1 ORDEN – ASEO - DESINFECCIÓN:
 Mantener diariamente ordenadas las áreas comunes hospitalarias, incluyendo las
del Puesto de Salud Pueblo Tapao.
 Realizar la limpieza en pisos, baños, ventanas, paredes, muebles de oficina,
máquinas y equipos sencillos (Incluyendo nuevas limpiezas, por eventos externos que
generen suciedad o derramamientos de material contaminado o común), dando
cumplimiento a los procedimientos establecidos en la Institución y a las normas de
bioseguridad (Utilizar los elementos de protección personal).
 Utilizar los desinfectantes destinados para la limpieza, acorde a las condiciones del
fabricante y/o a los establecidos por la ESE.
 Solicitar cuando sea necesario los Implementos para la ejecución de las labores de
aseo de acuerdo a los procedimientos existentes.
1.2 PREDESINFECCIÓN – LAVADO DE ROPAS Y PLANCHADO:
 Realizar el proceso de lavado de ropas y planchado, previa desinfección, dando
cumplimiento a las normas de bioseguridad establecidas en la ESE.
 Realizar diariamente la actividad, utilizando los elementos de protección personal.
 Mantener un registro diario actualizado de la ropa que es lavada y planchada, para
alimentar el inventario Institucional, incluyendo su pesado.
1.3 PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS PARA USUARIOS
 Cumplir con los requisitos de Buenas Prácticas de manufactura (Se debe contar
con capacitación en manejo de Alimentos) y la norma vigente de manejo de Alimentos.
 Utilizar normas de bioseguridad
 Distribuir los Alimentos a los usuarios de la ESE, siguiendo las dietas establecidas,
de acuerdo a la patología y que previamente serán entregadas por la Institución.
1.4 MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS COMUNES Y HOSPITALARIOS:
 Dar cumplimiento a las normas de bioseguridad y el uso de elementos de
Protección.
 Dar cumplimiento a la ruta de manejo de desechos de acuerdo al PGIRSH, desde
la recolección inicial por áreas, hasta el almacenamiento intermedio.
 Realizar el pesaje y registro de los residuos comunes, peligrosos.
 Responder por los elementos a su cargo.
2) Conducción de Ambulancia
- Contar con capacitaciones previas en mecánica automotriz y primeros auxilios.
- Velar por el mantenimiento y presentación del vehículo y responder por las
herramientas y equipos a su cargo
- Realizar operaciones mecánicas sencillas de mantenimiento del vehículo. Reportar
oportunamente los requerimientos de mantenimiento.
- Realizar verificaciones diarias del estado de los vehículos
- Realizar inventario del vehículo por cada cambio de turno y responder porque no
falten los elementos establecidos como básicos.
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de
protección personal
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos
- Transportar usuarios en la ambulancia a los centros de referencia.
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Contribuir al mejoramiento del servicio que presta la institución, con su aporte en
sugerencias, recomendaciones y hacer parte de las actividades programadas por la
institución.
Prestar la disponibilidad y efectividad del servicio según cuadro de turnos.
Según la necesidad del servicio se prestará conducción del vehiculo administrativo de
la entidad.
Realizar las labores de mantenimiento de los vehículos en cuanto a aseo y limpieza.
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3) Vigilancia
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de
protección personal.
- Conocer las rutas de atención para brindar información a los usuarios de la ESE.
- Conocer las rutas de evacuación de la ESE.
- Mantener la calma y apoyar la organización del personal en caso de una emergencia
y/o desastre.
- Conocer los deberes y derechos de los usuarios y aplicarlos
- Monitorear las instalaciones y del personal que labora o transita por la institución,
garantizando su seguridad.
- Guiar al usuario con cordialidad y respeto hacia el sitio que es requerido.
- Revisar todo paquete que entre y salga de la E.S.E.
- Diligenciar la minuta
- Realizar entrega ordenada de turno.
- Responder por los elementos a su cargo y los de la ESE
- Suministrar la información que se le solicite según lo que se le haya autorizado.
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos.
- Realizar el ingreso de entrada y salida de pacientes y visitantes.
- Llevar registro de entradas y salidas de las ambulancias y las motos de la institución.
- Realizar rondas de seguridad.
4) Jardinería
- Cumplimiento de las normas de bioseguridad incluyendo el uso de los elementos de
protección.
- Realizar el trabajo de limpieza, adecuación y mantenimiento de las zonas verdes y de
jardinería.
- Realizar proceso de abonado, solicitando previamente los insumos.
- Observar el buen uso y el debido cuidado de los bienes y recursos que le sean
suministrados.
- Colaborar con las diferentes dependencias en el traslado de materiales y equipos.
- Realizar registro y mantenimiento preventivo de planta de tratamiento de residuos
líquidos de la institución.
- Colaborar con el mantenimiento locativo de la ESE.
5. Servicios de auxiliar administrativo apoyando todos los procesos de apoyo de la
entidad, según las necesidades del servicio y especialmente podrá prestar sus servicios
en los siguientes procesos:
Facturación: En los diferentes servicios (urgencias, farmacia, consulta externa, promoción
y prevención, odontología) realizando las siguientes actividades:
- Identificación del tipo de usuario
- Comprobación de derechos en el BDUA y bases de datos
- Verificar admisión y actualizar datos del usuario
- Notificar inconsistencias en la admisión y bases de datos
- Verificación de pertinencia del servicio solicitado.
- Solicitar autorización a la entidad (si es necesario)
- Envío de anexos de la Resolución 3047/08
- Asignación de citas médicas y de algunos procedimientos realizados en consulta
externa.
- Realizar cargos a la entidad y convenio correspondiente
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Liquidar las cuentas de los cargos asignados
Anexar soportes en caso de factura por evento
Informar al usuario cuanto debe pagar y compromisos de pago pendientes con el
hospital (si es necesario)
Recaudar dinero correspondiente a copagos y cuotas moderadoras correspondientes.
Recaudo de dinero correspondiente a servicios particulares
Entregar reporte de caja diario, del dinero recaudado
Revisar e informar al usuario la pertinencia de pertenecer a un programa de P y D.
Solicitar al usuario el carné de PyD, verificar las actividades pendientes y asignar las
citas correspondientes.
Dar indicaciones al usuario cuando tenga pendientes actividades de Py D antes de
asignar la cita o facturar el servicio solicitado.
Asignación de consecutivos en la hoja de trabajo a los exámenes de laboratorio
Clínico facturado de cada día.
Entrega de facturas diariamente con sus respectivos soportes a la coordinación de
facturación.
Reportar las duplicidades entre los distintos regímenes de salud, subsidiadocontributivo.
Reportar las posibles suplantaciones de pacientes
Manejo fotocopiadora (urgencias)
Manejo radiocomunicaciones (urgencias)
Facturación de actividades extramurales.
Archivo de documentación.
Revisión de facturación para envio a las aseguradoras.
Acudir de manera diligente y oportuna a realizar actividade los demás procesos de
apoyo administrativo según los requerimientos del responsable del proceso de
facturación o del Coordinador Administrativo.
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Farmacia:
1). Dispensar adecuadamente los medicamentos a los usuarios. 2). Brindar información a
los usuarios sobre el uso adecuado de los medicamentos. 3) facturación de las formulas
despachadas. 4). Dispensar medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios de
urgencias y hospitalización. 5) realizar limpieza de estanterías, nevera y farmaline
destinado al almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos 6). Almacenar
medicamentos y dispositivos médicos en los sitios asignados de acuerdo a la norma 7)
cuidar los elementos del área para realizar las funciones. 8) consultar en base de datos
los derechos de cada usuario y el histórico de atenciones. 9) asistencia a capacitaciones
programadas por la institución. 10) brindar continua actualización del proceso de servicio
farmacéutico. 11) garantizar el correcto almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos.
-
Archivo: Entregar Historias Clínicas a Promoción y Detección temprana de la salud ( P
y D).
Recolección del censo diario del servicio de Hospitalización y urgencias.
Recolección de Papelería de atenciones de urgencias.
Archivo de historias de P y D, Citologías.
Impresión diaria de listados de Controles de P y D para abrir y alistar las Historias de
P y D del personal médico y de Enfermería.
Organizar y Archivar las Historias clínicas.
Archivar las atenciones de URGENCIAS del régimen contributivo.
En los días lunes y miércoles se prestan los servicios como auxiliar de Ecografías.
Atención al Público para entrega de ayudas diagnósticas y Solicitud de Resúmenes de
Historias Clínicas.
Acudir de manera diligente y oportuna a realizar actividades de los demás procesos de
apoyo administrativo según los requerimientos del responsable del proceso de
facturación o del Coordinador Administrativo.
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COBERTURA DEL SERVICIO:
1. Aseo, lavado, desinfección y Preparación de Alimentos
De LUNES a DOMINGO: 12 horas
2) Conducción de Ambulancia
De LUNES a DOMINGO: 24 horas
3) Vigilancia.
De LUNES a DOMINGO: 24 horas
4) Jardinería
De LUNES a VIERNES: 9 Horas Diurnas. De 7 a.m. a 12 m. 2 pm a 6 pm
4) Apoyo administrativo
De LUNES a VIERNES: 9 Horas Diurnas. De 7 a.m. a 12 m. 2 pm a 6 pm
COBERTURA DEL SERVICIO
Prestación de los servicios según necesidad y programación de actividades
1. FUNDAMENTOS
SELECCIÒN:
JURIDICOS
QUE
SOPORTAN
LA
MODALIDAD
DE
ARTICULO 18 ACUERDO 007 DE 2012. Contratación por convocatoria pública.
ARTICULO 22. CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA.
2. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO
DEL CONTRATO:
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El Hospital San Vicente E.S.E realizó un análisis del valor de los servicios requeridos para
la atención de sus pacientes y constató que los mismos oscilan en la suma de
CUARENTA Y OCHO MILLONES CUATROICIENTOS MIL PESOS ($48.400.000,oo),
razón por la cual y con el fin de contratar los servicios administrativos que se calcula
requiere la entidad hasta el día 30 de Junio del presente año, se ha solicitado a la oficina
de presupuesto indique si contamos con el valor requerido, oficina que ha certificado la
existencia de presupuesto, por lo cual se determina como presupuesto oficial la suma de
DOSCIENTOS CUARENTA Y DOS MILLONES DE PESOS ($242.000.000,oo), conforme
a las siguientes consideraciones presupuestales:
SERVICIOS GRALES
CONDUCTORES AMBULANCIA
PORTEROS
CELADORES
JARDINERO
APOYO AUXILIAR AREA
ADMINISTRATIVA
PROMEDIO HORAS
REQUERIDAS AL MES Y
NÚMERO DE PERSONAS
192 * 9
240 * 4
230 * 6
200 * 2
200
VR HORA
$
5,400
$
5,400
$
5,400
$
5,400
$
5,400
$1.100.000
FORMA DE PAGO: El pago se hará de forma mensual y será el que resulte del total de
actividades realizadas; liquidación que se efectuará así: EL CONTRATISTA presentará el
día 28 de cada mes un corte de cuentas que corresponderá al número de horas
suministradas liquidado a las tarifas contenidas en la convocatoria.
3. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÒN QUE PERMITAN
IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
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El factor de escogencia del contratista se llevo a cabo mediante convocatoria pública en la
cual fue aprobada por un comité evaluador, teniendo en cuenta el factor económico,
técnica y de experiencia y financiera, así:
EVALUACIÓN ECONÓMICA. (40) PUNTOS
Otorgamiento de crédito en días para cancelación de facturas sin suspensión de los
servicios contratados.
PLAZO
10 días de plazo
20 días de plazo
30 días de plazo
40 días de plazo
PUNTAJE
10 puntos
20 puntos
30 puntos
40 puntos
EVALUACIÓN TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA (30) PUNTOS
Experiencia: Se definirá teniendo en cuenta la certificación del Contador Público o Revisor
Fiscal del tiempo en meses de experiencia de la entidad proponente en actividad
(servicios de salud) relacionada con el objeto de la presente invitación sin perjuicio de
aportar los respectivos soportes.
-
De 36 meses en adelante
Entre 24 e inferior de 36 meses
Entre 12 e inferior de 24 meses
Inferior a 12 meses
30 puntos
20 puntos
10 puntos
5 puntos
EVALUACIÓN FINANCIERA: 30 PUNTOS
Índice de liquidez
Mayor o igual a 1.2
Menor 1.2
15 puntos
0 puntos
Nivel de endeudamiento
Menor o igual al 40%
Mayor al 40%
15 puntos
0 puntos
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EVALUACIÓN TOTAL:
a) Aspectos económicos
b) Aspectos técnicos y experiencia
40 puntos
30 puntos
30 puntos
c) Aspectos financieros
100 puntos
Total puntaje asignado
La evaluación total final será la sumatoria de los puntajes obtenidos en las evaluaciones.
En caso de existir un empate el primer punto de desempate será que tenga mayor
experiencia específica en la prestación de este tipo de servicios. De persistir, la que
demuestre mayor calificación en el indicador de nivel de solvencia.
EL SOPORTE DE ESTIMACIÒN, TIPIFICACIÒN Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS
PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL
CONTRATO:
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TIPIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÒN DE RIESGOS:
Atendiendo la evaluación de la clase de contrato que busca satisfacer una necesidad con
la contratación de dichos servicios en la cantidad de horas especificada y requeridas por
el Hospital de acuerdo a las necesidades del mismo, donde las actividades desarrolladas
para el futuro contratista se considera que existen riesgos previsibles al momento de
efectuarse este análisis. Los riesgos y su tipificación que se consideran riesgos previsibles
son los siguientes: incumplimiento en el contrato.
ESTIMACIÒN Y ATRIBUCIÒN DE LOS RIESGOS TIPIFICADOS:
Teniendo en cuenta el análisis que se efectuó de las diferentes variables para el cálculo
del presupuesto oficial y analizada la conveniencia para la entidad de que el contratista
corra con los gastos de descuentos legales y pago de la seguridad social, y por considerar
que existe un riesgo previsible al momento de efectuarse este análisis, pues todas las
variables del futuro contrato han sido previstas, en lo posible, y en el evento de que una
causa externa implique un riesgo para el cumplimiento del contrato, éste estará por
cuenta del contratista y a favor de la entidad con cargo al mismo valor que se ha pactado
como precio total al contrato, sin que pueda reclamarse desequilibrio económico del
contrato.
GARANTIAS
El contratista deberá constituir garantía única que ampare los siguientes riesgos:
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del CONTRATANTE, E.S.E
HOSPITAL SAN VICENTE DE MONTENEGRO, las siguientes garantías:
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VIGILADO
1. Cumplimiento: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por el
10% del valor del contrato, vigente por el término de duración del contrato y 4 meses más.
2. De calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al 15% del valor total del contrato,
vigencia de 1 año, a partir del acta de recibo del servicio a satisfacción.
3. De Pago de Salarios y Prestaciones Sociales e indemnizaciones por mora y retardo,
compensaciones ordinarias y extraordinarias, Por el termino de vigencia del contrato y
(3) años más, por cuantía equivalente al 20% del valor del contrato.
4. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: El valor asegurado en las pólizas
que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la
administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas, será del cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y
en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes
(200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se
otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
SUPERVISION.
La supervisión del presente contrato será realizada por la persona que designe la
Gerencia del Hospital encargada de velar que el objeto contractual se cumpla a entera
satisfacción refiriéndose al manejo y necesidades de las dependencias al igual que la
proyección de las respectivas actas de interventoría y liquidación.
PLAZO DE EJECUCIÒN.
El plazo de duración será desde el día que se suscriba el acta de inicio de ejecución del
contrato y hasta el día 30 de junio de 2013.
Para la constancia se firma a los 17 días del mes de enero de 2013.
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MARIA ANDREA RENGIFO VÉLEZ
GERENTE
Elaboró: Luz Adriana Rico Villarraga Responsable proceso jurídico Contratista
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